Hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Đồng Tâm

i với từng cá nhân ở các bộ phận khác nhau trong công ty. Bên cạnh đó việc vận dụng các kỹ thuật nghiệp vụ chưa thật sự hữu ích và có giá trị thiết thực cho Công ty. Vì vậy, qua nghiên cứu về việc vận dụng mô hình kế toán quản trị vào Công ty, cùng những lợi ích mà việc vận dụng kế toán quản trị mang lại, tác giả nhận thấy rằng cần phải tổ chức vận dụng kế toán quản trị vào Công ty Cổ phần Đồng Tâm một cách có hiệu quả và thiết thực hơn, dễ dàng nhận biết và thực hiện hơn. 63 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TÂM 3.1 Quan điểm hoàn thiện: 3.1.1 Hoàn thiện những nội dung đã thực hiện nhưng chưa đầy đủ - Hoàn thiện về nội dung dự toán - Hoàn thiện phân tích giá thành, giá bán hiện tại và giá bán đối thủ - Hoàn thiện việc phân tích báo cáo tài chính 3.1.2 Xây dựng mới những nội dung chưa có - Xây dựng mô hình kế toán theo các trung tâm trách nhiệm tại Công ty 3.2 Nội dung hoàn thiện Từ những hạn chế và nguyên nhân phân tích ở chương 2, chúng ta có thể thấy được rằng việc vận dụng KTQT nếu muốn hệ thống phục vụ một cách thiết thực và mang lại hiệu quả, cũng như cung cấp những thông tin hữu ích, thì chúng ta phải xây dựng một bộ máy KTQT đầy đủ và lợi ích ban đầu của việc triển khai vận dụng nó. Có như thế chúng ta mới nổ lực hoàn thiện một cách hiệu quả và tốt nhất. Do kế toán quản trị còn mới, nên việc tổ chức Công tác kế toán quản trị tại Công ty chưa đầy đủ và mang tính hệ thống. Ở Công ty chỉ mới thể hiện được một số nội dung: phân loại chi phí theo cách ứng xử với mức độ hoạt động, phân tích mối quan hệ CVP, lập dự toán và phân tích một số tỷ số tài chính chủ yếu. Chính vì thế tác giả cũng đã cố gắng trình bày những nội dung thực tế về việc vận dụng KTQT mà phòng kế toán tại Công ty đang thực hiện, để từ đó góp phần liên kết giữa lý luận và thực tiễn nhằm thấy rõ hơn lợi ích của việc vận dụng các kỹ thuật của KTQT một cách đầy đủ hơn. Trước hết, về cơ bản những nội dung trình bày về KTQT đang vận dụng tại Công ty, tác giả chỉ xem xét qua thực tế như đã thể hiện ở phần trên, không phân 64 tích thêm và chỉ cho nhận xét và từ những nhận xét đó bổ sung hoàn thiện nội dung đã phân tích về một số phần hành trên. 3.2.1 Về các nội dung đã thực hiện nhưng chưa đầy đủ - Hoàn thiện về nội dung dự toán + Phải qui định cụ thể những ai và bộ phận nào thực hiện dự toán ngân sách nào. + Thời gian thực hiện dự toán và mối liên hệ những người hổ trợ có liên quan. + Phải xây dựng được qui trình lập kế hoạch rõ ràng. + Dự toán phải dựa vào mục tiêu phát triển của Công ty trong một giai đoạn nhất định. + Việc lập dự toán phải đề cập gì về những thông tin bên ngoài gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. + Phải chú ý về yếu tố môi trường và sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để dự toán nhu cầu tiêu thụ làm cơ sở lập dự toán tiêu thụ. + Khi lập dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán thu chi tiền mặt phải quan tâm đến yếu tố khách hàng và đối thủ cạnh tranh. - Hoàn thiện phân tích giá thành, giá bán hiện tại và giá bán đối thủ Bên cạnh việc phân tích tốt giá thành, giá bán và so sánh với giá đối thủ và có hướng giảm thiểu khi giá quá cao, và điều chỉnh phù hợp khi giá thấp so với giá đối thủ thì chúng ta phải chú ý là với giá đó thì yếu tố chất lượng tới đâu và chất lượng sản phẩm của công ty so với đối thủ có chênh lệch không, không đơn thuần là giá đối thủ thấp là điều chỉnh theo giá đối thủ mà còn phải phù hợp với chất lượng và mẫu mã, ưa chuộng đối với thị hiếu của người tiêu dùng. - Hoàn thiện việc phân tích báo cáo tài chính 65 Phân tích hoạt động tài trợ: + Kết hợp phân tích các chỉ số tài chính theo chiều ngang, chiều dọc. Đồng thời, chú ý phân tích các khoản mục bất thường, tăng đột biến và đưa ra nguyên nhân cụ thể. + Đối với từng khoản mục tăng giảm của nợ và nguồn vốn, Công ty phải chú ý phân tích xem tăng một khoản nợ có tốt hay không, việc tăng nợ là do có phải chính sách chiến lược phát triển mở rộng của Công ty sắp tới để đủ vốn mở rộng qui mô hoạt động hay không, hay là tăng nợ do kinh doanh không hiệu quả, khi đó có hướng xử lý và giải quyết cho phù hợp. Phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: + Phân tích phải dựa trên chiến lược và đường lối phương án kinh doanh của công ty, không đơn thuần là tỷ lệ tăng hay giảm, hay tỷ trọng các khoản mục. Chiến lược và phương án kinh doanh của Công ty năm nay là làm sao bù đắp các khoản chi phí đã đầu tư và hòa vốn là tốt trong thời buổi suy thoái, hoặc là doanh thu năm nay đạt bao nhiêu phần trăm và lợi nhuận phải đạt bao nhiêu phần trăm.Vì vậy, khi phân tích phải dựa vào đây, cùng với các tỷ lệ, tỷ trọng của các khoản mục để có hướng phân tích tốt nhất. Đồng thời, khi phân tích phải xác định các nhân tố định tính để thấy sự ảnh hưởng của các nguyên nhân khách quan và chủ quan tới kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Phân tích hoạt động đầu tư: + Phải chú ý phân tích các khoản đầu tư trong thời buổi kinh tế khủng hoảng và suy thoái và phù hợp với phương án kinh doanh của công ty. Để so sánh và kết luận khoản tăng giảm đó là tốt hay không. Cụ thể, việc phân tích giảm đầu tư không phải là không tốt mà có thể là cách ngăn chặn tốt nhất trong thời buổi kinh tế khủng hoảng và suy thoái trong hiện tại và phù hợp với phương án kinh doanh của công ty, hoặc là giảm hàng tồn kho để thanh lý hàng tồn lỗi thời so với hiện tại là tốt và thu hồi vốn, hoặc giảm hàng tồn kho trong thời buổi kinh tế 66 suy thoái như hiện nay, hoặc là tăng đầu tư có thể là tăng máy móc thiết bị làm tăng chất chất lượng sản phẩm, khả năng cạnh tranh cũng là điều tốt và phù hợp với phương án kinh doanh không nhất thiết tăng là tốt, hay giảm là xấu. Khi đó, chúng ta có kết luận cho phù hợp. Phân tích dòng tiền: + Dòng tiền giảm hay tăng không đơn giản như thu, chi ra là bao nhiêu, mà dòng tiền giảm hay tăng nguyên nhân là do: thu thấp chi nên dẫn tới bội chi, bội chi là do phương án và chiến lược kinh doanh, có thể chi ra nhiều, bị âm là có hiệu quả. Vì là do đang trong giai đoạn đầu tư máy móc thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hoặc ngược lại không có đầu tư mà bội chi nhiều thì điều đó là không tốt. Vì vậy, khi phân tích dòng tiền tăng hay giảm phải chú ý nguyên nhân dẫn tới việc tăng giảm đó, tăng có thể tốt hoặc xấu, giảm có thể tốt hoặc xấu, không đơn thuần tăng là tốt và giảm là xấu. 3.2.2 Về việc xây dựng những nội dung chưa có trong hệ thống kế toán quản trị tại công ty 3.2.2.1 Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty Để tổ chức tốt hệ thống kế toán theo các trung tâm trách nhiệm, trước hết chúng ta phải: + Xác định các trung tâm trách nhiệm. + Phân định quyền hạn, trách nhiệm cụ thể cho từng trung tâm, và từng cá nhân. + Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả và hệ thống báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm + Xác định các chỉ tiêu thích hợp cho việc đo lường, đánh giá thành quả của trung tâm cũng như trách nhiệm của các nhà quản trị. Việc xây dựng mô hình trung tâm trách nhiệm hoàn chỉnh để phục vụ cho kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động ở các bộ phận, các phòng ban, các công ty thành viên, cũng như có những thông tin kịp thời, hợp lý và đúng lúc, phù hợp với 67 trách nhiệm rạch ròi của từng bộ phận từng, cá nhân ở các công ty thành viên. Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu trên đầu tiên, bước một tác giả xây dựng sơ đồ trung tâm trách nhiệm: a.Sơ đồ trung tâm trách nhiệm: Bước đầu tiên là xây dựng sơ đồ trung tâm trách nhiệm để làm cơ sở xác định trách nhiệm ở các phòng ban và trung tâm bộ phận. 68 Sơ đồ 3.1: SƠ ĐỒ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM CTY CP ĐỒNG TÂM TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TRUNG TÂM ĐẦU TƯ TRUNG TÂM DOANH THU TRUNG TÂM CHI PHÍ TRUNG TÂM LỢI NHUẬN BAN LÃNH ĐẠO KHỐI ĐẦU TƯ KHỐI KINH DOANH KHỐI SẢN XUẤT KHỐI NHÂN SỰ KHỐI TÀI CHÍNH BGĐ ĐIỀU HÀNH CTY TV HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BGĐ ĐH CÁC CTY P.NHẬP KHẨU P. ĐẦU TƯ DỰ ÁN P.XÂY DỰNG CƠ BẢN P.CUNG ỨNG P.THIẾT KẾ QUẢNG CÁO P.THIẾT KẾ SẢN PHẨM P.TƯ VẤN THIẾT KẾ P.PHÁT TRIỂN KDSP P.KD XUẤT KHẨU P.KD DỰ ÁN PHÒNG MARKETING P.KD BẤT ĐỘNG SẢN CÁC CHI NHÁNH CÁC CỬA HÀNG CÁC SHOWROOM BGĐ SẢN XUẤT P.CÔNG NGHỆ P. CHẤT LƯỢNG P.QUY TRÌNH P.KỸ THUẬT NHÀ MÁY PX SẢN XUẤT P.HÀNH CHÁNH - NS P.TUYỂN DỤNG PHÒNG PHÁP CHẾ PHÒNG CNTT TT NC PHÁT TRIỂN & ĐT P.KẾ HOẠCH CTY CP ĐỒNG TÂM CTY TNHH ĐỒNG TÂM CTY CP ĐỒNG TÂM DOTALIA CTY TNHH SƠN ĐỒNG TÂM CTY CP SỨ THIÊN THANH P. ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH P.TC - KẾ TOÁN P.KẾ TOÁN QUẢN TRỊ P.KS NỘI BỘ CTY CP ĐT WINDOW CTY CP ĐT MIỀN BẮC CTY CP ĐT MIỀN TRUNG CTY CP KCN BẾN LỨC CÔNG TY ………… 69 b.Nguyên tắc thiết kế hệ thống tài khoản của Công ty theo hệ thống kế toán trách nhiệm: Về cơ bản xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị vẫn dựa trên hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Tuy nhiên do đặc điểm của kế toán quản trị là phải thích hợp với hệ thống quản lý phân quyền, vì thế cần thiết kế hệ thống tài khoản cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm Việc vận dụng để thiết kế hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin của kế toán quản trị theo nguyên tắc sau: - Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định 15/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 do Bộ tài chính ban hành để xây dựng chi tiết hơn các tài khoản chi phí và doanh thu phù hợp với yêu cầu các trung tâm trách nhiệm. - Phân loại và mã hóa các tài khoản chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất. - Kiểm soát việc thực hiện các dự toán ngân sách. - Kết xuất số liệu thuận tiện cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị, cũng như một số báo cáo tài chính. Từ các nguyên tắc trên, hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán quản trị có thể được thiết kế như sau: Cấu trúc mã số tài khoản được tạo nên từ sự kết hợp một mã số của trung tâm trách nhiệm với một số hiệu tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty. Cấu trúc này được quy định duy nhất cho mỗi tài khoản trong danh mục các tài khoản của trung tâm trách nhiệm. Một mã tài khoản có thể được xây dựng có dạng như sau: XXX(X).XXXX.X.XXX.X Theo đó: 70 + Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn) ký số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp một (hoặc cấp hai) thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. + Nhóm thứ hai gồm bốn ký số dùng để cho biết đó là tài khoản chi tiết cấp 3. + Nhóm thứ ba gồm một ký số dùng để cho biết đó là tài khoản phản ánh số thực tế, số dự toán, hay là số chênh lệch giữa thực tế và dự toán. Chẳng hạn, ký số 1 dùng để chỉ số liệu thực tế, và ký số 0 dùng để chỉ số liệu dự toán, ký số 9 dùng để chỉ số chênh lệch giữa số liệu thực tế và dự toán. + Nhóm thứ tư gồm ba ký số dùng để xác định trung tâm trách nhiệm kiểm soát nghiệp vụ xảy ra. + Nhóm thứ năm gồm một ký số dùng để chỉ và phân loại yếu tố chi phí đó là biến phí ( B ) hay định phí (Đ). Có thể tạo một bảng danh sách các trung tâm trách nhiệm và mã số của mỗi trung tâm trách nhiệm trong công ty như sau : Trên cơ sở sơ đồ trung tâm trách nhiệm, chúng ta xây dựng các trung tâm trách nhiệm và mã số các phòng ban và bộ phận theo từng trung tâm có liên quan. Bảng 3.1 : BẢNG DANH SÁCH CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM VÀ MÃ SỐ TT Phần hành Mã số Trung tâm trách nhiệm Ghi chú I Trung tâm đầu tư TK 642 1 Ban lãnh đạo 001 Hội đồng quản trị TK 642 002 Ban kiểm soát TK 642 003 Ban giám đốc TK 642 004 Ban giám đốc điều hành các Công ty TK 642 2 Khối đầu tư 101 Phòng nhập khẩu TK 642 102 Phòng đầu tư dự án TK 642 103 Phòng xây dựng cơ bản TK 642 104 Phòng cung ứng TK 642 II Trung tâm chi phí 1 Khối tài chính 151 Phòng đầu tư-tài chính TK 642 152 Phòng tài chính kế toán TK 642 71 153 Phòng kế toán quản trị TK 642 154 Phòng kiểm soát nội bộ TK 642 2 Khối HC-NS 201 Phòng hành chính nhân sự TK 642 202 Phòng tuyển dụng TK 642 203 Phòng pháp chế TK 642 204 Phòng công nghệ thông tin TK 642 205 Trung tâm nghiên cứu phát triển và đào tạo TK 642 3 Khối sản xuất 251 Ban giám đốc sản xuất TK 627 252 Phòng công nghệ TK 627 253 Phòng chất lượng TK 627 254 Phòng quy trình TK 627 255 Phòng kỹ thuật TK 627 256 Nhà máy gạch TK 621,622,627 257 Phòng kế hoạch TK 627 III Trung tâm doanh thu 1 Khối kinh doanh 301 Phòng thiết kế quảng cáo TK 641,511 302 Phòng thiết kế sản phẩm TK 641,511 303 Phòng tư vấn thiết kế TK 641,511 304 Phòng phát triển kinh doanh sản phẩm TK 641,511 305 Phòng Marketing TK 641,511 306 Phòng kinh doanh xuất khẩu TK 641,511 307 Phòng kinh doanh dự án TK 641,511 308 Phòng kinh doanh bất động sản TK 641,511 309 Các chi nhánh TK 641,511 310 Các cửa hàng TK 641,511 311 Các showroom TK 641,511 IV Trung tâm lợi nhuận 1 Ban Giám đốc điều hành Cty Thành viên 401 Công ty CP đồng tâm 402 Công ty TNHH Đồng Tâm 403 Công ty CP Đồng Tâm DOTALIA 404 Công ty TNHH Sơn Đồng Tâm 405 Công ty CP Sứ Thiên Thanh 406 Công ty CP Đồng Tâm Window 72 407 Công ty CP Đồng Tâm Miền Bắc 408 Công ty CP Đồng Tâm Miền Trung 409 Công ty CP KCN Bến Lức c.Bảng hệ thống các tài khoản chi phí: Bảng 3.2: BẢNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CHI PHÍ Số hiệu tài khoản TT Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Tên tài khoản Biến phí Định phí Ghi chú 1 64100000 Chi phí bán hàng 64110000 Chi phí nhân viên quản lý 64110001 Chi phí lương, phụ cấp x 64110002 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ x 64110003 Chi phí thưởng hiệu quả kinh doanh x 64110004 Chi phí trách nhiệm bán hàng công trình x 64110005 Chi phí đồng phục x 64110006 Chi phí tiền cơm x 64110007 Chi phí trợ cấp thôi việc x 2 64200000 Chi phí quản lý doanh nghiệp 64210000 Chi phí nhân viên quản lý 64210001 Chi phí lương, phụ cấp x 64210002 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ x …………. (Phụ lục 08 giống như Phụ lục 04: Hệ thống tài khoản kế toán chi phí). Trên cơ sở bảng mã của các trung tâm trách nhiệm và hệ thống tài khoản kế toán chi phí, có thể lập danh mục chi tiết các tài khoản theo từng trung tâm trách nhiệm, hoặc theo từng đối tượng như sau: d. Danh mục tài khoản kế toán quản trị: Bảng 3.3: BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 73 Số hiệu TK cấp 3 Tên tài khoản Mã số Diễn giải 6411.0001.1.301.B Chi phí lương nhân viên bán hàng thực tế phòng thiết kế quảng cáo 6411.0001.0.301.B Chi phí lương nhân viên bán hàng dự toán phòng thiết kế quảng cáo 64110001 Chi phí lương nhân viên bán hàng 6411.0001.9.301.B Chi phí lương nhân viên bán hàng chênh lệch phòng thiết kế quảng cáo 64210001 Chi phí lương nhân viên quản lý 6421.0001.1.301.B Chi phí lương nhân viên quản lý thực tế phòng thiết kế quảng cáo 6421.0001.0.301.B Chi phí lương nhân viên quản lý dự toán phòng thiết kế quảng cáo 6421.0001.9.301.B Chi phí lương nhân viên lương quản lý chênh lệch phòng thiết kế quảng cáo 74 ……………….. Vì vậy, khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, chúng ta sử dụng những tài khoản này trong quá trình hạch toán để làm cơ sở cho quá trình liên thông giữa KTTC và KTQT trong Công ty. Đồng thời, bên cạnh các báo cáo đã thiết lập sẵn bên phần hành kế toán tài chính theo qui định của nhà nước, thì để dể dàng kiểm tra, cũng như sàn lọc những thông tin có liên quan đến yếu tố quản trị, hay nói cách khác hơn là để kiểm tra trách nhiệm của từng trung tâm, thì chúng ta cần phải thiết kế các báo cáo quản trị có liên quan đến từng trung tâm này. e. Các báo cáo được thực hiện ở các trung tâm: Bước tiếp theo xây dựng các báo cáo ở các trung tâm để làm căn cứ lập dự toán và báo cáo thực tế, trên cơ sở đó phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán của từng trung tâm trách nhiệm. Bảng 3.4: BẢNG CÁC BÁO CÁO CỦA CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TT Tên trung tâm Báo cáo Thực hiện Chi tiết phòng ban,bộ phận Ghi chú 1. Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư 2. Bảng dự toán kết quả đầu tư của Tổng công ty vào từng công ty thành viên Các khu vực và tổng công ty 3. Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư được lập tại Tổng công ty I TRUNG TÂM ĐẦU TƯ 4. Bảng đánh giá hiệu quả đầu tư của Tổng công ty vào từng công ty thành viên 1. Báo cáo dự toán doanh thu của tổng công ty 2. Báo cáo dự toán doanh thu của các công ty thành viên Các phòng bán hàng các Công ty thành viên II TRUNG TÂM DOANH THU 3. Báo cáo thực hiện doanh thu của 75 tổng công ty 4. Báo cáo thực hiện doanh thu của các công ty thành viên 1. Báo cáo dự toán chi phí của Tổng công ty 2.Báo cáo dự toán chi phí của từng công ty thành viên 3. Báo cáo thực hiện chi phí của Tổng công ty Các phân xưởng 4. Báo cáo thực hiện chi phí của từng công ty thành viên III TRUNG TÂM CHI PHÍ 5. Báo cáo thực hiện chi phí của từng phòng ban, bộ phận thuộc các công ty thành viên 1. Báo cáo dự toán lãi lỗ của các cty thành viên Các công ty thành viên IV TRUNG TÂM LỢI NHUẬN 2. Báo cáo thực hiện lãi lỗ của các cty thành viên (Phụ lục 09:Các mẫu biểu báo cáo của Trung tâm trách nhiệm) 3.2.2.2 Qui trình hoạt động của Kế toán trách nhiệm tại Công ty Phân tích định kỳ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế Lập các kế hoạch hoạt động Tiếp tục đối chiếu số liệu,ra quyết định vào thời điểm thích hợp Kiểm soát Ra quyết định quản trị điều tiết các chênh lệch lớn Thu thập thông tin liên quan đến kế hoạch Sơ đồ 3.2: Qui trình hoạt động của Kế toán trách nhiệm tại Công ty 76 Qui trình đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm trước hết chúng ta phải lập kế hoạch chi tiết theo mô hình trung tâm trách nhiệm của từng bộ phận, từng phòng ban, đưa ra các chỉ tiêu, thông tin tài chính cụ thể cho Công ty. Sau đó trên cơ sở số liệu thực tế phát sinh thu thập được theo đúng như mô hình trách nhiệm và tuân thủ theo đúng các nguyên tắc hạch toán của KTTC liên thông qua kế toán quản trị để thông tin kịp cho quá trình đánh giá và ra quyết định. Trên cơ sở các chênh lệch đó có phương hướng điều tiết và khắc phục, để ra quyết định tiếp theo phù hợp và hợp lý hơn với tình hình thực tế của Công ty một cách kịp thời và nhanh chóng. 3.2.2.3 Xác định trách nhiệm lập dự toán và trách nhiệm báo cáo của các trung tâm trách nhiệm: 3.2.2.3.1 Trách nhiệm lập dự toán Khâu quan trọng trong quá trình kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh là cần phải biết số liệu dự toán ở bộ phận đó là bao nhiêu, từ đó mới có cơ sở so sánh và qui trách nhiệm cụ thể, khi số liệu thực hiện có chênh lệch so với dự toán. Từ đó, biết được những ai, những bộ phận nào làm ảnh hưởng tới lợi ích chung của toàn công ty. Ví dụ: Chi phí NVLTT do khối sản xuất thực hiện chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí. ( Phụ lục 10: Trách nhiệm lập dự toán ) Bên cạnh đó, dự toán chi phí được lập ở từng trung tâm trách nhiệm cần phân biệt hai dạng trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự toán. - Trung tâm chi phí định mức: Là trung tâm chi phí mà đầu ra tuy không thể hiện bằng đơn vị tiền tệ, nhưng vẫn có thể xác định và lượng hóa được trên cơ sở đã biết phí tổn (đầu vào) cần thiết để tạo ra một đơn vị đầu ra. Ví dụ, một phân xưởng sản xuất sẽ là trung tâm chi phí định mức vì giá thành mỗi đơn vị sản phẩm tạo ra có thể xác định thông qua định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp và định mức chi phí sản xuất chung. Vì vậy, đối với trung tâm này: 77 + Về hiệu quả: được đánh giá thông qua việc trung tâm có hoàn thành được kế hoạch sản lượng sản xuất trên cơ sở đảm bảo đúng thời hạn và tiêu chuẩn kỹ thuật quy định không. + Về mặt hiệu năng: được đo lường thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí định mức. Trên cơ sở đó các nhà quản lý sẽ phân tích biến động chi phí và xác định các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thực hiện định mức chi phí. Sai biệt chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí định mức. - Trung tâm chi phí dự toán: Là trung tâm chi phí mà đầu ra không thể lượng hóa được bằng tiền một cách chính xác và mối quan hệ giữa đầu ra với đầu vào ở trung tâm này là không chặt chẽ. Trong Doanh nghiệp điển hình trung tâm này là phòng tổ chức hành chính (đầu ra là các nhân sự có năng lực phù hợp), phòng kế toán (đầu ra là các bản báo cáo trung thực và đáng tin cậy), phòng kỹ thuật (đầu ra là các bản vẽ kỹ thuật)… Đối với trung tâm chi phí này : + Về hiệu quả: thường được đánh giá thông qua việc so sánh giữa đầu ra và mục tiêu phải đạt được của trung tâm . + Về mặt hiệu năng: được đánh giá chủ yếu dựa vào việc đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và dự toán ngân sách đã được phê duyệt. 3.2.2.3.2 Trách nhiệm lập báo cáo của trung tâm trách nhiệm Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm được tổng hợp định kỳ trên một báo cáo thành quả. Báo cáo thành quả sẽ phản ánh kết quả tài chính chủ yếu theo thực tế và theo dự toán, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu được chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Các loại báo cáo thực hiện: 78 ­ Trung tâm chi phí (Các phân xưởng, các phòng ban): Báo cáo tình hình thực hiện chi phí (gồm các khoản mục: chi phí thực tế, chi phí dự toán và các khoản chênh lệch giữa chi phí thực tế so với dự toán). ­ Trung tâm doanh thu (Phòng bán hàng các chi nhánh, cửa hàng): Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu. ­ Trung tâm lợi nhuận (Các công ty): Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí. ­ Trung tâm đầu tư (Các khu vực, Tổng công ty): Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí. 3.2.2.4. Xác định chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm: - Khi xác định các chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động của trung tâm trách nhiệm, tức là chúng ta muốn xác định kết quả của trung tâm trách nhiệm và trách nhiệm quản lý của nhà quản trị, để từ đó công ty kiểm soát hoạt động của trung tâm trách nhiệm và kiểm soát trách nhiệm quản lý của nhà quản trị. Việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần Đồng Tâm, qua quá trình vận hành để biết đâu là kết quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm, đâu là trách nhiệm của nhà quản lý, thì chúng ta phải phân tích từng trung tâm, nếu:  Trung tâm chi phí: - Kết quả hoạt động của trung tâm này, được đánh giá dựa vào việc đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và dự toán ngân sách. Thành quả của các nhà quản lý bộ phận này sẽ được đánh giá dựa vào vào khả năng kiểm soát chi phí của họ trong bộ phận. Thông qua đó xác định trách nhiệm nhà quản lý có hoàn thành kế hoạch hay không. Vì đối với trung tâm này, nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm đầu vào.  Trung tâm doanh thu 79 - Kết quả hoạt động của trung tâm này, được đánh giá dựa vào việc đối chiếu giữa doanh thu thực tế đạt được và doanh thu dự toán của bộ phận. Khi đó, chúng ta sẽ xác định được sai biệt về doanh thu. - Bên cạnh đó, chúng ta còn phải so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán của trung tâm. Khi đó mới đo lường đúng kết quả hoạt động của trung tâm. Còn trách nhiệm của các nhà quản lý ở trung tâm này được đánh giá chủ yếu thông qua sai biệt về doanh thu, vì trung tâm doanh thu chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu, không chịu trách nhiệm về giá thành hay giá vốn của sản phẩm hàng hóa.  Trung tâm lợi nhuận - Kết quả hoạt động của trung tâm này, được đánh giá dựa vào việc đối chiếu giữa lợi nhuận thực tế đạt được và lợi nhuận dự toán. Qua đó phân tích khoản sai biệt lợi nhuận do ảnh hưởng của các nhân tố có liên quan như: doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Trên cơ sở đó xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan làm biến động lợi nhuận so với dự toán. - Kết quả hoạt động của trung tâm này có thể đo lường bằng các chỉ tiêu sau đây: ­ Số dư đảm phí bộ phận. ­ Số dư bộ phận kiểm soát được. ­ Số dư bộ phận. ­ Lợi nhuận trước thuế. Còn trách nhiệm của các nhà quản lý ở trung tâm này, được đánh giá thông qua số dư bộ phận kiểm soát được. Vì chỉ có các chi phí thuộc quyền kiểm soát của nhà quản lý trung tâm, thì mới xác định đúng trách nhiệm của nhà quản lý ở trung tâm lợi nhuận.  Trung tâm đầu tư: Sai biệt doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu dự toán Sai biệt lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế - Lợi nhuận dự toán 80 - Kết quả hoạt động của trung tâm này cũng được đánh giá thông qua việc đối chiếu giữa lợi nhuận thực tế đạt được và lợi nhuận dự toán. Đồng thời cần phải so sánh lợi nhuận đạt được với tài sản hay giá trị đã đầu tư vào trung tâm. Cụ thể sử dụng các chỉ tiêu: ROI, RI. + Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư ( ROI ): Là tỷ lệ giữa lợi nhuận trước thuế so với vốn đầu tư đã sử dụng để tạo ra lợi nhuận của trung tâm đầu tư. + Lợi nhuận còn lại ( RI ): Là số tiền còn lại sau khi trừ chi phí vốn sử dụng. Các nhà quản lý ở trung tâm này sẽ chịu trách nhiệm về lợi nhuận, và cả việc mua sắm tài sản của trung tâm mình. 3.2.3 Về việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện nội dung KTQT tại Công ty 3.2.3.1 Phương pháp chứng từ: Về cơ bản công ty đã thể hiện và vận dụng tốt nguồn thông tin đầu vào của KTQT, được cung cấp đa phần từ nguồn thông tin của KTTC, còn lại là một số thông tin đa phần về chính sách kinh tế của Nhà Nước, chính sách giá cả, giá thị trường, chính sách khuyến mãi. KTQT đã sử dụng gián tiếp hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Nhưng có một số chứng từ phục vụ nội bộ doanh nghiệp, phản ánh chi phí, được thiết kế chi tiết hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí của nhà quản trị. Cụ thể: khi thiết kế phải đảm bảo được yêu cầu phân loại chi phí theo cách ứng xử của nó đối với mức độ hoạt động, thỏa mãn Lợi nhuận trước thuế Công thức: ROI = Vốn đầu tư RI = Lợi nhuận - Chi phí vốn ( 1 ) RI = Lợi nhuận - ( Vốn đầu tư X Tỷ suất chi phí vốn ) ( 2 ) 81 yêu cầu xác định các chỉ tiêu định mức làm căn cứ lập dự toán, tập hợp chi phí theo các bộ phận, trung tâm trách nhiệm,… Ví dụ: a/Các chứng từ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04.VT; ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) - Phiếu lĩnh vật tư vượt định mức: Chứng từ này được sử dụng trong trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức vật tư được duyệt đã được bộ phận sử dụng lãnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất hoặc do sử dụng vượt định mức vật tư quy định). Chứng từ này là căn cứ để kế toán quản trị hạch toán khoản chi phí chênh lệch so với định mức, và do mọi trường hợp tiêu hao chi phí vượt định mức đều là hiện tượng không bình thường nên các chứng từ này phải được sử dụng đính kèm với “ Bản giải trình vật tư vượt định mức “ do cấp có thẩm quyền quyết định. Phiếu này có thể được thiết kế theo mẫu sau: Tên doanh nghiệp PHIẾU LĨNH VẬT TƯ VƯỢT ĐỊNH MỨC Số: Ngày… tháng … năm… - Bộ phận sử dụng: - Lý do nhận: - Xuất kho tại: Chênh lệch so với định mức Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Giá trị Ghi chú Cộng Duyệt của Giám đốc Phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho 82 - Phiếu báo thay đổi định mức vật liệu: chứng từ này là căn cứ để kế toán quản trị hạch toán khoản chênh lệch vật liệu do thay đổi định mức, trên cơ sở đó tính được giá thành thực tế sản phẩm, công việc hoàn thành trong tháng. Phiếu này do bộ phận có nhiệm vụ xây dựng định mức lập (Ví dụ như bộ phận kế hoạch hoặc bộ phận kỹ thuật) và được gửi đến bộ phận sản xuất và phòng ban có liên quan. Tên doanh nghiệp PHIẾU THAY ĐỔI ĐỊNH MỨC VẬT LIỆU Số: Ngày… tháng … năm… - Loại sản phẩm, có thay đổi định mức vật liệu: - Ký hiệu, mã số : - Lý do thay đổi định mức: - Ngày bắt đầu thực hiện định mức mới: Loại vật liệu thay đổi Chênh lệch do thay đổi định mức Stt Tên Mã số ĐVT Định mức cũ Định mức mới Đơn giá Số lượng Giá trị Cộng Xác nhận của Giám đốc Trưởng bộ phận lập định mức Ghi chú: các thay đổi về định mức nhân công hoặc biến phí sản xuất chung cũng có thể được phản ánh vào phiếu báo thay đổi định mức tương tự như mẫu trình bày trên. 83 b/Các chứng từ về chi phí nhân công trực tiếp: Để theo dõi và phản ánh chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh đồng thời có căn cứ để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bộ phận kế toán quản trị nên sử dụng thêm các chứng từ sau: - Bảng chấm công - Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành - Phiếu báo làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền lương (các chứng từ này được ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006). - Phiếu theo dõi thời gian lao động trực tiếp: phiếu này được lập hàng ngày để theo dõi thời gian lao động trực tiếp. PHIẾU THEO DÕI THỜI GIAN LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP Số:… Ngày … tháng … năm …. Bộ phận sản xuất: Stt Họ và tên công nhân Nội dung công việc Thời gian lao động Đơn giá Thành tiền Ghi chú Đ/mức Thực tế Đ/mức Vượt đ/mức Đ/mức Thực tế Cộng Tổ trưởng/ Trưởng ca xác nhận Người theo dõi - Phiếu trả thêm lương: chứng từ này được sử dụng trong trường hợp sử dụng vượt định mức nhân công. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán quản trị hạch toán khoản chêch lệch so với định mức chi phí nhân công trực tiếp. Vì đây là một khoản chi phí 84 vượt định mức, nên đính kèm với chứng từ này cũng sẽ là một “ bản giải trình thời gian lao động vượt định mức ” được xác nhận bởi một cấp thẩm quyền liên quan. PHIẾU TRẢ LƯƠNG THÊM - Tên cá nhân hoặc bộ phận được lãnh: - Kỳ trả lương: - Lý do: Stt Họ và tên Số giờ vượt định mức Đơn giá Thành tiền Cộng Xác nhận của phụ trách phân xưởng Tổ trưởng / Trưởng ca lập 3.2.3.2 Phương pháp tài khoản kế toán: Để sử dụng hiệu quả nguồn thông tin đầu vào từ KTTC, chúng ta nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo quy định số 15/BTC ngày 20/03/2006 nhưng có điều chi tiết hơn để phục vụ cho quản lý và thích hợp hơn với đặc điểm của KTQT. Hơn nữa, mục đích của KTQT là kiểm soát được chi phí, doanh thu, tức là kiểm soát được trách nhiệm của từng bộ phận.Vì vậy, vấn đề tồn tại ở đây là thiết kế tài khoản cho việc ghi chép dữ liệu cho từng trung tâm trách nhiệm. Như vậy, chúng ta phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho thu thập, xử lý thông tin của KTQT phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: - Phải vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 15/BTC ngày 20/03/2006 do Bộ tài chính ban hành để xây dựng chi tiết hơn các tài khoản chi phí và doanh thu phù hợp với yêu cầu kế toán các trung tâm trách nhiệm. 85 - Phải kết hợp mã số của từng trung tâm trách nhiệm với từng tài khoản chi phí, doanh thu. Qua đó cho phép tổng hợp được số liệu theo từng trung tâm trách nhiệm theo từng tài khoản chi phí, doanh thu của toàn doanh nghiệp. - Phân loại và mã hoá các tài khoản chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất. - Kiểm soát được việc thực hiện các dự toán ngân sách kết xuất số liệu thuận tiện cho việc lập báo cáo KTQT, cũng như một số BCTC. Để đảm bảo các yêu cầu trên, hệ thống tài khoản sử dụng trong KTQT có thể thiết kế như sau: (phần thiết kế tài khoản sử dụng trong KTQT thể hiện cụ thể trong phần trung tâm trách nhiệm). 3.2.3.3 Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Để cho công tác kế toán quản trị, phục vụ tốt chức năng của mình là kiểm soát chi phí, thì bên cạnh hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, thì chúng ta có thể thiết kế thêm một số sổ kế toán, để theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí, cũng như làm cơ sở cho việc phân tích các biến động chi phí như: - Sổ chi tiết chi phí vật liệu trực tiếp. - Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp. - Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung. - Sổ chi tiết chi phí bán hàng, và chi phí quản lý. Các sổ này có thể được thiết kế như sau: 86 SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Tháng…năm…. THỰC TẾ DỰ TOÁN CHÊNH LỆCH VỀ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI Lượng thực tế Đơn giá thực tế Chi phí thực tế Lượ ng định mức Đơn giá định mức Chi phí định mức Lượng Giá Số tiền Ghi chú Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Tháng…năm…. THỰC TẾ DỰ TOÁN CHÊNH LỆCH VỀ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI Lượng thực tế Đơn giá nhân công thực tế Chi phí nhân công thực tế Lượ ng định mức Đơn giá nhân công định mức Chi phí nhân công định mức Lượng Giá Số tiền Ghi chú Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Tháng…năm…. DỰ TOÁN THỰC TẾ Có TK… Nợ TK 627 152 334 …. Tổng CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI Biến phí Định phí Tổng BP ĐP CPHH Cộng 87 Các mẫu sổ về chi phí khác về cơ bản cũng có thể thiết kế tương tự như các mẫu sổ trên. 3.2.3.4 Về hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Hệ thống các báo cáo là cơ sở là phương tiện truyền đạt thông tin đến các nhà quản trị, nhưng phải đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời, phù hợp theo từng đối tượng sử dụng thông tin. Để đáp ứng được yêu cầu này, căn cứ vào những nội dung cơ bản của KTQT, chúng ta đưa ra các bảng và các báo cáo kế toán quản trị như sau: (1)Các báo cáo phục vụ cho chức năng hoạch định của nhà quản trị: Bảng dự toán tiêu thụ Bảng dự toán sản xuất Bảng dự toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Bảng dự toán về chi phí nhân công trực tiếp Bảng dự toán về chi phí sản xuất chung Bảng dự toán về chi phí bán hàng Bảng dự toán về chi phí quản lý doanh nghiệp Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo dự toán Bảng cân đối tài sản theo dự toán (2) Báo cáo cung cấp thông tin cho việc điều hành và kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch: Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố Báo cáo về tình hình thực hiện định mức chi phí vật liệu và phân tích các sai biệt về chi phí vật liệu. Báo cáo về tình hình thực hiện định mức chi phí nhân công và phân tích các sai biệt về chi phí nhân công. 88 Báo cáo về tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất chung và phân tích các sai biệt về chi phí sản xuất chung. Báo cáo về tình hình thực hiện định mức chi phí bán hàng và phân tích các sai biệt về chi phí bán hàng. Báo cáo về tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và phân tích các sai biệt về chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài các báo cáo được lập định kỳ hàng tháng như trên, các nhà quản trị có thể yêu cầu cung cấp thêm các báo cáo hoạt động theo từng tuần, ngày như: Báo cáo về sản lượng, báo cáo giá bán cũng như chính sách khuyến mãi của các đối thủ cạnh tranh, báo cáo về doanh số bán hàng,… (3) Các báo cáo chứng minh cho việc ra quyết định Bảng tóm tắt thông tin thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh Bảnh tính toán, phân tích và xếp hạng dự án đầu tư 3.2.4 Về việc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Qua việc phân tích các nguyên nhân đưa đến những hạn chế trong chương 2, việc thực hiện một cách rời rạc giữa Kế toán tài chính và kế toán quản trị, từ đó làm cho việc cung cấp số liệu không kịp thời, không hoàn thiện giữa hai bộ phận KTTC và KTQT. Vì vậy, một giải pháp để thực hiện việc vận dụng mô hình KTQT tại Công ty Đồng Tâm là cần phải tiến hành các giải pháp hổ trợ sau đây: - Thay đổi phương thức quản lý: + Thay đổi thói quen làm việc. + Thay đổi nội dung các báo cáo + Thay đổi nội dung kiến thức của người quản lý. (vì KTQT như một công cụ mang tính chất hướng dẫn, chưa thấy thật sự cần thiết như bắt buộc của KTTC). - Từ mối quan hệ giữa KTTC và KTQT đưa ra những ứng dụng liên thông (về số liệu, về thông tin, về báo cáo…). 89 - Xác lập trách nhiệm từng bộ phận của Công ty và phân bổ chi phí một cách khoa học để kiểm soát chi phí. Đồng thời, để việc tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được thực hiện tốt, chúng ta cần phải có nhân viên có trình độ, và những công cụ để hổ trợ cụ thể như sau: 3.2.4.1 Nhân viên kế toán: Để thực hiện được tốt hệ thống KTQT tại Công ty, chúng ta phải cụ thể hoá mục đích công việc, nhiệm vụ chính của từng nhân viên trong bộ phận KTQT và mối quan hệ phối hợp với các phòng ban. Chúng ta biết rằng các bộ phận hợp thành phân hệ KTQT bao gồm: chứng từ, tài khoản, báo cáo kế toán quản trị chỉ được vận hành và phát huy tác dụng khi có sự hoạt động của hiệu quả của bộ máy kế toán bao gồm các nhà chuyên môn và sự phối hợp của họ trong quá trình hoạt động cũng như sự phối hợp với các bộ phận khác có liên quan. Vì thế, để tổ chức tốt bộ máy kế toán quản trị tại Công ty thì chúng ta phải cụ thể hoá công việc và mục đích cần hướng tới của từng nhân viên, đồng thời cụ thể hoá mối quan hệ giữa các phòng ban và bộ phận có liên quan. Trước hết, chúng ta tổ chức sơ đồ kế toán quản trị tại công ty, để xác định trong phân hệ kế toán quản trị có những bộ phận nào và thông qua sơ đồ để biết mức độ trách nhiệm trên dưới của từng cá nhân ở các bộ phận. NHÂN VIÊN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THỐNG KÊ NHÂN VIÊN PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH TRƯỞNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Sơ đồ 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán quản trị tại Công ty CP Đồng Tâm TRƯỞNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 90 Sau đó, chúng ta phải xây dựng mục đích công việc và trách nhiệm của từng cá nhân trong phòng ban theo cây sơ đồ trên. Trưởng phòng kế toán quản trị Mục đích công việc: - Hổ trợ Ban Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra, kiểm soát công việc của bộ phận kế toán quản trị. - Tham mưu, tư vấn và đề xuất giải pháp, chiến lược cho Ban giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán, đồng thời hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, đánh giá những triển vọng và rủi ro của Đồng Tâm Group, các Công ty thành viên, các Chi nhánh trực thuộc nhằm đưa ra những quyết định điều hành mang tính khách quan, tính hệ thống và hiệu quả. Nhiệm vụ chính: - Tổ chức, quản lý, điều hành, sắp xếp, phân công việc cho Nhân viên. - Tổ chức việc lập báo cáo theo đúng yêu cầu thông tin của Ban Lãnh Đạo Công ty. - Triển khai, phổ biến các Quy định, Quy trình, Hướng dẫn, Thông báo, … của Công ty đã ban hành. - Lập, triển khai, thực hiện, kiểm soát & báo cáo các mục tiêu, kế hoạch của Bộ phận & Công ty. - Xây dựng, soát xét quy trình, quy định liên quan đến hoạt động của Bộ phận. - Phối hợp với Bộ phận Đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo, huấn luyện cho Nhân viên trực thuộc. - Tham mưu, tư vấn & đề xuất giải pháp, chiến lược cho BLĐ-BGĐ Công ty trong lĩnh vực Tài chính kế toán, Hoạt động sản xuất kinh doanh. - Thường xuyên tham gia tổ chức các khóa đào tạo về các công tác kế toán tài chính cho nhân viên thuộc quyền và các nhân viên khác. 91 - Kiểm tra, kiểm soát, giám sát & đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Nhân viên trực thuộc. - Kiểm tra, ký các báo cáo do Phòng Kế Toán Quản Trị lập. - Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các Quy định, Quy trình, Mục tiêu, kế hoạch của Bộ phận & Công ty. - Kiểm tra, kiểm soát, bảo quản & sử dụng tài sản của Công ty một cách hiệu quả. - Định kỳ báo cáo theo Quy định của Công ty hoặc theo yêu cầu đột xuất của Ban Lãnh Đạo. - Báo cáo công việc trực tiếp cho Ban Tổng Giám Đốc. - Báo cáo ngay cho Ban Tổng Giám Giám đốc khi phát hiện thông tin có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhân viên kế toán quản trị Mục đích công việc: - Hỗ trợ Trưởng Phòng Kế Toán quản trị trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Lãnh Đạo. Nhiệm vụ chính: - Tập hợp, ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng trung tâm trách nhiệm hay từng đối tượng chịu chi phí theo hệ thống chi phí và tính giá thành của công ty. Lập báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành theo quan điểm kế toán quản trị của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tại công ty theo định kỳ hàng tháng. - Có nhiệm vụ liên kết với các bộ phận kế hoạch- kỹ thuật, bộ phận tiêu thụ - nghiên cứu thị trường và các phòng ban có liên quan; đồng thời dựa vào nguồn tài liệu của các báo cáo chi phí và giá thành thực tế để xây dựng các định mức chi phí sản xuất kinh doanh, trên cơ sở đó lập một hệ thống dự toán ngân sách cho Công ty. Đồng thời, tham gia vào việc lập các dự án đầu tư thông qua việc 92 lập các dự toán ngân sách dài hạn và tính toán các chỉ tiêu thẩm định hiệu quả tài chính dự án đầu tư: NPV, IRR,… Nhân viên phòng thống kê Mục đích công việc: - Hỗ trợ Trưởng Phòng Kế Toán quản trị trong việc thu thập thông tin tài chính kế toán và tổng hợp để cung cấp cho các cá nhân liên quan. Trách nhiệm và nhiệm vụ chính: - Tập hợp và phân loại các khoản mục doanh thu và chi phí theo các tiêu chí khác nhau (theo phòng ban hoặc đơn vị thành viên, theo sản phẩm, …) - Cung cấp thông tin đã xử lý sơ bộ cho nhân viên kế toán tài chính và nhân viên kế toán quản trị. - Thiết kế biểu mẫu các báo cáo kế toán theo hệ thống kế toán quản trị hoặc theo yêu cầu bất thường của Trưởng phòng. - Thường xuyên truy cập internet để sưu tầm các tài liệu về kinh tế, tài chính, kế toán cũng như những thông tin khác có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống Đồng Tâm. - Tổng hợp thông tin làm tài liệu đào tạo cho nhân viên kế toán. Nhân viên phân tích tài chính Mục đích công việc: - Hỗ trợ Trưởng Phòng Kế Toán quản trị trong việc phân tích tình hình tài chính và các công việc khác có liên quan. Trách nhiệm và nhiệm vụ chính: - Theo về doanh thu bán hàng phát sinh theo từng bộ phận, chi nhánh, từng trung tâm doanh thu và từng khách hàng, từng mặt hàng sản phẩm, ngành hành kinh doanh cụ thể, từ đó cung cấp thông tin giúp Ban quản trị đề ra các chính sách khuyến mại thích hợp. 93 - Phân tích tình hình thực hiện dự toán qua đó đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong công ty, đồng thời phân tích và tìm hiểu các nguyên nhân dẫn tới chênh lệch giữa các kết quả thực tế với số liệu dự toán về các chi tiêu chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Trên cơ sở đó lập báo cáo phân tích về tình hình thực hiện dự toán cho từng bộ phận. - Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận nhằm cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời và đáng tin cậy cho Ban điều hành quản trị Công ty ra quyết định đối với các tình huống kinh doanh đặc biệt, hoặc đề ra các chiến thuật kinh doanh ngắn hạn. Trên cơ sở đó, lập các báo trình bày thông tin thích hợp đối với các phương án kinh doanh được lựa chọn. Thông qua mục đích công việc, nhiệm vụ chính trên của các nhân viên, các bộ phận, các phòng ban có trách nhiệm hổ trợ phối hợp thực hiện, xem như đó là trách nhiệm của mình đối với đồng nghiệp, cũng như là đối với công việc chung của toàn công ty. Đồng thời, phòng kế toán quản trị có trách nhiệm đưa ra những thông tin, những sản phẩm dịch vụ cung cấp cho đơn vị một cách hợp lý và kịp thời đối với các cấp lãnh đạo và các cấp trên liên quan. 3.2.4.2 Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Trước sự phát triển như vũ bão của Khoa học kỹ thuật công nghệ, nhu cầu để có thông tin cung cấp nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho nhà quản trị là vấn đề cấp bách và cần thiết trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như ngày hôm nay. Vì vậy, chúng ta cần phải ứng dụng phần mềm để hổ trợ công tác kế toán quản trị tại công ty. Hơn nữa tại Công ty đã có sử dụng chương trình ERP để thu thập và xử lý số liệu về kế toán tài chính, thì chúng ta không ngại gì tổ chức thực hiện chương trình cho Kế toán quản trị liên thông từ phần hành KTTC thông qua những thiết kế, những kỹ thuật được trình bày ở trên. Khi đó, Công ty có số liệu lưu trữ, nhanh chóng, kịp thời để phân tích và 94 đưa ra báo cáo có giá trị quyết định chiến lược với bất kỳ tình huống kinh doanh nào, trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Đồng thời lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin ở các nước trên thế giới cũng như tại Việt Nam đã minh chứng rằng sự ứng dụng phần mềm kế toán vào quản lý Doanh nghiệp là một điều tất yếu. Hiện nay đang có rất nhiều phần mềm kế toán nước ngoài như: Acsolf, Sun system, Accpac, Solomon, Jd-Edwarks. Vì vậy, việc thực hiện các công việc của KTTC và KTQT ở các Doanh nghiệp nước ngoài hầu như đều dựa trên các công cụ này. Với mong muốn của Doanh nghiệp, làm sao áp dụng được những phần mềm như thế để thuận tiện trong công việc KTTC và KTQT, nhưng không thể vì giá thành quá cao. Vì vậy, công ty đã sử dụng chương trình ERP do FPT viết, nhưng đa số chỉ chú ý đến phần dữ liệu thực tế, nghĩa là trong phần cơ sở dữ liệu chỉ có vùng nhập số liệu thực tế, từ đó chương trình tự xử lý và cho ra các báo cáo tài chính theo yêu cầu. Do nhu cầu rất cần để tổ chức nội dung kế toán quản trị cho đầy đủ cùng với KTTC, KTQT như là bộ máy song hành, không đơn thuần chỉ là các bảng tính, báo cáo từ Excel sau khi có được những báo cáo tổng hợp từ báo cáo tài chính của chương trình ERP. Đồng thời, các nhà quản trị và các kế toán viên quản trị phải biết đòi hỏi các chuyên viên phần mềm, những yêu cầu quản lý của mình để họ có thể cung cấp phần mềm hiệu quả Cụ thể, những nội dung quan trọng của KTQT trong chương trình ERP phải có kiểm soát việc thực hiện các dự toán theo từng trung tâm trách nhiệm, theo từng đối tượng theo dõi về doanh thu, chi phí, thu nhập. Khi đó KTQT sẽ có căn cứ so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán có điều chỉnh theo mức độ hoạt động thực tế ( dự 95 toán linh hoạt ). Bên cạnh đó các nhà quản trị phải yêu cầu các chuyên viên phần mềm là trong thiết kế chương trình đảm bảo có chức năng phân quyền và chương trình phải đảm bảo được tính bí mật thông tin ở cấp phân quyền. 96 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Việc vận dụng mô hình kế toán quản trị có hiệu quả và thiết thực sẽ cung cấp được những thông tin cần thiết và hữu ích trong quá trình ra quyết định và điều hành của nhà quản lý Doanh nghiệp. Đứng trước yêu cầu này, tác giả đã hệ thống và bổ sung thêm một số kỹ thuật nghiệp vụ trong quá trình thực hiện vận dụng kế toán quản trị ở Công ty. Việc vận dụng kế toán quản trị tại Công ty về cơ bản là phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của nhà quản lý điều hành Doanh nghiệp, đồng thời trên cơ sở đảm bảo mối quan hệ và phù hợp với nội dung của Kế toán tài chính Hơn nữa, kế toán quản trị đưa vào vận dụng có hiệu quả tại Công ty cần phải có những người am hiểu, đọc hiểu và ra quyết định đúng đắn về sự kiện kinh tế đã được phân tích như các quyết định ngắn hạn, dài hạn, dự toán ngân sách, kiểm soát chi phí của Doanh nghiệp. Để hoàn thành các nội dung trên, tác giả cũng đưa ra các giải pháp về chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán quản trị, và trung tâm trách nhiệm, đồng thời xây dựng bộ máy kế toán quản trị trong mối liên hệ với bộ máy kế toán nói chung của Doanh nghiệp. Trong phần trên tác giả đã đưa ra một số bổ sung trong kỹ thuật, nghiệp vụ của kế toán quản trị và hoàn thiện việc vận dụng mô hình kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Đồng Tâm, thông qua các biện pháp nhằm cải thiện việc vận dụng một cách đầy đủ mô hình kế toán quản trị vào Công ty Cổ phần Đồng Tâm thiết thực và hiệu quả hơn. 97 KẾT LUẬN CHUNG Trong bối cảnh toàn cầu hoá hiện nay, cạnh tranh là điều không tránh khỏi đối với các Doanh nghiệp, các Công ty nói chung và Công ty Cổ phần Đồng Tâm nói riêng luôn phải nâng cao năng lực hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí để tồn tại và phát triển. Mục tiêu của tất cả các Doanh nghiệp không riêng gì Công ty Đồng Tâm là tiết kiệm được chi phí và kiểm soát được tình hình hoạt động của Công ty mình, hay nói cách khác muốn hạ giá thành và cạnh tranh với các đơn vị khác, các Doanh nghiệp phải làm sao cố gắng thực hiện tốt các kỹ thuật, nghiệp vụ trong kế toán quản trị. Đồng thời để thực hiện chức năng quản lý của mình, kế toán quản trị phải gắn liền với việc cung cấp thông tin cho quá trình hoạch định, kiểm soát, điều hành và ra quyết định của nhà quản trị. Nhờ đó, mà nhà Quản trị có quyết định đúng đắn kịp thời trong quản lý điều hành Doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán quản trị là đề tài tương đối rộng, nên việc vận dụng và hoàn thiện mô hình kế toán quản trị tại Công ty Đồng Tâm, tác giả thực hiện chắc không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong Quý Thầy Cô, bạn bè và những nhà nghiên cứu quan tâm giúp đỡ, đóng góp ý kiến và chỉ dẫn thêm để đề tài được hoàn thiện và đầy đủ hơn. 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS. TS. Phạm Văn Dược ( 2007 ), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê. 2. TS. Đoàn Ngọc Quế, Bài giảng kế toán quản trị, (dùng cho học viên cao học). 3. Trường Đại học kinh tế TP.HCM (2004), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê. 4. PGS.TS Nguyễn Năng Phúc, Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân. 5.Tập thể tác giả khoa kế toán (2001), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản thống kê. 6.TS.Trần Anh Hoa, Vận dụng mô hình kế toán quản trị tại Doanh nghiệp (Đề tài nghiên cứu sinh). 7. PGS.TS.Đào Văn Tài,Kế toán quản trị ( 2003), Nhà xuất bản tài chính.