Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HIPT

MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 3 Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HIPT 4 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HiPT 4 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 5 Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty HIPT 12 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 12 2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung ở Công ty HiPT 15 3. Nội dung tổ chức các phần hành kế toán của Công ty HiPT 20 Phần III: Đánh giá tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty hipt 53 1. Ưu điểm 53 2. Nhược điểm 54 3. Những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty HiPT 57 Kết luận 61

doc61 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 15/04/2013 | Lượt xem: 1375 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HIPT, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
p B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Chøng tõ vÒ mua hµng vµ thanh to¸n víi nhµ cung cÊp B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh 2.2. KÕ to¸n chi tiÕt hµng ho¸ §Ó ®¶m b¶o h¹ch to¸n hµng ho¸ phï hîp víi lo¹i h×nh kinh doanh cña C«ng ty, kÕ to¸n chi tiÕt hµng ho¸ cña C«ng ty HiPT ®­îc tiÕn hµnh theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song, tøc lµ viÖc ghi sæ ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi c¶ kho vµ phßng kÕ to¸n. - T¹i kho : Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ho¸ theo chØ tiªu sè l­îng trªn c¬ së phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. §Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp, kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ qu¶n lý tõng lo¹i hµng hãa, kÕ to¸n më cho mçi nhãm hµng ho¸ mét quyÓn thÎ kho vµ më cho c¶ n¨m. Trong mçi quyÓn thÎ kho, mçi lo¹i hµng ho¸ ®­îc më vµ ghi chÐp trªn mét tê sæ nhÊt ®Þnh. Sè thø tù cña tõng lo¹i hµng hãa trong tõng quyÓn thÎ kho sÏ thèng nhÊt víi sè thø tù cña tõng lo¹i hµng ho¸ ®ã trªn b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån. Khi nhËn ®­îc c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho thñ kho thùc hiÖn nhËp xuÊt hµng ho¸ sau ®ã ghi sè l­îng hµng ho¸ thùc nhËp, thùc xuÊt vµo thÎ kho. Cuèi ngµy thñ kho tÝnh tån kho vµ ghi vµo thÎ kho cña tõng lo¹i hµng ho¸. §Þnh kú (10 ngµy) sau khi ghi thÎ kho xong thñ kho sÏ chuyÓn cho phßng kÕ to¸n c¶ thÎ kho vµ phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. Cuèi th¸ng thñ kho tiÕn hµnh tÝnh sè tån kho cña tõng lo¹i hµng ho¸. - T¹i phßng kÕ to¸n §Þnh kú kÕ to¸n hµng ho¸ xuèng kho nhËn thÎ kho vµ phiÕu nhËp kho vµ phiÕu xuÊt kho. Phßng kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ph©n lo¹i chøng tõ theo phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho vµ theo sè thø tù t¨ng dÇn sau ®ã kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho, sè tån cuèi kú trªn thÎ kho nÕu phï hîp sÏ ®iÒn bæ sung ®¬n gi¸, tiÒn nhËp, tiÒn xuÊt, sau ®ã kÕ to¸n tr­ëng ký x¸c nhËn. §Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n sau nµy kÕ to¸n hµng ho¸ cßn ®Þnh kho¶n ngay trªn phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT mua hµng ho¸ vµ phiÕu chi. Cuèi th¸ng trªn c¬ së sè liÖu cña tõng thÎ kho, kÕ to¸n sÏ chuyÓn sè liÖu nµy vµo b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån nhãm hµng ho¸ t­¬ng øng. ( BiÓu sè 05 ) THÎ KHO Tõ ngµy 1/10 ®Õn ngµy 10/10 Tªn kho : HHO – kho C«ng ty Stt Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng nhËp Sè l­îng xu©t §¬n gi¸ TiÒn nhËp TiÒn xuÊt SH NT 1 2 3 … 1/10 6/10 8/10 … 388 289 392 … NhËp kho dµn m¸y tÝnh HP Brio NhËp kho CO BO6 m¸y tÝnh HP XuÊt kho m¸y tÝnh HP Brio … 10 5 … 3 … 7.500.000 13.877.142 7.500.000 … Sè l­îng nhËp : Sè l­îng xuÊt : Tån cuèi : Ngµy 10 th¸ng 10 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (ký, hä tªn) ( ký, hä tªn ) §èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu, quy tr×nh thÎ kho còng t­¬ng tù. Quy tr×nh h¹ch to¸n hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau : ( S¬ ®å sè 08 ) PhiÕu nhËp kho B¶ng tæng hîp N-X-T KÕ to¸n hµng hãa ThÎ kho KÕ to¸n tæng hîp PhiÕu xuÊt kho 2.3. KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ Khi mua hµng ho¸ doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çu vµo cña m×nh th× khi tiªu thô hµng ho¸ doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çu ra cña m×nh. §Ó thùc hiÖn tèt ho¹t ®éng nµy, doanh nghiÖp lu«n quan t©m ®Õn uy tÝn cña m×nh khi tham gia kinh doanh b»ng c¸c dÞch vô hç trî kh¸ch hµng, b¶o hµnh miÔn phÝ, h­íng dÉn cµi ®Æt vµ xö lý mét sè ch­¬ng tr×nh th«ng dông cho kh¸ch hµng … víi ph­¬ng ch©m ®¸p øng tèi ®a nhu cÇu cña kh¸ch hµng. C«ng ty sö dông rÊt nhiÒu lo¹i h×nh tiªu thô phï hîp víi tõng ®èi t­îng kh¸ch hµng nh­ : tiªu thô hµng ho¸ theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n ( b¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng vµ b¸n bu«n qua kho ), b¸n dù ¸n, b¸n lÎ. Thñ tôc xuÊt hµng : Hµng ho¸ ë C«ng ty khi xuÊt kho b¸n cho kh¸ch hµng hay cho c¸c môc ®Ých kh¸c nh­ : tiªu dïng néi bé, trang bÞ cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc …®Òu dïng ho¸ ®¬n GTGT. Khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu mua hµng cña C«ng ty nh©n viªn phßng kinh doanh viÕt ho¸ ®¬n GTGT vµ xin x¸c nhËn cña gi¸m ®èc C«ng ty, sau ®ã kh¸ch hµng ph¶i mang ho¸ ®¬n GTGT ®Õn phßng kÕ to¸n nép tiÒn ( nÕu thanh to¸n ngay ) hoÆc ghi sæ c«ng nî ( nÕu mua chÞu ). Cuèi cïng xuèng nhËn hµng t¹i kho hµng ho¸ cña C«ng ty. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc lËp thµnh 3 liªn : Liªn 1 : l­u t¹i quyÓn gèc t¹i phßng kinh doanh Liªn 2 : giao cho kh¸ch hµng Liªn 3 : lµm c¨n cø ®Ó thñ kho xuÊt hµng ho¸. §èi víi hµng ho¸ xuèng kho cho môc ®Ých kh¸c ( tiªu dïng néi bé ), ho¸ ®¬n GTGT còng ®­îc lËp thµnh 3 liªn nh­ng liªn 2 l­u t¹i phßng kÕ to¸n, liªn 3 l­u t¹i kho. ( BiÓu sè 06 ) Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gi¸ t¨ng Liªn 2 ( giao cho kh¸ch hµng ) Ngµy 23 th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ b¸n hµng : C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc HiPT Sè TK §Þa chØ : 152 Thuþ Khª, Hµ Néi. MS 0100364579 Hä vµ tªn ng­êi mua hµng : C«ng ty NTC Sè TK §Þa chØ : ThÞ x· B¾c Ninh MS H×nh thøc thanh to¸n : TiÒn mÆt STT Tªn hµng hãa dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1x 2 1 2 Vei 8 M¸y tÝnh HP Brio ChiÕc ChiÕc 1 1 14.580.754 8.562.500 14.580.754 8.562.500 Céng tiÒn hµng : 23.143.254 ® ThuÕ suÊt thuÕ GTGT 10%. TiÒn thuÕ GTGT 2.314.325,4 ® Tæng céng tiÒn thanh to¸n 25.457.579,4 ® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : hai m­¬i n¨m triÖu bèn tr¨m n¨m m­¬i b¶y ngµn n¨m tr¨m b¶y m­¬i chÝn phÈy bèn ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn, ®ãng dÊu ) C¸c chøng tõ sö dông : Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ( phiÕu b¶o hµnh, phiÕu h­íng dÉn sö dông ) Tµi kho¶n sö dông : TK 156, 157, 632, 511, 111, 112, 131, 333.1.1 cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp doanh sè theo bé phËn kinh doanh kÕt chuyÓn vÒ TK 911 Cã thÓ tãm t¾t quy tr×nh tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty HiPT nh­ sau ( S¬ ®å sè 09 ) Ng­êi cã nhu Gi¸m ®èc, Tæ vËt t­ NghiÖp vô cÇu xuÊt hµng kÕ to¸n tr­ëng xuÊt nhËp kho xuÊt hµng (1) (2) (3) LËp chøng tõ DuyÖt lÖnh LËp phiÕu xin xuÊt hµng xuÊt xuÊt kho Thñ kho KÕ to¸n hµng hãa (4) (5) B¶o qu¶n, l­u tr÷ XuÊt hµng Ghi sæ §Ó theo dâi t×nh h×nh tiªu thô cña m¸y tÝnh vµ c¸c hµng ho¸ cã liªn quan ®Õn m¸y tÝnh trong th¸ng hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng. Mçi ho¸ ®¬n ®­îc ph¶n ¸nh trªn mét dßng, dßng tæng céng cuèi b¶ng cho biÕt doanh thu ch­a thuÕ cña tõng lo¹i m¸y tÝnh còng nh­ tæng céng c¸c lo¹i m¸y tÝnh, tæng sè tiÒn ®· thanh to¸n, ch­a thanh to¸n vµ tæng sè thuÕ GTGT ph¶i nép. §Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n, ch­a thanh to¸n cña kh¸ch hµng, kÕ to¸n giao dÞch hµng ho¸ më sæ chi tiÕt TK 131 – ph¶i thu kh¸ch hµng. Sæ nµy ®­îc më cho tõng th¸ng vµ cho tõng kh¸ch hµng. Mçi kh¸ch hµng th­êng xuyªn ®­îc theo dâi trªn mét tê sæ, kh¸ch hµng kh«ng th­êng xuyªn ®­îc theo dâi chung trªn mét tê sæ. Mçi ho¸ ®¬n mua chÞu ®­îc ghi trªn mét dßng vµ ®­îc kÕ to¸n theo dâi cho ®Õn khi kh¸ch hµng thanh to¸n kho¶n nî ®ã. KÕ to¸n tæng hîp doanh thu b¸n hµng c¨n cø vµo sæ chi tiÕt tiªu thô kÕ to¸n tæng hîp vµo sæ c¸i TK 511 ( BiÓu sè 07 ) Sæ chi tiÕt b¸n hµng Ngµy 1/10/2003 ®Õn ngµy 31/10/2003 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SH NT 1/10 553 M¸y tÝnh HP Bri« Celeron 400mhz Dan(Co11B06) B¸n cho Côc xóc tiÕn TM Ph¹m Vò Khiªm (CBPVK) 131 100 13.877.142 1.387.714.200 2/10 669 B¸n MTHP Bri« Celeron c.ty Investlink Do·n Thu Hµ 131 100 7.500.000 750.000.000 Tæng 200 2.137.714.200 Ngµy….th¸ng….n¨m…. KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä vµ tªn) ( ký, hä vµ tªn) ( BiÓu sè 08 ) Sæ chi tiÕt C«ng nî Ngµy 01 th¸ng 10 n¨m 2003 TK 131 : Ph¶i thu cña ng­êi mua M· kh¸ch NN029 – C«ng ty Investlink D­ nî ®Çu kú : 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã SH NT 2/10 669 B¸n 100 MTHP Bri« Celeron 400 511 333 750.000.000 75.000.000 5/10 978 C«ng ty Investlink thanh to¸n tiÒn hµng 111 825.000.000 Céng ph¸t sinh 825.000.000 825.000.000 Ngµy 5 th¸ng 10 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) 2.4. KÕ to¸n thuÕ Hµng hãa cña C«ng ty HiPT lµ ®èi t­îng chÞu thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. TÊt c¶ hµng ho¸ cña C«ng ty khi tiªu thô trong n­íc chÞu thuÕ GTGT víi thuÕ suÊt 10% trªn gi¸ b¸n. §èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu th× thuÕ GTGT C«ng ty ph¶i nép cho nhµ n­íc lµ : ThuÕ GTGT = ( Gi¸ mua t¹i + Gi¸ mua t¹i x ThuÕ nhËp khÈu ) x 10% ph¶i nép cöa khÈu cöa khÈu §Ó ph¶n ¸nh nghÜa vô vµ t×nh h×nh nép thuÕ cña C«ng ty ®èi víi Nhµ n­íc, kÕ to¸n sö dông TK 333 : ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép cho Nhµ n­íc, vµ thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép ®­îc kÕ to¸n theo dâi trªn tµi kho¶n cÊp II, tµi kho¶n 333.1. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n vµo b¶ng kª chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra theo ho¸ ®¬n GTGT. Mçi ho¸ ®¬n ®­îc ghi trªn mét dßng. Khi cã th«ng b¸o cña c¬ quan thuÕ, kÕ to¸n hµng ho¸ c¨n cø vµo b¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra dÓ lËp tê khai thuÕ GTGT theo mÉu sè 01/GTGT. ( BiÓu sè 09 ) B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra Th¸ng 12 n¨m 2002 Tªn c¬ së kinh doanh: C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc §Þa chØ: 152 Thuþ Khª – Hµ Néi M· sè thuÕ : 0100364579 Ho¸ ®¬n, chøng tõ b¸n Tªn ng­êi mua M· sè thuÕ Doanh sè b¸n ch­a cã thuÕ ThuÕ GTGT KHH§ Sè H§ N – T …… …… …… ….. …… ….. ….. KH01- B 87501 15/12 Cty TNHH VÜnh Hµ 0100839724 35.872.000 3.587.200 KH01- B 87508 18/12 Cty TM Hoµng Anh 1000798532 48.572.900 4.857.290 KH01- B 87982 25/12 Cty TNHH Star 0100879832 57.982.000 5.798.200 …… ….. ….. …. …. …. …. Céng 42.842.448.176 2.858.708.723 ( BiÓu sè 10 ) Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc QuyÕt to¸n thuÕ GTGT N¨m 2003 MST : 0100364597 Tªn c¬ së : C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc HiPT §Þa chØ : 152 Thuþ Khª – Hµ Néi Ngµnh nghÒ kinh doanh : Tin häc, Bu«n b¸n t­ liÖu s¶n xuÊt stt DiÔn gi¶i Doanh sè ch­a thuÕ ThuÕ GTGT( VN§) 1 2 3 4 1 2 3 a b c d 4 5 6 7 8 9 10 Hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra Hµng ho¸, dich vô kh«ng chÞu thuÕ Hµng ho¸ chÞu thuÕ Hµng ho¸ xuÊt khÈu thuÕ xuÊt 0% Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ suÊt 5% Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ suÊt 10% ThuÕ suÊt GTGT kh«ng ®­îc khÊu trõ Hµng ho¸, dÞch vô mua vµo hoÆc nhËp khÈu Hµng ho¸, dÞch vô dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh chÞu thuÕ GTGT ®­îc tÝnh khÊu trõ ThuÕ GTGT kú tr­íc chuyÓn qua + Nép thiÕu + Nép thõa hoÆc ch­a ®­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT ph¶i nép n¨m quyÕt to¸n ThuÕ GTGT ®· nép trong n¨m ThuÕ GTGT ®­îc hoµn tr¶ trong n¨m ThuÕ GTGT cuèi kú quyÕt to¸n + Nép thuÕ + Nép thõa hoÆc ch­a ®­îc chiÕt khÊu 42.842.448.176 42.842.448.176 2.994.043.681 22.763.039.567 17.085.364.928 38.047.517.418 2.858.708.723 2.858.708.723 1.141.513.105 1.708.535.020 8.660.598 146.959.044 2.311.190.798 400.558.881 316.383.363 84.175.518 84.175.518 Ngµy 28 th¸ng 2 n¨m 2003 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (ký, hä vµ tªn) (ký, hä vµ tªn) (ký, hä tªn, ®ãng dÊu) C¬ quan nhËn quyÕt to¸n: Côc thuÕ Hµ Néi Ngµy nhËn : Sau ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ tiÕp tôc lËp b¶ng kª hµng ho¸ nhËp khÈu cã kÌm theo c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn viÖc nhËp khÈu hµng ho¸ ®Ó tÝnh thuÕ GTGT ®­¬c khÊu trõ: ThuÕ GTGT = ThuÕ GTGT - ThuÕ GTGT ph¶i nép ®Çu ra ®Çu vµo Khi thuÕ GTGT ®Çu vµo cña doanh nghiÖp lín h¬n thuÕ GTGT ®Çu ra th× doanh nghiÖp sÏ ®­îc Nhµ n­íc hoµn thuÕ. 2.5. KÕ to¸n TSC§ Do TSC§ lµ c¬ së vËt chÊt kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ®èi víi mçi quèc gia trong nÒn kinh tÕ nãi chung vµ trong mçi doanh nghiÖp nãi riªng. ViÖc theo dâi, ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c t×nh h×nh t¨ng gi¶m hao mßn, söa ch÷a vµ hiÖu qu¶ sö dông TSC§ lµ nhiÖm vô quan träng cña c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý TSC§. Tæ chøc h¹ch to¸n TSC§ kh«ng chØ cã ý nghÜa gãp phÇn n©ng cao chÊt l­îng qu¶n lý vµ hiÖu qu¶ sö dông TSC§ mµ cßn cã ý nghÜa thiÕt thùc trong viÖc ®Þnh h­íng ®Çu t­ vµ s¶n xuÊt. T¹i C«ng ty HiPT, TSC§ chiÕm 33% trªn tæng tµi s¶n kinh doanh cña C«ng ty, chñ yÕu tËp trung vµo nhµ cöa, « t«, cöa hµng, kho hµng vµ trang thiÕt bÞ cho v¨n phßng. ViÖc qu¶n lý TSC§ cña C«ng ty ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ vµ phï hîp. C«ng ty cã mét KÕ to¸n TSC§ chuyªn theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§. ViÖc h¹ch to¸n TSC§ cña C«ng ty ®­îc h¹ch to¸n theo s¬ ®å sè 10 (trang 36). TSC§ cña C«ng ty lu«n ®­îc ph¶n ¸nh theo ®óng nguyªn gi¸, TSC§ ®­îc phÐp thay ®æi nguyªn gi¸ khi cã quyÕt ®Þnh t¨ng gi¶m gi¸ cña chñ së h÷u. §iÒu nµy thÓ hiÖn rÊt râ khi hµng n¨m C«ng ty HiPT ®Çu t­, n©ng cÊp hµng lo¹t m¸y tÝnh, n©ng cÊp trô së chÝnh, v¨n phßng lµm viÖc…Trong tr­êng hîp t¨ng gi¶m ®ã c¸c