Giáo trình tin học văn phòng

Chương 1: Tổng quan về Microsoft PowerPoint PowerPoint 2003 là một phần mềm trong bộ Microsoft Office 2003 được sử dụng để trình bày một vấn đề, tiếp thị một sản phẩm, soạn thảo một bài trình chiếu,... Chương trình là một công cụ có tính chuyên nghiệp cao để diễn đạt các ý tưởng cần trình bày không chỉ bằng lời văn mà còn thể hiện qua hình ảnh tĩnh và động cùng với âm thanh, các đoạn phim một cách sống động. Vì thế nó là một công cụ hỗ trợ trình chiếu dạy rất tốt trong trường học, hỗ trợ thuyết trình trong các hội thảo, hướng dẫn sử dụng các sản phẩm trong việc quảng cáo, … Microsoft Powerpoint có các chức năng cho phép người sử dụng chọn các kiểu mẫu trình diễn đã được thiết kế sẵn hoặc tự thiết kế cho mình một kiểu trình diễn riêng tuỳ theo yêu cầu công việc hoặc ý tưởng của người trình bày. Phần mềm PowerPoint có các đặc điểm: Dễ sử dụng đối với người bắt đầu dùng và rất dễ sử dụng với người đã sử dụng WINWORD, EXCEL vì có cùng thao tác, … Thực hiện các hiệu ứng hoạt hình nhanh chóng, sinh động một cách đơn giản không cần tới kiến thức lập trình. Kích thước tập tin nhỏ, thuận lợi cho lưu trữ và di chuyển. Kết hợp được với nhiều định dạng tập tin.  Bắt đầu với PowerPoint Khởi động Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, tiếp đó chọn Microsoft Office và nhấp chuột vào Microsoft Office PowerPoint 2003 Hình 1 Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của chương trình như hình dưới. Phía bên phải là thanh Getting Started sẽ trợ giúp bạn sử dụng nhanh một số chức năng thường dùng. Hình 2 Nếu không sử dụng đến thanh Getting Started  này bạn có thể tắt bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Close (X). Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách nhấp chuột vào Create a new presentation…(Tạo một bản trình bày mới) ở phía dưới thanh tác vụ. Thành phần trong màn hình PowerPoint 2003: Hình 3 Nhập văn bản trình chiếu Tại Slide pane trong PowerPoint, trong ô có nhãn “Click to add title”. Một thao tác đơn giản là nhấp chuột vào ô đó và nhập dòng tiêu đề. Ví dụ, bạn có thể nhập “Đây là file trình chiếu đầu tiên của tôi”. Sau đó nhấp chuột vào ‘Click to add subtitle’ và để nhập thêm một vài đoạn văn bản vào đó. Lưu và đóng một văn bản trình chiếu Tính năng cho phép bạn lưu giữ bản trình chiếu mới hoặc có sẵn trên đĩa, nếu không lưu file, bạn sẽ không thể xem bản trình chiếu đó. Mỗi lần lưu, bạn có thể mở lại file đó để xem hoặc sắp xếp lại. Lưu một tập tin trình chiếu Vào menu File, chọn Save Hình 4 Nếu đó là một file mới, thì hộp thoại Save As hiển thị, bạn hãy chọn vị trí thư mục/ổ đĩa để lưu file bằng cách nhấp chuột vào mũi tên phía bên phải Save in: nhấp chuột xuống và chọn vị trí mong muốn. Hoặc nhấp chuột chọn theo một số đối tượng ở bên cột trái (Gồm có Desktop, My Documents, My Computer…) Nhập tên file vào mục File name. Chế độ mặc định tên file là Presentation1, bạn có thể sử dụng nó hoặc đặt một tên khác. Chúng ta hãy để “presentation” cho tên file đầu tiên, nhấp chuột vào nút Save để lưu lại. Chú ý: Lúc này file được ghi ở thư mục My Documents. Đóng tập tin trình chiếu Vào menu File, chọn Close. Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Close Window. Nếu bạn chưa lưu file thì khi đóng sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi có muốn lưu bản trình chiếu trước khi đóng hay không? Hình 5 Nhấp chuột vào Yes để lưu trước khi đóng. Hoặc Nhấp chuột vào No để không lưu trước khi đóng. Nhấp chuột vào Cancel để bỏ qua thao tác. Thoát khỏi Microsoft PowerPoint Nhấp chuột vào biểu tượng Close (X) ở góc phía bên phải trên màn hình. Task Panel Hiển thị lại Task Panel (trong trường hợp đã bị đóng) Từ menu View, nhấp chuột vào Task Pane (hoặc dùng phím tắt Ctrl + F1) Hình 6 Chọn các Task Panel khác nhau Nhấp chuột vào mũi tên sổ xuống ở phần Other Task Panes và chọn Task Pane từ menu đó. Hình 7 Hiển thị mục New Presentation Từ menu File, nhấp chuột vào New Hình 8 Mở bản trình diễn có sẵn Từ phần New Presentation, nhấp chuột vào From existing presentation… để hiển thị hộp thoại New from Existing Presentation, sau đó chọn file muốn mở Hình 9 Tạo một bản trình diễn mới Nhấp chuột vào Blank Presentation trong New Presentation Pane hoặc nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh Standard (thanh công cụ chuẩn). Xuất hiện phần Slide Layout cho phép bạn chọn mẫu trình diễn đã có sẵn theo các cách bố trí văn bản, nội dung hoặc cả văn bản và nội dung. Hình 10 Nhấp chuột vào 1 kiểu bố trí cụ thể và bắt đầu tạo slide (bản trình chiếu) Outline & Slide Tabs Tab Outline cho phép hiển thị đường bao ngoài của tiêu đề và văn bản của mỗi slide trong bản trình diễn. Các Slides có thể được soạn thảo trong phạm vi đường bao này. Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản và slide trong vùng đường viền, thanh công cụ Outlining sẽ được dùng để thực hiện công việc đó. Thay đổi nhấp chuột thước Nhấp chuột vào khu vực tab Slides hoặc Outline. Nhấp chuột vào mũi tên xuống bên cạnh ô Zoom trên thanh Standard và chọn phần trăm bạn thích. Slides Tab hiển thị tất cả những slides trong bản trình diễn với hình ảnh nhỏ. Vùng Slides tab là một phương pháp dễ dàng để điều chỉnh bản trình diễn. Bạn có thể thay đổi một slide bằng cách nhấp chuột vào nó. Hình 11 Bốn cách hiển thị bản trình chiếu PowerPoint Để thấy các cách hiển thị khác nhau của PowerPoint, Từ thanh Menu, nhấp chuột vào View, bạn sẽ nhìn thấy 4 kiểu xem. Nhấp chuột vào từng cái cụ thể để thấy rõ. Hình 12 1, Normal View (Chế độ xem thông thường): là cách hiển thị mặc định trong PowerPoint. Tât cả các slide đang căn chỉnh sẽ được hiển thị, bao gồm cả Slide Pane, Outline Slides và cả Notes Pane 2, Slide Sorter View (Chế độ sắp xếp Slide): Cách này hiển thị tất cả các slides trong bản trình diễn nhỏ. Giúp bạn xếp lại thứ tự, thêm vào, hoặc xóa bỏ các slide. Bạn cũng có thể xem trươc các hình ảnh áp dụng cho từng slides 3, The Slide Show View (Chế độ trình chiếu Slide): Cách này cho phép bạn xem bản trình diễn như bản trình chiếu. Bản trình diễn của bạn hiện lệ trên tòan màn hình và bạn có thể xem được các hiệu ứng hoạt ảnh trình chiếu của nó. 4, The Notes View (Chế độ xem có phần ghi chú): Phần ghi chú sẽ hiển thị như khi sẽ in ấn ra. Phần chú ý như một phiên bản nhỏ của slide và nội dung chú ý được nhập vào trong phần Notes Pane ở bên dưới slide. Thanh công cụ của PowerPoint PowerPoint có 13 thanh công cụ, gồm cả Task Pane. Theo mặc định, thanh Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) và Drawing (thanh công cụ vẽ) đã được hiển thị sẵn. Các thanh công cụ khác chỉ được sử dụng cho từng chức năng riêng biệt trong PowerPoint. Hiện một thanh công cụ Từ menu View, chọn Toolbars sau đó lựa chọn thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn sẽ nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi đã hiển thị) Ẩn một thanh công cụ Từ menu View, chọn Toolbars . Lựa chọn thanh công cụ muốn ẩn (bạn sẽ không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi nó được ẩn) Thanh công cụ chuẩn Các biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn Standard thường là những hoạt động thường dùng đối với văn bản. Khi đưa con trỏ chuột lên một biểu tượng, bạn sẽ thấy rõ tác dụng và mô tả của biểu tượng đó. Nhấp chuột vào biểu tượng/hành động mà bạn muốn áp dụng cho slide. Các biểu tượng trên thanh công cụ Standard và chức năng của nó: Biểu tượng Chức năng New Bắt đầu một file trình chiếu mới Open Mở một file trình chiếu Save Lưu một file trình chiếu Permission Thiết lập sự cho phép đối với việc mở và thay đổi một file trình chiếu Email Gửi file trình chiếu dưới dạng email Print In file trình chiếu Print preview Xem trước khi in Spelling Chương trình kiểm tra lỗi chính tả Search Hiển thị ô tìm kiếm cơ bản Cut Cắt đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn Copy Sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn Paste Dán mục chọn từ Clipboard Format painter Sao chép định dạng Undo Bỏ qua thao tác vừa làm Redo Lặp lại hành động vừa bỏ qua Insert chart Vẽ biểu đồ Insert Table Chèn một bảng Table & Border Hiển thị bảng và thanh công cụ Borders (đường viền) Insert Hyperlink Chèn một siêu liên kết Expand All Mở rộng tiêu đề và văn bản cho slide trên Outline tab Show Formatting Hiện hoặc ẩn ký tự định dạng Show/Hide Grid Hiện hoặc ẩn gridlines Color/Grayscale Hiện bản trình chiếu với màu, đen, trắng hoặc grayscale Zoom Phóng to Slide, vùng tab outline hoặc vùng tab Slide Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ định dạng đặt ở vị trí gần phía trên màn hình. Mỗi biểu tượng thanh công cụ có chức năng riêng cho phép bạn thay đổi các hiệu ứng đối tượng trong slide PowerPoit. Các biểu tượng trên thanh công cụ Formatting và chức năng: Biểu tượng Chức năng Font Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống Font Size Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống Bold Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn bản Italic Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn bản Underline Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn bản Shadow Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn bản Align Left Căn lề văn bản hoặc đối tượng sang bên trái Center Căn lề văn bản hoặc đối tượng ra giữa dòng Align Right Căn lền văn bản hoặc đối tượng sang bên phải Distributed Căn lề văn bản hoặc đối tượng Change Text Direction Thay đổi hướng văn bản (ngang - dọc) Numbering Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn Bullets Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn Increase Font Size Tăng cỡ chữ Decrease Font Size Giảm cỡ chữ Decrease Indent Giảm lề của đoạn văn bản Increase Indent Tăng lề của đoạn văn bản Font Color Chuyển đổi màu chữ Slide Design Hiển thị Slide Design Task Pane New Slide Chèn một slide mới Chương 2: Tạo các Slide trình diễn Thao tác cơ bản Chèn thêm 1 slide mới Để thêm 1 slide: Bước 1: mở mục chọn Insert | New Slide hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + M Bước 2: Chọn các mẫu bố cục Slide, nhấp chuột vào phần Apply slide layout, chọn một mẫu bố cục cho Slide Hình 13 Chèn một bản sao của slide Từ menu Insert, nhấp chuột vào Duplicate Slide Hình 14 Sao chép và dán slide Bạn có thể sao chép va dán các slide trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter Sao chép slide với outline Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng slide mà các bạn muốn sao chép Bước 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ Standard hoặc nhấp chuột phải lên biểu tượng slide và chọn copy Dán slide Bước 1: nhấp chuột vào biểu tượng slide hoặc vị trí muốn đặt slide vừa sao chép Bước 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard. Hoặc nhấp chuột phải lên biểu tượng slide và lựa chọn Paste Chú ý: Bạn cũng có thể copy và paste slide với tab Slides hoặc trong chế độ Slide Sorter. Chuyển