Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA

hất là trong điều kiện làm kế toán thủ công. Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm có các sổ sách kế toán chủ yếu sau: +Sổ chi tiết: . Sổ chi tiết các tài khoản liên quan như: 111, 334, 622, 627, 641, 642,… . Sổ chi tiết thanh toán tiền lương cho CBNV. . Bảng chấm công hàng tháng. + Sổ tổng hợp: . Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Sổ cái các tài khoản liên quan. 24 phần II Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA . I. Đặc điểm chung của Công ty TNHH TRANDA . 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH TRANDA Hiện nay, văn phòng giao dịch của Công ty TNHH TRANDA đặt tại số 113 Đại La - P. Đồng Tâm - Q. Hai Bà Trưng - Hà Nội. Đây là trụ sở chính của Công ty, là nơi gặp gỡ và trao đổi các sản phẩm chăn, ga, gối đệm của Công ty với khách hàng. Công ty có xưởng sản xuất tại 389 Trương Định – Hà Nội với diện tích đất khoảng 200 m2, phòng làm việc và môi trường rất tốt tạo điều kiện tốt nhất cho việc giao lưu buôn bán với khách hàng. Công ty có tên giao dịch là: TRANDA company limited. Tên viết tắt TRANDA co..,ltd. Công ty TNHH TRANDA ra đời tính đến nay gần 10 năm tuổi song đã góp phần không nhỏ làm phong phú các loại chăn, ga, gối, đệm cần thiết trong đời sống với chất lượng cao nhằm cung cấp cho thị trường, đặc biệt là giải quyết được việc làm cho người lao động, thu nhập của người lao động ngày càng được nâng cao. * Cơ sở pháp lý thành lập Doanh nghiệp. Công ty TNHH TRANDA là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được thành lập ngày 26 tháng 11 năm 1995 theo quyết định số 0103007086 giấy phép đăng ký kinh doanh ngày 23 tháng 11 năm 1995 do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp. Công ty TNHH TRANDA là công ty THNN do một thành viên góp vốn và sáng lập. Công ty là đơn vị chuyên sản xuất các sản phẩm chăn, ga, gối, đệm nhằm phục vụ nhu cầu lợi ích và hoạt động tiêu dùng của nhân dân, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, Công ty có tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn - Chi nhánh Trần Duy Hưng, có con dấu riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. 25 Công ty TNHH TRANDA thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ được tổ chức dưới dạng Công ty TNHH. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là sản xuất ra các loại chăn, ga, gối, đệm hoàn chỉnh. Sản phẩm chăn, ga, gối, đệm của Công ty có nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau. Sản phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được đưa sang phân xưởng hoàn thành và kiểm tra chất lượng thành phẩm. Thành phẩm đạt yêu cầu sẽ được nhập kho để chờ xuất bán. Quy trình sản xuất có thể được tóm tắt như sau: Xuất phát từ nguồn vốn tự có cùng lãnh đạo của Ban Giám đốc, Công ty đã vượt qua khó khăn bằng cách tự tạo cho mình nguồn vốn ban đầu, cải tạo điều kiện lao động đầu tư trang thiết bị mới để luôn đảm bảo đứng vững trên thị trường mở rộng liên doanh liên kết với các đơn vị khác. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty trong cơ chế mới, Công ty không ngừng lớn mạnh. Điều này đã được thể hiện ở số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: May Nguyên vật Cắt Vắt sổ Thiết kế Kiểm tra hoàn thiện Trang trí hoạ Kiểm tra sơ bộ Nhập kho Phế phẩm loại bỏ Phân loại và đóng gói SP 26 Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ĐVT: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Vốn cố định 1.080.000.000 1.137.000.000 1.188.000.000 Vốn lưu động 4.310.000.000 4.370.000.000 4.440.000.000 Doanh thu 18.282.000.000 20.110.200.000 21.903.600.000 Lợi nhuận 145.500.000 152.360.000 160.750.000 Tổng qũy tiền lương 889.200.000 1.134.000.000 1.152.000.000 Tiền lương bình quân (người/năm) 9.360.000 10.800.000 12.260.000 Qua một số chỉ tiêu của các năm ta rút ra một số nhận xét như sau: Trong 3 năm (2002,2003,2004) gần đây ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng tăng lên. Cụ thể vốn cố định chiếm 20% tổng số vốn kinh doanh của Công ty và hàng năm tăng lên 1%. Tương ứng với số tiền tăng là: năm 2003 tăng so với năm 2002 là 57.000.000 đồng, năm 2004 so với năm 2003 là 51.000.000 đồng. Số vốn lưu động chiếm 80% tổng số vốn của doanh nghiệp, số vốn này được tăng lên hàng năm như sau: năm 2003 so với năm 2002 tăng lên là 1.39% tương ứng với số tiền tăng lên là 60.000.000 đồng. Năm 2004 so với năm 2003 tăng lên là 1,59% tương ứng với số tiền tăng lên là 70.000.000 đồng. điều này cho thấy số vốn của doanh nghiệp hàng năm đều được bổ sung chứng tỏ tình hình hoạt động của doanh nghiệp ngày càng có hiệu quả. Từ đây ta có thể thấy tổng qũy tiền lương của doanh nghiệp năm 2003 so với năm 2002 tăng lên là 27,5% tương ứng với số tiền tăng lên là 224.800.000 đồng. 27 năm 2004 tăng so với năm 2003 là 33,3% tương ứng với số tiền tăng là 378.000.000 đồng. Vì tổng qũy tiền lương tăng nên lương bình quân hàng năm cũng tăng lên. Cụ thể năm 2003 so với năm 2002 tăng lên là 15.38% tương ứng với số tiền tăng lên là 1.440.000 đồng (người/ năm) năm 2004 so với năm 2003 tăng lên là 16,67% tương ứng với số tiền là 1.800.000 đồng (người/ năm). Điều này cho thấy thu nhập của người lao động cũng tăng lên. Tổng số doanh thu mà doanh nghiệp đạt được trong 3 năm gần đây tăng như sau: Năm 2003 so với năm 2002 tăng là 10% tương ứng với số tiền là 1.828.200.000 đồng. Năm 2004 so với năm 2003 tăng là 8.9% tơng ứng với số tiền tăng là 1.793.400.000 đồng. Doanh thu hàng năm của công ty hàng năm tăng kéo theo lợi nhuận của công ty hàng năm cũng tăng lên như sau: năm 2003 so với năm 2002 tăng 4,7% tơng ứng với số tiền là 6.860.000 đồng, năm 2004 tăng so với năm 2003 là 5,5% tương ứng với số tiền 8.390.000 đồng. Như vậy trong 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH TRANDA ngày càng phát triển mạnh về vốn, số lượng lao động, thu nhập của người lao động được ổn định. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển, Công ty cần phải sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ để có thể cạnh tranh với những sản phẩm trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn luôn tìm tòi sáng tạo sản xuất những sản phẩm với nhu cầu thị trường không ngừng tăng như hiện nay. Đây cũng là phương hướng đúng đắn cho bước đi mới của Công ty. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý . 3.1. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban Tổ chức bộ máy của Công ty thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng. Tổng số công nhân viên trong biên chế là 94 người -Trực tiếp sản xuất : 75% - Quản lý : 10% - Phục vụ : 15% Do tính chất sản xuất kinh doanh của Công ty bộ máy quản lý cũng được tổ chức sao cho phù hợp nhất. Theo cơ chế này nhiệm vụ quản lý được chia cho các phòng 28 ban, phân xưởng riêng biệt để tận dụng được tài năng quản lý của mỗi bộ phận và giảm bớt công việc cho người lãnh đạo. Giám đốc là người đứng đầu, người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. Là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật, trước Nhà nước. Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và các phòng ban phụ trách các mảng khác nhau phục vụ cho công tác sản xuất - kinh doanh. Phó Giám đốc phụ trách sản xuất: Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc điều hành sản xuất trong toàn công ty, giám sát, kiểm soát quá trình sản xuất, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, tổ chức thực hiện các hội nghị nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm tra và giám sát việc mua nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu. Phó Giám đốc Tài chính: + Nghiên cứu tài chính để áp dụng vào Doanh nghiệp. + Xây dựng phương án tạo vốn để sử dụng và phát huy nguồn lực trong doanh nghiệp. + Trực tiếp phụ trách hệ thống thông tin nội bộ và lập báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Phòng Tài chính Kế toán: Là nơi xử lý thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính của công ty. Phòng có nhiệm vụ điều hoà phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. Đánh giá kết quả quá trình hoạt động kinh doanh của công ty hạch toán lỗ lãi, phân phối lợi nhuận, thực hiện các chế độ thu nộp Ngân sách đối với Nhà nước, với công ty có chức năng tham mưu cho phó Giám đốc tài chính tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác Tài chính Kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở toàn công ty theo điều lệ của công ty. Đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty trước pháp luật. Tổ chức chỉ đạo công tác tổ chức hạch toán kinh doanh trong toàn công ty, phục vụ cho sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao. Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý yếu tố con người của Công ty. Lên kế hoạch, bố trí, điều động lao động sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn 29 cũng như tay nghề, bậc thợ của từng người. Theo dõi lập định mức cho từng công việc, từng loại thợ, tổ chức các buổi giao lưu, hội họp cũng như các chế độ lao động của cán bộ, công nhân viên trong công ty, tiền lương, quản lý hồ sơ đào tạo quản trị hành chính, văn phòng công ty tiếp nhận giao dịch lưu trữ văn bản, tài liệu. Phòng kỹ thuật sản xuất: kết hợp với phòng kinh doanh lập nhu cầu vật tư, lập dự toán cho các công trình xây dựng. Nhiệm vụ chính của phòng là: + Tổ chức chế thử sản phẩm, hướng dẫn triển khai sản phẩm khi đưa vào sản xuất. + Xây dựng và duy trì mã hoá các sản phẩm, đăng ký chất lượng hàng hoá. + Xây dựng quy trình công nghệ, văn bản hướng dẫn cho công nhân sản xuất. Phòng chất lượng: Xây dựng các chỉ tiêu, xây dựng kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm, xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm trên các công đoạn và tiêu chuẩn cơ sở. Quản lý thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm. Kiểm tra chất lượng quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng đầu vào và đầu ra. Kiểm soát tài liệu và dữ liệu, quản lý hồ sơ chất lượng, thời gian đào tạo và hướng dẫn cho công nhân làm công việc kiểm tra. Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm với bạn hàng và xí nghiệp thành viên khác. Phòng còn có chức năng tìm hiểu giá cả thị trường, thị hiếu khách hàng hoạt động cung cầu trên thị trường nhằm cố vấn cho Giám đốc vạch ra các phương hướng kinh doanh cần thiết. + Xuất nhập khẩu: Theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng đã ký (nguyên liệu nhập vào và sản phẩm bán ra) hoàn tất thủ tục để nhập khẩu nguyên liệu. Xuất hàng theo đơn đặt hàng, hợp đồng đã ký. + Kinh doanh nội địa: Ký hợp đồng với các đại lý hợp đồng bán hàng, theo dõi hợp đồng đó. Khi khách hàng có đơn đặt hàng thì thực hiện, chuẩn bị và giao cho khách. Ngoài ra, bán lẻ cho cửa hàng và khách trong Công ty. + Quản lý hệ thống kho và vận chuyển. + Cung ứng vật tư. Ngoài ra các phòng ban còn có 4 tổ trực tiếp sản xuất theo lệnh sản xuất của phòng kế hoạch trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký. 30 Các tổ chỉ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng quản lý tổng hợp, ở các phòng ban thì có trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên còn ở các tổ thì có quản đốc, nhân viên kinh tế và các công nhân. Công ty TNHH TRANDA có cơ cấu tổ chức trực tuyến nên toàn bộ các vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty rất chặt chẽ được thể hiện như sau: - Quan hệ giữa Giám đốc và các phòng ban: Giám đốc là người toàn quyền quyết định và cấp dưới thừa hành nhiệm vụ. Giám đốc đề ra nhiệm vụ cho từng phòng ban, các phòng ban thi hành nhiệm vụ và báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc kể cả việc đề nghị một công việc nào đó. - Quan hệ giữa các phòng tổ chức và các phòng khác: Chịu sự quản lý của Giám đốc, phòng tổ chức sắp xếp các công việc cho từng cán bộ, công nhân viên trong công ty sao cho phù hợp với tay nghề của họ rồi báo cáo cho Giám đốc. - Quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng khác: Thực hiện mọi chức năng chi trả trong Công ty, nhận vốn từ trên giao và phân chia chi trả cho quá trình sản xuất kinh doanh. Như vậy phòng tài chính kế toán có quan hệ với tất cả các phòng ban trong công ty. - Quan hệ giữa phòng kỹ thuật với các phòng khác: Thực hiện bảo dưỡng thiết bị máy móc, các khoản chi phí trong quá trình bảo dưỡng sửa chữa thay thế được đưa về phòng tài chính kế toán để quyết toán. 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất Phòng Phòng Tổng giám đốc Phó Tổng Giám đốc Tài chính 31 4. Đặc điểm tổ chức kế toán ở Công ty TNHH TRANDA . 4.1. Đặc đi ểm bộ máy kế toán. a, Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, hàng hoá và tiêu thụ Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Thủ quỹ 32 b, Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong phòng kế toán. Bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng đều có bộ phận kế toán. Đó là bộ phận theo dõi, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ liên quan. Đồng thời tổng hợp phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp, lập nên các báo cáo tài chính là nguồn thông tin quan trọng giúp cấp trên đưa ra các quyết định đúng đắn. Bộ máy kế toán là tập hợp toàn bộ các lao động kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra tất cả các mặt hoạt động kinh tế của đơn vị. Mỗi nhân viên kế toán trong bộ máy có mối liên hệ hai chiều phối hợp từ sự phân công lao động phần hành kế toán trong bộ máy kế toán. mỗi cán bộ kế toán đều được quy định rõ chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ để từ đó tạo thành mối quan hệ có tính vị trí, phụ thuộc kiểm tra. Cũng giống tất cả các Doanh nghiệp khác Công ty cũng tổ chức bộ máy kế toán nhưng xuất phát từ đặc điểm tổ chức, điều kiện và trình độ quản lý của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty TNHH TRANDA được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên phần hành. Thêm vào đó do đặc điểm về quy mô và ngành nghề kinh doanh nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo đó toàn Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm đặt tại trụ sở chính của Công ty. Tại phòng kế toán Công ty, các nhân viên kế toán thực hiện toàn bộ công tác hạch toán ở Công ty từ việc ghi nhận ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp cho đến việc kiểm tra đôn đốc công tác kế toán viên. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ trên. Trong đó phòng tài chính kế toán của Công ty bao gồm 7 người và nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau: Trưởng phòng tài chính kế toán (kế toán trưởng): Là người giúp giám đốc Doanh nghiệp tổ chức việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính ở Công ty. Kế toán trưởng phân công lao động, thiết lập mối quan hệ giữa các nhân viên trong phòng cũng như quan hệ giữa phòng kế toán tài chính với các phòng chức năng khác và các phân xưởng. Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, 33 kiểm tra của cơ quan tài chính cấp trên đồng thời tham mưu cho giám đốc để có thể đưa ra các quyết định hợp lý và chịu trách nhiệm về việc cung cấp các thông tin tài chính trước giám đốc Công ty, cấp trên và cơ quan nhà nước khác. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán: Các bộ phận đều chỉ sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và do kế toán trưởng phân công, phân nhiệm. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán theo sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Bộ phận kế toán tiền lương, thanh toán BHXH có nhiệm vụ chủ yếu sau: Tính tiền lương và BHXH phải trả cho người lao động trong Doanh nghiệp, ghi chép tổng hợp, tiền lương quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, tiền vay, hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá có nhiệm vụ chủ yếu sau: Giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của công ty, ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền ( tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng), ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho. Ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu. Ghi chép phản ánh và theo dõi thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế gía trị gia tăng, ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp. Lập các báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, mặt hàng tiêu thụ chủ yếu, báo cáo về hàng hoá tồn kho. Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán có nhiệm vụ: Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên như hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ. Kiểm tra số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán. lập bảng cân đối tài khoản, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo kế toán nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. 34 Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, đảm bảo tiền mặt tại quỹ của Công ty. Hàng ngày thủ quỹ căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất quỹ hoặc nhập quỹ. Cuối ngáy khoá sổ báo cáo quỹ, đối chiếu với kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán và sửa chữa sai sót nếu có. 4.2. Tình hình tổ chức kế toán của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo chứng từ gốc đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó là các sổ cái tài khoản có liên quan. Trình tự hạch toán được ghi chép theo sơ đồ sau: Công ty hiện đang ứng dụng vi tính trong việc tổ chức công tác kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời, chính xác giảm bớt công việc kế Chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 35 toán thủ công. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm được lập riêng cho công ty. Quá trình hạch toán khi áp dụng máy vi tính: Kế toán viên từ các chứng từ kế toán và dựa vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ tiến hành cập nhập ban đầu vào máy, máy sẽ tự xử lý và cho thông tin đầu ra( khi cần) gồm các sổ kế toán, báo cáo kế toán. II. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA 1. Nguồn hình thành quỹ tiền lương. - Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lương ứng để trả cho người lao động, bao gồm: + Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao. + Quỹ tiền lương bổ xung theo chế độ quy định. + Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao. - Sử dụng quỹ tiền lương Để bảo đảm quỹ lương không vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương lớn cho năm sau, có thể quy định phân chia tổng quỹ tiền lương cho các quỹ sau: + Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian. (ít nhất cũng bằng 76% tổng quỹ lương ). + Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động có năng suất, chất lượng cao, có thành tích công tác (tối đa không quá 10% tổng quỹ tiền lương) + Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ, chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi. 2. Phương pháp tính lương và trả lương ở Công ty TNHH TRANDA. 2.1. Phương pháp tính lương. - Dựa vào tình hình sản xuất và số cán bộ công nhân viên. Công ty TNHH TRANDA đã xây dựng nên: + Định mức lao động. 36 + Đơn giá tiền lương theo mức lao động. - Đơn giá tiền lương sản phẩm được tính riêng cho từng loại sản phẩm ở từng công đoạn sản xuất theo từng loại dây truyền sản xuất ( có 2 dây truyền sản xuất là cắt và may ). Công ty tính đơn giá tiền lương sản phẩm dựa theo tỷ lệ hoàn thành theo sản phẩm cuối cùng. Chính việc xây dựng nên đơn giá tiền lương này là nguyên lý trả lương cho cán bộ công nhân viên. 2.2. Các hình thức trả lương tại công ty. Công ty TNHH TRANDA trả lương theo quy định mức khoán sản phẩm, tiền lương trả cho người lao động không hạn chế, người làm nhiều sản phẩm thì hưởng lương nhiều. Công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm. Đây là hình thức tiền lương căn cứ vào khối lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá tiền lương tính cho một sản phẩm (do phòng tổ chức hành chính quy định). Bên cạnh đó, công ty còn áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức tiền lương này phụ thuộc vào thời gian lao động thực tế trong tháng. Hệ số lương (do công ty quy định) và tiền lương bình quân 1 ngày (phụ thuộc vào mức lương bình quân của công nhân sản xuất và số ngày công chế độ). Công ty căn cứ vào tổng lương phải trả cho công nhân sản xuất ở các phân xưởng để tính tiền lương bình quân cho một công nhân. 2.3. Tiền lương phải trả đối với lao động trực tiếp (Trả lương theo sản phẩm ) - Công ty trả lương đến từng người lao động theo số lượng, chất lượng của sản phẩm đã hoàn thành. - Công thức tính: T = Vđg x Q T: tiền lương phải trả cho người lao động Vđg: Đơn giá sản phẩm. Q: Số lượng sản phẩm hoàn thành đúng qui cách. Bên cạnh đó, Công ty còn trả thêm cho công nhân những khoản phụ cấp như: phụ cấp phép + trách nhiệm + ca 3 + thợ giỏi + lễ. Cũng như tiền thưởng trong sản xuất. Và công nhân cũng có thể bị trừ vào lương những khoản tiền phạt nếu có. 37 Trong tháng nếu công nhân sản xuất sản phẩm đạt chất lượng loại A thì sẽ được cộng thêm một khoản tiền = số tiền lương sản phẩm x 0,25 Loại B = Loại A x 0,6 Loại C = Loại A x 0,3 * Ví dụ: Công nhân Dương Quang Nam làm ở bộ phận Cắt số 1 tháng 10 năm 2005 anh làm được 24 công và sản xuất được 187 sản phẩm đạt chất lượng xếp loại A. Đơn giá ở bộ phận này là 4283đ/sp - Vậy lương tháng công nhân này là: 187 x 4283đ/sp = 800.921(đ) Sản phẩm đạt loại A = 803.048 x 0,25 = 200.762(đ) -Phụ cấp thợ giỏi: 39.918 -Phụ cấp trách nhiệm (tổ trưởng): 30.000. Vậy tổng số tiền anh Nam được lĩnh trong tháng là: 1.071.601 = 800.921+ 200.762 + 39.918 + 30.000 -Trích 5% BHXH và 1% BHYT trong tháng, anh Nam bị trừ vào lương của mình. + 5% lương cơ bản tức là: 5% x 320.000 x 3,05 = 48.800 (đ) + 1% lương cơ bản tức là: 1% x 320.000 x 3,05 = 9.760 (đ) - Số tiền lĩnh: 1.071.601 – 48.800 – 9.760 = 1.032.561 (đ) Công ty TNHH TRANDA Bảng thanh toán lương Tháng 10 năm 2005 Bộ phận: Cắt số 1 I - Thanh toán lương sản phẩm: TT Họ và tên Số sp Tên sản phẩm Sl/cái đơn giá Thành tiền Ghi chú 38 1 2 3 4 ...... ...... Dương Quang Nam Nguyễn Văn Dũng Lê Huy Khôi Nguyễn Thạc Sơn ............................... ............................... ............................... ............................... 102 135 94 06 ....... ....... ....... ....... TS TS TS TS .............. .............. .............. .............. 187 150 123 88 ........... ........... ........... ....... 4283 4283 4283 4283 ............ ............ ............ ............ 1.032.561 842.450 726.809 576.904 ................. ................. ................. ............. Cộng - - - - 10.178.724 1. Thu nhập lương Lương trách nhiệm tổ trưởng tháng = 30.000(đ) 2. Tổng hợp Lương SP : 10.178.7245 (đ) Thu nhập khác : Tổng số công nhật : 201 công Bình quân thu nhập công/tháng : Quản đốc KCS Thống kê Phụ trách bộ phận Tổ trưởng 39 Công ty TNHH TRANDA bảng tính lương Tháng 10 năm 2005 Bộ phận: Cắt số 1 T T Họ và tên Bậc lươn g Lương sản phẩm Lương khác Số công Số tiền Xếp loại Số tiền 1 2 3 4 ... ... ... ... Dương Quang Nam Nguyễn Văn Dũng Lê Huy Khôi Nguyễn Thạc Sơn ............................... ............................... ............................... ............................... .... 3,05 1,72 1,72 1,72 ......... ......... ......... ......... .... 24 25 25 10 800.921 642.000 620.100 400.903 A A A A 231.640 200.450 106.709 176.001 Cộng 201 8.070.020 2.108.536 Trưởng phòng HCNS Lao động tiền lương Trong các tổ mà sản phẩm làm ra mang tính tập thể thì căn cứ vào tổng sản phẩm làm ra, tổng số công đi làm, từ đó tính ra lượng phải trả cho từng cá nhân theo các cấp bậc khác nhau. 40 Công ty TNHH TRANDA bảng tính lương Tháng 10 năm 2005 Bộ phận: May TT Họ và tên Bậc lươn g Lương sản phẩm Lương khác Số công Số tiền Xếp loại Số tiền 1 2 3 4 ..... ..... ..... ..... Nguyễn Văn Thái NguyễnDuy Dũng Trần Quang Khải VươngThanh Tùng ................................ ................................ ................................ ................................ 1,92 2,49 1,72 1,72 ......... ......... ......... ......... 25 25 25 26 ……... ........... ........... ........... ......... 595.893 595.893 595.893 619.689 .................. .................. .................. .................. A A A A ............. ............. ............. ............. 149.723 149.723 149.723 155.672 .................... .................... .................... ................... Cộng 556 13.231.424 3.308.606 Trưởng phòng HCNS Lao động tiền lương 41 Công ty TNHH TRANDA thanh toán lương Tháng 10 năm 2005 Bộ phận: May I- Thanh toán lương sản phẩm: tt Tên sản phẩm đơn vị Số lượng đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 ... ... ... ... Hàng công nghiệp Hàng xuất khẩu Hàng cao cấp Hàng gia công ............................... ............................... ............................... ............................... Cái Cái Cái Cái ........... ........... ........... ........... 1049 895 224 339 .............. .............. .............. .............. 571 571 742 360 ........... ........... ........... ........... 598.979 511.045 166.208 122.040 .................. .................. .................. .......... - Cộng - 4480 - 13.231.424 II- Thu nhập khác III - Tổng hợp Lương sản phẩm: 13.230.424 (đ) Thu nhập khác: Tổng số công khoán: 556 công Tổng số công nhật: Bình quân thu nhập công/tháng: 24.800đ/công. 2.4. Tiền lương phải trả đối với lao động gián tiếp (trả lương theo thời gian). Do đặc thù riêng của các bộ phận này không thể giao khoán theo từng sản phẩm nên Công ty quy định hình thức trả lương như sau: Căn cứ vào bình quân lương 1 ngày công sản xuất (làm cơ sở tính toán) x hệ số 3 x ngày công 42 - Công khoán + công nhật = ể số công. Tiền lương khoán + tiền lương công nhật = ể số tiền Bình quân lương sản xuất = ể số tiền phải trả công nhân sản xuất trong tháng ể số công của công nhân sản xuất trong tháng Ví dụ: Tính lương tháng 10 của bà Nguyễn Thị Lương làm ở bộ phận kế hoạch sản suất Trong tháng bà Lương làm được 28 công Hệ số lương của bà là 0.75 Trong tháng phải trả lương công nhân của các bộ phận trực tiếp sản xuất là: 25.727.000 đ. Và tổng số công trong tháng của các bộ phận này là: 989.5 công Vậy bình quân lương 1 ngày công sản xuất tháng này là: 25.727.000 : 989.5 = 26.000đ/công Vậy số tiền lương thời gian của bà Lương được tính trong tháng 10 này là: 26.000 x 3 x 0.75 x 28 = 1.638.000đ Bên cạnh đó, Công ty còn xét duyệt lương thời gian trên cơ sở mức độ nặng nhọc, độc hại của công việc nhưng phải đảm bảo tiền công thời gian không vượt quá 2 lần so với lương bình quân ngày công toàn Công ty trong kỳ lương đó Đối với quỹ tiền thưởng năng suất, chất lượng cao và quỹ khuyến khích lao động có trình độ chuyên môn, tay nghề giỏi, kỹ thuật cao. Công ty sẽ xét thưởng vào từng thời điểm trên cơ sở thống nhất ý kiến với ban chấp hành công đoàn nhưng đảm bảo đúng quy chế. 43 Công ty TNHH TRANDA Bảng tính lương Tháng 10 năm 2005 Bộ phận kế hoạch sản xuất T T Họ và tên HSL GĐ Bậc lương Lương thời gian Lương khác Số công Số tiền Loại Số tiền PCT N 1 Nguyễn Thị Lương 0,75 2,98 28 1.638.000 A 409.500 57.600 2 Đỗ văn Thịnh 0,60 2,98 28 1.310.400 A 327.600 3 Phạm Đức Thắng 0,45 2,68 30 1.053.000 A 263..250 4 Nguyễn Minh Sơn 0,40 1,72 29 904.800 A 226.200 .. .................. ....... ....... ...... ........... ....... ............ ...... .... ................ ...... ......... ...... ........... ..... .......... ..... Cộng 245 9.006.100 2.252.275 58.600 Trưởng phòng HCNS Lao động tiền lương 3. Tổ chức hạch toán lao động, tính lương phải trả trong doanh nghiệp. Để quản lý lao động về mặt số lượng, Công ty đã sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do kế toán lao động tiền lương lập (l ập chung cho toàn Công ty và lập riêng cho từng bộ phận ) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong Công ty . Bên cạnh đó, Công ty còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động. Để quản lỹ và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, chứng từ sử dụng hạch thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc trưởng các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của 44 từng người. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội, sản xuất. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất. Đó chính là các báo cáo về kết quả như: “Phiếu giao nhận sản phẩm “, “Phiếu khoán”, “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “ Bảng kê sản lượng từng người”… Chứng từ hạch toán lao động do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận được lãnh đạo duyệt ( quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận ). Sau đó, các chứng từ này được tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về kế toán lao động tiền lương tính toán và xác nhận tiếp theo chuyển cho trưởng phòng hành chính nhân sự xem xét ký duyệt. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán để tính lương, tính thưởng. Công ty TNHH TRANDA thực hiện thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên làm 2 kỳ trong 1 tháng. - Kỳ I (Kỳ tạm ứng) thường vào 15 hàng tháng. Căn cứ quyết định của ban Giám đốc, kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho mỗi cán bộ công nhân viên là 200.000đ mỗi tháng. Tiền tạm ứng được chia theo từng tổ, phòng ban, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán tạm ứng cho Công ty. Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tạm ứng lương trong tháng, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi, các bảng thanh toán tạm ứng của tổ, phòng ban, thủ quỹ tiến hành chi. - Kỳ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng tổ , bộ phận, phòng ban, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương. Bảng tổng hợp thanh toán lương sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc. Kế toán tiền lương chuyển bảng tổng hợp thanh toán lương cho kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Số tiền thanh toán lương kỳ 2 được xác định như sau: Số tiền lương CBCNV Lĩnh kỳ 2 = Tổng số tiền lương phải - Số tiền CBCNV được tạm ứng kỳ I - Tiền BHXH khấu trừ vào lương CBCNV - Đoàn phí Sau khi lập phiếu chi, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi, bảng lương tháng của từng tổ. 4. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. 45 Kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: phiếu chi ( trả lương cho cán bộ công nhân viên), phiếu thu ( thu BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn)... Để vào sổ sách kế toán liên quan: Chứng từ gốc  nhật ký chung  sổ cái .... Nhật ký chung Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 71 01/10 Thanh toán lương tháng 9/05 (kho CN DN) X 334 25.122.949 1111 25.122.949 79 08/10 Chi lương tạm ứng kỳ I tháng 9/05 X 334 74.100.000 1111 74.100.000 84 26/10 Chi lương kỳ II tháng 9/05 X 334 368.582.342 1111 368.582.342 495 31/10 Chi lương tạm ứng kỳ I tháng 10/05 X 334 241.000.142 1111 241.000.142 495 31/10 Chi lương tạm ứng kỳ II tháng 10/05 X 334 20.427.562 1111 20.427.562 ... ... ..... ............. ... ...... ............. ............. Cộng chuyển sang trang sau: 720.862.054 46 sổ cái tài khoản Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2005 Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên Dư có đầu kỳ: 490.955.825 Ngày Số c.từ Diễn giải TK. đối ứng PS. Nợ PS. có 01/10 71 TT lương tháng 9/05 ( Cho CBCNV ) 1111 25.122.949 08/10 79 Chi lương T.Ư kỳ 1 tháng 9/05 (Vương Kim Oanh - Thủ quỹ) 1111 74.100.000 26/10 84 Chi lương kỳ II tháng 10/04 (Vương Kim Oanh- thủ quỹ) 1111 368.582.342 31/10 495 Tạm tính lương tháng 10/2004 6221 241.000.142 31/10 495 Tạm tính lương tháng 10/2004 6222 20.427.562 31/10 495 Tạm tính lương tháng 10/2004 62711 81.239.433 31/10 495 Tạm tính lương tháng 10/2004 6411 33.145.860 31/10 495 Tạm tính lương tháng 10/2004 6421 40.149.918 31/10 495 ................... 31/10 108 Chi thưởng tổng kết tháng 9/2004 1111 4.200.000 ........ .... ................................. ............ ............. ............ .... ...... ...................... .. ............ ............. Phát sinh Nợ: 1.000.875.583 Phát sinh Có: 780.837.252 Dư có cuối kỳ: 270.917.494 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 47 Sổ tổng hợp tài khoản Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Tài khoản: 334 phải trả công nhân viên TK Đ.Ư Tên tài khoản Ps nợ Ps có Dư đầu 490.955.825 Tổng PS 1.000.875.583 780.837.252 Dư cuối 270.917.494 --------- ----------------------- ------------------ ---------------- 141 Tạm ứng 39.311.000 331 Phải trả cho người bán 18.970.000 6221 CF nhân công trực tiếp cho sản phẩm 227.124.637 6222 CF nhân công cho khuôn 44.946.763 62711 CF cho PX SP 167.038.480 6411 CF bán hàng: nhân viên 173.959.760 6421 CF quản lý : nhân viên 98.451.412 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 48 Sổ cái tài khoản Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2005 Tài khoản338: Phải trả phải nộp khác Dư có đầu kỳ: 356.932.149 Ngày Số c. từ Diễn giải Tk đối ứng Ps nợ Ps có 01/10 67 Nộp BHXH 1121 75.288.735 24/10 332 Hoàn lại chi thừa(Phiếu chi số 27 ngày 08/09/04) 1111 5.859.067 26/10 374 Thu tiền BHXH tháng 10/2004 (BHXH) 1111 5.229.046 26/10 374 Thu tiền BHYT tháng 10/2004 (BHYT) 1111 1.045.800 26/10 374 Thu tiền ĐPCĐ, BHXH,BHYT tháng 8/04 1111 40.419.103 29/10 411 Thu tiền ĐPCĐ, BHXH,BHYT tháng 9/04 1111 996.638 31/10 496 Tạm tính CP công đoàn tháng 10/04 6221 4.820.003 31/10 496 Tạm tính CP công đoàn tháng 10/04 6222 408.551 31/10 496 Tạm tính CP công đoàn tháng 10/04 62711 1.624.789 31/10 496 Tạm tính CP công đoàn tháng 10/04 6411 622.917 31/10 496 Tạm tính CP công đoàn tháng 10/04 6421 809.998 31/10 497 Tạm tính chi phí BHXH tháng 10/04 6221 1.094.760 ......... ....... .......................... ....... ............. ............. Phát sinh Nợ: 40.105.000 Phát sinh Có: 105.084.49 Dư có cuối kỳ: 421.916.648 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 49 Sổ tổng hợp tài khoản Từ ngày 1/10/2004 đến ngày 31/12/2005 Tài khoản: 3382 kinh phí công đoàn TK đối ứng Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư đầu 30.572.994 Tổng PS 20.000.000 23.591.977 Dư cuối 34.164.921 ------ ------------------------ ---------------- ------------ 1111 Tiền mặt Việt Nam 20.000.000 6221 Chi phí nhân công trực tiếp cho sản phẩm 4.542.493 6222 Chi phí nhân công 898.935 62711 Chi phí cho PXSP 3.340.770 6411 Chi phí bán hàng: nhân viên 3.479.195 6421 Chi phí quản lý: nhân viên 1.969.028 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 50 Sổ tổng hợp tài khoản Từ ngày 1/10/04 đến ngày 31/12/05 Tài khoản: 3383 BHXH TK đối ứng Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư đầu 279.608.865 Tổng PS 1.160.000 68.852.045 Dư cuối 347.300.910 ------ ------------------------ ------------ ---------- 1111 Tiền mặt Việt Nam 1.160.000 6221 Chi phí nhân công trực tiếp cho sản phẩm 29.654.336 6222 Chi phí nhân công 3.072.016 62711 Chi phí cho PXSP 12.313.549 6411 Chi phí bán hàng: nhân viên 2.620.800 6421 Chi phí quản lý: nhân viên 5.590.358 11214 Tiền gửi VNĐ sở giao dịch NHNN 7.067.800 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 51 Sổ tổng hợp tài khoản Từ ngày 1/10/04 đến ngày 31/12/05 Tài khoản: 3384 BHYT TK đối ứng Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư đầu 46.750.340 Tổng PS 18.945.000 12.640.477 Dư cuối 40.445.817 ------ ------------------------ ------------- ------------- 1111 Tiền mặt Việt Nam 2.029.477 6221 Chi phí nhân công trực tiếp cho sản phẩm 7.074.000 6222 Chi phí nhân công 513.000 62711 Chi phí cho PXSP 1.782.000 6411 Chi phí bán hàng: nhân viên 567.000 6421 Chi phí quản lý: nhân viên 675.000 11214 Tiền gửi VNĐ sở giao dịch NHNN 18.945.000 5. Hạch toán các khoản trích theo lương. 5.1. Căn cứ thu BHXH ở Công ty. Căn cứ vào nghị định só 12 CP ngày 26/10/1995 của Chính Phủ ban hành về việc ban hành điều lệ BHXH, đối với công chức, viên chức nhà nước và mọi người lao động theo loại hình BHXH bắt buộc phải thực hiện thống nhất trong cả nước, quy định quyền và nghĩa vụ đóng góp BHXH về quyền được hưởng khi ốm đau, thai sản, khi tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, mất sức hoặc chết. Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu 52 Quỹ BHXH được hình thành từ nguồn thu của chủ sử dụng kinh doanh 15% và người lao động 5% và sự tương hỗ của nhà nươc, quỹ BHXH được quản lý thống nhất và sử dụng để chi các chế độ quy định theo điều lệ. Hình thức thu nộp hàng tháng chậm nhất vào ngày 30 của mỗi tháng để chuyển cho cơ quan BHXH. Cuối quý Công ty cùng cơ quan BHXH đối chiếu số người tham gia BHXH, nếu có số chênh lệch điều chỉnh tiếp vào quý sau. 5.2. Căn cứ thu chi BHYT tại Công ty. Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cấp bậc của cán bộ công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT là 3% trong đó 2% tính vào chi phí, 1% người lao động chịu. Quỹ này Công ty sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang.... 5.3. Căn cứ thu chi kinh phí công đoàn tại Công ty. Để có nguồn chi phí hoạt động công đoàn hàng tháng Công ty trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp thực tế phải trả người lao động tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. 5.4. Trích BHXH phải trả công nhân viên. Căn cứ vào danh sách lao động và quỹ tiền lương, trích nộp BHXH lập ngay đầu năm, bổ sung hàng tháng, quý về việc biến động lao động và quỹ tiền lương của Công ty và bảng đối chiếu nộp BHXH quý, năm giữa đơn vị sử dụng lao động và đơn vị BHXH thành phố Hà Nội. Trong tháng khi cán bộ công nhân viên nộp giấy tờ, hoá đơn chứng từ xác nhận việc nghỉ thuộc diện được hưởng BHXH. Căn cứ mức lương, số ngày nghỉ, mức ưu tiên... kế toán BHXH tính toán để lập phiếu thanh toán BHXH cuối tháng lập “ bảng thanh toán BHXH ” Trước tiên Công ty sẽ nhận các chứng từ hợp lệ của cán bộ công nhân viên “ Phiếu nghỉ hưởng BHXH ” phản ánh nội dung nghỉ hưởng BHXH tên tổ chức chịu trách nhiệm theo phiếu, lý do cùng số ngày nghỉ. Sau đó đối chiếu theo chế độ nhà 53 nước quy định cùng quy định khác của Công ty (nếu có) để xác định số ngày nghỉ theo chế độ của cán bộ công nhân viên được hưởng BHXH. Ví dụ: trường hợp anh Nguyễn Văn Mạnh được hưởng trợ cấp BHXH Tên cơ sở y tế ...................... Ban hành theo mẫu tại CV Số 93 TC/CĐ KT ngày 20/07/1999 của BTC Giấy chứng nhận Nghỉ ốm hưởng bhxh Họ và tên: Nguyễn Văn Mạnh. Tuổi 24 Đơn vị công tác: Công ty TNHH TRANDA Lý do nghỉ việc: Chấn thương vùng hàm mặt Số ngày cho nghỉ: 10 ngày Từ ngày 09/12/04 đến hết ngày 20/12/04 Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày thực nghỉ 10 ngày (ký ghi rõ họ tên và đóng dấu) Ngày 24 tháng 12 năm 2005 Y bác sỹ KCB Lê Kim Hà 54 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập –Tự do – Hạnh phúc ---------------------- phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Nghỉ ốm, trông con ốm, thực hiện kế hoạch hoá) Họ và tên: Nguyễn Văn Mạnh - tuổi 24 Nghề nghiệp (chức vụ): lái xe Đơn vị công tác: Công ty TNHH TRANDA Thời gian đóng BHXH 3 năm Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 244.800 Số ngày được nghỉ: từ 09/12/04 đến 20/12/04 Trợ cấp: mức 75%: 7061 x 10 ngày = 70.610 đ Cộng: 70.610 đ Bằng chữ: Bảy mươi nghìn sáu trăm mười đồng. Ghi chú:....................................... Ngày 31 tháng 10 năm 2004 Người lĩnh Kế toán BCHCĐ cơ sở Thủ trưởng đơn vị 55 PHầN III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ ở Công ty TNHH TRANDA I. Những nhận xét về công tác kế toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ ở Công ty TNHH TRANDA 1. Một số nhận xét: Công ty TNHH TRANDA là một doanh nghiệp tư nhân. Trong những năm gần đây, Công ty đã không ngừng cải tiến bộ máy, mở rộng sản xuất, quy mô và cơ cấu của Công ty đã cơ bản hoàn thiện, tạo được việc làm cho công nhân trong Công ty. Sản phẩm của Công ty đã chiếm lĩnh được thị trường tạo được lòng tin đối với người tiêu dùng trong nước. Công ty đã và đang tiếp tục vươn lên ngày càng mở rộng thị trường và trong tương lai sẽ ngày càng mang lại nhiều lợi nhuận cho Công ty, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước ngày một nhiều, đời sống người lao động không ngừng được cải thiện, thu nhập người lao động được đảm bảo. Có được những kết quả đó, Ban lãnh đạo cùng với tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty đã nhận thức được đúng đắn quy luật vận động của nền kinh tế thị trường từ đó rút ra “ Tiền lương là thước đo hiệu quả sản xuất kinh doanh “Chính ví vậy việc bố trí, sắp xếp lao động hợp lý, tính toán và trả công người lao động một cách thoả đáng góp phần nâng cao năng lực sản xuất, tiết kiệm hao phí lao động từ đó mang lại hiệu quả kinh tế lớn cho doanh nghiệp. Do vậy việc tính toán và chi trả tiền lương cho người lao động được Ban Giám đốc luôn coi trọng. Để cơ giới hoá công tác kế toán, Công ty đã đưa hệ thống máy vi tính vào ứng dụng cho công tác tính lương, do vậy mà công việc tính toán được thực hiện nhanh chóng thuận tiện và chính sác hơn. Trong những năm gần đây, thu nhập bình quân của người lao động luôn tăng hơn so với kế hoạch, năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể: mức kế hoạch: 700.000đ/người Thực hiện năm 2004: 750.000đ/người 56 Năm 2005: 800.000đ/người Có thể thấy rằng, mức lương bình quân của người lao động có được như vậy chính là nhờ vào sự năng động của ban lãnh đạo, sự cố gắng của mỗi cá nhân trong điều kiện xã hội có nhiều biến động. Với điều kiện như hiện nay, hình thức ghi sổ Nhật ký chung là phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty. Việc tổ chức hệ thống sổ phục vụ cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo em là đầy đủ, hoàn thiện, việc ghi chép số liệu là trung thực, khách quan theo đúng quy định của. Tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty luôn được tính đúng và trả đủ. Do đó mà người lao động có điều kiện yên tâm công tác, đảm bảo được cuộc sống. Việc xác định thang lương, bậc lương và mức lương ở Công ty nói chung là hợp lý và hoàn thiện. Công ty rất quan tâm đến việc nâng cao chất lượng lao động của người lao động trong Công ty. Tiền thưởng nhằm kích thích cho người lao động việc tăng năng suất lao động, tạo được ý thức nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ tay nghề, sáng kiến cải tiến kỹ thuật của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty thực hiện thưởng cho cán bộ công nhân viên thông qua việc nhận tiền lương chính với một hệ số nhất định. Công ty cũng có quy định mức phạt khi có sản phẩm loại 2, sản phẩm hỏng. Thế và có biện pháp xử lý đối với mỗi cá nhân, mỗi tập thể khi hoàn thành tốt khối lượng công việc với chất lượng cao, thời gian ngắn hoặc cá nhân có sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả sản suất kinh doanh cho Công ty. * Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực nêu trên, Công ty vẫn còn một số tồn tại cụ thể: a - Việc bố trí hai kế toán tiền lương bảo hiểm xã hội còn chưa tận dụng hết khả năng lao động của họ. Cụ thể: Sau khi lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương. Kế toán tiền lương tiến hành phân bổ tiền lương tính vào chi phí nhân công trong tháng. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội sau khi tiền lương được kế toán lương phân bổ lại được chuyển cho kế toán bảo hiểm xã hội tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán BHXH căn cứ vào tiền lương phân bổ trong tháng tiến hành tính trích 1% KPCĐ theo tổng số tiền lương thực tế phát sinh trong tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán BHXH tiến hành trích BHXH 15% theo tổng lương cấp bậc, BHYT 3% theo tiền lương nhân công trong tháng. Thực 57 ra, việc tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ không khó khăn, tốn ít thời gian công sức. Kế toán bảo hiểm và kế toán tiền lương bố trí 2 người là chưa hợp lý. b- Trích BHXH, BHYT và chi phí sản xuất kinh doanh là chưa đúng với chế độ hiện hành. Công ty trích 20% BHXH, 3% BHYT theo lương cấp bậc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chế độ quy định BHXH nộp cho cơ quan cấp trên là 20% theo lương cấp bậc tính trong đó Công ty chịu 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, người lao động chịu 5%. BHYT Công ty nộp cho cơ quan cấp trên là 3% trong đó Công ty chịu 2% tính vào chi phí sản xuất, người lao động chịu 1%, như vậy là Công ty đã chưa thực hiện trích đúng theo chế độ. d - Hiện nay, Công ty mới có phụ cấp chức vụ , trách nhiệm thợ giỏi, chưa có các khoản phụ cấp thâm niên là chưa thoả đáng với sức lao động mà công nhân bỏ ra. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH TRANDA. Nền kinh tế thị trường cùng với sự phát triển của nó kéo theo rất nhiều hình thái lao động. Càng có nhiều thành phần kinh tế, nhiều loại hình doanh nghiệp thì càng có nhiều hình thái lao động. Điều này phải đòi hỏi không ngừng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ để đáp ứng kịp thời đòi hỏi của nền kinh tế thị trường trong giai đoạn mới, cũng như tạo cho người lao động có quyền hưởng thụ đúng số lượng và chất lượng mà họ đã bỏ ra. Để làm được việc đó, một trong những khâu quan trọng là tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ngày càng hoàn thiện theo em cần phải quan tâm đến một số vấn đề sau: 2.1. Tổ chức bố trí lại công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để tận dụng, phát huy năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán, theo em Công ty chỉ cấn bố trí một kế toán tiền lương kiêm luôn kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Việc nộp BHXH, BHYT, KPCĐ có thể giao cho kế toán thanh toán đảm nhận. Kế toán BHXH sẽ được bố trí, sắp xếp công việc khác hợp lý hơn. 58 2.3. Cần quan tâm hơn nữa đến năng lực của người lao động. Công ty nên đề ra chính sách khen thưởng cho cá nhân, tập thể đã hoàn thành công việc một cách suất xắc. Khi cá nhân, tập thể tăng năng suất, giảm tỷ lệ sản phẩm hỏng, sản phẩm loại 2 cần biểu dương khen thưởng một cách thoả đáng. Công ty luôn luôn theo dõi, quan tâm đến cá nhân, tập thể có thành tích cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng lực sản xuất làm lợi cho Công ty. Hàng năm, Công ty nên tiến hành tổ chức các cuộc thi tay nghề cho người lao động. 2.4. Công ty nên tính thêm những khoản phụ cấp: Như phụ cấp thâm niên, cho công nhân để họ thấy rằng sức lao động của mình bỏ ra đã được bù đắp một cách thích đáng. 59 Kết luận Bất kỳ hình thức sản xuất nào cũng phải có yếu tố lao động và bất kỳ một sản phẩm nào hoàn thành cũng cấu thành trong nó giá trị của sức lao động. Tiền lương và các khoản trích theo lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động. Quản lý chặt chẽ tiền lương và các khoản trích theo lương cũng là một đòi hỏi đặt ra, nhằm đem lại hiệu quả sản suất cao. Trong quá trình thực tập tại Công ty với thời gian thực tập tương đối ngắn, kinh nghiệm thực tế cũng như trình độ bản thân còn có hạn nên em chưa có cách nhìn tổng quát, chưa thể nắm bắt được hết các vấn đề trong công tác kế toán tiền lương của Công ty. Qua đề tài em muốn đề cập tới một số phương hướng hoàn thiện “ Công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ” với mục đích góp phần phản ánh chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, đồng thời phát huy hơn nữa tác dụng tích cực của chế độ hạch toán kinh tế trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế mới, giúp Công ty đứng vững và không ngừng phát triển. 60 Tài liệu tham khảo 1. Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp (Nhà xuất bản Giáo dục và Đào tạo). 2. Các văn bản quy định chế độ BHXH (Bộ Lao động thương binh xã hội). 3. Quản trị nhân lực (Nhà xuất bản Thống kê). 4. Kế toán doanh nghiệp sản xuất (Nhà xuất bản Tài chính). PGS.PTS Vương Đình Huệ. PTS. Nguyễn Đình Đỗ