Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý đĩa CD ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa

Lêi më ®Çu Ngµy nay c¸c c«ng nghÖ khoa häc, kü thuËt ngµy cµng ph¸t triÓn nh­ vò b·o trong ®ã khoa häc m¸y tÝnh còng ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ x©m nhËp vµo mäi lÜnh vùc kinh tÕ, x· héi... Tõ viÖc x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh khoa häc kü thuËt lín ®Õn c¸c c«ng viÖc qu¶n lý th­êng nhËt, m¸y tÝnh gióp chóng ta cËp nhËt, t×m kiÕm vµ l­u tr÷ th«ng tin mét c¸ch tèt nhÊt. Nh­ng c¸c phÇn mÒm hç trî cho viÖc sö dông m¸y tÝnh, hay c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶n lý hÇu hÕt cña n­íc ngoµi, ®iÒu nµy g©y rÊt nhiÒu trë ng¹i ®èi víi nh÷ng ng­êi sö dông m¸y tÝnh kh«ng biÕt hoÆc biÕt Ýt tiÕng anh.V× vËy c¸c phÇn mÒm sö dông tiÕng viÖt sÏ gióp ng­êi sö dông cã hiÖu qu¶ h¬n trong c«ng viÖc. Thùc tÕ ®· cho thÊy nhiÒu doanh nghiÖp tõ lín ®Õn nhá ®· ¸p dông cã hiÖu qu¶ c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm tin häc. T¹i c¸c trung t©m ph¸t hµnh b¨ng ®Üa lín, còng nh­ c¸c cöa hµng kinh doanh b¨ng ®Üa t¹i nhiÒu n¬i ®· vµ ®ang øng dông ch­¬ng tr×nh qu¶n lý vµo c«ng t¸c kinh doanh, nh»m môc ®Ých gióp cho ng­êi kinh doanh gi¶m ®i phÇn nµo c«ng viÖc ph¶i thùc hiÖn thñ c«ng nh­ tr­íc ®©y. Do vËy trong ®ît thùc tËp chuyªn ngµnh, em chän ®Ò tµi: "Qu¶n lý ®Üa CD_ROM t¹i cöa hµng kinh doanh b¨ng ®Üa" ®Ó cñng cè kiÕn thøc ®· häc trong tr­êng, n©ng cao kü n¨ng lµm bµi còng nh­ tiÕp cËn trùc tiÕp víi thùc tÕ phôc vô c«ng t¸c sau nµy. Tuy nhiªn do qu¸ tr×nh häc tËp cã nhiÒu khã kh¨n, tµi liÖu häc tËp cßn thiÕu thèn vµ nhËn thøc cßn nhiÒu h¹n chÕ, cho nªn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c thao t¸c kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, rÊt mong nhËn ®­îc sù chØ b¶o gãp ý, bæ sung cña thÇy, c« gi¸o ®· h­íng dÉn chØ b¶o ®Ó em hoµn thµnh phÇn thùc tËp chuyªn ngµnh nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n. Sinh viªn thùc hiÖn Nguyễn Đăng Phòng Ch­¬ng I: Kh¶o s¸t hÖ thèng I. kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ hiÖn tr¹ng. MÆt hµng ®Üa CD-ROM phÇn mÒm còng nh­ c¸c ch­¬ng tr×nh tiÖn Ých kh¸c lµ mét trong nh÷ng s¶n phÈm ®Æc biÖt xuÊt hiÖn trong c¸c mÆt hµng kinh doanh t¹i nhiÒu n¬i nh»m ®¸p øng nhu cÇu sö dông cña mäi tÇng líp trong mäi lÜnh vùc nã bao gåm c¸c lo¹i ®Üa nh­: ®Üa ch­¬ng tr×nh (program), ®Üa phÇn mÒm (software), ®Üa hÖ thèng (system), ®Üa trß ch¬i (games), ®Üa phim (film) ... V× vËy bµi to¸n qu¶n lý b¨ng ®Üa t¹i mét ®¬n vÞ kinh doanh lµ mét bµi to¸n xö lý kÕt hîp gi÷a qu¶n lý danh môc (kiÓu th­ viÖn) víi qu¶n lý xuÊt nhËp (kiÓu kinh doanh hµng ho¸). Do ®©y chØ lµ cïng mét ®¬n vÞ kinh doanh nhá, mÆt kh¸c, mÆt hµng kinh doanh chØ duy nhÊt mét lo¹i lµ b¨ng ®Üa, nªn bµi to¸n ®­îc x¸c ®Þnh gän trong viÖc qu¶n lý danh môc ®Üa vµ hÖ thèng b¸n - nhËp - tån, cßn vÒ phÝa ®¬n vÞ cung cÊp, kh¸ch hµng còng nh­ h¹ch to¸n kinh doanh mµ ta kh«ng ®Ò cËp ®Õn trong ch­¬ng tr×nh nµy. Bµi to¸n chØ tËp trung vµo khai th¸c c¸c khÝa c¹nh nh­: - NhËp ®Üa vµo cöa hµng - B¸n ®Üa cho kh¸ch hµng - Thèng kª l­îng c¸c ®Üa cã trong cöa hµng - Thèng kª danh môc c¸c ®Üa - Thèng kª néi dung c¸c thµnh phÇn ®­îc tÝch hîp trong tõng ®Üa Yªu cÇu cña ch­¬ng tr×nh thiÕt kÕ: - PhÇn mÒm x©y dùng ph¶i dÔ sö dông, dÔ cµi ®Æt vµ hç trî tèi ®a ng­êi dïng trong viÖc thao t¸c trªn phÇn mÒm khi sö dông. - PhÇn mÒm ph¶i giao tiÕp dÔ dµng víi c¸c phÇn mÒm kh¸c nh­ Word, Excel,... còng nh­ dÔ thÝch øng víi c¸c thay ®æi phÇn cøng cña m¸y tÝnh. - PhÇn mÒm ph¶i ®¹t ®­îc møc ®é b¶o mËt tèi thiÓu lµ ng¨n ngõa nh÷ng ng­êi kh«ng cã chøc n¨ng kh«ng sö dông ®­îc phÇn mÒm. Yªu cÇu vÒ d÷ liÖu: - D÷ liÖu ph¶i ®­îc thiÕt kÕ chÝnh x¸c, võa ®ñ, kh«ng g©y d­ thõa cho viÖc qu¶n lý b¨ng ®Üa còng nh­ kh«ng thÓ thiÕu d÷ liÖu cho viÖc qu¶n lý. - Xö lý nhËp vµ xuÊt víi kho d÷ liÖu. II. Kh¶o s¸t hÖ thèng qu¶n lý b¨ng - ®Üa CD-ROM. 1. M« h×nh ho¹t ®éng nghiÖp vô qu¶n lý kinh doanh b¨ng ®Üa C¬ së b¸n b¨ng ®Üa cÇn ph¶i thùc hiÖn ph©n nhãm c¸c b¨ng ®Üa thµnh c¸c nhãm ®Üa riªng, cËp nhËt danh s¸ch ch­¬ng tr×nh cña tõng nhãm ®Üa vµo m¸y tÝnh, ph©n vïng vµ tr­ng bµy t¹i c¸c n¬i dÔ t×m kiÕm ®Ó lóc nµo còng cã thÓ tra cøu vµ cã thÓ in cho kh¸ch hµng. Ng­êi kinh doanh cÇn ph¶i th­êng xuyªn thiÕt kÕ vµ tr­ng bµy c¸c b¶ng môc lôc nh­ danh s¸ch c¸c ®Üa, néi dung c¸c ®Üa bao gåm nh÷ng g×, trî gióp cho c¸c kh¸ch hµng ®Õn tra cøu vµ t×m kiÕm ®Üa ch­¬ng tr×nh cÇn dïng. Ng­êi kinh doanh thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc b¸n hµng, ghi chÐp sæ s¸ch nhËt ký b¸n hµng. Hç trî kh¸ch hµng trong viÖc tra cøu th«ng tin vÒ ®Üa. Trªn c¬ së sè liÖu cña sæ s¸ch vµ thùc tÕ ®Ò ra danh s¸ch c¸c ®Üa ch­¬ng tr×nh cÇn ph¶i bæ sung vµ nhËp vµo. KiÓm tra ®Þnh kú danh s¸ch c¸c ®Üa vÒ sè l­îng, sè b¸n ®­îc, sè tån ®äng. 2. NhËn xÐt vÒ qu¶n lý kinh doanh b¨ng ®Üa. - ViÖc s¾p xÕp, ph©n lo¹i b¨ng ®Üa diÔn ra kh¸ phøc t¹p, nhiÒu lo¹i, danh môc dÔ g©y ra nhÇm lÉn cho ng­êi kinh doanh. - ViÖc trî gióp tra cøu cña chñ kinh doanh cho kh¸ch hµng vÔ ®Üa khã kh¨n v× hÖ thèng b¶ng danh môc cång kÒnh. HoÆc xö lý khã kh¨n nÕu nhiÒu ng­êi cïng dïng chung. - TÝnh to¸n vµ xö lý nhËp, b¸n hµng b»ng tay sÏ chËm h¬n, mÊt thêi gian nhiÒu h¬n so víi khi thao t¸c trªn phÇn mÒm qu¶n lý. Ch­¬ng II Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lý