Đề tài Phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự

em đã trải qua quá trình lựa chọn giữa những vấn đề thực tế đang còn tồn tại chung cũng như riêng có tại ngân hàng nhà nước thành phố Hà Nội . Trước hết cần phải nói là chuyên ngành quản lý là một chuyên ngành khó, nó đòi hỏi những cán bộ quản lý cần phải có một kiến thức sâu rộng, đặc biệt là chuyên môn về quản lý.Tại Ngân Hàng nhà nước thành phố Hà Nội là nơi được coi như “đầu mối giao thông” quan trọng trong hệ thống ngân hàng khu vực phía bắc cũng như trên toàn đất nước ta.Nơi đây có mức độ ưu tiên rất lớn về khoa học kỹ thuật, điều kiện vật chất … được trang bị rất đầy đủ.Tại tất cả các phòng ban đều có máy vi tính kết nối với các máy tính của các phòng ban khác trong cơ quan bằng mạng nội bộ và mạng Internet. Riêng phòng tin học được trang bị khá tốt với các máy tính chuyên dụng đời mới chất lượng cao để phục vụ cho công tác tổng hợp báo cáo gửi các phòng ban, các chi nhánh ngân hàng và gửi trung ương. Phần mềm quản lý nhân sự nơi đây hoạt động tốt trong lĩnh vực quản lý lương nhưng một số chức năng quản lý lao động đã không đáp ứng được thật tốt những yêu cầu của cán bộ quản lý. Cũng chính vì lý do này nên em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự " mà không phải là đề tài “Xây dựng HTTTQL nhân sự” trong một số những vấn đề còn tồn tại xung quanh cần giải quyết như : Quản lý tài sản, quản lý ngoại hối, quản lý nhân sự ,quản lý thu thuế, quản lý khách hàng ... tại ngân hàng. Theo em đây là một đề tại phù hợp với sinh viên chuyên ngành quản lý kinh tế nói chung và tin học quản lý nói riêng. Thực hiện đề tài giúp chính bản thân em gần gũi hơn với những gì đang còn tồn tại ngoài thực tế, nếu đề tài hoàn thiện cũng như phần mềm hoàn thành tốt thì có thể tác động trực tiếp đến công nhân viên trong cơ quan và có thể đưa vào áp dụng trong thực tế. HTTT ngày càng được cải thiện phần cứng, con người đã có và điều cần thiết nữa là những phần mềm hoàn chỉnh để tạo ra một HTTT bền vững. 13 CHƯƠNG II CÁC VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN II.1. CÁC CÔNG CỤ CƠ BẢN TRONG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG. 1.Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống 1.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD Trong sơ đồ luồng thông tin có các ký pháp sau sẽ được sử dụng : +>Xử lý : Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn +> Kho lưu dữ liệu Thủ công Tin học hoá +>Dòng thông tin +>Điều khiển Tài liệu 1.2 Các phích xử lý. Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời được biểu diễn trên sơ đồ . Có các loại phích sau : Phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Phích luồng thông tin : Tên tài liệu : Mô tả : Tên IFD có liên quan : Vật mang : Hình dạng : Nguồn : Đích : 14 Phích xử lý : Phích kho chứa dữ liệu : Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống : Luồng Phích Kho dữ Phích Sơ đồ luồng thông liệu tin IFD Xử lý Phích IFD Điều Phích khiển Tên xử lý : Mô tả : Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con : Phương tiện thực hiện : Sự kiện khởi sinh : Chu kỳ : Cấu trúc của thực đơn : Phương pháp xử lý : Tên kho dữ liệu : Mô tả : Tên IFD có liên quan : Vật mang : Chương trình hoặc người truy nhập : 15 1.3 > Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ) Đây là công cụ dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm xử lý dữ liệu và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD đơn thuần mô tả HTTT làm gì và để làm gì ? Các ký pháp cơ bản trong DFD : Nguồn hoặc đích : Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu Tiến trình xử lý : Kho dữ liệu : Tệp dữ liệu Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Sơ đồ ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1, … Tuỳ theo từng trường hợp khác nhau và tuỳ theo tính chất khác nhau của hệ thống và ta phân rã mô hình cho phù hợp. 1.4 >Các phích logic - Phích xử lý logic - Phích luồngdữ liệu - Phích phần tử thông tin - Phích kho dữ liệu - Phích tệp dữ liệu +> Phích xử lý logic : Tên người/ bộ phận phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý Tên xử lý : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các luồng dữ liệu vào : Các luồng dữ liệu ra : Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng : Mô tả logic của xử lý : 16 +> Phích luồng dữ liệu : +> Phích phần tử thông tin : +> Phích kho dữ liệu : +> Phích tệp dữ liệu : Tên luồng : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Nguồn : Đích : Các phần tử thông tin : Tên phần tử thông tin : Loại : Độ dài : Tên DFD có liên quan : Các giá trị cho phép : Tên kho : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các xử lý có liên quan : Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan : Tên kho : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các phần tử thông tin : Khối lượng ( bản ghi, ký tự ) : 17 2.2.>Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý. Ngôn ngữ này chứa các động từ như : đọc , ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhân, chia, hãy thực hiện, ... Các phép toán số học và logic thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ . Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu: *. Tiếp theo ( Sequence) *.Nếu ... thì... * Nếu ...thì...Nếu không thì... * Trong khi mà ... * Cho đến khi... * Câu phức hợp Bắt đầu...Kết thúc. * Theo các trường hợp. Ngôn ngữ cấu trúc tiếng Anh cũng có thể dùng khi thiết kế. Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write,Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Divison, Do ... Các phép toán số học và logic thường được dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đựơc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu. *.Tiếp theo ( Sequence) *.If ...Then... *.If ...Then...Else *.While ... Do ... *.Repeat ...Until... *.Câu phức hợp : Begin...End. *.Case ...of 2.3.Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD. *.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng dữ giữa xử lý và kho dữ liệu. 18 *.Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. *.Xử lý luôn phải được đánh mã số. *.Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau *.Tên cho xử lý phải là một động từ. *.Xử lý buộc phải thực hiện một biến đồi dữ liệu.Luồng vào phải khácvới luồng ra từ một xử lý. *.Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân ra tiếp. *.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. *.Tất cả các xử lý trên một trang DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. *.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. *.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng vơi một mức độ khác nhau , bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ tổ chức to hay nhỏ .Ngày nay một số công cụ được tin học hoá , vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.Tuy nhiên , các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ đó vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. 19 II.2 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU. *. Thực thể (Entity) : Thực thể trong mô hình logíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là:Nhân sự (công nhân viên,khách hàng, sinh viên) Tổ chức ( nhà cung cấp,doanh nghiệp cạnh trang) ; Nguồn lực hữu hình ( tiền bạc , xe cộ, máy móc ). Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. *.Kiểu thực thể: Kiểu thực thể là một tập hợp nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau *.Liên kết (association ). Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác . Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại vơi nhau.Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. *.Kiểu liên kết: Kiểu liên kết là một tập hợp nhiều liên kết cùng loại. Giữa các thực thể, có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các liên kết bằng các đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể, kiểu liên kết còn là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia. Các loại liên kết: + Liên kết một - một: Giả sử có hai kiểu thực thể A và B, giữa chúng có quan hệ một-một nếu như một thực thể trong kiểu thực thể A đều có tương ứng một thực thể trong kiểu thực thể B và ngược lại. Xét cho các thực thể đưa ra trong hệ thống ta không có các mối liên kết một-một giữa các kiểu thực thể A B 20 +Liên kết một - nhiều: Giữa hai kiểu thực thể A và B có liên kết một - nhiều nếu như một thực thể trong A tương ứng với nhiều thực thể trong B. Ngược lại một thực thể của B tương ứng duy nhất một thực thể của A. + Liên kết nhiều - nhiều: Hai thực thể A và B có quan hệ nhiều- nhiều với nhau nếu một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A và ngược lại. *.Thuộc tính :Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng. *Mô hình quan hệ : Đây là một phần của cách tiếp cận quan hệ của hệ thống. Qua việc xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ người ta tiếp cận với việc phân tích dữ liệu cho hệ thống. Trong phần này sẽ đề cập hai vấn đề: - Xác định thuộc tính - Chuẩn hoá dữ liệu + Xác định các thuộc tính. Để phân tích dữ liệu cho hệ thống cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống: -Từ tri thức của chính bản thân mình về thực tế công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà dự đoán các thuộc tính trong một thực thể. - Từ người tiếp xúc phỏng vấn. A B A B 21 - Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đang nghiên cứu. + Chuẩn hoá các thực thể. Khái niệm: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa dữ liệu và đảm bảo đầy đủ. Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu: Chuẩn hoá mức 1: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một cái tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh vào danh sách gốc. Chuẩn hoá mức 2: Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phải phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới.Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3: Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z,Y và danh sách chứa quan hệ Y và X 22 II.3 :GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ SỬ DỤNG. 1.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft Access là một trong 4 trình ứng dụng quan trọng của Microsoft Office (đó là :Winword,Excel,Access,Powerpoint)dùng cho công tác văn phòng và quản lý.Do đó việc cài đặt,sử dụng và khai thác cũng tương đối dễ dàng và quen thuộc với hầu hết người dùng máy tính ở Việt nam. Để thiết kế được quản lý cần phải đưa ra được các câu trả lời:Quản lý cái gì? Những thông tin nào cần thiết để mô tả đối tượng quản lý? Vạch ra những yêu cầu cụ thể của công việc quản lý như đưa ra danh sách những đối tượng như thế nào? Những thông tin nào báo cáo nào tháng,báo cáo năm…. Công việc đầu tiên của người làm chương trình là thiết kế các bảng dữ liệu ban đầu. Để thiết kế được đòi hỏi phải xác định được các trường(tên cột): - Một bảng Access được hiểu như sau:Các cột là tên các trường(field name), còn các dòng dùng để mô tả bản ghi (record) - Trường(fields) cần mô tả rõ 2 thông tin :Fields Name và Type - Type(loại dữ liệu) quy định trường này nhận giá trị dữ liệu là số hay chữ,ngày tháng hay logic… *.Cấu trúc 1 file dữ liệu trên Access -Loại file là MBD -Một file cơ sở dữ liệu Access bao gồm 6 thành phần cơ bản. Đó là Table, Query, Form, Report, Macro,Module. -Table(bảng số liệu cơ bản): Là thành phần cơ bản của dữ liệu Access, là đối tượng quan trọng nhất vì nó là dữ liệu nguồn để Access chuyển đến các đối tượng khác. Trong 1 Table tổ chức các dữ liệu trên nhiều dòng, mỗi một dòng ứng với một đối tượng duy nhất gọi là bản ghi(Record), mỗi bản ghi được thể hiện trên nhiều cột ứng với các thông tin chi tiết về đối tượng gọi là trường(Fields). Như vậy có thể nói rằng,khái niệm về Table tương tự như khái niệm file DBF(Database file) trong Foxpro.Trong Access tất cả các dữ liệu ban đầu được lưu trữ trong Table, từ các Table này dữ liệu mới được chuyển sang các phần khác như Query, Form…để khai thác ứng dụng. Ngoài ra một đối tượng quan trọng trong khi thiết kế file cơ sở dữ liệu là quan hệ giữa các bảng(Relationship). Nó là đối tượng dùng để liên kết 23 các bảng với nhau, tạo nên sự thống nhất dữ liệu trong toàn bộ file cơ sở dữ liệu. *.Các loại dữ liệu được mô tả trong Access - Text:Chứa bất kỳ ký tự gì cũng được,độ dài tối đa là 255 ký tự.Thường dùng để mô tả các trường họ tên,quê quán,địa chỉ,tên vật tư…. - Memo:Kiểu dữ liệu ký ức,là một đoạn văn dài ,chứa bất kỳ nội dung nào,có thể dài đến 32000 ký tự. Loại dữ liệu này thường để mô tả các loại dữ liệu như trong quá trình công tác, quá trình tham gia cách mạng, các đặc điểm nhận dạng khác, mô tả thêm về vật tư… - Number: Chứa các giá trị số,thường áp dụng cho các loại trường số . - Date/Time: Chứa dữ liệu kiểu ngày tháng ,giờ…thường áp dụng cho việc quy định loại dữ liệu cho các trường như ngày sinh, ngày quá hạn,ngày làm thẻ… - Curency: Quy định các loại tiền tệ,áp dụng cho các loại trường tiền tệ(giá trị mặc định trong máy là Dolars) - Yes/No: Chứa giá trị logic (True) hay (False) tức là có hay không đúng hay sai…Thường áp dụng cho các trường giới tính, Đảng… - OLE Object: Đối tượng nhúng từ các loại dữ liệu khác.Ví dụ 1 bức tranh,1 hình ảnh,1 tài liệu từ Winword hay từ 1 công thức toán học…áp dụng tính chất này trong bài toán quản lý thư viện, người ta quét ảnh của những đối tượng quản lý qua máy quét(Scaner) lưu dưới dạng file(*.jpg) từ đây nhúng vào nội dung các bản ghi, do đó có thể in ra được các hình ảnh của đối tượng kèm theo những thông tin của đối tượng qua các bản ghi. 2.Giới thiệu ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Visual basic là một ngôn ngữ soạn thảo chương trình hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện(Event – Driven programming language)nhưng lại giống ngôn ngữ soạn thảo chương trình có cấu trúc( Structured programming language). Theo Bill Gates đã mô tả Visual basic như một “công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic” điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu người đang sử dụng Microsoft Windows. Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung 24 khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng. Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và có các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Mặt khác, điểm lợi khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và nhân lực so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thươc, hình dáng của các đối tượng trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL( Dynamic Link Library). DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước chính: Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) Viết lệnh ( Code Programming ) Nó cũng hỗ trợ các cấu trúc: - Cấu trúc IF… THEN …ELSE - Các cấu trúc lặp (Loops). - Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case ) - Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines ) Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mới, nâng cao tốc độ lập trình. Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mới của Visual Basic đều chứa đựng những tính năng mới chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản đê điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mới nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLE DB để lập trình cơ sở dữ liệu. Visual Basic có săn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc với các ứng dụng Windows khắc, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của Microsoft 25 Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ, giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứng dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏi phải có CD ROM. Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tượng đó. 2.1.Form Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp với người dùng. Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa. Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế ( thường mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hình dáng mà người dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đến bất kì nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windows ). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổi để đáp ứng các sự kiện của người dùng. 2.2.Toolbox ( Hộp công cụ ) Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa săn của Visual Basic. Các đối tượng này đượ sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đối tượng trong thanh công cụ sau đây là công dụng nhất: 2.2.1. Scroll Ba: (Thanh cuốn) Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiện thị kết xuất khi ta không quan tâm đến giá trị chính xác của đối tượng nhưng lại quan tâm sự thay đổi đó nhỏ hay lớn. Nói cách khác, thanh cuộn là đối tượng cho 26 phép nhận từ người dùng một giá trị tuỳ theo vị trí con chạy (Thumb ) trên thanh cuộn thay cho cách gõ giá trị só. Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là: - Thuộc tính Min: Xác định cận dưới của thanh cuốn - Thuộc tính Max: Xác định cận trên của thanh cuốn - Thuộc tính Value: Xác định giá trị tạm thời của thanh cuốn 2.2.2. Option Button Control ( Nút chọn ) Đối tượng nút chọn cho phép người dùng chọn một trong những lựa chọn đưa ra. Nhự vậy, tại một thời điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn. 2.2.3. Check Box (Hộp kiểm tra ) Đối tượng hộp kiểm tra cho phép người dùng kiểm tra một hay nhiều điều kiện của chương trình ứng dụng. Như vậy, tới một thời điểm thì có nhiều hộp kiểm tra được đánh dấu 2.2.4. Label ( Nhãn ) Đối tượng nhãn cho phép người dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao diện trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng các nhãn để hiển thị thông tin không muốn người dùng thay đổi. Các nhãn thường được dùng để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nội dung của nó. Một công cụ phổ biến nhất là hiển thị thông tin trợ giúp. 2.2.5. Image( Hình ảnh ) Đối tượng Image cho phép người dùng đưa hình ảnh vào Form 2.2.6. Picture Box Đối tượng Picture Box có tác dụng gần giống như đối tượng Image. 2.2.7. Text Box Đối tượng text box cho phép đưa các chuỗi ký tự vào Form. Thuộc tính quan trọng nhất của text box là thuộc tính Text cho biết nội dung hộp Text box. 2.2.8. Command Button ( Nút lệnh ) Đối tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào đó. 2.2.9. Directory List Box, Drive List Box, File List Box Đây là các đối tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục của ổ đĩa nào đó. 2.2.10. List Box ( Hộp danh sách) Đối tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi. Trên đây là những đối tượng được sử dụng thường xuyên nhất trong phần thiết kế giao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic. 27 2.3.Properties Windows(Cửa sổ thuộc tính) Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đối tượng có thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. 2.4.Project Explorer Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là các Module mã Project Explorer nếu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ III.1 NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG CŨ. Những nhược điểm của hệ thống cũ và khả năng tin học hoá : Như đã nói phần đầu ở ngân hàng nhà nước – nơi em đang thực tập hiện nay đã phần nào được tin học hoá, nhưng do hệ thống đã được xây dựng một thời gian trước đây nên đã không đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của người sử dụng cũng như mức độ của nhà quản lý. Hiện nay hệ thống vẫn đang được vận hành với mục đích chính là quản lý lương của cán bộ công nhân viên, hay nói cách khác thì hệ thống này hiện nay còn gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự. Vấn đề đặt ra bây giờ là làm sao phát triển một hệ thống có đủ khả năng quản lý đáp ứng được yêu cầu đặt ra cho nhà quản lý : chính xác, nhanh chóng, thuận tiện... Đây là một đơn vị đầu ngành nên nơi đây có đủ điều kiện về con người đó là một đội ngũ cán bộ thạo chuyên môn giỏi về máy tính và tin học. Tất cả các phòng ban trong tổ chức đều được trang bị máy vi tính. Cùng với sự tán thành của ban giám đốc về việc phát triển một hệ thống mới có khả năng quản lý tốt đáp ứng được những yêu cầu trên. III.2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG. 28 III.2.1Các yêu cầu của chương trình quản lý nhân sự. III.2.1.1Các qui định chung đối với nhân viên khi gia nhập tổ chức  Nhân viên khi tham gia vào tổ chức cần đủ 18 tuổi trở nên.  Nhân viên phải có sức khoẻ đầy đủ.  Nhân viên phải có đầy đủ thủ tục liên quan III.2.1.2 Đối với phòng tổ chức cán bộ. Trưởng phòng có trách nhiệm toàn bộ trong quản lý nhân viên trong toàn tổ chức và đối với hệ thống cán bộ. Người này có quyền lớn nhất và sẽ trao quyền cho các nhân viên cấp dưới để quản lý.  Trưởng phòng trao quyền cho các nhân viên trong phòng ban mình để công tác quản lý thuận tiện hơn.  Cập nhật thêm nhân viên, sửa đổi xoá bỏ thông tin nếu thấy cần thiết.  Quyết định thuyên chuyển nhân viên sang những công việc khác nhau cho phù hợp với khả năng sở thích hoặc chuyên môn chuyên ngành mà nhân viên được đào tạo.  Đưa ra các báo cáo như : lý lịch nhân viên, trích ngang. III.2.1.3 Đối với nhân viên. Nhân viên khi vào làm việc tại công ty phải có đủ thông tin về cá nhân mình và các thông tin liên quan đến gia cảnh, cũng như các thông tin liên quan đến quá trình công tác, quá trình đào tạo để tiện theo dõi kèm theo các bằng, chứng chỉ học, quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cùng với bản hợp đồng lao động ký cùng tổ chức. III.2.1.4.Đối với các phòng ban khác.  Thông báo đầy đủ về nhân viên mình trong quá trình công tác tại tổ chức.  Các nhân viên có sự liên kết chặt chẽ với các phòng tổ chức cán bộ ( quản trị nhân sự ) để có sự quan tâm trong quá trình làm việc và hướng đào tạo nhân viên trong chiến lược. III.2.1.5.Thông tin đầu vào của hệ thống. Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm : 29  Hồ sơ về cán bộ công nhân viên: Thông tin đầu vào này do chính cán bộ công nhân viên( CBCNV) của cơ quan cung cấp thông qua bản hồ sơ của mỗi CBCNV.  Danh sách phòng ban : Đây là thông tin về phòng ban do lãnh đạo công ty cung cấp.  Danh sách chức vụ: là thông tin về các vị trí quản lý trong cơ quan. Thông tin này cũng được cung cấp bởi lãnh đạo của công ty.  Danh sách CBCNV trong từng phòng ban : Cho biết những thông tin về số lượng CBCNV trong mỗi phòng ban với họ tên, chức vụ, và một số thông tin khác đi kèm. Thông tin này được cung cấp từ các phòng ban trong cơ quan.  Ngoài ra còn một số thông tin đầu vào khác phục vụ cho hệ thống. III.2.1.6.Thông tin đầu ra của hệ thống. Thông tin đầu ra là những thông tin đã xử lý và tông hợp từ các thông tin đầu vào. Thông tin đầu ra chính là kết quả hoạt động của hệ thống. Nó phục vụ cho nhu cầu về thông tin của những người sử dụng hệ thống này và đáp ứng nhu cầu của cơ quan. Thông tin ra càng có chất lượng cao tức là đáp ứng nhu cầu về thông tin người sử dụng, nâng cao hiệu quả quản lý thì càng chứng tỏ hệ thống đã đi đúng quĩ đạo và hoạt động tốt. Trong hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhân sự cho cơ quan, thì các thông tin đầu ra giúp ban lãnh đạo của doanh nghiệp theo dõi được các thông tin về cán bộ công nhân viên chức trong từng phòng ban, số lượng CNV, chuyên môn, trình độ, lý lịch, kinh nghiệm làm việc,... của từng CBCNV. Các thông tin đầu ra từ các thông tin đầu vào thu thập được là :  Thống kê số lượng CBCNV theo các phòng ban và giới tính.  Báo cáo chất lượng CBCNV theo đơn vị bộ phận.  Báo cáo tổng hợp thay đổi doanh số CBCNV.  Báo cáo tăng, giảm biên chế CBCNV.  Lý lịch của CBCNV.  Lý lịch trích ngang.  Hết hạn hợp đồng. 30 III.2.2Phân tích thiết kế hệ thống. III.2.2.1Mô hình quan hệ thực thể ERD. N 1 N 1 1 N 1 1 N 1 1 1 N 1 1 1 1 N 1 1 1 N 1 N N N 1 Đào tạo Ngoại ngữ Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Quá trình công tác Lương Quan hệ gia đình Tin học Chức vụ Kỷ luật Dân tộc Tôn giáo Khen thưởng Nhân viên Phòng ban C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó C ó Đượ c 31 1 1 1 N 1 1 N III.2.2.2 Sơ đồ chức năng hệ thống Phân rã chức năng : Sổ lao động Huyện Tỉnh Hợp đồng LĐ Loại HĐLĐ C ó C ó C ó C ó QUẢN LÝ NHÂN SỰ QL hợp đồng QL Bảo hiểm Tổng hợp thống kê QL Sơ yếu lý lịch QL hợp đồng Thanh lý HĐ Theo dõi xử lý HĐ Cập nhật HĐ Báo cáo tình hình QL hợp đồng QL bảo hiểm 32 Theo dõi xử lý nộp BH Cập nhật BH QL BH Tổng hợp Thống kê Báo cáo chi tiết Báo cáo tổng hợp T.hợp xuất báo cáo QL Sơ yếu lý lịch Báo cáo Tìm kiếm Cập nhật SYLL Báo cáo 33 III.2.2.3.Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống: HTTT Quản lý nhân sự Người lao động Nhân viên Ban giám đốc Phòng tổ chức TT người lao động Thông báo tình hình công việc TT nhân viên Tình hình công viêc TT hồ sơ NV Quyết định tuyển Quyết định Báo cáo TT hồ sơ NV 34 III.2.4Sơ đồ luồng dữ liệu : ( DFD – phân rã mức 0 ) BC tuyển chọn QĐ tuyển chọn 1.0 PT- TK công việc 2.0 Tuyển chọn nhân lực 3.0 Đào tạo PT nguồn nhân lực Nhân viên TT về nhân viên Thông báo tình Yêu cầu công việc D1: Công việc TT về công việc Người lao động QĐ tuyển dụng TT người lao đông D2:HS NV Phòng tổ chức TT nv mới 35 TT đã xử lý Thông tin về NV BC tổng hợp III.2.5.Phân rã DFD mức 0: +) Phân rã 1.0 : Phân tích thiết kế công việc. Phòng tổ chức Nhân viên 1.1 Mô tả yêu cầu công việc Thông tin về nhân viên D1:Công việc 1.2 Yêu cầu CV với người lđ Nhân viên Người lao Thông báo các yc của công việc 36 +) Phân rã 2.0 :Tuyển chọn nhân lực. TB yêu cầu công việc TT về người lao động 2.2 Tuyển chọn 2.1 Thu thập hồ sơ đăng ký Người lao động TT về người lđ D1 : Công việc QĐ tuyển dụng Phòng tổ chức TT nv mới chỉ tiêu tuyển dụng Ban giám đốc QĐ của ban giám đốc BC tuyển chọn D2: HS NV 37 +) Phân rã 3.0 : Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Người lao động D2 : Hồ sơ nhân viên 3.1 Tuyển chọn NV Ban giám đốc Báo cáo tuyển chọn D1 : Công 3.2 Đào tạo Nhân lực QĐ đào tạo 38 III.3.Sơ đồ luồng thông tin IFD. TT về nv (sau đào tạo) 39 Thời điểm Nhân sự Phòng nhân sự Giám đốc III.4THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG. III.4.1.Các bước trong thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống. Nhập hồ sơ nhân sự Khi nhân viên vào công ty Thông tin ban đậu của nhân viên Kho hồ sơ nhân viên Sau thời gian làm việc Có những thông tin khác Nhập thông tin liên quan Kho hồ sơ nhân viên Cập nhật tìm kiếm Xử lý dữ liệu Thông tin đã xử lý Báo cáo Thông tin đã xử lý Thông tin đã xử lý 40 Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu là điều rất quan trọng. Làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dưỡng một các dễ dàng,ít tống kém phiền hà cho người sử dụng.Nếu giải quyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có được một cơ sở dữ liệu hoàn hảo. Thông thường việc thiết kế cơ sở dữ liệu thường trải qua các bước cơ bản sau: +) Bước 1: Phân tích toàn bộ yêu cầu. Đây là bứơc đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị.Người thiết kế phải tìm hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có cái nhìn tổng quát , sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. +) Bước 2: Nhận diện các thực thể. Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý , nhà thiết kế phải nhận diện được thực thể sẽ làm việc.Mỗi thực thể được xem là một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt.Những thực thể này được biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu. +) Bước 3:Nhận diện các mối quan hệ giữa các thực thể. ở bước này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ Một – Một , Một- Nhiều hoặc Nhiều – Nhiều. +) Bước 4: Xác định khoá chính. Trong mỗi bảng cần phải xác định một trường hay một tổ hợp trường có nhiều ý nghĩa nhất làm khoá chính nhằm phân biệt từng bản ghi. +) Bước 5: Nhận diện khoá ngoại lai. Khoá ngoại lai là một trường trong một bảng mà giá trị của nó trùng với giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau. Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định thuộc tính duy nhất của các bản ghi. +) Bước 6: Xác định các trường còn lại trong bảng dữ liệu. Sau khi khai báo các thực thể , khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác định được các trường còn lại trong bảng.Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiện khi xử lý.Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp , giữ cho dữ liệu có thể liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin. +) Bước 7: Xây dựng sơ đồ dữ liệu. Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể có cái nhìn tổng quát cũng như dễ dàng tìm ra sai sót để sửa.. +) Bước 8 : Khai báo phạm vi môi trường. 41 Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bước này, ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho môi trường và độ rộng của môi trường. III.4.2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Như đã định nghĩa cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau, được tạo lập, lưu trữ và xử lý trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình quản trị cơ sở dữ liệu nhằm cung cấp thông tin khác nhau cho người sử dụng vào các mục đích khác . Như vậy, theo nghĩa hẹp có thể coi cơ sở dữ liệu nhân sự là một tập hợp các bảng trong đó có thể lưu trữ các dữ liệu liên quan đến công tác quản lý nhân sự. Cơ sở dữ liệu nhân sự bao gồm các tệp dữ liệu liên quan trực tiếp đến cán bộ như tệp “Hồ sơ cán bộ”, các tệp dữ liệu để quản lý qúa trình khen thưởng ,kỷ luật và các tệp danh mục khác như tệp : Phòng ban, đơn vị,danh mục dân tộc, danh mục tỉnh thành…Nếu ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự thì cơ sở dữ liệu nhân sự sẽ được lưu trữ trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được lưu trữ , bảo quản nhờ vào chương trình quản trị cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu nhân sự của cơ quan là nơi lưu trữ , bảo quản mọi thông tin liên quan đến nguồn nhân lực của cơ quan, các dữ liệu được lưu trữ ở trong cơ sở dữ liệu này cần thường xuyên được cập nhật để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin trong thực tế cơ sở dữ liệu về nhân sự của cơ quan giống như bộ nhớ của cơ quan, các thông tin này sẽ cung cấp cho các đối tượng sử dụng các thông tin về tình hình nhân sự trong cơ quan , từ đó ra các quyết định Ta có thể mô hình hoá cơ sở dữ liệu như sau: Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Phần mềm quản trị nhân sự Cơ sở dữ liệu nhân sự 42 III.4.3 Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu. III.4.3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Theo phương pháp này ta tiến hành các bước sau để thiết kế cơ sở dữ liệu. +) Bước 1:Xác định các thông tin đầu ra. - Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. - Nội dung , khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Ví dụ như với cơ sở dữ liệu nhân sự ta sẽ có các thông tin đầu ra như sau: Danh sách cán bộ, Danh sách phòng ban, Danh sách cán bộ theo đơn vị, Danh sách cán bộ theo giới tính, tuổi… +) Bước 2: Xác định các tên tệp cần thiết cung cấp đủ giữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Trong bước này ta phải làm các công việc sau: - Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra. - Liệt kê tất cả thông tin đầu ra của mỗi phần tử thông tin cụ thể. - Đánh dấu các thuộc tính lặp , các thuộc tính thứ sinh - Gạch chân các thuộc tính khoá. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh. Ví dụ với đầu ra là “ Hồ sơ cán bộ” ta có thể liệt kê các thuộc tính sau: Mã đơn vị Mã cán bộ Họ đệm Tên Ngày sinh Giới tính Nơi sinh Địa chỉ Số điện thoại Số CMTND Ngày vào cơ quan Mã phòng ban Chức vụ Trình độ …… +) Bước 3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu. 43 Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của các bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý , có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả một thực thể thì tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. +) Bước 4: Xác định khối lượng cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ. Xác định số lượng các bản ghi của từng tệp. Xác định độ dàI của từng thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Đối vơi mỗi tệp CSDL ( gọi là R ) ta sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lượng dữ liệu: L(R) : Là độ dài của một bản ghi tính theo số lượng ký tự. N(R) : Là số lượng trung bình của các bản ghi R NP(R):Là số lượng trang logic dùng bởi R TP : Là kích thước trang logic. Thì : NP (R) = El [N(R)/E(TP/L(R)) ] Trong đó El (x) Là số nguyên được làm tròn lên x E(x) Là phần nguyên của x Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức sau N(Ri)* (L(Ri) +S + D) Trong đó K là tổng số các tệp trên sơ đồ . Trong thực tế có thể chọn giá trị trung bình của D là 8 và giá trị trung bình của S là 12 để tính. +) Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu giữa các tệp. Xác định mối liên hệ giữa các tệp , biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mũi tên hướng về đó. III.4.3.