Luận văn Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội

+ Thông tin vào của hệ thống + Thông tin ra của hệ thống + Quá trình xử lý + Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viên rất muốn biết nhưng không thể thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy cần phải quan sát hệ thống. Việc quan sát có tác dụng để có một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và các tổ chức các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và chi tiết thao tác khiến cho các phương pháp cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nũa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động. Phương pháp 3 – Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác nhau với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là một phương pháp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho mục đích nghiên cứu nào đó. Có thể áp dụng phương pháp điều tra chọn bộ hay điều tra chọn mẫu. Phương pháp điều tra chọn bộ cho phép thu thập thông tin một cách chính xác nhưng mất nhiều thời gian và công sức, chi phí. Trong thực tế việc áp dụng phương pháp điều tra không toàn bộ, được gọi là điều tra chọn mẫu. Trong phương pháp này là chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kê học, rồi điều tra theo phiếu các đại diện đã được chọn. Sau khi thu thập được kết quả điều tra mẫu sẽ suy ra kết quả cho toàn bộ tổng thể với mức chính xác nào đó 3.2. Mã hóa dữ liệu 3.2.1. Lợi ích của mã hóa dữ liệu Xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý rất cần thiết mã hóa dữ liệu. Việc mã hóa dữ liệu mạng lại những lợi ích cụ thể như: + Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng + Mô tả nhanh chóng các đối tượng + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Mã hóa được xem như là việc xậy dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước, thông thường là ngắn ngọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập một thực thể 3.2.2. Các phương pháp mã hóa cơ bản +) Phương pháp mã hóa phân cấp: Phân cấp các đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiếp sự phân cấp sâu hơn. +) Phương pháp mã hóa liên tiếp: Mã hóa kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc dẫy nhất định. +) Phương pháp mã hóa tổng hợp: Là mã tạo ra khi kết hợp việc mã hóa phân cấp với mã hóa liên tiếp. +) Phương pháp mã hóa theo xeri: Sử dụng một tập hợp theo dẫy gọi là xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo mã quy định +) Phương pháp mã gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng +) Phương pháp mã ghép nối: Chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập con khác nhau với đối tượng được gán mã. 3.3. Công cụ mô hình hóa 3.3.1. Sơ đồ chưc năng nghiệp vụ(BFD – Bussiness Function Datagram) Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của Hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Xử lý Thủ công Xử lý Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Hình 4: Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Các phích vật lý sẽ mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng biểu diễn trên sơ đồ. Có ba loại phích: Phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích sử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Loại thứ 2: Phích kho dữ liệu Loại thứ 3: Phích sử lý Hình 5: Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ một chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên nó không bao hàm được yếu tố thời gian, địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhâp: Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân rã thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để mô hình hóa hệ thông thông tin. Mô hình DFD trợ giúp cho các hoạt động chính phân tích, thiết kế, biểu diễn hồ sơ trong quy trình sản xuất phần mềm. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình sử lý Tiến trình sử lý Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu Hình 6: Các cú pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhìn ra nội dung của hệ thống Phân rã sơ đồ Để mô tả chi tiết phải sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1… 3.4. Thiết kế logic – Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.4.1. Thiết kế các cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra +) Nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu + Không bỏ sót dữ liệu Tên người/bộ phận phát nhận tin + Dữ liệu không trùng lập + Không dư thừa thông tin + Không có sự nhập nhằng + Dữ liệu phải được chuẩn hóa + Tiện, nhanh khi xuất dữ liệu +) Các bước khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Bước 1. Xác định các đầu ra + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra + Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từ đầu ra + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính. Liệt kê toàn bộ thuộc tính thành một danh sách. + Đánh giấu các thuộc tính lắp – là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. + Đánh giấu thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. + Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính có ý nghĩa quan trọng trong quản lý +) Các quy tắc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được có những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính đinh danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chịu phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận khóa thành một danh sách mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tiên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. 3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa +) Khái niệm cơ bản Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức( và cả bên trong lĩnh vực hệ thống) kể cả thông tin mà nó giữ Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể các kiểu khác nhau. Chẳng hạn có thể thấy rằng các mối quan hệ tồn tại giữa khách hàng và một hóa đơn, một hóa đơn và một khoản mục trong hóa đơn, một sản phẩm và một nhà cung cấp sản phẩm. Bản chất của mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên các sử dụng trong việc điều khiển hoạt động công tác. Những mối quan hệ như vậy được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng các đường có mũ tên hoặc dấu có tam giác. Trong một số dạng của quá trình phân tích dữ liệu, việc mô tả mối quan hệ này được viết dưới dạng văn bản bên cạnh của đường( chẳng hạn “thuộc về”, “đặt”,” chứa”…). Trong dạng hiện tại đó là không cần thiết. Ta quan tâm nhiều hơn đến kiều khác nhau của mối quan hệ có thể xuất hiện giữa các thực thể mà các đường này biểu thị Có ba kiểu quan hệ chính được thể hiện dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình thực thể: + Một - một. + Một – nhiều. + Nhiều – nhiều. +) Mối quan hệ Ba kiểu này liên quan với số các thực thể trong một bảng có quan hệ với một hoặc nhiều thực thể trong bảng khác. Các quan hệ này được định nghĩa và mô tả thông qua các ví dụ. Cho hai thực thể A và B có mối liên kết với nhau. Chúng ta có thể phân chia thành ba loại sau đây. Quan hệ một - một ( 1 – 1) là mỗi thể hiện của thực thể A được kết hợp với 0 hay 1 thể hiện của thực thể B và ngược lại. Quan hệ một – nhiều (1 – N) với mỗi dòng trong bảng thực thể A đều có nhiều dòng trong bảng B.Với mỗi dòng trong bảng B chỉ có một và một dòng trong bảng A. Quan hệ nhiều - nhiều ( N – N) là với mỗi thực thể trong bản A có nhiều thực thể trong bảng B.Với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A. Ba kiểu quan hệ trên có thể có nhưng chúng được xem là đơn giản nhất và quan trọng nhất, trong đó kiểu quan hệ một nhiều là quan trọng hơn cả. Mô hình dữ liệu được dùng không chỉ như một công cụ phân tích thiết kế mà còn như một phương pháp để kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu kinh doanh của người sử dụng. 3.5. Thiết kế vật lý ngoài 3.5.1 Mục đích Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Chỉ cần tưởng tượng đến một nhân viên đặt vé máy bay hoặc nhân viên ở một cửa thu ngân của một ngân hàng phải giao tác liên tục với HTTT, một lỗi của thiết kế vật lý (chẳng hạn một biểu khó đọc, một hội thoại không dứt khoát, một thủ tục không thích ứng...) sẽ là nguyên nhân gây ra sự bực bội, chán nản và nhiều khi dẫn tới việc khước từ sử dụng hệ thống. Trong thiết kế vật lý, cần sử dụng tốt những khái niệm của môn tổ chức hợp lý lao động nhận thức, đặc biệt là khi thiết kế các giao tác người - máy. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT và thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hoá mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng HTTT tin học hoá 3.5.2. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài ở đây phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào / ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này. * Một số nguyên tắc thực hiện Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một HTTT phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: - Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. - Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. - Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. - Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. - Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí của người sử dụng. Không bao giờ được quên rằng, HTTT sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng. Phân tích viên phải luôn luôn tiếp tục tính đến khía cạnh chi phí/lợi ích, vì mỗi một đề xuất khi thiết kế luôn đi liền với những chi phí và lợi ích khác nhau. Phân tích viên phải luôn luôn có quan điểm của mình khi chọn giải pháp vật lý tốt nhất. Đối với mỗi giải pháp được xem xét, phân tích viên phải đánh giá lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình, phải so sánh chúng với chi phí phải bỏ ra, nhất là khi các chi phí của giải pháp quá cao. Chẳng hạn khi thiết kế vật lý cần phải lựa chọn giữa máy in đen/trắng hiện đang dùng và việc mua một máy in màu mới. Nếu chọn giải pháp 2 thì phân tích viên phải có chứng tỏ được lợi ích mang lại của việc sử dụng màu lớn hơn chi phí cho việc mua máy in màu. Từ mỗi khía cạnh khác nhau của thiết kế lô gíc, phân tích viên nên đưa ra và xem xét một loạt các giải pháp vật lý, đánh giá chúng để chọn lấy giải pháp nào có lợi nhất. Cũng cần lưu ý rằng, phân tích viên phải luôn luôn ghi nhớ các ràng buộc tổ chức, các ràng buộc công nghệ và tài chính đã xác định trong giai đoạn phân tích chi tiết và đề xuất các phương án của giải pháp. Chẳng hạn, sẽ là vô nghĩa khi phân tích viên xem xét việc mua máy in màu trong khi vì lý do tài chính lãnh đạo đã quyết định không mua các thiết bị tin học mới 3.5.3. Thiết kế vật lý đầu ra Phải lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin đầu ra. Có bốn vật mang tin chính là giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang. Tùy theo yêu cầu của hệ thống thông tin mà phân tích viên có thể vật mang tin một cách phù hợp nhất sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Trong đó việc thiết kế giao diện màn hình là rất quan trọng bởi lẽ người sử dụng hệ thống thướng xuyên tiếp xúc với hệ thống thông qua màn hình. Nguyên tắc để trình bầy thông tin trên màn hình đó là: đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình, chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình, đặt giữa các tiêu đề và sắp xếp thông tin theo trục trung tâm, tổ chức các phần tử của danh sách theo thói quen trật tự quen thuộc trong quản lý. 3.5.4. Thiết kế vật lý đầu vào Mục đích của việc thiết kế đầu vào là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Nó bao gồm lựa chọn các phương tiện và thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Có các quy tắc sau Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạnh màn hình phải giống tài liệu gốc. Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. Không được nhập các thông tin mà Hệ thống thông tin quản lý có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập. Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. Sử dụng các phím Tab để chuyển trường nhập. 3.5.5. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa Một hệ thống thông tin thường thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, tra cứu dữ liệu, xử lý, tính toán dữ liệu để in ra báo cáo. Người sử dụng có quyền chỉ ra những công việc phải làm của hệ thống bằng các giao tác người – máy nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng. Người sử dụng có thể giao tác bằng tập hợp lệnh, bằng bàn phím, bằng biểu tượng xuất hiện trên màn hình. 4. Vận hành của hệ thông tin quản lý 4.1. Hệ thông tin quản lý mang các mệnh lệnh của hệ thống: Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển và hệ tổ chức (HTC). Các hệ thống mà chúng ta đang nghiên cứu là các hệ thống mở và sống, nghiã là phát triển thường xuyên, những phát triển này nói chung là hệ quả của việc xử lý các mệnh lệnh. Nó dựa theo quá trình đã được quy định trước hoặc điều khiển từng bước. Ví dụ: Tính lương được thiết lập bằng cách xây dựng một quá trình điều khiển bắt đầu bằng việc thu nhập các bảng chấm công, tập hợp khối lượng công việc thực hiện của từng công nhân kết thúc bằng việc phân phát phiếu lương và chuyển các lệnh chuyển khoản cho ngân hàng (thông qua mạng). Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà nó cần được kiểm soát và điều chỉnh dựa theo mục tiêu đặt ra và việc tiếp nhận thông tin từ hệ tác nghiệp / sản xuất là cần thiết. HTN / HSX HTT HĐK HTC HQĐ Môi trường thông tin từ các hệ thống HXN Từ viết tắt: HXN: Hệ xác nhận HTN: Hệ tác nghiệp HQĐ: Hệ quyết định HSX: Hệ sản suất HTC: Hệ tổ chức HTT: Hệ thông tin HĐK: Hệ điều khiển HTXN: Hệ thống xác nhận Hình 7: Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định 4.2. Hệ thông tin phối hợp các phân hệ: Hệ Tổ chức - Kinh tế - Xã hội được phân chia thành các phân hệ. Mỗi phân hệ có đầy đủ các đặc tính của một hệ thống (HQĐ - HTT - HTN). Các phân hệ ví dụ như: Nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại lý v.v... tạo thành các hệ thống và hệ thông tin có nhiệm vụ phối hợp các liên hệ này. Hình 8:Hệ thông tin phối hợp các phân hệ Cấu trúc của mỗi phân hệ có thể dựa trên: - Cấu trúc chức năng. - Cấu trúc trực tuyến / phân cấp. - Cấu trúc hỗn hợp (trực tuyến chức năng). 4.3. Hệ thông tin kiểm soát và điều phối hệ thống: Hệ thống điều khiển nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài (có ích và không có ích) cùng thông tin nội. Dựa trên thông tin này mà hệ thống kinh tế xã hội hoạt động. Có ba trường hợp: 4.3.1. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở: Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo là ảnh hưởng đến hệ tác nghiệp. Cung ứng Hành chính Thương mại Vật tư Nhân sự Mãi lực Điều khiển quản lý theo chu kỳ mở Hình 9: Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở 4.3.2. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng: Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể đến hệ quyết định nếu như đã thỏa các điều kiện cần thiết (2). Quyết định hành động được thông qua không, nếu không thông qua sẽ có thông tin đến hệ tác nghiệp (3): Hình 10: Điều khiển quản lý theo chu kỳ đóng Hệ quyết định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp HTXN HQĐ HTT HTN HTXN (3) (2) (2) (1) 4.3.3. Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động": Thông tin đến từ môi trường hoặc hệ tác nghiệp(1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc không (2), kết quả được chuyển ra môi trường(3). Hình 11: Điều khiển theo báo động 5. Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự Con người là nguồn lực quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp. Sự phát triển, thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức đó. Vì vậy công tác quản lý nhân sự đóng vai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Hệ thống quản lý nhân sự tại Phòng Giao Dịch Thành Phố- Chi NhánhNgân hàng Đầu tư và Phát triển Hưng Yên được xây dựng dựa trên chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin của ban lãnh đạo. Nó sẽ có các chức năng chính sau: - Cập nhật danh sách + Danh sách phòng ban + Danh sách dân tộc +Danh sách tôn giáo .. - Hồ sơ HQĐ HTT HTN (3) (2) (1) (1) + Hồ sơ nhân viên + Danh sách khen thưởng kỷ luật + Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng - Hệ thống báo cáo: + Báo cáo danh sách nhân viên. + Lý lịch nhân viên + Danh sách khen thưởng, danh sách kỷ luật. - Hệ thống tra cứu, tìm kiếm… 6. Khái quát về công cụ sử dụng để thực hiện đề tài 6.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 (VB;6.0) là một sản phẩm trong bộ Visual Studio của hãng Microsoft. Nó được ra đời năm 1998 và cho đến nay đã có bản sửa lỗi ServicePack6VB. Đây là ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm hoạt động trong môi trường Windows hay trên mạng Internet. Nó là kế thừa của ngôn ngữ lập trình Basic với những ưu điểm chính như sau: Nó bao gồm mọi đặc điểm của Basic dễ dùng, dễ sử dụng; cung cấp nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ lập trình viên nhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu. Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải, dễ học, dễ sử dụng thành thạo. Các phiên bản của VB6.0 gồm 3 phiên bản: - Learning Edition: Là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau. Tuy nhiên nó không có một công cụ điều khiển có trong các phiên bản khác. - Professional Edition: Là phiên bản thiết kế cho người dùng chuyên biệt. Nó chứa tất cả các tính năng có trong phiên bản trên (Learning Edition) và có bổ sung thêm các thư viện và các công cụ điều khiển. - EnterPrise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các phát triển ứng dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các công cụ để hỗ trợ lập trình theo nhóm. 6.2 Giới thiệu về hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi. Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổ biến như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất. Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic, công cụ này có những ưu điểm: - Cho phép xử lý từng bản ghi trong một tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trên toàn bộ tập hợp bản ghi. - Có thể tạo và điều khiển các đối tượng. - Báo lỗi và xử lý lỗi. - Tạo thủ tục theo ý muốn. - Làm cơ sở dữ liệu dễ bảo trì. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. 1. Các thông tin vào ra của hệ thống  Thông tin vào: - Hồ sơ nhân viên - Quá trình công tác  Thông tin ra: - Số nhân viên trong công ty, thông tin liên quan. - Các bản báo cáo, thống kê của từng nhân viên - Các thông tin đưa ra trong quá trình tìm kiếm: theo mã nhân viên, phòng ban, theo năm sinh. 2. Phân tích hệ thống . 2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống. Hình 12: Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống. Quản lý nhân sự Đăng nhập hệ thống Quản lý hồ sơ Tìm kiếm Báo cáo 2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng chi tiết của hệ thống +) Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý hồ sơ Hình 13: Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý hồ sơ + Cập nhập hồ sơ nhân viên: Bao gồm Xem hồ sơ: Khi muốn xem thông tin gì của từng nhân viên trong phòng. Sửa hồ sơ: Khi có sai sót gì hoặc muốn thay đổi thông tin cá nhân của từng nhân viên, hệ thống sẽ cho phép sửa các thông tin đó. Xoá hồ sơ: Khi có một nhân viên trong công ty nghỉ việc hoặc bị điều chuyển công tác đi nơi khác thì hệ thống sẽ loại bỏ tên nhân viên đó ra khỏi công ty. Thêm hồ sơ: Khi có một nhân viên mới đến thì hệ thống sẽ cho phép thêm thông tin vào danh sách. + Cập nhập danh mục: Khi vào danh mục này ta có cập nhật vào phòng ban, chức vụ, hợp đồng lao động, quê quán, trình độ văn hoá, gia đình, dân tộc… + Cập nhập khen thưởng - kỷ luật: Vào mục này ta có thể biết được những nhân viên nào được khen thưởng và những nhân viên nào bị kỷ luật. Quản lý hồ sơ Cập nhập hồ sơ nhân viên Cập nhập khen thưởng - kỷ luật Cập nhập danh mục +) Biểu đồ phân cấp chức năng tìm kiếm Hình 14: Biểu đồ phân cấp chức năng tìm kiếm +) Biểu đồ phân cấp chức năng báo cáo Hình 15: Biểu đồ phân cấp chức năng báo cáo 2.3. Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh Hình 16: Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh Báo cáo Báo cáo về hồ sơ nhân viên Tìm kiếm Tìm kiếm theo hồ sơ nhân viên Tìm kiếm theo danh mục lương Tìm kiếm theo danh mục phòng ban Nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự Yêu cầu báo cáo Báo cáo Đưa ra thông tin Yêu cầu thông tin Lãnh đạo công ty 2.4. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh Hình 17: Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 3. Báo cáo Yêu cầu tìm kiếm Nhân viên phòng HCNS Hồ sơ nhân viên Truy nhập Trả lời 1.Quản lý hồ sơ Phản hồi 2.Tìm kiếm Yêu cầu gửi báo cáo Trả lời Yêu cầu tìm kiếm Lãnh đạo công ty Thông tin phản hồi 2.5. Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng quản lý hồ Hình 18: Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng quản lý hồ 1.2. Cập nhập danh mục Nhân viên phòng HCNS Nhập hồ sơ nhân viên 1.1. Cập nhập hồ sơ nhân viên Nhập danh mục Báo cáo Tìm kiếm Gửi thông tin tìm kiếm về HSNV 1.3. Cập nhập khen thưởng - kỷ luật Bảng dân tộc Lãnh đạo công ty Gửi quyết định KT- Kl của nhân viên Gửi báo cáo về HSNV 2.7. Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng tìm kiếm Hình 19: Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng tìm kiếm Lãnh đạo công ty 2.1. Tìm kiếm theo HSNV Trả lời tìm kiếm Yêu cầu tk về HSNV Trả lời yêu cầu 2.2. Tìm kiếm theo phòng ban Trả lời yêu cầu Yêu cầu tk về phòng ban Bảng phòng ban Hồ sơ nhân viên 3. Thiết kế hệ thống. 3.1. Thiết kế cơ sỏ dữ liệu 3.1.1. Cấu trúc của các bảng. +) Bảng Hồ sơ nhân viên Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaNS Text 10 Mã nhân sự MaPB Text 10 Mã phòng ban MaCV Text 10 Mã chức vụ Hodem Text 25 Họ đêm Ten Text 10 Tên Gioitinh Text 3 Giơí tính Ngaysinh Date/Time Ngày sinh HKTT Text 20 Hộ khẩu thường trú MaQQ Text 5 Mã quê quán MaDT Text 5 Mã dân tộc TDHV Text 3 Trình độ học vấn MaTPGD Text 4 Mã thành phần gia đình SoCMND Text 9 Số chứng minh nhân dân BHYT Yes/No Bảo hiểm y tế BHXH Yes/No Bảo hiểm xã hội Ngayvl Date/Time Ngày vào làm Dangvien Yes/No Đảng viên Doanvien Yes/No Đoàn viên MaHDLD Text 5 Mã hợp đồng lao động +) Bảng CHỨC VỤ Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaCV Text 5 Mã chức vụ TenCV Text 10 Tên chức vụ +) Bảng PHÒNG BAN Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaPB Text 10 Mã phòng ban TenPB Text 30 Tên phòng ban +) Bảng DÂN TỘC Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaDT Text 10 Mã dân tộc TenDT Text 20 Tên dân tộc +) Bảng QUÊ QUÁN Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaQQ Text 5 Mã quê quán TenQQ Text 10 Tên quê quán +) Bảng KHEN THƯỞNG Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaNS Text 10 Mã nhân sự NgayQD Date/Tim e Ngày quyết định HinhthucK T Text 30 Hình thức khen thưởng Ghichu Text 20 Ghi chú +) Bảng KỶ LUẬT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaNS Text 10 Mã nhân sự NgayQD Date/Tim Ngày quyết định e Hinhthuc KL Text 15 Hình thức kỷ luật Ghichu Text 10 Ghi chú +) Bảng HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG (HĐLĐ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaHDLD Text 10 Mã nhân sự TenHDLD Text 10 Tên hợp đồng lao động Ghichu Text 50 Ghi chú +) Bảng TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN (TDHV) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích TDHV Text 4 Trình độ học vấn TenTDHV Text 15 Tên trình độ học vấn +) Bảng THÀNH PHẦN GIA ĐÌNH (TPGD) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaTPGD Text 3 Mã thành phần gia đình TenTPGD Text 25 Tên thành phần gia đình Ghichu Text 30 Ghi chú 3.1.2. Mối quan hệ giữa các tệp cơ sở dữ liệu Hình 20: Sơ đồ mối quan hệ thực thể giữa các bảng 3.2. Thiết kế một số giải thuật điển hình. 3.2.1. Thuật toán đăng nhập B Nhập tên Người sử dụng Sai Kiểm tra Nhập mật khẩu Đúng Kiểm tra mật khẩu Đúng i<=3 Sai K Hình 21: Thuật toán đăng nhập hệ thống i:=1 Thông báo mật khẩu i:=i+1 Thoát khỏi chương trình Vào chương trình Khi người dùng đăng nhập hệ thống, sẽ có một thuật toán kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đăng nhập với cơ sở dữ liệu có sẵn. Nếu tên đăng nhập và mật khẩu trùng với với cơ sở dữ liệu sẽ cho người sử dụng đăng nhập, chương trình thuật toán kết thúc. Nếu sai sẽ yêu cầu đăng nhập lại. 3.2.2. Thuật toán cập nhật dữ liệu B Nhập mã Mã trống Đúng Sai Đúng Mã đã tồntại? Đúng Nhậplại Sai Sai Đúng Sai Tiếp tục? K Hình 22: Thuật toán cập nhật dữ liệu Mở trang default Thêm trang mới Lưu các thông tin vừa cập nhật Thông báo mã trống Thông báo mã đã tồn tại Đóng trang Người sử dụng mở Form và chọn đối tượng muốn cập nhật dữ liệu. Thuật toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu cập nhật. Nếu đúng cho cập nhật, sửa và xóa dữ liệu. Nếu sai sẽ quay lại lựa chọn đối tượng. Sau khi đã cập nhật dữ liệu, thuật toán sẽ kiểm tra xem có muốn tiếp tục không, nếu có cho tiếp tục chương trình, nếu không kết thúc chương trình. 3.2.3. Thuật toán tìm B Chọn tiêu thức,nhập Từ khóa cần tìm kiếm Đúng Tìm thấy Sai Thông báo không Tiếp Tìm thấy tục Đúng Sai Hiển thị danh mục thỏa mãn K Hình 23: Thuật toán tìm kiếm Truy cập CSDL Người sử dụng muốn tìm kiếm thông tin trong phần mềm, thuật toán cho phép người sử dụng lựa chọn tiêu thức tìm kiếm, đối tượng tìm kiếm. Nếu chương trình tìm được thông tin cần tìm kiếm, thuật toán sẽ hiển thị thông tin và kết thúc. Nếu không tìm thấy thuật toán cho phép quay lại lựa chọn tiêu thức là đối tượng tìm kiếm. 3.2.4. Thuật toán xuất báo cáo B Nhập đối tượng In báo cáo Tổng hợp dữ Liệu thành công Sai Đúng Có in báo cáo không K Hình 24: Thuật toán xuất báo cáo Chọn báo cáo Không có Dữ liệu In báo cáo 3.3. Thiết kế giao diện 3.3.1. Nguyên tắc thiết kế Menu Về mặt từ ngữ mỗi thực đơn phải có tiêu đề rõ nghĩa, từ mực phải mô tả rõ chức năng sẽ được thể hiện. Về mặt tổ chức phân các thực đơn cùng một nhóm vào những mục riêng. Về kích thước và hình thức số lượng các mục trên thực đơn không nên vượt quá chiều dài màn hình, có thể dùng thực đơn nhiều cấp để thay thế cho các thực đơn quá dài. Thực đơn phải sử dụng tiếng Việt có dấu và có phím tắt tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng. Chỉ hiển thị những thực đơn tương ứng với trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người sử dụng, nên làm ẩn những thực đơn không được phép. 3.3.2. Nguyên tắc thiết kế giao diện Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuôn dạng của màn hình gốc. Không bắt người sử dụng phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một chật tự có nghĩa, theo chật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng và theo tầm quan trọng… Không bắt người sử dụng phải nhập các thông tin thứ sinh tức là thông tin có thể tính toán hoặc suy luận ra từ thông tin đã có. Đặt tên cho các ô nhập liệu ở trên hoặc ở bên trái của ô. Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể. Sử dụng phím Tas, Enter để chuyển tới các trường thôn tin tiếp theo. Sử dụng tối đa ba mầu trên một Form chức năng và chỉ tô mầu nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng. 3.3.3. Các giao diện điển hình 3.3.3.1. Giao diện đăng nhập Hình 25: Giao diện đăng nhập hệ thống 3.3.3.2. Form chính Hình 26: Giao diện Form chính 3.3.3.3 Form thêm nhân viên Hình 27: Giao diện Form them nhân viên 3.3.3.4 Form cập nhật danh mục Hình 28: Giao diện Form cập nhật danh mục 5.3.5 Form Tìm kiếm Nhân Viên Sau khi vào chương trình chính, bạn kích vào biểu tượng tìm kiếm thì chương trình “ tìm kiếm nhân viên” sẽ hiện ra Hình 29: Form Tìm kiếm Nhân Viên 5.3.5. Báo cáo Nhân sự Để xem danh sách tất cả nhân viên trong PGD : Vào Menu chọn Báo cáo nhân sự Hình 30: Báo cáo Nhân sự 4.Cài đặt,sử dụng phần mềm và việc hoàn thiện đề tài 4.1. Yêu cầu phần cứng, phần mềm +) Phần cứng Cấu hình tối thiểu + CPU 1.0 Ghz + Ram 256 MB + HDD 40 GB + Moniter 15 inches Cấu hình đề nghị + CPU Pen IV(2.0 Ghz trở lên) + Ram 512 MB + HDD 80 GB + Moniter 17 inches Máy in, mạng nội bộ và internet. Phần mềm Windown 98,Me, XP. Office 2000, 2003. 4.2. Khai thác sử dụng phần mềm. Khi mang phần mềm vào sử dụng mới cần cập nhật thông số trong mục cập nhật bao gồm. + Cập nhật các phòng ban. + Cập nhật dân tộc. + Cập nhật các loại hợp đồng. + Cập nhật trình độ. Sau đó cập nhật, thêm sửa xóa hồ sơ nhân viên trong Form cập nhật hồ sơ nhân viên. Khi nhân viên nghỉ hưu hoặc thôi việc thì Form tương ứng để chuyển hồ sơ sang lưu trữ ở bảng về hưu hoặc thôi việc. Có thể tìm kiếm thông tin nhân viên, các thông tin liên quan qua Form tìm kiếm. Xem, in báo cáo. 4.3. Kế hoạch cài đặt Chương trình sẽ được cài đặt cho từng máy tính của các nhân viên có nhu cầu sử dụng, việc cài đặt sẽ được tiến hành trong khoảng 1 buổi. Với khả năng sử dụng thành thạo vi tính, các nhân viên của phòng sẽ có thể tự cài đặt theo thứ tự sau: B1: Click vào Package→ Setup → OK B2: Chọn đường dẫn C:\Programfiles\quanlynhansu Click vào Button. Nếu muốn thay đổi đường dẫn: chọn Change Directory → Chọn tên đường dẫn→Ok. Cài đặt hoàn thành 4.4. Phương hướng hoàn thiện và phát triển đề tài Phần mềm quản lý nhân sự của phòng Quản ly Đại lý được viết trên ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Với sự phát triển của các ngôn ngữ lập trình như VB.Net, Java… và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server… thì trong tương lai phần mềm quản lý nhân sự này sẽ trở nên lạc hậu cần phải thay đổi cho phù hợp với su thế của công nghệ trong tương lai. Đề tài được phân tích, thiết kế xây dựng một cách cụ thể và chi tiết nên việc thay đổi ngôn ngữ lập trình hay cơ sở dữ liệu, thậm trí là viết lại phần mềm mới cũng sẽ thuật lợi, không mất nhiều thời gian, chi phí như làm lại phần mềm mới hoàn toàn. 5. Đào tạo nhân viên sử dụng chương trình Để sử dụng tốt các chương trình, các chuyên viên sẽ được hướng dẫn cách sử dụng trong khoảng 5 buổi. Theo dự kiến, người hướng dẫn sẽ kết hợp việc chỉ dẫn chung cho mọi người bằng máy chiếu, kết hợp với việc thực hành trực tiếp trên máy tính của các chuyên viên. KẾT LUẬN Nhân lực trong doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém. Đi kèm với sự phát triển của doanh nghiệp, số lượng cán bộ công nhân viên ngày càng tăng lên vì thế công tác quản lý nhân sự gặp phải những khó khăn như việc tra cứu hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên, công tác tuyển dụng lao động… Một phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ giúp cho tổ chức quản lý nhân sự của doanh nghiệp một cách dẽ dàng và thuận lợi. Đề tài xây Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội đã thực hiện được: + Tìm hiểu được quá trình hình thành và những kinh nghiệp đã có của phòng Quản lý Đại lý. Tìm hiểu được sự cần thiết và những tính năng cần có của phần mềm quản lý nhân sự. + Áp dụng những kiến thức cơ bản của hệ thống thông tin trong quản lý cũng như các công cụ phát triển phần mềm để xây dựng đề tài. Xây dựng một cách cụ thể và chi tiết các yêu cầu của phòng Quản lý Đại lý cũng như đòi hỏi chức năng của phần mềm. Thiết kế vật lý, thiết kế giao diện, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kết giải thuật đảm bảo cho tính bền vững của hệ thống. Trên cơ sở đó kết hợp với ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, cơ sở dữ liệu Microsoft Access tạo nên một phần mềm hoàn chỉnh có tính ứng dụng trong thực tế. Giúp cho quá trình quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý trở nên dễ dàng, gọn nhẹ, đáp ứng nhu cầu thực tế về nhân sự. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình “ Hệ thống thông tin quản lý” – TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh NXB Thống kê 2005. 2. Giáo trình “Phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý” – PGS. TS Hàn Viết Thuật. 3. Giáo trình “Cấu trúc dữ liệu và giải thuật” –PGS. TS Hàn Viết Thuận NXB Thống kê 2005. 4. Giáo trình “Cơ sở dữ liệu 1,2” – ThS Trần Công Uẩn NXB Thống kê 2005. 5. Lập trình “Visual Basic 6.0 cơ bản” – TS Đặng Quế Vinh NXB Khoa học Kỹ thuật 2005 . 6. Giáo trình “Kỹ nghệ phần mềm” – PGS. TS Hàn Viết Thuật NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 2010. 7. Giáo trình “Phát triển ứng dụng trong quản lý” – ThS Trịnh Hoài Sơn NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân 2010. PHỤ LỤC Một số đoạn code chương trình Form frm_HoSoNhanVien: Private Sub Form_Load() initial_all_combo_box End Sub Private Sub initial_all_combo_box() Dim check As Boolean cbo_ChucVu.Clear cbo_ChucVu_Value.Clear cbo_PhongBan.Clear cbo_PhongBan_Value.Clear cbo_DanToc.Clear cbo_DanToc_Value.Clear cbo_QueQuan.Clear cbo_QueQuan_Value.Clear cbo_TDHV.Clear cbo_TDHV_value.Clear cbo_TPGD.Clear cbo_TPGD_Value.Clear cbo_HDLD.Clear cbo_HDLD_Value.Clear check = initial_combo_box("tbl_ChucVu", cbo_ChucVu, cbo_ChucVu_Value) check = initial_combo_box("tbl_PhongBan", cbo_PhongBan, cbo_PhongBan_Value) check = initial_combo_box("tbl_DanToc", cbo_DanToc, cbo_DanToc_Value) check = initial_combo_box("tbl_QueQuan", cbo_QueQuan, cbo_QueQuan_Value) check = initial_combo_box("tbl_TrinhDoHocVan", cbo_TDHV, cbo_TDHV_value) check = initial_combo_box("tbl_ThanhPhanGiaDinh", cbo_TPGD, cbo_TPGD_Value) check = initial_combo_box("tbl_HopDongLaoDong", cbo_HDLD, cbo_HDLD_Value) cbo_GioiTinh.AddItem ("Nam") cbo_GioiTinh.AddItem ("Nu") End Sub Private Function initial_combo_box(table As String, cbo As ComboBox, cbo_Value As ComboBox) As Boolean Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection cn.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Persist Security Info=False;data source=" & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from " + table, cn, adOpenKeyset If RecSet.RecordCount > 0 Then cbo.Text = RecSet(1) Do While Not RecSet.EOF cbo.AddItem (RecSet(1)) cbo_Value.AddItem (RecSet(0)) RecSet.MoveNext Loop End If cn.Close initial_combo_box = True End Function Private Function Validate_NgaySinh() As Boolean Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = False If txt_NgaySinh.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap ngay sinh.") Else If share.IsDate(txt_NgaySinh.Text) Then check = True Else MsgBox ("Ngay sinh khong hop le. Hay nhap lai.") End If End If Validate_NgaySinh = check End Function Private Function Validate_NgayVL() As Boolean Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = False If txt_NgayVaoLam.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap ngay vao lam.") Else If share.IsDate(txt_NgayVaoLam.Text) Then check = True Else MsgBox ("Ngay vao lam khong hop le. Hay nhap lai.") End If End If Validate_NgayVL = check End Function Private Function Validate_HoTen() As Boolean Dim check As Boolean check = False If txt_HoTen.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap ho ten.") Else check = True End If Validate_HoTen = check End Function Private Function Validate_SoCMND() As Boolean Dim check As Boolean check = False If txt_SoCMND.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap so chung minh nhan dan.") Else check = True End If Validate_SoCMND = check End Function Form frm_PhongBan: Private Sub bt_Sua_Click() Dim suaPB As New frm_SuaPhongBan Set suaPB.Parent = Me suaPB.MaPB = MSFlexGrid.TextMatrix(MSFlexGrid.RowSel, 1) suaPB.Show End Sub Private Sub bt_ThemMoi_Click() Dim themPB As New frm_ThemPhongBan Set themPB.Parent = Me themPB.Show End Sub Private Sub bt_Xoa_Click() Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = share.DeletePhongBan(MSFlexGrid.TextMatrix(MSFlexGrid.RowSel, 1)) If check Then MsgBox ("Xoa phong ban thanh cong.") Form_Load Else MsgBox ("Xoa phong ban khong thanh cong.") End If End Sub Private Sub Form_Load() Initial_DataGrid Dim str_MaPB As String Dim str_TenPB As String Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim sql As String Dim count As Integer count = 1 sql = "select * from tbl_PhongBan" cn.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Persist Security Info=False;data source=" & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open sql, cn, adOpenKeyset MSFlexGrid.Rows = 1 Do While Not RecSet.EOF str_MaPB = RecSet(0) str_TenPB = RecSet(1) MSFlexGrid.AddItem Conversion.CStr(count) & vbTab & str_MaPB & vbTab & str_TenPB count = count + 1 RecSet.MoveNext Loop End Sub Private Sub Initial_DataGrid() MSFlexGrid.Cols = 3 MSFlexGrid.FixedCols = 0 MSFlexGrid.ColWidth(0) = 400 MSFlexGrid.ColWidth(1) = 2000 MSFlexGrid.ColWidth(2) = 3000 MSFlexGrid.Rows = 0 MSFlexGrid.AddItem "STT" & vbTab & "Ma Phong Ban" & vbTab & "Ten Phong Ban" MSFlexGrid.Rows = 2 MSFlexGrid.FixedRows = 1 End Sub Public Sub load() Form_Load End Sub ShareModule : Chứa các hàm để truy cập dữ liệu 'This contant contains connection string to sql server database 'Private Const ConnectionString As String = "Provider=sqloledb;Data Source=localhost;Initial Catalog=ATM_Management;User Id=sa;Password=123;" Private Const ConnectionString As String = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Persist Security Info=False;data source=" Static Function Authenticate(UserName As String, Password As String) As Integer ' Return 0 as authen false, 1 as normal user, 2 as admin Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim authen As Integer authen = 0 cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from tbl_User Where UserName='" + UserName + "' and Password='" + Password + "'", cn, adOpenKeyset If RecSet.RecordCount > 0 Then If (RecSet(3) = True) Then authen = 2 Else authen = 1 End If End If cn.Close Authenticate = authen End Function Static Function InsertUser(UserName As String, pass As String, Right As Boolean, HoTen As String) As Boolean 'This function inserts a new user into database Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "tbl_User", cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable RecSet.AddNew RecSet!ID = GetId("tbl_User") RecSet!UserName = UserName RecSet!Password = pass RecSet!IsAdmin = Right RecSet!HoTen = HoTen RecSet.Update check = True error_handling: cn.Close InsertUser = check End Function Static Function IsDate(Text As String) As Boolean 'This function checks a string in date format or not On Error GoTo error_handling Dim result As Boolean Dim d As Date result = False d = Conversion.CDate(Text) result = True error_handling: IsDate = result End Function Static Function IsNumber(Text As String) As Boolean 'This function checks a string is number or not On Error GoTo error_handling Dim result As Boolean Dim l As Long result = False l = Conversion.CLng(Text) result = True error_handling: IsNumber = result End Function Static Function IsMoney(Text As String) As Boolean 'Ham nay kiem tra xem 1 chuoi la 1 so thuc hay khong. 'Thuc chat dung de kiem tra so tien nhap vao. 'So tien nhap vao la so thuc. On Error GoTo error_handling Dim result As Boolean Dim l As Long result = False l = Conversion.CDbl(Text) result = True error_handling: IsMoney = result End Function Static Function InsertPhongBan(MaPB As String, TenPB As String) As Boolean 'This function is used to insert a new phong ban into database Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "tbl_PhongBan", cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable RecSet.AddNew RecSet!MaPB = MaPB RecSet!TenPB = TenPB RecSet.Update check = True error_handling: cn.Close InsertPhongBan = check End Function Static Function CheckPhongBanExist(MaPB As String) As Boolean 'ham nay tra ve true neu ma phong ban da ton tai, false neu nguoc lai. Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "select * from tbl_PhongBan where [MaPB]='" + MaPB + "'", cn, adOpenKeyset If RecSet.RecordCount > 0 Then check = True End If cn.Close CheckPhongBanExist = check End Function Static Function DeletePhongBan(MaPB As String) As Boolean 'This function is used to delete an phong ban by MaPB Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open cn.Execute ("DELETE FROM tbl_PhongBan WHERE [MaPB]='" + MaPB + "'") check = True error_handling: cn.Close DeletePhongBan = check End Function Static Function UpdatePhongBan(MaPB As String, TenPB As String) As Boolean 'This function is used to update an phong ban Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open cn.Execute ("Update tbl_PhongBan SET [TenPB] = '" + TenPB + "' WHERE [MaPB] = '" + MaPB + "'") check = True error_handling: cn.Close UpdatePhongBan = check End Function Static Function GetValueFromXML(index As Integer, field As String, xml As String) As String 'Ham nay dung lay ve gia tri cua ban ghi thu index, tai truong field 'xml la chuoi dang xml, dung de chua du lieu tra ve. 'Ham nay se lay gia tri cua cac truong du lieu trong co so du lieu tu 1 chuoi xml. Dim xml_object As New MSXML2.DOMDocument Dim nodeList As MSXML2.IXMLDOMNodeList xml_object.loadXML (xml) Set nodeList = xml_object.selectNodes("/xml/rs:data/z:row") GetValueFromXML = nodeList(index).Attributes.getNamedItem(field).Text End Function Static Function GetPhongBanByMaPB(MaPB As String) As String Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim xml As New MSXML2.DOMDocument cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from tbl_PhongBan Where [MaPB]='" + MaPB + "'", cn, adOpenKeyset RecSet.Save xml, adPersistXML GetPhongBanByMaPB = xml.xml End Function Static Function GetChucVuByMaCV(MaCV As String) As String Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim xml As New MSXML2.DOMDocument cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from tbl_ChucVu Where [MaCV]='" + MaCV + "'", cn, adOpenKeyset RecSet.Save xml, adPersistXML GetChucVuByMaCV = xml.xml End Function Static Function GetDanTocByMaDT(MaDT As String) As String Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim xml As New MSXML2.DOMDocument cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from tbl_DanToc Where [MaDT]='" + MaDT + "'", cn, adOpenKeyset RecSet.Save xml, adPersistXML GetDanTocByMaDT = xml.xml End Function MỤC LỤC. LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI I. SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BẢO VIỆT HÀ NỘI II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. III. CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG BAN 1. Phòng tổng hợp 2. Phòng Tài chính - Kế toán 3. Phòng quản lý đại lý 4. Phòng bồi thường: 5. Phòng nghiệp vị I và II 6. Các phòng kinh doanh nghiệp vụ (phòng bảo hiểm hàng hải, phòng bảo hiểm hoả hoạn và rủi ro hỗn hợp, phòng bảo hiểm rủi ro kỹ thuật). 7. Các phòng khu vực: IV: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ THỨC HIỆN ĐỀ TÀI 1.Tổng quan phát triển của một hệ thống thông tin quản lý 2. Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý 4. Vận hành của hệ thông tin quản lý 5. Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự 6. Khái quát về công cụ sử dụng để thực hiện đề tài CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI PHÒNG QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI 1. Các thông tin vào ra của hệ thống 2. Phân tích hệ thống 3. Thiết kế. 4. Cài đặt,sử dụng phần mềm và việc hoàn thiện đề tài 5. Đào tạo nhân viên sử dụng chương trình KẾT LUẬN DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC