Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty May 19 - 5

Tên hiện nay của Công ty : Công ty May 19-5 Bộ Công an . Tên giao dịch : Garment Company No 19-5 . Trụ sở chính : Thanh Xuân Bắc-Thanh Xuân-Hà Nội . Giám đốc Công ty : Đại tá : Phạm Hồng Phượng . Mã số thuế của Công ty là : 01001110126. Giấy phép kinh doanh số 111512, do Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 23-12-1996. Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu của Công ty. STT Chỉ tiêu Đvt Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng doanh thu VNĐ 55.236.152.236 59.315.964.734 62.003.568.326 2 Giá vốn hàng bán VNĐ 50.236.157.456 53.515.181.153 56.96.423.420 3 Tổng lợi nhuận trước thuế VNĐ 1.563.258.489 1.850.389.441 2.125.560.453 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp VNĐ 205.156.213 242.024.041 278.950.625 5 Tổng lợi nhuận sau thuế VNĐ 1.358.012.276 1.608.365.400 1.846.609.828 6 Số lượng lao động người 1374 1400 1410 7 Tiền lương/1 lđ/tháng VNĐ 1.000.000 1.500.000 1.700.000 1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT- KINH DOANH Ở CÔNG TY MAY 19-5. 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. * Chức năng : Công ty May 19-5 Bộ Công an là DNNN trực thuộc Tổng cục Hậu cần - Bộ Công an có các chức năng chính sau đây : - Sản xuất, gia công quân trang quân dụng như : quần áo, giầy, mũ, phù hiệu, balô, áo mưa...... - Sản xuất, gia công quần áo cho phạm nhân, hàng may mặc, tham gia thị trường phục vụ dân sinh và tham gia xuất khẩu khi được Bộ giao hạn ngạch. Do hoạt động sản xuất của Công ty mang tính chính trị nên không mang tính cạnh tranh như các doanh nghiệp hiện nay * Nhiệm vụ : - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, ngoài ra còn phải có lãi để bổ sung và phát triển vốn của Công ty. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ Pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh. 1.2.2.Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty May 19-5 là doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích với chức năng sản xuất, gia công các sản phẩm quân trang của Ngành Công an theo quy trình công nghệ khép kín từ khâu nhập nguyên liệu đến khi sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm của Công ty gồm nhiều loại : - Sản phẩm gia công: Quần áo thu đông, quần áo xuân hè, quần áo phạm nhân… - Sản phẩm sản xuất toàn bộ như: Mũ kêpi, mũ cứng, cấp hiệu, màn tuyn, ba lô, kalavat … Sản phẩm của Công ty tương đối lớn về số lượng và phong phú về mẫu mã, chủng loại. Hiện nay , tổ chức sản xuất của Công ty bao gồm 3 xí nghiệp thành viên đang hoạt động và 1 xí nghiệp đang xây dựng ở Đà Nẵng . Đứng đầu các xí nghiệp là ban điều hành gồm : Giám đốc và 3 phó Giám đốc, bộ phận Kế toán và bộ phận Kế hoạch vật tư, phòng Kĩ thuật và Văn phòng của Công ty, sau cùng mới là các phân xưởng. Các xí nghiệp thành viên của Công ty gồm có : - Xí nghiệp 1 : Xí nghiệp Chiến Thắng. Địa chỉ : Thanh Xuân Bắc - Thanh Xuân - Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên 559 người. Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất hàng may mặc phục vụ Ngành và xuất khẩu theo quy định. Xí nghiệp 1 gồm có 3 phân xưởng : + Phân xưởng cắt + Phân xưởng may 1 và 2 + Phân xưởng hoàn thành. - Xí nghiệp 2 : Xí nghiệp Hoàn Cầu. Địa chỉ : 282 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên 310 người. Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất giầy da , dây lưng da..., các sản phẩm về mũ (mũ cát bi, mũ cứng ) và kết hợp sản xuất trên dây chuyền sản xuất mũ để sản xuất khuy, cảnh tùng, sao cấp hàm....theo kế hoạch của Công ty. Xí nghiệp 2 gồm 3 phân xưởng : + Phân xưởng may . + Phân xưởng giày . + Phân xưởng mũ . - Xí nghiệp 3 : Xí nghiệp Phương Nam Địa chỉ Quận Thủ Đức - Thành Phố Hồ Chí Minh Tổng số cán bộ công nhân viên 505 người . Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất hàng may mặc cho cán bộ Công an các tỉnh phía Nam. Xí nghiệp 3 gồm 4 phân xưởng : + Phân xưởng may . + Phân xưởng giày . + Phân xưởng mộc . + Phân xưởng cơ khí . - Xí nghiệp 4 : Đặt tại Đà Nẵng , đang trong quá trình xây dựng. Khi hoàn thành sẽ phục vụ quân trang quân phục cho các chiến sĩ Công an Miền Trung. Sơ đồ 1.1 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm may. -May cổ -May tay -May máy - ........ - Thùa đính - Là - Trải vải - Đặt mẫu - Cắt - Đánh số Hoàn thiện đóng gói sản phẩm Nguyên vật liệu: vải Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 1.2 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm giày. Phết keo gò mũ May mũ giày Pha cắt da Mài giễu giày Gò hông Gò hậu Định hình lạnh Sấp ép đế mũi Dán đế giày với mũi giày Khâu hút Mài hút bụi Sấy hút chân không Thành phẩm Đánh xi hoàn thiện Đóng đinh gót giầy Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Ngoài nhiệm vụ sản xuất để phục vụ Ngành, Công ty còn tham gia kinh doanh ở trong nước và xuất khẩu . Thị trường xuất khẩu chính của Công ty là thị trường EU. Các sản phẩm của Công ty có chất lượng cao và mẫu mã đẹp nên được khách hàng đánh giá cao. Phương thức thanh toán chủ yếu được Công ty sử dụng là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Công ty May 19-5 tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Ban Giám đốc Công ty bao gồm : Giám đốc và 3 phó Giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật , trước Bộ Công an và trước kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc 1 : Phụ trách hoạt động sản xuất. Phó giám đốc 2 : Phụ trách kỹ thuật. Phó giám đốc 3 : Phụ trách tài chính và tình hình đầu tư của Công ty. Tổng số cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý tại Công ty là 26 người. Ngoài ban Giám đốc Công ty , còn lại được chia làm 4 phòng ban : + Phòng Tổ chức ( văn phòng Công ty ) : Có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ , lao động , tiền lương , BHXH.... + Phòng Tài chính kế toán : Có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán và quản lý tài chính của Công ty theo quy định của Nhà nước . + Phòng Kế hoạch vật tư : Có nhiệm vụ điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh tại các xí nghiệp , dự toán giá thành sản phẩm , quản lý về vật tư của Công ty. + Phòng Kỹ thuật : Có nhiệm vụ nghiên cứu thiết kế mẫu, xây dựng và thường xuyên kiểm tra định mức thời gian sản xuất sản phẩm , định mức tiêu hao nguyên vật liệu..... Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. Các xí nghiệp Phòng Tổ chức Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kỹ thuật Phòng Tài chính - Kế toán Ban giám đốc Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp số liệu : 1.4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Bộ máy kế toán của Công ty May 19-5 Bộ Công an áp dụng theo hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân phần. Theo hình thức này Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở văn phòng Công ty và quyết toán tài chính với các xí nghiệp thành viên của Công ty. Ở mỗi xí nghiệp thành viên đều có bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán ở mỗi xí nghiệp có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp. Định kỳ hàng tháng, quý lập báo cáo tài chính về Công ty để Phòng Tài chính kế toán Công ty tập hợp làm báo cáo tổng hợp. Kế toán xí nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ của xí nghiệp mình theo đúng chế độ tài chính kế toán. Phòng Tài chính kế toán của Công ty theo dõi tổng hợp về tài sản cố định, vốn, BHXH, BHYT, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành và tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Công ty gồm 7 người, cơ cấu như sau : - Kế toán trưởng : Là người đứng đầu bộ máy kế toán kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp, tổ chức kiểm tra việc ghi chép ban đầu. Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm công tác quản lý hạch toán của phòng với Giám đốc Công ty. Kế toán trưởng còn kiêm phụ trách một số tài khoản như TK 711, 811 , 911, 421... - Kế toán tiền gửi Ngân hàng công nợ , bảo hiểm : Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với người bán, tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm. Kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán thuế và công nợ phụ trách theo dõi một số tài khoản như TK 331, 338, 112… - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản : Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình đầu tư tài sản cố định, tình hình trích và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ, vật liệu. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản phụ trách các tài khoản như TK 211, 214, 152, 153… - Kế toán thành phẩm kiêm nguồn vốn , thanh toán với các xí nghiệp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ thành phẩm đồng thời lập báo cáo tài chính ứng với một số tài khoản như TK 155, 511......... - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình các nghiệp vụ từ các phần hành kế toán khác để lập các báo cáo tài chính . - Kế toán thanh toán nội bộ, thanh toán lương : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản trích theo lương , đồng thời theo dõi tình hình thanh toán nội bộ. Kế toán thanh toán nội bộ và thanh toán lương có nhiệm vụ theo dõi các tài khản 136, 336, 334, 138, 141. - Thủ quỹ: Phụ trách các nghiệp vụ thu chi, các khoản tiền được duyệt theo quyết định của Ban giám đốc, Kế toán trưởng. Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty tương đối gọn nhẹ và khá chặt chẽ. Mỗi bộ phận đều có chức năng quyền hạn riêng của mình và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi của mình . Sơ đồ 1.4 : Tổ chức bộ máy kế toán Công ty May 19-5. Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng, công nợ , bảo hiểm Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định Kế toán thành phẩm, nguồn vốn, thanh toán Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Bộ máy kế toán các xí nghiệp Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp số liệu : 1.5. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY 19-5. 1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty. Chế độ kế toán áp dụng : Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của BTC. Niên độ kế toán : Bắt đầu tính từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Kỳ kế toán : Quý. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VNĐ. Phương pháp kế toán tài sản cố định : + Nguyên giá tài sản cố định được đánh giá theo giá thực tế. + Phương pháp tính khấu hao được đơn vị áp dụng : tính khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho : + Nguyên tắc đánh giá theo giá trị nhập. + Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. + Sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất kho. 1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. Công ty thực hiện chế độ chứng từ theo nguyên tắc : Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ. Do đó, Công ty đã sử dụng các chứng từ theo đúng quy định của chế độ kế toán, cụ thể là : + Đối với kế toán ngân hàng, công nợ , bảo hiểm: giấy báo có, giấy báo nợ, séc, sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn. + Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu, thẻ kho, phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, thẻ TSCĐ. + Kế toán thành phẩm, nguồn vốn, thanh toán : hóa đơn thanh toán với người mua, người bán, sổ chi tiết bán hàng. + Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ : bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ,bảng kê trích nộp các khoản, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. + Thủ quỹ : phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Quá trình luân chuyển chứng từ : Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán lập các chứng từ hợp lệ. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp, liên 3 giao cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc đã được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt làm căn cứ thu chi. Phiếu nhập kho, xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 kèm hóa đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho kiểm hàng và ghi vào sổ kho. Hóa đơn thuế GTGT cũng được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho phòng kinh doanh, liên 3 giao cho thủ kho. Định kì, phòng kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh đối chiếu số liệu hàng nhập xuất trong kỳ. 1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán . Công ty sử dụng các tài khoản kế toán sau : * Tài khoản loại 1 gồm có : TK 111, 112, 121, 128, 129, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 161. * Tài khoản loại 2 gồm có : TK 211, 212, 213, 214, 221, 229, 241, 242. * Tài khoản loại 3 gồm có : TK 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338, 341, 342. * Tài khoản loại 4 gồm có : TK 411, 413, 415, 421, 461, 466. * Tài khoản loại 5 gồm có : TK 511, 512, 515, 521, 531, 532. * Tài khoản loại 6 gồm có : TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. * Tài khoản loại 7 gồm có : TK 711. * Tài khoản loại 8 gồm có : TK 811. * Tài khoản loại 9 gồm có : TK 911. * Các tài khoản ngoài bảng : TK 004, 007. 1.5.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, hiện nay Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song . Đơn vị hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên có các sổ kế toán : + Sổ quỹ. + Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ. + Sổ cái. + Sổ thẻ kế toán chi tiết. + Bảng tổng hợp chi tiết. + Chứng từ ghi sổ. + Bảng cân đối phát sinh. Sổ kế toán chi tiết : được mở cho tất cả tài khoản cấp 1 cần ghi chép chi tiết, nhằm cung cấp thông tin kế toán cụ thể phục vụ yêu cầu quản lý tài chính nội bộ Công ty. Cụ thể là các sổ: + Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : TK 111, 112. + Sổ theo dõi tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : TK 334, 338. + Sổ theo kế toán chi tiết các tài khoản hàng tồn kho : TK 152, 155. + Sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hao mòn : TK 153, 211, 214. + Sổ kế toán theo dõi các khoản chi phí sản xuất: TK 154, 621, 622, 627. + Sổ kế toán theo dõi chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn : TK 142, 242. Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bản kê chứng từ gốc Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng kí CT-GS Bản tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số PS các TK BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và phần mềm kế toán được Công ty sử dụng là phần mềm ACCESS. Trong phần mềm này có các chương trình sau: + Hệ thống kế toán. + Quản lý vật tư. + Quản lý tài sản. + Kế toán năm cũ. + Sửa chữa dữ liệu. + Sao lưu dữ liệu. Mỗi chương trình đều có mật khẩu riêng vì vậy trước khi thực hiện chương trình ta phải vào mật khẩu trước. Sơ đồ 1.6 : Cấu trúc chương trình kế toán máy tại Công ty May 19-5. Hệ thống kế toán Quản lý vật tư Program Hệ thống quản trị Quản lý tài sản Kế toán năm cũ Sữa chữa dữ liệu Sao lưu phục hồi Trình tự hạch toán trên máy vi tính do kế toán trưởng phân công cho từng kế toán chi tiết nhập dữ liệu vào máy và trong quá trình tính toán từ đầu cho đến khi kết thúc, nếu có sai sót sẽ phát hiện và sửa chữa kịp thời. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán sử dụng máy vi tính Chứng từ gốc Máy vi tính Nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Nhật kí chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : 1.5.5. Tổ chức vận dụng hế thống báo cáo kế toán . Hiện nay, Công ty đang sử dụng các loại báo cáo sau đây : + Bảng cân đối kế toán - Mẫu B01- DN . + Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu B02- DN . + Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B09 - DN . + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu B03 - DN. Công ty lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. Công ty thực hiện lập báo cáo hằng năm theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Nơi nhận báo cáo : sau khi được lập và kiểm tra, các báo cáo trên sẽ được gửi đến : Cục thuế Hà Nội, Bộ Công an, ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản vay vốn. Ngoài các báo cáo tài chính trên, Công ty còn có các báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty ra quyết định kinh doanh. Báo cáo quản trị gồm có : + Báo cáo hàng tồn kho. + Báo cáo tăng giảm doanh thu lợi nhuận. + Báo cáo tình hình công nợ. + Báo cáo tình hình các khoản thu. + Báo cáo khả năng thanh toán. Báo cáo quản trị được lập tùy theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty nên không cố định kỳ lập báo cáo. Bộ phận chịu trách nhiệm lập báo cáo quản trị là Phòng kế hoạch và Phòng kế toán . PHẦN 2 THỰC TRẠNG KÉ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MAY 19-5 2.1. Đặc điểm lao động tại Công ty. Trong c¬ chÕ qu¶n lý hiÖn nay, mäi doanh nghiÖp ®Òu ph¶i tù v­¬n m×nh lªn t×m chç ®øng cho b¶n th©n th«ng qua chÊt l­îng s¶n phÈm, tay nghÒ lao ®éng, tr×nh ®é qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh …§Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô kinh doanh cña m×nh c¸c doanh nghiÖp kh«ng nh÷ng ph¶i ®¶m b¶o chÊt l­îng lao ®éng cña m×nh mµ cßn ph¶i ®¶m b¶o kÕt cÊu lao ®éng hîp lý. Qua ®ã, C«ng ty ®· x©y dùng cho m×nh mét ®éi ngò lao ®éng víi kÕt cÊu, tr×nh ®é chuyªn m«n, tay nghÒ còng nh­ sè l­îng vµ chÊt l­îng t­¬ng ®èi hîp lý, ®¶m b¶o ®¸p øng yªu cÇu cña C«ng ty. TÝnh ®Õn ngµy 31/12/2007 Tæng sè lao ®éng cña C«ng ty lµ 1410 ng­êi. Trong ®ã : - N÷ 1058 ng­êi (75%), Nam 352 ng­êi (25%). - Sè lao ®éng gi¸n tiÕp 151 ng­êi (10,7%), sè lao ®éng trùc tiÕp 1259 ng­êi (89,3%). - Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc,cao đẳng 120 ng­êi (8,5%), Lao ®éng phæ th«ng 1290 ng­êi (91,5%). - Sè CN hîp ®ång dµi h¹n 1135 ng­êi (80,5%), sè CN hîp ®ång ng¾n h¹n 275 ng­êi (19,5%). B¶ng 2.1: B¶ng thèng kª, phân loại lao ®éng STT Néi dung Sè lao ®éng (ng­êi) Tû träng (%) 1 Tæng sè CBCNV trong C«ng ty 1410 100 2 Sè lao ®éng gi¸n tiÕp 151 10,7 3 Sè lao ®éng trùc tiÕp 1259 89,3 4 Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc,cao đẳng. 120 8,5 5 Lao ®éng phæ th«ng 1290 91,5 6 Sè CN hîp ®ång dµi h¹n 1135 80,5 7 Sè CN hîp ®ång ng¾n h¹n 275 19,5 8 Tæng sè c«ng nh©n n÷ 1058 75 9 Tæng sè c«ng nh©n nam 352 25 Ph©n lo¹i lao ®éng theo ®é tuæi: + Tû lÖ ng­êi ë ®é tuæi 22 ®Õn 30 chiÕm 57%. + Tû lÖ ng­êi ë ®é tuæi 30 ®Õn 45 chiÕm 35%. + Tû lÖ ng­êi ë ®é tuæi 45 ®Õn 55 chiÕm 8%. Sè l­îng c«ng nh©n th× ®­îc chia ®Òu ë c¸c tæ. C«ng ty còng lu«n ®¶m b¶o cho c¸c tæ cã khèi l­îng c«ng viÖc ngang nhau. Tr¸nh ®Ó tr­êng hîp tæ nµy th× nhiÒu viÖc cßn tæ kia th× nhµn rçi. Toµn bé lùc l­îng lao ®éng cña C«ng ty ph©n lµm 2 lo¹i chñ yÕu: + Bé phËn lao ®éng trùc tiÕp : Lµ bé phËn lao ®éng s¶n xuÊt trùc tiÕp t¹i c¸c phân xưởng. + Bé phËn lao ®éng gi¸n tiÕp : Lµ bé phËn lao ®éng thuéc khèi qu¶n lý vµ khèi hµnh chÝnh v¨n phßng. 2.2. Kế toán sồ lượng, thời gian và kết quả lao động. 2.2.1. Kế toán số lượng lao động. Việc xác định nhu cầu lao động nhằm đảm bảo cho Công ty có được đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và đối phó linh hoạt với sự thay đổi của thị trường là một vấn đề quan trọng. - Đối với công nhân trực tiếp sản xuất: Để hoàn thành chỉ tiêu đã đề ra, Công ty thường xuyên tuyển chọn thêm công nhân. Số công nhân này sẽ được Công ty dậy nghề miễn phí với thời gian học nghề phụ thuộc vào trình độ của mỗi công nhân và phụ thuộc vào từng công đoạn. Bên cạnh đó, Công ty thường xuyên tổ chức thi để nâng cao tay nghề, bậc thợ cho công nhân và đó cũng là hình thức để nâng tiền lương cho những công nhân làm việc lâu năm có kinh nghiệm và trình độ. - Đối với nhân viên quản lý: thường nằm trong danh sách lao động thuộc biên chế Công ty. Số lượng nhân viên thường không biến động trừ những trường hợp chuyển công tác, tai nạn, ốm đau….Khi đó, Công ty sẽ tuyển nhân viên khác có đủ trình độ thay thế vị trí còn trống đó. Số lượng lao động của Công ty do Văn phòng Công ty quản lý. Để theo dõi sự biến động số lượng lao động, Công ty sử dụng sổ “Danh sách lao động Công ty May 19-5”. Việc ghi chép số liệu vào danh sách được giao cho cán bộ của Văn phòng Công ty. Mỗi khi có sự thay đổi về số lượng lao động như: tuyển dụng thêm công nhân sản xuất, cán bộ về hưu, cán bộ về nghỉ mất sức, công nhân viên bị buộc thôi việc…., người được giao nhiệm vụ theo dõi “Danh sách lao động toàn Công ty” sẽ phải ghi chép đầy đủ, chi tiết và kịp thời những thay đổi đó. Căn cứ để ghi vào danh sách chính là các hợp đồng lao động, các quyết định hưu trí, quyết định buộc thôi việc… Bảng 2.2: Danh sách lao động Công ty May 19-5 STT Họ tên Ngày sinh Chức vụ Địa chỉ thường trú Số ĐT liên lạc Ghi chú 1 Phạm Hồng Phượng 23/5/1954 Giám đốc Số nhà 234-Lương Thế Vinh-TX-HN 0902555666 2 Đào Đình Chiến 10/12/1960 Phó giám đốc Số nhà 05-Khu tập thể ĐHSP-HN 0912050456 ….. …………….. …………. ……….. ……………….. …………. ……. 678 Nguyễn Thị Lan 02/04/1980 CN may-XN Chiến Thắng Số nhà 18-ngõ 71-Bùi Xương Trạch-HN …... …………….. …………. ……….. ……………….. ……….... ……. 2.2.2. Kế toán thời gian lao động. - Hàng ngày, CBCNV đều phải làm việc theo đúng quy định của Công ty: * Sáng : từ 7h đến 11h. * Chiều : từ 13h đến 17h - Khi ra vào cổng, công nhân đều được đội bảo vệ ghi nhận vào sổ theo dõi. - Khi có những trường hợp đột xuất phải về sớm hay phải đi công tác thì CBCNV phải xin giấy ra cổng tại phòng Hành chính và xuất trình cho đội bảo vệ. - Tổ trưởng của tổ sau khi nhận được lệnh sản xuất, phiếu giao việc của phòng Kế hoạch chuyển xuống thì lập tức tiến hành công việc. Hàng ngày, các tổ trưởng phải ghi nhận trực tiếp ngày công làm của từng công nhân trực thuộc bộ phận của mình quản lý vào bảng chấm công (mỗi ngầy 2 lần vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều). - Hàng ngày có nhân viên thống kê của Văn phòng Công ty (phòng Tổ chức) xuống tận phân xưởng để kiểm tra và đối chiếu để làm cơ sơ tinh lương. Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công, phiếu giao nhận công việc, hợp đồng giao khoán, phiếu xác nhận công việc hoàn thành thực tế tại các phân xưởng để làm cơ sở xét duyệt khen thưởng vào cuối quý, cuối năm. Bảng 2.3 BẢNG CHẤM CÔNG – PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Tháng 10/2007 TT Họ và tên Bậc và tháng lương Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Số công sx Số công nghỉ lễ Số công nghỉ phép Tổng cộng 1 Hà Văn Hân 7,3 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 21 21 2 Vũ Thị Cúc 4,7 + + + + + + F + + + + + + + + + + + + + + 20 1 21 …….. …. Cộng 30,1 7 7 7 7 7 7 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 146 1 147 Ngày 31-10-2007 Phụ trách đơn vị Trưởng phòng Người chấm công (Họ tên, chữ kí) (Họ tên, chữ kí) (Họ tên, chữ kí) Kí hiệu chấm công : Tai nạn : T Lương TG : + Nghỉ phép : F Bảng 2.4 BẢNG CHẤM CÔNG – TỔ MAY 1-PHÂN XƯỞNG MAY-XÍ NGHIỆP CHIẾN THẮNG Tháng 10/2007 TT Họ và tên Thời gian theo dõi Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Số buổi đi làm đúng giờ Số buổi đi làm muộn Số buổi nghỉ phép Tổng cộng 1 Lê Thị Thủy Sáng Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ F Đ Đ 40 1 1 42 Chiều Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ M Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ 2 Cấn Văn Tú Sáng Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ 41 1 0 42 Chiều M Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ Đ …….. Ngày 31-10-2007 Phụ trách đơn vị Quản đốc phân xưởng Người chấm công (Họ tên, chữ kí) (Họ tên, chữ kí) (Họ tên, chữ kí) Kí hiệu chấm công : Tai nạn : T Đi làm đúng giờ : Đ Đi làm muộn : M Nghỉ phép : F 2.2.3. Kế toán kết quả lao động. Hàng ngày, các tổ trưởng căn cứ vào phiếu giao công việc hoặc lệnh sản xuất xác định rõ nội dung công việc, chất lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc để chuyển sang bộ phận kiểm tra chất lượng hoàn thành (KCS – HT) duyệt. Khi hoàn thành công việc, các tổ trưởng báo cáo và nộp phiếu giao việc, lệnh sản xuất, bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp các chứng từ đó để làm cơ sở tính lương cho từng công nhân, thanh toán lương cho họ và làm cơ sở để phân bổ vào chi phí. Biểu 2.1: Phiếu giao việc Công ty may 19-5 Mã hóa: MB/19.5/PKHCT/07 Lần soát xét : 01 PHIẾU GIAO VIỆC Họ và tên người giao việc: Đào Đình Chiến. Chức vụ : Phó Giám đốc. Ngày giờ giao việc : 9h sáng, ngày 24 tháng 10 năm 2007. …………………………………………………………………………………… HỌ VÀ TÊN NHỮNG NGƯỜI NHẬN VIỆC A. Chịu trách nhiệm chính: Họ và tên: Trương Sĩ Long. Chức vụ: Quản đốc PX I. B. Phối hợp: 1. Họ và tên: Trần Văn Sơn………………….Chức vụ: Công nhân tổ cắt. 2. Họ và tên: Lê Thị Minh Lý………………..Chức vụ: Công nhân tổ cắt. CÔNG VIỆC Tên công việc: Cắt vải may áo kaki nam. Nội dung yêu cầu: Cắt vải kaki từ cuộn vải thành những kích thước cho trước để may áo kaki nam. Yêu cầu kích thước phải chính xác, đường cắt thẳng, không có lỗi. Số lượng yêu cầu : 500 miếng vải. Thời hạn hoàn thành: 7 ngày (kể từ ngày giao việc). PHẦN GHI NHẬN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC Yêu cầu Thời gian Mức độ đạt được Các ghi nhận chi tiết Điểm đánh giá Ngày 24 tháng 10 năm 2007 Chữ ký người giao việc Chữ ký người chịu trách nhiệm chính Biểu 2.2: Hợp đồng giao khoán Công ty May 19-5 Mẫu số 08-LĐTL (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) Số: 06 HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Ngày 12 tháng 11 năm 2007 Đại diện bên A (Bên giao khoán) gồm có: Ông (bà): Phạm Hồng Phượng Chức vụ: Giám đốc Công ty May 19-5. Đại diện bên B (Bên nhận giao khoán) gồm có: Ông (bà): Đinh Quỳnh Lan Chức vụ: Tổ trưởng tổ may 1 Hai bên đồng ý thực hiện việc giao khoán với các thỏa thuận sau đây: Điều 1 Nội dung công việc giao khoán Bên A khoán cho bên B may 1500 áo sơmi nam. Nguyên vật liệu bên A sẽ lo đầy đủ. Thời hạn hoàn thành công việc là 15 ngày kể từ ngày giao khoán. Đơn giá giao khoán là 30.000 đ/1 áo sơmi. Điều 2 Trách nhiệm của các bên Bên A có trách nhiệm: - Cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho bên B - Cử cán bộ giám sát công việc, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành - Thanh toán đầy đủ cho bên B khi kết thúc hợp đồng. Bên B có trách nhiệm: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm số nguyên vật liệu bên A cung cấp. Hoàn thành hợp đồng đúng thời hạn. Đảm bảo sản phẩm làm ra đạt tiêu chuẩn, không bị lỗi. Điều 3 Phương thức giải quyết tranh chấp Trong quá trình thực hiện Hợp đồng mà phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 12/11/2007 đến ngày 27/11/2007. Đại diện bên nhận khoán Đại diện bên giao khoán (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sơ đồ 2.1. Quy trình tính lương. Báo cáo sản lượng (từng tổ, đơn vị thực hiện) Tổ trưởng, trưởng phòng lập Bảng chấm công (từng tổ, đơn vị thực hiện) Bảng thanh toán tiền thưởng ( kế toán tiền lương thực hiện ) Bảng thanh toán lương cho từng tổ (kế toán tiền lương thực hiện ) Bảng thanh toán BHXH, BHYT, phụ cấp cho từng tổ, đơn vị (kế toán tiền lương thực hiện) Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ (kế toán tiền lương thực hiện) Chi trả lương (thủ quỹ thực hiện) Tổ trưởng các đơn vị, đại diện các phòng ban nhận lương Phát lương lại cho CBCNV 2.3. Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. 2.3.1. Tính lương phải trả lao động gián tiếp. * Lương của bộ phận lao động gián tiếp ở Công ty là lương thời gian và được tính theo công thức sau : HSL x LCB LTG = x Số ngày làm việc thực tế Số ngày làm việc theo chế độ Trong đó : - LTG : lương thời gian. - HSL : hệ số lương - LCB : Lương cơ bản (trong khuôn khổ báo cáo này thì lương cơ bản là 450.000 đồng, do số liệu lấy năm 2007.Kể từ ngày 1-1-2008 thì lương cơ bản là 540.000 đồng ) * Riêng Ban Giám đốc, các trưởng phòng, quản đốc, tổ trưởng có thêm lương phụ cấp trách nhiệm. LPCTN = LCB x HSPCTN Trong đó : - LPCTN : lương phụ cấp trách nhiệm. - LCB : Lương cơ bản. - HSPCTN : hệ số phụ cấp trách nhiệm Hệ số phụ cấp trách nhiệm được quy định cụ thể như sau : + Giám đốc : 1,2 + Phó giám đốc : 1 + Các trưởng phòng : 0,7 + Các phó phòng : 0,4 + Các quản đốc : 0,2 + Các tổ trưởng : 0,1 * Những người công tác lâu năm còn được hưởng lương thâm niên công tác : Lương thâm niên = LCB x (HSL+HSPCTN) x % năm Trong đó : LCB: lương cơ bản. HSL: hệ số lương. HSPCTN: hệ số phụ cấp trách nhiệm %năm : số năm công tác được quy đổi tương đương sang tỉ lệ %. Ví dụ cụ thể: Ông Nguyễn Văn An hiện là phó phòng Kế hoạch vật tư. Ông An có hệ số lương là 5,5 và hệ số phụ cấp trách nhiệm là 0,4. Lương của ông An tháng 10/2007 sẽ gồm : 5,5 x 450.000 + Lương chính = x 21 = 2.475.000 đồng 21 + Lương phụ cấp trách nhiệm = 0,4 x 450.000 = 180.000 đồng + Lương thâm niên = 450.000 x ( 5,5 + 0,4 ) x 40 % = 1.062.000 đồng Như vậy tổng lương ông An nhận được là : 2.475.000 + 180.000 + 1.062.000 = 3.717.000 đồng Bảng 2.3: Bảng tính lương của Phòng Kế hoạch vật tư tháng 10/2007 CÔNG TY MAY 19-5 Phòng tài chính kế toán ………………………. BẢNG TÍNH LƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH VẬT TƯ Tháng 10/2007 STT Họ và tên Chức vụ Lương chính Lương phụ cấp TN Lương thâm niên Tổng lương 1 Nguyễn Minh Chiến Trưởng phòng 2.956.200 315.000 1.200.300 4.471.500 2 Nguyễn Văn An Phó phòng 2.475.000 180.000 1.062.000 3.717.000 3 Lê Minh Tú Nhân viên 1.700.500 0 0 1.700.500 4 Cao Thị Liên Nhân viên 1.800.600 0 250.450 2.051.050 5 Trần Thị Hà Nhân viên 2.030.200 0 600.500 2.630.700 Tổng cộng 10.962.500 495.000 3.113.250 14.570.750 Bằng chữ: Mười bồn triệu năm trăm bảy mươi ngàn bảy trăm năm mươi./. Hà Nội, ngày 31/10/2007 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc duyệt 2.3.2. Tính lương phải trả cho bộ phận lao động trực tiếp. Tiền lương của bộ phận lao động trực tiếp tính theo lương sản phẩm nhưng vẫn tính lương Nghị Định để làm cơ sở trích BHXH, BHYT. LSP = CĐi x Đgi Trong đó : + LSP : lương sản phẩm + CĐi : sản lượng của công đoạn thứ i + ĐGi : đơn giá công đoạn thứ I, phụ thuộc vào 3 yếu tố : thời gian sản xuất 1 công đoạn, mức độ phức tạp của công đoạn, tay nghề công nhân. Tay nghề công nhân dựa vào mức độ phức tạp của công đoạn xếp bậc công nhân như bậc 3, bậc 4, bậc 5. Hàng tháng tại các phân xưởng thực hiện may nhiều mã hàng, mỗi mã hàng có qui trình may với số công đoạn ít hoặc nhiều. Đến kỳ tính lương, sản lượng may của từng người phải được xác nhận hàng ngày vào tờ khai công đoạn. Căn cứ vào bảng kê khai công đoạn lập riêng cho từng mã hàng do tổ trưởng ghi nhận, bảng chấm công, kế toán tiền lương tính ra lương cho từng công nhân. Ví dụ cụ thể: Anh Trịnh Văn Tuân là công nhân của tổ cắt thuộc phân xưởng I, xí nghiệp Chiến Thắng. Anh Tuân có hệ số lương là 1,5. Lương của anh Tuân bao gồm lương cơ bản và lương sản phẩm. Cụ thể lương tháng 10 năm 2007 của anh Tuân gồm: + Lương cơ bản của anh Tuân là: 1,5 x 450.000 = 675.000 đồng + Trong tháng 10, anh Tuân phụ trách việc cắt cổ áo với đơn giá là 2000 đồng/1 áo, và anh Tuân đã cắt được 450 sản phẩm trong tháng. Do đó lương sản phẩm của anh Tuân là: 450 x 2000 = 900.000 đồng Như vậy tổng tiền lương anh Tuân nhận được là: 675.000 + 900.000 = 1.575.000 đồng Bảng 2.4: Bảng tính lương của Tổ cắt-PXI-XN Chiến Thắng tháng 10/2007 CÔNG TY MAY 19-5 Phòng tài chính kế toán ………………………. BẢNG TÍNH LƯƠNG TỔ CẮT-PXI-XN CHIẾN THẮNG Tháng 10/2007 STT Họ và tên Chức vụ Lương cơ bản Lương sản phẩm Tổng lương 1 Lê Anh Tú Công nhân 675.000 900.000 1.575.000 2 Trịnh Văn Tuân Công nhân 675.000 900.000 1.575.000 3 Đỗ Hồng Nhung Công nhân 900.000 830.000 1.730.000 4 Phí Văn Uông Công nhân 750.000 850.000 1.600.000 5 Hà Thị Loan Công nhân 750.000 870.000 1.620.000 6 Trần Minh Quang Công nhân 900.000 890.000 1.790.000 Tổng cộng 4.650.000 5.240.000 9.890.000 Bằng chữ: Chín triệu tám trăm chín mươi ngàn đồng./. Hà Nội, ngày 31/10/2007 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc duyệt Bảng 2.5 : BiÓu tæng hîp thanh to¸n l­¬ng Công ty CÔNG TY MAY 19-5 Phòng tài chính kế toán ………………………. BiÓu tæng hîp thanh to¸n l­¬ng. Th¸ng 10 n¨m 2007 STT §¬n vÞ Tæng l­¬ng Ký nhËn 1 Văn.phòng Công ty 110.031.400 2 Xí nghiệp I 450.958.400 3 Xí nghiệp II 276.485.600 4 Xí nghiệp III 423.572.300 Céng 1.261.267.600 Bằng chữ: Một tỉ hai trăm sáu mốt triệu hai trăm sáu mươi bẩy ngàn sáu trăm./. Hà Nội, ngày 31/10/2007 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc duyệt 2.3.2. Tính các khoản trích theo lương. - BHXH : Lµ mét trong nh÷ng chÝnh s¸ch kinh tÕ – XH quan träng cña Nhµ n­íc nã kh«ng chØ x¸c ®Þnh khÝa c¹nh kinh tÕ mµ nã cßn ph¶n ¸nh chÕ ®é XH. BHXH ®· trë thµnh mét trong nh÷ng quyÒn cña con ng­êi, BHXH lµ sù ®¶m b¶o ë møc ®é nhÊt ®Þnh vÒ mÆt kinh tÕ cho ng­êi lao ®éng vµ gia ®×nh hä. C«ng ty trích BHXH theo tỷ lệ 20%. Trong đó Công ty phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và 5% trích vào lương của người lao động. Khi c¸n bé CNV ốm đau, nghØ ®Î hoÆc thai s¶n, kÕ to¸n lËp Phiếu nghỉ hưởng BHXH và b¶ng thanh to¸n BHXH để thanh toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH. Mức trợ cấp được căn cứ vào thời gian nghỉ, tỷ lệ trợ cấp BHXH cũng như mức lương hàng tháng của người lao động. Công ty nộp BHXH trích trong kỳ cho cơ quan quản lý vào cuối tháng. VÝ dô: Ông Nguyễn Văn An có mức lương ngạch bậc là 2.970.000 đồng. PhÇn BHXH ®­îc tÝnh = 2.970.000 x 20% = 594.000 ®ång. Trong ®ã : 15% tÝnh vµo chi phÝ = 2.970.000 x 15% = 445.500®. : 5% tÝnh trõ vµo l­¬ng = 2.970.000 x 5% = 148.000®. - BHYT : Thùc chÊt lµ sù b¶o trî vÒ y tÕ cho ng­êi tham gia ®ãng b¶o hiÓm, gióp hä mét phÇn trang tr¶i ®­îc chi phÝ khi hä èm ®au. Môc ®Ých cña BHYT lµ tËp hîp mét m¹ng l­íi b¶o vÖ søc khoÎ cho toµn céng ®ång, bÊt kÓ ®Þa vÞ XH, møc thu nhËp cao hay thÊp theo ph­¬ng ch©m “M×nh v× mäi ng­êi, mäi ng­êi v× m×nh “. Quü BHYT cña C«ng ty ®­îc thµnh lËp : TrÝch cña C«ng ty 2% trªn tæng quü l­¬ng vµ 1% trích vào lương của CNV trªn møc l­¬ng chÕ ®é. Khi tÝnh ®­îc møc trÝch BHYT, C«ng ty nộp toµn bé cho c¬ quan y tÕ th«ng qua viÖc mua thÎ BHYT. VÝ dô: T­¬ng tù nh­ vÝ dô trªn ta cã thÓ tÝnh BHYT cho Ông Nguyễn Văn An PhÇn trÝch BHYT : 2.970.000 x 3% = 89.100 ®ång. PhÇn trÝch vµo chi phÝ . 2.970.000 x 2% = 59.400 ®ång. PhÇn khÊu trõ vµo l­¬ng. 2.970.000 x 1% = 29.700 ®ång. 3.3- KPC§ : §­îc tÝnh theo tû lÖ 2%. Trong ®ã 2% trªn tæng quü l­¬ng thùc hiÖn vÒ KPC§ theo chÕ ®é hiÖn hµnh vµ sau khi x¸c ®Þnh ®­îc møc KPC§ trong kú th× mét nöa C«ng ty nép cho c«ng ®oµn cÊp trªn, mét nöa gi÷ l¹i ®Ó chi tiªu t¹i C«ng ty. Ví dụ: Ta cã thÓ tÝnh KPCĐ cho Ông Nguyễn Văn An: 2.970.000 x 2% = 59.400 ®ång Bảng 2.6: Bảng kê các khoản trích theo lương của Phòng Kế hoạch vật tư tháng 10/2007 CÔNG TY MAY 19-5 Phòng tài chính kế toán ………………………. BẢNG KÊ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG-PHÒNG KẾ HOẠCH VẬT TƯ Tháng 10/2007 STT Họ và tên Chức vụ Lương ngạnh bậc BHXH (20%) BHYT (3%) KPCĐ (2%) Tổng trích (25%) 1 Nguyễn Minh Chiến Trưởng phòng 2.956.200 591.240 88.686 59.124 739.050 2 Nguyễn Văn An Phó phòng 2.475.000 495.000 74.250 49.500 618.750 3 Lê Minh Tú Nhân viên 1.700.500 340.100 51.015 34.010 425.125 4 Cao Thị Liên Nhân viên 1.800.600 360.120 54.018 36.012 450.150 5 Trần Thị Hà Nhân viên 2.030.200 406.040 60.906 40.604 507.550 Tổng cộng 10.962.500 2.192.500 328.875 219.250 2.740.625 Hà Nội, ngày 31/10/2007 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc duyệt 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. 2.4.1.Kế toán tiÒn l­¬ng và các khoản trích theo lương. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng, ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng vµ cÊp bËc cña tõng ng­êi lao ®éng ®­îc h­ëng ®Ó tÝnh ra sè tiÒn ph¶i tr¶. - TiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ CNV trong T10/2007 ®­îc ph¶n ¸nh nh­ sau: Nî TK 622 : 841.744.800 Nî TK 627 : 272.066.000 Nî TK 642 : 147.452.800 Cã TK 334 : 1.261.267.600 - §Ó h¹ch to¸n BHXH, BHYT vµ KPC§. KÕ to¸n sö dông TK 338 chi tiÕt theo tõng ®èi t­îng: TK 3382 : KPC§ . TK 3383 : BHXH . TK 3384 : BHYT . ViÖc tÝnh quü ®­îc thực hiÖn theo quý. + TrÝch BHXH 15% tõ chi phÝ kinh doanh . Nî TK 622 : 24.259.900 Nî TK 627 : 10.569.300 Nî TK 642 : 5.665.200 Cã TK 3383 : 40.494.400 + TrÝch BHYT 2% tõ chi phÝ kinh doanh. Nî TK 622 : 7.621.960 Nî TK 627 : 2.563.240 Nî TK 642 : 1.305.200 Cã TK 3384 : 11.490.400 + KhÊu trõ vµo l­¬ng cña c«ng nh©n. Nî TK 334 : 75.676.000 Cã TK 338 : 75.676.000 Sơ đồ 2.2: Hạch toán thanh toán với người lao động TK 111, 112 TK 334 TK 622 Thanh toán lương Lương của CN trực Tiếp sx TK 138 TK 627 Phải thu khấu trừ vào lương Lương của quản đốc các PX TK 338 TK 641 Các khoản trích theo lương Lương bộ phận BH TK 141 TK 642 Khấu trừ tạm ứng thừa Lương bộ phận quản lý DN TK 3383 BHXH phải trả NLĐ Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 622 Nộp cho cơ quan quản lý Tính vào chi phí trực tiếp TK 334 TK 627 BHXH phải trả NLĐ Tính vào chi phí SXC TK 111, 112 TK 641 Chi tiêu KPCĐ Tính vào chi phí BH TK 642 Tính vào chi phí quản lý DN TK 334 Khấu trừ vào lương của NLĐ Tõ c¸ch h¹ch to¸n trªn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng nhËn chøng tõ ban ®Çu vµ ghi sæ vµo Chøng tõ ghi sæ. Bảng 2.7: Chøng tõ ghi sæ sè : 156. Kú 10/2007. Chøng tõ gèc Néi dung Kú ps Tµi kho¶n Sè tiÒn (VN§) Sè Ngµy Nî Cã C001 24/10 Tính lương CNV T10/2007 10 622 841.744.800 627 272.066.000 642 147.452.800 334 1.261.267.600 Céng 1.261.267.600 Ngµy 24 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp Bảng 2.8: Chøng tõ ghi sæ sè : 182. Kú 10/2007. Chøng tõ gèc Néi dung Kú ps Tµi kho¶n Sè tiÒn (VN§) Sè Ngµy Nî Cã BTH 24/10 Tính BHXH T10/2007 10 622 24.259.900 627 10.569.300 642 5.665.200 3383 40.494.400 Céng 40.494.400 Ngµy 24 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp Bảng 2.9: Chøng tõ ghi sæ sè : 183. Kú 10/2007 Chøng tõ gèc Néi dung Kú ps Tµi kho¶n Sè tiÒn (VN§) Sè Ngµy Nî Cã BTH 24/10 Tinh BHYT T10/2007 10 622 7.621.960 627 2.563.240 642 1.305.200 3384 11.490.400 Céng 11.490.400 Ngµy 24 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp Bảng 2.8: Sæ chi tiÕt – TK 3383. ( BHXH ) Tõ 01/10/ 2007 ®Õn 31/10/2007. CTGS Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn (VN§) Sè Kú Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 2.648.500 182 10 BTH 24/10 TrÝch BHXH T10/2007 622 24.259.900 627 10.569.300 642 5.665.200 ............ Sè ph¸t sinh 15.236.254 50.123.600 Sè d­ cuèi kú 37.535.846 Ngµy 24 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp Bảng 2.9: Sæ chi tiÕt – TK 3384. ( BHYT ) Tõ 01/10/ 2007 ®Õn 31/10/2007 CTGS Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn (VN§) Sè Kú Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 987.500 183 10 BTH 24/10 TrÝch BHYT T10/2007 622 2.546.300 627 621.500 642 326.300 ............ Sè ph¸t sinh 1.220.000 11.476.000 Sè d­ cuèi kú 8.756.700 Ngµy 24 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp ( TrÝch sæ chi tiÕt – TK 338.2 th¸ng 10/ 2007) Bảng 2.10 : Sæ chi tiÕt – TK 3382. ( KPC§ ) Tõ 01/ 10/ 2007 ®Õn 31/ 10/ 2007. CTGS Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn (VN§) Sè Kú Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 2.024.600 181 10 BTH 24/10 Chi tiêu KPC§ tại Công ty T10/2007 111 6.692.900 ........... Sè ph¸t sinh 6.692.900 5.026.200 Sè cuèi kú 390.700 Ngµy 24 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp Bảng 2.11 : Sæ c¸i - TK 334 ( Ph¶i tr¶ CNV) Tõ 01/ 10/ 2007 ®Õn 31/ 10/ 2007 CTGS Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn ( VN§) Sè Kú Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 0 0 156 10 C001 24/10 Tính lương của CNV 622 841.744.800 627 272.066.000 642 147.452.800 185 10 C003 29/10 Thanh to¸n l­¬ng T10/2007 111 1.185.591.544 .......... Sè ph¸t sinh 1.185.591.544 1.185.591.544 Sè d­ cuèi kú 0 0 Ngµy 31 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp Bảng 2.12 : Sæ c¸i - TK 3383 ( BHXH) Tõ 01/ 10/ 2007 ®Õn 31/ 10/ 2007 CTGS Chøng tõ gèc DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn ( VN§) Sè Kú Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 0 0 182 10 C008 24/10 Trích BHXH tháng 10/2007 622 24.259.900 627 10.230.100 642 5.201.300 126 10 C007 29/10 Nộp BHXH T10/2007 cho cơ quan quản lý 111 40.494.400 .......... Sè ph¸t sinh 40.494.400 40.494.400 Sè d­ cuèi kú 0 0 Ngµy 31 th¸ng 10 n¨m 2007 KTT TPTC- L§ Ng­êi lËp PHẦN 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MAY 19-5 3.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. 3.1.1. Những ưu điểm. - Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương : trả lương theo thời gian lao động và trả lương theo kết quả lao động. Theo em, điều này là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty bởi vì lao động của Công ty có cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Đối với CBCNV làm việc gián tiếp thì việc trả lương theo thời gian có ưu điểm là không phải tính toán nhiều vì thời gian làm việc cố định. Ngoài ra nó còn là một khoản chi phí gần như cố định nên không ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Đối với người lao động trực tiếp thì trả lương theo sản phẩm là phù hợp vì nó góp phần tăng năng suất lao động, tạo được sự công bằng, hợp lý. - Nhìn chung công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được thực hiện một cách chặt chẽ, nhanh chóng và tuân thủ theo đúng các chế độ kế toán hiện hành. - Việc xét trả, nâng bậc lương được thực hiện dân chủ, công khai trong toàn Công ty. Ngoài ra Công ty còn tổ chức những tháng thi đua sản xuất, từ đó bầu chọn những cá nhân xuất sắc để khen thưởng. Công ty cũng thường xuyên tổ chức đi thăm quan và các hoạt động giao lưu để tăng thêm tình cảm đoàn kết giữa CBCNV toàn Công ty. Công ty có các chính sách ưu đãi đặc biệt đối với các CBCNV là thương binh, gia đình chính sách 3.1.2. Những nhược điểm. - Công ty May 19-5 là đơn vị sản xuất có quy mô lớn với nhiều xí nghiệp thành viên, nhiều phân xưởng sản xuất với số lượng người lao động là rất lớn. Hơn nữa các xí nghiệp lại cách xa nhau, trải dài cả 3 miền : Bắc, Trung, Nam nên công tác kiểm tra quản lý việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất khó khăn. - Cách tính lương cho lao động gián tiếp hiện nay của Công ty vẫn còn nhiều bất cập. Cách tính lương hiện nay Công ty áp dụng cho lao động gián tiếp chủ yếu dựa trên kinh nghiệm làm việc và trình độ phân bố hệ số cấp bậc. Điều này không phản ánh trung thực khả năng lao động cụ thể của từng người. Bởi vì nếu tính như thế thì những người hoàn thành công việc như nhau nhưng lại có mức lương khác nhau. Như vậy không tạo được sự công bằng trong lao động. - Về tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty hiện nay cũng có những hạn chế nhất định. TK 334 “Phải trả công nhân viên” chỉ được chi tiết thành TK 334AC “tiền ăn ca”, TK 334VP “lương”… không chi tiết thành từng khoản riêng rẽ nên có thể gây ra nhầm lẫn trong khi kiểm tra số dư từng loại. TK 3382 “Kinh phí công đoàn”, TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”, TK 3384 “ Bảo hiểm y tế”, không được chi tiết cho từng phòng ban, xí nghiệp. - Trong quản lý tiền lương, xét về nâng lương, bậc lương, Công ty còn hơi cứng nhắc, rập khuôn. Do vậy mà tiền lương bình quân của người lao động trong Công ty chưa cao. - Víi c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng cña c«ng nh©n nghØ phÐp C«ng ty th­êng kh«ng trÝch tr­íc mµ h¹ch to¸n th¼ng vµo chi phÝ s¶n xuÊt chung vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ,.. lµ kh«ng hîp lý, v× nã kh«ng ph¶n ¸nh thùc chÊt c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. Qua quá trình thực tập, nghiên cứu thực tiễn công việc ở Công ty May 19-5, em xin đưa ra 1 số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty như sau ; 3.2.1. Về công tác quản lý. - Ý kiến 1: Công ty nên tổ chức bố trí lao động trong xí nghiệp cho phù hợp hơn với năng lực của mỗi người. Bên cạnh đó nên tiến hành đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty để kịp thời nắm bắt được những tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại. Từ đó nâng cao được hiệu quả, năng suất lao động. - Ý kiến 2: Căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất của từng xí nghiệp mà ban lãnh đạo Công ty cần phải xây dựng định mức lao động để từ đó giảm thiểu được chi phí nhân công góp phần hạ giá thành sản phẩm. Định mức lao động là căn cứ để xác định số lượng lao động cần thiết cho nhu cầu kế hoạch và hao phí mức lao động cần thiết. Để có thể tính đơn giá tiền lương trên một đơn vị sản phẩm hợp lý cần có định mức lao động chính xác. Hao phí lao động không được phép vượt quá để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo tiêu chuẩn chất lượng được quy định trong kế hoạch sản xuất kinh doanh từng năm của Công ty. Cán bộ làm công tác định mức lao động cần kiêm luôn nhiệm vụ thống kê, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm ở các phân xưởng. Vì công tác này có liên quan đến việc kiểm tra và theo dõi việc thực hiện định mức của công nhân. Cần phải tìm hiểu rõ các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình sản xuất như : tình hình máy móc thiết bị, dụng cụ sản xuất, nguyên vật liệu..dẫn đến hoàn thành hay không hoàn thành định mức, để từ đó có những điều chỉnh hợp lý. Tất cả các định mức lao động dù được xây dựng theo phương pháp nào thì cũng chỉ phát huy được trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó sẽ trở nên lạc hậu và không phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy, sau một khoảng thời gian (thường là 1 năm) cần rà soát lại toàn bộ định mức đã ban hành để có những điều chỉnh phù hợp với tình hình mới. - Ý kiến 3: VÒ qu¶n lý thêi gian lao ®éng. Ngoµi viÖc theo dâi chÆt chÏ ngµy c«ng ®i lµm qua “B¶ng chÊm c«ng” cÇn theo dâi thªm sè giê lµm viÖc cña mçi ng­êi lao ®éng. NÕu mét ng­êi lao ®éng lµm viÖc kh«ng ®ñ sè giê theo quy ®Þnh thùc hiÖn trõ c«ng theo giê vµ nÕu ng­êi lao ®éng lµm thªm giê lËp thªm chøng tõ “ PhiÕu b¸o lµm thªm giê “ (MÉu sè 07- L§TL) cïng mét møc th­ëng hîp lý ®Ó thùc hiÖn viÖc tÝnh tr¶ ®óng ®¾n vµ khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. Bảng 3.1: PhiÕu b¸o lµm thªm giê Ngµy ... th¸ng... n¨m Hä vµ tªn: Ph©n x­ëng: Ngµy c«ng C«ng viÖc Thêi gian lµm thªm §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ký nhËn Tõ giê §Õn giê Tæng giê Céng x x x 3.2.2. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Ý kiến 1: Víi c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng cña c«ng nh©n nghØ phÐp C«ng ty th­êng kh«ng trÝch tr­íc mµ h¹ch to¸n th¼ng vµo chi phÝ s¶n xuÊt chung vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ,.. lµ kh«ng hîp lý, v× nã kh«ng ph¶n ¸nh thùc chÊt c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. C«ng ty nªn thùc hiÖn trÝch tr­íc tiÒn l­¬ng nghØ phÐp cho ng­êi lao ®éng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Møc trÝch vµ tû lÖ trÝch tr­íc tiÒn l­¬ng phÐp phÐp hµng th¸ng cã thÓ thùc hiÖn c«ng thøc sau: Tæng l­¬ng nghØ phÐp kÕ ho¹ch Tû lÖ trÝch tr­íc = x 100 Tæng sè l­¬ng c¬ b¶n kÕ ho¹ch Møc trÝch tr­íc TiÒn l­¬ng c¬ b¶n tiÒn l­¬ng nghØ = thùc tÕ ph¶i tr¶ x Tû lÖ trÝch tr­íc. phÐp kÕ ho¹ch c«ng nh©n trùc tiÕp * Kho¶n trÝch tr­íc tiÒn l­¬ng cho CNV trong doanh nghiÖp : Nî TK 622 : Sè tiÒn trÝch tr­íc. Cã TK 335. * Khi ®· tÝnh ®­îc kho¶n tiÒn l­¬ng nghØ phÐp thùc tÕ ph¶i ®­a vµo TK 335 nh­ sau: Nî TK 335 : TiÒn l­¬ng phÐp thùc tÕ ph¶i tr¶ CNV. Cã TK 334 * NÕu tiÒn l­¬ng phÐp trÝch tr­íc thÊp h¬n sè thùc tÕ ph¶i tr¶ th× ph¶i trÝch bæ sung : Nî TK 622 : Sè chªnh lÖch. Cã TK 335. * NÕu tiÒn l­¬ng phÐp trÝch tr­íc lín h¬n sè thùc tÕ th× ghi bót to¸n sau: Nî TK 335 Cã TK 711 - Ý kiến 2: Công ty nên chi tiết tài khoản 334 thành từng khoản mục rõ ràng, không nên chỉ dừng lại ở việc tách ở các phòng, bộ phận như hiện tại. Cụ thể như sau : Bảng 3.2: Chi tiết TK 334. TK cấp 1 Tk cấp 2 TK cấp 3 Số hiệu TK Tên TK Số hiệu TK Tên TK Số hiệu TK Tên TK 334 Phải trả người lao động 3341 VPCT 33411 33413 33414 33415 Lương trả cho CBCNV VP Thu BHXH của CBCNV VP Thu BHYT của CBCNV VP Tiền ăn ca cho CBCNV VP - Ý kiến 3 : VÒ c¸ch tÝnh tr¶ l­¬ng cho bé phËn gi¸n tiÕp. Víi c¸ch tÝnh l­¬ng nh­ hiÖn nay lµ hîp lý. Nh­ng nªn cã thªm phÇn th­ëng cho nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc mµ kh«ng chØ c¨n cø vµo l­¬ng cÊp bËc bëi v× nh÷ng ng­êi lao ®éng cã th©m niªn kinh nghiÖm nhiÒu nh­ng tiÕp cËn khoa häc kü thuËt kh«ng nhanh nhËy b»ng giíi trÎ. V× vËy nªn cã thªm nhiÒu phÇn th­ëng ®Ó hä cµng h¨ng say vµ ®ãng gãp cho C«ng ty ®­îc nhiÒu h¬n. KẾT LUẬN Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là việc làm không thể thiếu được trong công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Nó giúp cho công tác quản lý lao động của đơn vị đi vào nề nếp, thúc đẩy công nhân viên chấp hành kỉ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác.Qua thời gian thực tập và tìm hiểu công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty May 19-5, em đã thu thập được khá nhiều kinh nghiệm thực tế thực sự có ích cho một sinh viên sắp ra trường. Em đã thấy được tầm quan trọng của kế toán tiền lương tại Công ty, đã thấy được có sự khác biệt không nhỏ giữa lý thuyết học ở trường và thực tế ở các doanh nghiệp trong việc tính và thanh toán cho người lao động. Với sự giúp đỡ của Ths.Trần Văn Thuận và các cô chú trong Phòng kế toán của Công ty ,kết hợp với thực tế sau giai đoạn thực tập tổng hợp tại Công ty, em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Tuy nhiên do thời gian có hạn và do trình độ nhận thức còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh được những thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy giáo cũng như các cô chú trong Phòng kế toán Công ty để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn .