Báo cáo thực tập nhận thức tại Công ty TNHH thương mại- dịch vụ Mai Khôi

và lớn mạnh. 1.3 Chức năng và nhiệm vụ  Chức năng - Thiết kế, cung cấp, lắp đặt, sữa chữa, bảo trì các loại máy điều hoà không khí, thiết bị điện gia dụng cho các công trình dân dụng, thƣơng mại và cộng nghiệp. - Hiện nay nhu cầu về điện lạnh không ngừng tăng lên cả về quy mô cũng nhƣ chất lƣợng của sản phẩm, dịch vụ. Đây là lĩnh vực hoạt động rất hấp dẫn đối với nhiều doanh nghiệp. Vì thế những công ty cùng ngành với Mai Khôi rất nhiều nhƣ: Công ty Cổ phần Cơ điện REE, Công ty TNHH CoMin Việt Nam CN TP Hồ Chí Minh, Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh SEAREFICO, Công ty TNHH Văn Lang G, Công ty TNHH Đa Phúc, ... Tuy nhiên Công ty Mai Khôi vẫn đƣợc coi là một trong những công ty mạnh về lĩnh vực điện lạnh có uy tín trên thị trƣờng nhờ vào kinh nghiệm cũng nhƣ trình độ của Giám đốc, các kỹ sƣ, công nhân... ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 8 Mai Ngọc Thủy Tiên  Nhiệm vụ - Tự chủ sản xuất kinh doanh, xây dựng và tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh phục vụ nhu cầu thiết yếu của khách hàng. Và giữ vai trò không nhỏ trong việc phát triển xã hộ, đáp ứng các nhu cầu không ngừng tăng lên về điện lạnh phục vụ cho các công trình dân dụng và công nghiệp. - Bảo toàn, phát triển nguồn vốn và sử dụng vốn, đầu tƣ và sử dụng các quỹ vào mục đích kinh doanh sao cho hiệu quả. - Tạo công ăn việc làm ổn định và thực hiện chế độ tiền lƣơng, khuyến khích lao động nhằm nâng cao đời sống cho ngƣời lao động. - Đóng góp một phần không nhỏ vào việc thức hiện các nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nƣớc. 2. Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Mai Khôi Để tổ chức tốt các hoạt động của công ty, bộ máy quản lý công ty đã đƣợc sắp xếp và tổ chức theo nguyên tắc tập quyền để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 9 Mai Ngọc Thủy Tiên 2.2 Các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty  Giám đốc: là ngƣời đứng đầu trong công ty, đại diện cho cán bộ công nhân viên công ty quản lý chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động kinh doanh trong công ty  Phó giám đốc: là ngƣời trợ giúp cho Giám đốc điều hành công việc trong lĩnh vực chuyên môm trong sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ đƣớc giao. Phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo việc thi hành các đƣờng lối chiến lƣợc hoạt động kinh doanh.  Phó Giám đốc tổ chức: Là ngƣời chỉ đạo trực tiếp về việc thi công và hoàn thành các công trình theo hợp đồng. o Tổ bảo vệ: bảo đảm an toàn cho công ty, nhân viên cũng nhƣ tài sản trong công ty Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Quản lý của Công ty ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 10 Mai Ngọc Thủy Tiên o Phòng Hành chính – nhân sự: Là bộ phận tham mƣu về tổ chức lao động theo quy mô hoạt động kinh doanh của công ty. Tuyển chọn những nhân viên có năng lực, tay nghề giúp cho bộ máy làm việc của công ty đạt đƣợc hiệu quả cao, nhiệt tình… giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự nhƣ thay đổi và điều chỉnh tình hình nhân sự trong công ty, sắp xếp các lịch biểu cho nhân viên tham dự các khoá đào tạo thêm tại công ty. Giải quyết chế độ tiên lƣơng, tiền thƣởng, kỳ nghỉ phép cho nhân viên. Giải quyết tất cả các mối quan hệ, xung đột giữa các đội ngũ nhân viên với nhau. Phòng hành chính nhân sự còn phụ trách việc tổ chức tốt công tác quản lý, bảo vệ tài sản, mua sắm các phƣơng tiện. Soạn thảo và thông báo về sự thay đổi nội quy, quy chế cho các bộ phân khác. Thực hiện những công việc hành chính nhƣ: Bảo quản con dấu, công văn đi, công văn đến… o Phòng Kế toán: là một bộ phận quan trọng thực hiện các chức năng:  Tổ chức kiểm tra các nghiệp vụ kế toán, thống kê tại công ty theo đúng pháp lệnh tài chính kế toán của Nhà nƣớc, đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.  Theo dõi và đối chiếu công nợ giữa công ty với các nhà cung cấp, các khách hàng.  Kiểm tra việc ghi chép, lập và luân chuyển chứng từ ban đầu, phản ánh số liệu đầy đủ trung thực, kịp thời và chính xác toàn bộ tài sản và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.  Phát hiện và ngăn chặn mọi trƣờng hợp vi phạm chế độ chính sách của Nhà nƣớc  Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp Ngân sách Nhà nƣớc quy định.  Phó Giám đốc kinh doanh: Là ngƣời phụ trách điều hành công việc kinh doanh tại công ty theo những mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 11 Mai Ngọc Thủy Tiên o Phòng Kinh doanh - tiếp thị: Đây là bộ phận rất quan trọng của Công ty bởi nó tác động trực tiếp đến khối lƣợng hàng hoá đƣợc bộ phận bán hàng đem đi tiêu thụ  Thực hiện các nghiệp vụ marketing, phân tích thị trƣờng, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh.  Thực hiện nghiệp vụ bán hàng, tìm hiểu nhu cầu, bảng báo giá, làm mẫu hợp đồng bán hàng.  Triển khai và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, viết wookshet, theo dõi tiến độ giao hàng.  Thực hiện nghiệp vụ bán hàng, củng cố mối quan hệ, giải quyết các khiếu nại của khách hàng.  Hỗ trợ với phòng Kế toán thực hiện nghiệp vụ đối chiếu công nợ, thu tiền khách hàng. o Tổ kỹ thuật: là bộ phận sữa chữa, bảo quản, bảo trì, thay đổi dụng cụ, trang thiết bị theo yêu cầu của khách hàng; thảo chƣơng trình bảo quản, dự phòng tất cả các trang thiết bị, máy móc và dụng cụ tại công ty; liên hệ với phòng mua hàng để yêu cầu cung cấp thêm vật tƣ, thay mới các trang thiết bị. o Phòng Mua hàng:  Theo dõi và đánh giá quá trình giao dịch của các nhà cung cấp nƣớc ngoài căn cứ theo từng lô hàng nhận từ các cửa khẩu: cảng, sân bay, bƣu điện, ... về nhà kho.  Phối hợp theo dõi thời gian giao hàng của tất cả các phiếu đặt hàng.  Tiếp nhận, phối hợp và theo dõi tiến trình xử lý các vấn đề liên quan đến chất lƣợng.  Thiết lập và cập nhật hồ sơ ghi chép tóm tắt quá trình giao dịch của nhà cung cấp.  Đánh giá, kiểm tra quá trình yêu cầu mua hàng từ các tổ, phòng ban, đặt mua hàng, nhập và bảo quản hàng ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 12 Mai Ngọc Thủy Tiên o Ý kiến hoặc nhận xét quá trình giao dịch của nhà cung cấp. 3. Tổ Chức Kế Toán - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám Đốc và cấp trên về nghiệp vụ kế toán toàn công ty.Tham mƣu cho Ban Giám Đốc công ty ban hành các chỉ tiêu tài chính,các định mức sản xuất kinh doanh và kiểm tra giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đó.Báo cáo kịp thời với Ban Giám Đốc về kết quả kinh doanh của công ty trong từng tháng,quý,năm. Đồng thời giúp cho Ban Giám Đốc nắm đƣợc tình hình sử sụng vốn,tình hình chấp hành các chế độ quản lý kế toán tài chính toàn công ty trong từng thời kỳ. - Tham mƣu cho Ban Giám Đốc xử lý công nợ,hàng hoá tồn kho theo đúng qui định của nhà nƣớc, đảm bảo an toàn về vốn và tài sản trong kinh doanh. - Hƣớng dẫn các đơn vị nộp đúng,đủ kịp thời các khoản nộp công ty ,ngân sách, thanh toán đúng hạn các khoản vay,các khoản công nợ công ty và các đơn vị trực thuộc.Phối hợp với các phòng ban trong công ty kiểm tra kiểm kê thƣờng kỳ,và đột xuất theo chỉ đạo của Ban Giám Đốc đề xuất biện pháp cần thiết để giải quyết tài sản,hàng thừa thiếu…sau khi kiểm kê. - Giải quyết nhanh chóng các nghiệp vụ Ngân hàng cho cơ sở đơn vị trực thuộc,các chế độ thanh toán tiền mặt,tín dụng và các hoạt động kế toán toàn công ty. - Thực hiện các chế độ bảo quản,lƣu trữ các tài liệu sổ sách kế toán theo quy định. 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Mai Khôi ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 13 Mai Ngọc Thủy Tiên 3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên Kế toán  Kế toán trƣởng:  Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về mọi hoạt động của phòng kế toán .  Chỉ đạo kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của phòng kế toán.  Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của công ty.  Tổ chức tốt chế độ sổ sách, báo cáo thanh toán, quyết toán.  Thƣờng xuyên kiểm tra tài chính, phân tích tài chính của công ty.  Tổ chức bảo quản lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.  Hƣớng dẫn kế toán thuế thực hiện các báo cáo cho cơ quan thuế hằng tháng, năm.  Tổ chức tốt chế độ sổ sách, chứng từ liên quan đến quyết toán thuế.  Tham mƣu cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến lĩnh vực kế toán tài chính.  Các công việc khác liên quan khi giám đốc yêu cầu. o Kế toán bán hàng:  Chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng.  Xuất hoá đơn cho khách hàng.  Hoàn tất các chứng từ bán hàng do kế toán trƣởng chỉ định.  Theo dõi, lập báo cáo công nợ các khoản phải thu, phải trả. Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 14 Mai Ngọc Thủy Tiên  Lập báo cáo liên quan đến quá trình bán hàng khi có yêu cầu.  Các công việc liên quan khác . o Kế toán kho:  Chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng .  Lập phiếu nhập kho, xuất kho hàng ngày.  Kết hợp với kế toán tổng hợp kiểm tra hàng hoá, vật tƣ xuất ra hàng ngày.  Theo dõi hàng hoá, vật tƣ xuất cho từng công trình, tổng kết báo cáo kịp thời khi công trình kết thúc.  Nhập số liệu hàng nhập vào phần mềm quản lý kho.  Báo cáo số liệu hàng hoá, vật tƣ tồn kho.  Các công việc khác liên quan. o Kế toán tổng hợp:  Chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng.  Lập phiếu thu, phiếu chi khi có nghệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh.  Lập bảng thanh toán tiền lƣơng  Đối chiếu với thủ quỹ số thu, chi và tồn quỹ tiền mặt hàng ngày.  Theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh hàng ngày.  Theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.  Theo dõi các khoản thanh toán qua ngân hàng.  Cuối tháng xác định kết quả hoạt động kinh doanh, lập danh sách công nợ cần thu hồi, lập biên bản đối chiếu công nợ với các khách hàng để chuyển sang phòng kinh doanh thu nợ.  Các công việc khác liên quan. o Thủ quỹ:  Thực hiện thu, chi tiền mặt.  Nộp tiền, rút tiền qua ngân hàng .  Phát lƣơng. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 15 Mai Ngọc Thủy Tiên  Kiểm soát lƣu giữ chứng từ.  Lập báo cáo kiểm kê tiền mặt tại quỹ hàng năm. 3.3 Hình thức sổ kế toán của công ty - Hình thức kế toán Nhật ký chung: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra  Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức Nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời, kế toán cũng sẽ ghi chép các nghiệp vụ này vào các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 16 Mai Ngọc Thủy Tiên Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trên sổ Nhật ký đặc biệt, Nhật ký chung lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ Cái. Từ các số liệu tổng hợp trên sổ Cái, kế toán tiến hàng ghi vào bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để đối chiếu với sổ Cái trƣớc khi lên bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các só liệu, bảng cân đối số phát sinh đƣợc dùng làm căn cứ để lập bàng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.  Phương pháp kế toán hàng tồn kho: o Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân o Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên  Phương pháp khấu hao TSCĐ khấu hao đường thẳng: Nguyên tắc ghi nhận chi phí vay, chi phí phải trả, nguyên tắc ghi nhận và phƣơng pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả, ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái: Theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam - Hệ thống chứng từ: o Hoá đơn mua hàng o Hoá đơn bán hàng o Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng o Phiếu thu tiền mặt (PT1) o Phiếu thu tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ (BH1) o Phiếu chi tiền mặt (PC1) o Phiếu tạm ứng (TU1) o Phiếu nhập kho (MH1) o Phiếu xuất kho (DH1) o Phiếu xuất vật tƣ (DH2) o Phiếu giao hàng (BH1) ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 17 Mai Ngọc Thủy Tiên o Phiếu kế toán hạch toán nội bộ (TH1) o Phiếu kế toán hạch toán ngân hàng (TH3) o Phiếu kết chuyển khấu hao tài sản cố định (ZKH) o Phiếu kết chuyển phân bổ công cụ dụng cụ (ZKH – CCDC) o Phiếu kết chuyển doanh thu cuối kỳ (KC1) o Phiếu kết chuyển chi phí cuối kỳ (KCCK) o Bảng tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng o Bảng tính khấu hao hàng tháng o Bảng tính phân bổ chi phí công cụ dụng cụ - Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty TNHH TM – DV Mai Khôi sử dụng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính ngày 20/03/2006 đã đƣợc sửa đổi, bổ sung theo Thông tƣ 244/2009/TT – BTC của Bộ Tài Chính ngày 31/12/2009 Tài khoản cấp 2 đƣợc mở cho các tài khoản sau: o Tài khoản 111 – Tiền mặt Có 2 tài khoản cấp 2: 1111 – Tiền Việt Nam 1112 – Ngoại tệ o Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng Có 2 tài khoản cấp 2: 1121 – Tiền Việt Nam 1122 – Ngoại tệ o Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Có 2 tài khoản cấp 2: 1311 – Phải thu của khách hàng 1318 – Phải thu khác của khách hàng o Tài khoản 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có 2 tài khoản cấp 2: 1331 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ hàng hoá, dịch vụ 1332 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của TSCĐ o Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 18 Mai Ngọc Thủy Tiên Có 1 tài khoản cấp 2: 1521 – Vật tƣ o Tài khoản 156 – Hàng hoá Có 4 tài khoản cấp 2: 1561 – Hàng hoá (giá mua đã bao gồm chi phí mua) 1563 – Hàng hƣ chờ xử lý 1564 – Hàng khuyến mãi 1565 – Hàng bảo hành o Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán Có 1 tài khoản cấp 2: 1571 – Hàng chảo mẫu, giới thiệu cho khách o Tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán Có 2 tài khoản cấp 2: 3311 – Phải trả cho ngƣời bán 3318 – Phải trả khác cho ngƣời bán o Tài khoản 333 – Thuế và các khoản nộp Nhà nƣớc Có 5 tài khoản cấp 2: 3331 – Thuế GTGT phải nộp 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 – Thuế thu nhập cá nhân 3338 – Các loại thuế khác o Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác Có 8 tài khoản cấp 2: 3381 – Tài sản chửa xử lý 3382 – Kinh phí công đoàn 3383 – Bảo hiểm xã hội 3384 – Bảo hiềm y tế 3386 – Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn 3387 – Doanh thu chƣa thực hiện 3388 – Phải trả, phải nộp khác 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp o Tài khoản 421 – Lợi nhuận chƣa phân phối Có 2 tài khoản cấp 2: 4211 – Lợi nhuận chƣa phân phối năm trƣớc ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 19 Mai Ngọc Thủy Tiên 4212 – Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay o Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cáp dịch vụ Có 2 tài khoản cấp 2: 5111 – Doanh thu bán hàng 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản chi tiết đƣợc mở cho các tài khoản sau: o Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng  Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam Có 6 tài khoản chi tiết: 11211: Ngân hàng Vietcombank 11212: Ngân hàng Agribank (AGB) 11213: Ngân hàng Á Châu (ACB) 11214: Ngân hàng Nam Á 11215: Ngân hàng Sacombank 11216: Ngân hàng Quốc tế (VIB)  Tài khoản 1122 – Ngoại tệ Có 3 tài khoản chi tiết: 11221: Ngân hàng Vietcombank 11222: Ngân hàng Á Châu (ACB) 11213: Ngân hàng Quốc tế (VIB) o Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng đƣợc quản lý chi tiết cho từng đối tƣợng khách hàng theo mã khách hàng, đồng thời theo dõi việc khách hàng thanh toán tiền hàng theo hoá đơn để có thể tính chính xác tuổi nợ cuổi khách hàng cũng nhƣ quản lý, theo dõi đƣợc tình hình thu nợ của các nhân viên kinh doanh. o Tài khoản 331 – Phải trả cho ngƣời bán đƣợc theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp theo từng hoá đơn để kịp thời chi trả cho những công nợ đã đến hạn cho ngƣời bán. Điều này giúp công ty tạo dựng niềm tin và mối quan hệ tốt đẹp cho việc kinh doanh của mình. o Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc  Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 20 Mai Ngọc Thủy Tiên Có 2 tài khoản chi tiết: 33311: Thuế GTGT đầu ra 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Hệ thống báo cáo o Báo cáo tài chính:  Bảng Cân đối kế toán.  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.  Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.  Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. o Báo cáo quản trị:  Báo cáo thu – chi tiền mặt theo từng ngày, từng tháng, từng quý,…  Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, khách hàng, hoá đơn.  Báo cáo mua hàng theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hoá đơn.  Báo cáo tình hình tăng, giảm, sử dụng tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định.  Báo cáo theo dõi công nợ theo từng đối tƣợng khách hàng, theo tuổi nợ và theo dõi nợ quá hạn.  Báo cáo các loại chi phí, việc phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho từng tháng. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 21 Mai Ngọc Thủy Tiên II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP SỔ KẾ TOÁN 1. Khái niệm về lập sổ kế toán _ Sổ kế toán là một mảnh giấy đƣợc sử dụng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một trình tự nào đó(mẫu quy định). 2. Phân loại sổ kế toán a. Căn cứ vào nội dung phản ảnh bên trong,sổ kế toán chia thành các nhóm sau: - Sổ tài sản cố định - Sổ vật tƣ (hang hóa;sản phẩm;dụng cụ) - Sổ chi phí sản xuất (kinh doanh) - Sổ bán hang - Sổ thanh toán - Sổ tiền mặt…. b. Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: Sổ 2 bên: Nợ Tài khoản xxx Có Chứng từ Diễn giải Số tiền Chứng từ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày  Sổ này đƣợc sử dụng rộng rãi để phản ánh các xu hƣớng biến động của các đối tƣợng kế toán và tiện ích cho việc đối chiếu.Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếu ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 22 Mai Ngọc Thủy Tiên một tài khoản nào đó chỉ có phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì có ít số phát sinh.Trong trƣờng hợp này sử dụng sổ 1 bên sẽ hợp lý hơn. Sổ 1 bên: Tài koản:xxx Chứng từ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có  Sổ này đƣợc dung khi cần chia mỗi bên Nợ,Có của tài khoản thành một số chỉ tiêu với các cột tƣơng ứng.Nhƣ vậy mỗi cột sẽ ghi số phát sinh cùng loại,chứa đựng nội dung kinh tế nhƣ nhau tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu. Sổ bàn cờ:  Sổ này đƣợc xây dựng theo nguyên tắc:Mỗi con số ghi trên sổ phản ảnh đồng thời 2 tiêu thức:Tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có hoặc khoản mục giá thành và địa điểm phát sinh…loại sổ này đƣợc sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kế toán. Tài khoản ghi Có TK ….. TK ….. TK ….. Cộng Nợ Tài khoản ghi Nợ TK… TK… Cộng Có ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 23 Mai Ngọc Thủy Tiên c. Căn cứ vào hình thức bên ngoài:sổ được chia thành 2 loại: - Sổ đóng thành tập: gồm một số tờ với số trang xác định đƣợc đánh số thứ tự liên tục đóng lại thành tập. - Sổ tờ rời: là những tờ sổ để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định để tiện việc ghi chép,bảo quản và sử dụng. d. Căn cứ vào công dụng,sổ kế toán được chia thành 2 loại: - Sổ nhật ký: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian nhƣ sổ nhật ký hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ phân loại: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tƣợng của kế toán hay các quá trình kinh doanh.Loại sổ này đƣợc sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp các đối tƣợng tài sản,nợ phải trả…và quá trình kinh doanh nhƣ:Sổ cái,sổ chi phí sản xuất kinh doanh… e. Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh có 2 loại: - Sổ kế toán tổng hợp: phản ảnh tổng quát các loại tài sản,nguồn vốn và quá trình kinh doanh.Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối tài khoản và các báo caó tổng hợp khác nhƣ sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết: là sổ phân tích các đối tƣợng của kế toán theo những yêu cầu quản lý khác nhau.Loại sổ này đƣợc ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tƣ, sản phẩm,hàng hoá, tài sản cố định,chi phí sản xuất kinh doanh…nhƣ các sổ chi tiết vật tƣ,phải trả ngƣời bán… ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 24 Mai Ngọc Thủy Tiên 3. Những quy định về sổ kế toán _ Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình,mọi lĩnh vực hoạt động SXKD và mọi thành phần kinh tế đều phải mở,ghi chép,quản lý,lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng quy định _ Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ,nội dung và phƣơng pháp ghi chép đối với các loại sổ cái,sổ nhật ký,quy định mang tính hƣớng dẫn đối với các loại sổ,thẻ kế toán chi tiết và các loại sổ kế toán khác. 3.1 Quản lý và sử dụng sổ kế toán _ Các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán,các quy định của Nhà nƣớc về kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết cần thiết. _ Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán.Mọi số liệu thông tin trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh. _ Sổ kế toán phải đƣợc quản lý chặt chẽ,phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. _ Sổ kế toán phải dùng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng,sạch sẽ.Ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt,không phai,cấm tẩy xoá,cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng thống nhất đốI với các doanh nghiệp: + Hình thức sổ Nhật ký-sổ cái. + Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. + Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. + Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. _ Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh,yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 25 Mai Ngọc Thủy Tiên thuật tính toán để lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó. _ Trƣờng hợp sử dụng phần mềm kế toán thì hệ thống sổ kế toán phảI đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức kế toán đã lựa chọn và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng và lƣu trữ. 3.2 Mở và ghi chép sổ kế toán - Việc mở và ghi sổ kế toán phảI đảm bảo phản ảnh một cách đầy đủ,kịp thờI,toàn diên,liên tục,trung thực,có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất,kinh doanh,tình hình tài sản,tình sử dụng nguồn vốn của đơn vị nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cái tài chính của Doanh Nghiệp. - Sổ kế toán phải đƣợc mở vào đầu mỗi niên độ kế toán hoặc ngây sau khi có quyết định thành lập. - Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn,có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm để lƣu trữ. - Các sai sót trong sổ kế toán (nếu có) phải đƣợc sữa chữa theo một trong ba phƣơng pháp:phƣơng pháp cải chính;phƣơng pháp ghi số âm;phƣơng pháp bổ sung.Trƣờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tuỳ trƣờng hợp có thể sữ chữa sai sót theo một trong ba phƣơng pháp nêu trên,nhƣng phải tuân thủ các quy định sau:  Nếu sai sót đƣợc phát hiện khi chƣa in sổ thì sữa chữa trực tiếp trên máy.  Nếu sai sót đƣợc phát hiện sau khi đã in sổ thì trên sổ đã in đƣợc sữa chữa theo một trong ba phƣơng pháp nêu trên, đồng thời phải sữa chữa lại chỗ sai trên máy và in tờ sổ mới,phải lƣu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai sót để thuận tiện cho việc kiểm tra,kiểm soát. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 26 Mai Ngọc Thủy Tiên - Khi báo cáo quyết toán cuối năm đƣợc duyệt hoặc khi công việc thanh tra,kiểm tra,kiểm tra kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức,nếu có quyết định phải sữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sữa lại sổ kế toán và số dƣ của những tài khoản có liên quan. Tuỳ trƣờng hợp cụ thể,việc sữa chữa số liệu có thể thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm báo cáo hoặc sổ kế toán năm nay.Trong trƣờng hợp điều chỉnh vào sổ kế toán năm nay thì đồng thời phải ghi chú vào trang cuối(dòng cuối) của sổ kế toán năm trƣớc để tiện đối chiếu, kiểm tra. 3.3 Khoá sổ, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán - Cuối kỳ kế toán(tháng,quý) và cuối niên độ kế toán phải khoá sổ kế toán.Khi khoá sổ,ngƣời giữ sổ,ngƣời kiểm tra sổ và kế toán trƣởng (hoặc ngƣời phụ trách kế toán)phải ký tên vào sổ.Cuối niên độ kế toán khi đã hoàn tất công việc kế toán(bao gồm các việc ghi sổ,kiểm tra, đốI chiếu,khóa sổ và lập báo cáo tài chính) đơn vị phảI sắp xếp,phân loại,gói buộc,liệt kê ngoài gói,lập danh mục sổ kế toán lƣu trữ và đƣa vào lƣu trữ tại bộ phận lƣu trữ chung của đơn vị. - Trƣờng hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối mỗi kỳ kế toán,sau khi hoàn thành các công việc ghi sổ và khoá sổ kế toán phải in toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lƣu giữ và phục vụ công tác kiểm tra,kiểm toán, thanh tra tài chính.Các sổ kế toán này cũng phả làm đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định. - Các loại sổ kế toán phải đƣợc sắp xếp gọn gàng,ngăn nắp và bảo quản chu đáo ở trong tủ hoặc phòng có khoá chắc chắn để tránh mất mát thất lạc.trong thời gian các loại sổ kế toán còn tạm lƣu trữ ở bộ phận kế toán thì kế toán trƣởng là ngƣời. chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản.Trƣờng hợp đƣợc lƣu trữ tại nơi lƣu trữ chung của Doanh Nghiệp thì kế toán trƣởng và Giám đốc Doanh Nghiệp phải chịu trách nhiệm… ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 27 Mai Ngọc Thủy Tiên 4. Phương pháp lập sổ kế toán Lịch sử phát triển của khoa học kế toán từ trƣớc đến nay đã trãi qua các hình thức sổ kế toán sau đây:  Hình thức sổ kế toán Nhật ký – sổ cái  Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung  Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ  Hình thức Sổ kế toán Nhật ký- chứng từ Nhƣng thông dụng nhất là hình thức Nhật ký chung.Vì đây là phƣơng pháp dễ dàng sử dụng hơn các phƣơng pháp còn lại. 4.1 Các chính sách kế toán áp dụng _ Các phương pháp kế toán cơ bản đang thực hiện tại công ty:  Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho:Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.  Phƣơng pháp tính giá xuất kho :Công ty tính giá xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc.  Phƣơng pháp tính khấu hao: Công ty áp dụng phƣơng pháp khấu hao theo đƣơng thẳng  Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế theo phƣơng pháp thuế GTGT đƣợc khấu trừ. _ Chế độ báo cáo quyết toán tại công ty: Báo cáo quyết toán tài chính của đơn vị gồm các biểu mẫu báo cáo quyết toán sau:  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.  Bảng cân đối kế toán.  Báo Cáo lƣu chuyển tiền tệ.  Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 28 Mai Ngọc Thủy Tiên _ Các chứng từ sử dụng:  Hóa đơn bán đơn bán hàng.  Chứng từ chung, phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền, biên bảng thanh lý TSCĐ… _ Các loại sổ sử dụng:  Sổ nhật kí chung, sổ cái.  Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. 4.2 Trình tự luân chuyển chứng từ _ Khi nhận đƣợc chứng từ kế toán nhân viênn kế toán phải xử lý theo trình tự sau  Kiểm tra chứng từ kế toán  Chứng từ đƣợc kiểm tra theo những nội dung sau:  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ  Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.  Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.  Kiểm tra việc chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ.  Hoàn chỉnh chứng từ kế toán  Sau khi kiểm tra nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.  Các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ đƣợc dùng làm căn cứ ghi vào sổ kế toán  Tổ chức luân chuyển chứng từ  Chứng từ kế toán đƣợc lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị, do đó nó phải đƣợc tổ chức luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan và trong nội bộ phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 29 Mai Ngọc Thủy Tiên SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm……….. Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ: Ngày…tháng…năm... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu) SỔ CÁI Năm… Tên tài khoản…………….. Số hiệu:………………….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trƣớc chuuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trƣớc chuuyển sang Cộng chuyển sang trang sau ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 30 Mai Ngọc Thủy Tiên SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK … Ghi Có các tài khoản Số Ngày Tài khoản khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu) SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK … Ghi Nợ các tài khoản Số Ngày Tài khoản khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu) ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 31 Mai Ngọc Thủy Tiên SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm…. Ngà y thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Nợ Phải trả cho ngƣời bán S ố Ngà y Hàn g hoá Nguyên vật liệu TK khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm…… Ngà y ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ ngƣời mua (ghi Nợ) Ghi Có tài khoản Doanh thu Số Ngà y Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày…tháng…năm... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký tên, đóng dấu) ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 32 Mai Ngọc Thủy Tiên  NHẬT KÍ CHUNG  Nội dung _ Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi ,chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản(định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ Cái.  Kết cấu và phương pháp ghi sổ _ Kết cấu sổ Nhật ký đƣợc quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ sổ kế toán.  Cột 1: Ghi ngày,tháng ghi sổ.  Cột 2+3: Ghi số ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.  Cột 4: Ghi nộI dung nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh.  Cột 5: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã đƣợc ghi vào sổ Cái.  Cột 6: ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ,ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh.Tài khoản ghi Nợ đƣợc ghi trƣớc,tài khoản ghi Có đƣợc ghi sau,mỗi tài khoản đƣợc ghi một dòng riêng.  Cột 7: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ  Cột 8: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có.  Cuối trang sổ,cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.  Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang _ Về nguyên tắc,tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđều phải ghi vào sổ Nhật ký chung.Tuy nhiên trong trƣờng hợp một hoặc một số đối tƣợng kế toán có số lƣợng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lƣợng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán đó. _ Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phƣơng pháp ghi chép tƣơng tự nhƣ sổ Nhật ký chung.Song để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung.Trong trƣờng hợp này,căn cứ để ghi sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 33 Mai Ngọc Thủy Tiên  SỔ NHẬT KÍ THU TIỀN  Nội dung _ Là sổ nhật ký đặc biệt dung để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị.Mẫu sổ này đƣợc mở riêng cho thu tiền mặt,thu qua ngân hàng,cho từng loại tiền(đồng Việt Nam,ngoại tệ)hoặc cho từng nơi thu tiền(Ngân hàngA,ngân hàngB)  Kết cấu và phương pháp ghi sổ  Cột 1: ghi ngày,tháng ghi sổ  Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ dung làm căn cứ ghi sổ.  Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.  Cột 5: ghi số tiền thu đƣợc vào bên Nợ của tài khoản tiền đƣợc theo dõi trên sổ này nhƣ: tiền mặt,tiền gửi ngân hàng.  Cột 6+7+8+9+10+11: ghi số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng.  Cuối trang sổ,cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.  Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang.  NHẬT KÍ CHI TIỀN  Nội dung là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị.Mẫu sổ này đƣợc mở riêng cho chi tiền mặt ,chi tiền qua ngân hàng,cho từng loại tiền(đồng Việt Nam,ngoại tệ)hoặc cho từng nơi chi tiền(ngân hàngA,ngân hàng B….)  Kết cấu và phương pháp ghi sổ  Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.  Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.  Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.  Cột 5: ghi số tiền đã chi vào bên Có và tài khoản tiền đƣợc theo dõi trên sổ này nhƣ: Tiền mặt,tiền gửi ngân hàng…  Cột 6+7+8+9+10+11: ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng.  Cuối trang sổ,cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.  Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 34 Mai Ngọc Thủy Tiên  NHẬT KÍ MUA HÀNG  Nội dung _ Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị,nhƣ:nguyên vật liệu,công cụ,dụng cụ,hàng hoá…. _ Sổ Nhật ký mua hàng đƣợc dùng để ghi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau(mua chịu)Trƣờng hợp trả tiền trƣớc cho ngƣời bán thì khi phát sinh nghiệp vụ cũng ghi sổ này.  Kết cấu và phương pháp ghi sổ  Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.  Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.  Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.  Cột 5+6+7+8: ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho nhƣ:hàng hoá,nguyên vật liệu,công cụ ,dụng cụ…Trƣờng hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó nhƣ: hàng hoá A,hàng hoá B….  Cột 9: ghi số tiền phải trả ngƣời bán tƣơng ứng với số hàng đã mua.  Cuối trang sổ,cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau.  Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang.  NHẬT KÍ BÁN HÀNG  Nội dung _ Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị nhƣ: bán hàng hoá,bán thành phẩm,bán dịch vụ.  Kết cấu và phương pháp ghi sổ  Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.  Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.  Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.  Cột 5: ghi số tiền phải thu từ ngƣời mua theo doanh thu bán hàng. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 35 Mai Ngọc Thủy Tiên  Cột 6+7+8: mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: bán hàng hoá,bán thành phẩm,bán dịch vụ…Trƣờng hợp doanh nghiệp mở sổ này cho từng loại nghiệp vụ: bán hàng hoá,bán thành phẩm,bán dịch vụ… thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hoá ,thành phẩm,dịch vụ.Trong trƣờng hợp không cần thiết,doanh nghiệp có thể gộp 3cột này thành 1cột để ghi doanh thu bán hàng chung.  Cuối trang sổ,cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau.  Đầu trang sổ,ghi số cộng trang trƣớc chuyển sang.  SỔ CÁI  Nội dung _ Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đƣợc quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.  Kết cấu và phương pháp ghi sổ _ Sổ Cái đƣợc quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này,đƣơc ghi nhƣ sau:  Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.  Cột 2+3: ghi số và ngày,tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.  Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.  Cột 5: ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.  Cột 6: ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản trong sổ Cái này.  Cột 7+8: ghi số tiền phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản trang sổ Cái này. _ Ngày đầu tiên của niên độ kế toán,ghi số dƣ đầu niên độ kế toán của tài khoản vào dòng đầu tiên,cột số dƣ (Nợ hoặc Có)  Cuối trang sổ,cộng số phát sinh luỹ kế,tính số dƣ chuyển sang trang sau.  Đầu trang sổ ghi cộng luỹ kế và số dƣ trang trƣớc chuyển sang. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 36 Mai Ngọc Thủy Tiên  Cuối kỳ(tháng,quý),cuối niên độ kế toán phải khoá sổ,cộng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có,tính ra số dƣ của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính.  CÁC SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT  Trong hình thức kế toán Nhật ký chung,có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây: - Sổ tài sản cố định. - Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá. - Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Thẻ kho(ở kho vật liệu,sản phẩm ,hàng hoá) - Thẻ tính giá thành sản phẩm,dịch vụ. - Sổ chi tiết chi phí trả trƣớc,chi phí trả sau(chi phí phải trả) - Sổ chi tiết tiền gửi,tiền vay. - Sổ chi tiết thanh toán:với ngƣời bán,ngƣời mua,với ngân sách nhà nƣớc,thanh toán nội bộ… - Sổ chi tiết các khoản đầu tƣ chứng khoản - sổ chi tiết tiêu thụ - sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh.  Kết cấu và phương pháp ghi chép _ Kết cấu của từng loại sổ,thẻ kế toán chi tiết đƣợc thiết lập phụ thuộc vào tính chất của các đối tƣợng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và lập Báo cáo tài chính.MỗI đối tƣợng kế toán có yêu cầu cung cấp thong tin phục vụ công tác quản lý khác nhau,do đó nội dung kết cấu các loại sổvà thẻ kế toán chi tiết đƣợc quy định mang tính hƣớng hẫn.Tuỳ theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp. _ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên qua ở các cột phù hợp. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 37 Mai Ngọc Thủy Tiên _ Cuối tháng hoặc cuối quý, phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết.Sau đó,căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết. _ Số liệu trên các Bảng tổng hợp chi tiết phải đƣợc kiểm tra đối chiếu vớI sổ phát sinh Nợ,số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái. _ Mọi sai sót trong quá trình kiểm tra , đối chiếu số liệu phải đƣợc sữa chữa kịp thời theo đúng các phƣơng pháp sữa chữa sai sót quy định trong chế độ sổ kế toán. _ Các Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu đƣợc sử dụng để lập các Báo cáo tài chính. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 38 Mai Ngọc Thủy Tiên III. THỰC TẬP NHẬN THỨC TẠI DOANH NGHIỆP 1. Công việc kế toán  Liên hệ khách hàng: - Mô tả công việc: Hỏi thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, địa chỉ, tên công ty, mã số thuế...); xác nhận thông tin, số lƣợng hàng hóa, số tiền phải thu. - Kinh nghiệm đạt được: Cách ứng xử qua điện thoại với khách hàng.  Sắp xếp hóa đơn, giấy tờ: - Mô tả công việc: Kiểm tra và in ấn các loại phiếu: Phiếu thu; Phiếu chi; Phiếu xuất vật tƣ; Phiếu giao hàng lẻ;… Tất cả đều phải có chữ kí của Giám đốc, Kế toán trƣởng, Thủ kho. Sau đó đóng lại thành cuốn theo từng tháng, theo thứ tự từ đầu tháng đến cuối tháng. - Kinh nghiệm đạt được: Cẩn thận trong việc sắp xếp giấy tờ, chứng từ theo tháng và theo thứ tự quy định.  Sắp xếp tờ khai: - Mô tả công việc: Sắp xếp tờ khai hải quan, bảng kê thuế đầu ra - đầu vào, hợp đồng mua bán, bảng kiểm tra chất lƣợng, phí vận chuyển… theo thứ tự rồi cho vào các file nhất định để thuận tiện cho việc theo dõi trong kỳ kinh doanh tiếp theo. - Kinh nghiệm đạt được: Cách lƣu trữ, sắp xếp thứ tự trong công ty.  Xuất hóa đơn bán hàng: - Mô tả công việc: Dùng phần mềm FT-First True nhập mã số khách hàng, mã hàng hóa, số lƣợng xuất bán, số tiền từng mặt hàng. Phần mềm tổng cộng tiền hàng và số thuế phải nộp, từ đó cho ra số tiền phải thu của khách hàng. Thông qua phần mềm, dùng máy in kim để xuất hóa đơn bán hàng, sau đó trình lên giám đốc kí tên và đóng mộc. o Hóa đơn bán hàng bao gồm 3 liên: ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 39 Mai Ngọc Thủy Tiên  Hóa đơn liên trắng: đóng lại thành quyển hóa đơn GTGT để nộp thuế:  Hóa đơn GTGT liên trắng của công ty Mai Khôi ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 40 Mai Ngọc Thủy Tiên  Hóa đơn liên đỏ: gửi cho khách hàng kèm với phiếu xuất kho và giấy kí nhận hóa đơn Hóa đơn liên đỏ của công ty Mai Khôi ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 41 Mai Ngọc Thủy Tiên  Hóa đơn liên xanh: dùng để lƣu nội bộ Hóa đơn liên xanh của công ty Mai Khôi ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 42 Mai Ngọc Thủy Tiên - Kinh nghiệm đạt đƣợc: Cách sử dụng phần kế toán, nhập và xuất hóa đơn. Khi giám đốc không có mặt ở công ty (đi công tác, đi họp…) thì ngƣời chịu trách nhiệm thay mặt giám đốc theo biên bản là phó giám đốc sẽ kí thay, và phải đóng mộc treo trên hóa đơn 2. Công việc văn phòng  Sử dụng máy fax: Fax phiếu giao hàng qua kho - Mô tả công việc: Để giấy vào (lật ngƣợc mặt giấy có nội dung cần chuyển vào bên trong), bấm số máy của kho. Sau khi nhận đƣợc tín hiệu từ đầu dây bên kia, nội dung sẽ đƣợc chuyển đi. - Kinh nghiệm đạt đƣợc: Biết cách sử dụng thành thạo máy fax.  Sử dụng máy photo để in các chứng từ: - Mô tả công việc: Cho giấy trắng vào hộc máy photo, đặt giấy cần sao chép vào theo chiều dọc, lật úp tờ giấy lại; sau đó bấm nút “Start”. - Kinh nghiệm đạt đƣợc: Nếu để ngửa mặt giấy lên thì sẽ không sao chép đƣợc nội dung, khắc phục đƣợc sự cố kẹt giấy. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 43 Mai Ngọc Thủy Tiên NHẬN XÉT - GÓP Ý 1. NHẬN XÉT  Bộ máy kế toán: + Ưu điểm: Công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Dầu Khí Sài Gòn với sự hỗ trợ của máy vi tính cũng nhƣ phần mềm kế toán cho công việc nhập liệu, kiểm tra và lên bảng biểu trở nên thuận lợi, nhanh chóng, chính xác. Từ đó công tác quản lý kế toán tại công ty cũng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Việc sử dụng phần mềm FT-First True cũng đã giúp công ty xuất hóa đơn một cách chính xác và chuyên nghiệp hơn Hệ thống chứng từ và tài khoản mà công ty đang sử dụng tuân thủ theo quy định của Bộ Tài Chính. công ty cũng có những mẫu chứng từ thiết kế riêng trong nội bội và thống nhất. + Hạn chế: Chi phí thu mua hàng hoá chƣa đƣợc thực hiện phân bổ cho số hàng xuất bán mà cuối kỳ lại đƣợc kết chuyển toàn bộ sang chi phí bán hàng. Do vậy, khi xuất hàng để bán trị giá vốn hàng xuất bán mới chỉ bao gồm trị giá mua thực tế của hàng nhập kho nên chƣa phản ánh đầy đủ giá vốn thực tế hàng xuất bán và không đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và chi phí. Kế toán lại chƣa phản ánh đƣợc cụ thể là đâu là chi phí bán hàng, đâu chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh trong kỳ nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, tiền điện thoại, đều đƣợc kế toán tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong khi đó chi phí khấu hao tài sản cố định lại đƣợc đƣa hết cả vào chi phí bán hàng là chƣa thực sự hoàn toàn chính xác mà cần phải phân bổ các chi phí đó một cách hợp lý cho cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó việc xác định kết quả kinh doanh không đƣợc chính xác. Công ty áp dụng cả hình thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm nhƣng hiện nay trong công tác kế toán công ty vẫn chƣa thực hiện trích lập dự ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 44 Mai Ngọc Thủy Tiên phòng nợ phải thu khó đòi. Vì vậy, khi có trƣờng hợp không đòi đƣợc số nợ (khách hàng trốn nợ hoặc không có khả năng thanh toán nợ) thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty sẽ không đƣợc đảm bảo tính chính xác và hợp lý. 2. Kiến nghị Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập, đƣợc tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tại công ty thép Thăng Long, tôi nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán của công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc và Bộ tài chính ban hành đồng thời cũng rất phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt đƣợc, công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn không tránh khỏi những mặt còn tồn tại chƣa thật sự hợp lý và tối ƣu. Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin mạnh dạn đƣa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng ở công ty nhƣ sau:  Phân bổ chi phí thu mua hàng hoá: Chi phí thu mua hàng hoá của công ty cần đƣợc theo dõi trên tài khoản 1562. Khi chi phí mua hàng phát sinh đƣợc hạch toán vào TK 1562 ngay. Đến cuối kỳ thì phân bổ chi phí thu mua theo số lƣợng hàng hoá xuất bán thực tế trong kỳ vào giá vốn hàng bán. Tuy nhiên khi hàng đƣợc giao bán ngay không qua nhập kho thì phần chi phí này sẽ đƣợc hạch toán thẳng vào giá vốn hàng bán của đơn hàng đó. Vì vậy việc xác định trị giá vốn của hàng hoá xuất bán mới có thể chính xác hớn.Từ đó xác định cụ thể kết quả có thể đạt đƣợc của lô hàng xuất bán giúp cho các nhà quản trị đƣa ra quyết định đúng đắn, đồng thời để quán triệt nguyên tắc phù hợp.  Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 45 Mai Ngọc Thủy Tiên Công ty có thực hiện chính sách bán hàng thanh toán chậm cho khách hàng. Vì thế việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cần thiết. Điều này là cần thiết để hạch toán kết quả kinh doanh đƣợc chính xác. Kế toán nên mở thêm tài khoản 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi với phƣơng pháp hạch toán. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 46 Mai Ngọc Thủy Tiên KẾT LUẬN Từ xƣa đến nay kế toán luôn giữ vai trò quan trọng hàng đầu đối với doanh nghiệp. Kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình hoạt động của mình, cung cấp dữ liệu cho các nhà quản trị doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định cho sự phát triển trong tƣơng lai, hệ thống kế toán đƣợc tổ chức tốt, linh động, phù hợp cũng chính là tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nhƣng chỉ dừng lại ở những con số trên tài liệu hoạch toán kế toán thì dƣờng nhƣ vẫn chƣa đủ. Cần phải đi sâu vào phân tích hoạt động kinh doanh thông qua các dữ liệu lịch sử ấy, nghiên cứu đánh giá, từ đó đƣa ra các nhận định. Trên cơ sở các nhận định đúng đắn, nhà quản trị mới đƣa ra đƣợc các quyết định đúng đắn để khai thác tiềm năng của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy công việc hoạch toán kế toán ở công ty đƣợc thực hiện rất tốt và nhanh gọn. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán mà việc xuất hóa đơn trở nên đơn giản, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng tốt cho nhu cầu quản lý. Tuy nhiên cũng còn một số hạn chế trong việc sử dụng tài khoản và tiềm năng của Công ty chƣa đƣợc khai thác, phát huy tối đa. Vì thế tôi xin có một vài kiến nghị nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hoạch toán kế toán, và giúp đem lại sự gia tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa. Với sự hạn chế về kinh nghiệm nên chuyên đề còn nhiều thiếu sót, rất mong có sự góp ý của quý thầy cô, các cô chú, các anh chị trong Công ty giúp hoàn thiện hơn. Cuối cùng, tôi xin chúc Công Ty TNHH TM- DV Mai Khôi ngày càng phát triển vững mạnh, gặt hái đƣợc nhiều thành công hơn nữa trong tƣơng lai. ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 47 Mai Ngọc Thủy Tiên PHỤC LỤC Danh mục bảng biểu, sơ đồ Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Quản lý của Công ty .................................................. 9 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty ................................................. 13 Hình thức kế toán Nhật ký chung ............................................................................... 15 Sổ 1 bên, sổ 2 bên, sổ bàn cờ ................................................................................. 21,22 Sổ nhật kí chung, sổ kế toán........................................................................................ 29 Sổ nhật kí chi tiền, sổ nhật kí thu tiền ......................................................................... 30 Sổ nhật kí mua hàng,bán hàng .................................................................................... 31 Danh mục hình ảnh Hóa đơn liên trắng ....................................................................................................... 39 Hóa đơn liên đỏ ........................................................................................................... 40 Hóa đơn liên xanh ....................................................................................................... 41 ĐẠI HỌC HOA SEN Báo cáo thực tập nhận thức 48 Mai Ngọc Thủy Tiên TÀI LIỆU THAM KHẢO _ Kế Toán Tài Chính (Lý Thuyết Và Bài Tập) Tác giả: PHAN ĐỨC DŨNG Nxb: Lao động - Xã hội _ Kế Toán Tài Chính Tác giả : PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ Nxb: Tài chính _ _ _