chøng tõ C«ng ty sö dông ®¶m b¶o ®ñ thñ tôc nh­ : biªn b¶n giao nhËn TSC§, biªn b¶n quyÕt to¸n c«ng tr×nh, biªn b¶n thanh lý TSC§ (®­îc theo dâi chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng, tõng lo¹i vµ tõng ®Þa ®iÓm qu¶n lý sö dông TSC§. Trong C«ng ty hiÖn t¹i chØ theo dâi, ph¶n ¸nh ph¸t sinh cña TSC§ h÷u h×nh. §©y lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng cã ®ñ tiªu chuÈn quy ®Þnh vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông cho mét TSC§ tham gia vµo nhiÒu chu kú kinh doanh nh­ng vÉn gi÷ nguyªn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu. TSC§ cña C«ng ty phôc vô nhu cÇu kinh doanh cho tõng c¸ nh©n, tõng bé phËn kiÓm so¸t. Cuèi quý, cuèi n¨m C«ng ty tiÕn hµnh thanh lý hay nh­îng b¸n TSC§ kh«ng sö dông. ( S¬ ®å sè 10 ) Quy tr×nh h¹ch to¸n TSC§ cña C«ng ty HiPT Chøng tõ t¨ng gi¶m TSC§ ThÎ TSC§ NhËt ký chung Sæ chi tiÕt TSC§ Sæ c¸i TK 211, 214 B¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng gi¶m TSC§ B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Chøng tõ sö dông - Biªn b¶n bµn giao c«ng tr×nh vµ quyÕt to¸n c«ng tr×nh. - Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§. - Hå s¬ TSC§. - Chøng tõ mua TSC§. - Chøng tõ kh¸c. TK sö dông : Tk 211, TK214 Nguyªn t¾c h¹ch to¸n : TSC§ ®­îc h¹ch to¸n theo nguyªn gi¸ nghÜa lµ khi t¨ng hay gi¶m TSC§ ®Òu ph¶i ghi theo nguyªn gi¸. Trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, TSC§ cña C«ng ty lu«n biÕn ®éng kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh, theo dâi chÆt chÏ, ®Çy ®ñ mäi tr­êng hîp biÕn ®éng. Khi cã tµi s¶n t¨ng do bÊt kú nguyªn nh©n nµo ®Òu ph¶i do Ban kiÓm nghiÖm TSC§ cña C«ng ty lµm thñ tôc nghiÖm thu, ®ång thêi cïng víi bªn giao lËp “ Biªn b¶n giao nhËn TSC§”. §èi víi nh÷ng TSC§ cïng lo¹i ( nh­ m¸y vi tÝnh, m¸y in… ) giao nhËn cïng lóc, do cïng mét ®¬n vÞ chuyÓn giao th× cã thÓ lËp chung mét biªn b¶n. Sau ®ã phßng kÕ to¸n ph¶i sao l¹i cho mçi ®èi t­îng liªn quan mét b¶n, cßn mét b¶n l­u vµo hå s¬ riªng. Hå s¬ ®ã th­êng bao gåm ; Biªn b¶n giao nhËn TSC§, c¸c b¶n sao tµi liÖu kü thuËt, c¸c ho¸ ®¬n, giÊy vËn chuyÓn. C¨n cø vµo c¸c hå s¬ TSC§, phßng kÕ to¸n më thÎ TSC§, thÎ TSC§ lËp thµnh mét b¶n l­u t¹i phßng kÕ to¸n ®Ó theo dâi vµ ghi chÐp diÔn biÕn ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sö dông TSC§. Sæ TSC§ lËp chung cho toµn doanh nghiÖp mét quyÓn vµ cho tõng ®¬n vÞ trùc thuéc mçi n¬i mét quyÓn. ThÎ TSC§ ®­îc l­u tr÷ trong file TSC§ ë trªn m¸y tÝnh ®­îc c¸n bé kÕ to¸n TSC§ theo dâi. Mçi ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty còng ph¶i më mét sæ ®Ó theo dâi tµi s¶n. ChÝnh tõ viÖc nhËn thøc râ vai trß cña TSC§ trong ho¹t ®éng kinh doanh quyÕt ®Þnh ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp. C«ng ty HiPT ®· tæ chøc tèt c«ng t¸c h¹ch to¸n TSC§, th­êng xuyªn theo dâi sù biÕn ®éng cña TSC§. C«ng ty kh«ng sö dông TSC§ ®i thuª mµ trùc tiÕp mua b»ng nguån vèn kinh doanh tù cã. Hµng n¨m C«ng ty ®Òu cã mét kho¶n chi phÝ trÝch tr­íc ®Ó ®¹i tu, b¶o d­ìng TSC§. Chi phÝ nµy chiÕm kho¶ng 3% trªn tæng sè tµi s¶n cña C«ng ty chøng tá C«ng ty rÊt quan t©m ®Õn vÊn ®Ò söa ch÷a, n©ng cÊp TSC§. TÊt c¶ c¸c kÕ ho¹ch söa ch÷a cña C«ng ty ®Òu ®­îc lËp ra tõ ®Çu n¨m, nhê vËy mµ kÕ to¸n cña C«ng ty kh«ng gÆp khã kh¨n khi ghi chÐp vµ theo dâi. 2.6. KÕ to¸n khÊu hao TSC§. Lµ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i ho¹t ®éng chñ yÕu lµ mua, b¸n, nhËp c¸c lo¹i hµng ho¸ liªn quan ®Õn m¸y vi tÝnh nªn khi tÝnh chi phÝ khÊu hao TSC§ ®­îc ®­a vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. C¸ch tÝnh khÊu hao t¹i C«ng ty HiPT Møc khÊu hao = Nguyªn gi¸ TSC§ Møc khÊu hao = Møc khÊu hao 1 n¨m ( 1 th¸ng ) 12 th¸ng ( 1 n¨m ) Thêi gian sö dông TSC§ KhÊu hao theo ph­¬ng ph¸p trªn lµ khÊu hao theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n hay khÊu hao ®­îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c trßn th¸ng, nghÜa lµ TSC§ t¨ng hay gi¶m xuèng tõ th¸ng nµy th× th¸ng sau míi tÝnh t¨ng hay gi¶m khÊu hao. Nguyªn t¾c h¹ch to¸n : TSC§ dïng cho bé phËn nµo th× tÝnh vµo chi phÝ cña bé phËn ®ã. §Ó ph¶n ¸nh møc hao mßn TSC§ kÕ to¸n sö dông TK 214 ( hao mßn TSC§ ). Hµng th¸ng, kÕ to¸n TSC§ c¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§ x¸c ®Þnh møc khÊu hao ph¶i trÝch vµo chi phÝ cña tõng bé phËn. Nî TK 642 : Møc khÊu hao hµng th¸ng ë bé phËn qu¶n lý Nî TK 641 : Møc khÊu hao hµng th¸ng ë bé phËn b¸n hµng Cã TK 214 ( 214.1) : Møc khÊu hao hµng th¸ng §ång thêi kÕ to¸n ghi : Nî TK 009 : Nguån vèn khÊu hao hµng th¸ng. ViÖc khÊu hao TSC§ cña C«ng ty ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n lµ mét ph­¬ng ph¸p ®ßi hái ph¶i cã sù ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c thêi gian sö dông cña TSC§. Khi sö dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao nµy doanh nghiÖp ph¶i cã sù theo dâi cô thÓ ®èi víi tõng lo¹i h×nh TSC§ còng nh­ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña chóng ®Ó ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®­îc chÝnh x¸c møc khÊu hao ph¶i tÝnh trong tõng th¸ng, tõng quý, tõng n¨m. Møc khÊu hao TSC§ ®­îc ph©n bæ cô thÓ vµo chi phÝ cña tõng bé phËn b¸n hµng vµ bé phËn qu¶n lý doanh nghiÖp. §iÒu nµy gióp cho kÕ to¸n TSC§ tÝnh to¸n vµ theo dâi dÔ dµng h¬n. 2.7. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng Nh­ ta ®· biÕt lao ®éng lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, chi phÝ sö dông lao ®éng ®­îc thÓ hiÖn rÊt râ nÐt b»ng ph¹m trï tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng. H¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng kh«ng chØ phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý mµ cßn lµ tiÒn ®Ò ®Ó h¹ch to¸n chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ty HiPT lµ C«ng ty cæ phÇn chuyªn kinh doanh c¸c mÆt hµng c«ng nghÖ cao nªn tiÒn l­¬ng ®­îc tr¶ theo s¶n phÈm. Tøc lµ C«ng ty sÏ c¨n cø vµo sè l­îng s¶n phÈm, khèi l­îng c«ng viÖc thùc tÕ ®¹t ®­îc vµ ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng quy ®Þnh cho tõng lo¹i s¶n phÈm, c«ng viÖc ®Ó tÝnh ra tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶. §Ó ®¶m b¶o viÖc h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng chÝnh x¸c vµ chÆt chÏ C«ng ty HiPT thùc hiÖn h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng theo s¬ ®å sau : Chøng tõ gèc vÒ lao ®éng vµ b¶ng ph©n bæ ( S¬ ®å sè 11 ) Sæ chi tiÕt chi phÝ TK 641, TK 642 NhËt ký chi tiÒn NhËt ký chung Sæ c¸i TK 334, TK 338 B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh C¸c chøng tõ sö dông B¶ng chÊm c«ng hµng th¸ng B¶ng trÝch lËp b¶o hiÓm x· héi ( BHXH ), b¶o hiÓm y tÕ ( BHYT ), kinh phÝ c«ng ®oµn ( KPC§ ). C¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan Tµi kho¶n sö dông : TK 334, Tk 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8) Trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch BHXH, BHYT, KPC§ ®­îc trÝch theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ theo chÕ ®é kÕ to¸n C«ng ty hiÖn nay ®ang ¸p dông. BHXH ®­îc trÝch hµng th¸ng theo tû lÖ 20% trªn tæng sè l­¬ng c¬ b¶n. Trong ®ã 15% tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh, 5% trõ vµo thu