Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và cấp nước Thừa Thiên Huế

ng hợp này ông Châu Ngọc Long tại xưởng cơ điện sau quá trình gia công hàng loạt tiến hành lập các phiếu đề nghị nhập vật tư theo mẫu PTV.QT01.BM10 các phiếu này ghi rõ các mặt hàng đã gia công và chuyển cho kế toán. Trường hợp hàng gia công tháng 11/2009 lần 3 có tất cả 5 phiếu đề nghị nhập vật tư, đó là toàn bộ số hàng đã gia công mà chưa làm thủ tục nhập kho, trong đó ứng với mỗi phiếu là những mặt hàng gia công khác nhau cho từng lần gia công khác nhau. Trong phiếu đề nghị nhập vật tư có một số mặt hàng của tháng 9 năm 2009 đã làm nhưng do sai sót chưa nhập được viết vào để sửa vào các phiếu tháng 9 năm 2009 gồm. Còn các loại vật liệu còn lại được viết vào phiếu nhập kho số 001625G Phiếu đề nghị nhập vật tư Kế toán vật liệu Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết Sổ cái TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 58 Trường hợp này công ty đã khá phức tạp và gây nhiều sự nhầm lẫn trong việc có hàng hay không có hàng trong kho, bởi vì một số lý do nào đó trong kho vẫn có hàng như trong giá trị tồn tại phần mềm lại không có hàng hoặc bị (âm) hàng, điều này là do việc công ty tiến hành xuất những hàng hóa chưa gia công hoặc chờ gia công, và sau khi gia công xong thì một thời gian (khoảng 1 tháng) mới tiến hành nhập kho. Trường hợp này phiếu xuất kho, dữ liệu đi vào sổ thẻ chi tiết như các trường hợp đã nêu ở trên. 2.3.4.2 Quy trình luân chuyển các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, dụng cụ  Trường hợp 1: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho việc sản xuất nước hoặc xây dựng cơ bản Sản xuất nước và phục vụ xây dựng các tuyến ống dẫn nước là một trong những hoạt động chính của công ty, hằng ngày khi có nhu cầu về vật liệu, dụng cụ cần cho các hoạt động nói trên, bộ phận có yêu cầu viết phiếu đề nghị nhận vật tư cho kế toán để kế toán viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập 2 liên một liên giữ lại tại phòng kế toán kèm phiếu đề nghị nhận vật tư (photo) liên thứ 2 kèm phiếu đề nghị nhận vật tư (gốc) được chuyển cho thủ kho để tiến hành các thủ tục xuất kho hàng. Phiếu đề nghị nhận vật tư Kế toán vật liệu Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết Sổ cái Liên 1 Phiếu xuất kho Phiếu đề nghị nhận vật tư Kho hàng hóa Liên 2 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 59 Khi xuất kho hàng thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng (đếm từng loại vật liệu) và chất lượng vật liệu, dụng cụ đã xuất kho, kiểm tra đúng chủng loại hàng hóa cần không xuất thừa hoặc xuất thiếu tránh trường hợp mất mát đáng tiếc có thể xảy ra. Nếu phát hiện trong kho không còn vật liệu, dụng cụ cần xuất cần báo ngay cho kế toán để thay thế dụng cụ khác phù hợp không làm chậm tiến độ thi công cũng như sản xuất. Khi có sự thay đổi trong chủng loại mặt hàng xuất kho cần ghi rõ đã thay dổi chủng loại mặt hàng gì vào phiếu xuất kho để kế toán tiến hành sửa phiếu ứng với thực xuất. Kế toán nếu thấy có sự thay đổi về mặt hàng cần tiến hành cập nhật lại phiếu đã xuất ứng với mặt hàng thay đổi tránh việc nhầm lẫn, sai sót có thể có xảy ra làm thất thoát vật liệu, dụng cụ của công ty. Dữ liệu về hàng xuất cũng được đưa vào sổ thẻ kế toán liên quan như những nghiệp vụ nhập kho Ví dụ minh họa một trường hợp xuất nguyên vật liệu dùng cho việc sản xuất nước hoặc xây dựng cơ bản Trong trường hợp này ông Phan Văn Tuấn tại đội Xây dựng cơ bản số 4 có yêu cầu xuất một số hàng phục vụ thi công tuyến ống đường kính 225,160,50 HPDE tại các xã Ngũ Điền Huyện Phong Điền giai đoạn 1. Lúc này ông Tuấn phải lập phiếu đề nghị nhận vật tư theo mẫu PTV.QT01.BM15 trên đó ghi rõ số lượng, chủng loại vật liệu cần thiết sử dụng trong thi công rồi chuyển giao cho kế toán để kế toán soát xét và tiến hành lập phiếu xuất kho Kế toán tiến hành các thủ tục kiểm soát trước khi lập phiếu xuất kho, phiếu đề nghị nhận vật tư nếu có hàng hóa gia công thì không được viết chung phiếu với các vật tư thông thường mà viết riêng phiếu để chờ gia công TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 60 CTY TNHH NN MTV XD và CẤP NƯỚC PTV.QT01.BM15 THỪA THIÊN HUẾ Ngày 25/12/2003 PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬN VẬT TƯ Kình trình Giám đốc công ty TNHH NN MTV XD & Cấp nước Thừa Thiên Huế Tôi tên là : Phan Văn Tuấn Bộ phân công tác : Đội Xây dựng cơ bản số 4 Lý do nhận vật tư : Thi công tuyến fi 225,160,58 các xã Ngũ Điền (giai đoạn 1) TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Xi măng long thọ Kg 1200 2 Cát m3 3.7 3 Sạn 4x6 m3 1.4 4 Gạch Tuynen Viên 700 5 Khung đan nội ngoại thép V7 1,7x1,2 Bộ 02 6 Khung đan nội ngoại thép V7 1,2x1,2 Bộ 02 Cộng : Giám đốc công ty Huế ngày 2 tháng 12 năm 2009 Duyệt Phụ trách bộ phận Người nhận vật tư Giám sát (Lê Thanh Sơn) Phan Văn Tuấn Trên phiếu đề nghị nhận vật tư, ông Tuấn cần có sự đồng ý của giám sát thi công trước khi nhận vật tư, vì vậy ông Tuấn và giám sát thi công sẽ là người chịu trách nhiệm nếu yêu cầu nhận vật tư đó làm tổn hại tới tài sản của công ty, việc có 2 người xác nhận trong phiếu yêu cầu cũng tránh được sự giả mạo phiếu làm thất thoát tài sản của công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 61 CTY TNHH NN MTV Mẫu số: 02 – TV XÂY DỰNG VÀ CẤP NƯỚC TTH Ban hành theo QĐ số 214/2000/QĐ-BTC Ngày 28-12-2000 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 003358E Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Nợ 621E Có 152 Họ tên người nhận hàng: PHAN VĂN TUẤN Địa chỉ (bộ phận): Đội XDCB số 4 Lý do xuất kho: T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền Huyện Phong Điền GĐ1 Xuất tại kho: Bùi Thị Xuân Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực Xuất 1 2 3 Cát (mới) Sạn 4x6 Gạch (Tuynen) CAT S4x6 G m 3 m 3 viên 3,70 1,40 700,00 ** Cộng: Tổng số tiền: Nhập, ngày tháng năm KT thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho Trên phiếu xuất kho được in ra, người nhận thực hiện ký xác nhận lên phiếu xuất kho sau khi đã hoàn tất nhận xong, thủ kho ký xác nhận luôn trên phiếu xuất kho sau khi đã giao đầy đủ hàng, trường hợp có sự thay đổi về mặt hàng thủ kho tiến hành ghi nhận mặt hàng xuất mới chuyển giao cho kế toán để điều chỉnh, nếu có sự thay đổi về lượng hàng xuất thủ kho ghi nhận và cột thực xuất để kế toán điều chỉnh. Một số mặt hàng được đề nghị nhưng không có hàng sẽ không được ghi vào phiếu xuất kho. Việc vào thẻ kho và sổ chi tiết của trường hợp xuất kho hàng hóa cũng giống như việc vào thẻ kho, sổ chi tiết, sổ cái trong trường hợp nhập kho, nhưng giá trị của lần xuất kho không được xác định tại thời điểm xuất kho, sau đây tôi xin trình bày vào sổ của một lần xuất kho. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 62 CTY TNHH NN MTV XÂY DỰNG VÀ CẤP NƯỚC TTH THẺ KHO KHO: BÙI THỊ XUÂN THÁNG 4 NĂM 2009 MÃ KHO: CTY Tài khoản: 152 Tên vật tư: Cát Đơn vị tính: m3 Mã vật tư: CAT Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Số lượng Số lượng * TỒN ĐẦU: 0 1 31/12/2009 03358E T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 3,7 CTY TNHH NN MTV XÂY DỰNG VÀ CẤP NƯỚC TTH THẺ KHO KHO: BÙI THỊ XUÂN THÁNG 4 NĂM 2009 MÃ KHO: CTY Tài khoản: 152 Tên vật tư: Sạn 4x6 Đơn vị tính: m3 Mã vật tư: S4x6 Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Số lượng Số lượng * TỒN ĐẦU: 0 1 31/12/2009 03358E T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 1,4 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 63 CTY TNHH NN MTV XÂY DỰNG VÀ CẤP NƯỚC TTH THẺ KHO KHO: BÙI THỊ XUÂN THÁNG 4 NĂM 2009 MÃ KHO: CTY Tài khoản: 152 Tên vật tư: Gạch Đơn vị tính: viên Mã vật tư: G Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Số lượng Số lượng * TỒN ĐẦU: 1000,00 1 31/12/2009 03358E T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 700,00 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 64 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ KHO: BÙI THỊ XUÂN MÃ KHO: CTY Tài khoản: 152 Tên vật tư: Cát Đơn vị tính: kg Mã vật tư: TB Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Giá BQ Thành tiền * TỒN ĐẦU 0,00 1 31/12/2009 03358E T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 3,7 -3.7 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ KHO: BÙI THỊ XUÂN MÃ KHO: CTY Tài khoản: 152 Tên vật tư: sạn 4x6 Đơn vị tính: m3 Mã vật tư: S4x6 Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Giá BQ Thành tiền * TỒN ĐẦU 0 1 31/12/2009 03358E T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 1,4 -1,4TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 65 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ KHO: BÙI THỊ XUÂN MÃ KHO: CTY Tài khoản: 152 Tên vật tư: Gạch Đơn vị tính: viên Mã vật tư: G Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Giá BQ Thành tiền * TỒN ĐẦU 1000,00 1 31/12/2009 03358E T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 700,00 .. .. .. .. .. ... .. .. .. ... ... ... ... ... TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 66 SỔ CÁI Tháng 12 năm 2009 Tài khoản 152 * Nguyên liệu – vật liệu Tồn Đầu kỳ: 6.307.510.771 Chứng từ ghi sổ Trích yếu TK đổi ứng Số tiền SỐ HIỆU NGÀY Nợ Có 1 2 3 4 5 6 ... ... ... ... ... ... 003358E 31/12 T/c DK225,160,58 HDPE các xã Ngũ Điền 621E ... ... ... ... ... ... * * * * * *TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 67  Trường hợp 2: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho việc sản xuất nước hoặc xây dựng cơ bản là nguyên vật liệu gia công Trường hợp này xảy ra khi đội xây dựng cơ bản yêu cầu nhận một số vật liệu đặc thù không có bán ngoài thị trường mà cần được gia công mới có thể sử dụng, trong trường hợp này đội xây dựng cơ bản vẫn viết phiếu đề nghị nhận vật tư theo mẫu PTV.QT01.BM15 trên phiếu ghi rõ một số mặt hàng gia công hay không gia công. Hàng gia công sẽ được viết trên phiếu riêng biệt với hàng thông thường. Lúc này khi có yêu cầu gia công thì kế toán tiến hành viết các phiếu yêu cầu gia công cho tổ cơ điện thực hiện gia công các mặt hàng cần cho sản xuất kinh doanh. Tổ cơ điện gia công các mặt hàng xong thì chuyển cho đội xây dựng cơ bản tiến hành thi công, bên cạnh đó kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho để ghi nhận việc đã chuyển giao các mặt hàng gia công đem đi xây dựng, mặc dù các mặt hàng đó không có trong thực tế kho hàng. Lúc này dữ liệu về hàng gia công được chuyển vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan như các trường hợp đã nêu ở trên. Ví dụ minh họa một trường hợp xuất nguyên vật liệu dùng cho việc sản xuất nước hoặc xây dựng cơ bản là nguyên vật liệu gia công Ngày 29 tháng 10 năm 2009 ông Đoàn Kim Quyết thực hiện thi công tuyến ống nước trước nhà máy giấy Thủy Bằng có yêu cầu được nhận một số mặt hàng gia công để thực hiện việc thi công tuyến này. Ông Quyết tiến hành lập phiếu yêu cầu nhận vật tư như bên dưới. Phiếu đề nghị nhận vật tư Kế toán vật liệu Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết Sổ cái Phiếu yêu cầu gia công Xưởng cơ điện Hoàn thành, báo cáo cho kế toán đã gửi cho người nhận TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 68 Sau đó ngày 2 tháng 11 năm 2009 sau khi nhận được phiếu yêu cầu nhận vật tư của ông Quyết, Bà Trần Thị Bé lúc này phụ trách kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty đã viết phiếu yêu cầu gia công gửi tới xưởng cơ điện. Để xưởng cơ điện thực hiện gia công các mặt hàng phục vụ thi công tuyết ống trước nhà máy giấy Thủy Bằng. Sau khi hoàn tất gia công xong phiếu đề nghị nhận vật tư và phiếu yêu cầu gia công được chuyển lại cho kế toán viết phiếu xuất kho các mặt hàng gia công. CTY TNHH NN MTV XD và CẤP NƯỚC PTV.QT01.BM15 THỪA THIÊN HUẾ Ngày 25/12/2003 PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬN VẬT TƯ Kình trình Giám đốc công ty TNHH NN MTV XD & Cấp