Công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương

LỜI NÓI ĐẦU Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ, . để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau. Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác Văn thư. Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ. Theo kế hoạch của nhà trường cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nơi tôi thực tập. Đặc biệt là anh Võ Việt Sang cán bộ Văn thư – Lưu trữ xã, tôi đã có 8 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ Văn thư ở Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan. Được sự giúp đỡ, hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên”. Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất hay. Vì chỉ khi làm tốt công tác Văn thư thì mới có thể làm tốt công tác Lưu trữ.

doc40 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 07/02/2013 | Lượt xem: 6401 | Lượt tải: 65download
Tóm tắt tài liệu Công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ẻ mồ côi không nơi nương tựa, tổ chức các hình thức nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật. - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương. 1.6- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo: - Tổ chức hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật. 1.7- Trong việc thi hành pháp luật: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật. - Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền. - Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. 2. Những nhiệm vụ khác - Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã về việc bảo đảm thực hiên thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị, quản lý dân cư đô thị trên địa bàn. - Thanh tra việc sử dụng đất đai của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật. - Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã lập biên bản đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không giấy phép trái với quy định cuả giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét và quyết định. - Quản lý và bảo vệ cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn xã theo phân cấp, ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp luật. V/ THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN 1. Về ưu điểm: Xã Lai Uyên có nhiều thành tích trong hai thời kỳ kháng chiến và xây dựng cuộc sống, nhân dân trong xã phần lớn đều là gia đình có truyền thống cách mạng, có tinh thần lao động cần cù và sáng tạo. Trình độ học vấn và kiến thức xã hội tương đối, có nhận thức đúng đắn về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Đội ngũ cán bộ từ xã đến ấp đều có trình độ tương đối, có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình trong công việc đã tạo được niềm tin trong nhân dân, có tinh thần học hỏi để nâng cao trình độ. Quá trình thực hiện định hướng phát triển về mọi mặt ở địa phương luôn luôn được cấp trên quan tâm hỗ trợ, nhân dân đồng tình ủng hộ. Địa bàn xã Lai Uyên có diện tích rộng thuận lợi cho việc phát triển các loại cây công nghiệp lâu năm, ngoài ra trên địa bàn xã Lai Uyên còn có Khu Công nghiệp & Đô thị Bàu Bàng với diện tích trên 2.166 ha. 1.1- Trong lĩnh vực kinh tế: Thu nhập bình quân đầu người năm 2006 là 10.800.000 đồng/người/năm, trong năm nay tăng lên khoảng 26.700.000 đồng/người/năm. 1.1.1. Sản xuất nông nghiệp - Trồng trọt : Nhìn chung tình hình sản xuất của nhân dân vẫn ổn định, giá cả hoa màu và cây ăn trái ổn định ở mức trung bình riêng cây cao su năm 2010 giá cả tăng cao, đây là nguồn thu nhập lớn của đại bộ phận nhân dân xã hiện nay. Diện tích trồng cây hoa màu là 131 ha. - Về chăn nuôi ,Thú y: + Tình hình chăn nuôi gia súc 3 tháng đầu năm gặp nhiều khó khăn do dịch bệnh tai xanh. Tuy nhiên sau dịch bệnh giá thịt heo tăng cao nên tình hình chăn nuôi phát triển mạnh trở lại. + Số lượng heo bị mắc bệnh tai xanh trong toàn xã là 116 con heo với 4.386,4kg. + Kiểm tra và lập biên bản xử lý những trường hợp bán thịt không qua kiểm dịch của thú y số lượng 930kg. + Tiêm phòng dịch cúm gia cầm năm 2010 với 1.378 hộ (hộ tư nhân nuôi trên 3.000 con là 12 hộ), với tổng số gia cầm là 82.014 con + Tiêm phòng lở mồm long móng (FMD) cho heo; tiêm phòng trụ huyết trùng và dịch tả số lượng 4.700 con. + Phun xịt tiêu độc 3 lần với 3.312 hộ; phun xịt gia súc 3 lần với 232 hộ. + Kiểm tra và lập biên bản xử lý những trường hợp bán thịt không qua kiểm dịch của thú y số lượng 930kg. - Hiện nay tình hình chăn nuôi gia súc, gia cầm ở địa phương nhìn chung phát triển trở lại vì không còn dịch bệnh. - Khuyến nông : Trong năm 2010 đã tổ chức được 08 lớp tập huấn cho nhân dân về kỹ thuật sản xuất, chăn nuôi cho 392 lượt nông dân trong chăn nuôi gà, chăn nuôi heo, kỹ thuật chọn giống, ghép cây kiểng và sử dụng phân bón, thuốc bảo vệ thực vật an toàn, hiệu quả. Giúp nông dân an tâm và mạnh dạn đầu tư sản xuất, chủ động hơn trong việc chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi có hiệu quả, đề phòng và xử lý các trường hợp sâu bệnh cây trồng và dịch bệnh trên gia súc. 1.1.2. Về môi trường: + Đã thực hiện thu gom rác từ ngày 01/01/2010 và có 2.200 hộ tham gia đăng ký. + Xe chở rác vào các ngày thứ 3,5,7 hàng tuần, cho đến nay đã chở được 156 chuyến với số lượng là 963 tấn. 1.1.3. Về Thương mại - Dịch vụ - Thuế: - Tình hình hoạt động thương mại dịch vụ trên địa bàn trong năm 2010 nhìn chung khá ổn định tạo tiền đề phát triển kinh tế xã hội nâng cao đời sống nhân dân. - Thuế: Tổng thu thuế trên địa bàn trong năm 2010 đạt: 6.494.000.000/ 5.880.000.000đồng, đạt 110,44% so dự toán năm 2010. Trong đó: + Thuế ngoài quốc doanh 650.000.000 đồng + Thuế trước bạ nhà đất 850.000.000 đồng + Thuế chuyển quyền sử dụng đất 32.000.000 đồng + Thu tiền sử dụng đất 2.400.000.000 đồng + Thu phí và lệ phí 185.000.000 đồng + Thuế thu nhập cá nhân 2.300.000.000 đồng 1.1.4. Tình