đến slide mong muốn Hình 15 Xóa slides Bạn có thể xóa slide trong chế độ xem Normal với tab Outline và Slides hoặc chế độ xem Slide Sorter Xóa slide với outline Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng slide của slide mà bạn muốn xóa Bước 2: Từ menu Edit, nhấp chuột vào Delete Slide. Hoặc nhấp chuột phải lên biểu tượng slide của slide mà bạn muốn xóa và lựa chọn Delete Slide Xóa slide với tab Slides Bước 1: Nhấp chuột vào Slide thu nhỏ của slide mà bạn muốn xóa Bước 2: Từ menu Edit, nhấp chuột vào Delete Slide. Hoặc nhấp chuột phải trên slide thu nhỏ của slide bạn muốn xóa và lựa chọn Delete Slide Xóa slide trong chế độ xem Slide Sorter Bước 1: Nhấp chuột vào slide thu nhỏ của slide bạn muốn xóa Bước 2: Từ menu Edit, nhấp chuột Delete Slide. Hoặc nhấp chuột phải vào slide thu nhỏ của slide bạn muốn xóa và lựa chọn Delete Slide Tạo bài trình diễn Tạo slide trình chiếu thủ công Tạo mới bài trình diễn Khởi động Microsoft PowerPoint 2003 Chọn layout cho slide trình chiếu Slide layout trong PowerPoint là việc sắp xếp vị trí các thành phần trong một giao diện slide. Mỗi một slide chứa các thành phần khác nhau đi kèm với nội dung và kiểu chữ khác nhau. Một slide cơ bản được phân tách thành tiêu đề (title) và nội dung cơ bản. Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu đã bị đóng) Từ menu Format, kích vào Slide Layout Áp dụng layout văn bản cho một slide Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc biệt mà bạn muốn Text Layout thông thường chỉ chứa văn bản. Các layout đó bao gồm: Text Slide (Chỉ có nội dung văn bản), Title Only (Chỉ có tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề và nội dung), Title and 2-Column Text (Tiêu đề và 2 cột nội dung), Title and Vertical Text (Tiêu đề và nội dung theo chiều dọc), và Vertical Title and Text (Tiêu đề dọc và văn bản) Áp dụng layout nội dung cho một slide Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu layout mà bạn muốn Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organization Charts, hoặc Media Clips Áp dụng layout nội dung và văn bản cho một slide Từ phần Slide Layout, tại Text and Content Layouts kích vào layout mà bạn muốn Text and Content Layouts bao gồm văn bản, ngoài ra có cản bản đồ, bảng… trong cùng một slide Áp dụng các layout khác cho một slide Từ phần Slide Layout, tại Other Layouts kích vào kiểu layout mà bạn muốn Other Layouts là các layout khác ngoài văn bản, nội dung, và văn bản kèm nội dung. Tạo slide trình chiếu bằng công cụ Wizard Bước 1: Nếu khung Task pane (khung tác vụ) chưa được hiển thị, vào View | Task Pane Hình 16 Bước 2: Để chuyển sang một cửa sổ khác giúp bạn tạo một trình chiếu mới, trong khung tác vụ Getting Started, nhấp vào mũi tên của thanh Getting Started, chọn New Presentation Bước 3: Tạo một trình chiếu với những nội dung sẵn có, trong khung tác vụ New Presentation, nhấp From AutoConntent wizard… Hình 17 Bước 4: Trong cửa sổ AutoContent Wizard, phần Start, nhấp Next Hình 18 Bước 5: Trong cửa sổ tiếp theo, phần Presentation type, có các tùy chọn sau: All: Hiển thị tất cả kiểu trình chiếu General: Hiển thị các kiểu trình chiếu thông dụng. Corporate: Hiển thị các kiểu trình chiếu về các công việc trong một công ty như: lập kế hoạch kinh doanh, tổng quan về tài chính, … Projects: Hiển thị các kiểu trình chiếu về dự án. Sales/Marketing: Hiển thị các kiểu trình chiếu về chiến lược kinh doanh. Bạn chọn một trong các kiểu trình chiếu trên, ở đây tôi chọn là Sales/Marketing. Tiếp theo, trong danh sách các kiểu trình chiếu hiển thị, nhấp chọn Marketing Plan, sau đó nhấp Next . Hình 19 Bước 6: Trong cửa sổ tiếp theo, phần Presentation style, bên dưới dòng What type of out put will you use?, đánh dấu chọn On_screen presentation để tạo một trình chiếu được hiển thị lên màn hình, nhấp Next Hình 20 Bước 7: Trong cửa sổ kế tiếp, phần Presentation options, đặt tên tiêu đề cho trình chiếu bằng cách gõ tên tiêu đề vào ô Presentation title. Nhập chú thích vào ô Footer để tạo một chú thích đặt phía dưới cùng cho tất cả các trang. Nếu muốn ẩn ngày tháng trên mỗi slide, bạn bỏ chọn mục Date last updated. Để hiển thị số slide trên mỗi slide, đánh dấu chọn mục Slide number. Nhấp Next để tiếp tục . Hình 21 Bước 8: Nhấp nút Finish để hoàn tất việc tạo một trình chiếu. Hình 22 Cửa sổ hoàn tất Hình 23 Tạo mẫu trình chiếu mới bằng cách sử dụng Template (mẫu thiết kế sẵn) Bước 1: Để tạo một trình chiếu mới dựa vào template, vào menu Format - Slide Desgin hay trong khung tác vụ New Presentation, nhấp chọn From design template Hình 24 Bước 2: Để hiển thị biểu tượng của các mẫu thiết kế ở dạng lớn hơn, trong khung tác vụ Slide Design, trỏ chuột đến biểu tượng thumbnail trong phần Used in this Presentation, nhấp vào mũi tên nằm bên phải biểu tượng đó, trong danh sách các lệnh hiện ra, chọn Show Large Preview Hình 25 Bước 3: Để chọn một mẫu cho riêng một slide đang chọn thì kích phải chuột trên các mẫu trong vùng tác nghiệp, chọn Apply to Selected Slides. Để chọn một mẫu chung cho tất cả các slide thì kích phải chuột trên các mẫu trong vùng tác nghiệp, chọn Apply to All. Trong phần Apply a design Template, chọn một mẫu thiết kế Hình 26 Nếu sử dụng một mẫu khác mà bạn đã lưu ở một thư mục khác của riêng mình thì nhấn nút Browse ở cuối vùng tác nghiệp. Các mẫu (template) này bạn có thể bổ sung thêm vào máy của bạn bằng cách vào www.microsoft.com để tải về hoặc dùng từ khóa "free