Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội thuộc Công ty Hoá chất Mỏ

ho Dược 4916,6 1033,2 761,8 434,2 1930,4 1025,2 269,2 1 2.3 Sổ chi tiết hạch toán nguyên vật liệu. Căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu do thủ kho chuyển lên, hàng ngày kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn cho cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Sổ này cũng được mở cho từng loại vật liệu theo từng kho. Sổ chi tiết vật liệu có nội dung như thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của vật liệu. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn cho từng vật liệu. Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng sự thật. Đồng thời cuối tháng, thống kê vật tư, thủ kho, kế toán vật liệu cùng đối chiếu 3 thẻ kho với nhau cho từng loại vật liệu để kiểm tra, phát hiện sự chênh lệch (nếu có). Hàng ngày, đồng thời với việc ghi sổ chi tiết vật liệu, kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho, ghi vào sổ tổng hợp nhập vật tư cho tất cả các loại vật liệu về mặt giá trị. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn cho từng vật liệu. Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng sự thật. Đồng thời cuối tháng, thống kê vật tư, thủ kho và kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra việc ghi chép và phản ánh phần hạch toán chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật tư mà Xí nghiệp sử dụng có kết cấu biểu số 3. Phương pháp hạch toán tổng hợp. 3.1 Tài khoản và các sổ sử dụng 3.1.1 Tài khoản sử dụng Tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau để thực hiện việc sản xuất ra bốn loại sản phẩm chính là dây điện dùng làm kíp nổ ,bao túi PP,PE để đựng vật liệu nổ ,quần áo bảo hộ lao động cho công nhân nghành than .Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ,xí nghiệp sử dụng tài khoản 152 :”Nguyên vật liệu “, được chi tiết thành các tiểu khoản : -TK 1521 ( vật liệu chính ) -TK 1522 (vật liệu phụ ) -TK 1523 : Nhiên liệu . -TK 1524 : Phụ tùng thay thế . -TK 1525 : Vật liệu và thiết bị xây dựng . Các tài khoản liên quan khác như : TK 111, TK 112, TK133, TK 331, TK 141, TK 621, TK627, TK641, TK 632, TK 154... 3.1.2 Các sổ tổng hợp nguyên vật liệu Các sổ tổng hợp nguyên vật liệu mà xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội sử dụng là: - Nhật ký chứng từ số 1,2,5,10. - Bảng kê các tài khoản sử dụng ,như bảng kê số ..... - Sổ cái tài khoản 152. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. 3.2 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Trong phần hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán vật liệu đã mở sổ chi tiết vật liệu. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn cho từng vật liệu. Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng sự thật. Đồng thời cuối tháng, thống kê vật tư, thủ kho, kế toán vật liệu cùng đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu để kiểm tra, phát hiện sự chênh lệch (nếu có). Hàng ngày, đồng thời với việc ghi sổ chi tiết vật liệu, kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho, ghi vào sổ tổng hợp nhập vật tư cho tất cả các loại vật liệu về mặt giá trị. Sổ tổng hợp nguyên vật liệu có kết cấu thể hiện ở biểu số 8 Biểu số 8: Sổ tổng hợp nhập vật tư (TK 152.1) Sổ tổng hợp nhập vật tư TK 152.1 Tháng 2 năm 2002 STT Ngày Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ (ghi Nợ TK 152.1) 1 2. 3 19 20 20 2/2 3/2 4/2 21/2 27/2 27/2 Nhập vải gió lò Nhập Đồng j2, 6+ 0,46 Nhập nhựa hạt cứng PE ..... Nhập vải NTT K1,1 Nhập bột nhựa PV Nhập PVC 111 112 331 331 331 331 36948450 196664000 65781819 ........ 2053440 24500000 37266950 Cộng 674135465 Biểu số 9 : Sổ tổng hợp nhập vật tư ( TK 152.2) Sổ tổng hợp nhập vật tư TK 152.2 Tháng 2 năm 2002 STT Ngày Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ (ghi Nợ TK 152.2) 1. 2. 3. 23. 24. 2/2 5/2 6/2 23/2 27/2 Nhập dây chun Nhập cúc may Nhập đinh ri vê .................. Nhập Nilon cuốn Nhập dây êmay 111 111 111 111 111 97000 175000 80000 ........ 950200 38000 Tổng cộng 18676045 Tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội, hầu hết vật liệu đều được mua với hình thức trả chậm từ 1 đến 2 tháng. Riêng đối với một số loại vật liệu phụ, giá trị nhỏ thì xí nghiệp thường thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng. Đa số các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho xí nghiệp đều là các nhà cung cấp thường xuyên ( khoảng ...) . Xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp đều được mở riêng một trang sổ để theo dõi. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ở xí nghiệp được thực hiện theo nguyên tắc: Theo dõi chi tiết từng hoá đơn chứng từ từ lúc phát sinh cho đến khi thanh toán xong. Mõi hoá đơn được ghi một dòng theo trình tự thời gian. Cuối mối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5. Mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trong NKCT số 5. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ Cái TK 152 (ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152). Biểu số 10: Sổ chi tiết tài khoản 331 Sổ chi tiết tài khoản 331 Tháng 2 năm 2002 Công ty TNHH Đức Quân TZ/2002 CTSH NT PNK Diễn giải Tổng thanh toán TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư cuối kỳ PC 65 PC 86 PC 97 098521 098543 1/2 6/2 19/2 .... 27/2 27/2 67 ... Chị Hồ trả tiền Chị Hồ trả tiền “ “ Nhập PE ......... Nhập PVC Nhập bột nhựa PV 33868065 ......... 40993645 26950000 111 111 111 112 152.1 133 .... 152.1 133 152.1 133 40000000 15000000 30000000 20000000 30789150 3078915 ..... 37266950 24500000 2450000 Tổng cộng 10500000 0 10181171 0 11366049 5 Trên cơ sở các chế độ kế toán tài chính hiện hành do Bộ tài chính quy định, xí nghiệp hạch toán các nghiệp vụ mua vật liệu, nhập kho từ gia công chế biến, nhập kho vật liệu từ vay cấp trên, nhập kho từ tận dụng tiết kiệm theo đúng lý thuyết đã trình bày ở phần I. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn mua hàng, hoá đơn cước phí chuyển nhập kho... kế toán lập phiếu định khoản và sau đó đưa vào nhật ký chứng từ số 1. Biểu số 11: Nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 2 năm 2002 STT Ngà y Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK 133 141 152 331 ..... 627 Cộng nợ 1 2/2 9700 97000 106700 2 5/2 17500 1570000 175000 1762500 3 6/2 8000 270000 24500000 115420 0 24778000 ... .... .... ... ... ... ... ...... ... 12 23/2 95020 950200 1045220 .... ... 23 27/2 3800 38000 41800 Tổng cộng 845755 55840000 185331 0 57466104 4 115420 0 87419609 3 Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 1, xác định số tổng cộng ở cột TK 152 lấy đó làm căn cứ ghi sổ Cái TK 152, phần ghi Có TK 111/ghi Nợ TK 152. Xí nghiệp thường xuyên phải thu mua nguyên vật liệu với số lượng lớn và liên tục nên trong khi đó vốn bằng tiền của Xí nghiệp chưa đủ lớn để tiến hành thanh toán ngay sau mỗi nghiệp vụ mua hàng. Thông thường, chỉ khi mua nguyên vật liệu phụ với số lượng ít hoặc giá trị không lớn lắm thì Xí nghiệp mới dùng tiền mặt để thanh toán. Đối với những nguyên vật liệu chính có giá trị lớn và với số lượng lớn thì Xí nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc nợ nhà cung cấp. Khi Xí nghiệp mua vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán đối chiếu, kiểm tra lại các hoá đơn, phiếu nhập,...rồi vào Nhật ký chứng từ số 2. Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 2 được thể hiện trên biểu số . Khi Xí nghiệp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán ngay, còn phải nợ nhà cung cấp thì kế toán vào Nhật ký chứng từ số 5. Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5 được thể hiện trên biểu số Tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội, công tác tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng cũng xảy ra thường xuyên. Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quỹ, kế toán ghi vào NKCT số1 và NKCT số 10. Trong NKCT số 1, ghi vào cột Nợ TK 141, ghi có TK 111. Trong NKCT số 10, các đối tượng được tạm ứng, được theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trên một dòng (như bảng NKCT số 10 trang sau). Phải thanh toán tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau. Khi thanh toán thì căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi tiền, kế toán lập phiếu định khoản và ghi vào NKCT số 10. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng Nợ với TK 152, số liệu này sẽ là cơ sở để ghi sổ Cái TK 152 phần ghi Có TK 141, ghi Nợ TK 152. 3.3. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Hàng ngày, kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho, sau đó đối chiếu, kiểm tra và lập phiếu định khoản. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho và phiếu định khoản này, kế toán vật liệu ghi vào thẻ kho có liên quan theo chỉ tiêu số lượng, đồng thời vào sổ chi tiết vật liệu cho cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đồng thời căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng ở các phiếu xuất kho. Sau đó kế toán nguyên vật liệu vào sổ tổng hợp xuất nguyên vật liệu (về hình thức tương tự như sổ tổng hợp nhập vật liệu), để là căn cứ đối chiếu với các sổ tổng hợp khác. Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồng sẽ được mở để tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất tồn vật liệu, phản ánh quá trình tăng giảm nguyên vật liệu trong tháng. Biểu số 15: Bảng tổng hợp xuất vật liệu. Sổ tổng hợp xuất vật Tư Tháng 2 năm 2002 TK 152.1 STT Ngày Diễn giải TK đối ứng Số PS Có (ghi Có TK 152.1) 1 2 3 .... 27 2/2 2/2 7/2 27/2 Xuất vải NTT K1,1 Xuất vải gió lò Đồng j2, 6+0,46 .................. Nhựa hạt cứng 4E 627 627 627 627 19008000 36948450 207392000 ............ 20659083 Cộng 472578420 Căn cứ vào sổ tổng hợp nhập vật tư và sổ tổng hợp xuất vật tư, kế toán vật tư phản ánh lên sổ tổng hợp nhập -xuất -tồn vật tư. Kết cấu của sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư được thể hiện ở biểu số17. Cuối tháng, kế toán lên bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ). Bảng này được lập mỗi tháng một tờ cho tất cả các nguyên vật liệu có ở công ty. Bảng phân bổ số 2 được sử dụng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Kết cấu của bảng phận bổ nguyên vật liệu được thể hiện ở biểu số 16. Biểu số 16: Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2002 STT Ghi Có các TK Đối tượng SD (ghi Nợ các TK Tài khoản 152 TK 152.1 TK 152.2 1. 2. 3. 4. 5. 6. Xuất vật tư SX dây TK 621.1 Xuất vật tư SX BHLĐ TK 621.2 Xuất vật tư SX ống gió lò TK 621.3 Xuất vật tư SX bao bì TK 621.4 Xuất vật tư SX túi PE TK 621.5 Xuất xăng dầu cho 3 xe TK 641 153967550 30882720 80984995 97088400 55445092 2038350 4741921 1136840 39768052 6524500 Cộng 418368757 54209663 Căn cứ vào sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, cuối tháng kế toán vào sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư. Kết cấu sổ nhập – xuất – tồn vật tư được thể hiện trên biểu số Đồng thời, kế toán vật liệu cũng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh liên quan đến vật liệu xuất dùng trong tháng vào nhật ký chứng từ số7. Biểu số 18 : Nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 2 năm 2002 STT Các TK ghi Có Các TK Ghi Nợ TK 154 338 ... Tổng cộng chi phí 1 2 3 4 5 6 2 154 ... 7962000 ... 152 31471000 31471000 ..... ..... Tổng cộng 314710000 ..... .... 