Báo cáo thực tập Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng Công ty cổ phần Vinatex Quốc tế

Sau quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Viantex Quốc Tế em nhận thấy để hoàn thiện quy trình sản xuất phải có sự góp sức của tất cả ccasc cán bộ công nhân viên trong công ty. Thời gian thực tập ngắn nên báo cáo của em không tránh khỏi sai xót, em mong thầy cô góp ý giúp bài em hoàn thiện hơn. Bên cạnh những kiến thức tại trường em cũng hệ thống được kiến thức để áp dụng vào công việc thực tế tại Doanh nghiệp sau khi em hoàn thành khóa học Quản lý đơn hàng. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn các thầy cô Trường Đại học công nghiệp dệt may Hà Nội và cán bộ công nhân viên Công ty cổ phầnVinatex QuốcTế đã giúp em hoàn thành báo cáo này./.

doc41 trang | Chia sẻ: builinh123 | Ngày: 30/07/2018 | Lượt xem: 717 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Báo cáo thực tập Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng Công ty cổ phần Vinatex Quốc tế, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI BÁO CÁO THỰC TẬP Đề tài: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ Họ và tên học viên: Lại Thị Thim Lớp: Merchandiser khóa 1 Đơn vị công tác: Công ty TNHH Kotiti Người hướng dẫn: Thầy Nguyễn Văn Thản Hà Nội, năm 2016 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên học viên: Đơn vị công tác: Địa điểm thực tập: Sau thời gian học viên:...........................................................thực tập tại đơn vị, chúng tôi tôi có một số nhận xét như sau: 1. Về ý thức chấp hành nội quy, quy định của cơ quan: 2. Về đạo đức, tác phong: 3. Về năng lực chuyên môn: 4. Kết luận: - Nhận xét - Điểm ...................., ngày ... tháng ... năm 2016 Xác nhận của đơn vị Người hướng dẫn (Ký tên, đóng dấu) NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên học viên: Đơn vị thực tập: Giáo viên hướng dẫn: Sau thời gian học viên:..............................................................thực tập tại đơn vị, tôi có một số nhận xét như sau: 1. Tiến độ và thái độ thực tập của sinh viên: - Mức độ liên hệ với giáo viên: - Tiến độ thực hiện: 2. Nội dung báo cáo: (Nhận xét chung về báo cáo và nhận xét về các phần 1, 2, 3) ................................................................................................................................ 3. Đánh giá chung: - Nhận xét - Điểm ....., ngày ... tháng ... năm 2016 Giáo viên hướng dẫn LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, ngành dệt may Việt Nam có những bước phát triển mới. Ngành quản lý đơn hàng trong ngành dệt may cũng cần phát triển trong đó ở các công ty mới phát triển như công ty cổ phần Vinatex quốc tế. Vì thế, những lớp học merchandiser sẽ giúp bổ sung và nâng cao kiến thức của học viên về quy trình quản lý đơn hàng. Công ty cổ phần Vinatex quốc tế có nhiều nhãn hàng mới về quần, áo và váy của các hang thời trang trên thế giới. Phương thức hoạt động chủ yếu theo FOB (mua nguyênphụ liệu đến xuất hàng). Các doanh nghiệp chủ động tham gia vào quá trình sản xuất từ việc mua nguyên phụ liệu đến cho ra sản phẩm cuối cùng thay cho việc được cung cấp trực tiếp từ các người mua của họ. FOB được chia thành hai loại là FOB chỉ định và FOB tự search. FOB chỉ định là các doanh nghiệp thực hiện theo phương thức này sẽ thu mua nguyên liệu đầu vào từ một nhóm các nhà cung cấp do khách mua yêu cầu. Trong phương thức này, các doanh nghiệp dệt may phải chịu trách nhiệm về tài chính để thu mua và vận chuyển nguyên phụ liệu. Còn đối với FOB tự search, các doanh nghiệp sẽ nhận mẫu thiết kế sản phẩm từ các khách mua nước ngoài và chịu trách nhiệm tìm nguồn nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm tới cảng của khách mua. Do đó em đã chọn làm báo cáo với tựa đề:” Quy trình triển khai đơn hàng tại Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế”. PHẦN I. GIỚI THIÊU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tên công ty : Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế Tên giao dịch: VTJ.,JSC Giám đốc: Ông Đặng Vũ Hùng - Ngày cấp giấy phép: 16/07/2013 Văn phòng đại diện :460 Minh Khai,Phường Vĩnh Tuy,Quận Hoàng Mai,TP Hà Nội Điện thoại :04-7300-0806 Mã số thuế: 0106234350 Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế được thành lập vào tháng 7 năm 2013 dựa trên nhu cầu phát triển và mở rộng của tập đoàn dệt may Việt Nam (Vinatex).Tập đoàn dệt may lớn nhất cả nước với 120 chi nhánh với các sản phẩm chất lượng cao.Với chuỗi cung ứng nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim, may Công ty đang hội nhập toàn cầu và phát triển tối đa trong ngành dệt may với các sản phẩm chính như: sợi, vải, Jacket, veston, sơ mi.theo phương thức FOB cho thị trường quốc tế. Các đơn vị thành viên: Văn phòng tại Hà Nôi, là trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm với 45 nhân viên. Chi nhánh Hưng Yên.Tổng công ty may HưngYên (HUGACO) sản xuất các sản phẩm từ vải dệt thoi với 200 cán bộ công nhân viên. Chi nhánh Hưng Yên với sản xuất các sản phẩm từ vải dệt kim với 300 cán bộ công nhân viên. Chi nhánhVinatex Đồng Văn với 700 sản xuất các sản phẩm từ vải dệt kim với cán bộ công nhân viên. Nhà máy Đông Bình sản xuất áo sơ mi với 700 cán bộ công nhân viên. Nhà máy Vĩnh Bảo-Hải Phòng,sản xuất Veston nam với 700 công nhân và đồ cho nữ giới với 500 công nhân. Vinatex Tuyên Quang: Sản xuất veston nam với 2000 công nhân viên và hàng Jacket với 