hình công khai quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; quản lý sử dụng đất: - Về công khai quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất: xã đã công bố công khai bản đồ quy hoạch chi tiết sử dụng đất đến năm 2010 cho nhân dân biết thông qua niêm yết quyết tại trụ sở Uỷ ban nhân dân xã và tại văn phòng các ấp. Hoàn thành công tác lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2010 và bản đồ quy hoạch chi tiết sử dụng đất năm 2010 - 2015. - Tình hình quản lý,sử dụng đất : + Về nguồn đất công đang đuợc quản lý và sử dụng tốt, đúng quy định của pháp luật. + Về tình hình sử dụng đất của nhân dân: nhân dân tận dụng tối đa diện tích được cấp để đầu tư sản xuất và đạt hiệu quả cao. 1.1.5. Giao thông - xây dựng: - Về giao thông nông thôn: Dự toán đầu năm 6 tuyến, bổ sung 06 tháng cuối năm 8 tuyến. Cuối năm 2010 đã thực hiện hoàn thành 14 tuyến đạt 233,3%, với tổng chiều dài là 17.206m, kinh phí được phê duyệt là 9.405.404.075 đồng, bao gồm các tuyến như sau: + Nâng cấp đường chợ Than, ấp Cây sắn chiều dài 728m. + Nâng cấp đường ông Thụ, ấp Cây sắn chiều dài 3.300m. + Nâng cấp đường tổ 3, 5, ấp cây sắn chiều dài 1.337m. + Nâng cấp đường bà Chiêm – ông Ngọc, ấp Xà Mách chiều dài 2.484m. + Xây dựng mới đường ông Hòa, ấp Đồng Chèo chiều dài 392,30m. + Nâng cấp đường Nông trường cao su Lai Uyên, ấp Đồng chèo chiều dài 1.681,88m. + Nâng cấp sỏi đỏ đường liên ấp Bàu Lòng – Xà Mách chiều dài 1.106m. + Xây dựng mới đường tổ 6 ấp Bàu Lòng chiều dài 565m. + Nâng cấp đường bê tông xi măng, ấp Bàu Hốt chiều dài 1.020,50m. + Nâng cấp đường bê tông xi măng, ấp Xà Mách chiều dài 1.058m. + Nâng cấp sỏi đỏ đường Bàu Cà Thung, ấp Bến Lớn – Đồng Chèo chiều dài 2.353,70m. + Xây dựng mới đường ông Tám Cường – ông Hòa ấp Xà Mách chiều dài 541,20m. + Nâng cấp đường bê tông xi măng kho H, ấp Đồng sổ chiều dài 388,50m. + Nâng cấp bê tông xi măng đường ông Thứ ấp Bàu Lòng chiều dài 250m. - Xây dựng cơ bản : Chỉ tiêu năm 2010 xây dựng 02 công trình. Công trình nâng cấp, sửa chữa Chợ Lai Uyên đang tiến hành thiết kế; công trình xây dựng Văn phòng ấp Bàu Hốt không thực hiện được do không có nguồn đất. - Thủy lợi: Đã thực hiện nạo vét, khai thông mương thoát nước chống úng tuyến chợ Lai Uyên - ấp Bàu Hốt, và các tuyến mươn thoát nước nhằm đảm bảo khả năng thóat nước nhanh tránh ngập úng trên toàn địa bàn trong mùa mưa năm 2010. - Tỉ lệ hộ sử dụng điện thoại cố định : 8,3 máy /100dân (1.500 máy) phần lớn người dân có sử dụng điện thoại di động. 1.1.6. Thu chi ngân sách: - Tổng thu ngân sách nhà nước năm 2010 ước 18.909.000.000/11.396.000.000 đồng, đạt 165,9% chỉ tiêu năm 2010. Trong đó thu ngân sách xã 13.218.000.000/6.986.000.000 đồng, đạt 189,2% kế hoạch năm 2010. - Tổng chi ngân sách xã trong năm 2010 ước : 12.431.000.000/6.480.000.000 đồng, chiếm 191,8% chỉ tiêu kế hoạch chi năm 2010. - Thu các loại quỹ: + Quỹ an ninh quốc phòng : 69.255.000/55.000.000đ, đạt 125,92% + Quỹ phòng chống lụt bão : 22.602.5000/22.206.000đồng, đạt 101,78%. 1.1.7. Tình hình quản lý đầu tư xây dựng nhà ở nhỏ lẻ nông thôn: Trong năm UBND xã phối hợp với Đội thanh tra xây dựng huyện kiểm tra, lập biên bản vi phạm 08 trường hợp xây dựng không xin phép, vi phạm hành lang bảo vệ đường bộ, xây dựng nhà trên đất nông nghiệp, UBND xã đã ra quyết định xử phạt hành chính về hoạt động xây dựng 08 trường hợp trên. Các trường hợp vi phạm đã thực hiện việc đóng tiền phạt, tuy nhiên chưa có trường hợp nào thực hiện hình thức phạt bổ sung và việc khắc phục hậu quả như tháo dỡ phần công trình xây dựng vi phạm. 1.1.8. Về công tác Địa chính: - Công tác cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: + Tổng số hồ sơ đăng ký : 2.691 hồ sơ. + Tổng số hồ sơ đã được cấp giấy chứng nhận là 2.691 giấy. Trong đó : Đã cấp cho người sử dụng : 2.687 giấy, đạt 99,85%. Hiện còn tồn 04 giấy, chiếm 0,014%, gồm : * Tồn tại phòng Tài nguyên- Môi trường : 0 giấy. * Tồn tại xã : 04 giấy. - Về biến động đất đai: Tổng số hồ sơ biến động là 2.327 hồ sơ, Trong đó: + Chuyển nhượng : 1.459 + Cho, tặng : 679 + Thừa kế : 19 + Chuyển mục đích : 73 + Chia theo QĐ của toà án : 03 + Cấp đổi : 94 2.1- Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội 2.1.1. Về giáo dục: Tình hình dạy và học ở các trường trên địa bàn xã ổn định, cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên đáp ứng tương đối đầy đủ. Riêng Trường Mầm non số phòng học còn thiếu và xuống cấp. 2.1.1.1 Công tác tổ chức sinh hoạt hè: - Giáo dục về truyền thống: + Ngày 1/6 tổ chức tuyên truyền cho các em về truyền thống ngày Quốc tế thiếu nhi và khai mạc hè được 1 cuộc có 580 em tham dự. + Tổ chức tuyên truyền cho các em về tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh nhân ngày Bác ra đi tìm đường cứu nước ngày (5/6/1911) và tuyên truyền về ngày môi trường Thế giới được 2 cuộc có 569 em học sinh tham dự. + Tổ chức giáo dục về truyền thống cách mạng cho các thanh thiếu niên sinh hoạt hè nhân ngày Thương Binh Liệt Sỹ 27/7, ngày cách mạng tháng Tám thành công được 2 cuộc có 640 em tham dự. - Giáo dục pháp luật và nếp sống văn hoá: + Tổ tuyên truyền về luật Giao thông đường bộ và cho các em đăng ký không vi phạm trật tự an toàn giao thông theo Nghị định 146/CP của chính phủ được 2 cuộc có 455 em tham gia . + Tổ chức cho các em học tập Luật bảo vệ và chăm sóc trẻ em được 2 cuộc có 600 em tham dự. + Tổ chức cho các em thanh thiếu niên thăm và tặng 04 phần quà với tổng gí trị 400.000 đồng, cho gia đình liệt sĩ, gia đình chính sách, gia đình có công cách mạng nhân ngày thương binh liệt sĩ. (ngoài ra chi đoàn Xí nghiệp – Đô thị Bàu Bàng trao tặng 20 phần quà cho gia đình chính sách với tổng số tiền 3.000.000 đồng). - Hoạt động học tập và hướng nghiệp: + Tổ chức dạy phụ đạo cho các em học sinh yếu kém ở các khối lớp 2, 3, 4, 5 có 37 em học sinh tham gia học. + Tổ chức ra quân chiến dịch “Mùa hè tình nguyện” năm 2010 như tổ chức các hoạt động hè, làm đường giao thông nông thôn, thu gom rác thải, làm vệ sinh bia chiến thắng Bàu Bàng… có hơn 260 lượt thanh niên địa phương cùng tham gia. - Hoạt động vui chơi giải trí: + Tổ chức chiếu phim hè cho các em được 2 cuộc có 390 lượt học sinh đến xem. + Tổ chức hội thi “Kể chuyện sách hè” và hội thi “Tiếng hát hoa phượng đỏ” và “Hội thao hè” vòng cơ sở được 3 cuộc có 360 em tham gia. kết quả trao 18 giải tổng số tiền 2.600.000đ -Tham gia “Kể chuyện sách hè”, “Tiếng hát hoa phượng đỏ”, vòng huyện. 