952000400 Cuối tháng, sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách chứng từ kế toán, kế toán vật liệu bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế vật liệu, bảng này được lập mỗi tháng một tờ. Cách lập bảng như sau: - Kế toán căn cứ vào bảng kê của tháng trước để xác định số dư đầu tháng. - Số phát sinh trong tháng dựa vào: + NKCT số 1 (phần ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) +NKCT số 5 (phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152) + NKCT số 10 (phần ghi Có TK 141, ghi Nợ TK 152) + NKCT số 7 (phần ghi Có TK 338, ghi Nợ TK 152). Và các NKCT khác - Số tồn kho cuối tháng được xác định theo công thức: Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh Nợ trong tháng - Tổng phát sinh Có trongtháng Cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ Cái. Sổ Cái được mở cho cả năm, được theo dõi chi tiết từng tháng, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có TK 152 được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ NKCT số 7. Số phát sinh Nợ TK 152 được phản ánh chi tiết trên từng tài khoản đối ứng Có căn cứ vào: NKCT số 1: Phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152. NKCT số 5: Phần ghi Có TK 331/ Nợ TK 152. NKCT số 7: Phần ghi Có TK 338/ Nợ TK 152. NKCT số 10: Phần ghi Có TK 141/ Nợ TK 152. Số dư cuối tháng được tính như sau: Biểu số 19: Sổ cái TK 152 Sổ Cái TK 152 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 325852926 STT Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ... .... TK 111 (Từ NKCT số 1) TK 112 (Từ NKCT số 2) TK 141 (Từ NKCT số 10) TK 331 (Từ NKCT số 5) TK 154 (Từ NKCT số 7) 1853310 15439063 11121977 331011115 314710000 Số phát sinh Nợ 521476500 674135465 Tổng số phát sinh Có 469152423 472578420 Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh Nợ trong tháng - Tổng phát sinh Có trong tháng Số dư cuối tháng Nợ Có 378177003 579734048 4. Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê vật liệu. Tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội, công tác kiểm kê được thực hiện 1 năm 1 lần vào cuối tháng 12 hàng năm, sau khi đã quyết toán với tất cả các phân xưởng để nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch (nếu có) giưã số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ sách .Công việc kiểm kê kho được tiến hành tại từng kho để phân loại ,đánh giá các loại sản phẩm .Các thành viên trong ban kiểm kê thường bao gồm : -Thủ kho . -Kế toán vật liệu . -Thống kê vật tư . Sau khi kết thúc kiểm kê ,thủ kho lập biên bản kiểm kê và ghi kết quả kiểm kê thực tế .Biên bản kiểm kê sẽ là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê . Tại công ty, tuỳ theo từng trường hợp mà kết quả kiểm kê sẽ được xử lý như sau : +Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách : -Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu phụ như sơn tẩm, dung môi, xăng dầu, nhựa thông...hay một số vật liệu chính như dây đồng, sắt, lá thép quata ), kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý . Nợ TK 642 Trị giá thiếu hụt trong định mức Có TK 152 -Nếu thiếu hụt ngoài định mức (đối với các loại vật liệu trên ), kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý . Nợ TK 138 (1381) Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu khác, đã qui kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán công ty hạch toán vào TK 334 phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thường . Trường hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách kế toán, kế toán theo dõi riêng trên TK 002, coi như đây là số vật liệu giữ hộ chờ xử lý. Trong 3 năm gần đây, xí nghiệp đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật tư, vì vậy trường hợp mất mát thiếu hụt vật tư tại xí nghiệp mấy năm vừa qua hầu như là không có. Điều đó chứng tỏ xí nghiệp đã áp dụng các biện pháp quản lý vật tư rất có hiệu qủa. Điều này giúp cho việc giảm tổng chi phí phát sinh trong kỳ cho xí nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh cho xí nghiệp. Phần 3 Một số Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. I. yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội 1. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường cũng đều phải hướng tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế -xã hội. Để đạt được mục đích này, có rất nhiều biện pháp nhưng hiệu quả hơn cả là doanh nghiệp phải tích kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức và quản lý tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần rất lớn cho mục đích hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này lại đặc biệt có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất trong thời kỳ xây dựng đất nước công nghiệp hoá, hiện đại hoá, tiến lên chủ nghĩa xã hội. Đối với xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư hf nội, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và của ngành Thanh nói chung phát triển một cách có hiệu quả. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với nền kinh tế chung của cả nước vì Tổng công ty Than là một trong những doanh nghiệp rất lớn của Nhà nước. Các ích lợi kinh tế mà ngành Than đem lại chiếm tỷ trọng cao đối với nền kinh tế nước ta. Khai thác và chế biến than là một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của cả nước. 1.2. Đánh giá thực trạng hạch toán vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội hiện là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty Than Việt nam đang hoạt động ngày càng có hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của thi trường, phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Là một doanh nghiệp sản xuất, việc phát triền và đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng (đặc biệt là ngành Than), chứng tỏ xí nghiệp đã thực hiện tốt nhiệm vụ hạch toán và quản lý vật liệu. Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, Xí nghiệp luôn luôn biết phối hợp chặt chẽ giữa phòng KH&CHSX và phòng kế toán để thực hiện tốt các định mức, kế hoạch. Hàng năm, phòng KHKD dựa trên những số liệu do phòng kế toán cung cấp để đề ra những kế hoạch vật liệu tiêu dùng cho sát với yêu cầu thực tế nên đã giúp cho công ty theo dõi sát sao quá trình luân chuyển vật liệu trongsản xuất kinh doanh và có những điều chỉnh kịp thời trước các tình huống có thể xảy ra để luôn đảm bảo cho sản xuấtkinh doanh được diễn ra bình thường Hệ thống kho của xí nghiệp tổ chức tương đối hợp lý.Hiện nay công ty có 1 kho chung chứa vật liệu, và sau đó phân loại vật liệu để ra 5 kho nhỏ khác, đó là : - Kho đựng vật liệu của phân xưởng điện chính (các loại lõi, dây đồng, nhựa...) - Kho đựng vật liệu phụ - Kho đựng các loại vật liệu của phân xưởng may(vải các loại...). - Kho đựng phế liệu. - Kho đựng nhiệu. Các kho của Xí nghiệp hiện nay vẫn luôn đảm bảo Kế toán công ty hiện đang áp dụng Nhật ký chứng từ ,kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thườngxuyên và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán ,đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên ,liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho của công ty. Có thể nói rằng,tổ chức hạch toán vật liệu tại công ty rất khoa học, ít trùng lặp, tiết kiệm lao động kế toán, hệ thống sổ sách tài khoản hạch toán được sử dụng theo đúng chế độ và biểu mẫu nhà nước ban hành. Mặt khác, công ty có sự phân công việc một cách hợp lý ,cụ thể đến từng cán bộ nhân viên kế toán , điều này đã giúp cho công tác kế toán mà đặc biệt là phần kế toán vật liệu ( hạch toán tình hình biến động vật liệu ) chính xác và có hiệu quả cao.Đồng thời do nỗ lực của phòng kế toán cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong quá trình đối chiếu , kiểm tra nên số liệu kế toán luôn được phản ánh kịp thời , chính xác , phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Nhìn chung, công tác hạch toán vật liệu đã đáp ứng được yêu cầu về quản lý vật tư và quản lý xí nghiệp, cung cấp kịp thời cho ban lãnh đạo các thông tin chính xác về tình hình luân chuyển vật liệu trong công ty, tăng cường công tác quản lý tài sản và tiết kiệm chi phí góp phần làm cho công ty đứng vững trong cơ chế thị trường. Bên cạnh những thành tích đã đạt được , trong công tác kế toán ở cxí nghiệp vẫn còn tồn tại một số vấn đề mà nếu hoàn thiện, sẽ góp phần làm cho công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng ở xí nghiệp tốt hơn. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội Qua thời gian thực tập tại công ty , em nhận thấy công tác kế toán vật liệu tại công ty có nhiều ưu điểm nên phát huy song vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác này.Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán vật liệu với hy vọng góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu ở công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Kiến nghị đối với công tác kế toán nguyên vật liệu. 1.1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu và sổ danh điểm vật liệu. Vật liệu tại công ty rất đa dạng và phức tạp về chủng loại và số lượng tương đối lớn. Với đặc điểm này thì để bảo đảm quản lý vật liệu được chặt chẽ ,thống nhất, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và để phát hiện sai sót kịp thời giữa kho và phòng kế toán ,đồng thời giúp cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu được đúng đắn, theo em công ty nên xây dựng và sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu, kết cấu như sau: Biểu số 20: Sổ danh điểm nguyên vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Nhóm Danh điểm Tên, nhãn hiệu Đơn vị Đơn giá Ghi vật liệu vật liệu tính hạch toán chú 1521 Vật liệu chính 152101 152101 Đồng Kg 15210101 - Đồng vi sai phi 0,46 Kg 15210102 - Đồng j2, 6 + 0,46 Kg ... ... ... 152102 152102 Màng PE 15210201 - Màng PE cỡ nhỏ 15210202 - Màng PE cỡ vừa 152103 152103 PP 15210302 PP 34 x 93 phi 180 15210304 PP50 x 8 chịu nước ... ... ... 1522 Vật liệu phụ 152201 152201 - Chỉ may Hộp 152202 152202 - Dây chun Túi ... ... ... 1523 Nhiên liệu ... ... 1524 ... ... ... 1.2 Phương pháp tính giá vật liệu Hiện nay, tại xí nghiệp đang sử dụng giá thực tế để phản ánh giá trị vật liệu biến động trong kỳ. Phương pháp tính giá này ngày càng thể hiện những hạn chế khi vật liệu thay đổi cả về số lượng, chủng loại và mức độ biến động, phản ánh không kịp thời tình hình biến động vật liệu hàng ngày và tốn nhiều công sức trong tính toán. Theo em, công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để xác định giá trị vật liệu biến động trong kỳ. Phương pháp này giúp cho kế toán giảm bớt được khối lượng công việc tính giá ,đáp ứng được yêu cầu hạch toàn hàng ngày, là căn cứ để tính chi phí vật liệu theo giá thực tế trên cơ sở giá hạch toán.Điều này sẽ phát huy được vai trò của kế toán trong công tác quản lý vật liệu , thông qua giá hạch toán có thể kiểm tra được dễ dàng số lượng của từng loại vật liệu .Như vậy hiệu quả công tác kế toán sẽ được nâng cao nếu công ty áp dụng giá hạch toán thay cho giá thực tế. Nếu công ty sử dụng giá hạch toán thì nguyên vật liệu biến động trong kỳ từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Trị giá vật liệu thực tế = Trị giá hạch toán của vật liệu x Hệ số giá xuất dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ Trong đó : Hệ Trị giá mua thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số = ________________________________________________ giá Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty sẽ mở bảng kê số 3 để tính giá thực tế, theo ví dụ đã nêu, bảng kê số 3 sẽ có kết cấu được thể hiện trong biểu minh hoạ số 21. Biểu số 21: Bảng kê số 3 Bảng kê số 3 STT Chỉ tiêu TK152 HT TT I. Số dư đầu tháng 370761767,6 378177003 II. Số dư phát sinh trong tháng 660917122,5 674135465 - Từ NKCT số 1 1816970,588 1853310 - Từ NKCT số 5 324520701 331011115 - Từ NKCT số 10 308539215,7 314710000 - Từ NKCT số 7 10903899,02 11121977 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng ( I + II ) 1031678890 1052312468 IV. Hệ số chênh lệch 1,02 V . Xuất dùng trong tháng 463312176,5 472578420 VI . Tồn cuối tháng. 