Luận văn Công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội

06/1993. -Ngành nghề kinh doanh: + Công nghiệp sản xuất sơn, mực in. + Nhập khẩu trực tiếp các nguyên liệu hoá chất, phụ gia, vật tư về sản xuất sơn, vecni. + Xuất khẩu các sản phẩm sơn, vecni. Những ngày đầu thành lập, các cán bộ công nhân viên nhà máy sơn- mực in đứng trước một hoàn cảnh thực tế đầy cam go, thử thách. Sau 4 năm vừa xây dựng vùa sản xuất, đến năm 1974, nhà máy đã nghiên cứu áp dụng thành công đề tài tiến bộ kỹ thuật, lắp đặt và đi vào ứng dụng một hệ thống tổng hợp nhựa Alkyd (nguyên liệu chính để sản xuất sơn) đầu tiên ở miền Bắc nước ta. Sản phẩm sơn từ chỗ hoàn toàn dựa trên dầu nhựa thiên nhiên đã được thay thế bằng nhựa tổng hợp, góp phần chủ động nguồn nguyên liệu sản xuất, tiết kiệm một phần lớn chi phí bảo quản, lưu kho, lưu bãi. 4 Thời kỳ đổi mới Công ty gặp rất nhiều khó khăn, tuy nhiên Công ty đã lựa chọn được phương hướng kinh doanh đúng đắn đem lại hiệu quả với những ứng dụng sản xuất bộ sơn cho vật liệu có kết cấu bằng thép, độ bền và tuổi thọ cao; sơn chịu nhiệt đến 5000C; các hỗn hợp dung môi dùng cho sơn ôtô, xe máy chất lượng cao cung cấp cho các hãng Honda, Yamaha... ; sơn vạch đường giao thông dạng nóng chảy và đặc biệt là áp dụng có kết quả quy trình công nghệ sản xuất nhựa Alkyd trên hệ thống dây chuyền tổng hợp nhựa Alkyd 3000 tấn/năm, tiết kiệm tiền điện hàng tháng trên 40 triệu đồng, không phải đầu tư thêm trạm biến thế và thay cáp điện mới, lợi hơn 1 tỷ đồng. Tốc độ tăng trưởng hàng năm của Công ty từ năm 1990 trở lại đây đều đạt trung bình 30%. Giá trị tổng sản lượng tăng 9 lần, công suất thiết kế tăng 4,5 lần so với năm 1991 và đưa số lao động của Công ty tăng lên 1,5 lần. Tháng 7 năm 1999, Công ty đã được cấp chứng chỉ ISO 9002, đồng thời đang tiếp tục triển khai, sắp xếp lại sản xuất để đạt được các yêu cầu cho chứng chỉ ISO 14000 về môi trường. Trong kế hoạch 5 năm 2001-2005, Công ty dự kiến sẽ có tốc độ tăng trưởng từ 15-20%; sản lượng sẽ đạt khoảng 10.000 tấn với doanh thu trên 210 tỷ đồng/năm vào năm 2005. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. Là một Công ty thuộc Tổng Công ty hoá chất Việt Nam, nhiệm vụ sản xuất chính của Công ty là sản xuất kinh và doanh các sản phẩm về sơn. + Sản phẩm chính của Công ty: sơn các loại, mực in keo, các chất phủ bề mặt, bột màu các loại và các chất phụ gia. + Sản phẩm phụ của Công ty: sơn trang trí và bảo vệ phương tiện giao thông máy móc thiết bị, công trình kiến trúc. Sơn bảo vệ và trang trí bề mặt sản phẩm bằng kim loại, hợp kim, phi kim loại. Chức năng chủ yếu của Công ty: thông qua việc liên doanh liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nước để phục vụ nhu cầu trong nước, đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Đồng thời góp phần tăng nguồn thu cho ngân sách, thực hiện tốt các lợi ích kinh tế, xã hội, tạo công ăn việc làm cho người lao động. 3. Tổ chức bộ máy quản lý: Công ty thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng theo cơ chế “Trực tuyến- chức năng”. Bộ máy tổ chức của Công ty gồm Ban giám đốc, 12 phòng chức năng, 6 phân xưởng sản xuất và 1 đội xây dựng cơ bản. Đứng đầu là 5 giám đốc Công ty giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty. Các phó giám đốc và trợ lý giám đốc trợ giúp giám đốc trong các lĩnh vực theo uỷ quyền. Ban giám đốc của Công ty gồm có:  1 giám đốc phụ trách chung và quyết định mọi việc.  1 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật.  1 phó giám đốc phụ trách sản xuất.  1 trợ lý giám đốc giúp đỡ giám đốc điều hành công việc. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, phân xưởng sản xuất có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc, quản lý, điều hành công việc trên các lĩnh vực giám đốc phân công, chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của giám đốc. Ngoài các nhiệm vụ thường xuyên, các phòng, phân xưởng còn có thể phải thực hiện các công việc phát sinh khác khi được giám đốc giao. Khi đó, các trưởng phòng và quản đốc có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ, tôn trọng và tạo điều kiện để cùng hoàn thành nhiệm vụ. Mọi lĩnh vực hoạt động và thành viên của các đơn vị phải tuyệt đối tuân theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý của Công ty trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ được giao. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có thể được thể hiện qua sơ đồ sau: 6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty được thể hiện qua bảng sau. Giám Các phó giám Các trợ lý giám đốc Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo. Ph òn g hợ p tá c qu ốc t ế đả m bả o Ph òn g kỹ t hu ật cô ng n gh ệ Ph òn g cơ đ iệ n Ph òn g kế h oạ ch Ph òn g tà i vụ Ph òn g th ị t rư ờ ng Ph òn g ti êu t hụ Ph òn g qu ản l ý Ph òn g tổ c hứ c Ph òn g qu ản t rị Ph ân x ư ở ng t ổn g hợ p nh ự a Al ky d Ph ân x ư ở ng s ơ cô ng n gh iệ p Ph ân xư ở ng sơ n Ph ân x ư ở ng s ơ n Ph ân x ư ở ng c ơ Đ ội xâ y dự ng c ơ bả n 7 Bộ máy tổ chức Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 4 PHẦN II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI. I./ Phân cấp quản lý tài chính tại Công ty Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội là một đơn vị thành viên của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân đầy đủ. Kế toán trưởng có nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo kế toán biểu mẫu, chế độ thể lệ của Nhà Nước. Cung cấp thông tin và những số liệu cần thiết về hoạt động sản xuất kinh doanh cho giám đốc và các phòng liên quan, phục vụ yêu cầu phân tích tài chính của Công ty. Cân đối sử dụng các nguồn vốn trong kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. II./ Công tác kế hoạch hoá tài chính của Công ty. 1/ Xây dựng kế hoạch. Dựa trên kết quả hoạt động xản xuất kinh doanh, kế toán tài chính của năm trước Giám đốc, kế toán trưởng tiến hành xây dựng kế hoạch tài chính cho năm sau. Lập kế hoạch về chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng. Kế hoạch chi phí sản xuất cho từng phân xưởng, cho từng mặt hàng..., mục đích của việc xây dựng kế hoạch này là nhằm đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, làm cơ sở để các phân xưởng tiến hành sản xuất. 2/ Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện kế hoạch. Sau khi xây dựng kế hoạch tài chính thì tiến hành giao kế hoạch cho các bộ phận để tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính. Trong quá trình thực hiện, có thể điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Nếu có những vấn đề nảy sinh thì đơn vị giải quyết một cách kịp thời nhằm đảm bảo phối hợp đồng bộ kế hoạch tài chính với những kế hoạch khác. III./ Tình hình vốn và nguồn vốn của Công ty. Trước kia, trong thời kỳ bao cấp, Công ty sản xuất theo kế hoạch của ngành, của Nhà Nước giao. Công ty đã luôn đạt sản lượng vượt mức kế hoạch, áp dụng tốt tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nhân viên nhà máy đã có nhiều sáng kiến tốt, đem lại hiệu quả cao. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, Công ty đã không ngừng phát huy truyền thống, chủ động tìm kiếm thị 5 trường. Giá trị tổng sản lượng của Công ty năm sau luôn đạt cao hơn năm trước kèm theo mức lãi ngày càng tăng. Cùng với mức tăng đều đặn và ổn định của sản lượng sản xuất, tình hình tài chính cũng như sử dụng vốn của Công ty cũng tương đối lành mạnh và bền vững. Để chứng thực điều đó, ta có thể xem xét bảng cân đối tài sản của Công ty trong 2 năm gần đây (2001 và 2002). Bảng cân đối kế toán của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội năm 2001- 2002. TÀI SẢN Mã số 31/12/2001 31/12/2002 (1) (2) (3) (4) A -T/S LƯU ĐỘNG VÀ ĐẦU TƯ NGẮN HẠN 100 41.264.463.362 51.187.281.254 (100 = 110+120+130+140+150+160) I. Tiền: 110 5.887.306.235 7.707.722.601 1. Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu) 111 1.269.226.924 1.378.850.527 2. Tiền gửi Ngân hàng 112 4.618.079.311 6.328.872.074 3. Tiền đang chuyển 113 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: 120 0 0 1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128 3. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 129 III. Các khoản phải thu: 130 9.714.835.708 21.450.169.056 1. Phải thu của khách hàng 131 9.305.427.475 17.881.805.418 2. Trả trước cho người bán 132 404.122.233 3.568.363.638 3. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 133 4. Phải thu nội bộ 134 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 135 Phải thu nội bộ khác 136 5. Các khoản phải thu khác 138 5.286.000 0 6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi(*) 139 IV. Hàng tồn kho: 140 25.235.641.782 21.642.121.639 1. Hàng mua đang đi trên đường 141 6 2. Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 142 20.445.344.175 17.357.884.778 3. Công cụ, dụng cụ trong kho 143 181.126.203 261.235.861 4. Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 144 5. Thành phẩm tồn kho 145 4.609.171.404 4.023.001.000 6. Hàng hoá tồn kho 146 7. Hàng gửi đi bán 147 8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 V. Tài sản lưu động khác: 150 426.679.637 3.872.679.58 1. Tạm ứng 151 426.679.637 387.267.958 2. Chi phí trả trước 152 3. Chi phí chờ kết chuyển 153 4. Tài sản thiếu chờ xử lý 154 5. Các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 155 VI. Chi sự nghiệp 160 0 0 1. Chi sự nghiệp năm trước 161 2. Chi sự nghiệp năm nay 162 B - TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN 200 11.363.947.593 9.231.461.712 (200=210+220+230+240) I. Tài sản cố định: 210 11.063.947.593 8.931.461.712 1. Tài sản cố định hữu hình 211 10.134.277.993 8.219.139.312 Nguyên giá 212 26.462.229.182 28.118.079.793 Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 213 -16.327.951.189 -19.898.940.481 2. Tài sản cố định thuê tài chính: 214 Nguyên giá 215 Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 216 3. Tài sản cố định vô hình 217 929.669.600 712.322.400 Nguyên giá 218 1.086.736.000 1086736000 Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 219 -157.066.400 -374.413.600 II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: 220 300.000.000 300.000.000 1. Đầu tư chứng khoán dài hạn 221 300.000.000 300.000.000 2. Góp vốn liên doanh 222 7 3. Đầu tư dài hạn khác 228 4. Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (*) 229 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 0 0 IV. Các khoản ký quỹ. ký cược dài hạn 240 TỔNG CỘNG TÀI SẢN: (250=100+200) 250 52.628.410.955 60.418.742.966 NGUỒN VỐN Mã số 31/12/2001 31/12/2002 (1) (2) (3) (4) A-NỢ PHẢI TRẢ (300=310+320+330) 300 33.850.043.486 38.564.362.341 I. Nợ ngắn hạn: 310 32.456.324.551 35.219.417.597 1. Vay ngắn hạn 311 26.549.171.696 26.612.674.039 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312 0 3. Phải trả cho người bán 313 3.302.240.028 3.172.694.508 4. Người mua trả tiền trước 314 50.000.000 78.668.000 5. Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước 315 130.312.380 554.787.147 6. Phải trả công nhân viên 316 2.356.593.157 4.312.633.232 7. Phải trả các đơn vị nội bộ 317 8. Các khoản phải trả. Phải nộp khác 318 68.007.290 487.960.671 II. Nợ dài hạn: 320 1.393.718.935 2.000.000.000 1. Vay dài hạn 321 1.393.718.935 2.000.000.000 2. Nợ dài hạn 322 III. Nợ khác: 330 0 1.344.944.744 1. Chi phí phải trả 331 1.344.944.744 2. Tài sản thừa chờ xử lý 332 3. Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 333 B-NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU (400=410+420) 400 18.778.367.469 21.854.380.625 I. Nguồn vốn, quỹ: 410 17.167.298.558 19.262.024.451 1. Nguồn vốn kinh doanh 411 15.351.442.315 16.659.020.753 2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 3. Chênh lệch tỷ giá 413 4. Quỹ đầu tư phát triển 414 213.053.617 636.005.257 5. Quỹ dự phòng tài chính 415 1.602.802.626 1.966.998.441 8 6. Lợi nhuận chưa phân phối 416 0 0 7. Nguồn vốn đầu tư XDCB 417 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác: 420 1.611.068.911 2.592.356.174 1. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 421 833.703.864 1.024.846.272 2. Quỹ khen thưởng và phúc lợi 422 761.515.047 1.567.509.902 3. Quỹ quản lý của cấp trên 423 4. Nguồn kinh phí sự nghiệp 424 15.850.000 0 -Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 425 15.850.000 -Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 426 5. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 427 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN: (430=300+400) 430 52.628.410.955 60.418.742.966 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2001 Năm 2002 1. Bố trí cơ cấu tài sản và nguồn vốn Tài sản cố định/Tổng số tài sản % 15,3 21,9 Tài sản lưu động/Tổng số tài sản % 84,7 78,5 Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 63,8 64,4 Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn % 36,2 35,7 2. Khả năng thanh toán Khả năng thanh toán hiện hành Lần 1,6 1,6 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Lần 1,5 1,3 Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,2 0,2 3. Tỷ suất sinh lời Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Doanh thu % 3,4 4,6 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Doanh thu % 2,3 3,0 Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Tổng tài sản % 10,0 11,0 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản % 6,7 7,2 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Nguồn vốn CSH % 21,1 22,1 9 Qua bảng tổng hợp cân đối kế toán của Công ty trong 2 năm gần đây, ta có thể thấy được tình hình huy động và sử dụng vốn của Công ty qua một số chỉ tiêu tổng quát cơ bản. Ta nhận thấy trong 2 năm tài chính 2001 và 2002, tình hình tài chính của Công ty tương đối khả quan. Điều đó được thể hiện qua khả năng thanh toán của Công ty. Tại thời điểm 31/12/2001, hệ số thanh toán hiện hành của Công ty là 1,6; hệ số thanh toán nợ ngắn hạn là 1,3; hệ số khả năng thanh toán nhanh là 0,2. Đến 31/12/2002, các con số trên lần lượt là 1,6:1,5:0,2. Như vậy, với tổng giá trị tài sản hiện có, Công ty hoàn toàn có đủ khả năng bù đắp các khoản nợ phải trả. Tuy vậy, nếu xét về cơ cấu nguồn vốn, hệ số tự tài trợ của Công ty vào thời điểm cuối năm 2001 và 2002 chỉ là 35,7% và 36,2%. Các khoản nợ phải trả chiếm 64,4% (2001) và 63,8% (2002) trong tổng nguồn vốn. Trong đó, các khoản vay ngắn hạn và nợ dài hạn đến hạn trả chiếm tới 82,55% (2001) và 74,19% (2002). Các chỉ số trên cho thấy mức độ độc lập về tài chính của Công ty hiện tại là không cao. Tuy nhiên, ta có thể giải thích nguyên nhân của hiện tượng này là do Công ty đang phải huy động vốn đầu tư mở rộng thêm 10000 m2 nhà xưởng, trang bị thêm nhiều dây chuyền, máy móc thiết bị trong nội dung của kế hoạch 5 năm 2001/2005. Điều này lý giải cho khoản vay ngắn hạn của Công ty lên tới hơn 26 tỷ. Hiện nay, Công ty đã lập hoàn chỉnh kế hoạch trả nợ ngắn hạn và dài hạn cũng như các mức dự kiến sản xuất để nhanh chóng hoàn lại vốn đầu tư. Nếu ta thử loại bỏ khoản vay ngắn hạn này thì hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ được tiến hành với tỷ lệ 21.854.380.625 đồng nguồn vốn chủ sở hữu trên 11.951.688.302 đồng các khoản nợ còn lại. Điều đó lại chứng tỏ mức độ độc lập về tài chính của Công ty là khá tốt. Thời gian tới, khi dây chuyền sản xuất mới đi vào hoạt động, Công ty sẽ hoàn toàn có đủ khả năng bù đắp các khoản nợ và có lãi. Nếu phân tích về tình hình thanh toán ta sẽ thấy các khoản phải thu của Công ty là 9.714.835.708 đồng năm 2001 và 21.450.169.056 đồng năm 2002 so với số phải trả tương ứng là 33.850.043.486 đồng và 38.564.362.341 đồng. Tại thời điểm hiện tại, Công ty đang đi chiếm dụng vốn nhiều hơn là “bị chiếm dụng” vốn. Việc Công ty đi chiếm dụng vốn ngoài lý do đầu tư mở rộng sản xuất như đã nói ở trên, còn do một phần đặc điểm kinh doanh của Công ty. 10 Nếu không tính đến khoản vay mở rộng mặt bằng sản xuất, ta sẽ thấy các khoản phải trả của Công ty năm 2001 và 2002 chỉ còn 7.300.871.790 đồng và 11.951.688.302 đồng. Điều này lại chứng tỏ Công ty “bị” chiếm dụng vốn hơn là “đi” chiếm dụng vốn. Đây mới chỉ là thực tế kinh doanh của Công ty. Nguyên nhân của hiện tượng này xuất phát từ chính đặc điểm sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của đơn vị. Sản phẩm sơn sản xuất ra cần một số lượng lớn các chủng loại vật tư đầu vào. Phần lớn số vật tư này Công ty đang phải tiến hành nhập khẩu (trừ một số loại không đáng kể như nhựa Alkyd, bìa các tông...). Các nhà cung cấp nước ngoài đòi hỏi một điều kiện thanh toán khá khắt khe, thường là giao tiền trước khi nhận hàng. Mặt khác, khi Công ty đi tiêu thụ sản phẩm, do môi trường cạnh tranh khốc liệt, Công ty thường phải chấp nhận sự “chậm tiền hàng”, cộng thêm số tiền thanh toán chậm của một số khách hàng truyền thống. Do đó, việc thu hồi tiền bán hàng của Công ty thường chậm, Công ty bị chiếm dụng vốn. Về cơ cấu tài sản, Công ty đầu tư vào “tài sản” lưu động và đầu tư ngắn hạn với tỷ lệ lớn. Vào thời điểm 31/12/2001, tỷ lệ tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn trên tổng tài sản của Công ty là 78,41% và chiếm 84,72% vào 31/12/2002. Tỷ lệ này thoạt trông có vẻ là không hợp lý so với một doanh nghiệp sản xuất nhưng trong thực tế, tài sản cố định của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội được sử dụng đã lâu, Công ty đã chiết khấu hao được quá nửa (trừ 1 dây chuyền tổng hợp nhựa Alkyd mới đầu tư năm 1998). Nguyên giá tài sản cố định hữu hình của Công ty cuối năm 2002 là 28.118.079.793 đồng thì đã khấu hao hết 19.898.940.481 đồng, giá trị còn lại chỉ là 8.219.139.312 đồng. Do vậy, số tài sản cố định của Công ty chiếm tỷ lệ thấp trong tổng tài sản. Tuy vậy, với những tài sản cố định đó, Công ty vẫn có thể sản xuất kinh doanh bình thường (giá trị tài sản cố định đã khấu hao hết hiện vẫn còn sử dụng là 5.875.922.001 đồng). Mặt khác, với tỷ lệ tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn trên “tổng tài sản” cao, Công ty càng có điều kiện quay vòng vốn nhanh. Trong tương lai không xa, một dây chuyền sản xuất đồng bộ và hiện đại sẽ được đưa vào sử dụng. Điều này sẽ dẫn đến một tỷ lệ hợp lý trong cơ cấu tài sản của Công ty. PHẦN III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI 11 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: Công ty Ssơn tổng hợp Hà Nội là một đơn vị sản xuất, trực tiếp đảm nhận từ khâu tìm kiếm nguyên liệu đầu vào cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Do vậy, công tác tài chính kế toán của Công ty phải đáp ứng đầy đủ các nhu cầu, nắm rõ mọi khía cạnh, ngóc ngách của quá trình sản xuất, từ đó có khả năng cung cấp thông tin một cách thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cũng như kinh doanh của đơn vị. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán cũng phải phù hợp với yêu cầu quản lý và những đặc thù của ngành nghề kinh doanh sơn hoá chất. Chính vì vậy, công tác kế toán của Công ty được thực hiện theo mô hình kế toán tập trung. Việc tổ chức hạch toán được tập trung ở phòng kế toán trên cơ sở kết hợp với các tổ trưởng sản xuất, quản đốc, thủ kho... Hiện tại, phòng kế toán gồm 9 người (2 nam, 7 nữ), trong đó 6 người có trình độ đại học, đảm nhận công việc kế toán tại các phần hành. Tổ chức lao động phòng kế toán được biểu diễn ở sơ đồ dưới đây: Trong đó: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán và công tác tài chính ở Công ty; chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán. Đồng thời, kế toán trưởng là người trực tiếp theo dõi những biến động về TSCĐ, hạch toán sửa chữa lớn và tiến hành tính giá thực tế của thành phẩm sản xuất. (Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc KẾ TOÁN TRƯỞNG Ph ó ph òn g ki êm kế t oá n vậ t li ệu , Ph ó ph òn g ki êm kế t oá n ti ền m ặt Ph ó ph òn g ph ụ tr ác h ti êu t hụ Kế t oá n ng ân hà ng Kế t oá n th eo d õi N- X- T kh o vậ t Kế t oá n tí nh lư ơ ng v à bả o Kế t oá n th eo d õi th uế v à Th ủ qu ỹ qu ản l ý th u ch i ti ền m ặt 12 coong ty và pháp luật về tình hình chấp hành các chế độ, chính sách về quản lý tài chính của Nhà Nước). Phó phòng: là người giúp việc cho trưởng phòng và điều hành công việc của phòng kế toán khi trưởng phòng vắng mặt. Bao gồm: + Một phó phòng theo dõi và quản lý tình hình nhập xuất vật liệu và công tác kế toán tổng hợp, là người lập các báo cáo tài chính từng quý, năm. + Một phó phòng theo dõi tình hình tiêu thụ, công nợ với khách hàng, các khoản doanh thu, chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại... xác định kết quả kinh doanh. + Một phó phòng phụ trách quản lý những biến động tăng giảm về tài sản, theo dõi thanh toán tiền mặt. Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ với ngân hàng, quản lý các nghiệp vụ liên quan đến trung gian ngân hàng. Kế toán lương và bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ theo dõi bảng chấm công, tính và phân bổ lương cho công nhân viên chức, lên bảng tổng hợp tình hình thanh toán lương. Kế toán viên theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu và thành phẩm, có nhiệm vụ đối chiếu cân đối giữa các chứng từ mua bán vật liệu- thành phẩm với các thẻ kho do các thủ kho gửi lên hàng tháng. Kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với người bán, các khoản chiết khấu thanh toán ưu đãi giảm giá, thủ tục nhập khẩu (Công ty có một khối lượng lớn các nghiệp vụ nhập khẩu nguyên vật liệu) và tình hình nộp thuế giá trị gia tăng với Nhà Nước. Một thủ quỹ bảo quản và giữ gìn tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trước khi thu và chi. Thủ quỹ cũng vào sổ quỹ và đối chiếu hàng ngày với kế toán tiền mặt. Công tác kế toán của Công ty được chia làm các phần hành:  Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.  Kế toán tiền lương và bảo hiểm.  Kế toán tài sản cố định.  Kế toán vốn bằng tiền.  Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành  Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả. 13 Phòng tài chính kế toán nằm trong bộ máy quản lý chung của Công ty, thực hiện công việc quản lý tài chính sổ sách kế toán đồng thời cũng có quan hệ mật thiết hữu cơ với các phòng khác trong toàn Công ty, phối hợp quản lý với các phân xưởng sản xuất và lập các báo cáo quản trị tuỳ theo yêu cầu của công việc và ban giám đốc. 2.Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 2.1.Hệ thống chứng từ và tài khoản. Về chứng từ: Công ty sử dụng các chứng từ theo đúng biểu mẫu quy định của chế độ, đảm bảo chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ và thông tin cho quản lý. Công ty không sử dụng chứng từ đặc thù. Ngoài ra, Công ty cũng phải tiến hành thanh toán các bộ hồ sơ chứng từ về nhập khẩu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, những bộ chứng từ này luôn có những bản đúng theo mẫu quy định bên cạnh những bản do người bán hàng cung cấp. Trong năm, chứng từ được bảo quản ở kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, chứng từ được chuyển vào lưu giữ. Về hệ thống tài khoản: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội sử dụng tài khoản hạch toán hoàn toàn đúng theo cơ sở hệ thống tài khoản quốc gia được ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà Nước do Bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995. Từ năm 2003, theo quy định của thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, Công ty đã bỏ TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính và thay bằng TK 515; TK 721: Thu nhập bất thường được thay thế bằng TK 711: Thu nhập khác. Chi phí tài chính được hạch toán vào TK 635 thay vì TK 811 và Chi phí bất thường được chuyển về theo dõi trên TK 811: Chi phí khác, bỏ không sử dụng TK 821. 2.2.Hệ thống sổ sách kế toán. Do đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh trực tiếp, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội là khá lớn và phức tạp. Hơn nữa, Công ty lại hoàn toàn chưa áp dụng kế toán máy, công việc kế toán được tiến hành thủ công. Hàng ngày, căn cứ trên các chứng từ gốc, kế toán thực hiện phân loại, kiểm tra, ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo theo từng phần hành thích hợp. Vì những lí do đó, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức “Nhật ký chứng từ”(NKCT) để tiến hành ghi sổ. Đây là hình thức tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp với 14 việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ trên NKCT . Đồng thời, kế toán cũng kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế; kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Việc sử dụng hình thức ghi sổ NKCT là phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, với tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trình độ cao của các nhân viên kế toán. Hơn thế nữa, việc hạch toán theo hình thức NKCT cũng giúp Công ty giảm được số lượng các ghi chép hàng ngày, hạn chế sai sót và tăng năng suất lao động kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: : Ghi hàng ngày Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức : Ghi cuối tháng NKCT : Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc và các bảng ổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi ế Báo cáo tài chính 15 Về mẫu sổ: Các sổ tổng hợp: Công ty sử dụng các NKCT, bảng kê, sổ cái theo mẫu đúng như quy định của chế độ kế toán. Các sổ chi tiết: Về cơ bản thực hiện theo chế độ trừ một số sổ được thay đổi để phù hợp với yêu cầu tập hợp, đối chiếu và kiểm tra số liệu. Các sổ, bảng phục vụ cho yêu cầu quản trị được lập theo mục đích sử dụng và tiện cho việc theo dõi như bảng tổng hợp công nợ, bảng tổng hợp doanh thu… 2.3 Báo cáo tài chính. Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội thực hiện quyết toán theo từng quý và lên các báo cáo tài chính theo quy định trong quyết định 1141/TC-CĐKT của Bộ tài chính. Bao gồm:  Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01-DN.  Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN.  Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN. Riêng “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”(Mẫu số B03-DN), doanh nghiệp chỉ lập khi có yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc đòi hỏi của ban giám đốc. Các báo cáo tài chính trên đều do kế toán tổng hợp lập, kế toán trưởng ký xác nhận rồi trình lên ban giám đốc phê duyệt, ký tên đóng dấu. Ngoài cơ quan thuế, báo cáo còn được gửi lên “Tổng Công ty hoá chất Việt Nam” và chuyển cho các phòng chức năng có liên quan đến việc sử dụng báo cáo (Phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức nhân sự…) Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý và đòi hỏi của ban giám đốc mà phòng kế toán có thể lập một số các báo cáo quản trị. Mẫu các báo cáo này rất đa dạng, tuỳ theo mục đích sử dụng và có thể được lập vào bất kỳ thời điểm nào trong năm tài chính. - Báo cáo sản lượng nhập kho và giá vốn sản phẩm. - Báo cáo công nợ. - Bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ. - Bảng các chỉ tiêu đánh giá thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh. 3.Quy trình hạch toán một số phần hành kế toán chủ yếu. 3.1 Kế toán vật liệu-Công cụ dụng cụ. Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội sử dụng một khối lượng lớn các chủng loại vật liệu đầu vào. Hiện Công ty có một phó phòng kế toán thực hiện công 16 việc theo dõi nguyên vật liệu cùng một kế toán viên theo dõi tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho vật liệu và thành phẩm hàng hoá. Trước khi nhập kho, các vật liệu đều phải được kiểm tra chất lượng bởi phòng KCS, đạt yêu cầu mới được nhập. Giá nhập kho vật liệu được xác định theo công thức: Hiện tại, nguyên vật liệu được nhập và xuất kho theo nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước”. Điều này là hoàn toàn phù hợp bởi Công ty có một hệ thống kho bãi rộng rãi, phù hợp cho việc bảo quản riêng biệt từng lô hàng. Quá trình hạch toán chi tiết vật liệu của Công ty được tiến hành theo phương pháp “Thẻ song song”. Vật tư mua về nhập kho được phòng kế toán lưu hoá đơn mua hàng và theo dõi về mặt giá trị trên sổ chi tiết vật tư (theo dõi riêng từng loại). Tại kho, thủ kho nhập cũng ghi số lượng vào thẻ kho, theo dõi về số lượng nhập đồng thời lưu phiếu nhập kho. Do đặc thù sản xuất của Công ty là công việc được kế hoạch hoá, các sản phẩm được lập định mức cho từng loại vật tư tiêu thụ nên hàng ngày các xưởng sản xuất tiến hành lĩnh vật tư theo “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” (Mẫu số 04-VT). Phiếu này do phòng kế hoạch lập, giao cho phòng kế toán quản lý và phát cho các phân xưởng. Thủ kho khi xuất vật liệu sẽ giữ lại phiếu xuất vật tư và ghi vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho lập “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” sau đó gửi cùng thẻ kho và phiếu xuất vật tư theo hạn mức lên phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết vật tư và sổ ghi chép số phiếu vật tư phát ra đồng thời khớp số liệu với kế toán tổng hợp. Quy trình hạch toán chi tiết vật tư của Công ty có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau: Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá mua ghi trên + Chi phí thu + Thuế nhập khẩu (đối ớ - Giảm giá ( nếu Sổ c hi t iế t vậ t li ệu Sơ đồ : Quy trình hạch toán chi tiết Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất vật tư Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Kế t oá n tổ ng hợ p 17 Sử dụng phương pháp này có thuận tiện ở chỗ đơn giản, dễ làm. Nhưng nếu xét về lâu dài, việc theo dõi riêng cho từng nhóm vật liệu là khá phức tạp, nhất là đối với đơn vị sử dụng rất nhiều chủng loại vật liệu. Chưa kể đến trên sổ kế toán chi tiết và thẻ kho còn có sự trùng lặp giữa các chỉ tiêu hiện vật. Về quy trình hạch toán tổng hợp, giá xuất của nguyên vật liệu hàng ngày trên phiếu định mức là giá hạch toán. Cuối quý, kế toán lập bảng kê số 3 tính ra giá nguyên vật liệu thực tế xuất dùng trong kỳ, lấy số liệu vào bảng phân bổ số 2. Từ bảng phân bổ số 2, kế toán lấy số liệu vào các bảng kê số 4 và bảng kê số 5 rồi vào NKCT số7. Sở dĩ doanh nghiệp tính giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán là do vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau, có giá thay đổi theo từng nguồn nhập và biến động nhiều trong kỳ kế toán. Nếu sử dụng giá thực tế, kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn phức tạp trong việc tính và phân bổ chi phí, làm rắc rối công tác tính giá và giảm hiệu quả công việc. Sử dụng phương pháp tính giá hạch toán, doanh nghiệp hoàn toàn tránh được khó khăn trên, giảm được khối lượng công việc trong phòng kế toán. Quy trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc về vật tư (Bảng phân bổ số 2…) NKCT 1,2,4,5,10 Sổ chi tiết nguyên vật Bảng kê 4,5 NKCT 7 Sổ cái TK 152,153 Báo cáo tài chính, Bảng tổng hợp chi tiết 18 3.2. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Công tác bán hàng tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội được đảm nhận chủ yếu bởi phòng thiêu thụ. Phòng kế toán chỉ làm công tác hạch toán doanh thu, phản ánh giá vốn và vào các sổ chi tiết bán hàng để tiện theo dõi số thành phẩm tại kho. Quá trình tiêu thụ của Công ty diễn ra như sau: Phòng Tiêu thụ căn cứ đơn đặt hàng và yêu cầu của khách viết hoá đơn bán hàng (Mẫu số 01/GTGT/3LL). Hóa đơn này được lập thành 3 liên. Liên thứ nhất (màu tím) được lưu tại phòng tiêu thụ. Liên thứ 2 (Màu đỏ) giao cho khách hàng làm căn cứ thanh toán. Liên thứ 3 (Màu xanh) lưu tại phòng kế toán làm căn cứ hạch toán bán hàng và thu tiền. Hoá đơn sau khi lập phải có chữ ký của đại diện phòng tiêu thụ và Giám đốc mới được phòng kế toán thanh toán. Trình tự ghi sổ hạch toán nghiệp vụ bán hàng của Công ty được thực hiện tương tự theo quy định của chế độ. Kế toán căn cứ hoá đơn bán hàng có đủ chữ ký tiến hành thanh toán, vào sổ chi tiết bán hàng. Tuỳ theo phương thức thanh toán mà có thể vào bảng kê 1(thanh toán bằng tiền mặt), bảng kê 2 (thanh toán bằng tiền ngân hàng) hoặc sổ chi tiết “Phải thu của khách hàng”. Doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán cũng được phản ánh vào các sổ chi tiết tương ứng. Giá vốn được ghi theo giá thực tế đích danh, doanh thu được phản ánh theo doanh thụ thực tế. Cuối tháng, kế toán lấy số tổng cộng trên các bảng kê và sổ chi tiết vào NKCT số 8, tính ra lợi nhuận trong kỳ kinh doanh. Cuối mỗi ngày, kế toán lấy số tổng cộng trên sổ chi tiết bán hàng ghi vào “Bảng kê chi tiết hàng hoá và dịch vụ bán ra” (Mẫu số 02- GTGT). Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội còn có một mảng tiêu thụ sơn Ôtô, xe máy được theo dõi về số lượng, xuất hoá đơn ở phòng “Quản lý vật tư”. Trình tự theo dõi và hạch toán ở phòng kế toán cũng diễn ra tương tự như trên. 19 3.3 Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Quy trình sản xuất sơn là khép kín, tính chất liên tục, sản phẩm được sản xuất theo từng mẻ sơn, khối lượng sản phẩm hình thành cho mỗi loại là độc lập nhau về Cơ-Lý-Hóa nên không có nửa thành phẩm và bán thành phẩm hoàn thành. Chu kỳ sản xuất ngắn, sản phẩm hoàn thành là từng mẫu (mẻ sơn). Sơn được đóng gói và nhập kho thành phẩm. Vì vậy, Công ty áp dụng tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đối tượng tập hợp chi phí là theo từng sản phẩm và theo từng phân xưởng. Đối tượng tính giá là theo từng loại sản phẩm sơn (theo màu). Phương pháp tính giá là phương pháp tính trực tiếp dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành. Kỳ tính giá là cuối hàng quý trong năm tài chính. Giá của sản phẩm được tính dựa trên tập hợp các yếu tố chi phí sản xuất sau: a.Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Báo cáo tài chính Chứng từ gốc về Bảng kê 8 Bảng kê 10 Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết doanh thu, các khoản Sổ chi tiết TK 131 Nhật ký chứng từ 8 Sổ cái TK 632, 511 Sơ đồ: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm 20 Chi phí này được hạch toán trực tiếp vào đối tượng sử dụng (phân xưởng) theo giá hạch toán được ghi trên Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Khi xuất, thủ kho sẽ ghi số xuất vào phiếu. Đến cuối kỳ tính giá thủ kho sẽ chuyển chứng từ lên phòng kế toán. phòng kế toán căn cứ số xuất do thủ kho chuyển lên và sổ chi tiết nguyên vật liệu mua vào tiến hành lập “Bảng kê số 3”, tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ, rồi lập “Bảng phân bổ số 2”, phân bổ chi phí cho từng bộ phận sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tính ở “Bảng phân bổ số 2” sẽ được sử dụng làm căn cứ tính giá. b. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp được kế toán phần hành Lương và Bảo hiểm tính và đưa số liệu lên “Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”. Kế toán tập hợp chi phí sử dụng số liệu trên bảng phân bổ đó để tiến hành tính giá sản phẩm. c. Tập hợp chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung ở Công ty bao gồm các loại sau:  Chi phí Nguyên vật liệu- Công cụ dụng cụ.  Chi phí nhân viên.  Chi phí về khấu hao tài sản cố định.  Chi phí dịch vụ mua ngoài. Các khoản chi phí về nguyên vật liệu và chi phí nhân viên được tập hợp tương tự như hai loại chi phí trên, kế toán sẽ lấy số liệu từ hai bảng phân bổ lương và nguyên vật liệu đã được chi tiết cho từng bộ phận sản xuất. Về chi phí khấu hao tài sản cố định, Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đều theo thời gian sử dụng. Tuỳ theo từng điều kiện cụ thể mà kế toán có thể khấu hao nhanh hay chậm theo khung được quy định chung và thống nhất cho 3 năm liền. Số liệu về chi phí khấu hao được tập hợp từ “Bảng tính và phân bổ khấu hao” do kế toán phần hành tài sản cố định lập. Công tác tính giá tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội có một nét đặc thù là trên thực tế, Công ty không theo dõi các khoản thiệt hại trong sản xuất. Thiệt hại này thường phát sinh khi ngừng sản xuất hoặc có sản phẩm hỏng: - Với thiệt hại sản phẩm hỏng: Sản phẩm của Công ty được sản xuất theo quy trình công nghệ định sẵn. Qua mỗi khâu đều có sự kiểm tra, kiểm 21 soát của những người có trách nhiệm riêng. Chính vì vậy nên Công ty thường có mức sản phẩm hỏng rất ít, nằm trong % kỹ thuật cho phép. - Thiệt hại về ngừng sản xuất ở Công ty thường xảy ra do nguyên nhân khách quan, chủ yếu là do mất điện. Trên thực tế, Công ty luôn được chi nhánh điện báo trước thời gian mất nên sẽ tổ chức cho công nhân làm bù cho số ngày ngừng sản xuất. Quy trình tính giá của Công ty có thể được tóm tắt ở sơ đồ sau: 4.Kế toán tiền lương, bảo hiểm. Quỹ lương của Công ty được xây dựng dựa trên cơ sở đơn giá tiền lương Tổng Công ty hoá chất Việt Nam giao cùng với thực hiện các chỉ tiêu như tổng doanh thu tiêu thụ sản phẩm, lợi nhuận phát sinh. Trong tổng quỹ lương thì tiền lương chi trả cho cách bộ công nhân viên chiếm 76%, tiền thưởng chiếm 12%, quỹ dự phòng chiếm 12%. Hiện nay Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội áp dụng hai hình thức trả lương: - Lương sản phẩm với công nhân trực tiếp sản xuất. Chứng từ gốc về chi phí và các bảng phân bổ Bảng kê số 6 NKCT số1,2… Bảng kê số 4,5 NKCT số 7 Sổ cái các TK chi phí Báo cáo tài chính Sơ đồ: Trình tự hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm 22 - Lương thời gian với công nhân sản xuất phụ, nhân viên gián tiếp khác. Lương thời gian được xác định dựa trên lương cơ bản và thời gian làm việc thực tế của người lao động. Dựa trên bảng chấm công do trưởng bộ phận lập, phòng tổ chức lao động tiền lương tính lương cho từng lao động. Hình thức lương sản phẩm áp dụng là lương sản phẩm tập thể tính cho toàn bộ lao động đã hoàn thành sản phẩm dựa trên đơn giá lương và sản lượng sản phẩm hoàn thành. Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập kho sản phẩm đảm bảo các tiêu chuẩn kĩ thuật (phòng KCS kiểm tra kí nhận), phòng lao động tiền lương lập bảng tính tổng lương sản phẩm cho từng phân xưởng. Sau đó, căn cứ vào bảng chấm công do quản đốc phân xưởng theo dõi và quy chế chia lương trong đơn vị (gắn với bậc thợ, hệ số lương, số công thực tế), phòng tổ chức lao động tiền lương tính lương cho từng lao động. Ngoài phần lương cơ bản, hàng tháng người lao động còn nhận một khoản điều tiết thu nhập (nếu quỹ lương chi trả trực tiếp cho người lao động của Công ty lớn hơn quỹ lương cơ bản), các khoản phụ cấp độc hại, ăn ca, các khoản tiền thưởng... theo quy chế của Công ty. Dựa trên các chứng từ phòng tổ chức lao động tiền lương gửi lên, kế toán lương lập bảng thanh toán lương cho từng bộ phận có kí duyệt của kế toán trưởng và giám đốc làm cơ sở chi trả lương cho người lao động. Đồng thời kế toán lương cũng thanh toán vào bảng thanh toán lương vào sổ chi tiết tiền lương rồi tổng hợp lai, lập bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội (bảng phân bổ số 1). Sau đó dựa trên bảng phân bổ này, kế toán tổng hợp sẽ vào các bảng kê 4,5 tập hợp chi phí rồi vào nhật kí chứng từ 7, vào sổ cái tài khoản 334, 338 lên các báo cáo tài chính. Bảng thanh toán lương cũng là cơ sở để kế toán thanh toán lập phiếu chi và phát lương cho người lao động. Tất cả các chứng từ lương và bảo hiểm xã hội đều được lưu giữ ở phòng kế toán. Công ty Sơn Hà Nội trích các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo đúng chế độ. Hàng tháng, Công ty nộp toàn bộ tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động ở cơ quan bảo hiểm xã hội. Sau đó, kế toán tập hợp các chứng từ bảo hiểm xã hội nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội để thanh toán cho người lao động. Sơ đồ hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội của Công ty có thể được khái quát như sau: 23 Các sổ sách, chứng từ Công ty sử dụng theo đúng mẫu quy định. Tuy nhiên, trên bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội kế toán không ghi chi tiết lương, phụ cấp mà chỉ ghi số tổng cộng. Do đó, ta không biết được chính xác tiền lương chính và các khoản phụ cấp của cán bộ công nhân viên là bao nhiêu nên cũng không thấy được sự chính xác trong việc trích bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế khi sử dụng bảng phân bổ số 1 của Công ty. Để quản lí tốt hơn, kế toán cần ghi đầy đủ các cột trong bảng phân bổ số 1. Nhìn chung, Công ty đã quản lí tốt quỹ tiền lương, đảm bảo chi quỹ lương theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lí đã được Tổng Công ty hoá chất Việt Nam phê duyệt. Chứng từ và sổ sách sử dụng, phương pháp hạch toán được kế toán thực hiện đúng chế độ. 5.Kế toán tài sản cố định. Báo cáo tài chính NKCT 1, 2 Sổ cái TK 334, 335, 338 Chứng từ gốc về lao động, tiền lương và Sổ chi tiết lương Bảng phân bổ số 1 Bảng kê 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ 7 NKCT 10 Sơ đồ: Trình tự hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. 24 TSCĐ là những tư liệu lao động quan trọng, có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội TSCĐ rất đa dạng và thường xuyên biến động. Điều đó đòi hỏi kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các trường hợp tăng giảm và tính khấu hao TSCĐ. Các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ về tăng giảm tài sản cố định Công ty lập bao gồm các biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định. Căn cứ vào các chứng từ nguồn như hoá đơn, bản sao các tài liệu kĩ thuật ... ban giao nhận TSCĐ lập Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01- TSCĐ/BB). Khi có quyết định về thanh lí, nhượng bán TSCĐ, kế toán ngừng tính khấu hao TSCĐ và khi thanh lí tài sản thì ban thanh lí sẽ lập Biên bản thanh lí TSCĐ (mẫu số 03- TSCĐ/BB). Trong năm, các chứng từ do kế toán TSCĐ bảo quản, đồng thời mỗi phân xưởng, phòng ban đều có một bản sao các chứng từ về TSCĐ do bộ phận mình sử dụng. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Trong những năm gần đây, các trường hợp tăng TSCĐ chủ yếu là do Công ty mua ngoài bằng quỹ đầu tư phát triển, còn các trường hợp giảm TSCĐ chủ yếu là do thanh lí, nhượng bán. Công ty không góp vốn liên doanh hay cầm cố bằng TSCĐ... Trong hạch toán chi tiết, căn cứ vào hồ sơ TSCĐ (các chứng từ gốc, các hoá đơn, giấy vận chuyển...) kế toán mở thẻ TSCĐ theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ (mẫu số 02- TSCĐ/BB) rồi vào sổ chi tiết Nghiệp vụ TSCĐ Bảo quản Chủ sở hữu Hội đồng Kế toán Đ Quyết định tăng giảm Lập các chứng từ gốc Ghi thẻ TSCĐ 25 TSCĐ. Mẫu sổ chi tiết TSCĐ của Công ty được lập theo đúng mẫu quy định của chế độ. Trong hạch toán tổng hợp, hạch toán tăng tài sản cố định được theo dõi trên các nhật ký chứng từ có liên quan như nhật ký chứng từ 1,2... Khi mua ngoài, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào các nhật ký chứng từ 1,2,4,5 đồng thời phản ánh nguồn hình thành TSCĐ trên nhật ký chứng từ 10. Trong trường hợp nguyên giá TSCĐ tăng do có quyết định đánh giá lại TSCĐ, kế toán phản ánh trên nhật ký chứng từ 10. Còn hạch toán giảm TSCĐ được theo dõi trên nhật ký chứng từ 9. Khi thanh lí, nhượng bán TSCĐ, căn cứ vào Biên bản thanh lí TSCĐ, kế toán định khoản trên nhật ký chứng từ 9. Về khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng (khấu hao đều). Khấu hao tài sản cố định được xác định theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC của bộ trưởng bộ tài chính về chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Hàng tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ, kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao để ghi vào bảng kê 4, 5 từ đó tổng hợp vào nhật ký chứng từ 7. Đầu năm, kế toán cũng lập bảng khấu hao kế hoạch để làm cơ sở tính giá thành kế hoạch cho các sản phẩm . Chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ, bảng phân NKCT 1,2,4,5, NKCT 9 Bảng kê 4,5 Sổ chi tiết tài Bảng tổng hợp chi NKCT 7 Sổ cái TK 211, 214 Báo cáo tài chính, báo cáo tăng, giảm tài sản cố định. Sơ đồ hạch toán tài sản cố định. 26 Việc tổ chức hạch toán tài sản cố định ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội đã được thực hiện tốt, phản ánh chính xác kịp thời số lượng giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm, tình hình sử dụng, hao mòn tài sản cố định, góp phần quản lí và sử dụng hợp lí tài sản, phát triển sản xuất, thu hồi vốn đầu tư để trang bị thêm và đổi mới không ngừng tài sản cố định. PHẦN IV: CÔNG TÁC PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI. Phân tích hoạt động trong mọi lĩnh vực kinh doanh nhằm nghiên cứu kết quả hoạt động của