Đề tài Kế toán tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Nguyễn Huy

iều ngân hàng để tiện cho việc thanh toán với khách hàng và dễ kiểm tra, theo dõi. Chứng từ ghi sổ : dùng để hạch toán định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi chuyển cho kế toán trưởng ký xét duyệt là căn cứ để lập sổ cái. Sổ cái : công ty dùng để hạch toán là sổ cái ít cột dùng để tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh, dùng để đối chiếu với sổ chi tiết TGNH. 3.1.2.3. Tài khoản sử dụng. Cũng giống như tiền mặt tại quỹ vì không có hạch toán ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý nên công ty chỉ sử dụng TK 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng Việt nam đồng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngoài ra công ty mở tài khoản cấp con như 112101, 11202…. để theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng. Ví dụ như 112101 tiền gửi Việt nam đồng tại ngân hàng Sacombank chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh. 3.1.2.4. Hạch toán tổng hợp Sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản trong công ty : 111 112 111 Gửi tiền mặt vào Rút tiền gửi về nhập ngân hàng quỹ tiền mặt 511,512,515, 15*,21*... Doanh thu, thu nhập Chi TGNH mua vật Khác bằng TGNH tư hàng hóa, TSCĐ… 131 6** Thu hồi các khoản nợ, Chi TGNH bằng TGNH để trả chi phí 311 311,331,338... Vay tiền ngân hàng Chi TGNH để trả nợ 3388 1388 Chênh lệch thừa TGNH Chênh lệch thiếu TGNH Chưa rõ nguyên nhân chưa rõ nguyên nhân Một số nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng trong tháng 11/2010 Minh họa 1 : Thu tiền gửi ngân hàng do khách hàng trả nợ Ngày 19/11/2010 kế toán thanh toán viết ủy nhiệm thu gởi ngân hàng Sacombank Tp. Hồ Chí Minh thu hộ tiền bán cà phê của công ty TNHH Trường Thịnh ở Bình Thạnh theo hóa đơn 0798341 vào tháng trước số tiền là 23.500.000 đồng ( VAT 10%). Ngân hàng sau khi nhận được tiền viết giấy báo có và gởi cùng ủy nhiệm thu cho kế toán thanh toán. Sau khi nhận được giấy báo Có cùng Ủy nhiệm thu từ ngân hàng chuyển về, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy. Chứng từ minh họa : SACOMBANK Mẫu số : MB TTCTNĐ/UNC Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín Số ban hành: 1483/2008/QĐ-NQTT ỦY NHIỆM THU Ngày 19 tháng 11 năm 2010 Tên đơn vị mua hàng: Cty TNHH Trường Thịnh Số GD(RefNo) Tài khoản số( Account No) 02894711190 Mã GDV(Teller ID) Tại Sacombank-Chi nhánh/PGD(At sacombank-Branch) : Ninh Hòa- Khánh Hòa Cá nhân/Đơn vị thụ hưởng(Beneficiary) : Cty cổ TNHH TM&DV Nguyễn Huy Tài khoản số(Account No) : 050003629004 Tại Sacombank-Chi nhánh/PGD(At sacombank-Branch):Q.Bình Thạnh TP HCM Địa chỉ/Điện thoại(Address/Tel): 49Đường D5 Q.Bình Thạnh TP HCM Hợp đồng số(hay đơn đặt hàng) 00276 Ngày…..tháng 10 .năm 2010 Số lượng các loại chứng từ kèm theo 1 Số tiền chuyển( viết bằng chữ ): hai mươi ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. bằng số : 23.500.000 VNĐ Số ngày chậm trả………………….. Số tiền phạt chậm trả ( bằng chữ )………………. Bằng số…………………….. Tổng số tiền chuyển( bằng chữ)………………bằng số……… ĐƠN VỊ BÁN ( Ký tên, đóng dấu ) Phần do NH ghi ( Bank use only) Tài khoản nợ ( Debit account) Tài khoản có ( Credit account) Sacombank Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín GIẤY BÁO CÓ Số chứng từ : TT 092860079/QNI Ngày 19 tháng 11 năm 2008 09:52:23 User in : nhahtt Ngày giờ in : 20/11/2008 14:19:27 Đơn vị hưởng : CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY Địa chỉ : 49Đường D5 Q.Bình Thạnh TP HCM Số tài khoản : 050003629004 Nơi nhận : Sacombank Số tiền : 23.500.000 VNĐ Hai mươi ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Nội dung : Cty TNHH Trường Thịnh chuyển khoản công ty cà phê Mê Trang CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY SACOMBANK- CN KH Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Minh họa 2 : Rút tiền mặt gửi ngân hàng Ngày 23/11/2010 xuất 100.000.000 đồng gửi vào ngân hàng Vietcombank chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh. Căn cứ vào giấy nộp tiền đã được Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, thủ quỹ lên ngân hàng nộp tiền sau đó nhận lại giấy nộp tiền và giấy báo Có đưa kế toán thanh toán hạch toán. VIETCOMBANK GIẤY NỘP TIỀN-DEPOSIT SLIP Tiền mặt(cash) Ngày ( Date):23/11/2008 NFTT(time Bk note) TÀI KHOẢN GHI CÓ ( Credit account): SỐ TIỀN(with amount) Số TK : 003652980029 Bằng số(in figures): 100.000.000 đồng Tên TK(A/C Name): Cty TNHH Nguyễn Huy Bằng chữ(in word) : một trăm triệu đồng chẵn Địa chỉ(Address):49 đường D5 Q.Bình Thạnh Tp HCM Ngân hàng(with bank): vietcombank KH Người nộp tiền ( depositor) Họ & tên ( full name) : Nguyễn Thị Thu Hằng Địa chỉ( Address) : Cty TNHH Nguyễn Huy NỘI DUNG NỘP ( Details) Nộp tiền vào tài khoản Ký tên( signature) DÀNH CHO NGÂN HÀNG ( for bank’s use only ) MÃ VAT Thanh toán viên Kiểm soát Thủ quỹ Giám đốc Minh họa 3: Thu tiền bán hàng chuyển khoản qua ngân hàng. Ngày 29/11/2010 bán 1 máy hủy tài liệu trị giá 22.550.000 đồng ( bao gồm VAT 10%) theo hóa đơn số 01276211 được khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng Sacombank trả tiền ngay trong ngày. Sau khi nhận được giấy báo Có kế toán tiến hành nhập liệu để hạch toán. Một số nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng trong tháng 11/2010 Minh họa 1: Chi tiền gửi ngân hàng do trả nợ người bán Ngày 16/11/2010 công ty chi tiền thanh toán tiền hàng cho công ty Thái Hòa số tiền 12.000.000 đồng chuyển khoản qua ngân hàng Sacombank theo hóa đơn số 095214. Nhận được giấy báo thanh toán từ nhà cung cấp, kế toán thanh toán viết ủy nhiệm chi gởi ngân hàng nhờ chi trả tiền cho nhà cung cấp. Sau đó căn cứ vào ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ kế toán tiến hành nhập liệu. SACOMBANK Mẫu số : MB TTCTNĐ/UNC Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín Số ban hành: 1483/2008/QĐ-NQTT ỦY NHIỆM CHI Payment order Cá nhân/Đơn vị chuyển tiền(Remitter): Công ty TNHH Nguyễn Huy Số GD(RefNo) Tài khoản số( Account No) 050003629004 Mã GDV(Teller ID) Tại Sacombank-Chi nhánh/PGD(At Sacombank-Branch) : Q.Bình Thạnh Cá nhân/Đơn vị thụ hưởng(Beneficiary) : CT TNHH Thái Hòa Tài khoản số(Account No) : 102010000781882 Số CMND/Hộ chiếu: ngày cấp nơi cấp (ID/PP No) (Date) (Place) Địa chỉ/Điện thoại(Address/Tel) : Đà Nẵng Tại ngân hàng(Benerficiary Bank): Công Thương-Q.Sơn