b¨ng ®Üa I. X¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu vµ x©y dùng d÷ liÖu cho hÖ thèng qu¶n ký kinh doanh b¨ng ®Üa cd-rom. 1. C¸c yªu cÇu cña hÖ thèng qu¶n lý kinh doanh b¨ng ®Üa CD-ROM HÖ thèng qu¶n lý kinh doanh b¨ng ®Üa ph¶i cung cÊp nh÷ng th«ng tin liªn quan: - §èi víi kh¸ch hµng: Cung cÊp cho hä danh môc c¸c lo¹i b¨ng ®Üa, néi dung cña tõng lo¹i b¨ng ®Üa, c¸c ch­¬ng tr×nh, c¸c phÇn mÒm cã trong tõng ®Üa. - §èi víi nh©n viªn kinh doanh: NhËp ®Üa, ph©n lo¹i, b¸n ®Üa vµ ghi chÐp nhËt ký b¸n hµng, tra cøu ®­îc th«ng tin liªn quan ®Õn ®Üa, vÝ dô xem mét ch­¬ng tr×nh n»m trªn nh÷ng ®Üa nµo... LËp c¸c danh s¸ch thèng kª vÒ ®Üa. 2. Ph¸t hiÖn c¸c thùc thÓ * Th«ng tin m« t¶ vÒ b¨ng ®Üa: - Sè hiÖu ®Üa - Tªn ®Üa - Sè l­îng hiÖn cã cña ®Üa nµy - ThÓ lo¹i cña ®Üa - Néi dung cña tõng lo¹i ®Üa * CËp nhËt c¸c th«ng tin kinh doanh hµng ngµy: B¸n, mua, tån ®äng: - Sè hiÖu ®Üa - Ngµy b¸n, ngµy nhËp - Sè l­îng - §¬n gi¸. II. Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng §Çu tiªn ta ®Ò cËp mét sè m« h×nh vµ ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông ®Ó diÔn t¶ c¸c chøc n¨ng. Sau ®ã ta sÏ ®Ò cËp ®Õn c¸ch tiÕn hµnh ph©n tÝch hÖ thèng vÒ chøc n¨ng, tøc lµ sÏ nãi râ lµm thÕ nµo ®Ó cã thÓ ®i s©u vµo b¶n chÊt vµ ®i s©u vµo chi tiÕt cña hÖ thèng vÒ mÆt chøc n¨ng. C¸c chøc n¨ng chung cña bÊt kú mét hÖ CSDL ®Òu lµ: + Chøc n¨ng thao t¸c víi d÷ liÖu: NhËp d÷ liÖu, söa d÷ liÖu, thªm d÷ liÖu, xo¸ d÷ liÖu. + Chøc n¨ng tÝnh to¸n d÷ liÖu: TÝnh c¸c tr­¬ng theo c«ng thøc mµ cËp nhËt th­êng xuyªn, c¸c gi¸ trÞ mang tÝnh thèng kª... + Chøc n¨ng thèng kª d÷ liÖu: Läc d÷ liÖu theo c¸c nhãm kh¸c nhau, läc d÷ liÖu theo c¸c tiªu chuÈn, ®iÒu kiÖn kh¸c nhau. + Chøc n¨ng s¾p xÕp vµ t×m kiÕm th«ng tin: S¾p xÕp theo c¸c kho¸ kh¸c nhau, t×m kiÕm ®¬n lÎ vµ t×m kiÕm theo nhãm, t×m kiÕm theo ®iÒu kiÖn. + Chøc n¨ng kÕt xuÊt th«ng tin: T¹o c¸c b¶ng tæng hîp, t¹o c¸c b¸o c¸o kh¸c nhau theo tõng nhãm th«ng tin vµ theo c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c nhau. C¸c chøc n¨ng cña CSDL nãi chung phô thuéc vµo ý ®å cña tõng nhµ qu¶n lý cô thÓ ë c¸c møc kh¸c nhau. 1. S¬ l­îc chung vÒ c¸c b¶ng (Table). LOAI (Theloai, Tenloai, Mota) DIA (Sohieu, Tendia, Theloa, Tongso) NOIDUNG (Sohieu, Tenmuc) NHAPDIA (Sttnhap, sohieu, soluong, dongia) BANDIA (Sttban, sohieu, soluong, dongia) CTNHAP (Sttnhap, ngay, khach) CTBan (Sttban, ngay, khach) 2. ThiÕt kÕ vµ x©y dùng c¸c b¶ng . §Ó x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng qu¶n lý th× ta cÇn hiÓu ®­îc c¸c chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng. Cã nh÷ng chøc n¨ng chÝnh cña c¸c hÖ thèng qu¶n lý nh­ng còng cã nhiÒu c¸c chøc n¨ng riªng cña tõng hÖ qu¶n lý cô thÓ. Khi nãi ®Õn chøc n¨ng qu¶n lý ta nªn ph©n biÖt hai khÝa c¹nh: C¸c chøc n¨ng qu¶n lý th«ng th­êng cña mét doanh nghiÖp kinh doanh vµ chøc n¨ng cña mét hÖ CSDL ®­îc x©y dùng trong mét m«i tr­êng qu¶n trÞ d÷ liÖu. C¨n cø vµo bµi to¸n qu¶n lý kinh doanh ®Üa CD -ROM, vµ ph¸t hiÖn c¸c thùc thÓ ë trªn ta thÊy hÖ thèng qu¶n lý kinh doanh ®Üa CD -ROM cã thÓ bao gåm c¸c thùc thÓ sau ®©y: a) B¶ng DIA: B¶ng d÷ liÖu “§Üa” dïng ®Ó chøa c¸c th«ng tin m« t¶ vÒ ®Üa hiÖn cã trong qu¶n lý: Tªn tr­êng Lo¹i d÷ liÖu Ghi chó Sohieu Text Sè hiÖu ®Üa (vÝ dô S101, M102,...) Tendia Text Tªn ®Üa (HÖ ®iÒu hµnh Windows XP) Theloai Text Tæng sè ®Üa hiÖn cã trong cöa hµng Tongso Number ThÓ lo¹i ®Üa nh­: System, software, games,... b) B¶ng LOAI Chøa d÷ liÖu vÒ c¸c lo¹i ®Üa, ph©n nhãm ®Üa thµnh c¸c nhãm kh¸c nhau: Tªn tr­êng Lo¹i d÷ liÖu Ghi chó Theloai Text ThÓ lo¹i (system, software, music,...) Tenloai Text Tªn thÓ lo¹i: HÖ thèng, phÇn mÒm, ©m nh¹c, phim ... Mota Text M« t¶ thªm vÒ lo¹i ®Üa nµy c) B¶ng noidung Tªn tr­êng Lo¹i d÷ liÖu Ghi chó Sohieu Text Sè hiÖu ®Üa Tenmuc Text Tªn môc trong ®Üa M« t¶ nh÷ng néi dung chøa trong 1 lo¹i ®Üa nµo ®ã. VÝ dô mét ®Üa hÖ thèng cho m¸y tÝnh, cã thÓ bao gåm: PhÇn mÒm khëi ®éng m¸y, c¸c ch­¬ng tr×nh tiÖn Ých nh­: Format, Sys, PqMagic, Bkav.exe,... d) B¶ng nhapdia Chøa c¸c th«ng tin m« t¶ vÒ qu¸ tr×nh nhËp ®Üa gèc vÒ cöa hµng: ThÓ lo¹i, sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn... Tªn tr­êng Lo¹i d÷ liÖu Ghi chó Sttnhap Number Sè thø tù nhËp sohieu Text Sè hiÖu ®Üa soluong Number Sè l­îng dongia Number §¬n gi¸ e) B¶ng bandia Chøa c¸c th«ng tin m« t¶ vÒ qu¸ tr×nh b¸n ®Üa hµng ngµy cña cöa hµng: lo¹i, sè l­îng, ®¬n gi¸… Tªn tr­êng Lo¹i d÷ liÖu Ghi chó Sttban Number Sè thø tù b¸n Sohieu Text Sè hiÖu ®Üa soluong Number Sè l­îng dongia Number §¬n gi¸ f) B¶ng bodia. Chøa c¸c th«ng tin cËp nhËt vÒ bé ®Üa Tªn tr­êng Lo¹i d÷ liÖu Ghi chó Sohieu Text Sè hiÖu bé ®Üa Tenbo Text Tªn bé ®Üa 3. C¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng qu¶n lý b¨ng ®Üa CD-ROM Chøc n¨ng ®­îc sö dông ë ®©y lµ c¸c chøc n¨ng xö lý th«ng tin, v× hÖ thèng mµ ta ®Ò cËp ®Õn ë ®©y lµ hÖ thèng xö lý th«ng tin hoÆc hÖ thèng ®iÒu khiÓn qu¸ tr×nh. ViÖc diÔn t¶ chøc n¨ng tuú theo hoµn c¶nh vµ yªu cÇu mµ ta cã thÓ thùc hiÖn ë nh÷ng møc ®é kh¸c nhau. Trong giai ®o¹n kh¶o s¸t s¬ bé mét hÖ thèng cã s½n ta ph¶i ghi nhËn nguyªn si nh÷ng g× ®ang diÔn ra trong thùc tÕ. Tõ nh÷ng ph©n tÝch kh¶o s¸t hÖ thèng ë ch­¬ng I, chóng ta cã thÓ ph¸t hiÖn vµ s¾p xÕp c¸c c«ng viÖc cña hÖ thèng qu¶n lý ®Üa CD-ROM nh­ sau: * HÖ thèng - Ng­êi dïng - CËp nhËt thÓ lo¹i ®Üa - CËp nhËt bé ®Üa - Tho¸t * Kinh doanh - XuÊt ®Üa - NhËp ®Üa - Thèng kª - Tæng hîp nhËp xuÊt - TiÒn nhËp xuÊt * Tra cøu - Danh môc ®Üa - ThÓ lo¹i ®Üa - Néi dung ®Üa * Trî gióp - H­íng dÉn sö dông 4. S¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng: BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng lµ mét lo¹i biÓu ®å diÔn t¶ sù ph©n r· dÇn dÇn c¸c chøc n¨ng tõ ®¹i thÓ ®Õn chi tiÕt. Mçi nót trong biÓu ®å lµ mét chøc n¨ng vµ quan hÖ duy nhÊt gi÷a c¸c chøc n¨ng, diÔn t¶ bëi c¸c cung nèi liÒn c¸c nót, lµ quan hÖ bao hµm. ChÝnh v× thÕ mµ nã t¹o thµnh mét cÊu tróc c©y vµ ®­îc thùc hiÖn nh­ h×nh sau. Qu¶n lý B¨ng §Üa Cập nhật Xử lý phiếu nhập xuất Tra cøu NhËp ®Üa B¸n ®Üa Xö lýnhËp Xö lý b¸n B¸o c¸o nhËp xuÊt B¸o c¸o DM ®Üa Néi dung ®Üa B¸o c¸o thèng kª Giíi thiÖu ch­¬ng tr×nh H­íng dÉn sö dông BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng §Æc ®iÓm cña biÓu ®å lµ cho ng­êi thùc hiÖn mét c¸i nh×n tæng qu¸t, dÔ hiÓu, tõ ®¹i ®Ó ®Õn chi tiÕt vÒ chøc n¨ng nhiÖm vô mµ ch­¬ng tr×nh ®ßi hái thùc hiÖn. 5. C¸c l­u ®å hÖ thèng. L­u ®å hÖ thèng (LH) lµ mét lo¹i biÓu ®å nh»m diÔn t¶ qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin cña mét hÖ th«ng víi c¸c yªu cÇu sau: Sù diÔn t¶ lµ ë møc vËt lý. ChØ râ c¸c c«ng viÖc (chøc n¨ng xö lý) ph¶i thùc hiªn. - ChØ râ tr×nh tù c¸c c«ng viÖc vµ c¸c th«ng tin ®­îc chuyÓn giao gi÷a c¸c c«ng viÖc ®ã. 6. BiÓu ®å luång d÷ liÖu. BiÓu ®å luång d÷ liÖu lµ lo¹i biÓu ®å nh»m môc ®Ých diÔn t¶ mét qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin víi c¸c yªu cÇu: - Sù diÔn t¶ ë møc logic. - ChØ râ c¸c chøc n¨ng ph¶i thùc hiÖn ®Ó hoµn tÊt qu¸ tr×nh xö lý cÇn m« t¶. ChØ râ c¸c th«ng tin ®­îc chuyÓn giao gi÷a c¸c chøc n¨ng ®ã vµ qua ®ã thÊy ®­îc tr×nh tù thùc hiÖn cña chóng. a. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh QLCDROM Nguån cung cÊp ®Üa CD-ROM Ng­êi qu¶n lý PhiÕu nhËp Yªu cÇu Néi dung ®Üa B¸o c¸o vÒ ®Üa Thèng kª ®Üa Kh¸ch hµng B¸o c¸o Yªu cÇu b. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh Luång d÷ liÖu lµ mét tuyÕn truyÒn dÉn th«ng tin vµo hay ra mét chøc n¨ng nµo ®ã. Khi nãi ®Õn th«ng tin th× ta hiÓu lµ ë ®©y cã mét th«ng tin ®­îc truyÒn ®Õn mét chøc n¨ng ®Ó ®­îc xö lý hoÆc truyÒn ®i khái mét chøc n¨ng nh­ mét kÕt qu¶ xö lý, bÊt kÓ h×nh thøc truyÒn dÉn lµ g× (b»ng tay, qua m¸y tÝnh hay ®iÖn tho¹i...). Th«ng tin ë ®©y cã thÓ lµ mét d÷ liÖu ®¬n, còng cã thÓ lµ mét d÷ liÖu cã cÊu tróc. Chó ý r»ng mäi luång d÷ liÖu lµ ph¶i vµo hay ra mét chøc n¨ng nµo ®ã, vËy trong hai ®Çu cña mét luång d÷ liÖu (®Çu ®i hoÆc ®Çu ®Õn) Ýt nhÊt ph¶i cã mét ®Çu ®Ýnh tíi mét chøc n¨ng. PhiÕu nhËp hµng Qu¶n lý nhËp xuÊt Kh¸ch hµng B¸o c¸o Yªu cÇu B¸o c¸o NhËp d÷ liÖu (1) PhiÕu xuÊt hµng Tra cøu t×m kiÕm PhiÕu xuÊt PhiÕu NhËp B¸o c¸o thèng kª (3) Xö lý phiÕu xuÊt nhËp (2) Thèng kª danh s¸ch ®Üa Yªu cÇu Ng­êi qu¶n Lý B¸o c¸o tån Kho ®Üa Thèng kª b¸n hµng 7. C¸c ph­¬ng tiÖn ®Æc t¶ chøc n¨ng. 7.1. §Æc t¶ chøc n¨ng. §Ó diÔn t¶ mét chøc n¨ng phøc t¹p, ta ph©n r· nã ra thµnh nhiÒu chøc n¨ng con ®¬n gi¶n h¬n, c¸c chøc n¨ng ë møc nµy thu ®­îc lµ ®¬n gi¶n h¬n tr­íc. Sù lÆp l¹i qu¸ tr×nh ph©n r· c¸c chøc n¨ng thu ®­îc lóc nµy sÏ ®­îc gi¶i thÝch bëi nh÷ng ph­¬ng tiÖn diÔn t¶ trùc tiÕp. 7.2. C¸c b¶ng quyÕt ®Þnh vµ c©y quyÕt ®Þnh Th­êng ®­îc sö dông khi chøc n¨ng ®­îc ®Æc t¶ thùc chÊt mét sù ph©n chia c¸c tr­êng hîp tuú thuéc mét sè ®iÒu kiÖn vµo. øng víi mçi tr­êng hîp th× cã mét sù chän lùa kh¸c biÖt mét sè hµnh ®éng (hay gi¸ trÞ) ra nµo ®ã. V× thÕ ta cã c¸c biÓu ®å ph©n r· c¸c chøc n¨ng sau: a. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh (ph©n r· chøc n¨ng 1) NhËp ®Üa 1.1 B¸n ®Üa 1.2 NhËp/b¸n ®Üa PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt P.NhËp P.xuÊt b. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh (Ph©n r· chøc n¨ng 2) PhiÕu nhËp Xö lý nhËp (2.1.) Sè l­îng nhËp Kho ®Üa Céng l­îng nhËp PhiÕu xuÊt Xö lý b¸n (2.1.) Sè l­îng b¸n Trõ l­îng b¸n c. BiÓu ®å luång d÷ møc d­íi ®Ønh (Ph©n r· chøc n¨ng 3) PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt Th«ng tin xuÊt Th«ng tin nhËp B¸o c¸o nhËp/xuÊt (3.1) Qu¶n lý chÝnh, kh¸ch hµng B¸o c¸o B¸o c¸o danh môc ®Üa (3.2) B¸o c¸o Th«ng tin vÒ ®Üa §Üa CDROM d. Thùc thÓ liªn kÕt (E-R) Entitry - Relationship. Lo¹i ®Üa - ThÓ lo¹i - Tªn lo¹i - M« t¶ §Üa - Sè hiÖu - Tªn ®Üa - ThÓ lo¹i - Tæng sè - Néi dung - Sè hiÖu - Tªn môc Ctnhap Ctxuat - SèttnhËp - Ngµy - Kh¸ch - SèttxuÊt - Ngµy - Kh¸ch Nhapdia - SèttnhËp - Sè hiÖu - Sè l­îng - §¬n gi¸ Xuatdia - SèttxuÊt - Sè hiÖu - Sè l­îng - §¬n gi¸ Bé ®Üa - Sè hiÖu - Tªn bé Ch­¬ng III ThiÕt kÕ - cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh I. ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh 1. Giíi thiÖu chung vÒ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access (CSDL). HiÖn nay hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access ®ang ®­îc sö dông réng r·i ®Ó viÕt c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶n lý nã tá ra rÊt tiÖn lîi tuy kh«ng nh­ c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh kh¸c nh­ng ph­¬ng ph¸p thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh ®¬n gi¶n h¬n vµ rÊt dÔ sö dông. Access t­¬ng thÝch víi c¸c phÇn mÒm trong m«i tr­êng Windows, ®Æc biÖt ng«n ng÷ Access kh«ng ®ßi hái ng­êi sö dông nhÊt thiÕt ph¶i biÕt nhiÒu kiÕn thøc kh¸c nh­ khi nghiªn cøu c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh chuyªn dông kh¸c nh­ Visual Foxpro, Oracle...Ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic coi Access lµ m«i tr­êng qu¶n trÞ d÷ liÖu mÆc ®Þnh, chÝnh v× thÕ viÖc truy cËp tõ Visual Basic ®Õn CSDL trong Access ®­îc thùc hiÖn rÊt dÔ dµng. Trong m«i tr­êng Access còng cã c¸c c«ng cô ®Ó lËp tr×nh. §©y lµ mét bé phËn cña Visual Basic. ViÖc ph©n r· ch­¬ng tr×nh thµnh tõng bé phËn (gäi lµ ®èi t­îng) rÊt tiÖn lîi cho viÖc thiÕt kÕ vµ kiÓm tra ch­¬ng tr×nh. Cßn ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¸c ®èi t­îng lµ “trùc quan” cho phÐp ta thiÕt kÕ theo tõng b­íc cã h­íng dÉn vµ cã thÓ theo dâi kÕt qu¶ mét c¸ch chÝnh x¸c vµ nhanh chãng. TÝnh trùc quan “Visual” cho phÐp c¸c ®èi t­îng ®­îc thiÕt kÕ ®éc lËp, tõng b­íc vµ th«ng qua c¸c giao diÖn chi tiÕt vµ thuËn lîi. Cßn h­íng ®èi t­îng “Object Orientation” cho phÐp x©y dùng mét ch­¬ng tr×nh nh­ tËp hîp cña c¸c ®èi t­îng ®­îc liªn kÕt l¹i víi nhau theo mét kÞch b¶n nµo ®ã. Trong Access th× “ch­¬ng tr×nh” ®­îc hiÓu lµ “c¬ së d÷ liÖu” cßn kÞch b¶n lµ sù më réng kh¸i niÖm thuËt to¸n. 2. C¸c b­íc thùc hiÖn thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh. Khi gi¶i quyÕt c¸c bµi to¸n vÒ qu¶n lý trong c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau th­êng ph¶i tiÕp xóc víi c¸c th«ng tin rÊt ®a d¹ng vµ phong phó. §ã lµ c¸c th«ng tin vÒ c¸c ®èi t­îng qu¶n lý. Trong c«ng t¸c qu¶n lý th× c¸c ®èi t­îng th­êng rÊt nhiÒu vµ chóng cã rÊt nhiÒu c¸c thuéc tÝnh kh¸c nhau vµ th«ng th­êng mét nhãm c¸c thuéc tÝnh nµo ®ã th­êng ®­îc liÖt kª trong c¸c b¶ng riªng biÖt. V× cã nhiÒu thuéc tÝnh cho tõng ®èi t­îng cho nªn c«ng viÖc qu¶n lý th­êng ®­îc t¸ch ra thµnh tõng nhãm, mçi nhãm lµ mét b¶ng d÷ liÖu riªng. Tuú thuéc vµo môc ®Ých qu¶n lý mµ ta cã c¸c b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau. Th«ng th­êng trong qu¶n trÞ CSDL gåm nh÷ng vÊn ®Ò chung nh­ sau: - X©y dùng c¸c cÊu tróc d÷ liÖu - NhËp vµ hiÖu ch×nh d÷ liÖu - Bæ xung d÷ liÖu vµ xo¸ d÷ liÖu - Läc vµ s¾p xÕp - T×m kiÕm d÷ liÖu - Thèng kª vµ b¸o c¸o - In Ên ... TÊt c¶ c¸c b¶ng d÷ liÖu vÒ c¸c ®èi t­îng qu¶n lý, c¸c ph­¬ng tiÖn t¹o vµ ®iÒu qu¶n d÷ liÖu hîp thµnh mét CSDL-Database. VËy ta cã thÓ coi CSDL lµ mét tËp hîp c¸c ®èi t­îng vµ mét CSDL trong Access th­êng gåm c¸c ®èi t­îng sau: - C¸c b¶ng- Table - C¸c truy vÊn -Queries - C¸c mÉu biÓu -Forms - C¸c Macros - C¸c tËp m· lÖnh -Modules. C¸c b­íc x©y dùng ch­¬ng tr×nh: - ThiÕt kÕ b¶ng - T¹o quan hÖ trong c¸c b¶ng - ThiÕt kÕ Form c¬ b¶n trong ch­¬ng tr×nh - ThiÕt kÕ c¸c query hái ®¸p sè liÖu - cËp nhËt