Luận văn Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

doanh nghiệp trong nước, công ty có quan hệ kinh doanh với một số đối tác nước ngoài như: HUNAN TONGXIN IMPORT AND EXPORT TRADING CO.,LTD…Với đồng ngoại tệ là USD. Công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo đồng Việt Nam. Công ty mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Techcombank, và một số ngân hàng khác. 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng -Giấy báo Nợ -Giấy báo Có -Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi… Khi nhận được các chứng từ khác từ ngân hàng chuyển đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch số liệu trên sổ kế toán chứng từ, sổ kế toán của doanh nghiệp với số liệu của ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho ngân hàng để kịp thời xác minh, đối chiếu và xử lý. Cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng. Sang tháng tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. 2.2.2.2 Tải khoản sử dụng Để phản ánh tình hình tăng, giảm và số hiện có về các tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 112. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 48 2.2.2.3 Quy trình hạch toán Tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. Dƣới đây là một số ví dụ minh họa: Nghiệp vụ về tăng tiền gửi ngân hàng: VD1: Ngày 8/12 Nguyễn Đức Cường nộp tiền vào tài khoản của Công ty tại Ngân hàng Techcombank với số tiền là 30.000.000 đ Công ty đã nhận được Báo có của Ngân hàng. Kế toán định khoản: Nợ TK 112 30.000.000 Có TK 111 30.000.000 Khi nhận được Báo có số 352 (Biểu 2.21) của ngân hàng gửi tới cho công ty, kế toán căn cứ vào chứng từ lập Sổ phụ khách hàng (Biểu 2.22) và Sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu 2.23). Báo cáo tài chính PHẦN MỀM KẾ TOÁN VACOM Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,… Bảng tổng hợp chứng từ gốc SỔ KẾ TOÁN -Sổ cái TK 112 -Sổ tiền gửi ngân hàng -Chứng từ ghi sổ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 49 Theo công văn số 21208/CT/AC TECHCOMBANK Cục thuế Hà Nội PHIẾU BÁO CÓ Trang 1/1 Số: 352 Ngày 08 tháng 12 năm 2010 Kính gửi :CONG TY TNHH O TO HOA MAI Số tài khoản: 109.20158115.05.0 Địa chỉ: KHU 3 PHUONG TRANG MINH KIEN AN HP Loại tiền: VND Mã số thuế: 0200138319 Loại tài khoản: TIEN GUI VON CHUYEN DUNG Số ID khách hàng: 20158115 Số bút toán hạch toán: TT1034200447 Chúng tôi xin thông báo đã ghi có tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Transfer Credit 30.000.000 Tổng số tiền 30.000.000 Số tiền bằng chữ: Ba mƣơi triệu VND chẵn. Trích yếu: NGUYEN DUC CUONG NT VAO TK Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Biểu 2.21 Phiếu báo Có Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 50 TECHCOMBANK Số:031/2010 Trang 1/1 SỔ PHỤ KHÁCH HÀNG Ngày 08 tháng 12 năm 2010 Số tài khoản: 109.20158115.05.0 Loại tài khoản: TIEN GUI VON CHIEM DUNG Loại tiền: VND Khách hàng: CONG TY TNHH O TO HOA MAI Số ID khách hàng: 20158115 Ngày giao dịch Diễn giải Số bút toán Nợ Có Số dƣ đầu ngày 0.00 8/12/10 NGUYEN DUC CUONG NT VAO TK TT1034200447 30,000,000.00 8/12/10 Thu no lai (PD-PE) Số khế ước PDLD0928100089;34 20,357.00 8/12/10 Thu no goc (PD-PE) Số khế ước 89 PDLD0928100089;34 22,222,222.00 PDLD0928100089;34 6,249,779.00 Số dƣ cuối ngày 1,507,642.00 Doanh số ngày 28,592,358.00 30,000,000.00 Doanh số tháng 29,307,838.00 30,000,000.00 Doanh số năm 363,991,432.00 363,848,186.00 Kế toán Kiểm soát Biểu 2.22 Sổ phụ khách hàng Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 51 CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010 Tài khoản 1121 CDTB - Tiền gửi chuyên dụng ngân hàng Techcombank Số tài khoản: 109 2015 8115 050 - Địa chỉ: Điện thoại: - Email: SỐ CT TK đối ứng SỐ TIỀN SỐ DƢ NGÀY GỬI RÚT DIỄN GIẢI GỬI RÚT Dƣ nợ đầu ngày 815.480 7/12/10 BN346 Trả gốc vay ngân hàng 3111 815.480 8/12/10 BC 352 Nộp tiền vào tài khoản Nguyễn Đức Cường) 111 30.000.000 30.000.000 8/12/10 BN347 Trả lãi vay ngân hàng 6423 6.270.136 Trả gốc vay ngân hàng 3111 22.222.222 1.507.642 ………. 31/12/10 BN349 Phí quản lý tài khoản 6422 20.000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 2.000 1.455.380 Tổng số phát sinh 30.002.738 29.362.838 Dƣ nợ cuối ngày 1.455.380 Ngày…tháng…năm… KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TRƢỞNG Biểu 2.23 Sổ tiền gửi ngân hàng VD2: Ngày 30/12 Nguyễn Văn Long của Công ty Việt Hà trả tiền mua xe của Công ty với số tiền là 329.000.000 đ. Kế toán định khoản : Nợ TK 112 329.000.000 Có TK 131 329.000.000 Sau khi nhận được Lệnh thanh toán (Biểu 2.24) và Báo có của ngân hàng (Biểu 2.25), kế toán làm căn cứ để lập Sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ phụ khách hàng. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 52 LỆNH THANH TOÁN Số tham chiếu: 372OTT101003298 LỆNH CÓ Loại chuyển tiền:KO Số 338 Ngày lập lệnh: 30/12/2010 Ngân hàng gửi lệnh: IKO3702 NH No&PTNT Thị xã Hồng Lĩnh Ngân hàng nhận lệnh: IKO2110 CN H. An Lão - TP Hải Phòng Người phát lệnh: Nguyễn Văn Long Địa chỉ/CMND: 1830906845 Tài khoản: 3702205023509 Tại: IKO03702 NHNo&PTNT Thị xã Hồng Lĩnh Người nhận lệnh: CTY TNHH OTO HOA MAI Địa chỉ/CMND: Tài khoản: 2110211000075 Tại: IKO2110 CN H. An Lão - TP Hải Phòng Số tiền 329,000,000 VND Ba trăm hai mươi chín triệu đồng chẵn Nội dung: Chuyển tiền xe 4.95 tấn Thời gian chuyển tiền: 31/12/2010 08:44:40 Ngày nhận:30/12/2010 08:49/43 Ngày in: 31/12/2010 7:52:06 Thanh toán viên Kiểm soát Biểu 2.24 Lệnh thanh toán Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 53 Biểu 2.25 Phiếu báo Có Nghiệp vụ về giảm tiền gửi ngân hàng: VD1: Ngày 1/12 Công ty ô tô Hoa Mai trả tiền mua hàng của Công ty TNHH TM XD Thành Đức với số tiền là 1.818.000.000 đ Kế toán định khoản: Nợ TK 331 1.818.000.000 Nợ TK 6422 495.818 Nợ TK 1331 49.582 Có TK 112 1.818.545.400 Căn cứ vào Ủy nhiệm chi (Biểu 2.26) và Chứng từ giao dịch (Biểu 2.27), kế toán làm căn cứ để lập Sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ phụ khách hàng. Theo công văn số 21208/CT/AC NÔNG NGHIỆP & PTNT AN LÃO Cục thuế Hà Nội PHIẾU BÁO CÓ Trang 1/1 Số: 482 Ngày 30 tháng 12 năm 2010 Kính gửi :CONG TY TNHH O TO HOA MAI Số tài khoản: 211 0211 000075 Địa chỉ: KHU 3 PHUONG TRANG MINH KIEN AN HP Loại tiền: VND Mã số thuế: 0200138319 Loại tài khoản: TIEN GUI VON CHUYEN DUNG Số ID khách hàng: 20158115 Số bút toán hạch toán: TT1034200447 Chúng tôi xin thông báo đã ghi có tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Transfer Credit 329.000.000 Tổng số tiền 329.000.000 Số tiền bằng chữ: Ba trăm hai mƣơi chín triệu VND chẵn. Trích yếu: NGUYEN VAN LONG TRA TIEN MUA XE VAO TK Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 54 UỶ NHIỆM CHI SỐ…318…... PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƢ, ĐIỆN Lập ngày 01/12/2010 Tên đơn vị trả tiền: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Ô TÔ HOA MAI Số tài khoản: 211 0211 000075 Tại ngân hàng: No & PTNT An Lão - Hải Phòng Tên đơn vị nhận tiền: CÔNG TY TNHH TM XD THÀNH ĐỨC TÀI KHOẢN CÓ Số tài khoản: 109.2026.8686 029 Tại ngân hàng: Techcombank Kiến An tỉnh, TP: Hải Phòng. Số tiền bằng chữ: Một tỷ tám trăm mười tám triệu đồng chẵn. Nội dung thanh toán: Chuyển trả tiền mua hàng. SỐ TIỀN BẰNG SỐ 1.818.545.400 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày 01/12/2010 Ghi sổ ngày…… Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng Biểu 2.26 Ủy nhiệm chi Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 55 NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Chi nhánh H. An Lão - TP Hải Phòng Mã số thuế của CN: 02001164740071 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Liên 2: Trả khách hàng Số seri: 211010L000000068 Tên khách hàng (Customer Name) Ngày giao dịch (Date) Cty TNHH ô tô Hoa Mai (013642900) 1/12/2010 Địa chỉ: Km34+500 Càu Vàng II, An Lão, HP Mã số thuế của KH: 0200138319 Thông báo với quý khách hàng (This is to certify that) Chúng tôi đã ghi nợ vào TK của quý khách hoặc nhận bằng tiền mặt số tền sau. (We have debited the following amount from your account/or received by cash) Chúng tôi đã ghi có vào TK của quý khách hoặc đã trả bằng tiền mặt số tiền sau. (We have credited the following amount to your account/or paid by cash) Diễn giải (Description) Chuyển tiền ra ngoài Số TK (A/C No) 2110211000075 Số GD (Ref) 2110OTT101009159 Chi tiết (Item) Số tiền (Amount) Diễn giải (Remark) Chuyển tiền ra ngoài C VND 1.818.000.000 CT khác hệ thống (ST<500T1) C VND 495.818 Rate(%): 02000000 VAT C VND 49.582 Customer a/c D VND 1.818.545.400 Cty TNHH ô tô Hoa Mai Lập lệnh: Cty TNHH ô tô Hoa Mai Ngƣời hƣởng: Cty TNHH TM XD Thành Đức (a/c 002100000908) Mã số ngƣời hƣởng: Ngân hàng thanh toán: 01203001 (Hoi So NH NT Viet Nam) Nội dung: Chuyển trả tiền mua hàng Ngƣời in: Nguyễn Hải Ninh Trang 1/1 Ngày in: 01/12/2010 Khách hàng Giao dịch viên Kiểm soát Giám đốc Giờ in: 11:06:11 TEL: 1 Biểu 2.27 Chứng từ giao dịch  Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 56 VD2: Ngày 1/12 Công ty trả tiền mua hàng của Công ty CP thiết bị vật tư công nghiệp Hưng Phát với số tiền là 24.554.200 đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 331 24.532.200 Nợ TK 6422 20.000 Nợ TK 1331 2.000 Có TK 112 24.554.200 Căn cứ vào Ủy nhiệm chi (Biểu 2.28) và Chứng từ giao dịch (Biểu 2.29), kế toán làm căn cứ để lập Sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ phụ khách hàng. UỶ NHIỆM CHI SỐ…335…... PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƢ, ĐIỆN Lập ngày 01/12/2010 Tên đơn vị trả tiền: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Ô TÔ HOA MAI Số tài khoản: 211 0211 000075 Tại ngân hàng: No & PTNT An Lão - Hải Phòng Tên đơn vị nhận tiền: CÔNG TY THIẾT BỊ VẬT TƢ CÔNG NGHIỆP HƢNG PHÁT TÀI KHOẢN CÓ Số tài khoản: 0021001000908 Tại ngân hàng: Ngân hàng NN PT NT Việt Nam Số tiền bằng chữ: Hai mươi bốn triệu năm trăm ba mươi hai nghìn hai trăm đồng Nội dung thanh toán: Chuyển trả tiền mua hàng. SỐ TIỀN BẰNG SỐ 24.554.200 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày 01/12/2010 Ghi sổ ngày…… Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng Biểu 2.28 Ủy nhiệm chi Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 57 NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Chi nhánh H. An Lão - TP Hải Phòng Mã số thuế của CN: 02001164740071 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Liên 2: Trả khách hàng Số seri: 211010L000000068 Tên khách hàng (Customer Name) Ngày giao dịch (Date) Cty TNHH ô tô Hoa Mai (013642900) 1/12/2010 Địa chỉ: Km34+500 Càu Vàng II, An Lão, HP Mã số thuế của KH: 0200138319 Thông báo với quý khách hàng (This is to certify that) Chúng tôi đã ghi nợ vào TK của quý khách hoặc nhận bằng tiền mặt số tền sau. (We have debited the following amount from your account/or received by cash) Chúng tôi đã ghi có vào TK của quý