Đề tài Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK

LỜI MỞ ĐẦU Sau mỗi khoá học, việc thực tập nhằm tiếp xúc với thực tế và kiểm định lý thuyết đã được học trở thành một bộ phận không thể thiếu quá trình học tập của mỗi sinh viên kinh tế. Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân và sự đồng ý tiếp nhận của Công ty Cổ phần Chứng khoán Ngân hàng TMCP Đông Nam Á, tôi đã có cơ hội được tham gia thực tập tại quý công ty. Trong thời gian thực tập, tôi đã có được những tiếp xúc ban đầu với các công việc thực tế, được tìm hiểu các thông tin về công ty. Dưới đây, tôi xin được trình bày những kết quả đã thu hoạch được trong thời gian thực tập của mình. Là một sinh viên Khoa Khoa Học Quản Lý, tôi lựa chọn đề tài báo cáo về cơ cấu tổ chức của công ty với đề tài mang tên:”Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK”. Là đề tài gắn liền với các kiến thức đã học được tại Khoa. Bố cục bài viết được chia thành: - Chương 1: Những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức; - Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại SeABS; - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Cty Chứng khoán SeABANK. Do kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện đề tài, nhất là những nhận định mang tính chủ quan của bản thân. Rất mong nhận được sự cảm thông của các thầy, các cô, Ban lãnh đạo Công ty Chứng khoán SeABANK và các bạn. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3 LỜI MỞ ĐẦU 4 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 5 1.1. Cơ cấu tổ chức . 5 1.1.1. Khái niệm về Tổ chức 5 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức . 6 1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của tổ chức 7 1.1.4. Phân loại cơ cấu tổ chức 14 1.1.4.1. Theo phương thức hình thành các bộ phận . 14 1.1.4.2. Theo số cấp quản lý . 23 1.1.4.3. Theo quan điểm tổng hợp 25 1.1.5. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức 26 1.1.6. Những nguyên tắc tổ chức . 27 1.1.7. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức . 29 1.1.8. Quá trình thiết kế tổ chức . 31 1.2. Tổng quan về cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán . 32 1.2.1. Công ty chứng khoán . 32 1.2.2. Các dạng cơ cấu công ty chứng khoán 33 1.2.2.1. Mô hình công ty chứng khoán đa năng 33 1.2.2.2. Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh . 35 1.2.2.3. Một vài công ty chứng khoán điển hình . 36 1.2.3. Mô hình CTCK tại Việt Nam . 41 1.2.3.1. Mô hình CTCK đa năng một phần tại Việt Nam . 42 1.2.3.2. Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh tại Việt Nam 44 Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS 46 2.1. Tổng quan Công ty chứng khoán SeABANK 46 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển . 46 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ tại SeABS 46 2.1.3. Chiến lược phát triển 47 2.1.4. Lực lượng nhân sự công ty . 47 2.1.5. Tình hình hoạt động tại SeABS: 49 2.2. Cơ cấu tổ chức tại SeABS 51 2.3. Nhận định về cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán SeBANK . 60 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS . 64 3.1. Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức SeABS 64 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức SeABS 66 3.2.1. Sáp nhập bộ phận dịch vụ KH với bộ phận PR&Marketing . 66 3.2.2. Thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP HCM . 67 3.2.3. Mở phòng giao dịch Ngân hàng SeABANK tại sàn công ty . 68 3.2.4. Nâng cao vai trò, chức năng phòng PR & Marketing 70 3.2.5. Mở rộng địa bàn hoạt động 71 3.2.6. Đưa Phòng Pháp chế vào hoạt động 72 3.2.7. Đầu tư các phần mềm công nghệ mới trong hoạt động tác nghiệp 73 KẾT LUẬN . 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ TẠI CƠ SỞ THỰC TẬP . 77

doc77 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 23/04/2013 | Lượt xem: 2672 | Lượt tải: 2download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
phép này đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty chứng khoán được thực hiện một, một số hoặc toàn bộ nghiệp vụ kinh doanh sau đây: Môi giới chứng khoán; Tự doanh chứng khoán; Bảo lãnh phát hành chứng khoán; Tư vấn đầu tư chứng khoán. Công ty chứng khoán chỉ được phép thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh phát hành chứng khoán khi thực hiện nghiệp vụ tự doanh chứng khoán. Ngoài các nghiệp vụ kinh doanh quy định trên, công ty chứng khoán được cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính và các dịch vụ tài chính khác. Như vậy, hiện nay Việt Nam đang tồn tại hai dạng mô hình công ty chứng khoán là theo mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chịu sự điều tiết của Luật Doanh nghiệp(2) và Luật chứng khoán. Theo thống kê, Việt Nam đang tồn tại 87 công ty chứng khoán đang hoạt động, trong số đó có 11 công ty chứng khoán tồn tại theo hình thức công ty TNHH, đa phần là các công ty chứng khoán của các ngân hàng thương mại lớn của Việt Nam như NHTM Á Châu, Ngân hàng Sài Gòn thương tín, Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam... phần còn lại là các công ty cổ phần. Nếu phân loại theo hình thức sở hữu, các công ty chứng khoán tại Việt Nam hiện nay được phân ra thành 5 dạng sau: (1)Luật số 70/2006/QH11 (2)Luật số 60/2005/QH11 Sở hữu của các Ngân hàng, doanh nghiệp quốc doanh như công ty TNHH chứng khoán Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (VCBS), Công ty TNHH chứng khoán Ngân hàng Đầu tư và Phát triển (BSC), Công ty chứng khoán Bảo Việt (BVSC).. Sở hữu của các Ngân hàng ngoài quốc doanh như Công ty TNHH chứng khoán Ngân hàng Á Châu (ACBS), Công ty TNHH CK NHTMCP Các DN Ngoài Quốc Doanh Việt Nam (VPBS)... Sở hữu tư nhân như công ty cổ phần chứng khoán sài gòn (SSI), công ty cổ phần chứng khoán Thăng Long (TSC).. Liên doanh với nước ngoài như công ty Cổ phần Chứng khoán Morgan Stanley Hướng Việt (GSI), là liên doanh giữa công ty cổ phần chứng khoán Hướng Việt với tập đoàn tài chính Morgan Stanley. Công ty chứng khoán nước ngoài như công ty cổ phần chứng khoán MIRAE ASSET (Hàn Quốc) là công ty chứng khoán nước ngoài đầu tiên được phép thành lập tại Việt Nam. Theo như luật chứng khoán Việt Nam, các CTCK phải là các pháp nhân kinh doanh độc lập, như vậy các ngân hàng chưa được phép tham gia trực tiếp vào các dịch vụ kinh doanh chứng khoán, do đó ở Việt Nam hiện nay mới chỉ tồn tại hai dạng mô hình công ty chứng khoán, đó là mô hình CTCK đa năng một phần và mô hình CTCK chuyên doanh. 1.2.3.1. Mô hình CTCK đa năng một phần tại Việt Nam Đa phần các ngân hàng thương mại, các tập đoàn tài chính, bảo hiểm tại Việt Nam đều không đứng ngoài cuộc trong lĩnh vực kinh doanh chứng khoán. Chứng khoán là một bộ phận trong lĩnh vực kinh doanh tài chính tiền tệ, điều kiện các nguồn lực sẵn có như nguồn lực con người, nguồn lực về tài chính, thương hiệu.. là nền tảng cho các ngân hàng thương mại có thể dễ dàng gia nhập sân chới mới này. Như đã nói ở trên hiện nay Việt Nam đang cho phép các CTCK hoạt động dưới hai hình thức là công ty TNHH và công ty cổ phần. Có vài sự khác biệt giữa hai dạng mô hình này, mà điểm khác biệt cơ bản nhất là người có thẩm quyền ra quyết định cao nhất trong công ty TNHH là một cá nhân được bầu ra trong số thành viên góp vốn mà không phải là sự đồng ý của đa số cổ đông như trong một công ty cổ phần. Theo Luật Doanh nghiệp, công ty TNHH cũng không được phép phát hành cổ phần. SeABS cũng là một công ty đi theo mô hình công ty chứng khoán đa năng một phần theo hình thức một công ty cổ phần. Dưới đây xin được lấy ví dụ về mô hình của Công ty TNHH Chứng khoán Ngân hàng Sài Gòn thương Tín, là công ty chứng khoán đa năng một phần theo hình thức công ty TNHH. Được thành lập vào tháng 9 năm 2006 với số vốn điều lệ ban đầu 300 tỷ đồng, Công ty TNHH Chứng khoán Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín là công ty chứng khoán trực thuộc Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank), hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực môi giới chứng khoán và tự doanh chứng khoán. Đến thời điểm tháng 8 năm 2007, SBS đã tăng mức vốn điều lệ lên 1.100 tỷ đồng và trở thành công ty chứng khoán có vốn điều lệ lớn nhất Việt Nam, trong đó, hoạt động môi giới chiếm khoảng 10% thị phần thị trường. Công ty tổ chức theo mô hình sau: (Nguồn: www.scbs.com.vn) 1.2.3.2. Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh tại Việt Nam: Thị trường chứng khoán giai đoạn 2006 – 2007 có những bước tiến vượt bậc. Số nhà đầu tư, số công ty phát hành và niêm yết không ngừng gia tăng khiến các CTCK luôn đặt trong tình trạng quá tải, thậm chí có những công ty chứng khoán buộc phải dùng nhiều hình thức khác nhau để “đuổi” bớt khách hàng. Lượng cầu quá lớn khiến một khối lượng lớn các CTCK được thành lập. Rất nhiều trong số đó là các công ty chứng khoán có nguồn vốn độc lập với các ngân hàng, đó là các CTCK chuyên doanh. Hầu hết các công ty này đều thành lập theo mô hình công ty cổ phần và có số vốn điều lệ không lớn, thường từ 20 đến 50 tỷ đồng. Một đại diện tiêu biểu cho các công ty dạng này là công ty chứng khoán SSI (Saigon Seccurities Inc). Công ty chứng khoán SSI hiện là công ty có mức vốn điều lệ đứng thứ 2 trong số các công ty chứng khoán đang hoạt động (800 tỷ đồng, Chỉ sau CTCK ngân hàng Sài Gòn thương tín với số vốn điều lệ 1.100 tỷ). SSI hoạt động theo giấy chứng nhận kinh doanh số 056679 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 30/12/1999. Dưới đây là mô hình tổ chức công ty chứng khoán SSI: ĐHĐCĐ Ban Giám Đốc Hội Đồng QT CN Trần Bình Trọng CN Ng. Công Trứ Hội sở CN Hà Nội Dịch vu Chứng khoán Tài chính - Kế toán Phân tích và TVĐT Hành Chính Tư vấn TCDN IT NV Thị trường Vốn Luật PR Nhân Sự Nguồn vốn & Đ.Tư TC HĐ Đầu Tư Ban Kiểm Soát BKS Nội Bộ (Nguồn: Bản Cáo Bạch SSI) CN Hải Phòng Chương 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS 2.1. Tổng quan Công ty chứng khoán SeABANK: 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty chứng khoán SeABANK tên đầy đủ là Công ty cổ phần chứng khoán Ngân hàng TMCP Đông Nam Á (SeABS). Các thành viên sáng lập bao gồm: Ngân hàng TMCP Đông Nam Á, đại diện là ông Lê Văn Trí; Ông Lê Hữu Báu; Bà Khúc Thị Quỳnh Lâm; Bà Lê Thị Mai Linh; Ông Đoàn Văn Tiến. Công ty Chứng khoán SeABANK (SeABS) đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhận Kinh doanh số 0103015002 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội ngày 12 tháng 12 năm 2006 và Quyết định số 34/UBCK – GPHĐKD của Chủ Tịch Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước cấp ngày 22 tháng 12 năm 2006, với số vốn điều lệ ban đầu là 50 tỷ đồng. Sau 1 năm hoạt động Công ty tăng vốn điều lệ lên 200 tỷ đồng theo Quyết định số 731/QĐ-UBCK ngày 31/12/2007 của UBCKNN nhằm phù hợp hơn với nhu cầu hoạt động của Công ty và theo quy định về vốn pháp định của Nhà Nước. SeABS là thành viên của Sở giao dịch Chứng khoán Tp. Hồ Chí Minh ngày 08 tháng 01 năm 2008 Là thành viên của Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Hà Nội theo quyết định số 200/QĐ-TTGDHN ngày 26 tháng 1 năm 2007. Là thành viên của Trung tâm Lưu kí Chứng khoán từ ngày 05/01/2007 theo Giấy chứng nhận số 36/GCNTVLK cấp ngày 02/01/2007. 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ tại SeABS: Hiện nay, SeABS đang thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán và các dịch vụ tư vấn tài chính được pháp luật quy định. Bao gồm: Môi giới chứng khoán, bao gồm: Môi giới chứng khoán niêm yết; Môi giới chứng khoán chưa niêm yết (OTC); Tự doanh chứng khoán; Bảo lãnh phát hành chứng khoán; Lưu kí chứng khoán; Tư vấn tài chính doanh nghiệp. 2.1.3. Chiến lược phát triển: Là một Công ty mới thành lập trong lĩnh vực mới của thị trường Tài Chính, với năng lực hiện có, Công ty xác định cho mình mục tiêu trong tương lai là trở thành một trong các Công ty Chứng khoán hàng đầu tại Việt Nam và trở thành một Ngân hành đầu tư chuyên nghiệp. Định hướng phát triển: SeABS nỗ lực để trở thành một trong 5 công ty chứng khoán hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các dịch vụ tài chính chất lượng cao cho các doanh nghiệp, các nhà đầu tư, mang lại lợi ích bền vững cho cổ đông, khách hàng, cán bộ nhân viên, các đối tác và đóng góp cho sự phát triển của xã hội 2.1.4. Lực lượng nhân sự công ty: Thành phần ban lãnh đạo công ty gồm có: Ông Lê hữu Báu: Chủ tịch hội đồng quản trị. Ông Báu là tiến sĩ khoa học, từng làm trưởng ban giám định cục giám định và quản lý chất lượng công trình giao thông - Bộ giao thông vận tải. Bà Lê thị Mai Linh: Phó chủ tịch hội đồng quản trị. Bà Linh là người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực chứng khoán với 6 năm kinh nghiệm làm việc tại Uỷ ban chứng khoán nhà nước, giữ các chức vụ quan trọng như trưởng phòng thẩm định vụ quản lý phát hành chứng khoán, phó vụ trưởng vụ quan hệ quốc tế, phó giám đốc trung tam giao dịch chứng khoán Hà Nội. Bà tốt nghiệp thạc sĩ kinh tế tại Trường ĐH Illinois (Mỹ) năm 1999. Bà Nguyễn Thị Vân: Tổng giám đốc công ty. Bà Vân là người có kinh nhiệm nhiều năm làm việc trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng với 11 năm làm việc tại Ngân hàng kỹ thương việt nam (Techcombank) trong đó có 7 năm làm kế toán trưởng. Bà tốt nghiệp chuyên ngành kế toán và phân tích tổng hợp tại Trường ĐH tổng hợp Kinh tế - Tài chính Sankt-Peterburg (Nga) năm 1992, tốt nghiệp thạc sỹ kinh tế phát triển theo chương trình hợp tác Việt nam - Hà Lan năm 1999. Ngoài ra, tính đến cuối năm 2007 số lượng cán bộ nhân viên của SeABS là 105, xét trong mối tương quan với các công ty chứng khoán đang hoạt động trên thị trường thì số lượng nhân viên SeABS là khá lớn. Lực lượng nhân sự tại công ty có chất lượng cao, được tuyển dụng từ các Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam như Ngân hàng Kỹ Thương, Công ty kiểm toán VACO, Chứng khoán Thăng Long.. Cơ cấu cán bộ nhân viên trong công ty được phân bổ như sau: Phòng Ban Số lượng (Người) Phòng Môi Giới Niêm Yết 9 Phòng Môi Giới OTC 8 Phòng Tư Vấn TCDN 8 Phòng Kinh Doanh và Đầu Tư 9 Phòng KSNB và QTRR 4 Phòng Thông Tin Điện Toán 5 Phòng Kế Toán và Lưu Kí 9 Phòng PR và Marketing 6 Phòng HCNS và Phục Vụ 9 Chi Nhánh TP. Hồ Chí Minh 38 Tổng 105 2.1.5. Tình hình hoạt động tại SeABS: Sau hơn 1 năm đi vào hoạt động, SeABS bước đầu thu được những kết quả rất đáng khích lệ. Dưới đây là các báo cáo của SeABS theo nguồn từ thông tin thành viên Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội: a, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2007: STT Chỉ tiêu Số liệu 1 Doanh thu hoạt động kinh doanh chứng khoán 90.068.636.191 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 416.862.205 3 Doanh thu thuần 89.651.773.986 4 Thu lãi đầu tư 536.474.500 5 Doanh thu hoạt động kinh doanh CK & lãi đầu tư 90.188.521.486 6 Chi phí hoạt động kinh doanh chứng khoán 27.941.799.808 7 Lợi nhuận gộp 62.246.721.678 8 Chi phí quản lý 19.499.632.838 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KDCK 42.747.088.840 10 Lợi nhuận ngoài hoạt động kinh doanh 44.097.473 11 Lợi nhuận trước thuế 42.719.186.013 12 Lợi nhuận tính thuế* (L.nhuận trước thuế - lãi đầu tư) 42.254.438.513 13 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp** 0 14 Lợi nhuận sau thuế 42.719.186.013 15 Lãi cơ bản trên cổ phiếu - 16 Cổ tức trên mỗi cổ phiếu - *Theo quy định của Nhà Nước, thuế thu nhập cá nhân đối với các nhà đầu tư chứng khoán tạm thời chưa áp dụng cho tới năm 2009. **Các CTCK mới thành lập sẽ được miễn hoàn toàn thuế thu nhập DN trong 2 năm đầu và 50% trong 3 năm tiếp theo. b, Bảng cân đối kế toán 2007: Chỉ tiêu Số dư I Tài sản ngắn hạn 755.957.943.819 1 Tiền 71.953.124.862 2 Các khoản đầu tư CK và đầu tư ngắn hạn khác 86.916.842.033 Chứng khoán tự doanh 89.526.100.405 Chứng khoán ngắn hạn của người uỷ thác Đ.tư Đầu rư ngắn hạn Dự phòng giảm giá CK và Đtư ngắn hạn (2.609.258.372) 3 Các khoản phải thu 593.346.948.107 4 Vật liệu công cụ tồn kho 909.277.719 5 Tài sản ngắn hạn khác 2.831.751.098 II Tài sản dài hạn 124.913.052.992 1 Tài sản cố định 6.707.074.448 Tài sản cố định hữu hình 6.252.450.211 Tài sản cố định thuê tài chính Tài sản cố định vô hình 454.624.237 2 Các khoản đầu tư CK và đầu tư dài hạn khác 116.721.690.040 3 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 4 Tài sản dài hạn khác 1.482.288.504 III TỔNG CỘNG TÀI SẢN 880.868.996.811 IV Nợ phải trả 638.077.810.798 1 Nợ ngắn hạn 638.057.810.798 2 Nợ dài hạn 20.000.000 V Nguồn vốn chủ sở hữu 242.791.186.013 1 Vốn điều lệ 200.000.000.000 2 Vốn bổ sung 3 Các quỹ và lợi nhuận chưa phân phối 42.791.186.013 4 Vốn điều chỉnh VI TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 880.868.996.811 c, Một vài chỉ tiêu tài chính: STT Chỉ tiêu SeABS Trung bình ngành* 1 Cơ cấu tài sản Tài sản dài hạn/Tổng tài sản 14.18% 15.64% Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản 85.82% 84.36% 2 Cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn 72.44% 69.79% Vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn 27.56% 30.21% 3 Khả năng thanh toán Khả năng thanh toán nhanh 0.25 lần 0.23 lần Khả năng thanh toán hiện hành 1.38 lần 1.30 lần 4 Tỷ suất lợi nhuận Lợi nhuận trước thuế/Tổng TS 4.86% 3.88% Lợi nhuận trước thuế/Tổng DT thuần 47.73% 45.06% Lợi nhuận trước thuế/Vốn chủ sở hữu 17.62% 14.33% *Số liệu dựa trên tính toán các báo cáo tài chính các CTCK thành viên TTGDCK Hà Nội Dựa trên các số liệu trên ta có thể nhận thấy SeABS nằm trong khu vực các công ty có hoạt động tốt trên thị trường. 2.2. Cơ cấu tổ chức tại SeABS: 2.2.1. Mô hình tổ chức công ty: Hiện nay, SeABS tổ chức theo mô hình công ty cổ phần. Các bộ phận chức năng của công ty được bố trí như sau: Đ.HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG ĐẦU TƯ P. KSNB & QT RỦI RO KHỐI HỖ TRỢ KHỐI MÔI GIỚI KHỐI K.DOANH Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TƯ VẤN TCDN P. MÔI GIỚI PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN TC PHÒNG HCNS P. THÔNG TIN ĐIỆN TOÁN PHÒNG KD & ĐẦU TƯ PHÒNG TƯ VẤN TCDN BỘ PHẬN MG NIÊM YẾT BỘ PHẬN MÔI GIỚI OTC BỘ PHẬN PR/MARKETING BỘ PHẬN DV KHÁCH HÀNG PHÒNG KTTC PHÒNG THÔNG TIN ĐIỆN TOÁN PHÒNG HCNS BP GIAO DỊCH & LƯU KÍ B.PHẬN KTTC BP PR&MAR P. PHÁP CHẾ (Nguồn: www.seabs.com.vn) 2.2.2. Quyền hạn, trách nhiệm các bộ phận, phòng ban: a, Lãnh đạo và ban kiểm soát: Theo chương 4 - Điều lệ công ty chứng khoán SeABANK quy định chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban như sau: Điều 26: Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): ĐHĐCĐ bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty. Có thẩm quyền quyết định những vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng tới toàn công ty. Quyền hạn và nhiệm vụ: Thông qua định hướng phát triển công ty; Quyết định loại cổ phần và số lượng cổ phần chào bán của từng loại; Quyết định mức trả cổ tức; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), thành viên Ban kiểm soát (BKS); Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị lớn hơn 50% tổng tài sản công ty; Quyết định tăng giảm vốn điều lệ; Sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ công ty; Thông qua báo cáo tài chính hàng năm; Xem xét, xử lý các vi phạm của thành viên HĐQT, BKS gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của công ty; Quyết định tổ chức lại hay giải thể công ty; Quyết định mức cổ tức với mỗi loại cổ phiếu. Điều 27: Hội đồng quản trị (HĐQT): Là cơ quan quản lý công ty, nhân danh công ty quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Quyền hạn và nhiệm vụ: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; Kiến nghị loại cổ phiếu và tổng số cổ phiếu được quyền chào bán của từng loại; Quyết định chào bán cổ phiếu mới; Quyết định huy động thêm vốn theo các hình thức khác; Quyết định giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu công ty; Quyết định mua lại cổ phiếu của công ty; Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn; Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm, thông qua hợp đồng mua bán cho vay tài sản có giá trị lớn hơn 50% tổng tài sản công ty (theo báo cáo tài chính năm gần nhất); Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, kí hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với GĐ hay TGĐ và các cấp quản lý khác; Quyết định mức lương, thù lao với GĐ, TGĐ và người quản lý khác; Giám sát, chỉ đạo GĐ, TGĐ điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty; Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, góp vốn liên doanh liên kết, mua cổ phần của doanh nghiệp khác; Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ ĐHĐCĐ, triệu tập họp ĐHĐCĐ, lấy ý kiến cổ đông; Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên ĐHĐCĐ; Kiến nghị mức cổ tức được chia, thời hạn và thủ tục trả cổ tức hay xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh; Kiến