568366713,5 579734048 Khi công ty áp dụng giá hạch toán thay cho giá thực tế thì bảng phân bổ số 2 sẽ được lập như biểu số Biểu số 22: Bảng phân bồ nguyên vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2002 Ghi Nợ TK Ghi có Các TK Tài khoản 152 Hạch toán Thưc tế 152.1 152.2 Tổng cộng 152.1 152.2 Tổng cộng TK 621.1 TK 621.2 150948578. 4 1998382.35 3 152946960.753 34926118.637 15396755 0 2038350 4741921 15600590 0 TK 621.3 TK 621.4 TK 621.5 TK 641 30277176.4 7 79397053.9 2 95184705.8 8 54361854.9 4648942.15 7 1114549.02 38988286.2 7 639656.86 80511602.94 95184705.88 93350141.17 639656.8627 30882720 80984995 97088400 55449092 1136840 39768054 6524500 35624641 82121835 97088400 6524500 Tổng cộng 463313176.5 41836875 7 54209663 47257842 0 1.3 Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Trong những năm vừa qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại xí nghiệp chưa được thực hiện. Như vậy xí nghiệp có thể xem xét lại việc có nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hay không, bởi những lý do sau: Thứ nhất: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên xí nghiệp sẽ tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Thứ hai: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của xí nghiệp vì vậy xí nghiệp sẽ giảm được mức thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Thứ ba: Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán.Chính vì vậy, xí nghiệp nên sử dụng thêm tài khoản 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức sau: Có thể nêu ví dụ về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại xí nghiệp như sau: Biều số 23: Bảng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. STT Tên vật tư Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá tại thời điểm kiểm kê Chênh lệch Mức cần trích lập 1 2 3 4 5 6=5-4 7=6x3 1. 2. 3. Bột nhựa PV Đồng ủ mềm 0,46 Vải gió lò ...... 2000 Kg 800 Kg 269 m ..... 8800 40000 40030 ... 8000 3700 38700 ... -800 -300 -1330 .... 1600000 240000 357770 ... 1.4. Phương pháp hạch toán chi tiết. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ làm nhưng sẽ có nhiều hạn chế nếu khối lượng vật tư ngày càng nhiều, biến động thường xuyên. Hiện nay, phương pháp thẻ song song được sử dụng rất hiệu quả ở xí nghiệp, tuy nhiên vơéi lượng vật liệu ngày càng nhiều, chủng loại vật liệu phong phú, biên độ dao động lớn thì đến một lúc nào đó phương pháp này không còn thích hợp nữa. Theo em trong tương lai gần, công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho A = Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ của hàng A x Mức giảm giá của hàng tồn kho A hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này giúp cho kế toán giảm bớt khối lượng ghi sổ, tránh trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho, giúp cho việc quản lý vật liệu được dễ dàng, chính xác hơn, nâng cao trách nhiệm của thủ kho, số liệu cập nhật hàng ngày. Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập cũng giống như thẻ kho của phương pháp thẻ song song. Phiếu giao nhận chứng từ được lập riêng cho chứng từ nhập và chứng từ xuất, thủ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng trên cột số lượng còn kế toán sẽ tính và ghi trên cột đơn giá và thành tiền. Biểu số 24: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu. (Từ ngày 1/2 đến ngày 10/2) Số danh điểm Tên vật liệu Phiếu nhập Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 15210101 15210102 Đồng vi sai phi 0,46 Đồng j2, 6+0,46 .......... 3/2 4/2 3/2 5/2 2100 Kg 1750 Kg 40000 40030 84000000 70052500 Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu được lập tương tự phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu. Sau khi nhận các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán tiến hành lập bảng luỹ kế nhập -xuất vật liệu làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu giá trị. Biểu số 25: Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế nhập Tháng 2 năm 2002 Số danh điểm vật liệu Tên vật liệu Số tiền theo các phiếu nhập Cộng Từ 1/2 đến 10/2 Từ 11/2 đến 20/2 Từ 21/2 đến 31/3 15210101 15210102 Đồng vi sai 0,46 Đồng j2, 6+0,46 .... Cộng 84000000 70052500 .... .... .... ... .... 124627000 112753400 .... 674135465 Kế toán vật liệu lập bảng luỹ kế xuất tương tự như bảng luỹ kế nhập. Số liệu lên bảng này được lấy từ phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu. Hoàn thành bảng luỹ kế nhập -xuất vật liệu, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn kho vật liệu. Cuối tháng, sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu căn cứ vào số tồn kho và đơn giá hạch toán để tính thành tiền của từng loại vật liệu .Khi hoàn tất, kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn vật liệu. Biểu số 26: Sổ số dư. Sổ số dư Năm 2002 Danh điểm VL Tên VL Đ/v tính Đơn giá Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 SL TT SL TT SL TT 15210101 1 15210102 Đồng vi sai 0,46 Đồng j2, 6+0,46 Kg Kg 40000 40030 ...... ...... .... 2100 1750 84000000 70051500 ......... ..... 1.5. áp dụng tin học vào công tác kế toán Việc khai thác khả năng xử lý dữ liệu cũng như tính toán với tốc độ nhanh của máy tính vào công việc hàng ngày của con ngời đã thực sự trở nên phổ biến . Hiện nay, chúng ta không còn xa lạ với sự xuất hiện ngày càng nhiều phần mềm ứng dụng trong công tác kế toán . Các phần mềm kế toán này giúp cho việc hạch toán được thuận lợi và đem lại hiệu quả công việc rất cao. Tuy nhiên , để có được phần mềm kế toán này , không phải doanh nghiệp nào, công ty nào cũng có thể đầu tư được bởi lẽ để áp dụng được phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống máy vi tính tốt, bên cạnh đó phải có đội ngũ kế toán viên thành thạo về chuyên môn cũng như sử dụng máy vi tính . Là một xí nghiệp có quy mô tương đối lớn với khối lượng công việc hạch toán nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn rất hạn chế .Hiện nay trong phòng kế toán của xí nghiệp có hai máy vi tính, song có tới 5 nhân viên