khách hoặc đã trả bằng tiền mặt số tiền sau. (We have credited the following amount to your account/or paid by cash) Diễn giải (Description) Chuyển tiền ra ngoài Số TK (A/C No) 2110211000075 Số GD (Ref) 2110OTT101009159 Chi tiết (Item) Số tiền (Amount) Diễn giải (Remark) Chuyển tiền ra ngoài C VND 24,532,200 CT khác hệ thống (ST<500T1) C VND 20,000 Rate(%): 02000000 VAT C VND 2,000 Customer a/c D VND 24,554,200 Cty TNHH ô tô Hoa Mai Lập lệnh: Cty TNHH ô tô Hoa Mai Ngƣời hƣởng: Cty CP Thiết bị vật tƣ công nghiệp Hƣng Phát (a/c 002100000908) Mã số ngƣời hƣởng: Ngân hàng thanh toán: 01203001 (Hoi So NH NT Viet Nam) Nội dung: (Chuyển trả tiền mua hàng (nhận tại CN Ba Đình)) Ngƣời in: Nguyễn Hải Ninh Trang 1/1 Ngày in: 01/12/2010 Khách hàng Giao dịch viên Kiểm soát Giám đốc Giờ in: 11:06:11 TEL: 1 FAX :1 Biểu 2.29 Chứng từ giao dịch  Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 58 Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập Sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu 2.30) và Sổ phụ khách hàng (Biểu 2.31), Bảng tổng hợp chứng từ gốc (Biểu 2.32, Biểu 2.33).Từ chứng từ gốc và Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập Chứng từ ghi sổ (Biểu 2.34, Biểu 2.35). Cuối tháng kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 112 (Biểu 2.36). CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010 Tài khoản 1121 NN - Tiền gửi Ngân hàng Nông nghiệp An Lão Số tài khoản: 211 0211 000075 - Địa chỉ: Điện thoại: - Email: SỐ CT DIỄN GIẢI TK ĐƢ SỐ TIỀN SỐ DƢ NGÀY GỬI RÚT GỬI RÚT Dƣ nợ đầu ngày 22.321.709.814 1/12/10 BC415 Cty Hiền Tuyết trả tiền mua xe(Cty TNHH XD TM Hiền Tuyết) 131 150.000.000 22.471.709.814 1/12/10 BC416 Cty Trung Sơn trả tiền mua xe(Cty TNHH Trung Sơn) 131 320.000.000 22.791.709.814 ………………. 1/12/10 BN322 Trả tiền mua hàng Thành Đức(Cty TNHH TM XD Thành Đức) 331 1.818.000.000 Phí chuyển tiền 6422 495.818 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 49.582 4.241.024.414 1/12/10 BN323 Trả tiền mua hàng Hưng Phát(Cty CP thiết bị vật tư công nghiệp Hưng Phát) 331 24.532.200 Phí chuyển tiền 6422 20.000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 2.000 4.216.470.214 …………… 30/12/10 BC482 Cty Việt Hà trả tiền mua xe (Nguyễn Văn Long) 131 329.000.000 3.645.165.489 ………………… Tổng phát sinh 27.200.961.553 45.312.144.120 Dƣ nợ cuối ngày 4.210.527.240 Ngày…tháng…năm… KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TRƢỞNG Biểu 2.30 Sổ tiền gửi ngân hàng Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 59 Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh;CN H.An Lão - TP Hải Phòng Sổ phụ/Statement Tên khách hàng (Customer) Cty TNHH ô tô Hoa Mai Ngày in (Print out date): 29/12/2010 Loại tiền gửi (DP kind): Tiền gửi không kỳ hạn Địa chỉ (Address) Số tài khoản (A/C No): 2110211000075 Km34+500 Cầu Vàng II, An Lão, HP Loại tiền (Ccy): VND Tài khoản người sở hữu (Joint A/C): N Tình trạng tài khoản (A/C status): Active Ngày phát sinh trước Prior Statement): 27/12/2010 4,719,596,969 Doanh số tháng (Monthly less debit) : 44,688,565,652 Số dư cuối ngày (Ending balance): 28/12/2010 2,649,131,762 Doanh số tháng (Monthly pluss credit): 25,015,987,600 Số bút toán/Doanh số (Less debit) 16 3,246,465,207 Doanh số năm (Annual less debit): 422,870,077,052 Số bút toán/Doanh số (Pluss debit) 5 1,176,000,000 Doanh số năm (Annual pluss debit): 416,499,196,991 Ngày Ngày giá trị Ghi chú Nợ Có Số dư Số tham chiếu 28/12/2010 28/12/2010 Chuyển trả tiền mua sơn 643,923,809 0 4,075,673,160 28/12/2010 28/12/2010 Chuyển trả tiền mua hàng 22,348,000 0 4,053,325,160 (nhận tại CN Ba Đình) 28/12/2010 28/12/2010 Trả tiền mua hàng 21,632,600 0 4,031,692,560 ………………. Biểu 2.31 Sổ phụ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 60 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Ghi nợ TK 112 Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 112, có các TK khác Tổng Nợ TK 112 SH NT 111 …… 131 …….. ….. 8/12/10 BC352 8/12/10 Nguyễn Đức Cường nộp tiền vào TK 30.000.000 30.000.000 … 30/12/10 BC482 30/12/10 Cty Việt Hà trả tiền mua xe 329.000.000 329.000.000 ….. …… …… ….. Cộng 71.000.000 …….. 21.845.087.600 204.699.413.235 Biểu 2.32 Bảng tổng hợp chứng từ gốc BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Ghi có TK 112 Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112, nợ các TK khác tổng Có TK 112 SH NT 331 ……. 6422 1331 …… ……. 1/12/10 BN322 1/12/10 Trả tiền mua hàng Thành Đức 1.818.000.000 495.818 49.582 1.818.545.400 …… ……. 1/12/10 BN323 1/12/10 Trả tiền mua hàng Hưng Phát 24.532.200 20.000 2.000 24.554.200 …… ….. ……. …… Cộng 41.267.537.379 ……… 659.478.518 262.666.476 208.700.536.362 Biểu 2.33 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 61 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03/12 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 STT Trích yếu Tk đối ứng Số tiền Nợ Có Tổng hợp thu tiền gửi 1 Nộp tiền vào TK 112 111 71.000.000 2 Thu tiền bán xe 112 131 21.845.087.600 ………… ……….. Cộng 204.699.413.235 Biểu 2.34 Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 04/12 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 STT Trích yếu Tk đối ứng Số tiền Nợ Có Tổng hợp chi tiền gửi 1 Trả tiền mua hàng 331 112 41.267.537.379 2 Thuế GTGT phải nộp 642 112 659.478.518 3 Thu tiền bán xe 133 112 262.666.476 ……….. ……….. Cộng 208.700.536.362 Biểu 2.35 Chứng từ ghi sổ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 62 CÔNG TY TNHH ÔTÔ HOA MAI SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày: 31/12/2010 Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Số hiệu TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Dư đầu 35.351.492.017 Tổng PS 204.699.413.235 208.700.536.362 Dư cuối 31.350.368.891 111 Tiền mặt 71.000.000 ………. ………… ………….. 131 Phải thu khách hàng 21.845.087.600/ 3.140.488.000 133 Thuế GTGT được khấu trừ 262.666.476 …………. ……… ……… 331 Phải trả người bán 41.267.537.379 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 1.312.993.899 ………. ……… ………… 642 Chi phí quản lý kinh doanh 659.478.518 Ngày….tháng….năm…. Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng Biểu 2.36 Sổ cái TK 112 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 63 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI 3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty từ khi thành lập đến nay, Công ty đã trải qua biết bao những khó khăn phức tạp để tồn tại, cạnh tranh và phát triển. Trong suốt những năm qua ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã từng bước tháo gỡ những khó khăn, vượt qua thử thách, dần dần khẳng định vị trí của mình. Đó là kết quả phấn đấu bền bỉ, liên tục trong toàn công ty. Kết quả đó không chỉ đơn thuần là sự tăng trưởng về mặt vật chất mà còn là sự lớn mạnh toàn diện về trình độ quản lý, làm việc của Công ty. Điều đó góp phần không nhỏ mang lại công ăn việc làm cho những người lao động và góp phần không nhỏ vào ngân sách Nhà nước. Để có được những thành tựu đó không thể không kể đến sự đóng góp của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với những cán bộ công nhân viên có trình độ, có năng lực và nhiệt tình trong công việc. Việc bố trí nhiệm vụ phù hợp với trình độ, khả năng của mỗi người góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý tài chính kinh tế trong Công ty. Trong nội bộ phòng kế toán luôn quán triệt chế độ trách nhiệm, mỗi người đều có nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau về nghiệp vụ đảm bảo số liệu hạch toán được kịp thời, chính xác và thông suốt. Đây chính là kết quả của quá trình hợp lý hoá bộ máy kế toán của Công ty. Mỗi nhân viên trong phòng đều hiểu rõ trách nhiệm làm tốt chức năng nhiệm vụ được giao của mình, luôn học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn. Đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ và vững mạnh, tạo điều kiện cho từng người và toàn bộ bộ máy kế toán hoàn thành nhiệm vụ với hiệu suất chất lượng cao. Qua thời gian tìm hiểu thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty có những ưu điểm và hạn chế sau: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 64 3.1.1 Ƣu điểm ● Về tổ chức bộ máy kế toán Để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác hạnh toán kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng ở Công ty đã được quan tâm chú trọng ở một mức độ nhất định cùng với các biện pháp quản lý kinh tế nói chung. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, công tác kế toán tại Công ty được tổ chức có kế hoạch, sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên kế toán phù hợp với năng lực trình độ bản thân nên chất lượng công tác kế toán được nâng cao, phục vụ cho quá trình ghi chép, quản lý, lưu trữ, luân chuyển chứng từ chính xác, hiệu quả cao. Phương pháp hạch toán kế toán của Công ty tuân theo chế độ kế toán mới, các chứng từ sổ sách rõ ràng, chính xác, đúng trình tự, tạo điều kiện cho việc kiểm tra của lãnh đạo Công ty về kết quả kinh doanh. ● Về chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ Các thủ tục chứng từ liên quan đến việc hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện đầy đủ. Từ những công việc hạch toán ban đầu đến việc kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ được tiến hành một cách cẩn thận, đảm bảo số liệu phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng và dễ hiểu. Trong công tác theo dõi vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền tiến hành chặt chẽ theo quy định luân chuyển chứng từ. Chứng từ được lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự để thuận tiện cho việc kiểm tra, thanh tra, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo thống kê nội bộ đầy đủ kịp thời để lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh chóng. ● Về sổ sách kế toán Kế toán tổng hợp đã mở đầy đủ các sổ sách cần thiết để theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hàng. Các số liệu trên sổ sách có tính đối chiếu cao, đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu về vốn cho sản xuất và kinh doanh. Hệ thống sổ kế toán tại Công ty có ưu điểm là đơn giản, gọn nhẹ. Kế toán áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, đây là hình thức đơn giản, dễ vận dụng, phù hợp với trình độ, năng lực và yêu cầu quản lý của Công ty. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 65 • Về cập nhập thông tin Kế toán thường xuyên nắm vững và vận dụng những thông tư, quyết định mới của Bộ tài chính và hạch toán vốn bằng tiền. Hơn thế, trước những thay đổi một số quy định về phương pháp hạch toán kế toán tại một số phần hành chi nhánh công ty đã kịp thời cập nhập để thay đổi sao cho phù hợp với chuẩn mực kế toán mới. • Về đội ngũ cán bộ công nhân viên Đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty có tâm huyết với công việc. Trong quá trình làm việc, trên cơ sở những vấn đề thực tiễn nảy sinh các cán bộ công nhân viên luôn mạnh dạn đề xuất ý kiến của mình, đưa ra trao đổi bàn bạc để từ đó không ngừng hoàn thiện công tác kế toán của Công ty. 3.1.2 Nhƣợc điểm •Về quy trình luân chuyển chứng từ Mọi chứng từ đều được luân chuyển giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho về cơ bản đều đúng trình tự. Tuy nhiên giữa các phòng ban không có biên bản giao nhận chứng từ nên khi xảy ra mất chứng từ không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý. •Về việc quản lý quỹ tiền mặt Hàng tháng, Công ty chưa tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt để xác định số tiền tồn quỹ thực tế và số thừa thiếu so với sổ quỹ, trên cơ sở đó có biện pháp tăng cường và quản lý quỹ, tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch đó, tránh được thất thoát về tiền, đưa ra những biện pháp quản lý quỹ tốt và đạt hiệu quả cao hơn. • Về hệ thống sổ - Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng trong quá trình hạch toán công ty lại không lập Sổ đăng ký chứng tử ghi sổ. Vì vậy mà việc quản lý Chứng từ ghi sổ và việc kiểm tra đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh sẽ gặp khó khăn hơn. - Công ty sử dụng phương pháp hạch toán kế toán tập trung nên hàng ngày công ty theo dõi được chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên việc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ cái thì công ty lại tổng hợp theo tài khoản, do đó mà việc kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc sẽ bị mất thời gian. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 66 • Về nhân sự Hiện nay tại Công ty bên cạnh những nhân viên kế toán có tuổi đời từ 25-30 tuổi có trình độ đại học chuyên ngành kế toán, thành thạo về ngoại ngữ, tin học còn có các nhân viên có tuổi đời từ 45-50 tuổi tuy rằng có kinh nghiệm, nghiệp vụ vững chắc nhưng lại ít được tiếp cận với công nghệ mới như tin học, trình độ ngoại ngữ cũng không cao do đó không thống nhất được đồng bộ đội ngũ nhân viên kế toán tại Công ty. 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Ngày nay, kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong công cụ quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá được các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức công tác kế toán, do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng được các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đã đặt ra.Muốn vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng cần tuân thủ các yêu cầu sau: -Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của Nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 67 sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo. -Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các doanh nghiệp chỉ mang tính chất định hướng, hướng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp, cũng cần đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. -Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp. Do vậy hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng ược yêu cầu đối với thông tin là phair kịp thời, chính xác, phù hợp, giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối ưu. -Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu hạ thấp chi phí có thể được, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai, căn cứ vào những tồn tại và khó khăn hiện nay trong công tác tổ chức kế toán của Công ty, căn cứ vào quy định của Nhà nước và Bộ tài chính. Đồng thời với sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn và phòng kế toán công ty, kết hợp với lý luận đã học tại trường, em xin đề xuất một số ý kiến sau đây hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền tại Công ty. 3.2.1 Hoàn thiện tăng cƣờng kiểm kê quỹ tiền mặt. Về việc quản lý, kiểm kê quỹ tiền mặt: Việc quản lý tiền tệ có tầm quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Do vậy phải tiến hành việc kiểm quỹ cho Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 68 từng loại tiền trong quỹ doanh nghiệp để biết số tiền thực tế có trong quỹ và số tiền ghi sổ tại thời điểm kiểm kê quỹ. Việc kiểm kê nên được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, hoặc cũng có thể khi cần thiết có thể kiểm kê quỹ đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập bảng kiểm kê trong đó thủ quỹ và kế toán thanh toán, kế toán trưởng là các thành viên. Bảng kiểm kê phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kê (…giờ…ngày…). Trước khi kiểm kê quỹ thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Việc quản lý quỹ tiền tệ có tác dụng giúp cho ban giám đốc nắm bắt được số tiền tồn quỹ thực tế, số tiền thừa thiếu so với sổ quỹ tại thời điểm kiểm kê. Từ đó có biện pháp tốt hơn trong việc quản lý tăng cường quản lý quỹ nếu thừa hay thiếu số tiền thực tế trong quỹ làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ chênh lệch để kế toán viên rút kinh nghiệm. Vì thế nên kiểm kê quỹ thường xuyên điều đó sẽ giúp công ty xác định được lượng tiền tồn tại quỹ để có giải pháp thu hồi nợ hoặc thanh toán tiền hàng. Đồng thời nên sử dụng bảng kê quỹ (Biểu 3.1) theo quy định của chế độ kế toán mới như sau: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 69 Đơn vị:………. Mẫu số 08a - TT Bộ phận:…….. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VNĐ) Số:…………. Hôm nay, vào……giờ……ngày……tháng……năm……. Chúng tôi gồm: -Ông/Bà:……………………………………………………...đại diện kế toán………… -Ông/Bà:……………………………………………………...đại diện thủ quỹ………… -Ông/Bà………………………………………………………đại diện…………………. Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau: STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ: x ………………. II Số kiểm kê thực tế: x ………………. 1 Trong đó: - Loại ………………. ………………. 2 -Loại ………………. ………………. 3 -Loại ………………. ………………. 4 -Loại ………………. ………………. 5 -Loại ………………. ………………. III Chênh lệch (III = I -II) x -Lý do: + Thừa:………………………………………………………………………………….. + Thiếu:………………………………………………………………………………….. - Kết luận sau khi kiẻm kê quỹ:…………………………………………………………. Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời chịu trách nhiẹm kiểm kê quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 3.1 Bảng kiểm kê quỹ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 70 3.2.2 Hoàn thiện nhân sự Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức cần thiết cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng được những yêu cầu trong hiện tại. -Bên cạnh đó nên tổ chức lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán của Công ty. Để kế toán của công ty cập nhật và áp dụng những chế độ kế toán mới vào công ty sao cho phù hợp và hiệu quả. -Trong một thời gian có sự thay đổi nhiệm vụ các nhân viên kế toán cho nhau để có thể làm bổ sung kinh nghiệm của nhau trong trường hợp một nhân viên nghỉ và lý do đột xuất các nhân viên khác có thể làm thay thế không gặp trở ngại gì. -Tách rời sự kiêm nghiệm của kế toán tiền gửi và thủ quỹ. Phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo công việc. Điều này cũng giúp cho kế toán tổng hợp của Công ty không phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc. Tổ chức lại hệ thống kế toán để phân công phân nhiệm công việc phù hợp với sự thay đổi. 3.2.3 Hoàn thiện về nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền. -Hầu hết các khoản chi trả của Công ty đều dồn vào ngày cuối tháng, do vậy thời điểm này phải cần đến một lượng tiền mặt rất lớn. Điều này có thể ảnh hưởng rất lớn đến dòng tiền ra của doanh nghiệp. Để tránh tình trạng này, công ty có thể áp dụng việc trả lương làm 2 đợt, một đợt tạm ứng lương giữa tháng và một đợt trả lương cuối tháng. -Dự phòng phải thu khó đòi làm giảm giá trị tổn thất của các khoản phải thu có thể không đòi được trong năm kế hoạch. Khoản dự phòng đó được trích vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm báo cáo giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh các khoản nợ phải thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Do vậy công ty nên lập khoản dự phòng nợ phải thu để chủ động về tài chính trong những trường hợp nếu khách hàng thanh toán chậm hay phát sinh những khoản nợ khó đòi. Mức lập dự phòng không quá 20% tổng số nợ phải thu khó đòi tại thời điểm lập báo cáo tài chính. -Nâng cao, hoàn thiện bộ máy quản lý chi phí trong công ty, tránh phát sinh Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 71 những khoản không cần thiết như tiếp khách, hội họp, mua tài sản cố định không dùng cho mục đích kinh doanh sẽ ảnh hưởng không ít đến hiệu quả sử dụng vốn. 3.2.4 Hoàn thiện việc lập bảng kê. Hiện nay việc hạch toán tiền mặt của công ty được căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi. Khi thu, chi tiền mặt thủ quỹ phải đóng dấu “đã thu”, “đã chi” vào các phiếu thu, phiếu chi. Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc chuyển về phòng kế toán cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Thủ quỹ thường xuyên kiểm tra số liệu trên sổ quỹ đối chiếu với số tiền tồn quỹ thực tế và với số liệu của kế toán. Khi phát hiện chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Việc hạch toán tiền gửi ngân hàng được căn cứ vào giấy báo nợ, giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi… Với việc hạch toán như trên công ty nên lập bảng kê thu tiền mặt, bảng kê chi tiền mặt và bảng kê tiền gửi ngân hàng mở sổ chi tiết theo dõi cho từng loại tiền gửi. Việc lập bảng kê thu tiền mặt và bảng kê chi tiền mặt được căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày giúp cho việc quản lý tiền mặt được hiệu quả hơn. Kế toán tiền mặt có thể đối chiếu số liệu với sổ quỹ tiền mặt được nhanh chóng, thuận tiện, chính xác dễ dàng, giúp phát hiện được những chênh lệch tìm ra nguyên nhân và kiến nghị biên pháp xử lý chênh lệch kịp thời. Đối với tiền gửi ngân hàng, việc lập bảng kê ngân hàng cũng giúp cho kế toán theo dõi số liệu sổ sách với số tiền gửi ngân hàng. Từ đó quản lý lượng tiền tốt hơn, phát hiện những chênh lệch nếu có. 3.2.5 Hoàn thiện về hệ thống sổ. Công ty nên tổng hợp vào Sổ cái tài khoản chi tiết theo nghiệp vụ để việc kiểm tra đối chiếu được chính xác và hiệu quả hơn. Công ty nên lập Sổ cái tài khoản (Biểu 3.2) theo quy định của chế độ kế toán như sau: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 72 Đơn vị:…… Mẫu số 01 - TT Địa chỉ:…….. (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Năm:…… Tên tài khoản:….. Số hiệu:…. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dƣ đầu năm Số ps trong tháng Cộng sps tháng x x Số dƣ cuối tháng x x Cộng luỹ kế từ đầu quý x x Ngày…..tháng…..năm…. Ngày ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 3.2 Sổ cái Ví dụ: Sử dụng các ví dụ ở chương II phần thu và chi tiền mặt, từ các chứng từ gốc kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ ghi sổ kế toán lập Sổ cái TK 111. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 73 Đơn vị: CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Mẫu số 01 - TT Địa chỉ:Km34+500 Quốc lộ 10, cầu Vàng, An Lão, HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Năm : 2010 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dƣ đầu năm 1.973.666.885 31/12 01/12 31/12 Tổng hợp thu tiền mặt 5111 880.246.426 3339 42.491.672 33311 88.024.683 131 1.005.488.000 31/12 02/12 31/12 Tổng hợp chi tiền mặt 154 105.08.679 133 24.181.555 241 89.878.757 Cộng sps tháng 1.740.837.838 3.549.705.714 Số dƣ cuối tháng 164.799.009 Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày…..tháng…..năm…. Ngày ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) - Công ty nên mở thêm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu 3.3) đầy là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 74 Đơn vị:…….. Mẫu số 01 - TT Địa chỉ:……. (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm:………. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B 1 A B 1 Cộng tháng Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu tháng Cộng luỹ kế từ đầu tháng -Sổ này có…..trang, đánh số từ trang 01 đến trang….. -Ngày mở sổ:…... Ngày……tháng……năm…… Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 3.3 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ví dụ: Sử dụng các ví dụ ở phần thu và chi tiền mặt ở Chương II, từ chứng từ ghi sổ kế toán lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 75 3.2.6 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. Để đảm bảo việc giao nhận chứng từ không xảy ra mất mát hoặc bỏ sót và dễ dàng quy trách nhiệm cũng như tìm lại chứng từ thất lạc, khi bàn giao chứng từ giữa các phòng ban cần có biên bản bàn giao hoặc sổ theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ. Như vậy khi không thấy chứng từ, các phòng ban có thể xem xét, kiểm tra và đối chiếu với sổ theo dõi chứng từ. Nhờ đó mà dễ dàng tìm lại chứng từ hoặc quy trách nhiệm cho người cụ thể. Đơn vị:CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: Km 34+500 Quốc lộ 10, cầu Vàng, An Lão, HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: 2010 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B 1 01/12 31/12 1.740.837.838 02/12 31/12 3.549.705.714 03/12 31/12 204.699.413.235 04/12 31/12 208.700.536.362 …………. ……….. …………… Cộng tháng 484.923.882.848 Cộng luỹ kế từ đầu tháng -Sổ này có…..trang, đánh số từ trang 01 đến trang….. -Ngày mở sổ:…... Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 76 KẾT LUẬN Vốn bằng tiền là một trong những phần mềm kế toán quan trọng trong hệ thống hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp. Kế toán vốn bằng tiền theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền tệ, quan tâm đến dòng tiền, nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác về nguồn vốn của doanh nghiệp. Từ đó có biện pháp thích hợp, kịp thời nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền tại doanh nghiệp. Qua thời gian được Nhà trường giao nhiệm vụ được thực tập tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai đã giúp em tìm hiểu sâu hơn về công tác kế toán của Công ty nói chung và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Để hoàn thành bài khoá luận này em nhận được sự giúp đỡ, hỗ trợ, tạo mọi điều kiện của Ban Giám đốc, các cán bộ công nhân viên các phòng ban đặc biệt là phòng kế toán. Cùng sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn và các thầy cô giáo trong nhà trường. Tuy nhiên với trình độ và năng lực có hạn nên bài viết của em khoôg tránh khỏi thiếu sót và khiếm khuyết. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo của Ban giám đốc, của ban tài chính và của các thầy cô giáo để em bổ sung, sửa đổi để bài khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 01tháng 07 năm 2011 Sinh viên Trương Thị Hoa Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, NXB Thống kê năm 2008, tác giả: PGS.TS Nguyễn Thị Đông. -Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính (Quyển 1,2). -Khoá luận tốt nghiệp của tác giả Lê Kim Anh - Lớp QT902K. -Khoá luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Thanh Nhung - Lớp QT1004K. -Trang web: Taichinhketoan.com.vn Danketoan.com Webketoan.vn Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 78 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP ............................. 3 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP . 3 1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền ............................... 3 1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền. .............................................................................. 3 1.1.1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền. ................................................. 4 1.1.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền .................................. 4 1.1.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền. ............................................................... 5 1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................................................................... 7 1.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ. .................................................................................. 7 1.2.1.1 Chứng từ kế toán ........................................................................................... 7 1.2.1.2 Tài khoản sử dụng. ........................................................................................ 8 1.2.1.3 Kế toán tiền mặt .......................................................................................... 10 1.2.1.3.1 Kế toán tiền mặt Việt Nam Đồng. ............................................................ 10 1.2.1.3.2 Kế toán tiền mặt ngoại tệ. ........................................................................ 10 1.2.1.3.3 Kế toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. ...................................... 10 1.2.2 Tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng ............................................................... 15 1.2.2.1 Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi ngân hàng .......................... 15 1.2.2.2 Chứng từ sử dụng ........................................................................................ 15 1.2.2.3 Tài khoản sử dụng ....................................................................................... 16 1.2.2.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu ......................... 16 1.2.3 Tổ chức kế toán tiền đang chuyển .................................................................. 19 1.2.3.1 Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển ........................................ 19 1.2.3.2 Chứng từ sử dụng ........................................................................................ 19 1.2.3.3 Tài khoản sử dụng ....................................................................................... 19 1.2.3.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu ......................... 20 1.3 VẬN DỤNG CHỨNG TỪ SỔ SÁCH TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 79 BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................. 21 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI.................................... 23 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI ................... 23 2.1.1 Tổng quan về công ty TNHH ô tô Hoa Mai. ................................................. 23 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai........... 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. ...... 24 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai ......................... 25 2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai .......................... 27 2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. .......................................................... 27 2.1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty .......................................... 28 2.1.5.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty ......................................... 28 2.1.5.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty ..................................................... 28 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI ...................................................................... 31 2.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai ............................ 31 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng. ....................................................................................... 32 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng. ...................................................................................... 32 2.2.1.3 Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. .... 32 2.2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. .......................................................................................................................... 47 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng ........................................................................................ 47 2.2.2.2 Tải khoản sử dụng ...................................................................................... 47 2.2.2.3 Quy trình hạch toán Tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. ....... 48 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI ............................................................................................................... 63 3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI ......................................................................................... 63 3.1.1 Ưu điểm .......................................................................................................... 64 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 80 3.1.2 Nhược điểm .................................................................................................... 65 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI .................. 66 3.2.1 Hoàn thiện tăng cường kiểm kê quỹ tiền mặt. ............................................... 67 3.2.2 Hoàn thiện nhân sự ......................................................................................... 70 3.2.3 Hoàn thiện về nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền. .............................. 70 3.2.4 Hoàn thiện việc lập bảng kê. .......................................................................... 71 3.2.5 Hoàn thiện về hệ thống sổ. ............................................................................. 71 3.2.6 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. ..... 75 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 77