nghị việc tổ chức lại, phá sản hay giải thể công ty; Phê chuẩn các vấn đề: Thành lập chi nhánh; Văn phòng đại diện; Phòng giao dich; Đại lý nhận lệnh; Thành lập công ty con; Một số vấn đề lớn như mua bán, sáp nhập, thanh toán công ty, liên doanh; Các khoản đầu tư không nằm trong kế hoạch kinh doanh hoặc ngân sách vượt quá 10% giá trị kế hoạch và ngân sách kinh doanh hằng năm; Việc định giá các tài sản góp vào công ty không phải bằng tiền liên quan đến phát hành cổ phiếu, trái phiếu công ty như vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ và bí quyết công nghệ; Mua hay thu hồi ít hơn 10% cổ phiếu theo từng loại; Quyết định mức giá mua hay thu hồi. Báo cáo ĐHĐCĐ về hoạt động của mình, của TGĐ và các cán bộ quản lý khác. Thành phần và nhiệm kì: HĐQT do ĐHĐCĐ bầu ra; Số lượng từ 3 đến 5 người; Nhiệm kì tối đa là 3 năm và có thể được bầu lại; Không tham gia góp vến hay quản lý với bất kì công ty chứng khoán nào khác. Chủ tịch Hội đồng quản trị (CTHĐQT): Do HĐQT bầu ra trong số thành viên HĐQT; Không kiêm chức TGĐ; Quyền và nhiệm vụ: Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT; Chuẩn bị chương trình, nội dung các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT; Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐCĐ; Giám sát việc thực hiện các quyết định của HĐQT; Chủ toạ các phiên họp của ĐHĐCĐ; Khi vắng mặt có thể uỷ quyền cho phó chủ tịch. Điều 28: Tổng giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm hoặc thuê TGĐ; Điều hành mọi hoạt động hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về quyền và trách nhệm được giao; Nhiệm kì không quá 5 năm; Quyền hạn và nhiệm vụ: Thực hiện các nghị quyết của HDQT và ĐHĐCĐ kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư hằng năm của công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua; Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Cty mà không cần phải có quyết định của HĐQT bao gồm việc thay mặt cty kí kết các hợp đồng kinh tế, tài chính và thương mại; tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh; Kiến nghị về số lượng các loại cán bộ quản lý mà công ty cần thuê, đề xuất mức lương; Chấp hành chỉ tiêu số lượng lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, quyết định các vấn đề về hợp đồng lao động; Kiến nghị các phương án trong tổ chức, quyết định hoặc ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT; Kí kết các hợp đồng nhân danh công ty; Quyết định lương và phụ cấp; Tuyển dụng lao động; Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hay xử lý lỗ kinh doanh; Ngày 31/10 hăng năm, TGĐ trình HĐQT kế hoạch năm tài chính tiếp theo; Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên HĐQT; Báo cáo lên HĐQT và các cổ đông; Duyệt các văn bản thuộc thẩm quyền. Điều 29: Ban kiểm sát: BKS gồm 3 thành viên là người Việt Nam, trong đó có ít nhất một người là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. BKS bầu ra 1 trưởng ban với chức năng: Triệu tập các cuộc họp của BKS và hoạt động với tư cách là chủ tịch cuộc họp; Yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin liên quan; Lập và trình báo cáo của BKS sau khi đã tham khảo ý kiến của HĐQT lên ĐHĐCĐ; Nhiệm kì không quá 3 năm và có thể được bầu lại; Giám sát HĐQT, TGĐ và chịu trách nhiệm trước pháp luật, ĐHĐCĐ. Quyền hạn và trách nhiệm: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp. Trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý. Trong công tác điều hành hoạt động kinh doanh của tổ chức, công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính; Thẩm định báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm, hằng quý và 6 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của HĐQT và trình lên ĐHĐCĐ; Kiến nghị lên ĐHĐCĐ các biện pháp sửa đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty; Xem xét sổ kế toán, các loại tài liệu, công việc quản lý điều hành khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của chủ sở hữu công ty; Được HĐQT tham khảo ý kiến về việc chỉ định công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập; Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tổ chức và phạm vi kiểm toán trước khi tiến hành kiểm toán; Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập ngoài công ty khi thấy cần thiết; Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kì hoặc cuối kì cũng như mọi vấn đề kiểm toán viên muốn bàn bạc; Xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty, xem xét những kết quản điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý; Thành viên của HĐQT, TGĐ điều hành và cán bộ quản lý có trách nhiệm cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của BKS và thư kí công ty, đảm bảo cung cấp tài liệu cho BKS và HĐQT cùng một thời điểm. b, Các phòng ban chức năng: Phòng Kiểm soát nội bộ và Quản trị rủi ro: Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của phòng là kiểm soát việc thực hiện các quy định của các phòng ban, việc thực thi quy trình nghiệp vụ, Phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp (TVTCDN): Thực hiệc các nghiệp vụ theo các quy trình của công ty. Liên hệ với khách hàng, nhà đầu tư, Uỷ ban chứng khoán nhà nước, Sở giao dịch, Trung tâm giao dịch chứng khoán, Trung tâm lưu kí, các đối tác, các phòng ban có liên quan. để thực hiện các nghiệp vụ của mình. Bao gồm các nghiệp vụ: Tư vấn xây dựng cổ phần hoá và bán đấu giá cổ phần; Tư vấn phát hành thêm cổ phần; Tư vấn niêm yết; Tư vấn tái cơ cấu, mua bán sáp nhập; Tư vấn đăng kí công ty đại chúng và giao dịch OTC Phòng môi giới: Gồm 2 bộ phận là bộ phận môi giới chứng khoán niêm yết và môi giới chứng khoán chưa niêm yết (Môi giới OTC). Các hoạt động chủ yếu của Môi giới là: Mở tài khoản; Nhận lệnh và kiểm tra lệnh giao dịch; Nhập lệnh vào hệ thống; Thông báo và xác nhận kết quả giao dịch với khách hàng; Thanh toán giao dịch chứng khoán của khách hàng. Phòng Kinh Doanh - Đầu Tư: Hoạt động chủ yếu của Phòng KD – ĐT là lập các bản phân tích, báo cáo về nền kinh tế, các ngành, các công ty cụ thể phục vụ cho nhu cầu của các khách hàng cụ thể hoặc đưa ra các kiến nghị đầu tư cho công ty và cho khách hàng. Phòng Kế Toán Tài Chính: Gồm 2 bộ phận là Kế Toán Tài Chính và Lưu kí. Bộ phận Kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công ty. Có trách nhiệp tổng hợp các khoản thu, chi của công ty. Lập các báo cáo tài chính trình lên Ban Lãnh Đạo công ty và các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu. Bộ phận Lưu Kí thực hiện các nghiệp vụ và chức năng của một thành viên Lưu Kí của Trung Tâm Lưu Kí Chứng Khoán (Lưu Kí cấp 2). Phòng PR & Maketing: Là phòng chịu trách nhiệm đảm bảo và xây dựng hình ảnh công ty, đảm bảo mối quan hệ với các khách hàng, xây dựng bộ thương hiệu chuẩn cho SeABS, tổ chức các sự kiện công ty.. Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Là bộ phận đảm nhận các hoạt động chung của SeABS. Gắn kết các phòng ban trong công ty và gắn hoạt động của công ty với các tổ chức khác. Chịu trách nhiệm thông báo các văn bản mới của nhà nước, của công ty. Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến nhân sự công ty. Phòng thông tin điện toán: Đảm bảo cơ sở vật chất và hoạt động của hệ thống thông tin công ty như: + Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin trong các phiên giao dịch hàng ngày; + Đảm bảo kết nối với hệ thống thông tin tại Uỷ ban chứng khoán, Sở giao dịch chứng khoán TP. Hồ Chí Minh, Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội, mạng Internet, mạng nội bộ công ty.. Cung cấp thông tin trên trang web của công ty. Chi nhánh TP.Hồ Chí Minh: Được thành lập vào ngày 21 tháng 8 năm 2007 theo quyết định số 476/QĐ-UBCK của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh có tên giao dịch: Công ty Chứng khoán SeBANK – Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Với số lượng nhân viên là 38 người, chi nhánh SeABS được thực hiện 3 nghiệp vụ là Môi giới, Tư vấn và Lưu kí. 2.3. Nhận định về cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán SeBANK: 2.3.1. Về mô hình tổ chức: Xem xét mô hình tổ chức SeABS chúng ta nhận thấy công ty sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng kết hợp mô hình bộ phận theo địa dư với việc mở chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đây cũng là dạng mô hình phổ biến mà các công ty chứng khoán đang sử dụng hiện nay nhằm không ngừng mở rộng quy mô hoạt động của mình. Các phòng ban trong công ty được chia làm 3 khối riêng biệt là khối kinh doanh, khối môi giới và khối hỗ trợ. Theo như cách phân loại này ta có thể nhận thấy công ty chia các bộ phận trong tổ chức của mình thành 2 khối chức năng: Khối Front Office: Là 2 khối kinh doanh và môi giới. Đây là khối có chức năng giao dịch trực tiếp với khách hàng để thực hiện nghiệp vụ của mình. Hoạt động của khối này thể hiện bộ mặt của công ty. Khách hàng thường đánh giá được công ty thông qua hoạt động của khối này. Khối Back Office: Chính là khối hỗ trợ, là khối hậu thuẫn cho hoạt động của khối front office. Như đã phân tích ở trên về cơ cấu bộ phận theo chức năng, ưu điểm của dạng mô hình này là hiệu quả tác nghiệp cao với các hoạt động được chuyên môn hoá cao, nguồn nhân lực cũng được đào tạo dễ dàng. Xét về các điều kiện về quản trị cũng như năng lực nhân sự Việt Nam nói chung và các CTCK nói riêng thì đây là dạng mô hình phù hợp. Hơn nữa, thực tế các CTCK tại các nước có thị trường chứng khoán phát triển cho thấy, đây vẫn là dạng mô hình được sử dụng phổ biến bởi một lý do chi phối chính là do hoạt động kinh doanh chứng khoán được chia ra thành các nghiệp vụ điển hình. Các nghiệp vụ đó là: - Môi giới; - Tự doanh; - Bảo lãnh; - Tư vấn. Tại các nước có thị trường chứng khoán phát triển, do TTCK đã khá hoàn chỉnh khiến các CTCK thường tồn tại dưới dạng mô hình Ngân hàng đầu tư nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng cũng như để phù hợp với thị trường. Do đó họ phát triển thêm các nghiệp vụ kinh doanh khác như cho vay cầm cố chứng khoán, các nghiệp vụ nợ, quản lý tài sản.. Tại Việt Nam hiện nay chưa thể cho phép SeABS hay các công ty chứng khoán khác hoạt động theo mô hình ngân hàng đầu tư bởi thị trường chứng khoán Việt Nam là thị trường mới nổi, còn có nhiều bất ổn và rủi ro thị trường là rất lớn. Bằng chứng thị trường chứng khoán Việt Nam trong thời gian qua cho thấy rõ điều đó. Thị trường đã có lúc phát triển ngoạn mục, nhưng cũng có những lúc xuống dốc thảm hại. Sự biến động lớn này nhìn về bề nổi ta có thể thấy tác động của nhà nước đến TTCK là nhân tố rất lớn khi mà các văn bản điều chỉnh của nhà nước thường xuyên có sự thay đổi, từ việc hạn chế cho vay đầu tư chứng khoán (chỉ thị 03/2007/CT-NHNN) để kiềm chế lạm phát đến động thái mua vào chứng khoán của SCIC, hay kiểm soát biên độ giao dịch chứng khoán, giãn thời gian cổ phần hoá các công ty lớn.. Các nhân tố đó đều có tác dụng mạnh mẽ đến thị trường. Nhưng xét cho cùng, các tác động đó tới thị trường là cần thiết bởi tình hình thực tế của Việt Nam hiện nay không còn nhiều thuận lợi, thị trường chứng khoán lại đang bước những bước chập chững đầu tiên, nếu như phát triển thị trường một cách thái quá sẽ khó có thể kiểm soát được tình hình. Các công ty chứng khoán là một chủ thể hoạt động trên thị trường chứng khoán Việt Nam nên cũng buộc phải bị hạn chế trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Biểu đồ VN-INDEX* từ khi TTCK Việt Nam bước vào hoạt động: (Nguồn: Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước – www.ssc.gov.vn) 2.3.2. Về chức năng, nhiệm vụ các phòng ban: Mô hình SeABS được cấu tạo theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, mỗi phòng ban có chức năng riêng, được giao những quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể. Các hoạt động được thực hiện một cách độc lập tương đối. Khi sử dụng mô hình dạng này, SeABS cũng gặp những hạn chế nhất định. Thứ nhất, chính là việc chồng chéo trong việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Để thực hiện một nghiệp vụ cụ thể đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau. Điều này gây ra sự phụ thuộc lẫn nhau, hạn chế trong việc độc lập thực hiện nghiệp vụ. Xin đưa ra đây ví dụ về quy trình tư vấn bảo lãnh phát hành chứng khoán để thấy rõ hơn mối quan hệ này. Quy trình này được kèm theo quyết định số 49/2007/QĐ-TGĐ ngày 12/01/2007 của TGĐ SeABS (Nguồn: Phòng TVTCDN) *Các giá trị bất thường là giá trị của những ngày giao dịch đặc biệt nhưng chưa được điều chỉnh. Quy trình nghiệp vụ Đơn vị thực hiện chính Tiếp nhận đề nghị Bảo lãnh Khảo sát Doanh nghiệp Thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh Tổng giá trị Bảo lãnh Thống nhất với khách hàng Xác định giá trị DNghiệp Xác định giá trị Bảo lãnh Giá trị Bảo Lãnh nhỏ hơn giá trị được phép Mời đối tác đồng bảo lãnh Đàm phán kí hợp đồng BL (Đồng BL) ) Đấu giá và phân phối CK Thanh lý hợp đồng, báo cáo, lưu hồ sơ CK được bán hết P. Tư Vấn TCDN Phòng K.Doanh - Đầu Tư P.Tư Vấn, P.KD, P.Kế Toán Ban Lãnh Đạo Phòng Môi Giới Qua ví dụ trên ta cũng có thể thấy được các phòng ban chỉ mang tính độc lập tương đối, các bộ phận có mối quan hệ mật thiết, phụ thuộc lẫn nhau. Hoạt động của bộ phận này sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của bộ phận khác, chính vì vậy đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhằm hướng toàn bộ tổ chức tới mục tiêu chung. Việc kết hợp các hoạt động riêng lẻ trong một nhiệm vụ thống nhất là một thách thức với công ty khi sử dụng mô hình này, bởi như chúng ta đã biết, dạng mô hình bộ phận theo chức năng thường có mức độ chuyên môn hoá cao. Mô hình này chỉ có thể hoạt động tốt khi có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Hạn chế khác có thể gặp phải ở mô hình dạng này là sự thiếu tập trung về dịch vụ khi tìm kiếm khách hàng. Khi các phòng ban khác nhau thực hiện việc chào dịch vụ tới khách hàng khác nhau, các khách hàng có thể sẽ không thể hiểu hết các dịch vụ mà SeABS cung cấp, cũng như khó có thể hình dung ra cách thức hoạt động khi thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS 3.1. Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức SeABS. 3.1.1. Chiến lược: Trong bản chào tới các khách hàng của SeABS nêu rõ:” SeABS không ngừng lỗ lực phát triển dịch vụ của mình nhằm đáp ứng được tốt nhất các nhu cầu ngày càng cao của nhà đầu tư. Hết năm 2007, tổng số cán bộ nhân viên của SeABS là 105 người. Với số vốn điều lệ ban đầu là 50 tỉ đồng, sau 1 năm hoạt động lợi nhuận của SeABS đạt hơn 45 tỉ đồng. Vào ngày 31.12.2007, SeABS chính thức tăng vốn điều lệ lên 200 tỉ đồng. với định hướng trở thành một trong những công ty chứng khoán hàng đầu và tập đoàn ngân hàng đầu tư chuyên nghiệp, SeABS xác định lộ trình tăng vốn dạt quy mô 1000 tỷ đến năm 2010”. Như vậy, chiến lược của SeABS là trở thành một ngân hàng đầu tư chuyên nghiệp, điều này cho thấy công ty sẽ không dừng ở việc chỉ kinh doanh trên Thị trường Chứng khoán mà sẽ mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường Tài Chính - Tiền Tệ. Chiến lược này của SeABS hoàn toàn có thể thực hiện được bởi mô hình ngân hàng đầu tư tại các CTCK là xu hướng tất yếu của tương lai. Khi đi theo dạng mô hình này, SeABS sẽ phải mở rộng các nghiệp vụ kinh doanh sang các lĩnh vực tài chính tiền tệ khác. Các nghiệp vụ mà các công ty chứng khoán lớn trên thị trường chứng khoán hiện đang thực hiện là cho vay cầm cố chứng khoán, dịch vụ cho mua khống, bán khống.. 3.1.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động: SeABS nằm trong tốp các CTCK tầm trung bình tại Việt Nam, với quy mô vốn điều lệ 200 tỷ đồng và quy mô số lượng nhân viên là trên 100, số lượng tài khoản được mở tại SeABS khoản trên 3000. Tuy chưa thể so sánh với các công ty có nguồn lực lớn tại Việt Nam cũng như các công ty chứng khoán nước ngoài nhưng SeABS đang dần khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường chứng khoán. SeABS cũng đang hoạt động trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh chứng khoán được nhà nước cho phép, tham gia tư vấn niêm yết và bán cổ phần thành công cho nhiều công ty lớn như Công ty cổ phần Ống Thép Việt Đức, Ngân Hàng Công thương Việt Nam, Công ty In Công Đoàn.. Trong tương lai không xa, SeABS sẽ không ngừng gia tăng cả về quy mô lẫn hoạt động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường chứng khoán. 3.1.3. Năng lực nhân sự: Với việc lựa chọn kĩ lưỡng nguồn nhân lực đầu vào, tới nay SeABS có được một đội ngũ nhân viên có chất lượng cao. Nhân viên tại SeABS đều được tuyển dụng từ những trường Đại học trong và ngoài nước, là các cán bộ có kinh nghiệm làm việc tại các công ty lớn. Đây là lực lượng nhân viên có khả năng độc lập cao trong công việc, có kiến thức và kĩ năng về chứng khoán và thị trường chứng khoán. 3.1.4. Môi trường kinh doanh: Những nhân tố môi trường có ảnh hưởng tới SeABS là: Thị trường chứng khoán Việt Nam đang bước vào giai đoạn có những điều chỉnh tạm thời, nguyên nhân là do những ảnh hưởng của tình hình kinh tế trong và ngoài nước buộc chính phủ phải có những can thiệp nhất định vào thị trường chứng khoán. Tuy nhiên, thị trường chứng khoán ngày càng phát triển là xu hướng tất yếu, bởi thị trường chứng khoán chính là phong vũ biểu cho một nền kinh tế phát triển. Nhu cầu về các dịch vụ của một công ty chứng khoán tại Việt Nam là rất lớn, nhu cầu đó tới từ các công ty đang trong giai đoạn chuẩn bị cổ phần hoá và niêm yết trên thị trường. Nhu cầu đó cũng tới từ các nhà đầu tư chứng khoán. Theo thống kê, thị trường chứng khoán Việt Nam mới chỉ thu hút chưa quá 5% dân số tham gia, các nhà đầu tư mới chỉ tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh, như vậy khối lượng khách hàng tiềm ẩn của các công ty chứng khoán là rất lớn. Thách thức cho các công ty chứng khoán nói chung và SeABS nói riêng chính là khả năng gia nhập thị trường của các công ty chứng khoán nước ngoài trong thời gian sắp tới khi mà cam kết gia nhập WTO của Việt Nam vào năm 2011 được thực hiện. Hiện nay, thị trường chứng khoán Việt Nam đã có sự hiện diện của chi nhánh các công ty chứng khoán nước ngoài như Mirae Asset, Blackhorse Asset.. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức SeABS: 3.2.1. Sáp nhập bộ phận dịch vụ khách hàng với bộ phận PR&MARKETING a, Cơ sở: Bộ phận dịch vụ khách hàng với bộ phận PR&Marketing có chức năng và nhiệm vụ tương đối giống nhau. Bộ phận PR&Marketing có chức năng chính là nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty, vì vậy quan hệ và phục vụ khách hàng cũng là một phần không nhỏ trong nhiệm vụ của phòng ban này b, Thực trạng: Xét cơ cấu tổ chức của SeABS như ở sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy công ty đang tồn tại song song 2 bộ phận có mối quan hệ mật thiết là bộ phận PR&Marketing và bộ phận dịch vụ khách hàng. Bộ phận PR&Marketing do phòng PR&Marketing đảm nhận, còn bộ phận dịch vụ lại do phòng môi giới đảm nhận. Điều này có thể gây lãng phí và chồng chéo nghiệp vụ trong công ty. c, Giải pháp: Sáp nhập bộ phận dịch vụ khách hàng vào bộ phận PR&Marketing, tăng cường chức năng nhiệm vụ của phòng PR&Marketing đồng thời bổ sung nguồn nhân lực cho phòng này từ bộ phận dịch vụ khách hàng. Như vậy công việc phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ chuyên nghiệp hơn nhờ kĩ năng của phòng Marketing. 3.2.2. Thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP. HCM a, Cơ sở: Hiểu biết về địa bàn hoạt động là lợi thế của bất kì công ty nào. Các chi nhánh tại các địa phương của các công ty cũng cần thiết phải nâng cao được hình ảnh của mình và nâng cao năng lực kinh doanh thông qua việc tạo lập mối quan hệ với khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và hình ảnh của toàn thể công ty. b, Thực trạng: TP. HCM là trọng điểm kinh tế của cả nước, rất nhiều các công ty chứng khoán đang hoạt động tại đây nên tình hình cạnh tranh nhằm gia tăng thị phần khá gay gắt. Chi nhánh TPHCM của SeABS lại chưa có phòng Marketing nên có thể ảnh hưởng phần nào đến năng lực cạnh tranh của công ty. c, Giải pháp: Nhanh chóng thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP HCM với chức năng chính là xây dựng hình ảnh công ty cũng như của chi nhánh và xúc tiến công việc tìm kiếm khách hàng. 3.2.3. Mở phòng giao dịch của Ngân hàng Đông Nam Á tại sàn SeABS: a, cơ sở: Ngân hàng và các công ty chứng khoán có mối liên hệ khăng khít với nhau, thực tế cho thấy công ty chứng khoán cần phát triển các loại hình kinh doanh dịch vụ ngân hàng nhằm tạo ra các nghiệp vụ liên hoàn trong hoạt động tài chính. Tại Việt Nam hiện nay chưa cho phép các công ty chứng khoán phát triển theo mô hình ngân hàng đầu tư vì thực trạng thị trường chưa cho phép, nhưng đây chính là xu hướng của tương lai. Hiện nay rất nhiều các ngân hàng thành lập nên các công ty chứng khoán, ngoài