Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Cơ khí Duyên Hải

Đ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Tài khoản: 152 Tháng 12 năm 2010 STT Tên vật tƣ Đơn vị tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền I Nguyên vật liệu chính 379.590.263 4.896.369.000 4.963.503.760 312.455.503 1 Thép thỏi 5SP/PS120x120x12.000 mm Kg 2.600 28.236.000 4.000 43.610.000 6.100 66.282.600 500 5.563.400 2 Thép lá inox 0.5 ly Kg 800 3.640.000 1.000 4.600.000 900 4.120.200 900 4.119.800 3 Gang thỏi Kg 3.600 10.800.000 8.000 21.680.000 10.900 30.520.000 700 1.708.000 4 Thép góc L50x50x6 Kg 900 8.820.000 15.000 150.000.000 12.000 119.868.000 3.900 38.952.000 ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... II Nguyên vật liệu phụ 19.369.694 469.269.306 458.369.590 30.269.410 1 Sơn xanh Kg 500 6.000.000 100 1.150.000 400 4.766.800 200 2.383.200 2 Que hàn Kg 360 4.860.000 200 2.720.000 300 4.060.800 260 3.519.200 ... .. .. ... ... ... ... ... ... ... Cộng 573.826.445 6.564.680.407 6.717.562.656 420.944.196 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 70 2.2.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán. Để phục vụ cho công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty TNHH NN MTV Cơ khí Duyên Hải sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Theo phƣơng pháp này, tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại công ty đƣợc ghi chép, phản ánh một cách thƣờng xuyên liên tục. Vì vậy, giá trị nguyên vật liệu của công ty trên sổ kế toán có thể đƣợc xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.  Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho  Tài khoản sử dụng: - TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. 1521: Nguyên vật liệu chính 1522: Nguyên vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế 1528: Vật liệu khác - TK liên quan: TK 111, TK 331, TK 133, TK 621  Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán - Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng tổng hợp thanh toán ngƣời mua, ngƣời bán  Quy trình hạch toán: Ở phòng kế toán, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ nhật ký chung, đồng thời mở sổ chi tiết từng đối tƣợng Từ sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ cái tài khoản có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết. Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 71 Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu hoặc kiểm tra: Ghi cuối tháng hoặc định ký: Ví dụ 9: Tiếp các ví dụ trên Hàng ngày Từ PX208, PX217, HĐGTGT0090581, PC212 kế toán vào sổ nhật ký chung (Biểu 2.18) đồng thời vào sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán TK331 (Biểu 2.23) Từ sổ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK152 (Biểu số 2.19) TK621(Biểu 2.20) TK111(Biểu 2.21) TK331 (Biểu 2.22) Cuối tháng Từ sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán kế toán vào Bảng tổng hợp thanh toán với ngƣời bán (Biểu 2.24) Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, HĐGTGT Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn kho Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 72 Biểu số 2.18: Trích sổ nhật ký chung tháng 12 năm 2010 Sổ nhật ký chung Tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D H 1 2 01/12 PX208 01/12 Xuất kho vật liệu sx Thép cán xây dựng 6211 1521 27.165.000 27.165.000 02/12 HĐGTGT 0090581 02/12 Mua vật liệu chưa thanh toán theo HĐGTGT 0090581 1521 133 331 32.700.000 3.270.000 35.970.000 02/12 PX217 02/12 Xuất vật liệu sx hộp số 6212 1521 1.373.400 1.373.400 03/12 PC211 03/12 Tạm ứng tiền mua bàn ghế. 141 111 6.000.000 6.000.000 06/12 PT218 06/12 Công ty TNHH Trƣờng Giang trả nợ. 111 131 12.000.000 12.000.000 06/12 GBN1246 06/12 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 111 112 30.000.000 30.000.000 10/12 PC 212 10/12 Mua vật liệu trả bằng TM theo HĐGTGT 0090596 1521 133 111 4.600.000 460.000 5.060.000 .... .. .. .... ... .. ... Cộng phát sinh 124.987.523.796 124.987.523.796 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số S03a-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 73 Biểu số 2.19: Trích sổ cái TK 152 SỔ CÁI Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu ) Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu tháng 573.826.445 PX208 01/12 Xuất kho vật liệu sx Thép cán xây dựng 6211 27.165.000 HĐGTGT 0090581 02/12 Mua vật liệu của cty cổ phần sản xuất và kinh doanh Kim Khí 331 32.700.000 PX217 02/12 Xuất vật liệu sx hộp số 6212 1.373.400 HĐGTGT 0090586 03/12 Mua vòng bi của cty CP Kim Khí Trung Tấn 331 5.180.000 HĐGTGT 0090595 06/12 Mua xẻng của công ty TNHH Phƣơng Lan 331 63.000.000 PX218 07/12 Xuất vòng bi cho phân xƣởng đúc 621 23.000.000 PX219 07/12 Xuất dây emay cho phân xƣởng kết cấu 621 25.000.000 PC 212 10/12 Mua vật liệu trả bằng TM cty TNHH Hùng Trường 111 4.600.000 ... ....... Cộng phát sinh 6.564.680.407 6.717.562.656 Số dƣ cuối tháng 420.944.196 Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 74 Biểu số 2.20: Trích sổ cái TK 621 Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621 Tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu ) Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu kỳ PX208 01/12 Xuất kho vật liệu sx Thép cán xây dựng 1521 27.165.000 PX217 02/12 Xuất vật liệu sx hộp số 1521 1.373.400 PX218 07/12 Xuất vòng bi cho phân xƣởng đúc 1521 23.000.000 PX219 07/12 Xuất dây emay cho phân xƣởng kết cấu 1522 25.000.000 PX220 09/12 Xuất phôi thép để sản xuất cán xây dựng 1521 35.690.369.600 PX221 09/12 Xuất thép tròn sản xuất hộp số 1521 183.078.000 PX222 10/12 Xuất sơn chống rỉ để sản xuất hộp số 1522 7.5000.000 PX223 10/12 Xuất Que hàn inox d3.2 để sản xuất hộp số 1522 7.000.000 ...................... .......... ................ ................ 31/12 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu tháng 12 154 6.717.562.656 Cộng phát sinh 6.717.562.656 6.717.562.656 Số dƣ cuối kỳ Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 75 Biểu số 2.21: Trích sổ cái TK 111 SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu ) Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu tháng 6.500.000 PC210 01/12 Mua máy điều hòa LG theo HĐGTGT số 0090590 211 133 16.550.000 1.655.000 PT217 02/12 Thanh lý máy điều hoà cũ 711 3331 1.000.000 100.000 PC211 03/12 Tạm ứng tiền mua máy tính 141 20.000.000 PT218 06/12 Công ty TNHH Trƣờng Giang trả nợ. 131 12.000.000 GBN 1246 06/12 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 112 60.000.000 PC212 10/12 Mua vật liệu trả bằng TM theo HĐGTGT 0090596 1521 133 4.600.000 460.000 PC213 13/12 Xuất quỹ TM đi ký quỹ 144 15.000.000 PC214 13/12 Trả nợ cty TNHH Tùng Khánh 331 19.000.000 PT219 14/12 Bán hàng cho cty TNHH Trƣờng Giang 511 3331 18.000.000 1.800.000 ..... ..... .............. ........ ....... .......... Cộng số phát sinh 1.150.900.000 1.151.000.000 Số dƣ cuối kỳ 6.400.000 Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 76 Biểu số 2.22: Trích sổ cái TK 331 SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải trả ngƣời bán Số hiệu: 331 Tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu) Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 808.069.000 HĐGTGT 0090581 02/12 Mua vật liệu của cty cổ phần sx và kd Kim Khí 1521 133 32.700.000 3.270.000 HĐGTGT 0090590 03/12 Mua dây thép cuả cty TNHH Minh Tùng 1521 133 35.000.000 3.500.000 HĐGTGT 0090591 03/12 Mua thép thỏi của cty TNHH Phát Đạt 1521 133 65.000.000 6.500.000 HĐGTGT 0090596 07/12 MuaThép lá inox 0.5 ly của công ty CP Kim khí Trung Tấn 1521 133 5.180.000 518.000 PC214 13/12 Trả nợ cty TNHH Tùng Khánh 111 18.500.000 ....... Cộng số phát sinh 8.310.836.000 8.392.960.000 Số dƣ cuối kỳ 890.193.000 Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 77 Biểu số 2.23: Trích sổ chi tiết TK 331-Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số S31-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Đối tƣợng: Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí Tháng 12 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số phát sinh Số dƣ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng HĐGTGT 0090581 02/12 Mua NVL chưa thanh toán 1521 32.700.000 32.700.000 Thuế VAT tương ứng 133 3.270.000 35.970.000 HĐGTGT 0090621 20/12 Mua NVL chƣa thanh toán 1521 30.000.000 65.970.000 Thuế VAT tƣơng ứng 133 3.000.000 68.970.000 HĐGTGT 0090625 28/12 Mua NVL chƣa thanh toán 1521 25.000.000 93.970.000 Thuế VAT tƣơng ứng 133 2.500.000 96.470.000 PC235 31/12 Trả tiền ngƣời bán 30.000.000 66.470.000 Cộng phát sinh T12 30.000.000 96.470.000 Số dƣ cuối tháng 66.470.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 78 Biểu số 2.24: Trích bảng tổng hợp thanh toán với người bán BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Số hiệu: 331 Tháng 12 năm 2010 STT Tên ngƣời bán Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí 30.000.000 96.470.000 66.470.000 2 Công ty TNHH Trƣờng Giang 33.000.000 25.000.000 58.000.000 3 Công ty TNHH Minh Tùng 25.000.000 25.000.000 4 Công ty TNHH Tùng Khánh 25.615.900 98.000.000 123.615.900 5 Công ty TNHH Hùng Trƣờng 2.200.000 105.000.000 107.200.000 6 Công ty TNHH Phát Đạt 26.000.000 15.000.000 41.000.000 7 Công ty TNHH Đức Thịnh 113.600.000 113.600.000 ....... Cộng 808.069.000 8.310.836.000 8.392.960.000 890.193.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 79 2.3 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu Cũng nhƣ các doanh nghiệp khác, theo quy định của Nhà nƣớc mỗi năm công ty Trách nhiệm hữu hạn nhà nƣớc một thành viên Cơ khí Duyên Hải tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, và các tài sản khác một lần vào cuối năm. Mục đích của việc kiểm kê vật liệu, là để xác định lại số lƣợng, giá trị và chất lƣợng của vật tƣ trong kho, phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý vật tƣ ở công ty. Trƣớc mỗi lần kiểm kê, đƣợc sự thông báo của hội đồng kiểm kê, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để tạo điều kiện cho kiểm kê. Đồng thời, ở phòng kế toán, các sổ kế toán về vật tƣ đều đƣợc khoá sổ sau khi kế toán tính ra giá trị tồn kho của vật tƣ. Thông qua việc cân, đo, đong, đếm … Hội đồng kiểm kê phát hiện kết quả kiểm kê trên Biên bản kiểm kê vật tƣ. Căn cứ vào biên bản kiểm kê này, giám đốc công ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ có những quyết định xử lý thích hợp nhƣ: thanh lý, nhƣợng bán, quyết định đòi bồi thƣờng nếu cá nhân làm mất hoặc hỏng… Căn cứ vào các biên bản xử lý kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ. Nhìn chung công tác quản lý vật tƣ của công ty là khá tốt nên không có trƣờng hợp mất mát, chỉ có một vài trƣờng hợp thiếu, bị hƣ hỏng do nguyên nhân khách quan. Ví dụ 10: Theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12/2010. Hội đồng kiểm kê lập Biên bản kiểm kê vật liệu (Biểu số 2.25) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 80 Biểu số 2.25: Trích Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu năm 2010 BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ NĂM 2010 Thời điểm kiểm kê: 9h00 ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ban kiểm kê gồm: - Ông: Ngô Văn Hùng Chức vụ: Phòng KCS Trƣởng ban kiểm kê - Bà: Lê Thị Mai Chức vụ: Thủ kho Ủy viên - Bà: Nguyễn Thị Thuỷ Chức vụ: Kế toán vật tƣ Ủy viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng sau: ST T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ Đơn vị tính Sổ sách Thực tế Chênh lệch Phẩm chất SL T.Tiền SL T.Tiền Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL T.Tiền SL T.Tiền 1 Thép thỏi Kg 500 500 - - X 2 Thép lá inox 0.5 ly Kg 900 900 - - X 3 Gang thỏi Kg 700 700 - - X ……….. Kết luận của ban kiểm kê: Tất cả vật liệu còn tốt 100%, không chênh lệch giữa sổ sách và kết quả kiểm kê. Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trƣởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 81 CHƢƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV CƠ KHÍ DUYÊN HẢI 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH Nhà nƣớc một thành viên Cơ khí Duyên Hải là một trong những doanh nghiệp Nhà nƣớc có quá trình phát triển gắn liền với tiến trình phát triển kinh tế của đất nƣớc. Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trƣớc sự chuyển đổi của nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trƣờng có sự điều tiết của Nhà nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên, Công ty đã thích ứng với cơ chế mới, nhanh chóng phục hồi sản xuất, từng bƣớc chiếm lĩnh thị trƣờng trong nƣớc và trở thành một trong số những công ty vững mạnh của nghành cơ khí Việt Nam. Để có đƣợc thành công đó Công ty đã phải nỗ lực vƣợt bậc trong tất cả các khâu và đặc biệt quan trọng đó là sự góp phần của công tác kế toán. Trƣớc sự hội nhập kinh tế Quốc tế đòi hỏi Công ty phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa, khắc phục dần những hạn chế còn tồn tại 3.1.1 Những ƣu điểm và kết quả đạt đƣợc  Về bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán đƣợc tập trung tại phòng tài chính kế toán. Việc vận dụng hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên của phòng kế toán đều là những ngƣời có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, tinh thần trách nhiệm cao. Mỗi nhân viên kế toán phụ trách một số phần hành công việc khác nhau, tạo điều kiện cho việc đi sâu tìm hiểu công việc đƣợc giao và nâng cao nghiệp vụ, phát huy hết khả năng của mình. Điều đó đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và hợp tác hoá trong lao động.  Về hình thức kế toán, chứng từ, sổ sách: Hình thức kế toán Công ty áp dụng hình thức “Nhật ký chung”. Đây là hình thức đơn giản, phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nhƣ đặc điểm hoạt động của Công ty. Hình thức này có ƣu điểm là ghi chép rõ ràng, chi tiết, dễ xem, dễ kiểm tra, dễ hiểu tạo điều kiện thuận lợi trong việc lập Báo cáo tài chính. Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 82 Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, đây là phƣơng pháp đang đƣợc sử dụng phổ biến ở nƣớc ta. Công ty vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ đƣợc lập, kiểm tra, luân chuyển phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, đảm bảo thông tin nhanh nhạy, hiệu quả. Công ty thực hiện việc lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo quý, hàng tháng công ty vẫn lập báo cáo quản trị gửi lên ban lãnh đạo công ty để kịp thời theo dõi, đánh giá và có những biện pháp hữu hiệu nhất để có thể tăng doanh thu trong năm tới. Đây là việc làm tốt công ty cần phát huy thƣờng xuyên.  Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Góp phần làm nên vị trí quan trọng của phòng Kế toán – Tài chính hôm nay phải kể đến bộ phận kế toán nguyên vật liệu đã phản ánh chặt chẽ, toàn diện tài sản, tiền vốn của công ty, cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, phân tích lập kế hoạch và công tác lãnh đạo. Công ty đã xây dựng đƣợc định mức sản xuất cho từng loại nguyên vật liệu nên đảm bảo cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để hạch toán nguyên vật liệu, phƣơng pháp này có nhiều ƣu điểm vì hàng tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu luôn đƣợc theo dõi, kiểm tra thƣờng xuyên, liên tục, kịp thời, phù hợp với đặc điểm, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp sản xuất. Phƣơng pháp hạch toán này đã giúp công ty quản lý, theo dõi kiểm tra nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chính xác, kịp thời hơn. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty áp dụng phƣơng pháp thẻ song song. Với phƣơng pháp này giúp cho phòng kế toán có thể theo dõi chặt chẽ từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đồng thời việc kiểm tra, đối chiếu sổ các chứng từ cũng đơn giản. Các thẻ kho, sổ chi tiết và các loại sổ sách chi tiết khác có liên quan của phƣơng pháp này đƣợc công ty mở và ghi chép đúng mẫu, kịp thời và đầy đủ.  Về công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: Để tồn tại và phát triển ổn định công ty coi công tác quản lý là nhiệm vụ quán triệt hàng đầu, đặc biệt chú trọng công tác quản lý, hạch toán hàng tồn kho.  Công tác thu mua: Phòng sản xuất kinh doanh và phòng vật tƣ luôn kết hợp chặt chẽ để đề ra kế hoạch thu mua hợp lý, không có tình trạng tồn đọng nguyên Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 83 vật liệu hay thiếu hụt nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi, hợp lý cho việc quản lý và luân chuyển chứng từ một cách thông suốt, hạn chế sai sót, tăng cƣờng kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận. Mặt khác, Công ty đã thiết lập đƣợc mối quan hệ lâu năm với những đơn vị cung ứng vật tƣ nên giá cả tƣơng đối ổn định. Từ đó tránh đƣợc tình trạng thiếu hụt, gián đoạn sản xuất. Đồng thời ban kiểm nghiệm của Công ty hoạt động rất hiệu quả, đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại vật liệu mua về. Kết hợp với hệ thống kho tàng của Công ty đƣợc trang bị khá đầy đủ về các phƣơng tiện đo lƣờng về mặt hiện vật, kích cỡ, quy cách. Nguyên vật liệu đƣợc sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc xuất nhập kho và kiểm tra. Công việc kế toán tại kho đƣợc thực hiện khá nghiêm túc và thƣờng xuyên đƣợc kiểm tra đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu tại Công ty.  Khâu sử dụng: Phòng kỹ thuật phối hợp với phòng KCS để đề ra mức sử dụng vật liệu căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế và các yêu cầu về vật liệu của từng loại sản phẩm hàng hoá, từng đơn đặt hàng. Vì vậy đã tiết kiệm đáng kể chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Công tác xuất đảm bảo đủ giấy tờ, các phiếu, lệnh xuất. Trong khâu xuất kho, công ty đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và hợp lý về bộ phận sử dụng và mục đích sử dụng nguyên vật liệu cũng nhƣ mối liên hệ thống nhất giữa bộ phận sử dụng, thủ kho, phòng kế toán thông qua phiếu yêu cầu xuất vật tƣ, phiếu xuất kho, thẻ kho… Dƣới đây là bảng định mức nguyên vật liệu cho 01 tấn Thép Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 84 Biểu số 3.1: Bảng định mức nguyên vật liệu BẢNG ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU CHO 01 TẤN THÉP STT Tên vật tƣ Đơn vị Định mức 1 Thép thỏi Kg 1.206 2 Gạch chịu lửa Kg 3 3 Bột chịu lửa Kg 1 4 Vòng bi Vòng 0.02 5 Trục cán Kg 1.5 6 Tấm kẹp Kg 0.4 7 Đầu nối hoa mai Kg 0.4 8 Phụ kiện cán Kg 0.3 9 Than đá Kg 170.15 10 Ôxy Chai 0.59 11 Gas Kg 0.47 12 Que hàn Kg 0.06 13 Dầu DP14 Kg 2.45 14 Dầu điêzel Kg 0.3 15 Dây thép buộc Kg 1.1 16 Điện Kw 90 3.1.2 Những khó khăn tồn tại  Thứ nhất, về việc luân chuyển chứng từ: việc luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho diễn ra thƣờng xuyên, tuy nhiên, giữa các bộ phận, phòng ban này đều không có biên bản giao nhận, dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ. Khi xảy ra mất mát chứng từ lại không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý, làm cho cán bộ công nhân viên thiếu trách nhiệm, buông lỏng việc quản lý chứng từ.  Thứ hai, công ty vẫn thực hiện thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu đối với nguyên vật liệu mua về không qua kho: Việc hạch toán nguyên vật liệu đôi khi còn mang tính rƣờm rà nhƣ việc mua nguyên vật liệu về dùng ngay cho sản xuất, kế toán không hạch toán thẳng vào chi phí nguyên vật liệu mà tiến hành làm thủ tục nhập kho sau đó mới làm thủ tục xuất kho do đó phải mất nhiều công sức và thời gian cho công việc này. Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 85  Thứ ba, chưa lập sổ danh điểm vật tư để phục vụ cho việc quản lý vật tư: do nguyên vật liệu trong công ty rất đa dạng phong phú nên công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Nguyên vật liệu phụ - Vật liệu khác Mặc dù có sự phân loại này nhƣng phòng kế toán không lập sổ danh điểm vật tƣ.  Thứ tư, về việc ứng dụng phần mềm kế toán: Mặc dù công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán nhƣng chỉ giúp cho phần tính toán đơn thuần còn việc hạch toán chủ yếu vẫn thực hiện theo thao tác thủ công nên khối lƣợng công việc mà kế toán làm là rất vất vả, điều này sẽ ảnh hƣởng tới tiến độ thực hiện công việc.  Thứ năm, Công ty không lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu: Công ty nên lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu để theo dõi chặt chẽ cả về số lƣợng và giá trị vật liệu sử dụng của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tƣ. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH NN MTV Cơ khí Duyên Hải. 3.2.1 Nguyên tắc hoàn thiện Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty đặc biệt chú ý đến các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc nhất quán: Nguyên tắc này yêu cầu kế toán đã chọn phƣơng pháp nào để hạch toán nguyên vật liệu thì phải áp dụng phƣơng pháp đó trong cả niên độ kế toán. - Nguyên tắc giá gốc: Quy định nguyên vật liệu phải tính theo giá gốc. - Nguyên tắc thận trọng: Nguyên tắc này đòi hỏi muốn hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu cần cẩn trọng trong từng bƣớc. 3.2.2 Yêu cầu hoàn thiện Hoàn thiện kế toán trong công ty là việc hết sức quan trọng và cần thiết để đảm bảo cho việc hoàn thiện mang tính khả thi, đáp ứng đƣợc các yêu cầu quản lý của công ty phải thực hiện đƣợc các yêu cầu sau: + Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 86 + Phải đảm bảo tôn trọng cơ chế tài chính tuân thủ các chế độ chính sách, thể lệ kế toán do nhà nƣớc ban hành với chế độ kế toán đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh. + Đảm bảo sự tiết kiệm và hiệu quả trong việc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp. Muốn vậy, phải tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, tiết kiệm nhƣng vẫn đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của kế toán để chất lƣợng công tác kế toán đạt đƣợc chất lƣợng cao nhất với chi phí thấp nhất. + Đảm bảo thực hiện tốt chức năng thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp bởi vì mục tiêu của hoàn thiện công tác kế toán là cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để nhà quản trị ra các quyết định đúng đắn. 3.2.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Kế toán là bộ phận cấu thành của hệ thống quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời là công cụ đắc lực của Nhà nƣớc trong việc chỉ đạo nền kinh tế quốc dân. Với chức năng giám sát mọi hoạt động mọi kinh tế tài chính, kế toán căn cứ vào những thông tin hiện thực và toàn diện có hệ thống về tình hình tài sản, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, từng ngành và nền kinh tế quốc dân. Qua nghiên cứu ở trên ta càng thấy rõ vai trò của kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, các nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu là giai đoạn đầu của quá trình kế toán của doanh nghiệp. Do đó đòi hỏi cần phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng sẽ đảm bảo cho việc cung cấp kịp thời , đồng bộ, chính xác khối lƣợng định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu, ngăn ngừa các hiện trạng hƣ hao, mất, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty để không ngừng hoàn thiện và phát huy vai trò của công tác kế toán vật liệu em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau đây: Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 87 3.2.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty  Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ: Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều phải ký vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ cũng dễ quy trách nhiệm cho đúng ngƣời, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc làm này giúp quản lý chặt chẽ các chứng từ của công ty, hơn nữa cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung. Ví dụ 11: Tiếp ví dụ 3 Căn cứ vào HĐGTGT 0090581, Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 1266, Phiếu nhập kho 116 kế toán khi nhận đƣợc các chứng từ trên tiến hành ghi vào sổ giao nhận chứng từ theo mẫu sau: Biểu số 3.2: Sổ giao nhận chứng từ SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Tháng 12 năm 2010 Stt Chứng từ Nơi nhận chứng từ Ngƣời nhận Ký tên Số hiệu Ngày tháng 1 HĐGTGT 0090581 02/12 Phòng kế toán Nguyễn Thị Lan Lan 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 1266 3 PNK 116 4 HĐGTGT 0090596 10/12 Phòng kế toán Nguyễn Thị Lan Lan 5 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 1268 6 PNK 126 . ... .. .. .. .. Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 88  Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất Đối với một Công ty mà sử dụng hàng ngàn loại vật liệu khác nhau, thì việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phòng kế toán (cũng nhƣ ở các phòng liên quan) là việc làm cần thiết. Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu đƣợc tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hoá kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lƣợng công việc hạch toán kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng ban chức năng quản lý để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty, đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính. Muốn lập đƣợc sổ danh điểm vật liệu thì điều trƣớc tiên phải làm tốt công tác phân loại vật liệu, không chỉ phân loại vật liệu mà phải phân ra chi tiết hơn trong từng loại đó. Vật liệu đƣợc phân loại dựa trên vai trò, công dụng của từng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, những vật liệu nào có cùng vai trò, công dụng xếp vào cùng một loại nhƣ ở Công ty đã phân ra: Nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng...Trong mỗi loại lại đƣợc căn cứ vào tính chất, đặc điểm của vật liệu để đƣa vào thành các nhóm, trong các nhóm lại phân ra các thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu sẽ đƣợc theo dõi chi tiết trên sổ kế toán, trong đó lại theo dõi chi tiết theo từng thứ vật liệu đó Ví dụ: Loại vật liệu chính nhƣ: Thép, inox, các loại động cơ... Thép lại phân ra thành các nhóm: Thép thỏi, Thép tấm, Thép ống đúc, Thép góc, Thép tròn... Thép thỏi lại có rất nhiều loại thỏi có kích thƣợc khác nhau nhƣ thỏi 5SP/PS 120x120x12.000 mm, 5SP/PS140x140x14.000mm … Thép tấm lại phân thành các thứ: Tấm 2,5mx4,25m x 2,5m, Tấm1,5m x3,5m x1,25m… Thép ống đúc phân thành: Thép ống đúc F133 x 6 x 990, Thép ống đúc F219 x 7 x 4451, Thép ống đúc 219 x 7 x 2100, Thép ống đúc 63 x 3,5 x 1450… Việc phân loại đƣợc thực hiện tốt sẽ lập đƣợc sổ danh điểm vât liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Ví dụ một sổ danh điểm nguyên vật liệu chính nhƣ sau: Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 89 Biểu số 3.4: Sổ danh điểm nguyên vật liệu SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TK 1521: Nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên NVL Quy cách ĐVT Ghi chú Nhóm Danh điểm 15211 Thép Kg 15211- A1 Thép thỏi 5SP/PS120x120x12.000 mm Kg 15211- A11 Thép thỏi 5SP/PS140x140x14.000mm Kg … 15211- A2 Thép ống đúc Kg 15211- A21 Thép ống đúc F133 x 6 x 990 Kg 15211- A22 Thép ống đúc F219 x 7 x 4451 Kg 15211- A23 Thép ống đúc 219 x 7 x 2100 Kg … 15212 Vòng bi Vòng 15212- A1 Vòng bi Vòng bi 6208 Vòng 15212- A2 Vòng bi Vòng bi 6314 Vòng … Ví dụ 12: Trích bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu tháng 12/2010 Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 90 Biểu số 3.5: Trích bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Công ty Cơ khí Duyên Hải Đc: số 133, đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số: S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Tài khoản: 152 Tháng 12 năm 2010 STT Số danh điểm Đơn vị tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền I 1521 379.590.263 4.896.369.000 4.963.503.760 312.455.503 1 15211- A1 Kg 2.600 28.236.000 4.000 43.610.000 6.100 66.282.600 500 5.563.400 2 15211 - A32 Kg 800 3.640.000 1.000 4.600.000 900 4.120.200 900 4.119.800 3 15211-A4 Kg 3.600 10.800.000 8.000 21.680.000 10.900 30.520.000 700 1.708.000 4 1523-A5 Kg 900 8.820.000 15.000 150.000.000 12.000 119.868.000 3.900 38.952.000 ... .. ... ... ... ... ... ... ... II 1522 19.369.694 469.269.306 458.369.590 30.269.410 1 1522-A1 Kg 500 6.000.000 100 1.150.000 400 4.766.800 200 2.383.200 2 1522-A2 Kg 360 4.860.000 200 2.720.000 300 4.060.800 260 3.519.200 .. .. ... ... ... ... ... ... ... Cộng 573.826.445 6.564.680.407 6.717.562.656 420.944.196 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 91  Hoàn thiện thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: Khi công ty mua vật liệu ngoài thƣờng có 2 trƣờng hợp xảy ra: - Trƣờng hợp 1: Nguyên vật liệu mua về nếu dự trữ tại kho thì tiến hành thủ tục nhập kho, và sau đó theo yêu cầu xuất của sản xuất sẽ tiến hành xuất vật tƣ. - Trƣờng hợp 2: Do nhu cầu cần vật liệu ngay nên nguyên vật liệu mua về đƣợc chuyển thẳng tới bộ phận sản xuất. Trong trƣờng hợp này, mặc dù không nhập kho nhƣng kế toán vẫn tiến hành làm thủ tục nhập, xuất kho nhƣ trƣờng hợp 1. Nhƣ vậy, việc thực hiện các thủ tục nhập xuất kho (trong khi không nhập, xuất kho) nhiều khi chỉ mang tính hình thức, làm nhƣ vậy sẽ hao phí về lao động kế toán thủ tục rƣờm rà. Trƣờng hợp này công ty chỉ cần làm thủ tục kiểm nghiệm vật tƣ và làm biên bản giao nhận vật tƣ làm căn cứ hạch toán chi phí nguyên vật liệu không qua kho, vừa giảm bớt thủ tục ghi chép cho kế toán và thủ kho, vừa phản ánh kịp thời số liệu hạch toán hàng tồn kho. Lập biên bản giao nhận vât tƣ theo mẫu sau: Biểu số 3.6: Biên bản giao nhận vật tư BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƢ Ngày .... tháng ...năm ... Số... Chúng tôi gồm: - Ông (bà):..............................Ngƣời cung ứng - Ông (bà)................................ Ngƣời nhận Đã tiến hành bàn giao sử dụng vật tƣ sau đây STT Quy cách, chủng loại vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng Đại diện bên cung ứng (Ký, họ tên) Đại diện bên nhận (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 92 Ví dụ 13: Ngày 16/12/2010 Công ty mua 1,000 kg Than đá, đơn giá 2,900 đồng/kg của Công ty TNHH Mạnh Tùng xuất thẳng cho phân xƣởng cán. Biểu số 3.7: Biên bản giao nhận vật tư số 98 Biên bản trên đƣợc lập ngay tại chỗ, sau đó chuyển hoá đơn, biên bản lên phòng kế toán làm căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.  Lập báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ: Ở công ty số lƣợng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất vẫn còn tình trạng lƣợng tiêu hao thực tế ít hơn kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn vật tƣ ở trong kho chƣa đƣợc sử dụng, vì vậy kế toán nên lập phiếu báo cáo vật tƣ còn lại cuối kỳ theo mẫu sau: BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƢ Ngày 16 tháng 12 năm 2010 Số: 98 Chúng tôi gồm: - Ông: Nguyễn Mạnh Tùng - Ngƣời cung ứng - Bà: Trần Thị Hƣơng - Ngƣời nhận Đã tiến hành bàn giao sử dụng vật tƣ sau đây STT Quy cách, chủng loại vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng 1 Than đá Kg 1.000 Đại diện bên cung ứng (Ký, họ tên) Đại diện bên nhận (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 93 Biểu số 3.8: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Phiếu này dùng để theo dõi số lƣợng vật tƣ còn lại cuối kỳ hạch toán của đơn vị, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức vật tƣ sử dụng. Số lƣợng vật tƣ còn lại cuối kỳ ở đơn vị sử dụng đƣợc phân thành 2 loại: - Loại không dùng nữa: Lập phiếu nhập kho, và đƣợc nhập lại. - Loại tiếp tục sử dụng: Lập phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ. Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ do bộ phận sử dụng lập làm 2 bản, 1bản giao cho phòng vật tƣ, bản còn lại giao cho phòng kế toán. Đơn vị: .......................... Địa chỉ: .......................... Mẫu số 04 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính) PHIẾU BÁO VẬT TƢ CÕN LẠI CUỐI KỲ Ngày ... tháng .... năm... Số ... Bộ phận sử dụng: ..... STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Lý do A B C 1 2 3 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 94 Ví dụ 14: Ngày 31/12/2010 qua kiểm kê ở phân xƣởng cán Công ty thấy còn tồn kho một số nguyên vật liệu sau: Biểu số 3.9: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ số 12 Tên vật tƣ Đơn vị Số lƣợng Thép thỏi Kg 500 Thép lá inox 0.5 ly Kg 900 Gang thỏi Kg 700 Đơn vị: Công ty Cơ khí Duyên Hải Địa chỉ: Số 133,đƣờng 5 cũ, Hồng Bàng, Hải Phòng Mẫu số 04 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính) PHIẾU BÁO VẬT TƢ CÕN LẠI CUỐI KỲ Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Số 12 Bộ phận sử dụng: Phân xƣởng cán STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Lý do A B C 1 2 3 1 Thép thỏi Kg 500 Còn sử dụng 2 Thép lá inox 0.5 ly Kg 900 Còn sử dụng 3 Gang thỏi Kg 700 Còn sử dụng Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 95  Hoàn thiện lập bảng phân bổ nguyên vật liệu Biểu số 3.10: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu trong tháng tính theo giá thực tế. Hàng ngang phản ánh đối tƣợng sử dụng các loại vật tƣ theo từng khoản mục chi phí.  Áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng Hoà nhập với sự phát triển của công nghệ khoa học kỹ thuật và xu hƣớng tiến bộ trên toàn thế giới, việc áp dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán là hoàn toàn cần thiết. Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Duyên Hải đã ứng dụng tin học vào việc hạch toán kế toán nhƣng chỉ là những tính toán đơn thuần, công ty nên áp dụng kế toán máy. Phần mềm kế toán có nhiều ƣu việt: - Thu thập, xử lý thông tin kế toán một cách nhanh chóng. - Tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động kiểm soát các thông tin tài chính. BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng...năm... Số:.. stt Ghi Có các TK Đối tƣợng sử dụng TK 152 Cộng có TK152 1521 1522 ..... 1 TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Phân xƣởng kết cấu -Phân xƣởng cán .... 2 TK 627-Chi phí sản xuất chung 3 TK 641-Chi phí bán hàng 4 TK642-Chi phí quản lý doanh nghiệp ... ... Cộng Ngày... tháng... năm Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 96 - Chọn lọc thông tin cung cấp cho ngƣời sử dụng tuỳ theo mục đích sử dụng. - Việc xử lý, trình bày, cung cấp các chỉ tiêu kế toán về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là liên tục, có căn cứ, đáp ứng yêu cầu sử dụng của các đối tƣợng khác nhau. - Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp giảm bớt nhân lực so với kế toán thủ công mà vẫn đảm bảo chất lƣợng công việc. Chính vì những ƣu điểm của việc áp dụng phần mềm kế toán, theo em công ty nên lựa chọn một chƣơng trình phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, bên cạnh đó, công ty cần tổ chức các lớp đào tạo, hƣớng dẫn cho đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo linh hoạt phần mềm kế toán mà công ty áp dụng. Hiện nay, trên thị trƣờng có rất nhiều phần mềm kế toán tiện ích: MISA, ESFORT, EMASS, CADS, SASINNOVA, XBS-acounting online, FAST.  Cần thiết phải có sự nghiên cứu, tìm hiểu thị trường: Mặc dù nguyên vật liệu hiện nay không thiếu, thậm chí một số nguyên vật liệu rất dồi dào nhƣng các nguyên vật liệu này xuất phát từ nhiều nguồn gốc khác nhau, chất lƣợng khác nhau. Vì vậy, việc thiết lập những nguồn cung ứng nguyên vật liệu lâu dài là rất quan trọng, điều này công ty TNHH NN MTV Cơ khí Duyên Hải đã và đang làm đƣợc. Tuy nhiên, bên cạnh những nhà cung cấp quen thuộc, công ty cần có kế hoạch thăm dò, tìm hiểu thị trƣờng để tìm ra nguồn cung ứng tốt hơn, đem tới cơ hội tăng chiết khấu, nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng có lợi cho doanh nghiệp. Không những thế, tìm hiểu tốt thị trƣờng còn giúp doanh nghiệp có những bƣớc đi đúng đắn trong thu mua, dự trữ ở những thời điểm khác nhau, tránh tình trạng mua phải nguyên vật liệu với giá cao khi có sự khan hiếm hoặc thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.  Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên Phòng kế toán. Để nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh ngoài việc tìm kiếm, mở rộng thị trƣờng, tận dụng các yếu tố khách quan thì Công ty cũng phải quan tâm tới vấn đề nhân sự. Song song với việc quản lý tốt nhân sự thì Công ty cũng phải nên quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên của mình đƣợc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Riêng đối với nhân viên kế toán Công ty nên: Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 97 + Tạo điều kiện cho họ học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Nhân viên kế toán cần tham gia các lớp bồi dƣỡng để nâng cao trình độ kinh nghiệm, hiểu biết. + Thƣờng xuyên hƣớng dẫn, chỉ đạo nhân viên kế toán cập nhật và thực hành kế toán theo đúng chuẩn mực và thông tƣ, quy định do Nhà nƣớc ban hành về những thay đổi trong hạch toán kế toán để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. + Thƣờng xuyên động viên, khuyến khích các nhân viên tích cực và có trách nhiệm hơn với công việc của mình, có chế độ thƣởng phạt phân minh.  Hoàn thiện công tác phân tích tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty. Hiện nay, công tác phân tích tình hình cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Duyên Hải chƣa đƣợc quan tâm và thực hiện. Đây cũng là một thiếu sót của doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để có kế hoạch cho việc cung cấp vật liệu đƣợc kịp thời và đồng bộ sử dụng có hiệu quả. Phải thƣờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu để nêu lên những ƣu nhƣợc điểm trong công tác quản lý vật tƣ ở doanh nghiệp. Do đó việc cung ứng nguyên vật liệu phải quán triệt các yêu cầu sau: + Đảm bảo sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đƣợc liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. + Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tƣ, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu trên, nhiệm vụ của phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua các biện pháp khắc phục kịp thời. + Phân tích tình hình dự trữ những loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. + Phân tích thƣờng xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại nguyên vật liệu để có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật tƣ. Sau đây em xin đưa ra một số phương pháp phân tích có thể áp dụng phù hợp với mô hình của công ty.  Phân tích tình hình cung ứng vật tƣ theo số lƣợng. Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lƣợng, nghĩa là nếu cung cấp với số lƣợng quá lớn dƣ thừa sẽ gây ra ứ đọng và do đó dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhƣng ngƣợc lại Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 98 nếu cung cấp không đủ về số lƣợng sẽ ảnh hƣởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Phƣơng pháp phân tích: Cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu theo công thức sau: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lƣợng nguyên vật liệu loại (i=1,n) = Số lƣợng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập kho trong kỳ Số lƣợng nguyên vật liệu loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ) Sau đây là một ví dụ về việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu theo số lƣợng của một số nguyên vật liệu sau: Biểu số 3.11: Bảng kê số lượng nguyên vật liệu BẢNG KÊ SỐ LƢỢNG NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2010 Tên vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng cần cung cấp Số lƣợng thực nhập Tỷ lệ hoàn thành việc cung ứng vật liệu (%) Gas Kg 260 260 100 Dầu DP14 Kg 960 960 100 Dầu điêzel Kg 128 128 100 Ôxy Chai 200 198 99 Vòng bi Vòng 10 10 100 Gang thỏi Kg 360 350 97,23 Qua bảng trên ta thấy trong tháng Gas, Dầu DP14, Dầu điêzel, Vòng bi đƣợc cung cấp đủ nhu cầu bao nhiêu đƣợc cung cấp bấy nhiêu, còn các nguyên vật liệu khác tỷ lệ hoàn thành là 99%, 97,23%. Việc doanh nghiệp cần vật liệu thì có nhu cầu cung cấp kịp thời ngay.  Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm Phân tích tình hình sử dụng khối lƣợng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm Để phân tích mức độ đảm bảo khối lƣợng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số sau: Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất = Lƣợng NVL dự trữ đầu kỳ + Lƣợng NVL nhập trong kỳ Lƣợng NVL cần dùng trong kỳ Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 99 Ví dụ 15: Căn cứ vào Thẻ kho số 58 của Thép thỏi 5SP/PS120x120x12.000 mm Lƣợng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ: 2.600 kg Lƣợng nguyên vật liệu nhập trong kỳ: 4.000 kg Lƣợng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ: 6.100 kg Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất = 2.600 + 4.000 x 100% = 108.196% 6.100  Từ hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất của Thép thỏi em thấy Thép thỏi đƣợc cung cấp không những vừa đủ cho sản xuất mà còn dự trữ cho tháng sau.  Lập báo cáo vật tƣ theo kế hoạch sản xuất: Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay, nhiều biến động xảy ra có thể ảnh hƣởng tới kế hoạch sản xuất của công ty và ảnh hƣởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, nếu công ty không xác định định mức dự trữ nguyên vật liệu thì kết quả sản xuất của công ty có thể bị ngƣng trệ làm ảnh hƣởng tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nếu công ty dự trữ nguyên vật liệu quá lớn sẽ làm ứ đọng vốn, gây khó khăn trong việc quay vòng vốn của doanh nghiệp và phát sinh các chi phí liên quan. Ngƣợc lại, nếu dự trữ quá ít thì khi nguyên vật liệu trên thị trƣờng khan hiếm hoặc giá cả giảm sẽ làm ảnh hƣởng đến chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy, công ty nên xác định mức dự trữ hợp lý để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và vẫn đảm bảo chất lƣợng sản phẩm và yêu cầu sản xuất khi có yếu tố bất thƣờng xảy ra thông qua báo cáo vật tƣ theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh và báo cáo nghiên cứu thị trƣờng từ phòng vật tƣ. Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 100 Biểu số 3.12: Báo cáo dự báo vật tư theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Đơn vị: ........... Bộ phận: ......... BÁO CÁO DỰ BÁO VẬT TƢ THEO KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH Tháng …Năm… Danh điểm vật tƣ Tên, quy cách vật tƣ Đơn vị tính Nhu cầu Số tồn kho thực tế Số cần nhập bổ sung Kế hoạch Đã sử dụng Số chƣa sử dụng A B C 1 2 3 4 5 Ngày … tháng … năm … Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận báo cáo (Ký, họ tên) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Khãa luËn tèt nghÞªp §¹i Häc D©n LËp H¶i Phßng Sinh viªn: NguyÔn Thu Hoµn - Líp QT1102K MSV: 110021 101 KẾT LUẬN Để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lƣu động trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tích cực trong việc đẩy mạnh vòng quay của vốn lƣu động, sử dụng hợp lý tài sản lƣu động nhất là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đó chính là cơ sở để thực hiện mục đích nâng cao chất lƣợng và hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Đây cũng chính là những tiền đề giúp cho doanh nghiệp có khả năng đứng vững trên thị trƣờng hiện nay. Muốn thực hiện điều đó các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải không ngừng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nâng cao chất lƣợng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng là một việc làm có ý nghĩa quan trọng nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù đã cố gắng hết sức trong việc nghiên cứu tài liệu, tình hình thực tế của Công ty khi viết bài, nhƣng do thời gian ngắn, về kinh nghiệm và kiến thức còn nhiều hạn chế nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Các giải pháp đƣa ra là những suy nghĩ cần đƣợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Phạm Thị Nga cùng tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty Trách nhiệm hữu hạn nhà nƣớc một thành viên Cơ khí Duyên Hải đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Em kính mong đƣợc sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ của thầy cô và các bạn để em có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn đối với vấn đề quản lý nguyên vật liệu của các doanh nghiệp nhà nƣớc. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 25 tháng 6 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thu Hoàn