Khóa luận Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế

ơng mại và Công nghiệp Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng hoặc phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng. Bộ chứng từ gồm có: - Đơn xin cấp C/O - C/O: 1 bản chính và 3 bản sao - Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: 1 bản sao - Hóa đơn thương mại (Invoice) - Vận đơn đường biển (Bill of Lading) :1 bản sao - Phiếu đóng gói (Packing List) - Các giấy tờ chứng minh xuất xứ của sản phẩm như quy trình sản xuất sản phẩm TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 63  Lập chứng từ xuất trình ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C Trong quá trình chờ cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O thì tiến hành hoàn tất các chứng từ khác theo quy định của L/C. Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng hoặc của phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng thì tiến hành xuất trình bộ chứng từ thanh toán lên ngân hàng. Thời gian cần hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu để xuất trình ngân hàng là trong vòng 15-21 ngày đối với thị trường châu Âu và 7 ngày đối với thi trường châu Á kể từ ngày giao hàng xuống tàu, chứng từ xuất trình theo quy định trong L/C.  Lập chứng từ xuất trình trên TradeCard nếu thanh toán bằng Tradecard: Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiêp Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng hoặc của phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng thì tiến hành làm Invoice trên mạng tradecard và đính kèm theo chứng từ xuất khẩu (chứng từ scan), loại và số lượng chứng từ xuất trình Tradecard Phòng Kinh doanh Thủ kho Sơ đồ 2.6 - Quy trình kiểm soát chuyển giao hàng Lệnh giao hàng Trưởng phòng ký duyệt Nhập liệu Ghi nhận & in LGH File HTK ĐĐH N A File ĐĐH File K.HàngThông báo lỗi ĐĐH Xuất hàng, ký xác nhận SL thực xuất A-3 Lệnh giao hàng đã ký Lệnh giao hàng đã ký TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 64 Kiểm soát vận chuyển hàng hóa trên đường - Hàng hoá trên phương tiện vận chuyển khi ra khỏi Công ty phải có hoá đơn, hợp đồng vận chuyển, bộ hồ sơ xuất khẩu (nếu là hàng xuất khẩu) và phải có xác nhận của bảo vệ Công ty về thời gian rời khỏi Công ty. - Hàng hoá trong xe phải được che chắn, phủ bạt kín đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển. - Trong quá trình vận chuyển lái xe không được để người lạ vào xe, phải cập nhật thông tin vào nhật trình vận chuyển (biểu mẫu KD-M47) cho đến khi giao hàng đến địa điểm giao nhận. - Khi đến nơi giao nhận hàng hoá lái xe phải đảm bảo giao nhận đầy đủ về mặt số lượng, các chứng từ liên quan như hoá đơn, hồ sơ xuất khẩu (nếu là hàng xuất khẩu) và phải có xác nhận của bên nhận hàng (biểu mẫu KD-M46) đồng thời thông báo cho người phụ trách vận tải của Công ty. - Người phụ trách vận chuyển khi nhận được các thông tin về sự cố xảy ra trên đường vận chuyển phải có trách nhiệm xử lý thông tin trong phạm vi của mình, trong trường hợp ngoài khả năng xử lý của mình phải báo cáo lại với lãnh đạo đơn vị cũng như ban giam đốc Công ty để có hướng xử lý cho phù hợp với tình hình thực tế.  Ví dụ minh họa  Giao hàng nội địa Vào ngày 04/02/2013, Công ty đã tiến hành giao hàng đợt 1 cho Công ty TNHH Dệt May Hà Nội. Chuyên viên vận tải của Phòng kinh doanh làm hợp đồng thuê phương tiện vận tải và Phiếu giao nhận hàng hóa và Nhật trình vận chuyển hàng hóa trên đường. Chuyên viên giao hàng đã lập lệnh giao hàng gửi thủ kho yêu cầu xuất 3000 kg Sợi Ne 30CoCd W và 5000 kg Sợi Ne 40TCm (65/35)W [Phụ lục 13]. Thủ kho căn cứ vào lệnh giao hàng tiến hành xuất hàng. Thủ kho xuất hàng và ghi số lượng thực xuất vào lệnh giao hàng là 3.039,12 kg Sợi Ne 30CoCd W và 5.034,96 kg Sợi Ne 40TCm (65/35) W. Do đặc thù mặt hàng Sợi được đánh thành từng ống nên khi cân có chênh lệch nhưng không đáng kể. Sau đó thủ kho đã ký nhận vào lệnh giao hàng và chuyển cho kế toán ở Phòng Kinh doanh để lập hóa đơn GTGT. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 65  Vào ngày 18/02/2013, Công ty tiếp tục giao số hàng còn lại để hoàn thành đơn hàng. Quá trình giao hàng diễn ra tương tự như lần giao hàng đợt 1 với số lượng thực xuất 7.030,80 kg Sợi Ne 30CoCd W.  Giao hàng xuất khẩu Vào ngày 25/01/2013, chuyên viên giao hàng đã lập danh sách gồm 449 kiện ứng với 10.776 lõi và gửi đặt chỗ cho hãng tàu. Chuyên viên xuất nhập khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm: - Hợp đồng xuất khẩu [Phụ lục 5] - Hóa đơn xuất khẩu [Phụ lục 14] - Bảng kê chi tiết hàng hóa Sau đó vào mạng khai hải quan điện tử tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập đầy đủ các thông tin và thực hiện gửi khai báo điện tử. Hệ thống hải quan đã trả về với kết quả phân luồng Xanh và chấp nhận thông quan, cửa khẩu xuất C021 tại Cảng Tiên Sa Đà Nẵng. Chuyên viên này đã in tờ khai hải quan điện tử thành 2 bản chính.Tờ khai hải quan điện tử [Phụ lục 15] Giao hàng tại kho của Công ty: Thủ kho tiến hành xuất hàng theo như lệnh giao hàng và ký nhận số lượng thực xuất là 20.366,64 kg Sợi Ne 23/1 65% Polyester/35% Cotton rồi chuyển cho phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Tiến hành gửi bộ hồ sơ hảiquan cùng với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho lái xe. Chuyên viên này tiếp tục lập chứng từ và làm thủ tục xin cấp C/O gồm: - Đơn xin cấp C/O khai tương tự tờ khai hải quan điện tử - C/O: 1 bản chính và 3 bản sao - Tờ khai hải quan điện tử: 1 bản sao - Hóa đơn xuất khẩu (Invoice) - Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 1 bản sao [Phụ lục 16] - Phiếu đóng gói (Packing List) d) Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng Sau khi xuất hàng, thủ kho chuyển lệnh giao hàng hoặc thông báo giao hàng cho chuyên viên kế toán vật tư ở phòng Kinh doanh. Chuyên viên này đối chiếu, kiểm tra giữa ĐĐH đã duyệt, hợp đồng kinh tế với lệnh giao hàng để lập Hóa đơn GTGT. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 66 Trường hợp bán hàng cho đại lý, cửa hàng bán đúng giá, hưởng hoa hồng. Cuối tháng, đại lý hoặc cửa hàng tiến hành lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về Công ty để lập Hóa đơn GTGTcho hàng hóa thực tế tiêu thụ. Hóa đơn GTGT ghi nhận các thông tin: Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tên người mua hàng, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ đơn vị mua hàng; hình thức thanh toán, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá...gồm 3 liên (tím, đỏ, xanh) và 3 chữ ký: Người mua hàng, người bán hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1(màu tím) của hóa đơn GTGT được lưu tại phòng Kinh doanh tức để lại trên cuống chỉ xé. Liên 2 và liên 3 được gửi lên Tổng Giám đốc (Phó Tổng Giám đốc ) ký duyệt, sau đó gửi cho khách hàng ký và khách hàng giữ lại liên 2 (màu đỏ), liên 3 (màu xanh) gửi thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng tài chính kế toán lưu lại để theo dõi doanh thu và nợ phải thu. Phòng Kinh doanh và Phòng Kế Hoạch–XNK căn cứ vào hợp đồng hoặc bảng xác nhận đơn hàng và phối hợp với phòng tài chính kế toán để theo dõi công nợ và có kế hoạch thu tiền nếu khách hàng thanh toán sau khi giao hàng. Hóa đơn đã phát hành được ghi lên bảng kê để ghi nhận doanh thu trong tháng. Nếu chuyên viên này lập sai hóa đơn thì phải làm biên bản hủy hóa đơn nêu rõ seri hóa đơn, lý do hủy và phải có sự chứng kiến của đại diện bên mua hàng. Biên bản này được lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản để đối chứng sau này. Đây cũng là một biện pháp kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên lập hóa đơn và kế toán cấu kết với nhau để cố tình giấu bớt một hóa đơn nào đó nhằm biển thủ tài sản của Công ty. Trường hợp, đã gửi hóa đơn sai sót cho khách hàng mới phát hiện thì làm biên bản điều chỉnh hóa đơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 67 Phòng Kinh Doanh Tổng Giám đốc Thủ kho Phòng TC-KT Sơ đồ 2.7 - Quy trình kiểm soát lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng  Ví dụ minh họa  Bán hàng nội địa Vào ngày 04/03/2013, sau khi xuất hàng cho Công ty TNHH Dệt May Hà Nội thủ kho đã gửi Lệnh giao hàng cho kế toán vật tư ở phòng kinh doanh để lập hóa đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng, lệnh giao hàng tiến hành nhập liệu và in hóa đơn GTGT. Tổng thành tiền bao gồm thuế 10% là 601.042.680 đồng. Hóa đơn được in làm 3 liên và chuyển cho tổng giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển liên 2 cho chủ xe để giao cho khách hàng tại kho khách hàng. Liên 3 chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng tài chính kế toán để ghi sổ kế toán, công nợ của khách hàng. Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng - Công ty TNHH Dệt May Hà Nội [Phụ lục 17] Vào ngày 18/02/2013, sau khi giao số hàng còn lại cho Công ty TNHH Dệt May Hà Nội để hoàn thành đơn hàng. Thủ kho gửi Lệnh giao hàng cho kế toán vật tư phòng kinh Xem xét ký duyệt HĐBH HĐBH đã ký duyệt K.Hàng A C A HĐBH đã ký duyệt Nhập liệu Ghi thẻ khoThẻkho HĐBH đã ký duyệt Sổ kế toán B HĐBH đã ký duyệt Nhập liệu Ghi sổ kế toán HĐBH đã ký duyệt N File HTK File PTKH A-3 File LGH Lệnh giao hàng Nhập liệu Ghi nhận & in HĐBH HĐBH File HĐBH TB lỗi N N Lệnh giao hàng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 68 doanh để lập hóa đơn GTGT với số lượng 7.030,80 kg Sợi Ne 30CoCdW, đơn giá 69.090,91đ/1kg. Tổng thành tiền bao gồm thuế GTGT 10% là 534.340.800 [Phụ lục 18]. Hóa đơn cũng được in làm 3 liên và chuyển cho tổng giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển liên 2 cho chủ xe để giao cho khách hàng tại kho khách hàng. Liên 3 chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng tài chính kế toán để ghi sổ kế toán, công nợ của khách hàng. Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng- Công ty TNHH Dệt May Hà Nội [Phụ lục 17] e) Thu tiền và ghi sổ các khoản thu tiền  Đối với thu tiền mặt Khi khách hàng đến trả tiền, kế toán tiền mặt sẽ cập nhật vào phần mềm máy tính và in phiếu thu gồm 2 liên, ký lên đó, rồi trình lên kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc) kiểm tra, ký duyệt. Sau đó, phiếu thu được chuyển trả lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu để thu tiền và sau khi nhận đủ số tiền từ khách hàng, thủ quỹ ghi rõ số tiền thực nhận vào phiếu thu rồi ký, đóng dấu xác nhận Đã thu tiền lên phiếu thu. Thủ quỹ giữ lại liên 1 để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ chi tiết tiền mặt, liên 2 giao cho khách hàng Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng có đầy đủ 5 chữ ký: Giám đốc , kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ. Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu và thủ quỹ cất tiền trong két sắt, chỉ có thủ quỹ giữ chìa khóa két sắt này. Định kì, tiến hành kiểm kê quỹ có sự giám sát của Kế toán trưởng. Cuối kỳ, kế toán tiền mặt in ra Bảng kê thu tiền để đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ. Kế toán tiền mặt sử dụng sổ chi tiết tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng, cuối quý Sơ đồ 2.8 - Quá trình luân chuyển chứng từ (nhập liệu qua phần mềm) Chứng từ gốc (Phiếu thu) Sổ quỹ tiền mặt Sổ cái Sổ chi tiết TK111 Bảng kê ghi Nợ TK 111 Nhật ký chứng từ BCTC Bảng cân đối kế tóanTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 69 Kế toán tiền mặt Giám đốc Thủ quỹ Kế toán trưởng Sơ đồ 2.9 - Quy trình kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt A Phiếu thuPhiếu thu Phê duyệt Phiếu thuPhiếu thu đã ký B B Phiếu thuPhiếu thu đã ký Thu tiền, ký nhận Phiếu thuPhiếu thu đã ký Nhập liệu Ghi sổ quỹ Sổ quỹ File K.Hàng File PTKH TB lỗi Phiếu thu đã ký C C Phiếu thu đã ký Nhập liệu Ghi sổ chi tiết Tiền mặt File K.Hàng File PTKH TB lỗi Phiếu thu đã ký N Sổ chi tiết Tiền mặt Chứng từ liên quan Nhập liệu Ghi nhận & in Phiếu thu K.Hàng File PTKH TB lỗi Phiếu thuPhiếu thu File K.Hàng D A Chứng từ liên quan TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 70 Mẫu số S07-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 02 năm 2013 Tài khoản 111- Tiền mặt Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư P/s ngoại tệ Số dư ngoại tệNgày Số chứng từ Thu Chi Thu ChiThu Chi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ... ... ... Dư đầu kỳ 12.035.201 21/2 071 Nộp tiền bán hàng- Phòng kinh doanh 1311-1 3.620.000 399.977.959 21/2 ... 072 ... Nộp tiền bán hàng- Phòng kinh doanh Cộng: 1311-1 ... 9.000.000 ... ... 408.977.959 ... ... ... ... SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tháng 02 năm 2013 Tài khoản: 111 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1111-Tiền Việt Nam Dư đầu kỳ 12.035.201 ... ... ... ... ... ... ... ... 21/02 071 PT Nộp tiền bán hàng 1311-1 3.620.000 399.977.959 21/02 072 PT Nộp tiền bán hàng 1311-1 9.000.000 408.977.959 ... ... ... ... ... ... ... ... .. Tổng phát sinh Dư cuối kỳ Ngày ...tháng ...năm2013 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Mẫu số: 01-TT Thủy Dương, Hương Thủy, TT Huế Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Quyển số: PHIẾU THU Số: 071 Ngày 21 tháng 02 năm 2013 Nợ: 1111 9.000.000 Có: 1311-1 9.000.000 Họ và tên người nộp tiền: Phòng kinh doanh Địa chỉ: Phòng tài chính kế tóan Lý do nộp: Nộp tiền bán hàng Số tiền: 9.000.000 VND (bằng chữ) Chín triệu đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 16 tháng 3 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 71  Đối với thu TGNH Tại Công ty, hình thức thanh toán tiền hàng qua tài khoản ngân hàng là chủ yếu. Ngân hàng của công ty khi nhận được lệnh chuyển tiền do Ngân hàng khác chuyển đến sẽ gửi giấy báo Có về phòng tài chính - kế toán của Công ty. Đối với trường hợp xuất khẩu, kế toán ngân hàng phải lập bộ chứng từ thanh toán xuất trình với ngân hàng của Công ty để được thanh toán. Căn cứ vào giấy báo Có kết hợp với các chứng từ của khách hàng mà phòng Kinh doanh, Kế hoạch - XNK đã bàn giao sang, kế toán ngân hàng phân loại giấy báo Có theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp theo thứ tự liên tục ghi trên giấy báo, đối chiếu kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp. Căn cứ vào giấy báo này, kế toán ngân hàng sẽ cập nhật vào tài khoản TGNH. Kế toán cập nhật các phần: Số chứng từ, ngày tháng, TẬP ĐOÀN DỆT MAY VN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP DM HUẾ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT ĐẾN 31 THÁNG 01 NĂM 2013 Hôm nay lúc 17 giờ ngày 31 tháng 01 năm 2013 tại Phòng Tài chính - kế toán Công ty cổ phần Dệt May Huế chúng tôi gồm có: 1/ Ông Đoàn Tư: Kế toán trưởng 2/ Bà Nguyễn Thị Vân Kế toán 3/ Bà Ngô Thị Hoa Thủ quỹ Đã tiến hành kiểm kê số tiền mặt còn tồn thực tế tại quỹ đến 31 tháng 01 năn 2013 như sau: I/ VỀ TIỀN MẶT Số tiền mặt còn tồn theo sổ sách đến 31tháng 01 năm 2013 là: 12.035.201 đồng Số tiền mặt còn tồn thực tế tại quỹ gồm các loại sau: Loại 100.000đ x 100 tờ = 10.000.000 đồng Loại 50.000đ x 36 tờ = 1.800.000 đồng Loại 5.000đ x 33 tờ = 165.000 đồng Loại tiền lẻ, rách = 71.000 đồng Cộng = 12.036.000 đồng Như vậy số tiền chênh lệch thừa 799 đồng Nguyên nhân: do tiền lẻ II/ CÁC CHỨNG TỪ CÓ GIÁ TRỊ NHƯ TIỀN 1/ Sổ chứng nhận sở hữu cổ phần bông vải miền Trung - Sổ CJC 004 với số cổ phiếu là 6.500 CP 2/ Hồ sơ thế chấp của Cửa hàng Thuận lợi - Hợp đồng thế chấp - Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà vàquyền sử dụng đất Biên bản lập xong cùng ngày và được lập thành 4 bản Kế toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Tổng giám đốc Nguyễn Thị Vân Ngô Thị Hoa Đoàn Tư TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 72 mã đối tượng, nội dung, số tiền theo định khoản vào máy tính. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý các thông tin và số liệu trên. Hàng tháng, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu số dư TGNH tại ngân hàng và số dư tài khoản TGNH trên sổ sách Công ty. Nếu có chênh lệch phải tiếp tục đối chiếu với khách hàng và tìm hiểu nguyên nhân, xử lý chênh lệch . Cuối quý, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu số dư TGNH với đại diện có thẩm quyền của ngân hàng để xác nhận số dư giữa Công ty và ngân hàng Kế toán Ngân hàng Hàng Tháng Sơ đồ 2.10 - Quy trình kiểm soát nghiệp vụ thu TGNH  Ví dụ minh họa Vào ngày 06/02/2013, Công ty TNHH Dệt May Hà Nội sau khi đã nhận đủ hàng hóa cùng với hóa đơn GTGT, đã thanh toán tiền hàng cho số lượng hàng giao vào đợt Phân loại, kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan Ngân hàng của công ty Giấy báo Có Nhập liệu Ghi sổ chi tiết TGNH File K.Hàng File PTKH File TGNH TB lỗi Giấy báo Có Sổ chi tiết TGNH Sổ chi tiết TGNH tại N.Hàng N TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 73 1 với tổng số tiền là 601.042.680 vào tài khoản của Công ty tại Ngân hàng Quân đội chi nhánh Huế. Ngân hàng đã gửi giấy báo Có về phòng tài chính kế toán của Công ty. Kế toán Ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Có tiến hành nhập liệu vào máy tính và ghi sổ chi tiết tài khoản 112. Sổ chi tiết tài khoản 112 [Phụ lục 19] Vào ngày 22/02/2013, Công ty TNHH Dệt May Hà Nội tiếp tục thanh toán số tiền còn lại cho đợt giao hàng thứ 2 là 534.340.800 đồng vào tài khoản của Công ty tại Ngân hàng Quân đội chi nhánh Huế. Ngày 22/02/2013 Ngân hàng đã gửi giấy báo Có về phòng tài chính kế toán của Công ty. Kế toán Ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Có tiến hành nhập liệu vào máy tính và ghi sổ chi tiết tài khoản 112. Sổ chi tiết tài khoản 112 [Phụ lục 19] f) Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu  Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Chiết khấu thương mại: Công ty không có các chính sách chiết khấu, việc bán hàng hóa đều đã được thỏa thuận, thương lượng giữa khách hàng với phòng kinh doanh và phòng kế hoạch - XNK về giá cả, mẫu mã ... Giảm giá hàng bán ít khi xảy ra