Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại một doanh nghiệp và các vấn đề đặt ra đối với AIS

Đề tài 4 Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại một doanh nghiệp và các vấn đề đặt ra đối với AIS HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Nhóm truyết trình  Huỳnh Thị Kim Ánh  Lê Thị Hải Hà  Võ Thị Thúy Hằng  Nguyễn Thị Kim Nhung  Lê Nguyễn Hoàng Oanh  Dương Thị Mai Ly  Đỗ Trọng Nhân  Nguyễn Thị Hồng Mỹ  Nguyễn Hoàng Ninh Tóm tắt nội dung  Khái niệm: Thương mại điện tử Hệ thống thông tin kế toán (AIS)  AIS trong thương mại điện tử  Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ ABC  Các vấn đề đặt ra với AIS tại Công ty Khái niệm Thương mại điện tử (e-commerce) Thương mại điện tử là các giao dịch được thực hiện trên mạng Internet giữa các doanh nghiệp với các khách hàng mua và sử dụng hàng hóa và dịch vụ hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau Khái niệm Thương mại điện tử (e-commerce) Các loại hình thương mại điện tử:  Business-to-customer (B2C): Hoạt động bán lẻ SP và dịch vụ trực tiếp đến KH cá nhân  Business-to-business (B2B): Hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ giữa các doanh nghiệp  Customer-to-customer (C2C): Cá nhân sử dụng web để trao đổi hay mua bán riêng tư Khái niệm Thương mại điện tử (e-commerce) Lợi ích của thương mại điện tử:  TMĐT giúp cho các DN nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác.  TMĐT giúp giảm chi phí sản xuất.  TMĐT giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị.  TMĐT qua INTERNET giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chí phí giao dịch.  TMĐT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần tham gia vào quá trình thương mại.  Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá. Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán (AIS) Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp là hệ thống gồm nhiều thành phần kết hợp nhằm thu thập dữ liệu, xử lý tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng ra quyết định phù hợp. Khái niệm AIS trong thương mại điện tử  Tính tự động hóa cao trong xử lý và lưu trữ thông tin kế toán tài chính  Tính liên kết giữa các hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cao  Chương trình tự động cần được thiết kế, theo dõi và kiểm soát để quản lý rủi ro và nhằm đảm bảo thông tin kế toán được xử lý đúng và không có sai sót nào. Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Giới thiệu về doanh nghiệp  Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ ABC  Lĩnh vực kinh doanh : là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh sách, và các sản phẩm in ấn trực tuyến  Loại hình thương mại điện tử: B2C Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm qua trang web trực tuyến của công ty Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Giới thiệu về doanh nghiệp (tt)  Khách hàng chủ yếu : chủ yếu là khách hàng cá nhân, ngoài ra có các doanh nghiệp, tổ chức,..  Phạm vi kinh doanh: Trụ sở chính : thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh : Hà Nội Cung cấp sản phẩm tới tất cả các tỉnh thành trong nước và quốc tế Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Hàng hóa dịch vụ kinh doanh thương mại điện tử  Các loại sách (mặt hàng chủ yếu)  Quà tặng, quà lưu niệm  Tạp chí  Phần mềm  Đĩa nhạc/ phim  Các loại phần mềm giải trí, giáo dục (game, học ngoại ngữ,…)  Các loại thẻ cào ( tham gia các hoạt động giải trí và học tập trực tuyến) Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Thiết kế web  Hàng hóa được phân loại theo lĩnh vực, trong mỗi lĩnh vực sản phẩm lại được phân loại theo từng đặc trưng chi tiết rõ hơn  Các sản phẩm ngoài việc được phân loại theo cách chính thống như trên còn được xếp trong các danh mục để cho các chương trình marketing đặc biệt ( sp giảm giá, sp bán chạy nhất, sp sắp được chào bán, sản phẩm mới…)  Các sản phẩm mới, sản phẩm bán chạy hoặc giảm giá đặc biệt sẽ được giới thiệu ngay trang chủ  Một số quảng cáo cho các doanh nghiệp, tổ chức khác trên trang web Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Thông tin về sản phẩm trên web Các thông tin chính về sp đều được thể hiện rõ để thuận tiện cho việc lựa chọn:  Tên sách,  Tác giả, NXB, đơn vị phát hành,  Kích thước, số trang, trọng lượng, ngày xuất bản ( sản xuất), Giá bìa, giá bán Ngoài ra còn có các thông tin về các loại sản phẩm nên mua kèm theo, các số lượng đã bán, xếp hạng sản phẩm Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Đặc