Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương - Thái Bình

MỞ ĐẦU Cải cách nền hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà Đảng, Nhà nước và nhân dân ta đã xác định. Để thực hiện nhiệm vụ này, nhà nước ta đã xây dựng chương trình cải cách tổng thể nền hành chính giai đoạn 2001 - 2010 với bốn nội dung lớn, đó là: cải cách về bộ máy hành chính nhà nước, cải cách con người hành chính, cải cách tài chính công và cải cách thể chế hành chính. Cải cách thể chế hành chính trong đó cải cách về thủ tục hành chính được coi là một khâu đột phá. Là sinh viên năm thứ 4 Học viện Hành chính Quốc Gia, thực hiện phương châm “học đi đôi với hành” của Học viện tôi đã được thực tập với thời gian hai tháng tại UBND huyện Kiến Xương – Thái Bình. Thời gian thực tập tại UBND huyện, bằng sự nỗ lực tìm hiểu nghiên cứu tài liệu cũng như được quan sát các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, nhân viên tại Uỷ ban trong thực hiện nhiệm vụ cải cách nền hành chính, tôi nhận thấy công việc hành chính rất phong phú đa dạng, đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được nhà nước, các cơ quan, doanh nghiệp nói chung hết sức quan tâm. Công việc này đối với UBND cấp chính quyền cơ sở lại càng cần thiết hơn. Bằng những kiến thức mà tôi đã được học trong nhà trường đã giúp tôi quan sát, đánh giá được công việc thực tế một cách chính xác và đầy đủ hơn. Và cũng phải nói rằng công tác soạn thảo văn bản hiện nay đối với cấp chính quyền cơ sở còn nhiều hạn chế trên nhiều khía cạnh như các yếu tố về ngôn ngữ, về thể thức về nội dung chưa được chính xác như những gì tôi đã từng được học. Xuất phát từ nhu cầu thực tế nêu trên, tôi chọn đề tài cho báo cáo thực tập của mình đó là: "Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương - Thái Bình”. Báo cáo tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận được chia làm hai chương: Chương I: Khái quát chung về UBND huyện Kiến Xương Chương II: Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương

doc34 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 07/02/2013 | Lượt xem: 3079 | Lượt tải: 29download
Tóm tắt tài liệu Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương - Thái Bình, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khoá thực tập với đề tài: "Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nước tại Uỷ ban nhân dân huyện Kiến Xương". Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới: - Thầy, cô giáo trong Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính. - Cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân huyện Kiến Xương - Thái Bình Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hà, người đã ân cần chỉ bảo, tận tình hướng dẫn em viết và hoàn thành báo cáo thực tập này. MỞ ĐẦU Cải cách nền hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà Đảng, Nhà nước và nhân dân ta đã xác định. Để thực hiện nhiệm vụ này, nhà nước ta đã xây dựng chương trình cải cách tổng thể nền hành chính giai đoạn 2001 - 2010 với bốn nội dung lớn, đó là: cải cách về bộ máy hành chính nhà nước, cải cách con người hành chính, cải cách tài chính công và cải cách thể chế hành chính. Cải cách thể chế hành chính trong đó cải cách về thủ tục hành chính được coi là một khâu đột phá. Là sinh viên năm thứ 4 Học viện Hành chính Quốc Gia, thực hiện phương châm “học đi đôi với hành” của Học viện tôi đã được thực tập với thời gian hai tháng tại UBND huyện Kiến Xương – Thái Bình. Thời gian thực tập tại UBND huyện, bằng sự nỗ lực tìm hiểu nghiên cứu tài liệu cũng như được quan sát các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, nhân viên tại Uỷ ban trong thực hiện nhiệm vụ cải cách nền hành chính, tôi nhận thấy công việc hành chính rất phong phú đa dạng, đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được nhà nước, các cơ quan, doanh nghiệp nói chung hết sức quan tâm. Công việc này đối với UBND cấp chính quyền cơ sở lại càng cần thiết hơn. Bằng những kiến thức mà tôi đã được học trong nhà trường đã giúp tôi quan sát, đánh giá được công việc thực tế một cách chính xác và đầy đủ hơn. Và cũng phải nói rằng công tác soạn thảo văn bản hiện nay đối với cấp chính quyền cơ sở còn nhiều hạn chế trên nhiều khía cạnh như các yếu tố về ngôn ngữ, về thể thức về nội dung chưa được chính xác như những gì tôi đã từng được học. Xuất phát từ nhu cầu thực tế nêu trên, tôi chọn đề tài cho báo cáo thực tập của mình đó là: "Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương - Thái Bình”. Báo cáo tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận được chia làm hai chương: Chương I: Khái quát chung về UBND huyện Kiến Xương Chương II: Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG I. UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG Kiến Xương là một huyện đồng bằng thuộc vùng hạ lưu sông Hồng với diện tích đất tự nhiên 21313,39 ha, chiếm 13,9% diện tích