kế toán. Máy tính chủ yếu để soạn thảo văn bản và in ấn , như vậy là rất lãng phí trong khi toàn bộ công việc ghi chép tính toán của kế toán đều làm thủ công . Vì vậy, nhiều khi các thông tin kế toán không được cung cấp một cách kịp thời cho việc quản lý nói chung . Xét riêng về mặt hạch toán vật liệu tại công ty, do đặc điểm vật liệu tại công ty là rất đa dạng về chủng loại và số lượng với số lần nhập, xuất rất lớn vì vậy công tác hạch toán rất phức tạp . Kế toán vật liệu gặp rất nhiều khó khăn khi làm bằng thủ công tính toán, ghi chép các số liệu, do vậy nhiều khi không thể tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn . Từ thực tế trên, em nghĩ rằng xí nghiệp nên mạnh dạn đầu tư thêm máy vi tính cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn một phần mềm kế toán thật phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp cũng như phù hợp với khả năng, trình độ của các nhân viên kế toán .Bên cạnh đó, xí nghiệp cần đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho nhân viên kế toán, phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho công việc, phân hành của họ, sử dụng thành thạo, nhuần nhuyễn phần mềm kế toán cũng như trong các ứng dụng tin học khác để góp phần cung cấp thông tin cho quản trị ,quản lý xí nghiệp được kịp thời .Có làm được điều đó thì công việc hạch toán tại xí nghiệp sẽ đơn giản đi rất nhiều, các thông tin kế toán sẽ đợc cung cấp một cách kịp thời, chính xác cho lãnh đạo công ty đồng thời giảm bớt được sổ sách ghi chép và tiết kiệm được lao động kế toán . Nếu toàn bộ công việc hạch toán đều được thực hiện trên máy vi tính thì công việc hạch toán nói chung sẽ được đơn giản hóa, đặc biệt đối với hạch toán nguyên vật liệu, một phần hành vốn đã rất phức tạp ở xí nghiệp . Hy vọng rằng trong một tương lai gần, việc ứng dụng tin học vào các công tác kế toán sẽ trở thành hiện thực tại xí nghiệp 1.6.Thực hiện phân tích tình hình và sử dụng nguyên, vật liệu Phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên, vật liệu là công tác của kế toán quản trị và là đòi hỏi khách quan của tất cả các doanh nghiệp quan tâm đến việc sử dụng các chi phí hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả . Việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên, vật liệu nhằm giúp cho xí nghiệp thấy được tình hình biến động của nguyên, vật liệu, từ đó có các biện pháp điều chỉnh kịp thời, phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh cũng nh điều kiện thị trường . Để phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu xí nghiệp có thể dựa vào báo cáo xuất -nhập -tồn nguyên vật liệu ( vì việc lập bảng nhập -xuất -tồn nguyên vật liệu là rất cần thiết), và một số báo liên quan khác như báo cáo chi tiết xuất vật tư hàng hoá , bàng kê chi tiết nhâp nguyên vật liệu, sổ kho.... Và một số chứng từ liên quan khác. Tuy nhiên hiện nay các báo cáo quản trị của xí nghiệp thường chỉ do phòng KH&CHSX lập. Theo em, kế toán trưởng nên phối hợp công tác kế toán quản trị để cung lập các báo cáo quản trị để theo dõi sat sao việc thực hiện kế hoạch vì những thông tin do kế toán cung cấp sẽ đem lại hiệu quả trong việc lập kế hoạch và phương hướng sản xuất và kinh doanh của xí nghiệp trong các kỳ kinh doanh. 2. Một số kiến nghị chung về công tác quản lý gắn với kế toán tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. 2.1 Về sự phân công phân nhiệm trong công tác kế toán tại phòng kế toán của xí nghiệp. Hiện nay, phòng kế toán của xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội có 5 nhân viên kế toán, mỗi kế toán đảm nhiệm một phần hành cụ thể. Tuy nhiên trong công tác kế toán và quản lý tài chính vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần phải giải quyết. Đó là:Kế toán vật tư quản lý phần hành vật tư lại kiêm thủ quỹ, giữ tiền mặt của xí nghiệp. Điều này là không phù hợp trong quy định về sự phân công phân nhiệm trong công tác kế toán và chế độ tài chính. Theo nguyên tắc về kế toán thì đây là sự vi phạm công tác bất kiêm nhiệm. Vì vậy để đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán và tính hiệu năng của hoạt động tài chính thì xí nghiệp nên bố trí và sắp xếp lại nhiệm vụ của kế toán vật tư và thủ quỹ tại phòng kế toán. 2.2 Về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Hiện nay phòng kế toán của xí nghiệp mới được trang bị thêm 1 máy tính và một máy in để phục vụ cho công tác kế toán tại xí nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng máy tính tại xí nghiệp vẫn còn rất lãng phí, chưa đem lại hiệu quả cao, chưa đáp ứng thông tin kịp thời cho ban Giám đốc và yêu cầu chung của thị trường trong nền kinh tế thị trường. Xí nghiệp chưa có một phần mềm kế toán cụ thể và thích hợp cho công tác kế toán để giảm thiểu tính thủ công, ghi chép và tính toán thô sơ. Các nhân viên kế toán của xí nghiệp hiện nay mới đang chỉ sử dụng phần mềm Microsoft Office ( Microsoft Word và Microsoft Excel) để tổng hợp số liệu vào cuối kỳ sản xuất kinh doanh như cuối tháng, cuối quý, ... Muốn đem lại hiệu quả và tính chính xác cao trong kế toán tài chính thì theo em, xí nghiệp nên mua một phần mềm kế toán thích hợp để nâng cao năng lực quản lý tài chính kế toán. 2.3 Có chế độ bồi dưỡng, phát huy năng lực kế toán cho các kế toán viên tại xí nghiệp. Cùng với việc áp dụng các tiến bộ của máy tính vào công tác kế toán thì xí nghiệp nên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức mới về tin học cho nhân viên kế toán để đảm bảo việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán và quản lý tài chính đem lại hiệu quả cao. Việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về sử dụng phần mềm, về mạng... có thể được tổ chức theo các kỳ ngắn hạn hoặc tập trung 3. Một số kiến nghị với các cơ quan chức năng trong việc ban hành chế độ kế toán. Có thể nói rằng, hệ thống kế toán nước ta là một sự tổng hợp hài hoà những ưu điểm