Trà-Đà Nẵng Số tiền viết bằng chữ : Mười hai triệu đồng Số tiền bằng số : 12.000.000 VNĐ Nội dung thanh toán: trả tiền hàng tại Đà Nẵng Cá nhân/Đv chuyển tiền(Remitter) Sacombank Ngân hàng B(benerficiary Bank) Ngày lập(Issue date) Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trả đvị Kế toán Trả đvị Chứng từ minh họa : Sacombank Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín GIẤY BÁO NỢ Số chứng từ : TT 092860079/QNI Ngày 16 tháng 11 năm 2010 09:52:23 User in : nkmk Ngày giờ in : 16/11/2010 10:19:27 Đơn vị hưởng : CT TNHH Thái Hòa Địa chỉ : Đà Nẵng Số tài khoản : 102010000781882 Nơi nhận : Ngân hàng Công thương-Q.Sơn Trà- Đà Nẵng Số tiền : 12.000.000 VNĐ Mười hai triệu đồng chẵn Nội dung : Trả tiền hàng tại Đà Nẵng CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY SACOMBANK- CN KH Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Minh họa 2 : Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt. Ngày 10/11/2010 rút 10.000.000 đồng tại tài khoản ngân hàng Vietcombank Tp. Hồ Chí Minh nhập quỹ tiền mặt. Kế toán viết séc rút tiền đưa Giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt đưa thủ quỹ lên ngân hàng rút tiền. Sau khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán nhập liệu hạch toán. NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM AE837565 VIETCOMBANK SEC Cheque Yêu cầu trả cho : Cty TNHH Nguyễn Huy Pay to order of Ngày ký phát( date of drawing) Số tiền ( bằng chữ ): mười triệu đồng 10/11/2008 Amout (in words) Nội dung thanh toán : Rút tiền mặt Details of payment Người ký phát : Cty TNHH Nguyễn Huy Drawer Tài khoản : 003652980029 kế toán trưởng người ký phát phần khách hàng chuyển nhượng phần ngân hàng chuyển nhượng phần khách hàng lĩnh tiền mặt Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán viên Kiểm soát viên chi trả vào TK số tiền(bằng số): 10.000.000 BẢO CHI Ngày Ký đóng dấu Minh họa 3 : Chi trả cho chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp Ngày 1/11/2010 chuyển khoản TGNH Sacombank trả chi phí tuyển dụng theo hóa đơn số 002674 số tiền 2.200.000 đồng ( VAT 10%), và trả chi phí quảng cáo bán hàng theo hóa đơn số 0128756 số tiền 1.980.000 ( VAT 10%) cho đài truyền hình Tp. Hồ Chí Minh. Sau khi nhận Ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu hạch toán giảm TGNH 4.180.000 đồng. Minh họa 4 : Chi trả lãi vay Ngày 28/11/2010 đến thời hạn thanh toán lãi tháng 11, ngân hàng Sacombank gởi giấy báo Nợ về công ty, căn cứ giấy báo Nợ kế toán nhập liệu hạch toán số tiền 7.505.400 đồng. Từ cơ sở dữ liệu kế toán hạch toán vào chứng từ ghi sổ như sau: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng 11 năm 2010 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 …. Ngày 1/11/2010 chuyển khoản 6428 1121 2.000.000 TGNH Sacombank trả chi phí tuyển dụng theo hóa đơn 002674 VAT 1331 1121 200.000 ….. Ngày 10/11 rút TGNH vietcom bank 1111 1121 10.000.000 nhập quỹ tiền mặt ….. Ngày 19/11/2010 trả nợ tiền mua máy 331 1121 23.500.000 Cumin theo hóa đơn 0798341 …………. ……. Cuối tháng kế toán thanh toán khóa sổ cho in sổ chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 112101 NH SACOMBANK CHI NHÁNH TP. Hồ CHÍ MINH Từ ngày 1/11/2010 Đến ngày 30/11/2010 Dư đầu kỳ 17.900.500 Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có .. 16/11/2010 ….. 18/11/2010 19/11/2010 .. 22/11/2010 22/11/2010 …. 25/11/2010 28/11/2010 …. SA101 SA110 SA111 SA120 SA121 SA127 SA138 Trả nợ người bán theo hóa đơn 095214 Nộp tiền vào tài khoản Thu nợ khách hàng theo hóa đơn 0798341 Rút TGNH nhập quỹ TM Vay ngắn hạn Trả lãi vay theo KU44 của HD005/HDHM-NH Lãi tiền gởi tháng 10/2010 Tổng phát sinh Dư cuối kỳ 331 1111 331 1111 311 635 515 20.000.000 23.500.000 40.000.000 174.484 140.934.545 56.593.160 12.000.000 10.000.000 6.526.698 102.250.885 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp kiểm tra điều chỉnh cho in sổ cái tài khoản 1121 như sau : Công ty TNHH TM&DV Nguyễn Huy Mẫu số S03D-DN 49 Đường D5 Q.Bình Thạnh Tp HCM Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản : 1121-Tiền gửi Ngân hàng VNĐ Từ ngày 01/11/2010 Đến ngày 30/11/2010 Dư đầu kỳ : 49.554.040đ Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh tháng Số Ngày tháng Nợ Có 1 01/11/2010 Thu tiền bán hàng 131 2.520.000 1 01/11/2010 Thu tiền bán hàng 131 3.900.000 2 01/11/2010 Chí phí tuyển dụng 6428 2.000.000 2 01/11/2010 Chi phí quảng cáo bán hàng 6418 1.800.000 2 01/11/2010 VAT 1331 380.000 3 02/11/2010 Trả tiền điện T10/2008 331 16.500.000 4 02/11/2010 Trả tiền mua vật liệu 331 23.000.000 . . . 23 28/11/2010 Trả lãi tiền vay 635 1.238.600 23 28/11/2010 Trả lãi tiền vay 635 641.667 … Tổng cộng 248.000.000 221.705.400 Dư cuối kỳ 75.848.640 3.1.3. Kế toán tiền đang chuyển. 3.1.3.1. Khái niệm. Thực tế nghiệp vụ tiền đang chuyển trong công ty rất ít, chủ yếu là gởi tiền mặt vào ngân hàng, vay ngắn hạn nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả nợ nhà cung cấp nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ. 3.1.3.2. Chứng từ sử dụng. Chứng từ được công ty sử dụng như phiếu chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền, giấy báo Nợ, báo Có để hạch toán tiền đang chuyển, chứng từ ghi sổ cùng sổ cái TK 113 được in ra vào cuối kỳ báo cáo. Trình tự luân chuyển chứng từ : Kế toán thanh toán lập các chứng từ gốc như phiếu chi, giấy nộp tiền, séc đưa Giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt sau đó đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán nhưng đến cuối tháng ghi sổ vẫn chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán thanh toán hạch toán vào tiền đang chuyển. Đến khi nhận được giấy báo của ngân hàng kế toán nhập liệu hạch toán tăng hoặc giảm tiền đang chuyển đối ứng tăng hoặc giảm TGNH. Từ chứng từ gốc và cơ sở dữ liệu tạo được từ phần mềm ghi vào chứng từ ghi sổ. Cuối tháng tiến hành in sổ chi tiết và sổ cái tiền đang chuyển. Sơ đồ luân chuyển chứng từ : Chứng từ gốc Xét duyệt Chứng từ gốc đã ký Kiểm tra,thực hiện Chứng từ gốc đã ký Ngân hàng Kiểm tra,thực hiện N Nhập liệu Chứng từ gốc đã ký Giấy báo 1 1 Chứng từ ghi sổ Sổ cái BCTC Kết thúc KT thanh toán GĐ & KTT Thủ quỹ KT tổng hợp Sổ chi tiết : được in ra từ phần mềm kế toán ghi chép cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực chất không cần thiết vì tương tự như sổ cái nhưng phù hợp với yêu cầu của phần mềm đối với một