đất tự nhiên của tỉnh Thái Bình. Vị trí địa lý của huyện trong tỉnh được xác định như sau: - Phía đông giáp huyện Tiền Hải - Phía Tây giáp huyện Vũ Thư và Thị xã Thái Bình. - Phía Nam giáp tỉnh Nam Định. - Phía Bắc giáp huyện Đông Hưng và Thái Thụy. Với vị trí địa lý cùng điều kiện địa hình tương đối bằng phẳng đất đai màu mỡ và khí hậu đậm nét nhiệt đới gió mùa ẩm là điều kiện thuận lợi để Kiến Xương trở thành huyện trọng điểm lúa của tỉnh Thái Bình. 1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Kiến Xương UBND huyện Kiến Xương là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương được bầu lên bởi HĐND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND Huyện. UBND huyện có trụ sở đặt tại trung tâm của huyện Kiến Xương là nơi làm việc của gần 100 cán bộ, công chức nhà nước và là nơi đón tiếp, giải quyết các vấn đề của nhân dân đồng thời tổ chức, chỉ đạo, thực hiện các chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước. Từ khi được thành lập đến nay, UBND huyện đã trở thành bộ máy hoạt động có hiệu quả, đem lại những lợi ích to lớn cho nhân dân và Nhà nước. 2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kiến Xương - Căn cứ vào Quyết Định số: 13/2005/QĐ - UBND ban hành ngày 10 tháng 01 năm 2005 của UBND tỉnh Thái Bình về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố. - Căn cứ vào văn bản hướng dẫn số: 78/HD – SNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2005 của sở Nội vụ tỉnh Thái Bình về việc hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố. - Căn cứ vào Quy chế làm việc của UBND huyện Kiến Xương nhiệm kỳ 2004-2009 ban hành kèm theo Quyết định số: 433/2004/QĐ - UBND ngày 10 tháng 6 năm 2004 của UBND huyện. UBND huyện Kiến Xương có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau: Cơ cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Kiến Xương gồm 13 phòng ban chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG. UBND HUYỆN Các đơn vị sự nghiệp Các phòng ban chuyên môn 1 2 1. Phòng ban chuyên môn 2. Các đơn vị sự nghiệp - Văn phòng HĐND và UBND - Sự nghiệp Giáo dục - Phòng nội vụ - LĐ và thương binh xã hội - Sự nghiệp Y tế - Phòng tài chính - Kế hoạch - Sự nghiệp Văn hóa- Thông tin - Phòng văn hoá - Thông tin - Thể thao. - Phòng y tế - Phòng tư pháp - Phòng tài nguyên và môi trường - Phòng Hạ tầng Kinh tế - Phòng Công thương - Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn - Phòng thanh tra - UB Dân số gia đình và trẻ em - Phòng giáo dục + Cơ cấu nhân sự Tổng số cán bộ, công chức, nhân viên của UBND huyện Kiến Xương là 98 người với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chuyên môn nghiệp vụ khác nhau Bộ máy lãnh đão UBND gồm: 1 Chủ tịch , 3 Phó Chủ tịch, 5 Uỷ viên và 1 phụ trách lãnh đạo điều hành các phòng ban chuyên môn là các trưởng phòng. SƠ ĐỒ CƠ CẤU NHÂN SỰ UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH CÁC UỶ VIÊN TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Kiến Xương + Chức năng. UBND huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, do HĐND huyện bầu ra, chịu sự giám sát, tín nhiệm của HĐND huyện. UBND huyện có các chức năng cơ bản sau: - Quản lý mọi mặt, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương. - Cung cấp các dịch vụ công + Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Kiến Xương UBND huyện Kiến Xương thực hiện nhiệm vụ và có các quyền hạn trên các lĩnh vực sau: - Trên lĩnh vực kinh tế tài chính: Xây dựng kế hoạch phát triển KT- XH hàng năm, lập dự toán ngân sách, dự toán thu chi ngân sách địa phương, phê chuẩn kế hoạch phát triển KT – XH của xã, thị trấn. - Trên lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai: Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất ở địa phương, chỉ đạo các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế nông nghiệp nông thôn, xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cống đập. -Trên lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng, phát triển và quản lý các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn, tổ chức và phát triển các làng nghề truyền thống, sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu. - Trên lĩnh vực giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt quy hoạch phát triển mạng lưới giao thông đường vận tải thuỷ, bộ trên địa bàn huyện, quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện Pháp luật trong xây dựng. - Trên lĩnh vực thương mại và dịch vụ, du lịch: Xây dựng và kiểm tra, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện. - Trên lĩnh vực Văn hoá Giáo dục, xã hội, đời sống: Xây dựng các chương trình, đề án phát triển sự nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao, tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục tiểu học, trung học cơ sở, xóa mù chữ, thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, qui chế thi cử. - Trên lĩnh vực Khoa học Công nghệ, tài