nhËp cña ng­êi lao ®éng. BHYT ®­îc trÝch hµng th¸ng theo tû lÖ 3% trªn tæng sè l­¬ng c¬ b¶n. Trong ®ã 2% tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh, 1% tÝnh vµo thu nhËp cña ng­êi lao ®éng. KPC§ ®­îc trÝch 2% trªn tæng sè l­¬ng thùc tÕ, trong ®ã c¶ 2% ®Òu tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh. HÖ sè l­¬ng cÊp bËc b×nh qu©n cña C«ng ty tÝnh theo n¨m c«ng t¸c. Cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng hµng th¸ng, b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 334. C«ng viÖc tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng ®­îc thùc hiÖn tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n doanh nghiÖp. Thêi gian ®Ó tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng lµ hµng th¸ng. C¨n cø ®Ó tÝnh lµ chøng tõ theo dâi thêi gian lao ®éng, kÕt qu¶ lao ®éng vµ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ( giÊy nghØ phÐp, quyÕt ®Þnh ngõng viÖc …) . TÊt c¶ c¸c chøng tõ trªn ph¶i ®­îc kÕ to¸n kiÓm tra tr­íc khi tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng vµ b¶o ®¶m ®­îc c¸c yªu cÇu chøng tõ kÕ to¸n. Sau khi kiÓm tra c¸c chøng tõ, kÕ to¸n tiÕn hµnh tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng, tÝnh trî cÊp ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng theo h×nh thøc tr¶ l­¬ng, tr¶ th­ëng, theo h×nh thøc khèi l­îng c«ng viÖc thùc tÕ ®¹t ®­îc. Trªn c¬ së c¸c b¶ng thanh to¸n l­¬ng, th­ëng, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp chøng tõ ph©n bæ tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. ViÖc h¹ch to¸n c¸c kho¶n b¶o hiÓm ë C«ng ty HiPT ®­îc thùc hiÖn rÊt chi tiÕt vµ ®óng theo quy ®Þnh, chÕ ®é Nhµ n­íc ®· ban hµnh. §iÒu nµy thÓ hiÖn rÊt râ trong quy ®Þnh cña C«ng ty vµ trong sæ c¸i TK 338 – Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c. ( BiÓu sè 11 ) Sæ c¸i Tõ ngµy 01/01/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 TK 338 – Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c. D­ cã ®Çu kú : 111.537.400 Ngµy SH CT DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh cã 31/3 13/4 30/6 27/8 30/9 17/12 31/12 BH01 4103 BH02 4138 BH03 4156 BH04 TrÝch nép BHXH quý I/2003 Chi nép BHXH n¨m 2002 TrÝch nép BHXH quý II/2003 Chi nép BHXH quý I+II/2003 TrÝch nép BHXH quý III/2003 Chi nép BHXH quý III+IV/2003 TrÝch nép BHXH quý IV/2003 642 112 642 112 642 112 642 32.882.400 19.829.400 23.250.000 6.917.850 7.954.200 8.942.400 8.495.100 Céng ph¸t sinh 75.961.800 32.309.550 D­ cã cuèi kú : 67.885.150 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 ( ký, hä tªn ) Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) Víi møc thu nhËp trung b×nh mét nh©n viªn trong C«ng ty lµ 1.500.000 ®/ th¸ng (2003) ®· ®¶m b¶o cho nh©n viªn chi tiªu trong cuéc sèng hµng ngµy vµ ®ång thêi tham gia c«ng viÖc mét c¸ch tèt h¬n. ChÕ ®é b¶o hiÓm cho nh©n viªn trong C«ng ty ®­îc thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Khi ph¸t sinh tr­êng hîp nh©n viªn cña C«ng ty ®au èm, bÞ tai n¹n trong khi lµm nhiÖm vô, sau khi c¨n cø vµo c¸c chøng tõ, sæ s¸ch cña bªn trùc tiÕp theo dâi vµ ch÷a trÞ cho nh©n viªn, kÕ to¸n C«ng ty sÏ tÝnh to¸n møc chi tr¶ b¶o hiÓm cho nh©n viªn råi chuyÓn ®Õn bé phËn cã thÈm quyÒn gi¶i quyÕt theo ®óng quy ®Þnh. C«ng ty HiPT thùc hiÖn thanh to¸n l­¬ng cho nh©n viªn qua Ng©n hµng. Mçi nh©n viªn khi ®­îc nhËn vµo lµm viÖc trong C«ng ty ®Òu ph¶i më tµi kho¶n riªng cña m×nh ë ng©n hµng mµ C«ng ty quy ®Þnh. Cø ®Õn ngµy mïng 4 hµng th¸ng Ng©n hµng sÏ tù ®éng chuyÓn l­¬ng vµo tµi kho¶n riªng cña mçi nh©n viªn trong C«ng ty theo ®óng nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a C«ng ty vµ Ng©n hµng ®· ký kÕt. Nh©n viªn cña C«ng ty sÏ chñ ®éng ®Õn Ng©n hµng rót tiÒn l­¬ng cña m×nh ra ®Ó sö dông khi cÇn thiÕt. §©y lµ h×nh thøc thanh to¸n l­¬ng tÊt hiÖn ®¹i vµ tiÖn dông, gi¶m bít c«ng viÖc cña kÕ to¸n tiÒn l­¬ng. Khi cã sù thay ®æi møc l­¬ng cña nh©n viªn, kÕ to¸n l­¬ng sÏ lËp mét danh s¸ch c¸c nh©n viªn cã sù thay ®æi vÒ møc l­¬ng. B¶n danh s¸ch ®ã sÏ ®­îc gi¸m ®èc C«ng ty ký duyÖt, sau ®ã göi ®Õn Ng©n hµng bæ sung vµ thùc hiÖn chi tr¶ cho ®óng. Toµn bé tiÒn l­¬ng cña nh©n viªn sÏ ®­îc tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ ®­îc ph©n bæ theo tõng phßng ban chøc n¨ng. Víi møc thu nhËp cña nh©n viªn trong C«ng ty nh­ hiÖn nay ®· ®¶m b¶o møc sèng t­¬ng ®èi æn ®Þnh vµ trong t­¬ng lai nh©n viªn cña C«ng ty cã quyÒn hy väng mét møc l­¬ng cao h¬n, chÕ ®é ®·i ngé tèt h¬n. 2.8. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp §èi víi C«ng ty HiPT chi phÝ b¸n hµng lµ mét bé phËn cña chi phÝ l­u th«ng, chi phÝ b¸n hµng ®­îc bï ®¾p b»ng khèi l­îng doanh thu thuÇn thùc hiÖn. §Ó tËp hîp chi phÝ b¸n hµng cña C«ng ty, kÕ to¸n sö dông TK 641 – theo dâi chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng trªn tõng tµi kho¶n cÊp hai. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ b¸n hµng vµo sæ c¸i TK 641. Toµn bé chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh sÏ ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. C«ng ty HiPT coi chi phÝ qu¶n lý lµ mét lo¹i chi phÝ thêi kú, ®­îc tÝnh ®Õn khi h¹ch to¸n lîi nhuËn thuÇn cña kú b¸o c¸o. Còng gièng nh­ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp chØ liªn quan tíi khèi l­îng s¶n phÈm, hµng ho¸, dÞch vô ®· b¸n trong kú. Néi dung chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp còng bao gåm c¸c yÕu tè cã sù kh¸c biÖt. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi chung cho qu¶n lý v¨n phßng vµ c¸c kho¶n chi kinh doanh kh«ng g¾n ®­îc víi c¸c ®Þa chØ cô thÓ trong c¬ cÊu s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Toµn bé chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë C«ng ty ®­îc theo dâi trªn TK 642 chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n cÊp hai. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ghi sæ chi phÝ qu¶n lý doang nghiÖp nh­ chi phÝ b¸n hµng. Khi chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh lín kÕ to¸n kÕt chuyÓn vÒ TK 142 (142.2) – chi phÝ chê kÕt chuyÓn tÝnh cho kú sau. Chøng tõ sö dông gåm ; PhiÕu chi th­¬ng m¹i. GiÊy b¸o nî Ng©n hµng PhiÕu xuÊt kho hµng ho¸. B¶ng thanh to¸n l­¬ng, BHXH, BHYT, KPC§. Tµi kho¶n sö dông : TK 641, TK 642 vµ c¸c tµi kho¶n liªn quan : TK 111, TK112, TK331, TK 338, TK 214 Cuèi kú kÕt chuyÓn c¶ hai lo¹i chi phÝ trªn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Chi phÝ b¸n hµng ®­îc chia cho tõng bé phËn. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp chia theo tû lÖ ®Õn tõng bé phËn. Bé phËn nµo doanh sè nhiÒu th× chÞu chi phÝ lín. Chi phÝ ®­îc quyÕt to¸n theo n¨m hay theo kú 6 th¸ng. ( khi ph©n bæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp . ( BiÓu sè 12 ) Sæ c¸i TK 641 : chi phÝ b¸n hµng Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã NT SH … 23/12 24/12 26/12 … 31/12 … 1001 1104 1254 … ZQT3 … Thto¸n vËn chuyÓn hµng Thto¸n chi phÝ vËn chuyÓn hµng nhËp khÈu Thanh to¸n tiÒn thuª cöa hµng … KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ … 112 111 111 … 911 … 1.413.890 10.416.259 15.236.000 … 100.625.922 Céng ph¸t sinh 100.625.922 100.625.922 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 ( ký, hä tªn ) Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) ( BiÓu sè 13 ) Sæ c¸i TK 642 : chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã SH NT … 13/12 14/12 … 31/12 … 1103 1123 … ZQT4 … Thto¸n mua linh kiÖn vµ phÝ nh¾n tin PhÝ dÞch vô Ng©n hµng hµng h¶i … KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ Céng ph¸t sinh … 112 111 … 911 … 643.200 6364 … .2.237.979.529 2.237.979.529 .2.237.979.529 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 ( ký, hä tªn ) Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) 2.9. KÕ to¸n chi phÝ b¶o hµnh §èi víi mét doanh nghiÖp kinh doanh hµng ho¸ c«ng nghÖ cao th× vÊn ®Ò dÞch vô sau b¸n hµng lµ rÊt quan träng. Kh¸ch hµng sÏ lu«n c¶m thÊy yªn t©m khi m¸y mãc cña m×nh mua vÒ ®­îc b¶o ®¶m trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh ( th­êng lµ mét n¨m ). V× vËy ®èi víi C«ng ty HiPT ®Ó gi÷ uy tÝn cña m×nh C«ng ty lu«n cã mét bé phËn b¶o hµnh. Bé phËn b¶o hµnh kh«ng h¹ch to¸n ®éc lËp nªn chi phÝ b¶o hµnh ®­îc ®­a vµo TK 6415 – chi phÝ b¶o hµnh víi chøng tõ sö dông lµ phiÕu b¶o hµnh. C¸c nghiÖp vô cô thÓ Khi ph¸t sinh c¸c chi phÝ b¶o hµnh kÕ to¸n ghi Nî Tk 6415 Cã TK 156, 111, 112 NÕu doanh nghiÖp trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh kÕ to¸n cña C«ng ty sÏ h¹ch to¸n : + Khi trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh : Nî TK 6415 Cã TK 335 + Khi ph¸t sinh chi phÝ b¶o hµnh : Nî TK 335 Cã TK 156 2.10. KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn NhËn thøc ®­îc vèn b»ng tiÒn, thanh to¸n vµ vay tiÒn liªn quan tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt – kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp ®ång thêi còng ph¶n ¸nh kh¶ n¨ng thanh to¸n tøc thêi cña doanh nghiÖp nªn C«ng ty HiPT qu¶n lý vèn b»ng tiÒn hÕt søc chÆt chÏ. TiÒn mÆt tån quü dïng ®Ó chi hµng ngµy cña C«ng ty lu«n ®¶m b¶o ë møc hîp lý. C¸c giao dÞch chñ yÕu vÒ thanh to¸n, thu tiÒn hµng th­êng ®­îc thùc hiÖn giao dÞch qua Ng©n hµng. KÕ to¸n tiÒn mÆt ngoµi viÖc hµng ngµy ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi vµ tån quü tiÒn mÆt th× cø sau 3 ngµy l¹i tiÕn hµnh kiÓm kª quü, ®èi chiÕu tiÒn mÆt tån quü thùc tÕ víi sæ s¸ch. ViÖc thu chi tiÒn t¹i quü ph¶i c¨n cø vµo lÖnh thu, lÖnh chi. KÕ to¸n tiÒn mÆt tiÕn hµnh lËp phiÕu thu, phiÕu chi sau ®ã tiÕn hµnh thu, chi theo chøng võa lËp ®ång thêi sö dông phiÕu thu, phiÕu chi ®Ó ghi vµo sæ quü kiªm b¸o c¸o quü. Do tiÒn trong C«ng ty bao gåm tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng, tiÒn ®ang chuyÓn - ®©y lµ tµi s¶n linh ho¹t nhÊt cña doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng chuyÓn ®æi thµnh c¸c lo¹i tµi s¶n kh¸c. MÆt kh¸c lo¹i tµi s¶n nµy cã tÝnh lu©n chuyÓn cao cho nªn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi s¶n b»ng tiÒn ë ®©y bao gåm tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng, ngo¹i tÖ do kÕ to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o sao cho Ban gi¸m ®èc cã thÓ biÕt ®­îc sù t¨ng gi¶m cña tµi s¶n. Chøng tõ sö dông Chøng tõ thu, chi vµ c¸c chøng tõ liªn quan giÊy b¸o Ng©n hµng. TK sö dông : TK 111 vµ c¸c tµi kho¶n cÊp hai 1111, 1112, 1113 TK 112 vµ c¸c tµi kho¶n cÊp hai 1121, 1122, 1123 Quy tr×nh h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn : ( S¬ ®å sè 12 ) NhËt ký chung B¸o c¸o quü PhiÕu thu PhiÕu chi Vèn b»ng tiÒn cña C«ng ty chiÕm kho¶ng 10,12% trªn tæng tµi s¶n cña C«ng ty trong ®ã tiÒn mÆt tån quü cã kho¶ng 2,1% trªn tæng tµi s¶n hiÖn cã cña C«ng ty. Së dÜ doanh nghiÖp lu«n cã mét l­îng tån qòy chiÕm trªn 2% trong tæng sè tµi s¶n nh­ vËy lµ do doanh nghiÖp lu«n ph¶i thanh to¸n c¸c kho¶n chi nh­ ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i cïng víi mét sè chi tiÕt m¸y mãc quan träng mµ nhµ cung cÊp lu«n ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. C«ng ty HiPT chØ theo dâi vèn b»ng tiÒn ë hai lo¹i lµ tiÒn mÆt vµ tiÒn göi Ng©n hµng. Riªng ®èi víi ngo¹i tÖ C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ. Tû gi¸ quy ®æi theo tû gi¸ cña Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam. Víi t×nh h×nh chÝnh trÞ lu«n biÕn ®éng ë c¸c quèc gia lín th× viÖc theo dâi ngo¹i tÖ theo tû gi¸ thùc tÕ gióp kÕ to¸n C«ng ty theo s¸t h¬n nh÷ng biÕn ®éng bÊt th­êng cña ngo¹i tÖ m¹nh mµ chñ yÕu lµ ®« la Mü. §Õn cuèi th¸ng kÕ to¸n C«ng ty c¨n cø vµo tû gi¸ thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm cuèi cïng cña th¸ng víi c¸c tû gi¸ thùc tÕ ®· ph¸t sinh ®Ó ®iÒu chØnh ngo¹i tÖ. Chªnh lÖch ngo¹i tÖ ®­îc ®­a vµo tµi kho¶n 413. TÊt c¶ c¸c lo¹i ngo¹i tÖ giao dÞch trong kinh doanh ®Òu ®­îc kÕ to¸n cña C«ng ty theo dâi trªn TK 007 – ngo¹i tÖ c¸c lo¹i vµ ®­îc chi tiÕt cho tõng ngo¹i tÖ. C¨n cø vµo phÇn chªnh lÖch tû gi¸ cña nghiÖp vô ph¸t sinh trong kú, nÕu l·i vÒ tû gi¸ hèi ®o¸i C«ng ty sÏ kÕt chuyÓn vÒ TK711, lç vÒ tû gi¸ hèi ®o¸i C«ng ty sÏ kÕt chuyÓn vÒ TK 811. Do ®Æc thï C«ng ty lµ kinh doanh th­¬ng m¹i nªn sù biÕn ®éng cña vèn b»ng tiÒn trong C«ng ty lµ rÊt lín. NÕu nh­ ®Çu n¨m vèn b»ng tiÒn chØ chiÕm kho¶ng 10,12% trªn tæng sè tµi s¶n th× ®Õn cuçi n¨m vèn b»ng tiÒn cña C«ng ty ®· t¨ng lªn gÇn 21%. Sù biÕn ®éng nµy chñ yÕu do kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng vµ sè l­îng hµng tån kho gi¶m so víi ®Çu n¨m. §Ó qu¶n lý tèt vèn b»ng tiÒn trong néi bé doanh nghiÖp, kÕ to¸n C«ng ty HiPT hµng ngµy ®Òu ph¶i ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi tån quü tiÒn mÆt ®Ó lu«n ®¶m b¶o møc tån quü tiÒn mÆt hîp lý. Theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m vµ lu«n ®¶m b¶o møc tån quü tiÒn mÆt hîp lý. Theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m vµ sè d­ tiÒn göi Ng©n hµng hµng ngµy C«ng ty lu«n h¹n chÕ tèi ®a viÖc dïng quü tiÒn mÆt ®Ó thanh to¸n mµ th­êng xuyªn dïng h×nh thøc thanh to¸n qua Ng©n hµng. §©y lµ mét h×nh thøc thanh to¸n ®¶m b¶o an toµn trong kinh doanh ®ång thêi tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian cho bé phËn kÕ to¸n. 2.11. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh t¹i C«ng ty HiPT KÕt qu¶ kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp ®­îc thÓ hiÖn b»ng chØ tiªu lîi nhuËn. §Ó tÝnh to¸n ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh mµ C«ng ty ®¹t ®­îc trong n¨m, kÕ to¸n cña C«ng ty x¸c ®Þnh b»ng c¸ch : KÕt qu¶ ho¹t ®éng = Doanh thu thuÇn ho¹t - Chi phÝ ho¹t ®éng kinh doanh ®éng trong kú trong kú Doanh thu thuÇn = Doanh thu b¸n hµng - Gi¶m gi¸ - thuÕ xuÊt khÈu ph¶i trong kú hµng b¸n nép trong kú Chi phÝ ho¹t ®éng = TrÞ gi¸ vèn hµng + Chi phÝ b¸n hµng + Chi phÝ QLDN trong kú b¸n trong kú (®· ph©n bæ) (®· ph©n bæ) KÕt qu¶ ho¹t ®éng = Thu nhËp ho¹t ®éng - Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh tµi chÝnh kh¸c Cuèi kú kÕ to¸n kÕt chuyÓn c¸c tµi kho¶n liªn quan vÒ TK 911 ®Î x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Chøng tõ sö dông : - C¸c chøng tõ tù lËp - QuyÕt ®Þnh ph©n bæ chi phÝ cña doanh nghiÖp Tµi kho¶n sö dông : TK 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ViÖc tu©n theo mét quy tr×nh h¹ch to¸n chÆt chÏ gióp cho C«ng ty x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ c¸c b­íc cÇn ph¶i thùc hiÖn khi x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trªn sæ kÕ to¸n, quy tr×nh h¹ch to¸n kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau : ( S¬ ®å sè 13 ) quy tr×nh h¹ch to¸n kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty Hipt Chøng tõ gèc vÒ tiªu thô ( H§BH, H§TT ) NhËt ký b¸n hµng NhËt ký chung Sæ chi tiÕt TK liªn quan 632, 641,911… B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i TK 632, 421, 511… B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh §Î x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh kÕ to¸n sö dông TK 511, TK 632, TK641, TK 642, TK 911 vµ mét sè tµi kho¶n cã liªn quan. Sau khi kÕt chuyÓn gi¸ vèn, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, doanh thu thuÇn sang tµi kho¶n 911 kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty theo c«ng thøc : KÕt qu¶ = Doanh thu - Gi¸ vèn - Chi phÝ - Chi phÝ - Chi phÝ chê kinh doanh thuÇn hµng b¸n b¸n hµng QLDN kÕt chuyÓn ( BiÓu sè 14 ) Sæ c¸i Tõ ngµy 01/01/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 TK 511- doanh thu b¸n hµng D­ nî ®Çu kú: Ngµy SH DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã 04/01 121 B¸n 1 Vei8 C«ng ty NTC 131 13.248.690 05/01 123 B¸n 15 Scan cho VN- EC 131 125.130.000 06/01 128 DÞch vô l¾p m¹ng b¶o hiÓm 131 2.868.000 … … … … 31/12 ZQT9 KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ 911 86.837.875.138 Céng ph¸t sinh 86.837.875.138 86.837.875.138 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu ( ký, hä vµ tªn) ( ký, hä vµ tªn) ( BiÓu sè 15 ) Sæ c¸i Tõ ngµy 01/01/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 TK 632: Gi¸ vèn hµng b¸n D­ nî ®Çu kú: Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ PS Nî PS Cã SH NT 04/01 06/01 15/09 … 31/12 121 154 179 … ZQT1 B¸n 1 Vei8 C«ng ty NTC B¸n 1 Vei8 C«ng ty NTS B¸n 1 m¸y tÝnh HP Brio KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 156 156 156 … 911 13.248.690 18.175.011 25.135.000 … 40.162.765.561 Céng ph¸t sinh 40.162.765.561 40.162.765.561 D­ nî cuèi kú : Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) ( BiÓu sè 16 ) Sæ C¸I Tõ ngµy 1/1/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 Tk 911- x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh D­ nî ®Çu kú : Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ PS nî PS cã NT SH 31/12 31/12 31/12 31/12 … 31/12 ZQT1 ZQT3 ZQT4 ZQT9 … ZQT15 KÕt chuyÓn GVHB K/c chi phÝ b¸n hµng K/c chi phÝ qu¶n lý dn K/c doanh thu hµng ho¸ … K/c lîi nhuËn tr­íc thuÕ 632 641 642 511 … 421 40.162.765.561 100.625.922 2.237.979.529 … 314.617.914 86.837.875.138 Céng ph¸t sinh 96.156.568.235 96.156.568.235 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) (ký, hä tªn ) 2.12. KÕ to¸n ph©n phèi kÕt qu¶ kinh doanh Tµi kho¶n sö dông lµ TK 421- l·i ch­a ph©n phèi. Sau khi thùc hiÖn nghÜa vô víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc, C«ng ty trÝch lËp c¸c quü theo quy ®Þnh trªn c¸c tµi kho¶n 414, 415, 431, phÇn l·i cßn l¹i sÏ ®­îc chia cho c¸c cæ ®«ng theo tû lÖ vèn gãp. 2.13. KÕ to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o tµi chÝnh (BCTC) lµ s¶n phÈm cuèi cïng cña toµn bé quy tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp. Nã lµ th«ng tin tæng hîp theo c¸c chØ tiªu nh»m tho¶ m·n nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho c¸c chñ thÓ trong vµ ngoµi doanh nghiÖp. BCTC lµ nguån th«ng tin chñ yÕu ®Ó ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh kinh doanh, t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp trong kú vµ cã nh÷ng nhËn ®Þnh trong kú tiÕp theo. §Ó cã thÓ biÕt ®­îc hiÖu qu¶ kinh doanh cña C«ng ty mét c¸ch cô thÓ, chi tiÕt ( do ®Æc ®iÎm kinh doanh trong lÜnh vùc m¸y tÝnh cã sù thay ®æi liªn tôc vÒ chÊt l­îng m¸y ) nªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh ®­îc th«ng b¸o mét c¸ch liªn tôc trong c¸c cuéc häp giao ban tuÇn, ph¶i ®­a ra ®­îc 3 lo¹i : B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh B¸o c¸o c«ng nî Tõ 3 b¸o c¸o ®­îc ®­a ra, c¸c bé phËn cïng Ban gi¸m ®èc cã thÓ biÕt mét c¸ch toµn diÖn t×nh h×nh kinh doanh, nguån vèn, c«ng nî vµ tõ ®ã biÕt ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh ra sao. BCTC lµ mét c¨n cø quan träng ®Î Ban gi¸m ®èc ®Ò ra ph­¬ng h­íng kinh doanh trong thêi gian tíi. C¨n cø vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, kÕ to¸n ph¶i thuyÕt tr×nh ®­îc b¶ng c©n ®èi tµi s¶n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o lç cho Côc ThuÕ ®Ó kiÓm tra nÕu bÞ lç. PhÇn III §¸nh gi¸ t×nh h×nh tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty hipt 1. ­u ®iÓm Tr¶i qua h¬n 10 n¨m h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, C«ng ty HiPT ®· tr­ëng thµnh vµ ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. §Î cã nh÷ng thµnh c«ng ®ã chÝnh lµ nhê sù cè g¾ng hÕt m×nh cña Ban l·nh ®¹o cïng tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn ®ã, c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng ®· kh«ng ngõng ®­îc cñng cè vµ hoµn thiÖn. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc gän nhÑ vµ hîp lý, vÒ c¬ b¶n ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu h¹ch to¸n cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. Víi ®Æc ®iÓm lµ doanh nghiÖp cã quy m« võa vµ nhá, ho¹t ®éng tËp trung nªn viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung lµ hoµn toµn phï hîp. C¸c nh©n viªn cña c¸c phßng ban thùc hiÖn nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu , thu thËp ®Ó kiÓm tra chøng tõ, sau ®ã chøng tõ kÕ to¸n ®­îc göi vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó kiÓm tra vµ ghi sæ tõ ®ã t¹o c¬ së ®Ó kiÎm tra, gi¸m ®èc t×nh h×nh sö dông vËt t­ lao ®éng, tiÒn vèn, thu nhËp…, xö lý vµ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cña c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh diÔn ra trong toµn C«ng ty, gióp gi¸m ®èc C«ng ty kÞp thêi ra nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. C«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty HiPT ®­îc thùc hiÖn theo ®óng chÝnh s¸ch, chÕ ®é vÒ qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®Òu ®­îc C«ng ty lËp chøng tõ lµm c¬ së ph¸p lý cho mäi sç liÖu, ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n, b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ, nhËt ký chung, sæ chi tiÕt, sæ tæng hîp vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. C¸c chøng tõ kÕ to¸n ®­îc tËp hîp kÞp thêi vµ theo ®óng quy ®Þnh. Víi h×nh thøc sæ NhËt ký chung, c«ng t¸c tæ chøc chøng tõ cña C«ng ty t­¬ng ®èi tèt, lu«n ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu. C«ng ty cã ®éi ngò nh©n viªn trÎ, cã tr×nh ®é vµ rÊt n¨ng ®éng ®¸p øng ®­îc tèt kh¶ n¨ng n¾m b¾t th«ng tin, nhanh nh¹y víi nh÷ng thay ®æi cña thÞ tr­êng, c­êng ®é lµm viÖc cao. ViÖc HiPT øng dông c«ng nghÖ tin häc vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ®· gãp phÇn quan träng trong viÖc ®¶m b¶o vai trß, chøc n¨ng cña h¹ch to¸n kÕ to¸n. Th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c ®Çy ®ñ, kÞp thêi nh÷ng biÕn ®éng hµng ho¸ cña C«ng ty t¹i thêi ®iÓm cña chu kú kinh doanh còng nh­ cung cÊp nh÷ng c¨n cø x¸c ®¸ng cho viÖc ph©n tÝch ho¹t ®éng vµ ®Ò r a nh÷ng quyÕt ®Þnh kinh doanh kÞp thêi, phï hîp v¬Ý thùc tiÔn kinh doanh ®Æt ra cho C«ng ty, tõ ®ã gãp phÇn C«ng ty ®øng v÷ng vµ ph¸t triÓn. 2. Nh­îc ®iÓm 2.1. KÕ to¸n hµng ho¸ Thø nhÊt, m¸y vi tÝnh, m¸y quÐt, m¸y in,…lµ lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ cã nhiÒu chi tiÕt phøc t¹p, ®­îc s¶n xuÊt t¹i nhiÒu quèc gia kh¸c nhau do ®ã sÏ cã nhiÒu mÉu m·, møc gi¸ vµ tÝnh n¨ng kh¸c nhau. Tuy C«ng ty ®· cã sù ph©n lo¹i vÒ m¸y, nh­ng v× kh«ng lËp sæ danh ®iÓm nªn viÖc s¾p xÕp m¸y mãc kh«ng cã thø tù nhÊt ®Þnh lµm cho c«ng t¸c tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n gÆp khã kh¨n. Thø hai , c¸c lo¹i m¸y mãc mµ C«ng ty kinh doanh lµ lo¹i s¶n phÈm hµng ho¸ dÔ bÞ gi¶m gi¸ trong thêi gian ng¾n, g©y tæn thÊt vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty. Bªn c¹nh ®ã, gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng m¸y tÝnh lu«n lu«n biÕn ®éng nh­ng C«ng ty kh«ng lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho vµ kh«ng tu©n theo nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n. Thø ba, lµ mét C«ng ty kinh doanh vÒ m¸y tÝnh nh­ng viÖc b¸n hµng qua m¹ng l¹i ch­a ®­îc C«ng ty ¸p dông ®Ó më réng thªm thÞ tr­êng tiªu thô. Do ®ã, viÖc t¹o lËp 1 trang WEB b¸n hµng trªn m¹ng Internet lµ kh«ng thÓ thiÕu . Thø t­ , trong tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song, trong ®ã cã thÎ kho b¶n chÊt lµ ®­îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vÒ mÆt sè l­îng, ®­îc më cho tõng danh ®iÓm vËt t­, hµng ho¸ vµ theo tõng kho. §ång thêi thÎ kho do thñ kho ghi, c¬ së ®Ó ghi lµ chøng tõ nhËp xuÊt, tÝnh ra sè tån trªn tõng thÎ sau ®ã ®èi chiÕu víi tõng sæ chi tiÕt. Nh­ng ®Ó ®¬n gi¶n, C«ng ty HiPT ®· thiÕt kÕ thÎ kho bao gåm c¶ ®¬n gi¸ tiÒn nhËp, tiÒn xuÊt vµo thÎ kho th× vÉn ph¶i tiÕp tôc vµo sæ chi tiÐt hµng ho¸ sau ®ã vµo b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. ViÖc ghi thÎ kho nh­ vËy võa lµm mÊt thêi gian cña kÕ to¸n hµng ho¸, võa khã kh¨n cho viÖc theo dâi thÎ kho. Bëi v× nÕu sè l­îng hµng ho¸ nhËp xuÊt qu¸ nhiÒu th× kÕ to¸n hµng ho¸ mÊt nhiÒu c«ng søc vµo sæ. 2.2. Tæ chøc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn KÕ to¸n tiÒn mÆt cña C«ng ty kiªm nhiÖm c¶ c«ng viÖc giao dÞch tiÒn vµ gi÷ tiÒn tøc lµ C«ng ty kh«ng cã sù t¸ch biÖt viÖc b¶o ®¶m vèn b»ng tiÒn víi viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô nµy. §iÒu nµy thÓ hiÖn rÊt râ qua quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ thu tiÒn vµ chi tiÒn. ( S¬ ®å sè 14 ) Ng­êi nép KÕ to¸n KÕ to¸n KÕ to¸n NghiÖp vô tiÒn tiÒn mÆt tiÒn mÆt tiÒn mÆt thu tiÒn (1) (2) (3) (4) §Ò nghÞ LËp phiÕu Thu tiÒn Ghi sæ nép tiÒn thu KÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng tiÒn mÆt (5) (6) Ký phiÕu B¶o qu¶n Thu l­u tr÷ Ng­êi nhËn Gi¸m KÕ to¸n KÕ to¸n NghiÖp vô tiÒn ®èc tr­ëng tiÒn mÆt chi tiÒn (1) (2) (3) (4) §Ò nghÞ DuyÖt DuyÖt LËp phiÕu chi tiÒn chi chi chi Thñ quü KÕ to¸n Gi¸m ®èc KÕ to¸n tiÒn mÆt tiÒn mÆt (5) (6) (7) (8) XuÊt quü Ghi sæ Ký phiÕu chi B¶o qu¶n L­u tr÷ 2.3. Tæ chøc h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Chi phÝ lµ mét trong nh÷ng yÕu tè trung t©m trong c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ qu¶n trÞ. Chi phÝ ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn nguån lîi nhuËn, tµi s¶n, sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, hiÖn t¹i C«ng ty chØ tiÕn hµnh ph©n lo¹i chi phÝ theo néi dung kinh tÕ. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, doanh nghiÖp dÔ dµng chøng minh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b»ng nh÷ng chøng cø cô thÓ vµ c¸c ®èi t¸c bªn ngoµi còng kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c, tÝnh trung thùc th«ng tin chi phÝ trªn qua chøng tõ. §ång thêi nã phï hîp víi viÖc cung cÊp th«ng tin c«ng khai, phï hîp víi lÜnh vùc b¸o c¸o chi phÝ cña kÕ to¸n tµi chÝnh. Tuy nhiªn vÊn ®Ò ®Æt ra lµ khi t¨ng doanh thu, nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp sÏ kh«ng biÕt ®­îc dßng chi phÝ sÏ biÕn ®éng nh­ thÕ nµo, lîi nhuËn sÏ thay ®æi nh­ thÕ nµo, nh÷ng dßng chi phÝ nµo liªn quan trùc tiÕp ®Õn sù biÕn ®éng doanh thu ®Ó cã nh÷ng gi¶i ph¸p ®iÒu chØnh, dù b¸o chi phÝ thÝch hîp. 2.4. Tæ chøc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n Trong qu¸ tr×nh tiÕn hµnh ho¹t ®éng kinh doanh t¹i C«ng ty HiPT th­êng xuyªn ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô thanh to¸n c«ng nî b»ng ngo¹i tÖ. Vµo cuèi n¨m tµi chÝnh, C«ng ty tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ l¹i c¸c sè d­ nî ph¶i tr¶ vµ d­ nî ph¶i thu cã gèc ngo¹i tÖ theo tû gÝa giao dÞch b×nh qu©n trªn thÞ tr­êng ngo¹i tÖ liªn ng©n hµng do Ng©n hµng Nhµ n­íc VIÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm cuèi n¨m tµi chÝnh. C«ng ty h¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i, ®¸nh gi¸ c¸c sè d­ c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ cã gèc ngo¹i tÖ vµo TK 721 vµ Tk 821. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy lµ kh«ng ®óng víi chÕ ®é h¹ch to¸n hiÖn hµnh. 2.5. Tæ chøc h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng Hµng th¸ng, C«ng ty tiÕn hµnh tÝnh l­¬ng cho nh©n viªn b¸n hµng, nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp vµ thanh to¸n l­¬ng th«ng qua Ng©n hµng mµ C«ng ty quyÕt ®Þnh. Nh­ng viÖc tÝnh c¸c kho¶n b¶o hiÓm, kinh phÝ c«ng ®oµn kh«ng thèng nhÊt trªn mét lo¹i h×nh cô thÓ. C¸c kho¶n b¶o hiÓm th× tÝnh trªn tiÒn l­¬ng c¬ b¶n, cßn kinh phÝ c«ng ®oµn tÝnh trªn tiÒn l­¬ng thùc tÕ. §iÒu nµy lµm cho chi phÝ t¨ng ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. 2.6. Tæ chøc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô dù phßng Lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i kinh doanh d­íi nhiÒu h×nh thøc b¸n bu«n, b¸n lÎ, b¸n ®¹i lý… vµ cã nhiÒu h×nh thøc thanh to¸n kh¸c nhau nh­ thanh to¸n nhanh, thanh to¸n chËm . Nh­ng dï kinh doanh thÕ nµo ch¨ng n÷a, kh«ng ph¶i lóc nµo còng tr¶ nî cho kh¸ch hµng ®­îc ngay, mua hµng lµ cã tiÒn thanh to¸n lu«n. Do vËy, ®Ó tiªu thô ®­îc nhiÒu hµng ho¸, C«ng ty ph¶i chÊp nhËn h×nh thøc thanh to¸n chËm. Trong thêi gian chê thu håi c«ng nî, C«ng ty kh«ng tr¸nh khái rñi ro tõ phÝa b¹n hµng ®em l¹i. VÝ dô nh­ b¹n hµng ®ang ho¹t ®éng kinh doanh tèt nh­ng do chÞu chi phèi kh¾c nghiÖt cña quy luËt c¹nh tranh vµ c¸c quy luËt kinh tÕ vèn cã cña thÞ tr­êng, b¹n hµng kinh doanh thua lç kÐo dµi d½n ®Õn ph¸ s¶n hoÆc b¹n hµng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n nh­ng l¹i kh«ng muèn thanh to¸n nî, cè t×nh kÐo dµi trong nhiÒu n¨m… V× vËy viÖc C«ng ty kh«ng trÝch lËp nî ph¶i thu khã ®ßi kh«ng ®¶m b¶o nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n 3. Nh÷ng ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty HiPT 3.1. Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n X©y dùng ch­¬ng tr×nh lu©n chuyÓn mét c¸ch khoa häc cho tõng lo¹i chøng tõ nh»m rót ng¾n thêi gian lu©n chuyÓn, t¨ng ®é nhanh nh¹y cña th«ng tin kÕ to¸n. X©y dùng ph­¬ng ph¸p ph©n lo¹i tæng hîp chøng tõ vµ cung cÊp sè liÖu gi÷a c¸c bé phËn mét c¸ch hîp lý, t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n vµ cung cÊp th«ng tin. V× chøng tõ lµ sù minh chøng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh mét c¸ch hîp ph¸p, hîp lý. Do ®ã, C«ng ty cÇn ph¶i t«n träng c¸c thñ tôc lËp chøng tõ, lËp ngay khi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh t¹i mét thêi gian, ®Þa ®iÓm cô thÓ. Sau khi lËp, chøng tõ ®­îc lu©n chuyÓn theo tr×nh tù nhÊt ®Þnh ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra. Chøng tõ cÇn ®­îc ph©n lo¹i vµ m· ho¸ cho phï hîp nh»m lµm gi¶m bít c«ng viÖc kÕ to¸n. 3.2. KÕ to¸n hµng ho¸ Sau khi ph©n lo¹i hµng ho¸ thµnh tõng nhãm, C«ng ty cÇn lËp sæ danh s¸ch ®iÓm khi ®ã c¸c hµng ho¸ ®· ®­îc m· ho¸ theo thø tù hîp lý sÏ ®­îc sö dông ®Ó ghi thÎ kho, sæ chi tiÕt hµng ho¸ vµ c¸c sæ kh¸c. Theo nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n cÇn ph¶i lËp dù phßng cho tõng lo¹i hµng ho¸ nãi riªng vµ nhãm hµng tån kho nãi chung. Khi cã b»ng chøng ch¾c ch¾n vÒ sù ph¸t sinh cã thÓ x¶y ra nh­ c¸c kho¶n thua lç, h­ háng, mÊt m¸t th× kÕ to¸n cã thÓ dÔ dµng xö lý theo ®óng quy ®Þnh cña kÕ to¸n. C«ng ty nªn më réng ph­¬ng thøc b¸n hµng ®Ó thóc ®Èy h¬n n÷a viÖc tiªu thô s¶n phÈm c«ng ty nh­ khuyÕn m·i, gi¶m gi¸ trong c¸c dÞp lÔ tÕt… §ång thêi nªn cã kÕ ho¹ch thùc hiÖn viÖc b¸n hµng qua m¹ng. 3.3. KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn Do cã sù kiªm nhiÖm cña kÕ to¸n tiÒn mÆt ®ã lµ võa gi÷ quü võa lµm c«ng t¸c giao dÞch tiÒn kiªm lu«n viÖc viÕt phiÕu chi ®· vi ph¹m nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm trong kÕ to¸n. C«ng ty nªn xem xÐt viÖc t¸ch b¹ch nhiÖm vô cña kÕ to¸n tiÒn mÆt ®ång thêi ®iÒu chØnh l¹i quy tr×nh cña nghiÖp vô thu vµ chi tiÒn. 3.4. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý C«ng ty nªn ph©n lo¹i chi phÝ theo mèi quan hÖ víi khèi l­îng ho¹t ®éng. Nh÷ng th«ng tin thu nhËn tõ c¸ch ph©n lo¹i nµy sÏ gióp cho nhµ qu¶n trÞ lËp kÕ ho¹ch kiÓm tra vµ chñ ®éng ®iÒu tiÕt chi phÝ cho phï hîp. Nhµ qu¶n trÞ biÕt ®­îc khi møc ®é ho¹t ®éng biÕn ®éng th× chi phÝ sÏ biÕn ®éng thÕ nµo, tõ ®ã doanh nghiÖp x©y dùng kÕ ho¹ch vÒ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nh»m qu¶n lý tèt chi phÝ. Nhµ qu¶n trÞ còng cã thÓ dÔ dµng nhËn biÕt mèi quan hÖ chi phÝ – khèi l­îng – lîi nhuËn tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn tèt h¬n cho viÖc ho¹ch ®Þnh c¸c møc ®é chi phÝ, khèi l­îng, doanh thu ®Ó ®¹t ®­îc lîi nhuËn mong muèn. 3.5. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n C«ng ty nªn h¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i tõ viÖc ®¸nh gi¸ l¹i sè d­ c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ cã gèc ngo¹i tÖ vµ c¸c kho¶n môc tiÒn cã gèc ngo¹i tÖ cuèi n¨m tµi chÝnh vµo Tµi kho¶n 515 – Doanh thu tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh (nÕu l·i) vµ Tµi kho¶n 635 – Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh (nÕu lç). §iÒu nµy sÏ ®¶m b¶o cho C«ng ty h¹ch to¸n ®óng theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. 3.6. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng C«ng ty nªn h¹ch to¸n c¸c kho¶n b¶o hiÓm, kinh phÝ c«ng ®oµn trªn tiÒn l­¬ng c¬ b¶n vµ hµng th¸ng ph¶i trÝch lËp c¸c kho¶n nµy. Khi tÝnh trÝch c¸c kho¶n b¶o hiÓm, kinh phÝ c«ng ®oµn cho nh©n viªn b¸n hµng vµ nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp theo tû lÖ quy ®Þnh trªn tiÒn l­¬ng c¬ b¶n : Kinh phÝ c«ng ®oµn Nî TK 641/ Cã TK 338 (3382) B¶o hiÓm x· héi Nî TK 641/ Cã TK 338 (3383) B¶o hiÓm y tÕ Nî TK 641/ Cã TK 338 (3384) 3.7. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô dù phßng C«ng ty nªn trÝch lËp dù phßng ph¶i thu khè ®ßi ®Ó tr¸nh nh÷ng tæn thÊt, rñi ro kh«ng ®¸ng cã vµ ®¶m b¶o nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n. Khi cã nghiÖp vô nî ph¶i thu khã ®ßi ph¸t sinh, doanh nghiÖp chñ ®éng ®iÒu tiÕt chi phÝ lµm cho chi phÝ kinh doanh cña kú ®ã kh«ng bÞ t¨ng lªn mét c¸ch ®ét biÕn vµ nh­ vËy sÏ kh«ng ¶nh h­ëng lín ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp trong kú ®ã. 3.8. Hoµn thiÖn quy tr×nh ¸p dông kÕ to¸n m¸y §Ó ph¸t huy thÕ m¹nh cña phÇn mÒm kÕ to¸n trong h¹ch to¸n kÕ to¸n lµm gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc trïng lÆp, C«ng ty nªn x©y dùng l¹i quy tr×nh xö lý, hÖ thèng ho¸ th«ng tin trong hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng nh­ sau : ( S¬ ®å sè 15 )Chøng tõ kÕ to¸n TÖp sè liÖu chi tiÕt TÖp sæ c¸i TÖp sè liÖu tæng hîp th¸ng B¸o c¸o kÕ to¸n, sæ kÕ to¸n C«ng ty nªn quan t©m ®Õn viÖc tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ, xö lý, l­u tr÷, vµ b¶o qu¶n chøng tõ trªn m¸y. §èi víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh liªn quan ®Õn c¸c bé phËn, c¸ nh©n nhÊt ®Þnh phï hîp víi chøc tr¸ch, nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng. V× vËy, cÇn ph¶i x©y dùng tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n thÝch hîp víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh ë ®¬n vÞ. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ trªn phÇn mÒm kÕ to¸n ph¶i quy ®Þnh nh÷ng néi dung sau : + Quy ®Þnh vÒ ng­êi lËp vµ kiÓm tra chøng tõ + Thêi h¹n chuyÓn giao chøng tõ + N¬i nhËn vµ chuyÓn giao chøng tõ + Thêi gian vµ ng­êi nhËp chøng tõ vµo + Bé phËn l­u tr÷ chøng tõ KÕt luËn §Ó tiÕp tôc sù nghiÖp ®æi míi kinh tÕ, ®Èy m¹nh c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i hãa ®Êt n­íc, v× môc tiªu d©n giµu n­íc m¹nh, nhiÖm vô ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi trong nh÷ng n¨m tr­íc m¾t lµ ph¸t huy cao nhÊt c¸c nguån lùc, c¸c tiÒm n¨ng lîi thÕ, kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n vµ nh÷ng vÊn ®Ò míi n¶y sinh, t¹o sù ph¸t triÓn nhanh vµ bÒn v÷ng. Víi t­ c¸ch lµ bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ c«ng cô qu¶n lý tµi chÝnh trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng më cöa vµ h«Þ nhËp, kÕ to¸n cÇn ph¶i tiÕp tôc hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn. Ra ®êi trong thêi kú nÒn kinh tÕ ViÖt Nam ®ang cã nh÷ng b­íc tiÕn quan träng, C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc HiPT ®· kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n ban ®Çu ®Ó v­¬n lªn chiÕm lÜnh thÞ tr­êng m¸y tÝnh. MÆc dï quy m« kh«ng lín nh­ng nh÷ng g× mµ C«ng ty ®¹t ®­îc trong nh÷ng n¨m võa qua cµng kh¼ng ®Þnh nh÷ng b­íc ®i v÷ng ch¾c cña C«ng ty trong viÖc ph¸t triÓn thÞ tr­êng m¸y tÝnh ë ViÖt Nam. Lµ mét sinh viªn lÇn ®Çu tiªn tiÕp cËn víi c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i mét doanh nghiÖp kinh doanh vÒ mét lÜnh vùc tin häc, em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt vµ h¹n chÕ. Em rÊt mong cã sù gãp ý, nhËn xÐt cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ sù ®ãng gãp ý kiÕn cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó bµi viÕt nµy x¸c thùc vµ ®óng h­íng h¬n. Mét lÇn n÷a, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o TS. Ph¹m Quang vµ Phßng KÕ to¸n Tµi chÝnh cña C«ng ty HiPT ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh b¸o c¸o thùc tËp nµy Môc lôc Trang Lêi nãi ®Çu 3

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docTổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HIPT <kiến tập>.DOC
Luận văn liên quan