của hệ thống kế toán của các nớc phát triển trên thế giới mà điển hình là Mỹ và Pháp. Chính vì vậy đã góp phần không nhỏ trong việc tạo ra những điều kiện, những cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam có thể hợp tác, làm ăn với các đối tác nớc ngoài cũng như có thể giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý, giám sát, điều hành chung mọi hoạt động tài chính của mình một cách có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh đó,trong một số các quy định, chế độ tài chính ban hành đôi khi còn cha thật phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay, còn gây nhiều khó khăn trở ngại tronng công tác hạch toán và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp Với tư cách là một sinh viên thực tập, dưới góc độ nghiên cứu về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến của mình về những quy định hiện hành của Bộ Tài Chính trong việc xử lý và phản ánh các trường hợp giảm giá bớt giá trả lại nguyên vật liệu cho nhà cung cấp hay việc xử lý số nguyên vật liệu thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Thứ nhất: Đối với việc phản ánh khoản giảm giá bớt giá nguyên vật liệu. Theo chế độ quy định, hiện nay tại các doanh nghiệp, khoản giảm giá bớt giá nguyên vật liệu nhận đợc từ nhà cung cấp ghi như sau: Nợ TK 111, 112, 331... Có TK 152 Với cách ghi như trên là cha hợp lý, nó chỉ đúng trong trường hợp lô nguyên vật liệu được giảm giá chưa xuất dùng. Hơn nữa khi khoản giảm giá bớt giá được phản ánh như trên thì hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn, đôi khi không phản ánh được : Ví dụ: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu A của nhà cung cấp B và đã xuất toàn bộ số nguyên vật liệu này cho sản xuất kinh doanh, cuối kỳ, trên tài khoản chi tiết nguyên vật liệu A có số dư bằng không. tuy nhiên vào thời điểm cuối kỳ, sau khi các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu A đã hoàn thành, doanh nghiệp nhận được thông báo nhà cung cấp B sẽ bớt giá 10% cho lô nguyên vật liệu A đã mua trong kỳ. Trong trường hợp này nếu kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh như trên thì rõ ràng trên tài khoản chi tiết của nguyên vật liệu A sẽ có số d bên Có vào thời điểm cuối kỳ, điều này là không phù hợp. Vì thế có thể gây ra sự khác biệt giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệ. Hướng giải quyết Có ba hướng giải quyết vấn đề trên được đặt ra như sau:: Cách 1: Ghi giảm giá tài sản ( nh cách trên) Cách 2: Ghi giảm chi phí ( phản ánh vào tài khoản 621 hoặc tài khoản 154) Cách 3: Ghi tăng thu nhập ( phản ánh vào tiI khoản 721 -thu nhập bất thường) Kết quả thu được từ ba hướng giải quyết trên là như nhau. Tuy nhiên theo cách thứ nhất như đã phân tích ở trên là chưa phù hợp lắm. Còn theo cách thứ hai, việc ghi giảm chi phí lại có nhược điểm là làm cho kết cấu sổ chi phí của doanh nghiệp sẽ thêm phức tạp gây khó khăn cho việc ghi chép. Vì vậy theo tôi trong ba phương án trên thì phương án ghi tăng thu nhập là phương án tối ưu nhất. Cách ghi này vừa góp phần phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp vừa giúp cho công tác kế toán nguyên vật liệu được dễ dàng hơn. Thứ hai: Đối với nghiệp vụ trả lại nguyên vật liệu cho nhà cung cấp. Theo quy định hiện nay, tại các doanh nghiệp bút toán đó được phản ánh như sau: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 133 Có TK 152 Đây cũng là một nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu nhưng là xuất để trả người bán, vì vậy giá xuất phải theo giá hoá đơn (giá thực tế đích danh) của lô vật liệu trả lại đó. Tuy hiên đối với các doanh nghiệp đang sử dụng giá hạch toán, việc xử lý vấn đề này là hết sức phức tạp, nhất là trong công tác lập bảng kê tính giá bởi vì giá xuất trên bảng kê tính giá đợc phản ánh theo giá hạch toán vì vậy giá trị nguyên vật liệu trả lại phản ánh trên tài khoản 152 sẽ là không chính xác. Trong trường hợp này theo tôi, chúng ta nên ghi giả ngay ở phần nhập nguyên vật liệu để đảm bảo cho phần xuất nguyên vật liệu trên bảng kê tính giá được phản ánh đúng theo giá hạch toán. Cách ghi sổ như sau: Ghi số âm Nợ TK152 (a) Nợ TK133 (b) Có TK 111, 112, 331 (a+b) Thứ ba: Về việc xử lý số liệu, công cụ dụng cụ thiếu ( trờng hợp quy kết trách nhiệm vật chất). Theo quy định, tại các doanh nghiệp, khi phát hiện ra nguyên vật liệu bị thiếu hụt,, mất mát đã xác định đợc nguyên nhân, người phạm lỗi phải bồi thường thì kế toán ghi: Nợ TK 111,334,1388 Có TK152 Giá không thuế Theo cách ghi như trên ta thấy công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp chưa thật chặt chẽ, bởi vì còn thiếu khoản thuế VAT đầu vào chưa được phản ánh ở đây. Hơn nữa trong thực tế giá đền bù phải luôn lớn hơn giá trị thực tế mua vào của nguyên vật liệu, như vậy mới có tác dụng ngăn ngừa tình trạng mất mát tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, góp phần nâng cao tinh thần tự giác bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp Vì vậy theo tôi bút toán trên có thể được phản ánh bằng hai bút toán sau: a) Nợ TK 821: phản ánh theo tổng giá trị thực tế mua vào Có TK133: thuế VAT của số hàng đó. Có TK152: giá trị thực tế mua vào của số hàng đó. b) Nợ TK 111,112,1388: phản ánh theo giá bồi thường Có TK 721: phản ánh theo giá bồi thường ( giá bồi thường phải lớn hơn giá thực tế mua vào ít nhất 1,5 lần) Trên đây là những ý kiến đề xuất tôi đã mạnh dạn nêu ra với một mong muốn sẽ góp phần thiết thực cho công tác kế toán tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội cũng như trong công tác kế toán tại Việt Nam nói chung. Mục Lục Lời nói đầu Phần I:Cơ sở lý luận về công tác hạch toán nguyên vật liệu....................................1 I. Vai trò và sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp..........1 I.1 Nguyên vật liệu và đặc điểm của nguyên vật liệu.......................................................1 I.2 Sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu...................................................... I.