nước Thừa Thiên Huế Tôi tên là : Đoàn Kim Quyết Bộ phân công tác : Tổ lắp đặt nước thuộc phòng QLM và PP nước Lý do nhận vật tư : Đấu tuyến tăng áp trước nhà máy giấy Thủy Bằng TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Tê HĐ gia công 160x110x160 – BBB cái 1 2 Tê HD gia công 90x110x90 – BBB cái 1 3 BU 110 gia công HĐ cái 2 4 BU 90 HĐ gia công cái 2 5 BU 160 HĐ gia công cái 2 6 Bulon 16x140 con 56 7 Van bích Pháp 100 cái 1 8 ống HĐ 110 m 2,5 9 Khung đan nội ngoại V7 Bộ 1 10 Xăng A92 lít 8 Cộng : Giám đốc công ty Huế ngày 29 tháng 10 năm 2009 Duyệt Phụ trách bộ phận Người nhận vật tư Trương Công Thiện Đoàn Kim Quyết Trong phiếu này gồm tất cả 10 mặt hàng trong đó có 6 mặt hàng gồm 5 mặt hàng gia công và khung đan nội ngoại cần gia công vì vậy được viết riêng vào một phiếu, quá trình đó kế toán sau khi nhận 2 chứng từ phiếu yêu cầu gia công và phiếu đề nghị nhận vật tư lập phiếu xuất kho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 69 CTY TNHH NN MTV XD và CẤP NƯỚC PTV.QT01.BM09 THỪA THIÊN HUẾ Ngày 25/12/2003 PHIẾU YÊU CẦU GIA CÔNG Kình trình Giám đốc công ty TNHH NN MTV XD & Cấp nước Thừa Thiên Huế Tôi tên là : Trần Thị Bé Bộ phân công tác : Phòng kế toán Yêu cầu xưởng cơ điện gia công các loại sản phẩm theo chủng loại, số lượng, quy cách như sau : TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Tê 160x110x160 PE cái 1 BBB 2 Tê 90x110x90 PE cái 1 BBB 3 BU 110 PE cái 2 4 BU 90 PE cái 2 5 BU 160 PE cái 2 6 Khung đan nội ngoại V7 Bộ 1 1mx1m Cộng : Giám đốc công ty Huế ngày 2 tháng 11 năm 2009 Duyệt Phụ trách bộ phận Người yêu cầu gia công .. Trần Thị Bé Quá trình luân chuyển chứng từ này là quá lâu, có thể thấy chứng từ đề nghị được lập từ ngày 29/10 mà đến 2/11 mới có yêu cầu gia công, như vậy là một hạn chế của bộ máy kế toán làm chậm tiến độ công trình và hoạt động của công ty. Đã nhận đủ Nguyễn Lợi TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 70 CTY TNHH NN MTV Mẫu số: 02 – TV XÂY DỰNG VÀ CẤP NƯỚC TTH Ban hành theo QĐ số 214/2000/QĐ-BTC Ngày 28-12-2000 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 003358E Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Nợ 6272A Có 152 Họ tên người nhận hàng: ĐOÀN KIM QUYẾT Địa chỉ (bộ phận): Phòng QLM và PP nước Lý do xuất kho: Đầu nối tăng áp nước trước nhà máy giấy Thủy Bằng Xuất tại kho: Bùi Thị Xuân Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực Xuất 1 2 3 4 5 6 Tê DN 160x110x160 HDPE gia công Tê DN 90x110x90 HDPE gia công BU DN 110 HDPE gia công BU DN 90 HDPE gia công BU DN 160 HDPE gia công Khung đan nội ngoại – V7 T160/110H T90/110H/90 BU110HDP BU90HDP BU160HDP KDV7 cái cái cái cái cái bộ 1,00 1,00 2,00 2,00 2,00 1,00 ** Cộng: Tổng số tiền: Nhập, ngày tháng năm KT thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho Lúc này kế toán ghi nhận việc xuất kho các hàng hóa gia công như là hàng hóa tồn kho, không ghi giá trị hàng xuất, giá trị hàng hóa gia công sẽ được kế toán tính toán và phân bổ vào cuối kỳ. Sau đó quá trình hạch toán vào sổ giống như xuất ở trường hợp 1. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 71 2.3.5 Quy trình định giá thành vật liệu gia công và giá bán vật liệu Vật liệu gia công và vật liệu thông thường đều cần xác định rõ giá trị của nó nhằm ghi nhận chính xác chi phí mà công ty bỏ ra để có nó, cũng như ghi nhận đầy đủ chi phí khi chúng ta sử dụng nó phục vụ sản xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu thông thường là dễ dàng xác định được, đó chính là giá trị tồn kho của vật liệu. Giá trị của vật liệu gia công bao gồm nhiều yếu tố: giá trị vật liệu tham gia gia công + giá trị chi phí nhân công tham gia gia công + chi phí sản xuất chung phân bổ cho vật liệu gia công. Việc xác định giá thành của vật liệu gia công là do một nhân viên ở tổ gia công thực hiện, nhân viên này định kỳ tập hợp các thành phẩm đã gia công hoàn thành trong kỳ, công tác này được thực hiện như sau: Đầu kỳ: Tổ gia công tiến hành định mức gia công trong kỳ, sau đó viết phiếu nhận vật liệu chuyển cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ tiến hành xuất kho hàng cung ứng cho tổ gia công. Trong kỳ: khi phát sinh vật liệu cần gia công, nếu vật liệu đầu vào đã có sẵn thì tiến hành gia công, nếu vật liệu không có sẵn thì sang kho mượn vật liệu phục vụ gia công tại kho Quảng Tế II. Sau quá trình mượn vật liệu vài ngày tổ gia công tổng hợp vật liệu đã mượn từ kho lập phiếu đề nghị nhận vật tư để “trả nợ” cho kho vật liệu, việc trả nợ có nghĩa là trước đây có nhận nhưng chưa có phiếu xuất, bây giờ viết phiếu đề nghị nhận vật tư để lập phiếu xuất. Sau khi nhận vật liệu đầu vào cho quá trình gia công, tổ gia công tiến hành gia công và xác định chi phí nhân công tham gia gia công, chi phí sản xuất chung tham gia gia công để tính giá. Giá thành vật liệu gia công = Giá thành vật liệu tham gia gia công + Chi phí máy thi công cần thiết + Chi phí nhân công + Chi phí sản xuất chung TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 72 Giá thành vật liệu tham gia gia công được xác đinh bằng giá xuất kho của vật liệu, nhưng giá xuất kho cuối kỳ mới xác định được nên trong kỳ tổ gia công chỉ xác định chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung cho vật liệu gia công. Chi phí nhân công được xác định tính theo công thợ, công thợ bậc càng cao thì công càng nhiều, một số vật liệu chỉ cần công nhân bậc 3 bậc 4 là gia công được, trong kho một số lại cần công nhân bậc 6 mới gia công được, vì vậy tùy vào công nhân tham gia gia công vật liệu mà tính giá nhân công tương ứng. Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí sản xuất chung biến đổi và chi phí sản xuất chung cố định: - Chi phí sản xuất chung biến đổi là chi phí ca máy, chi phí nhiên liệu là những chi phí phát sinh khi có vật liệu gia công, lúc này chi phí này sẽ được phân bổ tính trên thực tế số ca máy, số nhiên liệu sử dụng. - Chi phí sản xuất chung cố định: là chi phí điện, chi phí nước... là những chi phí phát sinh không phụ thuộc vào số lượng vật liệu gia công. Chi phí này được phân bổ tính trên giá trị vật liệu tham gia vào quá trình gia công Cuối kỳ: khi đã thực hiện gia công cho cả kỳ, tổ gia công tính giá thành vật liệu gia công rồi lập bảng tính giá hàng gia công cơ khí mẫu PTV.QT01.BM11, trên đó ghi rõ số lượng hàng đã gia công trong kỳ, giá thành bao nhiêu, chi phí bao nhiêu. Kế toán căn cứ trên cơ sở Bảng giá hàng gia công cơ khí tiến hành ghi nhận vào chi phí các phiếu xuất kho hàng gia công cơ khí. Bảng giá này sẽ được ghi nhận vào phần mềm kế toán, phần mềm này sẽ tính toán và phân bổ giá vào các phiếu xuất kho còn lưu trong dữ liệu phiếu xuất kho. Phân bổ vào sổ chi tiết và sổ cái đối với vật liệu gia công. Tôi sẽ trình bày một trường hợp định giá hàng gia công trong tháng 9 năm 2009 tại xưởng cơ khí của công ty. Xưởng cơ khí của công ty là đơn vị thực hiện gia công tất cả các mặt hàng mà công ty cần sử dụng, tại xưởng cơ khí có một nhân viên phụ trách việc kiểm tra và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan tới việc gia công vật liệu, dụng cụ vì vậy cuối tháng nhân viên này sẽ tiến hành tập hợp chi phí tính giá thành cho nguyên vật liệu, dụng cụ gia công. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 73 BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH PHỤ KIỆN GIA CÔNG NHẬP KHO THÁNG 09/2009 Kính trình: Giám đốc Công ty TNHH NNMTV Xây dựng và Cấp nước Thừa Thiên Huế - Căn cứ theo bảng điều chỉnh định mức nhân công gia công phụ kiện của Công ty; - Căn cứ theo khối lượng phụ kiện gia công nhập kho thực tế trong tháng 09/2009. TT Tên vật tư,phụ kiện gia công Quy cách ĐVT SL Đơn giá (VNĐ) Thành tiền Đgiá (VNĐ ) = (6+7+8+9) Ghi chúVẬT TƯ NHÂNCÔNG MTC CPC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Bản để phíp inox gia công Cái 50 43,243 26,009 7,283 3,827 80,361 2 Bích bít 150 Cái 1 127,500 28,610 8,011 8,206 172,327 3 Bích bít 500 Cái 2 1,007,000 161,856 45,320 60,709 1,274,884 4 Bích bít 800 Cái 2 3,528,204 236,105 66,109 191,521 4,021,940 5 Bích rỗng hàn ống 800 Cái 1 2,345,399 562,243 157,428 153,254 3,218,324 6 Bích rỗng hàn vào ống 600 Cái 3 1,647,255 394,171 110,368 107,590 2,259,384 7 Bích thép 150 Cái 1 127,500 28,610 8,011 8,206 172,327 8 Bích thép 80 Cái 1 44,900 9,803 2,745 2,872 60,320 9 Bít HDPE 75 Cái 3 19,010 11,368 3,183 1,678 35,239 10 Bít HDPE 90 Cái 1 19,792 22,735 6,366 2,445 51,337 11 BU 500 hàn vào ống 600 Cái 1 2,920,828 584,865 163,762 183,473 3,852,928 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Trong bảng trên có thể thấy vật liệu gia công được tính giá theo tháng, tập hợp vật liệu gia công trong tháng thì nhân viên mới có thể tính giá được, giá của vật liệu gia công chính là giá xuất làm chi phí khi vật liệu đó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy có thể nhận thấy được rằng việc công ty thực hiện tính giá xuất khi theo hình thưc kiểm kê định kỳ là hoàn toàn phù hợp với việc họ tính giá gia công theo tháng, vì ngay tại thời điểm xuất vật liệu không thể xác định được giá trị của nó mà phải đợi cuối tháng khi tính giá xong mới xác định được. Bảng giá trên sau khi được lập sẽ được kế toán vật tư nhập vào phần mềm kế toán, sau đó phần mềm sẽ tiến hành tìm kiếm và xác nhận giá trị của từng vật liệu gia công cho từng lần nhập, hoặc xuất và qua đó xác định giá trị vật liệu gia công còn tồn cuối kỳ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 74 Tóm lại, vật liệu gia công là loại vật liệu không có sẵn cần qua quá trình gia công chế biến mới tạo ra, vì vậy kế toán cần xác định chính xác và trung thực những vật liệu gia công nhằm phản ánh đúng những chi phí mà công ty đã phải bỏ ra để có được vật liệu gia công đó. 2.3.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối kỳ Kế toán bước đầu tiến hành lập bảng phân bổ vật tư nhập kho, bảng phân bổ vật tư nhập kho thể hiện giá trị các lần nhập kho và phân bổ giá trị đó vào tài khoản nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ sao cho phù hợp. Trích yếu một số nghiệp vụ trong bảng phân bổ vật tư tháng 12 năm 2009 BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ NHẬP KHO Tháng 12 năm 2009 Số CT NGÀY DIỄN GIẢI TỔNG CỘNG NỢ TK152 NỢ TK 153 GHI CÓ TK ... ... ... ... ... ... ... 001637 02/12 Cty CP Nhựa Bình Minh 240 Hậu Giang, P9 Quận 6 TP HCM bán vật tư 121.275.000 121.275.000 1121 001638 Cty hàn Cắt Đại Thanh 887 Lạc Long Quân, P11 Q.TB TP HCM bán vật tư 61.700.000 61.700.000 1121 001639 Phan Văn Mỹ đội xe máy – Mua vật tư 4.177.000 807.000 3.370.000 1111 001640 Phan Văn Mỹ đội xe máy – Mua vật tư 2.630.000 730.000 1.900.000 1111 001641 03/12 Cty cổ phần Uyên Việt 112 Ông ích Đường, Cẩm Lệ Bán vật tư 25.950.000 25.950.000 1121 001642 Cty cổ phần Uyên Việt 112 Ông ích Đường, Cẩm Lệ Bán vật tư 5.013.008 5.013.008 331 ... ... ... ... ... ... ... (Bảng phân bổ vật tư đầy đủ được đính kèm trong số liệu thô) Dựa vào bảng phân bổ vật tư nhập kho, có thể thấy được giá trị của từng lần nhập kho ứng với mỗi tài khoản nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ là bao nhiêu. Nó phù hợp với nhưng ghi chép trên sổ cái tài khoản 152 và 153 trong tháng. TR ƯỜ NG ĐẠ I ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 75 Cuối mỗi kỳ kế toán năm, kế toán vật liệu, dụng cụ sẽ cùng với một thành viên của ban giám đốc và một thành viên của kho hàng tiến hành kiểm tra vật liệu, dụng cụ đang tồn kho nhằm đánh giá lại phẩm chất, chất lượng của vật liệu, dụng cụ đang tồn kho, phát hiện sự thiếu mất hay dư thừa để kịp thời có biện pháp xử lý phù hợp. Sau khi kiểm kê, kế toán lập báo cáo tồn kho cho từng tài khoản nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ. Sau đây tôi xin trích yếu một báo cáo tồn kho tháng 12/2009. CTY TNHH NN MTV XÂY DỰNG VÀ CẤP NƯỚC TTH BÁO CÁO TỒN KHO Tháng 12 năm 2009 Tài khoản 152 * Nguyên liệu – vật liệu Stt TÊN VẬT TƯ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN MÃ * BÙI THỊ XUÂN 1 Đá dăm m3 2,00 175.000 350.000 ĐAD 2 Đai ôm ống gia công cái 0,00 76.977 0 ĐOOGC 3 Đế rơ le thời gian cái 1,00 30.000 30.000 ĐRLTG 4 Đinh thép hộp 0,00 3.000 0 ĐT 5 Đèn típ đơn 1,2m bộ 41,00 68.842 2.822.536 ĐTĐN 1,2m ... ... ... ... ... ... ... Cuối kỳ kế toán, kế toán tiến hành công tác kiểm tra rồi chạy chương trình để phần mềm tính toán giá bình quân cho từng vật liệu dụng cụ, để ghi vào cột giá trên sổ chi tiết và phiếu xuất nhằm xác định giá trị vật liệu đã xuất dùng trong tháng qua đó làm cơ sở để tính toán giá thành sản phẩm hoàn thành và giá thành công trình xây dựng cơ bản. Nhân viên kế toán tiến hành in sổ cái, sổ chi tiết của từng vật liệu, dụng cụ để lưu trữ, bởi vì số liệu đã hoàn thành nhưng trên máy vi tính có thể sữa chữa, nhân viên cần in ra để có thể theo dõi rõ ràng hơn và minh bạch hơn. Rõ ràng việc thực hiện kế toán trên máy vi tính đã làm thay toàn bộ công việc của kế toán viên cuối kỳ, đó là điều rất hữu ích khi kế toán chỉ mang tính kiểm tra lại những hoạt động của máy tính, máy tính đã tính toán, chốt số, khóa sổ... tất cả các số liệu kế toán liên quan chỉ trong thời gian cực kỳ ngắn điều mà một kế toán cần làm trong nhiều ngày. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 76 Cuối mỗi kỳ kế toán năm, kế toán vật liệu, dụng cụ sẽ cùng với một thành viên của ban giám đốc và một thành viên của kho hàng tiến hành kiểm tra vật liệu, dụng cụ đang tồn kho nhằm đánh giá lại phẩm chất, chất lượng của vật liệu, dụng cụ đang tồn kho, phát hiện sự thiếu mất hay dư thừa để kịp thời có biện pháp xử lý phù hợp. Sau khi kiểm kê, kế toán lập báo cáo tồn kho cho từng tài khoản nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ. Sau đây tôi xin trích yếu một báo cáo tồn kho tháng 12/2009. Tóm tắt chương 2: Chương 2 trình bày về quá trình hình thành và phát triển của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và cấp nước Thừa Thiên Huế, công ty hiện đã và đang xây dựng một chiến lược phát triển nhằm đáp ứng những nhu cầu cấp thiết hơn của cuộc sống thời kỳ đổi mới. Hiện tại bộ máy kế toán của công ty đã và đang hoàn thành tốt những nhiệm vụ được ban giám đốc giao phó, trong đó phải kể đến công tác kế toán vật liệu và dụng cụ, đây là công tác kế toán quan trọng nhất trong công ty bởi vì vật liệu, dụng cụ của công ty hết sức đa dạng, tuy vậy việc thiết lập được một bộ máy kế toán tốt và các nhân viên kế toán vật liệu, dụng cụ tốt cũng đã làm cho công ty bớt đi phần nào sự lo lắng về quản lý vật liệu, dụng cụ. Nhưng không vì vậy mà công ty không có những sai sót tồn tại khi thực hiện kế toán vật liệu, dụng cụ. Để có thể tìm ra sai sót và phương hướng giải quyết tôi xin đi vào chương 3. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 77 Chương 3 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và cấp nước Thừa Thiên Huế 3.1 Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và cấp nước Thừa Thiên Huế 3.1.1 Ưu điểm  Tài khoản sử dụng Bộ máy kế toán nói chung và bộ phận kế toán vật liệu nói riêng đã xây dựng được một hệ thống tài khoản khá rõ ràng với nhiều tài khoản ứng vỡi mỗi mục đích sử dụng khác nhau, các tài khoản được phân cấp, phân loại rõ ràng, có thể dễ dàng tìm hiểu được và định khoản hợp lý.  Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ được công ty lập ra cho phần hành kế toán vật liệu là khá đầy đủ và hợp lý, tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán chính xác, kịp thời, ngoài ra công tác quản lý, lưu trữ chứng từ cũng khá tốt tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát sau này.  Sổ sách kế toán sử dụng Sổ sách kế toán sử dụng bao gồm sổ cái, sổ chi tiết, thẻ kho là những công cụ giúp kế toán ghi nhận và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh, tại công ty kế toán thực hiện việc ghi sổ rõ ràng, chính xác, kịp thời nhằm đáp ứng tốt nhu cầu quản lý vật liệu, dụng cụ tại công ty.  Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối kỳ sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, phương pháp này tỏ ra khá hữu ích khi công ty có quá nhiều danh mục vật liệu, dụng cụ, không thể thực hiện kê khai thường xuyên được. Phương pháp này giúp công ty quản lý tốt khối lượng vật liệu lớn, kế toán chỉ quan tâm hạch toán số lượng mà không mất thời gian tính toán giá trị, giá trị được tính và phân bổ vào cuối kỳ giúp giảm nhẹ công việc cho kế toán. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 78 Sử dụng phần mềm kế toán Việc sử dụng phần mềm kế toán máy giúp công ty giảm nhẹ công việc ghi chép của kế toán cũng như những công việc tính toán chốt sổ cuối tháng, cuối kỳ, vì vậy việc sử dụng phần mềm kế toán hợp lý đã giúp cho công việc của kế toán giảm đi rất nhiều, việc sử dụng máy móc trong kế toán giúp cho kế toán hạch toán chính xác hợp, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời hơn. 3.1.2 Những hạn chế cần khắc phục  Chứng từ và luân chuyển chứng từ Theo tôi được biết hệ thống chứng từ đã được lập ra để quản lý vật liệu, dụng cụ là rất đầy đủ, song trong công tác kế toán vật liệu cũng như công tác quản lý nhập xuất vật liệu tại kho một số chứng từ đáng lẽ được sử dụng lại không thấy sử dụng. Điều này là một nhược điểm cần được khắc phục ngay, vì khi một nghiệp vụ xảy ra cần có chứng từ chứng minh ở đây lại không có, quá trình luân chuyển thì khá lâu, luân chuyển chứng từ từ kho hàng về văn phòng hết 5 – 7 ngày, điều này là hạn chế lớn Cụ thể là:  Khi nhập hàng tại kho, thủ kho phải làm thủ tục tạm nhập vật liệu nhưng thủ tục này đã không được thực hiện, trường hợp này theo hệ thống chứng từ đã lập của công ty thì phải viết Phiếu yêu cầu tạm nhập vật tư nhưng phiếu này đã không được sử dụng. Kế toán tại văn phòng báo hết vật liệu, trong khi đó trong kho thì vật liệu mới nhập về, như vậy khi cần kế toán không xác định được là còn hay hết vật liệu để xuất hàng đó là một hạn chế.  