Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH XNK Phúc Dương

ương thức này thường được sử dụng trong trường hợp người mua là những khách hàng lớn, hoạt động ở vị trí cách xa doanh nghiệp và đã mở tài khoản ở ngân hàng 2.2. Quy trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận tài vụ Kế toán bán hàng và thanh toán Kho Bộ phận vận chuyển Kế toán hàng hoá Đầu tiên bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó chuyển đơn đặt hàng này cho phòng tài vụ để xác định phương thức thanh toán. Khi chấp nhận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho tiến hành xuất kho, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn kiêm phiếu xuất kho tiến hành xuất kho, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn nàycho kế toán. Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ tiêu thụ và sổ theo dõi thanh toán với người mua. 2.3 Kế toán bán hàng và xác định kinh doanh tại công ty 2.3.1 Kế toán hàng hóa tại công ty Công ty TNHH XNK Phúc Dương chuyên cung cấp hàng cho hệ thống siêu thị nên chứng từ chủ yếu của phiếu xuất kho, và hóa đơn GTGT. Ngoài ra công ty có phát sinh số ít mặt hàng bán lẻ tại kho thu tiền ngay thì có phiếu xuất kho bán lẻ và phiếu thu tiền mặt. VD: Căn cứ và hợp đồng kinh tế được lập giữa các bên. Ngày 04/09 công ty xuất hàng cho siêu thị BigC Thăng Long theo đơn đặt hàng. Bộ phận kho tiến hàng làm phiếu xuất gửi lên phòng kế toán với nội dung sau: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIỂU 2.1. HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 17/VL-HP/2011 Căn cứ vào: -Bộ Luật Dân sự nước Cộng hòa XHCN Việt Nam ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005 -Luật Thương mại nước Cộng hòa XHCN Việt Nam ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005 -Nhu cầu, năng lực và ý nguyện các bên liên quan. Hôm nay, ngày 04 tháng 09 năm 2014, tại Hà Nội, chúng tôi gồm: Bên A (Bên mua): CÔNG TY TNHH TMQT & DVTM BIGC THĂNG LONG Địa chỉ: Số 222 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Trọng An - Tổng giám đốc MST: 0100456381 Tel: ( 04) 36.41.08.55 Fax: ( 04) 36.456.234 TK số: 29783920 Tại ngân hàng TMCP Á Châu Bên B (Bên bán): CÔNG TY TNHH XNK PHÚC DƯƠNG Địa chỉ: 72/2/5 Nguyễn Lương Bằng, Đống Đa, Hà Nội Đại diện: Ông Lê Đình Trường- Giám đốc MST: 0600337686 Tel/ Fax: ( 04) 36.41.08.55 TK số: 29740449 Tại ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Thăng Long Điều 1: Hàng hoá và đơn giá Tên sản phẩm ĐVT SL Đơn Giá Thành tiền Ghi Chú Sầu riêng J6 Kg 42 42.000 1.764.000 Măng cụt Kg 33 60.000 1.980.000 Xoài da xanh Kg 27 50.000 1.350.000 Nho đỏ Việt Nam Kg 20 70.000 1. 400.000 Hồng xiêm Kg 52 42.000 2.184.000 Tổng Cộng 8.678.000 Bằng chữ: Tám triệu, sáu trăm bẩy mươi tám nghìn đồng chẵn./ Điều 2: Chất lượng và đóng gói Chất lượng - Đảm bảo đúng loại - Hàng hoá phải đúng hình dáng theo mẫu đã được ký duyệt, xác nhận bởi bên mua. Lưu ý: Trước khi sản xuất hàng loạt, bên bán sẽ làm mẫu để bên mua ký duyệt và xác nhận mẫu. - Kết cấu hàng hoá phải chắc chắn, không nứt vỡ trong điều kiện khí hậu lạnh và khô. - Hàng yêu cầu phải đẹp, đều, không có bất cứ khuyết tật nào, bề mặt phải nhẵn, tươi, không hư hỏng 2. Đóng gói - Hàng phải được đóng gói theo đúng tiêu chuẩn sau: Từng loại được đóng vào thùng, kiện cẩn thận. Bên ngoài thùng carton 5 lớp phải được in đầy đủ theo hướng dẫn của bên mua. Điều 3: Điều kiện giao hàng - Địa điểm giao hàng: Giao hàng đến kho hoặc địa điểm theo chỉ định của bên mua. - Thời gian giao hàng: Chậm nhất là ngày 06/09/2014 Điều 4: Điều kiện thanh toán Phương thức thanh toán: Chuyển khoản Thời gian thanh toán: + Ứng trước 50% trị giá hợp đồng ngay sau khi ký hợp đồng. + Phần còn lại sẽ thanh toán hết trước khi giao hàng. Điều 5: Điều khoản chung Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký, mọi sửa đổi, bổ sung phải được hai bên nhất trí bằng văn bản mới có giá trị thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì phát sinh, hai bên cùng thoả thuận giải quyết. Hợp đồng này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để cùng nhau thực hiện ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Biểu số 2.2. Phiếu xuất kho Mẫu số : 01- VT Đơn vị  : Công ty TNHH XNK Phúc Dương ( QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 09 năm 2014 Số CT : 6970 Liên : 1 - Họ và tên người nhận hàng:  Trần Quốc Anh Địa chỉ(bộ phận) - Lý do xuất kho : Xuất bán cho BigC Thăng Long theo đơn đặt hàng. - Xuất tại kho( ngăn lô): Kho công ty Địa điểm: STT Tên vật tư Mã vt ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Sầu riêng J6 S01 Kg 42 42.000 1.764.000 2 Măng cụt M01 Kg 33 60.000 1.980.000 3 Xoài da xanh X01 Kg 27 50.000 1.350.000 4 Nho đỏ Việt Nam NH01 Kg 20 70.000 1.400.000 5 Hồng xiêm H03 Kg 52 42.000 2.184.000 Cộng 8.678.000 Xuất, ngày 05 tháng 09 năm 2014 Người lập phiếu ( ký, họ tên Người giao hàng ( ký, họ tên ) Thủ kho ( ký, họ tên ) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Sau khi nhận được phiếu xuất kế toán đối chiếu lại với bên BigC và xuất HĐ như sau: Biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 05 tháng 09 năm 2014 Mẫu số: 01 GTKT3/001 Ký hiệu: PD/12P 0023657 Đơn vị bán hàng:CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU PHÚC DƯƠNG Địa chỉ: Số 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, P.Nam Đồng, Đống Mã số thuế: 36334756 Điện thoại: (04) 36.41.08.55 Số tài khoản: 29740449 – Tại ngân hàng TMCP Á Châu- chi nhánh Thăng Long Họ tên người mua hàng: Nguyễn Viết Tuyên Tên đơn vị: Công Ty TNHH Thương Mại Quốc Tế & Dịch Vụ Siêu Thị BigC Thăng Long Địa chỉ: 222 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0100956381 TT Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1. S-01 Sầu riêng J6 Kg 42 42.000 1.764.000 2. S-02 Sầu riêng hạt lép Kg 52 40.000 2.080.000 3. QM Măng cụt Kg 60 33.000 1.980.000 4. X-01 Xoài da xanh Kg 90 27.000 2.430.000 5. N-01 Nho đỏ Việt Nam Kg 20 60.000 1.200.000 6. HX Hồng xiêm Kg 52 28.000 1.456.000 Cộng tiền hàng: 10.910.000 Chiết khấu: 0 Thuế suất GTGT (5%) Tiền thuế GTGT 545.