nguyên nhân tận dụng năng để mở rộng hoạt động ra còn có một nguyên nhân khác không kém phần quan trọng đó chính là việc bảo trợ nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh tiền tệ. Việc khách hàng rút tiền trong tài khoản đề đầu tư chứng khoán sẽ là một rủi ro với bất cứ ngân hàng nào, việc mở các công ty chứng khoán nhằm đón bắt nhu cầu đầu tư của khách hàng là việc nên làm. Ngược lại, tuy chưa được phép phát triển công ty theo mô hình ngân hàng đầu tư nhưng các công ty chứng khoán, đặc biệt là các công ty chứng khoán do các ngân hàng lập nên cần tổ chức mở văn phòng giao dịch tại sàn của công ty nhằm mục đích chủ yếu là phục vụ một cách tiện lợi cho khách hàng muốn giao dịch. b, Thực trạng: SeABS có diện tích sàn giao dịch khá rộng, khoảng 250m2. Với diện tích như vậy công ty hoàn toàn có thể tận dụng một phần diện tích sàn để mở một văn phòng giao dịch của Ngân hàng Đông Nam Á. Việc tận dụng diện tích này có thể mang lại lợi ích cho Ngân hàng là chủ yếu nhưng SeABS cũng sẽ có đực những lợi ích không nhỏ từ việc cho thuê mặt bằng sử dụng và quan trọng hơn là các công ty có thể tận dụng được nguồn khách hàng của nhau. c, Giải pháp: Phối hợp cùng với Ngân hàng Đông Nam Á mở văn phòng giao dịch tại sàn của công ty theo hình thức cho thuê diện tích sàn sử dụng hoặc có thể theo hình thức phân chia lợi nhuận theo thoả thuận giữa hai bên. Sau khi thực hiện các giải pháp trên mô hình cơ cấu SeABS sẽ như sau: Đ.HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG ĐẦU TƯ P. KSNB & QT RỦI RO KHỐI HỖ TRỢ KHỐI MÔI GIỚI KHỐI K.DOANH Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TƯ VẤN TCDN P. MÔI GIỚI PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KTTC PHÒNG HCNS PHÒNG TTĐT PHÒNG KD & ĐẦU TƯ PHÒNG TƯ VẤN TCDN BỘ PHẬN MG NIÊM YẾT BỘ PHẬN MÔI GIỚI OTC PHÒNG PR/MARKETING PHÒNG KTTC PHÒNG T.TIN ĐIỆN TOÁN PHÒNG HCNS BP G.DỊCH & LƯU KÍ BP KTTC P. PR&MAR P. PHÁP CHẾ P. MARKETING V. PHÒNG GIAO DỊCH SeBANK 3.2.4. Nâng cao vai trò, chức năng phòng PR & Marketing: a, Cơ sở: PR & Marketing là phòng ban có chức năng chính là tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp, tạo dựng mối quan hệ với các đối tác, được coi là mũi nhọn khi hướng hoạt động của doanh nghiệp ra thị trường. Hình ảnh của DN phụ thuộc rất lớn vào hoạt động của phòng ban này. b, Thực trạng: Hiện nay, SeABS sử dụng 2 kênh liên hệ với khách hàng là sự chủ động tìm kiếm khách hàng của các phòng ban và sự chủ động tìm tới công ty của khách hàng. Tuy thương hiệu chứng khoán SeABS đã được đăng kí bản quyền sở hữu trí tuệ nhưng hình ảnh công ty vẫn chưa được biết tới nhiều. Hoạt động tìm kiếm khách hàng của SeABS chủ yếu là gửi bản chào tới các khách hàng riêng lẻ, chưa chú trọng nhiều tới việc quảng bá thương hiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. SeABS có được một lợi thế là hình ảnh của công ty được gắn liền với thương hiệu Ngân hàng Đông Nam Á (SeABANK), một thương hiệu đang lên tại Việt Nam. Tuy vậy, hoạt động nghiệp vụ tại Ngân hàng SeABANK và Chứng khoán SeABANK là không giống nhau nên SeABS cần tích cực hơn nữa trong việc quảng bá thương hiệu nhằm giúp khách hàng hiểu kĩ hơn nữa hoạt động và sử dụng các dịch vụ tại công ty. Công việc này nên dành cho phòng PR & Marketing đảm nhận. c, Giải pháp: Giao cho phòng PR & Marketing phối hợp cùng các phòng ban có liên quan thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tìm kiếm ý tưởng quảng cáo ấn tượng lột tả được các hoạt động tại SeABS và quảng bá thương hiệu SeABS trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong giai đoạn đầu thực hiện, chi phí quảng cáo của SeABS sẽ tăng cao nhưng xét về lâu dài đây là biện pháp mang lại hiệu quả bởi trong thực tế cạnh tranh như hiện nay thương hiệu là một trong những nhân tố chính mang lại thành công cho bất kì một công ty nào. - Thay các phòng khác thực hiện công việc tìm kiếm khách hàng, chào các dịch vụ của SeABS. Ưu điểm của việc làm này là giúp việc chào dịch vụ được thực hiện một cách tập trung, giúp các phòng ban chức năng tập trung vào công việc chủ đạo của mình. Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này chính là hoạt động tìm kiếm khách hàng của SeABS có phần phụ thuộc vào hoạt động của phòng PR & Marketing, nhưng hoạt động này chính là lĩnh vực của phòng vì vậy đây sẽ không phải là hạn chế quá lớn. 3.2.5. Mở rộng địa bàn hoạt động: a, Cơ sở: Bất kì một doanh nghiệp nào muốn mở rộng tầm ảnh hưởng của mình và gia tăng doanh thu cần không ngừng mở rộng hoạt động cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Trong tình hình thực tế hiện nay, khi mà nhà nước vẫn còn sử dụng những biện pháp hạn chế hoạt động của một CTCK thì việc mở rộng các lĩnh vực kinh doanh là chưa thể. Vì thế mở rộng địa bàn hoạt động là giải pháp trước mắt của bất kì CTCK nào. Thực tế cho thấy, các CTCK hiện nay cũng không ngừng mở rộng phạp vi hoạt động của mình. Công ty chứng khoán SSI hiện có chi nhánh tại HN và hơn 20 đại lý nhận lệnh trên cả nước. Các CTCK lớn như CTCK Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín Sacombank, CTCK Ngân hàng Đầu Tư và Phát triển (BIDVS), CTCK Ngân hàng Ngoại Thương (VCBS)... đều có mặt tại hầu hết các thành phố lớn trong cả nước. b, Thực trạng: SeABS hiện có 1 chi nhánh đặt tại Tp. Hồ Chí Minh. Trong thời gian trước mắt, khi mà thị trường chứng khoán đang có những bước điều chỉnh tạm thời thì việc mở rộng quy mô hoạt động là chưa cần thiết. Nhưng xét về mặt đón bắt cơ hội lâu dài, SeABS cần không ngừng mở rộng tầm ảnh hưởng của mình. Hiện nay có khoàng trên 80 công ty chứng khoán đang hoạt động, nhưng chủ yếu tập trung ở 2 thành phố lớn là Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Tại Hải Phòng cũng đã có mặt của 2 công ty chứng khoán lớn là Công ty chứng khoán Hải Phòng và chi nhánh công ty chứng khoán Sài Gòn (SSI). Còn lại hầu hết các thành phố khác trong cả nước chỉ có các đại lý nhận lệnh của các công ty. Phần đông dân số và các doanh nghiệp Việt Nam chưa tham gia vào thị thị trường chứng khoán vì vậy nhu cầu tham gia vào thị trường được dự báo là không ngừng tăng cao trong thời gian tới, đặc biệt là tại các thành phố lớn. SeABS cần có chiến lược đón bắt trước cơ hội bằng việc mở rộng phạm vi hoạt động của mình. c, Giải pháp: Trước hết, SeABS cần có những nghiên cứu cụ thể để tìm kiếm những khu vực thị trường có tiềm năng nhất. Công việc này có thể được thực hiện bằng cách thành lập một nhóm nghiên cứu thị trường, hoặc có thể giao cho phòng Kinh Doanh và Đầu tư, những người có khả năng phân tích tốt. Bằng cách này có thể lựa chọn ra các thị trường tiềm năng một cách nhanh chóng, nhưng cũng có thể dẫn tới các sai lầm nếu như các yếu tố được phân tích về thị trường là không đầy đủ. Cách thứ 2 có thể được sử dụng là SeABS thuê các văn phòng tại các địa phương làm Đại lý nhận lệnh cho mình, thông qua các Đại lý nhận lệnh quảng bá thương hiệu và các dịch vụ tại SeABS, và dựa trên kết quả hoạt động tại các Đại lý đó có thể lựa chọn ra các Đại lý có khả năng hoạt động tốt nhất, trên cơ sở đó mở các chi nhánh hoạt động chính thức và lâu dài. 3.2.6. Đưa Phòng Pháp chế vào hoạt động: a, Cơ sở: Trong tình hình pháp luật đang trong quá trình không ngừng thay đổi để hoàn thiện như hiện nay, nhu cầu nhận được sự tư vấn về pháp luật của khách hàng, cũng như nhu cầu của chính tổ chức đòi hỏi bất cứ một tổ chức nào cũng phải có một bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực pháp luật, đó là nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài. b, Thực trạng: Phòng Pháp Chế SeABS hiện tại chưa đi vào hoạt động trong thực tế. Việc cập nhật các thông tin về các văn bản pháp luật vẫn do Phòng Hành Chính Nhân Sự và các phòng ban tự đảm nhận. Việc này trước mắt có lợi ở chỗ tiết kiệm nguồn lực về con người, tuy nhiên xét về lâu dài không nên để tình trạng này tồn tại quá lâu bởi các lí do sau: Trong thực trạng nền kinh tế đang có những bước thay đổi lớn thì các văn bản pháp luật không ngừng thay đổi để theo kịp với các hoạt động trong thực tiễn. Việc thích ứng nhanh với các thay đổi pháp luật cần được một bộ phận chuyên môn đảm trách. Thực tế các phòng ban phải luôn tự tìm hiểu các vấn đề về pháp luật có liên quan đến công việc của mình, nhưng không phải công việc đó lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy cần thiết phải có một phòng ban có chức năng giúp đỡ các phòng ban trong vấn đề này. c, Giải pháp: Thuê hoặc tuyển dụng một cán bộ có kinh nghiệm về phụ trách phòng pháp chế, đồng thời tuyển dụng từ 2 đến 3 nhân viên có năng lực và trình độ về pháp luật để phụ giúp trưởng phòng pháp chế trong các công việc cụ thể. Phòng pháp chế được giao phó các chức năng chủ yếu sau: Phụ trách các vấn đề có liên quan tới pháp luật của công ty; Thay mặt công ty giải quyết các vấn đề tranh chấp, kiện tụng; Cung cấp tài liệu, tra cứu các văn bản pháp luật cho các phòng ban khi có yêu cầu; Thực hiện nghiệp vụ tư vấn pháp luật mang lại nguồn thu cho công ty. 3.2.7. Đầu tư các phần mềm công nghệ mới trong hoạt động tác nghiệp: a, Cơ sở: Trong điều kiện công nghệ đang phục vụ tích cực cho hoạt động của con người, hoạt động của máy móc giúp giảm thiểu các hoạt động mang tính chất lặp đi lặp lại của con người, tạo điều kiện cho con người tập trung hoạt động vào các công việc khác có tỷ trọng lao động chất xám cao hơn. Do đó, cần thiết phải có một sự đầu tư hợp lí vào các công nghệ mới sẽ đem lại một hiệu quả thiết thực. b, Thực trạng: SeABS hiện được trang bị đầy đủ trang thiết bị vi tính văn phòng, đây là điều kiện tiền đề cho việc đầu tư vào các công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. SeABS hiện đang sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho các hoạt động của mình như BOSC (phần mềm giao dịch chứng khoán), Metastock (Phần mềm phân tích kỹ thuật chứng khoán), cùng các phần mềm tác nghiệp dành cho nghiệp cụ kế toán, lưu kí.. Tuy nhiên, thực tế khi tác nghiệp cho thấy cần thiết phải có các phần mềm mang tính tự động hoá cao. Các kết quả đầu ra sẽ được hệ thống tự động thông báo khi nhập vào các yếu tố đầu vào. Trên thị trường hiện có những nhóm chuyên gia chuyên thiết kế các phần mềm chuyên dụng dành cho các công ty chứng khoán. c, Giải pháp: Để thực hiện việc hiện đại hoá các hoạt động tác nghiệp nêu trên, SeABS có thể sử dụng 2 giải pháp cơ bản để thực hiện: Với các phần mềm đơn giản, mức độ không quá phức tạp, có thể được thiết kế trong nội bộ công ty thì công ty cần có chế độ khuyến khích nhân viên của mình tham gia thực hiện, đặc biệt cần có sự phối hợp về hoạt đông nghiệp vụ giữa các phòng ban để tạo nên các phần mềm hoàn chỉnh, trong đó phòng IT đóng vai trò là trung tâm. Với các phần mềm có độ phức tạp cao, công việc thực hiện phức tạp, trải qua nhiều công đoạn thực hiện thì công ty có thể thuê các chuyên gia viết phần mềm thực hiện bằng cách cung cấp cho họ các quy trình nghiệp vụ cụ thể, cùng các yêu cầu cụ thể cho phần mềm. Sau đó công việc hướng dẫn sử dụng các phần mềm sẽ do phòng IT thực hiện sau khi đã có sự trao đổi với các chuyên gia. KẾT LUẬN SeABS là một trong các công ty chứng khoán hoạt động tốt trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Với các nguồn lực của mình, SeABS đang dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực tài chính, một lĩnh vực đang là tâm điểm trong nền kinh tế. Cơ cấu tổ chức của SeABS về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu đối với một công ty chứng khoán trong tình hình hiện tại, nhưng mọi thứ đều không thể tồn tại mãi theo thời gian, vì thế SeABS cần không ngừng hoàn thiện hệ thống tổ chức của mình nhằm đáp ứng được với những thay đổi mới của môi trường kinh doanh. Xét trên góc độ của một người viết báo cáo, do năng lực còn nhiều hạn chế và trong một thời gian ngắn thực tập nên chưa thể nắm hết được tình hình hoạt động của SeABS nên có thể có những nhận định còn mang tính chất chủ quan, cảm tính. Vì vậy, chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi có sự sai sót trong báo cáo, rất mong nhận được sự thông cảm và chỉ bảo của ban lãnh đạo cũng như tập thể cán bộ nhân viên CTCK SeABANK. Một lần nữa xin cảm ơn ban lãnh đạo cùng tập thể cán bộ nhân viên SeABS đã tạo mọi điều kiện giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này. Xin chúc SeABS ngày càng hoàn thiện, có được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh và sớm đạt được các mục tiêu đã đề ra. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: 1. Công Ty Chứng Khoán Ngân hàng TMCP Đông Nam Á (2007), Điều Lệ Công Ty, Hà Nội. 2. Công Ty Chứng Khoán Sài Gòn SSI (2007), Bản Cáo Bạch Niêm Yết Cổ Phiếu, Thành Phố Hồ Chí Minh. 3. Quốc Hội Nước Cộng Hoà XHCN Việt Nam (2006), Luật Chứng Khoán, Hà Nội. 4. Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (2002), Giáo trình Khoa Học Quản Lý, Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật, Hà Nội. 5. Uỷ ban Chứng khoán Nhà Nước (2003), Giáo trình Cơ bản về Chứng khoán và Thị trường Chứng khoán, Nhà xuất bản Chính Trị Quốc Gia, Hà Nội. 6. Văn bản nội bộ Công ty Chứng khoán SeABANK. 7. Các trang web: - www.ssi.com.vn - www.seabs.com.vn - www.scbs.com.vn - www.chungta.com - www.hastc.org.vn … Tiếng Anh 1. Jay R. Galbraith, Designing Organizations: An Executive Guide to Strategy, Structure and Process, Jossey-Bass, 2002. 2. www.huataisecurities.com 2. www.morganstanley.com 3. www.shinko.com NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ TẠI CƠ SỞ THỰC TẬP (Về tinh thần, thái độ, ý thức chấp hành các quy định tại cơ sở thực tập, những nghiên cứu kiến nghị đề xuất với cơ sở thực tập của sinh viên trong quá trình thực tập tốt nghiệp…) Ngày.….tháng…..năm 2008 TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu)

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docMột số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK.DOC