nguyên và môi trường: Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân địa phương, tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phục hậu quả do thiên tai bão lụt. - Trên lĩnh vực quốc phòng: Tổ chức phong trào toàn dân tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân, tổ chức thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, thực hiện chính sách hậu phươngvới quân đội. - Trên lĩnh vực an ninh trật tự, an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội ở địa phương, tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội. - Trên lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn giáo, chỉ đạo việc thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo ở địa phương, kiểm tra, ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái những qui định của pháp luật, chính sách nhà nước. - Trên lĩnh vực thi hành pháp luật: chỉ đạo công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện, quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo qui định của pháp luật. - Xây dựng chính quyền, quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế và quản lý địa giới hành chính: tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo qui định của Pháp luật, quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫn của UBND tỉnh, quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của huyện. II. PHÒNG NỘI VỤ - LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội là một phòng chuyên môn trực thuộc UBND huyện, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện và sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của ban tổ chức chính quyền nay là Sở Nội vụ và Sở Lao động- Thương binh và Xã hội. Phòng được sử dụng con dấu riêng và tài khoản riêng để hoạt động. Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội huyện Kiến Xương được thành lập tháng 4 năm 1988 trên cơ sở sát nhập 3 phòng là Phòng Tổ chức chính quyền huyện, Phòng Lao động và Thương binh Xã hội. Thực hiện Nghị định số: 172/2004/NĐ- CP của Thủ tướng Chính phủ về việc sắp xếp lại các phòng ban chuyên môn biên chế quản lý nhà nước của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, từ tháng 4 năm 2005 phòng được đổi tên là Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội. 2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ - lao động -Thương binh và Xã hội a. Cơ cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội bao gồm các bộ phận sau: Bộ phận tổ chức cán bộ: Thuộc sự quản lý điều hành trực tiếp của Trưởng phòng, có nhiệm vụ quản lý xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức. Bộ phận tổ chức chính quyền: Theo dõi hoạt động của bộ máy cơ quan, hướng dẫn nghiệp vụ bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp theo qui định của pháp luật. Bộ phận lao động việc làm: Thực hiện quản lý và đào tạo nghề cho người lao động, hợp đồng và xây dựng xúc tiến việc làm trong nước và xuất khẩu lao động. Bộ phận chính sách ưu đãi người có công: Thực hiện lập và tiếp nhận hồ sơ đối tượng trình Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ra quyết định giải quyết chế độ chính sách. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG NỘI VỤ - LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Bộ phận LĐVL Bộ phận kế toán Bộ phận CSTBLS ưu đãi người có công Bộ phận TCCB Bộ phận TCCQ PHÓ PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG à Sự lãnh đạo từ cấp trên xuống nhân viên. + Cơ cấu nhân sự Phòng Nội vụ – Lao động – Thương binh và Xã hội bao gồm có 12 cán bộ, công chức trong đó có 11 người trong biên chế và một nhân viên hợp đồng. Cơ cấu nhân sự của phòng được cơ cấu như sau: Đồng chí Trưởng phòng phụ trách chung Đồng chí Phó phòng là người tham mưu giúp việc cho đồng chí Trưởng phòng thực hiện sự uỷ quyền của đồng chí Trưởng phòng, trực tiếp chỉ đạo chuyên môn các bộ phận kế toán, lao động việc làm, chính sách ưu đãi người có công. Hai đồng chí cán bộ phụ trách công tác chính quyền cơ sở Một cán bộ phụ trách công tác quản lý cán bộ, công chức nhà nước Một kế toán tổng hợp Hai cán bộ phụ trách theo dõi chính sách người có công Một cán bộ phụ trách công tác lao động việc làm Một nhân viên đánh máy b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh Xã hội Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội có nhiệm vụ về quản lý nội vụ, lao động, thương binh xã hội và dạy nghề. Công tác tổ chức bộ máy: Quản lý công tác bộ máy biên chế hành chính sự nghiệp và công tác cán bộ, công chức gồm xây dựng qui hoạch, kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức, thực hiện công tác tuyển dụng, điều động cán bộ công chức, thực hiện công tác tiền lương và công tác đào tạo cán bộ tại chức. Tham mưu cho UBND huyện trong công tác hướng dẫn theo dõi hoạt động của bộ máy chính quyền cơ sở. Thực hiện công tác xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, chế độ, chính sách cán bộ xã, thị trấn. Công tác lao động việc làm: Tham mưu cho UBND huyện thành lập ban chỉ đạo xây dựng chương trình lao động việc làm giai đoạn 2001 -2005. Công tác thương binh liệt sĩ và người có công: Hiện nay, phòng đang quản lý và chi trả cho hơn 8000 đối tượng người có công. Người hoạt động cách mạng Thương binh, người hưởng chính sách như thương binh. Bệnh binh Quân nhân, tai nạn lao động Người phục vụ thương bệnh binh nặng, ưu đãi tiền tuất. Người có công với cách mạng Bà mẹ Việt Nam anh hùng Thực hiện chính sách xã hội gồm: cho vay vốn 120. + Tổng nguồn vốn cho vay của chương trình 3.027.800.000đ. Trong đó: - Tổng nguồn vốn đã cho vay: 2.853.550.000đ - Nguồn vốn còn lại chưa cho vay: 1.742.503.000đ Quản lý, thực hiện chính sách đối với người tàn tật, người già cô đơn, trẻ mồ côi không nơi nương tựa. - 516 người bị nhiễm chất độc hoá học - 493 đối tượng hưởng chế độ cứu trợ xã hội theo thông tư 176. Thực hiện chương trình phòng chống tệ nạn xã hội. Xã hội hoá công tác chăm sóc người có công, phát động phong trào lập quỹ đền ơn đáp nghĩa ở 39/39 xã, thị trấn trong huyện. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIẾN XƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm Thuật ngữ “văn bản quản lý nhà nước” là một thuật ngữ được tiếp cận dưới nhiều góc độ, quan niệm khác nhau. Nhưng để phục vụ cho việc viết báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng về thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương” tôi chọn khái niệm sau làm cơ sở cho việc viết báo cáo của mình. “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền trình tự, thư tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”( Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và Ban hành văn bản, Học viện Hành chính, trang 18). Theo khái niệm trên, văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm cụ thể sau: - Chủ thể ban hành: Do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền - Nội dung văn bản: Là những quyết định và thông tin quản lý. - Hình thức văn bản: Văn bản được ban hành theo hình thức nhất định - Phạm vi điều chỉnh: Là các mối quan hệ trong nội bộ các cơ quan nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Như vậy, để làm sáng tỏ và nổi bật văn bản quản lý nhà nước, chúng ta cần phải hiểu chi tiết về từng đặc điểm riêng của văn bản. Song qua khảo sát thực tế, với kiến thức còn nhiều hạn chế tôi không thể đề cập tới tất cả các đặc điểm của văn bản trong bài viết của mình mà chỉ xin đi vào tìm hiểu và phân tích thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước. Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng và Ban hành văn bản- Học viện Hành chính Quốc Gia 2002: “Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá” (Trang 51). Vậy, thể thức văn bản chính là cách thức trình bày có tính bố cục không chỉ là hình thức mà có cả yếu tố nội dung được nhà nước quy định. Thực tế hiện nay các yếu tố thể thức văn bản quản lý nhà nước đã được Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ quy định tại Thông tư liên tịch số: 55/2005- TTLT- BNV- VPCP. Như vậy, yếu tố thể thức đã có văn bản quy định rõ ràng. Song, trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức công và đặc biệt là các cơ quan chính quyền cơ sở vấn đề này còn chưa được chú trọng. Vì vậy, chúng tôi chọn yếu tổ thể thức cho phần viết này nhằm góp phần vào việc hoàn thiện hơn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản hiện nay. Để biết được thực trạng các yếu tố thể thức trong các văn bản quản lý nhà nước, trước hết chúng tôi dựa vào cách phân loại văn bản quản lý nhà nước của giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và Ban hành văn bản” (sách đã dẫn) để làm tiêu chí khảo sát. Và với khuôn khổ của báo cáo cũng như thời gian thực tập, tôi chỉ đi vào khảo sát các yếu tố thể thức ở trên ba loại văn bản chính đó là: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản Hành chính cá biệt và văn bản Hành chính thông thường. 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kiến Xương. UBND huyện Kiến Xương là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi 2002, Luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi 2003, UBND huyện Kiến Xương có thẩm quyền ban hành các loại văn bản gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, chỉ thị. - Văn bản hành chính thông thường: Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Biên bản, Kế hoạch, các loại giấy, các loại phiếu,... - Văn bản hành chính cá biệt. Văn bản có một vai trò rất quan trọng để các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Nhưng thực tế, trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các đơn vị, cơ quan còn bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế, nhất là những tồn tại trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Vì lý do trên mà văn bản đã không phát huy được hết vai trò tích cực của