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.455.500 Tổng giá trị thanh toán (Bằng chữ): Mười một triệu bốn trăm năm mươi lăm nghìn đồng ./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) - Tại phòng kế toán, căn cứ vào nhu cầu cung cấp của khách hàng, đơn hàng, Lệnh xuất hàng, Phiếu xuất kho và phiếu giao nhận hàng, các bộ phận chuyển tới để từ đó làm căn cứ để lập Hóa đơn GTGT cho hàng tiêu thụ. Hóa đơn GTGT của kế toán được lập thành 03 liên, trong đó liên 01 lưu tại quyển, liên 02 giao cho khách hàng, liên 03 dùng để ghi sổ. - Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, kế toán xác định doanh thu hàng bán trong ngày, từ đó tổng hợp lại, ghi sổ chi tiết để cuối kì phản ánh vào sổ tổng hợp doanh thu, doanh thu chỉ được xác định khi hàng đã tiêu thụ và là tổng số tiền khách hàng thanh toán (sau khi đá trừ đi phần thuế GTGT đầu ra phải nộp). - Sau khi hàng xác định là tiêu thụ, hai bên sẽ thống nhất hình thức thanh toán, có thể là thanh toán bằng chuyển khoản, hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với sổ tiền gửi được theo dõi tại công ty. Từ chứng từ nhận được kế toán vào sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 515. Biểu 2.4 Giấy báo Có (số 19367) Ngân hàng TMCP Á Châu CN Thăng Long GIẤY BÁO CÓ Số: 0019367 Ngày 25/09/2014 Số tài khoản: 297400449 Tên tài khoản: Công ty TNHH XNK Phúc Dương Địa chỉ: 72/2/115 Nguyễn Lương Bằng, P.Nam Đồng, Q.Đống Đa, Hà Nội. Chúng tôi xin thông báo đã ghi Có vào tài khoản của Quý khách số tiền: 11.455.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triêu, bốn trăm năm mươi lăm nghìn, năm trăm đồng. Trích yếu: Siêu thị BigC Thăng Long thanh toán tiền hàng. Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn phòng kế toán Công ty TNHH XNK Phúc Dương) Xuất bán lẻ tại kho kế toán lập phiếu thu tiền bán hàng như sau: Biểu số 2.5: Phiếu thu Công ty TNHH XNK Phúc Dương Số 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, P.Nam Đồng, Đống Đa, HN Mẫu số 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số: 02 Ngày 05tháng 09năm 2014 Số: 182 Nợ: 1111 Có: 131 Họ và tên người nhận tiền: Trần Bảo Nam Địa chỉ: Chị Phương Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng. Số tiền: 11.614.043 VND (Viết bằng chữ): Mười một triệu sáu trăm mười bốn nghìn không trăm bốn mươi ba đồng ./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):Mười một triệu sáu trăm mười bốn nghìn không trăm bốn mươi ba đồng ./. Ngày 05 tháng 09 năm 2014 Giám đốc (Kí, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( Kí, họ tên) Người lập phiếu (Kí, họ tên) Thủ quỹ (Kí, họ tên) Người nhận tiền (Kí, họ tên) Kế toán hạch toán và vào thao tác máy như sau: Từ giao diện phần mềm ta vào/ nhập số liệu/ số phát sinh/ nhập chứng từ theo Hóa đơn máy sẽ hiện lên bảng sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thao tác máy Nhập số liệu Hiện bảng Tiếp Cân đối CT Cân đối TK OK Kết thúc Nhập số liệu Xem số liệu In chứng từ Lý do Ngày thu, chi Phiếu thu, chi T01 05/09/2014 T82 Tìm chứng từ Họ và tên Diễn giải Phan Thị Kha Nộp tiền hàng 11.614.043 Quỹ tiền mặt Chị Phương Số dư 66.489.347 Số dư 7.909.638 Số tiền Ghi nợ 111 1111 Ghi có 131 131CITI 2.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty Kế toán giá vốn hàng bán ở công ty TNHH XNK Phúc Dương sử dụng tài khoản theo quy định chung của Bộ tài chính. Quy trình xuất kho hàng hóa Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng Bước 2: Thủ kho lập phiếu xuất kho hàng Thủ kho lập lệnh xuất kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng. Phiếu xuất kho được gọi là hợp lệ là phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “số lượng theo yêu cầu”. Phiếu xuất kho được lập thành 04 liên: liên 1 lưu tại quyển (thủ kho giữ và vào sổ),01 liên chuyển cho khách hàng, 01 liên chuyển về đơn vị báo cáo cấp hàng. Bước 3: Phê duyệt xuất kho Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Chỉ khi nào có sự chấp thuận của ban giám đốc thì mới được xuất kho hàng. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho. Bước 4: Thủ kho xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hàng đại diện người mua hàng hoặc trực tiếp khách hàng mua. Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho. Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hóa khi xe ra khỏi cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hóa ra vào cổng. Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán Hai liên phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán bao gồm 01 quyển cho kế toán đơn vị, 01 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ. Bước 8: Quyết toán công việc Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hóa nhập, xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kì lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc. Biểu 2.8: Phiếu xuất kho Đơn vị: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU PHÚC DƯƠNG Mẫu số:02 – VT (Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày..05..tháng..09 năm..2014 Số: 66383 Nợ: 632.. Có: .156 Họ,tên người nhận hàng: BigC Thăng Long Lý do xuất kho: Xuất bán theo đơn đặt hàng Xuất tại kho: Phan Thị KhaĐại chỉ: 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, Đống Đa, HN TT Tên hàng hoá Mã Hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D (1) (2) (3) 3=1*2 1 Hạt dẻ cười H-01 Kg 82 82 270.000 22.140.000 2 Kẹo nha đam dẻo K-05 Kg 112 112 76.000 8.512.000 3 Kẹo chuối tươi K-02 Kg 95 95 74.000 7.030.000 4 Nui hạt sen N-01 Kg 100 100 45.000 4.500.000 5 Nho khô N-02 Kg 90 90 105.000 9.450.000 6 Bánh quy gấu B-02 Kg 50 50 90.000 4.500.000 Cộng 529 56.132.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi sáu triệu, một trăm ba mươi hai nghìn đồng ./. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc.. Ngày 05tháng 09năm2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Tại phòng kế toán: kế toán kiểm tra, giám sát tình hình hàng hóa trên máy, cuối tháng tập hợp số liệu để lập báo cáo hàng tồn kho theo tháng theo chỉ tiêu số lượng cho tất cả các loại hàng hóa. Sau đó trên cơ sở các báo cáo hàng tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số lượng đối chiếu với số liệu của thủ kho. Nếu số liệu đúng khớp chứng tỏ thủ kho đã xuất đúng số lượng ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và việc tổ chức công tác kế toán hàng hóa đã được thực hiện tốt. Ngược lại khi có sự chênh lệch, kế toán phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Hàng tháng, báo cáo hàng tồn kho được lập theo mẫu sau:  Biểu 2.9: Sổ Cái_tài khoản 511 Công ty TNHN XNK Phúc Dương 72/5/125/ Nguyễn Lương Bằng, Nam Đồng, Đống Đa, HN Sổ Cái TK: 632_Giá vốn hàng bán Tháng 09 năm 2014 Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Nhật Ký Chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có A B C D E G H 1 2 05/09/14 0023500 05/09/14 Xuất bán siêu thị BigC Thăng Long 156 15.500.000 07/09/14 0023522 07/09/14 Xuất bán siêu thị BigC The Garden 156 13.330.000 09/09/14 0013928 09/09/14 Xuất bán Sieu thị BigC An Lạc 156 19.349.000 10/09/14 0023658 10/09/14 Xuất bán siêu thị BigC Mê Linh 156 12.450.000 13/09/14 0074426 30/09/14 Xuất bán siêu thị BigC Thăng Long 156 16.195.000 15/09/14 0014884 15/09/14 Siêu thị BigC Thăng Long trả lại hàng do kém phẩm chất 156 2.300.000 .. 30/09/14 BTKC 30/09/14 KC sang TK911 911 93.257.887.000 Cộng phát sinh xxx Xxx Sổ này cótrang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ. Ngày 30 tháng 09 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.3.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được lập theo mẫu sau: Biểu số 2.6: Sổ kế toán chi tiết doanh thu TK 511 _Doanh thu tiêu thụ đối với mặt hàng Sầu riêng SỔ CHI TIẾT DOANH THU Mặt hàng: Sầu riêng Tháng 09/2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 03/09 0023657 03/09 Sầu riêng J6 131 983.644 04/09 0023657 03/09 Sầu riêng hạt lép 131 2.098.600 04/09 0023657 03/09 Sầu riêng hạt lép 131 1.983.000 05/09 0023657 03/09 Sầu riêng J6 131 3.097.800 07/09 0023658 04/09 Sầu riêng J6 131 3.900.690 08/09 0023658 04/09 Sầu riêng hạt lép 131 1.910.876 09/09 0023668 06/09 Sầu riêng J6 131 4.283.770 .. . .. 30/09 KC 30/09 Kết chuyển doanh thu 911 xxx Cộng phát sinh 92.985.680 92.985.680 Số dư cuối kỳ xxx Xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 2.7 Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng nội địa SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG NỘI ĐỊA STT Tên Doanh thu bán hàng Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận Gộp Ghi chú 1 Sầu riêng J6 55.720.000 55.720.000 10.480.000 45.240.000 2 Sẩu riêng hạt lép 35.570.000 35.570.000 9.320.000 16.250.000 3 Măng cụt 1.600.000 1.600.000 966.000 634.000 . Cộng 1.037.296.000 47.296.000 29.530.000 17.766.000 Tháng 09/2014 ĐVT: VNĐ (Nguồn phòng kế toán Công ty cổ phần Vũ Linh) 2.3.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu phải được phản ánh, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên từng tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp các thông tin kế toán để lập BCTC. Biểu 2.12: Biên bản trả lại hàng Công ty TNHH XNK Phúc Dương Số 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, P.Nam Đồng, Đống Đa, HN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập- Tự Do – Hạnh Phúc BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG Căn cứ thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09 Tháng 04 năm 2007 quy định về sử dụng HĐ chứng từ trong trường hợp trả lại hàng hóa. Hôm nay, ngày 12 tháng 09 năm 2014, tại số 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Công ty TNHH XNK Phúc Dương chúng tôi gồm: Ông: Lê Đình Trường Chức vụ: Tổng Giám đốc Bà: Nguyễn Tuyết Mai Chức vụ: NVBH Chị: Nguyễn Thị Thúy Hằng Chức vụ: Khách hàng Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hoá đơn số 0021440 ngày 10 tháng 02 năm 2014 Loại hàng: Xoài da xanh Số lượng: 100 Kg Đơn giá: 27.000 Thành tiền: 2.700.000 Thuế GTGT 05%: 135.000 Tổng cộng: 2.835.000 Lý do: không đảm bảo chất lượng Ông: Lê Đình Trường, tổng giám đốc Công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận yêu cầu của khách hàng, Chị Nguyễn Tuyết Mai- NVBH đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách. Biên bản được lập thành 3 liên, có chữ ký xác nhận của người có liên quan. Hà Nội, ngày 12 tháng 09 năm 2014 Chữ ký khách hàng (Đã ký) Giám đốc Công ty (Đã ký, đóng dấu) Người lập biên bản (Đã ký) Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, thấy giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế toán lập phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó phiếu nhập kho lại được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Biểu 2.13: Phiếu nhập kho Công ty TNHH XNK Phúc Dương Số 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, P.Nam Đồng, Đống Đa, HN Mẫu số 01 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 029năm 2014 Nợ: TK 156 Số: 66080 Có: TK 632 Họ tên người giao: Theo:HĐ.số 0013928.ngày12 .tháng09 năm2014 Nhập tại kho: hàng hóa STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xoài da xanh X-01 Kg 100 100 27.000 2.700.000 Cộng 2.700.