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.............................................................................. I.4 Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu. II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. II.1 Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp II.2 Tính giá nguyên vật liệu II.2.1 Tính giá vật liệu nhập II.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. III. Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu. III.1 Phương pháp thẻ song song. III.1.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song. III.1.2 Trình tự hạch toán III.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. III.2.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. III.2.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. III.3 Phương pháp sổ số dư III.3.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư. III.3.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư. IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. IV.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. IV.2 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng vật liệu IV.2.1 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp IV.2.2 Hạch toán tình hình biến động tăng đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. IV.3 Hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ IV.3.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng IV.3.2 Phương pháp hạch toán IV.3.2.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. IV.3.2.2 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. V. Kế toán thừa thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. V.1 Kế toán thừa thiếu vật liệu khi kiểm kê. VI. Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. VI.1 Khái niệm và ý nghĩa của dự phòng. VI.2. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho. VI.3 Phương pháp hạch toán VII. Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu. VI.1 Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu. VI.2 Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán . VI.3 Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu . VIII. Đặc điểm hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại một số nước trên thế giới. VII.1 Kế toán Pháp. VII.2 Kế toán Mỹ IX. Tổ chức hệ thống sổ sách để hạch toán vật liệu. IX.1 Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung IX.2. Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái IX.3Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ IX.4 Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ: Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội. Mục I:Một số nét khái quát về xí nghiệp sản xuất và cung ứngvật tư Hà nội. I. Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. I.1. Sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp. II.2 Đặc điểm và tình hình sản xuất kinh doanh. II. Tổ chức bộ máy quản lý. II.1 Ban giám đốc Xí nghiệp và các phòng ban II.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban II.2.1. Phòng KT-KH và chỉ huy sản xuất II.2.2. Phòng kế toán tài chính thống kê II.2.3. Phòng tổ chức hành chính II.2.4. Phòng kinh doanh dịch vụ. II.2.5. Phân xưởng sản xuất dây điện II.2.6. Phân xưởng may II.2.7. Phân xưởng bao bì. III. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tƯ - Hà Nội III.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. III.2.Chức năng nhiệm vụ. III.3. Tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp. III.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. III.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản. III.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. III.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán. III.3.5 Trình tự ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp. Mục II : Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. I. Phân loại, tính giá vật liệu tại Xí nghiệp. I.1Phân loại vật liệu tại Xí nghiệp. I.2 Công tác vận chuyển lưu trữ bảo quản vật liệu. I.3 Tính giá nguyên vật liệu. I.4 Hệ thống định mức vật liệu. I.5 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán. II.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. II.1 Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu. II.1.1 Chứng từ nhập. II.1.2 Chứng từ xuất. III.Phương pháp hạch toán tổng hợp. III.1 Tài khoản và các sổ sử dụng III.1.1 Tài khoản sử dụng III.1.2 Các sổ tổng hợp nguyên vật liệu III.2 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu III.3Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. IV Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê vật liệu. Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. I. yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội I.1 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp I.2 Đánh giá thực trạng hạch toán vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. II.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội II.1 Kiến nghị đối với công tác kế toán nguyên vật liệu. 1. Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu và sổ danh điểm nguyên vật liệu 1. Phương pháp tính giá vật liệu. 2. Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 3.Phương pháp hạch toán chi tiết. 4. áp dụng tin học vào công tác kế toán 6.Thực hiện phân tích tình hình và sử dụng nguyên, vật liệu . II.2 Một số kiến nghị chung về công tác quản lý gắn với kế toán tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. 1.Về sự phân công phân nhiệm trong công tác kế toán tại phòng kế toán của xí nghiệp. 2.Về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. 3.Có chế độ bồi dưỡng, phát huy năng lực kế toán cho các kế toán viên tại xí nghiệp. II.3 Một số kiến nghị với các cơ quan chức năng trong việc ban hành chế độ kế toán. Kết luận