Đề tài Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh

Lêi më ®Çu Nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña qóa tr×nh s¶n xuÊt - kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp. Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm mét tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. V× vËy, qu¶n lý tèt kh©u thu mua, dù tr÷ vµ sö dông vËt liÖu lµ ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm, tiÕt kiÖm chi phÝ, gi¶m gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu lµ mét bé phËn cña h¹ch to¸n kÕ to¸n trong doanh nghiÖp, ®¶m nhËn nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng chñng lo¹i vËt liÖu kh¸c biÖt. C«ng t¸c nµy ®Æc biÖt cã ý nghÜa ®èi víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu. NÕu h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu kh«ng ®­îc thùc hiÖn tèt g©y nªn t×nh tr¹ng thiÕu vËt liÖu sÏ lµm ngõng qóa tr×nh s¶n xuÊt; nÕu g©y chËm trÔ hay nhÇm lÉn cho qóa tr×nh cung cÊp tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu còng cã thÓ g©y ®×nh trÖ cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. XuÊt ph¸t tõ vai trß quan träng trªn cña h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, kÕt hîp víi nh÷ng tµi liÖu thùc tÕ cña c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n t¹i C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh, t«i ®· hoµn thµnh chuyªn ®Ò “ Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh ”. Môc ®Ých cña chuyªn ®Ò nµy lµ xem xÐt nh÷ng vÊn ®Ò lý thyÕt c¬ b¶n vÒ nguyªn vËt liÖu vµ h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu trong thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ë mét ®¬n vÞ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cô thÓ, tõ ®ã cã nh÷ng ®¸nh gi¸ vµ m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ®Ò xuÊt phï hîp víi ®Æc ®iÓm vµ t×nh h×nh cô thÓ cña C«ng ty víi mong muèn gãp phÇn hoµn thiÖn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ nãi chung. Néi dung cña chuyªn ®Ò c¬ b¶n bao gåm 3 phÇn: - PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt NVL. - PhÇn II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh. - PhÇn III: Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu trong C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh. PhÇn I Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu I. Nguyªn vËt liÖu vµ nhiÖm vô h¹ch to¸n. 1. Kh¸i niÖm - ®Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu. a. Kh¸i niÖm: Nguyªn vËt liÖu (NVL): Lµ mét bé phËn cña ®èi t­îng lao ®éng mµ con ng­êi sö dông c«ng cô lao ®éng t¸c ®éng lªn chóng, biÕn chóng thµnh s¶n phÈm theo môc ®Ých ®· ®Þnh tr­íc. §ã lµ nh÷ng ®èi t­îng lao ®éng ®· ®­îc thÓ hiÖn d­íi d¹ng vËt ho¸ nh­: s¾t thÐp trong doanh nghiÖp c¬ khÝ chÕ t¹o, sîi trong doanh nghiÖp dÖt, dù ¸n trong doanh nghiÖp ®ãng dµy, v¶i trong doanh nghiÖp may mÆc, chÌ bóp trong doanh nghiÖp chÕ biÕn chÌ... b. §Æc ®iÓm: Lµ mét bé phËn cña ®èi t­îng lao ®éng NVL cã 2 ®Æc ®iÓm c¬ b¶n sau: - NVL chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh vµ khi tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, d­íi t¸c ®éng cña lao ®éng, chóng bÞ tiªu hao toµn bé hoÆc thay ®æi h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu ®Ó t¹o ra h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. Do ®ã trong qu¶n lý NVL chØ qu¶n lý vÒ mÆt gi¸ trÞ xuÊt dïng mµ kh«ng xÐt mÆt l­îng h×nh th¸i cña NVL. - Gi¸ trÞ cña NVL ®­îc chuyÓn dÞch mét lÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm míi lµm ra. Nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn lµ xuÊt ph¸t ®iÓm quan träng cho c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n NVL tõ kh©u tÝnh gi¸, h¹ch to¸n tæng hîp vµ h¹ch to¸n chi tiÕt. 2. NhiÖm vô cña h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. §Ó cung cÊp c®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c th«ng tin cho c«ng t¸c qu¶n lý NVL trong c¸c doanh nghiÖp, kÕ to¸n NVL ph¶i thùc hiÖn ®­îc c¸c nhiÖm vô sau ®©y: - Ghi chÐp, tÝnh to¸n, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, trung thùc, kÞp thêi sè l­îng, chÊt l­îng vµ gi¸ thµnh thùc tÕ cña NVL nhËp kho. - TËp hîp vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi sè l­îng vµ gi¸ trÞ NVL nhËp kho, kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh c¸c ®Þnh møc tiªu hao NVL. - Ph©n bæ hîp lý gi¸ trÞ NVL sö dông vµo c¸c ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. - TÝnh to¸n vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c sè l­îng vµ gi¸ trÞ NVL tån kho, ph¸t hiÖn kÞp thêi NVL thiÕu, thõa, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt ®Ó doanh nghiÖp cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi, h¹n chÕ ®Õn møc tèi ®a thiÖt h¹i cã thÓ x¶y ra. II. H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. H¹ch to¸n chi tiÕt NVL ®ßi hái ph¶n ¸nh c¶ vÒ gi¸ trÞ, sè l­îng, chÊt l­îng cña tõng thø (tõng danh ®iÓm) theo tõng kho vµ tõng ng­êi phô tr¸ch vËt chÊt. Trong thùc tÕ hiÖn nay cã 3 ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt NVL sau ®©y: 1. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song. * T¹i kho: Theo ph­¬ng ph¸p nµy thñ kho c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt NVL ®Ó ghi ThÎ kho (më theo tõng danh ®iÓm NVL trong tõng kho). Thñ kho dïng thÎ kho ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån NVL vÒ mÆt sè l­îng. Mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thÎ kho. Cuèi th¸ng, thñ kho ph¶i tiÕn hµnh tæng céng sè nhËp, xuÊt, tÝnh ra sè tån kho vÒ mÆt l­îng theo tõng danh ®iÓm vËt liÖu. * T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n NVL më ThÎ kÕ to¸n chi tiÕt NVL cho tõng danh ®iÓm NVL t­¬ng øng víi thÎ kho më ë kho. ThÎ nµy cã néi dung t­¬ng tù thÎ kho, chØ kh¸c lµ theo dâi c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ. H»ng ngµy, hoÆc ®Þnh kú, khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho do thñ kho chuyÓn tíi, nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i kiÓm tra, ®èi chiÕu, ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n vµo vµ tÝnh ra sè tiÒn. Sau ®ã lÇn l­ît ghi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt vµo c¸c thÎ vµ ®èi chiÕu víi thÎ kho §Ó thùc hiÖn ®èi chiÕu gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt, kÕ to¸n ph¶i c¨n cø vµo c¸c thÎ kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt - tån kho vÒ mÆt gi¸ trÞ cña tõng lo¹i NVL. Sè liÖu cña b¶ng nµy ®­îc ®èi chiÕu víi sè liÖu ë phÇn kÕ to¸n tæng hîp. Ngoµi ra, ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ thÎ kho, nh©n viªn kÕ to¸n NVL cßn më sæ ®¨ng ký thÎ kho, khi giao thÎ kho cho thñ kho, kÕ to¸n ph¶i ghi vµo sæ. Ph­¬ng ph¸p nµy rÊt ®¬n gi¶n trong kh©u ghi chÐp, ®èi chiÕu sè liÖu vµ ph¸t hiÖn sai sãt, ®ång thêi cung cÊp th«ng tin nhËp, xuÊt vµ tån kho cña tõng danh ®iÓm NVL kÞp thêi, chÝnh x¸c. Tuy nhiªn, ph­¬ng ph¸p nµy chØ sö dông ®­îc khi doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm NVL. MÉu sæ vµ s¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song nh­ sau: B¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt – tån kho vËt liÖu Th¸ng… n¨m… Sè danh ®iÓm Tªn vËt liÖu Tån ®Çu th¸ng NhËp trong th¸ng XuÊt trong th¸ng Tån cuèi th¸ng Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn ThÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu Sè thÎ … Sè tê… Tªn vËt t­: Sè danh ®iÓm: §¬n vÞ tÝnh: Kho: Chøng tõ TrÝch yÕu §¬n gi¸ Nh©p XuÊt Tån Ghi chó SH Ngµy th¸ng Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song ThÎ hoÆc sæ chi tiÕt vËt liÖu PhiÕu xuÊt kho ThÎ kho B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho NVL KÕ to¸n tæng hîp PhiÕu nhËp kho Ghi h»ng ngµy §èi chiÕu Ghi cuèi th¸ng 2. Ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. §èi víi nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu danh ®iÓm NVLvµ sè l­¬ng chøng tõ nhËp, xuÊtNVL kh«ng nhiÒu th× ph­¬ng ph¸p thÝch hîp ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt NVL lµ ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. Theo ph­¬ng ph¸p nµy: * T¹i kho: Gièng ph­¬ng ph¸p thÎ song song ë trªn. * T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n chØ më Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn NVL theo tõng kho, cuèi kú trªn c¬ së ph©n lo¹i chøng tõ nhËp, xuÊt theo tõng danh ®iÓm NVL vµ theo tõng kho, kÕ to¸n lËp B¶ng kª nhËp vËt liÖu, B¶ng kª xuÊt vËt liÖu vµ dùa vµo c¸c b¶ng kª nµy ®Ó ghi vµo Sæ lu©n chuyÓn NVL. Khi nhËn ®­îc thÎ kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu tæng l­îng nhËp, xuÊt cña tõng thÎ kho víi Sæ lu©n chuyÓn NVL, ®ång thêi tõ Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn NVL ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu. Nh­ vËy, ph­¬ng ph¸p nµy gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖcghi chÐp cña kÕ to¸n, nh­ng v× dån c«ng viÖc ghi sæ, kiÓm tra ®èi chiÕu vµo cuèi kú, nªn trong tr­êng hîp sè l­îng chøng tõ nhËp, xuÊt cña tõng anh ®iÓm NVL kh¸ nhiÒu th× c«ng viÖc kiÓm tra, ®èi chiÐu sÏ gÆp nhiÒu khã kh¨n vµ h¬n n÷a lµ ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é thùc hiÖn c¸c kh©u kÕ to¸n kh¸c. MÉu sæ vµ s¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn nh­ sau: B¶ng kª nhËp ( xuÊt ) vËt liÖu Danh ®iÓm vËt liÖu Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh Gi¸ h¹ch to¸n Sè l­îng chøng tõ Sè l­îmg Sè tiÒn Kho … Céng Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn N¨m:….. Kho:….. Sè danh ®iÓm Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ Sè d­ ®Çu Th¸ng 1 Lu©n chuyÓn Th¸ng 1 Sè d­ cuèi Th¸ng 2 Sè l­îng Sè tiÒn NhËp XuÊt Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Sæ kÕ to¸n tæng hîp vÒ vËt liÖu B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu B¶ng kª nhËp vËt liÖu PhiÕu nhËp kho Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ThÎ kho B¶ng kª xuÊt vËt liÖu PhiÕu xuÊt kho Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu 3. Ph­¬ng ph¸p sè d­. Víi nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu danh ®iÓm NVL vµ ®ång thêi cã sè l­îng chøng tõ nhËp, xuÊt cña mçi lo¹i kh¸ nhiÒu th× ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt NVL thÝch hîp nhÊt lµ ph­¬ng ph¸p sè d­. Theo ph­¬ng ph¸p nµy: * T¹i kho: Thñ kho ngoµi viÖc ghi thÎ kho nh­ c¸c ph­¬ng ph¸p trªn th× cuèi kú cßn ph¶i ghi l­îng NVL tån kho tõ ThÎ kho vµo Sæ sè d­. * T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n dùa vµo sè l­îng nhËp, xuÊt mµ kÕ to¸n nhËn ®­îc khi kiÓm tra c¸c kho theo ®Þnh kú 3, 5 hoÆc 10 ngµy mét lÇn (kÌm theo PhiÕu giao nhËn chøng tõ) vµ gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh gi¸ thµnh tiÒn NVL nhËp, xuÊt theo tõng danh ®iÓm, tõ ®è ghi vµo B¶ng luü kÕ nhËp – xuÊt - tån kho (b¶ng nµy ®­îc më theo tõng kho). Cuèi kú tiÕn hµnh tÝnh tiÓntªn Sæ sè d­ víi tån kho trªn B¶ng luü kÕ nhËp - xuÊt - tån kho. Tõ b¶ng nµy kÕ to¸n lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån NVL ®Ó ®èi chiÕu víi Sæ kÕ to¸n tæng hîp vÒ vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy tr¸nh ®­îc viÖc ghi chÐp trïng l¾p vµ dµn ®Òu c«ng viÖc ghi sæ trong kú, nªn kh«ng bÞ dån viÖc vµo cuèi kú, nh­ng viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ ph¸t hiªn sai sãt gÆp nhiÒu khã kh¨n. V× vËy, ph­¬ng ph¸p nµy ®ßi hái nh©n vien kÕ to¸n vµ thÎ kho ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao. MÉu sæ vµ S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p sè d­ nh­ sau: PhiÕu giao nhËn chøng tõ Tõ ngµy … ®Õn ngµy … th¸ng … n¨m … Nhãm vËt liÖu Sè l­îng chøng tõ Sè hiÖu Sè tiÒn Ngµy .. th¸ng … n¨m... Ng­êi nhËn Ng­êi giao Sæ sè d­ N¨m: Kho: Sè danh ®iÓm Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ §/m dù tr÷ Sè d­ ®Çu n¨m Tßn kho cuèi th¸ng 1 Tån kho cuèi th¸ng 2 Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo ph­¬ng ph¸p sè d­ PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho ThÎ kho Sæ sè d­ Sæ kÕ to¸n tæng hîp vÒ vËt liÖu PhiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt PhiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp B¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu Ghi trong th¸ng Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu phÇn II Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh I. Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh. C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh cã trô së t¹i x· Mai §×nh – huyÖn Sãc S¬n thµnh phè Hµ Néi. Tªn giao dÞch : Kim Anh Tea Stock-holding company. Tel: 04.8843222-8843263, Fax: 04.8840724. Website: E.mail: Kimanhtea@netnam.vn C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh chuyªn s¶n xuÊt c¸c lo¹i chÌ xanh, ®en xuÊt khÈu vµ chÌ h­¬ng tiªu dïng néi ®Þa. C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh ®­îc thµnh lËp trªn c¬ së hai nhµ m¸y nhËp l¹i lµ nhµ m¸y chÌ VÜnh long vµ nhµ m¸y chÌ Kim Anh. Nhµ m¸y chÌ Kim Anh ®­îc thµnh lËp n¨m 1960 ë ViÖt Tr×, VÜnh Tuy (Nay lµ tØnh Phó Thä ) chuyªn s¶n xuÊt chÌ xanh xuÊt khÈu vµ chÌ tiªu dïng néi ®Þa. Sau n¨m 75, do yªu cÇu s¶n xuÊt tËp trung cña ngµnh, nhµ m¸y chÌ Kim Anh chuyÓn vÒ x· Mai §×nh, Sãc S¬n, Hµ Néi. Nhµ m¸y chÌ VÜnh Long ®­îc thµnh lËp n¨m 1959 ë Hµ Néi chuyªn s¶n xuÊt chÌ h­¬ng tiªu dïng néi ®Þa. Ngµy 15/5/1980, Bé N«ng nghiÖp vµ C«ng nghiÖp thùc phÈm quyÕt ®Þnh s¸p nhËp hai nhµ m¸y chÌ Kim Anh vµ nhµ m¸y chÌ VÜnh Long thµnh nhµ m¸y chÌ xuÊt khÈu Kim Anh, trô së t¹i x· Mai §×nh – huyÖn Sãc S¬n – Hµ Néi. Th¸ng 2/1990 nhµ m¸y chÌ xuÊt khÈu Kim Anh ®­îc ®æi tªn thµnh nhµ m¸y chÌ Kim Anh. Ngµy 18/12/1995, nhµ m¸y chÌ Kim Anh ®­îc ®æi tªn thµnh C«ng ty chÌ Kim Anh thuéc Tæng c«ng ty chÌ ViÖt Nam. Tõ n¨m 1995 ®Õn n¨m 1999, c«ng ty ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn ®¸ng kÓ nh÷ng s¶n phÈm mang m¸c Kim Anh Tea Company ®· trë nªn quen thuéc víi ng­êi tiªu dïng ViÖt Nam vµ cßn xuÊt hiÖn ë nhiÒu n­íc: Hång K«ng, Canada, §«ng ¢u,...ChÝnh bëi sù ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, phong phó vÒ mÉu m· vµ chÊt l­îng cña nã. Tuy vËy, ®Õn n¨m 1999 Nhµ n­íc cã chñ tr­¬ng tæ chøc s¾p xÕp l¹i DNNN lín thuéc c¸c ngµnh, lÜnh vùc chñ chèt víi môc ®Ých t¨ng hiÖu qu¶ kinh tÕ nhµ n­íc ®ång thêi n©ng cao t¨ng tr­ëng kinh tÕ, do ®ã c«ng ty chÌ Kim Anh lµ DNNN ®Çu tiªn thuéc ngµnh chÌ ®­îc chän ®Ó tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸. Sau 6 th¸ng chuÈn bÞ c¸c b­íc tiÕn hµnh ngµy 3/7/1999 Bé n«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n quyÕt ®Þnh sè 99/Q§BNN - TCCB chÝnh thøc chuyÓn c«ng ty chÌ Kim Anh thµnh c«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh. ChuyÓn sang cæ phÇn víi sè vèn ®iÒu lÖ lµ 9,2 tû ®ång ®­îc chia thµnh 92.000 cæ phÇn trong ®ã cæ phÇn nhµ n­íc chiÕm 30%, tû lÖ cæ phÇn b¸n cho ng­êi lao ®éng trong c«ng ty lµ 48%, b¸n cho ®èi t­îng bªn ngoµi lµ 22%. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý S¬ ®å bé m¸y qu¶n lÝ C«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh §¹i héi ®ång cæ ®«ng Héi ®ång qu¶n trÞ Ban kiÓm so¸t Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh Phã gi¸m ®ècnguyªn liÖu Phã gi¸m ®èckinh doanh Nhµ m¸y chÌ §Þnh Ho¸ Nhµ m¸y chÌ §¹i Tõ X­ëng chÌ Ngäc Thanh Phßngkinh tÕ thÞ tr­êng Phßng hµnh chÝnh tæng hîp PX chÕ biÕn PX thµnh phÈm Phßng c¬ ®iÖn Phßng KCS Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n 3. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc s¶n xuÊt. Víi nhiÖm vô s¶n xuÊt c¸c lo¹i chÌ xanh, chÌ ®en xuÊt khÈu vµ chÌ h­¬ng ®Ó tiªu dïng néi ®Þa. C«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh tæ chøc s¶n xuÊt chÌ ë hai xÝ nghiÖp thµnh viªn lµ xÝ nghiÖp chÌ §¹i Tõ vµ xÝ nghiÖp chÌ §Þnh Ho¸, ®ång thêi ë t¹i trô së cña C«ng ty cã hai ph©n x­ëng s¶n xuÊt lµ ph©n x­ëng chÕ biÕn vµ ph©n x­ëng thµnh phÈm. Trong mçi ph©n x­ëng l¹i chia thµnh c¸c tæ ®Ó c«ng viÖc s¶n xuÊt ®¹t hiÖu qu¶ cao. §Ó thÊy râ c¬ cÊu s¶n xuÊt cña c«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh ta sÏ xem xÐt s¬ ®å c¬ cÊu s¶n xuÊt t¹i C«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh: C¬ CÊu S¶n XuÊt C«ng Ty Cæ PhÇn ChÌ Kim Anh. C«ng ty XN thµnh viªn PX chÕ biÕn PX thµnh phÈm XN chÌ §¹i Tõ XN chÌ §Þnh Ho¸ X­ëng CB Ngäc Thanh Tæ sµng Tæ ®Êu trén Tæ sao h­¬ng Tæ ñ chÌ Tæ phôc vô SX Tæ ®ãng gãi Tæ vËn chuyÓn 4. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ c«ng t¸c kÕ to¸n C«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh lµ c«ng ty cã quy m« kh«ng lín, mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chñ yÕu tËp trung t¹i c«ng ty. Nªn ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n, c«ng ty tæ chøc kÕ to¸n theo m« h×nh tËp trung vµo mét phßng kÕ to¸n trung t©m. Cßn ë c¸c bé phËn trùc thuéc cã c¸c nh©n viªn kinh tÕ. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ To¸n Tr­ëng kiªm kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô, VLC, kÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tiÒn mÆt kiªm thñ quü KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh,VLP,c«ng nî KÕ to¸n l­¬ng Phßng HCTH) II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn chÌ kim anh 1. §Æc ®iÓm chung. C«ng ty chÌ Kim Anh sö dông vËt liÖu chÝnh chiÕm kho¶ng trªn 80% trong tæng gi¸ thµnh cña s¶n phÈm nh­: chÌ xanh ®Æc biÖt, chÌ xanh lo¹i mét, chÌ xanh lo¹i 2,… chÌ ®en lo¹i 1, chÌ ®en lo¹i 2,…VËt liÖu phô gåm: h­¬ng liÖu nh­: sen, cóc, nhµi, ng©u,…nh·n nh­: Thanh h­¬ng, Hång ®µo, hép chÌ tói läc,…Nhiªn liÖu sö dông ®Ó sÊy vµ sao chÌ: than, cñi,…®Ó ch¹y m¸y ph¸t, phôc vô c«ng t¸c qu¶n lÝ, s¶n xuÊt: x¨ng, dÇu,… §èi víi vËt liÖu nhËp kho: gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu sÏ lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng ( phÇn kh«ng thuÕ ) céng víi chi phÝ vËn chuyÓn ( nÕu cã ). §èi víi vËt liÖu xuÊt kho: c«ng ty h¹ch to¸n gi¸ thùc tÕ theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ k× dù tr÷. V× c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt cña C«ng ty tËp trung chñ yÕu vµo vËt liÖu chÝnh ( chiÕm tû träng tuyÖt ®èi trong danh môc NVL cña C«ng ty ) lµ c¸c lo¹i chÌ xanh, chÌ ®en…vµ do h¹n chÕ cña qui m« ®Ò ¸n nªn trong ®Ò ¸n nµy sÏ chØ tr×nh bµy thùc tr¹ng h¹ch to¸n vËt liÖu chÝnh cña C«ng ty lµm ®iÓn h×nh nghiªn cøu cho toµn bé c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt NVL trong ®¬n vÞ. 2.Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. 2.1. Thñ tôc nhËp, xuÊt vËt liÖu. a. Thñ tôc nhËp kho. Theo chÕ ®é kÕ to¸n qui ®Þnh tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu khi vÒ ®Õn c«ng ty ®Òu ph¶i tiÕn hµnh lµm thñ tôc kiÓm nhËn vµ nhËp kho. Khi vËt liÖu vÒ ®Õn kho ng­êi cung cÊp hoÆc nh©n viªn tiÕp liÖu ®em Ho¸ ®¬n mua hµng ( Xem biÓu sè 01) lªn phßng KÕ to¸n tµi chÝnh ( KTTT ). Phßng KTTT sÏ kiÓm tra ho¸ ®¬n ,®èi chiÕu néi dung ghi trªn ho¸ ®¬n víi hîp ®ång mua hµng ®· kÝ kÕt vÒ chñng lo¹i qui c¸ch nÕu ®óng sÏ lËp phiÕu nhËp kho (PNK). Sau ®ã nh©n viªn tiÕp liÖu cÇm PNK xuèng kho ®Ò nghÞ thñ kho cho nhËp kho vËt liÖu mua vÒ. Tr­íc khi cho nhËp kho vËt liÖu ph¶i ®­îc tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm. Ban kiÓm nghiÖm gåm cã: 1 ®¹i diÖn phßng KTTT, 1 ®¹i diÖn phßng kÜ thuËt vµ thñ kho. Ban kiÓm nghiÖm kiÓm tra sè l­îng vËt liÖu thùc cã, qui c¸ch vµ phÈm chÊt vËt liÖu, nÕu ®¶m b¶o th× sÏ lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt liÖu ( Xem biÓu sè 02) vµ kÝ x¸c nhËn vµo PNK råi ®Ò nghÞ thñ kho cho nhËp kho. PNK ®­îc lËp thµnh 3 liªn, trong ®ã: 1 liªn giao cho phßng KTTT gi÷, 1 liªn giao cho nh©n viªn tiÕp liÖu gi÷, 1 liªn thñ kho gi÷. Thñ kho sö dông PNK ®Ó ghi thÎ kho theo chØ tiªu sè l­îng råi chuyÓn cho kÕ to¸n. (MÉu PNK xem biÓu sè 03) ( BiÓu sè 01) Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2 ( Giao cho kh¸ch hµng) Ngµy 10 th¸ng 12 n¨m 2001 Sè: 31 151 §¬n vÞ b¸n hµng: XN chÌ §¹i tõ §Þa chØ: Sè TK: §IÖn tho¹i: M· sè: Hä tªn ng­êi mua hµng: Cty CP chÌ Kim Anh §¬n vÞ: §Þa chØ: Sè TK: H×nh thøc thanh to¸n: MS: 01 00103986 STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1*2 1 ChÌ xanh ®Æc s¶n kg 1.650 33.000 54.450.000 Céng tiÒn hµng: 54.450.000® ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT : 5.454.000® Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 59.895.000® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: N¨m m­¬i chÝn triÖu t¸m tr¨m chÝn l¨m ngh×n ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) ( KÝ, ®ãng dÊu, hä tªn) BiÓu sè 02 C«ng ty cæ phÇn chÌ Kim Anh PhiÕu kiÓm nghiÖm Sè :30 Tªn chÌ: Xanh ®Æc s¶n N¬I giao: Anh TuÊn N¬I nhËn: Kho Th¸I Sè l­îng: (tÞnh Kg) Ngµy lÊy mÉu: 10/12/2001 KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ngo¹i h×nh: Mµu s¾c chÌ: Thuû ph©n: 4% Båm c¨ng: 10% T¹p chÊt: Vôn n¸t: Néi chÊt: H­¬ng: Th¬m VÞ: §Ëm N­íc: Vµng s¸ng B·: Vµng xanh Qui c¸ch ®ãng gãi: KÕt luËn chung B2 = 1.650 Kg Ngµy 10 th¸ng 12 n¨m 2001 Tr­ëng ban kÜ thuËt KiÓm nghiÖm viªn (kÝ, hä tªn) (kÝ, hä tªn) ( BiÓu sè 03) PhiÕu nhËp kho MÉu sè:01- VT Ngµy 30 th¸ng 12 n¨m 2001 Sè: 30 Nî:152,133 Hä tªn ng­êi giao hµng: TuÊn XN chÌ §¹i Tõ Cã: 331 Theo: Ho¸ ®¬n sè 31 151 ngµy 5 th¸ng 12 n¨m 2001 NhËp t¹i kho: Th¸i TT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo CT Thùc nhËp 1 ChÌ xanh ®Æc s¶n Kg 1.650 1.650 33.000 54.450.000 TiÒn thuÕ GTGT 10% 5.445.000 ........ Céng 59.895.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba m­¬i t¸m triÖu chÝn tr¨m chÝn m­¬i l¨m ngµn ®ång ch½n. Phô tr¸ch c«ng tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KTT TT ®¬n vÞ ( KÝ, hä tªn) ( KÝ, hä tªn) ( KÝ, hä tªn) ( KÝ, hä tªn) ( KÝ, hä tªn) b. Thñ tôc xuÊt kho. Khi ph©n x­ëng cã nhu cÇu vÒ vËt liÖu phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, thèng kª ph©n x­ëng sÏ viÕt ®¬n xin lÜnh vËt t­ råi ®­a cho qu¶n ®èc ph©n x­ëng kÝ. Sau ®ã thèng kª ph©n x­ëng cÇm ®¬n nµy xuèng phßng KTTT. Phßng KTTT c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt giao cho ph©n x­ëng ®ã vµ ®Þnh møc tiªu hao NVL ®Ó lËp PXK cã ®ñ ch÷ kÝ cña ng­êi cã thÈm quyÒn (ch¸nh phã gi¸m ®èc). Thñ kho c¨n cø vµo PXK ®Ó xuÊt vËt liÖu ®óng sè l­îng chñng lo¹i qui c¸ch vµ ghi sè l­îng thùc xuÊt vµp PXK. PXK ®­îc lËp thµnh 3 liªn: 1 liªn giao cho phßng KHVT, mét liªn giao cho thèng kª ph©n x­ëng gi÷ vµ mét liªn giao cho thñ kho gi÷ ®Ó ghi thÎ kho, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n. (MÉu PXK xem biÓu sè 04) ( BiÓu sè 04) PhiÕu xuÊt kho MÉu sè:01- VT Ngµy 28 th¸ng 12 n¨m 2001 Sè: 60 Nî: 621 Hä tªn ng­êi nhËn hµng:Phan ViÖt Hïng-PX thµnh phÈm Cã: 1522 LÝ do xuÊt kho: ®ãng chÌ T©n C­¬ng 80g XuÊt t¹i kho: NLC( Th¸i) TT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo CT Thùc nhËp 1 ChÌ xanh ®Æc s¶n Kg 1.743 1.743 ........ XuÊt, ngµy28 th¸ng12 n¨m 2001 Phô tr¸ch Phô tr¸ch Thñ kho Thñ tr­ëng bé phËn sö dông c«ng tiªu ®¬n vÞ ( KÝ, hä tªn) ( KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) 2.2. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. a. Chøng tõ sö dông. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn ®ång thêi c¶ ë kho vµ ë phßng kÕ to¸n trªn c¬ së c¸c PNK vµ PXK. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu kh«ng chØ h¹ch to¸n vÒ mÆt gi¸ trÞ mµ c¶ vÒ mÆt sè l­îng, kh«ng chØ theo tõng kho mµ ph¶i chi tiÕt theo tõng lo¹i, nhãm vµ tõng thø vËt liÖu. HiÖn nay ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®ang ®­îc ¸p dông ë c«ng ty lµ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song, viÖc ghi sæ ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë c¶ kho vµ phßng kÕ to¸n. §Ó ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi sù biÕn ®éng cña vËt liÖu th× kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i sö dông c¸c chøng tõ sau: PNK, PXK, ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng, biªn b¶n kiÓm kª vËt t­… b. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. * T¹i kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt tån tõng vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng trªn c¬ së c¸c PNK, PXK. §Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp, kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ qu¶n lÝ tõng vËt liÖu, kÕ to¸n më cho mçi nhãm mét quyÓn thÎ kho vµ më cho c¶ n¨m. Trong mét quyÓn thÎ kho mçi thø vËt liÖu ®­îc më vµ ghi chÐp trªn mét sè tê sæ nhÊt ®Þnh. Sè thø tù cña tõng vËt liÖu trong tõng quyÓn thÎ kho sÏ thèng nhÊt víi sè thø tù cña vËt liÖu ®ã trªn b¶ng kª tæng hîp nhËp – xuÊt – tån (N-X-T). Khi nhËn ®­îc c¸c PNK, PXK thñ kho thùc hiÖn thu, ph¸t vËt liÖu, sau ®ã ghi sè l­îng vËt liÖu thùc nhËp , thùc xuÊt vµo thÎ kho. Cuèi ngµy thñ kho tÝnh tån kho vµ ghi vµo thÎ kho cña tõng vËt liÖu. §Þnh k× (10 ngµy) sau khi ghi thÎ kho xong thñ kho sÏ chuyÓn cho phßng kÕ to¸n c¶ thÎ kho vµ PNK, PXK. Cuèi th¸ng thñ kho tiÕn hµnh tÝnh sè tån kho cuèi th¸ng tõng thø vËt liÖu. (MÉu thÎ kho xem biÓu sè 05). ( BiÓu sè 05) §¬n vÞ: C«ng ty CP chÌ Kim Anh Tªn kho:1( chÞ Th¸i) ThÎ kho Ngµy lËp thÎ: 01/01/2001 Tªn kho: Nguyªn liÖu chÝnh Tªn nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­: ChÌ xanh ®Æc s¶n §¬n vÞ tÝnh : Kg §¬n gi¸ h¹ch to¸n: stt Ctõ DiÔn gi¶i Ngµy N_X Sè l­îng KÝ x¸c nhËn cña SH NT NhËp XuÊt Tån kÕ to¸n Sè d­ 30/11/2001 2.560 1 30 10/12 TuÊn XN chÌ §¹i Tõ 10/12 1.650 4.210 2 60 28/12 PX thµnh phÈm 28/12 1.743 2.467 3 63 30/12 PX thµnh phÈm 30/12 1.904 563 4 