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy trăm đồng ./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 12 tháng 09 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.14: Sổ chi tiết tài khoản 531_ Doanh thu hàng bán bị trả lại (mẫu sổ này chỉ được trích một phần) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 531_ Giảm giá hàng bán Tháng 09/2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 09/09 0013928 09/09 Siêu thị BigC Thăng Long trả lại hàng do hàng kém phẩm chất 131 1.195.000 1.195.000 02/09 0014884 02/09 Siêu thị BigC An Lạc trả lại hàng do kém phẩm chất 131 2.300.000 2.300.200 .. . .. 30/09 KC 30/09 Kết chuyển doanh thu 511 Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.4 Kế toán doanh thu hàng bán Biểu 2.10: Sổ Nhật ký chung_tài khoản 511 (mẫu sổ này chỉ được trích một phần) Công ty TNHN XNK Phúc Dương 72/5/125/ Nguyễn Lương Bằng, Nam Đồng, Đống Đa, HN Nhật ký chung Tháng 09 năm 2014 Mẫu số S03a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang . 30/09/14 0023657 03/09/14 Xuất bán Cty TNHH TM & DV siêu thị BigC Thăng Long 131 511 3331 51.614.043 1.467.312 146.731 30/09/14 66383 03/09/14 Xuất bán Cty TNHH TM QT $ DV siêu thị BigC An Lạc 632 156 19.349.868 1.349.868 30/09/14 KCDT 30/09/14 Kết chuyển doanh thu hàng bán tháng 02/14 511 911 1.117.721.765.400 1.117.721.765.400 30/09/14 KCDT 30/09/14 Kết chuyển hàng bán trả lại tháng 02/11 511 531 14.495.000 14.495.000 Cộng chuyển sang trang sau Sổ này cótrang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ. Ngày 30.tháng ..09..năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.11: Sổ Cái_tài khoản 511 Công ty TNHN XNK Phúc Dương 72/5/125/ Nguyễn Lương Bằng, Nam Đồng, Đống Đa, HN Sổ Cái TK: 511_Doanh thu bán hàng và cung cấp DV Tháng 09 năm 2014 Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Nhật Ký Chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có A B C D E G H 1 2 30/09/14 0023500 30/09/14 Xuất bán siêu thị BigC Mê Linh 131 25.548.012 30/09/14 0023522 30/09/14 Xuất bán siêu thị - BigC Vĩnh Phúc 131 13.882.269 30/09/14 0023657 30/09/14 Xuất bán Siêu thị BigC The Garden 131 51.467.312 30/09/14 0023658 30/09/14 Xuất bán siêu thị BigC Thăng Long 131 13.511.000 .. 30/09/14 30/09/14 BTKC BTKC 30/09/14 30/09/14 Kết chuyển TK 531 Kết chuyển sang TK 911 531 911 1.117.721.765.400 14.495.000 - Cộng số phát sinh 1.117.721.765.400 1.117.721.765.400 Sổ này cótrang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ. Ngày 30 tháng 09 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.5 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.5.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sịnh trong quá trình bảo quản bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phầm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm (hàng hóa, công trinh xây dựng) chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển. Sổ chi tiết TK 641 được mở cho từng tháng, sau khi đã tập hợp cho tất cả các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến bán hàng theo từng khoản mục chi tiết đã nêu thì toàn bộ khoản chi phí này sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng. Biểu số 2.15: Phiếu chi Công ty TNHH XNK Phúc Dương Số 72/5/125 Nguyễn Lương Bằng, P.Nam Đồng, Đống Đa,HN Mẫu số 02 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: 12 Ngày 20tháng 09năm 2014 Số: 111 Nợ: 641 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Quảng Địa chỉ: Lý do chi: Thanh toán tiền xăng do nhân viên đi chuyển hàng cho Công ty Số tiền: 500.000 VND (Viết bằng chữ): Năm trăm nghìn đồng chẵn ./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm nghìn đồng./. Ngày 20 tháng 09 năm 2014 Giám đốc (Kí, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( Kí, họ tên) Người lập phiếu (Kí, họ tên) Thủ quỹ (Kí, họ tên) Người nhận tiền (Kí, họ tên) Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán chi phí bán hàng Phiếu chi, HĐ, SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Cái TK 641,642 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả tiêu thụ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa và dịch vụ mua vào Bảng tổng hợp CPBH, CPQLDN Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi hệ đối chiếu, kiểm tra Biểu 2.16: Bảng chi phí bán hàng BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 09 năm 2014 Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Lương nhân viên bán hàng, quản lý BH 62.078.000 2 Chi phí đồ dùng, phô tô tài liệu 1.450.000 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 11.300.056 4 Chi phí thuê xe giao hàng 4.250.094 5 Chi tiếp khách 1.545.000 6 Chi phí bằng tiền khác 1.600.000 7 Chi phí dịch vụ điện thoại 3.439.000 . .... .... Tổng cộng  120.688.750 Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám Đốc (Đã ký, đóng dấu) Biểu 2.17: Sổ Cái_tài khoản 641 (mẫu sổ này chỉ được trích một phần) Công ty TNHN XNK Phúc Dương 72/5/115/ Nguyễn Lương Bằng, Nam Đồng, Đống Đa, HN Sổ Cái TK 641_Chi phí bán hàng Tháng 09 năm 2014 Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Nhật Ký Chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có A B C D E G H 1 2 .. 02/09/ 14 102 02/09/ 14 Chi phí đi lại phục vụ cho quá trình bán hàng 111 500.000 05/09/ 14 111 05/09/ 14 Chi phí thuê xe giao hàng 111 450.000 06/09/ 14` 115 06/09/ 14 Chi phí tiếp khách 111 1.050.000 20/09/ 14 112 20/09/ 14 Chi tiền lương cho nhân viên bán háng 111 92.078.000 . - Cộng số phát sinh 160.688.750 160.688.750 Sổ này cótrang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ. Ngày 30 tháng 09năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm:chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì,chi phí khấu hao tài sản cố định, chi hpis lữ hành, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền Chi phí nhân viên: Là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa. Bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương. Chi phí vật liệu bao bì: phản ánh các chi phí vật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc vác vận chuyển sản phẩm hàng hóa trong quá trình bán hàng, vật liệu dùng để sửa chữa bảo quản tài sản cố định của doanh nghiệp. Chi phí khấu hao tài sản cố định: là chi phí khấu hao tài sản cố định cho bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho hàng, phương tiện vận chuyển) Chi phí lữ hành: phán ánh các khoản chi phí khác liên quan đến việc bảo hành sản phẩm hàng hóa tiêu thụ như chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm hàng hóa tiêu thụ như chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí mua ngoài phục vụ cho công tác bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng trả lại cho đại lý bán hàng, xuất khẩu. Chi phí khác bằng tiền: gồm những chi phí chưa kể ở trên phát sinh trong khâu bán hàng như: chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí tiếp khách. 2.3.6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty * Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng tài khoản 911 – xác định kết quả bán hàng để kết chuyển tất cảc các chi phí phát sinh trong kỳ bán hàng, doanh thu bán hàng để tính ra lợi nhuận bán hàng Biểu 2.18. NHẬT KÝ CHUNG Tháng 11/2014 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng TK đối ứng Số phát sinh NT SH Nợ Có Trang trước ch/ sang 21/11 19354 Lãi tiền gửi BIDV Hai Bà Trưng (tỷ giá:20.803) 112201 515 2.788.636 2.788.636 21/11 14578 Lãi tiền gửi Ngân hàng VCB (tỷ giá:20.803) 112202 515 358.215 358.215 . 25/11 19367 Lãi tiền gửi BIDV Hai Bà Trưng 112101 515 1.590.830 1.590.830 25/11 18456 Lãi tiền gửi Ngân hàng VCB 112102 515 154.245 154.245 Cộng chuyển trang sau 9.829.667.532 9.829.667.532 Ngày 30 tháng 11 năm 2014 Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2.19: Sổ Cái_tài khoản 911 (mẫu sổ này chỉ được trích một phần) Công ty TNHN XNK Phúc Dương 72/5/115/ Nguyễn Lương Bằng, Nam Đồng, Đống Đa, HN Sổ Cái TK 911_XĐ kết quả BH Tháng 11 năm 2014 Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Nhật Ký Chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có A B C D E G H 1 2 .. 28/11/ 2014 102 28/11/ 2014 K/C Doanh thu bán hàng và CCDV 511 923.354.315 28/11/ 2014 111 28/11/ 2014 K/C giá vốn hàng bán 632 450.345.222 28/11/ 2014 115 28/11/ 2014 K/C chi phí bán hàng 6421 103.050.000 28/11/ 2014 117 28/11/ 2014 K/C Chi phí quản lý DN 6422 95.346.346 . - Cộng số phát sinh 2.234.325.455 2.234.325.455 Sổ này cótrang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ. Ngày 30 tháng 11năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU PHÚC DƯƠNG 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH XNK Phúc Dương Công ty thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu là một đơn vị thành lập vào thời kì đất nước đang trong nền kinh tế thị trường đầy khó khăn và thử thách. Với số vốn ít ỏi mà Nhà nước cấp cho Công ty đã gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Đứng trước những khó khăn đó, Công ty không thể bó tay đứng nhìn mà đã tìm tòi, nghiên cứu phương hướng kinh doanh phù hợp với nền kinh tế hiện nay. Bằng mọi cách huy động vốn kinh doanh bằng cả vay ngân hàng và nhân viên trong Công ty. Mặt khác với sự nhiệt tình, linh động và sáng tạo của đội ngũ Cán bộ công nhân viên trong Công ty với quyết tâm phải bằng mọi cách để tăng nhanh vòng quay vốn, đảm bảo cân đối tiền và hàng với kế hoạch đề ra. Đồng thời Công ty không ngừng khai thác, sử dụng và quản lý tốt các nguồn vốn để mở rộng kinh doanh. Do vậy đã thu được nhiều kết quả trong kinh doanh, đảm bảo việc làm ổn đinh, ngày càng nâng cao đời sống cả về vật chất và tinh thần cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty TNHH XNK Phúc Dương tuy chỉ hoạt động với vai trò là nhà phân phối hàng tiêu dùng là chủ yếu song từ khi thành lập đến nay Công ty đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt từ việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh đến việc tổ chức lực lượng lao động trong Công ty. Thương trường như chiến trường, quả đúng là như vậy. Kinh tế thị trường luôn tiềm ẩn nguy cơ và cả những thách thức. Do đó để tồn tại và phát triển được ban lãnh đạo Công ty đã nhận thức được rằng muốn kinh doanh phải có lãi thì phải khẳng định được mình phải cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt và chất lượng nhưng giá cả phải cạnh tranh và đặc biệt là phải giữ được chữ tín với khách hàng vì không ai khác chính khách hàng là người giúp Công ty tồn tại và phát triển và khách hàng là ân nhân của mình và để làm được điều đó. Lãnh đạo công ty trong những năm qua đã liên tục đổi mới phương thức quản lý, lãnh đạo để phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế vạch ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời góp phần đưa công ty tiến những bước tiến xa hơn trên con đường hội nhập thị trường. Là một doanh nghiệp thương mại và là nhà phân phối sản phẩm do vậy công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Làm sao để bán được nhiều hàng và lượng hàng tồn kho là thấp nhất, từ đó tăng vòng quay của vốn là vấn đề luôn được lãnh đạo công ty xem xét và nghiên cứu. Bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu giúp giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát từng loại hàng hóa bán ra, hạn chế tới mức thấp nhất sự thất thoát hàng hóa, tính toán đúng đắn các khoản chi phí phát sinh từ đó cung cấp những thông tin trung thực, đầy đủ về tình hình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp. 3.1.1 Những ưu điểm Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá hợp lý, chặt chẽ và đáp ứng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Sở dĩ bộ máy kế toán có thể làm tốt như vậy là do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Công tác kế toán được phân công phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, phát huy thế mạnh của mỗi nhân viên làm cho công việc đạt hiệu quả tốt. Đội ngũ nhân viên kế toán năng động, nhiệt tình, trình độ đồng đều. Phòng kế toán đã quản lý tốt tiền hàng, bảo toàn vốn của Công ty, đáp ứng thời nhu cầu về vốn của các phòng nghiệp vụ. Công ty có được đội ngũ nhân viên kế toán năng động và nhiệt tình với công việc, luôn có trách nhiệm với công việc được giao. Doanh nghiệp cũng rất quan tâm tới công tác tài chính – kế toán, thường xuyên tập trung củng cố bộ máy phòng kế toán theo hướng nhanh gọn, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu báo cáo thống kê kịp thời, chính xác, đúng quy định của các ngành quản lý chức năng. Sổ kế toán và hình thức ghi sổ phù hợp với Công ty: Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty. Hình thức này lại dễ dàng trong việc sử dụng máy vi tính để hạch toán. Phần mềm kế toán được cài sẵn trong máy tính nên có một số bút toán kế toán không phải ghi hay tính mà máy tính sẽ tính thay, thường những bút toán này là những bút toán kết chuyển. Công ty đã tổ chức vận dụng các thông tin và các quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán, điều đó thể hiện tinh thần chấp hàng tốt các chế độ, chính sách mà Nhà nước ban hành, mặt khác mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty đều được phản ánh theo đúng quy định và chế độ hiện hành Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhìn chung là rõ ràng, đầy đủ, phản ánh được một cách chi tiếp cho từng nhóm hàng. Nhìn chung công tác kế toán bán hàng của Công ty TNHH XNK Phúc Dương được thực hiện đầy đủ, chặt chẽ và hiệu quả, đáp ứng đầu đủ yêu cầu quản lý của lãnh đạo, đảm bảo thực hiện các chi tiêu chính sách của Nhà nước. 3.1.2 Những nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm của mình, công tác hạch toán nói chung và hạch toán tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường. Thứ nhất: Việc phân công và chuyên môn hóa các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng, nhất là lĩnh vực bán hàng, công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng, do vậy kế toán phải phục trách quá nhiều công việc, ảnh hưởng tới sức khỏe và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kì. Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh những thiệt hại do hàng tồn kho gây ra bởi việc ứ đọng vào cuối kì Thứ hai: Đối với doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu của khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt, tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng, và thường để các khoản nợ này để tồn tại quá lâu mặc dù có nhiều khách hàng đã mất khả năng chi trả. Phòng kế toán cần phải quản lý chặt chẽ hơn về số phải thu khách hàng để trách tình trạng để công nợ kéo dài ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh, phòng kế toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng thiếu quỹ như hiện nay. Cần bổ sung thêm tài khoản 139_ Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Thứ ba: Việc phân công các phần hành kế toán trong công ty cho từng nhân viên kế toán còn chưa được rõ ràng do bộ phận kế toán chưa có kế toán bán hàng riêng, do vậy mà kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc và ảnh hưởng tới sức khỏe, năng suất công việc không cao, khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kì. Thứ tư: Nếu chỉ căn cứ vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng và bảng cân đối phải thu khách hàng như hiện nay, Công ty sẽ không thể phân biệt chính xác nợ ngắn hạn và nợ dài hạn để phản ánh các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, do đó kế toán cần chú ý tới các phương pháp lập và trình bày trên các sổ để các số liệu kế toán được rõ ràng, phân biệt được các mọn nợ ngắn hạn và dài hạn. Thứ năm: Công ty không sử dụng tài khoản 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tài khoản 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” là một tài khoản cần thiết phải có đối với một đơn vị kinh doanh thương mại. Việc Công ty không mở tài khoản này sẽ gây lúng túng cho cho Công ty khi có tình huống bất thường xảy ra. Thứ sáu: Hàng tồn kho cuối kỳ là một tất yếu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Không một công ty nào có thể đảm bảo được rằng lượng hàng mua vào sẽ tiêu thụ hết ngay với việc có lãi hay hòa vốn. Vì vậy mà cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lượng hàng tồn kho. Việc dự trữ các mặt hàng này, sẽ khiến doanh nghiệp gặp phần nào rủi ro do các khoản giảm giá hàng hóa trên thị trường. Vì vậy mà để tránh được thiệt hại đó, doanh nghiệp cần phải trích lập dự phòng. Công ty TNHH XNK Phúc Dương đa dạng về các loại sản phẩm, hàng hóa vì thế mà lượng hàng tồn kho mỗi kỳ của công ty cũng không phải là nhỏ. Chính vì thế nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty TNHH XNK Phúc Dương là một điều cần thiết. 3.2 Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH XNK Phúc Dương Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được. Với kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và dựa vào những kiến thức thực tế thu được trong quá trình đi thực tập. em xin đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH XNK Phúc Dương như sau: 3.2.1 Hoàn thiện kế toán dự phóng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá lá sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Như vậy dự phòng giảm giá mới chỉ là việc xác nhận trên phương diện kế toán khoản giá trị của tài sản chứ về thực tế thì chưa xảy ra, bời vì những tài sản này doanh nghiệp vẫn đang nắm giữ, đang chuyển đổi hay nhượng bán. Dự phòng giảm giá được lập cho các loại hàng hóa mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá gốc để ghi sổ kế toán. Những loại hàng hóa này thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cứ chứng minh hàng hóa tồn kho. Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng hóa tồn kho, được căn cứ vào số lượng từng loại hàng tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán (không lấy chi phí tăng giá cả mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của giá cả mặt hàng kia). Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Mức dự phòng Số lượng hàng tồn kho i Mức giảm giá giảm giá cần lập = giảm giá tại thời điểm lập x của hàng tồn cho hàng tồn kho i báo cáo tại chính năm kho i Trong đó: Mức giảm Giá gốc ghi sổ Giá thực tế trên giá của hàng = kế toán của - thị trường của tồn kho i hàng tồn kho i hàng tồn kho i Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu sau: Mẫu bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho Biểu 3.1 Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho STT Mặt hàng Mã Đơn giá hàng tồn Giá thị trường Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên độ tới Số phải trích lập thêm Số được hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng Ngày . tháng . năm 20. Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc 3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng Sử dụng tài khoản 159_ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Công ty nên bổ sung tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào hệ thống tài khoản của mình. TK 159 có kết cấu như sau: TK 159 Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dư có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Cuối niên độ kế toán, phản ánh số dự phòng đã xác định cho các mặt hàng cần lập dự phòng: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chi tiết từng loại) Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất bán các loại hàng tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn hàng tồn kho xuất bán, kế toán phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của những hàng tồn kho này (nếu có) Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã bán Có TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Cuối niên độ kế toán tiếp theo : Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá) Sử dụng tài khoản 1562 “ Chi phí thu mua hàng hóa” Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán riêng chi phí thu mua của hàng hóa mua vào, Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 642 vì nó không phản ánh đúng nội dung tài khoản này. Hơn nữa, Công ty thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng xuất bán và HTK cuối kỳ chi phí này quá lớn. Tài khoản này gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nhập kho như: chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, bốc xếp, chạy thử, bến bãi hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng. Sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng, và thường để các khoản nợ này tồn tại quá lâu mặc dù đã có nhiều khách hàng mất khả năng chi trả. Công ty nên mở thêm tài khoản 139_ dự phòng nợ phải thu khó đòi để phản ánh các khoản phải thu khó đòi. Tài khoản 139 có kết cấu như sau: Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước. Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ. * Dư có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ TK 139 3.2.3 Hoàn thiện về sổ kế toán chi tiết Nếu chỉ căn cứ vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng và Bảng cân đối số phát sinh công nợ như thực trạng hiện nay của Công ty sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ phải thu thành ngắn hạn và dài hạn để phản ảnh vào các chỉ tiêu tương ứng trên Báo cáo tài chính. Để có số liệu lập và trình bày BCTC. Các sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng cần mở thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ khoản công nợ, kế toán căn cứ Hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán từng hóa đơn. Cuối niên độ kế toán, trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số công nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp công nợ niên độ. Số liệu trên bảng này sẽ là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn. Bảng 3.1: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng:..Công ty A Tháng/năm.. Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn thanh toán Thời hạn chiết khẩu PS Nî PS Cã Số Ngày Bảng số 3.2: Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ Ngày 30/12 STT Tên khách hàng Số dư cuối kỳ Thời hạn thanh toán <1 năm Thời hạn thanh toán >1 năm Nợ Có Tổng cộng 3.2.4 Hoàn thiện về sổ kế toán tổng hợp Công ty nên mở thêm Sổ Nhật ký đặc biệt để việc ghi chép được dễ dàng và thuận tiện. Sổ nhật ký bán hàng: là loại sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, thành phẩm, dịch vụ, theo từng nhóm của đơn vị. Sổ nhật ký thu tiền: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho tiền mặt, tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng VN, ngoại tệ) Phương pháp ghi chép của các sổ này cũng tương tự như phương pháp ghi chép sổ Nhật ký chung. Kết cấu sổ được thiết kế theo mẫu của Bộ tài chính quy định. 3.2.5 Một số giải pháp khác: Việc phân công và chuyên môn hóa các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng nhất là lĩnh vực bán hàng công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng do vậy kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc, ảnh hưởng tới sức khỏe và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kỳ. Kế toán trưởng nên có sự phân công trách nhiệm, công việc cho từng kế toán một cách rõ ràng, quy định cụ thể từng phần hành kế toán nào do ai phụ trách đồng thời tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc một cách khoa học, hợp lý. Phòng kế toán và đặc biệt là kế toán trưởng cần bổ nhiệm một kế toán bán hàng riêng và kế toán bán hàng chỉ chịu trách nhiệm về phần hành kế toán bán hàng, không chịu trách nhiệm về phần hàng nào khác. Nếu trong công ty có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày thì nên tổng hợp, hạch toán ngay trong ngày hôm đó, tránh trường hợp công việc bị dồn vào cuối kỳ và thường bị làm đuổi. Phòng kế toán cần phải quản lý chặt chẽ hơn về số phải thu khách hàng tránh tình trạng để công nợ kéo dài ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh , phòng kế toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng lúng túng khi vấn đề này xảy ra. Cần đề xuất với ban giám đốc trong việc trích lập các quỹ tránh tình trạng thiếu các quỹ như hiện nay, vì thiết nghĩ việc lập các quỹ này là cần thiết vì nếu như công ty muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì quỹ đầu tư phát triển sẽ là một quỹ không thể thiếu vì nếu không có quỹ này công ty sẽ không thể có một nguồn vốn lớn cho nhu cầu trong tương lai của mình, còn với quỹ trợ cấp mất việc làm cũng là hết sức cần thiết vì muốn nâng cao chất lượng làm việc thì cải tổ trong nhân sự là điều không thể tránh khỏi. Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được. KẾT LUẬN Đất nước ta đang ngày một đi lên và nền kinh tế ngày càng phát triển hơn. Nó mở ra những thách thức và thời cơ mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết nắm bắt kịp thời mà đề ra những kế hoạch, mục tiêu cụ thể để kinh doanh có hiệu quả. Chính vì vậy mà công tác quản lý được coi là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Công ty TNHH XNK Phúc Dương cũng như các công ty khác: nâng cao chất lượng quản lý, bộ máy kế toán hoàn thiện hơn nữa đây cũng là mục tiêu hàng đầu và lâu dài của công ty. Qua những nhìn nhận ban đầu có thể thấy Công ty TNHH XNK Phúc Dương đang hoạt động có hiệu quả và ngày càng lớn mạnh về mọi mặt. Có được thành tích như ngày hôm nay là sự phấn đấu không mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, nhờ sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo và phần đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán công ty đã phát huy vai trò của mình trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Hy vọng rằng dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc, sự đoàn kết phấn đấu của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công ty TNHH XNK Phúc Dương sẽ ngày càng lớn mạnh, khẳng định vị trí của mình trên thương trường và chiếm được lòng tin của khách hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty, em đã được tiếp xúc thực tế với công tác kế toán hạch toán của công ty. Qua đây em có điều kiện hiểu thêm, hiểu sâu hơn về những kiến thức đã học, tìm hiểu việc vận dụng vào thực tiễn như thế nào, em được hiểu sâu sắc về bản chất một số nghiệp vụ đặc biệt là kế toán chi phí, thu nhập và kết quả kinh doanh. Cùng với cung cách làm việc năng động, tự chủ, xử lý linh hoạt các tình huống của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán đã giúp em học hỏi rất nhiều, tự tin hơn với những kiến thức đã được tích luỹ trong quá trình học tập, được áp dụng vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh. Song, do trình độ nhận thức của bảo thân và thời gian thực tập có hạn, hơn thế nữa đây là bước đầu nghiên cứu thực tế nên bản chuyên đề thực tập này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các cán bộ kế toán trong công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo: Ths. Phạm Thanh Thủycùng cán bộ kế toán Công ty TNHH XNK Phúc Dương đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này . Hà Nội, ngày 20. Tháng 04.năm 2015 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Linh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính. 2.Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân 3. Kế toán thương mại và dịch vụ, Nhà xuất bản Tài chính 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp, ( 2012 ), Quyển II – Báo cáo tài chính và chứng từ sổ kế toán, Nhà xuất bản Tài chính. Chế độ kế toán Doanh nghiệp, ( 2012 ), Quyển I – Hệ thống tài khoản kế toán, Nhà xuất bản kế toán. Website diễn đàn dân kế toán : danketoan.com Website: ketoan.com Tài liệu công ty TNHH XNK Phúc Dương Tài liệu hướng dẫn thực tập trường cao đẳng kinh tế công nghiệp Hà Nội