Công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên

Lời mở đầu Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý nhà nước, do đó việc làm công văn, giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể được trong hoạt động đó. Toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của các cơ quan gọi là công tác văn thư. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hay nói một cách khác, công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan). Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là trong những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ thì nhiệm vụ của công tác văn thư càng phải được quan tâm và đổi mới hơn nữa. Trong quá trình học, chúng tôi nhận thấy các môn học như: Nghiệp vụ công tác văn thư. Những năm gần đây lý luận và thực tiễn trong công tác văn thư - lưu trữ ở nước ta đã có những bước phát triển mới, phong phú và rất đa dạng. Đặc biệt trong mỗi một cơ quan lại có một thực tế và yêu cầu riêng biệt. Vì thế mà việc gắn lý thuyết với thực tế cũng là một vấn đề thật không đơn giản, nhất là đối với chúng tôi đang công tác trong các cơ quan hành chính Nhà nước, trong công tác lại có khi phải kiêm nhiệm thêm những việc khác có đặc thù riêng, thời gian rất hạn chế, nên mỗi người chúng tôi đều phải cố gắng rất nhiều để có thể đáp ứng được với thực tế của nhu câù công việc. Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên và văn phòng hành chính của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 3 1. Chức năng 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng hành chính 7 1. Chức năng 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 3. Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính 8 4. Thái độ và tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan 8 Chương II: Quá trình khảo sát, thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 10 I. Công tác văn thư 10 1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 10 2. Công tác soạn thảo văn bản 12 3. Quản lý văn bản 18 4. Quản lý con dấu 21 5. Lập Hồ sơ hiện hành 21 6. Trực điện thoại 25 II. Quản trị văn phòng 25 1. Mô hình văn phòng 25 2. Tổ chức lao động khoa học văn phòng 26 III. Công tác lưu trữ 29 1. Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 29 2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 29 Chương III: Thu hoạch của bản thân 30 I. Những thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập 30 II. Nhận xét, kiến nghị 30 1. Nhận xét 30 2. Kiến nghị 31 Kết luận 34

doc43 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 07/02/2013 | Lượt xem: 3248 | Lượt tải: 33download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
c«ng t¸c kÕ to¸n, thèng kª vµ tµi chÝnh cña Uû ban theo ®iÒu lÖ tæ chøc kÕ to¸n Nhµ n­íc vµ c¸c quy ®Þnh vÒ kÕ to¸n tµi chÝnh cña Uû ban nh©n d©n. * Ban chØ huy qu©n sù: lµ ban cã chøc n¨ng nhËn c«ng v¨n, b¸o c¸o cña §¶ng uû, HuyÖn uû vÒ c«ng t¸c qu©n sù. * Ban c«ng an: lµ ban cã chøc n¨ng ®¶m b¶o trËt tù an ninh trong th«n xãm, ph­êng, thÞ x·. * C¸n bé thuÕ th­¬ng nghiÖp: lµ ban cã chøc n¨ng ban hµnh luËt thuÕ ¸p dông ®èi víi hé kinh doanh nhá trªn ®Þa bµn x·. * Ban v¨n ho¸ th«ng tin: lµ ban cã chøc n¨ng lµm c«ng t¸c tuyªn truyÒn nh÷ng chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch vÒ v¨n ho¸. Vµ gãp phÇn x©y dùng nÕp sèng v¨n minh - v¨n ho¸ cho ng­êi d©n. Trong thêi gian thùc tËp t¹i Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn, t«i ®· ®­îc nhËn vÒ thùc tËp t¹i phßng hµnh chÝnh - v¨n th­. Sau ®©y lµ mét vµi nÐt giíi thiÖu vÒ v¨n phßng hµnh chÝnh - v¨n th­. II. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña v¨n phßng hµnh chÝnh. 1. Chøc n¨ng. V¨n phßng hµnh chÝnh lµ ban cã chøc n¨ng tham m­u vµ gióp viÖc cho l·nh ®¹o Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn trong x©y dùng, triÓn khai thùc hiÖn kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, kÕ ho¹ch ®Çu t­ vµ trùc tiÕp triÓn khai c«ng t¸c hµnh chinh qu¶n trÞ cña Uû ban; phôc vô yªu cÇu qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th­- l­u tr÷ cña Uû ban nh©n d©n x·. 2. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n * LËp vµ tæ chøc kÕ ho¹ch hµng n¨m cña Uû ban nh©n d©n vµ lËp kÕ ho¹ch s¸u th¸ng ®Çu n¨m. §Þnh kú b¸o c¸o c«ng t¸c thùc hiÖn kÕ ho¹ch theo quy ®Þnh. * Th­êng xuyªn theo dâi, ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh theo ®óng kÕ ho¹ch vµ ph¶i gi¶i quyÕt kÞp thêi c¸c c«ng viÖc ®ét xuÊt th¸o gì nh÷ng khã kh¨n, trë ng¹i trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch. * Thu thËp vµ xö lý th«ng tin kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. * ChuÈn bÞ c¸c v¨n b¶n tæng hîp ®Ó b¸o c¸o lªn cÊp trªn. * Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th­, qu¶n lý v¨n b¶n trong c¬ quan vµ nh÷ng v¨n b¶n ë bªn ngoµi c¬ quan göi ®Õn. * Tæ chøc c«ng t¸c l­u tr÷ hå s¬ cña Uû ban nh©n d©n ®Ó phôc vô cho viÖc tra t×m nhanh chãng vµ thuËn tiÖn. * Qu¶n lý toµn bé tµi s¶n, vËt t­, trong thiÕt bÞ, c«ng cô lao ®éng cña uû ban. * Thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷, theo ®óng quy ®Þnh, qu¶n lý vµ cÊp giÊy giíi thiÖu. * Lµm c¸c thñ tôc nh­: §¨ng ký, qu¶n lý con dÊu chuyÓn giao v¨n b¶n ®i, ®Õn, tiÕp nhËn v¨n b¶n. 3. C¬ cÊu tæ chøc v¨n phßng hµnh chÝnh * Tr­ëng ban chÞu tr¸ch nhiÖm Uû ban nh©n d©n x· vÒ tæ chøc ®iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc trong phßng, tæng hîp b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña Uû ban nh©n d©n, ph©n c«ng chØ ®¹o c«ng viÖc chung. * C¸n bé: Thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc theo sù ph©n c«ng cña tr­ëng ban. B¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn nhiÖm vô trong tuÇn vµ kÕ ho¹ch tuÇn tíi, lµm c¸c c«ng viÖc ph¸t sinh theo sù ph©n c«ng cña tr­ëng ban, qu¶n lý c¸c trang thiÕt bÞ ®­îc giao cã hiÖu qu¶. Thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­, b¶o mËt, ®¨n­g ký, tiÕp nhËn, cÊp ph¸t, l­u tr÷ c«ng v¨n, tµi liÖu ®Õn vµ ®i. S¬ ®å tæ chøc cña v¨n phßng hµnh chÝnh Tr­ëng ban N«ng V¨n S¬ C¸n bé N«ng V¨n Lùc C¸n bé Long V¨n Th¬ C¸n bé La V¨n Th¨ng 4. Th¸i ®é vµ tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé trong c¬ quan Qua ®ît thùc tËp nµy, ®iÒu ®Ó l¹i cho t«i Ên t­îng s©u s¾c nhÊt lµ t×nh c¶m , tinh thÇn lµm viÖc h¨ng say, hÕt m×nh cña tÊt c¶ c¸c c¸n bé, nh©n viªn trong Uû ban. Tuy lµ c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ n­íc nh­ng kh«ng gièng nh÷ng c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ n­íc kh¸c bëi ë ®©y c¸c c¸n bé trong uû ban ®Òu cã t¸c phong lµm viÖc rÊt hiÖn ®¹i vµ khoa häc. Trong c«ng viÖc, c¸c c¸n bé vµ nh©n viªn lu«n ý thøc ®­îc nghÜa vô, tr¸ch nhiÖm cña m×nh, chÊp hµnh nghiªm chØnh néi quy cña c¬ quan, t¸c phong nhanh nhÑn vµ n¨ng næ s¸ng t¹o trong c«ng viÖc. Tuy lµ lµm viÖc hµnh chÝnh, nh­ng giê giÊc ë Uû ban lu«n ®­îc chÊp hµnh nghiªm chØnh. Th¸i ®é lµm viÖc cña c¸n bé trong c¬ quan rÊt tèt, c«ng viÖc trong mét ngµy hä kh«ng bao giê ®Ó ®Õn ngµy mai, mµ ®Òu cè g¾ng hoµn tÊt, dï ph¶i vÒ muén h¬n b×nh th­êng. NhiÒu khi ®· hÕt giê lµm tõ l©u nh­ng hä vÉn ë l¹i ®Ó hoµn thµnh nèt c«ng viÖc ®Ò ra trong ngµy. §iÒu ®ã ®· cho ta thÊy ®­îc th¸i ®é còng nh­ tinh thÇn hÕt m×nh v× c«ng viÖc cña c¸n bé Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. Trong Uû ban cã nhiÒu phßng ban víi nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô riªng vµ ®­îc bè trÝ kh¸ xa h¬n. Nh­ng kh«ng v× thÕ mµ th¸i ®é c¸n bé