powerpoint template" trong www.google.com.vn để tìm những website cho bạn tải những mẫu Powerpoint miễn phí. Hình 27 Chương 3: Chèn nội dung thông tin vào slide Thiết lập slide master Slide master PowerPoint cung cấp một kiểu slide rất đặc biệt là Slide master. Slide master dùng để quản lý các đặc tính của văn bản (master text) như: kiểu font, size, màu chữ cũng như quản lý màu nền và các hiệu ứng, … Ngoài ra slide master còn quản lý đối tượng footer, ngày, thời gian và đánh số slide. Khi chúng ta muốn thực hiện một sự thay đổi về hình dáng của tất cả các slide không nên thao tác riêng lẽ trên từng slide mà nên dùng slide master. Bạn chỉ cần thay đổi trong slide master thì PowerPoint sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó cho tất cả các slide và cả các slide thêm vào sau đó. Hình 28 Bạn nên dùng slide master để làm các việc sau: thêm hình ảnh, thay đổi nền, màu nền, kích thước các placeholder (footer, date/time, slide number), thay đổi kiểu font, kích thước font và màu font,… và đặc biệt là áp dụng các hiệu ứng Title master Làm cho Title Slide khác với các slide khác trong trình diễn ta dùng Title master. Sự hiệu chỉnh Title master chỉ ảnh hưởng đến các Title Slide, điều này rất có ích khi tá muốn nhấn mạnh slide mở đầu cho các phần nội khác nhau trong trình diễn. Lưu ý nên thực hiện hiệu chỉnh Slide Master trước khi hiệu chỉnh Title Master vì các định dạng của Slide master sẽ áp dụng cho cả Title Master. Hình 29 Hiệu chỉnh Slide master hoặc Title master B1. Vào View, chọn Master, và chọn Slide Master hoặc chọn Title Master. B2. Thực hiện các thay đổi theo ý muốn như đã nêu ở trên. Tham khảo các phần hướng dẫn khác về hiệu chỉnh slide để thực hiện ở bước này. Lưu ý trong chế độ Slide master hoặc Title master ta có thể thực hiện hầu hết các sự hiệu chỉnh giống như đối với chế độ hiệu chỉnh slide bình thường. B3. Nhấp vào nút Close trên thanh công cụ Master thoát khỏi chế độ Master Lưu ý: Nếu thanh công cụ Master không hiện ra, bạn có thể gọi nó ra bằng cách vào thực đơn View, chọn Toolbars và chọn Master. Thay đổi bố trí của slide Để hiện thanh tác vụ giúp bạn làm việc với các kiểu trình bày, nhấp vào mũi tên Other Task Panes nằm bên phải của thanh tiêu đề khung tác vụ Slide Design và nhấp chọn Slide Layout hay vào menu Format - Slide layout. Vùng tác nghiệp (task pane) sẽ hiện ra các layout để bạn chọn cho trang slide của mình. Tùy nội dung cần trình bày mỗi trang trình chiếu cần có một phương thức thể hiện riêng.Nếu các layout có sẵn không thích hợp thì bạn có thể dùng một layout trắng, không có định dạng và tự thiết kế theo nội dung cần của trang trình chiếu. Hình 30 Ở cửa sổ Slide Layout, để áp dụng một kiểu trình bày cho slide, trong phần Text Layout, chọn một kiểu trình bày tùy ý cho phần tiêu đề và nội dung của slide. Nhập văn bản vào slide Nhập tiêu đề trang trong cửa sổ dàn bài Chọn chế độ Normal view hoặc Outline view. Trong cửa sổ Outline nhấp chuột vào khoảng trống bên trái biểu tượng trang, nhập nội dung tiêu đề (lúc này tiêu đề cũng xuất hiện trên trang trình diễn). Hình 31 Nhập tiêu đề và văn bản khác trong cửa sổ trang trình diễn Trong cửa sổ Slide, nhấp chuột vào khung muốn nhập và nhập nội dung văn bản. Hình 32 Sao chép một khung văn bản trên cùng một trang trình diễn Nhấp chuột vào mép trái khung văn bản muốn sao. Chọn menu Edit-Duplicate (Ctrl D). Dùng các phím mũi tên di chuyển đến vị trí mới. Bạn cũng có thể chỉnh sữa nội dung trong khung văn bản mới. Hình 33 Chèn hình vẽ Trên Powerpoint, bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đưa văn bản (thông qua các Textbox) cũng như đưa các khối hình vẽ lên Slide. Cách sử dụng thanh công cụ này hệt như sử dụng chúng trên phần mềm Word. View | Toolbar | Drawving Chèn và chỉnh cỡ hình ảnh Insert | Picture Clip Art: Hình 34 From File Hình 35 From Scanner or Camera: chèn ảnh từ máy quét hoặc máy quay phim. New photo Album: chèn ảnh để tạo một album ảnh. AutoShapes: chọn các mẫu hình vẽ đơn giản Hình 36 WordArt Hình 37 Organization Chart Hình 38 Chèn và định dạng bảng Chọn Insert | Table Hình 39 Hình 40 Chương 4: Tạo bài trình diễn đa phương tiện Chèn âm thanh Chọn Inset | Movies and Sounds | Sounds from Organizer…(các đoạn âm thanh có sẵn trong Office) Sound from File…(đoạn âm thanh được lưu trên ổ cứng) Play CD Audio Track… (âm thanh trên đĩa nhạc CD) Record Sound…( âm thanh được thu lại do phần mềm Sound Recorder thu lại) Hình 41 Hình 42 Chèn đoạn phim Hình 43 Chú ý: chèn đoạn phim vào mà có thanh điều chỉnh như của window media player, làm như sau: Chọn Insert | Object Hình 44 Xuất hiện hộp thoại sau: Hình 45 Hình 46 Nhấp chuột phải lên Media Player và chọn Properties Hình 47 Nhấp chuột vào custom Hình 48 Tiếp tục nhấp vào Browse để chọn tập tin phim Hình 49 Chèn đoạn Flash Cách 1: dùng phần mềm hổ trợ như chương trình Swiff Point Player, một trình hỗ trợ (add-in) giúp bạn dễ dàng nhúng các đoạn phim flash vào PowerPoint. Cách 2: đưa những đoạn phim flash vào các slide trình chiếu của PowerPoint. Đoạn phim flash này vẫn chạy cho dù trên máy không có cài một trình flash player nào. Trong PowerPoint, chọn menu View > Toolbars > Visual Basic. Trên thanh Visual Basic, bấm vào nút Control Toolbox để mở bảng Control Toolbox. Trong bảng Control Toolbox, bấm vào nút More Controls để mở ra một danh sách, kéo thanh trượt xuống dưới rồi bấm chọn dòng Shockwave Flash Object. Đến đây bạn dùng chuột