Đề tài Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần Perfect Ndt

CHƯƠNG MỞ DẦU Lý do chọn đề tài. Đối với một tổ chức hay doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban có những chức năng và nhiệm vụ riêng, tương quan và hỗ trợ lẫn nhau vì sự phát triển chung của cả tổ chức. Tuy nhiên, chúng ta có thể khẳng định một điều rằng: nhân sự là phần trung tâm, có vai trò liên kết và hỗ trợ đắc lực cho tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức, doanh nghiệp. Không một hoạt động nào trong doanh nghiệp có thể tiến hành nếu không có con người. Từ đó, vai trò của những nhân viên nhân sự là rất quan trọng, đặc biệt là trưởng phòng nhân sự (TPNS). TPNS có trọng trách là quản trị tốt, hiệu quả nguồn lực nòng cốt trong doanh nghiệp – nguồn nhân lực. Do đó, công việc TPNS cần được quan tâm, xem xét. Đó cũng chính là những nguyên nhân khiến chúng tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần PERFECT NDT ”. Mục đích nghiên cứu. Cung cấp những mô tả về công việc của một TPNS về mặt lý thuyết. Hiểu biết thêm về công việc TPNS tại một công ty thực tế. Nhiệm vụ nghiên cứu. Tìm hiểu trên lý thuyết và mô tả về công việc TPNS. Liên hệ thực tế công việc TPNS tại một công ty cụ thể để bổ sung phần lý thuyết. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. Đối tượng: mô tả công việc của TPNS. Phạm vi: tại công ty cổ phần Perfect NDT. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp đối chiếu và so sánh: Tham khảo thông tin trên các nguồn thứ cấp làm nền tảng cho việc nghiên cứu và so sánh với thực tiễn. Phương pháp chuyên gia: lấy ý kiến trực tiếp TPNS tại công ty cổ phần Perfect NDT. CHƯƠNG 1 LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1.1. Định nghĩa Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. 1.2. Ý nghĩa của việc mô tả công việc Mô tả công việc giúp DN tìm được những nhân viên thích hợp cho công việc. Bên cạnh đó, bản mô tả công việc còn giúp nhân viên biết rõ họ cần làm gì, những công việc nào thuộc thẩm quyền và không thuộc thẩm quyền của họ. Mô tả công việc còn giúp nhân viên định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc của mình từ đó quá trình thực hiện công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn. Khi mô tả công việc một cách cụ thể công việc sẽ không bị lặp đi lặp lại và tránh được các tình huống va chạm giữa các nhân viên. 1.3. Nội dung của bản mô tả công việc - Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì - Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. - Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc. - Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa những người khác trong và ngoài doanh nghiệp. - Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. - Quyền hành thực hiện công việc: Xác định rõ giới hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự. - Điều kiện làm việc: máy móc hỗ trợ, làm thêm giờ… 1.4. Lý thuyết về chức năng, nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp. Vai trò của giám đốc nhân sự nên được nhìn nhận như thế nào? Trong công ty, vai trò của trưởng phòng nhân sự thường bị lu mờ bởi những vị trí khác như: kinh doanh, tài chính, marketing... Nhiều người cho rằng trưởng phòng nhân sự chỉ là người thừa hành mệnh lệnh của ban giám đốc. Nhiều người khác lại cho rằng đám đốc nhân sự gây phiền toái cho các bộ phận. Nhưng sự thực thì công việc trưởng phòng nhân sự có vai trò như một huyết mạch đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Để làm rõ vai trò huyết mạch này nhóm chúng tôi đưa ra 4 nhiệm vụ chính mà những người quản trị nhân sự thực hiện trong một công ty. Thứ nhất là nhiệm vụ lập kế hoạch và tuyển dụng. Đây là một trong những chức năng chính của công tác quản trị nguồn nhân lực tại một tổ chức. Nó đòi hỏi những người làm công tác nhân sự phải thường xuyên phân tích nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp. Từ đó xác định những vấn đề cụ thể như: DN cần có những người lao động như thế nào? Thời điểm nào cần họ? Những kiến thức, kỹ năng nào người