Bài tập mã hóa môn hệ thống thông tin kinh tế

TÌNH HUỐNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Giới thiệu chung Các bạn đang công tác tại phòng Kế toán công ty TNHH ABC Mã số thuế: 0302987465 Điện thoại: 9 320990 Fax: 9 320993 Địa chỉ: 123 Trương Định, Q.03, Tp.HCM Nhân sự của phòng có 4 người, tất cả đều đáp ứng các điều kiện chuyên môn cho công tác. Hiện tại, công ty đang có dự định tin học hoá công tác kế toán và có thể sử dụng 1 trong các phần mềm kế toán sau MISA-SME, Fast Accounting, Lac Viet AccNet. Giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho phòng kế toán trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán khi chuyển sang hệ thống kế toán tin học, sử dụng, khai thác phần mềm để xử lý số liệu và cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Giả định năm tài chính hiện hành là năm 2005, thời điểm dự kiến chuyển đổi hệ thống là tháng 01/2006. Công ty làm kế toán theo đúng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh các dữ kiện cho sẵn, các bạn có thể đưa thêm các dữ kiện giả định khác phù hợp với yêu cầu của tình huống 2. Mô tả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 2.1. Đặc điểm kinh doanh Công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý. Công ty làm nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc cho 1 số nhà sản xuất máy tính lớn Đối tượng kinh doanh của công ty bao gồm các mặt hàng sau: - Máy tính: Bao gồm các loại máy tính để bàn (desktop) và máy tính xách tay của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác nhau. Mỗi nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm. - Máy in: Cung cấp các loại máy in từ nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy khác nhau từ 1 nhà sản xuất. (Tham khảo bảng 1-Phụ lục 1) 2.2. Tổ chức quản lý kinh doanh 2.2.1. Bộ máy quản lý Công ty ABC được tổ chức bao gồm các phòng ban- bộ phận sau: - Ban Giám Đốc: bao gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó tổng Giám đốc. TGĐ phụ trách chung, 1 PTGĐ phụ trách Kinh doanh, 1 PTGĐ phụ trách Nhân sự- hành chính- Tài chính Kế toán- Kiểm soát. - Phòng Nhân Sự- Hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính . - Phòng Kế toán Tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là KTT kiêm trưởng phòng Kế toán Tài chính. - Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. - Phòng Bán hàng: Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ . - Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty. - Bộ phận điều phối- kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho . - Ban Kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty. Mỗi phòng ban, bộ phận đều có trưởng phòng ban - bộ phận. Trưởng phòng ban bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty. (Tham khảo bảng 4-Phụ lục 1) 2.2.2. Mạng lưới kinh doanh Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua các Siêu thị và bán thông qua các đại lý. Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp. HCM, Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra), Miền Trung- Tây Nguyên (từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào, trừ khu vực TP.HCM). Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo các tỉnh trong khu vực riêng khu vực TP.HCM chia theo các quận trực thuộc. Mỗi phân vùng có 1 hay nhiều khách hàng, nhà phân phối, đại lý. Mỗi khách hàng, nhà phân phối, đại lý của công ty sẽ do 1 trưởng phân vùng bán hàng theo dõi. (Tham khảo bảng 2-Phụ lục 1) Kho bãi: Công ty có kho tại Tp. HCM và các khu vực. Khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì sẽ xuất kho của khu vực đó. Ngoài ra, bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện đều phối hàng giữa các kho với nhau tuỳ theo tình hình hàng tồn của từng kho. Kho của công ty vừa phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính, vừa cho thuê khi không sử dụng hết nhu cầu hay cho khách hàng thuê khi cần thiết. (Tham khảo bảng 5-Phụ lục 1) Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho cty gần nhất. Nếu cần thiết, công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác. 2.2.3. Nhà cung cấp và phương thức nhận hàng Hàng hoá mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện. Tuỳ theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho mà hàng mua được giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất. Nhà cung cấp của công ty có thể chia làm 2 loại: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài (Tham khảo bảng 3-Phụ lục 1) 2.2.4. Thanh toán cho người mua- người bán Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó. Các giao dịch mua, bán hàng hoá có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm qua Ngân hàng với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận Hoá đơn (Tham khảo bảng 6-Phụ lục 1). Chiết khấu thanh toán 2% tổng số tiền thanh toán (sau hoa hồng) nếu thanh toán trong 10 ngày. 2.2.5. Các quy định về hoa hồng- tiền thưởng + Đối với khách hàng là nhà phân phối, siêu thị: Thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng + Hoa hồng cho đại lý được tính 2% trên giá bán. Tính và thanh toán cho Đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng.

5 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 7499 | Lượt tải: 1

Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài tập mã hóa môn hệ thống thông tin kinh tế, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Đối tượng chi tiết Nôi dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa 1. Khách hàng Tên khách hang, địa chỉ, mã số thuế, nhân viên quản lý, Theo dõi theo khu vực, theo phân vùng và theo loại khách hàng Mã gợi nhớ 2. Nhà cung cấp Tên , địa chỉ,mã số thuế Địa lý, nhãn hiệu nhà cung cấp Mã gợi nhớ 3. Hàng hóa Tên, chủng loại, quy cách ( đơn vị tính), số lượng tồn kho, Chủng loại, loại ,nhãn hiệu và dòng sản phẩm Mã gợi nhớ 4. Nhân viên bán hàng Tên , khu vực hoạt động, khách hàng đang quản lý, lương Quản lý theo khu vực và viết tắt tên nhân viên Mã gợi nhớ 5. Ngân hàng Tên ,loại tài khoản ,số trương mục Nhãn hiệu ,loại tài khoản Mã gợi nhớ 6. Cán bộ, nhân viên văn phòng Tên, chức vụ Theo phòng ban, chức vụ và số thứ tự nhân viên Mã gợi nhớ I . Xác định loại đối tượng theo dõi , các nội dung cần thu thập và phương pháp mã hóa từng loại đối tượng II. Xây dựng bộ mã cho các đối tượng theo dõi 1. KHÁCH HÀNG KHU VỰC (THỊ TRƯỜNG) -> 4 KHU VỰC + TP HCM ( SNG)+ Miền bắc (MBA) + Miền trung và tây nguyên ( MTR) + Nam bộ ( NBO) PHÂN VÙNG (PHÂN KHÚC THỊ TRƯỜNG) HƠN 10 PHÂN VÙNG/KHU VỰC LOẠI KH (KHOẢNG 3 LOẠI KH) + Nhà phân phối cấp 2 ( PP) + Hệ thống các siêu thị (ST) + Các đại lý ký gửi ĐL Đối tượng kế toán Khu vực Phân vùng Loại KH Số TT của KH xx → chữ KH :khách hàng xxx → chữ MBA : Miền Bắc TPC : TPHCM MTR : Miền Trung và Tây Nguyên NBO : Nam Bộ xxxx → 1 chữ 3 số Chữ: T (tỉnh); Q (quận) Số : Mã số điện thoại hay số thứ tự của quận … xx → chữ PP : Phân phối ST : Siêu thị ĐL : Đại lý xxx → số 001 002 003 004 005 …. Ta có bộ mã cho khách hàng Stt Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Má số thuế 1 KH-TPC-Q001-ST-001 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.1, TP.HCM 430121280-001 2 KH- TPC-Q003- ST-001 KPMG Việt Nam 115 Võ Văn Tần, Q.3, TP.HCM 430421210-001 3 KH- NBO- T071- ST-001 UOB Việt Nam 17 Lê Duẩn, Cần Thơ 430011144-001 3 KH- MBA-T004- ĐL-001 Anh Tuấn 142 Điện Biên Phủ, Hà nội 437821270-001 4 KH- MTR-T511- PP-001 Công ty Quang Minh 58 Nguyễn Du, Đà Nẵng 0302984527 5 KH- MTR-T038-PP-001 Công ty Thành Công 258 Lê Lợi, Tp Vinh, Nghệ An 0302657481 6 KH-MBA-T004-ĐL-002 Đại Lý Tinh Minh 14 Lò Đúc, Hà Nội 79292740093 7 KH-MTR-T511-ĐL-001 Đại Lý Hoàng Nam 23 Công Lý, Đà Nẵng 89439833903 … … …… …………… ………….. 2. NHÀ CUNG CẤP : Loại nhà cung cấp Trong nước (TN) Nước ngoài (NN) Nhãn hiệu nhà cung cấp Loại đối tượng Loại nhà cung cấp Nhãn hiệu nhà cung cấp xxx → chữ NCC : Nhà cung cấp xx → chữ TN : Trong nước NN : Nước ngoài xxxxxxx → chữ IBMCORP TOSHIBA HNGUYEN MINHHUG THIETBI THIMINH Bảng mã hóa nhà cung cấp : Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế CC-NN-IBMCORP IBM Corp USD CC-NN-TOSHIBA TOSHIBA Corp JAPAN CC-TN-HNGUYEN Công ty Hoàng Nguyên 365 Hoàng Văn Thụ, Hà nội 0302324598 CC-TN-MINHHUG Công Ty Minh Hùng 254 Lý Thái Tổ, Q.10 TP.HCM 0302659874 CC-TN-THIETBI Công Ty Máy Móc Thiết bị Số 02 123 Trương Định, Đà Nẵng 0302657498 CC-TN-THIMINH Công Ty TNHH Thiên Minh 125 Trần Hưng Đạo, Cần Thơ 0302287421 3. HÀNG HÓA Chủng loại sản phẩm Máy in Máy tính Loại sản phẩm ( 2 kiểu dành cho máy tính: Để bàn và Xách tay ) Nhãn hiệu Dòng sản phẩm ( mỗi nhãn hiệu có khoảng 10 dòng sản phẩm ) Loại đối tượng Chủng loại Nhãn hiệu Dòng sản phẩm xx → chữ HH : Hàng hóa xx → chữ PR: Máy in DC : Máy tính để bàn PC : Máy tính xách tay xxx → chữ XRO HPL TSB IBM COP NVT xx → số 01 02 03 04 05 ……. Bảng mã hóa cho hàng hóa Mã Hàng hóa Tên hàng hóa Quy cách HH-PR-XRO-01 XEROX 300 Cái HH-PR-HPL-01 HP LASER 5L Cái HH-DC-TSB-01 TOSHIBA DESKPRO Bộ HH-DC-COP-01 COMPAQ DESKPRO Bộ HH-DC-IBM-01 IBM DESKPRO Bộ HH-PC-IBM-01 IBM THINKPAD R32 Bộ HH-PC-IBM-02 IBM THINK PAD T30 Bộ HH-PC-NVT-01 NETVISTA A22P Bộ ……………. ……… 4. NHÂN VIÊN BÁN HÀNG Khu vực bán hàng (4 khu vực) SỐ NHÂN VIÊN ( >10 ) Đối tượng kế toán Khu vực hoạt động Đối tượng cụ thể xx → chữ TP : Trưởng phòng NV : Nhân viên xx → chữ HC : TPHCM CT : Cần Thơ DN : Đà Nẵng HN : Hà Nội xxx → chữ(viết tát tên nhân viên bán hàng) LTH : Lê Thanh Hải NMN : Nguyễn Minh Nhiên … Bảng mã hóa cho nhân viên bán hàng : Stt Mã nhân viên bán hàng Chức vụ Khu vực hoạt động Họ tên nhân viên 1 TP-HC-NQT Trưởng phòng TP Hồ Chí Minh Nguyễn Quốc Tuấn 2 NV-HC-LTH Nhân viên TP Hồ Chí Minh Lê Thanh Hải 3 NV-HC-LHN Nhân viên TP Hồ Chí Minh Lê Hoài Nam 4 NV-CT-NMN Nhân viên TP. Cần Thơ Nguyễn Minh Nhiên 5 NV-HN-PHT Nhân viên Hà Nội Phạm Hoài Thanh 6 NV-DN-DHN Nhân viên Đà Nẵng Đỗ Hậu Nghĩa 7 NV-NA-VTT Nhân viên Nghệ An Văn Thành Tôn … … …… …………… ………….. 5. NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG Phòng ban Chức vụ Họ tên nhân viên Đối tượng kế toán Phòng ban Chức danh Đối tượng chi tiết xx → chữ NP : Nhân viên văn phòng xxx → chữ PKT: Phòng kế toán PMH: Phòng mua hàng BGD: Ban Giám Đốc xx → chữ TP: Trưởng phòng NV: Nhân viên GD: Giám Đốc PG: Phó Giám Đốc xxx → số số thứ tự nhân viên 001 002 … Bảng mã hóa cán bộ, công nhân viên văn phòng : Mã CB-CNV văn phòng Chức vụ Họ và tên CB-CNV NP-BGD-GD-001 Giám Đốc Hồ Văn Nghiêm NP-BGD-PGD-001 Phó Giám Đốc Vũ Bá Khôi NP-PKT-TP-001 Kế Toán Trưởng Lưu Thị Hoa NP-PKT-NV-001 Kế Toán Nguyễn Thị Tuyết NP-PKT-NV-002 Kế Toán Nguyễn Thị Thu NP-PKT-NV-003 Kế Toán Huỳnh Thị Nhung NP-PMH-TP-001 Trưởng phòng mua hàng Nguyễn Hoàng Anh NP-PMH-NV-001 Nhân viên phòng mua hàng Lê Thị Bích Huyền NP-PMH-NV-002 Nhân viên phòng mua hàng Võ Quốc Dũng 6 . NGÂN HÀNG Nhãn hiệu (khoảng 10 ) Loại tài khoản (khoảng 2 loại ) Loại đối tượng Nhãn hiệu Loại tài khoản xx → chữ NH xxx → chữ STB UOB ……. xxx → chữ VND USD Bảng mã hóa đối tượng ngân hàng : Mã ngân hàng Tên ngân hàng Loại tài khoản Số trương mục NH-STB-VND Sài Gòn Thương Tín VND 1234.40.80.18.0012 NH-STB-USB Sài Gòn Thương Tín USD 1234.40.80.18.0013 NH-UOB-VND UOB việt Nam VND 4321.37.40.19.0001 NH-UOB-USD UOB Việt Nam USD 4321.37.40.19.0002

Các file đính kèm theo tài liệu này:

BT mã hóa môn hệ thống thông tin kinh tế.doc