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Theo phương pháp này ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin , biểu diễn sự liên kết giữa các thực thể thông tin với nhau. Ví dụ để biểu diễn mối quan hệ giữa phòng ban và cán bộ ta dùng mô hình sau: Cán bộ Phòng ban Có 44 Theo phương pháp này các thực thể không tồn tại độc lập mà có quan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có : Liên kết Một – Một, Liên kết Một – Nhiều, Liên kết Nhiều – Nhiều. Cụ thể có các mối liên kết như sau: 1@1 : Liên kết Một – Một. Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B va ngược lại. 1 1 1@N : Liên kết Một – Nhiều. Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A. Ví dụ như quan hệ giữa phòng ban và chức vụ, một phòng ban có thể có nhiều chức vụ , nhưng mỗi chức vụ chỉ thuộc về một phòng ban duy nhất. 1 N N @ M : Liên kết Nhiều – Nhiều. Mỗi lần xuất hiẹn của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất hiện của B và ngược lại,một hay nhiều lần xuất hiện của B ứng với một hay nhiều lần xuất hiện của A Ví dụ : Quan hệ giữa phòng ban và cán bộ, một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có thể có một cán bộ trong một thời gian làm ở nhiều phòng khác nhau với các cương vị khác nhau. N M Để biểu diễn quan hệ Nhiều – Nhiều giữa các thực thể người ta dùng thực thể trung gian để biểu diễn quan hệ loại này. Ví dụ với quan hệ giữa phòng ban và cán bộ ta dùng tệp Chức vụ để biểu diễn quan hệ này. 1 N M 1 Trưởng phòng Phòng ban Lãn h Phòng ban Chức vụ Có Phòng ban Cán bộ Có Phòng ban Có Có Chức vụ Cán bộ 45 III.5.Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự. III.5.1.Bảng Hồ sơ nhân viên. STT Field Data Type Width Description 1 MaPB Text 4 Mã phòng ban 2 MaNV Text 8 Mã nhân viên 3 Hodem Text 20 Họ đệm 4 Tên Text 10 Tên 5 Socmtnd Text 10 Số chứng minh thư 6 DiaChi Text 50 Địa chỉ 7 ChucVu Text 30 Chức vụ 8 Tinh Text 30 Tỉnh 9 Huyen Text 30 Huyện 10 Xa Text 30 Xã 11 HinhAnh Text 50 Hình ảnh 12 Phai Text 3 Giới tính 13 Vanhoa Text 20 Trình độ văn hoá 14 Tongiao Text 20 Tôn giáo 15 DienThoai Text 10 Điện thoại 16 DanToc Text 10 Dân tộc 17 Ngaysinh Date/ time 8 Ngày sinh 18 NgayVaoCQ Date/ time 8 Ngày vào cơ quan 19 NgayVaoBC Date/ time 8 Ngày vào biên chế 20 NgayVaoDan g Date/ time 8 Ngày vào đảng III.5.2.Bảng Quan hệ gia đình. STT Field Data Type Width Description 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 STT Text 2 Số thứ tự 3 QuanHe Text 10 Quan hệ 4 HoTen Text 30 Họ và tên 46 5 NgaySinh Date/Time 8 Ngày sinh 6 ThuongTru Text 50 Nơi sinh 7 NgheNghiep Text 40 Nghề nghiệp Trong đó MaNV + STT là khoá chính. III.5.3.Bảng Danh mục đơn vị. STT Field Data Type Width Description 1 MaDonVi Text 4 Mã đơn Vị 2 TenDonVi Text 50 Tên đơn vị 3 DiaChi Text 50 Địa chỉ Trong đó MaDonVi là khoá chính III.5.4.Bảng Danh mục Tỉnh –Thành phố. STT Field Data Type Width Description 1 MaTinh Text 2 Mã tỉnh 2 TenTinh Text 50 Tên tỉnh Trong đó MaTinh là khoá chính. III.5.5.Bảng Danh mục Quận – Huyện. STT Field Data Type Width Description 1 MaTinh Text 2 Mã tỉnh 2 MaHuyen Text 4 Mã huyện 3 TênHuyen Text 50 Tên huyện Trong đó : MaHuyen là khoá chính III.5.6.Bảng Danh mục Xã - Phường. STT Field Data Type Width Description 1 MaTinh Text 2 Mã tỉnh 2 MaHuyen Text 4 Mã huyện 4 MaXa Text 6 Mã Xã 5 TenXa Text 50 Tên xã Trong đó MaXa là khoá chính. 47 III.5.7.Bảng Danh mục Phòng ban. STT Field Data Type Width Description 1 MaPB Text 5 Mã phòng ban 2 TenPB Text 30 Tên phòng ban 3 DiaChi Text 50 Địa chỉ 4 SoDT Text 10 Số điện thoại. Trong đó MaPB là khoá chính. III.5.8.Bảng Danh mục các dân tộc. STT Field Data Type Width Description 1 TenDT Text 30 Tên dân tộc III.5.9.Bảng Lý lịch nhân viên. STT Field Data Type Width Description 1 MaNV Text 10 Mã nhân viên 2 DaoTao Memo Đào Tạo 3 KhenThuong Memo Khen Thưởng 4 KyLuat Memo Kỷ luật 5 CCNN Memo Chứng chỉ ngoại ngữ 6 KinhNghiem Memo Kinh nghiệm Trong đó MaNV là khoá chính. III.5.10.Bảng Đăng ký người dùng mới. STT Field Data Type Width Description 1 Ten Text 30 Tên đăng ký sử dụng 2 MatKhau Text 30 Mật khẩu đăng nhập Trong đó Ten là khoá chính. III.5.11.Bảng quá trình công tác . STT Field Data Type Width Description 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 NgayChuyenC T Date/Time 8 Ngày chuyển công tác 3 DonViCu Text 30 Đơn vị cũ 4 PhongBanCu Text 30 Phòng ban cũ 48 5 ChucVuCu Text 30 Chức vụ cũ 6 DonViMoi Text 30 Đơn vị mới 7 PhongBanMoi Text 30 Phòng ban mới 8 ChucVuMoi Text 30 Chức vụ mới Trong đó MaNV + NgayChuyenCT là khoá chính III.5.12.Bảng hợp đồng lao động. STT Field Data Type Width Description 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 SoHD Text 5 Số hợp đồng 3 LoaiHD Text 40 Loại hợp đồng 4 NgayHD Date/Time 8 Ngày hợp đồng 5 CongViec Text 30 Công việc 6 LuongCB Number Double Lương cơ bẩn 7 HesoLuong Number Double Hệ số lương 8 PhuCapCV Number Double Phụ cấp chức vụ 9 PhuCapTN Number Double Phụ cấp trách nhiệm 10 PhuCapKhac Number Double Phụ cấp khác Trong đó MaNV + SoHD là khoá chính. III.5.13.Bảng Tạm ứng. STT Field Data Type Width Description 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 Nam Text 5 Năm Tạm ứng 3 Thang Text 2 Tháng tạm ứng 4 SoTien Number Double Số tiền tạm ứng Trong đó MaNV + Nam + Thang là khoá chính. III.5.14.Bảng Diễn biến lương. STT Field Data Type Width Description 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 Nam Text 5 Năm lĩnh lương 49 3 Thang Text 2 Tháng lĩnh lương 4 LuongCB Number Double Lương cơ bản 5 HeSoLuong Number Double Hệ số lương 6 PhuCapCV Number Double Phụ cấp công việc 7 PhuCapTN Number Double Phụ cấp trách nhiệm 8 PhuCapKhac Number Double Phụ cấp khác 9 TongLuong Number Double Tổng Lương 10 ThucLinh Number Double Thực lĩnh III.6.Phân tích mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. +) Giữa hai bảng : NhanVien và PhongBan tồn tại mối quan hệ Nhiều – Một (n – 1). Vì mỗi phòng ban có nhiều nhân viên nhưng mỗi nhân viên chỉ thuộc về một phòng ban duy nhất. +) Giữa hai bảng : NhanVien và LyLich tồn tại mối quan hệ Một– Một ( 1 – 1) . Vì mỗi nhân viên chỉ có duy nhất một sơ yếu lý lịch mà thôi , ngược lại mỗi lý lịch chỉ thuộc về một nhân viên duy nhất. +) Giữa hai bảng : NhanVien và QuaTrinhCT tồng tại mối quan hệ Một – Nhiều ( 1- n ) . Vì mỗi nhân viên phải trải qua nhiều quá trình công tác khác nhau , nhưng mỗi quá trình công tác chỉ thuộc về một nhân viên mà thôi. +) Giữa hai bảng : DonVi và NhanVien tồn tại mối quan hệ Một- Nhiều (1 – N ) .Vì Mỗi đơn vị có thể có nhiều nhân viên nhưng mỗi nhân viên chỉ có thể thuộc về một đơn vị mà thôi. +) Giữa hai bảng : Dantoc và NhanVien tồng tại mối quan hệ Một – Nhiều (1 – N ) . Vì mỗi dân tộc có thể có nhiều nhân viên nhưng mỗi nhân viên chỉ có thể thuộc một dân tộc mà thôi. +) Giữa hai bảng : NhanVien và GiaDinh tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều ( 1- N ) .Vì mỗi nhân viên có thể có nhiều người thân trong gia đình, nhưng mỗi trong bảng gia đình chỉ có quan hệ với một nhân viên duy nhất . +) Giữa hai bảng : NhanVien và HopDongLD tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều ( 1 – N ). Vì một nhân viên có thể có nhiều hợp đồng lao động với cơ quan , nhưng mỗi hợp đồng lao động chỉ có thể thuộc về một nhân viên duy nhất mà thôi. 50 +) Giữa hai bảng : NhanVien và TamUng tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều ( 1 – N ) . Vì mỗi nhân viên có thể tạm ứng nhiều lần nhưng mỗi lần tạm ứng thì chỉ có thể là của một nhân viên mà thôi +) Giữa hai bảng : NhanVien và Tinh tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều ( 1 – N ).Vì mỗi nhân viên chỉ thuộc về một tỉnh (TP) duy nhất nhưng trong mỗi tình(TP) lại có thể có nhiều nhân viên. +) Giữa hai bảng : NhanVien và Huyen tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều ( 1 – N). Vì mỗi nhân viên chỉ thuộc về một huyện còn một huyện lại có thể có rất nhiều nhân viên. +) Giữa hai bảng : NhanVien và Xa luôn luôn tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều (1 – N). Vì mỗi nhân viên chỉ thuộc về một xã duy nhất nhưng trong một xã có thể có nhiều nhân viên . +) Giữa hai bảng : Tinh và Huyen tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều, ( 1-N ). Vì trong một tỉnh có thể có nhiều huyện nhưng mỗi huyện thì lại chỉ thuộc về một tỉnh duy nhất. +) Giữa hai bảng Huyen và Xa tồn tại mối quan hệ Một – Nhiều. ( 1 – N ). Vì trong một huyện có thể có rất nhiều xã nhưng mỗi xã lại thuộc về một huyện riêng biệt. +) Giữa hai bảng NhanVien và DienBienLuong tồn tại một quan hệ Một – Nhiều (1 – N ). Vì một nhân viên có thể trải qua nhiều lần diễn biến lương, nhưng mỗi lần diễn biến lương chỉ thuộc về một nhân viên mà thôi. III.7 CHỨC NĂNG TỔNG QUÁT CỦA CHƯƠNG TRÌNH. Chức năng của chương trình ‘quản lý nhân sự’ được tổ chức dưới dạng hình cây , thông qua một Menu chương trình có dạng như sau. Quản lý nhân sự Hệ thống Cập nhật danh mục QL cán bộ Tìm kiếm Báo cáo Đăng ký người dùng Đổi mật khẩu Sao lưu dữ liệu Thoát Hồ sơ cán bộ Quá trình công tác Thay đổi chức vụ Diễn biến lương Phòng ban Đơn vị Dân tộc Tỉnh Huyện Xã Theo mã nhân viên Theo đơn vị Theo phòng ban Tổng hợp Tổng hợp Lý lịch nhân viên Theo đối tượng lựa chọn 51 III.8 THUẬT TOÁN CHƯƠNG TRÌNH. III.8.1.Thuật toán thêm nhân viên. Khi có một nhân viên mới vào công ty, phòng nhân sự có quyền và trách nhiệm cập nhật hồ sơ của nhân viên đó vào cơ sở dữ liệu của chương trình, thông qua thuật toán sau: Đúng Sai Đúng Sai III.8.2Thuật toán sửa dữ liệu. B Nhập Mã NV, Họ tên … Trùng Mã NV Cập nhật dữ liệu Thông báo trùng mã KT Nhập mới 52 Có Không Có Không III.8.3.Thuật toán xoá dữ liệu. Không Có Có B Có dứ liệu Sửa dữ liệu Thông báo Có sửa nữa không Nhập thông tin cần sửa KT B Có dữ liệu không Thông báo Nhập thông tin cần xoá Có xoá không ? Xoá dữ liệu Có nhập dl không ? 53 Không Không III.8.4.Thuật toán thay đổi chức vụ, đơn vị công tác. Thoả mãn Không Có Không III.8.5.Thuật toán tìm kiếm nhân viên theo mã nhân viên. B Nhập Mã NV Điều kiện thay đổi ? Thay đổi chức vụ, đơn Nhập lại điều kiện ? KT B Nhập mã nhân viên 54 Có Không Có Không III.8.6.Thuật toán đăng nhập hệ thống. Có tìm lại không B Nhập Tên và mật khẩu truy nhập 55 Có Không Có Không Có nhập lại không KT Kiểm tra trên CSDL