số tài khoản cần theo dõi chi tiết, cũng là dễ kiểm tra đối chiếu với sổ cái và chứng từ ghi sổ. Sổ cái : được kế toán tổng hợp in ra từ cơ sở dữ liệu trên căn cứ trên chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ : dùng để hạch toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh được kế toán bộ phận lập ra từ chứng từ gốc sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi sổ cái. 3.1.3.3. Tài khoản sử dụng. Công ty sử dụng TK 1131- tiền đang chuyển Việt Nam đồng để hạch toán tiền đang chuyển theo quy định của chuẩn mực kế toán. 3.1.3.4. Hạch toán tổng hợp. Sơ đồ tài khoản tổng hợp. 111 113 112 Chi tiền mặt gửi vào ngân hàng Khi nhận được giấy báo nhưng chưa nhận được giấy Có của ngân hàng về khoản báo Có tiền đang chuyển 112 331 Trả nợ người bán nhưng chưa nhận Khi nhận được giấy báo Nợ được giấy báo Nợ của ngân hàng Minh họa 1: Chi tiền mặt gởi vào ngân hàng chưa nhận được giấy báo Có. Ngày 29/12/2010 phiếu chi số 0164 đã xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng Vietcombank Q.Bình Thạnh Tp. Hồ Chí Minh số tiền 30.000.000đ theo phiếu nộp tiền số 13902. Đến 1/1/2011 nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Kế toán hạch toán như sau : ngày 29/12/2010 đã nộp tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Có vì vậy đến ngày cuối tháng 30/12/2010 kế toán căn cứ phiếu chi, giấy nộp tiền để phản ánh khoản tiền còn đang chuyển vào TK 113 để phản ánh đúng tình hình tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Đến ngày 1/1/2011 nhận được giấy báo Có kế toán hạch toán tăng TGNH, giảm tiền đang chuyển. Chứng từ minh họa : Công ty TNHH TM&DV Nguyễn Huy Mẫu số 02 49Đường D5 Q.Bình Thạnh Tp. HCM Ban hành theo QĐ số 15/2006/BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Quyển số 2 Ngày 29 tháng 12 năm 2010 Số CT : 0164 Họ tên người nhận : Nguyễn Thị Thu Hằng Địa chỉ : Cty TNHH Nguyễn Huy Lý do chi : Gởi tiền vào ngân hàng Vietcom bank Số tiền : 30.000.000 VNĐ Số tiền viết bằng chữ : ba mươi triệu đồng chẵn Kèm theo………chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền… Ngày 29 Tháng 12 Năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (Ký,đóng dấu,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) VIETCOMBANK GIẤY NỘP TIỀN-DEPOSIT SLIP Tiền mặt(cash) Ngày ( Date):23/11/2010 NFTT(time Bk note) TÀI KHOẢN GHI CÓ ( Credit account): SỐ TIỀN(with amount) Số TK : 003652980029 Bằng số(in figures): 30.000.000 đồng Tên TK(A/C Name): Cty TNHH Nguyễn Huy Bằng chữ(in word) : ba mươi triệu đồng chẵn Địa chỉ(Address):49 Đường D5 Q. Bình Thạnh TP HCM Ngân hàng(with bank): vietcombank KH Người nộp tiền ( depositor) Họ & tên ( full name) : Nguyễn Thị Thu Hằng Địa chỉ( Address) : Cty TNHH Nguyễn Huy NỘI DUNG NỘP ( Details) Nộp tiền vào tài khoản Ký tên( signature) DÀNH CHO NGÂN HÀNG ( for bank’s use only ) MÃ VAT Thanh toán viên Kiểm soát Thủ quỹ Giám đốc Vietcom bank Ngân hàng ngoại thương Việt Nam GIẤY BÁO CÓ Số chứng từ : TT 092865679/QNI Ngày 1 tháng 1 năm 2010 14:52:23 User in : nhahtt Ngày giờ in : 1/1/2009 15:19:27 Đơn vị hưởng : CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY Địa chỉ : 49 Đường D5 Q.Bình Thạnh TP HCM Số tài khoản : 003652980029 Nơi nhận : Vietcombank Q.Bình Thạnh TP HCM Số tiền : 30.000.000 VNĐ Ba mươi triệu đồng chẵn Nội dung : Cty TNHH Trường Thịnh chuyển khoản công ty TNHH Nguyễn Huy CÔNG TY TNHH NGUYỄN HUY VIETCOMBANK- CN KH Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Minh họa 2 : Chuyển khoản trả nợ người bán chưa nhận được giấy báo Nợ Ngày 27/12/2010 viết séc yêu cầu ngân hàng Vietcombank Tp. Hồ Chí Minh trả nợ nhà cung cấp số tiền 41.800.000đ theo hóa đơn 023198 tiền mua máy chế biến cà phê. Đến 2/1/2011 mới nhận được giấy báo Nợ. Tương tự như trên kế toán hạch toán như sau : ngày 30/122010 căn cứ vào séc chuyển tiền kế toán hạch toán vào tiền đang chuyển 113. Đến 2/1 nhận được giấy báo Nợ hạch toán giảm tiền đang chuyển, giảm khoản nợ người bán. NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM AE837565 VIETCOMBANK SEC Cheque Yêu cầu trả cho : Cty điện máy Phú Hòa Pay to order of Ngày ký phát( date of drawing) Số tiền ( bằng chữ ): bốn mươi mốt triệu tám trăm ngàn đồng chẵn 27/12/2008 Amout (in words) Nội dung thanh toán : trả tiền mua máy Details of payment Người ký phát : Cty TNHH Nguyễn Huy Drawer Tài khoản : 003652980029 kế toán trưởng người ký phát phần khách hàng chuyển nhượng phần ngân hàng chuyển nhượng phần khách hàng lĩnh tiền mặt Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán viên Kiểm soát viên Chi trả vào TK Số tiền(bằng số): 41.800.000 BẢO CHI Ngày Ký,đóng dấu : Vietcombank Ngân hàng ngoại thương Việt Nam GIẤY BÁO NỢ Số chứng từ : TT 092860079/QNI Ngày 2 tháng 1 năm 2009 08:30:23 User in : nkmk Ngày giờ in : 2/1/2009 19:19:27 Đơn vị hưởng : CT điện máy Phú Hòa Địa chỉ : Nha Trang Số tài khoản : 10201087617818362 Nơi nhận : Ngân hàng Vietcombank TP HCM Số tiền : 41.800.000 VNĐ Bốn mươi mốt triệu tám trăm ngàn đồng chẵn đồng chẵn Nội dung : Trả tiền mua máy CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY VIETCOMBANK- CN KH Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng năm 2010 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Ngày 1/1/2010 nhận giấy báo Có 112101 1131 20.000.000 NH Sacombank số tiền gửi tháng trước số tiền 20.000.000đ ................... Ngày 27/12/2010 chi tiền NHVietcombank 1131 112102 41.800.000 trả nợ ngườibán theo hóa đơn 023867 chưa nhận được giấy báo Nợ Ngày 29/12/2010 gửi tiền vào NH 1131 1111 30.000.000 Vietcombank theo PC-0164 chưa nhận được giấy báo Có. …………… SỔ CÁI TK 1131 năm 2010 Dư đầu kỳ : 12.300.000 Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh tháng Số Ngày tháng Nợ Có …. 27/12/2010 Trả nợ người bán theo hóa đơn 112 41.800.000 023867 chưa nhận giấy báo Nợ ….. 29/12/2010 Gửi tiền vào ngân hàng chưa 111 30.000.000 Nhận được giấy báo Có … ………… Tổng cộng 78.200.500 63.955.000 Dư cuối kỳ 26.545.500 3.2. Thực tiễn công tác kế toán các khoản phải thu tại công ty. 3.2.1. Phải thu của khách hàng. 3.2.1.1. Khái niệm. Loại hình của công ty là thương mại nên khách hàng có đối tượng gồm khách hàng mua sỉ và khách hàng mua lẻ trong cả nước. Khách hàng mua lẻ thường với số lượng ít, không thường xuyên và thanh toán liền nên đối tượng theo dõi phải thu của công ty chủ yếu là khách hàng mua sỉ với số lượng tương đối nhiều và mua thường xuyên. 3.2.1.2. Chứng từ sử dụng. Chứng từ sử dụng là hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo Có. Và các loại sổ như sổ chi tiết, sổ cái, chứng từ ghi sổ. Trình tự luân chuyển chứng từ : Kế toán sau khi nhận được liên 3 hóa đơn GTGT do phòng kinh doanh lập và chuyển tới hoặc căn cứ với các chứng từ gốc khác như phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng tiến hành nhập liệu lưu vào cơ sở dữ liệu sau đó cập nhật vào sổ chi tiết theo dõi tình hình phải thu theo từng khách hàng, từ các chứng từ gốc hạch toán vào chứng từ ghi sổ làm căn cứ lập sổ cái. Sơ đồ luân chuyển chứng từ : Kế toán thanh toán KT tổng hợp Chứng từ gốc Nhập liệu Phần mềm kế toán CSDL 1 Sổ chi tiết 1 Chứng từ ghi sổ Sổ cái BCTC Kết thúc Sổ chi tiết : theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để đối chiếu với sổ cái tài khoản. Sổ cái : dùng để tổng hợp tất cả các ngiệp vụ phát sinh của nhiều khách hàng khác nhau, đối chiếu với sổ chi tiết và chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ : dùng để định khoản các nghiệp vụ phát sinh là căn cứ lập sổ cái. 3.2.1.3. Tài khoản sử dụng. Công ty mở tài khoản 131- phải thu của khách hàng để theo dõi, đồng thời mở TK cấp con như 13101, 13102…. để theo dõi chi tiết theo từng khách hàng mua chịu. 3.2.1.4. Hạch toán tổng hợp. 511 131 635 Doanh thu bán hàng chiết khấu thanh toán 33311 cho khách hàng Thuế GTGT(nếu có) 521,531,532 Chiết khấu thương mại giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại 33311 Thuế GTGT (nếu có) 111,112 Khách hàng thanh toán tiền hoặc ứng trước Minh họa 1 : Bán hàng trả chậm có chiết khấu thanh toán Theo hóa đơn GTGT số 0036607 ngày 21/1/12/2010 bán chịu cho khách hàng Nguyễn Thành Trung –Q.Thủ Đức có giá chưa thuế trên hóa đơn 21.477.300đ, thuế suất GTGT 10% theo phương thức trả chậm. Điều kiện thanh toán 1/5, n/30 ( thanh toán trong vòng 5 ngày đầu được hưởng chiết khấu thanh toán 1%, thời hạn nợ là 30 ngày ). Khi bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm, ghi chứng từ ghi sổ hạch toán khoản phải thu khách hàng số tiền 23.625.000đ ( bao gồm cả thuế GTGT ) theo dõi chi tiết theo khách hàng Thành Trung. HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HU /2008N Liên 2 : Giao khách hàng 0036607 Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng : ………………………………………………………………………… Địa chỉ : …………………………………………………………………………………... Số tài khoản :………………………………………………………………………………. Điện thoại : ………………………………………...MS : Họ tên người mua hàng : DNTN Thành Trung Địa chỉ : Võ Văn Ngân – Q. Thủ Đức Số tài khoản : …………………………………………………………………… Hình thức thanh toán :……. TM…………………MS : STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvị số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy phát điện KAMA cái 30 188.182 5.645.460 3 Máy phát điện CUMI cái 30 178.182 5.345.460 4 Máy phát điện HS26 cái 20 165.455 3.309.100 5 Máy in Lazer HP2090 cái 20 151.818 3.036.360 6 Máy hủy tài liệu MZ cái 10 90.909 909.090 7 Máy đếm tiền KM cái 20 70.909 1.418.180 8 Máy chấm công CN cái 30 65.455 1.813.650 Cộng tiền hàng : 21.477.300 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.147.730 Tổng cộng tiền thanh toán 23.625.000 Số tiền viết bằng chữ : hai mươi ba triệu sáu trăm hai mươi lăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) CTY TNHH TM&DV NGUYỀN HUY 49 Đường D5 – Q.Bình Thạnh ĐT : (083) 3831525 MST : 0101306731-003 4 2 0 1 1 9 2 0 4 1 Ngày 23/12/2010 công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng về khoản tiền khách hàng Thành Trung thanh toán đủ tiền hàng sau khi trừ chiết khấu thanh toán được hưởng. Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua làm giảm đi khoản phải thu khách hàng số tiền là 236.250đ, kế toán ghi tăng vào TK 635- Chi phí hoạt động tài chính. Sacombank Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín GIẤY BÁO CÓ Số chứng từ : TT 082867900/QNI Ngày 23 tháng 12 năm 2010 07:52:23 User in : nhahtt Ngày giờ in : 23/12/2008 8:19:27 Đơn vị hưởng : CÔNG TY TNHH NGUYỄN HUY Địa chỉ : 49 Đường D5 Q.Bình Thạnh Tp. HCM Số tài khoản : 050003629004 Nơi nhận : Sacombank Số tiền : 23.388.750 VNĐ Hai mươi ba triệu ba trăm tám mươi tám ngàn bảy trăm năm mươi đồng chẵn Nội dung : Cty TNHH Thành Trung trả tiền hàng công ty Nguyễn Huy CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY SACOMBANK- CN KH Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Minh họa 2 : Người mua trả tiền trước. Theo hợp đồng bán hàng đã ký, ngày 15/12/2010 khách hàng Thành Trung ứng trước 10.000.000đ tiền mua hàng, kế toán lập phiếu thu số 00125 số tiền 10.000.000đ tăng tiền mặt và ghi giảm khoản phải thu khách hàng. Công ty TNHH TM&DV Nguyễn Huy Mẫu số 01 49 Đường D5 Q.Bình Thạnh Tp HCM Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC PHIẾU THU Quyển số 3 Số CT 125 Ngày 15 tháng 12 năm 2010 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thành Trung Địa chỉ : Tp Hồ Chí Minh Lý do nộp : khách hàng ứng trước tiền mua hàng Số tiền : 10.000.000 VNĐ Số tiền viết bằng chữ : mười triệu đồng chẵn. Kèm theo : Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền…………………………………………………………………………. Ngày tháng năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký,đóng dấu,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) TK ghi Số tiền 131 10.000.000 Ngày 20/12/2010 xuất hóa đơn số 0036507 giao hàng cho khách hàng Thành Trung giá chưa thuế là 21.600.000đ, thuế GTGT 10%. Kế toán công nợ hạch toán tăng khoản phải thu khách hàng căn cứ theo hóa đơn số tiền 23.760.000đ ( bao gồm cả thuế GTGT ) vào phần mềm. Như vậy khoản chênh lệch 13.760.000đ là khoản tiền còn phải thu của khách hàng tiếp tục theo dõi và tiến hành thu hồi nợ. Minh họa 3 : Khách hàng trả lại hàng kém chất lượng do bảo quản không tốt. Ngày 2/12/2010 xuất bán lô hàng cho Thành Trung theo hóa đơn GTGT số 0036203 giá chưa thuế là 12.392.780, thuế GTGT 10% chưa thu tiền. Kế toán hạch toán tăng khoản phải thu khách hàng số tiền 13.632.000đ. Đến ngày 3/12/2010 khách hàng trả lại 10 bình mực in màu loại CR đơn giá 165.455đ/bình. Kế toán lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại đồng thời hạch toán giảm khoản phải thu khách hàng tương đương số tiền 1.820.005đ ( bao gồm thuế GTGT ). Công ty TNHH Nguyễn Huy Mẫu số : 01-VT 49 Đường D5 Q.Bình Thạnh Tp