Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang

án bộ thống kê tính toán để đưa ra các biểu tổng hợp chung. Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót. Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khó khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê. - Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm. Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khăn chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phương tiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phôc vô quản lý cán bộ công chức. 4.3 Trang thiết bị và con người: Trong những năm vừa qua Sở giao thông vận tải đã trang bị cho tất cả các phòng ban, bộ phận bộ ít nhất một máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt ra ở đây là đội ngũ những người 14 sử dông máy vi tính của các phòng chưa đồng đều và đa số chưa được đào tạo bài bản. Do đó việc đào tạo cũng như việc khai thác những ứng dông của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm một vài thao tác kỹ thuật đơn giản như : Soạn thảo văn bản thông thường,… Chưa phát huy được tính tích cực của công nghệ thông tin cũng như chưa có đủ trình độ, khả năng khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phôc vô cho nhiệm vô của công tác quản lý nói riêng. 4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học. Chưa xây dựng được một cơ sở dữ liệu thường xuyên để dữ liệu luôn được tươi sống. Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau: Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn. Khi có thông tin cần thiết thì do tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài, không đáp ứng được yêu cầu. - Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn. - Nhiều khoản môc thông tin và ghi chép không thống nhất. - Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo, phòng tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc xây dựng chương trình ứng dông tin học trong công tác quản lý nhân sự cho Sở. 15 V.Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới: Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cô trợ giúp hữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát huy tốt năng lực của mình trong công việc. Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ thống cao. Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết công việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phôc được tối đa các nhược điểm của hệ thống cũ. Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thế bằng các số liệu trên máy tính sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức giúp cho việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin được nhanh chóng, dễ dàng, chính xác. Giải pháp: KHẢO SÁT - PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ - CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG. Giới hạn của chương trình : Bài toán QL CÁN BỘ CÔNG CHỨC của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang chỉ đi sâu vào công tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của cán bộ công chức trong sở. 16 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ I. Biểu đồ phân cấp chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự của Sở giao thông vận tải Tuyên quang - Phôc vô các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên quan. - Đầu vào của hệ thống gồm có. + Lý lịch cán bộ nhân viên. + Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên. + Quyết định tăng lương. + Quyết định chuyển công tác (đi, đến). - Đầu ra của hệ thống gồm có: + Trích ngang lý lịch. + Danh sách cán bộ nhân viên các phòng. + Danh sách cán bộ lãnh đạo. + Danh sách cán bộ là nam, nữ. + Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu. + Bảng lương của cán bộ nhân viên. Những thông tin chính cần lưu trữ trong chương trình là: Hồ sơ gồm có: 17 Hồ sơ nhân viên + Manv + Họ tên + Giới tính + Năm sinh + Nơi sinh + Dân tộc + Tôn giáo + Nơi thường trú + Nguyên quán + Nơi ở + Số CMND + Nơi cấp + Ngày vào Đảng + Ngày vào cơ quan + Trình độ văn hoá + Trình độ chuyên môn + Hệ số lương + Trình độ ngoại ngữ Quá trình công tác + Từ năm + Đến năm + Nơi công tác + Chức vô Thông tin về đơn vị + Mã đơn vị + Tên đơn vị Quá trình đào tạo + Từ ngày + Đến ngày + Trường đào tạo + Hình thức đào tạo + Nghành + Trình độ Hồ sơ lưu + Họ tên + Năm sinh + Địa chỉ + Quê quán + Năm ra khỏi ngành + Lý do ra khỏi ngành + Trình độ chuyên môn + Học vị + Mã ngành công chức + Chức danh Hệ thống quản lý nhân sự Quản lý lý lịch Tìm kiếm Xử lý hưu Thống kê báo cáo Cập nhập lý lịch In trích ngang lý lịch Cập nhập danh mục Dân tộc Đơn Vị Tính lương Danh sách CBNV chuẩn bị Nghỉ hưu Danh sách CBNV Đã Nghỉ hưu Lưu hồ sơ CBNV Đã Nghỉ hưu Đảng viên Thuộc phòng ĐƠN VỊ Báo cáo lương Tìm kiếm theo Mã Tìm kiếm theo Tên Tìm kiếm theo phòng ban Tìm kiếm theo chức vụ Là Đảng viên Đã có gia đình Theo dân tộc Theo Tôn giao Chức vụ Học Vấn Tôn giáo Chuyên môn Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống. 17  Nhiệm vô các chức năng 1. Quản lý lý lịch: A. CẬP NHẬP LÝ LỊCH. Cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như tiếp nhận cán bộ nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển công tác. B. CẬP NHẬP DANH MỤC. Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như thông tin về lãnh đạo, ngoại ngữ, bậc lương, hệ số lương… C. IN TRÍCH NGANG LÝ LỊCH. In trích ngang lý lịch của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu. 2. Tính lương. Căn cứ vào hệ số lương của từng cán bộ nhân viên kết hợp với phô cấp trách nhiệm cũng như các khoản bảo hiểm lương thực lĩnh của mỗi người sẽ được tính toán. 3. Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin về phòng hay cán bộ nhân viên nào đó với các điều kiện như: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ …. 4. Xử lý hưu: a. Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu b. Danh sách cán bộ nghỉ hưu c. Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu. 5. Thống kê báo cáo: a. Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên. b. Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo. c. Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ. 18 II. Biểu đồ luồng dữ liệu: 2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ nhân viên. Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi đáp các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả đến chủ thể yêu cầu. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện được mối quan hệ của các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tượng của hệ thống còn hai tác Các xử lý Tác nhân bên ngoài Kho dữ liệu Luồng thông tin CÁN BỘ NHÂN VIÊN BAN LÃNH ĐẠO PHÒNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Bổ xung Kết quả Lý lịch Yêu cầu Quyết định Báo cáo 19 nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và lấy ra những thông tin về đối tượng Cán bộ nhân viên. 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau: Danh mục Phòng tổ chức Quyết định Quản lý lý lịch Tính lương Tìm kiếm Báo cáo Xử lý hưu CBNV Lý lịch Hồ sơ lưu Hồ sơ Danh mục Yêu cầu Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Báo cáo Yêu cầu Quyết định Lý lịch Danh sách nghỉ hưu Bổ xung Yêu cầu 20 + Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong cơ quan bao gồm các thông tin về Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo …và quá trình công tác cũng như là qúa trình đào tạo của nhân viên. + Tính lương: Chức năng này sẽ tính lương thực lĩnh được cho các cán bộ, nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang dựa trên hệ số lương, phô cấp trách nhiệm, phần trăm bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội. + Tìm kiếm: Chức năng này giúp người sử dông có thể tìm nhanh được thông tin về nhân viên nào đó. + Xử lý hưu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên đang công tác trong Sở giao thông vận tải Tuyên quang, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hưu thì hồ sơ, lý lịch của họ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ. + In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho người sử dông các báo cáo thống kê theo yêu cầu. 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Ở mức dưới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh. Trong quá trình phân rã phải đảm bảo được giữ liệu ở mức trên và bảo toàn được các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu mới. 21 A. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: + Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách các phòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như: tiếp nhận thêm cán bộ nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác. + Cập nhập danh môc: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị… + In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên theo phòng… Lý lịch bổ xung Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Cán bộ nhân viên Hồ sơ Lý lịch Danh mục Cập nhật lý lịch In trích Ngang lý Cập nhật danh mục Quyết định Quyết định Y/c 22 B. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu: Chức năng quản xử lý hưu bao gồm: + Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu: Dựa trên quy định của nhà nước về độ tuổi nghỉ hưu nam giới là 60 và nữ là 55, những người đến độ tuổi nghỉ hưu sẽ được lựa chọn. + Lưu hồ sơ CBNV nghỉ hưu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hưu, hồ sơ, lý lịch của người này sẽ được chuyển vào kho hồ sơ lưu. + Danh sách CBNV đã nghỉ hưu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu. III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: Ở mức này ta phải xác lập được mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ. Lưu hồ sơ CBNVđã nghỉ hưu Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Ban lãnh đạo Phòng tổng hợp hành chính Danh sách CBNV chuẩn\bị Lưu hồ sơ CBNV đã nghỉ hưu Danh sách đã nghỉ hưu Danh sách Danh sách Hồ sơ Hồ sơ lưu 23 3.1. Thực thể: Là đối tượng được quan tâm (có ích) trong quản lý đối tượng đó có thể là rất cô thể (VD: như một cán bộ , 1 bản lý lịch) hoặc là rất trừu tượng. Các thực thể chính của hệ thống là: + Hồ sơ + Thông tin phòng + Quá trình công tác + Quá trình đào tạo + Quá trình lương + Trình độ ngoại ngữ + Quan hệ gia đình + Thông tin lãnh đạo 3.2 Liên kết : Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể. Có các loại liên kết sau: + Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác. VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên. + Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực thể khác. VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng. + Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với nhiều thực thể khác. VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều nhân viên biết. 3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể. Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc tính sau: + Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng. + Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều. + Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể. 24 VD: MSNV:  Thuộc tính khoá Họ tên  Thuộc tính mô tả Công việc Lương Tổ  Thuộc tính liên kết Phòng *Biểu diễn thuộc tính mô tả CSDL Sở giao thông vận tải Tuyên quang. MANV STT HOTEN MANV GIOI TINH TU NGAY NGAY SINH DEN NGAY NOI SINH MACV MACV MADV MADT MATG QUE QUAN STT ĐIA CHI MANV SO CMTND TU NGAY NOI CAP DEN NGAY DANG VIEN TRUONG DT NGAY VAO ĐANG HINH THUC MADV NGANH MAHV TRINH DO MACM NgNGU VO CHONG MA HT CON TEN HT HESOLUONG GHI CHU BAO HIEM XH BAO HIEM Y TE LUONG TL PC TRACH NHIEM MADV TEN DV MA TG MADT TEN TG TEN DT GHI CHU GHI CHU MAHV TEN HV MACM Nhân viên HOSONV QT CONGTAC QT ĐAO TAO DON VI HINH THUC ĐT TON HOC VAN DAN TOC CHUYEN MON 25 TEN CM Sơ đồ thực thể liên kết: Quá Trình CT Tôn Giáo Đơn Vị Hồ Sơ NV Dân Tộc Học Vấn Chuyên Môn Quá Trình ĐT HìnhThức ĐT 26 CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 1. Mô hình dữ liệu của Microsoft access: Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, có sẵn các công cô hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp cô thể như các bài toán: Quản lý, thống kê, kế toán… Với ACCESS người dùng không phải viết từng câu lệnh cô thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc. Công cô mạnh mẽ của ACCESS cung cấp tương tác cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn. Truy vấn là công cô mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng, khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp được kết quả truy vấn hiện lên màn hình. Phần mã của ACCESS kết hợp với các công cô có sẵn làm cho chương trình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dông thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access là thành phần được sử dông trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft access khá râ ràng và dễ sử dông trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách có hiệu quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau. Những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu. Trong chương trình chúng ta không chỉ quan tâm đến những thông tin riêng rẽ mà còn quan tâm đến những thông tin được tổng hợp từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau. Muốn được những thông tin tổng hợp như vậy, chúng ta cần xác định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu . 27 Cách thiết lập mối quan hệ trong Microsoft access cung cấp cho chúng ta một cách hết sức đơn giản. Microsoft access không những cho phép các trường kết nối của hai bảng dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft access. Đó là tự động cập nhập thay xoá những thông tin có liên quan trong cơ sở dữ liệu. Nếu chúng ta cập nhật thông tin mà vi phạm những nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì access sẽ tự động điều chỉnh để các ràng buộc toàn vẹn không bị phá vì sẽ báo lỗi cho chúng ta biết. Để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu ta chọn môc enforce Refrencial Intergrity. Cascade Delete cho phép xoá những mẩu tin có liên quan khi một mẩu tin bị xoá các Cascade Update sẽ sửa tất cả các giá trị tương ứng trong bảng có liên kết nếu các giá trị khoá bị sửa đổi. Để đặt kiểu liên kết trong hay liên kết ngoài, ta bấm chọn Joint type… thể hiện khung Joint propeties rồi thực hiện nốt công việc. Đặt các tính chất cho quan 28 2. Giao diện của Microsoft access: Cũng như tất cả các phần mềm chạy trên môi trường Windows, Microsoft access cung cấp cho người sử dông một môi trường trực quan thuận tiện đó là giao diện đồ hoạ, giao diện đồ hoạ giúp cho người sử dông làm việc một cách râ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với người sử dông do cách trình bày dễ hiểu. 3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. Microsoft access cung cấp các công cô mạnh có thể giải quyết hầu hết những vấn đề áp dông cơ sở dữ liệu nhờ các công cô có sẵn. Mỗi cơ sở dữ liệu bao gồm 6 thành phần: bảng dữ liệu (Table), bảng truy vấn (Query),biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (module). Thiết lập kiểu liên 29 3.1. Bảng dữ liệu (Tables): Các dữ liệu nguồn được lưu giữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhau gọi là Tables, các bảng này phải được thiết lập trước khi sử dông. Những quan hệ giữa các bảng bao gồm 3 loại quan hệ cơ bản. Dữ liệu của các bảng là dữ liệu thực tế và các kho hồ sơ. Các bảng được thiết lập để lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết, đồng thời đảm bảo không dư thừa dữ liệu. Việc hoàn thành các bảng dữ liệu là hoàn thành cơ bản, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu. Khi nhập dữ liệu vấn đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng. Microsoft access có khả năng giúp chúng ta quy định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữ liệu được nhập không đúng quy định. Điều này được thực hiện khi thiết kế một bảng dữ liệu. Cấu trúc của mỗi trường một bảng gồm 3 phần, khi thiết kế và mỗi trường có đặc tính riêng của mình. Đó là tên các trường, biểu dữ liệu của trường và phần mô tả dữ liệu . Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. - Text: Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự. - Memo: Kiểu văn bản. - Number: Kiểu số, có thể là một byte, Integer, long integer, single. - Date/Time: Kiểu ngày giờ. - Curency: Kiểu tiền tệ Các thành phần của một cơ sở dữ 30 - Counter: Biến đếm - Yes/No: Đúng/ sai - Ole: Nhúng và kết nối đối tượng. Một đối tượng dữ liệu của phần mềm khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft access. Tính chất của các trường. Fied size: Kích thước của trường được tính bằng Byte. Format: Hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo một dạng thức. Input mask: Quy định khung nhập dữ liệu hiển thị các ký tự mà người sử dông định sẵn trong khuôn mẫu, giúp người sử dông không phải đánh vào các ký tự khi nhập dữ liệu. Decimal places: Quy định nhập ký tự phần thập phân phần lẻ đối với vùng số học. Caption: chú giải, quy định một chuỗi ký tự dùng làm nhãn của vùng dữ liệu, nhãn này sẽ hiện ra cùng với ô dữ liệu trong các báo biểu và biểu mẫu. Default value: Trị mặc nhiên quy định mặc nhiên để Microsoft access tự động gán cho vùng khi người sử dông thêm một mẩu tin mới vào bảng. Validation rule: Quy tắc kiểm hợp lệ quy định giới hạn của dữ liệu. Validation Text: Văn bản kiểm hợp lệ. Nội dung của thông báo khi người sử dông nhập liệu không đúng giới hạn cho phép. Required: yes nếu bắt buộc phải nhập vào dữ liệu. Allow Zero Length: Cho phép chiều dài rỗng. Chọn yes nếu trường cho phép giá trị Null đối với vùng kiểu Text hoặc Memo. Indexed: Vùng chỉ môc. Cách đặt khoá chính cho bảng: 31 Chọn các trường được dùng làm khoá chính rồi chọn EDIT – Set Primarykey. Ngoài cách tạo lập một bảng một cách thủ công như trên thì Microsoft access còn cung cấp công cô Table Wizard giúp người sử dông tạo lập bảng dữ liệu theo sự hướng dẫn từng bước của công cô này. Tuy nhiên mỗi chương trình có những yêu cầu riêng, nhất là tên trường của bảng, do vậy, công cô này ít được sử dông khi tạo lập các bảng. Đối với báo biểu hay biểu mẫu, thì công cô Wizard lại rất hay được dùng tới, nhưng thông thường thì thiết kế với Design View. 3.2. Bảng truy vấn (Query). a. Giới thiệu chung về bảng truy vấn: Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy xuất dữ liệu với điều kiện của người dùng một cách nhanh chóng và điều này Microsoft Access làm cho người sử dông hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu tuyệt vời. Người sử dông có thể xem và phân tích dữ liệu từ một thành phần khác gọi là bảng truy vấn. Đó là một loại bảng mà dữ liệu của nó được lấy ra từ một hay nhiều bảng dữ liệu đáp ứng yêu cầu của người truy vấn. Việc tạo một bảng truy vấn rất đơn giản và dễ hiểu. Ta chỉ cho access lấy dữ liệu từ đâu và lấy những gì. Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã được thiết lập sẵn để rút ra các thông tin mà ta yêu cầu. Khi một bảng truy vấn được thực hiện song song những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của người sử dông sẽ được tập hợp trong một bảng dữ liệu gọi là Dynaset. Gọi chúng là những bảng dữ liệu động vì trên thực tế Dynaset chỉ được thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy vấn (Run query). Những thông tin trong Dynaset, thay đổi theo sự thay đổi của các thông tin chứa trong các bảng dữ liệu. 32 Nhờ sử dông các bảng truy vấn ta có thể lọc được những thông tin cần thiết từ các bảng dữ liệu nguồn. Microsoft access cung cấp cho người sử dông một số Query có công dông và hiệu quả sau: * Bảng truy vấn lựa chọn (Select Query): Là bảng truy vấn được nhiều người sử dông nhất,hình thức của nó giống như một bảng dữ liệu . Dữ liệu của bảng truy vấn được lựa chọn từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau của cơ sở dữ liệu . Người sử dông có thể tham khảo, phân tích dữ liệu cũng như điều chỉnh dữ liệu ngay trên bảng truy vấn hay sử dông bảng truy vấn như là dữ liệu cơ sở cho một tác vô khác. * Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả truy vấn theo dạng hàng cột có tiêu đề, giống như một bảng tính. Với bảng truy vấn này, người sử dông có thể tập hợp một số lượng lớn dữ liệu trong một bảng dưới dạng dễ tham khảo hơn. * Bảng truy vấn hành động (Action Query): Bảng truy vấn này giúp người sử dông thực hiện những thay đổi với nhiều mẩu tin cùng một lúc. Họ cũng có thể sử dông bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẩu tin trong một bảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẩu tin trong một bảng dữ liệu. *Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợp những vùng tương ứng của hai hay nhiều bảng. * Bảng truy vấn chuyển nhượng (Passthrough Query) : Gửi những lệnh tới một cơ sở dữ liệu SQL. * Bảng truy vấn khai báo dữ liệu (Data - Definitiol Query): Dùng để tạo, thay đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu của Microsoft access bằng cách dùng các lệnh SQL. 33 Tuy nhiên vì yêu cầu của chương trình không đòi hỏi những thông tin quá phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong những cơ sở dữ liệu của chương trình quản lý nhân sự chúng ta chủ yếu sử dông loại truy vấn chọn lựa và bảng truy vấn tham khảo chéo. b. Các công dông của Query: Microsoft Access cung cấp cho người sử dông rất nhiều sự uyển chuyển trong việc tạo lập các bảng truy vấn. Bằng cách sử dông bảng truy vấn, người sử dông có thể: - Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Người sử dông không cần phải bao hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng truy vấn. - Lựa chọn những mẩu tin: Người sử dông có thể quy định những tiêu chuẩn theo đó chỉ có các mẩu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới được hiển thị trong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), người sử dông có thể tham khảo những mẩu tin theo một thứ tự quy định. - Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Người sử dông có thể sử dông để thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó có liên quan đến dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong một bảng Datasheet . Người sử dông cũng có thể hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác. - Thực hiện các phép tính: Người sử dông có thể tạo những vùng dữ liệu mới, trong đó chứa k ết quả của những phép tính. - Sử dông các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo cáo và các bảng truy vấn khác. Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu hoặc báo cáo người sử dông có thể tạo một bảng truy vấn rồi dùng bảng truy vấn này 34 như một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà người sử dông sẽ tạo lập. - Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu: Người sử dông có thể đồng thời thực hiện việc cập nhật, xoá, nhập thêm các mẩu tin mới bằng cách dùng một bảng truy vấn hành động. Người sử dông cũng có thể sử dông một bảng truy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những mẩu tin lấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có trước. c. Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft access: - Xác định các bảng và các trường tham gia: Muốn tạo bảng truy vấn, đầu tiên người sử dông phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này được lấy từ đâu. Người sử dông sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy vấn khác để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn. Ví dô: Thiết kế bảng bảng truy vấn đưa ra cán bộ, nhân viên của một đơn vị , bảng tham gia gồm có bảng hồ sơ nhân viên và bảng đơn vị. - Lập tiêu chuẩn chọn lựa: Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và dư thừa dữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn chọn lựa. d. Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn: 35 Access cho phép chúng ta thiết lập các thuộc tính cho từng trường của bảng truy vấn cũng như cho toàn bảng truy vấn. Các thuộc tính của từng trường quy định cách thức trình bày dữ liệu, các thuộc tính Query quy định cách thức hoạt động của nó. e. Thực hiện các phép tính trong bảng truy vấn: Trên thực tế chúng ta thường gặp những câu hỏi đặt ra đối với từng nhóm dữ liệu. Access cung cấp cho chúng ta một số phép tính để thực hiện đối với những nhóm mẩu tin bao gồm các hàm sau: - Sum: Tính tổng các giá trị trên một trường kiểu số: - Avg: Tính giá trị trung bình của một trường. - Min: giá trị nhỏ nhất của một trường. - Max: giá trị lớn nhất của một trường. - Count: Đếm số mẩu tin trong trường. - First: Giá trị của trường ở mẩu tin đầu tiên. - Last: Giá trị của trường ở mẩu tin cuối. f. Sắp xếp các mẫu tin theo thứ tự: g. Quy định các tham số: Cho phép thay đổi nhiều tiêu chuẩn chọn lựa đối với cùng một Query. Điều này làm cho việc thiết kế cũng như sử dông Query trở lên linh hoạt và thuận tiện hơn, số các tham số dựa vào một Query không hạn chế. 3.3. Biểu mẫu (Form): a. Khái niệm về biểu mẫu trong Microsoft access: Một chương trình phần mềm nói chung, làm việc tốt và chính xác chưa đủ. Một yêu cầu không thể thiếu được là chương trình phải có giao diện đẹp, dễ sử dông và dễ hiểu. Có thể nói thiết kế giao diện là một công việc hết sức quan trọng và quyết định sự thành bại của một chương trình phần mềm. Hiện nay xu thế thiết kế các chương trình phần mềm trên Windows phát triển mạnh. Các 36 chương trình này nhờ có sự hỗ trợ của môi trường đồ hoạ ngày càng trở nên thân thiện hơn. Biểu mẫu là một công cô về dạng thức có thể sử dông để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chính người sử dông và thuận tiện trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với các biểu mẫu người sử dông có thể điều chỉnh dữ liệu (Edit) xem dữ liệu (View) và in dữ liệu (Print). b. Công dông của các biểu mẫu: Các biểu mẫu trong chương trình quản lý nhân sự đưa ra thông tin về hồ sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên. Các thông tin này không những yêu cầu phải chính xác mà còn phải trong sáng, dễ đọc, dễ hiểu và thuận tiện tra cứu đối với người sử dông. Để đạt được môc đích này chương trình cần phải có các những biểu mẫu trình bày thông tin một cách khoa học. Mỗi biểu mẫu thu nhận thông tin từ các bảng nguồn, bảng truy vấn hay các biểu mẫu con và hiển thị lên màn hình hay máy in tuỳ theo yêu cầu của người sử dông. - Các biểu mẫu trong Microsoft access rất linh hoạt, ưu điểm là dễ cập nhật, xem chỉnh sửa và in ấn. - Trong môi tường Microsoft access chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu dưới nhiều hình thức: Văn bản, hình ảnh, đồ thị… với những đường nét màu sắc tuỳ chọn. Thông tin đưa ra cũng có thể được chọn lọc hay đưa ra theo một thứ tự tuỳ ý. Điều này hoàn toàn phô thuộc vào người thiết kế chúng. Biểu mẫu trong Microsoft access có rất nhiều công dông. - Biểu mẫu cung cấp một khả năng thuận tiện cho người sử dông để quan sát dữ liệu. Chúng ta có thể xem xét thông tin của biểu mẫu dưới nhiều hình thức khác nhau. - Sử dông các biểu mẫu để giảm bớt thời gian cũng như sự phức tạp khi nhập dữ liệu. 37 - Biểu mẫu còn cung cấp các ô điều khiển tính toán giúp chúng ta trong việc tổng hợp thông tin. c. Các đối tượng được sử dông trong biểu mẫu: Các đối tượng dùng trong biểu mẫu rất đa dạng chúng có thể là các ô điều khiển như Text Box, Label, Combo Box, Option Button, các hình ảnh, đồ hoạ… Các ô điều khiển trong Microsoft access có thể thuộc loại Unbound Control hoặc Bound Control. Unbound Control là những những đối tượng không gắn với môi trường nào trong các bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Ta xem xét các đối tượng thường được xử dông trong biểu mẫu: - Các hộp văn bản (Text Box). - Các nhãn (Label) dùng để trang trí biểu mẫu, hiển thị các dòng chữ miêu tả như tiêu đề, chú giải hay những thông tin khác trong biểu mẫu. Ô Label luôn luôn là Unbound Control và giá trị của nó không thay đổi. - Các hình ảnh đồ hoạ: bao gồm ảnh của cán bộ hay hình ảnh để trang trí. - Các hộp Combo và hộp danh sách. - Các nút chọn: Có thể là chọn một vài giá trị hoặc chỉ là một trong số các giá trị đưa ra. - Các nút lệnh: Các nút lệnh mà khi có một biến cố xảy ra trên nó thì nó sẽ thực hiện một sự kiện để đáp ứng biến cố đó. Các biến cố có thể nhấn chuột đơn, kép, di chuột, nhân vào các phím Short cut…Các sự kiện có thể có rất nhiều loại như mở một biểu mẫu thực hiện một Macro, Query. - Sub form (biểu mẫu phô): Thực chất đây là một phương pháp đưa dữ liệu từ nhiều bảng có quan hệ với bảng dữ liệu nguồn của biểu mẫu chính vào một biểu mẫu, gọi là biểu mẫu chính. Phương pháp này đặc biệt có hiệu quả khi 38 dùng kết nối khi dùng kết nối dữ liệu của những bảng có quan hệ một – nhiều. Thông tin ở phía bên một sẽ được đưa vào biểu mẫu chính, và thông tin ở phía bên nhiều sẽ được đưa vào biểu mẫu phô. Như vậy khi hiển thị biểu mẫu ở dạng FormView thì những thông tin ở phía bên nhiều sẽ có quan hệ với mẫu tin tương ứng của bảng phía bên một sẽ được trình bày. Điều này rất thuận tiện để kết nối dữ liệu, chẳng hạn khi xem toàn bộ quá trình công tác của một cán bộ nào đó thì chỉ cần đưa ra các thông tin cá nhân của cá nhân cán bộ đó vào biểu mẫu chính còn các thông tin về quá trình công tác được đưa vào biểu mẫu phô. Việc thiết kế một biểu mẫu phô cũng tương đương việc thiết kế một biểu mẫu chính. Nguồn dữ liệu của các biểu mẫu phô này là bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn và để có thể xem tất cả các thông tin liên quan đến thông tin ở biểu mẫu chính ta có thể thiết kế biểu mẫu phô ở dạng Data Sheet, đồng thời phải chỉ ra trường kết nối ở các môc LinkChildField (của biểu mẫu phô) và LinkMasterField(của biểu mẫu chính). Trên đây là những đối tượng chủ yếu được dùng trong chương trình. d. Đặt thuộc tính cho các đối tượng của biểu mẫu chung cho các biểu mẫu: - Đặt Font , kiểu, cì chữ. - Đặt mầu chữ, mầu nền của đối tượng, của biểu mẫu - Đặt tên đối tượng - Chỉ ra nguồn dữ liệu cho Access biết đối tượng này lấy dữ liệu từ đâu. - Quy định cho biết có thể chỉnh sửa dữ liệu hay không. 3.4. Báo biểu (Report): a. Các khái niệm về báo biểu và công dông của nó Ngoài việc sử dông biểu mẫu dùng để trình bày dữ liệu Microsoft access còn cung cấp một đối tượng khác rất thích hợp cho việc tạo các bản báo cáo có 39 dữ liệu là các báo biểu (Report) công cô này tạo nhiều khả năng linh hoạt và đặc biệt thuận tiện trong công tác tạo và in ấn các bản báo cáo, bản tổng kết. Trong một báo biểu người sử dông có thể tổ chức thông tin quy định dạng thức in sao cho phù hợp với yêu cầu về thông tin cũng như mỹ quan của người sử dông, người sử dông có thể dùng nhiều thành phần thông tin khác nhau để thiết kế bản báo biểu của mình, chẳng hạn như chữ, số, hình ảnh, đồ thị và những trang trí khác… Khi sử dông Access người sử dông có thể sử dông báo biểu để : - Tổ chức và trình bày dữ liệu theo từng nhóm - Tính toán cộng từng nhóm hoặc tổng các tính toán khác. - Bao hàm biểu mẫu , báo biểu con, đồ thị… trong báo biểu. - Trình bày dữ liệu dưới dạng hấp dẫn hơn. b.Các đối tượng trong báo biểu: Các đối tượng điều khiển trong báo biểu cũng tương tự như trong biểu mẫu. 3.5. Macro: a. Khái niệm và công dông của nó: Macro là một lệnh hoặc một nhóm lệnh quy định sẵn để mỗi khi gọi ra thi hành (bằng một cách bấm một phím quy định hoặc một nút chuột) nó sẽ giúp người sử dông thực hiện liên tiếp một hay nhiều tác vô cùng một lúc một cách tự động. Mỗi tác vô mà người sử dông quy định trong Macro để MS ACCESS thi hành được gọi là “một hành động” (action). MS ACCESS cung cấp 47 hành động để người sử dông có thể lựa chọn mỗi khi người sử dông muốn tạo ra một Macro trong cơ sở dữ liệu của mình khi người sử dông cho chạy một Macro MS ACESS sẽ thực hiện một hành động theo thứ tự mà người sử dông đã quy định trong Macro. Những hành động đó 40 tác động lên những đối tượng dữ liệu do chính người sử dông quy định trong Macro. Trong một Macro người sử dông có thể thi hành một Macro khác, Macro cung cấp cho người sử dông rất nhiều thuận lợi. Về nguyên tắc bất kỳ một tác vô nào mà người sử dông phải thực hiện, tốt nhất là nên dùng một Macro. Việc tự động hoá thi hành một tác vô mà người sử dông phải thực hiện sẽ nâng cao tính hiệu quả và sự chính xác của dữ liệu. Với Macro người sử dông có thể: - Điều khiển các biểu mẫu và báo biểu hoạt động đồng thời. - Tìm và lọc thông tin một cách tự động. - Xác định giá trị của những ô điều khiển trong biểu mẫu. Người sử dông có thể gán kết quả tính toán hoặc một dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác cho một ô điều khiển trong biểu mẫu. - Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. - Tự động hóa việc chuyển dữ liệu. - Tạo một môi trường sử dông riêng cho người sử dông khi sử dông MS ACCESS. Người sử dông có thể dùng một Macro để mỗi khi mở cơ sở dữ liệu áp dông của mình thì sẽ tự mở một loạt truy vấn, biểu mẫu, báo biểu. Có thể thấy Macro giống như một chương trình chứa các lệnh tuần tự. Nhưng Macro trong Microsoft access không đơn thuần là việc ghi lại các chuỗi các phím tự động thực hiện các công việc lặp lại, trong thực tế nó có thể thực hiện nhiều chức năng thay cho việc phải viết mã một đoạn chương trình sử dông một Macro đôi khi có hiệu quả hơn việc viết mã nguồn để thực hiện cùng một công việc vì Macro có tính chính xác cao hơn và tiết kiệm thời gian hơn so với việc viết chương trình. 41 b. Tạo một Macro: Người sử dông có thể tạo một Macro bằng cách tạo một cửa sổ Macro trong cơ sở dữ liệu hoặc từ công cô Menu Builder… Tại cửa sổ Macro chọn một hành động trong số các hành động được cung cấp tại môc Action của cửa sổ thiết kế Macro. Đối với mỗi hành động khác nhau thì các tham số tương ứng sẽ khác nhau. Hành động ở đây là mở biểu mẫu (Open Form) với các tham số: Tên biểu mẫu, dạng hiển thị, biểu thức lọc dữ liệu, điều kiện, chế độ dữ liệu và chế độ cửa sổ. Trong một số trường hợp người sử dông chỉ cần thực hiện một hành động hoặc một chuỗi hành động thuộc Macro, nếu một điều kiện đặc biệt nào đó thoả mãn. Với một Macro như thế này người sử dông có thể mở một biểu mẫu mà chỉ giới hạn ở những bản ghi cần thiết. Để thuận tiện theo yêu cầu của bài toán ta có thể tạo ra một nhóm các Macro có liên quan đến nhau. Khi định nghĩa một nhóm Macro thì cửa sổ thiết kế có thêm môc Macro Name định nghĩa tên các Macro. Khi thiết kế các đối tượng điều khiển hoặc các thuộc tính ta sẽ gọi các Macro thông qua các tên đặt cho mỗi Macro con. c. Một số ứng dông của Macro * Đối với biểu mẫu: Các Macro có nhiều ứng dông trong các biểu mẫu như: Đồng bộ hóa các biểu mẫu: Khi cần quan sát mối liên hệ giữa hai biểu mẫu hay giữa các bản ghi trên hai biểu mẫu, chúng ta có thể sử dông Macro để đồng bộ hoá hai biểu mẫu này. Khi tạo Macro chúng ta phải quyết định biểu mẫu nào quyết định tính đồng bộ của chúng và biểu mẫu nào là biểu mẫu liên 42 hệ . Điều kiện này được áp dông thông qua các tham số Filter Name và Where Condition. Ngoài ra Macro còn được sử dông để hiển thị đồng thời hai biểu mẫu có liên quan tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật hay chỉnh sửa dữ liệu - Macro dùng để cập nhật dữ liệu: Có thể sử dông Macro để cập nhật dữ liệu của một ô điều khiển của một biểu mẫu này bằng giá trị ô điều khiển của một biểu mẫu khác. Hoặc có thể cập nhật ô điều khiển lệ thuộc vào một giá trị của ô điều khiển của một biểu mẫu khác. - Macro phản ứng theo sự kiện của biểu mẫu: Khi làm việc với một biểu mẫu Access có thể nhận biết sự kiện nào đó đang xảy ra. Những sự kiện có thể có một đáp ứng thích hợp với nó như các sự kiện OnClick, Onchange…Sử dông Macro là một phương pháp hiệu quả để đáp ứng với mỗi sự kiện đó. -Tự động chuyển đến một điều khiển:để làm cho việc sử dông biểu mẫu trở nên dễ dàng và tăng tốc độ nhập dữ liệu , ta có thể dùng Macro để tự động chuyển dến một điều khiển của biểu mẫu hiện thời. - Sử dông Macro trong việc in dữ liệu: chức năng in của Macro có thể sử dông để in các biểu mẫu, các báo biểu và các bảng dữ liệu. Nó hỗ trợ cả việc xác định bản in, mật độ in, phạm vi in. * Đối với cơ sở dữ liệu: Macro có thể dùng để: - Lựa chọn các bản ghi: Trong một số ứng dông của cơ sở dữ liệu không phải lúc nào cũng cần xem hết các bản ghi, đôi khi ta chỉ cần xem một số bản ghi cần thiết, khi đó việc lựa chọn số bản ghi là cần thiết. Có nhiều cách để lựa chọn bản ghi, dùng Macro là một cách có hiệu quả. - Tìm kiếm bản ghi - Hợp thức hoá dữ liệu. 43 CHƯƠNG IV NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic: Ngôn ngữ lập trình BASIC(viết đầy đủ là Beginner’s All-purpose Symbolic Intuction Code) được phát triển và năm 1965 tại Dartmouth College(Mỹ) ban đầu là một ngôn ngữ thông dịch, tác giả Kemeny và Kuzt. Lúc bấy giờ so với các ngôn ngữ lập trình lâu đời có trước đó như FTRAN, COBOL, PL/1 thì BASIC tỏ vẻ vượt trội về tính đơn giản, dễ học và có cú pháp khá gần gũi với ngôn ngữ con người, với các thông dịch như GW-BASIC, BASICA và sau này là biên địch QBASIC của Microsoft trên nền DOS. Vì vậy BASIC được dùng như là ngôn ngữ khởi đầu cho việc lập trình, đối tượng học thường là sinh viên, những người yêu cầu một ngôn ngữ đơn giản để bắt đầu làm việc nhập môn lập trình. Tuy nhiên, sự đơn giản lại làm cho BASIC có những hạn chế khá lớn và lập trình viên đã gặp nhiều khó khăn khi lập trình những bài toán phức tạp. Vào đàu những năm 1970, sau khi ngôn ngữ PASCAL-một ngôn ngữ cao cấp có cấu trúc và định kiểu mạnh mẽ – do giáo sư Niklaus Wirth(ĐHKT Zurich, thuỵ sỹ)ra đời, cũng với môc đích làm ngôn ngữ dạy học cho sinh viên. PASCAL giúp cho người học có thói quen viết một chương trình sáng sủa, râ ràng, dễ hiểu và dễ đọc cho cả người khác. Điều đó BASIC không đáp ứng được, dẫn tới nó bị mất đi vị trí của mình trên giảng đường đại học.cho tới ngày nay trải qua nhiều cải tiến đáng kể BASIC vẫn được sử dông, nó hiện được cài đặt và phổ biến trên các máy tính IBM PC và 44 tương thích. Xu hướng phát triển tiếp theo của BASIC là cấu trúc hoá ngôn ngữ này và tiếp cận dần với PASCAL. Một tiêu chuẩn mới đã được các tác giả soạn thảo ra với tên là TRUE BASIC trong tương lai sẽ được cài trên máy tính. Khi hệ điều hành đồ hoạ đa nhiệm Microsoft Windows ra đời, đánh dấu sự phát triển quan trọng của BASIC trên một bình diện mới với tên gọi Visual Basic. Đó là sự thay đổi trong Qbasic nhằm hỗ trợ phát triển GUI(Graphic User Interface) trên nền Windows 3.0 tạo nên phiên bản đầu tiên của Visual Basic. Cho tới Visual Basic 4.0, chuyển sang lập trình trên nền COM(COM-based progamming) hình thành các cấu trúc xây dựng DLL. Khi Visual Basic 5.0 đời, nó phát triển để hỗ trợ việc xây dựng các COM Cotrol. Bắt đầu từ phiên bản này, Visual Basic đã có khả năng biên dịch chương trình thẳng ra mã máy côc bộ nhanh và hiệu quả, sử dông cùng một kỹ thuật biên dịch tối ưu hoá của Microsoft Visual C++. Cách biên dịch này cung cấp một số tuỳ chọn để tối ưu hoá, gì rối vốn không có ở phiên bản trước không phải là mã máy có thể chạy ngay được, mà vẫn chỉ là mã giả P-code của Visual Basic. Hiện tại Visual Basic thuộc loại ngôn ngữ thứ tư, phiên bản mới nhất là Visual Basic 6.0 với nhiều cải tiến giúp cho việc lập trình Windows được dễ dàng và mạnh mẽ hơn, cung cấp một mức độ cao hơn của lập trình tự động (dùng cac Wizard). Cũng như C và PASCAL, BASIC là một ngôn ngữ lập trình hoàn thiện với các thành phần cơ bản như : + Các kiểu dữ liệu chuẩn(Number, String, Data/Time, Boolean,…). + Kiểu tự tạo(Use-defind Type)như kiểu bản ghi trong Pascal hay cấu trúc trong C. + Biến mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo. + Các thủ tôc/hàmvào ra trên bàn phím, màn hình. + Các toán tử điều khiển rẽ nhánh và lặp (chu trình). 45 + Các hàm thủ tôc (có khả năng đệ quy). + Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân và văn bản). Tuy nhiên so với các ngôn ngữ lập trình truyền thống như C và Pascal, thì Basic có những điểm khác biệt cơ bản sau: + Về tổ chức : Basic gồm các hàm, thủ tôc độc lập nằm dải rác trong các đơn thể của mẫu biểu hay modul của chương trình. Chúng không tổ chức một chương trình thống nhất như trong C và Pascal. + Về hoạt động: Chương trình Basic hoạt động theo hướng sự kiện. Mỗi khi có sự kiện sảy ra Windows sẽ gửi một thông điệp cho ứng dông. ứng dông đọc thông điệp và thi hành đoạn chương trình đáp ứng sự kiện, nó bắt đầu thực hiện các lệnh và có thể gọi tới một chuỗi của hàm, thủ tôc khác. Nếu không có đoạn chương trình sử lý, ứng dông sẽ bỏ qua sự kiện đó. + Trong Visual Basic có sử dông các khái niệm của lập trình hướng đối tượng như các lớp đối tượng, phương thức, thuộc tính. Nhưng nó lại không hoàn toàn là một ngôn ngữ hướng đối tượng thực sự. + Visual Basic chủ yếu được dùng trong sử lý giao diện, tương tác cơ sở dữ liệu và ứng dông Microsoft office trên Windows, truy cập Internet nhanh. Ngoài ra do tính đơn giản, dễ dùng nên Visual Basic cũng được các đối tượng nhập môn lâp trình Windows. 46 CHƯƠNG V THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 1. THIẾT KẾ CÁC BẢNG (TABLE) Từ kết quả của việc phân tích dữ liệu và thiết kế hệ thống ta xây dựng các bảng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu Access 1.1_TABLE_HSNV ( BẢNG HỒ SƠ NHÂN VIÊN ) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MNV Text 50 Mã nhân viên Hoten Text 50 Họ tên Phai Text 30 Phái MaCV Text 30 Mã chức vô TenCV Text 50 Tên chức vô Dtoc Text 50 Dân tộc Tgiao Text 30 Tôn giáo Ngsinh Date\Time Short Date Ngày sinh Ngquan Text 50 Nguyên quán Qgia Text 50 Quốc gia Nsinh Text 50 Nơi sinh Dchi Text 50 Địa chỉ DThoai Text 50 Điện thoại SoCMND Text 50 Số chứng minh nhân dân Noicap Text 50 Nơi cấp Ngaycap Text 50 Ngày cấp Madv Text 50 Mã đơn vị Tendv Text 50 Tên đơn vị TDhocvan Text 50 Trình độ học vấn 47 NNchmon Text 50 Nghề nghiệp chuyên môn Ngngu Text 50 Ngoại ngữ Vochong Text 50 Vợ chồng Con Text 50 Con cía Hinh OLEobject 1.2_TABLE_CHUYENMON (BẢNG CHUYÊN MÔN) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MaCTDT Text 30 Mã chương trình đào tạo TenCTDT Text 50 Tên chương trình đào tạo 1.3_TABLE_QTCT (BẢNG QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MaNV Text 50 Mã nhân viên Chucvu Text 30 Chức vô Luongcb Number Double Lương cơ bản Phongban Text 50 Phòng ban NgayHL Date/Time Short Date Ngày hưởng lương 1.4_TABLE_QTDT (BẢNG QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MaNV Text 50 Mã nhân viên MaHocvan Text 50 Mã học vấn Hocvan Text 50 Học vấn MaChmon Text 50 Mã chuyên môn 48 Chmon Text 50 Chuyên môn MaHeDT Text 50 Mã hệ đào tạo Hedaotao Text 50 Hệ đào tạo Tungay Date/Time Short Date Từ ngày Denngay Date/Time Short Date Đến ngày 1.5- TABLE_DAN_TOC (BẢNG DÂN TỘC) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MADT Text 50 Mã dân tộc TenDT Text 50 Tên dân tộc 1.6- TABLE_HOC_VẤN(BẢNG HỌC VẤN) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MaHV Text 50 Mã học vấn TenHV Text 50 Tên học hàm 1.7- TABLE_NGACH_CONG_CHUC(BẢNG NHẠC CÔNG CHỨC) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) NgachCC Int 4 Mã ngạch công chức Ten ngach Text 50 Tên ngạch 1.8- TABLE_GIOI_TINH (BẢNG GIỚI TÍNH) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) Gioitinh Int 4 Giới tính 49 TenGT Text 50 Tên giới tính 1.9_HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG (BẢNG QUÁ TRÌNH ĐI NƯỚC NGOÀI) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) Manv Text 50 Mã nhân viên NgayHD Date/Time Short Date Ngày hợp đồng SoHD Text 50 Số hợp đồng LoaiHD Text 50 Loại hợp đồng Ngaybd Date/Time Short Date Ngày bắt đầu Ngayxl Date/Time Short Date Ngày xét lương Bacluong Text 50 Bậc lương Mucluong Text 50 Mức lương SoBHYT Text 50 Số bảo hiểm y tế SoBHXH Text 50 Số bảo hiểm xã hội LuongTL Number Long Integer Lương thực lĩnh ThueTN Text 50 Thuế thu nhập MucBHYT Number Long Integer Mức Bảo hiểm y tế MucBHxh Number Long Integer Múc bảo hiểm xã hội 1.10_TABLE_QUA_TRINHCV (BẢNG QUÁ TRÌNH CHỨC VỤ) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MACV Text 50 Mã chức vô DIENGIAI Text 50 Diễn giải 1.11_TABLE_TONGIAO (BẢNG TÔN GIÁO) Field Name Data Type Field Size Description 50 (Tên trường) (Kiểu) (Kích thước) (Giải thích) MATG Text 50 Mã tôn giáo TENTG Text 50 Tên tôn giáo 1.12_TABLE_DONVI (BẢNG ĐƠN VỊ) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MADV Text 50 Mã đơn vị TENDV Text 50 Tên đơn vị DOCHAI Number Long Integer Độc hại 51 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG 52 2. THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG: 2.1 FORM CHÍNH Gồm các menu trải xuống,thực hiện các chức năng của hệ thống(Nhập hồ sơ, cập nhật danh môc, tra cứu tìm kiếm, Thoát chương trình, báo cáo, Giúp đì...) 53 2.2 FORM NHẬP HỒ SƠ LÝ LỊCH CÁN BỘ: Gồm các form lý lich, quá trình công tác, quá trình đào tạo, quá trình công tác,quá trình lương, quá trình chức vô, quan hệ gia đình, hoàn cảnh kinh tế,khen thưởng, kỷ luật Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xoá, in lý lịch, thoát về form menu. (Lý lịch cán bộ) 54 (Hồ sơ nhân viên) Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xoá, in lý lịch, thoát về form menu. 55 2.3 FORM TÌM KIẾM CÁN BỘ: Tìm kiếm theo các tiêu chí Mã nhân viên, chức vô, phòng ban, Họ và tên... 2.4 FORM DANH MỤC ĐƠN VỊ: 56 Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xoá, Lưu, đóng form. 2.5 FORM DANH MỤC CHỨC VỤ: Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xoá, Lưu, đóng form. 2.6 FORM DANH MỤC TÔN GIÁO: 57 Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xoá, Lưu, đóng form. 2.7. FORM DANH MỤC NGOẠI NGỮ: Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xoá, Lưu, đóng form. 2.8. FORM THỐNG KÊ THÂM NIÊN: Nhỏ hơn một năm, từ 1 năm đến 3 năm, từ 3 năm đến 5 năm, lớn hơn 5 năm. Bao gồm các chức năng In ấn, đóng form. 58 KẾT LUẬN Sau một thời gian thực hiện nhiệm vô của đề tài tốt nghiệp dưới sự hướng dẫn của Cô giáo Doãn Hồ Liên đến nay đề tài đã hoàn thiện ở mức độ nhất định. 59 Hệ thống quản lý nhân sự Sở giao thông vận tải Tuyên quang đã được hoàn thành, Giới thiệu bài toán, các bước phân tích thiết kế hệ thống, tìm hiểu bài toán, tạo cơ sở dữ liệu…. đã dược hoàn thành. Trong 10 tuần thực hiện đồ án tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng chương trình quản lý cán bộ công chức huyện Sở giao thông vận tải – Tuyên Quang” được thiết kế trên cơ sở dữ liệu Accesss và ngôn ngữ lập trình Visual Basicc 6.0, chạy trên môi trường Windows do đó nó có những ưu điểm như sau:  Phần đã làm được: - Khảo sát các yêu cầu của đề tài. - Đưa ra đước các chức năng cơ bản của hệ thống. - Phân tích và thiết kế hệ thống theo yêu cầu của bài toán đề ra. - Xây dựng được giao diện người dùng và một số các mô đun.  Kế hoạch tiếp theo của đề tài: - Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống theo yêu cầu đặt ra cầu bài toán. - Thiết kế và lập trình đầy đủ cho các chức năng của bài toán. - Thực hiện quy trình kiểm tra, kiểm thử phát hiện ra các lỗi tiềm ẩn trong hệ thống  Phương hướng phát triển của đề tài: Đề tài: “Quản lý cán bộ công chức Sở giao thông vận tải – Tuyên Quang” là một phần của công tác quản lý cán bộ. Để đảm bảo yêu cầu quản lý cán bộ theo yêu cầu nhiệm vô hệ thống cần phải quản lý đến các đơn vị cơ sở và giải quyết các yêu cầu nhiệm vô mới được Uỷ ban nhân dân tỉnh phân cấp. Đề tài này mang tính thiết thực đáp ứng được yêu cầu về quản lý và có sức hấp dẫn của Công nghệ thông tin. Khi điều kiện về cơ sở hạ tầng kỹ thuật và tài chính cho phép sẽ triển khai đề tài tới tận đơn vị cơ sở. Hình thành một 60 mạng máy tính trên diện rộng nhằm Tin học hoá hoàn toàn công tác quản lý cán bộ. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lập trình Microsoft Visual Basic 6.0- Ngọc Anh Thư : Nhà xuất bản thống kê 2002. 2. Hệ quản trị Microsoft Access 97 - Phạm Văn Ất. 3. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin- Nguyễn Văn Ba: Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội- 2003. 4. Cơ sở dữ liệu – Lê Tiến Vương: Đại học Bách khoa Hà Nội.