1200 công nhân viên Vinatex-Doximex chuyên sản xuất hàng dệt thoi với 2000 cán bộ công nhân viên. Vinatex- Nam Đàn chuyên sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 1500 cán bộ công nhân viên. VTJ-Đà Nẵng: Nhà máy sản xuât quần với 400 cán bộ công nhân viên Nhà máy sản xuất vải với năng xuất 4.500.000m/tháng VTJ- Văn phòng tai Thành phố Hồ Chí Minh Nhà máy sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 700 cán bộ công nhân viên. 1.2 Chức năng lĩnh vực sản xuất 1.2.1 Chức năng: Xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, uy tín và chất lượng.Phát triển bền vững phương thức FOB.Nghiên cứu phát triển sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giữ khách hàng truyền thống và tìm kiếm khách hàng mới. Tạo uy tín trên thị trường trong và ngoài nước và tạo việc làm ổn định cho hàng nghìn lao động ở các địa phương trong nước. 1.2.2. Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất, cung ứng các sản phẩm từ nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim và may 1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế có cơ cấu tổ chức như sau: Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Quản lý đơn hàng Trưởng phòng Kế toán Trưởng phòng Hành chính nhân sự Trưởng phòng Xuất nhập khẩu Trưởng phòng Mẫu Trưởng phòng Kỹ thuật Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Chức năng của các bộ phận phòng ban trong công ty như sau: Giám đốc. Là người chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, chỉ đạo các mặt kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động trong công ty. Phó giám đốc: Chỉ đạo các phòng ban thực hiện kế hoạch kinh doanh sản xuất theo tháng, quý, năm. Phòng Quản lý đơn hàng: Trưởng phòng: Chỉ đạo các nhóm lập kế hoạch theo dõi đơn hàng, báo cáo kết quả theo tuần, tháng, quý. Hướng dẫn giải quyết các vấn đề phát sinh giữa nhóm với khách hàng hoặc nhà máy. Tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp. Nhân viên: Xây dựng chi tiết kế hoach sản xuất cho các nhà máy,dịch tài liệu kỹ thuật ,làm cân đối nguyên phụ liệu,bảng màu,tính giá FOB cho đơn hàng.Hợp tác với các nhà máy để thực hiện đơn hàng. Phòng kỹ thuật: Trưởng phòng: Làm việc trực tiếp với khách hàng và nhà máy về kỹ thuật may, giác sơ đồ của đơn hàng. Nhân viên: Phụ trách mảng kỹ thuật, xây dựng bảng giác sơ đồ chi tiết cho từng mã hàng. Phòng xuất- nhập khẩu: Trưởng phòng: Hướng dẫn các thành viên trong nhóm về thực hiện thủ tục hải quan. Nhân viên: Phụ trách làm thủ tục hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất hàng ra nước ngoài cho từng đơn hàng. Phòng mẫu: Trưởng phòng: Nhận tài liệu kỹ thuật của đơn hàng mới, phối hợp với phòng kỹ thuật để thống nhất quy trình và kỹ thuât may. Nhân viên: Nhận nguyên phụ liệu đầy đủ của đơn hàng, may hoàn thiện mẫu theo đúng quy cách và tiêu chuẩn của khách hàng. Phòng Hành chính: Trưởng phòng: Quyết định các vấn đề về hành chính, hướng dẫn các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ nhanh, chính xác. Nhân viên: Phụ trách các vấn đề về hành chính ( đặt xe,vé máy bay cho cán bộ đi công tác,lễ tân,tiếp đón khách,quản lý trang thiết bị ,văn phòng phẩm. Phòng kế toán: Trưởng phòng: Kiểm tra đôn đốc các thành viên trong phòng thực hiện thu chi chính xác, kiểm soát các hoạt động thu, chi của công ty.Kiểm tra và duyệt các chi phí theo quyền và nghĩa vụ trong công ty. Nhân viên: Phụ trách công tác về kế toán tài chính, kiểm tra giám sát các khoản thu chi, hoạch toán kinh doanh, tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng hành chính nhân sự: Trưởng phòng: Đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo hợp đồng lao động, luật lao động. Nhân viên: Thực hiên các nhiệm vụ được giao, tổ chức tuyển dụng lao động, lập kế hoach khen thưởng, đãi ngộ. 1.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế. Bộ phận quản lý đơn hàng tìm kiếm khách hàng và đơn hàng phù hợp với điều kiện sản xuất, quy mô của các nhà máy để đảm bảo đơn hàng đươc hoàn thành tốt sau khi nhận đơn hàng. Sau đó văn phòng tại Hà Nội gửi thông tin đơn hàng cho các nhà máy thuộc quản lý của công ty.Các nhà máy kiểm tra kế hoạch sản xuất của mình và lên lịch sản xuất gửi cho công ty. 1.5 Thị trường và sản phẩm chính. 1.5.1: Thị trường xuất khẩu chính: Hoa Kỳ, EU và Nhật ngoài ra còn có các thị trường khác như Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan..và thị trường nội địa. 1.5.2: Các sản phẩm chính của công ty: + Các sản phẩm dành cho nam giới: +Các sản phẩm dành cho nữ giới: Các khách hàng, đối tác. Dưới đây là một số khách hàng và đối tác tiêu biểu của công ty: Các nhà cung cấp chính. Dưới đây là một số nhà cung cấp: Về chỉ: COAT, A&E. Về khóa: YKK Nhãn mác: Avery Dennion 1.8. Mô hình quản lý của công ty Mô hình quản lý của công ty là tổng hợp các bộ phận khác nhau có chức năng liên quan tới nhau, được chuyên môn hóa và đảm nhiệm từng bộ phận, phòng ban theo năng lực để thực hiện chức năng quản lý công ty. 1.9. Kết quả hoạt động kinh doanh của công công ty. Bảng 1: Doanh thu công ty Cổ phần Vinatex Quốc Tế Trong các năm 2014 đến 2016 Tiêu đề Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV Tổng Doanh thu 2014 1,152,145.06 1,868,268.98 2,111,546.86 2,182,322.56 7,314,283.56 Doanh thu 2015 1,172,335.66 2,477,178.32 2,910,305.09 2,340,798.07 8,900,617.14 Doanh thu 2016 5,216,817.65 3,141,254.81 Ước tính 3,176,468.00 Ước tính 3,868,289.04 15,402,829.50 Dựa vào bảng trên ta có thể nhận thấy doanh thu của công ty Cổ phần Vinatex Quốc Tế không ngừng phát triển.Trong đó có thể thấy Qúy I năm 2016 đạt doanh thu cao nhất là 5,216,817.65 USD tăng gấp 445 lần so với Qúy I năm 2015 và gấp 452.7 lần so với năm 2014.Công ty luôn chú trọng đào tạo tay nghề công nhân, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạn chế sản phẩm sai hỏng trong quá trình sản xuất. Bảng 2: Bảng chia theo thị trường tiêu thụ Năm Thị trường 2014 2015 Năm 2016 (ước tính) Doanh thu ( tỷ đồng) Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu Doanh thu ( tỷ đồng) Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu Doanh thu ( tỷ đồng) Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu Hoa Kỳ 3.510.856.10 48.00 4.345.501.11 48.79 7.085.301.57 46.17 Châu Âu 1.894.399.44 25.89 2.198.452.43 24.75 4.620.848.85 30.06 Nhật Bản 1.023.999.69 14.23 1.237.185.78 13.88 1.694.311.24 11.40 Khác 870.399.74 11.88 1.121.477.75 12.58 1.909.950.85 12.37 Tổng 7,314,283.56 100 8,900,617.14 100 15,402,829.50 100 Dựa vào bảng trên ta thấy được thị trường Hoa Kỳ chiếm tỷ lệ % tiêu thụ sản phẩm may mặc nhiều nhất của công ty đạt mức tăng trưởng 48% năm 2014. Bằng nỗ lực của mình công ty đã đạt được chứng nhận của các tổ chức lớn về chất lượng sản phẩm, trách nhiệm xã hội,an ninh như : PHẦN II. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG VÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ. Giới thiệu Mã hàng: Tên mã hàng: EEWH64T55A - Khách hàng: ELAND Số lượng đơn hàng: 4,960 pcs - Màu: M/Grey, Burgundy Hình thức sản xuất: FOB - Item: Váy ngắn skirt Trong quy trình triển khai đơn hàng Eland E1017, các công việc chính của nhân viên Quản lý Đơn hàng là: Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng Tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tùy theo từng đơn hàng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng phải liên hệ với trưởng nhóm hoặc khách hàng để nhận thông tin về đơn hàng. Đối với mã hàng Eland EEWH64T55A, các nhân viên Quản lý Đơn hang tự liên hệ với khách thông qua Email sau đó là trao đổi công việc cụ thể qua điện thoại để nhận thông tin chính xác nhất và nhanh nhất có thể. Các thông tin mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần thu thập bao gồm: Tiếp nhận thông tin về đơn đặt hàng Các thông tin về đơn đặt hàng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần thu thập gồm: - Chủng loại hàng hóa: Ở giai đoạn này, nhân viên quản lý đơn hàng chỉ cần nắm được thông tin sơ bộ về chủng loại hàng hoá như Váy dạ xuông có flap trước, nắm được thông tin sơ bộ về chủng loại hàng hoá như Váy dạ xuông có flap trước - Số lượng hàng hóa: Bao gồm số lượng của từng màu, từng cỡ và tổng số lượng hàng hoá của cả đơn hàng: EEWH64T55A: M/Grey: 2,972 pcs Burgundy: 1,988 pcs. Tổng số lượng đơn hàng 4,960 pcs. - Thời hạn giao hàng dự kiến: Đây là thông tin rất quan trọng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần nắm được bởi vì nó liên quan rất chặt chẽ với số lượng hàng hoá và tình hình sản xuất của nhà máy. Tiếp nhận bộ tài liệu kỹ thuật: Thông thường một bộ tài liệu kỹ thuật sẽ gồm: - Hình ảnh: Bao hồm hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau hoặc mặt trong và hình vẽ mô tả chi tiết các vị trí quan trọng và phức tạp của sản phẩm. Hình 2: Hình ảnh mặt trong sản phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A - Bảng thông số: Mô tả các vị trí đo trên sản phẩm, thông số toàn bộ các cỡ của mã hàng và dung sai cho phép tại các vị trí đo trên sản phẩm. Bảng 4: Bảng thông số thành phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A Quy cách và định mức ƣớc tính của các loại nguyên phụ liệu Bảng 5: Bảng định mức phụ liệu của mã hàng Eland EEWH64T55A - Quy cách đóng gói: Mô tả cách gấp, treo sản phẩm, các nguyên phụ liệu đóng gói cần thiết 1.2.1 Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng Bảng tính giá là yếu tố quyết định doanh thu của đơn hàng, do đó, tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tất cả các bảng tính giá đều phải được trưởng nhóm duyệt trước khi gửi báo giá cho khách. Trong quá trình làm bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng, nhiệm vụ của nhân viên Quản lý Đơn hàng là: Chuyển thông tin và tài liệu Sau khi nắm rõ tất cả các thông tin về yêu cầu của khách hàng, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần nhanh chóng chuyển bộ tài liệu kỹ thuật cùng các yêu cầu khác của khách (nếu có) cho phòng kỹ thuật để tiến hành làm rập và tính định mức nguyên phụ liệu. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, nhân viên Quản lý Đơn hàng phải thông báo ngay cho bộ phận kỹ thuật để tránh tình trạng sai hỏng gây lãng phí tiền bạc và thời gian để sửa chữa, làm lại. Kiểm tra và thương lượng giá với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu Vì công đoạn này chiếm rất nhiều thời gian nên cần được tiến hành ngay sau khi nhân viên Quản lý Đơn hàng nhận được bộ tài liệu kỹ thuật hoặc sản phẩm mẫu Khi thực hiện công việc này, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần làm rõ giá nhà cung cấp đưa ra là giá FOB hay giá CIF, đơn vị tính là yard hay mét (đối với vải, dựng,...), là kilogam hay piece (đối với các loại phụ liệu), giá đã bao gồm phí kiểm tra/kiểm định hay chưa, thời gian sản xuất, thời hạn và phương thức giao hàng, để tránh xảy ra những sai sót, gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện đơn hàng. - Đối với những đơn hàng FOB chỉ định (nhà cung cấp do khách hàng chỉ định): Yêu cầu khách cung cấp bảng báo giá hoặc địa chỉ liên hệ để lấy giá. - Đối với những đơn hàng FOB doanh nghiệp tự tìm kiếm nhà cung cấp: Yêu cầu khách hàng gửi mẫu nguyên phụ liệu để phát triển và kiểm tra giá. Tuỳ theo mục tiêu của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng để lựa chọn nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất, giá thành tốt nhất hay thời gian giao hàng nhanh nhất. Kiểm tra giá gia công với nhà máy Thông thường, giá gia công tại nhà máy sẽ được tính toán dựa vào chi phí lao động và năng suất sản xuất sản phẩm trên chuyền. Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, các đơn vị gia công thường là đơn vị thuê ngoài, chính vì thế, trước khi liên hệ với nhà máy để thương lượng về giá gia công, nhân viên Quản lý Đơn hàng có thể ước lượng giá theo các cách sau: - Đối với đơn hàng mới: Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào các sản phẩm tương tự, sản phẩm mẫu hoặc hình minh họa và các cấu trúc liên quan của sản phẩm trong bộ tài liệu kỹ thuật để ước tính giá gia công. - Đối với đơn hàng lặp lại: Nhân viên quản lý đơn hàng có thể ƣớc tính giá gia công dựa vào đơn hàng cũ cộng thêm hoặc trừ đi các khoản thay đổi khác. Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào định mức của bộ phận kỹ thuật tính toán (sau khi giác sơ đồ), giá nguyên phụ liệu và các chi phí in, thêu, giặt, mài để tính giá FOB cho sản phẩm. - Nếu giá nguyên phụ liệu là giá FOB thì = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x % tiêu hao x giá nguyên phụ liệu). Trong đó: Giá FOB (Fee OnBoard - giao hàng lên tàu): Là giá tại cửa khẩu của bên xuất (chưa bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hóa tới Cảng của bên nhận), gồm các chi phí: Chi phí nguyên phụ liệu; Chi phí gia công cắt may, in, thêu, giặt, chi phí thực hiện mẫu; Chi phí lãi suất tiền vốn để mua nguyên phụ liệu; Chi phí ngân hàng; Chi phí kiểm tra/kiểm định sản phẩm; Chi phí quản lý, lợi nhuận của đơn hàng và các chi phí khác. - Nếu giá nguyên phụ liệu là giá CIF = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x % tiêu hao x giá nguyên phụ liệu) + chi phí bảo hiểm + cước vận chuyển. Bảng 6: Bảng tính giá của mã hàng Eland EEWH64T55A Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng Sau khi lập được bảng tính giá, nhân viên Quản lý Đơn hàng gửi báo giá cho khách và tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách về giá - Nếu khách hàng chấp nhận giá đã chào thì nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hành xác nhận đơn hàng và chuyển qua bước kế tiếp. - Trong trường hợp ngược lại, nếu khách hàng muốn có giá thấp hơn thì công việc của nhân viên Quản lý Đơn hàng sẽ là: · Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể) · Gửi lại báo giá & điều kiện thanh toán cho khách hàng. · Cung cấp thông tin cho khách hàng các chứng nhận về chất lượng hiện có của doanh nghiệp hoặc chuẩn bị nhà xưởng và hệ thống chất lượng tại nhà máy sản xuất để khách hàng đến đánh giá trực tiếp (nếu khách có yêu cầu). · Tiếp tục đàm phán với khách hàng để lấy đơn hàng: Nếu quá trình đàm phán với khách thành công, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành bước tiếp theo là xác nhận đơn hàng. Xác nhận đơn hàng Sau khi đã thống nhất với khách tất cả các điều kiện về giá, phương thức thanh toán, thời hạn và phương thức giao hàng,...nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hành xác nhận đơn hàng với khách thông qua việc ký kết hợp đồng và chuẩn bị các điều kiện để tiến hành sản xuất sản phẩm. Vì đa số các hợp đồng ngoại thương đều được viết bằng tiếng nước ngoài nên trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần hết sức lưu ý đến việc sử dụng từ ngữ để tránh những hiểu lầm gây nên những tổn thất không đáng có. Bên cạnh đó, nhân viên quản lý đơn hàng cũng cần chú ý đến các điều khoản quan trọng của hợp đồng như điều khoản về mô tả hàng hoá, đơn giá phương thức thanh toán, số lượng đơn hàng, ngày giao hang Hình 5: Hợp đồng thương mại của Công ty và Khách hàng Eland EEWH64T55A 1.2.2 Làm bảng màu, may mẫu, gửi mẫu và tiếp nhận phản hồi thông tin từ khách hàng Làm bảng màu (Materials card/ Trims card) Bảng màu được làm dựa trên các thông tin về nguyên phụ liệu trong bộ tài liệu kỹ thuật hoặc sản phẩm mẫu. Trước khi dán Bảng màu, nhân viên Quản lý Đơn hang sẽ liên hệ với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu để xin/ mua nguyên phụ liệu cần thiết hoặc tận dụng nguyên phụ liệu tồn kho để rút ngắn thời gian. Tuỳ theo quy định của doanh nghiệp mà số lượng Bảng màu cho mỗi đơn hàng có thể khác nhau, tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tất cả các bảng màu cần được khách duyệttrước khi sản xuất và mỗi đơn hàng cần làm 03 bảng màu, 01 bản của khách, 01bản được gửi cho nhà máy sản xuất và 01 bản lưu trữ tại doanh nghiệp. Hình 6: Bảng màu của mã hàng Eland EEWH64T55A May mẫu Sản phẩm mẫu rất quan trọng, nó không chỉ là cơ sở để nhà máy tiến hành sản Sản phẩm mẫu rất quan trọng, nó không chỉ là cơ sở để nhà máy tiến hành sản xuất đại trà mà còn là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Trên thực tế có rất nhiều loại mẫu với chức năng khác nhau, tuy nhiên, với đơn hàng Eland EEWH64T55A, khách hàng chỉ yêu cầu may mẫu chế thử đầu tiên (Proto sample - mẫu Proto) và mẫu tiền sản xuất (Preproduction sample - mẫu PP). Đặc điểm của