mình là công cụ đảm bảo hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động chấp hành và điều hành của cơ quan hành chính nhà nước. Cũng giống như các đơn vị, cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác, văn bản tại UBND huyện Kiến Xương vẫn còn nhiều thiếu xót trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Hàng năm, UBND huyện Kiến Xương ban hành rất nhiều văn bản bao gồm nhiều loại văn bản khác nhau để điều chỉnh, giải quyết các công việc trong nội bộ, cũng như với tổ chức và công dân trên địa bàn huyện với đề tài của mình tôi chỉ xin được trình bày phần thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương từ khi có Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT- VPCP - BNV ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. II. THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI UBND HUYỆN KIẾN XƯƠNG. 1. Thể thức, các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản a. Các yếu tố cụ thể của thể thức. Theo quy định của Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT - BNV - VPCP thể thức văn bản bao gồm các yếu tố cụ thể sau: 1. Quốc hiệu 2. Tên cơ quan ban hành văn bản 3. Số và ký hiệu 4. Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5. Tên loại và trích yếu 6. Nội dung 7. Thẩm quyền ký, chữ ký, họ tên đầy đủ của người ký 8. Con dấu hợp pháp 9. Nơi nhận 9a. Văn bản có tên loại 9b. Công văn 10. Các yếu tố có thể có: Mật khẩu, dự thảo 11. Các yếu tố khác: Địa chỉ cơ quan, điện thoại,... b. Kỹ thuật trình bày văn bản - Phải đảm bảo tính khoa học, chuẩn xác và đúng tiêu chuẩn theo tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001. - Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày văn bản định lề trong văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, và các chi tiết trình bày khác. - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo phù hợp và truyền tải được nội dung văn bản. 2. Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ công chức làm việc tại UBND huyện Kiến Xương rất đặc biệt quan tâm chú ý. Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở đây đang từng bước được hoàn thiện hơn. Qua khảo sát các văn bản được soạn thảo và ban hành tại UBND huyện Kiến Xương từ khi có Thông tư liên tịch số: 55/2005/ TTLT - BNV - VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005, tôi nhận thấy thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đạt được những ưu điểm nổi bật sau: a. Thành tựu. Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức sau: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu, tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận. Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản, tương đối rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản dễ nắm bắt thông tin hơn. Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản, cụ thể văn bản của UBND ban hành ra đều được đánh số, ký hiệu và được lưu văn thư nên thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầu phục vụ giải quyết công việc nội bộ và nhân dân. Số lượng văn bản được soạn thảo và ban hành ra tương đối kịp thời so với diễn biến, sự vận động phát triển KT- XH trên điạ bàn huyện cũng như nhanh chóng tổ chức, triển khai hướng dẫn các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và các nghị quyết của HĐND huyện vào cuộc sống. Chúng ta có thể thấy qua bảng số liệu cụ thể sau: Bảng 1. Số lượng văn bản năm 2005 của UBND huyện Kiến Xương. Tên loại Số lượng Tỷ lệ % 2.432 100 Chỉ thị 8 0.33 Quyết định 1990 81.83 Công văn 133 5.47 Mời họp 106 4.36 Thông báo 26 1.07 Tờ trình 144 5.92 Báo cáo 22 0.90 Hướng dẫn 3 0.12 Bảng 2. Số lượng văn bản 3 tháng đầu năm 2006 của UBND huyện Kiến Xương. Tên loại Số lượng Tỷ lệ % 535 100 Quyết định 377 70.5 Chỉ thị 1 0.19 Công văn 37 6.92 Thông báo 6 1.12 Mời họp 28 5.23 Tờ trình 50 9.35 Báo cáo 8 1.5 Trên đây là những ưu điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kiến Xương những uư điểm này đã góp phần đảm bảo truyền đạt, trao đổi thông tin giữa các phòng ban và với nhân dân từ đó mà nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương. b. Hạn chế. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, trong công tác soạn thảo văn bản, ban hành vẫn còn nhiều tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Qua khảo sát 300 văn bản quy phạm pháp luật và 1000 văn bản quản lý hành chính nhà nước, chúng tôi thấy văn bản ở UBND huyện Kiến Xương còn mắc phải các lỗi như sau về thể thức và kỹ thuật trình bày. Sơ đồ 1. Tỷ lệ % sai về thể thức của văn bản quy phạm pháp luật. % Văn bản quy phạm pháp luật Tên loại Quốc hiệu Tên cơ quan ban hành Địa danh ngày tháng Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu Nơi nhận Thể thức đề ký Số lượng Quyết định 96.61 84.75 33.90 67.79 84.75 100 100 100 Chỉ thị 100 100 60 20 100 60 100 100 Sơ đồ 2. Tỷ lệ % sai về thể thức của văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thông