Hcm Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 3/12/2010 Nợ : 1561 Số: NK-0007 Có : 6321 Tên công ty/bộ phận : DNTH Thành Trung Người giao hàng : Địa chỉ : Căn cứ theo : nhập hàng bán bị trả lại số ngày tháng năm 2010 Nhập tại kho : kho công ty Địa chỉ STT Tên nhãn hiệu quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ghi chú phẩm chất vật tư,dụng cụ theo Thực Quy sản phẩm hàng hóa CT nhập đổi 1 Mực in màu loại CR CR bình 10 10 10 165.455 1.654.550 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) : một triệu sáu trăm năm mươi bốn ngàn năm trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo : 0 Ngày 3 tháng 12 năm 2010 Người lập phiếu người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán định khoản vào chứng từ ghi sổ như sau : CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng 12 năm 2010 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 …. Ngày 2/12 bán hàng theo hóa đơn 0036203 13101 5112 12.392.780 VAT 13101 33311 1.239.278 Ngày 3/12 hàng bán bị trả lại theo HBTL/001 531 13101 1.654.550 VAT 33311 13101 165.455 ……. Ngày 15/12 khách hàng ứng trước tiền 1111 13101 10.000.000 ….. Ngày 23/12 khách hàng trả tiền 1121 13101 23.388.750 chiết khấu thanh toán 635 13101 236.250 …….. Cuối tháng từ dữ liệu tạo được từ phần mềm kế toán công nợ in sổ chi tiết TK 131 theo dõi theo từng khách hàng. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 13101- Nguyễn Thành Trung Từ ngày 1/12/2010 Đến ngày 31/12/2010 Dư đầu kỳ 67.650.700 Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có ….. 2/12/2010 3/12/2010 ….. 15/12/2010 20/12/2010 21/12/2010 23/12/2010 23/12/2010 …….. AL0036203 HBTL/001 PT125 AL0036507 AL0036607 GBC00233 CKBH Hóa đơn bán hàng hóa VAT Hàng bán bị trả lại VAT Khách hàng ứng trước tiền Bán hàng chưa thu tiền VAT Hóa đơn bán hàng hóa Khách hàng thanh toán Chiết khấu bán hàng Tổng phát sinh Dư cuối kỳ 5112 33311 531 33311 1111 5112 33311 5112 33311 1121 635 12.392.780 1.239.278 21.600.000 2.160.000 21.477.300 2.147.700 138.789.000 122.494.700 1.654.550 165.455 10.000.000 23.388.750 236.250 83.945.000 SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản : 131-Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2010 Đến ngày 31/12/2010 Dư đầu kỳ : 149.554.040đ Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh tháng Số Ngày tháng Nợ Có 2/12/2010 Hóa đơn bán hàng hóa 5112 12.392.780 2/12/2010 VAT 33311 1.239.278 3/12/2010 Hàng bán bị trả lại 531 1.654.550 3/12/2010 VAT 33311 165.455 3/12/2010 Hóa đơn bán hàng qua đại lý 5112 82.123.640 3/12/2010 VAT 33311 8.212.364 ……….. 23/12/2010 Khách hàng thanh toán 1121 23.388.750 23/12/2010 Chiết khấu bán hàng 635 236.250 24/12/2010 Hàng bán bị trả lại 531 2.354.200 24/12/2010 VAT 33311 235.420 ……….. Tổng cộng 203.623.000 189.672.000 Dư cuối kỳ 163.505.040 3.2.2. Phải thu khác. 3.2.2.1. Khái niệm. Các khoản phải thu khác ở công ty bao gồm các khoản như tiền, giá trị hàng tồn kho, TSCĐ mất mát hao hụt và các khoản chi hộ cho khách hàng nhà cung cấp. 3.2.2.2. Chứng từ sử dụng. Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản phải thu được sử dụng tại công ty như biên bản kiêm kê quỹ, biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, phiếu thu trong trường hợp thu tiền bồi thường, phiếu chi trong trường hợp chi hộ tiền, giấy báo có. Và các loại sổ như sổ chi tiết, sổ cái và chứng từ ghi sổ. Trình tự luân chuyển chứng từ : Cũng tương tự như kế toán phải thu khách hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như biên bản kiểm kê quỹ, biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có.. tiến hành nhập liệu vào phần mềm tạo cơ sở dữ liệu, định khoản vào chứng từ ghi sổ. Cuối tháng kế toán thanh toán cho in sổ chi tiết TK 138 theo từng TK chi tiết, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu cho in sổ cái TK 138. Sơ đồ luân chuyển chứng từ : Kế toán KT tổng hợp Chứng từ gốc Nhập liệu Phần mềm kế toán CSDL 1 Sổ chi tiết 1 Chứng từ ghi sổ Sổ cái BCTC Kết thúc Sổ chi tiết : ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng khoản mục như tài sản thiếu chờ xử lý 1381, hay theo dõi chi tiết theo các khoản phải thu khác 1388. Cuối tháng kế toán thanh toán in ra làm căn cứ đối chiếu với sổ cái TK 138. Chứng từ ghi sổ : kế toán thanh toán dựa vào các chứng từ gốc định khoản vào chứng từ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp kiểm tra làm căn cư lập sổ cái. Sổ cái : ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ từ cơ sở dữ liệu tạo được từ phần mềm, cuối tháng kế toán tổng hợp đối chiếu với chứng từ ghi sổ cho in ra sổ cái. 3.2.2.3. Tài khoản sử dụng. Công ty sử dụng TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý và TK 1388- Phải thu khác để hạch toán các khoản phải thu khác của công ty theo quy định của Bộ tài chính. 3.2.2.4. Hạch toán tổng hợp. - Kế toán “ Tài sản thiếu chờ xử lý 111,112,15* 1381 111,1388,334… Tiền,giá trị hàng Xử lý tài sản thiếu tồn kho mất mát hao hụt. 211 632 TSCĐ phát hiện thiếu, Gía trị hàng tồn kho mất Chờ xử lý mát,hao hụt sau khi trừ phần 214 thu bồi thường được tính vào giá vốn hàng bán - Kế toán các khoản phải thu khác : 1381 1388 111,112… Xử lý tài sản thiếu Thu hồi bằng tiền bắt bồi thường 111,112 334 Các khoản chi hộ Thu hồi bằng cách trừ vào lương Minh họa 1 : Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân Ngày 25/3/2010 kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thiếu 1.200.000đ chưa rõ nguyên nhân chờ giải quyết. Sau đó ngày 28/3/2010 theo đề nghị của kế toán trưởng được giám đốc xét duyệt trừ vào lương của thủ quỹ 600.000đ, còn lại 600.000 đưa vào chi phí trong kỳ. Căn cứ vào biên bản kiểm kê quỹ ngày 25/3/2010 kế toán hạch toán tăng khoản tài sản thiếu chờ xử lý, giảm tiền mặt tại quỹ. BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ Vào giờ ngày 25/3/2010 STT Diễn giải Số lượng ( tờ ) Số tiền I Số dư theo sổ quỹ 190.800.000 II Sổ kiểm kê thực tế 189.600.000 1 - Loại 2 - Loại . . III Chênh lệch 1.200.000 Lý do: + Thừa : + Thiếu : 1.200.000đ Kết luận sau khi kiểm kê quỹ : thiếu 1.200.000đ chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Ngày 28/3/2010 theo quyết định ban lãnh đạo kế toán hạch toán giảm khoản phải trả người lao động và tăng chi phí khác vào phần mềm kế toán. Minh họa 2 : Kiểm kê hàng tồn kho phát hiện mất mát hao hụt. Ngày 27/3/2010 lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho tháng cuối năm 2009 phát hiện hao hụt 1 máy in Lazer CTZ đơn giá 9000.000đ/cái và 3 máy phát điện Kama đơn giá 50.000.000đ/cái, tổng giá trị hàng tồn kho bị mất là 159000.000đ chưa xác định rõ nguyên nhân. Đến ngày 29/3/2010 quyết định xử lý hàng tồn kho bị mất bằng cách thu hồi bằng tiền thủ kho 130.000.000đ, số còn lại tính vào giá vốn hàng bán. Ngày 30/3/2010 thủ kho đã bồi thường đủ bằng tiền mặt. Ngày 25/3/2010 căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa kế toán nhập liệu hạch toán tăng khoản tài sản thiếu chờ xử lý, giảm hàng tồn kho. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Thời điểm kiểm kê giờ ngày 27 tháng 3 năm 2010 Ban kiểm kê gồm : Ông, bà : Trương Thị Tầm Trưởng ban Ông, bà : Nguyễn Thị Hoa Ủy viên Ông, bà : Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây : ST Tên Mã số ĐV Đơn Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch PC T nhãn hiệu giá quy cách số lượng Thành tiền số lượng Thành tiền Thừa Thiếu vật tư số luọng thành tiền số lượng Thành tiền 1 ……. 2 Máy in CTZ cái 9000 20 180.000 19 172.000 1 9000 3 …….. . . . 4 Mpđ kama cái 50.000 80 4.000.000 77 3.850.000 3 150.000 . . . Ngày 27 tháng 3 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê Ngày 30/3/2010 lập phiếu thu 0145 thu tiền thủ kho số tiền 130.000.000đ, căn cứ vào phiếu thu kế toán hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ, giảm khoản phải thu khác. Công ty TNHH Nguyễn Huy Mẫu số 01 49Đường D5 Q.Bình Thạnh Tp Hcm Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC PHIẾU THU Quyển số 3 Số CT 145 Ngày 30 tháng 3 năm 2010 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ : Q. Bình Thạnh Lý do nộp : Thu tiền bồi thường hàng tồn kho bị mất Số tiền : 130.000.000VNĐ Số tiền viết bằng chữ : một trăm ba mươi triệu đồng chẵn Kèm theo : Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền…………………………………………………………………………. Ngày tháng năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký,đóng dấu,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) TK ghi Số tiền 1381 130.000.000 Minh họa 3 : Chi hộ cho nhà cung cấp khoản chi phí vận chuyển. Ngày 10/3/2010 chi 6.050.000đ ( VAT 10% ) tiền mặt trả chi phí dịch vụ vận chuyển bốc dỡ hộ nhà cung cấp cho lô máy phát điện Cumi của Mỹ mà công ty chưa lắp ráp kịp theo yêu cầu của khách hàng. Đến ngày 15/3/2010 nhận giấy báo có ngân hàng số tiền dịch vụ trên của nhà cung cấp trả. Ngày 10/3/2010 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 017823 cho dịch vụ vận chuyển bốc dỡ kế toán lập phiếu chi PC-95 số tiền 6.050.000đ. Căn cứ vào phiếu chi kế toán thanh toán hạch toán tăng khoản phải thu khác và giảm tiền mặt. Công ty TNHH TM&DV Nguyễn Huy Mẫu số 02 49Đường D5 Q.Bình Thạnh TP HCM Ban hành theo QĐ số 15/2006/BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Quyển số 2 Ngày 10 tháng 3 năm 2010 Số CT : 95 Họ tên người nhận : Huỳnh Văn Minh Địa chỉ : Cảng ICD Phước Long Lý do chi : Chi phí vận chuyển bốc dỡ Số tiền : 6.050.000 VNĐ Số tiền viết bằng chữ : sáu triệu không trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo………chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền… Ngày …. Tháng …. Năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (Ký,đóng dấu,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) TK ghi Số tiền 1388 6.050.000 Đến ngày 15/3/2010 nhận được giấy báo Có về khoản tiền nhà cung cấp đã thanh toán. Kế toán căn cứ hạch toán tăng TGNH, giảm khoản phải thu khác. Sacombank Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín GIẤY BÁO CÓ Số chứng từ : TT 0830900/QNI Ngày 15 tháng 3 năm 2010 09:52:23 User in : nhahtt Ngày giờ in : 15/3/2010 14:19:27 Đơn vị hưởng : CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY Địa chỉ : 49Đường D5 Q.Bình Thạnh TP HCM Số tài khoản : 050003629004 Nơi nhận : Sacombank Số tiền : 6.050.000VNĐ Sáu triệu không trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Nội dung : trả tiền vận chuyển CÔNG TY TNHH TM&DV NGUYỄN HUY SACOMBANK- CN KH Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Từ các chứng từ gốc và cơ sở dữ liệu tạo được kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau : CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng 11 năm 2010 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 …. Ngày 10/3/2010 chi hộ khách hàng 1388 1111 6.050.000 …. Ngày 15/3/2010 thu hồi khoản thu hộ 1121 1388 6.050.000 …….. Ngày 25/3/2010 kiểm kê quỹ tiền mặt phát 1381 1111 1.200.000 hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân Ngày 27/3/2010 kiềm kê vật tư cuối năm2007 1381 156 667.000 phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. Ngày 28/3/2010 xử lý tiền thiếu 334 1381 600.000 811 1381 600.000 Ngày 29/3/2010 xử lý hàng tồn kho thiếu 63202 1381 334.000 1388 1381 333.000 Ngày 30/3/2010 thu tiền thủ kho bồi thường 1111 1381 333.000 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 1381- TÀI SẢN THIẾU CHỜ XỬ LÝ Năm 2010 Dư đầu kỳ 1.867.000 Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có 25/3/2010 27/3/2010 28/3/2010 29/3/2010 …… KK1208 KK1209 DCT9041 DCT9045 Tiền thiếu do quá trình kiểm kê quỹ Hàng tồn kho thiếu do quá trình kiểm kê hàng tồn kho cuối năm 2007 Điều chỉnh xử lý kiểm kê tiền tại quỹ Điều chỉnh xử lý kiểm kê hàng tồn kho 1111 156 334 811 63202 1.200.000 667.000 600.000 600.000 334.000 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Năm 2010 Tên tài khoản : 138- Phải thu khác Từ ngày 01/3/2010 Đến ngày 31/3/2010 Dư đầu kỳ : 900.000 Ngày Chứng từ Diễn giải ` TKĐƯ Số phát sinh tháng Số Ngày tháng Nợ Có …. 10/3/2010 Chi hộ khách hàng 1111 6.050.000 … 15/3/2010 Thu hồi khoản thu hộ 1121 6.050.000 …. 25/3/2010 Kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện 1111 1.200.000 thiếu chưa rõ nguyên nhân 27/3/2010 Kiểm kê vật tư cuối năm 2007 phát 156 667.000 hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân 28/3/2010 Điều chỉnh xử lý kiểm kê tiền tại 334 600.000 quỹ 28/3/2010 Điều chỉnh xử lý kiểm kê tiền tại 811 600.000 quỹ ….. 