các loại mẫu trên là: - Mẫu Proto: Là mẫu ban đầu, được thực hiện dựa trên thiết kế kiểu dáng sản phẩm. Mẫu này chủ yếu để xem xét sự hài hòa, cân xứng trong cấu trúc sản phẩm. Vải may mẫu chỉ cần có tính chất, thành phần tương tự và thông số mẫu không khắt khe, chính xác như tài liệu. Thông thường mẫu này được may dựa vào cỡ cơ bản theo tài liệu kỹ thuật của khách hàng và có thể sử dụng nguyên phụ liệu thay thế. - Mẫu PP: Là mẫu may sử dụng đúng nguyên phụ liệu, để gửi cho khách hang duyệt lại toàn diện (về thông số, qui cách lắp ráp sản phẩm, mật độ chỉ, loại kim sử dụng, tay nghề công nhân, cách sử dụng nguyên phụ liệu, vị trí các loại nhãn, thêu, in,) trước khi bắt đầu cắt đơn hàng đại trà. Đây là mẫu để. Khi thực hiện mẫu PP, điều kiện tiên quyết là phải đúng, đạt, đẹp, để được khách hàng chấp nhận và tránh được trì hoãn cho kế hoạch lên chuyền Hình 7: Mẫu PP của mã hàng Eland EEWH64T55A Khi khách hàng yêu cầu may mẫu, các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng liên quan đến may mẫu như sau: - Kiểm tra lại tất cả các thông tin liên quan đến mẫu, hỏi lại khách hàng nếu còn những điểm chưa rõ. - Họp triển khai mẫu với khách hàng và các bộ phận liên quan - Liên hệ các nhà cung cấp để đặt mua/ xin nguyên phụ liệu chuẩn bị cho may mẫu - Gửi yêu cầu may mẫu cho phòng mẫu và theo dõi, hối thúc tiến độ thực hiện mẫu của các bộ phận rập, cắt, may, kiểm... Gửi mẫu cho khách hàng Trước khi gửi mẫu, nhân viên quản lý đơn hàng phải kiểm tra lại thông số và yêu cầu kỹ thuật của mẫu, nếu có sai sót cần nhanh chóng liên hệ với các bộ phận có liên quan để chỉnh sửa. Khi mẫu đã hoàn tất theo yêu cầu, tuỳ doanh nghiệp và khách hàng mà mẫu sẽ đƣợc gửi bằng đƣờng hàng không hoặc chuyển phát nhanh Tiếp nhận thông tin phản hồi sau khi gửi mẫu Sau khi khách hàng nhận đƣợc mẫu, sẽ xảy ra 02 trƣờng hợp đó là: - Nếu khách hàng duyệt mẫu: · Đối với mẫu Proto: Sau khi đƣợc duyệt, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành đặt các loại nguyên phụ liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. · Đối với mẫu PP: Sau khi đƣợc duyệt, nhân viên quản lý đơn hang cùng các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành họp trƣớc khi triển khai sản xuất đại trà. - Nếu khách hàng yêu cầu chỉnh sửa: · Đối với các yêu cầu chỉnh sửa theo đúng bộ tài liệu kỹ thuật hoặc mẫu: Khi nhận đƣợc nhận xét của khách hàng về mẫu, nhân viên quản lý đơn hàng phải nhanh chóng gửi các nhận xét đó tới các bộ phận có liên quan để chỉnh sửa cho phù hợp · Đối với các yêu cầu chỉnh sửa mới: Nhân viên quản lý đơn hàng cần liên hệ với các bộ phận liên quan nhƣ bộ phận kỹ thuật, cơ sở sản xuất, in, thêu, giặt hoặc nhà cung cấp nguyên phụ liệu để xác định xem yêu cầu chỉnh sửa đó có làm tăng chi phí hay không để thƣơng lƣợng lại với khách hàng cho phù hợp. Sau khi đã thống nhất với khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng phải thông báo về sự thay đổi cho các bộ phận có liên quan trƣớc khi tiến hành các công việc kế tiếp. 1.2.3 Đặt nguyên phụ liệu: Kiểm tra thông tin Trước khi đặt nguyên phụ liệu, nhân viên quản lý đơn hàng phải kiểm tra lại các thông tin sau: - Thông tin về nguyên phụ liệu, giá, nhà cung cấp, điều kiện thanh toán. - Bảng giá nguyên phụ liệu do khách hàng hoặc nhà cung cấp gửi để tham khảo (nếu có). - Số lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng - Bảng định mức của phòng kỹ thuật. - Bảng định mức của phòng kỹ thuật. - Email trao đổi với khách hàng về các thay đổi và thông tin xác nhận. - Phần trăm hao hụt: Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi loại nguyên phụ liệu và đặc tính của sản phẩm, do đó cần tính toán hợp lý để có thể tiết kiệm đƣợc chi phí đặt hàng, tránh trường hợp nguyên phụ liệu bị thừa quá nhiều gây lãng phí hoặc thiếu nên phải gửi nhiều lần bằng chuyển phát nhanh hoặc bằng đƣờng hàng không. - Thời gian mua hàng và ngày hàng về công ty: Phải đặt nguyên phụ liệu sớm và có các phƣơng án dự phòng nhằm đảm bảo đúng theo kế hoạch sản xuất - Nguyên phụ liệu tồn kho: nhân viên quản lý đơn hàng phải chủ động kiểm tra nguyên phụ liệu tồn kho của các đợt sản xuất để tính toán lƣợng nguyên phụ liệu cần đặt cho phù hợp. Liên hệ và thương lượng với nhà cung cấp nguyên phụ liệu Khi liên hệ với nhà cung cấp nguyên phụ liệu, các nội dung mà nhân viên quản lý đơn hàng cần thương lượng đó là: - Quy cách, chủng loại, số lƣợng nguyên phụ liệu: Đây là thông tin rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến giá thành và chất lượng sản phẩm, chính vì vậy nhân viên quản lý đơn hàng cần thảo luận chi tiết để tránh những sai sót về sau. Ví dụ: khổ vải nhỏ hơn có thể làm tăng định mức, dẫn đến tang chi phí hoặc cúc không đúng chủng loại phải đặt lại có thể làm ảnh hƣởng đến thời gian giao hang - Đơn giá và phƣơng thức thanh toán: Vì nguyên phụ liệu thƣờng đƣợc nhập khẩu nên khi thƣơng lượng giá, nhân viên quản lý đơn hàng phải đặc biệt lưu ý giá mua nguyên phụ liệu là giá FOB hay giá CIF, đơn vị tính của tiền tệ và tỷ giá quy đổi (nếu có),... - Thời hạn và phương thức giao hàng: Nhân viên quản lý đơn hàng phải nắm được kế hoạch sản xuất để thương lượng thời hạn và phƣơng thức giao hang cho phù hợp, tránh trƣờng hợp nguyên phụ liệu đến trễ làm gián đoạn quá trình sản xuất, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Khi gửi đơn đặt hàng (PO – Purchase Order) cho nhà cung cấp, phải đảm bảo trong đơn đặt hàng thể hiện rõ ràng, chi