31 31/12 TuÊn XN chÌ §¹i Tõ 30/12 2.410 2.973 Céng SPS trong th¸ng 4.060 3.647 Sè d­ 31/12/2001 2.973 * T¹i phßng kÕ to¸n. §Þnh k× kÕ to¸n vËt liÖu xuèng kho nhËn thÎ kho vµ PNK,PXK. Phßng kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ph©n lo¹i chøng tõ theo PNK,PXK vµ theo sè thø tù chøng tõ t¨ng dÇn, sau ®ã kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho nÕu phï hîp sÏ kÝ x¸c nhËn vµo thÎ kho, ®ång thêi kiÓm tra sè d­ cuèi ngµy cña tõng vËt liÖu trªn thÎ kho, sau ®ã ghi vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu ( Xem biÓu sè 06). §Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n sau nµy kÕ to¸n vËt liÖu cßn ®Þnh kho¶n ngay trªn PNK,PXK c¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT mua vËt liÖu, phiÕu chi ,… Cuèi th¸ng trªn c¬ së sè liÖu cña tõng vËt liÖu ë thÎ kho, sæ chi tiÕt vËt liÖu, kÕ to¸n sÏ chuyÓn sè liÖu nµy vµo b¶ng kª tæng hîp N-X-T nhãm vËt liÖu t­¬ng øng ( Xem biÓu sè 07). C«ng viÖc nµy ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh. ( BiÓu sè 06) C«ng ty CP chÌ Kim Anh Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu N¨m 2001 Tµi kho¶n 152 Tªn kho: Nguyªn liÖu chÝnh(Th¸i) Tªn, qui c¸ch vËt liÖu (S¶n phÈm hµng ho¸): chÌ xanh ®Æc s¶n §¬n vÞ tÝnh:Kg Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån Ghi chó SH Ngµy L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn 01/12 Sè d­ ®Çu k× 1.650 54.450.000 2.560 84.480.000 30 10/12 TuÊn XN chÌ §¹i Tõ 331 33.000 60 28/12 PX thµnh phÈm 621 1.743 63 30/12 PX thµnh phÈm 621 1.904 31 31/12 TuÊn XN chÌ §¹i Tõ 331 33.000 2.410 79.530.000 Céng cuèi th¸ng 4.060 133.980.000 3.647 120.351.000 2.973 98.109.000 Ngµy th¸ng n¨m KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng ( KÝ, hä tªn) ( KÝ, hä tªn) ( BiÓu sè 07) B¶ng kª tæng hîp N-X-T vËt liÖu Th¸ng 12/2001 TK 152 “ Nguyªn liÖu, vËt liÖu” Sæ danh ®iÓm Tªn vµ qui c¸ch vËt t­ § V T §¬n giÊ HT Tån 1/12/2001 Th¸ng 12/2001 SL TT NhËp XuÊt Tæng xuÊt Tån 31/12/2001 H¹ch to¸n Thùc tÕ Sè l­îng SL TT SL TT T. c­¬ng … SL TT SL TT 1521 Lo¹i VLC 1521.01 ChÌ xanh Kg ChÌ ®Æc s¶n Kg 2.560 84.480.000 4.060 133.980.000 3.647 3.647 120.354.000 2.973 98.109.000 Lo¹i 1 Kg 25.123 411.527.950 138 1.932.000 12.523 205.377.200 12.738 208.082.750 …. Lo¹i 4 Kg 26.449 327.574.751 215 2.472.500 4.922 61.032.800 21.742 269.014.451 Céng Kg 215.822 3.453.163.041 833 723..251.411 3.647 74.442 1.477.282.931 185.213 2.699.131.521 1521.02 … Kg … 1522 Lo¹i VLP Kg … Tæng céng 5.568.517.137 2..266.408.887 3.013.464.575 4.821.461.449 Ngµy… th¸ng… n¨m… Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng (kÝ, hä tªn) PhÇn III Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh. I. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë C«ng ty. 1. ¦u ®iÓm: Nh×n chung c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë c«ng ty ®· cã nh÷ng ­u ®iÓm sau: - C«ng t¸c kiÓm nghiÖm vËt liÖu tr­íc khi nhËp kho cña doanh nghiÖp lµ rÊt cÇn thiÕt vµ ®· ®­îc thùc hiÖn tèt, ®¸p øng yªu cÇu ®Æc tr­ng cña vËt liÖu chÌ xanh, chÌ ®en lµ s¶n phÈm n«ng s¶n tuy ®· qua chÕ biÕn xong ®Ó l©u dÔ bÞ mÊt mïi vµ kÐm phÈm chÊt. - HÖ thèng kho tµng vËt t­ phï hîp qui m« s¶n xuÊt cña c«ng ty tõ kho cung toµn c«ng ty ®Õn c¸c kho vËt liÖu riªng cho tõng ph©n x­ëng, cïng thñ tôc xuÊt kho ®­îc tiÕn hµnh võa chÆt chÏ võa nhanh chãng ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu s¶n xuÊt chÕ biÕn ®èi víi lo¹i vËt liÖu ®Æc tr­ng cña doanh nghiÖp. - C«ng ty sö dông Sæ nhËp – xuÊt vËt liÖu ®Ó chi tiÕt viÖc nhËp, xuÊt vËt liÖu kho ®· gióp cho c«ng ty qu¶n lý, kiÓm tra vËt liÖu thuËn lîi, nhanh chãng. 2. Nh­îc ®iÓm: Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm, c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh cßn mét sè ®iÓm h¹n chÕ sau: - Tuy ®· ph©n lo¹i vËt liÖu, xong v× kh«ng lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu. ViÖc x¾p xÕp c¸c lo¹i vËt liÖu theo thø tù kh«ng cã sæ danh ®iÓm lµm cho c«ng t¸c ghi sæ chi tiÕt vËt liÖu nã riªng vµ c«ng t¸c tæng hîp nãi chung cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n - KÕ to¸n to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. Do viÖc nhËp, xuÊt vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn, chñng lo¹i kh«ng nhiÒu l¾m, c«ng ty bè trÝ 1 nh©n viªn kÕ to¸n chuyªn vÒ qu¶n lý nhËp, xuÊt vËt liÖu. NÕu sö dông ph­¬ng ph¸p nµy sÏ dån khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n vµo cuèi th¸ng, do ®ã th«ng tin vµ sè liÖu do kÕ to¸n vËt liÖu cung cÊp cho c¸c b« phËn kÕ to¸n liªn quan kh«ng nhanh chãng, kÞp thêi. Nh­ v©y c«ng ty cÇn nghiªn cøu, lùa chän h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt kh¸c cho phï hîp h¬n ®Ó cã th«ng tin nhanh chãng vµ kÞp thêi. II. Nh÷ng ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh 1. ý kiÕn thø nhÊt: VÒ ph©n lo¹i vËt liÖu vµ lËp danh ®iÓm vËt liÖu : ViÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu muèn ®­îc chÝnh x¸c vµ thuËn lîi th× vËt liÖu ph¶i ®­îc ph©n lo¹i khoa häc vµ hîp lý. Sau khi ph©n lo¹i vËt liÖu thµnh tõng nhãm, thø vËt liÖu th× cÇn lËp sæ danh ®iÓm trªn vËt liÖu, tªn c¸c lo¹i vËt liÖu ®­îc m· ho¸ b»ng c¸c danh ®iÓm vµ viÖc s¾p xÕp theo thø tù c¸c lo¹i vËt liÖu ë sæ danh ®iÓm ph¶i hîp lý, khoa häc. Danh ®iÓm cña vËt liÖu sÏ ®­îc sö dông ®Ó ghi vµo thÎ kho, sæ chi tiÕt vËt liÖu vµ c¸c sæ kh¸c. Nhê vËy c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n vÒ vËt liÖu sÏ chÝnh x¸c h¬n thuËn lîi h¬n, gi¶m bít ®­îc thêi gian khi cã c«ng t¸c kiÓm kª, kiÓm tra. §©y cßn lµ ®iÒu kiÖn thuËn lîi h¬n, cho doanh nghiÖp trong viÖc øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n. Kh«ng nh÷ng thÕ viÖc cung cÊp th«ng tin phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý vµ chØ ®¹o s¶n xuÊt sÏ kÞp thêi h¬n ( Xem BiÓu sè 08 ): 2. ý kiÕn thø hai: CÇn sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu. Do c¸ch tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng nh­ hiÖn nay ë c«ng ty nªn kh«ng ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi cña c«ng t¸c kÕ to¸n. Do ®ã C«ng ty nªn sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu hµng ngµy. ViÖc sö dông gÝa h¹ch to¸n cã thÓ gióp cho kÕ to¸n h¹ch to¸n nhËp, xuÊt vËt liÖu hµng ngµy theo chØ tiªu gi¸ trÞ, cung cÊp th«ng tin quan träng vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh gi¶m nhÑ c«ng viÖc kÕ to¸n vÒ cu«Ý th¸ng , t¹o ra nh­ng thuËn lîi cho viÖc t¨ng c­êng chøc n¨ng kiÓm tra kÕ to¸n gãp phÇn sö dông hîp lý tiÕt kiÖm cã hiÖu qu¶ vËt liÖu trong s¶n xuÊt kinh doanh, gi¶m bít chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Hµng quÝ phßng kÕ ho¹ch cña C«ng ty lËp kÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng vµ ®¬n gi¸. V× vËy C«ng ty cã thÓ dïng gi¸ kÕ ho¹ch lµm gi¸ h¹ch to¸n æn ®Þnh trong thêi gian dµi. Gi¸ h¹ch to¸n ®­îc thÓ hiÖn trªn sæ danh ®iÓm vËt liÖu. §Ó ®¶m b¶o ph¶n ¸nh chÝnh x¸c trung thùc gi¸ trÞ cña vËt liÖu nhËp xuÊt tån kho phôc vô kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu vµ kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ viÖc qu¶n lý vËt liÖu theo ®óng gi¸ trÞ thùc tÕ th× khi sö dông gi¸ h¹ch to¸n cuèi th¸ng kÕ to¸n ph¶i tÝnh chuyÓn gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu xuÊt dïng vµ tån kho cuèi th¸ng thµnh gi¸ thùc tÕ. ViÖc tÝnh chuyÓn sÏ ®­îc thùc hiÖn theo c«ng thøc sau: Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt trong th¸ng x HÖ sè gi¸ HÖ sè gi¸ cã thÓ tÝnh chuyÓn cho tõng lo¹i, tõng nhãm vËt liÖu. ( BiÓu sè 08 ) tæng c«ng ty chÌ ViÖt nam C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Ký hiÖu Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu §VT §¬n gi¸ h¹ch to¸n Ghi chó Lo¹i Nhãm Danh ®iÓm 1521 VËt liÖu chÝnh 1521.01 ChÌ xanh c¸c lo¹i kg 1521.01.01 ChÌ xanh ®Æc s¶n kg 33.000 ChÌ xanh lo¹i 1 kg 16.500 … … 1521.02 ChÌ ®en c¸c lo¹i kg 1521.02.01 ChÌ ®en lo¹i 1 kg 13.000 1521.02.02 ChÌ ®en lo¹i 2 kg 12.500 … … 1522 VËt liÖu phô 1522.01 Nh·n c¸c lo¹i tói 1522.01.01 Nh·n chÌ nhµi tói 350 1522.02.02 Nh·n chÌ sen tói 210 … … 1522.02 Hép Carton c¸c lo¹i Hép 1522.02.01 Hép carton chÌ nhµi Hép 5.800 … … Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi lËp Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) 3. ý kiÕn thø ba: C«ng ty nªn kh¾c phôc t×nh tr¹ng NVL ®· vÒ ®Õn c«ng ty nh­ng nh©n viªn tiÕp liÖu kh«ng lµm thñ tôc nhËp kho ngay ®Ó x¶y ra t×nh tr¹ng trªn thÎ kho cña mét sè vËt liÖu cét tån kho cã sè ©m. Theo t«i C«ng ty nªn t¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra, ®«n ®èc vµ nh¾c nhë kÞp thêinh÷ng tr­êng hîp n©n viªn tiÕp liÖu mua vËt liÖu vÒ nh­ng kh«ng lµm thñ tôc nhËp kho ngay ®Ó cã thÓ PNK ®­îc kÞp thêi, gióp cho kÕ to¸n vµ thñ kho ghi chÐp, theo dâi vµ qu¶n lý chÆt chÏ vËt liÖu n÷a, gãp phÇn ph¸t huy chøc n¨ng cña kÕ to¸n lµ cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi. 4. ý kiÕn thø t­: §Ó cã sù liªn hÖ phèi hîp trong viÖc ghi chÐp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n ®ång thêi tr¸nh sù ghi chÐp trïng lÆp kh«ng cÇn thiÕt vµ qu¶n lý vËt liÖu cã hiÖu qña trªn cë së ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc tÕ cña C«ng ty, hÖ thèng sæ danh ®iÓm vËt liÖu vµ hÖ thèng gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu ®­îc x©y dùng th× c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu cÇn ®­îc hoµn thiÖn l¹i nh­ sau: - ë kho: H»ng ngµy khi nhËn ®­îc chøng tõ vÒ , xuÊt vËt liÖu thñ kho ph©n lo¹i chøng tõ theo nhãm, thø vËt liÖu. Cuèi ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu hgi vµo thÎ kho ®Î tÝnh sè l­îng tån cuèi ngµy, thñ kho x¾p xÕp l¹i chøng tõ, gi÷ phiÕu giao nËn chøng tõ ghi râ sè l­îng, sè liÖu cña tõng nhãm, thø vËt liÖu cho riªng chøng tõ nhËp vµ chøng tõ xuÊt dÎ giao cho phßng kÕ to¸n cã ký nhËn.. viÖc x¾p xÕp ¸c tê thÎ kho ph¶i hoa häc theo tõng nhãm, thø vËt liÖu nh­ ë sæ danh ®iÓm vËt liÖu vµ sæ sè d­ do kÕ to¸n më vµ sö dông cho c¶ n¨m. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú 10 ngµy mét lÇn kÕ to¸n xuèng nhËn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu vµ kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña thñ kho.Sau khi kiÓm tra tÝnh h¬p lÖ, hîp ph¸p cña chøng tõ kÕ to¸n ký nËn vµo thÎ kho vµ phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp, chøng tõ xuÊt råi nhËn c¸c PNK, PXK ®Ýnh kÌm víi phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp, chøng tõ xuÊt vÒ phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n, nh©n viªn kÕ to¸n sÏ ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n cña tõng thø vËt liÖu vµ tÝnh “thµnh tiÒn’’ vµo c¸c PNK, PXK. TiÕp theo kÕ to¸n sÏ tæng hîp gi¸ trÞ h¹ch to¸n vËt liÖu trªn c¸c PNK, PXK theo tõng lo¹i, nhãm vµ thø vËt liÖu ®Ó ghi vµo cét “thµnh tiÒn ’’ trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp vµ phiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt. Sau ®ã c¨n cø vµo cét “thµnh’’ tiÒn trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp vµ phiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt vËt liÖu cña tõng lo¹i, nhãm, thø vËt liÖu ®Ó ghi vµo B¶ng kª tæng hîp N-X-T vËt liÖu. - Cuèi th¸ng sau khi thñ kho ghi xong Sæ sè d­ vµ chuyÓn l¹i cho phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n sÏ c¨n cø vµo ®¬n gi¸ h¹ch to¸n vµ sè l­îng tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø vËt liÖu mµ thñ kho ®· ghi ®Ó tÝnh to¸n vµ ghi vµo cét “thµnh tiÒn’’ trªn Sæ sè d­. Nh­ vËy sau khi cã Sæ sè d­ vµ b¶ng kª tæng hîp N-X-T vËt liÖu xong kÕ to¸n sÏ thùc hiÖn ®èi chiÕu sè liÖu tõng thø nhãm, lo¹i vËt liÖu trªn 2 sæ nµy vÕu khíp nhau th× viÖc ghi chÐp, tÝnh to¸n míi ®­îc chÝnh x¸c. ( MÉu phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp, chøng tõ xuÊt BiÓu sè 09, 10) ( BiÓu sè 0 9 ) PhiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp Sè 1 ( tõ ngµy 1/12/2001 ®Õn ngµy 10/12/2001 ) Nhãm Danh ®iÓm Tªn, qui c¸ch vËt t­ §¬n gi¸ h¹ch to¸n Sè hiÖu chøng tõ Sè l­îng Thµnh tiÒn Céng lo¹i 1 ( VLC – 1521 ) 1521.01 Céng nhãm 1 ChÌ xanh 147.062.500 1521.01.01 §Æc s¶n 33.000 30 1.650 54.450.000 1521.01.02 Lo¹i 1 16.500 ….. …… 521.01.03 Lo¹i 3 15.500 29,31 5.975 92.612.500 ….. …… 521.02 Céng nhãm 2 ChÌ ®en 788.647.500 521.02.01 Lo¹i1 13.000 390,393 25.345 329.485.000 521.02.02 Lo¹i 2 12.500 392,395 18.195 227.437.500 ….. …… 521.02.04 Lo¹i 4 11.500 391,394 20.150 231.725.000 ….. …… Céng lo¹i 2 ( VLP - 1522 ) ….. …… Thñ kho KÕ to¸n ghi sæ ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) ( BiÓu sè 10 ) PhiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt Sè 1 ( tõ ngµy 1/12/2001 ®Õn ngµy 10/12/2001 ) Nhãm Danh ®iÓm Tªn, qui c¸ch vËt t­ §¬n gi¸ h¹ch to¸n Sè hiÖu chøng tõ Sè l­îng Thµnh tiÒn Céng lo¹i 1 ( VLC – 1521 ) 74.580.000 1521.01 Céng nhãm 1 ChÌ xanh 74.580.000 1521.01.01 §Æc s¶n 33.000 1.650 1521.01.02 Lo¹i 1 16.500 520 4.520 74.580.000 ….. …… 521.02 Céng nhãm 2 ChÌ ®en ….. …… Céng lo¹i 2 ( VLP - 1522 ) ….. …… Thñ kho KÕ to¸n ghi sæ ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) KÕt luËn Cµng ®i s©u vµo thùc tiÔn t«i cµng nhËn thÊy kÕ to¸n chi tiÕt NVL lµ mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n NVL còng nh­ toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña c¬ së. §©y lµ mét c«ng cô quan träng phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý NVL cña doanh nghiÖp. Nã kh«ng nh÷ng lµ tiÒn ®Ò ®Ó thùc hiÖn tèt kÕ to¸n tæng hîp NVL tõ ®ã thùc hiÖn tèt toµn bé c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n cña doanh nghiÖp, mµ cßn lµ ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn liªn tôc mét c¸ch b×nh th­êng. ChÊt l­îng c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt NVL ë doanh nghiÖp chØ ®­îc coi lµ tèt nÕu kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng NVL ë doanh nghiÖp, phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Víi nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc trong kho¸ ®µo t¹o KÕ to¸n tr­ëng, cïng víi nh÷ng kiÕn thøc c¸ nh©n tÝch luü ®­îc khi häc t¹i tr­êng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n, kÕt hîp víi nh÷ng sè liÖu thùc tÕ cña k× kiÕn thùc tËp kÕ to¸n t¹i C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh, t«i xin ®­îc gãp mét phÇn nhá bÐ cña m×nh vµo viÖc hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë C«ng ty Do thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ kh«ng nhiÒu vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cßn nhiÒu h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò nµy ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khiÕm khuyÕt vÒ mÆt néi dung vµ h×nh thøc, rÊt mong ®­îc sù gióp ®ì cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó bµi viÕt ®­îc hoµn chØnh h¬n. Hµ néi, ngµy 17 th¸ng 6 n¨m 2003. Häc viªn NguyÔn H¹nh Lª tµi liÖu tham kh¶o Trong chuyªn ®Ò nµy ng­êi viÕt ®· tham kh¶o mét sè tµi liÖu sau: Gi¸o tr×nh “ KÕ to¸n doanh nghiÖp - Lý thuyÕt, bµi tËp mÉu vµ bµi gi¶i.” Chñ biªn: TS. NguyÔn V¨n C«ng - Tr­êng §H KTQD. S¸ch “ KÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp ” Chñ biªn: TS. §Æng ThÞ Loan. Nhµ xuÊt b¶n gi¸o dôc. 3. §iÒu lÖ C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh. 4. Mét sè tµi liÖu kh¸c. Môc Lôc