trưng của hệ thống thông tin Chu trình kinh doanh : có đầy đủ các chu trình như DN khác (chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính, chu trình nhân sự,...) Công ty thương mại  không có chu trình liên quan đến sản xuất. Đặc trưng kinh doanh thương mại điện tử Chu trình doanh thu khác so với các công ty kinh doanh theo hình thức thông thường Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Quy trình mua hàng trực tuyến Truy cập web Tạo tài khoản/ Đăng ký tài khoản khách hàng Xem và chọn sản phẩm Đặt hàng Thanh toán Giao và nhận hàng Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Đặt hàng  Tạo tài khoản KH: Khai báo các thông tin cá nhân ( tên, địa chỉ, điện thoại, email,..) Các thông tin này được công ty cam kết bảo mật  Xem và lựa chọn hàng hóa và đưa vào giỏ hàng hóa  Kiểm tra và thay đổi thông tin về giỏ hàng hóa ( chi tiết loại hàng, số lượng, giá tiền, tổng tiền,..)  Lựa chọn địa điểm giao hàng Cở sở để tính phí vận chuyển  Nếu KH thanh toán ngay thì chuyển sang bước thanh toán, nếu thanh toán sau thì gửi đơn hàng Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Thanh toán  Khách hàng lựa chọn thông tin về người thanh toán, địa chỉ thanh toán, và người nhận hàng, và địa chỉ giao hàng  Phương thức thanh toán:  Thanh toán bằng tiền mặt  Thanh toán qua thẻ ATM (thẻ ghi nợ)  Thanh toán bằng thẻ tín dụng  Thanh toán qua các cổng thanh toán Payoo, Vinapay, VnMart  Thanh toán bằng thẻ trả trước do cty phát hành ( hình thức này khách hàng mua thẻ và sử dụng mã code trên thẻ để nhập vào trang web khi tiến hành thanh toán) Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Thanh toán (tt)  Thông thường khách hàng sẽ phải thanh toán ngay khi thực hiện đặt hàng. Sau khi nhận được tiền thanh toán công ty sẽ gửi hàng đi  Trường hợp khách hàng lựa chọn thanh toán sau thì sẽ thanh toán bằng tiền mặt khi nhận hàng Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Phương thức vận chuyển Khách hàng tới nhận hàng tại các địa điểm bán hàng của công ty Chuyển phát nhanh trong nước Gửi hàng qua bưu điện Gửi hàng qua DHL, EMS với các đơn hàng quốc tế Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Hóa đơn - Khách hàng có thể xem trực tiếp hóa đơn mua hàng trên web ngay sau khi đặt mua hàng - Khách hàng là tổ chức, công ty cần xuất hóa đơn VAT sẽ có lựa chọn để khai báo các thông tin cần thiết về tên cty, MST địa chỉ để xuất hóa đơn, hóa đơn VAT sẽ được gửi kèm theo hàng hóa Hoạt động TMĐT tại doanh nghiệp Xác nhận đơn hàng Sau khi KH hoàn thành đơn đặt hàng thành công, hệ thống sẽ gửi email cho khách hàng xác nhận đơn hàng đã thành công Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Các vấn đề đặt ra 1. Bảo mật thông tin khách hàng 2. Bảo mật hệ thống thông tin và ngăn chặn các hành động gian lận khi tiếp cận thông tin 3. Bảo đảm hệ thống điện tử truyền, nhận và xử lý các thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp các thông tin chính xác Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Các vấn đề đặt ra 4. Xây dựng các biện pháp ngặn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài và các virus truyền qua hệ thống mạng 5. Vận chuyển hàng chưa được theo dõi 6. Rủi ro trong thanh toán 7. Thông tin về lượng hàng tồn kho không chính xác 8. Thay đổi đơn hàng sau khi đặt hàng 9. Vấn đề ghi nhận doanh thu 10. Tính hiệu quả và hợp lý của thông tin kế toán Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Bảo mật thông tin khách hàng Để mua hàng online, khách hàng cần khai báo các thông tin cá nhân liên quan đến nhân thân và nếu thanh toán online khách hàng cũng cần cung cấp các thông tin liên quan đến tài khoản và ngân hàng. Do đó việc bảo mật các thông tin này vô cùng quan trọng.  Công ty cần đảm bảo các thông tin này sẽ được bảo mật Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Bảo mật hệ thống thông tin và ngăn chặn các hành động gian lận khi tiếp cận thông tin Việc kinh doanh thương mại điện tử ứng dụng công nghệ thông tin tự động do đó có khả năng có nhân viên có thể tiếp cận chỉnh sửa đơn hàng hoặc thể đặt hàng với số lượng lớn và thực hiện lệnh thanh toán ảo trên hệ thống để lấy hàng của công ty.  cần phải phân quyền trong việc tiếp cận, xử lý và chỉnh sửa thông tin trong hệ thống và kiểm tra, kiểm soát độc lập thường xuyên Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Bảo đảm hệ thống điện tử truyền, nhận và xử lý các thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp các thông tin chính xác  Đảm bảo đơn giá bán được niêm yết trên trang web được cập nhật kịp thời theo đúng chính sách bán hàng  cập nhật giá bán lên hệ thống ngay khi có sự thay đổi và kiểm tra số liệu sau khi nhập liệu để tránh sai sót Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Bảo đảm hệ thống điện tử truyền, nhận và xử lý các thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp các thông tin chính xác (tt) • Các đơn hàng cần được đảm bảo xử lý chính xác về khách hàng, mặt hàng, đơn giá, số lượng hàng các chi phí vận chuyển tương ứng với từng địa điểm giao hàng. Việc xử lý sai thông tin dẫn đến giao nhầm hàng hoặc đơn hàng bị hủy do xử lý sai thông tin  khách hàng không nhận hàng, từ chối thanh toán Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Xây dựng các biện pháp ngặn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài và các virus truyền qua hệ thống mạng Cùng với sự phát triển của CNTT khả năng các hacker và các chương trình phá hoại (virus) cũng phát triển ngày càng tăng và với mức độ nguy hiểm hơn. Nếu hệ thống thông tin bị tê liệt hoặc bị xâm nhập phá hoại sẽ dẫn tới hậu quả vô cùng nguy hiểm cho kinh doanh của công ty. Điều này có thể làm thất thoát về tài sản của công ty, việc kinh doanh sẽ bị trì hoãn cũng như làm thiệt hại hoặc gây rắc rối cho khách hàng. Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Thông tin về lượng hàng tồn kho không chính xác Các thông tin về hàng còn tồn không chính xác hàng không đủ đáp ứng cho khách hàng khi các đơn hàng đã được chấp nhận khách hàng phải chờ lâu hơn để nhận hàng hoặc đơn hàng bị hủy sẽ không hài lòng, và phải tốn kém chi phí khi hoàn trả tiền lại cho khách hàng  Cần xây dựng hệ thống điện tử theo dõi hàng tồn kho được cập nhật liên tục và chính xác Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Thay đổi đơn hàng sau khi đặt hàng Hiện tại công ty chưa hỗ trợ chức năng điều chỉnh trực tuyến sau khi đặt hàng khó khăn cho việc thay đổi đơn hàng sau khi đặt hàng và thanh toán (hàng chưa chuyển đi). Để thay đổi khách hàng cần phải trực tiếp liên hệ tới nhân viên dịch vụ công ty, và việc thay đổi sẽ mất thời gian và khó khăn đồng thời nhân viên xử lý dễ bỏ sót  gây sai sót trong xử lý đơn hàng và ghi nhận thông tin kế toán Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Vận chuyển hàng chưa được theo dõi Hiện tại thì sau khi gửi đơn hàng và được chấp nhận, khách hàng chưa thể theo dõi được hàng hóa mình đã đặt đang được xử lý hoặc vận chuyển tới giai đoạn nào, khi nào vận chuyển tới nơi có thể không an tâm khi mua hàng hoặc khó khăn khi sắp xếp kế hoạch liên quan tới hàng đã đặt mua Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Rủi ro trong thanh toán  Thanh toán tiền mặt Khi khách hàng chọn phương thức thanh toán sau khi hàng được vận chuyển tới địa điểm giao hàng -> rủi ro đối với hoạt động quản lý việc thu tiền của nhân viên giao hàng  Kiểm tra đối chiếu tiền thu với các đơn hàng giao cho nhân viên giao nhận  Thanh toán qua ngân hàng  Việc thanh toán online có thể gây rủi ro bị lộ thông tin khách hàng nếu hệ thống bảo mật không hoạt động hiệu quả  KH thanh toán qua chuyển khoản phải email xác nhận đã thanh toán, tuy nhiên nếu nhân viên theo dõi bỏ sót khoản thanh toán thì đơn hàng sẽ không được chuyển đi hoặc gán khoản thanh toán nhầm đơn hàng thì sẽ giao nhầm các đơn hàng chưa được thanh toán . Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Vấn đề ghi nhận doanh thu Hệ thống ghi nhận doanh thu, được tự động khi hàng xuất ra khỏi kho, tuy nhiên hàng chưa tới tay người mua do đó có khả năng hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng mà khách hàng không nhận được dẫn tới các khoản doanh thu này chưa được thực hiện nhưng vẫn được ghi nhận. Rủi ro không ghi nhận việc xử lý các đơn hàng này Trường hợp nếu không hàng sau đó được xuất ra gửi lại cho khách hàng sẽ được ghi nhận doanh thu thêm lần nữa  Theo dõi và xác nhận nhanh chóng các đơn hàng bị lỗi với nhân viên giao nhận và khách hàng để kịp thời xử lý Các vấn đề đặt ra với AIS tại doanh nghiệp Tính hiệu quả và hợp lý của thông tin kế toán  Rủi ro do sự không rõ ràng trong số liệu, trong việc chuyển sổ và nhận dạng số liệu ở từng khâu của quá trình ghi chép kế toán.  Hệ thống thông tin cũng phải được thiết kế đáp ứng các chuẩn mực về kế toán và kiểm toán  Thông tin kế toán cần phải hữu hiệu cho mục đích ra quyết định (phân tích được, sẵn có, bảo mật, tin cậy chính xác và không thể sao chép trái phép). THANK YOU