2.1.1.2. Công tác tuyên truyền, vận động toàn dân đưa trẻ đến trường năm học: 2009-2010. Đã tổ chức 03 cuộc tuyên truyền vận động toàn dân đưa trẻ đến trường năm học mới có 500 lượt học sinh tham dự. Kết quả có 179/179 trẻ 6 tuổi đến trường vào lớp 1, đạt 100%. 2.1.1.3. Năm học 2009-2010 - Trường Mầm non Lai Uyên có 31 Cán bộ giáo viên, 267 cháu + Trường Tiểu học Lai Uyên A có 37 cán bộ giáo viên, 570 học sinh chia làm 22 lớp. Cuối năm có 96% học sinh lên lớp, học sinh đạt loại giỏi chiếm 24,6%, khá chiếm 42,4% + Trường Tiểu học Lai Uyên B có 25 cán bộ giáo viên, 169 học sinh chia làm 10 lớp. Cuối năm có 98% học sinh lên lớp, học sinh đạt loại giỏi chiếm 20,58%, khá chiếm 41,76% - Trường cấp 2-3 Lai Uyên có 97 cán bộ giáo viên, 1.295 học sinh chia làm 38 lớp. Trong đó cấp 2 có 600 học sinh chia làm 18 lớp, cấp 3 có 695 học sinh, chia làm 20 lớp 2.1.1.4. Công tác chống mù chữ, phổ cập giáo dục: - Chống mù chữ, phổ cập giáo dục tiểu học : được công nhận lai. + Trẻ 11 đến 14 tuổi tốt nghiệp tiểu học : 538/565 đạt 95,2% + Phổ cập tiểu học đúng độ tuổi : * Trẻ 6 tuổi : 155/155, đạt tỉ lệ 100% * Trẻ 11 tuổi : 122/140, đạt tỉ lệ 87,1%. - Phổ cập giáo dục trung học cơ sở : được công nhận lai. + Trẻ hoàn thành bậc tiểu học cơ sở : 143/143, đạt tỉ lệ 100%. + Trẻ tốt nghiệp tiểu học vào lớp 6 : 143/143, đạt tỉ lệ 100%. + Trẻ 11-14 tuổi hoàn thành bậc tiểu học : 538/5565, đạt tỉ lệ 95,2%. + Tốt nghiệp trung học cơ sở : 162/166, đạt tỉ lệ 97,6%. + Nhóm tuổi 15-18 tuổi có bằng trung học cơ sở : 575/708, đạt tỉ lệ 81,5%. - Phổ cập giáo dục trung học : được phổ cập lai. + Tốt nghiệp trung học cơ sở : 140/162, đạt tỉ lệ 86,4%. + Học sinh tốt nghiệp THPT 100/134, đạt tỉ lệ 74,6%. + Thanh thiếu niên có bằng trung học phổ thông, trung học chuyên nghiệp - dạy nghề và hoàn thành lớp 12 : 523/838, đạt tỉ lệ 62,4%. 2.1.2.Về Công tác Truyền thanh: Trong năm 2010, song song với việc phát thanh những chương trình theo quy định của ngành cấp trên đã thông báo nhiều nội dung về thời sự của địa phương và nội dung chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân xã, tuyên truyền pháp Luật về Đất đai, hôn nhân gia đình, Luật Giao thông đường bộ, Luật Khiếu nại Tố cáo, luật Nghĩa vụ quân sự, Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Dân sự… Phát thanh tuyên truyền nội dung, ý nghĩa các ngày lễ lớn, tuyên truyền Đại hội Đảng bộ xã Lai Uyên lần thứ V, Đại Hội Huyện Đảng bộ Bến cát lần thứ X, Đại hội Đảng bộ tỉnh Bình Dương lần thứ IX, tuyên truyền lễ hội ngàn năm Thăng Long và học tập tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh… được 1.344 giờ 2.1.3. Về Y tế: Đã thực hiện khám chữa bệnh cho 40.670/27.986 lượt người đạt 145%. - Tổng số lần khám và điều trị 28.017 lượt người. - Khám đông y : 8.573/8.369 lượt người đạt 102%. Trong đó điều trị nội trú 49 ca. - Trẻ miễn dịch cơ bản : 377/387 trẻ, đạt 97,4%. - Số trẻ mắc các bệnh đường hô hấp : 629 cháu, số trẻ dưới 5 tuổi được bảo vệ 1.109/1.529 đạt 72,5%. - Phòng chống bứu cổ: khám trẻ em 8->10 tuổi 744/459 đạt 162%. - Chương trình uống Vitamin A tổng số trẻ uống 663/667 đạt 99,4%. - Tập huấn an toàn vệ sinh thực phẩm cho 135 chủ cơ sở - Kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm cho 87 chủ cơ sở - Cấp 49 giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. 2.1.4- Gia đình & Trẻ em: - Ban chăm sóc và bảo vệ trẻ em xã đang quản lý 2.578 em, số trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt được chăm sóc là 86/86 em đạt 100%. (trong đó có 25 trẻ em bị khuyết tật và 61 trẻ em mồ côi). - Trong năm 2010 đã lập thủ tục và đưa 01 em đi phẫu thuật tim bẩm sinh tại viện tim TP.HCM. - Trong năm 2010 đã cấp mới thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi là 215 thẻ đạt 100% - Vận động nhân dân thực hiện công tác kế hoạch hoá gia đình 686 trường hợp, đạt 102,84% so chỉ tiêu. - Tổ chức truyển thông dân số, kế họach hóa gia đình đợt I/2010 đạt 112% so chỉ tiêu. + Tỉ suất sinh thô : 13,12o/oo ; Giảm tỉ suất sinh thô : 0,67o/oo - Ngoài ra còn cấp học bổng cho 10 em học sinh nghèo hiếu học mỗi em là 300.000 đồng từ quỹ bảo trợ trẻ em xã Lai uyên. - Tổ chức tết Trung thu cho trẻ em trên địa bàn xã với số tiền là 32.000.000 đồng, trong đó: + Quỹ bảo trợ trẻ em tỉnh Bình Dương hỗ trợ 60 phần qùa mỗi phần trị giá 150 ngàn đồng với tổng số tiền qùa là 9.00.000đ cho trẻ em nghèo, khuyết tật. + Xã vận động 23.000.000 đồng. 2.1.5. Về VHTT- TDTT: - Thông tin tuyên truyền : + Phối hợp cùng Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật tuyên truyền phổ biến Luật khiếu nại tố cáo, luật phòng chống tham nhũng, Luật thực hành tiết kiệm chống lãng phí, luật đất đai , luật dân sự, Luật NVQS sửa đổi, luật an toàn giao thông, tuyên truyền ngày TBLS 27/7, tuyên truyền Đại hội Đảng bộ xã lai Uyên, Đại hội Huyện Đảng bộ Bến Cát lần thứ X, Đại hội Đảng bộ tỉnh Bình Dương lần thứ IX, tuyên truyền ngày quốc khánh 2/9, đặc biệc nhất là tuyên truyền dịch bệnh heo tai xanh … được 115 cuộc, có 12.282 lượt người dự. - Văn hóa văn nghệ-TDTT: + Phối hợp với Công đoàn và Đoàn thanh niên tổ chức văn nghệ karaoke giao lưu giữa các chi đoàn thanh niên các ấp; tổ chức văn nghệ chào mừng 30/4, 01/5 và sinh nhật bác 19/5. + Tổ chức cho đòan ca múa nhạc dân tội tỉnh