30/3/2010 Thu tiền thủ kho bồi thường 1111 333.000 Tổng cộng 19.917.000 18.500.000 Dư cuối kỳ 317.000 3.2.3. Dự phòng nợ phải thu khó đòi. 3.2.3.1. Khái niệm. Các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng của công ty là các khoản nợ của khách hàng quá thời hạn thanh toán mà chưa trả được nên công ty lập dự phòng để tránh tổn thất, các khoản nợ với số tiền không lớn, thời gian quá hạn chỉ từ khoảng 3 tháng đến 1 năm nên công ty chỉ trích lập 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu và chưa có trường hợp phải xóa sổ khoản nợ khó đòi do thực sự không đòi được. 3.2.3.2. Chứng từ sử dụng. Chứng từ được sử dụng liên quan đến khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ như hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, và chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản. Trình tự luân chuyển chứng từ : Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tổng hợp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với từng khách hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm tạo cơ sở dữ liệu và hạch toán vào chứng từ ghi sổ. Từ cơ sở dữ liệu cho in sổ chi tiết và sổ cái TK 139. Sổ chi tiết : lập dự phòng theo từng khách hàng đến hạn chưa thanh toán. Chứng từ ghi sổ : dùng để định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là căn cứ lập sổ cái. Sổ cái : tổng hợp các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi của tất cả các đối tượng khách hàng chưa thanh toán đúng hạn được lập dựa trên chứng từ ghi sổ. Sơ đồ luân chuyển chứng từ : Chứng từ gốc KT tổng hợp Kế toán Sổ chi tiết N Chứng từ ghi sổ Nhập liệu 1 CSDL Phần mềm kế toán Sổ cái BCTC 3.2.3.3. Tài khoản sử dụng. Sử dụng TK 139 – dự phòng phải thu khó đòi để trích lập, theo dõi các khoản nợ phải thu chưa thu hồi được. Bên cạnh đó công ty mở tài khoản cấp con để theo dõi chi tiết theo từng khách hàng nợ chưa thanh toán. Ví dụ như 13901- cty TNHH Trần Văn Tâm. 3.2.3.4. Hạch toán tổng hợp. 2b 139 6426 1 2a Chú thích : (1) Cuối năm lập dự phòng nợ phải thu khó đòi : ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và tăng khoản dự phòng. Cuối năm sau có 3 trường hợp : TH1 : Nếu mức dự phòng phải lập năm nay cao hơn năm trước, ghi bút toán (2a) – tiếp tục lập dự phòng theo số chênh lệch phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết. TH2 : Nếu mức dự phòng năm nay thấp hơn năm trước, ghi bút toán (2b)- hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết. TH3 : Nếu mức nợ khó đòi phải lập dự phòng năm nay bằng năm trước, không ghi bút toán nào cả. Minh họa : Số dự phòng nợ phải thu khó đòi của Trần Văn Tâm cuối năm 2009 là 23.990.000đ. Năm 2010 cty TNHH Trần Văn Tâm còn số nợ chưa thanh toán là 48.800.000đ. Đến ngày 31/12/2010 công ty vẫn chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào điều kiện lập dự phòng, kế toán đã lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty với mức trích dự phòng là 30% giá trị khoản nợ. Vậy tổng số tiền cần trích lập dự phòng là 14.640.000đ. Khoảng chênh lệch giữa mức dự phòng năm 2009 và năm 2010 được hoàn nhập ghi giảm chi phí trong kỳ. Tổng dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty trong năm 2009 tại công ty là 123.550.000đ, và cuối năm 2010 là 89.350.000đ. Chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng năm 2010 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Lập dự phòng phải thu khó đòi 6426 13901 14.640.000 Cty TNHH Trần Văn Tâm Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi 13901 6426 9.350.000 Trần Văn Tâm Lập dự phòng phải thu khó đòi Cty Anh 6426 13902 11.700.000 Minh Tiếp tục lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 6426 13902 8.250.000 Cty Anh Minh ….. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 13901-Cty TNHH Trần Văn Tâm Năm 2010 Dư đầu kỳ : 23.990.000đ Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có 31/12/2010 31/12/2010 DC0722 DC1239 Kết chuyển các khoản nợ khó đòi vào dự phòng Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã trích năm 2007 Tổng phát sinh Dư cuối kỳ 6426 6426 9.350.000 9.350.000 14.640.000 14.640.000 5.290.000 Căn cứ chứng từ ghi sổ và cơ sở dữ liệu tạo được lập sổ cái TK 139 SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản : 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Dư đầu kỳ : 123.550.000 Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh tháng Số Ngày tháng Nợ Có 31/12/2010 Kết chuyển các khoản nợ khó đòi 6426 89.350.000 vào dự phòng 31/12/2010 ĐC T07-Dự phòng phải thu khó đòi 6426 12.999.000 Diệu Quang Lương 31/12/2010 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó 6426 21.201.000 đòi đã trích năm 2009 Tổng cộng 21.201.000 102.349.000 Dư cuối kỳ 81.148.000 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ 4.1. Nhận xét, đánh giá, kiến nghị và các đề xuất 4.1.1. Đội ngũ nhân viên. Công ty có đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động, hòa đồng đã khiến cho môi trường làm việc thoái mái. Nhưng công ty cũng cần quan tâm hơn đến đội ngũ nhân viên của mình bằng cách tổ chức những chuyến nghỉ hè hằng năm, nhằm tạo sự vui chơi, giải trí đồng thời kích thích tinh thần làm việc của họ để tạo ra năng suất làm việc cao hơn. Nâng cao tay nghề cho người lao động trong khâu lắp ráp thành phẩm để tiết kiệm chi phí, thời gian bằng cách tổ chức các buổi huấn luyện kĩ năng chuyên môn, tổ chức các cuộc thi nâng bậc, các cuộc thi đua lắp đặt an toàn hiệu quả cho công nhân lao động toàn công ty, có hình thức khen thưởng thích đáng với cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc. Tổ chức các cuộc trao đổi kinh nghiệm trong phạm vi phòng ban, tổ, đội, giữa người lao động có sự góp mặt của các lãnh đạo để có sự giao lưu học tập kinh nghiệm tốt của nhau giữa những người lao động, nhất là lao động thường xuyên với những máy móc yêu cầu độ an toàn cao như máy phát điện. Việc phân công nhiệm vụ từng phần hành kế toán khá rõ ràng. Tuy nhiên đội ngũ nhân viên khá nhiều và đòi hỏi trình độ chuyên môn kế toán cao hơn nên hằng năm cần tổ chức các lớp học nhằm nâng cao nghiệp vụ về kế toán. Việc tuyển nhân viên cần những người nắm vững chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp để có thể đảm đương trách nhiệm trong công việc. Việc tổ chức công tác kiểm soát, kiểm tra nội bộ cũng cần phải được coi trọng, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và hiệu năng quản lý. Trong giai đoạn hiện nay, khi công ty đã trở thành công ty cổ phần thì tính chất cạnh tranh ngày càng cao thì việc cung cấp số liệu nhanh chóng kịp thời là rất quan trọng. Vì vậy, một mặt đào tạo chuyên môn hóa cần đào tạo những phần hành khác để có thể thay thế nhau trong những trường hợp cần thiết. 4.1.2. Công tác kế toán tại công ty. Bộ máy kế toán : công ty tương đối gọn nhẹ, mang lại hiệu quả thiết thực, tuy nhiên kế toán thanh toán đảm nhiệm khá nhiều công việc từ thu chi, thanh toán, công nợ đến kiêm luôn kế toán lương làm công việc áp lực dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn và có thể sẽ gian lận nên công ty nên có sự phân công công việc hợp lý. Công ty sử dụng phần mềm vi tính trong bộ máy kế toán là một bước tiến quan trọng vì nó làm cho công việc của người kế toán trở nên đơn giản và năng suất hơn. Tuy nhiên việc sử dụng vi tính cũng mang lại một số hạn chế cho công ty : việc áp dụng vi tính từ công việc nhập số liệu cho đến xử lý số liệu, lập các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo cuối tháng…do đó việc nhập liệu số liệu ban đầu phải chính xác tỉ mỉ vì bất cứ một sai sót nào cũng dẫn đến sai sót sau này, có thể dẫn đến phản ánh sai lệch tình hình hoạt động của công ty. Nếu bất ngờ có một trục trặc khách quan nào như cúp điện, virut…thì lập tức công việc kế toán của người kế toán phải ngừng lại, bộ máy kế toán trở nên bị động. Để đối phó với nguy cơ này mỗi quý phòng kế toán nên tổ chức in ra và lưu trữ các sổ sách báo cáo, mua thêm thiết bị về đầu lọc để có thể lưu trữ vào đĩa CD và nên cập nhật vào đĩa CD hằng ngày. Để tránh sai sót trong khâu nhập liệu dẫn đến có thể phản ánh sai lệch tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, ngoài việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cho các kế toán viên, còn thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa các kế toán phần hành nhằm giảm bớt sai sót. Sổ sách tại công ty : công ty đang áp dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ cho hình thức kế toán của mình. Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vừa và nhỏ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu sổ dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hóa công tác kế toán. Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách được thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lựa chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh quản lý nên công ty trực tiếp giảm được một phần chi phí và số lượng chứng từ sổ sách lưu trữ ở kho. Tuy nhiên, có nhược điểm là ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm công ty nên hạn chế in ra các sổ chi tiết đối với các tài khoản không theo dõi cấp chi tiết vì thực chất các sổ chi tiết tài khoản không có đối tượng chi tiết để theo dõi tương tự như sổ cái. Hình thức kế toán : công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung thuận tiện cho việc chỉ đạo kiểm tra của kế toán trưởng, ban giám đốc. Vì theo hình thức này tất cả công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ kế toán ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành và lập hệ thống báo cáo của công ty đều thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Các bộ phận trực thuộc chỉ thu thập chứng từ và gửi về phòng kế toán, tại đây các nhân viên phòng kế toán sẽ tiến hành các thao tác để xử lý kịp thời đúng theo quy định của Bộ tài chính. Chứng từ được sử dụng trong công ty : khá đầy đủ các chứng từ cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty. Tuy nhiên, công ty nên sử dụng thêm biên lai thu tiền, lệnh bán hàng để đảm bảo thực hiện tốt quá trình kiểm soát nội bộ. Hệ thống tài khoản : công ty sử dụng là tương đối phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, có mở tài khoản cấp chi tiết cho các đối tượng cần theo dõi chi tiết để dễ theo dõi và đảm bảo tính đầy đủ trung thực. 4.1.3. Ghi chép kế toán. Việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công ty tương đối chặt chẽ và đầy đủ, tuân thủ nghiêm túc theo quy định của Bộ tài chính về cách hạch toán, trình tự chứng từ, sổ sách, lưu trữ. Công ty thường xuyên cập nhật chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các nghiệp vụ phát sinh luôn được cập nhật kịp thời với phần mềm nên số liệu luôn trùng khớp nhau. Tuy nhiên để công việc kế toán được chặt chẽ hơn công ty nên in ra làm 3 liên phiếu thu đối với phần hành kế toán thu tiền mặt thay vì chỉ in làm 2 liên như bây giờ, để 1 liên thủ quỹ lưu giữ đảm bảo cho việc đối chiếu kiểm tra với 1 liên của kế toán để tránh gian lận sai sót. Đối với phần hành chi tiền mặt có thể in ra hơn 2 liên trong trường hợp bên khách hàng người nhận tiền yêu cầu giữ 1 liên. Thủ quỹ nên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ quỹ và sổ chi tiết, nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Đối với tiền gửi ngân hàng khi nhận được chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán nên kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo để nếu có chênh lệch thì thông báo kịp thời với ngân hàng để cùng giải quyết. Công ty rất rõ ràng về thời hạn thanh toán với các khách hàng về khoản mục phải thu khách hàng, thường được thỏa thuận trong hợp đồng. Công ty tiến hành hạch toán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu. Tuy nhiên về công nợ phải thu cũng dựa trên chứng từ duy nhất là hóa đơn GTGT mà không có lệnh bán hàng nên lập thêm các liên lệnh bán hàng chuyển lên cho kế toán để dễ đối chiếu khi có sai sót. 4.1.4. Thị trường tiêu thụ. Công ty rất quan tâm đến công tác thị trường. Để thực hiện chức năng thị trường, phòng kinh doanh của công ty làm việc rất có hiệu quả, nghiên cứu chiến lược, đánh giá phân khúc thị trường, đồng thời giới thiệu sản phẩm. Tuy nhiên công ty nên chú trọng đến công tác Marketing quảng cáo trên báo chí nhiều hơn nữa. Thời gian qua công ty hoạt động khá thành công, mặc dù nền kinh tế chung của cả nước vẫn còn nhiều khó khăn, chịu nhiều cạnh tranh của nền kinh tế thị trường như hãng cà phê Trung Nguyên…nhưng công ty đã đạt những thành công rất đáng khích lệ : doanh thu, lợi nhuận năm sau luôn cao hơn năm trước, đời sống nhân viên ngày càng ổn định. Tuy nhiên, công ty vẫn còn những mặt tồn tại cần giải quyết, công ty đang từng bước khắc phục để khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Do thời gian thực tập tại công ty có hạn và bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm nên những nhận xét và kiến nghị nêu trên còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô, các chú, các anh chị trong công ty, và bạn bè để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.