Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Bao Bì 27/7 Hà Nội

nh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi tõ chç rÊt ®¬n gi¶n nh­ hîp víi mét x­ëng s¶n xuÊt nhá chØ víi mét gi¸m ®èc qu¶n lý hÇu hÕt mäi c«ng viÖc trong xÝ nghiÖp cho tíi nay, qua nh÷ng lÇn thay ®æi m« h×nh c¬ cÊu sao cho phï hîp víinhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty còng nh­ phï hîp víi ngµnh nghÒ s¶n xuÊt chÝnh cña c«ng ty th× hiÖn nay tæ chøc nµy cña C«ng ty bao gåm: 1 Ph©n x­ëng 1 Phã gi¸m ®èc 1 Phã gi¸m ®èc kü thuËt 10 Phßng - 20 Ph©n x­ëng phßng kü thuËt V¨n phßng (phßng tæ chøc) - Ph©n x­ëng Bao b× cao cÊp Phßng kÕ to¸n - Ph©n x­ëng carton sãngBao b× Phßng kinh doanh - Ph©n x­ëng c¾t §éi x©y dùng c«ng tr×nh - Ph©n x­ëng d¸n Phßng b¶o vÖ - Ph©n x­ëng in Ph©n tÝch c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý hiÖn t¹i cña c«ng ty. C¬ cÊu ph©n quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm. BiÓu 2: S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi Tæng gi¸m §èc Phã gi¸m ®èc kü thuËt Phã Tæng gi¸m ®èc PX d¸n PX c¾t PX baob× cao cÊp Phßng kü thuËt PX bao b× carton Phßng xuÊt khÈu Phßng tiÕp thÞ Tæ b¶o vÖ §éi c«ng tr×nh Phßng kÕ to¸n Phßng kinh doanh Phßng tæ chøc C¸c tæ s¶n xuÊt C¸c tæ s¶n xuÊt Qua biÓu 2 ta thÊy ®­îc c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi tõ lóc míi b¾t ®Çu h×nh thµnh víi c¬ cÊu tæ chøc ®¬n gi¶n nh­ ®èi víi mét x­ëng s¶n xuÊt qua qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cïng víi nh÷ng nhiÖm vô ®­îc giao míicho tíi nay ®· x©y dùng lªn mét c¬ cÊu tæ chøc víi m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng. Theo kiÓu c¬ cÊu nµy gi¸m ®èc c«ng ty ®­îc c¸c phßng chøc n¨ng tham m­u tr­íc khi ra mét quyÕt ®Þnh, gi¸m ®èc c«ng ty sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt toµn quyÒn quyÕt ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn nhiÖm vô cña c«ng ty. Víi c¬ cÊu hiÖn thêi th× nhiÖm vô qu¶n lý ®­îc ph©n thµnh c¸c chøc n¨ng chuyªn m«n, c¸c bé phËn nµy lµm nhiÖm vô t­ vÊn, gióp viÖc, tham m­u cho gi¸m ®èc vµ theo dâi vÒ mÆt chuyªn m«n ®èi víi c¸n bé phËn s¶n xuÈt. Do ®Æc ®iÓm nh­ vËy m« h×nh nµy thÝch hîp víi tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cña c«ng ty, còng nh­ ngµnh s¶n xuÊt c¬ khÝ. Trªn thùc tÕ cã nhiÒu m« h×nh c¬ cÊu tån t¹i nh­ c¬ cÊu chøc n¨ng, c¬ cÊu trùc tuyÕn tham m­u, c¬ cÊu chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc... Së dÜ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· lùa chän c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng bëi v× nÕu nh­ lùa chän c¬ cÊu chøc n¨ng th× ë ®©y ng­êi thõa hµnh nhiÖm vô ë cÊp d­íi nhËn mÖnh lÖnh ch¼ng nh÷ng tõ mét ng­êi l·nh ®¹o cña doanh nghiÖp mµ c¶ tõ nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau. NÕu ¸p dông ®èi víi ngµnh c¬ khÝ th× sÏ dÉn tíi t×nh tr¹ng ng­êi s¶n xuÊt sÏ kh«ng biÕt nghe theo ai, s¶n xuÊt nh­ thÕ nµo cho ®óng theo tiªu chuÈn. MÆc dï c¬ cÊu nµy cã thÓ tËn dông ®­îc tµi n¨ng cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng song chÝnh ®iÒu ®ã dÉn tíi hay x¶y ra c¸c quyÕt ®Þnh kh¸c nhau gi÷a ng­êi lµnh ®¹o qu¶n lý chung vµ ng­êi lµnh ®¹o chøc n¨ng. Hay ®èi víi c¬ cÊu trùc tuyÕn tham m­u ë ®©y ng­êi l·nh ®¹o sÏ cã thªm mét bé phËn tham m­u gióp viÖc. C¬ cÊu nµy còng cã thÓ ¸p dông ®­îc cho c¬ cÊu cña c«ng ty bëi nã phï hîp ®èi víi ®a sè tr×nh ®é cña c¸c c¸n bé qu¶n lý hiÖn thêi. Song nÕu lùa chän c¬ cÊu nµy th× sè nh©n viªn ë khu vùc qu¶n lý sÏ t¨ng lªn, ng­êi l·nh ®¹o qu¶nlý lóc nµy ph¶i mÊt nhiÒu thêi gian lµm viÖc víi tham m­u, ®iÒu nµy tr¸i víi nguyªn t¾c tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ bé m¸y qu¶n lý ®­îc coi lµ chuyªn tinh gän nhÑ vµ cã hiÖu lùc khi sè cÊp qu¶n lý vµ sè bé phËn qu¶nlý Ýt nhÊt, tû lÖ gi÷a nh©n viªn qu¶n lý so víi tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc nhá nhÊt mµ vÉn hoµn thµnh ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. Qua hai sù so s¸nh gi÷a c¬ cÊu hiÖn t¹i cña c«ng ty víi 2 c¬ cÊu kh¸c th× ta thÊy sù lùa chän m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng lµ phï hîp víi t×nh h×nh thùc t¹i cña c«ng ty. Víi m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn chøc n¨ng th× c¸c bé phËn ®­îc x©y dùng trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty cã nh÷ng chøc n¨ng vµ quyÒn h¹n khi thùc hiÖn chøc n¨ng cña m×nh. Gi¸m ®èc c«ng ty. Lµ ng­êi ®¹i diÖn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc vÒ tæ chøc vµ chØ ®¹o ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. NhiÖm vô cña gi¸m ®èc: + ChÊp hµnh ®Çy ®ñ ®­êng lèi cña §¶ng vµ Nhµ n­íc, cña ngµnh vµ c¸c thÓ lÖ, chÕ ®é qu¶n lý xÝ nghiÖp c«ng nghiÖp quèc doanh do m×nh phô tr¸ch + Sö dông vµ qu¶n lý lao ®éng mét c¸ch hîp lý nhÊt, chÊp hµnh ®óng ®¾n c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng. + Tæ chøc qu¶n lý vµ h­íng dÉn sö dông tèt c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ, nguyªn vËt liÖu, chØ ®¹o mäi biÖn ph¸p ®Ó n©ng cao hiÖu suÊt sö dông m¸y mãc thiÕt bÞ tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu. + Ký hîp ®ång s¶n xuÊt, mua nguyªn vËt liÖu, tiªu thô s¶n phÈm, ®¶m b¶o s¶n xuÊt cña C«ng ty ®­îc liªn tôc vµ c©n ®èi, chÊp hµnh ®Çy ®ñ nh÷ng hîp ®ång ®· ký. + Tæ chøc thùc hiÖn ®óng ®¾n chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ, qu¶n lý tµi vô chÆt chÏ, sö dông vèn cã hiÖu qu¶. + ChÊp hµnh ®óng ®¾n luËt c«ng ®oµn. + Tæ chøc chØ ®¹o vµ thùc hiÖn tèt c«ng t¸c phßng gian b¶o mËt, ®¶m b¶o an toµn ng­êi vµ tµi s¶n, gi÷ g×n bÝ mËt quèc gia. + Hµng n¨m tæ chøc thi tay nghÒ cÊp bËc thî, n©ng cao bËc l­¬ng cho CBCNV theo sù ph©n cÊp qu¶n lý cña Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam. + Ch¨m lo c¶i thiÖn ®êi sèng vËt chÊt tinh thÇn cho CBCNV c«ng ty. + X©y dùng c¸c néi quy, quy chÕ nh»m cô thÓ ho¸ nh÷ng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ kü thuËt lao ®éng, b¶o hé lao ®éng, kü thuËt an toµn vÖ sinh c«ng nghiÖp. QuyÒn h¹n gi¸m ®èc c«ng ty: + Gi¸m ®èc c«ng ty võa ®¹i diÖn cho Nhµ n­íc võa ®¹i diÖn cho CBCNV qu¶n lý C«ng ty theo chÕ ®é mét thñ tr­ëng. Cã quyÒn quyÕt ®Þnh viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña C«ng ty theo ®óng kÕ ho¹ch chÝnh s¸ch, ph¸p luËt cña Nhµ n­íc. + Cã quyÒn quyÕt ®Þnh tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty ®¶m b¶o tinh gi¶m cã hiÖu lùc. + TiÕn hµnh viÖc quy ho¹ch, lùa chän bè trÝ vµ sö dông c¸n bé theo sù ph©n cÊp vÒ c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé cña UBND TP Hµ Néi. + Cã quyÒn tuyÓn chän lao ®éng theo yªu cÇu s¶n xuÊt vµ chÝnh s¸ch vÒ lao ®éng cña Nhµ n­íc. + C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt hµng n¨m, cã quyÒn lùa chän h×nh thøc tr¶ l­¬ng, tr¶ th­ëng phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt. + Ký kÕt hîp ®ång s¶n xuÊt s¶n phÈm trong vµ ngoµi ngµnh sau khi cã sù tho¶ thuËn gi¸ c¶ gi÷a xÝ nghiÖp vµ kh¸ch hµng. + Chñ ®éng liªn kÕt kinh tÕ víi c¸c c¬ së s¶n xuÊt kinh doanh khoa häc kü thuËt, kh«ng giíi h¹n ®Þa bµn vµ thµnh phÇn kinh tÕ. + §­îc phÐp quan hÖ ký hîp ®ång s¶n phÈm víi kh¸ch hµng n­íc ngoµi vµ xuÊt khÈu s¶n phÈm cña c«ng ty khi cã yªu cÇu thÞ tr­êng. *) Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ chØ ®¹o vµ kiÓm tra kü thuËt ®Ó ®¶m b¶o hoµn thµnh tèt kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. NhiÖm vô cô thÓ lµ: + Nghiªn cøu thiÕt bÞ m¸y mãc, quy ®Þnh tiªu chuÈn, quy t¾c kü thuËt b¶o vÖ an toµn m¸y mãc, gi¶i quyÕt sù cè kü thuËt trong s¶n xuÊt. + Tæng kÕt xÐt duyÖt c¸c s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt, tiÕn hµnh c¸c thÝ nghiÖm, nguyªn liÖu, nhiªn liÖu, s¶n phÈm míi nh»m x©y dùng c¸c ®Þnh møc kinh tÕ kü thuËt hîp lý. + §¶m b¶o s¶n phÈm s¶n xuÊt ra ®óng quy c¸ch, tiªu chuÈn vµ chÊt l­îng. + Nghiªn cøu vµ trang bÞ c¸c dông cô b¶o hé lao ®éng, tæ chøc thùc hiÖn mäi biÖn ph¸p ng¨n ngõa tai n¹n lao ®éng. + So¹n th¶o tµi liÖu vµ h­íng dÉn häctËp nghiÖp vô kü thuËt cho CBCNV. QuyÒn h¹n: + §­îc quyÒn gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc trong ph¹m vi m×nh phô tr¸ch theo chñ tr­¬ng kÕ ho¹ch cña gi¸m ®èc xÝ nghiÖp vµ cÊp trªn. + Khi cÇn thiÕt ®­îc uû quyÒn cña gi¸m ®èc h­íng dÉn nghiÖp vô chuyªn m«n vÒ phÇn c«ng t¸c cña m×nh phô tr¸ch cho cÊp d­íi. + Cã thÓ ®­îc uû quyÒn cña gi¸m ®èc gi¶i quyÕt mét sè mÆt c«ng t¸c kh¸c vµ thay gi¸m ®èc khi gi¸m ®èc v¾ng mÆt. + Phã gi¸m ®èc kü thuËt trùc tiÕp phô tr¸ch c«ng t¸c kü thuËt vµ kiªm tr­ëng phßng kü thuËt chÊt l­îng. *) Phã gi¸m ®èc: ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ tæ chøc c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, kÕ ho¹ch kinh doanh, c«ng t¸c kÕ to¸n tµi vô. NhiÖm vô: + ChØ ®¹o, thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶nlý vÒ tæ chøc c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn c«ng ty. + Cïng phèi hîp víi c¸c phßng chøc n¨ng kh¸c x©y dùng vµ ®Ò ra c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh tr×nh lªn gi¸m ®èc. + ChØ ®¹o thùc hiÖn ®óng ®¾n vÒ chÕ ®é qu¶n lý kinh tÕ, qu¶n lý tµi vô, b¶o ®¶m sö dông vèn hîp lý vµ kinh doanh cã l·i, b¶o ®¶m nép thuÕ cho Nhµ n­íc ®Çy ®ñ ®óng kú h¹n. + Tham gia tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc ký hîp ®ång mua b¸n nguyªn vËt liÖu, hîp ®ång tiªu thô s¶n phÈm...®¶m b¶o cho s¶n xuÊt cña c«ng ty liªn tôc vµ c©n ®èi. + ChØ ®¹o mét sè mÆt c«ng t¸c kh¸c do gi¸m ®èc c«ng ty giao phã. QuyÒn h¹n cña phã gi¸m ®èc. + §­îc quyÒn gi¶i quyÕt mäi c«ng t¸c trong ph¹m vi m×nh phô tr¸ch theo chñ tr­¬ng kÕ ho¹ch cña gi¸m ®èc vµ cÊp trªn. + Khi cÇn thiÕt vµ ®­îc uû quyÒn cña gi¸m ®èc, h­íng dÉn nghiÖp vô chuyªn m«n vÒ ph©n c«ng c«ng t¸c cña m×nh phô tr¸ch cho cÊp d­íi. + Cã thÓ ®­îc uû quyÒn cña gi¸m ®èc gi¶i quyÕt mét sè mÆt c«ng t¸c kh¸c vµ thay thÕ gi¸m ®èc khi v¾ng mÆt. *) Qu¶n ®èc c¸c ph©n x­ëng: NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n + ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc c«ng ty vÒ viÖc hoµn thµnh vµ hoµn thµnh toµn diÖn v­ît møc c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch do gi¸m ®èc giao cho ph©n x­ëng. + C¨n cø vµo kÕ ho¹ch ®­îc giao, x©y dùng tiÕn bé kÕ ho¹ch s¶n xuÊt hµng ngµy cña ph©n x­ëng ®Õn tõng tæ s¶n xuÊt. + ChÊp hµnh nghiªm chØnh mÖnh lÖnh s¶n xuÊt, kü thuËt cña gi¸m ®èc, chØ huy s¶n xuÊt t¹i chç vµ gi¶i quyÕt c¸c khã kh¨n trong s¶n xuÊt vµ kü thuËt cña ph©n x­ëng. + Sö dông cã hiÖu qu¶ c«ng suÊt m¸y mãc thiÕt bÞ trong ph©n x­ëng kiÓm tra chÆt chÏ chÕ ®é, néi quy sö dông b¶o qu¶n, b¶o d­ìng b¶o vÖ tèt tµi s¶n cña c«ng ty, chèng tham « l·ng phÝ. Thùc hiÖn viÖc kiÓm tra c¸c ®Þnh møc kü thuËt, vËt t­, lao ®éng, viÖc ghi chÐp sè liÖu ban ®Çu mét c¸ch thèng nhÊt, trung thùc chÝnh x¸c, kÞp thêi thùc hiÖn mét sè c«ng t¸c båi d­ìng, n©ng cao tr×nh ®é kü thuËt nghiÖpvô tay nghÒ cho CBCNV trong s¶n xuÊt. Thùc hiÖn vµkiÓm tra chÆt chÏ c«ng t¸c an toµn s¶n xuÊt, nhÊt lµ an toµn vÒ kü thuËt, b¶ohé lao ®éng. + Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c phßng gian b¶o mËt, phßng ho¶, c«ng t¸c vÖ sinh c«ng nghiÖp, b¶ovÖ an toµn m¸y mãc, thiÕt bÞ dông cô, vËt t­ xÝ nghiÖp giao cho ph©n x­ëng qu¶n lý. NhiÖm vô quyÒn h¹n chung cña c¸c tr­ëng phßng: + ChÊp hµnh vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch, c¬ chÕ chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc, néi quy quy chÕ cña c«ng ty, c¸c chØ thÞ mÖnh lÖnh c«ng t¸c cña gi¸m ®èc c«ng ty. + Phôcvô tÝch cùc s¶n xuÊt kinh doanh vµ ®êi sèng CBCNV trong c«ng ty. + §Ò xuÊt víi gi¸m ®èc nh÷ng chñ tr­¬ng biÖn ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng khã kh¨n trong s¶n xuÊt kinh doanh vµ t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶nlý c«ng ty. + ChÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé c¸c mÆt c«ng t¸c nghiÖp vô cña phßng tr­íc gi¸m ®èc. §iÒu hµnh ph©n c«ng c¸c chøc danh c«ng t¸c theo ®óng quy chÕ c«ng ty ®· ban hµnh vµ sù ph©n cÊp cña gi¸m ®èc c«ng ty. + C¸c tr­ëng ban kh«ng trùc tiÕp chØ huy c¸c ph©n x­ëng, nh­ng cã tr¸chnhiÖm theo dâi, h­íng dÉn, ®«n ®èc, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch, tiÕn®é s¶n xuÊt, gióp qu¶n ®èc n¾m t×nh h×nh s¶n xuÊt vµ ghi chÐp c¸c sè liÖu ban ®Çu phôc vô cho viÖc chØ huy s¶n xuÊt vµ h¹ch to¸n kinh tÕ. + Hîp t¸c chÆt chÏ víi c¸cphßng ban ph©n x­ëng trong c«ng ty ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô cña phßng ban vµ cña C«ng ty. + §­îc gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc vÒ nghiÖp vô trong ph¹m vi gi¸m®èc c«ng ty quy ®Þnh. C¬ chÕ ®iÒu phèi vµ hîp t¸c gi÷a c¸c bé phËn. KiÓu m« h×nh c¬ cÊu nµy ho¹t ®éng trªn c¬ së mèi quan hÖ ®iÒu phèi vµ hîp t¸c gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang. Quan hÖ theo chiÒu däc: Trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty, hÖ thèng ®iÒu hµnh s¶n xuÊtkinh doanh ®­îc qu¶n lý theo chiÒu däc tõ c¸c phßng ban trong c«ng ty cho tíi c¸c ph©n x­ëng, nãi mét c¸ch kh¸c c¸n bé qu¶n lý ngµnh däc cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh thuéc bé phËn m×nh qu¶nlý. Qua s¬ ®å m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty ta thÊy ®øng ®Çu c«ng ty lµ gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Gióp viÖc cho gi¸m ®èc gåm phã gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ nh÷ng phÇn viÖc ®­îc giao, cïng nhau qu¶n lý 10 phßng ban vµ 20 ph©n x­ëng. Tæ chøc cña c«ng ty cßn cã 6 phßng chøc n¨ng gióp viÖc cho gi¸m ®èc vµ 2 phã gi¸m ®èc, sù ph©n c«ng trong c«ng t¸c qu¶nlý c¸c phßng chøc n¨ng do phã gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶nlý theo béphËn qu¶n lý ®­îc giao. C¸c phßng vµ ph©n x­ëng víic¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô côthÓ gióp cho viÖc n¾m b¾t th«ng tin trong bé phËn m×nh phô tr¸ch nh»m cung cÊp nh÷ng th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi lªn phã gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶nlý bé phËn ®Ó tr×nh lªn gi¸m®èc khi cã yªu cÇu. §øng ®Çu trong c¸c phßng ban ph©n x­ëng lµ c¸c c¸n bé tr­ëng phßng, tæ tr­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm chØ huy vµ ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng trong bé phËn m×nh qu¶n lý. Trong mèi quan hÖ theo chiÒu däc, phã gi¸m ®èc kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc thiÕt kÕ mÉu m· còng nh­ viÖc qu¶nlý, gi¸m s¸t trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vÒ chÊt l­îng h×nh d¸ng s¶n phÈm lµm ra hîp lý ®èi víi ngµnh s¶n xuÊt cña c«ngty. Bªn c¹nh gi¸m ®èc c«ng ty ngoµi phã gi¸m ®èc kü thuËt cßn cã phã gi¸m ®èc phô tr¸ch n¨m phßng chøc n¨ng : phßng tæ chøc, phßng kinh doanh, phßng kÕ to¸n, ®éi c«ng tr×nh, tæ b¶o vÖ. Sù ph©n chia c¬ cÊu qu¶n lý cho phã gi¸m ®èc phô tr¸ch 5 phßng chøc n¨ng nh­ vËy lµ qu¸ lín. Phã gi¸m ®èc ph¶i qu¶n lý mét khèi l­îng c«ng viÖc rÊt lín mµ cã nh÷ng viÖc ®ßi hái cÇn cã ®é chÝnh x¸c cao nh­ kÕ to¸n, hay c«ng viÖc qu¶n lý nh©n sù còng nh­ viÖc ch¨m lo søc khoÎ, ®êi sèng tinh thÇn cho CBCNV trong c«ng ty nhiÒu lóc sÏ dÉn tíi t×nh tr¹ng qu¸ t¶i, kh«ng gi¶i quyÕt ®­îc hÕt mäi viÖc sÏ dÉn tíi sù ïn t¾c th«ng tin (c«ng viÖc) mçi khi c¸c phßng ban chøc n¨ng cã ®Ò xuÊt cÇn xin ý kiÕn gi¸m ®èc. VÝ dô: Phßng kinh doanh ®­a ra mét ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh hay mÉu m· s¶n phÈm míi cÇn cã sù quyÕt ®Þnh kÞp thêi cña gi¸m ®èc ®èi víi ®Ò xuÊt ®ã nh­ng tr­íc khi tr×nh lªn gi¸m ®èc ph¶i qua xem xÐt cña phã gi¸m ®èc mµ cïng lóc ®ã phã gi¸m ®èc cßn ®ang xem xÐt c¸c vÊn ®Ò kh¸c nh­ c¸c kho¶n thu chi, kÕ to¸n sæ s¸ch...ph­¬ng ¸n kinh doanh sÏ bÞ ïn l¹i ch­a gi¶i quyÕt ®­îc, g©y nªn sù chËm trÔ trong s¶n xuÊt kinh doanh. Do vËy viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cho phã gi¸m ®èc cÇn ®­îc xem xÐt ®Ó s¾p xÕp l¹i sao cho hîp lý, gi¶m bít g¸nh nÆng c«ng viÖc cho phã gi¸m ®èc ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý còng nh­ hoµn thµnh c«ng viÖc ë møc cao nhÊt. Quan hÖ chiÒu ngang. BiÓu 3: Mèi quan hÖ chiÒu ngang. Phßng kinh doanh §iÒu phèi lao ®éng Kh¶ n¨ng thanh to¸n tiÒn mÆt KHSXKD N¨m, quý th¸ng ký kÕt hîp ®ång KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ¶nh h­ëng tíi sö dông lao ®éng Phßng kÕ to¸n KÕ ho¹ch TiÒn l­¬ng Phßng tæ chøc KÕ ho¹ch tiÒn l­¬ng, ®Ço t¹o mua s¾m thiÕt bÞ b¶o hé lao ®éng duyÖt l­¬ng Phßng kü thuËt CÊp tiÒn Khèi l­îng c«ng viÖc Ph¶i lµm KHSXKD Theo n¨m, quý th¸ng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ¶nh h­ëng ®Õn viÖc sö dông lao ®éng C¸c ph©n x­ëng Bè trÝ ®Ò b¹t vµ sö dông lao ®éng, c¸n bé Phßng b¶o vÖ LËp kÕ ho¹ch SX, yªu cÇu mua s¾m trang TBSX cung øng tiÒn mua vËt t­ Phßng kÕ to¸n Phßng kü thuËt Phßng kinh doanh Th«ng b¸o Ký kÕt hîp ®ång Th«ng b¸o kh¶ n¨ng s¶n xuÊt tiÕn ®é thùc hiÖn hîp ®ång t¹o ra mÉu m· míi §éi c«ng tr×nh LËp ph­¬ng ¸n x©y dùng c¸c th«ng sè kü thuËt, thùc hiÖn hîp dång Phßng kÕ to¸n Phßng kinh doanh Qu¶n lý vèn, sè tiÒn thu ®­îc tõ c¸c hîp ®ång, sè tiÒn bá ra mua VT, TB Phßng kü thuËt C«ng ty bao gåm 6 phßng chøc n¨ng vµ 2 ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· c¨n cø vµo chøc n¨ng tõng phßng ®Ó ph©n c«ng lao ®éng sao cho hîp lý nh»m ®¹t hiÖu qu¶ c«ng viÖc ë møc cao nhÊt, ph©n c«ng chøc n¨ng ph©n bæ nhiÖm vô cô thÓ cho tõng thµnh viªn trong phßng ®¶m nhiÖm. Gi÷a c¸c phßng ban cã sù hîp t¸c vµ phèi hîp c«ng viÖc, kÕt qu¶ cña phßng nµy cã thÓ lµ c¨n cø x©y dùng kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn nhiÖmvô cña phßng ban kia hoÆc c¸c phßng ban phèi hîp víi nhau ®Ó thùc hiÖn mét nhiÖm vô chung. VÝ dô: Khi c«ng ty nhËn thi c«ng c«ng tr×nh kho tiÒn I Trung ­¬ng- 49 Lý Th¸i Tæ c¸c phßng ban chøc n¨ng ®· cïng nhau lËp ra kÕ ho¹ch thi c«ng còng nh­ mÉu m·, l¾p ®Æt thiÕt bÞ s¶n phÈm cho kh¸ch hµng ®­îc ®¸nh gi¸ cao vÒ chÊt l­îng còng nh­ gi¸ thµnh rÎ, tiÕt kiÖm ®­îc nhiÒu chi phÝ, nguyªn vËt liÖu cho c«ng ty còng nh­ cho kh¸ch hµng. VÝ dô: phßng kÕ to¸n sö dông nh÷ng sè liÖu thèng kª cñaphßng kü thuËt vÒ sè l­îng s¶n phÈm lµm ra còng nh­ gi¸ thµnh cña mçi s¶n phÈm hay tr­êng hîp phßng tæ chøc sÏ dùa vµo ph­¬ng ¸n kinh doanh ®Ó c©n nh¾c trong viÖc kÝ thªm hîp ®ång lao ®éng míi hay ra quyÕt ®Þnh nghØ chê viÖc. Sù phèi kÕt hîp gi÷a c¸c phßng ®· ®em l¹i nh­ng kÕt qu¶ kinh doanh kh¶ quan. Tuy nhiªn mèi liªn hÖ theo chiÒu ngang gi÷a c¸c phßng chøc n¨ng ®«i khi cßn g©y ¶nh h­ëng tíi c«ng viÖc chung cña c«ng ty v× viÖc chËm trÔ vµ sai sãt cña phßng nµy sÏ dÉn tíi sù chËm trÔ vµ sai sãt cña phßng ban kh¸c. VÝ dô: Khi ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh míi ®­îc ®­a ra nh­ t¨ng sè l­îng s¶n phÈm trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh ®Ó kÞp tr¶ cho kh¸ch hµng theo hîp ®ång ®· kÝ. Do nhu cÇu s¶n xuÊt cÇn thªm ng­êi ë ph©n x­ëng nªn phßng tæ chøc cÇn cã kÕ ho¹ch ®iÒu ®éng s¶n xuÊt, tuyÓn thªm ng­êi, nh­ng c«ng t¸c nµy ®· tiÕn hµnh chËm trÔ nªn kh«ng giao ®ñ hµng ®­îc nh­ thêi h¹n ghi trong hîp ®ång. Nh­ vËy ®Ó thùchiÖn tèt sù hîp t¸c nµy ®ßi hái c«ng ty ph¶i cã nh÷ng qui chÕ râ rµng, ph¶i xem xÐt l¹i c¸c qui ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô c¸c phßng vµ chØ râ phßng chøc n¨ng nµy cÇn cã nghÜa vô g× gióp ®ì phßng chøc n¨ng kh¸c, trong thêi gian cô thÓ hoÆc møc ®é kÕt qu¶ cã liªn quan ®Ó c¸c phßng hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®­îc giao. Nh÷ng vÊn ®Ò trªn c«ng ty ph¶i xem xÐt vµ bè trÝ l¹i sao cho hîp lý. Mèi quan hÖ gi÷a sè l­îng, chÊt l­îng lao ®éng vµ khèi l­îng c«ng viÖc ®­îc yªu cÇu . Lao ®éng lµ tµi s¶n quÝ gi¸ nhÊt cña mét doanh nghiÖp, chÊt l­îng lao ®éng, sè l­îng lao ®éng, sù bè trÝ hîp lý, lao ®éng lµm cho n¨ng suÊt lao ®éng, hiÖu qu¶ lao ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp t¨ng lªn vµ lµ tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ tr×nh ®é, n¨ng lùc cña bé m¸y qu¶n lý c«ng ty. Tr­íc khi ®i vµo ph©n tÝch kÕt cÊu lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi ta xem xÐt qua vÒ ®Æc ®iÓm lao ®éng cña c«ng ty. BiÓu 4:C¬ cÊu lao ®éng cña mét sè phßng ban vµ ph©n x­ëng (th¸ng 8- 2010) (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) Tªn phßng, ph©n x­ëng Tæng sè Giíi tÝnh Tr×nh ®é Tuæi ®êi Nam N÷ §H C§ TC L§PT < 10 10-50 > 50 VP gi¸m ®èc 4 2 2 4 1 2 1 Phßng kü thuËt 5 4 1 4 1 1 3 1 Phßng kÕ to¸n 5 5 3 1 3 1 Phßng kinh doanh 11 8 3 6 5 4 5 2 Phßng tæ chøc 15 12 3 3 1 3 1 §éi c«ng tr×nh 20 19 1 2 2 7 5 5 1 Phßng b¶o vÖ 20 20 3 5 3 4 1 Ph©nx­ëngthiÕt bÞ 48 40 8 1 3 3 14 25 19 4 Ph©n x­ëng HHC 33 28 5 1 1 21 10 18 10 5 Tæng sè 162 133 38 21 16 55 36 57 54 17 Qua biÓu 4 vÒ ®Æc ®iÓm lao ®éng cña mét sè phßng, ban, ph©n x­ëng thÊy ®­îc sè l­îng lao ®éng n÷ chiÕm 21 % trªn tæng sè c«ng nh©n viªn cña c«ng ty th× ®©y lµ tØ lÖ hîp lý, bëi do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ ngµnh c¬ khÝ, cã nhiÒu ®éc h¹i c«ng viÖc nÆng nhäc kh«ng thÝch hîp víi n÷ giíi. VÒ tr×nh ®é häc vÊn th× §¹i häc chiÕm 16,4 %, cao ®¼ng chiÕm 13,2 %, trung cÊp chiÕm 42,9% ,lao ®éng phæ th«ng chiÕm 28%, víinh÷ng tØ lÖ nªu trªn theo t«i tr×nh ®é ®¹i häc, cao ®¼ng cßn thÊp mµ lao ®éng phæ th«ng cao, do vËy c«ng ty cÇn cã nh÷ng ph­¬ng ¸n nh»m ®µo t¹o, n©ng cao tay nghÒ cho c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Tuæi ®êi cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty nh­ trªn lµ võa ph¶i, ®a sè häc cßn cã thêi gian c«ng t¸c dµi, ®©y lµ ®iÒu thuËn lîi cho c«ng viÖc qu¶nlý còng nh­ s¶n xuÊt cña c«ng ty. BiÓu 5 : Sè l­îng lao ®éng qu¶n lý cña c«ng ty. (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) STT Tªn phßng chøc n¨ng 2007 2008 2009 1 V¨n phßng gi¸m ®èc 11 10 4 2 Phßng kü thuËt 14 14 5 3 Phßng kÕ to¸n 6 5 4 4 Phßng kinh doanh 9 9 11 5 Phßng tæ chøc 4 6 §éi c«ng tr×nh 4 7 Phßng b¶o vÖ 5 8 8 8 Tæng s« lao déng qu¶n lý 48 46 40 9 Tæng sè CBCNV 125 125 128 Qua biÓu trªn ta thÊy ®­îc sè l­îng lao ®éng qu¶n lý cña c«ng ty trong ba n¨m gÇn ®©y cã sù t¨ng gi¶m kh«ng ®¸ng kÓ, ë ®©y ta thÊy ®­îc trong n¨m 2009 c«ng ty ®· t¸ch v¨n phßng gi¸m®èc tr­íc kia gåm 10 ng­êi trong ®ã bao gåm c¶ nh÷ng ng­êi qu¶n lý, vÒ tæ chøc nh©n sù cña c«ng ty nay ®· t¸ch ra riªng h¼n thµnh phßng tæ chøc nªn cã sù chia sè c¸n bé trong 2 phßng nµy. ViÖc chia t¸ch ra nh­ vËy ®Ó tr¸nh viÖc nhÇm lÉn cña cÊp d­íi ®èi víi nh÷ng quyÕt ®Þnh cña v¨n phßng gi¸m ®èc (®©y lµ quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc ? Hay lµ quyÕt ®Þnh cña bªn tæ chøc?). Sù chia t¸ch ra ®· gióp cho sè ng­êi lµm vÒ c«ng t¸c tæ chøc thÊy râ ®­îc tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖm vô cña m×nh h¬n trong c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty. V¨n phßng gi¸m ®èc tõ 10 ng­êi nay cßn 4 ng­êi vµ 4 ng­êi bªn phßng tæ chøc cßn 2 ng­êi th× cã 1 ng­êi ®Õn tuæi vÒ h­u, 1 ng­êi xin vÒ tr­íc tuæi. N¨m 2002 ®Ó nh»m n©ng cao hiÖuqu¶ s¶n xuÊt kinh doanh c«ng ty cho x©y dùng thªm trong c¬ cÊu tæ chøc cña m×nh ®éi c«ng tr×nh, ®éi c«ng tr×nh víi nhiÖm vô chuyªn söa ch÷a c¬ së h¹ tÇng cho c«ng ty cßn phèi kÕt hîp trong viÖc x©y dùng c¸c kho tiÒn, c¸c kho vò khÝ, hoÆc c¸c c«ng viÖc vÒ x©y dùng nÕu kh¸ch hµng cã yªu cÇu. Sè c¸n bé qu¶n lý cã t¨ng lªn 1 ng­êi vµ tæng sè c¸n bé c«ng nh©n trong c«ng ty t¨ng thªm 3 ng­êi do nguyªn nh©n hµng n¨m c«ng ty ®Òu cã kÕ ho¹ch tuyÓn dông thªm ng­êi bªn c¹nh ®ã c«ng ty cßn khuyÕn khÝch viÖc vÒ tr­íc tuæi còng nh­ gi¶i quyÕt sè ng­êi ®Õn tuæi vÒ nghØ h­u. V¨n phßng gi¸m ®èc. BiÓu 6: ChÊt l­îng lao ®éng v¨n phßng gi¸m ®èc. (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) STT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n ®µo t¹o Tuæi ®êi §H C§ TC L§PT <40 40-50 >50 1 Gi¸m ®èc 1 QL kinh tÕ 1 2 Ch¸nh gi¸m ®èc 1 Kinh tÕ 1 3 PG§ kü thuËt 1 C¬ khÝ 1 4 NV th­ ký-v¨nth­ 1 Qu¶n trÞ KD 1 Qua biÓu trªn ta thÊy ®­îc ë v¨n phßng gi¸m ®èc vÒ chÊt l­îng ®µo t¹o tr×nh ®é th× ®Òu ®¹t 100% lµ §¹i häc song ë ®©y cßn cã nh÷ng bÊt cËp. Gi¸m ®èc c«ng ty lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc cÊp trªn qu¶n lý vÒ c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty, ë ®©y lµ gi¸m ®èc mét c«ng ty c¬ khÝ song vÒ chuyªn m«n ®µo t¹o lµ qu¶n lý kinh tÕ, nÕu ®©y lµ ®¬n vÞ kinh doanh th­¬ng m¹i th× lµ hîp lý, nh÷ng c«ng ty lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt ®Ó kinh doanh, chÝnh v× lÏ ®ã ng­êi gi¸m®èc ph¶i thùc sù lµ ng­êi hiÓu biÕt thËm chÝ lµ chuyªn s©u vÒ ngµnh nghÒ s¶n xuÊt cña c«ng ty. V¬i viÖc chuyªn m«n kh«ng ph¶i vÒ c¬ khÝ nªn viÖc qu¶n lý vÒ s¶n xuÊt ®èivíi gi¸m ®èclµ khã kh¨n, nhiÒu lóc khi phßng kinh doanh ®­a nh÷ng ph­¬ng ¸n kinh doanh, hay mét sè mÉu m· s¶n phÈm míi tr×nh gi¸m ®èc xem xÐt vµ xÐt duyÖt th× gi¸m ®èc ph¶i truyÒn göi cho phßng kü thuËt nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ ®Ó gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh. Do ®ã ®· g©y tíi sù chËm trÔ trong kinh doanh còng nh­ mÊt nhiÌu thêi gian trong viÖc quyÕt ®Þnh. Víi tuæi ®êi gÇn 50 tuæi, th× ë ®é tuæi nµy gi¸m ®èc ®· ®¹t ®­îc ®é chÝn ch¾n cÇn thiÕt, cã nhiÒu kinh nghiÖm trong viÖc qu¶n lý vµ n¨ng ®éng, b¾t kÞp thÝch nghi trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, am hiÓu t©m lý c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®Ó ®­a ra nh÷ng chÕ ®é, quyÕt s¸ch hîp lý. Phã gi¸m ®èc kü thuËt lµ mét trî lùc tÝch cùc cho gi¸m ®èc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò kü thuËt cña c«ng ty. Víi chuyªn m«n ®µo t¹o lµ c¬khÝ céng víi tuæi ®êi trªn 50 tuæi ®· gióp cho «ng lµ mét ng­êi phã gi¸m ®èc ®Çy kinh nghiÖm, víi ®øc tÝnh vµ ë ®é tuæi lu«n cÈn träng trong viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm. Còng nh­ c¸c yÕu tè kü thuËt cña mét s¶n phÈm, «ng lµ mét m¾t xÝch quan träng trong viÖc s¶n xuÊt cña c«ng ty. Víi chøc danh vµ vÞ trÝ qu¶nlý nh­ vËy lµ hîp lý víi c¬ cÊu qu¶n lý cña c«ng ty. Phã gi¸m ®èc víi chuyªn m«n vÒ kinh tÕ lµ qu¶n trÞ kinh doanh th× víi viÖc qu¶n lý c¸c phßng kÕ to¸n, kinh doanh, tæ chøc, ®éi c«ng tr×nh, tæ b¶o vÖ. Nh­ ®· ph©n tÝch ë trªnth× c«ng viÖc ®­îc giao lµ qu¸ t¶i, mÆc dï víi chuyªn m«n qu¶n trÞ kinh doanh phã gi¸m ®èc cã thÓ qu¶n lý ®­îc hÕt phßng trªn nh­ng kÝnh ®Ò nghÞ ban l·nh ®¹o c«ng ty cÇn ph©n c«ng nhiÖm vô l¹i cho phã gi¸m ®èc. Phßng tæ chøc. BiÓu7: ChÊt l­îng lao ®éng phßng tæ chøc. (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) STT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n ®µo t¹o Tuæi ®êi §H C§ TC L§PT <40 40-50 >50 1 Tr­ëng phßng 1 QL nh©n sù 2 Phã phßng 1 C¬ khÝ 1 3 Nh©n viªn v¨n phßng 1 Kinh tÕ 1 4 Nh©n viªn v¨n phßng 1 C¬ khÝ 1 Phßng tæ chøc víi chøc n¨ng gióp gi¸m ®èc ra c¸c quy ®Þnh, quyÕt ®inh néi quy, quy chÕ vµ lao ®éng tiÒn l­¬ng, tæ chøc nh©n sù, bæ nhiÖm miÔn nhiÖm, ®iÒu ®éng, tuyÓn dông, liªn hÖ víi c¸c c¬ quan b¶o hiÓm lµm thñ tôc gi¶i quyÕt chÕ ®é chÝnh s¸ch sau khi ®­îc gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh vµ gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò x· héi kh¸c theo quy chÕ cña c«ng ty ®· ®­îc ban hµnh. Qua biÓu trªn ta thÊy ®­îc c¸c c¸n bé trong v¨n phßng kh«ng ai cã tr×nh ®é ®¹i häc mµ chØ qua ®µot¹o hÖ cao ®¼ng, tr­ëng phßng víi chuyªn m«n vÒ qu¶n lý nh©n sù ë tuæi 51 cïng víi nh÷ng kinh nghiÖm qua nhiÒu n¨m c«ng t¸c ®· gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng nhiÖm vô ®­îc giao tuy ch­a cao song còng ®¸p øng ®­îc ®a sè c«ng viÖc mçi khi gi¶i quyÕt. §èi víi c¸c nh©n viªn trong phßng mçi ng­êi ë mét chuyªn m«n kh¸c nhau song do thêi gian c«ng t¸c l©u dµi còng quen dÇn víi c«ng viÖc ®­îc giao. ë ®©y ban l·nh ®¹o c«ng ty cÇn cã ch­¬ng tr×nh nh»m n©ng cao, båi d­ìng chÊt l­îng qu¶n lý do c¸n bé c«ng nh©n viªn phßng tæ chøc. Phßng kÕ to¸n. BiÓu 8: ChÊt l­îng lao ®éng phßng kÕ to¸n (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) STT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n ®µo t¹o Tuæi ®êi §H C§ TC L§TP <40 40-50 >50 1 Tr­ëng phßng 1 KÕ to¸n 1 2 NV qu¶n lý NVL 1 KÕ to¸n 1 3 NV qu¶n lý l­¬ng, NS 1 KÕ to¸n 1 4 Nh©n viªn 1 KÕ to¸n 1 Phßng kÕ to¸n víi chøc n¨ng gióp gi¸m ®èc c«ng ty tæ chøc, chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, h¹ch to¸n kinh tÕ trong c«ng ty tæ chøc, chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, h¹ch to¸n kinh tÕ trong c«ng ty. NhiÖm vô tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n, thèng kª, ghi chÐp, tÝnh to¸n ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, trung thùc, kÞp thêi, ®Çy ®ñ toµn bé tµi s¶n vµ ph©n tÝch kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, cïng víi viÖc nép ng©n s¸ch, thanh to¸n vµ xö lý ®èi víi c¸c kho¶n tiÒn vay vµ c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶. Víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô ®­îc giao lµ qu¶n lý tÊt c¶ vÊn ®Ò tµi chÝnh, nguån vèn cña c«ng ty th× viÖc ph©n c«ng nh©n viªn lao ®éng trong phßng nh­ vËy lµ hîp lý. §èi víi ng­êi kÕ to¸n tr­ëng víi chuyªn m«n vµ tuæi ®êi trªn 50 tuæi cïng víi kinh nghiÖm l©u n¨m ®· gãp phÇn gióp cho c«ng ty trong viÖc lËp sæ s¸ch kÕ to¸n, còng nh­ trong viÖc lµm ¨n kinh doanh cña doanh nghiÖp. Phßng kü thuËt BiÓu 9: ChÊt l­îng lao ®éng phßng kü thuËt (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) STT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n ®µo t¹o Tuæi ®êi §H C§ TC L§TP <40 40-50 >50 1 Tr­ëng phßng 1 C¬ khÝ 1 2 Phã phßng 1 C¬ khÝ 1 3 Nh©nviªn KCS 1 C¬ khÝ 1 4 Nh©n viªnKCS 1 C¬ khÝ 1 5 Nh©n viªn kü thuËt 1 C¬ khÝ 1 Phßng kü thuËt cã ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm 19% so víi tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é t­¬ng ®­¬ng trong c«ng ty vµ chiÕm 80% cña c¶ phßng. §©y lµ mét ­u thÕ lín cña phßng còng nh­ viÖc ®¸p øng tr×nh ®é ®èi víi ngµnh c¬ khÝ. Víi ®éi ngò c¸n ®­îc ®µo t¹o chuyªn m«n c¬ khÝ, cïng g¾n liÒn víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty phßng kü thuËt ®· cã ®ãng gãp rÊt lín ®èi víi tõng s¶n phÈm ®­îc lµm ra. D­íi sù chØ ®¹o cña Phã gi¸m ®èc kü thuËt vµ thuËt vµ tr­ëng phßng kü thuËt hai ph©n x­ëng thiÕt bÞ vµ hu©n huy ch­¬ng lu«n ®­a ra nh÷ng s¶n phÈm ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng do c«ng ty ®Ò ra. Cïng víi sù phèi kÕt hîp gi÷a tr­ëng phßng víi c¸c nh©n viªn trong phßng, víi ng­êi qu¶n ®èc ph©n x­ëng th× nh÷ng thµnh qu¶ ®¹t ®­îc ë ph©n bè c¬ cÊu nh­ vËy lµ rÊt tèt vµ cÇn ®­îc ph¸t huy ë c¸c phßng ban kh¸c. Phßng kinh doanh BiÓu 10: ChÊt l­îng lao ®éng phßng kinh doanh (tõ b¶ng c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng) STT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n ®µo t¹o Tuæi ®êi §H C§ TC L§TP <40 40-50 >50 1 Tr­ëng phßng 1 Qu¶n trÞ KD 1 2 Phã phßng 1 Kinh tÕ 1 3 NV lËp KHKD 1 Qu¶ntrÞ KD 1 4 NV Marketing 1 Qu¶n trÞ KD 1 5 Nh©n viªn QLKD 1 Qu¶n lý 1 6 NV Marketing 1 Qu¶n trÞ KD 1 7 NV theo dâi b¹n hµng 1 Kinh tÕ 1 8 NV Marketing 1 Kinh tÕ 1 9 NV Marketing 1 Kinh tÕ 1 10 NV Marketing 1 Kinh tÕ 1 11 NV Marketing 1 Kinh tÕ 1 Víi nhiÖm vô chÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm trong viÖc tiªu thô c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty, phßng kinh doanh ph¶i ®i t×m b¹n hµng còng nh­ viÖc lËp ra ph­¬ng ¸n, kÕ ho¹ch kinh doanh c«ng t¸c ch¨m sãc kh¸ch hµng... Phßng kinh doanh víi ®Æc ®iÓm lµ nhiÒu nh©n viªn h¬n c¸c phßng kh¸c bëi nhiÖm vô nh©n viªn ®i c¸c tØnh, thµnh trong n­íc t×m kh¸ch hµng lµ viÖc tèi quan träng nã quyÕt ®Þnh tíi viÖc tiªu thô s¶n phÈm cña c«ng ty. T¹i phßng kinh doanh víi 6 ng­êi tr×nh ®é ®¹i häc vµ 5 ng­êi tr×nh ®é cao ®¼ng th× ®· cã ng­êi v¬Ý chuyªn m«n ®µo t¹o lµ c¬ khÝ, mÆc dï c«ng t¸c ®i tiÕp thÞ giíi thiÖu s¶n phÈm cña c«ng ty ®ßi hái ng­êi tiÕp thÞ ph¶i biÕt vµ hiÓu vÒ s¶n phÈm c«ng ty. Song ë ®©y víi sè ng­êi ®­îc ®µo t¹o vÒ chuyªn m«n c¬ khÝ ®­îc sö dông trong c«ng t¸c ®i tiÕp thÞ lµ l·ng phÝ kh«ng ®óng chuyªn m«n ®­îc ®µo t¹o, kh«ng ph¸t huy ®­îc sù s¸ng t¹o còng nh­ tay nghÒ sÏ kh«ng ®­îc n©ng cao. ë ®iÓm nµy ban l·nh ®¹o c«ng ty cÇn xem xÐt , s¾p xÕp l¹i sao cho tËn dông ®­îc hÕt kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña hä trong viÖc s¶n xuÊt ra s¶n phÈm. Cßn ë c¸c vÞ trÝ kh¸c trong phßng th× víi nh÷ng chuyªn m«n nh­ vËy hä sÏ ®¶m ®­¬ng ®­îc nhiÖm vô ®­îc giao, xong cÇn cã thêi gian ®Ó båi d­ìng thªm vÒ c¸c kiÕn thøc vÒ s¶n phÈm cña c«ng ty. 2.3.2.4. §¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý. ¦u ®iÓm: C¬ cÊu tæ chøc nh­ vËy th× viÖc phã gi¸m ®èc kü thuËt qu¶n lý phßng kü thuËt vµ 2 ph©n x­ëng s¶n xuÊt ®· ngµy cµng chuyªn m«n ho¸ tr×nh ®é cho phã gi¸m ®èc cã t¸c dông lµm cho chÊt l­îng s¶n phÈm lµm ra tèt h¬n, tËn dông ®­îc tÝnh s¸ng t¹o trong viÖc thiÕt kÕ mÉu m· s¶n phÈm t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng. Víi c¬ cÊu trong n¨m 2008 lµ cã thªm ®éi x©y dùng c«ng tr×nh, ®éi c«ng tr×nh ®· thùc hiÖn tèt nh÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­îc giao, bªn c¹nh ®ã cßn thùc hiÖn nh÷ng hîp ®ång x©y dùng lµm t¨ng tæng doanh thu cña c«ng ty. Phã gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc kü thuËt ®· gióp gi¸m ®èc hoµn thµnh nhiÖm vô mét c¸ch tèt h¬n c¶ vÒ kü thuËt vµ qu¶n lý c«ng ty. Sù phèi kÕt hîp gi÷a c¸c phßng chøc n¨ng ®· ®em l¹i mét kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh kh¶ quan (sù kÕt hîp gi÷a phßng kü thuËt víi ®éi c«ng tr×nh, víi phßng kinh doanh). §¶ng uû vµ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· cè g»ng h¬n trong viÖc t¹o c«ng ¨n viÖc lµm cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, n©ng cao møc sèng, thu nhËp b×nh qu©n cho nh©n viªn. Tæ chøc ®¹i héi c«ng nh©n viªn chøc n¨m vµ gi÷a nhiÖm kú, toµn thÓ CBCNV ®· ph¸t huy quyÒn lµm chñ tËp thÓ, kiÓm ®iÓm s©u s¾c vµ ®¸nh gi¸ cô thÓ nh÷ng mÆt ®­îc vµ cßn tån t¹i trong c«ng t¸c qu¶n lý. §¶ng uû vµ c«ng ®oµn c«ng ty ®· lµm tèt c«ng t¸c kh¸m søc khoÎ ®Þnh kú cho toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty còng nh­ viÖc ®ãng b¶o hiÓm x· héi, thùc hiÖn tèt vµ cã hiÖu qu¶ gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc theo quy ®Þnh. Nh­îc ®iÓm: ViÖc ph©n c«ng trong c«ng t¸c qu¶n lý cho phã gi¸m ®èc lµ nhiÒu, dÉn tíi viÖc xö lý c«ng viÖc cña phã gi¸m ®èc cßn chËm. C¸c phßng chøc n¨ng ®«i khi ch­a lµm thµnh c«ng viÖc ®­îc giao theo thêi h¹n dÉn tíi t×nh tr¹ng sù chËm trÔ cña phßng nµy g©y ¶nh h­ëng c«ng viÖc cña phßng kh¸c. §¶ng uû, ban l·nh ®¹o c«ng ty ch­a m¹nh d¹n døt ®iÓm trong c«ng viÖc bè trÝ l¹i ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý ë mét sè phßng phï hîp víi n¨ng lùc chuyªn m«n vµ tr×nh ®é qu¶n lý cña tõng ng­êi. Ch­a thùc hiÖn triÖt ®Ó c¸c néi quy, quy chÕ ®· ban hµnh trong ®iÒu hµnh, qu¶nlý theo tõng cÊp ®· ®­îc quy ®Þnh. Mét sè bé phËn trong c«ng ty thùc hiÖn nhiÖm vô hiÖu qu¶ ch­a cao, ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña s¶n xuÊt vµ qu¶n lý ®iÒu hµnh. C«ng t¸c v¨n phßng ch­a x©y dùng ®­îc hÖ thèng néi quy d­íi quy chÕ ®Ó ban hµnh trong c«ng ty, gi¶i quyÕt c«ng viÖc cßn lóng tóng ®Æc biÖt trong vÊn ®Ò tham m­u cho gi¸m ®èc vÒ thùc hiÖn chÕ ®é, chÝnh s¸ch, gi¶i quyÕt khiÕu n¹i. Ch­a kiÓm tra, ®«n ®èc vµ xö lý nghiªm tóc viÖc thùc hiÖn néi quy, quy chÕ cña c«ng ty. Ch­a hoµn thiÖn ban hµnh quy chÕ ho¹t ®éng cña c«ng ty, chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban, ph©n x­ëng. C«ng t¸c kü thuËt cßn ®Ó kÐo dµi viÖc lËp hå s¬ s¶n phÈm, b¶n vÏ, thiÕt kÕ, ®Þnh møc vËt t­, ®Þnhmøc lao ®éng ch­a ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi theo yªu cÇu cña s¶n xuÊt, c«ng t¸c qu¶n lý söa ch÷a hÖ thèng m¸y mãc thiÕt bÞ ch­a x©y dùng ®­îc kÕ ho¹ch vµ kh«ng døt ®iÓm. C«ng t¸c vËt t­ ®«i khi cßn ch­a ®¸p øng ®­îc cho s¶n xuÊt, chÊt l­îng vËt t­ cã lóc cßn ch­a ®¹t yªu cÇu. Ch­a cã tiªu chuÈn cô thÓ vÒ chÊt l­îng cña tõng c«ng ®o¹n trong s¶n phÈm ®Ó lµm c¨n cø ®¸nh gi¸ chÊt l­îng, c¸c quy ®Þnh vÒ c«ng nghÖ ch­a ®­îc phæ biÕn cô thÓ ®Õn tõng CBCNV. Trong c«ng ty cßn tån t¹i mét sè m©u thuÉn dÉn tíi t×nh tr¹ng kiÕn nghÞ, khiÕu n¹i, v­ît cÊp g©y ¶nh h­ëng tíi t×nh h×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty do ph¶i tiÕp nhiÒu ®oµn thanh tra, kiÓm tra... VÒ tr×nh ®é chuyªn m«n c¬ khÝ ®èi víi c¸n bé qu¶n lý cña c«ng ty ch­a cao dÉn tíi khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lý. ch­¬ng 3. Mét sè kiÕn nghÞ ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty. Trong nh÷ng n¨m qua C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi ®· hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña m×nh, vµ tõng b­íc ®i lªn theo ®µ ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ, mÆc dï vËy mçi n¨m ®Òu cã nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n riªng trong s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña c«ng ty. §¶ng uû vµ ban l·nh ®¹o c«ng ty trong b¶n b¸o c¸o tæng kÕt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh n¨m 2009 ®· ®Ò ra môc tiªu, ph­¬ng h­íng s¶n xuÊt kinh doanh trong n¨m 2009 vµ nh÷ng n¨m tiÕp theo nh­ : T×m kiÕm viÖclµm, ®¶m b¶o c«ng ¨n viÖc lµm th­êng xuyªn cho CBCNV trªn c¬ së ®ã æn ®Þnh vµ n©ng cao thu nhËp, tõng b­íc kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i tõ nh÷ng n¨m tr­íc x©y dùng c«ng ty ®· æn ®Þnh ph¸t triÓn vÒ mäi mÆt, gi÷ v÷ng vµ ph¸t triÓn c¸c s¶n phÈm truyÒn thèng cña c«ng ty, më réng vµ n©ng cao h¬n vÒ ®¼ng cÊp kü thuËt, c¸c s¶n phÈm míi, ®Çu t­ thiÕt bÞ m¸y mãc, tæ chøc c«ng t¸c Marketing vµ bè trÝ ®µo t¹o ®«i ngò c¸n bé phï hîp, t×m hiÓu, chuÈn bÞ ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ nguån lùc ®Ó phÊn ®Êu trong thêi gian ng¾n nhÊt cã chøng chØ chÊt l­îng quèc tÕ ISO... XuÊt ph¸t tõ nh÷ng môc tiªu, ph­¬ng h­íng trªn cïng v¬i sù ph©n tÝch c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý nªu trªn t«i xin ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi. 3.1. Ph©n tÝch c«ng viÖc vµ x©y dùng tiªu chuÈn nghiÖp vô cho c¸c cÊp ë C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi ViÖc x©y dùng tiªu chuÈn nghiÖp vô cho c¸c cÊp l·nh ®¹o qu¶n lý cña c«ng ty ph¶i dùa trªn tiªu chuÈn nghiÖp vô cña Nhµ n­íc ®ång thêi kÕt hîp víi chñ tr­¬ng, ph­¬ng h­íng x©y dùng vµ ph¸t triÓn ngµnh trªn c¬ së ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi VËy ®Ó cã phÈm chÊt n¨ng lùc cña ng­êi qu¶n lý, hä cÇn cã c¸c tiªu chuÈn sau: Thø nhÊt, ng­êi l·nh ®¹o lµ ng­êi ph¶i cã phÈm chÊt chÝnh trÞ, lµ con ng­êi ph¶i trung thµnh víi §¶ng, ®i theo ®óng quan ®iÓm, ®­êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ n­íc, cã kh¶ n¨ng vµ ý chÝ lµm giµu trong khu«n khæ luËt ph¸p vµ th«ng lÖ cña thÞ tr­êng, t«n träng ph¸p luËt. Thø hai, ngoµi phÈm chÊt chÝnh trÞ nguêi l·nh ®¹o cÇn ph¶i cã n¨ng lùc chuyªn m«n nghiÖp vô ®ã lµ tr×nh ®é häc vÊn nhÊt ®Þnh vÒ chuyªn m«n, cã nghiÖp vô qu¶n lý, cã mèi quan hÖ vµ giao tiÕp x· héi tèt. Thø ba, ph¶i cã n¨ng lùc l·nh ®¹o vµ tæ chøc qu¶nlý ®ã lµ tæ chøc ®iÒu hµnh bé m¸y sao cho phï hîp víi ngµnh nghÒ, víi ®Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp, lµ ng­êi cã ãc s¸ng t¹o, quan s¸t, biÕt th­ëng ph¹t nghiªm minh, ph©n c«ng lao ®éng ®óng ng­êi, ®óng viÖc. Thø t­, vÒ t­ c¸ch ®¹o ®øc lµ ng­êi cã uy tÝn sèngc©n b»ng cã thiÖn chÝ víi mäi ng­êi, ph¶i trung thùc kh«ng cã biÓu hiÖn tham nhòng. Dùa vµo c¸c tiªu chuÈn trªn xin ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng gãp sau: 3.1.1 Ban gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc c«ng ty cã chuyªn m«n ®µo t¹o lµ qu¶nlý kinh tÕ mµ kh«ng cã chuyªn m«n vÒ c¬ khÝ do ®ã cÇn ph¶i cã sù gióp ®ì cña phã gi¸m ®èc kü thuËt nªn kh«ng thuËn lîi trong viÖc qu¶n lý c«ng ty. VÝ dô: Mçi khi phßng kinh doanh ®em l¹i cho c«ng ty mét kh¸ch hµng th× cÇn ph¶i th«ng qua gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh, nh­ng do v× chuyªn m«n cña gi¸m ®èc kh«ng chuyªn vÒ c¬ khÝ, do vËy gi¸m ®èc cÇn cã sù gióp ®ì cña phã gi¸m ®èc kü thuËt vÒ mÉu m· s¶n phÈm kh¸ch ®Æt lµm cã lµm ®­îc kh«ng? Víi d©y chuyÒn c«ng nghÖ, nh©n lùc hiÖn cã liÖu cã thùc hiÖn ®óng hîp ®ång kh«ng? ChØ qua ®ã th«i ta ®· thÊy viÖc gi¸m ®èc c«ng ty kh«ng cã chuyªn m«n vÒ ngµnh s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ mét khã kh¨n trong viÖc qu¶n lý s¶n xuÈt kinh doanh cña c«ng ty. V× vËy theo t«i gi¸m ®èc cÇn ph¶i häc vµ t×m hiÓu thªm vÒ ngµnh c¬ khÝ ®Ó viÖc qu¶n lý c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. Víi phã gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc cÇn n©ng cao kiÕn thøc vÒ qu¶n lý th«ng qua c¸c líp båi d­ìng, n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý ®Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®­îc giao. Ban gi¸m ®èc lµ nh÷ng ng­êi cã uy tÝn nhÊt trong c«ng ty v× thÕ yªu cÇu cÇn ph¶i lµ tÊm g­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, gi¶i quyÕt mäi viÖc døt ®iÓm kh«ng ®Ó t×nh tr¹ng khiÕu n¹i kÐo dµi. 3.1.2 §èi víi c¸n bé phßng chøc n¨ng §éi ngò c¸n bé ë c¸c phßng chøc n¨ng ®a phÇn ®Òu cã thêi gian c«ng t¸c ë c«ng ty kh¸ dµi tõ tr­íc n¨m 1990. Do ®ã vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n còng nh­ viÖc sö dông vi tÝnh, ngo¹i ng÷ ch­a ®­îc ®µo t¹o, tr×nh ®é qu¶nlý ch­a ®­îc n©ng cao phï hîp víi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. MÆc dï trong nh÷ng n¨m qua hä ®· cïng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn nh­ng ®«i khi vÉn cßn khã kh¨n trong c«ng viÖc qu¶n lý cña m×nh nh­ trong viÖc giao tiÕp víi b¹n hµng n­íc ngoµi, sö dông m¸y vi tÝnh trong viÖc qu¶n lý. Víi t×nh h×nh thùc tr¹ng nh­ vËy®Ò nghÞ ban l·nh ®¹o c«ng ty cÇn cö c¸n bé cña m×nh ®i häc vµ ®µo t¹o thªm nh»m n©ng cao tr×nh ®é, nghiÖp vô chuyªn m«n cña c¸c c¸n bé phßng chøc n¨ng ®­îc s¾p xÕp nh­ phßng kü thuËt, phßng kÕ to¸n theo t«i lµ phï hîp víi chøc n¨ng cña phßng. §èi víi phßng tæ chøc vµ phßng kinh doanh th× ch­a hîp lý. Phßng tæ chøc víi 2 nh©n viªn chuyªn m«n vÒ s¶n xuÊt bao b× vµ 1 nh©n viªn vÒ chuyªn m«n kinh tÕ ®· cã thêi gian c«ng t¸c l©u dµi t¹ic«ng ty nªn còng quen dÇn víi c«ng viÖc ®­îc giao. Do ®ã hä lµm viÖc th­êng dùa trªn kinh nghiÖm dÉn tíi nhiÒu lóc xö lý c«ng viÖc cßn chËm. VÝ dô: Trong viÖc gi¶i quyÕt cho ng­êi vÒ mÊt søc, dÉn tíi ng­êi ®­îc h­ëng quyÒn lîi ph¶i ®i l¹i nhiÒu lÇn... Phßng kinh doanh cã 6 ng­êi víi chuyªn m«n c¬ khÝ lu«n ®i lµm c«ng t¸c tiÕp thÞ. Theo t«i c«ng t¸c tiÕp thÞ cÇn nh÷ng ng­êi ®· qua ®µo t¹o vÒ chuyªn ngµnh Marketing th× sÏ hîp lý vµ ®óng chøc n¨ng cña phßng h¬n. Tãm l¹i, víi sù ph©n c«ng c¸n bé 2 phßng trªn ®Ò nghÞ Ban gi¸m ®èc cÇn cã sù s¾p xÕp l¹i sao cho chuyªn m«n hîp lý víi tªn phßng chøc n¨ng nh»m ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng cña hä gióp c«ng ty vÒ tr×nh ®é theo t«i nÕu tÊt c¶ c¸n bé phßng chøc n¨ng ®Òu ®¹t tr×nh ®é ®¹i häc th× sÏ thuËn lîi h¬n nhiÒu trong c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty. 3.2 S¾p xÕp l¹i phßng ban chøc n¨ng. Nh­ ®· ®Ò cËp ë phÇn 2 ë ®©y cã sù ph©n c«ng cho phã gi¸m ®èc qu¶n lý chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý 5 phßng chøc n¨ng: Phßng tæ chøc, phßng kÕ to¸n, phßng kinh doanh, ®éi x©y dùng c«ng tr×nh, tæ b¶o vÖ lµ qu¸ nhiÒu cho nªn t×nh tr¹ng kh«ng gi¶i quyÕt kÞp c«ng viÖc do c¸c phßng ®­a lªn hay x¶y ra dÉn tíi th«ng tin lªn gi¸m ®èc th­êng ïn t¾c, g©y chËm trÔ trong viÖc ra quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc. Tr­íc t×nh tr¹ng ®ã xin ®­a ra ý kiÕn ®Ó s¾p xÕp l¹i sè phßng ban nh»m gi¶m t×nh tr¹ng trªn. §­a phßng tæ chøc t¸ch khái sù qu¶n lý cña phã gi¸m ®èc vµ phßng nµy sÏ d­íi sù qu¶n lý cña gi¸m ®èc c«ng ty do phßng tæ chøc chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý sè c«ng nh©n viªn toµn c«ng ty còng nh­ viÖc bè trÝ ®Ò b¹t, sö dông c¸n bé, tuyÓn dông ®iÒu ®éng sa th¶i lao ®éng, qu¶n lý viÖc bè trÝ tæ chøc n©ng cÊp, bËc l­¬ng, c¬ chÕtiÒn l­¬ng...tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc gi¶i quyÕt chÕ ®é chÝnh s¸ch, x©y dùng, gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn néi quy, quy chÕ cña c«ng ty. ChÝnh v× lÏ ®ã viÖc phßng tæ chøc ®­îc t¸ch ra chÞu sù qu¶n lý cu¶ gi¸m ®èc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn nhanh chãng h¬n trong viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc còng nh­ viÖc gi¸m ®èc sÏ quan t©m, chó ý vµ theo dâi t×nh h×nh sè l­îng chÊt l­îng cña lao ®éng trong c«ng ty, quan t©m tíi c«ng nh©n viªn nh»m n©ng cao ®êi sèng vËt chÊt, tinh thÇn cho c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Phßng b¶o vÖ ®­a vÒ d­íi sù qu¶n lý cña phßng tæ chøc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho gi¸m ®èc trong viÖc theo dâi t×nh h×nh an ninh trËt tù trong vµ ngoµi c«ng ty. §èi víi ®éi c«ng tr×nh nªn ®­a sang chÞu sù qu¶nlý cña phã gi¸m ®èc kü thuËt bëi do tÝnh chÊt c«ng viÖc nhiÒu lóc liªn quan chÆt chÏ tíi viÖc l¾p ®Æt c¸c chi tiÕt kü thuËt cña c«ng ty. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý dù kiÕn cña c«ng ty nh­ sau: gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng tæ chøc Phã gi¸m ®èc kü thuËt Phßng kinh doanh Phßng kÕ to¸n Ph©n x­ëng may Ph©n x­ëng baob× Phßng kü thuËt §éi c«ng tr×nh Phßngb¶o vÖ C¸c tæ s¶n xuÊt C¸c tæ s¶n xuÊt ë ®©y víi m« h×nh trªn th× phã gi¸m ®èc kü thuËt sÏ cã m¶ng qu¶n lý kh¸ lín song phï hîp víi tr×nh ®é chuyªn m«n t¹o thuËn lîi trong viÖc qu¶n lý. §èi víi 2 ph©n x­ëng th× phßng kü thuËt sÏ gióp cho phã gi¸m ®èc kü thuËt qu¶n lý vÒ mÆt chÊt l­îng, qu¶n lý viÖc cung øng vËt t­, s¬ ®å b¶n vÏ, thiÕt kÕ mÉu m· hay chÕ ®é b¶o d­ìng bao b× m¸y mãc thiÕt bÞ, c«ng nghÖ. 3.3 §iÒu chØnh c¸c phßng ban chøc n¨ng. Qua ph©n tÝch ë phÇn 2, phßng kinh doanh víi ®éi ngò bao gåm 11 ng­êi, theo t«i viÖc ph©n c«ng nhiÖm vô nh­ vËy lµ ch­a hîplý. Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ ngµnh nghÒ c¬ khÝ nªn ®ßi hái cÇn cã mét ®éi ngò c«ng nh©n tay nghÒ chuyªn m«n ®­îc ®µo t¹o lµ rÊt cÇn thiÕt. ë phßng kinh doanh cã 6 ng­êi ®­îc ®µo t¹o chuyªn m«n ®i lµm nh©n viªn tiÕp thÞ cho s¶n phÈm cña c«ng ty. Trong khi ®ã t¹i 2 ph©n x­ëng s¶n xuÊt chÝnh cña c«ng ty th× sè ng­êi cã chuyªn m«n c¬ khÝ ®­îc ®µo t¹o ®¹i häc vµ cao ®¼ng cã 6 ng­êi. C«ng viÖc ®i tiÕp thÞ s¶n phÈm cña 6 nh©n viªn trong phßng kinh doanh theo t«i c«ng ty ®· ®Ó l·ng phÝ thî tay nghÒ, cßn viÖc ®µo t¹o kiÕn thøc vÒ s¶n phÈm cho ®éi ngò c¸n bé ®i tiÕp thÞ lµ kh«ng khã. Do vËy nªn ®­a 5 nh©n viªn cã tay nghÒ xuèng c¸c x­ëng nh»m hç trî tay nghÒ, t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý s¶n xuÊt t¹i ®©y. §èi víi ®éi ngò c¸n bé tiÕp thÞ th× cÇn th­êng xuyªn häc hái, n¾m b¾t nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vÒ s¶n phÈm cña c«ng ty lµm ra do mét nh©n viªn cã chuyªn m«n c¬ khÝ cßn ë l¹i phßng gióp ®ì, n©ng cao kiÕn thøc ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. Víi c¬ cÊu cña c«ng ty hiÖn thêi, phã gi¸m ®èc kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý phßng kü thuËt vµ 20 ph©n x­ëng. Theo sù s¾p xÕp nh­ vËy phßng kü thuËt cã 5 ng­êi bao gåm 1 tr­ëng phßng, mét phã phßng vµ 3 nh©n viªn ®Òu cã chuyªn m«n ®µo t¹o. ë ®©y viÖc ph©n c«ng qu¶n lý nh­ vËy lµ kh«ng cÇn thiÕt bëi v× phã gi¸m ®èc kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ qu¶n lý s¶n xuÊt còng nh­ chÊt l­îng s¶n phÈm lµm ra, nh­ vËy th× nªn ch¨ng ®Ó phã gi¸m ®èc kü thuËt sÏ lµ tr­ëng phßng kü thuËt chø kh«ng cÇn tíi tr­ëng phßng kü thuËt chÞu sù qu¶n lý cña phã gi¸m ®èc kü thuËt. NÕu ë ®©y s¾p xÕp ®­îc nh­ vËy th× sÏ gi¶m bít ®­îc nhiÒu cÊp qu¶nlý, phã gi¸m ®èc kü thuËt sÏ trùc tiÕp qu¶nlý c«ng viÖc s¶n xuÊt vµ chÊt l­îng cña s¶n phÈm lµm ra mµ kh«ng ph¶i qua sù b¸o c¸o cña tr­ëng phßng kü thuËt. Gi¶m ®­îcchi phÝ ph¶i tr¶ l­¬ng, th­ëng...c¸c th«ng tin vÒ s¶n xuÊt s¶n phÈm tíi gi¸m ®èc cËp nhËt h¬n, chi tiÕt h¬n. Víi viÖc phã gi¸m ®èc kü thuËt kiªm tr­ëng phßng kü thuËt th× tr­ëng phßng lóc nµy sÏ lµ phã phßng do vËy phßng kü thuËt sÏ cã 4 nh©n viªn bao gåm: 2 nh©n viªn KCS, 2 nh©n viªn kü thuËt,. V× vËy nªn chuyÓn 1 hoÆc 2 ng­êi xuèng c¸cph©n x­ëng ®Ó s¶n xuÊt bëi hä ®Òu cã chuyªn m«n sÏ thuËn lîi h¬n trong c«ng viÖc s¶n xuÊt. C¸c biÖn ph¸p kh¸c. 3.4.1.Tæ chøc n¬i lµm viÖc, ®iÒu kiÖn lµm viÖc, t¹o bÇu kh«ng khÝ. C«ng t¸c tæ chøc n¬i lµm viÖc lµ rÊt cÇn thiÕt, nã cã t¸c dông thiÕt thùc ®èi víi qu¸ tr×nh lao ®éng. Quan s¸t t¹i n¬i lµm viÖc t«i thÊy ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña c«ng ty cßn khã kh¨n, phßng lµm viÖc chËt, trang thiÕt bÞ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cßn h¹n chÕ. Do vËy c«ng ty cÇn cã kÕ ho¹ch nh»m më réng diÖn tÝch c¸c phßng, trang bÞ thªm m¸y tÝnh, ®iÖn tho¹i ®Ó n©ng cao qu¶n lý vµ c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. Bªn c¹nh ®ã ban l·nh ®¹o c«ng ty cÇnt ¹o ra mét bÇu kh«ng khÝ vui vÎ h¬n, ®oµn kÕt, th¼ng th¾n h¬n ®Ó cho lao ®éng qu¶n lý lµm viÖc nhiÖt t×nh tho¶i m¸i h¬n nh­: Cã nh÷ng biÖn ph¸p bè trÝ, sö dông c¸n bé hîp lý, ®¸nh gi¸ ®óng møc kÕt qu¶ lao ®éng cña hä ®Ókhen th­ëng kÞp thêi. Cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o båi d­ìng c¸n bé c«ng nh©n viªn theo yªu cÇu c¸c phßng chøc n¨ng vµ c¸c bé phËn s¶n xuÊt còng nh­ b¶n th©n hä. C¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lao ®éng, n©ng cao phóc lîi vËt chÊt cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Sö dông c¸c biÖn ph¸p nh»m n©ng cao tinh thÇn lµmviÖc, lµm chñ tËp thÓ. 3.4.2 BiÖn ph¸p kinh tÕ. C«ng ty nªn ¸p dông sö dông c¸c ®ßn bÈy kinh tÕ lµm cho c¸c phßng ban còng nh­ c¸c tæ s¶n xuÊt, ng­êi lao ®éng quan t©m vµ cã tr¸ch nhiÖm ®èi víi c«ng viÖc m×nh lµm nh­: KhuyÕn khÝch b»ng vËt chÊt ®èi víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn hoµn thµnh c«ng viÖc v­ît chØ tiªu kÕ ho¹ch ®Ò ra. §éng viªn, khuyÕn khÝch b»ng vËt chÊt ®èi víi c¸c c¸ nh©n tÝch cùc t×m kiÕm nguån hµng, thÞ tr­êng tiªu thô, cã nh÷ng s¸ng kiÕn trong viÖc s¶n xuÊt kinh doanh, qu¶n lý kinh tÕ cã hiÖu qu¶. kÕt luËn Qu¸ tr×nh nghiªn cøu cho thÊy, hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng trong tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh. BÊt cø mét doanh nghiÖp nµo còng cÇn ®Æc biÖt quan t©m ®Õn ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý bëi v× cã mét c¬ cÊu tæ chøc hoµn thiÖn víic¸c nhµ qu¶nlý cã tr×nh ®é sÏ dÉn d¾t doanh nghiÖp ®i lªn trong mäi hoµn c¶nh. Trong thêi gian qua, C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi ®· cã nhiÒu cè g»ng trong viÖc s¾p xÕp tæ chøc l¹i bé m¸y qu¶nlý vµ ®«Ø míi ho¹t ®éng kinh doanh. Nh÷ng cè g¾ng ®ã gióp c«ng ty ®¹t nh÷ng kÕt qu¶ kh¸ kh¶ quan vµ tõng b­íc kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ tr­êng. C«ng ty ®· vµ ®ang hoµn thiÖn m×nh b»ng c¸ch quan t©m ph¸t triÓn s¶n xuÊt më réng thÞ tr­êng, lu«n lu«n ®¶m b¶o cã ®ñ c«ng ¨n viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng víi møc thu nhËp hîp lý. MÆc dï vËy trong viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty vÉn kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, h¹n chÕ cÇn ph¶i kh¾c phôc trong thêi gian tr­íc m¾t vµ l©u dµi. Sau thêi gian ®i thùc tÕ t¹i C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi t«i ®· ®i s©u vµo t×m hiÓu thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty vµ trªn c¬ së ph©n tÝch thùc tr¹ng ®ã t«i ®· ®­a ra mét sè vÊn ®Ò nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty. Víi nh÷ng suy nghÜ do ch­a tiÕp xóc víi thùc tÕ nhiÒu nªn sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt c¶ vÒ néi dung còng nh­ h×nh thøc. V× thÕ t«i rÊt mong c¸c thÇy c« gi¸o, ban l·nh ®¹o c«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi , nh÷ng ng­êi ®äc quan t©m tíi vÊn ®Ò nµy gãp ý kiÕn. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì cña PGS. TS Hoµng V¨n Chøc, ban l·nh ®¹o C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi, c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn phßng tæ chøc ®· gióp t«i hoµn thµnh ®Ò tµi nµy. tµi liÖu tham kh¶o B¸o c¸o tæng kÕt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi (2000- 2001- 2002). B¸o c¸o thµnh tÝch 30 n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn XÝ nghiÖp C¬ khÝ Ng©n hµng I (n¨m 1996) ThÓ thøc hîp ph¸p cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi. Quy chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi Chñ biªn : TS. Mai V¨n B­u TS. Phan Kim ChiÕn Gi¸o tr×nh: lý thuyÕt qu¶n trÞ kinh doanh / NXB KHTN/ 2001. PTS. NguyÔn Thanh Héi / Qu¶n trÞ nh©n sù/ NXB Thèng kª/ 1999 PTS. Ng« TrÇn ¸nh/Kinh tÕ vµ qu¶n lý doanh nghiÖp/ NXB Thèng kª/ 2000. KS. Ths. Ph¹m Quang Lª/ Tæ chøc qu¶n lý /2000 kho¸ luËn tèt nghiÖp Sinh viªn thùc hiÖn : ph¹m lª huy Líp : KTTC – 10B hµ néi 5/2003 môc lôc lêi nãi ®Çu 1 ch­¬ng 1: Mét sè vÊn ®Ò lý luËn vÒ c¬ cÊu tæ chøc. 3 B¶n chÊt, chøc n¨ng cña c¬ c¸u tæ chøc. 3 Kh¸i niÖm c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. 3 Chøc n¨ng vµ ý nghÜa cña viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. 3 Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. 4 Nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n ®Ó x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. 5 Nh÷ng nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. 7 C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y c¬ b¶n. 8 Ch­¬ng 2: Thùc tr¹ng c¬ cÊu bé m¸y tæ chøc C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi Tæng quan vÒ c«ng ty 16 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty 16 Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c«ng ty 16 §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ s¶n xuÊt kinh doanh quyÕt ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty 16 Quy m« cña c«ng ty 16 §Æc ®iÓm vÒ thÞ tr­êng vµ kh¸ch hµng 16 VÒ mÆt hµng kinh doanh, sè l­îng cña tõng mÆt hµng vµ chÊt l­îng s¶n phÈm 17 §Æc ®iÓm vÒ c«ng nghÖ 17 §Æc ®iÓm vÒ lao ®éng 18 §Æc ®iÓm vÒ nguån nguyªn liÖu 18 T×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong thêi gian qua. 19 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty 20 C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn bé m¸y qu¶n lý c«ng ty 20 Ph©n tÝch c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý hiÖn t¹i cña c«ng ty 22 C¬ cÊu ph©n quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm 22 C¬ chÕ ®iÒu phèi vµ hîp t¸c gi÷a c¸c bé phËn 27 Mèi quan hÖ gi÷a sè l­îng, chÊt l­îng lao ®éng vµ khèi l­îng c«ng viÖc ®­îc yªu cÇu 31 §¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý 40 Ch­¬ng 3: Mét sè kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty. 43 Ph©n tÝch c«ng viÖc vµ x©y dùng tiªu chuÈn nghiÖp vô cho c¸c cÊp ë C«ng ty TNHH Nhµ n­íc Mét thµnh viªn Bao B× 27/7 Hµ Néi 43 S¾p xÕp l¹i c¸c phßng ban chøc n¨ng 45 §iÒu chØnh c¸c phßng ban chøc n¨ng 47 C¸c biÖn ph¸p kh¸c 48 kÕt luËn 49 tµi liÖu tham kh¶o 50 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP (Người có thẩm quyền nơi thực tập nhận xét, ký và đóng dấu) - Sinh viên Lê Tài có ý thức tổ chức kỷ luật trong thời gian thực tập - Ý thức chấp hành nội quy quy định của cơ quan tốt. - Có tinh thần thái độ làm việc, chịu khó tìm tòi nghiên cứu đề tài và các đề tài liên quan của cơ quan. - Quan hệ với cán bộ công chức nơi thực tập chan hoà, giúp đỡ nhau trong công việc vì lợi ích chung của cơ quan. - Đề tài thực tập đã đi sâu bám sát các vấn đề nổi cộm cần đổi mới của cơ quan. Mong rằng sẽ có nhiều đề tài giúp cơ quan quản lý công việc tốt hơn. Ngày tháng năm 2010 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Bao Bì 27/7 Hà Nội