lao động cần có? DN đã có sẵn nguồn nhân lực thích hợp chưa? Những lao động hiện tại của DN có đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại hay chưa? Nên lựa chọn giữa việc tuyển dụng mới người lao động từ bên ngoài hay lựa chọn từ cán bộ, nhân viên đã có sẵn tại doanh nghiệp? Việc phân tích này đòi hỏi cả một quá trình theo dõi thường xuyên, kỹ lưỡng và có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức. Thứ hai là nhiệm vụ đào tạo và phát triển. Đây là một quá trình rèn luyện tạo điều kiện cho nhân viên tiếp thu các kiến thức, học tập các kỹ năng mới. Quá trình này yêu cầu TPNS phải thường xuyên rà soát và đánh giá các yêu cầu về phát triển kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên, của người lao động đảm bảo đáp ứng cho yêu cầu hiện tại và tương lai của DN. Thứ ba là nhiệm vụ duy trì và quản lý. Nguồn nhân lực mạnh không những tạo cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Thu hút nhân tài là một việc khó, song giữ được nhân tài là công việc nhiều thử thách hơn đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Để làm tốt nhiệm vụ này TPNS cần quan tâm đến 3 vấn đề chính là đánh giá nhân viên, trả công nhân viên và mối quan hệ giữa các nhân viên. Thứ tư là nhiệm vụ cập nhật thông tin và dịch vụ về nhân sự. Hệ thống thông tin và dịch vụ trong quản trị nhân lực bao gồm cả một quá trình thu thập, tổng hợp có hệ thống các thông tin và dịch vụ liên quan đến quản trị nguồn nhân lực.Do đó TPNS phải là một người truyền tin hiệu quả. Làm sao để tất cả những thông điệp của lãnh đạo công ty phải chuyển đến nhân viên một cách rõ ràng nhất. Từ đó sẽ có sự thống nhất và sẻ chia giữa ban lãnh đạo và nhân viên. 1.5. Khái quát công việc của trưởng phòng nhân sự Từ những lý thuyết trên, công việc của một TPNS có thể được khái quát như sau: Công việc chính: Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ Ban giám đốc - BGD) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty. Điều hành các hoạt động trong phòng của mình. Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự. Các mối quan hệ của Trưởng phòng nhân sự: Đối với bên ngoài: TPNS cần xây dựng quan hệ tốt với các tổ chức bên ngoài liên quan đến công việc nhân sự như: các cơ quan chính quyền, Sở Lao động, Công đoàn, các nhà cung ứng lao động. Đối với bên trong công ty: TPNS ngoài giữ mối quan hệ tốt với cấp quản lý mình, các nhân viên trong phòng nhân sự, họ còn xây dựng quan hệ thường xuyên với các phòng, ban khác trong công ty. Chức năng, nhiệm vụ chính: Trưởng phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong công ty. Theo đó, họ cần đảm nhận 4 nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự. Về mặt lập kế hoạch và tuyển dụng, TPNS cần thực hiện các công việc: Phối hợp với các phòng khác lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông tin nhân lực trên toàn công ty, đưa ra bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng. Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty. Cùng các phòng khác tổ chức tuyển dụng nhân sự cho công ty. Về mặt đào tạo và phát triển nhân lực, TPNS giữ vai trò quan trọng trong các công tác: Tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng đào tạo, phát triển theo yêu cầu công ty. Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ. Về mặt duy trì và quản lý nguồn lực, TPNS là người chỉ đạo việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngoài ra, TPNS cùng các phòng khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc….Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Thông tin, dịch vụ nhân sự, người Trưởng phòng cần nắm bắt thông tin nhân sự trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả. Họ sẽ chủ trì, đưa ra hướng giải quyết cho mâu thuẫn nhân sự bên trong công ty và công ty với bên ngoài. Quyền hạn của Trưởng phòng nhân sự: Người Trưởng phòng nhân sự sẽ có quyền giải quyết công việc trong bộ phận của mình, các vấn đề liên quan đến nhân sự công ty. Tuy nhiên, quyền của họ phải nằm trong sự kiểm soát của BGĐ. (Tham khảo: TSKH Phạm Đức Chính, Chương 3: Phân tích công việc (trang 17-24), Bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực – Đại học Kinh Tế Luật; TS Trần Kim Dung, Chương 3: Phân tích công việc (trang 68-96), Quản trị nguồn nhân lực – tái bản năm 2009, Nhà xuất bản Thống Kê) CHƯƠNG 2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỰC TẾ CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN PERFECT NDT 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần PERFECT NDT Công ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT có tên giao dịch là: PERFECT NDT JOINT STOCK COMPANY, tên viết tắt: Perfect NDT Co.LDT. Công ty có trụ sở chính tại 150 Bis, Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty được thành lập từ 05/03/2001. Nhưng mãi đến 03/07/2007, Công ty mới chính thức lấy tên là Công ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT. Công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: mua bán dụng cụ thể dục thể thao, máy massage, dụng cụ y tế, mua bán gạch đá xây dựng, trang trí nội thất. Ngoài ra, Công ty còn mua bán máy móc, công cụ phục vụ nuôi trồng thủy sản, bán đồ dùng gia đình, đèn sạc, radio, quạt, bàn ghế. Hoàn Mỹ NDT còn đầu tư xây dựng một số chung cư, cao ốc. Tuy nhiên, lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty là mua bán dụng cụ thể dục thể thao và máy massage thuộc dòng sản phẩm độc quyền của PERFECT USA (PERFECT USA là thành viên Tập đoàn NDT, Westminter, California) Khách hàng mục tiêu của Công ty là những người dùng thuộc tầng lớp trung lưu trở lên (như các sản phẩm: giường massage, ghế massage, các sản phẩm thể dục thể thao cao cấp). Nhằm phục vụ đối tượng trên, Công ty đã xây dựng mạng lưới kinh doanh rộng khắp, bao gồm các showroom ở Hà Nội, các showroom tại Tp. HCM, kho hàng lưu trữ tại Bình Dương. Trong tương lai, Công ty Perfect NDT sẽ mở rộng thêm đại lý ở các tỉnh miền Đông và Tây Nam Bộ. Về mặt kinh doanh, Công ty hướng tới việc mở rộng các loại sản phẩm mới với chất lượng tốt, giá cả phù hợp nhằm mang đến cho khách hàng nhiều lợi ích hơn nữa; đồng thời, việc mở rộng kinh doanh còn nhằm mục đích phát triển vững mạnh. Sơ đồ tổ chức của Công ty:BỘ PHẬN QUẢNG CÁO BỘ PHẬN BẢO HÀNH BỘ PHẬN BÁN HÀNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU BỘ PHẬN VẬT TƯ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN CHỨNG TỪ ( Tham khảo: Báo cáo thực tập cuối khóa “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân sự tại Công ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT”, Nguyễn Thị Kim Tuyền – sinh viên trường Cao đẳng bán công Công Nghiệp và Quản Trị Kinh Doanh) 2.2. Tóm lược về vị trí của trưởng phòng nhân sự Công ty cổ phần Perfect là 1 công ty đã được thành lập và phát triển tại Việt Nam trong gần 10 năm. Hiện nay số lượng nhân viên của toàn thể công ty đã lên gần đến 168 nhân viên. Trưởng phòng nhân sự ở công ty này giữ 1 vị trí chủ chốt vì ông làm việc ở đây ngay từ những ngày đầu công ty mới thành lập, phụ trách các công việc liên quan đến nhân sự và hành chính. Trưởng phòng nhân sự công ty Perfect NDT – ông Nguyễn Văn Nhạn đã định nghĩa TPNS là người cần có các phẩm chất sau: - Trung thực, biểu mẫu và không tai tiếng - Am hiểu các quyết định, chủ trương của Nhà nước và Hội đồng quản trị, tiếp thu nhanh chóng và phổ biến lại cho toàn thể công ty - Nhạy bén, nhanh nhẹn, khả năng giao tiếp tốt - Thấu hiểu từng tâm tư nguyện vọng của từng nhân viên - Làm cho nhân viên “hiểu mình, thương mình và theo mình” 2.3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của trưởng phòng nhân sự Về cơ bản, chức năng và nhiệm vụ của TPNS xoay quanh 4 vấn đề như chúng ta đã đề cập ở phần lý thuyết. Lập kế hoạch và tuyển dụng. Đào tạo và phát triển. Duy trì và quản lý. Cập nhật thông tin và các quy định, chủ trương Nhà nước cho nhân sự toàn công ty. Tuy nhiên ở cấp trưởng phòng, TPNS làm các công việc liên quan đến nhân sự dưới cấp độ chiến lược. Một số nhiệm vụ cơ bản được nhóm tóm tắt trong bảng sau: Lập kế hoạch nhân sự -Dựa vào chủ trương và kế hoạch công ty đề ra, ví dụ như quý 3 và quý 4 công ty mở hệ thống kinh doanh mới, TPNS sẽ tính toán 1 chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự, tổng các chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự? -Phân bổ nhân viên vào công việc và về các địa điểm thích hợp với họ. -Phân chia chức danh và tính lương cho các nhân viên. -Đệ trình bản thảo lập kế hoạch cho Hội đồng cổ đông xét duyệt trước khi đưa vào thực hiện. Đào tạo và phát triển -Thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn (khoảng 1 tháng trở xuống) cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty. -Với những khóa học dài hạn trên 3 tháng, TPNS sẽ xem xét nguyện vọng và quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viên không. Thường công ty sẽ yêu cầu nhân viên đó đem bằng cấp về và cam kết làm việc cho công ty trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu. Tuyển dụng nhân sự -Nếu các phòng ban cần thêm nhân sự sẽ đề xuất với phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm. -Trưởng phòng nhân sự không trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí thấp. Thường TPNS phân cho nhân viên nhân sự và nhân viên chuyên môn ở phòng đó trực tiếp tuyển dụng. -Chỉ 1 số vị trí quan trọng như: tổ trưởng chuyên môn, phó phòng, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân sự mới trực tiếp tuyển dụng. Duy trì và quản lý -Trưởng phòng nhân sự là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ. -Răn đe để không cho nhân viên tham nhũng, thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến công ty, để tổ chức kết cấu công ty cho vững mạnh. -Phục vụ nhằm thúc đẩy phòng ban làm việc hiệu quả, đoàn kết nội bộ để toàn công ty đạt được doanh thu Hội đồng cổ đông đề ra. -Trưởng phòng nhân sự cũng là người ký các quyết định thuyên chuyển vị trí, sa thải, tăng lương…cho nhân viên. Cập nhật thông tư, nghị định Nhà nước -Trưởng phòng nhân sự sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc đúng theo pháp luật Nhà nước. -Quan hệ tốt với các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy… Ở công ty nhóm chúng tôi đi thực tế, TPNS có 4 nhân viên thân tín lo các việc như sau: nhân viên phụ trách vấn đề bảo hiểm -Bao gồm các loại: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp và chi phí công đoàn. 1 nhân viên phụ trách việc chấm công và lương thưởng -Nhân viên này tổng hợp bảng chấm công từ 2 khu vực: của phòng nhân sự và của phòng chuyên môn để tính lương thưởng cho nhân sự trong công ty -Đánh giá chấm công dựa trên tiêu chuẩn sau: *ngày giờ công: công ty có hệ thống quét dấu vân tay nhân viên, 1 tháng chuẩn là làm 26 ngày công. -Thưởng và phạt dựa trên tiêu chuẩn *đi làm đúng giờ quy định *không quá hạn nghỉ phép *đánh giá cả mặt vệ sinh và an toàn ở nơi làm việc (sổ sách có ngăn nắp không, nước uống có để đúng nơi quy định…) 1 nhân viên phụ trách cập nhật thông tin -Nhân viên này sẽ liên tục cập nhật, tiếp nhận các thông tư, nghị định, luật…Nhà nước ban hành. -Lưu thành văn bản và đưa cho trưởng phòng nhân sự quyết định xem có cần thay đổi bất kỳ chính sách nào để phù hợp với luật mới Nhà nước quy định. 1 nhân viên phụ trách sao lưu các giấy tờ quan trọng -Nhân viên này là người thân tín mà TPNS tin tưởng. -Nhiệm vụ của anh ta là đem các giấy tờ quan trọng của công ty, văn bản liên quan đến nhà đất đi sao y bản chính, đến các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đóng dấu và sau đó đem về giao lại cho thủ quỹ cất vào két để đảm bảo an toàn. 2.4. Quyền hạn của Trưởng phòng nhân sự - Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng nhân sự (Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên trong phòng. Xử lý các sai phạm của công nhân viên căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước). - Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến nhân sự của công ty. - Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả. - Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để công nhân viên am hiểu và thực hiện. - Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền. - Tạm