bấm vào một slide nơi muốn đặt đoạn phim flash, lập tức nơi đó sẽ xuất hiện một khung hình vuông nhỏ. Bạn có thể dùng chuột rê vào các cạnh ngoài hình vuông này để chỉnh kích thước. Bấm phải vào hình vuông này rồi chọn Properties. Hình 50 Trong bảng Properties này, bạn có thể thay đổi các thông số tùy ý cho đoạn phim flash. Nếu không rành, bạn cứ để như mặc định nhưng quan trọng nhất là phải nhập vào đường dẫn đến đoạn phim flash trên ổ cứng vào ô Movie của bảng này, rồi bấm Enter. Cuối cùng bạn bấm F5 để xem kết quả. Như vậy bạn đã có thể nhúng một đoạn phim flash bất kỳ vào một slide trong PowerPoint mà không cần dùng đến chương trình nào khác. Điểm đặc biệt là các tính năng tương tác có trong đoạn phim flash vẫn được giữ nguyên khi trình chiếu trên PowerPoint. Cách này cũng có thể được dùng để play các đoạn phim flash khi máy bạn không cài một chương trình flash player Chèn liên kết Khái niệm Hyperlink và Bookmark Hyperlink dùng để liên kết đến một tài liệu trên mạng Internet, trên mạng nội bộ, hoặc trên máy của bạn bằng cách lưu lại đường dẫn đến tài liệu. Khi kích vào hyperlink sẽ dẫn đến trang web theo địa chỉ đã lưu hoặc mở một tài liệu trong đường dẫn. Hyperlink cho phép liên kết đến các slide khác trong cùng bài trình diễn, liên kết đến các bài trình diễn khác, liên kết đến các dạng tài liệu khác như Word, Excel, liên kết đến trang web,… Hyperlink còn giúp bạn liên đến đến một vị trí được đánh dấu (bookmark) bên trong một tài liệu. Ví dụ bạn dùng một file Excel để làm các bài tập thực hành và đánh dấu từng bài tập trong đó. Khi cần liên kết đến tài liệu nào chỉ cần tạo một hyperlink đến bài tập đó từ trình chiếu của bạn. Bookmark là một từ, đoạn, một đối tượng trong một tài liệu được đánh đấu với một tên riêng để phân biệt với các vùng khácTùy theo nhu cầu sử dụng  số lượng bookmark trong mỗi tài liệu là không hạn chế miễn sao không trùng tên giữa chúng. Tạo Hyperlink Chọn một đối tượng trên slide để tạo liên kết. Đối tượng tạo liên kết có thể là một dòng văn bản, một hình vẽ,… Chọn Menu Insert - Hyperlink (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + K). Hình 51 Tạo liên kết đến một trang silde khác trong trình chiếu hiện tại Chọn Place in this document trong phần cửa sổ bên trái. Chọn một slide cần liên kết đến trong danh sách các trang slide hiện trong phần cửa sổ giữa hộp thoại. Chọn Screen tip để gõ lời hướng dẫn khi bạn rê chuột đến hyperlink (nếu cần). Nhấn OK để hoàn tất thao tác. Lưu ý hyperlink chỉ hoạt động khi bạn trình chiếu nó lên Tạo liên kết đến một website Từ hộp thoại tạo hyperlink. Kích chọn Existing file or Web page. Gõ đường link vào ô Addresss. Chỉ sử dụng liên kết website trong bài trình chiếu khi bạn chắc là máy mình sử dụng tại phòng học có kết nối internet. Hình 52 Tạo liên kết đến một file Chọn Existing file or Web page trong phần cửa sổ bên trái hộp thoại. Kích nút tại mục Look in để chỉ đến tập tin chứa nội dung cần liên kết. Để liên kết đến mục vùng xác định trong tập tin đã được đánh dấu bằng bookmark. Sau khi chọn tập tin cần liên kết, nhấn nút Bookmark... ở phía bên phải hộp thoại Hyperlink, kích chọn bookmark cần liên kết đến. Nhấn OK. Khi liên kết với một file bạn phải xác định trong máy có phần mềm hỗ trợ để mở file đó chưa, nếu không có khi kích vào hyperlink trên trình chiếu sẽ báo lỗi. Ví dụ khi liên kết với một file .pdf máy bạn phải cài phần mềm đọc được file này Acrobat Reader. Khi liên kết với một file video máy bạn cần phải có các phần mềm mở được nhiều dạng file video như Herosoft, Quick Time, Real Player,... Chạy một chương trình Trong lúc trình diễn, chẳng những ta có thể liên kết với các slide khác, bài trình diễn khác mà còn có thể chạy các ứng dụng khác như Word, Excel, Calculator, bất cứ file nào có đuôi là exe. Để thực hiện lệnh gọi chương trình ta thực hiện các bước tương tự bên trên nhưng không chọn mục Hyperlink to mà chọn mục Run program. Lưu ý Bạn phải chép kèm theo các file mà bạn sử dụng hyperlink để hỗ trợ cho bài trình chiếu và tổ chức chúng vào cùng một thư mục với thư mục chứa bài trình chiếu. Nếu dùng ví dụ minh họa thì nên sử dụng một file ví dụ duy nhất, trong file đó sử dụng bookmark (Insert - Bookmark trong trình soạn thảo file đó) để đánh dấu từng ví dụ. Từ trong trình chiếu bạn chỉ cần tạo hyperlink Nếu muốn trình diễn trên một máy tính khác với máy tính soạn bài trình diễn thì phải copy các file liên kết và chép vào máy tính dự định thực hiện trình diễn. Ví dụ: soạn bài trình diễn ở nhà, dự định đem vào máy trong trường để trình diễn thì phải copy các file liên kết trong máy ở nhà và chép vào máy trong trường. Nếu dùng ví dụ minh họa thì nên sử dụng một file ví dụ duy nhất, trong file đó sử dụng bookmark (Insert - Bookmark trong trình soạn thảo file đó) để đánh dấu từng ví dụ. Từ trong trình chiếu bạn chỉ cần tạo hyperlink Khi thực hiện liên kết với các file PowerPoint khác, trang web, tài liệu hay chương trình trên một máy này nhưng khi trình diễn lại trên một máy khác thì có thể xảy ra tình trạng liên kết không hoạt động được. Lý do của vấn đề này như sau: khi ta thực hiện liên kết, PowerPoint sẽ sử dụng địa chỉ tuyệt đối cho liên kết. Ví dụ: Ta thực hiện một liên kết đến file PowerPoint Bai1.ppt trong thư mục POWER2007 ở ổ đĩa D như sau: Hình 53 Khi đem qua máy khác thì đường dẫn tuyệt đối không còn đúng nữa nên liên kết sẽ không thực hiện được. Để giải quyết vấn đề này ta thực hiện