Khi có nhu cầu mượn vật liệu sản xuất công nhân cần lập Giấy mượn vật tư nhưng khi quan sát quá trình mượn vật liệu thì không thấy có sự xuất hiện của phiếu này, không có phiếu này thì kế toán sẽ thiếu căn cứ để xác định nguyên nhân trong khi kiểm kê vật liệu bị thiếu mất, ngoài ra còn làm cho nhân viên có cơ hội lợi dụng sự sai sót này để đánh cắp nguyên vật liệu, dụng cụ.  Khi xảy ra đổi hàng xuất, thủ kho tập hợp phiếu trong khoảng 5 ngày mới gửi về cho kế toán sửa trên máy tính, như vậy là không hợp lý sẽ làm cho số liệu kế toán và số liệu ở kho khác xa nhau hoàn toàn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 79 Mã hóa vật liệu, dụng cụ Mã hóa vật liệu, dụng cụ là một công việc cần thiết khi mà vật liệu dụng cụ rất nhiều, cần mã hóa sao cho dễ nhớ, dễ truy xuất khi cần, song nhìn vào bảng mã hóa vật liệu, dụng cụ của công ty, tôi có thể nhận ra đó là mã hóa theo kiểu gợi nhớ, nhưng cách mã hóa đó đối với một danh mục hàng ngàn vật liệu, dụng cụ như vậy là không phải dễ để tìm kiếm. Việc mã hóa này còn làm cho một số vật liệu, dụng cụ có thể bị nhầm lẫn trong quá trình thực hiện tìm kiếm, ghi nhận thông tin kế toán.  Phần mềm kế toán sử dụng Tuy công ty đã biết đưa vào sử dụng phần mềm kế toán trên nền access97 nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán, song việc sử dụng phần mềm này còn tồn tại khá nhiều hạn chế, vì phần mềm đã viết khá lâu nên việc ứng dụng nó trong một thời gian dài tại công ty nên phần mềm đã không còn đáp ứng đủ nhu cầu cung cấp thông tin của kế toán trong thời đại hiện nay. Quan sát quá trình sử dụng phần mềm kế toán, tôi thấy được rằng khi tạo lập một đối tượng mới, kế toán viên vấp phải khá nhiều khó khăn về khai báo đơn vị tính, tên, quy cách chất lượng,... như vậy cần phải có một giải pháp hữu hiệu cho việc này. Phần mềm được tích hợp cùng window nên khi có sự thay đổi về ngày giờ hệ thống thì sẽ tạo ra sự thay đổi trong bản thân phần mềm này. Như vậy có thể sẽ tạo ra một số sai sót không đáng có.  Quá trình mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Bởi vì công ty thuộc hệ thống các đơn vị cấp nước trên toàn quốc nên nguyên vật liệu, dụng cụ cũng được mua tại các đơn vị cung ứng vật liệu ngành nước. Vật liệu thường được chọn đặt hàng trước khi có quyết định mua, vì vậy khi có nhu cầu về vật liệu mà lại không có vật liệu đó trong kho thì quá trình từ khi phát sinh nhu cầu tới khi nhận được vật liệu, dụng cụ để sử dụng sẽ kéo dài khá lâu. Như vậy sẽ làm chậm tiến độ thi công của các công trình xây dựng cơ bản, các công trình lắp đặt nước. Mà các công trình này lại cần thì công nhanh chóng để kịp thời phục vụ nhu cầu sinh hoạt và sản xuất của các cá nhân, doanh nghiệp trong vùng, đây là hạn chế cần giải quyết sớm. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 80  Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán nói chung và bộ máy kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng được tổ chức rất chặt chẽ, song về số lượng kế toán viên tham gia vào quá trình hạch toán thì rất ít, vì vậy sẽ tạo sự căng cứng trong quá trình làm việc, công việc nhiều và dồn dập làm cho kế toán viên không hoàn thành kịp thời, như vậy sẽ tạo ra hạn chế trong quá trình cung cấp thông tin kế toán. 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, dụng cụ Việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, dụng cụ riêng và hoàn thiện công tác kế toán nói chung là một vấn đề cấp thiết của công ty, ngày nay khi nhu cầu về sử dụng thông tin đang phát triển mạnh thì việc xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin về kinh tế - tài chính cho nhà quản trị có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra các quyết định quản lý. Qua quá trình tìm hiểu về công tác kế toán đang diễn ra tại công ty, tôi xin đưa ra một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị:  Giải pháp về con người Là một công ty có số lượng vật liệu, dụng cụ rất lớn với nhiều hình thức tồn tại khác nhau, công ty lại chỉ có một bộ máy kế toán nhỏ chỉ có 5 người (trong đó đã có 2 người làm kế toán tại kho) chỉ với 3 người (một nhân viên mới vào học việc, một người làm kế toán tổng hợp, một người làm kế toán chi tiết) để quản lý thì đó là một việc rất nặng nhọc, để giảm bớt nặng nhọc cho các nhân viên kế toán vật liệu, dụng cụ: - Công ty cần tuyển thêm nhân viên hoặc điều chuyển nhân viên kế toán khác về làm công tác này, trong đơn vị kế toán tài sản cố định đang có 2 người làm, nhưng việc tăng giảm tài sản cố định hay thay đổi là ít xảy ra có thể điều chuyển 1 người về làm kế toán vật liệu như vậy cũng có thể giảm bớt phần nào công việc - Kế toán tổng hợp vật liệu vừa làm kế toán chi tiết vừa làm kế toán tổng hợp vật liệu - Đào tạo nhanh nhân viên mới để phục vụ tốt hơn cho công tác này. Chia nhỏ mảng vật liệu và dụng cụ để dễ dàng quản lý TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 81 Ví dụ:  kế toán vật liệu gia công  kế toán vật liệu văn phòng phẩm  kế toán xăng dầu vật liệu xây dựng  kế toán vật liệu lắp đặt nước Như vậy ứng với mỗi hoạt động sẽ có một kế toán vật liệu quản lý sẽ làm giảm bớt công việc của kế toán hiện nay, ngoài ra còn làm cho công việc có thể tiến hành nhanh hơn vì công việc bây giờ không còn nhiều như lúc trước làm nhân viên có tâm lý thoải mái không bị áp lực, nhưng làm như vậy không phải để giảm nhẹ quá mức làm nhân viên thoải mái dễ dẫn đến trì trệ, vẫn giao đủ việc cho người đó tránh người quá ít việc người thì không có thời gian để làm. Hơn nữa cũng cần thay đổi, thuyên chuyển công tác mỗi 2 hoặc 3 năm một lần các thành viên trong bộ phận kế toán với nhau, làm như vậy tạo động lực cho kế toán viên tìm hiểu và học hỏi những lĩnh vực khác liên quan tới kế toán, cũng có thể chuyển sang làm bộ phận khác để kích thích năng lực học hỏi của nhân viên, tránh để nhân viên tham gia một công việc quá lâu có thể dẫn tới sự nhàm chán. Nhưng để làm được công tác này kế toán trưởng, giám đốc và trưởng phòng nhân sự cần tìm hiểu được đặc thù công tác và tìm cách bồi dưỡng thích hợp cho các nhân viên được chuyển đi nếu không sẽ không đáp ứng được yêu cầu của công việc mà còn làm chậm tiến trình công việc ảnh hưởng tới kết quả chung của đơn vị. Giải pháp lúc này là khuyến khích nhân viên ngoài thời gian làm công việc của mình nên tìm hiểu thêm công việc khác để có thể đáp ứng được yêu cầu khi cần thuyên chuyển công tác. Thực hiện thi đua khen thưởng rõ ràng để kích thích sự làm việc của nhân viên, mỗi nhân viên sẽ tự mình đánh giá về mức độ hoàn thành công việc của bản thân, rồi qua sự đánh giá của các trưởng bộ phận, ban giám đốc sẽ tiến hành ra quyết định thưởng, phạt hợp lý. Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng sống còn, vì vậy cần có sự thay đổi tích cực trong nhân sự làm tiền đề cho mọi sự thay đổi tích cực sau này. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 82  Chứng từ và luân chuyển chứng từ Tuy rằng đơn vị đã và đang xây dựng một hệ thống chứng từ đầy đủ và hợp lý trong công tác kế toán vật liệu và dụng cụ nhưng có một số quy định đã bị bỏ qua của việc thiết lập chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh. Theo tôi tất cả mọi hoạt động về chứng từ và ldập chứng từ nên hoàn toàn tuân theo tiêu chuẩn mà công ty đã lập ra:  Việc nhập hàng luôn cần có chứng từ lập kèm theo, hàng được nhập nhưng chưa có hóa đơn thì phải làm thủ tục tạm nhập chứ không phải đợi có hóa đơn rồi mới làm thủ tục nhập kho. Bởi vì hàng ở trong kho đã có mà kế toán không biết để sử dụng, cần cung cấp thông tin nhanh để kế toán cập nhật kịp thời nhằm đưa ra các quyết định sử dụng hợp lý nhất là trong những trường hợp đặc biệt cấp thiết như bể ống nước, lũ lụt...  Cần lập kế hoạch sản xuất để dự trữ vật liêu phù hợp, hiện nay công ty đang thực hiện nhập vật liệu theo dự án, nhưng khi thiếu vật liệu thì việc mua rất khó khăn vì các đơn vị cung cấp là khá xa, nên cần nhập về trước dự trữ để sử dụng. Vì vậy cần lập kế hoạch dự trù mua vật liệu hàng hóa.  Việc luân chuyển chứng từ là khá lâu, vì vậy công ty cần làm nhanh hơn hoạt động này, chứng từ cần được đưa về văn phòng sau khi hoạt động xảy ra để kế toán ghi nhận việc kết thúc nghiệp vụ hoặc sửa chữa nếu có sự thay đổi. Vì vậy cần rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ từ kho hàng về phòng kế toán từ 5 – 7 ngày như hiện tại, xuống còn 1 – 2 ngày trong tương lai, đây là điều hoàn toàn có thể thực hiện được vì kho và văn phòng công ty không cách xa nhau quá nên việc này hoàn toàn có thể thực hiện được trong ngày, hoặc 2 ngày. Mã hóa vật liệu, dụng cụ Việc mã hóa vật liệu dụng cụ với số lượng lớn là một việc không đơn giản, vì vậy theo tôi cần mã hóa vật liệu theo một quy tắc nhất định và việc mã hóa đó cần làm đồng bộ. Mã hóa không đồng nhất thì rất dễ sai sót trong quá trình ghi nhận và hạch toán, vì vậy cần mã hóa đồng nhất các loại vật liệu để tránh việc ghi chép sai sót này. Ngoài ra việc mã hóa có hệ thống cũng giúp cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 83 Việc mã hóa cần làm theo hệ thống như sau: - Mã hóa 2 ký tự đầu mang tên vật liệu Ví dụ: BL: Bulon BI : Bi DC: Dây cáp AT: Attomat - 2 ký tự tiếp theo chính là chất liệu Ví dụ: T: Thép I: Inox P: hàng PVC H: hàng HDPE - 1 ký tự sử dụng ghi nhận xuất xứ Ví dụ : V: Việt Nam N: Nhật Bản M: Malaysia P: Pháp - 1 ký tự xác nhận là hàng gia công hay bình thường Ví dụ G: hàng gia công T: hàng bình thường - một dãy ký tự cuối ghi kích thước của vật liệu nếu có, vì có mặt hàng cần xác định ký cỡ, nhưng có mặt hàng lại không, vì vậy cần gi rõ để tránh nhầm lẫn giữa các mặt hàng cùng tên khác kích cỡ Như vậy một mặt hàng sẽ được mã hóa như sau, tôi xin lấy ví dụ: - Bulon Inox 12*100 được mã hóa như sau: BL-I-V-T-12*100 - Bi 6008 Nhật được mã hóa như sau : BI-T-N-T-6008 - BU DN 90 HDPE Gia công : BU-H-V-G-DN90 Nhìn vào mã hóa thì là khá phức tạp so với cách mã hóa mà công ty đang sử dụng nhưng có thể thấy nó dễ tìm kiếm hơn, nhìn và có thể biết đó là mặt hàng gì, chất liệu gì, xuất xứ như thế nào. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 84  Về tài khoản kế toán, sổ sách kế toán sử dụng Tuy hệ thống tài khoản và sổ kế toán khá tốt, nhưng theo tôi tài khoản kế toán nên được phân chia nhỏ hơn, mỗi phần chia nhỏ đó ứng với từng đội xây dựng cơ bản khác nhau để có thể quản lý chi phí vật liệu hợp lý hơn đồng thời có thể đánh giá được chi phí mà mỗi đội thực hiện nhằm kiểm soát chi phí Ví dụ: - Tài khoản 621C1 – Sữa chữa nước chảy của đội 1 - Tài khoản 621C2 – Sữa chưa nước chảy của đội 2 - Tài khoản 621E1 – Đặt tuyến ống Xây dụng cơ bản đội 1 - Tài khoản 621E2 – Đặt tuyến ống Xây dụng cơ bản đội 2 Như vậy cũng một nghiệp vụ như nhau có thể xem xét đội nào thi công tốt hơn, ví dụ cùng bể ống một loại ống gang fi 160 có thể kiểm tra xem đội nào thi công tốn vật liệu hơn. Sổ sách kế toán sử dụng chủ yếu in ra từ phần mềm, kế toán không phải ghi nhận mà phần mềm tự động ghi nhận khi kế toán ghi phiếu xuất hoặc nhập kho. Vì vậy cần thường xuyên kiểm tra sự khớp đúng của sổ sách với các nghiệp vụ xảy ra tránh trường hợp phần mềm phát sinh lỗi làm hư hỏng sổ sách toàn kỳ kế toán.  Về phần mềm kế toán đang sử dụng Phần mềm kế toán đang sử dụng cần được thay đổi cho phù hợp với quá trình phát triển của công ty, ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc về khoa học kỹ thuật và các ứng dụng công nghệ khác, việc sử dụng phần mềm kế toán mới tạo ra cho công ty một sự thay đổi lớn về công tác kế toán. Phần mềm này cần đáp ứng được các yêu cầu sau: - Dễ dàng hạch toán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh nhanh chóng và đầy đủ. - Dễ dàng trong việc khai báo các đối tượng: vật liệu, dụng cụ, khách hàng, người bán... - Không phụ thuộc vào window để tránh các sai sót có thể xảy ra và tạo ra tính độc lập của phần mềm so với các ứng dụng khác. - Dễ dàng tạo lập được các báo cáo kế toán, nhất là các báo cáo về kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý trong đơn vị. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 85 Để có thể đáp ứng được các yêu cầu trên, công ty có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm đang có trên thị trường như: Fast, Misa,... hoặc có thể đầu tư để xây dựng một phần mềm riêng biệt đáp ứng các nhu cầu cung cấp thông tin và phù hợp hơn với đơn vị của mình Tóm tắt chương 3: Chương này tôi đi sâu tìm hiểu các ưu điểm và hạn chế của công ty, qua việc tìm hiểu được các ưu điểm và hạn chế đó tôi đã đề xuất một vài giải pháp để phát huy những ưu điểm hiện có của công ty và giải quyết những hạn chế mà công ty đang gặp phải, qua đó hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và cấp nước Thừa Thiên Huế. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 86 Phần III: KẾT LUẬN 3.1 Kết luận về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và cấp nước Thừa Thiên Huế Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy được rằng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty đang hoạt động tốt, tuy vẫn còn một số điểm cần khắc phục nhưng nếu xét trên thực tế thì công ty đã có nhiều thành tích trong việc quản trị, hạch toán một lượng rất lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty hiện đang có một đội ngũ kế toán có năng lực và đang ngày càng phát triển một bộ máy kế toán hoàn thiện, với nhân lực hiện nay của bộ máy kế toán so với khối lượng công việc mà họ phải giải quyết thì đúng là một thành tích lớn, khi mà công việc rất nhiều nhưng mỗi nhân viên luôn ý thức được trách nhiệm của mình thì công việc luôn được giải quyết nhanh chóng. Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một phần hành kế toán phức tạp đòi hỏi nhiều kinh nghiệm làm việc, hiện nay với một lượng lớn danh mục vật liệu, dụng cụ toàn thể nhân viên bộ phận kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã phấn đấu hết sức để thực hiện tốt nhưng với những yêu cầu mới công ty hiện đã, đang và sẽ tìm nhiều phương pháp nhằm cải thiện chất lượng của công tác này nhằm ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công việc. 3.2 Kiến nghị Hiện nay với những sự phát triển vượt bậc của công tác kế toán trong và ngoài nước, tầm quan trọng của công tác kế toán được nâng cao hơn so với trước đây, ngày nay thông tin kế toán – tài chính là một trong những thông tin quan trọng của việc ra quyết định quản lý vì vậy chúng ta cần nỗ lực không ngừng để có thể hoàn thiện công tác kế toán trong mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề. Khóa luận tốt nghiệp của tôi nghiên cứu về phần hành kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Xây dựng và TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 87 cấp nước Thừa Thiên Huế. Theo tôi công ty đang có một vài điểm còn vướng mắc trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty, những vướng mắc đó đã được tôi trình bày khá rõ tại chương 3 và tôi cũng đã đưa ra một vài giải pháp, đó là những gì tôi được học và tìm hiểu trên ghế nhà trường, tôi mong rằng nó sẽ giúp ích cho việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị. Tuy nhiên trong một thời gian tìm hiểu còn khá ngắn việc sai sót là không thể nào tránh khỏi, mong quý thầy công và các anh chị trong công ty bỏ qua cho tôi. 3.3 Hương phát triển của đề tài Do hạn chế về mặt thời gian và kinh nghiệm thực tế nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu quá trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các yếu tố liên quan tới quá trình này, trong thời gian tới nếu tiếp tục được nghiên cứu tôi dự kiến triển khai theo các hướng sau: - Sự ảnh hưởng của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tới tổng quan công tác kế toán. Mục đích là để tìm hiểu sự ảnh hưởng của công tác kế toán nguyên vật liệu tới các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp, tìm hiểu sự khác biệt giữa các phương pháp hạch toán đối với một doanh nghiệp, và sự khác biệt giữa việc hạch toán nguyên vật liệu trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Phát triển hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhằm phục vụ cho nhiều mục đích, phương pháp hạch toán khác nhau. Tìm hiểu sự liên quan của kế toán nguyên vật liệu tới kế toán quản trị. Mục đích: để hoàn thiện tốt hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cung cấp cho nhà quản trị nhiều công cụ để quản lý chi phí một cách có hiệu quả hơn nữa. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Ths Hà Diệu Thương SVTH: Tôn Thất Lê Hoàng Thiện Trang 88 Danh mục tài liệu tham khảo Sách “Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp bài tập và lập báo cáo tài chính” chương IV của tác giả Tiến sĩ Phạm Huy Đoán. Giáo trình “Kế toán tài chính I” của tác giả Phan Đình Ngân Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC của bộ trưởng bộ tài chính về chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư. Thông tư 27/2007/TT-BTC Hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước. Thông tư 130/2007/TT-BTC ngày 02/11/2007 của Bộ tài chính về vấn đề quản lý thanh toán vốn có nguồn gốc ngân sách Nhà nước. Khóa luận tốt nghiệp “Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở điện lực Thừa Thiên Huế” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh lớp K35 – Kế toán Khóa luận tốt nghiệp “Kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy đóng tàu Bến Thủy – Hà Tĩnh” của tác giả Nguyễn Thị Diệp lớp K38 – Kế toán Khóa luận tốt nghiệp “Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp 185 – tổng công ty xây dựng Trường Sơn” của tác giả Nguyễn Thị Thu Phương lớp K38 – Kế toán Các trang web - huewaco.com.vn - google.com.vn - tailieu.vn TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