Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun

các nhà cung cấp du lịch, mức độ cạnh tranh trên thị trường....... B3: Xác định khả năng và vị trí của chương trình: Chương trình có phù hợp với nhu cầu của người Việt Nam hay không, có phù hợp với lối sống, tập quán của người Việt Nam hay không? B4: Xây dựng mục đích, ý tưởng của chương trình B5: Quỹ thời gian và mức giá tối đa BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 5 - B6: Xây dựng chuyến hành trình cơ bản: bao gồm những tuyến điểm chủ yếu, bắt buộc của chương trình B7: Xây dựng phương án vận chuyển: các phương tiện và loại phương tiện thích hợp với số lượng khách, thích hợp với điểm tham quan, thời gian, tâm lý của khách ....... B8: Xây dựng phương án lưu trú B9: Chi tiết hoá chương trình B10: Xây dựng phương án dự phòng ứng cứu B11: Xác định giá thành ( giá nét), giá bán của chương trình B12: Xác định những quy định của chương trình . *) Tính giá tour: Để tính giá chương trình du lịch Outbound thì trước hết ta cũng chia khách du lịch ra thành những nhóm như: + Đoàn dưới 10 người + Đoàn từ 10 đến 15 người + Đoàn trên 15 người + Và áp dụng vé, dịch vụ với trẻ em. Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình tính giá như: + Land fee + Vé máy bay + Ôtô +Thuế sân bay + An ninh + Visa + Giấy thông hành + Bảo hiểm + Hướng dẫn + Chi phí khác + Phí dịch vụ 2.2. TÌM HIỂU KỸ VỀ ĐIỂM THĂM QUAN TRONG CHƯƠNG TRÌNH: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 6 - Bất cứ một người làm chương trình du lịch hay một người làm Marketing du lịch nào cũng vậy, du lich Outbound, Inbound hay nội địa, họ đều phải tìm hiểu kỹ về điểm tham quan trong chương trình để có thể chào bán và trả lời khách. Những hình thức mà công ty áp dụng để tìm hiểu về điểm tham quan du lịch, nơi ăn, nơi nghỉ là sử dụng bản đồ, những thông tin trong sách, báo, tạp chí, phát thanh truyền hình, Internet và qua những người mà họ đã đi rồi. 2.3. QUẢNG CÁO VÀ BÁN CHƯƠNG TRÌNH CHO KHÁCH Hình thức quảng cáo mà được công ty sử dụng nhiều nhất đó là quảng cáo trên cáo báo, các tạp chí. Ngoài ra hình thức nữa mang lại hiệu quả rất lớn đối với công ty là sự quảng cáo và sự giới thiệu của những người quen biết. * Với hình thức quảng cáo trên báo thì tờ báo được công ty lựa chọn đó là những tờ báo như: Báo lao động, Báo tuổi trẻ. Kích thước quảng cáo đó là 20x15 và hình ảnh là trắng đen. Mức độ quảng cáo vừa phải, mỗi tuần từ 1 đến 2 số. Với loại hình quảng cáo này, những thông tin cần quảng cáo được đầy đủ như: tên công ty, địa chỉ, lôgô, slôgan, thông điệp, nội dung và hình ảnh....... Mức độ thâm nhập thị trường được cao hơn, có tính chọn lọc về địa lý, thời gian phản hồi nhanh, tính năng động sáng tạo hơn trên radio, thu hút tầng lớp bạn đọc bao gồm cả nam và nữ, chi phí vừa phải. Bên cạnh những ưu điểm mà quảng cáo trên báo đem lại thì quảng cáo trên báo cũng còn có những nhược điểm mà công ty cần khắc phục như: thời gian tồn tại của quảng cáo ngăn ngủi, không nổi bật hơn so với các mẫu quảng cáo khác, khả năng tiếp cận thị trường yếu. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 7 - * Với tạp chí thì công ty thường quảng cáo trên tạp chí "PC World" nhằm vào đối tượng là những công ty, doanh nghiệp và những người hoạt động trong lĩnh vực máy tính. Với ưu điểm là thời gian tồn tại lâu, có tính chọn lọc địa lý, chọn lọc đối tượng, tính năng động sáng tạo cao ( màu sắc hấp dẫn, chất lượng giấy tốt), thu hút sự quan tâm của độc giả cả nam và nữ. Để đỡ quá tốn kém, công ty đã quảng cáo với kích thước là 20x15 với hình ảnh trắng đen và vị trí là ở giữa quyển tạp chí. Những nhược điểm khi quảng cáo trên tạp chí mà công ty gặp phải đó là tần suất quảng cáo thấp ( 1 tháng 1 số ), thời gian chuẩn bị và đăng kí lâu. Ngoài hai hình thức quảng cáo trên, công ty còn sử dụng một hình thức quảng cáo nữa mà đạt hiệu quả đó là những mỗi quan hệ thân quen giới thiệu đến cho công ty. 2.4. THUYẾT PHỤC KHÁCH HÀNG ĐI THEO CHƯƠNG TRÌNH VÀ THAY ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH CHO PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU CỦA KHÁCH. Trong quá trình bán chương trình thì nên thuyết phục khách đi theo chương trình mà mình đã xây dựng bởi vì điều đó sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho mình trong quá trình thực hiện tour. Mình đã nắm bắt rõ các điển tham quan du lịch, các dịch vụ, giá cả, chất lượng ... của khách sạn, nhà hàng do vậy chất lượng tour du lịch sẽ cao hơn. Nếu khách không đồng ý với chương trình như vậy thì ta cũng có thể thay đổi chương trình cho phù hợp với yêu cầu của khách. Những thay đổi đó có thể là thời gian, điển tham quan, khách sạn, nhà hàng..... Tuy nhiên, sự thay đổi đó phải nằm trong khả năng đáp ứng của công ty và không được là giảm chất lượng phục vụ, chất lượng tour tuyến của chương trình. 2.5. SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 8 - Khi đã thoả thuận được chương trình về thời gian, điểm tham quan, các dịch vụ .... thì bước tiếp theo phải làm đó là soạn thảo hợp đồng lịch. Mẫu hợp đồng du lịch có thể được làm như sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -----------***------------ HỢP ĐỒNG DU LỊCH SỐ: /HĐKT - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban ngày 25 tháng 9 năm1989 của hội đồng nhà nước và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính Phủ) quy định chi tiết về việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế. - Căn cứ quy chế du lịch hiện hành của Tổng cục du lịch. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao cũng như những nhu cầu và khả năng đáp ứng của từng bên. Hôm nay, ngày tháng năm , tại phòng Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) -52 Lý Thường Kiệt, chúng tôi gồm: bên a: công ty Đại diện bởi : Chức vụ: Địa chỉ : Điện thoại : Fax : Tài khoản số: Mã số thuế : Sau đây gọi tắt là bên A bên b: công ty asia sun travel BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 9 - - Đại diện : Bà Lê Thanh Thảo Chức vụ: Giám Đốc - Địa chỉ : 52 Lý Thường Kiệt - Hà Nội - Điện thoại: 04.9362366 Fax: 04.9362388 - Tài khoản số: 00 11 000 581714 - VNĐ 00 11 370 581733 - USD tại ngân hàng Ngoại thương Trung ương Việt Nam Sau đây gọi tắt là bên B Hai bên thống nhất ký hợp đồng về việc bên B nhận tổ chức thực hiện chương trình tham quan tại ...............trong thời gian ....... ngày.......