tiết các thông tin sau: - Tên công ty, địa chỉ, ngƣời nhận, điện thoại, fax - Chủng loại, số lượng nguyên phụ liệu - Đơn giá và phương thức thanh toán - Thời hạn và phương thức giao hàng - Các yêu cầu khác khi mua hàng như yêu cầu kiểm tra/kiểm định nguyên phụ liệu, các yêu cầu về chất lượng PURCHASE ORDER Số hợp đồng : 06/2016/HĐKT Revise: June 08,2016 MÀU GREY Đinh mức 3000 pcs M Giá VND Số Cuộn Thành tiền Chỉ chính VC chắp/ diễu 50s/3 74 233100 5000 24000 49 1,176,000.00 Chỉ vắt sổ VC 60S/3 119 374850 5000 21000 76 1,596,000.00 Chỉ may lót grey 60S/3 99 311850 5000 21000 64 1,344,000.00 chỉ may nhãn đen 60S/3 1 3150 5000 21000 1 21,000.00 MÀU BỦRGUNDY Đinh mức 2000 pcs M Giá VND Số Cuộn Thành tiền Chỉ chính VC chắp/ diễu 50s/3 74 155400 5000 24000 34 816,000.00 Chỉ vắt sổ VC 60S/3 119 312375 5000 21000 64 1,344,000.00 Chỉ may lót burgundy 60S/3 99 259875 5000 21000 53 1,113,000.00 chỉ may nhãn đen 60S/3 1 2625 5000 21000 1 21,000.00 TỔNG total value 342 7,431,000.00 THUẾ GTTT 10% 743,100.00 8,174,100.00 Hình 8: Đơn đặt vải chính cho mã hàng Eland EEWH64T55A Xác nhận hoá đơn chiếu lệ của nhà cung cấp Khi nhận đƣợc hoá đơn chiếu lệ (PI – Proforma invoice), nhân viên quản lý đơn hàng cần kiểm tra ngay các nội dung trong PI của nhà cung cấp, nếu có thông tin sai lệch so với đơn đặt hàng hoặc thoả thuận giữa các bên, nhân viên quản lý đơn hàng cần liên hệ lại với nhà cung cấp để có phƣơng án xử lý thích hợp, tránh làm ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp gửi kết quả kiểm tra/ kiểm định nguyên phụ liệu (nếu có). Trong trƣờng hợp thanh toán bằng thƣ tín dụng (L/C – Letter of Credit), ngay khi nhận đƣợc PI, nhân viên quản lý đơn hàng cần cung cấp thông tin cho bộ phận xuất nhập khẩu để tiến hành mở L/C theo đề nghị của nhà cung cấp. Thông tin để mở L/C phải thể hiện toàn bộ trên PI như: Tên nhà cung cấp, ngƣời mua hàng, cảng đi/cảng đến, mã hàng/đơn hàng, số lƣợng, chủng loại nguyên phụ liệu, đơn giá và tổng trị giá đơn hàng, ngày giao hàng, chi tiết ngân hàng ,... Hình 9: PI của nhà cung cấp nhãn Long River cho mã hàng Eland EEWH64T55A Lập hợp đồng và chuyển hợp đồng cho bộ phận kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp nguyên phụ liệu. Trƣớc khi gửi yêu cầu thanh toán cho bộ phận kế toán, nhân viên quản lý đơn hàng cần kiểm tra chủng loại hàng, số lƣợng, đơn giá có đúng với PO không. Nếu không cần liên hệ với nhà cung cấp để điều chỉnh. Đối với nguyên phụ liệu đã đặt nhƣng không sử dụng do khách hàng yêu cầu thay đổi, nhân viên quản lý đơn hàng phải làm việc với khách hàng xác nhận trả tiền, gửi tổng hợp chi tiết cho bộ phận kế toán để theo dõi tiền về từ khách hàng. Nội dung yêu cầu thanh toán gồm: - Tên nhà cung cấp - Khách hàng - Tên mã hàng sản xuất - Tổng số tiền thanh toán - Tổng hợp chi tiết số lượng nguyên phụ liệu dùng cho từng đơn hàng. Bên cạnh việc gửi yêu cầu thanh toán cho bộ phận kế toán, nhân viên quản lý đơn hàng cũng cần lập bảng theo dõi quá trình thanh toán và hối thúc bộ phận kế toán thanh toán cho các nhà cung cấp nguyên phụ liệu đúng thời điểm, tránh việc thanh toán chậm dẫn đến mất uy tín của doanh nghiệp hoặc bị phạt do vi phạm hợp đồng. FROM: MAINETTI (Vietnam) Co., Ltd EMTEXCO CO., LTD Hanoi representative office 460 Minh Khai street, Vinh Tuy ward, R.903, 9th floor, Thanh Dong building, 132 Kim Ma, Hai Ba Trung Dist., Ha Noi - Viet Nam Ba Dinh dist, Hanoi, Vietnam. EMAIL: plgiang@vina-intl.com Tel: (84-4) 38489208, Fax: (84-4) 38489207 HP: 84.973908105 Email: www.mainetti.com PURCHASE ORDER PO ref.#: PO2/301A /VINTATEX PO DATED: oct 21th,2015 Style s.Oliver Material Code / Material Sub Class Description / Structure / Construction / Material Finish Size / Unit Color need q'ty unit price VND/Pcs Total value VND Remark EEOW62301A Silicagel 10 g Silicagel( Desiccant bag), weight 10gr with blue letter 10 g 1515 420 636,300.00 HUGACO Tissue 3 Tissue A3 A3 7650 225 1,721,250.00 TỔNG ########## THUẾ 10% VAT 235,755.00 BILL TO: EMTEXCO CO., LTD Address: 3rd Floor, ICT Building 02-9A Lot, Hoang Mai I.Z. Hoang Mai Dist., Hanoi - Vietnam Ms Giang :0973 908 105 DELIVERY ADDRESS: Công ty cổ phần may 2 Hải Dương km 54+ 100 quôc lộ 5A Hà Nội - Hải Phòng Phường Ngọc Châu - thành phố Hải Dương Bảng 7: Bảng theo dõi thanh toán cho các nhà cung cấp nguyên phụ liệu của Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu theo báo cáo kiểm tra của nhà cung cấp. Khi nguyên phụ liệu về tới kho, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ căn cứ vào báo cáo kiểm tra của nhà cung cấp để kiểm tra xem các loại nguyên phụ liệu có đúng như trong bảng định mức nguyên phụ liệu (BOM – Bill of material) và danh sách đóng gói ( P/L - Packing list) hay không. Việc kiểm tra chi tiết chất lượng, số lƣợng nguyên phụ liệu sẽ do bộ phận kho phụ trách. Đầu tiên, nguyên phụ liệu sẽ được nhập kho cùng với danh sách đóng gói, phiếu nhập kho và sổ theo dõi hàng nhập sau đó nguyên phụ liệu sẽ được kiểm tra, đo đếm và ghi chép vào sổ kiểm tra chất lượng và biên bản kiểm tra nguyên phụ liệu lƣu trữ tại kho. 1.2.4 Họp triển khai sản xuất, Theo dõi quá trình sản xuất của nhà máy, giải quyết các vấn đề phát sinh và báo cáo tiến độ sản xuất. Sau khi tiếp nhận đơn hàng chính thức từ khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ gửi thông tin đơn hàng cho các bộ phận liên quan (phòng kỹ thuật, cơ sở sản xuất, in, thêu, giặt, mài ) sau đó ra lệnh cấp phát nguyên phụ liệu cho nhà máy triển khai sản xuất. Các công việc tiếp theo của nhân viên quản lý đơn hàng sẽ Tiếp hành họp triển khai sản xuất.Tuỳ theo quy định của từng doanh nghiệp mà việc tiến hành họp triển khai sản xuất có thể được tiến hành trực tiếp hoặc online và có sự tham gia của các bộ phận khác nhau, Trong đó nhân viên quản lý đơn hàng sẽ chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp và cùng với nhà máy làm rõ các vấn đề còn khúc mắc cũng như đưa ra hướng giải quyết cho các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hoá hoặc yêu cầu của khách hang. Hình 10: Mẫu biên bản họp triển khai sản xuất Theo dõi quá trình sản xuất của nhà máy Sau khi thống nhất đƣợc các vấn đề liên quan đến việc sản xuất, nhà máy sẽ tiến hành sản xuất đại trà và nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng lúc này sẽ là theo dõi chất lượng hàng đầu chuyền để đảm bảo hàng hoá đạt các tiêu chuẩn mà khách hàng yêu cầu cũng nhƣ theo dõi năng suất của chuyền để đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hàng Giải quyết các vấn đề phát sinh Trong quá trình sản xuất sản phẩm, thực tế có rất nhiều vấn đề phát sinh như: nguyên phụ liệu bị thiếu, năng suất trên chuyền không đạt, khách hàng đột ngột thay đổi yêu cầu ... Nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng lúc này là cùng với nhà máy, khách hàng hoặc nhà cung cấp nguyên phụ liệu tìm ra giải pháp xử lý phù hợp nhất Báo cáo tiến độ sản xuất Vì tiến độ sản xuất liên quan trực tiếp đến thời hạn giao hàng và thường có sự thay đổi liên tục nên nhân viên quản lý đơn hàng cần cập nhật và báo cáo thường xuyên để kịp thời giải quyết vấn đề phát sinh Mã hàng Đơn hàng Tổ Số lượng/kế hoạch Tổng 08/9/2016 09/9/2016 Vào chuyền Ra chuyền Nhập kho .. Bảng 12: Bảng tiến độ sản xuất 1.2.5 Chuẩn bị cho việc xuất hàng Liên hệ khách hàng để lên lịch kiểm trên chuyền, kiểm cuối trước khi xuất hàng Tuỳ thuộc yêu cầu của khách hàng mà nhân viên quản lý đơn hàng có phải liên hệ khách hàng để lên lịch kiểm trên chuyền, kiểm cuối trước khi xuất hàng hay không. Nếu có thì nhân viên quản lý đơn hàng phải thông báo lịch trình cụ thể cho khách cũng như cho nhà máy để việc kiểm trước khi xuất hàng diễn ra thuận lợi Làm danh sách đóng gói: Nhập thông tin trên phần mềm hệ thống của khách hàng để tạo và in mã vạch Sau khi lên lịch cho khách kiểm cuối hoàn tất, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ làm packing list và tiến hành nhập thông tin packing list trên phần mềm hệ thống của khách hàng để tạo và in barcode, vì đây là công việc rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn nên cần tiến hành sớm và đòi hỏi nhân viên quản lý đơn hàng phải hết sức chú ý và khi nhập thông tin và kiểm tra lại thông tin trước khi in barcode. Hướng dẫn nhà máy quy cách đóng gói theo yêu cầu khách hàng. Thông thường, các yêu cầu về quy cách đóng gói sẽ có trong bộ tài liệu kỹ thuật hoặc email của khách. Trước khi hướng dẫn nhà máy quy cách đóng gói, nhân viên quản lý đơn hàng cần xem kỹ lại các yêu cầu của khách hàng và đặt mua các nguyên phụ liệu đóng gói cho phù hợp. Gửi mẫu xuất hàng cho khách hàng Mẫu xuất hàng là mẫu được lấy từ xưởng hoàn thành và gửi cho khách hang sau khi đã đóng gói hoàn chỉnh. Mẫu này cũng được treo hoặc để tại phòng trưng bày của công ty để tham khảo cho mùa sau và đối chứng khi có vấn đề xảy ra. Sau khi gửi mẫu, nếu khách hàng duyệt mẫu này thì nhân viên quản lý đơn hàng sẽ đặt lịch xuất hàng với bộ phận xuất nhập khẩu để chuẩn bị xuất hàng. Trong trường hợp khách hàng còn yêu cầu sửa đổi thì nhân viên quản lý đơn hàng lại phải tiếp tục làm việc với nhà máy để tiến hành sửa đổi theo yêu cầu của khách Đặt lịch xuất hàng với bộ phận xuất nhập khẩu Mục đích của việc đặt lịch xuất hàng với bộ phận xuất nhập khẩu, một mặt là để có kế hoạch xuất hàng phù hợp, đúng tiến độ, mặt khác là để tiết kiệm thời gian, chi phí trong trƣờng hợp có nhiều lô hàng xuất đến cùng địa điểm. Nếu có thay đổi về kế hoạch xuất hàng, nhân viên quản lý đơn hàng cần thông báo ngay cho bộ phận xuất nhập khẩu để kịp thời điều chỉnh. 1.2.6 Theo dõi hàng xuất và làm thủ tục hoàn tất sau khi xuất hàng. Theo dõi hàng xuất Trong quá trình hàng được xuất đi, nhân viên quản lý đơn hàng vẫn cần cập nhật thông tin với bộ phận xuất nhập khẩu và hãng giao nhận để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất hàng như hàng bị hư hỏng, mất mát, thời gian vận chuyển bị gián đoạn,... và thông báo cho khách hàng về thời gian xuất hàng, thời gian dự kiến hàng đến cảng,... để khách chủ động nhận hàng và hoàn tất các thủ tục thanh toán Làm thủ tục hoàn tất sau khi xuất hàng Cũng tương tự như khi mua nguyên phụ liệu, tuỳ vào phương thức thanh toán mà nhân viên quản lý đơn hàng sẽ chịu trách nhiệm chuyển cho khách hàng các chứng từ cần thiết để nhận hàng trước, sau hoặc cùng với hàng xuất như: Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice), vận đơn ( Bill of lading) , giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ ( COO – Certificate of Origin), danh sách đóng gói ( Packinglist),... đồng thời nhận các chứng từ thanh toán từ khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để làm thủ tục nhận tiền hàng. Bên cạnh đó, nhân viên quản lý đơn hàng cũng cần nhanh chóng quyết toán vật tư, các loại nguyên phụ liệu với nhà máy để chuẩn bị cho việc thanh toán. Hình 11: Mẫu biên bản quyết toán vật tư Thanh toán Trong thực tế tồn tại rất nhiều hình thức thanh toán, tuỳ vào yêu cầu của khách hàng và mục tiêu của doanh nghiệp mà nhân viên quản lý đơn hàng có thể lựa chọn, đàm phán những phương thức thanh toán phù hợp và có lợi nhất cho doanh nghiệp mình. Đối với đơn hàng E1016, khách hàng sẽ thanh toán cho doanh nghiệp bằng phương thức L/C, lúc này, công việc chính của nhân viên quản lý đơn hàng sẽ là hối thúc khách hàng chuyển các chứng từ cần thiết để bộ phận kế toán làm thủ tục nhận tiền hàng và thanh toán cho các cơ sở sản xuất 1.2.8 Quyết toán đơn hàng Sau khi thanh lý đơn hàng, nhân viên quản lý đơn hàng cần lập bảng quyết toán đơn hàng để thấy được hiệu quả của việc triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp, từ đó tiếp tục phát huy những mặt tích cực, đồng thời tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục cho những vấn đề còn tồn tại. PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 3.1 Những kết quả đạt được Mặc dù chỉ mới được thành lập và chính thức đi vào hoạt động hơn 3 năm nhưng công ty cổ phần Vinatex quốc tế đã gặt hái đƣợc rất nhiều thành tựu mà ngay cả những doanh nghiệp lớn cũng phải khao khát, trong đó có thể kể đến tốc độ phát triển nhanh chóng của công ty thông qua việc xây dựng nên một quy trình quản lý đơn hàng khoa học, chặt chẽ, cùng với hệ thống biểu mẫu logic, thống nhất và đội ngũ nhân viên quản lý đơn hàng chuyên nghiệp, năng động, làm việc với hiệu quả cao. Để đạt đƣợc những thành tựu trên, không thể không kể đến sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc cũng như những nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ, nhân viên công ty nhằm hướng tới mục tiêu đƣa công ty cổ phần Vinatex quốc tế vƣơn ra biển lớn 3.2 Xây dựng được một mô hình quản lý đơn hàng khoa học, chặt chẽ Mô hình quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần Vinatex quốc tế được tạo nên từ sự kết hợp hài hoà giữa mô hình quản lý đơn hàng của các nƣớc tiên tiến trên thế giới và thực tiễn hoạt động quản lý đơn hàng tại Việt Nam. Trong đó, ở mỗi giai đoạn của quy trình đều quy định cụ thể các nhiệm vụ và trách nhiệm của các phòng ban cũng nhƣ các nhân viên, đây chính là cơ sở để các công việc đƣợc tiến hành tuần tự, hiệu quả, minh chứng của nhận định này được thể hiện qua tốc độ tang trưởng doanh thu hàng năm của công ty. Bên cạnh đó, nhờ sự chặt chẽ và khoa học trong quy trình quản lý đơn hàng mà doanh nghiệp có thể rút ngắn được thời gian lãng phí, tạo ra được các sản phẩm có chất lượng cao, đồng đều và ổn định, giảm được các chi phí do việc phải làm lại, sửa lại, từ đó tăng sự hài lòng của khách hang cũng nhƣ tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng thị phần cho doanh nghiệp. 3.3 Những hạn chế cần khắc phục 3.3.1 Lợi nhuận của doanh nghiệp còn thấp do nhận nhiều đơn hang FOB chỉ định Lợi nhuận luôn là mục tiêu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp, mặc dù nhìn vào kết quả kinh doanh qua các năm của công ty cổ phần Vinatex quốc tế, có thể thấy doanh nghiệp có tốc độ tăng trƣởng doanh thu tương đối cao, tuy nhiên trên thực tế lợi nhuận thu được không nhiều do doanh nghiệp còn nhận nhiều đơn hàng FOB chỉ định, tức là khách hàng có quyền chỉ định nhà cung cấp nguyên phụ liệu. 3.3.2 Doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro do chưa chủ động được nguồn cung nguyên phụ liệu Tại công ty cổ phần Vinatex quốc tế, đa số nguyên phụ liệu đƣợc nhập khẩu từ nước ngoài, điều này làm nảy sinh nhiều rủi ro cho doanh nghiệp như: Thứ nhất, rủi ro về số lượng, chất lượng nguyên phụ liệu: Mặc dù các nhà cung cấp nguyên phụ liệu thường sẽ gửi mẫu trước khi doanh nghiệp ra quyết định đặt mua, tuy nhiên, khi doanh nghiệp nhập nguyên phụ liệu về mà số lượng nguyên phụ liệu không đủ hoặc chất lƣợng nguyên phụ liệu không đồng đều, không giống như mẫu đã gửi trước đó thì doanh nghiệp sẽ phải đối diện với nguy cơ tốn them chi phí nhập nguyên phụ liệu khác hoặc lãng phí thời gian chờ đợi nguyên phụ liệu. Thứ hai, rủi ro về thời hạn giao hàng: Khi nhập khẩu nguyên phụ liệu, ngoài rủi ro do khoảng cách địa lý và các điều kiện tự nhiên thì trong một số trƣờng hợp doanh nghiệp còn phải đối mặt với các rào cản hải quan dẫn đến thời hạn giao nguyên phụ liệu bị chậm trễ, gây tác động đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. 3.4 Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty TNHH Kotiti. Do Kotiti là Một Văn phòng chuyên kiểm hàng xuất khẩu may mặc theo đơn đặt hàng của các khách hàng Nhât, Hàn Quốc để kiểm định chất lượng hàng may mặc, da giày xuất khẩu. Do vậy, Kotiti không có hoạt động Quản lý đơn hàng như các Doanh nghiệp tại Vinatex. KẾT LUẬN Sau quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Viantex Quốc Tế em nhận thấy để hoàn thiện quy trình sản xuất phải có sự góp sức của tất cả ccasc cán bộ công nhân viên trong công ty. Thời gian thực tập ngắn nên báo cáo của em không tránh khỏi sai xót, em mong thầy cô góp ý giúp bài em hoàn thiện hơn. Bên cạnh những kiến thức tại trường em cũng hệ thống được kiến thức để áp dụng vào công việc thực tế tại Doanh nghiệp sau khi em hoàn thành khóa học Quản lý đơn hàng. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn các thầy cô Trường Đại học công nghiệp dệt may Hà Nội và cán bộ công nhân viên Công ty cổ phầnVinatex QuốcTế đã giúp em hoàn thành báo cáo này./. MỤC LỤC

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docbao_cao_thim_6469.doc
Luận văn liên quan