như sau: Giả sử ta có một file Bai.ppt có một liên kết đến file Bai1.ppt và một liên kết đến file danhsach.doc. Trước tiên tạo một thư mục và chép tất cả các bài trình diễn hay file dự định sẽ liên kết vào đó. Trong ví dụ trên là 2 file bai1.ppt và danhsach.doc. Lưu bài trình diễn Bai.ppt vào cùng thư mục trên. Trong bài trình diễn Bai.ppt tạo các liên kết đến 2 file Bai1.ppt và danhsach.doc. Sau đó, chọn đối tượng liên kết trong Bai.ppt nhấp chuột phải và chọn Edit Hyperlink. Trong ô Address ta xóa bỏ các tên thư mục và ổ đĩa, chỉ chừa lại tên file liên kết. Bấm OK. Hình 54 Sau khi thực hiện liên kết với các file exe hay trang web, trong lúc trình diễn ta có thể nhận thông báo tương tự như bên dưới Hình 55 Thông báo này nhằm cảnh báo rằng file liên kết có thể chứa virus và chúng ta có muốn tiếp tục chạy file liên kết hay không. Nếu sau khi quét virus các file liên kết mà vẫn không phát hiện virus thì chúng ta tiến hành thay đổi thông số của PowerPoint để không xuất hiện cảnh báo như trên nữa. Ta tiến hành thay đổi thông số như sau: - Vào menu Tool/Macro/Security. - Chọn mục Low. - Bấm OK. Hình 56 Hình 57 Chương 5: Trình chiếu Để trình chiếu slide hấp dẫn và sinh động hơn, ta có thể thêm các hiệu ứng động vào văn bản và đồ họa trên các slide trong thời gian trình chiếu. Khi trình bày, ta cũng có thể ghi chú những điểm thảo luận với người nghe. Diễn giải khi trình chiếu Trong khi trình chiếu, ta có thể diễn giải nội dụng của các slide bằng cách vẽ tự do bằng tay để nhấn mạnh điểm cần chú ý. Để làm việc này, ta chọn công cụ Pen trong bảng chọn tắt. Ta thực hiện như sau: Chuột phải lên màn hình và chọn Pointer Options Hình 58 Khi ta di chuyển chuột sẽ như hình sau: Hình 59 Lưu ý: Khi công cụ Pen đã được chọn trong chế độ Slide Show view, nhấp chuột sẽ không chuyển sang slide tiếp theo. Ta phải thay đổi công cụ Pen trở về con trỏ để chuyển tới slide tiếp theo nếu sử dụng chuột. Khi đang hiển thị công cụ Pen, để chuyển slide, ta có thể sử dụng các phím mũi tên. Thiết lập hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide là cách thức slide xuất hiện ban đầu khi bạn nhấp chuột để chiếu slide đó. Hiệu ứng này góp phần tăng tính hấp dẫn của bài trình chiếu. PowerPoint có nhiều hiệu ứng chuyển tiếp khi bạn sử dụng lệnh Slide Transition trong bảng chọn Slide Show. Có thể đặt hiệu ứng chuyển tiếp cho một slide hoặc một nhóm slide, thời lượng chuyển tiếp giữa các slide, cách chuyển tiếp và thời điểm chuyển tiếp xảy ra. Các bước thực hiện. Bước 1: Nhấp nút Slide Sorter (nút ở giữa) Bước 2: Chọn 1 slide bất kỳ muốn thiết lập, chuột phải và chọn Slide Transition Hình 60 Tạo các hiệu ứng hoạt cảnh Bổ sung các hiệu ứng đặc biệt cho đối tượng Chọn đối tượng (văn bản, clipart,…). Nhắp vào biểu tượng Fill color, rồi chọn shaded để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng đưa vào là hình ảnh. Chọn nút Shawdow on/off để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp mắt. Hình 61 Hiệu ứng hoạt ảnh cho đối tượng Tạo hiệu ứng - Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng cùng lúc trong slide cần tạo hiệu ứng khi trình chiếu. Nhấp chuột phải, chọn Custom Animation - Một đối tượng có 4 hiệu ứng: Entrance: tạo hiệu ứng trình diễn cho phần nhập đề của các đối tượng. Emphasis: tạo hiệu ứng nhấn mạnh cho các đối tượng. Exit: tạo hiệu ứng kết thúc trình diễn của các đối tượng. Motion Paths: tạo hiệu hứng chuyển động theo đường (hướng) bất kỳ. Hình 62 - Kích nút Add Effect trong vùng tác nghiệp và chọn một loại hiệu ứng thích hợp từ các nhóm hiệu ứng hiện ra ngay sau đó. Khi bạn kích chọn một hiệu ứng nó sẽ trình chiếu ngay trên slide, bạn chọn hiệu ứng thích hợp thì dừng lại, không cần phải nhớ hiệu ứng đó tên gì, nghĩa gì. Vài ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. - Trong mỗi nhóm hiệu ứng chỉ xuất hiện một vài hiệu ứng, để chọn nhiều hiệu ứng hơn nhấn nút More Effects...  để chọn nhiều hiệu ứng khác. - Thêm các hiệu ứng được thiết lập sẵn giữa các slide và cho các đối tượng : chọn menu Slide Show/ Animation Schemes… Hình 63 Chú ý: Một đối tượng có thể có nhiều hiệu ứng Xóa hiệu ứng Kích chọn hiệu ứng trong danh sách các hiệu ứng trong vùng tác nghiệp. Nhấn nút Remove. Dùng phím Shift kết hợp với chuột để chọn và xóa nhiều hiệu ứng cùng lúc Thay đổi hiệu ứng Khi cần thay đổi hiệu ứng cho một đối tượng nào đã chọn, bạn không cần phải xóa hiệu ứng đó mà chỉ chọn và nhấn nút Change tại vị trí nút Add Effect trong vùng tác nghiệp (Custom Animation). Chọn cách khởi động hiệu ứng Mặc định khi muốn thực hiện hiệu ứng khi trình chiếu bạn phải click chuột, hoặc nhấn nút mũi tên tới. Bạn có thể kích chọn vào nút Start trong vùng tác nghiệp Custom Animation. Hình 64 Chọn With Previous để thực hiện hiệu ứng ngay sau hiệu ứng trước. Chọn After Previous để thực hiện hiệu ứng sau hiệu ứng trước một khoảng thời gian tính bằng giây do bạn thiết lập bằng cách nhấn đúp vào hiệu ứng trong danh sách. Kích chọn thẻ Timing trong hộp thoại, chọn số trễ để xuất hiện hiệu ứng sau hiệu ứng trước tại mục Delay. Chọn hướng xuất hiệu hiệu ứng Tùy theo nhóm hiệu ứng, từng hiệu ứng cụ thể mà hướng xuất phát các hiệu ứng khác nhau. Để chọn hướng bắt đầu khởi động hiệu ứng, từng vùng tác nghiệp task pane, kích chọn một trong các vị trí xuất phát của hiệu ứng đó tại mục Direction. Lưu ý  - Trong một trang slide bạn không nên chọn nhiều hướng xuất phát cho các hiệu ứng khác dẫn đến sự mất tập trung của người học vào nội dung. - Không nên chọn các hiệu ứng quá cầu kỳ, phức tạp. Mục chọn Giải thích In Từ ngoài vào trong Out Từ trong ra ngoài From Bottom Từ dưới lên From Left Từ trái qua phải From Top Từ trên xuống dưới From Right Từ phải qua trái From Bottom-Left Từ góc dưới bên trái From Bottom-Right Từ góc dưới bên phải From Top-Right Từ góc trên bên trái From Top-Left Từ góc trên bên phải Chọn tốc độ hiệu ứng Mặc định, khi chèn một hiệu ứng thì tốc độ xuất hiện của nó là rất nhanh, kết quả là có hiệu ứng nhưng người quan sát gần như không theo dõi được. Để thay đổi tốc độ xuất hiện hiệu ứng, bạn kích chọn mục Speed trong vùng tác vụ Custom Amination. Chọn một trong các mức tốc độ có trong danh sách. Trong mọi trường hợp, bạn nên chọn tốc độ Medium là hợp lý nhất. Tốc độ Giải thích Very slow Rất chậm Slow Chậm Medium Trung bình Fast Nhanh Very fast Rất nhanh Lặp lại 1 hiệu ứng Kích phải trên hiệu ứng cần lặp, chọn Timing..., chọn các thông số trong hộp thoại theo yêu cầu của bạn. Trong đó: Start: Cách bắt đầu hiệu ứng. Speed: tốc độ xuất hiện hiệu ứng. Delay: thời gian nghĩ giữa 2 lần lặp của hiệu ứng tính bằng giây. Repeat: số lần lặp lại hiệu ứng, chọn Until Next Click lặp đến khi kích sang hiệu ứng kế tiếp, chọn Until End of Slide lặp đến khi sang trang slide khác. Hình 65 Hiệu ứng cho từng đoạn văn bản trong textbox Thông thường khi bạn mới bắt đầu với PowerPoint để tạo hiệu ứng cho một đoạn văn bản thì bạn thường đưa mỗi đoạn văn bản vào một textbox riêng rẽ, thao tác này sẽ làm mất thời gian của bạn. Bạn có thể đưa tất cả các đoạn văn bản trong slide vào một textbox duy nhất và chỉ định cách thể hiện hiệu ứng để tất cả các đoạn văn bản trong textbox có hiệu ứng chung hoặc riêng cho từng đoạn. - Chọn một hiệu ứng cho toàn bộ textbox. - Kích phải trên hiệu ứng vừa chọn trong vùng tác nghiệp, chọn Effect Options ...., chọn thẻ Text Amination. Trong mục Group text chọn: As one object: cả textbox như một đối tượng All paragraphs at one: tất cả các đoạn xuất hiện một lần By 1st level paragrahps: hiệu ứng cho những đoạn cấp 1 By 2st level paragrahps: hiệu ứng đến những đoạn cấp 2 Khi chọn chế độ thể hiện hiệu ứng cho từng đoạn riêng, nhấn OK trong hộp thoại. Danh sách các hiệu ứng ở vùng tác nghiệp sẽ tăng thêm, trước mỗi đoạn văn bản trong textbox sẽ hiển thị số thứ tự xuất hiện hiệu ứng của đoạn đó. Thứ tự xuất hiện các hiệu ứng bạn có thể thay đổi bằng cáchh kích chuột vào hiệu ứng trong vùng tác nghiệp đẩy nó đến vị trí mới. Tạo nút điều khiển Chọn Slide Show | Action Buttons Hình 66 Nút Tên Ý nghĩa Custom Tự tạo thao tác giống như Action Settings Home Về slide đầu tiên của trình diễn (mặc định) Help Tự tạo thao tác giống như Action Settings Information Tự tạo thao tác giống như Action Settings Back or previous Về slide kế trước của trình diễn (mặc định) Forward or next Đến slide tiếp theo của trình diễn (mặc định) Beginning Về slide đầu tiên của trình diễn (mặc định) End Đến slide cuối cùng của trình diễn (mặc định) Return Trở lại slide vừa xem gần nhất Document Tự tạo thao tác giống như Action Settings Sound Tự tạo thao tác giống như Action Settings Movie Tự tạo thao tác giống như Action Settings Click chuột ta có màn hình sau: Hình 67 Thiết lập các tuỳ chọn như tạo liên kết, sau đó nhấp OK. Phím tắt khi trình diễn Khi muốn xem lại một trang chiếu nào đó, hay có những điểm quan trọng cần nhấn mạnh, bạn có thể dùng các phím tắt. Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm quan trọng. Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn. Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi. Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình) Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột. Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường. Page Up hay mũi tên lên: Đến trang chiếu trước. Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến trang chiếu sau. Hướng dẫn thiết kế 1 bài trình chiếu Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn soạn được một bài trình chiếu hấp dẫn, gây ấn tượng với đồng nghiệp, học sinh, cùng một số mẹo hay để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint. Các bước thực hiện: Bước 1: Chuẩn bị nội dung, hình ảnh liên quan và các file âm thanh, phim (nếu cần). Lên kế hoạch bố cục, sắp xếp kiến thức, hình ảnh minh họa cho từng “màn biểu diễn” hay gọi là Slide... Khâu chuẩn bị này rất cần thiết vì nó sẽ giúp tăng cường hiệu quả bài trình chiếu Bước 2: Tạo bài trình diễn mới: Khởi động PowerPoint. Tạo slide mới Chọn mẫu template cho Slide (mẫu màu nền có sẵn): Click vào dấu bên phải màn hình, chọn Slide Design – Slide Template -> chọn các nền có sẵn. Bạn có thể thay đổi màu Template đã chọn đậm nhạt tùy sở thích của mình bằng cách click vào dấu như trên rồi chọn Slide Design – Color Schemes và chọn một trong các màu đó. Chọn màu hay ảnh nền cho Slide: Nếu không thích các Template có sẵn, bạn có thể chọn màu hay pha màu tùy thích cho slide. Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh để làm nền cho slide khi vào trình đơn Fortmat\ Background -> click vào -> chọn Fill Effects\ Picture\ Sellect Picture -> chọn đường dẫn tới tập tin hình ảnh -> bấm Insert. Việc chọn màu sắc trang chiếu rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn tông màu ngược lại: nền trắng, chữ đậm. Nhập Text (nhập văn bản): Chọn kiểu font chữ, kích cỡ và màu chữ trên thanh công cụ (thanh này cơ bản là giống với Microsoft Word). Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu tương phản màu nền, kích cỡ trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt). Chèn một hình ảnh vào màn trình diễn: Vào trình đơn Insert\Pictures\From File, chọn đường dẫn tới tập tin chứa hình ảnh rồi bấm Insert hay bấm vào biểu tượng dưới thanh công cụ và chọn đường dẫn tới tập tin chứa hình ảnh. Chèn một file âm thanh hay một đoạn phim vào bài trình chiếu: Trong bài trình chiếu, ta cũng có thể chèn những trích đoạn của một cảnh nào đó hay những âm thanh phù hợp. Trước hết, để thực hiện bước này, bạn phải có sẵn file âm thanh, phim (video) trong máy tính, sau đó thực hiện các bước sau: Nếu muốn chèn phim, hãy vào Insert\ Movies and Sounds\ Movies from file và chọn đường dẫn tới file chứa đoạn phim -> bấm OK. Nếu chèn âm thanh, vào Insert\ Movies and Sounds\ Sounds from file -> chọn đường dẫn tới file âm thanh -> bấm OK. Liên kết một file bất kỳ đã có sẵn trong máy: Khi soạn một bài trình chiếu, ta cũng cần liên kết với các file khác có liên quan để giúp phong phú hơn như: liên kết với một tập tin trong MS. Word, liên kết một trang Web có liên quan tới nội dung trình chiếu hay một bài hát... Thực hiện bằng cách bôi đen đối tượng cần liên kết -> bấm Ctrl + K -> chọn file hay trang Web cần liên kết - > OK (hay vào Insert\ Hyperlink, chọn file hay trang Web cần liên kết -> OK). Riêng chuyện liên kết trang Web, do thực tế đường truyền Internet ở ta, bạn nên download nguyên trang Web về máy tính để chạy theo chế độ Offline. Tạo hiệu ứng cho đối tượng (hình ảnh, văn bản) trong PowerPoint: Nhấp chuột vào đối tượng (hình, văn bản..) -> chọn Custom Animation -> chọn menu trong Add Effect, sẽ xuất hiện bốn mục: Entrance: một loạt hiệu ứng ban đầu cho đối tượng, bạn có thể lựa chọn theo ý thích. Emphasis: Các hiệu ứng làm nhấn mạnh cho đối tượng được chọn. Exit: Các hiệu ứng làm cho đối tượng thoát ra khỏi màn hình khi đối tượng đó không cần thiết trên slide. Motion Paths: Đây mới là vũ khí lợi hại, là các hiệu ứng để tạo đối tượng di chuyển qua lại trên slide. Ở đây, ngoài các hiệu ứng có sẵn, bạn còn có thể vẽ đường cho đối tượng di chuyển theo ý thích của mình. Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide: Mặc nhiên khi trình diễn trên màn hình, slide này chuyển sang slide khác rất đơn điệu. Ta có thể tạo hiệu ứng chuyển tiếp bằng cách ra lệnh: Slide Show\Slide Transition. Trong hộp thoại Apply to selected slides, bạn chọn hiệu ứng thích hợp cho tất cả các slide, tốt nhất là nên chọn Random Transition vì nó sẽ thay đổi hiệu ứng ngẫu nhiên cho từng slide, rất đẹp mắt mà lại tránh nhàm chán. Trong hộp thoại Modify transition: Chọn tốc độ trình diễn và nhạc nền cho các slide. Ở hộp thoại Advance Slide: Thiết lập tự động cho slide bằng cách đánh dấu vào Automatically rồi cho thời gian hợp lý vào bên dưới và bấm Apply to All Slides. Tất cả các slide trong file đều được trình chiếu theo tuần tự nhất định. Việc tạo hiệu ứng cho trang chiếu sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích và người xem không tập trung vào nội dung chính. Do vậy chỉ nên sử dụng vài hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và vài hiệu ứng cho các đối tượng cần nhấn mạnh trong bài. Tạo bài trình diễn WEB Ta có thể xuất bản một bài trình diễn trên web bằng cách sử dụng các mẫu trực tuyến. PowerPoint cũng có công cụ giúp lưu một bài trình diễn để tải lên Internet, truy cập Internet và tạo các hyperlink đến các slide và tệp khác. Tạo slide mục lục Một slide mục lục là một danh sách đánh dấu đầu dòng gồm các tiêu đề của các slide được chọn trong một bài trình diễn . Slide mục lục được sử dụng như là một slide tóm tắt nội dung chương trình hoặc như một trang chủ của bài trình bày trực tuyến. Với slide mục lục, có thể liên kết tới một slide liên quan trong bài trình diễn hoặc trở lại chính slide mục lục từ bất cứ slide nào. Để tạo một slide mục lục, ta chọn các slide cần thiết trong chế độ hiển thị Slide Sorter, sau đó sử dụng nút lệnh Summary Slide trên thanh công cụ Slide Sorter. PowerPoint chèn một slide mới vào trước slide được chọn thứ nhất với danh sách gồm các tiêu đề lấy từ các slide được chọn. Hình sau là 1 slide mục lục: Hình 68 Tạo hyperlink cho slide Điểm nổi bật của một bài trình diễn trên Internet là khả năng liên kết tới các nơi khác: đến một slide khác trong bài, đến các slide hoặc tập tin khác trên máy tính hoặc mạng nội bộ cơ quan, hoặc đến các địa chỉ Web (gọi là Uniform Resource Locators, hoặc URLs) Xem trước bài trình diễn như là một trang web Với PowerPoint, ta có thể lưu một bài trình chiếu dưới dạng trang web với định dạn HTML (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) với đuôi .html Lệnh Save as Web Page trên bảng chọn File tạo một trang web từ một bài trình chiếu, cung cấp cho bài trình chiếu một khung điều hướng ở phía trái trang. Ta cót thể mở trong trình duyệt web. Để xem trước trong trang web, ta chọn lệnh File | Web Page Preview Lưu và xuất ra như một trang web Khi lưu một bài một bài trình chiếu như một trang web, Powerpoint tạo một thư mục cùng có tên như tên bài trình chiếu Web. Thư mục này chứa các tập tin được sử dụng để hiển thị bài trình chiếu trên Web. Nếu di chuyển đến vị trị khác, ta cũng phải di chuyển cả thư mục này. Thực hiện: Chọn File | Save as Web page… Hình 69 Nhập tên vào File name và chọn Pulish: Hình 70 Chọn Publish MỤC LỤC