Đề tài Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC)

µ ®­îc tr­ëng phßng ký, kÕ to¸n tr­ëng kiÓm so¸t, Gi¸m ®èc ký duyÖt. C«ng ty kh«ng bè trÝ riªng biÖt kho thµnh phÈm vµ kho b¸n thµnh phÈm, kh«ng chia « cho tõng lo¹i mÆt hµng mét sè pallet ®Ó nhiÒu lo¹i mÆt hµng trªn cïng 1 pallet. ViÖc kh«ng bè trÝ s¾p xÕp riªng biÖt tõng lo¹i s¶n phÈm dÉn ®Õn kho cho viÖc theo dâi vµ x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè l­îng tån kho cña thµnh phÈm, b¸n thµnh phÈm còng nh­ x¸c ®Þnh kh«ng chÝnh x¸c gi¸ vèn thµmh phÈm xuÊt b¶n do thµnh phÈm ®­îc x¸c ®Þnh theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Trªn cïng mét pallet ®Ó nhiÒu lo¹i mÆt hµng kh¸c nhau cã thÓ xuÊt nhÇm hoÆc ®Õm nhÇm sè l­îng tån kho. (2) Gi¸m s¸t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ mua hµng Qu¸ tr×nh mua hµng Quan s¸t: Nh©n sù phßng mua hµng - Panning & purchase manager Hoµng B×nh A - Purchuse Admin Assistant NguyÔn ThÞ B - Purchase Exccutive NguyÔn Thanh C KiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng: Trî lý mua hµng c¨n cø vµo sè l­îng tån kho th¸ng tr­íc do thñ kho cung cÊp vµ sè l­îng tiªu thô s¶n phÈm cña th¸ng gÇn nhÊt do phßng kinh doanh cung cÊp lËp Stock level report. Tr­ëng phßng mua hµng c¨n cø vµo SLR x¸c ®Þnh sè l­îng tõng lo¹i giÊy cÇn nhËp. Sau ®ã, trî lý mua hµng lÊy b¸o gi¸ cña c¸c nhµ cung cÊp qua mail hoÆc fax tr×nh Gi¸m ®èc. Sau khi ®· nhËn ®­îc ®Çy ®ñ th«ng tin tõ phÝa nhµ cung cÊp qua lùa chän nhµ cung cÊp quyÕt ®Þnh gi¸ nhËp vµ sè l­îng nhËp. Trî lý mua hµng göi ®¬n ®Æt hµng cho nhµ cung cÊp, chuÈn bÞ hîp ®ång mua hµng. Sau khi ký kÕt xong hîp ®ång, ®¬n ®Æt hµng, hîp ®ång mua hµng chuyÓn cho phßng kÕ to¸n ®Ó chuÈn bÞ më L/C thanh to¸n 10% gi¸ trÞ hîp ®ång. Sale Dept. göi BC b¸n hµng 4 th¸ng gÇn nhÊt Quy tr×nh mua hµng cña c«ng ty nh­ sau: ds Purchuse Dept. lËp Stock level report purchase orderr (P/O) contrac GD approve supplier and price Thñ kho giÊy göi BC tån kho th¸ng tr­íc KÕ to¸n gi¸ thµnh Quy tr×nh nhËp hµng cña C«ng ty A: H·ng vËn t¶i C«ng ty New hope C«ng ty A Bé phËn kiÓm tra chÊt l­îng Phßng mua hµng gi¸m s¸t viÖc nhËp hµng NhËp kho Raw Material (thñ kho giÊy) - §èi víi c¸c NVL nhËp trong n­íc th× tr­íc khi hµng vÒ ®Õn C«ng ty ®­îc c©n kiÓm tra bëi C«ng ty Newhope. - §èi víi RM nhËp ngo¹i th× kh«ng tiÕn hµnh c©n mµ kiÓm tra träng l­îng ®­îc ghi trªn bao b× cuén giÊy. Bé phËn Q/C lÊy mÉu giÊy kiÓm tra chÊt l­îng giÊy cã ®¹t tiªu chuÈn kh«ng. - Phßng mua hµng gi¸m s¸t viÖc nhËp kho NVL giÊy - Mçi mét cuén giÊy nhËp kho ®­îc d¸n nh·n ghi sè cuén, träng l­îng. Mét liªn l­u ë cuèng, mét liªn ®­îc d¸n ë cuén giÊy. NhËn xÐt Thñ kho NVLC (giÊy) lµ ng­êi ghi chÐp, qu¶n lý viÖc nhËp xuÊt NVL chÝnh nªn trùc thuéc phßng kÕ to¸n kh«ng nªn trùc thuéc phßng mua hµng. ViÖc phßng mua hµng võa trùc tiÕp mua hµng, võa trùc tiÕp qu¶n lý hµng sÏ kh«ng kh¸ch quan trong viÖc quyÕt ®Þnh tr¶ l¹i hµng kh«ng ®¹t tiªu chuÈn hoÆc nhËp hµng kh«ng ®ñ vÒ mÆt sè l­îng. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn Thñ kho NVLC nªn trùc thuéc phßng kÕ to¸n ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®éc lËp vµ bé phËn mua hµng - bé phËn trùc tiÕp lùa chän NCC. (3) Quy tr×nh s¶n xuÊt Phßng kinh doanh lËp Production Order, phiÕu ®Ò nghÞ ph¸t giÊy Phßng kinh doanh göi P/O cña kh¸ch hµng Quan s¸t Production Dept. Thñ kho giÊy viÕt phiÕu ph¸t giÊy cuén KÕ to¸n gi¸ thµnh KiÓm so¸t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt: phßng kinh doanh nhËn ®¬n ®Æt hµng tõ kh¸ch hµng chuyÓn cho phßng kÕ ho¹ch ®Ó tÝnh to¸n sè l­îng giÊy cÇn cho ®¬n ®Æt hµng ®ã. Phßng kÕ ho¹ch viÕt Production Order (thuÕ s¶n xuÊt), phiÕu ®Ò nghÞ ph¸t giÊy cuén mét liªn göi cho x­ëng mét liªn göi cho thñ kho giÊy. Thñ kho giÊy viÕt phiÕu ph¸t giÊy cuén cho x­ëng. Cuèi ngµy hÕt ca s¶n xuÊt thñ kho nhËp l¹i cuén giÊy vµ viÕt phiÕu thu håi giÊy cuén. HÕt mét ngµy phiÕu ph¸t vµ thu håi giÊy cuén chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó ghi chÐp sè l­îng giÊy xuÊt cho s¶n xuÊt. NhËn xÐt - Sè l­îng thµnh phÈm, thµnh phÈm hoµn thµnh ghi trªn c¸c b¸o c¸o s¶n xuÊt vµ phiÕu s¶n xuÊt lµ do ®éi s¶n xuÊt ghi nhËn sau khi kÕt thóc mçi ca s¶n xuÊt vµ kÕt thóc mçi ®¬n ®Æt hµng. KÕ to¸n sö dông sè liÖu nµy ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu cña thñ kho lµ ch­a ®ñ v× thùc tÕ c¸c phiÕu nhËp kho thµnh phÈm kh«ng ®­îc ®Ò cËp kÞp thêi ngay khi nhËp kho mµ thñ kho ®Õn cuèi ngµy míi c¨n cø vµo sæ ghi chÐp cña nh©n viªn x­ëng ®Ó viÕt phiÕu nhËp kho. - B¸n thµnh phÈm cña tõng giai ®o¹n s¶n xuÊt kh«ng cã thñ kho theo dâi ghi chÐp viÖc nhËp xuÊt tån kho mµ chØ theo dâi trªn sæ ghi chÐp cña nh©n viªn x­ëng, dÉn tíi cã hiÖn t­îng hµng ®· nhËp kho thµnh phÈm mµ vÉn cßn tån trªn kho b¸n thµnh phÈm. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn Nªn cã mét thñ kho ®Ó theo dâi b¸n thµnh phÈm riªng, lËp phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt b¸n thµnh phÈm. Hµng th¸ng, kÕ to¸n cÇn tham gia kiÓm kª kho thµnh phÈm, b¸n thµnh phÈm cïng víi thñ kho ®Ó x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè l­îng tån kho, nh­ vËy th× viÖc x¸c ®Þnh gi¸ vèn cña hµng xuÊt b¸n míi chÝnh x¸c khi ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. (4) KiÓm so¸t ho¹t ®éng tiÕp thÞ vµ qu¸ tr×nh b¸n hµng Quan s¸t Nh©n sù cña bé phËn b¸n hµng: 01 qu¶n lý b¸n hµng, 05 nh©n viªn b¸n hµng, 01 trî lý theo dâi c«ng nî, lu©n chuyÓn hµng tån kho thµnh phÈm, bé phËn kho 03 ng­êi , 02 logistic vµ 01 storekeeper ®Ó ghi chÐp tån kho hµng, nhËn c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó b¸o c¸o víi tæng bé phËn vµ Gi¸m ®èc C«ng ty. Gi¸m ®èc C«ng ty lËp b¶ng tÝnh to¸n ®¬n gi¸ s¶n phÈm ®Ó ®µm ph¸n víi kh¸ch hµng. Sau khi ®· nhËn ®­îc ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin tõ kh¸ch hµng, Gi¸m ®èc C«ng ty lµ ng­êi duy nhÊt quyÕt ®Þnh: gi¸ b¸n s¶n phÈm vµ môc ®Ých chi hoa hång cho kh¸ch hµng hiÖn t¹i trong kho¶ng tõ 1%-10% doanh thu tuú theo tõng tr­êng hîp cô thÓ. Hµng tuÇn, Gi¸m ®èc häp víi bé phËn b¸n hµng 02 lÇn chñ yÕu ®Ó ®«n ®èc thu nî, xö lý hµng tån kho, gi¶m gi¸ hµng b¸n. Qu¸ tr×nh b¸n hµng cña C«ng ty nh­ sau: (1) (2) (3) Bé phËn BH Bé phËn xuÊt hµng Bé phËn SX - §¬n ®Æt hµng - LËp KH xuÊt hµng ( kho thµnh phÈm) - ViÕt phiÕu xuÊt kho - Thùc hiÖn xuÊt hµng (4) (5) (6) Giao hµng cho l¸i xe Giao cho KH L¸i xe - NhËn l¹i phiÕu xuÊt (7) (8) Bé phËn BH Bé phËn KH -NhËn l¹i phiÕu xuÊt kho - NhËn l¹i phiÕu xuÊt kho - ViÕt H§BH - Theo dâi thanh to¸n NhËn xÐt - C«ng ty ®· thiÕt lËp ®­îc hÖ thèng kiÓm so¸t b¸n hµng, hÖ thèng kiÓm so¸t cã ho¹t ®éng nh­: phiÕu xuÊt hµng ph¶i ®­îc phª duyÖt cña Gi¸m ®èc, b¸n hµng, kÕ to¸n, khi giao hµng ph¶i cã sù chøng kiÕn cña b¶o vÖ, nh©n viªn b¸n hµng. Tuy nhiªn C«ng ty ch­a quy ®Þnh ®­îc râ tr¸ch nhiÖm cña l¸i xe - ng­êi ®¹i diÖn cho C«ng ty trong viÖc giao hµng cho kh¸ch hµng. Nªn khi kh¸ch hµng x¸c nhËn thiÕu hµng ®Òu do C«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm. - Hµng chØ ®­îc x¸c nhËn lµ xuÊt thùc sù khi giao tíi kh¸ch hµng vµ cã sù x¸c nhËn cña kh¸ch hµng vµo phiÕu xuÊt kho. Nh­ vËy ho¸ ®¬n b¸n hµng kh«ng ®­îc lËp t¹i thêi ®iÓm xuÊt kho giao hµng t¹i C«ng ty mµ lËp sau khi cã sù x¸c nhËn cña kh¸ch hµng vÒ sè l­îng, chÊt l­îng hµng. ViÖc kh«ng lËp ho¸ ®¬n kÞp thêi t¹i thêi ®iÓm xuÊt khái kho cña C«ng ty lµ ch­a ®óng quy ®Þnh vÒ vËn chuyÓn kh«ng cã ho¸ ®¬n kÌm theo. PhiÕu xuÊt kho sau khi ®· ®­îc ký duyÖt bëi: Qu¶n lý bé phËn b¸n hµng, Gi¸m ®èc, kÕ to¸n, thñ kho ®Ó viÕt ho¸ ®¬n. Nh­ vËy thêi gian tõ khi xuÊt hµng ®Õn khi nhËn l¹i phiÕu xuÊt kho ®Ó viÕt ho¸ ®¬n cã thÓ tõ vµi ngµy ®Õn vµi tuÇn, nh­ng khi ký duyÖt phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n kh«ng cËp nhËt vµo sæ theo dâi. Cã thÓ x¶y ra tr­êng hîp: hai phiÕu trïng sè hµng vÉn cã thÓ xuÊt ra khái C«ng ty 02 lÇn nh­ng chØ ®­îc viÕt ho¸ ®¬n ®ßi tiÒn 01 lÇn, bé phËn kÕ to¸n kh«ng kiÓm so¸t ®­îc bé phËn b¸n hµng. Bé phËn b¸n hµng khi giao phiÕu xuÊt kho (phiÕu xuÊt kho tõ KH ®· ký quay l¹i) cho bé phËn kÕ to¸n kh«ng cã sæ giao nhËn chøng tõ, v× vËy khi bé phËn kÕ to¸n ph¸t hiÖn cã nh÷ng phiÕu xuÊt ch­a quay l¹i (dùa trªn sù liªn tôc cña nh÷ng phiÕu xuÊt ®· quay trë l¹i) th× bé phËn b¸n hµng míi ph¸t hiÖn lµ ch­a giao l¹i kÕ to¸n. - Thñ kho thµnh phÈm trùc thuéc phßng b¸n hµng, trong khi c¸c quyÕt ®Þnh nhËp l¹i hµng kh«ng ®ñ phÈm chÊt ®Òu xuÊt ph¸t tõ phßng b¸n hµng, viÖc s¾p xÕp nh©n sù nh­ thÕ ch­a ®¶m b¶o ®­îc tÝnh kh¸ch quan. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn - CÇn x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm cña l¸i xe- ng­êi ®¹i diÖn giao hµng cho C«ng ty trong hîp ®ång vËn chuyÓn, nÕu cÇn sÏ mua b¶o hiÓm hµng ho¸ vËn chuyÓn. - Nªn lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng ngay khi xuÊt kho ®Ó ®¶m b¶o ®óng quy ®Þnh vÒ vËn chuyÓn hµng trªn ®­êng, ®ång thêi qu¶n lý chÆt chÏ h¬n viÖc xuÊt kho thµnh phÈm vµ x¸c nhËn nghiÖp vô viÖc b¸n hµng ®· thùc hiÖn. Tr­êng hîp gi¶m gi¸ hµng b¸n hoÆc hµng bÞ tr¶ l¹i c¨n cø vµo biªn b¶n lµm viÖc gi÷a hai bªn ®Ó ®iÒu chØnh vµo ho¸ ®¬n sau hoÆc lËp riªng 1 ho¸ ®¬n ®iÒu chØnh. - CÇn lËp sæ giao nhËn chøng tõ gi÷a bé phËn b¸n hµng vµ kÕ to¸n trong viÖc chuyÓn phiÕu, chøng tõ cho nhau. - Thñ kho thµnh phÈm nªn trùc thuéc phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n gi¸ thµnh sÏ thùc hiÖn viÖc kiÓm tra vµ ®èi chiÕu th­êng xuyªn, ®Þnh kú víi thñ kho khi kho¸ sæ kÕ to¸n lËp b¸o c¸o. (5) Qu¶n lý tån kho b¸n thµnh phÈm vµ thµnh phÈm. Quan s¸t Nh©n sù cña kho thµnh phÈm: Kho thµnh phÈm thuéc bé phËn b¸n hµng qu¶n lý (nh­ ®· nªu ë phÇn trªn), nh©n sù qu¶n lý kho thµnh phÈm bao gåm 3 ng­êi: 2 ng­êi s¾p xÕp theo dâi nhËp, xuÊt kho (logistic), 01 ng­êi ghi chÐp vµ theo dâi sæ s¸ch, vÞ trÝ thñ kho cã sù thay ®æi nhiÒu lÇn, mçi lÇn thay ®æi kh«ng cã sù bµn giao gi÷a thñ kho míi vµ cò. KiÓm so¸t h¹ch to¸n hµng tån kho thµnh phÈm theo ph­¬ng ph¸p kª khai ®Þnh kú: c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho thµnh phÈm tõ bé phËn b¸n hµng, chuyÓn sang ®Ó h¹ch to¸n vµo sæ kÕ to¸n, cuèi kú lÊy sè l­îng tån kho cho b¸o c¸o tån kho tõ bé phËn b¸n hµng chuyÓn sang, ®¬n gi¸ tån kho: lµ gi¸ thµnh thùc tÕ trong kú ®Ó h¹ch to¸n tån kho thµnh phÈm cuèi kú. Quy tr×nh qu¶n lý hµng tån kho cña C«ng ty nh­ sau: (1) (2) (3) X­ëng SX Thñ kho Bé phËn BH - X¸c nhËn vµo sæ nhËp (thuéc bé phËn BH) - Vµo sæ kho thµnh phÈm sau mçi - X¸c nhËn nhËp kho nhËp kho ca SX. - LËp phiÕu xuÊt kho thµnh phÈm. - phiÕu xuÊt kho tõ kh¸ch hµng quay l¹i (5) (4) Bé phËn kÕ to¸n Bé phËn BH - KÕ to¸n tÝnh gi¸ trÞ - LËp BC tån kho thµnh phÈm tån kho Sau mçi ca SX bé phËn SX nhËp toµn bé sè s¶n phÈm hoµn thµnh vµo kho thµnh phÈm gi÷a thñ kho vµ tæ SX cïng ký x¸c nhËn vµo sæ theo dâi nhËp kho. Thñ kho c¨n cø vµo sæ theo dâi nhËp kho ®Ó lËp phiÕu nhËp kho. Thñ kho c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vµo sæ kho thµnh phÈm. Cuèi th¸ng BC tån kho thµnh phÈm ®­îc göi cho bé phËn kÕ to¸n. Bé phËn kÕ to¸n (kÕ to¸n gi¸ thµnh) tÝnh gi¸ trÞ tån kho thµnh phÈm. NhËn xÐt - Thñ kho ph¶i lµ ng­êi ghi chÐp thÎ kho thµnh phÈm theo tõng l« s¶n phÈm, tõng lo¹i s¶n phÈm (cã m· s¶n phÈm), thñ kho nªn trùc thuéc bé phËn kÕ to¸n, nh­ vËy sÏ kh¸ch quan h¬n trong viÖc gi¸m s¸t c¸c nghiÖp vô BH bÞ tr¶ l¹i, thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t th­êng xuyªn ghi chÐp cña thñ kho còng nh­ tån kho thµnh phÈm. Bé phËn BH- ®ã lµ nhiÖm vô riªng biÖt, ®ång thêi cung cÊp th«ng tin cho Ban gi¸m ®èc ®éc lËp víi th«ng tin cña bé phËn kÕ to¸n. - Thñ kho thay ®æi mµ kh«ng cã sù bµn giao gi÷a ng­êi míi vµ ng­êi cò cã thÓ sÏ kh«ng quy ®Þnh ®­îc tr¸ch nhiÖm trong tr­êng hîp thiÕu mÊt thµnh phÈm. H¬n n÷a Ban gi¸m ®èc C«ng ty l¹i kh«ng t×m ®­îc thñ kho ®Ó thay thÕ kÞp thêi dÉn ®Õn mÊt kiÓm so¸t trong mét thêi gian. VÝ dô nh­: sè phiÕu xuÊt ®¸nh sè kh«ng liªn tôc, tr­êng tõ 978 ®Õn 997, kÕ to¸n kh«ng nhËn ®­îc nh÷ng sè phiÕu nµy. ViÖc kiÓm so¸t hµng tån kho ch­a ®­îc tèt. - PhiÕu nhËp kho ch­a ®­îc lËp ngay khi s¶n phÈm hoµn thµnh nhËp kho, kh«ng nªn c¨n cø vµo sæ giao nhËn kho ®Ó t¸i lËp l¹i phiÕu nhËp kho. - KÕ to¸n h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai ®Þnh kú h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p nµy th­êng ¸p dông cho c¸c tr­êng hîp sè l­îng mÆt hµng nhá, lÎ, chñng lo¹i nhiÒu. H¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p nµy møc ®é kiÓm so¸t hµng tån kho kh«ng cao b»ng ph­¬ng ph¸p kÕ khai th­êng xuyªn. C«ng ty hoµn toµn cã thÓ h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn - Thñ kho nªn trùc thuéc bé phËn kÕ to¸n ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®éc lËp víi bé phËn b¸n hµng- bé phËn phª duyÖt ®Çu tiªn c¸c phiÕu nhËp, xuÊt thµnh phÈm ®ång thêi x¸c nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, hµng kh«ng ®ñ phÈm chÊt. - Nªn lËp phiÕu nhËp kho ngay t¹i thêi ®iÓm s¶n phÈm hoµn thµnh nhËp vµo trong kho. - Nªn ¸p dông h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. (6) KiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng vµ c¸c tµi kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp, tån kho nguyªn vËt liÖu, thanh to¸n. Quan s¸t - Ghi sæ kÕ to¸n nhËp kho Raw Matrial KÕ to¸n c¨n cø vµo: + PhiÕu nhËp kho + Bé hå s¬ nhËp khÈu hµng ho¸ (tê khai h¶i quan, invoice, BL, C/O) + Ho¸ ®¬n vËn chuyÓn, b¶o hiÓm, tê khai thuÕ. KÕ to¸n ph©n bæ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ b¶o hiÓm, thuÕ cho tõng lo¹i giÊy, ®Ó tÝnh gi¸ nhËp kho giÊy. - Ghi sæ kÕ to¸n xuÊt kho Raw Matrial. KÕ to¸n c¨n cø vµo b¸o c¸o phiÕu xuÊt kho tõng cuén giÊy hµng ngµy. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp l­îng giÊy xuÊt cho SX cuèi th¸ng, lËp b¶ng kª xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Tõ ®ã, lËp chøng tõ ghi sæ ghi nhËn gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho. Gi¸ NVL xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. - H¹ch to¸n thanh to¸n. - §èi víi c¸c nhµ cung cÊp n­íc ngoµi: kÕ to¸n thanh to¸n c¨n cø vµo P/O vµ Contrac chuÈn bÞ hå s¬ ®Ó më L/C, thanh to¸n 10% gi¸ trÞ hîp ®ång. C¨n cø vµo thêi h¹n thanh to¸n cho nhµ cung cÊp trªn hîp ®ång, kÕ to¸n thanh to¸n vay ng¾n h¹n ng©n hµng UBO (chñ yÓu lµ 4 th¸ng) ®Ó tr¶ tiÒn cho nhµ cung cÊp n­íc ngoµi. C¸c kho¶n vay trªn ®­îc b¶o l·nh bëi C«ng ty mÑ. Sau khi nhËn ®­îc th«ng b¸o cña ng©n hµng c¸c kho¶n nî vay ®Õn h¹n th× kÕ to¸n thanh to¸n tr×nh kÕ to¸n tr­ëng, th«ng b¸o Gi¸m ®èc. Sau khi Gi¸m ®èc duyÖt, thanh to¸n tiÒn tr¶ ng©n hµng. §èi víi c¸c nhµ cung cÊp n­íc ngoµi: kÕ to¸n thanh to¸n c¨n cø vµo thêi h¹n ghi trªn hîp ®ång ®Ó thanh to¸n cho nhµ cung cÊp. Tr×nh tù thanh to¸n theo tõng hîp ®ång, tõng ho¸ ®¬n. KÕ to¸n thanh to¸n viÕt uû nhiÖm cho thanh to¸n cho nhµ cung cÊp. NhËn xÐt - C¸c sæ chi tiÕt tµi kho¶n kh«ng cã ®èi øng tµi kho¶n vµ sè chøng tõ rÊt khã cho viÖc t×m kiÕm còng nh­ kiÓm so¸t chøng tõ. - T¹i thêi ®iÓm 31/12 kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c nhËn c«ng nî ph¶i tr¶ víi c¸c nhµ cung cÊp, tuy nhiªn vÉn ch­a ®Çy ®ñ. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn - Sæ chi tiÕt cÇn ph¶i cã cét tµi kho¶n ®èi øng vµ cã sè chøng tõ theo dâi ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu, tr¸nh t×nh tr¹ng h¹ch to¸n trïng lÆp. - CÇn tiÕn hµnh ®èi chiÕu, x¸c nhËn c«ng nî ®Çy ®ñ vµo thêi ®iÓm 31/12 hµng n¨m. (7)KiÓm so¸t h¹ch to¸n b¸n hµng vµ c¸c tµi kho¶n: doanh thu, ph¶i thu, kho thµnh phÈm. Quan s¸t Nh©n sù cña bé phËn kÕ to¸n theo dâi b¸n hµng: 01 ng­êi. Ho¹t ®éng kiÓm so¸t b¸n hµng vµ qu¶n lý c¸c tµi kho¶n doanh thu, ph¶i thu. - Thùc hiÖn kiÓm so¸t doanh thu th«ng qua viÖc ký x¸c nhËn lªn phiÕu xuÊt kho thµnh phÈm. - KiÓm so¸t sù ®Çy ®ñ viÖc ghi nhËn doanh thu theo sè thø tù cña c¸c phiÕu xuÊt kho. Quy tr×nh kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng b¸n hµng, doanh thu vµ ph¶i thu cña C«ng ty nh­ sau: (1) (2) (3) Bé phËn kÕ to¸n Bé phËn BH Bé phËn BH NhËn phiÕu xuÊt kho - Thñ kho giao hµng - NhËn l¹i Ký duyÖt vµo phiÕu xuÊt kho - ChuyÓn 02 liªn 01 phiÕu phiÕu xuÊt cho xuÊt kh¸ch hµng th«ng qua l¸i xe (4) (5) (6) Bé phËn kÕ to¸n Ghi nhËn doanh thu Theo dâi ph¶i - NhËn l¹i phiÕu xuÊt thu - ViÕt ho¸ ®¬n KÕ to¸n tr­ëng ký phiÕu xuÊt kho chuyÓn cho bé phËn BH xuÊt kho. Bé phËn BH xuÊt kho xong chuyÓn 02 liªn cho kh¸ch hµng th«ng qua l¸i xe. Giao hµng xong bé phËn BH nhËn l¹i phiÕu xuÊt tõ l¸i xe ( thêi gian cã thÓ tõ mét vµi ngµy ®Õn hµng tuÇn). Bé phËn kÕ to¸n nhËn l¹i phiÕu xuÊt kho tõ bé phËn BH. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ®­îc x¸c nhËn ®· nhËn hµng ®Ó kÕ to¸n lËp ho¸ ®¬n ®ßi tiÒn vµ ghi nhËn doanh thu. KÕ to¸n BH theo dâi ph¶i thu. NhËn xÐt - Bé phËn kÕ to¸n ph¸t hµnh ho¸ ®¬n vµ ghi nhËn doanh thu chØ khi nhËn ®­îc phiÕu xuÊt kho tõ kh¸ch hµng quay l¹i. ViÖc ghi nhËn doanh thu nh­ trªn cã thÓ dÉn tíi kh«ng phï hîp gi÷a doanh thu vµ gi¸ vèn v×: C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú nªn gi¸ vèn ®­îc x¸c ®Þnh b»ng tån kho thµnh phÈm ®Çu kú + nhËp kho trong kú - tån kho thµnh phÈm cuèi kú. Khi xuÊt hµng ra khái kho khi ®ã ch­a ghi nhËn doanh thu. Bé phËn BH vµ kÕ to¸n nhËn ®­îc phiÕu xuÊt kho quay trë l¹i muén dÉn tíi t×nh tr¹ng: doanh thu ch­a ghi nhËn nh­ng gi¸ vèn ®· ®­îc x¸c nhËn v× hµng kh«ng cßn trong kho n÷a (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú). - KÕ to¸n ®· thùc hiÖn kiÓm so¸t doanh thu trªn c¬ së sè thø tù c¸c phiÕu xuÊt kho tõ kh¸ch hµng quay trë l¹i, nh­ng nh­ phÇn trªn ®· ®­a ra tæng hîp: nÕu cã sù gian lËn ghi 02 phiÕu xuÊt trïng sè, hµng vÉn ra khái C«ng ty, nÕu bé phËn b¸n hµng chØ giao l¹i 01 ho¸ ®¬n th× kÕ to¸n sÏ chØ ph¸t hµnh 01 ho¸ ®¬n ®ßi tiÒn. - V× ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai ®Þnh kú nªn gi÷a kÕ to¸n kho thµnh phÈm vµ kÕ to¸n b¸n hµng kh«ng cã sù ®iÒu chØnh . - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i hoÆc gi¶m gi¸, khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ x¸c nhËn tõ phÝa bé phËn b¸n hµng, kÕ to¸n kho thµnh phÈm sÏ ghi nhËn l¹i, ®ång thêi kÕ to¸n b¸n hµng kiÓm tra ®Ó trõ vµo ho¸ ®¬n tiÕp theo. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn - Gi÷a kÕ to¸n b¸n hµng vµ bé phËn b¸n hµng cÇn thiÕt lËp sæ giao nhËn chøng tõ. - Bé phËn kÕ to¸n cÇn më sæ theo dâi phiÕu xuÊt kho thµnh phÈm ngay sau khi ký duyÖt xuÊt kho. - Nªn sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó gi¸m s¸t tèt h¬n tµi kho¶n doanh thu vµ tån kho thµnh phÈm. Theo ph­¬ng ph¸p nµy th× kÕ to¸n kho thµnh phÈm cã thÓ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n b¸n hµng. - CÇn cã sù ®èi chiÕu gi÷a kÕ to¸n tån kho vµ kÕ to¸n b¸n hµng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c tr­êng hîp ®· xuÊt kho nh­ng ch­a ghi nhËn doanh thu (hµng ®i ®­êng) ®Ó ghi nhËn gi¸ vèn cho phï hîp. - Ph¶i cã thÎ kho ®Ó theo dâi hµng tån kho, thÎ kho ph¶i ®­îc bé phËn kÕ to¸n theo dâi vÒ tån kho thµnh phÈm th­êng xuyªn kiÓm tra ®èi chiÕu, ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c tr­êng hîp thiÕu, x¸c nhËn râ tõng l« hµng, m· hµng theo ®¬n ®Æt hµng. - Nªn theo dâi hµng xuÊt theo tõng l« hµng, m· hµng theo ®¬n ®Æt hµng. - Nªn theo dâi hµng xuÊt theo tõng ®¬n ®Æt hµng ®Ó x¸c ®Þnh râ hµng tån kho, chËm lu©n chuyÓn thuéc ®¬n hµng nµo, lý do lu©n chuyÓn. (8) H¹ch to¸n dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi, dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho, chi phÝ hoa hång tr¶, chi phÝ vËn chuyÓn cho kh¸ch hµng. Quan s¸t - Khi nhËn nguyªn vËt liÖu giÊy vÒ kho (cuén) bé phËn mua hµng ®· g¾n m· sè cho tõng cuén giÊy vµ khi xuÊt vµo s¶n xuÊt còng ®­îc theo dâi xuÊt kho tõng m· cuén v× vËy ®· lËp ®­îc b¶ng ph©n tÝch tuæi hµng tån kho. C«ng ty hoµn toµn cã c¨n cø ®Ó ph©n tÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Tån kho giÊy trong C«ng ty t¹i thêi ®iÓm kiÓm to¸n (20/6/2003) nh­ sau: + Trªn 5 ®Õn 8 th¸ng 82 cuén t­¬ng ®­¬ng 46,269 tÊn + Trªn 8 ®Õn 12 th¸ng 35 cuén t­¬ng ®­¬ng 17,585 tÊn + Trªn 12 ®Õn 15 th¸ng 22 cuén t­¬ng ®­¬ng 17,585 tÊn + Trªn 15 th¸ng 118 cuén t­¬ng ®­¬ng 39,174 tÊn - Sè giÊy tån kho l©u ngµy ®· ®­îc lËp dù phßng phï hîp, sè giÊy tån kho chËm lu©n chuyÓn trªn chñ yÕu lµ nhËp ë thêi kú ®Çu kinh doanh, kh«ng theo ®¬n ®Æt hµng, hiÖn nay sè giÊy tån trªn ®ang ®­îc tËn dông ®Ó ®­a dÇn vµo s¶n xuÊt, tån chñ yÕu lµ do chñng lo¹i kÝch th­íc kh«ng phï hîp víi yªu cÇu cña c¸c ®¬n ®Æt hµng. - §èi víi thµnh phÈm tån kho, bé phËn b¸n hµng còng ®· ph©n tÝch ®­îc tuæi tån kho cña thµnh phÈm theo tõng lo¹i hµng, tõng ®¬n ®Æt hµng vµ ®ang cã biÖn ph¸p gi¶m gi¸, söa ch÷a ®Ó bï thu tiÕp 122 triÖu ®ång chiÕm kho¶ng 10% gi¸ trÞ tån kho thµnh phÈm. - C¸c kho¶n ph¶i thu còng ®­îc ph©n tÝch tiÒn nî vµ lËp dù phßng theo ®óng quy ®Þnh. - Commision C«ng ty ®ang ¸p dông thuÕ tõ 1%-10% tuú theo tõng kh¸ch hµng NhËn xÐt - C¸c bé phËn: b¸n hµng, mua hµng, kÕ to¸n ®· theo dâi ®­îc tuæi cña hµng tån kho vµ tuæi nî cña kho¶n ph¶i thu, viÖc lËp dù phßng ®­îc thùc hiÖn ®óng theo quy ®Þnh. - HiÖn t¹i C«ng ty ch­a x©y dùng chÝnh s¸ch ®èi víi c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng, mµ tuú theo tõng tr­êng hîp cô thÓ do Gi¸m ®èc trùc tiÕp quyÕt ®Þnh. - §· thùc hiÖn ®­îc sù kiÓm tra, gi¸m s¸t chi phÝ vËn t¶i thµnh phÈm th«ng qua viÖc ®èi chiÕu víi c¸c chøng tõ xuÊt kho thµnh phÈm vµ cung ®o¹n vËn chuyÓn. ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn - Hµng th¸ng, kÕ to¸n nªn tham gia kiÓm kª cïng víi thñ kho ®Ó x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè l­îng tån kho. - Khi kiÓm kª, cÇn d¸n nh·n ®· kiÓm kª ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng kiÓm kª trïng hoÆc kiÓm kª thiÕu. - CÇn bè trÝ, s¾p xÕp kho hµng riªng biÖt, ph©n c«ng cho tõng mÆt hµng, mçi mét pallet nªn ®Ó mét lo¹i hµng ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc nhËp xuÊt hµng còng nh­ kiÓm kª hµng tr¸nh kh«ng xuÊt nhÇm. - C¸c cuén giÊy cÇn ®­îc d¸n thÎ mµu ®Çy ®ñ. 2.3- Thùc hiÖn c¸c thö nghiÖm kiÓm so¸t KiÓm to¸n viªn th­ßng tËp trung vµo c¸c thö nghiÖm kiÓm so¸t trªn c¸c kho¶n môc träng yÕu mµ theo nhËn ®Þnh lµ cã thÓ hµm chøa rñi ro. B¶ng tæng hîp c¸c thö nghiÖm kiÓm so¸t ®­îc thùc hiÖn t¹i C«ng ty A lµ vÝ dô minh ho¹ cho viÖc kiÓm tra hÖ thèng kiÓm so¸t ®èi víi c¸c kho¶n môc träng yÕu trªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. B¶ng 3: B¶ng tæng hîp c¸c thö nghiÖm kiÓm so¸t thùc hiÖn t¹i C«ng ty A C¸c kho¶n môc cÇn xem xÐt C¸c thö nghiÖm kiÓm so¸t ®­îc thùc hiÖn 1. Vèn b»ng tiÒn - Pháng vÊn vµ quan s¸t thùc hiÖn kiÓm kª quü, kiÓm tra c¸c ch÷ ký trªn c¸c biªn b¶n kiÓm kª kü thuËt - §èi chiÕu c¸c kho¶n thu tiÒn ®· ghi sæ víi phiÕu thu hoÆc giÊy b¸o cã cña Ng©n hµng. Pháng vÊn vµ kiÓm tra c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ kiÓm so¸t chi tiÒn, thu tiÒn mÆt. - So s¸nh ngµy ghi trªn phiÕu thu, phiÕu chi víi ngµy vµo sæ nhËt ký tiÒn mÆt. - ThÈm tra nhËt ký thu tiÒn, Sæ c¸i, c¸c sæ chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu víi c¸c nghiÖp vô thu tiÒn cã quy m« lín hoÆc bÊt th­êng. 2.C¸c kho¶n ph¶i thu - LÊy vµ theo dâi x¸c nhËn cña ng­êi mua vÒ c¸c kho¶n ph¶i thu cã quy m« lín kÕt hîp chän c¸c kho¶n ph¶i thu cã quy m« nhá ®iÓn h×nh. - §èi chiÕu ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ vËn chuyÓn víi sæ thu tiÒn vµ sæ theo dâi kho¶n ph¶i thu. - Trao ®æi víi c¸c nhµ qu¶n lý b¸n chÞu vÒ kh¶ n¨ng thu tiÒn ë c¸c kho¶n qu¸ h¹n vµ ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thu ®­îc tiÒn. - Chän c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ë cuèi kú nµy vµ ®Çu kú sau ®Ó ®èi chiÕu víi chøng tõ vËn chuyÓn cã liªn quan. - KiÓm tra c¸c l« hµng tr¶ l¹i sau ngµy lËp b¶ng khai tµi chÝnh vµ quan hÖ víi kú quyÕt to¸n. 3.Hµng tån kho - §iÒu tra vµ quan s¸t viÖc sö dông c¸c tµi liÖu cã ®¸nh sè tr­íc nµy vµ kiÓm tra tÝnh liªn tôc cña chóng còng nh­ kiÓm tra ch÷ ký phª duyÖt liªn quan. - Pháng vÊn vÒ viÖc sö dông hÖ thèng chi phÝ ®Þnh møc. - KiÓm tra dÊu hiÖu cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé. - Pháng vÊn vÒ viÖc cËp nhËt th«ng tin hµng tån kho ®Ó x¸c ®Þnh ®Þnh møc s¶n xuÊt hoÆc sè l­îng s¶n xuÊt vµ kiÓm tra dÊu hiÖu cña viÖc sö dông. - Pháng vÊn vµ kiÓm tra viÖc ®èi chiÕu vµ kiÓm tra dÊu vÕt cña viÖc ®èi chiÕu. - Pháng vÊn vµ quan s¸t c¸c chÝnh s¸ch vÒ thiÕt lËp c¸c chuÈn mùc kü thuËt vµ chÝnh s¸ch kiÓm tra chÊt l­îng, thñ tôc kiÓm tra vµ kiÓm tra dÊu vÕt cña c«ng t¸c kiÓm so¸t. 4. TiÒn l­¬ng nh©n viªn - CËp nhËt sæ nh©n sù vµ hå s¬ nh©n viªn liªn tôc ®èi víi mäi nh©n viªn. - Duy tr× mét danh s¸ch ®· ®­îc cËp nhËt vµ phª duyÖt vÒ c¸c møc l­¬ng, bËc l­¬ng vµ nh÷ng kho¶n khÊu trõ. - Thèng nhÊt mét c¸ch hîp lý gi÷a hÖ thèng c¸c b¶ng tæng hîp chi phÝ nh©n c«ng, nhËt ký tiÒn l­¬ng, sæ thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ sæ c¸i. - Yªu cÇu ph¶i cã ch÷ ký cña c¸c bªn cã liªn quan ®èi víi tÊt c¶ c¸c kho¶n chi tiÒn l­¬ng mµ lín h¬n mét sè cô thÓ nµo ®ã ®· x¸c ®Þnh tr­íc. - ThiÕt lËp mét hÖ thèng b¶o ®¶m khái bÞ lÊy c¾p hoÆc bÞ lÊy trém. - T¸ch b¹ch c¸c tr¸ch nhiÖm ®èi víi quyÒn phª duyÖt, quyÒn ghi sæ, quyÒn thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c nghiÖp vô nh©n sù. 5.TSC§ - Quan s¸t TSC§ ë ®¬n vÞ vµ xem xÐt sù t¸ch biÖt gi÷a c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ ghi sæ víi bé phËn b¶o qu¶n. - KiÓm tra tÝnh ®Çy ®ñ cña chøng tõ, sù lu©n chuyÓn chøng tõ - KÕt hîp gi÷a kiÓm tra vËt chÊt víi viÖc kiÓm tra chøng tõ, hå s¬ ph¸p lý vÒ quyÒn së h÷u cña tµi s¶n. - Pháng vÊn nh÷ng ng­êi cã liªn quan. 6. C¸c kho¶n ph¶i tr¶ - Pháng vÊn vµ quan s¸t viÖc sö dông c¸c phiÕu chi vµ sÐc chi cã ®¸nh sè tr­íc. - Pháng vÊn vµ quan s¸t viÖc ®èi chiÕu víi c¸c b¶ng kª khai ng©n hµng. - KiÓm tra c¸c chøng tõ thanh to¸n víi nhËt ký mua hµng. 2.4. §¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t. ViÖc ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t cña c¸c chØ tiªu trªn b¸o c¸o tµi chÝnh lµ mét vÊn ®Ò phøc t¹p ®ßi hái kinh nghiÖm cña kiÓm to¸n viªn vµ sù hiÓu biÕt cña kiÓm to¸n viªn ®èi víi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña kh¸ch hµng. Tuy nhiªn ®©y còng chØ lµ b­íc ®¸nh gi¸ ban ®Çu cßn ®Ó ®­a ra kÕt luËn cuèi cïng vÒ tÝnh chÝnh x¸c trung thùc hîp lý cña c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kiÓm to¸n viªn ph¶i thu thËp thªm c¸c b»ng chøng cã gi¸ trÞ vµ ®é tin cËy cao. Víi C«ng ty A kiÓm to¸n viªn dù kiÕn c¸c chØ tiªu hµm chøa rñi ro trªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh bao gåm: doanh thu, c¸c kho¶n ph¶i thu, hµng tån kho, tµi s¶n cè ®Þnh, vèn b»ng tiÒn.. B¶ng 4: B¶ng tæng hîp vÒ rñi ro kiÓm to¸n cã thÓ x¶y ra t¹i C«ng ty A C¸c chØ tiªu cÇn xem xÐt Rñi ro kiÓm to¸n cã thÓ x¶y ra Thö nghiÖm kiÓm so¸t cÇn ®­îc thùc hiÖn 1. Doanh thu biÕn ®éng kh«ng tû lÖ víi c¸c kho¶n ph¶i thu - Rñi ro tiÒm tµng: do ¸p lùc ph¶i hoµn thµnh kÕ ho¹ch cña Ban l·nh ®¹o. - Rñi ro kiÓm so¸t: trong quy tr×nh kiÓm so¸t c«ng nî, doanh thu. - KiÓm tra chÝnh s¸ch b¸n hµng, chÝnh s¸ch gi¸, chÝnh s¸ch tÝn dông. - KiÓm tra b¸o c¸o c«ng nî cña C«ng ty, vµ ph©n lo¹i, xö lý c«ng nî, quy tr×nh kiÓm so¸t c«ng nî. 2. Hµng tån kho - Rñi ro tiÒm tµng do tÝnh chÊt cña hµng tån kho. - Rñi ro kiÓm so¸t trong quy tr×nh kiÓm to¸n hµng tån kho. - KiÓm tra thñ tôc kiÓm kiÓm so¸t ®èi víi hµng tån kho, chÝnh s¸ch kÕ to¸n vÒ hµng tån kho, xem xÐt sù tån t¹i cña hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt vµ cã chÝnh s¸ch ®¸nh gi¸ l¹i hµng tån kho kh«ng. 3. TSC§ t¨ng ®¸ng kÓ, nî ph¶i tr¶ l¹i gi¶m Rñi ro kiÓm so¸t ®èi víi qu¸ tr×nh t¨ng gi¶m tµi s¶n vµ kiÓm so¸t c«ng