đêm cho ..........khách của bên A với các điều khoản sau: Điều 1: Số lượng khách Số lượng khách đi du lịch là: ........người ( có danh sách kèm theo) Điều 2: Hành trình : ( có lịch trình chi tiết kèm theo ) Điều 3: Thời gian thực hiện chương trình: - Thời gian bắt đầu : ............ Thời gian kết thúc............. Điều 4: Địa điểm xuất phát và kết thúc hành trình :.......... Điều 5: Giá cả và tổng giá trị hợp đồng: - Giá trọn gói là: .........USD/ người - Tổng giá trị hợp đồng: giá trọn gói x số lượng khách = .......USD Số tiền viết bằng chữ: - Hoa hồng gửi khách : .........................( % hoa hồng tuy theo tour) Tổng số tiền bên A phải thanh toán: ....................... Bằng chữ: Điều 6: Thể thức thanh toán : - Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản bằng đồng Việt Nam theo tỉ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương WT của ngày thanh toán. - Phương thức thanh toán: + Đợt 1: 1000 USD khi hai bên kí hợp đồng. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 10 - + Đợt 2: Giá trị hợp đồng còn lại sau khi lấy được thị thực nhập cảnh. Điều 7: Trách nhiệm của bên A - Gửi danh sách chính xác và các giấy tờ theo quy định của sứ quán để bên B làm thủ tục xuất nhập cảnh theo đúng thời hạn quy định của bên A. Có mặt để dự phỏng vấn và trình diện sau khi kết thúc chương trình nếu có của Đại sứ quán. - Đảm bảo khách đi và về theo đúng chương trình của đoàn thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và các nước sở tại - Lưu ý khách tự chịu trách nhiệm bảo quản tư trang cá nhân trong suốt chuyến đi. - Thanh toán đúng hạn cho bên B theo số lượng khách thực tế. Điều 8: Trách nhiện bên B - Chịu trách nhiệm xin thị thực nhập cảnh vào nước:...........(tuỳ vào nước đến tham quan du lịch) cho đoàn khách theo đúng quy định. - Tổ chức chương trình, bố trí dịch vụ theo đúng điều kiện đã thống nhất giữa các bên ( có ghi trong phụ lục chương trình đính kèm), bố trí hướng dẫn viên theo suốt chương trình từ Việt Nam. - Tổ chức thực hiện đúng lịch trình tour. Nếu có thay đổi phải báo lại cho bên A trước ngày khởi hành tối thiểu là 7 ngày. - Mua bảo hiểm cho đoàn khách. Điều 9: Điều khoản hoàn huỷ: - Nếu chuyến đi bị hoãn, huỷ do lỗi của bên B và bên A không thể tiếp tục tham gia chuyến đi thì bên B có trách nhiện hoàn trả lại toàn bộ số tiền đã nộp của bên A. - Sau khi bên B đã nộp đơn xin cấp thị thực vào Đại sứ quán , nếu vì bất cứ lý do nào có khách của bên A không tham gia được chuyến đi thì bên A sẽ chịu BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 11 - phạt 50 USD/người - lệ phí visa và các chi phí thực tế khác như phạt huỷ vé đặt máy bay... - Sau khi được cấp thị thực, nếu có khách nào của bên A huỷ bỏ chuyến đi thì phải chịu phí : phạt huỷ vé máy bay theo quy định, chi phí làm thủ tục xuất nhập cảnh, đêm đầu khách sạn và các chi phí thực tế khác mà bên B đã chi trả. - Bên B không chịu trách nhiệm hoàn lại các phần dịch vụ do bên A tự ý không sử dụng trong quá trình di tour. Điều 10: Điều khoản chung: Hai bên nghiêm túc thực hịên đầy đủ và chính xác các điều khoản đã cam kết, không bên nào được tự ý thay đổi các công việc đã cam kết và hợp tác chặt chẽ để phối hợp giải quyết các công việc bất khả kháng có thể sảy ra. Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để tổ chức thực hiện. Hợp đồng hết hiệu lực khi kết thúc chương trình tour. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 2.6. KÝ HỢP ĐỒNG, THU ĐẶT CỌC HOẶC KÝ BIÊN BẢN GHI NHỚ Sau khi soạn thảo xong hợp đồng thì bước tiếp theo phải làm đó là ký hợp đồng. Đại diện của mỗi bên gặp trực tiếp để giao kèo, thoả thuận. Cùng với việc ký hợp đồng là việc thu tiền đặt cọc của khách. Trong trường hợp vì lý do nào đó chính đáng mà bên khách du lịch chưa có tiền đặt cọc ngay thì có thể làm bản giao kèo và xác nhận chắc chắn mua tour của công ty. Khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng thì công ty du lịch sẽ gửi cho khách tờ chương trình chuyến đi. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 12 - 2.7. ĐẶT DỊCH VỤ: Những dịch vụ cần đặt đó là : * Vé máy bay: Khi đã có chính xác số lượng khách, ngày khởi hành thì ta tiến hành đặt chỗ máy bay. Hình thức đặt chỗ có thể đến tận nơi đặt chỗ hay có thể dùng fax, dùng E-mail. Mẫu đặt chỗ có thể được làm như sau: PHIẾU ĐẶT CHỖ CHO ĐOÀN KHÁCH Kính gửi : phòng bán vé và đặt chỗ ............................................................................................................................. Địa chỉ: ............................................................................................................... Số điện thoại:...................................................................................................... Số fax:................................................................................................................. Họ và tên người đặt chỗ:..................................................................................... Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) Địa chỉ: 52 Lý Thường Kiệt, Hà Nội Điện thoại: 04.9362366 Fax:04.9362388 Đề nghị phòng vé đặt chỗ cho asia sun travel với các thông tin như sau: Đoàn S.Lượng (paxs) Từ Đến Ngày bay Số hiệu chuyến bay Giá áp dụng Hạng đặt chỗ 1 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 13 - 2 Ghi chú:............................................................................................................... Hà Nội, ngày ..........tháng ...........năm............ T/M phòng bán vé & đặt chỗ T/M công ty Phần giành cho nhân viên đặt chỗ xác nhận : Code đặt chỗ Thời hạn đặt cọc Thời hạn cho tên Thời hạn xuất vé * Khách sạn: Hình thức đặt chỗ tại khách sạn, nhà hàng hay đặt tour du lịch trọn gói ở nước ngoài thì cách tốt nhất đó là đặt chỗ qua E-mail hoặc fax. 2.8. THU HỒ SƠ CỦA KHÁCH: Bước tiếp theo là thu hồ sơ của khách. Những hồ sơ cần thiết cho chuyến du lịch như : + Hộ chiếu, ảnh, chứng minh thư nhân dân, các quyết định cần thiết, sổ tiết kiệm......