tại Công ty chỉ trừ trường hợp khách hàng sau khi nhận hàng thấy sản phẩm vẫn chưa thỏa mãn hết các yêu cầu đặt hàng nên khách hàng yêu cầu Công ty giảm giá và Tổng Giám đốc cho giảm giá thì phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch xuất nhập khẩu mới lập hợp đồng điều chỉnh. CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Thủy Dương, Hương Thủy, TT Huế BÁO CÓ TIỀN GỬI Số:113 Ngày 22 tháng 02 năm 2013 Nợ:11216-1 534.340.800 Có: 1311-1 534.340.800 Họ và tên người nộp tiền: Hà Kim Phụng Địa chỉ: 14/144 Quan Nhân, Nhân chính, Thanh Xuân, Hà Nội Lý do nộp: Tiền bán hàng Số tiền: 534.340.800 VND (bằng chữ): Năm trăm ba mươi bốn triệu ba trăm bốn mươi ngàn tám trăm đồng Kèm theo: Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm trăm ba mươi bốn triệu ba trăm bốn mươi ngàn tám trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) : TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 74  Xử lý hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại ở Công ty rất ít xảy ra. Vì hàng hóa trong quá trình sản xuất, hoàn thành sản phẩm cuối cùng đều được bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra, giám sát từng công đoạn, quy trình khác nhau. Trước khi xuất bán, bốc lên xe tải hoặc container được bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra lần cuối cùng, đảm bảo đủ điều kiện mới được xuất bán . Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại do Tổng Giám đốc phê duyệt. Khi có sự khiếu nại của khách hàng về một sản phẩm nào đó Công ty đều chủ động tiếp nhận thông tin, lấy mẫu kiểm tra đối chứng, nếu là những chỉ tiêu chất lượng phức tạp thì Công ty còn mời các chuyên gia trong ngành cùng tham gia giải quyết. Nếu thực sự có sản phẩm không đảm bảo chất lượng, Công ty sẽ bàn bạc với khách hàng để đổi lại hoặc giảm giá cho phù hợp hoặc đàm phán và chấp nhận giải quyết các yêu cầu thỏa đáng từ phía khách hàng. Đồng thời quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, bộ phận và tùy điều kiện khách quan hay chủ quan mà tiến hành xử lý theo quy định của Công ty. g) Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được Kế toán công nợ thường lập Biên bản đối chiếu công nợ khi khách hàng có thắc mắc về công nợ của mình hoặc Công ty lập các báo cáo giữa năm hoặc kết thúc năm tài chính. Các khoản công nợ được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng. Hàng tháng, kế toán công nợ in Báo cáo công nợ tổng hợp toàn Công ty và báo cáo công nợ quá hạn theo tuổi nợ trình lên Giám đốc xem xét và xử lý [Phụ lục 6], [Phụ lục 7], [Phụ lục 8] Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, Công ty đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu hồi nợ những vẫn không thu được nợ hoặc do khách hàng phá sản, ngưng hoạt động ...và xác định khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì phải chấp nhận xóa sổ những khoản thu khó đòi đó. Việc xóa nợ phải được Tổng Giám đốc phê duyệt đầy đủ mới được xóa những khoản nợ khó đòi này. h) Lập dự phòng nợ khó đòi Khách hàng nợ lâu hay nợ quá hạn rất ít khi xảy ra. Nhưng hàng năm, Công ty đều trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi do Phó phòng tài chính - kế toán thực hiện theo hướng dẫn thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ tài chính. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 75 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CTCP DỆT MAY HUẾ 3.1. Đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế 3.1.1. Đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Dệt May Huế Trong những năm qua, Công ty cổ phần Dệt May Huế đã đạt được nhiều thành công lớn với doanh thu hằng năm tăng, đảm bảo việc làm ổn định cho trên 3000 lao động với mức thu nhập khá, khẳng định được vị thế của Công ty, uy tín với khách hàng và thương hiệu đối với thị trường tiềm năng trên thế giới. Để đạt được những kết quả đó, phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của Ban Giám đốc, tất cả các nhân viên trong Công và đặc biệt là hệ thống KSNB. Với cách bố trí khoa học và hợp lý như hiện nay, công tác KSNB đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên thực tế không thể tồn tại một hệ thống KSNB hoàn hảo bất chấp những nỗ lực của ban quản trị và nhân viên trong Công ty. Tình hình kinh doanh và thị trường luôn biến đổi không ngừng, đòi hỏi hệ thống KSNB cũng phải không ngừng hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. Bên cạnh những mặt mạnh mà Công ty đã xây dựng được, còn tồn tại một số thiếu sót trong hệ thống KSNB của Công ty. 3.1.1.1. Môi trường kiểm soát  Ưu điểm - Ban lãnh đạo của Công ty là một tập thể thống nhất, có năng lực, tư cách đạo đức tốt, có thái độ tích cực trong công tác xây dựng hệ thống KSNB. Luôn định hướng cho nhân viên thấy được vai trò của kiểm soát. Vấn đề về kiểm soát thông tin, yêu cầu về tính trung thực của thông tin cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Ban lãnh đạo của Công ty đã rất coi trọng đến việc xây dựng một hệ thống KSNB nói chung và đối với chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng. - Hiện nay Công ty có một đội ngũ nguồn nhân lực mạnh và có chất lượng cao, có đạo đức tốt và ý thức trong công việc. Ngoài ra, Công ty đã có các chính sách đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ và tay nghề của nhân viên TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 76 - Ban Kiểm Soát của Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu, đã có những đóng góp quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng mà Công ty áp dụng khá phù hợp với quy mô, cơ cấu hoạt động SXKD của Công ty, đem lại hiệu quả, giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn hơn do được sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng trong các lĩnh vực khác nhau. Bộ máy kế toán được tổ chức khá chặt chẽ rõ ràng, các phần hành được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Việc theo dõi khách hàng được thực hiện cả phòng kinh doanh, phòng Kế hoạch-XNK và phòng kế toán giúp cho việc kiểm soát tốt hơn, dễ kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót dễ dàng hơn. - Công ty có sự phân công quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận rõ ràng. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng, không có sự bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ. Các công việc, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các cấp quản lý, các phòng ban, bộ phận được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của Công ty và được phổ biến đến từng phòng ban, từng nhân viên giúp cho mỗi thành viên có thể thực hiện tốt công việc của mỗi người. - Công ty đã thực thi có hiệu quả chính sách nhân sự hợp lý, ban hành, xây dựng một quy chế tuyển dụng, phân phối tiền lương rõ ràng, công khai và minh bạch. Công ty có một đội ngũ nguồn nhân lực mạnh và có chất lượng cao. Hằng năm, Công ty đều có kế hoạch đề bạt, thăng chức, khen thưởng, kỷ luật thích đáng, đồng thời cũng tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nhằm nâng cao tay nghề.  Nhược điểm - Công ty hiện nay đã cổ phần hóa. Do vậy các cổ đông và ban quản lý càng quan tâm đến lợi ích của mình hơn mà hoạt động KSNB do chính những người quản lý trong Công ty tổ chức và điều hành nên rất khó để ngăn ngừa và phát hiện những gian lận của nhà quản lý. - Số lượng cán bộ có trình độ đại học ở Công ty vẫn còn hạn chế. - Chưa thiết lập được bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập kiểm tra lại việc thực hiện các hoạt động. - Do đặc thù của cơ cấu tổ chức theo mô hình này nên các phòng ban hoạt động TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 77 tương đối độc lập, khó phối hợp được các hoạt động của những lĩnh vực chức năng khác nhau. Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau với các nhà máy Sợi, Dệt- Nhuộm, May nhưng chưa thiết lập được các thủ tục kiểm soát rõ ràng, đồng bộ cho toàn Công ty nên việc kiểm soát công việc bán hàng - thu tiền còn gặp khó khăn và hiệu quả chưa cao. - Trong bộ máy kế toán, kế toán tổng hợp làm quá nhiều việc vừa chỉ đạo hướng dẫn, tập hợp các số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán cuối kì, tính giá thành sản phẩm, lập BCTC, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn... nên rất dễ xảy ra sai sót. - Việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề của CBCNV vẫn là đào tạo tại chỗ nhằm đáp ứng nhu cầu công việc cấp thời, chưa có chiến lược đào tạo lâu dài. 3.1.1.2. Đánh giá rủi ro  Ưu điểm - Việc luôn định hướng, vạch ra những mục tiêu, kế hoạch cho từng tháng, năm và nổ lực, phấn đấu để hoàn thành tốt các mục tiêu, kế hoạch đã đặt ra đã giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. - Công ty luôn xem xét quan tâm đến những rủi ro có thể gặp phải ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty để có thể chuẩn bị kịp thời, phản ứng nhanh chóng khi những rủi ro đó xảy ra. - Công ty luôn quan tâm đến chất lượng sản phẩm, uy tín cho khách hàng, thực hiện kiểm tra, giám sát định kì...nhằm hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro xảy ra 3.1.1.3. Hoạt động kiểm soát  Ưu điểm - Công ty có sự phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận tương xứng với trình độ, năng lực và vị trí của nhân viên, hạn chế được sự chồng chéo lẫn nhau. Các bộ phận có một nhiệm vụ riêng, không có sự bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ. - Quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ của Công ty khá chặt chẽ: Hệ thống chứng từ tương đối đầy đủ, được đánh số liên tục và có đầy đủ chữ ký, đều được kiểm tra, kiểm soát trước khi luân chuyển và được luân chuyển một cách khoa học giữa các TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 78 phòng ban. Hệ thống tài khoản của Công ty được sử dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. - Công ty không để lượng tiền nhàn rỗi nhiều, chỉ dùng để chi trả những khoản phát sinh bằng tiền mặt cần thiết tại Công ty. Tiền mặt được thủ quỹ cất giữ cẩn thận, khi quỹ tiền mặt lớn được gửi vào Ngân hàng để đảm bảo an toàn - Các công việc của mỗi CBCNV đều được kiểm tra, giám sát lại bởi một cấp cao hơn nhằm đem lại những lợi ích, hiệu quả cho công ty, hạn chế những rủi ro, gian lận. - Công ty luôn quan tâm đến những kết quả đạt được, chưa đạt được so với kế hoạch đặt ra. Từ đó đưa ra những nguyên nhân, giải pháp khắc phục giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. 3.1.1.4. Thông tin và truyền thông  Ưu điểm - Các chỉ thị, mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo được thực hiện bằng văn bản và phổ biến đến từng phòng ban, nhân viên giúp mỗi thành viên biết được nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của mình để có thể thực hiện tốt. - Tất cả thông tin liên quan đến Công ty, tình hình kinh doanh...đều được đưa lên trên trang web của Công ty (huegatex.com.vn) giúp cho các cổ đông và những người bên ngoài có thể theo dõi. 3.1.1.5. Giám sát  Ưu điểm - Công ty đã thành lập Ban kiểm soát nhằm giám sát sự tuân thủ các quy định và điều lệ Công ty, các hoạt động khác để kịp thời phát hiện những sai phạm, biến động bất thường. - Hằng năm, Công ty đã mời Công ty TNHH Quốc tế Kiểm toán (VIA) về kiểm toán nhằm đảm bảo BCTC trung thực và hợp lý, giúp các cổ đông, nhà đầu tư yên tâm về tình hình kinh doanh của Công ty.  Nhược điểm - Ban kiểm sóat chỉ có 3 thành viên, vẫn chưa đề ra các thủ tục kiểm soát rõ ràng và đồng bộ cho toàn công ty. - Việc mời một Công ty về kiểm toán nhiều năm liền kết quả đánh giá có thể không được khách quan. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 79 3.1.2. Đánh giá hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế 3.1.2.1. Xử lý đơn đặt hàng  Ưu điểm - Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban: Nếu khách hàng mua sản phẩm sợi thì liên hệ với Phòng kinh doanh, mua vải dệt kim hoặc áo quần may mặc thì liên hệ với phòng Kế hoạch - XNK, điều này giúp dễ kiểm soát đơn hàng. - Việc xét duyệt ĐĐH được Phòng Kinh doanh và Phòng Kế hoạch - XNK thực hiện khá tốt giảm thiểu được rủi ro khách hàng giả mạo, rủi ro nhận ĐĐH khi không có đủ hàng trong kho. - Công ty cũng đã xây dựng và thực hiện được các cách thức tính giá cho từng mặt hàng khác nhau, đảm bảo chính xác theo các yêu cầu của khách hàng và theo sát tình hình thị trường.  Nhược điểm - Công ty vẫn chưa có mẫu ĐĐH riêng theo tiêu chuẩn thống nhất cho tất cả các khách hàng của Công ty mà do khách hàng tự viết theo mẫu riêng nên rất khó kiểm soát, việc tiếp nhận và xử lý ĐĐH cũng dễ xảy ra sai sót trong quá trình kiểm tra và đối chiếu. 3.1.2.2. Xét duyệt bán chịu  Ưu điểm - Công ty có quy định một mức bán chịu tối đa cho từng khách hàng khác nhau và việc bán chịu do Tổng Giám đốc (ủy quyền Phó Tổng Giám đốc) phê duyệt; phải có tài sản thế chấp giúp Công ty hạn chế được rủi ro không thu được tiền từ khách hàng  Nhược điểm - Thủ tục xét duyệt bán chịu vẫn chưa có văn bản, quy định cụ thể, rõ ràng; công tác thẩm định vẫn còn mang tính hình thức, dựa trên cảm tính. Công ty vẫn chưa có một bộ phận kiểm tra tín dụng của khách hàng riêng. - Việc quy định mức tín dụng cho từng khách hàng khác nhau sẽ khó kiểm soát vì Công ty có nhiều đối tượng khách hàng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 80 - Những khách hàng mới Công ty vẫn bán chịu. Điều này dễ xảy ra rủi ro trong thu tiền, giải quyết công nợ vì những khách hàng này Công ty chưa biết rõ tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh, khả năng trả nợ như thế nào. 3.1.2.3. Chuyển giao hàng  Ưu điểm - Công ty có mẫu giao hàng khác nhau đối với sản phẩm Sợi (lệnh giao hàng) và sản phẩm dệt kim, áo quần may mặc (thông báo giao hàng) giúp dễ kiểm soát - Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, độc lập giữa các nhân viên trong các phòng ban như chuyên viên đơn hàng, chuyên viên giao hàng, chuyên viên vận tải, chuyên viên kế toán vật tư...nhằm giúp quá trình bán hàng được diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, hạn chế rủi ro. - Mọi sản phẩm trước khi xuất bán đều được kiểm tra chất lượng sản phẩm xem có đạt yêu cầu không nhằm tạo uy tín cho khách hàng, giảm thiểu các trường hợp hàng bị trả lại hoặc phải giảm giá do không đạt chất lượng làm giảm doanh thu bán hàng. - Quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường được kiểm soát rất chặt chẽ hạn chế trường hợp hàng hóa không đảm bảo chất lượng do quá trình vận chuyển. - Các phòng ban, bộ phận có sự độc lập tương đối trong chu trình bán hàng - thu tiền. Do đó đảm bảo tính khách quan của các thông tin cần cung cấp. - Khách hàng phải ký xác nhận đầy đủ về việc nhận hàng trên phiếu giao nhận hàng của Công ty về tên hàng, số lượng, tình trạng hàng hóa...nhằm tránh những rủi ro có thể xảy ra như hàng đã được giao nhưng khách hàng không nhận được, giao hàng với số lượng không đúng, không đủ và kịp thời... - Quá trình giao hàng xuất khẩu được thực hiện khá chặt chẽ.  Nhược điểm - Việc xuất kho chỉ căn cứ vào lệnh giao hàng hoặc thông báo giao hàng do chuyên viên giao hàng ở phòng Kinh doanh hoặc phòng Kế hoạch-XNK lập mà không có các chứng từ khác để đối chiếu sẽ dễ phát sinh sai sót. - Thủ kho khi xuất hàng hóa không lưu giữ một chứng từ nào làm căn cứ xuất hàng nên khi có vấn đề xảy ra không thể đối chiếu, kiểm tra. 3.1.2.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 81  Ưu điểm - Hóa đơn được lập đúng theo quy định của Bộ tài chính, được đánh số thứ tự trước và được Tổng Giám đốc phê duyệt. Các hóa đơn, chứng từ liên quan được lưu giữ ở nhiều bộ phận, tạo sự kiểm tra chéo giữa các phòng ban liên quan. - Hóa đơn được lập ngay sau khi giao hàng đã hạn chế tình trạng lập HĐBH giả mạo, đảm bảo số hàng được vận chuyển đi đều đã lập hóa đơn. - Tất cả hóa đơn phát hành đều được ghi nhận vào bảng kê. Đồng thời việc lập hóa đơn sai phải làm biên bản hủy hóa đơn, có chữ ký của lãnh đạo và xác nhận của khách hàng giúp cho việc kiểm soát quá trình lập hóa đơn chặt chẽ hơn, tránh trường hợp nhân viên thông đồng với nhau để giấu hóa đơn nhằm biến thủ tài sản công ty. 3.1.2.5. Thu tiền và ghi sổ nghiệp vụ thu tiền  Ưu điểm - Công ty đã có sự tách biệt giữa người ghi sổ tài sản và người bảo quản tài sản: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu còn thủ quỹ thu tiền, ký và đóng dấu. Điều này đã tạo ra sự kiểm soát chặt chẽ, tránh trường hợp xảy ra gian lận, biến thủ tài sản của Công ty - Định kì Công ty có sự kiểm tra, đối chiếu giữa Bảng kê thu tiền, Sổ cái của kế toán tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ nhằm kịp thời phát hiện những chênh lệch nếu có xảy ra và có biện pháp xử lý thích hợp. - Tất cả các khoản thu tại Công ty đều phải có chứng từ đầy đủ, hợp lệ (phiếu thu giấy báo Có...) và được phản ánh rõ ràng chi tiết trên các sổ nhằm tránh trường hợp ghi thiếu, gian lận. - Việc thu tiền qua ngân hàng là chủ yếu đảm bảo cho Công ty không bị thất thoát số tiền, tiền được bảo vệ an toàn hơn - Hàng tháng, có sự kiểm tra và đối chiếu giữa số dư TGNH tại ngân hàng và số dư trên sổ chi tiết TGNH tại Công ty giúp cho việc phát hiện những sai sót chênh lệch kịp thời và có biện pháp để giải quyết. - Việc lựa chọn các hình thức thanh toán L/C, T/T, Tradecard an toàn, tiện ích, dễ sử dụng tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm soát tiền thu về, ít gặp rủi ro, mất mát. - Định kì, kế toán trưởng giám sát việc kiểm kê quỹ tiền mặt cũng như độc lập kiểm tra sự khớp đúng giữa TGNH với số tiền trong bảng kê, sổ chi tiết giúp ngăn TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 82 chặn những rủi ro có thể xảy ra như biến thủ tài sản, gian lận từ kế toán tiền mặt với thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng.  