thời đình chỉ công tác đối với công nhân viên theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo công nhân viên làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v... 2.5. Các mối quan hệ công việc 2.5.1. Bên trong công ty: Quan hệ với cấp trên: Tại công ty cổ phần Perfect NDT, vị trí TPNS chịu sự giám sát trực tiếp của BGĐ công ty mà cụ thể là ông Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc công ty. Đây là người mà TPNS sẽ nhận chỉ thị, báo cáo các kết quả đạt được cũng như đưa ra những đề xuất, chính sách về mặt nhân sự trong công ty. Quan hệ với các vị trí ngang cấp Ngoài ra, dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty ở phần trên ta cũng dễ dàng nhận thấy các vị trí tương tác với TPNS là các trưởng bộ phận ngang cấp như Bộ phận Kinh doanh, Kế toán, Đầu tư và phát triển hay phòng Xuất nhập khẩu. Với vị trí là người nối kết nguồn nhân lực trong mọi phòng ban thành một tập thể thống nhất, TPNS có các vai trò cơ bản như sau để hỗ trợ cho các trưởng bộ phận này như sau: Thứ nhất, hỗ trợ quản chế lao động nhằm đảm bảo nhân viên tại các phòng ban này chấp hành đúng nội quy của công ty và có ý thức hoàn thành công việc bằng nhiều biện pháp như: quản lý thời gian làm việc thông qua hệ thống nhận dạng dấu vân tay tại nơi làm việc để đảm bảo số giờ lao động của nhân viên, đưa ra các mức phạt cho nhân viên khi vi phạm và thưởng cho nhân viên vào các dịp Lễ, Tết trong năm… Thứ hai, hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân viên mới và sa thải các nhân viên cũ và thuyên chuyển nhân viên trong các phòng ban. Công tác này được mô tả như sau: Đối với quá trình tuyển dụng, khi phòng ban nào có nhu cầu tuyển dụng nhân viên, số lượng bao nhiêu, tiêu chuẩn thế nào thì trưởng bộ phận sẽ gửi đề xuất cho phòng nhân sự và TPNS sẽ có trách nhiệm xem qua danh sách đó cùng với những phân tích từ nhân viên cấp dưới về mức độ phù hợp đối với Chính sách công ty, năng lực công ty hay khối lượng công việc hiện tại…Từ đó TPNS sẽ lên kế hoạch tuyển dụng và trình lên Giám đốc. Sau khi được sự đồng ý của Giám đốc, TPNS sẽ là người trực tiếp giám sát và quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên mới cũng như phối hợp với các trưởng bộ phận tiến hành quá trinh đào tạo sau tuyển dụng. Đối với việc sa thải các bước cũng được tiến hành tương tự. Tuy nhiên, trong trường hợp nếu xét thấy sai phạm của nhân viên này chưa đến mức phải sa thải thì TPNS cũng sẽ là người đề xuất với BGĐ để giữ nhân viên này ở lại công ty và thuyên chuyển anh ta đến một phòng ban mới phù hợp năng lực hơn. Thứ ba, hỗ trợ các phòng ban khác về mặt cơ sở vật chất, điều kiện làm việc để đảm bảo năng suất lao động trong công ty. Do quy mô công ty tương đối nhỏ nên phòng nhân sự tại đây kiêm luôn công việc của phòng Hành Chính nên TPNS sự sẽ có thêm một chức năng là phê duyệt những yêu cầu về tài chính, cơ sở vật chất… từ những đề xuất từ các phòng ban trong công ty. Quan hệ với cấp dưới: Hiện tại, phòng nhân sự của Perfect NDT có 5 người bao gồm 1 trưởng phòng, 1 thư ký và 3 nhân viên phụ trách các mảng khác nhau liên quan đến vấn đề nhân sự và hành chánh. Cụ thể là một người sẽ chuyên trách về mảng bảo hiểm và phúc lợi xã hội cho nhân viên công ty, một người phụ trách về tiền lương, thưởng, chấm công qua hệ thống máy nhận dạng dấu vân tay, một người sẽ phụ trách những vấn đề hành chính và cập nhật những thông tin bên ngoài về thị trường lao động như cập nhật Luật Lao động, Chính sách tiền lương tối thiểu…Tất cả các nhân viên trong phòng nhân sự đều là thuộc cấp TPNS và chịu sự quản lý trực tiếp từ TPNS. Mọi công việc của họ đều phải được sự thông qua của TPNS và trưởng phòng có toàn quyền trong việc bố trí công việc và đánh giá kết quả làm việc của họ. 2.5.2. Bên ngoài công ty Để đáp ứng nhu cầu công việc, đảm bảo năng suất công việc trong quá trình tác nghiệp của bản thân, cấp dưới và hỗ trợ tốt cho các phòng ban khác hoạt động TPNS - hành chính của công ty phải đảm bảo tốt những mối quan hệ với các cá nhân và tổ chức sau đây: Trước hết, mối quan hệ thân thiết với các Cơ quan Quản lý Nhà nước và Chính quyền địa phương như Ủy Ban nhân dân các cấp, Hội đồng nhân dân các cấp… tại khu vực sẽ là nền tảng tốt để nhân viên công ty, đặc biệt là các nhân viên mảng hành chính, sẽ thực hiện nhanh chóng và trôi chảy các thủ tục cần thiết cho hoạt động công ty như: sao y, chứng thực hợp đồng, xác nhận hồ sơ… Ngoài ra với sự hỗ trợ của Chính quyền địa phương công ty cũng sẽ gặp nhiều thuận lợi trong quá trình mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai. Do đó TPNS - hành chính phải là người duy trì những mối quan hệ này để không chỉ đảm bảo nhanh tiến độ làm viên cho nhân viên cấp dưới của mình mà còn tạo thuận lợi cho quá trình hoạt động của công ty về lâu dài. Thứ hai là mối quan hệ với Sở Kế hoạch đầu tư, Phòng Đăng ký kinh doanh. Đây là hai mối quan hệ cần thiết để bộ phận hành chính thực hiện trôi chảy các thủ tục hành chính đảm bảo công tác phê duyệt dự án đầu tư nhanh chóng, tránh gây ra trường hợp kéo dài thời gian chờ đợi gây lãng phí cho công ty nói chung và bộ phận hành chính – nhân sự nói riêng. Thứ ba, TPNS cần duy trì mối quan hệ với Sở Thương binh - Lao động để dễ dàng cập nhật và hỏi hang thông tin về những Chính sách Lao động, Hợp đồng lao động, chế độ lương bổng,… để áp dụng phù hợp nhất cho công ty. Thứ tư, mối quan hệ tốt với cấp lãnh đạo Công an khu vực cũng giúp trưởng phòng nhân sự giải quyết nhanh chóng những sự cố về an ninh gây thiệt hại cho nhân viên và tài sản của công ty. Nhắc tới mối quan hệ này, Trưởng phòng nhân sự Perfect NDT, ông Nguyễn Văn Nhạn cho biết: “Cách đây vài năm, đã từng xảy ra trường hợp nhân viên tại công ty do hiềm khích cá nhân đã gây gổ dẫn đến xô xát trong công ty. Lần ấy may mắn do thân với tôi nên khi tôi điện thoại, anh trưởng công an phường Bến Thành nhanh chóng cho cấp dưới đến xử lý vụ việc êm đẹp nên không có thiệt hại gì nhiều về nhân mạng hay tài sản.” Ngoài ra chưa tính đến những đe dọa từ những người bên ngoài công ty như trộm, cướp… Rõ ràng những sự cố như trên thật khó lường đòi hỏi ngòai sự xử lý khéo léo, linh hoạt của trưởng phòng nhân sự, lực lượng an ninh trong công ty mà còn phải có thêm sự giúp sức từ lực lượng an ninh khu vực để giảm thiểu những thiệt hại cho nhân viên và công ty. Cuối cùng là mối quan hệ với Lực lượng Phòng cháy chữa cháy tại khu vực. Do vị trí của công ty ngay trung tâm thành phố dân cư đông đúc và kiến trúc cao 11 tầng nên việc thực hiện tốt và đúng chuẩn về vấn đề phòng cháy và chữa cháy là vô cùng cần thiết. Do đó, trưởng phòng nhân sự tại Perfect NDT phải giữ quan hệ tốt với lực lượng này nhằm đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy kịp thời và nhanh chóng. 2.6. Năng lực, kinh nghiệm Vị trí TPNS tại một công ty nói chung và tại Perfect NDT nói riêng được xem là một cây đại thụ, một chỗ dựa vững vàng cho mọi người trong công ty và là cầu nối giữa BGĐ và các nhân viên. Vị TPNS tại doanh nghiệp Perfect NDT mà nhóm chúng tôi xin phỏng vấn đã nêu ra một số tiêu chuẩn như sau để đáp ứng công việc quản lý 168 nhân viên tại đây: Năng lực chuyên môn Kinh nghiệm Tính cách 1. Có kiến thức chuyên môn về Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh hay Quản trị Hành chánh văn phòng… Ngoài ra phải có kiến thức cơ bản về Pháp luật Lao động. Cần thiết phải đạt trình độ Đại học hoặc trên đại học. 2. Có khả năng phân tích và tầm nhìn chiến lược về mặt nhân sự để xây dựng được kế hoạch nhân sự dài hạn, ngắn hạn hay trung hạn phù hợp với Đường lối phát triển của Đảng, Nhà nước và chiến lược phát triển của công ty. 3. Có khả năng làm việc tốt với con người bao gồm nhiều kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, giải quyết mâu thuẫn, kỹ năng diễn đạt tốt và thuyết phục… 4. Một số kỹ năng làm việc văn phòng cơ bản như: kỹ năng sử dụng máy vi tính, phân công công việc, kỹ năng quản lý thời gian… 1. Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự hoặc những công việc liên quan đến quản lý đội, nhóm… ít nhất là 3 năm vì đây là công việc đòi hỏi rất nhiều về kinh nghiệm sống và làm việc với con người. 2. Kinh nghiệm sống liên quan đến những kỹ năng cần thiết để giải quyết khéo léo những vấn đề phát sinh trong công tác. 1. Trung thực: đây là tính cách quan trọng nhất của người TPNS vì họ là chất keo gắn kết mọi cầu nối giữa nhân viên và Ban Lãnh đạo. Do đó chỉ cần một chút gian dối họ sẽ làm cho tổ chức không ổn định và không vận hành hiệu quả. 2. Cảm thông, thấu hiểu với tâm tư, nguyện vọng của các nhân viên trong công ty và Ban Lãnh đạo để đưa ra những đề xuất, ý kiến cải thiện môi trường làm việc, đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên. 3. Cứng rắn. Tại Perfect NDT, TPNS còn có trách nhiệm duy trì kỷ luật trong tổ chức thông qua việc quản lý và thực hiện những biện pháp răn đe khi nhân viên vi phạm. Vì vậy việc kiên quyết với những vấn đề tiêu cực trong công ty là thái độ cần thiết trong công việc của TPNS. 4. Gương mẫu, trách nhiệm và đứng đắn là những đức tính quan trọng khác mà TPNS cần phải có. 2.7. Điều kiện làm việc Tại công ty này, công việc hàng ngày của TPNS tương đối ít di chuyển ngoại trừ việc định kỳ ghé thăm nhân viên kinh doanh tại các showroom trong khu vực và thỉnh thoảng đi công tác xa theo yêu cầu của công ty. Do đó, điều kiện làm việc của TPNS ở đây cũng tương đối đơn giản: Thứ nhất là một máy tính để bàn hoặc xách tay (tùy quy định công ty) để trưởng phòng tác nghiệp nhanh chóng và tiện lợi trong công việc cơ bản hàng ngày như: lưu trữ hồ sơ, báo cáo, lập kế hoạch… Thứ hai là bàn ghế riêng để trưởng phòng làm việc thuận tiện và có thể tiếp những nhân viên trong công ty, các trưởng bộ phận cũng như khách ghé thăm khi có yêu cầu. Thứ ba, là điện thoại bàn để TPNS dễ dàng liên lạc với các bộ phận trong công ty khi có việc phát sinh. Thứ tư, hệ thống phòng ốc cần phải đảm bảo luôn thoải mái, mát mẻ và bố trí các tủ đựng hồ sơ đủ lớn để TPNS đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ. Cuối cùng là chế độ quản lý thời gian năng động và phúc lợi phù hợp để trưởng phòng nhân sự đảm bảo tốt những công tác và duy trì tốt các mối quan bên ngoài có lợi chung cho công ty. CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN PERFECT NDT Qua thực trạng công việc của TPNS tại công ty Perfect NDT, nhóm chúng tôi xin đề xuất ba giải pháp để nâng cao năng suất của TPNS tại công ty. 3.1. Trưởng phòng nhân sự nên giao bớt việc cho nhân viên dưới quyền Theo nhóm chúng tôi, TPNS nên giao thêm công việc cho nhân viên dưới quyền. Những công việc có thể giao thêm cho nhân viên như việc tính toán nhân sự và phân bổ nhân viên cho chi nhánh mới. Đây là những công việc rất cơ bản của nhân viên phòng nhân sự, nên họ có thể đảm nhiệm được. Đối với những vị trí quan trọng trong chi nhánh mới thì vẫn nên để cho TPNS đề xuất hoặc theo yêu cầu của BGĐ công ty. TPNS có thể hướng dẫn nhân viên làm dần dần, theo yêu cầu của mình và kiểm tra thường xuyên tiến độ làm việc của nhân viên. Khi nhân viên đã dần quen với những việc này, TPNS chỉ cần xem lại và duyệt qua trước khi đề xuất bản kế hoạch cho Hội đồng cổ đông. Nếu làm được như vậy sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho TPNS, để họ có thêm thời gian tập trung vào việc xây dựng những kế hoạch quản trị nhân sự cho công ty như kế hoạch phát triển và đào tạo nhân lực. 3.2. Công ty nên tách biệt hoạt động nhân sự và hành chánh Với quy mô không quá lớn, để giảm bớt sự cồng kềnh cho bộ máy tổ chức nên bộ phận nhân sự của công ty cũng kiêm cả nhiệm vụ của bộ phận hành chánh – tại công ty gọi là Phòng Nhân sự-Hành chánh. Do đảm trách cả hai nhiệm vụ nên hoạt động nhân sự không được chuyên sâu như những công ty khác, đặc biệt là khâu Đào tạo và Phát triển. Như đã nêu trong phần thực trạng, công ty chỉ có những khóa đào tạo ban đầu (với thời gian dưới 1 tháng). Nếu nhân viên có nguyện vọng công ty có thể hỗ trợ chi phí cho những khóa đào tạo trên 3 tháng ở bên ngoài. Điều này có thể dẫn đến hoạt động đào tạo không được tập trung và không được cập nhật thường xuyên. Từ đó kỹ năng, kiến thức của nhân viên không được cập nhật kịp với sự thay đổi của công việc. Ngoài ra, do phòng Nhân sự phải làm thêm những công việc thuộc về mảng hành chánh như sao lưu giấy tờ, chứng thực giấy tờ và việc cung cấp thiết bị làm việc cho các bộ phận, nên TPNS cũng phải quản lý và chịu trách nhiệm về những vấn đề này. Điều này dễ dẫn đến quá tải cho TPNS. Vì vậy nên nhóm chúng tôi có đề xuất là trong tương lai, công ty nên tách bộ phận Nhân sự và Hành chánh thành thành hai phòng riêng biệt và hoạt động độc lập với nhau. Như vậy khả năng hoạt động và chuyên sâu của các bộ phận sẽ được nâng cao, tránh tiêu tốn thời gian và giảm áp lực công việc cho TPNS. 3.3. Công ty nên nâng cấp quyết định của TPNS lên cấp chiến lược Do quy định của công ty nên hiện nay, TPNS chỉ làm các công việc liên quan đến nhân sự dưới cấp độ chiến lược. Chính vì vậy nên tất cả những quyết định liên quan đến việc đề bạt, tăng lương, cách chức, sa thải nhân viên từ cấp thấp nhất đều phải trình cho BGĐ công ty xem và chấp thuận. TPNS chỉ đưa ra đề xuất cho BGĐ, ngoài ra không được tự đưa ra bất kì quyết định gì để giải quyết những vấn đề trên. Điều này làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của BGĐ lẫn phòng Nhân sự. Do đó, nhóm chúng tôi đề xuất công ty nên nâng cấp quyết định của TPNS lên cấp chiến lược, để TPNS có thể quyết định việc đề bạt, tăng lương, cách chức, sa thải đối với những nhân viên cấp thấp, với điều kiện có sự đồng thuận của trưởng bộ phận chuyên môn. Đối với những vị trí cấp trung và cấp cao như trưởng nhóm; phó, trưởng phòng trở lên TPNS vẫn đưa ra đề xuất và trình cho cấp Quản trị quyết định. Như vậy, TPNS sẽ không cảm thấy gò bó, và bị giới hạn trong việc quyết định những vấn đề trong khả năng của họ, ngoài ra, họ còn cảm thấy được sự tin tưởng của BGĐ từ đó sẽ có trách nhiệm trong công việc hơn. KẾT LUẬN Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp.Tùy vào quy mô, quan niệm của công ty mà công việc của trưởng phòng nhân sự được định hình theo những cách khác nhau. Dù ở cấp độ nào của công tác nhân sự, trưởng phòng nhân sự phải là người vạch ra chiến lược và tuyển dụng đúng người công ty cần, đào tạo phát triển các nguồn lực hiện có, duy trì và quản lý nhân viên và hiểu rõ các thông tin và dịch vụ cần thiết cho các nhân viên đó. Một doanh nghiệp muốn phát triển lớn mạnh phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân sự. Ngoài ra, xây dựng một bản mô tả công việc cho Trưởng phòng nhân sự rõ ràng, chi tiết sẽ là cơ sở cho các hoạt động khác của công ty, giúp công ty hiểu được nhân viên nào cần để thực hiện công việc nhân sự tốt nhất. Qua đó Trưởng phòng nhân sự cũng sẽ hiểu rõ hơn về nội dung công việc, quyền hạn, trách nhiệm của mình với công việc. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng đã có cơ hội được tiếp xúc trực tiếp với trưởng phòng nhân sự công ty Perfect, có cơ hội tìm hiểu về các bước xây dựng bản mô tả công việc cụ thể. Do đó, các thông tin và dữ liệu trong bài viết được chính trưởng phòng nhân sự cung cấp. Thiết nghĩ, đây là một điều hữu ích cho công việc sau này đối với ai có ý định theo ngành nhân sự hoặc ít ra cũng sẽ tự mình lập được bảng mô tả công việc cho cấp dưới mình một cách bài bản hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO TSKH. Phạm Đức Chính, Chương 3: Phân tích công việc (trang 17-24), Bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực – Đại học Kinh Tế Luật. TS. Trần Kim Dung, Chương 3: Phân tích công việc (trang 68-96). Quản trị nguồn nhân lực – tái bản năm 2009. Nhà xuất bản Thống Kê. Báo cáo thực tập cuối khóa “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân sự tại Công ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT”. Nguyễn Thị Kim Tuyền – sinh viên trường Cao đẳng bán công Công Nghiệp và Quản Trị Kinh Doanh. Tiêu Yến Trinh – Tổng giám đốc công ty Talentnet. Vai trò của Giám đốc nhân sự. Tạp chí thành đạt. Cập nhật ngày 4/12/2008. link: Tài liệu nội bộ do TPNS công ty Perfect NDT cung cấp.