thường - văn bản cá biệt Tên loại Số lượng Quốc hiệu Tên cơ quan ban hành Địa danh ngày tháng Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu Nơi nhận Thể thức để ký Quyết định cá biệt 100 74.30 100 15.72 14.30 68.2 100 100 Công văn 100 95.1 96.9 20.0 98.5 59.3 100 100 kế hoạch 100 99.5 100 15.7 10.1 30 100 100 Giấy mời 100 100 100 10.0 50.5 49.8 100 100 Thông báo 100 100 100 25.4 20.0 75,9 100 100 Tờ trình 100 100 100 16.9 90.4 98.3 100 100 Việc phân tích lỗi ở đây tôi không đi theo trình tự như Thông tư liên tịch mà những yếu tố có lỗi mới phân tích. Vì vậy thứ tự ở đây sẽ không khớp với Thông tư liên tịch,ví dụ: Yếu tố lỗi số 7 mà chỉ phân tích yếu tố lỗi theo tỷ lệ mắc lỗi nhiều, ít của các yếu tố thể thức. 1. Quốc hiệu. Theo quy định trong Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT - VPCP - BNV thì dòng chữ “ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 - 13, kiểu chữ đứng đậm, “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm, chữ cái đầu của cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Song, ở hầu hết các văn bản của Uỷ ban ban hành ra phần trình bày Quốc hiệu chưa đúng kiểu chữ in hoa, chữ đứng nhưng không đậm. Dưới dòng tiêu ngữ của các văn bản, thay vào đường kẻ ngang, nét liền là đường kẻ nét đứt và được trình bày rất văn hoa như: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. ---------****---------- 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành. Qua khảo sát gần 1000 văn bản cho thấy, phần trình bày yếu tố này trong các văn bản của UBND huyện Kiến Xương còn rất nhiều thiếu sót như trong văn bản có cơ quan chủ quản thì cả tên cơ quan chủ quản lẫn tên cơ quan ban hành đều được trình bày bằng kiểu chữ đứng đậm. Ở một số văn bản khác lại trình bày bằng kiểu chữ đứng nhưng không đậm, cỡ chữ không đảm bảo đúng quy định thống nhất trong mọi văn bản. Nhiều văn bản còn tồn tại, tình trạng viết tắt tên cơ quan ban hành không theo quy định. Ngoài ra việc thay đường kẻ nét đứt, ngắn phía dưới tên cơ quan ban hành cho đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ gặp ở hầu hết các văn bản. VD: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIẾN XƯƠNG --------- 3. Số, ký hiệu của văn bản Yếu tố thể thức này trong các văn bản là một trong những yếu tố thể thức được trình bày không đúng qui định rất rõ. Thể hiện như sau: Ở các văn bản quy phạm pháp luật thường không ghi năm ban hành vào phần số và ký hiệu. VD: Số 43/QĐ - UBND Có những văn bản hành chính thông thường phần số, ký hiệu được trình bày như sau: VD: Số …… GM/NV - LĐ Đối với Công văn, loại văn bản không có tên loại, theo quy định khi trình bày theo mẫu: Số: …/tên cơ quan ban hành - tên đơn vị soạn thảo nhưng hầu hết công văn ở UBND huyện Kiến Xương được trình bày giống như các văn bản có tên loại khác. VD: Số 19/CV - HD 4. Địa danh, ngày, tháng, năm Phần trình bày yếu tố thể thức này trong các văn bản là yếu tố ít sai sót, tuy nhiên ở một số văn bản vẫn còn hạn chế như để kiểu chữ nghiêng đậm hoặc thêm số "0" đằng trước chữ số chỉ ngày tháng một cách tuỳ tiện. VD: Kiến Xương, ngày 21 tháng 04 năm 2006. 5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. - Thực tế, rất nhiều văn bản ở huyện Kiến Xương khi soạn thảo, người soạn thảo quên ghi phần trích yếu văn bản dẫn đến nhiều văn bản thiếu yếu tố này. Hạn chế này thường gặp trong các văn bản hành chính thông thường như: Giấy mời, Kế hoạch, Công văn… Đặt phần trích yếu chưa cân đối so với trang văn bản và các yếu tố thể thức khác của văn bản, thậm chí ở một số văn bản có tên loại phần trích yếu lại được đặt dưới yếu tố số, kí hiệu. Theo quy định chữ “về việc” chỉ đối với công văn mới được viết tắt “v/v” nhưng trên các văn bản khác nhau của Uỷ ban đều sử dụng tối đa chữ viết tắt này. Dưới trích yếu của văn bản có tên loại, thường không có đường kẻ ngang, nét liền như tiêu chuẩn, nếu có là đường kẻ nét đứt rất ngắn. VD: QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN V/v thành lập ban quản lý dự án xử lý khắc phục. Đê kè sau bão số 7 (Đợt III). - Lỗi sai về trình bày tên loại văn bản là lỗi không đảm bảo cỡ chữ ghi quá chi tiết cụ thể. VD: THÔNG BÁO LỊCH Ở các văn bản quy phạm pháp luật, tên loại văn bản vẫn được trình bày theo quy định cũ. VD: QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN Trong một số văn bản có tên loại lại không cho tên loại vào. VD: Số 01/KH – BCĐ. 6. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền. Khi trình bày các hình thức đề ký không đúng quy định, ví dụ: Ký “TM” được thay bằng “T/M” hoặc “T.M”, ký “KT” được thay bằng “K/T”. Các chữ viết tắt “TM”, “KT”, “TL” quyền hạn và chức vụ của người kí chưa được trình bày đồng nhất bằng chữ in hoa, cỡ chữ, kiểu chữ đứng đậm. Thường trình bày như sau: T/M UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN K/T chủ tịch Phó chủ tịch Họ tên của người ký cũng được trình bày bằng các kiểu chữ khác nhau, lúc bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng. Trong văn bản khác bằng chữ in thường, các chữ cái đầu viết hoa, có văn bản họ tên người kí được đánh tất bằng chữ in hoa rơi. VD: PHẠM VĂN AN 7. Nơi nhận. Các văn bản của UBND huyện Kiến Xương có sự hạn chế rất rõ trong phần xác định yếu tố thể thức này của văn bản ở hầu hết các văn bản hành chính thông thường có tên loại đều có phần nơi nhận “Kính gửi” giống Công văn. VD: Trong văn bản Mời họp số: 06/MH - UBND ban hành 16 tháng 01 năm 2006 sau phần tên loại văn bản “Mời Họp” không có phần trích yếu văn bản, thay vào đó là dòng: “Kính gửi”. Nhìn chung, các văn bản của các phòng ban chuyên môn cũng như các văn bản của Uỷ ban từ “Nơi nhận” đều không đảm bảo yêu cầu. Ở đây họ thường trình bày theo các cỡ chữ khác nhau: lúc 12, lúc 13, kiểu chữ đứng không đậm và dưới được kẻ bằng một đường kẻ có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Ở một số văn bản khác “Nơi nhận” được chuyển thành “Nơi gửi”. VD: Văn bản Giấy mời số: 01/GM - NVLĐTB và XH ban hành ngày 17 tháng 4 năm 2006. Một số văn bản, phần liệt kê của các cơ quan nhận văn bản đầu dòng có gạch ngang theo qui định được thay bằng dấu "+" , cuối dòng không có dấu gì. Dòng cuối “Lưu: VT” qui định trình bày : "Lưu: VT" thì được trình bày "Lưu phòng" hay "Lưu vp". Ở nhiều văn bản khác, phần liệt kê các cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày lùi ra 1 cm so với từ " Nơi nhận". VD: Nơi nhận + ở huyện: như thành phần + UBND các xã, thị trấn. + Lưu VP. 8. Dấu. Tình trạng đóng dấu mờ, nhoè còn phổ biến trên các văn bản. c. Nguyên nhân. Việc soạn thảo văn bản còn nhiều tồn tại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hiện nay đang trở thành vấn đề được nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều cơ quan, cá nhân tổ chức quan tâm. Bởi lẽ, thực trạng về thể thức , kỹ thật trình bày các văn bản không đúng với qui định của Nhà nước không chỉ diễn ra ở một số cơ quan, đơn vị mà nó là một thực tế của nhiều cơ quan, đặc biệt là trong các cơ quan nhà nước. Những hạn chế về thể thức, kỹ thật trình bày văn bản không chỉ làm mất vẻ thẩm mĩ của văn bản mà quan trọng hơn là nó ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công tác quản lý Nhà nước của các cơ quan đó. Để khắc phục những tồn tại, Nhà nước đã ban nhành nhiều văn bản qui định về tiêu chuẩn, mẫu văn bản nhưng việc áp dụng vẫn còn nhiều hạn chế chưa được khắc phục. Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế đó cũng có nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có cả nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan. * Nguyên nhân khách quan - Những qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuy đã có những tiêu chuẩn chung làm căn cứ nhưng lại thiếu sự thống nhất giữa các cấp các ngành trong nhiều năm. - Sự thay đổi thường xuyên về những tiêu chuẩn, qui định của Nhà nước về thể thức , kỹ thuật trình bày văn bản trong khi những người soạn thảo văn bản đã hình thành một kỹ năng soạn thảo theo những tiêu chuẩn cũ. * Nguyên nhân chủ quan. - Những người có thẩm quyền soạn thảo, ban hành, ký thông qua văn bản còn chưa hiểu và nắm được những yêu cầu, tiêu chuẩn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Bên cạnh đó quan điểm , thái độ xem nhẹ, chủ quan đối với các yếu tố thể thức văn bản còn phổ biến trong bộ phận cán bộ công chức cũng là một nguyên nhân quan trọng cần khắc phục. - Tình trạng chậm cập nhật thông tin từ những văn bản pháp luật mới của Nhà nước qui định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đang là một trong những những nguyên nhân cơ bản dẫn đến những thiếu sót của người làm công tác soạn thảo văn bản. - Soạn thảo văn bản theo mẫu đang trở thành lý do dẫn đến trình bày sai các yếu tố thể thức văn bản bởi nhiều mẫu văn bản đã cũ so với qui định mới hoặc bản thân các mẫu đó cũng sai. - Chủ thể quản lý hình thành một thói quen trong kỹ năng soạn thảo do đó khó sửa để phù hợp với qui định mới. Các nguyên nhân từ phía nhận viên đánh máy: - Nhiều người chưa hình thành về kỹ năng tin học hành chính văn phòng dẫn đến việc trình bày thể thức văn bản trên máy còn nhiều lúng túng hạn chế. - Nhiều nhân viên đánh máy của các phòng ban chuyên môn được tuyển dụng không đúng chuyên môn, họ không được đào tạo chính qui về kiến thức tin học văn phòng, nghiệp vụ văn thư. Một số nhân viên đánh máy được tuyển là những người tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng thuộc khối kinh tế nhà nước. Cho nên, khi đánh văn bản họ không gọi được tên các yếu tố trong thể thức văn bản nên khi trình bày chỉnh sửa trên máy còn rất bị động, máy móc. III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP. 1. Kiến nghị Thực trạng về công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại UBND huyện Kiến Xương đã giúp tôi lựa chọn và hoàn thành đề tài báo cáo thực tập “Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước” của mình. Tuy nhiên, trên cơ sở tìm hiểu thực trạng đó, tôi xin mạnh dạn đưa ra những đề xuất đối với việc hoàn thiện các kỹ năng, nghiệp vụ trong công tác soạn thảo ban hành văn bản. - Lãnh đạo Uỷ ban cần quan tâm hơn nữa tới việc thẩm định văn bản. - Cần tuyển mới những nhân viên có chuyên môn, được đào tạo chính qui về hành chính văn phòng, tin học văn phòng. - Từng bước hoàn thiện kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản của lãnh đạo và nhân viên cơ quan, đặc biệt là những kỹ năng về thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản. 2. Giải pháp. Nhận thức được những tồn tại, thiếu sót trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đặc biệt là trong trình bày thể thức văn bản cán bộ, công chức UBND huyện Kiến Xương đã thực hiện và lựa chọn một số giảp pháp sau: - Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo văn bản, các lớp đại học tại chức hành chính, các lớp nghiệp vụ văn thư. - Từng bước hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị đặc biệt là các trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tại các phòng ban chuyên môn ( máy in, máy vi tính…). - Tuyển mới những nhân viên trẻ có kỹ năng về sử dụng máy vi tính. - Phổ biến những văn bản Pháp luật quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày đến cán bộ, nhân viên trong đơn vị cơ quan. - Khuyến khích nhân viên ham học hỏi về công tác soạn thảo, trình bày văn bản đồng thời kịp thời uốn nắn những vi phạm về thể thức trong khi soạn thảo, đánh máy, in ấn văn bản. - Lãnh đạo thường xuyên hơn trong việc kiểm tra, hướng dẫn công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các phòng ban chuyên môn. Nhờ thực hiện các giải pháp trên mà hiện nay những hạn chế về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ở UBND huyện Kiến Xương đã phần nào được khắc phục. KẾT LUẬN Văn bản có một vai trò rất quan trọng đối với quá trình lưu giữ và truyền đạt thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nước. Bởi lẽ, sản phẩm cũng như công cụ chính của hoạt động quản lý Nhà nước là văn bản. Nhưng để đảm bảo cho văn bản thực sự trở thành công cụ trợ giúp đắc lực trong công tác quản lý Nhà nước thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong các yếu tố của văn bản, nội dung và thể thức văn bản được đánh giá cao nhất. Nếu có một nội dung hoàn chỉnh đến đâu mà việc trình bày thể thức văn bản không phù hợp, không đúng tiêu chuẩn quy định thì văn bản đó khó hoàn thiện. Như vậy, việc trình bày đúng thể thức văn bản có một ý nghĩa rất quan trọng trong việc thể hiện và truyền tải nội dung văn bản. Song, trong thực tế khi soạn thảo văn bản nhiều cá nhân, đơn vị, cơ quan còn xem nhẹ các yếu tố thể thức văn bản nên dẫn đến thực trạng nhiều văn bản của các cơ quan đó còn những thiếu sót, tồn tại khi trình bày thể thức văn bản. Chọn và viết báo cáo thực tập với đề tài “Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước” sau khi hoàn thành khoá thực tập tại UBND huyện Kiến Xương, tôi muốn được góp một phần công sức nhỏ bé của mình giúp cán bộ, công chức Uỷ ban trong việc hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản. Song, qua thời gian thực tế, nghiên cứu tài liệu phục vụ cho viết báo cáo tôi nhận thấy rằng công tác soạn thảo, ban hành văn bản là một hoạt động khó khăn, đòi hỏi những kỹ năng và nghiệp vụ cao. Để một văn bản có hiệu lực, hiệu quả trong thực tế giải quyết công việc của nhà nước, nhân dân thì văn bản đó phải có sự kết hợp hài hoà giữa yếu tố nội dung, hình thức, ngôn ngữ văn phong... Với kiến thức hạn chế, đề tài của tôi chỉ đề cập đến “Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước”. Rất mong những bạn yêu thích môn Kỹ thuật xây dựng và Ban hành văn bản sẽ tiếp tục khai thác về thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản trong những đề tài của các bạn sắp tới. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. PGS – TSKH Nguyễn Văn Thân – TS. Lưu Kiếm Thanh, nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý hành chính nhà nước. Nguyễn Văn Thâm – CTQG, 2003 Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý Hành chính nhà nước. TS Lưu Kiếm Thanh Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước Tạ Hữu Ánh : CTQG 1999. Ban hành văn bản quản lý nhà nước. – H: CAND 1996. Tiêu chuẩn Việt nam TCVN:2002 Văn bản quản lý nhà nước. Mẫu trình bày. Công văn của VPCP số 3546/ VPCP – HC ngày 6 tháng 8 năm 1999 về việc thống nhất mẫu văn bản quản lý Hành chính do các cơ quan ban hành. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –VPCP –BNV ban hành ngày 6 tháng 5 năm 2005 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Báo cáo thực tập. MỤC LỤC

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docThực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương - Thái Bình.doc