Đó là những giấy tờ cần thiết để làm visa cho khách. 2.9. LẬP DANH SÁCH KHÁCH VỚI ĐẦY ĐỦ THÔNG TIN Cần lập một danh sách khách du lịch với đầy đủ những thông tin như: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 14 - + Họ tên đầy đủ + Ngày, tháng, năm sinh + Nơi sinh + Địa chỉ thường trú + Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn 2.10. KHAI CÁC FORM LIÊN QUAN: Công ty du lịch sẽ phải khai các form cần thiết cho chuyến đi như form xuất nhập cảnh, form visa, form hộ chiếu...... 2.11. LÀM VISA, GIẤY THÔNG HÀNH Để làm được visa thì trước hết phải có hộ chiếu. Công ty du lịch không làm thay khách hộ chiếu được mà khách phải tự mình đi làm lấy. Công ty du lịch chỉ có thể làm giúp khách khai những tờ khai và đưa khách đến nơi làm hộ chiếu. Thời gian còn hiệu lực của hộ chiếu hay để làm visa hay thời gian chờ lấy visa là tuỳ thuộc vào quy định của từng nước. Thủ tục làm visa của mỗi nước có sự khác nhau. Hiện nay, do cơ chế mở cửa và xu thế phát triển hội nhập, một số nước đã có những chính sách miễn thị thực đối với khách du lịch vào nước mình. Việt Nam cũng vậy, một số nước trong khu vực Đông Nam Á đã ký với Việt Nam hiệp định song phương miễn thị thực đó là: Thái Lan, Philippin, Malaysia, Xingapore, Inđônêxia và Lào. Do vậy, khách du lịch của hai nước ký với nhau khi có hộ chiếu sẽ không phải xin visa nhập cảnh mà chỉ phải khai tờ khai hải quan. Còn đối với hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc thì Việt Nam đơn phương ký hiệp định miễn thị thực, nghĩa là chỉ những khách du lịch là người Việt Nam khi đi du lịch vào hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc mới phải làm visa nhập cảnh còn những khách du lịch là người của hai nước Nhật Bản và BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 15 - Hàn Quốc khi đi du lịch vào Việt Nam nếu có hộ chiếu thì không phải làm visa.
Những thủ tục làm visa nhập cảnh cho người Việt Nam khi đi du lịch ở một số nước: * Hướng dẫn thủ tục xin cấp visa nhập cảnh Nhật Bản cho người Việt Nam: + Cách xin cấp visa: - Người Việt Nam để nhập cảnh Nhật Bản cần thiết phải xin cấp visa nhập cảnh. Khi tiến hành thủ tục xin cấp visa, nhất thiết bạn phải có người bảo lãnh ở Nhật Bản. - Giấy tờ cần thiết để xin cấp visa bao gồm các giấy tờ người bảo lãnh phải chuẩn bị và các giấy tờ bạn ( người Việt Nam xin cấp visa) phải chuẩn bị. Các giấy tờ người bảo lãnh đã chuẩn bị phải gửi bằng bưi điện sang cho bạn. Bạn ( người xin cấp visa ) phải mang đến Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam xin cấp visa cùng với các giấy tờ mà bạn phải chuẩn bị. Vì vậy, trường hợp bạn muốn nhập cảnh Nhật Bản thì bước đầu tiên mà bạn phải làm là yêu cầu người bảo lãnh của bạn ở Nhật Bản gửi các giấy tờ cần thiết xin cấp visa sang cho bạn. Ở khâu thủ tục này, công ty du lịch có thể giúp bạn xin được thư mời từ bên Nhật Bản nếu bạn đi với mục đích du lịch. + Các giấy tờ người xin cấp visa phải chuẩn bị: - Hộ chiếu - Tờ khai cấp visa ( dán ảnh cỡ 45mmx45mm), (tờ khai có sẵn ở Đại Sứ Quán) Giấy chứng minh nghề nghiệp như : giấy chứng nhận chức nghiệp hoặc bản sao giấy phép kinh doanh. Nếu bạn là công chức nhà nước thì bạn phải xin giấy chứng nhận nghỉ phép. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 16 - -Ngoài những giấy tờ trên, cũng có trường hợp yêu cầu nộp thêm các giấy tờ khách khi cần thiết. + Các giấy tờ người bảo lãnh phải chuẩn bị: Các giấy tờ cần thiết có thể xin từ Bộ Ngoại Giao Nhật Bản. Có hai cách để xin như sau. Hãy truyền đạt với người bảo lãnh ở Nhật cách xin này: - Xin giấy tờ bằng fax ( hãy gọi điện thoại liền máy fax) Số điện thoại liên lạc: Hãy gọi đến Tokyo (03) 4306-1222 hoặc Osaka (06) 6306-9222 sau lời hướng dẫn bấm 44420# - ở phòng người nước ngoài, Bộ Ngoại Giao Nhật Bản có đàm thoại viên về visa, hãy hỏi cách xin các giấy tờ cần thiết..... Số điện thoại liên lạc là: (03) 6402-2618. Khi máy điện thoại nối , sau lời hướng dẫn bấn số 3. Thời gian tiệp nhận đàm thoại của các đàm thoại viên là: Sáng từ 10 giờ đến 12 giờ, chiều từ 2 giờ đến 4 giờ các ngày thứ 2 đến thứ 6 trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ. + Thời gian tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa: - Từ 8h30 đến 12h sáng thứ hai đến thứ 6 hàng tuần ( Trừ các ngày nghỉ của Đại Sứ Quán như ngày lễ .....) + Cơ quan Nhật Bản tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa - Trường hợp người xin cấp visa sinh sống từ tỉnh Gia Lai và tỉnh Bình Định trở ra bắc thì xin cấp visa tại Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam, còn những người sống từ tỉnh Đắc Lắc và Phú Yên trở vào Nam thì xin tại Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại Thành Phố Hồ Chí Minh. * Thủ tục xin visa Autralia: + Đối với những người mang hộ chiếu công vụ hoặc ngoại giao: -Công hàm ngoại giao ( thường do bộ Ngoại Giao cấp) cho phép sử dụng hộ chiếu công vụ/ ngoại giao để đi công tác. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 17 - - Quyết định cử đi công tác của cơ quan chủ quản - Thư mời của công ty hoặc tổ chức tại Ôtrâylia - Khai mẫu số 67-chi tiết về thân nhân ( công ty du lịch có thể cung cấp ) - Chi tiết những lần đi Ôtrâylia trước kia. - Hộ chiếu đã ký tên - Một ảnh 4x6cm ( được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây) + Đối với những người mang hộ chiếu phổ thông: - Bản sao sơ yếu lý lịch, chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu có công chứng của chính quyền địa phương. - Bằng chứng về việc làm hiện nay - Quyết định cử đi công tác của cơ quan chủ quản nêu rõ mục đích chuyến đi và ai sẽ trả tiền cho chuyến đi - Thư mời của công ty hoặc xí nghiệp tại Ôtrâylia mà bạn sẽ giao dịch trong chuyến đi này. Thư mời phải nêu rõ mục đích chuyến đi và chi tiết cụ thể những giao dịch công tác trong thời gian bạn ở Ôtrâylia - Nếu bạn có cơ sở kinh doanh riêng thì phải nộp bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh. - Chi tiết những lần đi Ôtrâylia trước kia. - Khai mẫu số 67-chi tiết về thân nhân ( công ty du lịch có thể cung cấp ) - Hộ chiếu đã ký tên - Một ảnh 4x6cm ( được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây) Ngoài những giấy tờ cá nhân cơ bản như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu...., thì tất cả những giấy tờ hoặc tờ khai nào không viết bằng tiếng anh phải có bản dịch tiếng anh đính kèm. Lệ phí xét đơn xin thị thực là 50USD. * Thủ tục xin visa Nam Phi Những giấy tờ cần thiết : BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 18 - - Tờ khai ( BI-84) đã điền thông tin đầy đủ - Hộ chiếu còn hạn ít nhất 1 tháng tính từ ngày kết thúc chuyến đi - Hai ảnh chụp thẳng gần nhất (35x45mm) - Vé máy bay hoặc xác nhận đặt vé máy bay (công ty du lịch có trách nhiệm cung cấp cho Đại Sứ Quán trên cơ sở việc đã đặt cọc của đoàn về vé máy bay và khách sạn) - Giấy tờ xác nhận đặt phòng tại Nam Phi (công ty du lịch có trách nhiệm cung cấp cho Đại Sứ Quán trên cơ sở việc đã đặt cọc của đoàn về vé máy bay và khách sạn) - Tài khoản ngân hàng - Giấy xác nhận của cơ quan nơi công tác nêu rõ chức vụ của người xin visa trong cơ quan và sự đồng ý của lãnh đạo để nhân viên nghỉ phép trong khoảng thời gian phù hợp với khoảng thời gian dự kiến đi du lịch - Lịch trình chuyến đi chi tiết (công ty du lịch có trách nhiệm cung cấp cho Đại Sứ Quán trên cơ sở việc đã đặt cọc của đoàn về vé máy bay và khách sạn) - Phí visa : 47 USD ( không hoàn lại nếu khách bị từ chối cấp visa) Thời gian cấp visa từ 5 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ giấy tờ yêu cầu. Đại Sứ Quán không chịu trách nhiệm cho sự từ chối hoặc chậm trễ cấp visa do thiếu thông tin trong tờ khai và giấy tờ nộp kèm từ người xin cấp visa. * Thủ tục làm visa nhập cảnh Châu Âu + Đối với hộ chiếu phổ thông: - 2 ảnh 4x6mm và hộ chiếu còn hạn 6 tháng trở lên - Sổ tiết kiệm hoặc tài khoản ngân hàng trị giá 3000-5000 USD/ khách trở lên ( bản chính) - Giấy quyết đinh của công ty cho nghỉ phép đi du lịch nước ngoài ( nếu khách là cán bộ công nhân viên) BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 19 - - Giấy phép kinh doanh hoặc xác nhận buôn bán ( nếu có kinh doanh buôn bán) - Sơ yếu lý lịch cá nhân + Đối với hộ chiếu công vụ - 2 ảnh 4x6mm và hộ chiếu còn hạn 6 tháng trở lên - Quyết định cử đi công tác - Công hàm do Bộ Ngoại Giao cấp - Sơ yếu lý lịch * Thủ tục xin visa nhập cảnh vào Myanmar + Nhập cảnh với mục đích đi du lịch - Hộ chiếu gốc - 01 tờ khai do Đại S ứ Quán cấp - Lệ phí là 20 USD + Nhập cảnh với mục đích đi công tác - Hộ chiếu gốc - 01 tờ khai do Đại S ứ Quán cấp - Lệ phí là 36 USD 2.12. ĐẶT CỌC VÉ MÁY BAY. Khi đã đặt chỗ ở phòng vé, trước khoảng 1 tuần, công ty du lịch phải cho người tới phòng vé để đặt cọc vé máy bay. Tỷ lệ đặt cọc tuỳ theo từng hãng máy bay, ví dụ như Vietnam airline thì tỷ lệ đặt cọc là 25%, Singapore airline là 10%. 2.13. ĐẶT XE: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 20 - Nếu đặt xe ở nước ngoài thì công ty du lịch phải đặt qua Fax hoặc E- mail còn đặt xe tại Việt Nam thì công ty du lịch có thể đặt xe bằng điện thoại, Fax, E-mail hoặc trực tiếp đến công ty, chi nhánh xe để đặt. Mẫu đặt xe có thể được làm như sau: PHIẾU ĐẶT XE Kính gửi:............................................................................................................. Fax:..................................................................................................................... Asia Sun Travel xin đặt xe của quý công ty với các thông tin sau: Loại xe:................................................................................................................ Số Lượng:............................................................................................................. Số khách:............................................................................................................. Lịch trình :........................................................................................................... Ngày đi:............................................................................................................... Ngày về:............................................................................................................... Điểm đón:............................................................................................................ Điểm trả khách :.................................................................................................. Giá tiền:............................................................................................................... ( Đã bao gồm thuế VAT) Đề nghị quý công ty xác nhận lại các thông tin ngay khi nhận được bản Fax này và Fax lại cho chúng tôi. Số Fax: 04.9362388 Tên lái xe:.......................................................................................................... Biển số xe:.......................................................................................................... Xin chân thành cảm ơn. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 21 - Chúc hợp tác thành công! Hà Nội, ngày ........ tháng......... năm....... XÁC NHẬN CỦA BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ NGƯỜI ĐẶT DỊCH VỤ 2.14. GỌI HƯỚNG DẪN ĐOÀN. Trường hợp công ty phải thuê hướng dẫn viên ở bên ngoài thì công ty phải lưu tâm tới năng lực của hướng dẫn viên như ngoại ngữ, kiến thức, phong cách .... và đặc biệt là phải có thẻ hướng dẫn còn giá trị. 2.15. LÀM KẾ HOẠCH TOUR. Bảng kế hoạch tour là những thông tin chi tiết về giá của những dịch vụ, những khoản thu chi của công ty về đoàn khách và chuyến đi. Thông qua một tour du lịch cụ thể để có thể hình dung được bảng mẫu của kế hoạch tour như sau: KẾ HOẠCH TOUR Tên đoàn: TQ01 - 281003 Quốc tịch: Việt Nam Cơ quan: Công ty máy tính FPT Tel: Fax: Thời gian thực hiện: 8 ngày Từ ngày: 28 Oct. Đến ngày: 4 Oct. Số lương khách: 21+1 Số phòng: 11 Chương trình: BK-TH-QC-TQ Hướng dẫn viên: Ms Huyền Trang Giá bình quân/ khách : 648USD Doanh thu: 13608 USD Tỷ giá hạch toán: 15550 VNĐ/USD Quy đổi: 211,640,400 VNĐ Cụ thể: 648*21 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 22 - TT Nội dung chi phí SL Đơn giá Thành tiền Thuế khấu trừ Thuế nộp thay USD VNĐ USD VNĐ Cộng quy đổi A B 1 2 3 4=1*2 5=1*3 6=4*Tỷ giá+5 7=6/% thuế 8=6*% thuế Phần không phải chịu thuế VAT 1 Vé máy bay 21 264 5,544 86,209,200 2 Tour fee 21 230 4,830 75,106,500 3 Phí an ninh HK 22 8 176 2,736,800 4 Thuế nội địa 22 6 132 2,052,600 5 Thuế sân bay CAN 22 11 242 3,763,100 6 Visa 21 15 315 4,898,250 7 Thuế sân bay NB 22 14 308 4,789,400 8 9 Phần được khấu trừ 5% ( chi phí vận chuyển ) 10 Xe sân bay 2 500,000 1,000,000 1,000,000 47,619 11 Phần không được khấu trừ 13 Phí visa khẩn 14 Quà tặng 21 15,000 315,000 315,000 31,500 15 Phí tiêu vặt 21 28 588 9,143,400 914,340 16 Công tác phí 8 15 120 1,866,000 186,600 Tổng cộng 12,255 1,315,000 191,880,250 47,619 1,132,440 Tổng số Chưa VAT VAT Doanh thu không chịu thuế: 179,555,861 Doanh thu chịu thuế 3,048,539 29,135,035 2,913,504 Chi phí giao dịch Ước tính lãi sau thuế 16,858,266 VNĐ 1,084.13 USD Tỷ lệ lãi doanh thu 7,97% VAT nộp thêm 2,865,884 Phòng kế toán kiểm tra Ban giám đốc duyệt Người lập kế hoạch BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 23 - 2.16. SOẠN THẢO BẢN THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO CHUYẾN ĐI Những thông tin và hướng dẫn cần thiết cho chuyến đi gồm những thông tin sau:
Thông tin chung * Lịch bay: - Ngày khởi hành , số hiệu chuyến bay, sân bay, giờ khởi hành và giờ đến. - Ngày trở về, số hiệu chuyến bay, sân bay, giờ xuất phát và giờ đến. * Tên hướng dẫn viên suốt tuyến. * Khách sạn: - Ghi rõ tên và địa chỉ những khách sạn lưu trú. - Trong các khách sạn đều có trang bị sẵn khăn tắm, xà phòng, khăn giấy.... - Nên mang theo đồ dùng cá nhân: lược, bàn trải, kem đánh răng, dao cạo râu và các đồ dùng cá nhân cần thiết khác ( kể cả dép đi trong nhà...) - Quý khách phải trả tiền nếu dùng các loại đồ ăn, thức uống để trong tủ lạnh ( mini bar) đặt trong phòng. Nước uống để bên ngoài tủ lạnh được phục vụ miễn phí. - Gửi lại chìa khoá phòng cho quầy tiếp tân khách sạn ( key Drop) mỗi khi rời khách sạn ( vì nếu mất sẽ bị phạt ), và mang theo card địa chỉ khách sạn khị đi ra ngoài hoặc trong lúc tham quan đề phòng đi lạc. - Tiền bạc, nữ trang, điện thoại di động không nên để trong phòng khki rời khách sạn. - Quần áo bẩn có thể tự giặt hoặc thuê khách sạn giặt. Nếu bỏ vào sọt quần áo bẩn, khách sạn sẽ tự mang đi giặt và khách sẽ phải trả tiền. Sử dụng các dịch vụ của khách sạn như: giặt ủi, gọi nhờ taxi..... khách phải trả thêm phí dịch vụ từ 20-30%. - Các dịch vụ miễn phí tại khách sạn gồm: hồ bơi, phòng tập thể dục. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 24 -
Những lưu ý đối với đoàn trong quá trình tham quan * Giấy tờ xuất cảnh gồm: - Hộ chiếu, vé máy bay và tờ khai xuất nhập cảnh của đoàn: Được giao cho các thành viên khi làm thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay ( nếu gửi hộ chiếu cho công ty du lịch ) - Lưu ý: ngoài những mặt hàng cấm theo quy định như súng, thuốcn, hoá chất gây nổ, vàng, đá quý, khách hàng còn không được mang đồ ăn tươi, sống như trái cây và động vật sống...... * Chương trình và thời gian: Công ty gửi kèm theo chương trình cho đoàn. * Tiền tệ: - Mỗi du khách được phép mang tối đa 3000 USD không cần khai báo. Trên 3000 USD hoặc 5.000.000 VNĐ phải khai báo với hải quan. - Nên mang theo đôla Mỹ (USD) tờ 50 USD hoặc 100 USD để đổi sang tiền được tỷ giá cao hơn. - Tại mỗi nước chủ yếu là sử dụng đồng tiền riêng, chỉ rất ít cửa hàng lớn chấp nhận thanh toán bằng đôla Mỹ. Vậy đề nghị đoàn lưu ý mang tiền USD theo và đổi tại các nước. - Tỉ giá giữa đôla Mỹ và tiền nước đến tham quan. * Thời tiết: khuyên khách mang theo những đồ cá nhân phù hợp với thời tiết ở nước đến du lịch. * Thời gian: - Sự chênh lệch về thời gian giữa hai nước. * Mua sắm: - Tai các nước, hàng điện tử và đồ gia dụng nhiều nhưng tương đối đắt. Hàng điện tử trên 300 USD mang về Việt Nam sẽ phải nộp thuế theo quy định của BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 25 - nhà nước. Mặt hàng điện tử khi mua về Việt Nam chịu mức thuế từ 50% đến 75% của phần vượt trội. - Mua sắm tại các siêu thị, giá niêm yết, không phải trả giá. - Khu chợ bán đồ sỉ: trả giá từ 10 đến 15% tuỳ theo giá trị mặt hàng. - Hành lý gửi không quá 20 kg/ người cho cả chuyến đi lẫn về. Nếu vượt quá trọng lượng sẽ phải nộp thêm 10 USD/kg vượt trội. - Hành lý xách tay dưới 10 kg/ người với kích thước không quá 43cm x 35.5cm x20cm. Trong hành lý xách tay không có các loại dao hoặc các vật dụng sắc nhọn, kể cả dao ăn, cắt móng tay........ * Trang phục: khi tham quan du lịch , trang phục phải gọn nhẹ, mũ, giầy thấp hay giầy đế bằng để tiện việc đi lại, có mang theo ô nhỏ đề phòng mưa. - Trang phục lịch sự, kín đáo khi tham quan các ngôi đền và các ngôi chùa. * Giao thông: Phải nêu loại hình giao thông phổ biến, những quy định cần thiết khi tham gia giao thông. * Y tế: - Mỗi người nên chuẩn bị cho mình một số loại thuốc thông dụng như cúm cảm, thuốc đau bụng, say xe..... cũng như những loại thuốc đặc trị cho mình ( nếu có). * Cách gọi điện thoại - Quý khách nên mua thẻ điện thoại để dùng gọi về Việt nam tại các hộp điện thoại. - Cách gọi về Việt Nam: Máy cố định: 001-84-mã số của tỉnh cần gọi Máy di động: 001-84-90/91/98-XXXXXXX * Những điều không nên làm khi tham quan: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 26 - - Không hút thuốc trong các nơi tập trung công cộng, nơi có máy lạnh, trong thang máy. Không xả rác nơi công cộng ( nếu vi phạm sẽ bị phạt nặng) * Những điều khác - Chuẩn bị phim ảnh tại Việt Nam vì phim ở các nước rất đắt. - Khi đi bộ phải đi trên vỉa hè. Nên chuẩn bị một ít tiên lẻ để trả tiền vệ sinh, mua nước..... - Trong thời gian đoàn tham quan, quý khách tuân thủ giờ giấc thông báo của HDV. Công ty du lịch và đơn vị tổ chức không chịu trách nhiệm về sự chậm trễ của các cá nhân. - Khi kết thúc, đoàn nên có tiền bồi dưỡng giành cho hướng dẫn viên và lái xe tại nước ngoài. ( Khoảng 5-7 USD/khách cho suốt tuyến đi). 