Công ty. Nó có mối quan hệ mật thiết với công tác quản lý kinh tế trong Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, nó là một công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Công ty, bởi để quản lý tốt cần phải có những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cả quá khứ, hiện tại và tương lai về tình hình quản lý. Hàng năm khi lập báo cáo tài chính, kế toán trưởng cùng giám đốc Công ty tiến hành phân tích hoạt động kinh tế của Công ty, việc phân tích này sẽ giúp giám đốc xác định được nguyên nhân dẫn đến kết quả, các nhân tố chủ quan và khách quan, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm vừa qua. Từ đó phát huy các điểm mạnh, hạn chế mặt còn yếu kém, lên kế hoạch điều chỉnh mức độ ảnh hưởng của các nhân tố cho phù hợp, nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng có hiệu quả. Để biết khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty ta tiến hành phân tích một số chỉ tiêu sau: 27 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2 năm 2001 và 2002: CHỈ TIÊU NĂM 2001 NĂM 2002 SO SÁNH Số tiền Tỷ lệ 1.Tổng doanh thu 126.152.271.142 179.012.381.415 52.860.110.273 41.9 2.Các khoản giảm trừ 0 0 0 3. Doanh thu thuần (1-2) 126.152.271.142 179.012.381.415 52.860.110.273 41.9 4. Giá vốn hàng bán 108.429.834.976 157.540.515.677 49.110.680.701 45.3 5. Lợi nhuận gộp (3-4) 17.722.436.166 21.471.865.738 3.749.429.572 21.16 6. Tỷ suất LNG/DTT (%) 14.05 12 -2.05 7. Chi phí bán hàng 2.125.765.882 2.216.679.078 90.913.196 4.28 8. Tỷ suất CFBH/DTT (%) 1.69 1.24 -4.5 9. Chi phí QLDN 7.840.597.680 10.703.316.540 2.862.718.860 36.51 10. Tỷ suất CFQLDN/DTT 6.22 5.98 -0.24 11. Lợi nhuận thuần (5-6-7) 7.756.072.604 8.551.870.120 795.797.516 10.26 12. Tỷ suất LNT/DTT (%) 6.15 4.78 -1.37 13. Doanh thu HĐTC 50.575.182 89.208.804 38.633.622 76.4 14. Chi phí tài chính 2.011.514.214 2.625.130.716 613.616.502 30.5 15. Lợi nhuận HĐTC (9-10) -1.960.939.032 -2.535.921.912 -574.982.880 -29.3 16. Lợi nhuận bất thường 0 0 0 17. Tổng lợi nhuận trước thuế (8+11+12) 5.795.133.572 6.015.948.208 220.814.636 3.81 18. Tỷ suất TLN/DTT (%) 4.6 3.36 -1.24 19. Thuế TNDN 1.854.442.743 1.925.103.427 70.660.684 3.81 20. Lợi nhuận sau thuế 3.940.690.829 4.090.844.781 150.153.952 3.81 21.Tỷ suất LNST/DTT (%) 3.12 2.28 -0.84 Phân tích bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty cho thấy, chỉ tiêu lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2002 tăng so với năm 2001 là 795.797.516 đồng với tỷ lệ tăng là 10.26%, trong khi đó tỷ lệ tăng của tổng doanh thu là 41.9%, sở dĩ tỷ lệ tăng của lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty lại tăng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu là do giá vốn hàng bán tăng cao. Thực tế là nguyên vật liệu của Công ty đa số vẫn là nhập khẩu từ nước ngoài do đó giá nguyên vật liệu thường cao, 28 khi nhập khẩu thì Công ty thường phải thanh toán ngay, do đó tiền lãi vay tăng cao, làm cho chi phí tăng cao. Công ty cũng phải thuê nhiều chuyên gia nước ngoài vì lực lượng cán bộ của Công ty chưa đủ năng lực để đảm nhiệm nhiều vị trí chuyên môn cao cấp, điều đó làm cho chi phí quản lý của Công ty vì vậy tăng với tỷ lệ cao. Trong những năm tới Công ty nên cử cán bộ ra nước ngoài học tập để có thể đảm nhiệm được những vị trí chuyên môn quan trọng, khắc phục tình trạng phải thuê chuyên gia nước ngoài. Đối với Công ty sơn tổng hợp, hoạt động tài chính đem lại doanh thu không lớn so với chi phí tài chính (chủ yếu là lãi vay). Do vậy, thu nhập tài chính của Công ty thường là nhỏ hơn 0. Năm 2002, do một số thay đổi về chế độ, chỉ tiêu thu nhập tài chính được đưa vào thu nhập của hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy mà thu nhập từ hoạt động kinh doanh của Công ty đã giảm xuống. Trong tương lai, Công ty cần cân đối lại hoạt động tài chính, thúc đẩy thu nhập, giảm chi phí đi vay để hạn chế khoản bù lỗ này. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần xem xét thực hiện các biện pháp giảm tỷ lệ chi phí giá vốn trong doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tỷ lệ này năm 2001 là 85,95% và năm 2002 tăng lên 88%). Công ty có thể áp dụng các biện pháp thực hiện tiết kiệm trong sản xuất, hợp lý hoá quy trình sản xuất và tiêu thụ, khuyến khích sử dụng các sáng kiến có lợi, chủ động tìm kiếm nguồn vật liệu thay thế... để từ đó tăng năng suất lao động, giảm chi phí chế biến, tăng thêm hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. Qua các chỉ tiêu phân tích ở trên ta thấy Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội rất tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt trong cơ chế thị trường, không ngừng mở rộng sản xuất, đầu tư thêm nhiều trang thiết bị máy móc hiện đại của nước ngoài, đồng thời tiếp tục đầu tư mở rộng thị phần, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước cũng như nước ngoài. Tuy nhiên Công ty cần phải thúc đẩy hơn nữa các biện pháp làm tăng mức tiêu thụ sản phẩm từ đó doanh thu sẽ tăng lên đồng thời chi phí sản xuất giảm xuống, lợi nhuận tăng nhiều đồng thời thu hút thêm nhiều lao động.... 29 KẾT LUẬN Trong cơ chế thị trường, công tác kế toán tài chính thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính góp phần đắc lực cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp phải vận dụng một cách sáng tạo và hợp lý lý luận với thực tiễn để tổ chức công tác kế toán tài chính doanh nghiệp một cách khoa học và hợp lý phát huy hết vai trò của kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh. Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội đã áp dụng chế độ kế toán mới rất kịp thời, việc vận dụng các tài khoản kế toán rất cụ thể chính xác, khoa học và tương đối phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ, rõ ràng, tạo cho việc quản lý được chặt chẽ, thông tin số liệu kịp thời phản ánh trung thực giúp cho ban giám đốc nắm bắt chỉ đạo sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Do đó trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty rất có hiệu quả, tạo được uy tín trên thị trường trong lĩnh vực sản xuất sơn các loại, giá trị tổng sản lượng cũng như tổng doanh thu không ngừng tăng lên. Có được kết quả đó là nhờ sự đóng góp của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty trong đó phòng Kế toán - Tài vụ góp một phần không nhỏ.