nî. - KiÓm tra kÕ ho¹ch ®Çu t­ dµi h¹n mua s¾m TSC§. - KiÓm tra tÝnh hiÖu lùc cña qu¸ tr×nh kiÓm so¸t ®èi víi TSC§ 4. TiÒn mÆt t¨ng ®ét biÕn trong kú, kh¶ n¨ng thanh to¸n qu¸ cao ø ®äng vèn - Rñi ro tiÒm tµng vÒ tÝnh ho¹t ®éng liªn tôc cña kh¸ch hµng. - Rñi ro kiÓm so¸t ®èi víi qu¸ tr×nh kiÓm so¸t tÝn dông. - Xem xÐt kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña n¨m tr­íc, so s¸nh kÕt qu¶ thùc hiÖn víi kÕ ho¹ch . - KiÓm tra thñ tôc kiÓm so¸t ®èi víi c¸c chÝnh s¸ch tÝn dông. Sau khi xem xÐt tÝnh chÊt ho¹t ®éng kinh doanh vµ tÝnh liªn tôc ®èi víi C«ng ty A, rñi ro tiÒm tµng ®­îc ®¸nh gi¸ ë møc trung b×nh, rñi ro kiÓm so¸t ë møc cao do hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé kh«ng ®¸ng tin cËy. PhÇn iii Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh thùc hiÖn bëi chi nh¸nh c«ng ty kiÓm to¸n vµ t­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n t¹i hµ néi I- Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh Trong bÊt kú mét cuéc kiÓm to¸n nµo viÖc t×m hiÓu vµ ®¸nh gi¸ HTKSNB cña kh¸ch hµng lµ b­íc c«ng viÖc quan träng, nã quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc lËp kÕ ho¹ch cho cuéc kiÓm to¸n vµ liªn quan rÊt nhiÒu ®Õn qu¸ tr×nh thùc hiÖn kiÓm to¸n. Thùc tÕ hiÖn nay cho thÊy hÇu hÕt HTKSNB ë c¸c doanh nghiÖp cßn rÊt yÕu kÐm, ngo¹i trõ mét sè tæng c«ng ty hoÆc c¸c c«ng ty lín, doanh nghiÖp liªn doanh, c¸c c«ng ty 100% vèn n­íc ngoµi ®· cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé m¹nh. ChÝnh v× hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc ë n­íc ta cã quy m« nhá nªn rÊt Ýt thÊy dÊu hiÖu tån t¹i cña mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. T¹i nh÷ng doanh nghiÖp nµy, ë kh©u chuÈn bÞ kiÓm to¸n, kiÓm to¸n viªn th­êng bá qua c¸c b­íc ®¸nh gi¸ HTKSNB, x¸c ®Þnh rñi ro kiÓm so¸t lµ cao vµ tiÕn hµnh c¸c thñ tôc c¬ b¶n ë kh©u thùc hiÖn kiÓm to¸n. Khi nÒn kinh tÕ n­íc ta chuyÓn ®æi c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc th× c¸c doanh nghiÖp còng ®ang dÇn thÝch øng víi sù chuyÓn biÕn nµy. NÒn kinh tÕ ph¸t triÓn cã nghÜa lµ c¸c doanh nghiÖp ngµy cµng lµm ¨n ph¸t ®¹t, më réng quy m« s¶n xuÊt kinh doanh vµ do ®ã viÖc ®ßi hái ph¶i cã mét HTKSNB vËn hµnh h÷u hiÖu lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan. Nh­ vËy viÖc hoµn thiÖn ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ HTKSNB ®Ó tiÕn hµnh kiÓm to¸n lµ vÊn ®Ò cÇn ®­îc quan t©m. Trong bÊt kú kiÓm to¸n nµo, viÖc t×m hiÓu vµ ®¸nh gi¸ HTKSNB cña kh¸ch hµng lµ b­íc c«ng viÖc ®Æc biÖt quan träng, nã quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc lËp kÕ ho¹ch cho cuéc kiÓm to¸n ®ã. KÕt luËn cña kiÓm to¸n viªn lµ cã dùa vµo hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé hay kh«ng cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn viÖc x¸c ®Þnh ph¹m vi kiÓm to¸n, thêi gian kiÓm to¸n, sè l­îng ng­êi tham gia kiÓm to¸n vµ dù tÝnh chi phÝ kiÓm to¸n ph¶i bá ra. NÕu kiÓm to¸n viªn ®­a ta ý kiÓm tin t­ëng vµo hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nh­ng thùc tÕ hÖ thèng nµy ho¹t ®éng kh«ng cã hiÖu qu¶ hoÆc ng­îc l¹i th× trong c¶ hai tr­êng hîp nµy ®Òu g©y nªn kiÓm to¸n kÐm hiÖu qu¶. II- NhËn xÐt vÒ quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thùc hiÖn bëi chi nh¸nh C«ng ty kiÓm to¸n vµ t­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n Sµi Gßn t¹i Hµ Néi ViÖc kiÓm tra hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty kh¸ch hµng trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh lµ hÕt søc quan träng, nã quyÕt ®Þnh viÖc lËp kÕ ho¹ch cho cuéc kiÓm to¸n ®ã. Môc ®Ých cña viÖc kiÓm tra HTKSNB lµ nh»m: - HiÓu râ vÒ hÖ thèng kiÓm to¸n cña kh¸ch hµng. - ThiÕt kÕ c¸c thö nghiÖm c¬ b¶n - §­a ra c¸c gîi ý n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý cña kh¸ch hµng sÏ ®­îc tr×nh bµy trong th­ qu¶n lý cña kh¸ch hµng vµ dù tÝnh chi phÝ kiÓm to¸n bá ra. Sau ®©y lµ mét sè nhËn xÐt vÒ quy tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB cña chi nh¸nh c«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi: VÒ t×m hiÓu hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Khi t×m hiÓu vµ ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña kh¸ch hµng, c¸c kiÓm to¸n viªn cña chi nh¸nh th­êng cã sù kh¸c biÖt gi÷a kh¸ch hµng míi vµ kh¸ch hµng th­êng xuyªn. Víi kh¸ch hµng míi, viÖc t×m hiÓu vÒ HTKSNB ®­îc t×m hiÓu m«t c¸ch kü l­ìng nh­ng møc ®é tin cËy vµo HTKSNB th­êng ®­îc ®¸nh gi¸ thÊp h¬n. Víi kh¸ch hµng th­êng xuyªn, KTV th­êng x¸c ®Þnh cã thÓ tin t­ëng vµo HTKSNB vµ qu¸ tr×nh t×m hiÓu chØ tËp trung vµo nh÷ng tr­êng hîp cã sù thay ®æi lín vÒ nh©n sù hoÆc m«i tr­êng ho¹t ®éng. §Ó m« t¶ HTKSNB, c¸c KiÓm to¸n viªn cña AFC ®· sö dông b¶ng t­êng thuËt vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ViÖc thiÕt kÕ B¶ng t­êng thuËt vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé chung cho c¸c doanh nghiÖp ch­a cung cÊp th«ng tin tæng qu¸t vÒ ho¹t ®éng kiÓm so¸t néi bé t¹i ®¬n vÞ. VÒ ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t KTV th­êng cã hai xu h­íng khi ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t: §èi víi kh¸ch hµng th­êng xuyªn, KTV ®¸nh gi¸ chñ yÕu dùa vµo kinh nghiÖm ®èi víi kh¸ch hµng, KTV th­êng ®¸nh gi¸ rñi ro ë møc thÊp. Tuy nhiªn ®èi víi kh¸ch hµng míi, KTV th­êng cã nghi ngê cao h¬n vÒ HTKSNB rñi ro kiÓm so¸t ®­îc ®¸nh gi¸ ë møc cao h¬n vµ trong qu¸ tr×nh kiÓm to¸n c¸c thö nghiÖm chi tiÕt sÏ ®­îc thùc hiÖn. ViÖc ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t chñ yÕu dùa vµo kinh nghiÖm kiÓm so¸t lµ chñ yÕu. VÒ thùc hiÖn c¸c thñ tôc ph©n tÝch s¬ bé C«ng ty AFC thùc hiÖn c¸c thñ tôc ph©n tÝch s¬ bé b¸o c¸o tµi chÝnh nh­ so s¸nh n¨m nay so víi n¨m tr­íc, ph©n tÝch tû suÊt vµ ph©n tÝch xu h­íng th«ng qua ®ã KiÓm to¸n viªn sÏ x¸c ®Þnh nh÷ng biÕn ®éng bÊt th­êng vµ dù ®o¸n nh÷ng chØ tiªu hµm chøa rñi ro. MÆc dï sù ph©n tÝch b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty cã dùa trªn ®Æc ®iÓm cña kh¸ch hµng nh­ng chñ yÕu mang tÝnh chÊt dù ®o¸n vµ phô thuéc rÊt nhiÒu vµo kinh nghiÖm vµ tr×nh ®é cña KiÓm to¸n viªn. Trªn thùc tÕ t¹i phÇn lín kh¸ch hµng C«ng ty thùc hiÖn kÕt hîp c¸c lo¹i ph©n tÝch trªn song c¸c KiÓm to¸n viªn th­êng chØ ghi l¹i kÕt qu¶ ph©n tÝch th«ng qua viÖc so s¸nh n¨m nay víi n¨m tr­íc. VÒ hå s¬ kiÓm to¸n Qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB cña c¸c KiÓm to¸n viªn C«ng ty AFC Sµi Gßn ®­îc ghi trªn giÊy tê lµm viÖc, th­ qu¶n lý, biªn b¶n lµm viÖc vµ ®­a ra c¸c cuéc häp víi kh¸ch hµng. ViÖc ghi l¹i qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ trªn giÊy tê lµm viÖc, giÊy tê lµm viÖc, th­ qu¶n lý, biªn b¶n lµm viÖc gióp cho ng­êi ®äc Hå s¬ kiÓm to¸n trªn giÊy tê lµm viÖc hiÓu vÒ tiÕn tr×nh ®¸nh gi¸, gióp kh¸ch hµng kh¾c phôc nh÷ng ®iÓm h¹n chÕ trong HTKSNB, gióp c¸c kiÓm to¸n viªn thuËn khi tæng hîp c¸c giai ®o¹n kiÓm to¸n vµ lËp b¸o c¸o kiÓm to¸n. III- KiÕn nghÞ hoµn thiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh. VÒ phÝa C«ng ty AFC Qua h¬n 10 n¨m ho¹t ®éng C«ng ty ®· t¹o ®­îc cho m×nh mét vÞ trÝ v÷ng ch¾c trªn thÞ tr­êng. Tuy nhiªn trong mét sè ngµnh nghÒ cã tÝnh c¹nh tranh cao nh­ nghÒ kiÓm to¸n ®éc lËp, mét lÜnh vùc cã tÝnh thËn träng cao, tr¸ch nhiÖm ph¸p lý vµ tr¸ch nhiÖm nghÒ nghiÖp lín, C«ng ty cÇn lu«n hoµn thiÖn quy tr×nh kiÓm to¸n cña m×nh nãi chung vµ quy tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB nãi riªng. Víi kiÕn thøc lý luËn vµ kiÕn thøc thùc tÕ cßn h¹n chÕ, em chØ xin ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a quy tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB. T×m hiÓu m«i tr­êng kiÓm so¸t Trong c«ng viÖc nµy C«ng ty ®· sö dông B¶ng t­êng thuËt vÒ kiÓm so¸t néi bé b¶ng nµy cã ­u ®iÓm dÔ m« t¶ song nã còng khã m« t¶ c¸c chi tiÕt cña c¬ cÊu kiÓm to¸n néi bé do ®ã ch­a cung cÊp ®ñ th«ng tin cho qu¸ tr×nh ph©n tÝch cã hiÖu qu¶ c¸c qu¸ tr×nh ph©n tÝch cã hiÖu qu¶ c¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t vµ ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t. §Ó ®¸nh gi¸ mét c¸ch cã hiÖu qu¶ HTKSNB cña kh¸ch hµng, KiÓm to¸n viªn cã thÓ sö dông kÕt hîp víi b¶ng hÖ thèng c©u hái vµ l­u ®å th«ng qua viÖc t×m hiÓu quy chÕ KSNB nãi chung hoÆc tõng bé phËn ®Ó tõ ®ã cã thÓ ®Æt ra c©u hái vÒ tõng phÇn cña HTKSNB. HoÆc KiÓm to¸n viªn cã thÓ ®Æt ra c©u hái chung kh¸i qu¸t sù tån t¹i vµ tÝnh h÷u hiÖu cña HTKSNB nh­ xem doanh nghiÖp cã x©y dùng quy chÕ kh«ng, quy chÕ cã ho¹t ®éng kh«ng…ViÖc x©y dùng c©u hái cô thÓ phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña c¸c doanh nghiÖp lµ viÖc lµm cÇn thiÕt ®Ó KTV cã thÓ ®¸nh gi¸ vÒ HTKSNB mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. HÖ thèng c©u hái cÇn sù cô thÓ ho¸, ®Æt ra c¸c c©u hái cho tõng phÇn hµnh kh¸c nhau. Tõ viÖc x©y dùng b¶ng c©u hái nh­ vËy, sau khi ®¸nh gi¸ HTKSNB, KTV sÏ quyÕt ®Þnh cã tÝnh tin cËy vµo hÖ thèng ®ã hay kh«ng ®Ó ®­a ra tr¾c nghiÖm phï hîp nh»m lµm gi¶m khèi l­îng c«ng viÖc vµ chi phÝ cho cuéc kiÓm to¸n. B¶ng 5: B¶ng c©u hái ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Ngµy thùc hiÖn: 5/3/2001 Ng­ßi thùc hiÖn: Ngäc Tªn kh¸ch hµng: C«ng ty A B­íc c«ng viÖc: T×m hiÓu hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé C¸c vÊn ®Ò cÇn t×m hiÓu Kh«ng ¸p dông Cã Kh«ng A. Tæng qu¸t 1.Toµn bé c¸c ghi chÐp kÕ to¸n ®­îc cËp nhËt hµng ngµy vµ lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh hµng th¸ng kh«ng? 2. C¸c ghi chÐp cã ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ nvµ l­u tr÷ cÈn thËn kh«ng? C¸c sæ kÕ to¸n cã ®­îc in ra hµng th¸ng ®Ó l­u tr÷ kh«ng? 3. TÊt c¶ c¸c chøng tõ h¹ch to¸n cã ®­îc duyÖt bëi l·nh ®¹o kh«ng? 4. Ban l·nh ®¹o cã rµ so¸t c¸c hîp ®ång b¶o hiÓm theo ®Þnh kú hay kh«ng (gi¸ trÞ tµi s¶n ®­îc ®¶m b¶o bao nhiªu%)? 5. C«ng ty cã quy ®Þnh c¸n bé chñ chèt ph¶i nghØ hÕt phÐp hµng th¸ng kh«ng? 6. Nh©n viªn kÕ to¸n cã ®­îc ®µo t¹o qua tr­êng líp chÝnh quy hay kh«ng? C«ng viÖc cña nh÷ng ng­êi nghØ phÐp cã ®­îc ng­êi kh¸c ®¶m nhËn thay kh«ng? B. §èi chiÕu víi ng©n hµng 1. C¸c tµi kho¶n tiÒn göi ng©n hµng cã ®­îc ®èi chiÕu hµng th¸ng hay kh«ng? 2. B¶n x¸c nhËn sè d­ ng©n hµng cã ®­îc kiÓm tra bëi l·nh ®¹o hay kh«ng? 3. Ban l·nh ®¹o cã ®èi chiÕu sè d­ tiÒn göi ng©n hµng trªn sæ kÕ to¸n víi b¶n x¸c nhËn sè d­ ng©n hµng kh«ng? NÕu cã chªnh lÖch ®· ®­îc ®iÒu chØnh sæ kÕ to¸n ch­a? C. Thu tiÒn 1. Hµng ngµy toµn bé tiÒn mÆt thu vÒ cã ®­îc göi hÕt vµo ng©n hµng hay kh«ng? 2. Ban l·nh ®¹o cã kiÓm tra c¸c th­ tõ göi ®Õn ®¬n vÞ hay kh«ng? 3. C¸c phiÕu thu cã ®­îc ®¸nh sè theo seri t­¬ng øng víi c¸c kho¶n tiÒn nhËn ®­îc hay kh«ng? 4. C¸c phiÕu thu cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ®¬n vÞ hay kh«ng? 5. C¸c phiÕu thu vµ ho¸ ®¬n b¸n hµng bÞ huû bá cã ®­îc l­u l¹i b¶n gèc hay kh«ng? 6. C¸c phiÕu thu vµ ho¸ ®¬n b¸n hµng ch­a ph¸t hµnh cã ®­îc kiÓm so¸t chÆt chÏ bëi l·nh ®¹o ®¬n vÞ hay kh«ng? D. Chi tiÒn 1. Toµn bé sÐc vµ lÖnh chuyÓn tiÒn cã ®­îc duyÖt chi bëi l·nh ®¹o hay kh«ng? 2. C¸c ho¸ ®¬n mua hµng ho¸, dÞch vô ®Ò nghÞ thanh to¸n cã ®­îc mét ng­êi kh¸c ng­êi ghi sæ kiÓm tra vÒ: A. Gi¸ c¶ B. Biªn b¶n giao nhËn hµng C. TÝnh to¸n chÝnh x¸c vÒ mÆt sè häc D. ChiÕt khÊu gi¶m gi¸ E. TÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ 3. C¸c ho¸ ®¬n trªn cã b»ng chøng ®Çy ®ñ chøng tá ®· ®­îc kiÓm tra hay kh«ng? 4. C¸c chøng tõ thanh to¸n vµ giÊy tê kÌm theo cã ®­îc ®ãng dÊu ®· thanh to¸n ®Ó tr¸nh viÖc t¸i sö dông l¹i hay kh«ng? 5. C¸c sÐc ch­a ph¸t hµnh cã ®­îc kiÓm so¸t chÆt chÏ kh«ng? E. Quü tiÒn mÆt 1. Sè tiÒn tån quü cã ®­îc quy ®Þnh h¹n møc tèi ®a hay kh«ng? 2. C¸c kho¶n thanh to¸n cã ®­îc duyÖt bëi ban l·nh ®¹o hay kh«ng? 3. C¸c chøng tõ cã ®­îc ®¸nh dÊu ®· thanh to¸n ®Ó ng¨n ngõa ®Ó ng¨n ngõa viÖc sö dông l¹i hay kh«ng? 4. Ban l·nh ®¹o cã thùc hiÖn kiÓm kª quü tiÒn mÆt bÊt th­êng hay kh«ng? 5. Quü tiÒn mÆt cã ®­îc kiÓm kª hµng th¸ng, hµng quý hay kh«ng? NÕu cã ®¬n vÞ cã lËp biªn b¶n kiÓm kª vµ l­u d÷ trong chøng tõ kÕ to¸n hay kh«ng? 6. Nh©n viªn kÕ to¸n cã ®ång thêi lµ ng­êi gi÷ kÐt kh«ng? F. C¸c kho¶n ph¶i thu 1.Cã viÖc ph©n nhiÖm râ rµng gi÷a ng­êi lËp ho¸ ®¬n vµ ng­êi ghi sæ hay kh«ng? 2. Ng­êi cã tr¸ch nhiÖm theo dâi nî ph¶i thu cã ®ång thêi lµ ng­êi giao hµng vµ thu tiÒn kh«ng? 3. C¸c kho¶n ph¶i thu cã ®­îc vµo sæ nhanh chãng vµ chÝnh x¸c kh«ng? 4. Tæng hîp sè d­ chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu cã ®­îc ®èi chiÕu hµng th¸ng víi sæ c¸i hay kh«ng? 5. B¸o c¸o c«ng nî hµng th¸ng cã ®­îc göi cho c¸c con nî x¸c nhËn hay kh«ng? NÕu cã chªnh lÖch ®¬n vÞ ®· t×m kiÕm nguyªn nh©n vµ ®iÒu chØnh sæ kÕ to¸n kÞp thêi ch­a? 6. C¸c b¸o c¸o c«ng nî hµng th¸ng cã ®­îc ban l·nh ®¹o xem xÐt tr­íc khi göi ®i hay kh«ng? 7. ViÖc xo¸ nî khã ®ßi cã ®­îc ban l·nh ®¹o phª duyÖt kh«ng? 8. C¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ giÊy b¸o cã cho kh¸ch hµng cã ®­îc phª duyÕt bëi ban l·nh ®¹o hay kh«ng? 9. C¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ giÊy b¸o cã cho kh¸ch hµng (VÒ c¸c kho¶n chiÕt khÊu, gi¶m gi¸…) cã ®­îc kiÓm tra vÒ gi¸ c¶, tæng gi¸ thanh to¸n sau khi lËp b¶n gèc hay kh«ng? 10. C«ng ty cã ®«n ®èc kh¸ch hµng tr¶ nî hay kh«ng? C«ng ty cã giao nhiÖm vô ®«n ®èc thu håi nî cho mét ng­êi hay kh«ng? 11. C«ng ty cã c¬ chÕ x¸c ®Þnh c¸c kho¶n nî chËm tr¶, nî khã ®ßi kh«ng? C¸c kho¶n nî cã ®­îc theo dâi vÒ tuæi nî kh«ng? 12. C«ng ty cã c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó thu håi nî chËm tr¶, nî khã ®ßi hay kh«ng? G. hµng tån kho 1. Sè l­îng c¸c lo¹i hµng tån kho cã ®­îc kiÓm so¸t chÆt chÏ bëi thñ kho hay kh«ng? Hµng ho¸ trong kho cã ®­îc ph©n khu riªng ®Î qu¶n lý hay kh«ng? 2. §¬n vÞ cã më sæ theo dâi chi tiÕt cho tõng mÆt hµng, tõng danh ®iÓm vËt t­ hay kh«ng? 3. HÖ thèng kho hµng cã ®¶m b¶o l­u gi÷ hµng ho¸ cÈn thÈn kh«ng bÞ mÊt trém, mÊt