2.17. XUẤT VÉ MÁY BAY, PHÔ TÔ LẠI CUỐNG VÉ. Trước 3 ngày, công ty phải cho nhân viên đến phòng vé làm thủ tục xuất vé. Công ty thanh toán nốt số tiền còn lại ( trừ số tiền đã đặt cọc vé trước). Công ty phải phô tô lại cuống vé để làm thanh toán. 2.18. HỌP ĐOÀN ( Mang theo chương trình, hướng dẫn đi đoàn và bổ sung thông tin của khách về địa chỉ, danh sách phân phòng, điểm đón khách .....) Trước ngày khởi hành 1 hoặc 2 ngày đoàn khách phải tổ chức 1 buổi để gặp trực tiếp nhân viên của công ty du lịch để thống nhất và ấn định chắc chắn về giờ giấc, địa điểm đón đoàn, kiểm tra lại những thông tin cần thiết và nhân viên công ty du lịch giải đáp tất cả những thắc mắc của khách trước khi khởi hành. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 27 - 2.19. XÁC NHẬN LẠI CÁC DỊCH VỤ VỚI ĐỐI TÁC NƯỚC NGOÀI : Công ty phải liên hệ lại với đối tác nước ngoài để khớp với chương trình đã gửi khách, báo với đối tác biển đón đoàn, hướng dẫn hoặc trưởng đoàn, điện thoại liên hệ..... 2.20. LÀM TẠM ỨNG CHỌ ĐOÀN ĐI ( TIỀN, MŨ,NƯỚC.....) Trước ngày khởi hành 1 hoặc 2 ngày, hướng dẫn viên phải đến công ty du lịch để lấy chương trình và làm tạm ứng cho đoàn đi như : tiền chi phí cho đoàn, tiền dự phòng, mũ, nước....... 2.21. MUA BẢO HIỂM CHO KHÁCH (NẾU CẦN ) Trong thời gian đi du lịch, ngoài những chế độ bảo hiểm mà khách du lịch đã mua ở trong nước, khách du lịch cũng có thể mua bảo hiểm trong quá trình đi du lịch. Trong trường hợp này, nếu khách du lịch yêu cầu thì công ty du lịch cũng phải tiến hành làm giấy yêu cầu bảo hiểm cho khách. Mẫu giấy yêu cầu bảo hiểm có thể được làm như sau: CHƯƠNG TRÌNH BẢO HIỂM DU LỊCH NƯỚC NGOÀI Giấy yêu cầu bảo hiểm Tên người yêu cầu bảo hiểm:....................................................................... Địa chỉ cư trú:............................................................................................... Điện thoại:....................... ........ Fax:...................................... E_mail:..................................... Đi từ :................................... Nơi đến:....................................................................................................... Chương trình bảo hiểm ( vui lòng đánh dấu x vào ô thích hợp) x Chương trình A x Chương trình B x Chương trình C Thời hạn bảo hiểm: Từ ngày: ........./........../........... Đến ngày: ........./........./............ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 28 - Tổng số ngày: ............ ngày Thông tin về người tham gia bảo hiểm STT Họ và tên Số hộ chiếu Giới tính (Nam/Nữ) Ngày sinh (Ngày/tháng/năm) Phí bảo hiểm (USD) 1 2 3 Hiện nay, bạn hay một người được bảo hiểm nào khác có dự định hoặc đang phải theo dõi, điều trị hoặc có triệu trứng sức khoẻ không ổn định không? x Có x không Vui lòng cho biết chi tiết nếu câu trả lời là có ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ Phương thức thanh toán ( Vui lòng đánh dấu x vào ô thích hợp) x Chuyển khoản x Tiền mặt Cam kết: Tôi và những người được bảo hiển ( được gọi là " chúng tôi") cam kết rằng những thông tin mà chúng tôi đưa ra trên đây để yêu cầu bảo hiểm là chính xác và đầy đủ. Chúng tôi hiểu rõ rằng đơn bảo hiểm không chị trả cho các chi phí phát sinh do các bệnh có sẵn hoặc đang phát sinh khi làm yêu cầu bảo hiểm hoặc các bệnh đang phát sinh sẽ không được bảo hiểm. Chúng tôi cam kết là không du hành trái với lời khuyên của bác sĩ hay đi với mục đích điều trị y tế và rằng chúng tôi không thấy có hoàn cảnh, nguyên nhân hay tình trạng nào có thể dẫn tới việc cắt bớt hay huỷ bỏ chuyến đi. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 29 - Hà Nội, Ngày .........tháng .........năm.......... Chữ ký của người yêu cầu bảo hiểm: 2.22. XÁC NHẬN LẠI ĐIỂM ĐÓN KHÁCH VỚI LÁI XE Đối với tour du lịch nào cũng vậy, để cho chắc chắn thì trước ngày khởi hành 1 ngày, công ty du lịch phải gọi điện hay làm làm cách nào đó để có thể liên lạc với lái xe một lần nữa để xác nhận lại địa điểm, thời gian đón hướng dẫn viên và đoàn khách. 2.23. TIỄN SÂN BAY ( PHÁT MŨ VÀ TỜ GÓP Ý ) Ngày khởi hành, khi đoàn khách ra sân bay, ngoài hướng dẫn viên đi theo đoàn thì công ty nên có một người tiễn đoàn ra sân bay làm thủ tục và giải quyết tất cả những vấn đề phát sinh ở sân bay cho đoàn. cùng với đó là nộp lệ phí sân bay cho đoàn. Ngoài ra, kết hợp với việc quảng cáo thì công ty tăng quà cho khách như những chiếc mũ, những chiếc áo có in hình ảnh của công ty và kèm theo đó là tờ góp ý của khách trong quá trình đi. 2.24. THEO DÕI TÌNH HÌNH KHÁCH ĐANG ĐI TOUR Trong quá trình khách đang đi tour, công ty có thể theo dõi tình hình khách bằng cách gọi điện thoại hay E_mail cho hướng dẫn viên hoặc trưởng đoàn để hỏi thăm tình hình của khách. 2.25. ĐÓN SÂN BAY ( THU TỜ GÓP Ý, LỆ PHÍ SÂN BAY) Ngày đoàn về, công ty du lịch sẽ đưa xe và người của công ty tới sân bay đón đoàn. Những công việc mà nhân viên đó phải là thu lại cuống phiếu lệ phí sân bay mà lúc tiễn đoàn đã nộp. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 30 - Trên đường về, nhân viên của công ty sẽ thu lại tờ góp ý của khách, hỏi thăm tình hình của khách trong chuyến đi vừa qua và thay mặt công ty gửi lời cảm ơn , lời chúc của công ty tới đoàn khách. 2.26. ĐIỆN THOẠI HOẶC E-MAIL HỎI THĂM KHÁCH. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành những dịch vụ sau tour, sau một hoặc hai ngày khi đoàn về, công ty có thể gọi điện hoặc E_mail cho đoàn khách để hỏi thăm tình hình sức khoẻ. 2.27. QUYẾT TOÁN TOUR Tour du lịch nào cũng vậy, khi đã kết thúc, nhân viên phải làm quyết toán tour để báo cáo lên giám đốc hoặc người phụ trách phòng Outbound. Mẫu tờ quyết toán có thể được làm như sau: ASIA SUN TRAVEL 52 Lý Thường Kiệt Hà Nội QUYẾT TOÁN ĐOÀN Số................ Tên đoàn:............................................................ Code đoàn:............................ Hành trình:...................................... Ngày đi:..................... Ngày về:................ Số khách:...................... ...................Đơn giá:.................... Tổng thu:............... Đã thu:............................................ Còn phải thu:............................................ Chi phí phát sinh như sau: Tỉ giá: 15,800.00 T T Chứng từ kèm theo Diễn giải Số tiền Ngày Số Tiền hàng Thành tiền USD VND Thuế VND Chi phí tại nước ngoài BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 31 - 1 2 3 4 5 Chi phí tại Việt Nam 1 2 3 4 5 Tổng chi Số tiền đã tạm ứng Số tiền còn được thanh toán Trong đó: Thu - Chi: ...................................... VAT Phải nộp: ..................................... VAT Được khấu trừ: ..................................... VAT Còn phải nộp: ..................................... Lợi nhuận sau thuế: ..................................... Tỷ suất LN/DT: ..................................... Ngày ..............tháng ...........năm.............. Giám đốc Kế toán PT.Bộ phận Người thanh toán 2.28. TRẢ HOA HỒNG CHO KHÁCH Một trong những dịch vụ hậu mãi được tiến hành ngay khi kết thúc chuyến du lịch đó là trả hoa hồng cho khách. Tiền hoa hồng này sẽ được chích từ phần lợi nhuận của chương trình du lịch mà khách đã mua. ( khoảng 10% lợi nhuận) BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 32 - Việc trả lại hoa hồng cho khách tuy nhỏ nhưng lại gây cho khách lòng tin và tình cảm to lớn. 2.29. VÀO SỔ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG: Mỗi khi kết thúc tour, một trong những việc cần phải làm đó là ghi tên đoàn khách đó vào sổ thông tin khách hàng. Tên, địa chỉ, ngày sinh, điện thoại đều là những thông tin cần thiết để sau này dựa vào đó để thực hiện những dịch vụ sau tour như hậu mãi, chào bán các tour mới...... 2.30. LIÊN HỆ SAU TOUR: CHÀO CÁC TOUR MỚI VỚI KHÁCH CŨ, TẶNG QUÀ CÁC DỊP ĐẶC BIỆT........ Bất cứ một công ty du lịch nào cũng vậy, đều muốn gây được lòng tin với khách và muốn những người đã mua tour của công ty du lịch mình trở thành những khách hàng thân quen thì ngoài những công việc phải thực hiện tốt trong tour du lịch như dịch vụ chu đáo, dịch vụ đảm bảo chất lượng và số lượng......., công ty du lịch còn phải chú ý tới các dịch vụ sau tour như hỏi thăm sức khoẻ, tặng quà vào các dịp đặc biệt, cùng với đó là có thể gửi kèm theo các chương trình du lịch với các tour du lịch mới hay những tour truyền thống mà phù hợp với thời gian, thời điểm để thực hiện tour. Ở công ty du lịch Asia Sun Travel cũng vậy, những dịch vụ sau tour cũng được thực hiện rất tốt, những khách hàng quen thuộc hay những khách hàng lớn của công ty luôn là những địa chỉ mà công ty sẽ tặng quà và chào bán những tour mới trong những ngày đặc biệt. 3. NHỮNG CÔNG VIỆC CHÍNH TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. Trong quá trình thực tập, công ty đã tin tưởng và bố chí cho em thực tập ở phòng du lịch nước ngoài (Outbound). Ngoài ra, em còn giúp đỡ và làm BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 33 - những công việc của các phòng khác như phòng kế toán, phòng Inbound, phòng Nội Địa. Những công việc chính mà em thường hay làm như: - Khai các form xuất nhập cảnh. - Khai các form visa. - Nộp hồ sơ làm visa và lấy visa. - Khai các form hộ chiếu. - Đưa khách đi làm hộ chiếu. - Đi lấy hộ chiếu, hồ sơ của khách. - Đi thu tiền đặt cọc của khách. - Đi đăng ký phỏng vấn làm visa cho khách đi đu lịch ở Mỹ. - Tiễn đoàn ra sân bay - Đưa các giấy tờ cần thiết cho khách. 4. NHẬN ĐỊNH KẾT QUẢ THỰC TẬP 4.1. NHỮNG THUẬN LỢI. - Với những kiến thức về chuyên môn đã được các thầy cô giáo trang bị trong thời gian ngồi trên ghế nhà trường và những kiến thức thực tế ngoài xã hội cùng với sự giúp đỡ của giám đốc, các anh chị em trong công ty nên quá trình thực tập của em được tiến hành dễ dàng và đạt kết quả tốt. - Sự đầy đủ về cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cũng tạo thuận lợi cho quá trình thực tập của em. - Sự tin tưởng của mọi người trong công ty về tính cách con người cũng như về năng lực đã tạo thuận lợi cho em được thực tập ở nhiều bộ phận, nhiều công việc trong quá trình thực hiện tour. - Công ty có nhiều tour nên những công việc được tiến hành nhiều lần. 4.2. NHỮNG KHÓ KHĂN: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 34 - - Kinh nghiệm thực tế còn chưa nhiều nên trong quá trình còn nhiều bỡ ngỡ, phải hỏi nhiều. - Vốn ngoại ngữ tiếng Pháp của em không phù hợp nhiều với công việc của công ty. Đa số những công việc của công ty đều sử dụng tiếng Anh. Chính vì vậy mà em gặp nhiều khó khăn trong quá trình khai các form nhập cảnh và các form làm visa cho khách. - Kiến thức thực tế về điểm du lịch ở các nước còn chưa có nên còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình giao tiếp với khách. 5. NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 5.1. ĐỐI VỚI CÔNG TY DU LỊCH ASIA SUN: Sau hơn hai tháng thực tập trong công ty, với sự tận tình chỉ bảo của ban giám đốc và các anh chị em trong công ty, em đã làm quen hầu hết các công việc đặc biệt là những công việc trong bộ phận lữ hành Outbound. Những thuận lợi và khó khăn mà em gặp phải trong công ty đã đưa lại cho em những bài học kinh nghiệm và một số những kiến nghị như: - Nên cho sinh viên thực tập ở tất cả các mảng để sinh viên làm quen với tất cả các công việc. - Nên có sự liên đới giữa các bộ phận để khắc phục tính thời vụ công việc trong công ty. - Nếu có thể nên may đồng phục cho nhân viên. - Nên kết hợp với các công ty khác để quảng cáo để giảm bớt chi phí. 5.2. KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI KHOA DU LỊCH HỌC Qua đợt thực tập tại bộ phận lữ hành Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun, em thấy khối lượng kiến thức mà khoa trang bị cho sinh viên khá đầy đủ đối với bộ phận lữ hành nội địa, bộ phận lữ hành Inbound. Còn đối với BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 35 - bộ phận lữ hành Outbound thì những kiến thức thực tế còn nhiều những phần cần trang bị cho sinh viên như: - Những quy định về thủ tục làm hộ chiếu, visa. - Những thủ tục làm xuất nhập cảnh tại sân bay - Những kiến thức làm những giấy tờ mẫu phục vụ cho chuyến đi. - Những thủ tục đăng ký và mua