trong c¸c phßng ban còng nh­ gi÷a c¸c phßng ban víi nhau cã sù kh¸c biÖt hay mét kho¶ng c¸ch nµo. Mµ tr¸i l¹i Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn nh­ mét ng«i nhµ lín mµ ë ®ã cã sù yªu th­¬ng ®ïm bäc che chë, gióp ®ì lÉn nhau gi÷a c¸c c¸n bé trong c¬ quan. Tãm l¹i, ®Ó ®¹t ®­îc nh÷ng ®iÒu trªn lµ mét phÇn nhê vµo sù quan t©m hîp lý cña Ban chö tÞch ®èi víi ®éi ngò c¸n bé trong c¬ quan. Sù ®Çu t­ thÝch ®¸ng vµo nguån nh©n lùc cña c¬ quan ®Ó ngµy cµng n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn, sù cè g¾ng më réng quan hÖ hîp t¸c, ®æi míi ph­¬ng thøc, lÒ lèi, còng nh­ t¸c phong lµm viÖc nh»m ®¸p øng vµ theo kÞp víi sù ph¸t triÓn cña x· héi. Ch­¬ng II Qu¸ t×nh kh¶o s¸t, thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ vµ qu¶n trÞ v¨n phßng t¹i uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. I. C«ng t¸c v¨n th­ 1. Qu¶n lý, chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­ cña Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. HiÖn nay, v¨n b¶n qu¶n lý, chØ ®¹o ë x· ch­a cã quyÕt ®Þnh ban hµnh. Nh­ chóng ta ®· biÕt v¨n b¶n qu¶n lý chØ ®¹o lµ rÊt quan träng mµ c¸c c¬ quan ph¶i ban hµnh, ®Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c v¨n bµn th­ - l­u tr÷. Nh­ vËy,v¨n b¶n qu¶n lý, chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi c¸c c¬ quan. V× thÕ mµ c¸c c¬ quan ch­a ban hµnh th× cÇn ph¶i cã v¨n b¶n vµ ban hµnh kÞp thêi ®Ó cho viÖc qu¶n lý chØ ®¹o ®­îc thuËn lîi h¬n trong c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷. NÕu cã v¨n b¶n, qu¶n lý chØ ®¹o th× c¸n bé trong c¬ quan sÏ n¾m râ ®­îc néi dung yªu cÇu cña c¬ quan vµ sÏ thùc hiÖn ®óng theo nguyªn t¾c ®· ®Ò ra. C«ng t¸c v¨n th­ cã néi dung phøc t¹p, nhiÒu c«ng t¸c mang tÝnh khoa häc vµ kü thuËt cao. Nh÷ng c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ nãi chung vµ nh÷ng c¸n bé chuyªn tr¸ch c«ng t¸c v¨n th­ tuú theo yªu cÇu cô thÓ, ph¶i ®­îc båi d­ìng, huÊn luyÖn c¸n bé ë nh÷ng møc ®é kh¸c nhau. §Ó ®¸p øng yªu cÇu th­êng xuyªn n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cho c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ chuyªn tr¸ch vµ nh÷ng c¸n bé kh¸c lµm c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c v¨n th­, hµng n¨m cã nhiÒu líp båi d­ìng nghiÖp vô ng¾n h¹n do Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan tæ chøc theo sù chØ ®¹o chung cña Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan, phôc vô cho viÖc n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cho c¸c ®èi t­îng lµm c¸c nghiÖp vô v¨n th­ kh¸c nhau. Ngoµi c¸c líp ng¾n h¹n nãi trªn, c¸n bé ë x· còng bè trÝ ch­¬ng tr×nh v¨n th­ trong néi dung lµm viÖc cña m×nh. ViÖc trang bÞ c¬ së vËt chÊt cho c«ng t¸c v¨n th­ ë c¬ quan lµ viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt. VÒ c¬ së h¹ tÇng tõ khi míi thµnh lËp Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· gÆp nhiÒu thiÕu thèn vÒ nhµ ®Ó tµi liÖu, chç lµm viÖc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn cßn thiÕu thèn, víi sù quan t©m cña §¶ng vµ Nhµ n­íc cïng víi sù nç lùc ph©n ®Êu cña c«ng t¸c v¨n th­, ®Õn nay Uû ban ®· ®­îc trang bÞ c¸c thiÕt bÞ lµm viÖc t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ. Trong mçi phßng ban ®Òu cã l¾p ®Æt m¸y vi tÝnh Pentium IV ®­îc nèi m¹ng, mét qu¹t th«ng giã, mét m¸y ®iÖn tho¹i ®­îc nèi m¹ng réng ra ngoµi. V¨n phßng hµnh chÝnh v¨n th­ ®­îc trang bÞ cho mçi phßng tõ 1 ®Õn 2 m¸y vi tÝnh vµ mét m¸y in. Trang bÞ, hai m¸y photocopy cho v¨n th­, c¸c phßng ®Òu cã ®iÖn tho¹i , c¸c m¸y tÝnh ®Òu ®­îc nèi mang víi nhau vµ ®­îc kÕt nèi m¹ng Internet vµ cã tèc ®é xö lý cao ®Ó ®¶m b¶o c«ng viÖc ®­îc xö lý nhanh chãng thuËn tiÖn. Nh÷ng trang thiÕt bÞ kh¸c nh­ nhµ cöa trô së ®­îc bè trÝ réng r·i ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn t­¬ng ®èi tèt, dông cô v¨n phßng phÈm ®­îc cung cÊp kÞp thêi ®ñ nhu cÇu. C«ng t¸c kiÓm tra ®èi víi c«ng t¸c v¨n th­ cña Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn nh­ sau: Uû ban x· ®· tæ chøc kiÓm tra theo ®Þnh kú, (S¸u th¸ng mét lÇn). Mçi lÇn kiÓm tra ®Ó lµm s¸ng tá kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô cña c¬ quan. Qua sù kiÓm tra nµy ®Ó ®¸nh gi¸ c¸c ®­êng lèi ®­a ra vÒ c«ng t¸c v¨n th­ cã ®óng hay kh«ng ®Ó kÞp thêi söa ®æi s¸t víi thùc tÕ. Khi kiÓm tra cã thÓ x©y dùng ®­îc c¸c b¶n h­íng dÉn, chØ ®¹o mét c¸ch s¸t thùc víi ho¹t ®éng cña c¬ quan. Mçi lÇn kiÓm tra th× cÊp trªn sÏ kiÓm tra vÒ chÊt l­îng xö lý th«ng tin cña c¬ quan nh­ thÕ nµo? KiÓm tra toµn bé tæng hîp th«ng tin cã ®óng hay kh«ng. KiÓm tra v¨n b¶n cã ®óng thÓ thøc hay kh«ng vµ kiÓm tra ®é chÝnh x¸c cña th«ng tin. Nh­ vËy, c«ng t¸c kiÓm tra ®èi víi c«ng t¸c v¨n th­ lµ nh»m xem xÐt c¸n bé v¨n th­ lµm viÖc cã hiÖu qu¶ hay kh«ng. NÕu kh«ng th× sÏ ph¶i chØnh söa l¹i ®Ó cho c«ng t¸c v¨n th­ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ ®i lªn. Tæ chøc biªn chÕ cña v¨n th­ chuyªn tr¸ch cña Uû ban lµ tæ chøc biªn chÕ cho v¨ th­ chuyªn tr¸ch lµ 5 n¨m mét lÇn. Tæ chøc biªn chÕ cho v¨n th­ lµ nh÷ng ng­êi lµm viÖc ë c¬ quan tõ 5 n¨m trë lªn, cã lý lÞch tèt, chÊp hµnh mäi quy chÕ mµ c¬ quan ®· ®Ò ra. H×nh thøc, tæ chøc v¨n th­ c¬ quan theo c¬ chÕ tËp trung. Cã nghÜa lµ toµn bé c¸c thao t¸c nghiÖp vô cña c«ng t¸c v¨n th­ ®­îc thùc hiÖn t¹i mét n¬i, mét vÞ trÝ cña c¬ quan hay lµm viÖc n¬i chung cña c¬ quan. §ã lµ v¨n phßng hµnh chÝnh. 2. C«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n So¹n th¶o v¨n b¶n ®ã lµ mét c«ng viÖc th­êng lµm ë bÊt kú c¬ quan, tæ chøc nµo. Nh­ chóng ta ®· biÕt viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i theo quy ®Þnh chung cho nªn c«ng viÖc nµy ®ßi hái ph¶i cã ®é chÝnh x¸c cao th× v¨n b¶n ®ã míi cã hiÖu lùc. H¬n thÕ n÷a v¨n b¶n lµ vËt mang tin ®Ó ghi l¹i vµ truyÒn ®¹t th«ng tin trong ho¹t ®éng, qu¶n lý. Nã mang tÝnh giao dÞch cô thÓ ho¸ c¸c v¨n b¶n ph¸p quy vµ thùc hiÖn nh÷ng kÕ ho¹ch c«ng t¸c theo chøc n¨ng nhiÖm vô cña Uû ban, ViÖc ph©n c«ng so¹n th¶o v¨n b¶n do Tr­ëng ban, v¨n phßng ph©n c«ng vµ ®­îc ph©n c«ng cho c¸n bé v¨n th­ so¹n th¶o. V¨n b¶n c¬ quan do c¸n bé §ç H­¬ng Chµ so¹n th¶o, c«ng viÖc so¹n th¶o cña Uû ban lµ so¹n th¶o nh÷ng v¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng th­êng nã bao gåm: c«ng v¨n, b¸o c¸o, th«ng b¸o, tê tr×nh V¨n b¶n bao gåm rÊt nhiÒu yÕu tè cÊu thµnh nªn nã ®­îc viÕt ë nhiÒu vÞ trÝ quy ®Þnh víi c¸ch viÕt ph«ng ch÷, cì ch÷ ®­îc quy ®Þnh chÆt chÏ nh»m b¶o ®¶m cho v¨n b¶n ®ã tÝnh ph¸p lý, tÝnh quyÒn lùc cña v¨n b¶n. Sau khi so¹n th¶o v¨n b¶n xong th× ph¶i in ra, tr­íc khi in th× ph¶i prcview ®Ó chØnh söa v¨n b¶n sau ®ã ®ãng l¹i vµ më hép tho¹i print b»ng c¸ch vµo File/Print. Trong ®ã All lµ in tÊt c¶, current page lµ in trang chøa con trá, puges lµ in trang tuú thÝch ta gâ sè trang cÇn in vµo ®©y. LËp b¶ng biÓu thèng kª sè l­îng v¨n b¶n cña c¬ quan trong nh÷ng n¨m gÇy ®©y: N¨m 2005 2006 2007 2008 2009 C«ng v¨n 30 35 40 37 25 B¸o c¸o 40 45 42 35 20 Th«ng b¸o 10 15 8 20 16 Tê tr×nh 15 10 8 14 10 Quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n lµ dïng ®Ó chØ tr×nh tù c¸c b­íc khi tiÕn hµnh so¹n th¶o v¨n b¶n. Quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n gåm: chuÈn bÞ b¶n th¶o v¨n b¶n, duyÖt b¶n th¶o, in (nh©n b¶n), tr×nh ký v¨n b¶n. * Qu¸ tr×nh chuÈn bÞ. - S¬ bé x¸c ®Þnh vÊn ®Ò §©y lµ t¸c ®éng ®Çu tiªn ®Ó x¸c ®Þnh c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n. Ng­êi so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i xem xÐt c¸c vÊn ®Ò. + Môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n. + Thêi gian ban hµnh v¨n b¶n. + VÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n + §èi t­îng gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n + HËu qu¶ t¸c ®éng cña v¨n b¶n. C¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh: + Yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc Yªu cÇu cña vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt. Yªu cÇu cña c¬ quan. + Thùc tÕ c«ng t¸c cña c¬ quan cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò gi¶i quyÕt v¨n b¶n. Néi dung x¸c ®Þnh: + X¸c ®Þnh vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n + X¸c ®Þnh thêi gian ra v¨n b¶n. - X¸c ®Þnh tªn lo¹i v¨n b¶n C«ng viÖc tiÕp theo cña qu¸ tr×nh chuÈn bÞ lµ x¸c ®Þnh tªn lo¹i cña v¨n b¶n cÇn ®­îc so¹n th¶o. §Ó phôc vô môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n, ph¶i chän ®­îc lo¹i v¨n b¶n phï hîp víi môc ®Ých gi¶i quyÕt c«ng viÖc vµ thÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n cña c¬ quan. Mçi v¨n b¶n cã mét t¸c dông vµ mÉu cô thÓ, viÖc chän lo¹i v¨n b¶n thÝch hîp víi môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n, cho gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®¹t hiÖu qu¶, ®óng môc ®Ých. C¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh. + ThÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n c¬ quan + Néi dung cña vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt + Môc ®Ých, yªu cÇu ra v¨n b¶n. Néi dung c«ng viÖc: + So s¸nh gi÷a môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n víi c«ng dông cña tõng lo¹i v¨n b¶n ®Ó chän ra v¨n b¶n cÇn sö dông. + X¸c ®Þnh mÉu v¨n b¶n theo tªn lo¹i ®· chän. T¹o mÉu v¨n b¶n tiÖn cho viÖc thùc hiÖn môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n, gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®· ®Æt ra. - Thu thËp th«ng tin. Mçi v¨n b¶n ®Òu ph¶i cã c¸c sè liÖu dÉn chøng sù viÖc, c¨n cø ph¸p lý … §ã lµ th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n, c¸c th«ng tin ®ã ph¶i ®­îc thu thËp mét c¸ch ®Çy ®ñ, kh¸ch quan, chÝnh x¸c trong qu¸ tr×nh chuÈn bÞ ®Ó so¹n th¶o mét v¨n b¶n. V¨n b¶n cµng quan träng, th«ng tin thu thËp cµng ph¶i ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kh¸ch quan. Cã 3 lo¹i th«ng tin cÇn thu thËp: th«ng tin nguyªn t¾c, th«ng tin tiÕn ®é vµ th«ng tin thùc tÕ. + C¬ së thu thËp: C¨n cø vµo môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n vµ môc ®Ých gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong v¨n b¶n. C¨n cø vµo ®èi t­îng thi hµnh v¨n b¶n. + Néi dung c«ng viÖc: Th«ng tin thùc tÕ: lo¹i th«ng tin nµy thu thËp tõ thùc tÕ c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò ph¶i gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n ph¶i so¹n th¶o. Nh÷ng th«ng tin lo¹i nµy kh«ng thu thËp tõ c¸c lo¹i Hå s¬ mµ thu thËp tõ cuéc sèng thùc tÕ. Lo¹i th«ng tin nµy cµng chÝnh x¸c, cµng mang l¹i tÝnh kh¶ thi cho v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o ra. Th«ng tin tiÕn ®é, ®©y lµ lo¹i th«ng tin rót ra tõ hå s¬ c«ng viÖc ®Ó x¸c ®Þnh tiÕn tr×nh c«ng viÖc ®ang thùc hiÖn, tõ ®ã x¸c ®Þnh néi dung tiÕp theo cña v¨n b¶n ph¶i so¹n th¶o. Lo¹i th«ng tin nµy ®¶m b¶o cho néi dung v¨n b¶n kh«ng trïng lÆp víi c¸c v¨n b¶n tr­íc ®ã. Th«ng tin nguyªn t¾c: ®©y lµ lo¹i th«ng tin ®­îc rót ra tõ hå s¬ nguyªn t¾c, cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc ph¶i gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n sÏ so¹n th¶o. Lo¹i th«ng tin nµy gióp cho v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o ra phï hîp víi hÖ thèng ph¸p luËt cña Nhµ n­íc vµ kh«ng tr¸i víi v¨n b¶n cña cÊp trªn. MÆt kh¸c, lo¹i th«ng tin nµy lµ c¬ së ph¸p lý cho c¸c néi dung gi¶i quyÕt vÊn ®Ò trong v¨n b¶n sÏ ®­îc so¹n th¶o. - ViÕt ®Ò c­¬ng §©y lµ c«ng viÖc chuÈn bÞ cuèi cïng ®Ó h×nh thµnh mét v¨n b¶n. TÊt c¸c c«ng viÖc chuÈn bÞ trªn ®Òu ®Ó ®i ®Õn c«ng viÖc cuèi cïng nµy. ViÖc viÕt ®Ò c­¬ng lµ h×nh thµnh mét c¸ch hoµn thiÖn v¨n b¶n sÏ ®­îc so¹n th¶o víi viÖc s¾p xÕp néi dung mét c¸ch hîp lý dÔ hiÓu. ViÖc h×nh thµnh ®Ò c­¬ng vµ viÕt ®Ò c­¬ng theo mÉu v¨n b¶n lµ ®Æc ®iÓm cña v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n­íc, c¬ së ®Ó h×nh thµnh ®Ò c­¬ng chÝnh lµ mÉu cña v¨n b¶n ®­îc chän tªn lo¹i ®· thùc hiÖn sau khi x¸c ®Þnh môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n. C«ng viÖc nµy gióp cho ng­êi so¹n th¶o v¨n b¶n h×nh thµnh v¨n b¶n mét c¸ch chi tiÕt tr­íc khi tiÕn hµnh viÕt thµnh v¨n b¶n. MÆt kh¸c, viÖc viÕt ®Ò c­¬ng tr­íc khi so¹n th¶o t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó ng­êi viÕt s¾p xÕp ý tø, néi dung ®Ó v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o ra ®óng víi môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n. * C¸c ph­¬ng ph¸p viÕt v¨n b¶n. - §äc cho th­ ký ®¸nh m¸y, nghi ©m, nghi tèc ký. - Tù so¹n th¶o v¨n b¶n b»ng c¸c ph­¬ng tiÖn v¨n phßng. - ViÕt tay v¨n b¶n. * DuyÖt b¶n th¶o . - B¶n th¶o v¨n b¶n ph¶i ®­îc, duyÖt tr­íc khi ®¸nh m¸y, tr×nh ký vµ lµm thñ tôc göi ®i. - Ng­êi duyÖt b¶n th¶o ph¶i ký tÊt vµo b¶n th¶o mµ m×nh ®· duyÖt. - Tuú tõng lo¹i v¨n b¶n, tuú tõng c¬ quan mµ viÖc tæ chøc duyÖt b¶n th¶o cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng. Nh­ vËy, quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n lµ mét viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt khi so¹n th¶o v¨n b¶n. Muèn so¹n th¶o mét v¨n b¶n tèt th× ph¶i cã mét quy tr×nh hîp lý sÏ t¹o nªn mét v¨n b¶n logic. ThÓ thøc v¨n b¶n cña c¬ quan ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: ThÓ thøc v¨n b¶n lµ c¸c yÕu tè th«ng tin, cÇn ®­îc thÓ hiÖn trong v¨n b¶n, theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. ThÓ thøc, v¨n b¶n cã ý nghÜa ®Ó ®¶m b¶o tÝnh kû c­¬ng, thèng nhÊt trong viÖc ban hµnh v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n­íc. ThÓ thøc cña v¨n b¶n ®¶m b¶o tÝnh thiÕt thùc vµ hiÖu lùc ph¸p lý cña v¨n b¶n, song võa t¹o nªn thuËn lîi cho viÖc qu¶n lý v¨n b¶n vµ phÐp lÞch sù trong viÖc giao tiÕp gi÷a c¸c c¬ quan. Quèc hiÖu: lµ yÕu tè th«ng tin thÓ hiÖn tªn n­íc vµ chÕ ®é chÝnh trÞ cña mét quèc gia. Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - T­ do - H¹nh phóc Dßng trªn: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷. VntimeH, cì ch÷ 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. Dßng d­íi: §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷ Vntime, cì ch÷ 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, phÝa d­íi cã ®­êng g¹ch ngang, nÐt liÒn kÐo dµi hÕt dßng ch÷. Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (2) b»ng ph«ng ch÷ VntimeH, cì ch÷ 12 ®Õn 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, phÝa d­íi cã ®­êng g¹ch ngang, nÐt liÒn, dµi kho¶ng 1/2 so víi tªn c¬ quan vµ ®Æt c©n ®èi ë gi÷a. Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn Sè, ký hiÖu v¨n b¶n: Tr×nh bµy ë « sè (3) sè v¨n b¶n tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷ Vntime, ký hiÖu b»ng ph«ng ch÷ VntimeH, sè, vµ ký hiÖu cã cì ch÷ 13, kiÓu ch÷ ®øng thèng nhÊt nh­ sau: Sè: 37/CV - VP (c«ng v¨n sè 37 cña v¨n phßng). §Þa danh vµ ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (4) b»ng ph«ng ch÷. Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ nghiªng. §Þa danh ®Æt tr­íc thêi gian, tªn ®Þa danh ph¶i viÕt hoa, sau ®Þa danh cã dÊu phÈy. Sè, ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n viÕt b»ng sè A lËp nh÷ng sè chØ ngµy nhá h¬n 10, vµ chØ sè th¸ng 1, th¸ng 2 ph¶i viÕt sè 0 ë tr­íc. VD: Tó Xuyªn, ngµy 01 th¸ng 02 n¨m 2005. N¬i nhËn v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (5a) vµ ë « sè (5b). ¤ sè (5a) ghi côm tõ "kÝnh göi" ¸p dông cho c«ng v¨n hµnh chÝnh. Côm tõ "KÝnh göi" vµ tªn c¬ quan ®­îc tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷. Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, sau côm tõ "KÝnh göi" cã dÊu hai chÊm. (: ) VÝ dô: KÝnh göi: - Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan. - Phßng kÕ to¸n - kinh tÕ vµ PTNT HuyÖn V¨n Quan ¤ sè (5b) ghi côm tõ "n¬i nhËn" ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n. Côm tõ n¬i nhËn ®­îc tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷. VntimeH, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, phÝa d­íi tªn gäi tr×nh bµy trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n b»ng ph«ng ch÷ Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. VD: B¸o c¸o V/V t×nh h×nh §¹i héi cña HTX Tó Xuyªn. Néi dung v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (7) b»ng ph«ng ch÷ Vntime, cì ch÷ 12 ®Õn 14, kiÓu ch÷ ®øng. Khi xuèng dßng th× ch÷ ®Çu dßng lïi vµo 01 tab. ThÓ thøc ®Ó ký vµ chøc vô cña ng­êi ký v¨n b¶n: Tr×nh bµy ë « sè (8) b»ng ph«ng ch÷. VntimeH cì ch÷ 12 ®Õn 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. VD: TM. Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn chñ tÞch Ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn: ®­îc tr×nh bµy ë « sè (9). DÊu c¬ quan: ®ãng vµo « sè (10) trïm lªn 1/3 ch÷ ký ë phÝa bªn tr¸i. Hä, tªn ng­êi ký v¨n b¶n: tr×nh bµy « sè (11) b»ng ph«ng ch÷. Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. VD: N«ng V¨n S¬ Tãm l¹i, thÓ thøc v¨n b¶n cña c¬ quan ®­îc thÓ hiÖn kh¸ ®Çy ®ñ vµ l«gic. Song vÉn cßn tån t¹i mét vµi yÕu tè thÓ hiÖn ch­a ®óng. VÝ dô nh­ khi ®ãng con dÊu ch­a c©n. 3. Qu¶n lý v¨n b¶n Qu¶n lý v¨n b¶n lµ ¸p dông nh÷ng biÖn ph¸p vÒ nghiÖp vô, nh»m gióp cho c¬ quan vµ thñ tr­ëng c¬ quan n¾m ®­îc thµnh phÇn néi dung vµ t×nh h×nh chuyÓn giao, tiÕp nhËn gi¶i quyÕt v¨n b¶n; sö dông vµ b¶o qu¶n v¨n b¶n trong ho¹t ®éng h»ng ngµy cña c¬ quan. a. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i: Lµ kh¸i niÖm chØ chung cña v¨n b¶n tµi liÖu do mét c¬ quan göi ®i. C¸c thñ tôc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®i cña c¬ quan, cã kÌm theo phiÕu göi. ViÖc chuyÓn giao v¨n b¶n cña c¬ quan cã kÞp thêi. Song ®¨ng ký v¨n b¶n theo h×nh thøc b»ng sæ. So víi mÉu ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ®· häc víi §¨ng ký v¨n b¶n ®i b»ng sè, ë c¬ quan th× c¸c yÕu tè thÓ hiÖn ®Òu gåm cã 8 cét Nãi chung lµ gièng nhau, kh«ng cã g× kh¸c nhau. Tuy nhiªn, sè l­îng v¨n b¶n ban hµnh trong n¨m cßn Ýt. Thñ tôc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i sau khi ®o¹n th¶o v¨n b¶n xong, v¨n th­ kiÓm tra thÓ thøc v¨n b¶n cã phï hîp víi ph¸p luËt quy ®Þnh kh«ng, sau ®ã ®­a lªn thñ tr­ëng ®Ó tr×nh ký. Tr­íc khi v¨n b¶n chuyÓn ra ngoµi, mét lÇn n÷a v¨n th­ ph¶i kiÓm tra van b¶n ®ãng dÊu chØ møc ®é khÈn, mËt lªn v¨n b¶n v¨n th­ ghi sè c«ng v¨n ®Ó ngµy th¸ng vµ trÝch yÕu c«ng v¨n vµo sæ c«ng v¨n ®i. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i cña Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn rÊt râ rµng, chÝnh x¸c, kÞp thêi, an toµn vµ bÝ mËt. V¨n b¶n ®i ®· thÓ hiÖn ®Çy ®ñ c¸c néi dung song sè l­îng v¨n b¶n ®i ban hµnh cßn qu¸ Ýt. Sæ c«ng v¨n ®i gän gµng, s¹ch sÏ, dÔ hiÓu. C«ng v¨n ®i lµ c«ng v¨n rÊt quan träng chÝnh v× thÕ mµ c¬ quan cÇn ph¶i ban hµnh sè l­îng v¨n b¶n ®i nhiÒu h¬n n÷a. b. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn lµ kh¸i niÖm chØ chung cho c¸c c«ng v¨n giÊy tê do c¬ quan nhËn ®­îc. - Thñ tôc tiÕp nhËn gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: TÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn ®Òu ph¶i qua bé nhËn v¨n th­. V¨n th­ nhËn vµ ph©n lo¹i c«ng v¨n, bãc b× vµ rµ so¸t xem c«ng v¨n göi ®Õn cã ®óng thñ tôc hµnh chÝnh hay kh«ng. §èi víi nh÷ng v¨n th­ mËt, th­ ®Ých danh, th­ c¸ nh©n kh«ng ®­îc phÐp bãc b×, khi më phong b× c¸n bé v¨n th­ lÊy tµi liÖu, xem xÐt kü ë trong cã bao nhiªu ®Ó tr¸nh thiÕu sãt nh÷ng tµi liÖu, hå s¬ kÌm theo, viÕt phÇn ghi chó vµo th­ vµ kÑp ë cuèi th­. Sau khi vµo sæ c«ng v¨n ®Õn, v¨n th­ ph¶i s¾p xÕp theo tõng lo¹i ®Ó tr×nh chñ tÞch vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng trong uû ban, c«ng v¨n ®Õn ngµy nµo, th× ph©n phèi ngay trong ngµy h«m ®ã, chËm nhÊt lµ ®Õn s¸ng h«m sau. §èi víi c«ng v¨n khÈn, ho¶ tèc, mêi häp th× v¨n th­ ph¶i ph©n phèi ngay sau khi nhËn ®­îc. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Òu ®­îc vµo sæ c«ng v¨n ®Õn theo biÓu mÉu quy ®Þnh nh­ sau: Sè ®Õn Ngµy ®Õn N¬i göi v¨n b¶n Sè , ký hiÖu Ngµy th¸ng v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ thÝch yÕu néi dung L­u hå s¬ N¬i nhËn vµ ng­êi nhËn Ký Gghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) - Ph©n phèi vµ chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn: Sau khi bãc b×, ®ãng dÊu "dÊu" c¸n bé v¨n th­ ®¨ng ký c¸c yÕu tè cÇn thiÕt vµo sæ råi tr×nh tÊt c¶ v¨n b¶n giÊy tê ®· nhËn ®­îc cho tr­ëng ban vµ chñ tÞch xem xÐt vµ ghi ý kiÕn, ph©n phèi lªn v¨n b¶n. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®· ®Õn c¬ quan sau khi cã ý kiÕn ph©n phèi cña ng­êi phô tr¸ch ph¶i ®­îc chuyÓn ngay ®Õn tay ng­êi cã tr¸ch nhiÖm nghªn cøu gi¶i quyÕt, kh«ng ®­îc ®Ó chËm hoÆc ®Ó quªn v¨n b¶n. Khi chuyÓn giao v¨n b¶n th× c¸n bé v¨n th­ ph¶i ký nhËn vµo sæ nhËn v¨n b¶n. Sæ chuyÓn giao v¨n b¶n Sè ®Õn Ngµy chuyÓn §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn Ký nhËn Gghi chó (1) (2) (3) (4) (5) V¨n b¶n mËt chuyÓn giao chËm nhÊt lµ 30 phót trong giê hµnh chÝnh, ngoµi giê hµnh chÝnh lµ 60 phót. V¨n b¶n mËt th× thªm cét "møc ®é mËt" trong mÉu chuyÓn giao vµ ng­êi nhËn ph¶i ký vµo sæ. - §ãng dÊu ®Õn, mÉu dÊu ®Õn: DÊu "®Õn" cã kÝch th­íc 3cm x5cm gåm c¸c thµnh phÇn sau: Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n, sè ®Õn, ngµy ®Õn, chuyÓn (chuyÓn cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo gi¶i quyÕt). L­u hå s¬ sè DÊu ®Õn ®­îc tr×nh bµy nh­ sau: 5 cm (Tªn c¬ quan nhËn VB §Õn - Sæ: - Ngµy: - ChuyÓn: - L­u hå s¬: Sè ®Õn lµ sè thø tù cña c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan trong mét n¨m. Sè ®Õn ®­îc nghi nhËn liªn tôc tõ sè 01 vµo ngµy ®Çu n¨m vµ kÕt thóc vµo ngµy 31-12 cuèi n¨m. Ngµy ®Õn lµ ngµy c¬ quan nhËn ®­îc v¨n b¶n vµ ®¨ng ký: §ãng dÊu "®Õn" ®ãng râ rµng, chÝnh x¸c, thèng nhÊt vµo kho¶ng giÊy tr¾ng, phÝa trªn, gãc tr¸i, phÇn lÒ v¨n b¶n d­íi sè vµ ký hiÖu. - C¬ quan th­êng nhËn v¨n b¶n ®Õn tõ lóc Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan, Uû ban nh©n d©n thµnh phè L¹ng S¬n, Bé gi¸o dôc vµ ®µo ®µo t¹o Nh­ vËy, qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn nh×n chung qu¶n lý tèt song vÉn cßn tån t¹i nh÷ng thiÕu sãt. ¦u ®iÓm: §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn b»ng sæ cña c¬ quan ®¬n gi¶n ®Ó thùc hiÖn. Nh×n chung, c¸c sæ rÊt gän gµng, s¹ch sÏ vµ ®ãng dÊu ®Õn rÊt chÝnh x¸c… Nh­îc ®iÓm: §¨ng ký v¨n b¶n bv»ng sæ cña c¬ quan tèn nhiÒu thêi gian, khã tra cøu. 4. Qu¶n lý con dÊu - Nh÷ng quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: + Con dÊu ®­îc giao cho tr­ëng ban v¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm, cã tr×nh ®é chuyªn m«n gi÷ b¶o qu¶n vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc gi÷ vµ ®ãng dÊu. + Kh«ng ®­îc tù tiÖn mang con dÊu theo ng­êi. + Nghiªn cÊm viÖc lµm gi¶ dÊu, dïng dÊu gi¶, sö dông con dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh. NÕu vi ph¹m quy ®Þnh sÏ bÞ xö lý theo ®óng ph¸p luËt hµnh chÝnh. + Khi hÕt giê lµm viÖc th× tr­ëng ban v¨n phßng ph¶i cÊt giÊu cÈn thËn. - ViÖc ®ãng dÊu cña c¬ quan lµ: Tr­íc khi ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n th× c¸n bé v¨n th­ kiÓm tra vµ so¸t kü v¨n b¶n tr­íc khi ®ãng dÊu, con dÊu chØ ®­îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn, kh«ng ®ãng dÊu kh«ng chØ (®ãng dÊu kh«ng cã ch÷ ký, ®ãng dÊu tr­íc - ký tªn sau). §ãng dÊu trïm lªn tõ 1/3 dÕn 1/4 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i. V¨n th­ qu¶n lý c¸c lo¹i con dÊu: DÊu trßn, dÊu v¨n phßng, dÊu uû ban, dÊu vu«ng, dÊu c«ng v¨n ®Õn, dÊu c«ng v¨n ®i, dÊu chøc danh. - ViÖc ®ãng dÊu cña c¬ quan rÊt ®óng víi quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. 5. LËp Hå s¬ hiÖn hµnh LËp Hå s¬ lµ qu¸ tr×nh tËp hîp, s¾p xÕp v¨n b¶n thµnh c¸c hå s¬ trong khi gi¶i quyÕt c«ng viÖc theo c¸c nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p quy ®Þnh. Nh÷ng quy tr×nh cña c¬ quan vÒ lËp hå s¬ hiÖn hµnh; + Khi lËp hå s¬ ph¶i râ rµng, chÝnh x¸c. + Ph¶i n¾m ®­îc chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan cña ®¬n vÞ vµ c«ng viÖc cña tõng c¸n bé thõa hµnh trong c¬ quan. + N¾m v÷ng c¸c chÕ ®é héi häp, chÕ ®é b¸o c¸o, tæ chøc c«ng t¸c v¨n th­. + N¾m ®­îc c¸c lo¹i v¨n b¶n giÊy tê cña c¬ quan lµm ra vµ v¨n b¶n giÊy tê do c¬ quan kh¸c göi ®Õn c¸c hå s¬ ®· lËp trong n¨m tr­íc, chÕ ®é, ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu cña c¬ quan. + LËp hå s¬ sau khi lµm xong cÇn ph¶i ph¸t huy ®­îc t¸c dông. + Mçi c¸n bé - nh©n viªn chÊp hµnh nghiªm chØnh chÕ ®é lËp hå s¬. + Hå s¬ ph¶i ®¶m b¶o mèi quan hÖ kh¸ch quan cña v¨n b¶n. + C¸c v¨n b¶n trong hå s¬ ph¶i cã cïng gi¸ trÞ. + V¨n b¶n trong hå s¬ ph¶i ®¶m b¶o ®óng thÓ thøc. + Hå s¬ ph¶i ®­îc biªn môc ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. B¶n danh môc hå s¬ cña c¬ quan nh­ sau: Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng Hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Danh môc hå s¬ N¨m: 2005 Sè ký hiÖu Hå s¬ TiÒn ®Ò Hå s¬ Thêi h¹n b¶o qu¶n C¬ quan ®¬n vÞ lËp Hå s¬ Ghi chó 1 2 3 4 5 B¶n danh môc Hå s¬ cã ...................hå s¬ gåm..................... hå s¬ cã thêi h¹n b¶n qu¶n vÜnh viÔn: hå s¬ cã thêi h¹n b¶o qu¶n l©u dµi: .hå s¬ cã thêi h¹n b¶o qu¶n t¹m thêi: DuyÖt Tó Xuyªn, ngµy.....th¸ng........n¨m Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Chñ tÞch Ký tªn ®ãng dÊu. C¸ch biªn môc trong, biªn môc bªn ngoµi b×a hå s¬ nh­ sau: Biªn môc bªn ngoµi b×a hå s¬: Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn Ký hiÖu th«ng tin: . sè: ...............VT Hå s¬ VD: TËp quyÕt ®Þnh cña uû ban nh©n d©n x· thµnh phè L¹ng S¬n n¨m 2004 Tõ ngµy ®Õn ngµy Gåm cã Ph«ng sè:..................... Môc h¹n sè:................. Thêi h¹n b¶o qu¶n Hå s¬:......................... Biªn môc bªn trong b×a hå s¬ Môc lôc v¨n b¶n Sè TT Sè ký hiÖu v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n T¸c gi¶ v¨n b¶n TrÝch yÕu néi dung v¨n b¶n Tê sè Ghi chó Chøng tõ kÕt thóc §¬n vÞ b¶o qu¶n nµy gåm cã: ...................................tê (ViÕt b»ng ch÷:...........................................................(tê) Môc lôc v¨n b¶n cã: ...................................................tê §Æc ®iÓm träng th¸i cña tµi liÖu bªn trong hå s¬:..................................... ......Ngµy........th¸ng......n¨m.......... Ng­êi lËp Hå s¬ Sau khi lËp hå s¬ c¬ quan nép vµo l­u tr÷ theo quy ®Þnh. Nh­ vËy, c«ng t¸c lËp hå s¬ cña c¬ quan nh×n chung cã nh÷ng ­u, khuyÕt ®iÓm nh­ sau: ¦u ®iÓm: c«ng t¸c lËp hå s¬ gän gµng, s¹ch sÏ. LËp hå s¬ ®óng vµ ®Çy ®ñ néi dung th«ng tin. Nh­îc ®iÓm: c¬ quan ch­a tæ chøc lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ lËp hå s¬ cßn Ýt v× vËy CÇn ph¶i lËp nhiÒu hå s¬ h¬n n÷a ®Ó tiÖn tra cøu vµ theo dâi 6. Trùc ®iÖn tho¹i Gi¸o tiÕp qua ®iÖn tho¹i lµ h×nh thøc giao tiÕp, gi¸n tiÕp, ®ã lµ c«ng viÖc hÕt søc quan träng ë bÊt kú c¬ quan nµo. §Ó gi¶m bít sù bÞ ®éng, nhiÒu nhËn ®iÖn cÇn. - ChuÈn bÞ s½n sµng, bót, sæ nhËn ®iÖn. Trong sæ nhËn ®iÖn ph¶i cã c¸c sau: Thêi gian nhËn ®iÖn........giê..........ngµy......th¸ng.....n¨m..... Hä tªn ng­êi göi: Tª c¬ quan: Gäi cho ai: Néi dung lêi nh¾m : Ng­êi nhËn ®iÖn cÇn nhanh chãng nhÊc m¸y khi nghe thÊy chuèng ®iÖn tho¹i, chËm nhÊt lµ sau 3 håi chu«ng, l­u ý nhÊc m¸y khi chu«ng reo. B­íc ®Çu khi nhÊc ®iÖn lµ chµo hái, cÇn chó ý x­ng tªn c¬ quan khi míi nhÊc m¸y ®Ó tr¸nh tr­êng hîp nhÇm sè: Nghe ®iÖn cÇn ch¨m chó l¾ng nghe tr¸nh nhÇm lÉn. Sau khi nghe xong, cÇn kh¼ng ®Þnh l¹i th«ng tin b»ng c¸ch nh¾c l¹i ®Ó ng­êi nãi kiÓm tra l¹i. §©y lµ b­íc rÊt cÇn thiÕt ®Ó tr¸nh c¸c sai sãt th«ng tin giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i. KÕt thóc viÖc nhËn ®iÖn tho¹i lµ ph¶i chµo t¹m biÖt, høa hÑn c¶m ¬n… cßn mét ®iÒu n÷a còng hÕt søc quan träng ®ã lµ tr¶ lêi ®iÖn tho¹i ph¶i nãi b»ng giäng dâng d¹c, dÔ nghe. II. Qu¶n trÞ v¨n phßng 1. M« h×nh v¨n phßng M« h×nh v¨n phßng cña c¬ quan ®­îc bè trÝ theo kiÓu v¨n phßng hiÖn ®¹i. ¦u nh­îc ®iÓm cña v¨n phßng hiÖn ®¹i nh­ sau: ¦u ®iÓm: V¨n phßng hiÖn ®Þa th× sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho m«i tr­êng lµm viÖc tèt, gióp cho c¸n bé lµm viÖc cã hiÖu qu¶ h¬n. Mét v¨n phßng hiÖn ®¹i sÏ tho¸t m¸t vµ ®Ñp ®Ï h¬n. V¨n phßng hiÖn ®¹i ®­îc bè trÝ vµ lµm viÖc cã khoa häc h¬n. Nh­îc ®iÓm: v¨n phßng hiÖn ®¹i tèt kÐm, chi phÝ nhiÒu. NÕu ng­êi nµo tõ bªn ngoµi b­íc vµo phßng ®ét ngét th× sÏ g©y nªn mét c¶m gi¸c khã chÞu do kh«ng quen nhiÖt ®é ë trong phßng. V¨n phßng ®­îc ®Æt gÇn cöa ra vµo do v¨n phßng v¨n th­ lµ ®Çu mèi th«ng tin cña c¬ quan. V× vËy, phßng v¨n th­ cÇn ®­îc bè trÝ ë mét n¬i lµm viÖc thuËn tiÖn cho viÖc trao ®æi c«ng t¸c. 2. Tæ chøc lao ®äng khoa häc v¨n phßng V¨n phßng cña c¬ quan cã ban c¸n bé, phô tr¸ch v¨n phßng lµ c¸n bé NguyÔn ThÞ NhËm. a. C«ng t¸c bè trÝ v¨n phßng. §©y lµ viÖc ph©n bæ vÒ kh«ng gian c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng trªn mét diÖn tÝch. ViÖc bè trÝ ®ßi hái ph¶i hîp lý vµ ®óng nguyªn t¸c, phï hîp víi quy tr×nh c«ng nghÖ gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Ph¶i t«n träng c¸c nguyªn t¸c tæ chøc lao ®éng sao cho phï hîp. Bè trÝ kh«ng gian mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm diÖn tÝch vµ chi phÝ. Khi bè trÝ s¾p xÕp v¨n phßng ph¶i ®­îc nghiªn cøu kü cµng cÇn ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n thÝch hîp nhÊt. b. C«ng t¸c trang bÞ v¨n phßng C«ng t¸c trang bÞ v¨n phßng lµ viÖc bæ sung thay ®æi c¸c thiÕt bÞ cßn thiÕu trong v¨n phßng hay nãi c¸ch kh¸c ®ã lµ sù cÇn thiÕt ®Ó phï hîp víi yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong v¨n phßng. Trong v¨n phßng c¸c trang thiÕt bÞ cÇn ph¶i cã lµ: - Trang thiÕt bÞ v¨n phßng phôc vô cho viÖc thu thËp- xö lý th«ng tin, l­u tr÷, vµ truyÒn ®¹t th«ng tin, ®ã lµ: m¸y vi tÝnh, m¸y photocopy, xö lý th«ng tin, l­u tr÷ vµ truyÒn ®¹t th«ng tin, ®ã lµ, m¸y vi tÝnh, m¸y photocopy, ®iÖn tho¹i. - C¸c trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt phôc vô trong c«ng viÖc nh­; bµn ghÕ, tñ ®ùng tµi liÖu, gi¸ s¸ch, bót, giÊy..... - C¸c trang thiÕt bÞ chiÕu s¸ng vµ m¸y ®iÒu ho¸, qu¹t.. c. C¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng v¨n phßng * yÕu tè nh©n lùc. Nguån nh©n lùc cña mét tæ chøc lµ tæng hîp n¨ng lùc trÝ tuÖ vµ søc lùc cña mäi thµnh viªn t¹o thµnh tæ chøc ®ã. §iÒu ®ã ®· kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ vµ vai trß cña con ng­êi trong c¸c c¬ quan, doanh nghiÖp, con ng­êi lµ nguån lùc cña mäi nguån lùc lµ yÕu tè trung t©m nhÊt cña thêi ®¹i. Nã quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh c«ng cña c¸c ®¬n vÞ nãi chung vµ v¨n phßng nãi riªng trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô ®­îc giao, quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh b¹i cña tæ chøc ®ã trong m«i tr­êng c¹nh tranh ®ång thêi quyÕt ®Þnh ®Õn vai trß cña tæ chøc ®ã trong céng ®ång, hiÖu qu¶ ®iÒu hµnh, qu¶n lý ®¬n vÞ cñng cè sù æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc. * YÕu tè vËt chÊt: bao gåm c¬ së h¹ tÇng, trang thiÕt bÞ kü thuËt. Bªn c¹nh yÕu tè nguån nh©n lùc th× yÕu tè vËt chÊt còng ®ãng vai trß quan träng, kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo. §©y lµ c¬ së nÒn t¶ng cho sù ph¸t triÓn ®i lªn cña tæ chøc.YÕu tè vËt chÊt lµ yÕu tè t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng cña toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c¬ quan nãi chung vµ v¨n phßng nãi riªng. NÕu ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®­îc trang bÞ tèt, bè trÝ hîp lý sÏ t¹o ra m«i tr­êng lµm viÖc thuËn lîi ®Ó c¸n bé nh©n viªn v¨n phßng cã thÓ ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc, kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña m×nh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc. * HiÖn ®Þa ho¸ c«ng nghÖ v¨n phßng. C«ng nghÖ th«ng tin cïng víi nh÷ng thµnh tùu kú diÖu cña c«ng nghÖ tin häc m¸y tÝnh vµ c«ng nghÖ truyÒn th«ng ®· lµm cho c¸c ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n phßng thay ®æi vÒ c¨n b¶n. Víi nh÷ng chuyÓn h­íng nhanh chãng trong lÜnh vùc khoa häc c«ng nghÖ ®ßi hái c¸c nhµ l·nh ®¹o ph¶i n¾m b¾t th«ng tin nhanh, chÝnh x¸c ®Ó cã kÕ ho¹ch ®Çu t­, mua s¾m trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng v¨n phßng mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt. Trªn ®©y lµ nh÷ng yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n phßng mµ c¸c nhµ qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¬ quan cÇn ph¶i coi träng vµ ®Æc biÖt chó ý ngay tõ khi tæ chøc ®ã ®­îc thµnh lËp. D. §iÒu kiÖn m«i tr­êng lµm viÖc cña c¸n bé v¨n th­: Bao gåm nhiÖt ®é, ¸nh s¸ng, mµu s¾c phßng lµm viÖc. * NhiÖt ®é: lµ yÕu tè quan träng t¹o kh¶ n¨ng lµm viÖc tèt cho ng­êi lao ®éng. NÕu nhiÖt ®é trong phßng qu¸ cao gay cho ng­êi c¸n bé nãi chung vµ ng­êi v¨n th­ nãi riªng c¶m gi¸c khã chÞu, mÖt mái, buån ngñ lµm gi¶m n¨ng suÊt lao ®éng. Ng­îc l¹i, nhiÖt ®é thÊp lµm gi¶m tËp trung suy nghÜ còng lµm gi¶m n¨ng suÊt lao ®éng. NhiÖt ®é tèi ­u cña phßng lµm viÖc v¨n th­ kho¶ng 18-250C. §é Èm tèi ­u lµ 40-60%. Trong ®iÒu kiÖn khÝ hËu cña n­íc ta ®Ó ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn nhiÖt ®é, ®é Èm trong phßng lµm viÖc cã thÓ dïng c¸c lo¹i m¸y ®iÒu hoµ, qu¹t th«ng giã. Bè trÝ t¹o ra m«i tr­êng lµm viÖc hµi ho¸, hîp lý. * ¸nh s¸ng: phÇn lín c¸c c«ng viÖc cña v¨n phßng ®Òu ph¶i dïng thÞ gi¸c. Sù c¨ng th¼ng vÒ thÞ lùc lµ nguyªn nh©n lµm t¨ng sù mÖt mái cho c¸n bé v¨n phßng. NÕu thiÕu ¸nh s¸ng sÏ lµm gi¶m chÊt l­îng c«ng viÖc ®Æc biÖt lµ nh÷ng c«ng viÖc cã ®é chÝnh x¸c cao. HiÖn nay, ng­êi ta lÊy tiªu chuÈn ¸nh s¸ng cña vÏ kü thuËt lµm tiªu chuÈn cho ¸nh s¸ng c«ng chøc v¨n phßng tõ 110-150 lux. Cã hai lo¹i ¸nh s¸ng: Tù nhiªn vµ nh©n t¹o. §èi víi ¸nh s¸ng nh©n t¹o nªn dïng lo¹i ®Ìn èng ®Ó cã ¸nh s¸ng gÇn gièng víi ¸nh s¸ng ban ngµy cã ®é khuyªn t¸ng ®Òu. §é chãi s¸ng thÊp vµ tiÕt kiÖm ®iÖn n¨ng. * Mµu s¾c: Mµu s¾c cã ¶nh h­ëng lín ®Õn t©m lý cña ng­êi lao ®éng, mµu s¾c kh¸c nhau th× sÏ g©y ra c¶m gi¸c kh¸c nhau. NÕu mµu s¾c phï hîp sÏ t¹o ra sù tho¶i m¸i, h­ng phÊn cho ng­êi lao ®éng. Do ®ã cã thÓ lµm t¨ng hay gi¶m ®é s¸ng trong phßng lµm viÖc, khi bè trÝ ¸nh s¸ng trong phßng lµm viÖc cÇn chó ý mét sè yªu cÇu sau ®©y: Dïng mµu s¾c ph¶i c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm c«ng viÖc vµ quy luËt c¶m gi¸c mµu s¾c cña con ng­êi. - Trong phßng lµm viÖc ng­êi ta th­êng sö dông mµu s¾c ªm dÞu. §èi víi phßng lµm viÖc c¸ nh©n th× tuú theo thÈm mü cña mçi ng­êi ®Ó bè trÝ mµu s¾c cho phï hîp. III. C«ng t¸c l­u tr÷. 1. Sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷. HiÖn nay ë Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ch­a cã sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷. Mµ chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷ lµ rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt. ChÝnh v× thÕ mµ cÇn ph¶i cã sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷. NÕu cã sù chØ ®¹o th× chÊt l­îng lµm viÖc sÏ mang l¹i hiÖu qu¶ cao. 2. C«ng t¸c chØnh lý khoa häc tµi liÖu. C«ng t¸c nµy ë uû ban kh«ng cã, chÝnh v× thÕ mµ cÇn ph¶i cã c«ng t¸c chØnh lý khoa häc tµi liÖu ®Ó ®em l¹i hiÖu qu¶ c«ng viÖc cao h¬n vµ thuËn tiÖn h¬n trong viÖc tra cøu tµi liÖu. Ch­¬ng III Thu ho¹ch cña b¶n th©n I. Nh÷ng thu ho¹ch cña b¶n th©n qua ®ît thùc tËp. Qua mét th¸ng r­ìi thùc tËp t¹i uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn lµ mét thêi gian thËt bæ Ých ®èi víi t«i. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét b­íc khëi ®Çu quan träng gióp t«i tr­ëng thµnh h¬n, tù tin h¬n trong c«ng viÖc sau nµy. §­îc thùc tËp t¹i ®©y lµ niÒm vui lín vµ lµ dÞp tèt ®Ó t«i ®­îc lµm viÖc cïng c¸c c«, c¸c anh, chÞ lµ nh÷ng ng­êi cã chuyªn m«n vµ tr×nh ®é, cã nhiÒu kinh nghiÖm cïng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao trong c«ng viÖc. T«i ®· häc hái ®­îc nhiÒu kinh nghiÖm quý gi¸ tõ chó N«ng V¨n S¬ ng­êi trùc tiÕp h­íng dÉn vµ chØ b¶o t«i. §ã lµ c¸ch so¹n th¶o nhanh vµ tr×nh bµy mét v¨n b¶n sao cho ®Ñp vµ ®óng thÓ thøc, lµ c¸ch t¹o lËp vµ bè trÝ mét b¶ng d÷ liÖu hay c¨n chØnh d÷ liÖu, thËt c©n ®èi tr­íc khi in lµ c¸ch ®ãng dÊu sao cho c©n, vµ hîp lý nhanh. B»ng sù cè g¾ng, nç l­c cña b¶n th©n, t«i ®· tËn dông mét c¸ch triÖt ®Ó nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ë tr­êng vµo c«ng viÖc thùc tÕ, ®ång thêi cñng cè kiÕn thøc s½n cã vµ häc hái thªm nhiÒu kinh nghiÖm lµm viÖc còng nh­ nh÷ng kiÕn thøc míi. H¬n thÕ n÷a t«i cßn t¹o lËp kü n¨ng nghiÖp vô trong c«ng viÖc còng nh­ trong giao tiÕp cña m×nh ®Ó v÷ng ch¾c b­íc vµo c«ng viÖc sau nµy. Nãi tãm l¹i, qu¸ tr×nh thùc tËp võa qua cña t«i t¹i Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· thµnh c«ng tèt ®Ñp vµ t«i c¶m thÊy m×nh thËt may m¾n khi ®­îc nhËn vµo ®©y. II. NhËn xÐt, kiÕn nghÞ 1. NhËn xÐt a. ¦u ®iÓm Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c«ng nghÖ th«ng tin. Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· nhanh chãng n¾m b¾t ®­îc xu h­íng ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Ó ®­a c«ng nghÖ th«ng tin vµo øng dông trong c«ng t¸c v¨n b¶n. - Mét sè c«ng viÖc thñ c«ng ®· ®­îc lo¹i bá - C«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n cã sù c¶i tiÕn râ rÖt vÒ néi dung vµ h×nh thøc, Do ®ã tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian vµ søc lao ®éng. - ViÖc tÝnh to¸n trë nªn chÝnh x¸c, ®¬n gi¶n vµ nhanh chãng, hiÖu qu¶. - C«ng t¸c xö lý, thu thËp, qu¶n lý, l­u tr÷ c¸c v¨n b¶n ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch chÆt chÏ an toµn vµ tuyÖt ®èi. - ViÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng t¸c v¨n phßng ®· thuËn lîi h¬n vµ cã hiÖu qu¶ h¬n. b. H¹n chÕ Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc th× uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn vÉn cßn mét sè nh÷ng h¹n chÕ trong c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷: - Tr×nh ®é nh©n viªn ch­a ®ång ®Òu g©y ¶nh h­ëng ®Õn tÝnh thèng nhÊt trong viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc. - Xö lý th«ng tin vµ xö dông tin ch­a thËt khoa häc hîp lý. - Ch­a øng dông ®­îc c¸c phÇn mÒm tèi ­u trong c«ng t¸c qu¶n lý. - Trang thiÕt bÞ v¨n phßng ch­a thËt ®ång bé. - V¨n b¶n chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c v¨n b¶n v¨n th­ ch­a ban hµnh. - V¨n b¶n chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷ ch­a cã. - C«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu khoa häc ch­a cã, tån t¹i nh÷ng h¹n chÕ ®ã lµ do nguån kinh phÝ, bæ sung ch­a kÞp thêi, l·nh ®¹o ch­a quan s¸t sao trong qu¶n lý, ch­a ­u tiªn gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò n¶y sinh trong c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ hay cßn gäi lµ v¨n phßng. 2. KiÕn nghÞ Dùa trªn nh÷ng nhËn xÐt trªn, sau ®©y t«i xin ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷: a. §Çu t­ mua s¾m trang thiÕt bÞ, c«ng nghÖ th«ng tin. §Ó gióp cho c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ trong uû ban tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸, mét trong nh÷ng biÖn ph¸p quan träng lµ ®­a c«ng nghÖ tin häc vµ øng dông mét c¸ch ®ång bé. T¨ng møc ®é tù ®éng ho¸ c«ng t¸c, v¨n th­, l­u tr÷ sÏ t¹o ra møc thay ®æi kh«ng chØ ë møc ®é kü thuËt mµ cßn thay ®æi thãi quen t¸c phong lµm viÖc, mèi quan hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn víi nhau trong c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷. Víi kh¶ n¨ng nguån lùc kinh tÕ nh­ hiÖn nay uû ban nªn trang bÞ cho v¨n phßng hÖ thèng m¸y v¨n phßng mét c¸ch ®ång bé nh­: trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh, m¸y ®iÒu hoµ, b×nh n­íc ®iÖn... ®Ó hç trî thªm cho c«ng viÖc. Thay thÕ mét sè m¸y in tèc ®é chËm, mua thªm 1 m¸y photocopy hiÖn ®¹i cao tèc ®é cao. b. §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý vµ n©ng cao nghiÖp vô cña c¸n bé v¨n th­ - l÷u tr÷. V¨n th­ l÷u tr÷ víi vai trß lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp - mét kh©u then chèt t¹o ra sù n¨ng ®éng cña mçi ®¬n vÞ. Do ®ã, v¨n phßng nhÊt thiÕt ph¶i ®­îc ®æi míi. §æi míi ph¶i khoa häc, cã hÖ thèng. §æi míi c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c: + TÝnh t«i ­u: gi÷a kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc mèi quan hÖ hîp lý ®Ó ®¶m b¶o c¸c cÊp qu¶n lý mang tÝnh n¨ng ®éng vµ ®i s©u vµo phôc vô cho ho¹t ®éng c«ng t¸c. + TÝnh linh ho¹t, c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thÝch øng linh ho¹t víi mäi t×nh huèng trong vµ ngoµi hÖ thèng: + TÝnh kinh tÕ: gän nhÑ sö dông kinh phÝ Ýt nhÊt vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. Muèn x©y dùng mét bé m¸y qu¶n lý cña uû ban gän nhÑ, cã hiÖu qu¶ th× trong thêi gian tr­íc m¾t cÇn ph¶i tõng b­íc c¬ giíi ho¸ c¸c t¸c nghiÖp sau: + T¸c nghiÖp v¨n th­: sö dông m¸y mãc phong b× thay thay tay d¸n tù ®éng, m¸y ®¨ng ký c«ng v¨n, m¸y ®¸nh sè, m¸y in ®Þa chØ. + T¸c nghiÖp sao in: sö dông m¸y ®¸nh ch÷, m¸y ®¸nh ch÷ tù ®éng, m¸y sao chôp ®iÖn. MÆt kh¸c tr×nh ®é c¸n bé ph¶i ®­îc tiÕp tôc n©ng cao. §µo t¹o ®éi ngò c¸n bé, mét c¸ch ®ång ®Òu cËp nhËt nh÷ng kiÕn thøc míi, cã thÓ c¾t gi¶m c¸n bé cã n¨ng lùc tr×nh ®é kÐm kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu. c. T¹o c¸c ®éng lùc, c¸ nh©n chñ ®éng hoµn thiÖn nhiÖm vô. Trong nh÷ng biÖn ph¸p chñ yÕu ®ã lµ kÝch thÝch tinh thÇn lµm viÖc, kh«ng ngõng ®µo t¹o, båi d­ìng kiÕn thøc chuyªn m«n cho c¸n bé. Tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc, v× thÕ cÇn quan t©m ®Çy ®ñ tíi quyÒn lîi vµ lîi Ých cña hä. Nh©n tè m«i tr­êng còng ¶nh h­ëng tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc, c¸n bé lµm viÖc trong v¨n phßng chiÕm thêi gian lµ 8 tiÕng liªn tôc. Do ®ã ph¶i ®¶m b¶o trËt tù theo nguyªn t¸c t«n träng lÉn nhau, c«ng viÖc v¨n phßng rÊt phøc t¹p, nªn c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i hîp lý cã ph­¬ng ph¸p sö dông lao ®éng tèt. T¹o m«i tr­êng ®Ó c¸n bé cã ®ñ sù khoan kho¸i, høng thó trong c«ng viÖc t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. Uû ban cÇn bè trÝ c¸c phßng mét c¸ch hîp lý khoa häc gän gµng tho¸ng m¸t, s¾p xÕp v¨n phßng sao cho viÖc trao ®æi gi÷a c¸c c¸n bé víi nhau thuËn tiÖn. d. ChÝnh s¸ch tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng hîp lý. Con ng­êi lµm viÖc ®Ó mong ®¶m b¶o ®­îc cuéc sèng h»ng ngµy. V× vËy ®Ó c¸n bé ph¸t huy hÕt n¨ng lùc cña m×nh th× ®¬n vÞ ph¶i t¹o cho hä t©m lý lµ nh÷ng c«ng viÖc hä lµm ®­îc tr¶ c«ng thÝch ®¸ng. Do vËy uû ban ph¶i ®Æc biÖt chó ý ®Õn c«ng t¸c nµy, ®¶m b¶o sù c«ng b»ng, nh÷ng c¸n bé ®¶m nhiÖm c«ng viÖc nhiÒu hµm l­îng chÊt x¸m cao th× ®­îc h­ëng tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng cao vµ ng­îc l¹i. Hµng th¸ng ph¶i tæ chøc b×nh xÐt thi ®ua cña c¸c c¸n bé, nh÷ng c¸n bé hoµn thµnh nhiÖm vô ë møc kh¸c nhau cã nh­ vËy míi khuyÕn khÝch ®­îc c¸c c¸n bé tÝch cùc trong c«ng viÖc. §èi víi nh÷ng c¸n bé cã nh÷ng s¸ng kiÕn ®em l¹i hiÖu qu¶ cao sÏ nªn ®­îc th­ëng kÞp thêi ®Ó ®éng viªn vµ møc th­ëng cã thÓ lµ 200.000®. KÕt luËn Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn lµ mét tæ chøc sù nghiÖp cña Nhµ n­íc, ®­îc thùc tËp t¹i ®©y lµ mét niÒm vui lín cña t«i v× t«i c¶m thÊy r»ng c«ng viÖc ë ®©y hoµn toµn phï hîp víi m×nh. H¬n thÕ n÷a t«i cßn ®­îc t¹o ®iÒu kiÖn rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc ®Ó cã thÓ béc lé kh¶ n¨ng cña m×nh còng nh­ häc hái nhiÒu h¬n nh÷ng ®iÒu ch­a biÕt. Nh÷ng ®iÒu ®· lµm céng víi kinh nghiÖm häc tËp tõ phÝa Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn cã thÓ lµ ch­a ®ñ nh­ng nã ®· gióp t«i t×m hiÓu vµ n¾m b¾t ®­îc nhiÒu ®iÒu quan träng. Song ®«i khi cã nh÷ng thiÕu sãt, khuyÕt ®iÓm lµ kh«ng tr¸nh khái. Nh­ng mÆc dï vËy t«i vÉn thÊy r»ng nh÷ng môc tiªu mµ m×nh ®Æt ra ®· hoµn thµnh tèt. Tãm l¹i, b¶n b¸o c¸o nµy cña t«i lµ c¶ qu¸ tr×nh ®óc kÕt trong mét th¸ng thùc tËp võa qua. §ã lµ nh÷ng ®iÒu t«i viÕt ra dùa trªn lý thuyÕt häc tËp ë tr­êng vµ c«ng viÖc thùc tËp t¹i Uû ban. Do thêi gian thùc tËp cã h¹n nªn viÖc ph©n tÝch x©y dùng b¸o c¸o cã nhiÒu thiÕu sãt, vËy mong ®­îc sù gãp ý cña thÇy, c« vµ c¸c b¹n. Qua ®©y t«i nhËn thÊy r»ng ®ît thùc tËp tèt nghiÖp lÇn nµy thùc sù lµ bæ Ých gióp cho sinh viªn th©m nhËp vµ kh¶o s¸t ®­îc c«ng viÖc còng nh­ häc hái thªm ®­îc tinh thÇn, tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc. H¬n thÕ n÷a ®©y còng lµ dÞp ®Ó cho sinh viªn trau råi kiÕn thøc. V÷ng vµng h¬n khi b­íc vµo c«ng viÖc sau nµy. Mét lÇn n÷a t«i xin ®­îc ch©n thµnh c¶m ¬n Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho t«i ®­îc vÒ thùc tËp t¹i Uû ban. §Æc biÖt t«i xin c¶m ¬n chó N«ng V¨n S¬. - Tr­ëng ban v¨n phßng ®· gióp t«i hoµn thµnh tèt ®ît thùc tËp võa qua. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n Ban gi¸m hiÖu nhµ tr­êng §µo t¹o, Båi d­ìng c¸n bé, c«ng chøc - Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia ®· gióp chóng t«i cã ®iÒu kiÖn ®­îc tiÕp xóc víi c«ng viÖc thùc tÕ Sinh viªn Chu V¨n §øc 2. S¬ ®å tæ chøc v¨n phßng Tr­ëng ban N«ng V¨n S¬ C¸n bé N«ng V¨n Lùc C¸n bé La V¨n Th¨ng C¸n bé Long V¨n Th¬ 4. MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ®Õn a. MÉu sæ vµ c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®i Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (Tªn c¬ quan) Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i N¨m:.................. Tõ ngµy.........®Õn ngµy................ Tõ sè: ...........®Õn sè.............. QuyÓn sæ PhÇn ®¨ng ký v¨n b¶n gåm 8 cét. Sæ ký hiÖu Ngµy th¸ng Tªn lo¹i vµ thÝch yÕu néi dung Ng­êi ký N¬i nhËn §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn b¶n l­u Sè l­îng Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 8 b. MÉu sæ vµ c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (Tªn c¬ quan) Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn N¨m:................. Tõ ngµy................®Õn ngµy.................. Tõ sè: ..................®Õn sè ...................... QuyÓn sæ PhÇn ®¨ng ký v¨n b¶n gåm 10 cét Sæ ®Õn Ngµy ®Õn N¬i göi v¨n b¶n Sæ ký hiÖu Ngµy th¸ng v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu ND L­u hå s¬ N¬i nhËn vµ ng­êi nhËn Ký Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 5. Môc lôc hå s¬ Môc lôc hå s¬ TB Uû ban nh©n d©n huyÖn V¨n Quan CÆp hå s¬ Hå s¬ sè Tiªu ®Ò Hå s¬ N¨m Ghi chó 07 C«ng v¨n trao ®æi V/V phª duyÖt hîp ®ång dù ¸n ®Çu t­ trang thiÕt bÞ thÕ nghiÖm, thùc hµnh uû ban nh©n d©n x· Cæ D­¬ng n¨m 1997 1997 08 TËp c«ng v¨n cña c¸c uû ban x· vÒ kÕt qu¶ ®Êu thÇu mua s¾m thiÕt bÞ n¨m 1997-1998 1997 1998 09 Dù ¸n ®Çu t­ x©y dùng ph¸t triÓn phÇn mÒm cho c¸c uû ban n¨m 2001 2001 6. B¶n danh môc hå s¬ Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Danh môc hå s¬ N¨m: 2005 Sè ký hiÖu Hå s¬ Tiªu ®Ò Hå s¬ Thêi h¹n b¶o qu¶n C¬ quan ®¬n vÞ lËp Hå s¬ Ghi chó 1 2 3 4 5 7. V¨n b¶n do sinh viªn thùc tËp so¹n th¶o Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc GiÊy mêi Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn - V¨n Quan - L¹ng S¬n Tr©n träng kÝnh mêi «ng: NguyÔn TuÊn Du. Chøc vô : Tr­ëng ban chØ huy qu©n sù §óng : 8 giê 30 phót ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 2009 §Õn dù : TriÓn khai kÕ ho¹ch hé nghÌo giai ®o¹n 2008-2009. §Þa ®iÓm : T¹i Héi tr­êng uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. KÝnh mong ®¹i biÓu ®Õn ®óng giê TM. UBND X· Tó Xuyªn Chñ tÞch N«ng V¨n S¬ Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc sè .../CV-VP Tó Xuyªn, ngµy....th¸ng.......n¨m 2006 V/V B¸o c¸o t×nh h×nh §¹i héi cña HTX Tó Xuyªn KÝnh göi: - UBND HuyÖn V¨n Quan - Phßng kÕ ho¹ch - kinh tÕ vµ PTNT HuyÖn V¨n Quan Thùc hiÖn h­íng dÉn sè 193/H§ ngµy 14/12/2009 cña phßng kÕ ho¹ch - kinh tÕ vµ ph¸t triÓn n«ng th«n HuyÖn V¨n Quan vÒ viÖc kho¸ sæ kÕ to¸n vµ tæ chøc §¹i héi th­êng kú c¸c hîp t¸c x·. Ngay sau khi cã h­íng dÉn cña phßng kÕ ho¹ch kinh tÕ, Hîp t¸c x· Tó Xuyªn b¸o c¸o §¶ng uû, Héi ®ång nh©n d©n - uû ban nh©n d©n x· vÒ c«ng t¸c kiÓm tra tµi s¶n, vèn quý vµ triÓn khai c«ng t¸c §¹i héi th­êng kú Hîp t¸c x· n¨m 2009 T¹i c¸c héi nghÞ ®éi s¶n xuÊt BQT-HTX ®· th«ng qua dù th¶o b¸o c¸o tæng kÕt bæ sung ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh cña Hîp t¸c x· ngµy 29/3/2010 Hîp t¸c x· Tó Xuyªn ®· tæ chøc §¹i héi th­êng kú Hîp t¸c x· n¨m 2004. T¹i ®¹i héi c¸c ®¹i biÓu x· viªn ®· biÓu quyÕt th«ng qua c¸c b¸o c¸o cña BQT - BKS hîp t¸c x· vµ bæ sung ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh cña hîp t¸c x·. Sau khi Hîp t¸c x· tæ chøc ®¹i héi xong §¶ng uû - Uû ban nh©n d©n x· nhËn thÊy trong c«ng t¸c chuÈn bÞ §¹i héi hîp t¸c x· Tó Xuyªn ch­a b¸m s¸t vµ thùc hiÖn theo quy ®Þnh 177/CP vÒ tû lÖ triÖu tËp ®¹i biÓu, x· viªn vÒ dù ®¹i héi mµ chØ dùa theo h­íng dÉn cña phßng kÕ ho¹ch kinh tÕ vµ ph¸t triÓn n«ng th«n HuyÖn. Víi t×nh h×nh thùc tÕ cña c¸c hîp t¸c x· trªn ®Þa bµn x· Tó Xuyªn hiÖn nay ®ang lóng tóng vµ gÆp khã kh¨n trong viÖc ph¸t triÓn nghµnh nghÒ kinh doanh, trong lóc diÖn tÝch ®Êt n«ng nghiÖp cña x· ngµy bÞ thu hÑp. §Ó ®¶m b¶o viÖc duy tr× ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn kinh doanh - dÞch vô cña Hîp t¸c x·, Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn kÝnh ®Ò nghÞ Uû ban nh©n d©n HuyÖn, phßng kÕ ho¹ch - kinh tÕ vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cña HuyÖn quan t©m t¹o ®iÒu kiÖn phª chuÈn söa ®æi ®iÒu lÖ vµ bæ sung ®¨ng ký kinh doanh cña Hîp t¸c x· Tó Xuyªn, vËy kÝnh mong Uû ban nh©n d©n HuyÖn xem xÐt gióp ®ì. Chóng t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n! N¬i nhËn - UBND HuyÖn - Phßng KH-HT - §¶ng uû, H§ND - L­u v¨n phßng TM. UBND X· Tó Xuyªn Chñ tÞch (dÊu) N«ng V¨n S¬ Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc sè ....../VP-UB Tó Xuyªn, ngµy.....th¸ng....9.n¨m 2009 V/V: Mua c«ng tr¸i x©y dùng tæ quèc c«ng tr¸i gi¸o dôc n¨m 2009 KÝnh göi: - C«ng ty x©y dùng sè I - Tæng c«ng ty §T PTH Thùc hiÖn kÕ ho¹ch sè 300/KH - UB cña UBND HuyÖn V¨n Quan vÒ viÖc tæ chøc triÓn khai vËn ®éng mua c«ng tr¸i x©y dùng tæ quèc - c«ng tr¸i gi¸o dôc n¨m 2008 trªn ®Þa bµn HuyÖn V¨n Quan. - C¨n cø quyÕt ®Þnh sè 884/Q§- UB vÒ viÖc giao chØ tiªu vËn ®éng cña HuyÖn V¨n Quan cho x· Tó Xuyªn lµ 100.000.000 ®ång (ba tr¨m triÖu ®ång). XÐt t×nh h×nh vËn ®éng trªn ®Þa bµn x· Tó Xuyªn, UBND x· Tó Xuyªn, ®Ò nghÞ c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ, doanh nghiÖp, dù ¸n, trªn ®Þa bµn x· tham gia mua c«ng tr¸i gi¸o dôc nh»m ®¶m b¶o ®¹t chØ tiªu cña HuyÖn giao cho x· Tó Xuyªn. * §Þa ®iÓm : Héi tr­êng UBND x· Tó Xuyªn. * Thêi gian (01 ngµy) : 8h ®Õn 16h ngµy 25 th¸ng 05 n¨m 2009. NhËn ®­îc c«ng v¨n nµy ®Ò nghÞ c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o c¬ quan, ®¬n vÞ xem xÐt t×nh h×nh thùc tÕ, ñng hé mua c«ng tr¸i víi sè l­îng cao nhÊt nh»m gióp cho sù nghiÖp gi¸o dôc n­íc ta ngµy cµng ph¸t triÓn N¬i nhËn - Nh­ trªn - L­u v¨n phßng TM. UBND x· Tó Xuyªn Chñ tÞch N«ng V¨n S¬ Môc lôc Lêi nãi ®Çu 1 Ch­¬ng I: Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, c¬ cÊu tæ chøc cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn vµ v¨n phßng hµnh chÝnh cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 3 I. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, c¬ cÊu tæ chøc cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 3 1. Chøc n¨ng 3 2. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n 3 3. C¬ cÊu tæ chøc cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 4 II. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña v¨n phßng hµnh chÝnh 7 1. Chøc n¨ng 7 2. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n 7 3. C¬ cÊu tæ chøc v¨n phßng hµnh chÝnh 8 4. Th¸i ®é vµ tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé trong c¬ quan 8 Ch­¬ng II: Qu¸ tr×nh kh¶o s¸t, thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ vµ qu¶n trÞ v¨n phßng t¹i uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 10 I. C«ng t¸c v¨n th­ 10 1. Qu¶n lý, chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­ cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 10 2. C«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n 12 3. Qu¶n lý v¨n b¶n 18 4. Qu¶n lý con dÊu 21 5. LËp Hå s¬ hiÖn hµnh 21 6. Trùc ®iÖn tho¹i 25 II. Qu¶n trÞ v¨n phßng 25 1. M« h×nh v¨n phßng 25 2. Tæ chøc lao ®éng khoa häc v¨n phßng 26 III. C«ng t¸c l­u tr÷ 29 1. Sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷ 29 2. C«ng t¸c chØnh lý khoa häc tµi liÖu 29 Ch­¬ng III: Thu ho¹ch cña b¶n th©n 30 I. Nh÷ng thu ho¹ch cña b¶n th©n qua ®ît thùc tËp 30 II. NhËn xÐt, kiÕn nghÞ 30 1. NhËn xÐt 30 2. KiÕn nghÞ 31 KÕt luËn 34

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docCông tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên.doc
Luận văn liên quan