c¾p vµ chØ nh÷ng ng­êi cã nhiÖm vô th× míi ®­îc vµo kho hay kh«ng? 4. Cã quy ®Þnh thñ kho ph¶i b¸o c¸o vÒ nh÷ng mÆt hµng lçi thêi, kh«ng sö dông ®­îc, b¸n chËm hay tån ®äng l©u trong kho kh«ng? 5. Cã duy tr× ghi chÐp ®Çy ®ñ ®èi víi: - Nguyªn vËt liÖu ®ang sö dông, ®ang cßn trong kho. - Hµng göi ®i b¸n, cho vay m­în t¹m thêi. 6. ViÖc thanh lý hµng h­ háng, kÐm phÈm chÊt, lçi thêi kh«ng sö dông ®­îc cã ®­îc phª duyÖt ®Çy ®ñ bëi ban l·nh ®¹o kh«ng? 7. Cã ®¶m b¶o r»ng hµng ho¸ ra khái kho chØ khi cã ®¬n ®Ò nghÞ giao hµng ®­îc Ban l·nh ®¹o phª duyÖt hay kh«ng? 8. Cã duy tr× viÖc ghi chÐp th­êng xuyªn ®èi víi hµng tån kho hay kh«ng? 9.Toµn bé hµng tån kho cã ®­îc kiÓm ®Õm vµo cuèi lú kÕ to¸n hay kh«ng? 10. C«ng ty cã quy ®Þnh thñ tôc kiÓm kª kho hay kh«ng? C¸c thñ tôc nµy cã ®Çy ®ñ vµ phu hîp ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña kÕt qu¶ kiÓm kª kho hay kh«ng? 11. ViÖc kiÓm ®Õm cã ®­îc thùc hiÖn bëi ng­êi kh¸c víi thñ kho hay kh«ng? C¸c cuéc kiÓm kª cã ®­îc duy tr× th­êng xuyªn kh«ng? 12. C¸c biªn b¶n kiÓm kª gèc cã s½n ®Ó phôc vô kiÓm to¸n hay kh«ng? C¸c hå s¬ kiÓm kª cã ®­îc l­u tr÷ liªn tôc kh«ng? 13. C¸c biªn b¶n kiÓm kª gèc cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña nh÷ng ng­êi tham gia kiÓm kª hay kh«ng? 14. C«ng ty cã x¸c ®Þnh c¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho cuèi cïng cña n¨m ®Ó ®¶m b¶o c¸c chøng tõ trªn ®· ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ, ®óng niªn ®é hay kh«ng? 15. Cã x¸c ®Þnh nguyªn nh©n chªnh lÖch gi­a kÕt qu¶ kiÓm kª vµ sæ s¸ch kÕ to¸n kh«ng? 16. C¸c ®iÒu chØnh theo kÕt qu¶ kiÓm kª cã ®­îc phª duyÖt bëi Ban l·nh ®¹o hay kh«ng? H. Tµi s¶n l­u ®éng kh¸c 1. Tµi kho¶n theo dâi c¸c tµi s¶n l­u ®éng kh¸c cã ®­îc kiÓm tra ®Þnh kú ®Ó ®¶m b¶o r»ng c¸c sè d­ cña chóng lµ phï hîp víi gi¸ trÞ cña chóng trªn thùc tÕ hay kh«ng? I. Tµi s¶n cè ®Þnh 1. Sæ chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh cã ®­îc lËp ®Çy ®ñ th«ng tin theo yªu cÇu cña c«ng ty kh«ng? 2. Tµi s¶n cè ®Þnh t¨ng, gi¶m trong n¨m cã ®­îc ghi chÐp kÞp thêi vµ cã ®ñ chøng tõ cÇn thiÕt hay kh«ng? 3. ViÖc kiÓm kª cña ®¬n vÞ cã ®­îc thùc hiÖn theo ®Þnh kú vµ so s¸nh víi sæ chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh hay kh«ng? 4. Tµi s¶n cè ®Þnh cña ®¬n vÞ cã ®­îc më lý lÞch theo dâi chi tiÕt cho tõng tµi s¶n hay kh«ng? 5. §¬n vÞ cã theo dâi, ghi chÐp ®èi víi c¸c tµi s¶n ®· khÊu hao hÕt nh­ng vÉn ®ang sö dông thËm chÝ víi c¸c tµi s¶n ®· xo¸ sæ hay kh«ng? 6. §¬n vÞ cã theo dâi ghi chÐp ®èi víi c¸c tµi s¶n cè ®Þnh ®ang sö dông, kh«ng cÇn dïng, chê thanh lý vµ ch­a cÇn dïng kh«ng? 7. Cã thÓ nhËn d¹ng ®­îc tµi s¶n cè ®Þnh ®Ó ®èi chiÕu ng­îc l¹i víi sæ chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh hay kh«ng? 8. C«ng ty cã mua c¸c lo¹i h×nh chèng mÊt trém, h­ h¹i do ho¶ ho¹n hay kh«ng? J. c¸c kho¶n ph¶i tr¶ 1. Cã sö dông c¸c ®¬n ®Æt hµng hay kh«ng? Cã giao cho mét ng­êi kh¸c ng­êi ghi sæ kÕ to¸n thùc hiÖn mua hµng hay kh«ng? 2. Cã c¸c b»ng chøng ghi nhËn viÖc giao nhËn hµng hay kh«ng? Khi giao hµng cã ®èi chiÕu víi ®¬n ®Æt hµng kh«ng? 3. C«ng ty cã thanh to¸n cho nhµ cung cÊp trªn c¬ së ho¸ ®¬n gèc kh«ng? Cã ®èi chiÕu víi biªn b¶n giao nhËn hµng vµ ®¬n ®Æt hµng kh«ng? 4. Cã thùc hiÖn ®èi chiÕu sè d­ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n víi sæ tæng hîp Ýt nhÊt lµ hµng th¸ng hay kh«ng? 5. Cã thùc hiÖn x¸c nhËn c«ng nî hµng th¸ng ®èi víi ng­êi b¸n hay kh«ng? NÕu cã ®· ®­îc ®iÒu chØnh sæ kÕ to¸n kÞp thêi theo thùc tÕ hay ch­a? 6. C«ng ty cã kÕ ho¹ch tr¶ nî cho c¸c chñ nî hay kh«ng? 7. C«ng ty cã chñ ®éng tr¶ nî cho c¸c chñ nî khi ®Õn h¹n hay chê ®Õn khi bÞ ®ßi nî? K. l­¬ng 1. ViÖc tuyÓn dông nh©n viªn cã ®­îc Ban l·nh ®¹o phª duyÖt hay kh«ng? 2. Khi nh©n viªn nghØ v¾ng mÆt Ban l·nh ®¹o cã biÕt hay kh«ng? 3. C¸c b¶ng thanh to¸n l­¬ng cã ®­îc ban l·nh ®¹o phª duyÖt hay kh«ng? 4. C¸c b¶ng thanh to¸n l­¬ng cã ®­îc kiÓm tra tr­íc khi ký duyÖt hay kh«ng? L. Nî dµi h¹n 1. C¸c kho¶n nî dµi h¹n cã ®­îc theo dâi vÒ kÕ ho¹ch tr¶ nî , thanh to¸n cho chñ nî hay kh«ng? Cã biÖn ph¸p kiÓm tra ®Ó ®¶m b¶o r»ng kho¶n vay nî dµi h¹n cã ®­îc sö dông ®óng môc ®Ých vµ cã hiÖu qu¶ hay kh«ng? 2. C«ng ty cã duy tr× viÖc chuÈn bÞ B¸o c¸o tµi chÝnh nhanh ®Ó phôc vô cho viÖc ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hay ®Ó xem xÐt c¸c kho¶n chi, sæ tiÒn cÇn dù tÝnh tr­íc hay kh«ng? M. Doanh thu 1. Cã ch÷ ký cña kh¸ch hµng trªn ho¸ ®¬n giao hµng kh«ng? 2. C¸c b¶n copy cña ho¸ ®¬n giao hµng cã ®­îc theo dâi ®Ó ®¶m b¶o viÖc giao chuyÓn hµng ®­îc thùc hiÖn chÝnh x¸c vµ nhanh chãng kh«ng? 3. C¸c ho¸ ®¬n cã ®­îc viÕt theo ®óng sè seri vµ tr×nh tù thêi gian kh«ng? 4. C¸c chøc n¨ng giao hµng vµ viÕt ho¸ ®¬n cã ®­îc t¸ch biÖt kh«ng? 5. C¸c kho¶n chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ cã yªu cÇu ph¶i cã phª duyÖt b»ng v¨n b¶n cña l·nh ®¹o hay kh«ng? VÒ phÝa kiÓm to¸n viªn §Ó thùc hiÖn tèt c«ng viÖc kiÓm to¸n nãi chung vµ ®Æc biÖt lµ quy tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB riªng (quy tr×nh nµy ®ßi hái ®¸nh gi¸ dùa trªn hiÓu biÕt vµ kinh nghiÖm cña KTV), KTV ph¶i lu«n häc hái trau dåi vµ cËp nhËt kiÕn thøc, ®Æc biÖt lµ c¸c chuÈn mùc (nh­ c¸c chuÈn mùc míi ban hµnh cña ViÖt Nam hiÖn nay). VÒ thùc hiÖn c¸c thñ tôc ph©n tÝch s¬ bé C«ng ty chñ yÕu thùc hiÖn c¸c thñ tôc ph©n tÝch s¬ bé b¸o c¸o tµi chÝnh th«ng qua so s¸nh n¨m tr­íc vµ n¨m nay, ph©n tÝch c¸c tû suÊt tµi chÝnh ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng biÕn ®éng bÊt th­êng vµ dù ®o¸n rñi ro. §Ó ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm to¸n ®­îc chÝnh x¸c, thiÕt kÕ c¸c thñ tôc kiÓm to¸n phï hîp vµ thu thËp ®­îc c¸c b»ng chøng kiÓm to¸n thÝch hîp, C«ng ty nªn thùc hiÖn thªm mét sè thñ tôc ph©n tÝch nh­: - So s¸nh sè liÖu thùc tÕ cña kh¸ch hµng víi c¸c kÕ ho¹ch hay dù to¸n nh­ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô s¶n phÈm, kÕ ho¹ch ®Çu t­ mua s¾m tµi s¶n cè ®Þnh vµ c¸c kÕ ho¹ch tµi chÝnh. - So s¸nh sè liÖu trªn b¸o c¸o tµi chÝnh víi kÕt qu¶ ­íc tÝnh cña kiÓm to¸n viªn. KiÓm to¸n viªn cã thÓ ­íc tÝnh c¸c sè d­ cña mét tµi kho¶n nµo ®ã b»ng c¸ch liªn hÖ nã víi mét hoÆc mét vµi tµi kho¶n cã liªn quan trªn b¸o c¸o tµi chÝnh cña kh¸ch hµng. - So s¸nh sè liÖu cña kh¸ch hµng víi kÕt qu¶ ­íc tÝnh th«ng qua viÖc sö dông c¸c d÷ kiÖn phi tµi chÝnh. VÝ dô nh­ khi x¸c ®Þnh kho¶n ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn t¹i c«ng ty kh¸ch hµng. §Ó thuËn lîi cho ng­êi sö dông Hå s¬ kiÓm to¸n, KiÓm to¸n viªn ngoµi viÖc ghi l¹i kÕt qu¶ ph©n tÝch th× cÇn ph¶i ghi râ qu¸ tr×nh tÝnh to¸n c¸c tû suÊt tµi chÝnh, c¸c thñ tôc ph©n tÝch ®ã. VÒ phÝa Nhµ n­íc Trong tiÕn tr×nh héi nhËp kiÓm to¸n víi c¸c n­íc trong khu vùc vµ trªn ThÕ giíi, ngoµi nh÷ng cam kÕt chung b»ng v¨n b¶n th× môc tiªu ®Ó ®­a kiÓm to¸n hoµ nhËp nhanh chãng ®ã lµ viÖc n©ng cao chÊt l­îng dÞch vô. Ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®éc lËp lµ mét trong nh÷ng ho¹t ®éng mang tÝnh nghÒ nghiÖp cao. Víi vai trß lµ mét bé phËn quan träng cña hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ trong nÒn kinh tÕ më cöa kiÓm to¸n ®éc lËp cÇn héi nhËp vµ cã ®­îc sù c«ng nhËn Quèc tÕ. Thùc tÕ cho thÊy ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®éc lËp cã xu h­íng v­ît ra khái ph¹m vi tõng quèc gia vµ mang tÝnh quèc tÕ phæ biÕn. Nhµ n­íc cÇn t¹o m«i tr­êng ho¹t ®éng cho ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®éc lËp ®Ó ho¹t ®éng nµy thùc sù trë nªn cã hiÖu qu¶, ®ã lµ viÖc tæ chøc bé m¸y, tæ chøc c«ng t¸c vµ ¸p dông c«ng nghÖ kiÓm to¸n tiªn tiÕn ®Ó ngµy cµng nhanh chãng ®­a kiÓm to¸n ViÖt Nam hoµ nhËp víi kiÓm to¸n trong khu vùc vµ trªn ThÕ giíi. §èi víi c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc nªn khuyÕn khÝch vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c doanh nghiÖp thµnh lËp kiÓm so¸t néi bé. NÕu c¸c yÕu tè ®­îc thiÕt lËp ®Çy ®ñ th× c¸c b­íc c«ng viÖc cô thÓ trong ho¹t ®éng kiÓm to¸n nh­ viÖc ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé sÏ trë nªn cã hiÖu qu¶ h¬n. KÕt luËn Ho¹t ®éng kiÓm to¸n ë ViÖt Nam tuy ®ang cßn rÊt míi mÎ nh­ng nã còng phÇn nµo ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt n­íc trong giai ®o¹n hiÖn nay Qua h¬n 10 n¨m ho¹t ®éng, ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®éc lËp ë n­íc ta ngµy cµng ®ãng vai trß quan träng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Lµ mét trong nh÷ng C«ng ty KiÓm to¸n hµng ®Çu ViÖt Nam, C«ng ty KiÓm to¸n vµ T­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n Sµi Gßn ®ang nç lùc rÊt nhiÒu trong viÖc më réng lo¹i h×nh còng nh­ chÊt l­îng dÞch vô cung cÊp kh¸ch hµng. Thùc tÕ cho thÊy hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cã ý nghÜa rÊt quan träng ®èi víi doanh nghiÖp, c¸c nhµ qu¶n lý khi ra c¸c quyÕt ®Þnh nªn c©n nh¾c c¸c ý kiÕn cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, cßn ®èi víi c¸c kiÓm to¸n viªn bªn ngoµi còng cÇn ph¶i ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp ®Ó cã c¬ së cho viÖc thùc hiÖn c¸c b­íc kiÓm to¸n cña m×nh. Trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty, em ®· ®­îc tiÕp cËn víi nh÷ng vÊn ®Ò trong thùc tiÔn kiÓm to¸n, ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña kh¸ch hµng. Nh÷ng kiÕn thøc thùc tÕ thËt lµ bæ Ých gióp em cñng cè vµ n©ng cao kiÕn thøc lý luËn ®· häc trong nhµ tr­êng. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o TS Lª ThÞ Hoµ, c¸c c« chó trong chi nh¸nh C«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi ®· gióp em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. tµi liÖu tham kh¶o 1. KiÓm to¸n - Alvin A.Arens - Jame. Lobbecke Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª - 2000 2. KiÓm to¸n tµi chÝnh NS¦T - GS - TS NguyÔn Quang Quynh Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh - 2001 3. KiÓm to¸n Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ Thµnh phè Hå ChÝ Minh 4. HÖ thèng ChuÈn mùc KÕ to¸n ViÖt Nam Bé tµi chÝnh 5. HÖ thèng ChuÈn mùc KiÓm to¸n ViÖt Nam Bé Tµi chÝnh 6. HÖ thèng chuÈn mùc KiÓm to¸n Quèc tÕ 7. C¸c tµi liÖu cña chi nh¸nh c«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi 8. C¸c t¹p chÝ KÕ to¸n vµ KiÓm to¸n ViÖt Nam Môc lôc Trang Lêi nãi ®Çu 1 PhÇn I. C¬ së lý luËn vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh 3 I. Tæng quan vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 3 1. Kh¸i niÖm vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 3 2. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 5 2.1 M«i tr­êng kiÓm so¸t 5 2.2 HÖ thèng kÕ to¸n 9 2.3 C¸c thñ tôc kiÓm so¸t 10 2.4 KiÓm to¸n néi bé 12 3. Nh÷ng ­u ®iÓm vµ h¹n chÕ vèn cã cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 13 4. Môc ®Ých cña viÖc ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 15 II. Quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh 17 1. Thu thËp hiÓu biÕt vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ m« t¶ chi tiÕt hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trªn c¸c giÊy lµm viÖc 17 1.1 HiÓu biÕt vÒ m«i tr­êng kiÓm so¸t 20 1.2 HiÓu biÕt vÒ hÖ thèng kÕ to¸n 20 1.3 HiÓu biÕt vÒ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t 21 2. §¸nh gi¸ ban ®Çu vÒ rñi ro kiÓm so¸t ®Ó lËp kÕ ho¹ch cho tõng kho¶n môc 25 3. Thùc hiÖn thö nghiÖm kiÓm so¸t 28 4. LËp b¶ng ®¸nh gi¸ kiÓm so¸t néi bé 31 5. Mèi quan hÖ gi÷a viÖc ®¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t vµ viÖc x¸c ®Þnh c¸c phÐp thö nghiÖm ¸p dông 31 PhÇn ii. thùc tr¹ng vÒ quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh thùc hiÖn bëi chi nh¸nh c«ng ty kiÓm to¸n vµ t­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n sµi gßn t¹i hµ néi thùc hiÖn 33 I. §Æc ®iÓm cña chi nh¸nh c«ng ty kiÓm to¸n vµ t­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n sµi gßn t¹i hµ néi 33 1- Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña chi nh¸nh C«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi. 33 2- NhiÖm vô chøc n¨ng vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña Chi nh¸nh C«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi. 35 3- Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i Chi nh¸nh C«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi. 39 II- Quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh do chi nh¸nh c«ng ty afc sµi gßn t¹i hµ néithùc hiÖn 40 1- Quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé do chi nh¸nh c«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi thùc hiÖn. 40 1.1. T×m hiÓu ho¹t ®éng kinh doanh cña kh¸ch hµng 40 1.2. T×m hiÓu vµ ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé theo tõng yÕu tè cÊu thµnh 42 1.3. Thùc hiÖn thö nghiÖm kiÓm so¸t 45 1.4. §¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t 47 2- Thùc tr¹ng thùc hiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty AFC Sµi Gßn 47 2.1. T×m hiÓu ho¹t ®éng kinh doanh cña kh¸ch hµng 47 2.2. T×m hiÓu hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 49 2.3- Thùc hiÖn c¸c thö nghiÖm kiÓm so¸t 71 2.4. §¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t. 74 PhÇn iii. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh thùc hiÖn bëi chi nh¸nh c«ng ty kiÓm to¸n vµ t­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n t¹i hµ néi 77 I- Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ HTKSNB trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh 77 II- NhËn xÐt vÒ quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thùc hiÖn bëi chi nh¸nh C«ng ty kiÓm to¸n vµ t­ vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n Sµi Gßn t¹i Hµ Néi 78 III- KiÕn nghÞ hoµn thiÖn quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh ë chi nh¸nh C«ng ty AFC Sµi Gßn t¹i Hµ Néi 79 KÕt luËn 91 Tµi liÖu tham kh¶o 92