vé máy bay. - Trình độ ngoại ngữ của sinh viên khoa du lịch khi ra ngoài làm việc còn nhiều hạn chế, khoa cần có chương trình đào tạo hiệu quả hơn như có thể lồng ghép các môn học chuyên ngành bằng ngoại ngữ... - Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa khoa và đơn vị thực tập để tạo điều kiện cho sinh viên khi ra trường có việc làm. PHẦN KẾT LUẬN Sau hơn hai tháng thực tập tại Công ty Du lịch Asia Sun, những kinh nghiệm và những bài học trong quá trình thực hiện tour du lịch Outbound đã mang lại cho em một lượng kiến thức khá đầy đủ. Những kiến thức mà các thầy cô trang bị cho em được vận dung tối đa và được biến thành kiến thức thực tế. Cùng với đó là những kinh nghiệm thực tế, những kinh nghiệm ngoài xã hội đã giúp em tự tin hơn trong công việc sau này. Thời gian hơn hai tháng thực tập không phải là lâu nhưng cũng đủ thời gian để cho mỗi sinh viên có thể học hỏi và có một chút kinh nghiệm phục vụ cho công việc mới mẻ của sinh viên sau khi ra trường. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 36 - Khoảng thời gian thực tập có thể còn là cầu nối, tạo những mối quan hệ để tìm kiếm việc làm cho sinh viên sau này. Do vậy, giai đoạn thực tập là rất quan trọng cho mỗi sinh viên nên nhà trường và khoa cần có những sự giúp đỡ để tạo thuận lợi cho sinh viên có chỗ thực tập tốt nhất. MỤC LỤC lêi giíi thiÖu .............................................................................................................. 1 phÇn néi dung ........................................................................................................... 2 1. Vµi nÐt kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty du lÞch ................................................ 2 2. quy tr×nh tiÕn hµnh tour outbound ................................................. 4 2.1. Lµm ch−¬ng tr×nh, tÝnh gi¸ tour: ..................................................... 4 * Lµm ch−¬ng tr×nh: ............................................................................................ 4 * Qu¸ tr×nh x©y dùng ch−¬ng tr×nh du lÞch còng tu©n thñ theo c¸c b−íc nh−: . 4 * TÝnh gi¸ tour: .................................................................................................... 5 2.2. T×m hiÓu kü vÒ ®iÓm th¨m quan trong ch−¬ng tr×nh: ........ 5 2.3. Qu¶ng c¸o vµ b¸n ch−¬ng tr×nh cho kh¸ch ......................... 6 2.4. ThuyÕt phôc kh¸ch hµng ®i theo ch−¬ng tr×nh vµ thay ®æi ch−¬ng tr×nh cho phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch. ................. 7 2.5. So¹n th¶o hîp ®ång ........................................................................... 7 2.6. Ký hîp ®ång, thu ®Æt cäc hoÆc ký biªn b¶n ghi nhí ....... 11 2.7. §Æt dÞch vô: .......................................................................................... 12 * VÐ m¸y bay: ..................................................................................................... 12 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 37 - * Kh¸ch s¹n: ....................................................................................................... 13 2.8. Thu hå s¬ cña kh¸ch: .................................................................... 13 2.9. LËp danh s¸ch kh¸ch víi ®Çy ®ñ th«ng tin ..................... 13 2.10. Khai c¸c form liªn quan: .......................................................... 14 2.11. Lµm visa, giÊy th«ng hµnh ........................................................ 14 2.12. §Æt cäc vÐ m¸y bay. ..................................................................... 19 2.13. §Æt xe: ................................................................................................. 19 2.14. Gäi h−íng dÉn ®oµn. .................................................................... 21 2.15. Lµm kÕ ho¹ch tour. ...................................................................... 21 2.16. So¹n th¶o b¶n th«ng tin cÇn thiÕt cho chuyÕn ®i ...... 23 2.17. XuÊt vÐ m¸y bay, ph« t« l¹i cuèng vÐ. ................................ 26 2.18. Häp ®oµn ............................................................................................ 26 2.19. X¸c nhËn l¹i c¸c dÞch vô víi ®èi t¸c n−íc ngoµi : ......... 27 2.20. Lµm t¹m øng chä ®oµn ®i ( tiÒn, mò, n−íc.....) ..................... 27 2.21. Mua b¶o hiÓm cho kh¸ch (nÕu cÇn ) ....................................... 27 2.22. X¸c nhËn l¹i ®iÓm ®ãn kh¸ch víi l¸i xe .............................. 29 2.23. TiÔn s©n bay ( ph¸t mò vµ tê gãp ý )....................................... 29 2.24. Theo dâi t×nh h×nh kh¸ch ®ang ®i tour ............................... 29 2.25. §ãn s©n bay ( thu tê gãp ý, lÖ phÝ s©n bay) ........................ 29 2.26. §iÖn tho¹i hoÆc E-mail hái th¨m kh¸ch. ............................. 30 2.27. QuyÕt to¸n tour............................................................................. 30 2.28. Tr¶ hoa hång cho kh¸ch ............................................................ 31 2.29. Vµo sæ th«ng tin kh¸ch hµng: ................................................. 32 2.30. Liªn hÖ sau tour: chµo c¸c tour míi víi kh¸ch cò, tÆng quµ c¸c dÞp ®Æc biÖt........ .................................................................. 32 3. Nh÷ng c«ng viÖc chÝnh trong qu¸ tr×nh thùc tËp. ................... 32 4. NhËn ®Þnh kÕt qu¶ thùc tËp ................................................................. 33 4.1. Nh÷ng thuËn lîi. ................................................................................. 33 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN - 38 - 4.2. Nh÷ng khã kh¨n:................................................................................. 33 5. Nh÷ng kiÕn nghÞ ®Ò xuÊt ........................................................................ 34 5.1. ®èi víi c«ng ty du lÞch asia sun: ............................................... 34 5.2. kiÕn nghÞ ®èi víi khoa du lÞch häc ........................................... 34 PhÇn kÕt luËn ........................................................................................................ 35