Bình Dương biểu diễn văn nghệ phục vụ bà con nhân dân được 02 đợt. + Tham gia giải văn nghệ quần chúng do huyện Bến Cát tổ chức đạt 01 giải nhì múa và 01 giải ba đơn ca. + Phối hợp với Hội CCB xã, đội văn nghệ ấp cây Sắn tổ chức văn nghệ chào mừng Đại hội Huyện Đảng bộ Bến Cát và Quốc khánh 02/9 tại khu tượng đài chiến thắng Bàu Bàng phục vụ cho bà con nhân dân có hơn 100 người xem. + Phối hợp cùng Công đoàn tổ chức 02 giải bóng đá và 01 giải bóng chuyền mừng Đảng, mừng xuân có 9 đội bóng đá và 6 đội bóng chuyền của các ấp, công đoàn các đơn vị trú đóng trên địa bàn xã và công đoàn xã tham gia. + Tham gia giải bóng chuyền do huyện tổ chức đạt giải nhì. + Tham gia giải cờ tướng do huyện tổ chức đạt giải nhì. - Xây dựng đời sống văn hoá ở cơ sở : + Có 5 ấp đăng ký xây dựng khu ấp văn hoá và 5 ấp được công nhận đạt 100% + 3 ấp đăng ký ấp tiên tiến, nhưng có 2/3 ấp công nhận ấp tiên tiến. Có 7/8 ấp đăng ký và được công nhận đạt 87,5%. + Toàn xã có 2.607/2.607, đạt 100% hộ đăng ký gia đình văn hóa; kết quả cuối năm xét đạt 2.474/2.607, đạt 94,89%. - Quản lý nhà nước về Văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao : + Tổ chức 01 đợt tuyên truyền Nghị định số 103/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ ban hành quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng, Thông tư số 04/2009/TT-BVHTTDL ngày 16/12/2009 của Bộ Văn hóa Thông tin Du lịch quy định chi tiết thi hành một số quy định tại Quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng ban hành kèm theo Nghị định số 103/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ. + Phối hợp đoàn kiểm tra huyện kiểm tra 13 điểm kinh doanh Karaoke, lập biên bản đình chỉ vô thời hạn 09 điểm kinh doanh không có giấy phép . 2.1.6- Chính sách xã hội: - Chính sách: + Tổng số đối tượng chính sách hưởng trợ cấp hàng tháng của xã là 81 đối tượng, trợ cấp xã hội 104 đối tượng. + Trong năm 2010 đã tổ chức cấp phát tiền chế độ và tiền tết, tiền quà lễ 27/7 đầy đủ, kịp thời và đúng qui định với tổng số tiền là 2.317.069.000 đồng. Trong đó tiền quà tết là 215.580.000 đồng. + Phối hợp cùng Công đoàn xã thể thăm và tặng quà cho 04 gia đình chính sách nhân dịp Tết nguyên đán với tổng giá trị 800.000 đồng. + Lập danh sách đề nghị xét điều dưỡng cho 09 đối tượng được đi điều dưỡng tập trung và 11 đối tượng điều dưỡng tại gia đình. + Đề nghị cấp trên sửa chữa 02 căn nhà tình nghĩa ( đã thực hiện 01 căn, còn 01 căn chờ huyện hỗ trợ kinh phí ). + Phối hợp cấp trên thăm và tặng 09 phần quà cho gia đình bà mẹ Việt Nam Anh hùng và thương binh ¼ nhân ngày lễ 30/4,1/5 với tổng giá trị 9.000.000 đồng. + Cấp 263 thẻ BHYT cho các đối tượng chính sách, đối tượng bảo trợ xã hội. - Xoá đói giảm nghèo : + Tổng số hộ nghèo của xã đầu năm 2010 là 82 hộ, chiếm tỉ lệ 3,1%. + Xây tặng 02 căn nhà tình thương với tổng kinh phí 45.632.000 đồng, do Chùa Quan Âm (huyện Tân Uyên ), quỹ vì người nghèo của xã tài trợ. + Xây dựng 01 căn nhà Đại đoàn kết với tổng kinh phí 24.000.000 đồng, trong đó quỹ vì người nghèo xã 20.000.000 đồng số tiền còn lại nhân dân hỗ trợ. + Giới thiệu cho 06 lao động thuộc hộ nghèo của xã vào làm việc tại các doanh nghiệp trên địa bàn xã. + Cấp thể BHYT cho 100% người nghèo. + Phối hợp tổ chức cho bệnh viện đa khoa tỉnh Bình Dương khám và cấp thuốc miễn phí cho 52 đối tượng với tổng kinh phí 5.200.000 đồng. + Tổ chức tặng quà cho hộ nghèo nhân dịp Tết Nguyên đán được 437 phần với tổng giá trị 98.900.000 đồng. + Hộ thoát nghèo năm 2010 cuối năm còn lại 39 hộ tỷ lệ 1,39%. Tổ chức điều tra hộ nghèo theo tiêu chí mới của trên, kết quả toàn xã có 79 hộ nghèo chiếm tỷ lệ 2,87%. 2.2- Trong lĩnh vực quốc phòng – an ninh 2.2.1. Công tác Quân sự: - Duy trì ổn định các chế độ trực. - Công tác tuyển quân: Thực hiện tốt các bước đăng ký, xét duyệt và giao quân 25/25 thanh niên, đạt 100% chỉ tiêu và vận động 26.587.000 đồng tặng quà cho thanh niên lên đường nhập ngũ. - Lên danh sách đăng ký tuổi 17 chuẩn bị nguồn cho công tác tuyển quân năm 2011 cho 78/78 thanh niên đạt 100%; đăng ký bổ sung thanh niên 18 đến 25 tuổi : 522/522 thanh niên đạt 100%. - Chuẩn bị công tác tuyển quân năm 2011 có 598 thanh niên, qua các bước xét duyệt còn lại 224 thanh niên đủ điều kiện khám sức khoẻ, số thanh niên đạt sức khoẻ là 71 thanh niên, bình cử đến nay có 45 thanh niên đủ điều kiện nhập ngũ năm 2011. - Kết nạp bổ sung lực lượng Dân quân, nâng tổng số dân quân trên địa bàn lên 126 đồng chí, đạt 1,23% so với dân số. - Tham mưu cho Đảng ủy – UBND củng cố thành viên Hội đồng giáo dục Quốc phòng – An ninh, xây dựng kế họach và mở lớp bồi dưỡng kiếng thức quốc phòng cho đối tượng 5. - Phối hợp cùng công an xã tuần tra canh gác được 117 cuộc có 815 lượt đồng chí tham gia. Tổ chức tuần tra được 386 cuộc có 1.838 lượt lực lượng tham gia. - Đăng ký, quản lý quân nhân dự bị 1 và quân nhân dự bị 2 đúng quy định. - Tổng số quân nhân dự bị I là 250 đồng chí. - Tổng số quân nhân dự bị II là 1.190 đồng chí. Lên danh sách 85 phương tiện kỹ thuật đạt 100% - Xã đội trưởng và xã đội phó tham gia lớp tập huấn cán bộ đợt I/2010 thời gian 03 ngày tại BCH QS huyện. - Cử 19 đ/c tham gia tập huấn binh chuẩn quân báo trinh sát và tập huấn súng náy phòng không 12,7 mm 05 ngày tại BCH QS huyện Bến Cát. - Tổ chức huấn luyện quân sự - giáo dục chính trị cho lực lượng dân quân xã đợt I /2010 theo kế hoạch, thời gian huấn luyện 05 ngày, quân số tham gia 94/96, đạt 97,91%. - Tổ chức huấn luyện giáo dục-chính trị cho LLDQ xã đợt II/2010 theo kế hoạch, thời gian huấn luyện 04 ngày, quân số tham gia 56/59 đạt 94,91%. 2.2.2- Hoạt động công an: - Tình hình an ninh chính trị ổn định. - Tình hình vi phạm pháp luật : - Trọng án: Xảy ra 07 vụ. Trong đó 01 vụ giết người cướp tài sản, 05 vụ cướp tài sản và 01 vụ bắn người gây thương tích. - Thường án: Xảy ra 20 vụ trộm cắp tài sản. - Tai nạn giao thông xảy ra 45 vụ, làm chết tại chổ 8 người, bị thương 44 người, hư hỏng 50 xe các loại. - Vi phạm trật tự xã hội xảy ra 07 vụ đánh nhau, 05 vụ trộm cắp mũ cao su. - Công tác tuần tra, kiểm tra hành chính: Công an xã kết hợp với Đội Dân phòng và lực lượng dân quân tuần tra, kiểm tra hành chính, phát hiện 111 trường hợp không đăng ký tạm trú, phạt số tiền là 10.760.000 đồng - Kiểm tra kiểm soát an toàn giao thông lập biên bản 69 trường hợp vi phạm an toàn giao thông, phạt 05 trường hợp số tiền là 1.550.000 đồng, 64 trường hợp lập hồ sơ xử lý. - Phối hợp cùng cảng sát I công an huyện Bến Cát kiểm tra công tác đăng ký tạm trú, phòng cháy chữa cháy tại công ty TNHH RK, công ty ARDA. - Phối hợp cùng phòng cảnh sát môi trường công an tỉnh Bình Dương kiểm tra 02 hộ thu mua mũ tại ấp Bàu Bàng, lập biên bản nhắc nhỡ. - Tiếp tục công tác phát động phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc : Công an xã tham mưu cho họp dân phát động phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc. Nội dung tuyên truyền pháp luật và phổ biến các phương thức hoạt động của bọn tội phạm để nhân dân cảnh giác, tuyên truyền Luật Cư trú, Nghị quyết số 32/2007/NQ-CP. 2. Về nhược điểm: - Do địa bàn xã Lai Uyên quá rộng, dân cư đông và không tập trung, có nhiều điểm tiếp giáp với nhiều địa phương khác, nhiều cụm dân cư xa xôi, hẻo lánh, dự án khu Công nghiệp & Đô thị Bàu Bàng đang triển khai thực hiện và nhiều doanh nghiệp về đầu tư sản xuất, kinh doanh rãi rác, thu hút nhiều lao động từ nơi khác đến. Trong đó, không ít lao động thuộc diện di dân tự do nên việc quản lý nhân – hộ khẩu, quản lý đối tượng còn nhiều bất lợi, từ đó các đối tượng xấu có điều kiện hoạt động như: trộm, cắp, cướp giật, đánh nhau gây mất trật tự xã hội. Mặt khác, do dân cư của xã có trên 70% dân số là dân từ các tỉnh, thành khác đến lập nghiệp làm ăn nên có nhiều phong tục tập quán không giống nhau. - Từ đó, trong quan hệ xã hội, quan hệ xóm làng thường không tránh khỏi những mâu thuẩn, tranh chấp gây mất đoàn kết, mất trật tự xóm làng và dẫn đến vi phạm pháp luật. Mặt khác, do ảnh hưởng từ biến động giá trị sử dụng đất đai cũng là một trong những nguyên nhân chính gây mâu thuẩn tranh chấp, khiếu nại, tố cáo. - Về đội ngũ cán bộ theo với định biên so với yêu cầu nhiệm vụ thực tế của địa phương còn những trở ngại, khó khăn nhất định. Các ngành chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc cho chính quyền xã là bộ phận trực tiếp va chạm thực tế công việc với nhân dân lại quyết định ít cán bộ, không ít chức danh phải hoạt động kiêm nhiệm nhiều công việc nên ảnh hưởng đến chất lượng, kết quả hoạt động. Bên cạnh đó còn có một số cán bộ chưa nhiệt tình trong công tác. VI/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN 1. Chức năng: - Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên là bộ phận chuyên môn của Ủy ban nhân dân xã, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của Ủy ban nhân dân xã. - Văn phòng Ủy ban nhân dân xã là bộ phận tham mưu, tổng hợp và phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân xã; giúp Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định Pháp luật của Nhà nước. - Xây dựng các chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các ngành, cán bộ chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã thực hiện chương trình công tác đó. - Theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. - Thẩm tra các đề án chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, trình Ủy ban nhân dân xã quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân xã trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp luật, quy chế của Ủy ban nhân dân xã quy định, Văn phòng đề nghị các ngành, cán bộ chuyên môn bổ sung, hoàn chỉnh. - Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân với Hội đồng nhân dân, với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể, các ngành, cán bộ trực thuộc Ủy ban nhân dân xã. - Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp Ủy ban nhân dân xã trong việc tổ chức giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật. - Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh và của cấp trên đến các ngành, cán bộ chuyên môn và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện văn bản đó. - Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp Ủy ban nhân dân xã, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch. - Giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp các đoàn khách đến thăm, làm việc tại địa phương theo quy định của Nhà nước. 3. Tổ chức - Văn phòng Ủy ban nhân dân xã gồm 02 công chức Văn phòng – Thống kê và 01 cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Phần hai TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN I/ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư: Văn thư thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân xã có chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân xã. Chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực Ủy ban nhân dân xã, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của cán bộ Văn phòng - Thống kê. Cán bộ Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình: - Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ. - Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công văn, văn bản đi vào sổ. - Cán bộ Văn thư – Lưu trữ phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng dấu ban hành. Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận. Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân xã quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản theo đúng quy định. 2. Lề lối làm việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người chỉ đạo chung là Cán bộ Văn phòng – Thống kê nên văn thư cũng chịu sự chỉ đạo trực tiếp đó. Sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ Văn thư – Lưu trữ căn cứ vào thành phần nơi nhận và số lượng văn bản để gửi đi nhanh chóng, kịp thời, đúng số lượng. 3. Các trang thiết bị trong văn phòng: Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng. Văn phòng được trang bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ. Văn phòng Ủy ban nhân dân xã được trang bị khá đầy đủ máy móc, thiết bị như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy, mạng Internet, điện thoại. II/ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN Công tác Văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan. Trong văn phòng, công tác Văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng Ủy ban nhân dân xã nói riêng. Ủy ban nhân dân xã có một cán bộ Văn thư – Lưu trữ làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi – đến của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc. 1. Những nét chung về nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên: Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa… Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác quản lý công văn, Ủy ban nhân dân xã cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ. Trong nghiệp vụ Văn thư nội dung gồm có: - Công tác xây dựng và ban hành văn bản; - Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến; - Công tác quản lý văn bản đi; - Công tác quản lý và sử dụng con dấu; - Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình đi sâu vào thực tế tìm hiểu công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên, nhìn chung văn bản của xã đều đúng với quy định của Nhà nước. Cụ thể như sau: 1.1- Công tác xây dựng và ban hành văn bản: Để đảm bảo mọi văn bản của văn phòng Ủy ban nhân dân xã được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao. Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên xây dựng quy trình soạn thảo gồm 5 bước: Bước 1. Chuẩn bị mục đích và nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập xử lý thông tin. Bước 2. Xây dựng bản thảo Bước 3. Duyệt văn bản Bước 4. Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính Bước 5. Triển khai văn bản Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan. Đòi hỏi cán bộ Văn thư – Lưu trữ cơ quan phải có trình độ hiểu biết sâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả. Thực tế, tôi thấy văn thư Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên đã làm rất tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn bản nhanh chóng, kịp thời. 1.2- Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang về hoặc qua đường bưu điện… Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định về công tác Văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ huyện Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 của UBND xã Lai Uyên về việc ban hành quy chế công tác Văn thư của xã Lai Uyên gồm các bước sau: - Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản; - Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; - Đăng ký văn bản đến; - Trình văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến; * Mẫu dấu đến của Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên: 50 mm 30 mm UBND Xà LAI UYÊN ĐẾN Số: ............................ Ngày: ....................... ............................ Chuyển: ................................... * Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên: Bìa sổ: ỦY BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: …….... Từ ngày ..….... đến ngày .....…... Từ số ...…...... đến số ...........….... Quyển số: ……... Phần đăng ký văn bản đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên cũng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước nhưng vẫn còn nhiều hạn chế như không có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên do đó sẽ không biết được tiến độ thực hiện. Việc chuyển giao văn bản do cán bộ Văn thư – Lưu trữ gửi đến các ban ngành, đoàn thể nhưng lại không có sổ ký nhận và khi văn bản bị mất thì cán bộ Văn thư – Lưu trữ sẽ lại phải chịu trách nhiệm. 1.3- Chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng liên quan đều phải thực hiện đúng nguyên tắc chuyển giao, kịp thời, chính xác và đúng đối tượng. Văn bản có 2 loại: loại gửi trong nội bộ Uỷ ban nhân dân xã và loại gửi cho cơ quan cấp trên, các cơ quan có liên quan. Nếu chuyển giao nội bộ thì không cần làm bì, còn nếu chuyển giao qua bưu điện thì phải có bì riêng. * Mẫu bì: UỶ BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN Ấp Xà Mách, xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương Điện thoại: 0650. 3562804 – Fax: 0650. 3551209 ˜ ¯ ™ Kính gửi:…………………..……….. ……………………………………… ……………………………………… Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên đã có những mẫu sổ như theo quy định của Nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn thiếu sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ nên việc thống kê số lượng văn bản gửi cho các ban ngành, đoàn thể trong năm còn gặp nhiều khó khăn. Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều được giữ một bản gốc để lưu. Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản gốc và được sắp xếp theo số, ký hiệu. Văn bản lưu của Uỷ ban nhân dân xã được cán bộ Văn thư – Lưu trữ sắp xếp rất gọn gàng và khoa học nên rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản. Văn bản lưu của Uỷ ban nhân dân xã được sắp xếp theo tên loại văn bản: mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau. Tại văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, tập lưu được hình thành vào cuối năm, cán bộ Văn thư – Lưu trữ đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục và viết bìa tập lưu. Tập lưu văn bản được cán bộ Văn thư – Lưu trữ sắp xếp theo một trật tự nhất định sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá trong kho lưu trữ. 1.4- Công tác quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan. Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Chính phủ, tỉnh, huyện và Quy chế của UBND xã và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau: - Kiểm tra thể thức; - Trình ký văn bản; - Ghi số, ngày tháng văn bản; - Đóng dấu văn bản; - Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản - Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu. Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên được cán bộ Văn thư – Lưu trữ thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định của nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn. * Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên: ỦY BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: …….... Từ ngày ..….... đến ngày .....…... Từ số ...…...... đến số ...........….... Quyển số: ……... Bìa sổ: Phần đăng ký văn bản đi: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29/9/200 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân xã xã Lai Uyên được cán bộ Văn thư – Lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu đóng không bị đóng tràn lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền. Các loại dấu: dấu cơ quan Uỷ ban nhân dân xã, dấu tên, dấu chức danh, dấu công văn đến…. 3. Công tác chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu... để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu hết giá trị , bảo quản những tài liệu quan trọng. Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng được quan tâm, Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên xã đã có phông lưu trữ riêng. Hiện nay, khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn. Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một số tài liệu, và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –Lưu trữ . Đây là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng gì Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên. Để công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nói riêng được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên cần có chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt công tác này. Đặc biệt là việc đầu tư kinh phí. 4. Công tác giao nộp tài liệu: Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi năm làm việc các ban ngành, đoàn thể phải lập hồ sơ công việc mình đã làm xong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau 5 năm sau. Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài. Đây cũng là công việc thường xuyên mà cán bộ văn phòng nào cũng làm khi giải quyết công việc do mình quản lý. Việc lập hồ sơ hiện hành tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nhìn chung là đúng quy trình của Cục Văn thư Lưu trữ. Tuy nhiên, một số ban ngành còn chưa lập hồ sơ, các tài liệu còn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện vào cuối năm. Phần ba MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN Công tác Văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan. Nội dung công tác Văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Nhìn chung công tác Văn thư ở Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên đã đi vào nề nếp và có những thành tích tốt. Do cán bộ Văn thư – Lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác Văn thư vẫn còn gặp nhiều hạn chế. Là một sinh viên vừa học vừa làm nên thời gian thực tập của tôi cũng gặp rất nhiều thuận lợi, với sự giúp đỡ của các bác, các cô, chú, anh chị ở cơ quan và đặc biệt là anh Sang người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong thời gian tiếp cận thực tế để tôi hiểu sâu hơn về công tác Văn thư. Giữa việc học lý thuyết ở trường và khi áp dụng vào thực tế để sau này sẽ không còn bỡ ngỡ khi bước vào công việc và cùng với sự học hỏi trong 8 tuần thực tập tại cơ quan và nỗ lực của bản thân, tôi cũng đã đạt được những kết quả. I/ MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN Xà LAI UYÊN Công tác Văn thư là công việc thường xuyên và liên tục. Đây là công việc được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân tôi đã rất cố gắng hoàn thành tốt nghiệp vụ. Đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra các ý kiến của bản thân để góp ý với cơ quan cho công tác Văn thư đạt kết quả cao hơn. Qua 8 tuần thực tập và làm việc tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, bản thân tôi thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là hết sức cần thiết và giữa thực tế với những gì đã được học còn rất nhiều khác nhau nên đợt thực tập chính là sự rèn luyện, học hỏi và rút kinh nghiệm cho sự thiếu sót trong quá trình học tập và hiểu rõ về nghiệp vụ của mình trong thực tế. Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên đã đạt được nhiều thành tích tốt, bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục để công tác văn thư tại cơ quan đạt được những kết quả tốt hơn nữa. 1. Nhận xét: Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết đã học tôi có một số nhận xét về công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên như sau: - Công tác soạn thảo văn bản tại Uỷ ban nhân dân xã được thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc. - Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt đúng quy định của Nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu. Việc đăng ký văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên được cán bộ Văn thư – Lưu trữ đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi. - Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên tất cả các văn bản đến đều được tập trung vào một đầu mối thống nhất đó là cán bộ Văn thư – Lưu trữ, tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như tiếp nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết theo dõi, giải quyết văn bản đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước. + Nhìn chung công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên được tiến hành khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau. - Công tác quản lý sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán bộ Văn thư – Lưu trữ bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái. 2. Kiến nghị: Qua khảo sát thực tế tôi nhận thấy để làm tốt công tác Văn th ở Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cần làm tốt một số công việc sau: - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ. - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã cần đôn đốc, kiểm tra thường xuyên các ban, ngành lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào Lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ. - Kho lưu trữ xã cần được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, bình PCCC và các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống xẩy ra với tài liệu. - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư – lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời , bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đoi hỏi ngày càng cao. III/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN Cuộc sống là những học hỏi, hiểu biết và khám phá không ngừng nên bản thân tôi cũng đã và đang cố gắng mang nhiều kiến thức được trang bị ở trường để bước vào thực tế, phục vụ cho công việc của bản thân và góp một số ý kiến để công tác Văn thư của cơ quan được hoàn thiện hơn. Bên cạnh những đổi mới mà cơ quan đã đạt được thì Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cũng còn những việc đang và cần thay đổi. Tôi cũng xin đưa ra một số ý kiến của bản thân mình qua đợt thực tập đã rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mình và góp thêm chút ý kiến vào cơ quan. - Kính mong cơ quan mình trong thời gian tới đầu tư mua sắm trang thiết bị phù hợp như tủ đựng tài liệu và máy tính phục vụ cho công tác Văn thư. - Và một giá để đặt các loại con dấu cơ quan cùng các loại dấu chức danh, dấu tên để thuận tiện hơn trong việc đóng dấu nhằm tránh sự nhầm lẫn khi một lúc phải đóng mấy loại con dấu - Cần sử dụng sổ chuyển giao văn bản đi, văn bản đến trong nội bộ để tránh tình trạng không có sự ký nhận văn bản và văn bản bị thất lạc nhằm gây khó khăn trong việc tìm kiếm và chịu trách nhiệm với văn bản thất lạc. - Do cán bộ Văn thư – Lưu trữ còn phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nữa nên công tác Văn thư còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, cần có sự phân công cho các cán bộ những công việc cụ thể và đúng chức năng để gánh bớt phần việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Phần bốn KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp là khâu kế tiếp sau quá trình tiếp thu lý thuyết trên lớp ở hầu hết các trường. Tất cả các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp đều tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp. Có thể nói đây là phương châm đào tạo hiệu quả kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giữa lý luận và thực tiễn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Thực hiện phương châm trên, trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam đã tổ chức đợt thực tập trong 8 tuần cho học sinh các ngành Quản trị Văn phòng, Ngoại thương, Kế toán doanh nghiệp…. Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, tôi đã thực hiện đợt thực tập với chuyên ngành Quản trị Văn phòng. Tuy thời gian thực tập không nhiều nhưng nó thực sự có ý nghĩa đối với bản thân tôi, nó đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều. Đó là cơ hội cho tôi và các bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hoá phần lý thuyết đã học. Có thể nói đợt thực tập đã giúp tôi hiểu sâu hơn về chuyên nghành của mình, từ đó thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan. Công tác Văn thư chính là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan cơ Nhà nước nói chung và Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nói riêng. Qua 8 tuần thực tập (từ ngày 23/5 đến ngày 23/7/2011) tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, đó là khoảng thời gian không dài nhưng cũng đủ để tôi được đi vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã chọn. Qua thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, tôi đã được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cán bộ tại văn phòng cùng với sự nhiệt tình của công việc. Tôi đã học hỏi được rất nhiều điều, được đi vào thực tế tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành của mình và đặc biệt là chuyên đề mà tôi đã chọn. Tất cả các khâu trong công tác Văn thư đều được cán bộ Văn thư – Lưu trữ tại văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên làm tốt từ việc quản lý văn bản đi – đến cho tới việc quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện theo đúng nghiệp vụ do cán bộ Văn thư – Lưu trữ được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc lâu năm. Qua quá trình thực tập đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều, vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũng không đơn giản, nó cần sự nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn những thứ sao cho phù hợp với công việc của mình. Trong quá trình thực tập, không tránh tránh khỏi những sai sót, tôi cũng đã có gặp phải những sai sót trong quá trình làm việc nhưng tôi đã được các cán bộ quan tâm, chỉ bảo tận tình để tôi biết được nhưng lỗi mình đã mắc phải để sửa sai. Đó cũng chính là những thử thách đầu tiên, những va chạm công việc khi bước vào thực tế. Và tôi tin rằng, mỗi một lần mắc lỗi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thành hơn, vững bước hơn và tự tin hơn trong công việc./.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • doccong tac van thu.doc
  • docbia bao cao.doc
  • docloi cam on.doc
  • docmuc luc.doc
  • docnhan xet co quan thuc tap.doc
  • docnhan xet giao vien huong dan.doc