Nhược điểm - Công ty không quy định số dư tối đa tồn quỹ mỗi ngày. Việc cất trữ tiền mặt với số lượng lớn dễ gây rủi ro, mất mát hoặc nhân viên chiếm dụng tiền của Công ty để sử dụng mục đích cá nhân tạm thời. - Hàng tháng, kế toán Ngân hàng đồng thời là người đối chiếu, xác nhận số tiền với Ngân hàng, không có nhân viên độc lập đối chiếu với Ngân hàng. 3.1.2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu  Ưu điểm - Các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán rất ít xảy ra tại Công ty vì các sản phẩm của Công ty được bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chặt chẽ trong các công đoạn hoàn thành sản phẩm và được kiểm tra lần cuối cùng trước khi xuất bán - Việc xử lý các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có) ở Công ty được Ban lãnh đạo xét duyệt giúp giảm thiểu rủi ro trong việc các khoản này không thật sự xảy ra. - Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại của Công ty rất kĩ càng và chính xác phòng ngừa trường hợp hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh là từ phía khách hàng.  Nhược điểm: - Công ty không có chính sách, quy định cụ thể về các khoản giảm trừ doanh thu. Điều này dẫn đến rủi ro không kiểm soát được việc xét duyệt và thực hiện. Khi những khoản này xảy ra kế toán sẽ lúng túng trong việc hạch toán và theo dõi các khoản này. - Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay mà Công ty không có các chính sách chiết khấu bán hàng để thu hút khách hàng mua sản phẩm của mình là một điều bất lợi 3.1.2.7. Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được. Lập dự phòng nợ khó đòi  Ưu điểm - Công ty kiểm soát khá chặt chẽ đối với các khoản nợ nên đã hạn chế tối đa rủi ro tổn thất công nợ. Các khoản công nợ được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và được sự giám sát của Giám đốc. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 83 - Việc xóa sổ đối với các khoản nợ khó đòi được thực hiện rất nghiêm túc, chặt chẽ, đúng quy định.Việc xóa nợ chỉ được phép khi khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán và phải được TGiám đốc phê duyệt đầy đủ. - Công ty thực hiện việc trích lập dự phòng theo đúng quy định của Bộ tài chính  Nhược điểm - Công ty không lập biên bản đối chiếu công nợ theo định kì hàng tháng mà chỉ lập khi khách hàng có thắc mắc về công nơ hoặc vào giữa, cuối năm tài chính nên có thể gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ và kiểm soát các khoản này. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế. Khi xây dựng hệ thống KSNB không một nhà quản lý nào mà không mong muốn hệ thống hoạt động hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, sự biến động thị trường là thường xuyên, bất ổn nên hệ thống KSNB cũng cần có những cải tiến, hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. Qua quá trình tìm hiểu thực trạng tại Công ty, em nhận thấy rằng Công ty đã xây dựng các thủ tục KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền khá chặt chẽ. Sau đây là một số giải pháp em đưa ra nhằm góp một phần nào hạn chế những rủi ro và gian lận có thể xảy ra đối với hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ - Công ty cần thiết lập một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập chịu trách nhiệm kiểm tra, xem xét, đánh giá định kì về hệ thống KSNB để có những điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống KSNB. Một khi bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc có trách nhiệm và hiệu quả thì hệ thống KSNB của Công ty luôn được kiểm tra và hoàn thiện. Điều này sẽ giúp nâng cao ý thức của nhân viên trong việc tuân thủ quy trình đã thiết lập và làm cho hoạt động kiểm soát đạt được kết quả cao hơn. - Trong các cuộc họp, Ban Giám đốc cần tập hợp ý kiến của CBCNV nhằm đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu của các quy tắc, chuẩn mực kiểm soát hiện tại và đề xuất các biện pháp khắc phục nhằm tăng cường hiệu quả hệ thống KSNB vì nhân viên chính là những người tuân thủ, thực hiện nên họ dễ dàng nhận thấy những vấn đề bất TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 84 cấp thiếu sót, những điểm mạnh, điểm yếu. Bên cạnh đó, việc được nêu lên ý kiến của mình sẽ giúp cho nhân viên thấy được vai trò của mình trong Công ty, từ đó họ sẽ tích cực làm việc và thực hiện tốt hơn. - Thường xuyên kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB, đánh giá và theo dõi việc lãnh đạo cũng như các nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực đã đề ra hay không. - Ban lãnh đạo cần thường xuyên quan tâm, xem xét đến tiến độ thực hiện kế hoạch, những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời. - Công ty cần xây dựng một chiến lược dài hạn nhằm đào tạo, tổ chức, huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên. Tuyển dụng thêm những nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn hóa cao, có bằng đại học và ngoại ngữ tốt. 3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty 3.2.2.1. Xử lý đơn đặt hàng - Công ty nên có một mẫu ĐĐH chuẩn cho tất cả khách hàng của công ty. Như vậy thì khi nhận và xử lý ĐĐH sẽ thực hiện trên một ĐĐH duy nhất, đảm bảo được tính chính xác và giúp Công ty kiểm soát tốt hơn. 3.2.2.2. Xét duyệt bán chịu - Công ty nên xây dựng một bộ phận tín dụng khách hàng với những nhân viên có trình độ cao, chuyên môn về phân tích tài chính, phân tích khả năng thanh toán, tình hình tín dụng, có quan hệ rộng với các ngân hàng, nhà cung cấp để thu thập những thông tin liên quan đến khách hàng. Bộ phận này chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng và chịu trách nhiệm đối với những khoản nợ không trả được. Bộ phận này chịu sự quản lý và điều hành của Ban Giám đốc Công ty và độc lập với bộ phận kế toán. - Đối với những khách hàng mới, Công ty cần phải tìm hiểu kĩ càng trước khi quyết định bán chịu như xem tài sản thế chấp có đủ điều kiện để đảm bảo thanh toán các khoản nợ không, tìm hiểu về thái độ trả nợ của khách hàng đó qua những nhà cung cấp khác, xem tình hình kinh doanh...Hạn chế xét duyệt bán chịu dựa trên cảm tính. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 85 - Nên có một chính sách bán chịu rõ ràng hơn về hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng. Nếu khách hàng vượt mức tín dụng thì không bán chịu nữa. 3.2.2.3. Chuyển giao hàng hóa - Khi xuất hàng hóa, thủ kho cần đối chiếu, xem xét giữa lệnh giao hàng với một chứng từ khác như Đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng...để việc xuất kho đảm bảo đúng theo yêu cầu của khách hàng. - Lệnh giao hàng cần được lập thêm một bản để thủ kho giữ khi xuất hàng, làm căn cứ đối chiếu với Hóa đơn GTGT để ghi thẻ kho và đối chiếu khi cần thiết. 3.2.2.5. Thu tiền và ghi sổ nghiệp vụ thu tiền - Quy định khách hàng mua hàng trả bằng tiền mặt đến phòng Tài chính kế toán của Công ty nộp trực tiếp hoặc giao một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng đi thu tiền của khách hàng, không cho phép nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng. Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng. - Công ty cần quy định số dư tồn quỹ tối đa mỗi ngày. Cuối mỗi ngày kế toán tiền mặt và thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu số dư tồn quỹ, nếu số dư tồn quỹ vượt quá quy định, yêu cầu thủ quỹ phải nộp vào tài khoản Ngân hàng. - Công ty cần có những cuộc kiểm tra đột xuất về tiền mặt tại quỹ, hệ thống theo dõi HTK và kiểm kê hàng hóa để có thể phát hiện những giao dịch bán hàng mà chưa hạch toán, chưa nộp tiền vào Công ty. - Hàng tháng, việc đối chiếu số dư TGNH tại ngân hàng và số dư tài khoản TGNH trên sổ sách Công ty cần để một người độc lập với kế toán ngân hàng. 3.2.2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu - Công ty cần quan tâm nhiều hơn về các chính sách bán hàng, chiết khấu thương mại để thu hút nhiều khách hàng mua hàng của Công ty như nếu mua hàng với số lượng lớn có thể được hưởng chiết khấu theo một tỷ lệ nhất định... 3.2.2.7. Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được - Hàng tháng Công ty cần lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng để quản lý chặt chẽ hơn tình hình công nợ của khách hàng, hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ dài hạn, nợ khó đòi... TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 86 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần được quan tâm nhiều hơn của các cấp lãnh đạo Công ty để có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt, có hiệu quả và hạn chế đến mức thấp nhất sự thất thoát tài sản của Công ty. Sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dệt May Huế, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Hoàng Thị Kim Thoa và sự giúp đỡ của các anh, chị, cô, chú trong Công ty đã giúp em có điều kiện tìm hiểu về đề tài: “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế”. Cùng với những kiến thức đã được học và quá trình tìm hiểu, quan sát thực tế giúp em hoàn thiện đề tài này. Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn cơ bản đã giải quyết được các vấn đề sau: Một là, luận văn đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp. Hai là, luận văn đã tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế, nhận biết được quá trình, mức độ vận dụng lý thuyết về hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền vào thực tiễn tại Công ty. Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và tổng kết thực tiễn, luận văn đã đánh giá những kết quả đạt được và những tồn tại cần khắc phục đối với hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty, đồng thời đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế. 2. KIẾN NGHỊ Do giới hạn về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đề tài chỉ mới dừng lại ở việc tìm hiểu thực trạng và các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế, chưa đi sâu vào phân tích từng nghiệp vụ cụ thể về bán hàng - thu tiền tại công ty TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán 87 để làm rõ hơn quá trình và thủ tục kiểm soát đối với chu trình này. Các tiêu chí đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn ít và chưa cụ thể. Các giải pháp đưa ra cũng chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. Do đó, các đề tài nghiên cứu sau này có thể đi sâu vào đánh giá, hoàn thiện chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty, đi sâu vào phân tích, đánh giá từng nghệp vụ cụ thể về bán hàng - thu tiền tại Công ty. Nếu có điều kiện thì mở rộng nghiên cứu hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của các công ty kinh doanh cùng ngành trên địa bàn để có cơ sở đánh giá và so sánh được tốt hơn. Hoặc có thể khảo sát sự cần thiết của việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong Công ty. Nếu thực hiện được những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản trị và ra quyết định của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Công ty cổ phần Dệt May Huế. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Alvin Arens & James K.Loebbecke - Đặng Kim Cương & Phạm Văn Dược dịch (2000), Auditing, NXB Thống Kê, Hà Nội. 2. Bộ tài chính (2001), Chuẩn mực kế toán Việt Nam (ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 3. Bộ tài chính (2001), Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (ban hành theo Quyết định số 143/2001/ QĐ-BTC, ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 4. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992. 5. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, September 1992. 6. Nguyễn Quang Quynh & Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. 7. Lê Văn Luyện (2008), Lý thuyết kiểm toán, Học viện Ngân Hàng, Hà Nội. 8. Trần Thị Giang Tân (2012), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TP.HCM. 9. Vũ Hữu Đức & Võ Anh Dũng (2012), Kiểm Toán, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội. 10. 11. 12. 13. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thị Kim Thoa TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