th«ng tin - X©y dùng c¸c b¸o c¸o vÒ sè liÖu khai th¸c - X©y dùng c¸c macro - X©y dùng menu 3. CÊu tróc d÷ liÖu (Data Structure) Trong CSDL th× c¸c b¶ng lµ nh÷ng ®èi t­îng quan trong nhÊt v× d÷ liÖu ®Çu vµo cña mét bµi to¸n qu¶n lý ®Òu ®­îc l­u tr÷ trong c¸c b¶ng. V× vËy mµ ®Ó nhÊn m¹nh c¸c b¶ng ng­êi ta cßn gäi lµ c¸c b¶ng d÷ liÖu. C¸c d÷ liÖu ®Çu ra còng cã thÓ l­u tr÷ trong c¸c b¶ng. §Ó t¹o mét b¶ng d÷ liÖu th× tr­íc hÕt ta ph¶i m« t¶ cÊu tróc d÷ liÖu cña b¶ng. Trong c¸c phÇn mÒm QTDL ng­êi ta th­êng dïng kiÓu d÷ liÖu cã cÊu tróc quan hÖ. Theo kiÓu cÊu tróc nµy th× mçi mét lo¹i ®èi t­îng qu¶n lý th­êng lµ mét tËp hîp c¸c thuéc tÝnh kh¸c nhau (Properties). 4. Quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng (Relationship) C¬ së d÷ liÖu trong Access lµ thuéc kiÓu CSDL quan hÖ. C¸c tr­êng cña mét b¶ng quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, trong mét CSDL cã nhiÒu b¶ng cã c¸c tr­êng gièng nhau vÒ cÊu tróc vµ d÷ liÖu. §Ó mãc nèi c¸c d÷ liÖu l¹i víi nhau khi cÇn thiÕt vÝ dô nh­ khi muèn cã mét b¶ng tæng hîp th× ta ph¶i khai b¸o tr­íc c¸c quan hÖ phô thuéc gi÷a c¸c b¶ng. Qu¸ tr×nh khai b¸o nµy ®­îc gäi lµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng cña CSDL. §Ó cã thÓ truy cËp ®Õn c¸c b¶ng kh¸c nhau ta ph¶i liªn kÕt chóng l¹i víi nhau. C¸c b¶ng liªn kÕt víi nhau theo c¸c tr­êng chung, c¸c tr­êng chung cña c¸c b¶ng ph¶i cã cÊu tróc nh­ nhau, ®èi víi tr­êng Text th× Access cho phÐp cã kÝch th­íc kh¸c nhau nh­ng ta nªn khai b¸o thèng nhÊt. Khi lªn kÕt ng­êi ta th­êng chän c¸c kho¸ chÝnh cña b¶ng ®Ó liªn kÕt c¸c tr­êng cïng lo¹i cña c¸c b¶ng kh¸c. Tuy nhiªn kho¸ chÝnh cña mét b¶ng kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ khãa chÝnh cña b¶ng kh¸c. Quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng cã nhiÒu ®iÓm kh¸c nhau: Mét - mét, mét - nhiÒu, nhiÒu - nhiÒu. Trong c¸c kiÓu trªn th× kiÓu “Mét - nhiÒu” th­êng ®­îc dïng nhÊt. KiÓu liªn kÕt nµy lµ tuú thuéc vµo b¶n chÊt d÷ liÖu cña c¸c b¶ng vµ ta kh«ng thÓ tuú chän ®­îc. Nh­ vËy, ta ph¶i liªn kÕt c¸c b¶ng l¹i víi nhau th× míi cã thÓ tæng hîp vµ thèng kª ®­îc d÷ liÖu. C¸c kÝ hiÖu trªn thanh nèi gi÷a hai tr­êng cña hai b¶ng liªn kÕt ®­îc hiÖu nh­ sau: - Sè 1: KÝ hiÖu cho mét bªn lµ sè Ýt víi tr­êng liªn kÕt lµ kho¸ chÝnh. - : KÝ hiÖu bªn nhiÒu víi tr­êng liªn kÕt kh«ng lµ kho¸ chÝnh. - Thanh ngang dµy: Quan hÖ b¶o toµn d÷ liÖu cã hiÖu lùc. - §o¹n th¼ng ®¬n: Liªn kÕt néi, kh«ng cã tÝnh b¶o toµn d÷ liÖu. C¸c b¶ng ®· liªn kÕt víi nhau cã thÓ trao ®æi d÷ liÖu vµ cïng tham gia vµo cïng mét b¶ng, mét Query hay mét Form T¹o quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng (Relationships)