Luận văn Ứng dụng của tin học văn phòng

i người sử dụng. Đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, tài chính, kế toán…tại các công sở, cơ quan, trường học… Chính vì tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong cuộc sống cũng như công việc. Em đã tích luỹ và học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thiết thực về bộ môn THVP . Điều đó chính là động lực thúc đẩy tôi có quyết tâm làm bài báo cáo này. 3 GIỚI THIỆU CHUNG 1.Tổng quan về máy tính. Máy tính điện tử được ra đời vào những năm1964 tại Hoa Kỳ và từ đó nó được phát triển rất nhanh, ngày càng được cải tiến gọn nhẹ hơn qua các thế hệ: +. Máy tính thế hệ thứ nhất:(những năm 1950). Trong thời kỳ này các máy tính chủ yếu sử dụng đèn điện tử “bóng điện tử chân không” ,kích thước lớn, tiêu hao năng lượng nhiều,tốc độ xử lý dữ liệu rất chậm mà giá thành lại cực đắt. +. Máy tính thế hệ thứ 2: (những năm 1960). Máy tính thế hệ này sử dụng bóng đèn bằng “ chất bán dẫn” kích thước đã giảm đáng kể, điện năng tiêu tốn ít hơn, tốc độ xử lý đạt khoảng vài chục ngàn phép tính trên một giây. +. Máy tính thế hệ thứ 3: (những năm 1970). Thế hệ này máy tính được xây dựng dựa trên những mạch tổng hợp IC với công nghệ “vi mạch tích hợp IC”. Máy có kích cỡ nhỏ gọn hơn nhiều, tiêu thụ năng lượng ít hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn đến vài trăm ngàn phép tính trên một giây. +. Máy tính thế hệ thứ 4: (những năm 1980). Máytính thế hệ này sử dụng những mạch tổng hợp cỡ lớn (VLSI – very large sale integation). Những máy tính sử dụng công nghệ VLSI này làm cho kích cỡ của nó nhỏ đến mực tối thiểu. Tốc độ xử lý cao hơn nhờ công nghệ ép vi mạch. Bởi thế những máy tính trong thế hệ này được gọi là máy vi tính. Máy vi tính của thế hệ thứ 4 có ba loại được sử dụng trên thị trường lúc đó. -. Siêu máy tính -. Máy mini -. Máy vi tính: Loại máy này ra đời năm 1982 và có rất nhiều ưu điểm, giá rẻ, kích thước nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển, tiêu thụ năng lượng ít và ít bị hư hỏng hơn. Nó bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam những năm 1980. 4 +. Máy tính thế hệ thứ 5: Đó là những máy tính đang có mặt trên thị trường và được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bởi nhiều ưu điểm nổi trội như nhỏ gọn, tốc độ xử lý dữ liệu cao hàng chục tỷ phép tính trên một giây. Vì thế máy tính từ thế hệ này được phát triển và nâng cấp rất nhanh về dung lượng bộ nhớ và cấu hình của máy. 2.Ứng dụng của tin học văn phòng. Mỗi khi nói đến THVP là người sử dụng biết ngay đây là một phần mềm khá tiện ích về văn phòng trong đó có Word, excel…Nó giúp cho người sử dụng có thể tính toán, ghi chép, lưu giữ thông tin dưới số lượng lớn. Đây là phần mềm được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như văn phòng, cơ quan, công sở, trường học…và rất nhiều ngành nghề khác trong đời sống xã hội ngày nay. ở đâu cũng có bộ môn tinhọc được ứng dụng. Bởi vì nhờ có bộ môn THVP mà nó đã góp phần lớn cho sự phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học xã hội của nhân loại. Không chỉ có vậy THVP còn làm thay đổi hẳn quan niệm, cách thức làm việc, năng suất và hiệu quả lao động trong xã hội hiện đại. Ngày nay ở Việt Nam THVP thực sự trở thành một phương tiện để giao dịch cho nhiều lĩnh vực. Đó là một giải pháp rất hữu dụng đối với người sử dụng, bởi nó tiết kiệm thời gian và công sức cho các đơn vị, cơ quan hay cá nhân mình. Tuy vậy để khai thác những khả năng tuyệt vời của THVP thì trước hết bạn cần có kiến thức thực tế về nó để có thể sử dụng nó sao cho có hiệu quả cao nhất trong một số ứng dụng cụ thể. +.Tại các văn phòng,THVP được sử dụng rất phổ biến, vì nó giúp cho các văn phòng tiện quản lý công việc chuyên môn cũng như các công tác giao dịch giấy tờ khác. THVP có một vai trò hết sức đặc biệt bởi nó giúp các văn phòng quản lý nhân sự, quản lý danh sách khách hàng cùng nhiều vấn đề mang tính bảo mật cao. +.Tại các trường học thì THVP là một thành phần không thể thiếu. Nhờ có THVP mà nhà trường có thể lưu giữ những thông tin về học sinh, sinh viên,giáo viên như quê quán, kết quả học tập…của từng thành viên một cách chi 5 tiết. Không chỉ có vậy mà mỗi khi cần thiết, thông qua phần mềm THVP mà nhà trường có thể tạo ra những giấy tờ liên quan đến từng người. +.Đối với các công sở, cơ quan, nha máy, xí nghiệp…thì THVP góp phần đáng kể trong sự nghiệp phát triển của họ. Nếu không có THVP thì họ rrất khó quản lý, lưu trữ thông tin về nhân viên cũng như những hoạt động giao dịch tài chính khác. +.Tại các cơ quan quân sự thì THVP đóng góp một phần rất lớn cho việc lưu giữ hồ sơ tội phạm một cách đầy đủ và chi tiết. +.Còn tại các ngân hàng thì THVP là một công cụ đắc lực giúp họ quản lý hồ sơ khách hàng và những vấn đề mang tính bảo mật khác. +.Ngoài ra còn rất nhiều lĩnh vực khác cũng sử dụng tin học văn phòng phục vụ công việc của họ… 3.Quan điểm chọn đề tài. Nhờ tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong công việc cũng như trong cuộc sống mà bản thân em thấy rằng nó là một phần không thể thiếu được trong cuộc sống của chúng ta. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Có thể nói THVP là một ngành mũi nhọn của thế kỷ 21 và là một công cụ không thể thiếu được trong đời sống cũng như mọi hoạt động của con người. Vì ở bất cứ lĩnh vực gì dù lớn hay nhỏ đều cần sự có mặt của THVH. Tại Việt Nam của chúng ta có đến 80% nhân viên văn phòng sử dụng tin học phục vụ cho công việc của mình. Vì thế mà trong thời gian học tập cũng như thực hành ở trường em nhận thấy trong THVP có một phần đặc biệt hay và thiết thực trong cuộc sống của chúng ta. Nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức của người sử dụng. “Các phương pháp sao chép dữ liệu trong word”, và “ các thủ thuật tính toán trong excel” là một phần như vậy. Nhờ “các phương pháp sao chép dữ liệu của word” mà người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh gọn. Đây là một chương trình tiện ích rất hay và thông dụng bởi nó có thể sao chép thông tin từ một cơ sở dữ 6 liệu mẫu để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Giúp cho người sử dựng có thể làm công việc của mình được nhanh hơn và đỡ nhàm trán đó là phương pháp tiết kiệm thời gian cũng như công sức của họ. Chính vi vậy mà em thấy nó rất phù hợp với thời đại ngày nay. Còn với “các thủ thuật tính toán trong excel”. Vi vậy đây là việc làm thường xuyên của những người kế toán, văn thư, thống kê…..nhờ có chương trình này mà người sử dụng có thể tính toán mọi việc theo nhu cầu sử dụng bằng các hàm tính toán đã có sẵn. Chính vì lẽ đó em thấy đề tài này rất hay và thiết thực, em muốn giới thiệu nó cho mọi người quan tâm cùng tham khảo thêm. 7 A.NỘI DUNG I.WINDOWS LÀ GÌ? Windows là hệ điều hành giao diện đồ hoạ, nó là sản phẩm của Microsoft. Đây là phần mềm cho phép chúng ta sử dụng máy tính một cách dễ dàng nhờ vào giao diện đồ hoạ trình bầy đẹp mắt, hấp dẫn, gọn gàng và phong phú với nhiều biểu tượng (icon). Trong môi trường Windows chúng ta chạy tất cả các chương trình ứng dụng của nó (windows applications) như soạn thảo văn bản, tạo hình ảnh, chương trình đồ hoạ, chương trình quản lý file, thư mục…và các ứng dụng khách bên ngoài Windows. Đặc biệt là nó có thể trao đổi thông tin giữa các ứng dụng. Mỗi ứng dụng của Windows được chạy trên một phần của màn hình nền (Desktop) còn được gọi là cử sổ. Không chỉ có vậy Windows còn là hệ điều hành hỗ trợ rất tốt cho các thiết bị ngoại vi, máy in, màn hình, ổ đĩa, modem…và kết nối mạng máy tính. Trải qua thời gian và năm tháng hệ điều hành Windows luôn luôn được cải tiến và hoàn thiện. Từ phiên bản (version) đầu tiên là Microsoft 1.0 đến nay đã có rất nhiều version được đưa ra như Win3.1, Win3.11, Win95, Win97, Win98, WinXP, Win2000. 1.Khởi động Windows. Sau khi bật công tắc nguồn thì Windows tự động khởi động và màn hính nền giao diện của Windows xuất hiện. 8 Trên màn hình nền (Desktop) là tất cả các biểu tượng của chương chình tuỳ theo sự cài đặt của người sử dụng. Chúng ta có thể thêm hoặc xoá icon nếu chúng không cần thiết. Màn hình nền của Windows có hai loại biểu tượng, biểu tượng mặc nhiên (là loại biểu tượng có sẵn ngay sau khi cài đặt), loại biểu tượng này người sử dụng không được xoá bỏ.Biểu tượng đường tắt là những biểu tượng do người sử dụng tạo ra. 2.Một vài biểu tượng quan trọng của màn hình. +. Mycomputer là biểu tượng xem tài nguyên có trong máy tính đang dùng. Nó quản lý các tệp tin, thư mục và được mở bằng cách nhấn đúp chuột vào biểu tượng của nó. +. Recycle Bin (thùng giác) sử dụng để lưu trữ tạm thời các tệp dữ liệu bị xoá và có thể dùng nó để phục hồi các tệp dữ liệu bị xoá nhầm. +. Internet explorer biểu tượng sử dụng kết nối với Internet. +. Microsoft Outlook biểu tượng dùng để gửi và nhận thư điện tử. +. Network Neighborhood biểu tượng xem tài nguyên đang có trên mạng nếu máy tính đang hay có thể gắn vào một mạng. +.Ngoài ra còn có các biểu tượng Shortcut (có dấu mũi tên) đây là những biểu tượng dùng để truy nhập nhanh một biểu tượng nào đó do người sử dụng tạo ra. +.Menu Start là Menu mà từ cửa sổ Windows người sử dụng có thể khởi động để mở một chương trình ứng dụng nào đó như Word, excel, paint… 3.Các thao tác cơ bản của chuột. Chuột là một thiết bị không thể thiếu khi làm việc với trong môi trường Windows. Nó được cấu tạo bởi hai nút điều khiển, nút chuột trái và nút chuột phải. Các thao tác cơ bản của chuột. 9 -Nhấn chuột (Click): nhấn một lần rồi nhả chuột, thao tác này dùng để lựa chọn một thông số, một câu lệnh… -Nhấn đúp chuột (Double click): nhấn nhanh nút chuột hai lần liên tiếp, thao tác này để mở một cửa sổ của một chương trình ứng dụng. -Kéo chuột (Drag): nhấn và giữ chuột trong khi di chuyển chuột, thao tác này dùng để chọn một khối văn bản, hay di chuyển một đối tượng trên màn hình. 4.Thoát khỏi Windows và tắt máy. Để thoát khỏi Windows trước hết chúng ta thoát khỏi hoàn toàn những chương trình ứng dụng của nó nhấn (Alt+F4) rồi sau đó nhấn vào Start/Shut down/Shut down/Ok hoăc ấn Ctrl+U). Nếu bạn chọn Restart là khởi động lại máy. 5.Các phiên bản của Windows đang được sử dụng hiện nay. Ms-Windows có rất nhiều phiên bản nhưng hiện nay người sử dụng đang sử dụng phổ biến là các phiên bản sau: *.Win98 Win98 là một hệ điều hành đang được sử dụng khá phổ biến ngày nay tại các cơ quan, trường học, nhà máy, xí nghiêp…Nó là một hệ điều hành được chắt lọc khá cẩn thận với nhiều tính năng tốt đặc biệt là rất ít mắc lỗi trong khi sử dung, do đó người sử dụng rất tín nhiệm nó. -Win98 là hệ điều hành có dung lượng bộ nhớ từ 16MB đến 32MB, bộ cài của nó là bộ office97. *.WinXP WinXP là một hệ điều hành có giao diện đồ hoạ khá đẹp mắt và ấn tượng. Đây là một hệ điều hành có cấu hình rất cao hỗ trợ khá tốt về phần mạng. Nhưng nó là một hệ điều hành không được ổn định, do đó không được sự tín nhiệm của người sử dụng. *Win2000 Win2000 là một hệ điều hành có nhiều ưu điểm vượt trội so với các hệ điều hành trước bởi tính năng (Pnp-plug and play) giao diện có nhiều thay đổi 10 giúp cho dễ sử dụng hơn. Các hộp thoại có nhiều cải tiến với nhiều chức năng mới. -Đây là hệ điều hành có hai bộ cài là Ms-Win2000 Server là hệ điều hành mạng dành cho máy chủ, Ms-Win2000 Professional dành cho máy trạm và máy sách tay. Dung lượng bộ nhớ trong của hệ điều hành này là từ 64MB trở nên. không chỉ có vậy Win2000 còn là một hệ điều hành có đọ tin cậy khá cao bởi những cải tiến trong thiết kế. Hệ điều hành này có khả năng ngăn ngừa người sử dụng hay các ứng dụng làm thay đổi các tệp cơ bản của hệ thống. Ngoài ra Win2000 còn có tính năng bảo mật tốt nhằm bảo vệ thông tin cho người sử dụng. -Win2000 còn cho phép người sử dụng có thể cài đặt, sửa chữa, cập nhật, kiểm tra các ứng dụng một cách dễ dàng. Nó cho phép người sử dụng có thể di động làm việc ở bất cứ nơi đâu, khi nào. Họ có thể làm việc với các tệp của họ khi họ không kết nối vào mạng và sau đó đồng bộ dữ liệu khi họ kết nối vào mạng. Đây còn là một hệ điều hành tự động cấu hình hệ thống, tăng cường chức năng tiết kiệm năng lượng và quản lý pin. II.CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD. 1.Vài nét về Ms-Word. Ms-Word là phần mềm soạn thảo văn bản cấp cao chạy trong môi trường Windows. Nó là phần mềm chuyên dùng cho các công tác soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ, sách báo…nhằm phục vụ cho các công tác văn phòng tại các công sở, trường học, công ty,…Đây là một phần mềm rất được ưa chuộng bởi một số tính năng sau: +.Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống Menu đẹp, cùng các hộp thoại mang tính thẩm mĩ cao, khả năng giao tiếp dữ liệu chuẩn và nhanh. +.Có bộ chương trình tiện ích trợ giúp người sử dụng có thể tạo các công văn giấy tờ đặc biệt, tiết kiệm thời gian và công sức. Không chỉ có vậy Word còn cung cấp chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt và một số trợ giúp 11 khác. Nó giúp người sử dụng không chỉ soạn thảo văn bản bằng tiếng việt mà còn bằng cả tiếng nước ngoài với tốc độ nhanh. +.cho phép người sử dụng không chỉ có soạn thảo văn bản mà còn dễ dàng lập bảng biểu, tính tổng, đánh công thức toán học. Điều đặc biệt của Word là người sử dụng có thể thiết kế trang Web trên nó một cách dễ dàng và thuận tiện. Chính vì những ưu điểm tiện dụng như vậy mà Word ngày càng được người sử dụng tin dùng trong nhiêù lĩnh vực của đời sống xã hội ngày nay. 2.ứng dụng của Microsoft Word. Nói đến Word thì ai cũng biết đến vô vàn ứng dụng của nó trong đời sống hàng ngày. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Nhưng em xin đưa ra một vài tính năng của Word mà em thấy rất hay và tiện dụng trong công việc của người làm công tác văn phòng. Sau đây là một số tính năng mà em rất tâm đắc . Em muốn đưa nó ra để mọi người có thể tham khảo thêm. *.Để làm việc với chương trình Microsoft Word các bạn phải thực hiện các thao tác sau: Cách 1: Kích chuột vào Start/Programs/ Microsoft Word. Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền Desktop của cửa sổ Windows. Cách 3: ấn đồng thời hai phím Ctrl+ESC chọn Programs/ Microsoft Word. Cả ba cách trên chọn trên đều xuất hiện màn hình soạn thảo Microsoft Word. Thanh Formatting Tables and Borders Thanh Standard Thanh Drawing Thanh Scroll Màn hình soạn thảo 12 Màn hình soạn thảo của Word với đầy đủ các chức năng và công cụ để người sử dụng có thể dùng nó. 2.1.Phương pháp kết hợp thư (Mail Merge). Mail Merge là một phương pháp kết hợp thư, nó giúp cho người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh nhất. Đây là một trình tiện ích trong Word vì nó lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu gốc sao chép để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Mỗi bản sao sẽ có những thông tin trong cơ sở dữ liệu gốc. Chức năng của Mail Merge tỏ ra rất hữu dụng trong nhiều lĩnh vực, cụ thể là những lĩnh vực sau. +.Soạn thư mời, thư hiếu hỷ…cho bạn bè, người thân. +.Soạn thư từ, báo cáo giữa các bộ phận trong cùng cơ quan. +.Soạn báo cáo cho nhiều địa chỉ khác nhau. +.Soạn các loại giấy tờ, văn bằng, giấy chứng nhận của các cơ quan, trường học.  Ví dụ: Bạn cần tạo một mẫu giấy mời để gửi cho 10 người khác nhau. Đúng trình tự thì bạn phải ngồi tạo 10 giấy mời với nội dung là giống nhau nhưng chỉ khác nhau là tên người nhận. Việc phải làm đi làm lại một công việc thì thật là nhàm chán vì vậy Mail Merge sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh trong mà không làm bạn nhàm chán. Công việc mà ban cần phải làm là: +.Bước1:Mở một văn bản mới,chọn kiểu chữ VnTime, cỡ chữ 12. Tạo một danh sách khách mời (văn bản phụ) gồm các thông tin như “họ và tên, chức vụ, địa chỉ…”để chèn vào văn bản chính. Trên văn bản phụ bắt buộc phải tạo ở dạng bảnh biểu. Sau đó ghi lai và đặt tên cho nó. 13 VD: Mang tên “anhoat2”.Đóng văn bản anhoat2 lại. Họ và tên Chức vụ Địa chỉ Phan Thị Thiên Anh TP Công ty thiết kế Nội Thất Anna Trần Đăng Linh GĐ Công ty lắp máy số 3 Hà Gia Du TP Công ty TNHH Hoàng Long Nghiên Thiên Giã PGĐ Công ty xây dựng Hà Nội Trương Văn Khước GĐ Công ty thầu xây dựng số 7 Trần Thu Trang TP Công ty May 10 Trần Văn Lực PP Công ty du lịch Hà Nội Triệu Gia Linh PGĐ Công ty thiết kế thời trang Hà Huy Hoàng TP Công ty xuất nhập khẩu Tân Thanh Nguyễn Thị Hường PP Công ty TNHH Anh Anh +.Bước 2: Mở một văn bản mới thứ hai Nhập đoan văn bản chính vào (nội dung của giấy mời). Đoạn văn bản chính này không đánh tên, địa chỉ của người nhân. Bạn căn chỉnh cho thật đep rồi ghi văn bản chính lại và đặt tên cho nó. VD: Mang tên “anhoat1”. Đóng văn bản anhoat1 lại. Chú ý: Hai văn bản này các bạn không được ghi dưới cùng một tên mà phải ghi bằng hai tên khác nhau. Bước 3: Cách kết hợp thư (Mail merge). 14 - Mở văn bản chính anhoat1 ra. --Vào Tools chọn Mail merge hộp thoại Mail merge helper xuất hiện có dạng sau: Nhấn vào Greate một danh sách đổ xuống có dạng: Nhấn Greate 15 Chọn Form letters xuất hiện một hộp thoại . Nhấn chọn Actice Windows màn hình trở lại với hộp thoại Mail merge helper. Nhấn Get data chọn Open a data source (mở văn bản phụ-anhoat2). Hộp thoại Open data source xuất hiện, chọn văn bản anhoat2 rồi nhấn Open . Nhấn vào Active Windows 16 Xuất hiện một hộp thoại. Nhấn Edit Main Document.Kết quả màn hình của tài liệu mẫu xuât hiện thêm thanh công cụ Mail Merge. Bước 4: Cách chèn dữ liệu: -Khi màn hình xuất hiện thanh công cụ Mail Merge thì công việc của bạn lúc này là chèn đầy đủ thông tin còn thiếu trong mẫu giấy mời. -Đưa con trỏ về chữ “Trân trọng kính mời Ông (ba):”trong văn bản rồi nhấn insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge. Nhấn Edit Main Document Thanh công cụ Mail Merge Nhấn vào đây chọn dữ liệu chèn vào chỗ con trỏ 17 Chọn mục “Ho-va-ten”. Kết quả mục dữ liệu “Họ và tên” sẽ được chèn vào vị trí con trỏ. -Làm tương tự như trên để chèn mục dữ liệu cho: Dòng “Chức vụ” vào sau chữ “Chức vụ”. Dòng “Địa chỉ” vào sau chữ “Địa chỉ”. *Kết quả văn bản của chúng ta có dạng như sau: Bước 5: Cách kết hợp thư (Meil Merge): Chúng ta nhấn vào Merge to new document trên thanh công cụ Mail Merge. Dữ liệu được chèn vào vị trí con trỏ 18 -Bạn tạo khung cho giấy mời bằng cách: Kích vào biểu tượng hình chữ nhật trên thanh công cụ Drawing để vẽ khung. -Kết quả màn hình xuất hiện toàn bộ nội dung giấy mời của các vị khách mà ban đã tạo, mỗi mẫu giấy mời là một trang văn bản. Ví dụ trang số 1 là giấy mời của bà Phan Thị Thiên Anh, chức vụ TP, địa chỉ Công ty thiết kế nội thất Anna. Nhấn chọn Merge to new document Trang số 1 của danh sách khách mời. 19 Trang cuối cùng của danh sách khách mời. Cuối cùng là toàn bộ công việc mà bạn phải làm. Bạn lưu tập tin dưới một tên thích hợp. VD anhoat3. Lưu ý: Ngoài cách kết hợp thư tôi đã trình bầy ở trên ra còn co một cách khác nữa. 2.2.Phương pháp sao chép khối. Để sao chép khối thì trước hết bạn phải lựa chọn được khối văn bản vậy: 2.2.1.Khối văn bản là gì? Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của văn bản thuộc khối có nền mầu đen). Để lựa chọn một khối văn bản ta có thể sử dụng một trong hai cách sau: *Cách 1: Dùng chuột. +.Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, kéo chuột đến vị trí cuối khối văn bản. +. Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, giữ Shift và đưa con trỏ đến vị trí cuối cùng của khối. 20 +.Chọn toàn bộ văn bản, giữ Ctrl và nháy chuột vào khoảng trống bên trái văn bản. +.Chọn một câu giữ Ctrl và nháy vào câu đó. +.Chọn một số dòng, rê chuột ở khoảng trông bên trái các dòng. +.Chọn một đoạn (Paragraph) nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái đoạn. *Cách 2: Dùng bàn phím. +.Chọn toàn bộ văn bản ấn Ctrl+A. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản ấn Shift+Ctrl+End. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản ấn Shift+Ctrl+Home. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng văn bản Shift+Home. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng văn bản Shift+End. +.Chọn một khối văn bản giữ phím Shift, bấm các phím ,PgUp, PgDn, Home, End đến vị trí cuối khối. +.Chọn khối hình chữ nhật ấn Ctrl+Shift+F8 và thả. 2.2.2.Sao chép một khối. Để sao chép một khối các bạn thực hiện theo cách sau: *Sao chép bằng Menu.  Chọn khối bằng cách bôi đen khối .  Thực hiện lệnh Edit/copy (Ctrl+C) để Copy khối, di chuyển con trỏ tới vị trí mới.  Thực hiện lệnh Edit/paste (Ctrl+V) để Paste khối. *Sao chép bằng thanh Standard.  Chon khối bằng cách bôi đen khối.  Copy một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới.  Paste một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh Standard. 21 2.2.3.Di chuyển một khối. Để di chuyển một khối thì trước hết bạn phải bôi đen khối đó. *Di chuyển khối bằng Menu.  Chọn khối bằng cách bôi đen khối.  Thực hiện lệnh Edit/cut (Ctrl+X) để cut khối,di chuyển con trỏ tới vị trí mới .  Thực hiện lệnh Edit/Paste (Ctrl+V) để Paste khối. *Di chuyển khối bằng thanh Standard.  Chọn khối bằng cách bôi đen khối.  Kích chuột vào nút Cut trên thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới.  Thực hiện kích chuột vào nút Paste trên thanh Standard. 2.2.4.Xoá một khối. Để xoá một khối văn bản, chúng ta thực hiên theo các bước sau:  Chọn đoạn văn bản cần xoá bằng cách bôi đen nó.  Nháy chuột vào biểu tượng Cut trên thanh Standard hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc gõ phím cách. 2.3.Một vài công cụ tiện ích khi soạn thảo văn bản. Trong khi soạn thảo văn bản bằng tiếng việt bạn cần lưu ý một vài công cụ tiện ích để khi soạn thảo được dễ dàng hơn. Sau đây tôi xin giới thiệu một vài công cụ tiện ích đó: 2.3.1.Auto correct. -Trong khi soạn thảo văn bản có một số từ hoặc cụm từ được lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản. Để tránh việc lặp lại kí tự đó các bạn có thể sử dụng công cụ gõ tắt sau. +.Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt. VD: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 22 +.Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra. VD: +.Bước 3: Bạn vào Tools/Auto correct/ một hộp thoại Auto correct xuất hiện. Chọn nhãn Auto correct. +.Bước 4:Nhập chữ viết tắt vào khung Replace. +.Bước 5: Nhấn Add rồi nhấn Ok. +.Bước 6: Công việc cuối cùng của bạn đã hoàn tất, vì vậy khi nào bạn cần đến cụm từ đó thì bạn chỉ cần đánh chữ viết tắt rồi nhấn phím cách Space Bar thì dòng văn bản của ban sẽ xuất hiện ra. Tương tự như vậy bạn có thể tạo những cụm từ thích hợp cho bạn. Chúc các bạn thành công. 2.3.2.Auto text. Vào Tools chọn AutoCorrect Nhập chữ viết tắt vào khung Replace. Sau đó nhấn Add. Cuối cúng nhấn Ok. 23 Tương tự như cách trên: *Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt. VD: Bộ giáo dục và đào tạo Trường ĐHBK Hà Nội *Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra. *Bước 3: Vào Insert/Auto text/New. Hộp thoại Create auto text xuất hiện. Đánh chữ viết tắt cho văn bản vào khung Please name your AutoText entry, cuối cùng nhấn Ok. *Bước 4: Tất cả công việc của bạn đã xong, mỗi khi cần đến cụm từ này bạn chỉ cần đánh cụm từ viết tắt sau đó nhấn phím F3 là phần văn bản của bạn xuất hiện. 2.3.3.Đánh số trang trong tài liệu. Để đánh số trang trong tài liệu bạn thực hiện theo các thao tác sau: Vào insert/Page number hộp thoại Page number xuất hiện. Vào Tools chọn AutoText rồi chọn New (Alt+F3). Đánh chữ viết tắt vào đây. Cuối cùng nhấn Ok Hộp thoại Page Numbers 24  Mục Position là chọn vị trí đánh số trang bên trên hay bên dưới.  Mục Alignment chọn vị trí bên trái, bên phải hay giữa.  Mục Show number on first page hiển thị có đánh số trang đầu tiên không.  Mục Format đẻ xác định số trang ban đầu. Thực hiện xong các thao tác lựa chọn bạn nhấn Ok. 2.3.4.Làm tiêu đề đầu trang chân trang. Để tạo tiêu đề đầu trang, chân trang thì trước hết bạn vào: Insert/Header and Footer. -Màn hình chuyển sang chế độ soạn thảo cho Header and Footer và xuất hiện một thanh công cụ có các nút chức năng sau:  Insert auto text chèn vào một đoạn văn bản tắt.  Number chèn số trang.  Date/Time chèn ngày giờ  Close thoát. Để xoá Header and Footer ta vào lại mục Header and Footer và làm sạch chúng sau đó thoát ra. 2.4.Thoát khỏi Word. Để thoát khỏi chương trình ứng dụng trước tiên bạn phải ghi những cái cần thiết lại sau đó đóng nut Close hay ấn tổ hợp phím (Alt+F4) để thoát khỏi Microsoft Word. Vào insert chon Page Numbers 25 II.CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL. 1.Vài nét về Microsoft Excel. Microsoft Excel là một chương trình phần mềm phục vụ cho các công tác tính toán trong kế toán, tài chính, văn thư…tại các văn phòng, trên môi trường Windows. Nhờ phần mềm Excel mà người sử dụng có thể thực hiện được rất nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp ở tất cả mọi lĩnh vực tính toán. Khác với Word, Excel là một phần mềm được trình bầy dưới dạng bảng tính rất tiện lợi. Nó gồm 256 cột (được kí hiệu là các chữ cái A, B, C…) và 65536 hàng (được đánh số từ 1,2…,65536). Giúp người sử dụng tính toán và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng tính như bảng lương, bảng kế toán, bảng danh sách, bảng thống kê… Điều đặc biệt của phần mềm Excel là mỗi khi người sử dụng thay đổi dữ liệu thì bảng tính tự động tính toán lại dữ liệu theo số liệu mới mà không cần đến sự can thiệp của con người. Ngoài ra Excel còn có khả năng sao chép dữ liệu rất nhanh và chính xác. Không chỉ có vậy Excel còn là một phần mềm có cả chức năng vẽ biểu đồ, và chèn các đối tượng đồ hoạ khác. Các thao tác trên bảng tính cho phép người sử dụng có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích tài chính có kèm theo biểu đồ và hình vẽ minh hoạ. Nhờ những tính năng nổi trội trong tính toán mà phần mềm Excel được rất nhiều người sử dụng tin dùng trong nhiều lĩnh vực của đời sống cũng như những sinh hoạt của con người. 2.Ứng dụng của Microsoft Excel. Mỗi khi nhắc đến Excel là chắc hẳn người sử dụng không thể quên được những ứng dụng thực tế của nó trong đời sống hàng ngày. Không chỉ ở trong nước mà còn phổ biến trên toàn thế giới. Đúng như vậy những nhân viên văn phòng làm các công tác tính toán như kế toán, tài chính…coi các “thủ thuật tính toán trong Excel” là một chiếc chìa khoá quan trọng trong thành công của họ. 26 Nhờ có các hàm tính toán đó mà người sử dụng có thể tính toán mọi vấn đề từ đơn giản đến phức tạp được nhanh tróng và chính xác. vì lẽ đó em xin đưa ra một vài hàm với các thủ thuật tính toán đơn giản của nó. Sau đây là một vài ứng dụng cụ thể: 2.1.Khởi động Microsoft Excel. Để làm việc với Excel bạn phải thực hiện các thao tác sau: +.Nháy vào Start/Programs/Microsoft Excel. +.Hoặc kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền Desktop Sau khi bạn chọn các thao tác trên thì màn hình soạn thảo Excel xuất hiện có dạng sau: Trước khi bạn thao tác với bảng tính bạn nên định dạng cho bảng tính bằng cách sau:  Bôi đen toàn bộ bảng tính (Ctrl+A).  Vào Tools/Options/General. Hộp thoại General xuất hiện. 27  Chọn phông chữ tại Standard Font là VnTimes.  Chọn cỡ chữ tại Size là 12.  Cuối cùng bạn nhấn Ok.  Sau đó bạn đóng các cửa sổ lại và ra khỏi Excel. 2.2.Các kiểu dữ liệu trong Excel. Nếu bạn là một người làm việc với Excel thì chắc hẳn ban phải quan tâm xem Excel có bao nhiêu loại dữ liệu. Nếu bạn chưa rõ hãy cùng tham khảo.  Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) bao gồm các chữ ái được kí hiệu từ A…Z và một số kí tự đặc biệt. Khi nhập dữ liệu ở dạng Text vào công thức phải để trong dấu nháy kép “ ”. Nếu muốn xuống dòng trong một ô ta phải nhấn tổ hợp phím (Alt+Enter).  Dữ liệu kiểu số (Number) bao gồm các chữ số từ (0..9), cùng các dấu “+, -, $…” hình thành lên các số nguyên âm, nguyên dương, số thập phân.  Date/Time là dữ liệu thể hiện ngày giờ chuẩn của máy tính.  Dữ liệu kiểu công thức (Formular) bao gồm các toán tử, toán hạng và được bắt đầu bởi dấu “=” hoặc “+” các toán tử trong công thức bao gồm +, -, *, /, %, ^…, phép cộng kí hiệu kiểu Text (&).  Ngoài ra còn có: >, >=, =, .  Dạng dữ liệu kiểu công thức còn chứa các hàm trong excel được thể hiện (). Chọn font chữ tại đây Chọn cỡ chữ tại đây 28 2.3.Hàm ứng dụng chi tiết. Các hàm trong Excel có dạng tổng quát như sau: ()[lựa chọn] Trong đó:  là các từ khoá trong Excel bắt buộc người sử dụng phải gõ chính xác. VD: Sum, if…  () cho bạn biết đối tượng tác động của mổi hàm có thể có một hoặc nhiều đối số được phân cách nhau bởi dấu phẩy, các đối số có thể là một giá trị cụ thể, một địa chỉ ô, một hàm khác một biểu thức.  [Lựa chon] là mục dành cho kiểu tác động của hàm, mục này có thể có hoặc không có.  .Hàm Left (Lấy kí tự trái). Mẫu hàm: Left(Text,number). -VD: left(“ABCD”,2)= “AB”.  .Hàm Right (Lấy kí tự phải). Mẫu hàm: Right(Text,number). -VD: Right(“ABCD”,1) = “D”.  .Hàm Mid (Lấy kí tự giữa). Mẫu hàm: Mid(Text,m,n). -VD: Mid(“Nghiem Thien Gia”,7,6) = “Thien”.  .Hàm Rank (Sắp xếp thứ bậc). Mẫu hàm: Rank(X,cột X, M). Trong đó :  “X” là giá trị số hoặc địa chỉ ô chứa giá trị cần sằp xếp thứ bậc.  “Cột X” là địa chỉ của cột làm cơ sở sắp xếp thứ bậc(địa chỉ để ở dạng tuyệt đối).  “M” là cách sắp xếp. Nếu M = 1 cột X sắp xếp theo chiều tăng dần. 29 Nếu M = 0 cột X sắp xếp theo chiều giảm dần.  .Hàm Upper (Chuyên chuỗi Text thành chữ hoa). Mẫu hàm: Upper(Text). -VD: upper(“an hoat”) = “AN HOAT”.  .Hàm Proper (Chuyển các kí tự đầu tiên thành chữ hoa). Mẫu hàm: Proper(Text). -VD: proper(“trung tam” = “Trung Tam”.  .Ví dụ 1: Cho bảng thống kê nhập nhiên liệu sau. +.Điền cột tên hàng căn cứ vào ký tự đầu của mã hàng: X: xăng, D: dầu, N: nhớt. +.Điền cột tên hãng sản xuất căn cứ vào 2 ký tự cuối cùng của mã hàng: BP: British Petro, MO: Mobil, ES: Esso, SH: Shell, CA: Castrol, TN: Trong nước. +.Lấy kí tự giữa của mã hàng.  Cách làm:  Bước 1: Điền cột tên hàng: Tại cột tên hàng bạn đánh: “=IF(LEFT(B2,1)="X","Xăng",IF(LEFT(B2,1)="D","Dầu","Nhớt"))”. Sau khi bạn ấn Enter thì trên màn hình cột tên hàng đầu tiên xuất hiện tên của loại hàng. VD: ở đây là “Dầu”. 30 +.Để sao chép dữ liệu cho các cột tiếp theo bạn đặt con trỏ vào cột đầu tiên khi con trỏ chuột biến thành hình dấu công (+) bạn kéo chuột dê xuống hết các ô cần sao chép thì bạn sẽ có toàn bộ dữ liệu cần thiết.  Bước 2: Điền cột tên hãng sản xuất: Tại cột tên hãng sản xuất bạn đánh. “=IF(RIGHT(B2,2)="BP","BritishPetro",IF(RIGHT(B2,2)="MO","Mobi",IF(R IGHT(B2,2)="ES","esso",IF(RIGHT(B2,2)="CA","Castro","TN"))))”. Sau khi bạn ấn Enter thì màn hình xuất hiện ở ô đầu tiên của cột tên hãng sản xuất là “British Petro”. Hình dấu cộng xuất hiện bạn kích chuột vào đó và kéo xuống ô cuối cùng. 31 Để sao chép dữ liệu cho cột hãng sản xuất bạn đưa con trỏ chuột vào ô đầu tiên khi con trỏ biến thành hình dấu cộng thì bạn kéo xuống ô cuối cùng.  Bước 3: Điền cột loại hàng căn cứ vào ký tự giữa. Tại ô loại hàng bạn đánh như sau: Sau khi bạn Enter thì bảng dữ liệu của bạn có dạng sau: Hình dấu cộng xuất hiện bạn kéo và dê xuống ô cuối cùng 32 Bạn thực hiện sao chép dữ liệu cho cột loại hàng. Sau các thao tác bạn thực hiện đó bây giờ bạn đã có một bảng tính đầy đủ thông tin cần thiết.  .Ví dụ 2: Cho bảng kết quả thi cuối kỳ sau. +.Tại cột họ và tên chuyển các ký tự đầu của chuỗi thành chữ hoa. +.Tại cột đạo đức chuyển các chuỗi ký tự thành chữ hoa. +. Tại cột xếp thứ ban xếp thứ cho học sinh căn cứ theo điểm của họ.  Bước 1: Chuyển các ký tự đầu tiên của cột Đạo đức thành chữ hoa. 33 Ban thực hiện đánh ở cột ĐĐ như sau: “=UPPER(F3)”. Sau khi bạn ấn Enter thì màn hình xuất hiện ở ô đầu tiên của cột ĐĐ thì ô đầu tiên trong bảng là chữ “D”. Thực hiện sao chép dữ liệu cho các ô tiếp theo khi con trỏ biền thành hình mũi tên thì bạn kéo chuột để sao chép.  Bước 2: Điền dữ liệu cho cột xếp thứ. Con trỏ hình dấu cộng 34 Bạn thực hiện đánh ở cột xếp thứ như sau: “=RANK(G3,$G$3:$G$12)”. Sau khi bạn Enter thì bảng dữ liệu của bạn tại ô đầu tiên của cột xếp thứ là số “9”: Thực hiện sao chép dữ liệu cho các ô còn lại và bảng tính của bạn lúc này có dạng như sau.  Bước 3: Điền dữ liệu cho cột họ tên. Con trỏ hình dấu cộng 35 Thêm cột ô họ và tên khác, tại ô đó bạn thực hiện đánh: “=PROPER(B3)”. Sau khi Enter bảng dữ liệu ở ô đầu tiên cột “Họ và tên” là chữ “Nguyễn Thu Trang”. Tương tự như vậy ban sao chép dữ liệu cho bảng tính. 2.4.Các hàm thông dụng trong Excel. 2.4.1.Các hàm số học và đếm.  Hàm tính tổng Sum Mẫu hàm: sum(toạ độ ô đầu, toạ độ ô cuối).  Hàm Average. Mẫu hàm: Average(toạ độ ô đầu, toạ độ ô cuối).  Hàm đếm Count/Counta. Mẫu hàm: Count/Counta(toạ độ ô đầu, toạ độ ô cuối).  Hàm làm tròn số Round. Mẫu hàm: Round (biểu thức cần làm tròn,n).  Hàm Mod lấy phần dư. Mẫu hàm: Mod (số bị chia, số chia). 36  Hàm Int lấy phần nguyên. Mẫu hàm: Int(số bị chia, số chia).  Hàm lấy căn bậc hai SQRT. Mẫu hàm: SQRT(N).  Hàm lấy giá trị tuyệt đối ABS. Mẫu hàm: ABS(N).  Hàm Rank xếp thứ hạng. Mẫu hàm: Rank(X, cột X, M). Trong đó: +.X là giá trị số hay địa chỉ ô chứa giá trị cần sắp xếp thứ bậc. +.Cột X là địa chỉ của cột làm cơ sở sắp xếp thứ bậc (để ở dạng tuyệt đối). +.M là cách sắp xếp. M=0 cột X sắp xếp theo thứ tự giảm dần. M=1 cột X sắp xếp theo thứ tự tăng dần. 2.4.2.Các hàm ngày tháng.  Hàm lấy ngày Day. Mẫu hàm: Day(dữ liệu kiểu ngày).  Hàm lấy tháng Month. Mẫu hàm: Month(dữ liệu kiểu ngày).  Hàm lấy năm Year. Mẫu hàm: Year(dữ liệu kiểu ngày).  Hàm Weekday. Mẫu hàm: Weekday(dữ liệu kiểu ngày). 2.4.3.Các hàm về thời gian.  Hàm lấy giây Second. Mẫu hàm: Second(biểu thức).  Hàm lấy phút Minute. Mẫu hàm: Minute(biểu thức).  Hàm lấy giờ Hour. 37 Mẫu hàm: Hour(biểu thức). 2.4.4.Các hàm logic.  Hàm if. Mẫu hàm: if( biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2,…).  Hàm And. Mẫu hàm: And( điều kiện 1, điều kiện 2,…).  Hàm or. Mẫu hàm: or( điều kiện 1, điều kiện 2,…).  Hàm Not. Mẫu hàm: Not(điều kiện). Hàm cho giá trị đúng nếu điều kiện sai và ngược lại.  Hàm Sumif. Mẫu hàm: Sumif( dẫy so sánh, tiêu chuẩn so sánh, dẫy tính tổng).  Hàm Countif. Mẫu hàm: Countif( dẫy giá trị, điều kiện). 2.4.5.Các hàm sử lý chuỗi. o Hàm Left lấy ký tự trái. Mẫu hàm: Left(text,n). o Hàm Right lấy ký tự phải. Mẫu hàm: Right(text,n). o Hàm Mid lấy ký tự giữa. Mẫu hàm: Mid(text,n,m). o Hàm Lower chuyển chữ hoa thành chữ thường. Mẫu hàm: Lower(text). o Hàm Upper chuyển chuỗi text thành chữ hoa. Mẫu hàm: Upper(text). o Hàm Proper chuyển các ký tự đầu tiên thành chữ hoa. Mẫu hàm: Proper(text). 2.4.6.Các hàm tìm kiếm.  Hàm Vlookup. 38 Mẫu hàm: Vlookup(X, bảng, cột tham chiếu, cách dò).  Hàm Hlookup. Mẫu hàm: Hlookup(X, bảng, cột tham chiếu, cách dò). Trong đó: -“X” là tên sản phẩm. -“Bảng” là tất cả các giá trị đã cho. -“Cột tham chiếu” là cột gía trị. -“Cách do” = 0 là tương đối, =1 là tuyệt đối. 2.4.7.Các hàm liêm quan đến cơ sở dữ liệu. Dsum Dmax Dmin Dcuont (khối dữ liệu, cột cần tính, khối điều kiện (vùng tiêu chuẩn). Dcoanta Daverage Ngoài ra còn một số hàm tính toán khác. 2.5.Thoát khỏi Excel. Sau khi làm xong các chương trình trong Excel ban ghi lại và đóng tất cả các cửa sổ lai bằng cách ấn vào Close hoặc ấn (Alt+F4). 39 B.Ý KIẾN SÁNG TẠO. Trong thời gian học tập cung như thực tế tại trường. Em đã rút ra cho bản thân mình nhiều điều bổ ích và thiết thực về bộ môn THVP. Điều đó đã tạo nguồn cảm hứng và khơi gợi cho em có những ý tưởng giúp người sử dụng Word có thể làm việc với nó mà không thấy nhàm chán, mệt mỏi,bực bội vì những lỗi thông thường trong khi soạn thảo văn bản, để họ có thể làm công việc của mình được nhanh hơn, tự tin hơn. Bởi chúng ta đang sống trong thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Điều đó đòi hỏi con người cũng phải tư duy và làm việc nhanh thì mới theo kịp sự phát triển của cơ chế thị trường. Vì vậy thời gian lúc này là một kho báu của nhân loại. Do đó tôi tin rằng một vài ý tưởng của tôi sẽ giúp ích cho người sử dụng phần nào công việc hiện tại liên quan đến tin học văn phòng, trong một thời đại mà thời gian được tính bằng vàng. Sau đây là ý tưởng của tôi. 1.Cách chèn ảnh màn hình vào tài liệu. Đôi lúc bạn ước ao làm thế nào để chụp được bức ảnh của hộp thoại và của màn hình để minh hoạ cho cuốn sách, tài liệu cần thiết của bạn. Trong trường hợp đó bạn đã có cách gì chưa. Vì ảnh màn hình thông thường bạn muốn lấy nó ra thì các bạn không thể dùng trực tiếp lệnh Copy hay Cut để Paste được. Do vậy tôi xin mách nhỏ bạn cách lấy ảnh màn hình và hộp thoại ra nhé.  Chụp toàn bộ màn hình. +.Bước 1: Bạn nhấn nút Print Screen trên bàn phím. +.Bước 2: Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để Paste đối tượng.  Chụp một hộp thoại. +.Bước 1: Bạn ấn tổ hợp phím Alt + nút Print Screen trên màn hình. +.Bước 2: Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để Paste đối tượng. Chúc bạn thành công khi lấy ảnh màn hình và ảnh của một hộp thoại cho vào tài liệu của mình. 40 2.Cách nhớ nhanh các hàm trong Excel. Excel là một phần mềm có tính năng tính toán cơ bản. Vì vậy để nhớ được các hàm tính toán của nó quả là một vấn đề nan giải và khó khăn đối với nhiều người sử dụng. Bạn đã có cách nhớ nó chưa. Tôi có một cách có thể giúp bạn nhớ nó thật đơn giản. Mời các bạn tham khảo cách của tôi biết đâu nó sẽ giúp bạn được rất nhiều. Trong Excel có rất nhiều loại hàm ở nhiều dạng. Tôi nhớ hàm bằng cách nhóm các hàm tính toán theo loại dựa vào tính năng của từng loại cụ thể như :  Các hàm số học và đếm  Các hàm ngày tháng  Các hàm sử lý chuỗi  Các hàm tìm kiếm  Các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu 3 .Cách lưu tài liệu tự động Trong khi soạn thảo văn bản, để đảm bảo dữ liệu cho bản thân, bạn thường sử dụng lệnh File/Save(Ctrl+S) sau một khoảng thời gian nhất định. Xong vì mải mê công việc mà không nhớ lưu giữ dữ liệu, không may gặp sự cố mất điện hoặc máy trục trặc dữ liệu của bạn sẽ bị mất. Để khắc phục sự cố khó chịu đó các bạn có thể làm như sau : bạn sử dụng lệnh AutoRecove để lưu tài liệu tự động. Kích vào Tools/Options chọn Save đánh dấu vào ô AutoRecove info every. Gõ thời gian giữa các lần lưu vào ô minutes rồi OK. Đánh dấu vào đây. Chọn thời gian ở ô này nay Cuối cùng nhấn Ok 41 4.In mà không thấy số trang. Trong khi soạn thảo văn bản bạn đã đánh số trang rất cẩn thận nhưng khi bạn in văn bản ra lại không thấy số trang văn bản. Bạn có thể làm như sau: Nháy vào Tools/Options xuất hiện hộp thoại Options bạn chọn nhãn Print huỷ dấu trong ô Allow A4/Letter peper resizing rồi nhấn Ok. 5.Văn bản của bạn có bao nhiêu từ, dòng, đoạn, trang. Để biết các thông tin đó, đơn giản bạn chỉ cần làm theo cách sau: Bạn kích chuột vào Tools/Word count xuất hiện hộp thoại Word count cho bạn biết toàn bộ thông tin cần thiết. +.Word là số từ. +.Page là số trang. +.Character (No space) số ký tự không kể gõ phím cách. +.Character (with space) số ký tự kể cả gõ phím cách. +.Paragraphs là số đoạn. +.Lines số dòng. Huỷ bỏ dấu trong ô này Cuối cùng nhấn Ok. 42 6.Cách chia tờ A4 làm hai theo chiều dọc. Khi bạn cần soạn thảo giấy chứng nhận, giấy tờ chỉ mất một nửa trang A4. Nếu để cả trang thì thật lãng phí bạn có biết cách chia tờ A4 làm hai không. Bạn thực hiện nháy đúp chuột vào thước dọc hoặc (vào File/Page setup) xuất hiện hộp thoại Page setup bạn chon nhãn Margins. Đánh dấu vào mục “2 Pages per sheet” rồi nhấn Ok. Kết quả trong mục Preview sẽ có trang A4 được chia làm đôi theo chiều dọc. 7.Bạn có biết. Phông chữ cỡ chữ trong một số văn bản giấy tờ quan trọng được quy định như thế nào. Bạn đã biết gì về phông chữ cỡ chữ ở đó chưa. Tôi xin đưa ra một vài điều cho bạn cùng tham khảo nhé. Nội dung của văn bản. Cỡ chữ Phông chữ Tiêu đề đầu: CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 VnTimeH-Bold Số hiệu: Số: /HĐ-CTBK 13 VnTime Mục: ngày….tháng…năm… 13 VnTime-Italic Tên loại văn bản: VD: GIẤY MỜI Mục: kính gửi 14 14 VnTimeH-Bold VnTime-Italic-Bold Tích chọn ô này. Cuối cùng nhấn Ok. 43 Các căn cứ 13 VnTime-Italic Các điều khoản 14 VnTime-Bold Nội dung văn bản 14 VnTime Tiêu đề cuối: Nơi nhận 12 VnTime-ItalicUnderline MỤC NGƯỜI THAY MẶT 14 VnTimeH-Bold TÊN NGƯỜI KÝ 13 VnTimeH-Italic-Bold 8.Cách đánh chỉ số trên chỉ số dưới trong Excel. Trong Word để đánh chỉ số trên, chỉ số dưới thì thật là đơn giản là ấn tổ hợp phím (Ctrl+Shift+=) là chỉ số trên còn (Ctrl+=) là chỉ số dưới nhưng trong Excel bạn không thể dùng tổ hợp phím đó được. Vởi cách làm như sau:  Cách đánh chỉ số trên: Ví dụ như X3 Trước tiên bạn gõ X3 sau đó bạn bôi đen chữ số 3 rồi ấn tổ hợp phím Alt+O+E và ấn Enter nếu muốn đánh tiếp bạn lại ấn lại tổ hợp phím đó. VD: bôi đen chữ số 3 xong ấn Alt+O+E xẽ xuất hiện hộp thoại Format Cell. Bạn kích chọn mục Superscript rồi nhấn Ok. Bạn sẽ được chữ X3.  Cách đánh chỉ số dưới. VD: X2 Trước tiên bạn gõ X2 sau đó bôi đen số 2 rồi ấn tổ hợp phím Alt+O+E+B và kích chọn mục Subscript ấn Enter. Bạn sẽ được chữ X2. Tích chọ ô này 44 9.Cách sắp xếp tiếng việt theo vần ABC…trong bảng biểu. Trong bảng biểu danh sách học sinh mà bạn phải sắp xếp nó theo vần ABC…vậy bạn làm như thế nào. tôi có một cách mời bạn cùng tham khảo.  Bạn kẻ một cột phu rồi đưa tên của những người mà bạn muốn sắp xếp tên theo chiều từ A – Z.  Chú ý những người có tên vần đầu là Đ ví dụ Đức thì bạn phải đổi Đ thành D ví dụ Dức trước khi sắp xếp, sau khi sắp xếp xong bạn chỉnh lại.  Bôi đen cột bạn định sắp xếp từ A – Z rồi kích vào biểu tượng hoặc vào Table/Sort trong ô Sort by chọn cột định sắp xếp sau đó nháy vào Ascending rồi nhấn Ok.  Bạn sẽ thấy bảng danh sách có cả họ và tên được sắp xếp theo thứ tự từ A – Z bây giờ bạn chỉ cần chỉnh lại chữ D thành Đ. VD: Bạn cần sắp xếp danh sách sau. Số TT Họ tên 1 Nguyễn Thị Thu 2 Phan Văn An 3 Nguyễn Đăng Dương 4 Phạm Thị Bình Tích chọn ô này 45 5 Dương Văn Đức 10. 10.Ý nghĩa của các chữ cái gạch chân trên thanh thực đơn. Bạn có biết những chữ cái bị gạch chân trên thanh thực đơn có ý nghĩa như thế nào không. Chúng giúp cho người sử dụng có thể thực hiện lệnh bằng các tổ hợp phím tắt. Bạn chỉ cần ấn Alt và ấn phím chữ cái gạch chân đó là bạn có thể mở được mục mà bạn cần. Cách này thuận lợi vừa nhanh lại vừa giữ được bí quyết nghề nghiệp, khi thao tác nhanh người khác không quan sát kịp. VD: Trên thanh thực đơn File khi bạn mở ra bạn thấy sau chữ New có phim tắt là (Ctrl+N). Bạn chỉ cần ấn Ctrl+N là mở được văn bản mới. Kết quả. 46 KẾT LUẬN CHUNG. Tin học văn phòng là một phần có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển không chỉ của chúng ta mà của cả toàn nhân loại. Bất cứ ở đâu, lĩnh vực gì, dù lớn hay nhỏ của đời sống xã hội cũng thấy sự có mặt của THVP. Đặc biệt là ngày nay, thời đại của công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Vì thế nên vị trí của THVP tại các công sở, nhà trường, cơ quan…đã góp phần rất lớn cho sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học kỹ thuật của chúng ta. Nhờ sụ có mặt của THVP trong mọi lĩnh vực mà nó làm thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc, tư duy, năng suất và hiệu quả lao động của con người. Nó đã trở thành công cụ đắc lực không thể thiếu trong đời sống cũng như mọi sinh hoạt của chúng ta trong xã hội hiện đại. Chính vì lẽ đó mà không ai có thể phủ nhận được sự đóng góp to lớn của bộ môn THVP. Nhờ có nó mà người sử dụng có thể tiết kiệm được rất nhiếu thời gian cũng như công sức cho cơ quan, đơn vị cũng như cho cá nhân mình. Vì có THVP mà người sử dụng dễ dàng giao dịch thương mại, trao đổi thông tin cũng như toàn bộ công việc diễn ra hàng ngày. Thay vì phải mất hàng ngày bên đống giấy tờ sổ sách để tìm kiếm một thông tin, một tư liệu về một cá nhân trong cơ quan, xí nghiệp…thì giờ đây với phần mềm THVP người sử dụng chỉ mất vài phút là có thể tìm kiếm được toàn bộ thông tin cần thiết. Do sự thông dụng và tiện lợi của THVP trong công việc cũng như trong cuộc sống mà có đến 80% nhân viên văn phòng sử dụng nó phục vụ cho công việc của họ. 47 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1 Phần 1: GIỚI THIỆU CHUNG: 1. Tổng quan về máy tính. ....................................................................................... 2 2. Ứng dụng của tin học văn phũng. ........................................................................ 3 3. Quan điểm chọn đề tài. ........................................................................................ 4 Phần 2: NỘI DUNG A. KHÁI QUÁT CHUNG. ....................................................................................................... 6 I. WINDOWS LÀ GÌ? ................................................................................. 6 1. Khởi động Windows. ........................................................................................... 6 2. Một vài biểu tượng quan trọng của màn hình. ..................................................... 7 3. Các thao tác cơ bản của chuột. ........................................................................... 7 4. Thoát khỏi Windows và tắt máy. .......................................................................... 8 II. CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD. 1. Vài nét về Microsoft Word. .................................................................................. 9 2. Ứng dụng của Microsoft Word. ........................................................................... 10 2.1. Kết hợp thư (Mail Merge). ........................................................................... 10 2.2. Phương pháp sao chép khối. ........................................................................ 18 2.2.1.Khối văn bản là gì? ............................................................................. 18 2.2.2.Sao chép một khối. .............................................................................. 19 2.2.3.Di chuyển một khối. ............................................................................ 19 2.2.4.Xoá một khối. ...................................................................................... 19 2.3. Một vài công cụ tiện ích cho soạn thảo. ....................................................... 20 2.3.1.AutoCorrect ........................................................................................ 20 2.3.2.AutoText. ............................................................................................. 21 2.3.3.Đánh số trang trong tài liệu. ............................................................... 22 2.3.4.Làm tiêu đề đầu trang chân trang. ....................................................... 22 2.4. Thoát khỏi Word. ......................................................................................... 23 III. CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL. 1. Vài nét về Microsoft Excel. ................................................................................... 24 2. Ứng dụng của Microsoft Excel. ........................................................................... 24 48 2.1.Khởi động Excel. .......................................................................................... 25 2.2.Các kiểu dữ liệu trong Excel. ........................................................................ 26 2.3.Ứng dụng chi tiết. ......................................................................................... 27 2.6. Các hàm thông dụng trong Excel. ................................................................ 34 2.6.1.Các hàm số học và đếm. ...................................................................... 34 2.6.2.Các hàm ngày tháng. ........................................................................... 35 2.6.3.Các hàm về thời gian. ......................................................................... 35 2.6.4.Các hàm Logic. ................................................................................... 35 2.6.5.Các hàm xử lý chuỗi. ........................................................................... 36 2.6.6.Các hàm tìm kiếm. ............................................................................... 36 2.6.7.Các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu. .................................................. 37 2.7.Thoát khỏi Excel. ........................................................................................... 37 B. Ý KIẾN SÁNG TẠO. 1. Cách chèn ảnh màn hình vào tài liệu. ................................................................... 38 2. Cách nhớ nhanh các hàm trong Excel. ................................................................. 38 3. Cách lưu tài liệu tự động. ..................................................................................... 39 4. In mà không thấy số trang. .................................................................................. 39 5. Văn bản của bạn có bao nhiêu từ, dòng, đoạn, trang. .......................................... 40 6. Cách chia tờ A4 làm hai theo chiều dọc. .............................................................. 40 7. Bạn có biết. ......................................................................................................... 41 8. Cách đánh chỉ số trên, chỉ số dưới trong Excel. ................................................... 42 9. Cách sắp xếp tiếng việt theo vàn ABC… trong bảng biểu. ................................... 42 Phần 3: KẾT LUẬN CHUNG. ................................................................................................ 44