Tiểu luận Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện triễn lãm

c vùng trên thế giới đến để gặp gỡ, thỏa thuận các vấn đề cùng quan tâm. Như Công ước Ủy ban Công nghiệp thế giới có nêu trong bảng thuật ngữ Công nghiệp APEX (CIC, 2003), C – là hội nghị có sự tham gia nhằm đưa ra thảo luận về ý kiến để thiết kế, giải quyết vấn đề; là một sự kiện được sử dụng để truyền đạt thông điệp, mở ra một cuộc tranh luận hoặc cung cấp công khai một số biểu quyết cụ thể. Do được tổ chức nhằm giải quyết một mục tiêu cụ thể nên Hội nghị thường có quy mô nhỏ hơn Đại hội. E – Event/ Exhibition E cũng là một event được tổ chức sau chuỗi event M – I – C đã được diễn ra trước đó. Các event giai đoạn này có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, có thể sẽ là các ngày hội, lễ hội (Festival) nhưng cũng có thể là các Triển lãm – Hội chợ. Trong đó, Event tổ chức bằng hình thức Triển lãm – Hội chợ thương mại là phổ biến hơn cả nếu là các MICE thuộc về thương mại. Do M – C có quy cách tổ chức gần giống nhau, trong khi E thì hoàn khác biệt nên Tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức M.I.C.E sẽ có sự phân biệt rõ ràng thành Tổ chức chuyên tổ chức Hội nghị (Meeting – Conference Organizer) và Tổ chức chuyên tổ chức Triển lãm – Hội chợ (Exhibition Organizer) Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ. Ngoài ra còn có thể có Triển lãm - Hội chợ phi thương mại, do chính phủ tổ chức, nhằm khuyếch trương hình ảnh, nâng cao vị thế của khu vực, của quốc gia đó. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 9 Trong chữ E, có nhiều hình thức có thể được doanh nghiệp/ tổ chức lựa chọn thực hiện tùy theo mục đích thực hiện và quy mô muốn tổ chức. Có thể phân loại thành: Hội chợ thương mại – Trdade Fair, Triển lãm – Trade show, Triển lãm quốc tế - Expo 1. Fair / Trade Fair – Hội chợ / Hội chợ thương mại Định nghĩa: Hội chợ thương mại được tổ chức để các nhà cung ứng sản phẩm, dịch vụ tiếp cận với nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng. Mục đích chính của các tổ chức tham gia hội chợ là để trực tiếp tiêu thu sản phẩm, dịch vụ của mình. Đối tượng doanh nghiệp tham gia: doanh nghiệp trong và ngoài nước Đối tượng tham dự mục tiêu: người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp trong và ngoài nước. Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ, các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước. VD: Hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao, hội chợ bán lẻ hàng Thái Lan… 2. Trade show – Triển lãm thương mại Định nghĩa: Triển lãm thương mại thường được tổ chức để các doanh nghiệp trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hiện có hoặc mới nhất. Mục đích chính: trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hay một công nghệ hiện có hoặc mới phát triển và không thực hiện bán hàng. Mục tiêu: quảng bá hình ảnh trong nước Đối tượng tham gia: doanh nghiệp trong nước, nước ngoài Đối tượng tham dự mục tiêu: công chúng trong nước, doanh nghiệp trong nước Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ, các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước. VD: Triển lãm hàng Thái Lan, Triển lãm Vietbuild… 3. Expo / Exposition – Triển lãm Quốc tế Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 10 Định nghĩa: tương tự với Triển lãm Mục đích: có thể nói khó phân biệt rõ ràng được Expo và triển lãm bởi vì nó đơn thuần là giống nhau về mục đích thực hiện. Tại các Expo, các doanh nghiệp/tổ chức tham gia sẽ trình bày những sản phẩm, dịch vụ mới nhất, những công nghệ tiên tiến nhất để người tham quan chiêm ngưỡng và đánh giá. Mục tiêu: quảng bá hình ảnh công ty/ khu vực/ quốc gia ra thế giới Đối tượng tham gia: tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Đối tượng tham dự: người tiêu dùng/ doanh nghiệp trong và ngoài nước tùy theo mục đích của từng Expo. Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ, các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước. VD:  Quy mô địa phương, quốc gia: triển lãm Hà Nội Expo, Japan Expo…  Quy mô ngành: triển lãm Quốc tế chuyên ngành Y dược, triển lãm Quốc tế Kỷ nguyên công nghệ số (ngành Công nghệ thông tin)  Quy mô toàn cầu: World Expo – Thượng Hải 2010 với sự góp mặt của 189 sảnh đường triển lãm xây dựng bởi 189 quốc gia. Vai trò của Triển lãm – Hội chợ: Triển lãm – Hội chợ mang một vai trò quan trọng trong tiến trình xúc tiến thương mại của các doanh nghiệp. Triển lãm – Hội chợ thực tế là một hoạt động xúc tiến thương mại của ngành/ doanh nghiệp, ngoài ra với hình thức Triển lãm – hội chợ phi thương mại thì đó là hoạt động xúc tiến về mặt chính trị, xã hội của khu vực/ quốc gia. Triển lãm – hội chợ theo góc nhìn của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh có tác động khá lớn tới hoạt động của doanh nghiệp, như:  Định hướng cho sự phát triển công nghiệp và chuyển giao công nghệ  Đẩy mạnh công nghiệp vùng và quốc gia thông qua việc trưng bày hàng hoá  Tìm kiếm đầu tư trong nước và nước ngoài. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 11 Triển lãm – hội chợ theo góc nhìn của khu vực/ quốc gia có tác động lớn tới sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương và quốc gia đó:  Kích thích chi tiêu cho các khách sạn, nhà hàng địa phương, giao thông vận tải ...  Tạo công ăn việc làm – trực tiếp, ở trong những trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng... và gián tiếp qua việc hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ.  Hỗ trợ việc quảng bá hình ảnh của vùng/ quốc gia đó. Để đạt được những vai trò đó, doanh nghiệp cần tận dụng tối đa những hoạt động có thể thực hiện khi diễn ra Triển lãm – Hội chợ:  Trưng bày và giới thiệu sản phẩm – dịch vụ đến rộng rãi người tiêu dùng và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận những thị trường hoàn toàn mới nếu đó là các Expo được tổ chức tại các khu vực, quốc gia khác.  Tìm đối tác, cơ hôi kinh doanh, những mối quan hệ trong thương mại mới.  Tiếp cận các doanh nghiệp khác để nhìn nhận và phân tích khả năng cạnh tranh.  Tiếp cận và đối thoại với cơ quan chức năng, chính phủ ở khu vực tổ chức Triển lãm – Hội chợ. Phương pháp Triển lãm – hội chợ so với những phương thức xúc tiến thương mại khác có nhiều lợi ích vượt trội có thể kể ra như sau:  Tập trung mục tiêu cao độ Hội chợ triển lãm thương mại là sàn marketing và bán hàng sử dụng chi phí hiệu quả nhất bởi doanh nghiệp xuất hiện tiếp xúc trực tiếp trước người tiêu dùng và người tiêu dùng có thể tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.  Linh hoạt Hội chợ triển lãm cung cấp một môi trường linh hoạt cao, trong đó hàng loạt mục tiêu bán hàng và tiếp thị có thể thực hiện cùng lúc trong thời gian diễn ra Triển lãm – hội chợ. Từ bán hàng và khuyếch trương sản phẩm mới, xây dựng hình ảnh thương hiệu, duy trì mối quan hệ khách hàng cho đến tiếp xúc với người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh và cả Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 12 việc tham gia tài trợ, tổ chức buổi seminar và các cuộc thi, và giải thưởng… các doanh nghiệp đều có thể tận dụng triển lãm – hội chợ để thực hiện.  Quá trình giao tiếp hai chiều Không giống như những tạp chí và thư, Hội chợ triển lãm là một quá trình giao tiếp hai chiều. Khách tham quan có thể đưa câu hỏi, thử thách và tranh luận. Nhà triển lãm có thể đưa và tìm kiếm thông tin. Điều quan trọng nhất là việc kinh doanh được thực hiện trực tiếp (mặt đối mặt) – cách hiệu quả nhất đê xây dựng và giữ vững mối quan hệ khách hàng.  Một phương tiện truyền thông đa chiều Tại một hội chợ triển lãm, những nhà cung cấp có thể chứng minh những lợi ích của sản phẩm và khách hàng có thể nhìn, sờ, nếm, ngửi, nghe và tự đánh giá.  Tiếp cận thị trường nhanh nhất Hội chợ triển lãm cung cấp khối lượng giao dịch lớn, cho phép có thể chiếm được một thị phần lớn trên thị trường trong một khoảng thời gian ngắn. Đó cũng là phương thức nhanh nhất và có chi phí hiệu quả nhất trong việc thăm dò và xâm nhập thị trường xuất khẩu 2.3 Quy trình tổ chức hội chợ, triễn lãm Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 13 Trong quy trình làm event thì rủi ro có thể xuất hiện ở tất cả các khâu, tuy nhiên việc quản trị rủi ro nên tập trung vào 6 bước: 2.3.1 Tiếp nhận thông tin khách hàng -> Họp teamwork XD ý tưởng  Nếu trường hợp hội chợ triễn lãm do một đơn vị thuê một Agency để thực hiện thì bên doanh nghiệp thuê sẽ đưa ra các yêu cầu để Agency triển khai nội dung. Một số lưu ý: o Quý trình làm việc giữa hai bên không rõ ràng gây nên sự thiếu hụt thông tin và bên triển khai làm nội dung và ý tưởng không được khách hàng chấp thuận o Mất uy tín và gây thiệt hại cho công ty sau này khi xảy ra sự cố trong quá trình làm việc.  Nếu trường hợp hội chợ và triễn lãm là sản phẩm của chính đơn vị tổ chức thì trong công ty sẽ lập một team dự án để lập nội dung và triển khai ý tưởng. Các rủi ro có thể gặp phải là: o Nội dung làm ra không phù hợp phải chỉnh sửa nhiều lần o Khi làm ra nhưng lại bị các yếu tố khác tác động như yếu tố văn hóa, chính trị, xã hội làm nội dung bị thay đổi hoặc bị bác bỏ. Nội dung của một sự kiện nói chung và hội chợ - triễn lãm nói riêng chịu ảnh hưởng của các yếu tố sau:  Các yếu tố vĩ mô: Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 14 a) Luật pháp (regulation): Tìm hiểu luật pháp tại nơi dự đinh làm event và khoảng thời gian làm event đó tránh rủi ro bị can thiệp từ phía cơ quan nhà nước .Ngoài ra viêc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước trước ngày 01 tháng 10 của năm trước năm tổ chức. Hoặc phải đăng ký trước ngày khai mạc hội chợ, triển lãm thương mại chậm nhất 30 (ba mươi) ngày đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam hoặc 45 (bốn mươi lăm) ngày đối với hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài. b)Khu vực tổ chức (site choise): chọn địa điểm thích hợp để dễ di chuyển , đón khách cũng như phải ước lượng trước được lượng visitor. c)Văn hoá riêng của khách hàng (client culture): lưu ý văn hóa từng nước, vùng miền… d)Nguồn lực (resource): cân đối nguồn lực bên trong và bên ngoài để tránh rủi ro trong thiếu hụt nhân lực và không có thời gian đào tạo  Các yếu tố vi mô a) Địa điểm tổ chức (venue): chọn địa điểm thích hợp để dễ di chuyển , đón khách cũng như địa điểm có thể back-up phương án dự phòng. b) Cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker): confirm và check list liên tục trong quá trình làm event c) Cách trang trí (decoration): không những phải đi kèm với chủ đề mà còn phải đồng bộ và thống nhất với nhau nếu làm theo kiểu dịch vụ MICE. d) Âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) => Thường xuyên trao đổi và bàn bạc với khách hàng, đề xuất các phương án cũng như dự phòng các phương án phòng ngừa và lập dự trù kinh phí phù hợp. 2.3.2 Ý tưởng Format -> Nội dung chương trình Team lên ý tưởng và nội dung hoặc team dự án sẽ lên những ý tưởng khái quát cho chương trình và dựng lên khái quát những gì sẽ tổ chức để được duyệt dự án từ khách hàng hoặc ban giám đốc sau đó sẽ đi đến giai đoạn thiết lập kịch bản và nội dung chi tiết cho sự kiện 2.3.3 Viết kịch bản chi tiết cho chương trình: 2.3.3.1 Viết kịch bản cho sự kiện và kịch bản cho MC: Mọi diễn biến của sự kiện sẽ được viết ra dạng kịch bản gồm có các công việc, thời gian, tiến trình thực hiện và yêu cầu công việc của từng bộ phận đảm nhiệm các chức năng. Trong sự kiện về hội chợ triển lãm thì kịch bản sẽ phân công cho các bộ phận như: Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 15 o Quản trị dự án – nội dung. o Bên khách hàng – bên ban giám đốc o Bộ phận tổ chức thực hiện o Bộ phận PR o Bộ phận kỹ thuật o Bộ phận an ninh o Bộ phận tiếp tân o Bộ phận đại diện bên khách mời : chính phủ, bên đoàn doanh nghiệp, tài trợ .v.v. o Bộ phận logistic o Bộ phận các đơn vị tham gia triễn lãm 2.3.3.2 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện:  Liệt kê một số công tác tổ chức cần thực hiện trong khâu chuẩn bị. Ví dụ: một số nội dung cần chuẩn bị trong sự kiện của tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG. Bộ Phận Công việc Event content in both English & Vietnamese: - Conference program - Event website - E-news for sponsors/attendee - Slide Power point - Brochure - Leaflet - Marketing letter - Speaker invitation - Advertising Art work - Supporting letters from endorse organizations (Ministries, HCMC PP Committee, Economic organizations) Marketing & PR - News release send to media partner - Media sponsor list with benefits & Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 16 responsibility - Target receiver list - Database for email and leaflet - Online: Facebook, Linked In, email list - Messages for online marketing Partners - Create invitation for cooperation as co- organizers - Send invitation for cooperation as co- organizers to partners - Follow up the agreement Sponsorship - Client prospect list - Client approach status - Confirmed clients status - Revenue Attendee - List of target attendee - VIP List - Invitation online/print  Lên danh sách các công tác tổ chức thực hiện – checklist và phân công công việc. o Nếu mô hình quản trị công ty theo chức năng thì người phụ trách dự án sẽ phân công và đưa về các bên phòng ban để thực hiện theo từng giai đoạn và sẽ báo cáo công việc về để trưởng dự án nắm tình hình Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 17 o Nếu mô hình quản trị công ty theo dự án thì sẽ thành lập một team phụ trách dự án đó và mọi người sẽ cùng nhau triển khai các công việc được liệt kê ra và phối hợp với các bên hỗ trợ để thực hiện  Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline: được đưa ra trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án để đảm bảo mọi công việc được đi theo đúng thời gian trong kế hoạch và đẩy nhanh tiến độ với những quy chuẩn về thời gian tránh bị chồng chéo công việc.  Một số công việc đối với bên thứ 3 o Bên hỗ trợ Set up o Nhà cung ứng :  In ấn offset  In ấn hiflex, PP  Thi công  Cung cấp nhân sự  Cung cấp các tiết mục entertainment  Cung cấp âm thanh, ánh sáng, máy chiếu (kỹ thuật)  Khác: quà tặng, hoa cài áo, đồng phục, bộđàm… o Bên cho thuê địa điểm o Bên xin giấy phép  Phòng trừ khủng hoảng rủi ro: Những rủi ro của một sự kiện sẽ được dự phòng ở khâu này để đưa ra các phương án giải quyết. Một số dạng rủi ro có thể được gom lại như sau: o Rủi ro có thể phòng tránh: Những rủi ro này có thể hoạch định và dự phòng các phương án giải quyết trước để khi xảy ra sẽ có biện pháp xử lý nhanh nhất: các vấn đề về người tham dự, bên tham dự sự kiện, o Rủi ro xảy ra có thể giảm thiểu: Những rủi ro này có thể xảy ra trong sự kiện nhưng có thể có những giải pháp làm hạn chế thiệt hại như: đồ ăn, nước uống, thời tiết, nhân lực .v.v. o Rủi ro phải chấp nhận nếu xảy ra: những rủi ro này có thể xảy ra hoặc không nhưng nếu xảy ra sẽ không thể phong ngừa được như: thời tiết, thiên tai, sự cố về cơ sở vật chất… 2.3.4 Tổ chức event và theo dõi event. 2.3.4.1 Trước event: Trước khi event diễn ra cần phải đọc lại các quy định tài chính mô tả trong hợp đồng với khách hàng và các điều kiện có liên quan đến việc tổ chức sự kiện.Sau đó lập nên 1 rà soát lại những yếu tố sau:  Bên tổ chức: o triển khai thực hiện thi công setup o thành lập văn phòng hỗ trợ thông tin Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 18 o Phân các khu chức năng đảm bảo các công việc trong checklist và time line dựa trên kịch bản:  Setup:  Leaflet, brochure  Vị trí các booth, các gian hàng  ác ổ cắm điện và cáp  Internet, wifi  Đồ trang trí  Vị trí gửi xe  Bảng hướng dẫn, sơ đồ  Logistic  F& B  Đội ngũ bảo vệ, kiểm soát vé…  Hồ sơ, thiêt bị, dụng cụ  PR  Thông tin lên báo  Thông tin nhà báo  Đón các đơn vị báo đài  tiếp tân,  đón doanh nghiệp và bên khách mời. o Đảm bảo mối liên hệ với nơi tổ chức và bên tổ chức với bên tham gia.  Đối với hội thảo nằm trong sự kiện: o Chuẩn bị các khâu tổ chức cho hội thảo:  Setup: khu phòng tổ chức, khu đón tiếp, hành lang, khu bên ngoài, đi lại, khu sân khấu .v.v.  Logistic: giấy tờ, sổ ghi chép, nước uống,  Kỹ thuật: máy móc, âm thanh, ánh sáng, slide, tai nghe phiên dịch  Tiếp tân: bố trí phối hợp dựa trên khu vực setup và đào tạo huấn luyện o Chuẩn bị nội dung hội thảo  Đăng ký / tiếp nhận  Phát biểu khai mạc  Trình bày;  Câu hỏi và câu trả lời  bài thuyết trình / báo cáo…( đảm bảo những thông tin luôn cập nhật với sự phát triển trong lĩnh vực cũng như những thông tin mà đại biểu sẽ trình bày).Vì vậy nên xem xét từ những event khác để có thể cập nhật thông tin tốt nhất.  Sự kiện kết luận / thảo luận Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 19  Giờ café ,nghỉ trưa (nếu có) o Một số điểm cần chú ý:  Việc set-up thời gian cho event còn phải lưu ý đến khách hàng mục tiêu: bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ tham gia sự kiện, tổ chức nửa ngày, cả ngày hay 2 buổi sáng liên tiếp…Cần lưu ý là tránh tổ chức event vào thứ 2 và nên ưu tiên chọn ngày nghỉ lễ, cuối tuần.  Ngoài ra việc kiểm tra kĩ các bảng hướng dẫn, sơ đồ bố trí …  Riêng đối với hội thảo thì phải đo lường chính xác thời gian cho bài thuyết trình, báo cáo bao gồm cả thời gian cho Q & A, thời gian di chuyển giữa các đại biểu…và đặc biết là thời gian set-up trước khi hội thảo bắt đầu.  Đối với triển lãm: Giữ mối liên hệ đối với triễn lãm 2.3.4.2 Trong event:  Đảm bảo tiến độ diễn ra đúng như thời gian đã hoạch định. Rủi ro chủ yếu xảy ra trong giai đoạn này và gây thiệt hại nhiều nhất. Cần đảm bảo các khu vực và phân công nhân sự để điều phối và xử lý các công việc và rủi ro có thể xảy ra. o Đơn vị nơi tổ chức: đảm bảo thông tin để có sự cố thì xử lý kịp thời o Các đơn vị tham gia: đảm bảo đúng thời gian đến và thực hiện các hoạt động cam kết trong khuôn khổ cung cấp và phù hợp o Người tham dự: tổ chức đón tiếp và kiểm soát dòng người tránh xô xát và mất trật tự, an ninh o Đơn vị tổ chức: phối hợp công việc các bên đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch và tránh xảy ra nhầm lẫn hay sự cố. o Đón tiếp khách mời và doanh nghiệp: lưu lại thông tin, đảm bảo an ninh và dẫn đoàn.  Khu vực hội thảo: o Trước khi đại biểu tới:  Họp team nắm tình hình, phổ biến nhiệm vụ và vị trí.  Đứng bàn tiếp tân và chuẩn bị các giấy tờ và vật phẩm cho người tham dự  kiểm tra các phòng hội thảo  kiểm tra hội trường  chăm sóc của các diễn giả chính và bàn hàng đầu trong đại sảnh;  kiểm tra lại thiết bị liên lạc.  đáp ứng với các vấn đề kỹ thuật như thiết bị, chiếu sáng, sưởi ấm, âm nhạc. o Khi đại biểu tới: Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 20  Chuẩn bị người tiếp đón, tài liệu cũng như chỗ ngồi thoải mái cho đại biểu  Hướng dẫn vào hội trường  Chăm sóc khách mời  Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách tham dự  Đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo kịch bản Một số lưu ý o Làm chủ và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến : đại biểu, team, Người liên hệ của địa điểm (đối với phòng và phục vụ) và các nhân viên khác (cloakroom, phục vụ, kỹ thuật viên); Bất kỳ người nào có nhu cầu đặc biệt (đối với yêu cầu chế độ ăn uống hoặc truy cập); Nhiếp ảnh / quay phim. o Xác định người chịu trách nhiệm về thời gian trong mỗi phòng để chỉ ra chủ trì. Nếu thời gian không được giữ lại, bạn sẽ phải sắp xếp lại thời gian cho ăn uống và cảnh báo cho phục vụ nhân viên về sự chậm trễ ngay khi bạn có thể. o Đối với dịch vụ ăn uống thì chắc chắn rằng các yêu cầu chế độ ăn uống được đáp ứng. Nếu cần có thể thuê thêm nhà cung cấp.. o Quản trị rủi ro trong giai đoạn này phải luôn đi kèm với phương án dự phòng :  Đối với triển lãm: + tăng hoặc giảm đột xuất đơn vị tham gia; + vị trí và thiết kế các booth không đúng yêu cầu + Âm thanh, ánh sáng không phù hợp  Đối với hội nghị: + Khách mời hủy hoặc đến trể chương trình + Khách mời nói sai nội dung đã đưa ra + Báo chí và các kênh truyền thông lộn xộn… o Ngoài việc phối hợp với bên thiết kế, sản xuất, thi công thì việc cân đối nhân lực là rất quan trọng. Nếu nhân lực trong công ty không đủ thì có thể thuê một số nhân viên thời vụ để đảm bảo công việc diễn ra tốt. 2.3.4.3 Sau event Một số công việc:  Gửi lời cảm ơn đến các đại biểu , khách mời  Kiểm tra thiết bị  Gửi email hoặc tài liệu về hội nghị đến các đại biểu không thể tham dự  Trả lời các phản hồi đối với khách hàng, người tham dự  Báo cáo event với khách hàng – ban giám đốc Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 21  Quản lí lại tài chính, cân đối lại chi phí  Update lại website  Lập postshow report cho sự kiện  Thực hiện dọn dẹp nơi tổ chức, sữa lại các vật dụng đã sử dụng, 2.3.4.4 Họp rút kinh nghiệm:  Báo cáo tổng kết chung về sự kiện  Đưa ra các thiếu sót và những rủi ro gặp phải để rút kinh nghiệm  Báo cáo chi phí và tài chính  Khen thưởng với những cá nhân có thành tích tốt.  Thanh toán chi phí và thu hồi công nợ nếu có 3. Nghiên cứu vấn đề Case study: triển lãm quốc tế kỷ nguyên công nghệ số VCW 2011 3.1 Thành phần tổ chức của triển lãm VCW 2011 3.1.1 Các tổ chức tổ chức: IDG, HCA Đồng tổ chức: VCCI Công ty tổ chức: IDG IDG điều hành trực tiếp các nhóm dự án sau:  Nhóm nội dung: nhân sự công ty  Sales: nhân sự công ty  Logistic  Bên thức 3: thuê ngoài, hợp tác đồng tổ chức gồm có: IDC, IGS, MRD 3.1.2 Thông tin tài trợ: các gói tài trợ, các tổ chức tài trợ 3.1.2.1 Các gói tài trợ: CƠ HỘI TÀI TRỢ Danh vị tài trợ USD + VAT Danh vị tài trợ USD + VAT Tài trợ Kim Cương 25,000 Tài trợ Truyền thông 5,000 Tài trợ Bạch Kim 20,000 Tài trợ Thẻ đeo 5,000 Tài trợ Vàng 15,000 Tài trợ Nước uống 5,000 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 22 Tài trợ Bạc 12,000 Tài trợ Tiệc trà 4,000 Tài trợ Đồng 9,000 Tài trợ Dây đeo 4,000 Tài trợ Tiệc Tối khai mạc 15,000 Tài trợ Sổ 4,000 Tài trợ Hội thảo 9,000 Tài trợ Bút 4,000 Tài trợ Tiệc trưa 9,000 Tài trợ Quà rút thăm may mắn 3,000 Tài trợ Golf 9,000 Tài trợ Thiết bị Mạng 3,000 Tài trợ Quầy đăng ký 10,000 Tài trợ Mạng 3,000 Hãng hàng không chính thức 10,000 Các tài trợ khác Min. 3,000 Tài trợ Túi xách 6,000 CÁC DANH VỊ TÀI TRỢ CHÍNH Các danh vị tài trợ chính bao gồm: Tài trợ Kim Cương, Tài trợ Bạch Kim, Tài trợ Vàng, Tài trợ Bạc, Tài trợ Đồng với những quyền lợi nổi bật trước, trong và sau sự kiện để làm nổi bật công ty của bạn trong Triển lãm Quốc tế kỷ nguyên công nghệ số 2011. Tài trợ Hội thảo, tài trợ Tiệc tối chào mừng là những cơ hội quảng bá hữu hiệu nhằm làm nổi bật tên tuổi của công ty bạn với những cơ hội phát biểu tại Hội thảo/Tiệc tối chào mừng. Các danh vị tài trợ Kim cương 25,000 USD Bạch Kim 20,000 USD Vàng 15,000 USD Bạc 12,000 USD Đồng 9,000 USD Tiệc tối 15,000 USD Hội thảo 9,000 USD Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 23 Quảng bá thương hiệu Triển lãm thương hiệu trên lối vào chính của sự kiện x x x x x x x Triển lãm thương hiệu tại bảng quảng cáo đặt bên ngoài khu triển lãm x x x x x x x Tài liệu in ấn Một trang quảng cáo màu trong quyển Niên giám Triển lãm Inside front cover Inside front cover Inside back cover Inside Page Inside page Inside page Inside page Logo và giới thiệu thông tin công ty trong Niên giám Triển lãm x x x x x x x Logo trong tất cả các tài liệu quảng bá khác x x x x x x x Thư điện tử Logo trong Enewsletter x x x x x x x Quảng bá trên Website của sự kiện 1 banner quảng cáo 150x80 với đường link trên trang chủ của sự kiện (Banner do nhà tài trợ 5 tháng 4 tháng 3 tháng 2 tháng Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 24 thiết kế) 200 từ giới thiệu công ty trong mục Các nhà tài trợ x x x x x x Đường link trang web x x x x x x x PR Kết hợp Thông cáo báo chí của doanh nghiệp với Thông cáo báo chí của sự kiện (Nếu có) x x Video clip quảng cáo trong sự kiện x x x Công nhận quyền tài trợ sẽ được nhấn mạnh trong Thông cáo Báo chí x x x Các danh vị tài trợ Kim Cương Bạch Kim Vàng Bạc Đồng Tiệc tối Hội thảo Quảng bá trong sự kiện Bài phát biểu 5 phút Tại tiệc tối Bài trình bày 20-25 phút tại Hội thảo x x x x x x Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 25 Sắp xếp VIP tham quan gian hàng tại Triển lãm x x x Trưng bày thông tin Trưng bày Brochure trên bàn thông tin x x x 1 Standing Banner (1.8mx0.8m) tại nơi có đông khách tham quan x x x Có thể đặt những tờ quảng cáo của Nhà tài trợ vào túi xách dành cho khách tham dự hội thảo x x x x Logo trên các Backdrop chính x x x x x x x Vé mời Vé tham quan Triển lãm 2,000 1,500 1,200 1,000 600 600 500 Thiệp mời Hội thảo 10 8 6 6 5 3 10 Thiệp mời Tiệc tối khai mạc 5 4 3 3 2 5 2 Các quyền lợi khác Hỗ trợ chi phí đăng ký cho diện tích gian hàng 20% 15% 10% Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 26 Hỗ trợ chi phí khi quảng cáo trên tạp chí PC World, PC World trực tuyến 20% 20% 20% 20% Hỗ trợ chi phí cho các quảng cáo ngoài trời khác trong khuôn viên sự kiện 20% 20% 20% 20% Sử dụng cơ sở dữ liệu khách tham quan sự kiện 3 lần 2 lần 2 lần 1 lần Tham gia vào các hoạt động giao lưu trong khuôn khổ sự kiện (Tiệc tối Khai mạc, Đánh Golf giao lưu, Họp mặt Câu lạc bộ CIO & CEO) x x x x x x x CÁC DANH VỊ TÀI TRỢ KHÁC A) TÀI TRỢ TIỆC TRƯA @ US $9,000 + VAT Nhà tài trợ Tiệc trưa được hưởng những quyền lợi như sau:  Một bài phát biểu 5 phút trước giờ tiệc trưa  2 standing banner ( 1.8mx0.8m) tại khu vực tổ chức Tiệc trưa  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 B) TÀI TRỢ GOLF @ USD 9,000 + VAT Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 27 Là nhà tài trợ Golf cho sự kiện, Quý công ty sẽ có cơ hội thú vị để gặp gỡ & giao lưu với các vị lãnh đạo cấp cao, các nhà hoạch định chính sách của chính phủ cũng như là các nhà lãnh đạo các đoàn thể, và là cơ hội tuyệt vời để quảng bá thương hiệu tới các khách hàng tiềm năng. Quyền lợi Nhà tài trợ Golf gồm có:  Một bài phát biểu 5 phút trong bài phát biểu khai mạc Golf  Được công nhận là nhà tài trợ Golf tại lễ trao giải Golf  1 trang quảng cáo, giới thiệu thông tin công ty trong cuốn Niên giám triển lãm  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 C. TÀI TRỢ QUẦY ĐĂNG KÝ @ US $10,000 + VAT Quyền lợi khác gồm có:  Triển lãm thương hiệu trên lối vào chính của sự kiện  Triển lãm thương hiệu trên bảng quảng cáo đặt phía sau quầy đăng ký  Triển lãm thương hiệu trên bảng quảng cáo đặt bên ngoài khu triển lãm  Phân phát một loạt thông tin về công ty hoặc sản phẩm tại quầy đăng ký cho khách tham dự sự kiện (thông tin do Nhà tài trợ cung cấp)  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 D) HÃNG HÀNG KHÔNG CHÍNH THỨC CHO SỰ KIỆN @ US $10,000 + VAT Quyền lợi khác gồm có:  1 trang quảng cáo màu, giới thiệu thông tin công ty trong quyển Niên giám Triển lãm  Một quầy thông tin trong khu vực trưng bày của Hội thảo và Triển lãm  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 28 E) TÀI TRỢ TÚI XÁCH @ US $6,000 + VAT Là Nhà tài trợ Túi xách, logo của công ty cùng với logo của sự kiện sẽ được in trên tất cả các túi xách. Các túi xách này sẽ được tặng cho các khách VIP và khách tham dự hội thảo.Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 F) TÀI TRỢ TRUYỀN THÔNG @ US $3,000 + VAT Sơ đồ triển lãm và chương trình hội nghị là những tài liệu cần thiết khi tham quan triển lãm. Đó là những tài liệu cung cấp thông tin tốt nhất cho những người tham gia sự kiện biết đến nơi diễn ra sự kiện, diễn ra như thế nào và bao gồm những hoạt động gì. Những tài liệu này cũng được sử dụng bởi những đại biểu và khách mời  Có hơn 2,000 sách giới thiệu được in màu và được phát cho những người tham dự cũng như được đặt tại các tập tài liệu phát hành tại triển lãm.  Đóng vai trò là một Nhà tài trợ, biểu tượng của Quý công ty sẽ được xuất hiện trên mặt sau của sách giới thiệu lẫn bảng đồ hướng dẫn và gian hàng của Quý công ty sẽ được nêu bật trên bảng đồ.  2 standing banner (1.8mx0.8m) tại khu vực báo chí  Được nhắc đến danh vị tài trợ trong thông cáo báo chí  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 G) TÀI TRỢ BẢNG TÊN CHO KHÁCH THAM DỰ @ US $5,000 + VAT Logo của công ty cùng với logo của sự kiện sẽ được in trên thẻ đeo trong tất cả các hoạt động của sự kiện, gồm các đối tượng như: Khách mời VIP, khách tham dự Hội thảo, Phóng viên, tất cả các đơn vị tham gia triển lãm. Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. H. TÀI TRỢ NƯỚC UỐNG CHO SỰ KIỆN @ US $4,000 + VAT Là Nhà tài trợ Nước uống, sản phẩm của Quý công ty sẽ được phân phát cho tất cả khách tham dự triển lãm, hội thảo, tiệc tối. Đây là cách quảng bá hiệu quả nhất về hình ảnh và sản phẩm nước uống của Quý công ty nhằm thúc đẩy nhận thức thương hiệu và Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 29 sản phẩm cho những khách hàng mục tiêu. Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. I. TÀI TRỢ TIỆC TRÀ @ US $4,000 + VAT Nhà tài trợ Tiệc trà được hưởng những quyền lợi như sau:  2 standing banner (1.8mx0.8m) tại khu vực báo chí  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 J. TÀI TRỢ DÂY ĐEO @ US $4,000 + VAT Logo của quý công sẽ được in trên dây đeo cho các khách tham dự trong tất cả các hoạt động của sự kiện, gồm các đối tượng như: Khách mời VIP, khách tham dự Hội thảo, Phóng viên, tất cả các đơn vị tham gia triển lãm. Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. K. TÀI TRỢ SỔ GHI CHÉP @ US $4,000 + VAT Đây là cách tốt nhất để Quý công ty xuất hiện trước mắt mọi người tham dự mỗi khi họ ghi chép. Tên và biểu tượng của Nhà tài trợ sẽ được in trên sổ ghi chép cùng với tên của sự kiện. Ban tổ chức sẽ phát sổ ghi chép tài liệu đến các khách mời danh dự, đính kèm trên tài liệu thông tin, phát cho đại biểu cùng khách hàng tham gia triển lãm và được đặt ở phòng thông tin hội nghị. Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. L. TÀI TRỢ BÚT @ US $4,000 + VAT Với tư cách là Nhà tài trợ Bút, tên và biểu tượng của Quý công ty cùng với tên của sự kiện sẽ được in trên tất cả bút sử dụng cho toàn sự kiện. Các cây bút này sẽ được đính kèm trên tất cả tài liệu được phát ra trong suốt sự kiện. Ngoài ra, bút sẽ được đặt tại các quầy đăng ký, bàn hướng dẫn thông tin, Trung tâm truyền thông cũng như phòng hướng dẫn dành cho hội nghị. Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. M. TÀI TRỢ QUÀ BỐC THĂM TRÚNG THƯỞNG @ US $3,000 + VAT Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 30 Nhà tài trợ sẽ được đưa tin là Đơn vị tài trợ Quà rút thăm trúng thưởng tại chương trình rút thăm trúng thưởng được tổ chức mỗi ngày tại Triển lãm.  Nhà tài trợ sẽ được cử đại diện lên trao giải cho người trúng giải thưởng và tham gia vào các hoạt động giao lưu trong khuôn khổ sự kiện (Tiệc tối Khai mạc, Đánh Golf giao lưu, Họp mặt Câu lạc bộ CIO & CEO).  Tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6 N. TÀI TRỢ THIẾT BỊ MẠNG @ US $3,000 + VAT Nhằm phục vụ cho công tác tổ chức, các thiết bị mạng của Quý công ty sẽ được Ban tổ chức sử dụng trong suốt thời gian Hội thảo và Triển lãm. Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. I. TÀI TRỢ ĐƯỜNG TRUYỀN INTERNET @ US $3,000 + VAT Là Nhà tài trợ đường truyền Internet của sự kiện, Quý công ty sẽ được tất cả những quyền lợi trong danh mục quyền lợi chung của nhà tài trợ trong trang 6. CÁC QUYỀN LỢI CHUNG CỦA DANH VỊ TÀI TRỢ Khi đã trở thành nhà tài trợ cho sự kiện, Quý công ty sẽ nhận được tất cả những quyền lợi nổi trội như: o Logo và giới thiệu công ty trong cuốn Niên giám Triển lãm o Logo trong tất cả tài liệu in ấn quảng bá như: tờ rơi, poster,vé o Logo trong Enewsletter o Logo trên website của sự kiện o Logo trên các Backdrop chính o Logo trong tất cả các trang quảng cáo sự kiện trên các bào báo và tạp chí bảo trợ thông tin cho sự kiện Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 31 o 2 thiệp mời Hội thảo và 1 thiệp mời Tiệc tối 3.1.2.2 Các đơn vị tài trợ: Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 32 3.2 Người tham dự: tất cả các đối tượng khách hàng nếu có đăng ký trước qua website hoặc đăng ký tại nơi tổ chức đều có thể tham gia. a. Người tiêu dùng b. Doanh nghiệp c. Các tổ chức chính phủ d. Ngân hàng e. Hội nhóm yêu thích công nghệ thông tin Khách mời danh dự: 1) Ông Nguyễn Thiện Nhân Phó Thủ tướng Chính phủ Trưởng Ban Chỉ đạo Quốc gia về Công nghệ Thông tin 2) Ông Đỗ Trung Tá Phái viên của Thủ Tướng Chính Phủ về CNTT Phó Trưởng Ban Chỉ đạo Quốc gia về Công nghệ Thông tin 3) Ông Lê Nam Thắng Thứ trưởng Thường trực Bộ Thông Tin & Truyền Thông 4) Bà Nguyễn Thị Kim Tiến Thứ trưởng Bộ Y tế 5) Ông Nguyễn Hữu Từ Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng 6) Ông Sơn Phước Hoan Thứ Trưởng Phó Chủ nhiệm Ủy Ban dân tộc 7) Ông Vũ Tiến Lộc Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam 8) H.E. Chea Peng Cheng Thứ trưởng, Quốc vụ Khanh, Bộ Kinh tế và Tài chính, Vương quốc Cambodia 9) Ông Patrick McGovern Chủ tịch và Nhà sáng lập Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDG 10) Ông Lê Mạnh Hà Giám đốc Sở Thông Tin Truyền Thông Tp.Hồ Chí Minh Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 33 11) Ông Bùi Vĩnh Kiên Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Bắc Ninh 12) Ông Hồ Đức Phớc Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nghệ An Phó Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Nghệ An 13) Ông Đặng Công Huẩn Phó Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang 14) Ông Lưu Xuân Vĩnh Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Thuận Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Ninh Thuận 15) Ông Nguyễn Văn Phòng Phó Chủ tịch UBND tỉnh Tiền Giang Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Tiền Giang 16) Ông Nông Văn Páo Phó Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT Tỉnh Cao Bằng 17) Ông Phan Ngọc Thọ Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thừa Thiên Huế 18) Ông Nguyễn Thế Trường Phó Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Vĩnh phúc 19) Ông Trần Văn Vĩnh Phó Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Đồng Nai 20) Ông Nguyễn Văn Phong Phó Chủ tịch UBND tỉnh Trà Vinh 21) Ông Chu Tiến Dũng Chủ tịch Hội Tin học Thành phố Hồ Chí Minh Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 34 22) Ông Nguyễn Đình Minh Vụ Trưởng - Vụ Khoa Giáo Văn Xã 23) Ông Nguyễn Trọng Phát Chánh Văn phòng Bộ Thông Tin & Truyền Thông 24) Ông Đinh Thế Lịch Vụ trưởng - Trưởng Đại diện Cơ quan Bộ Thông tin và Truyền thông tại Tp. Hồ Chí Minh Vé vào cổng Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 35 3.2.1 Gian hàng triễn lãm 3.2.2 Sản phẩm trưng bày Phần cứng: o Bo mạch chủ o Bộ vi xử lý o Bộ nhớ o Thiết bị lưu trữ o Ổ đĩa quang o Card màn hình, card âm thanh, card đồ họa o Bàn phím, Chuột Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 36 o Màn hình o Thùng máy tính o Bộ nguồn máy tính Ứng dụng phần mềm: o Các phần mềm ứng dụng trong văn phòng o Hệ thống thu thập, lưu giữ và quản lý dữ liệu o Công cụ và các ứng dụng hỗ trợ kinh doanh trực tuyến o Hệ điều hành hỗ trợ hoạt động cho doanh nghiệp o Hệ thống an ninh, bảo mật thông tin, phần mềm diệt vi rút Thiết bị viễn thông: o Điện thoại di động, điện thoại cố định o Máy fax, phụ kiện máy fax o Hệ thống ghi âm o Tổng đài o Bộ đàm o Thiết bị truyền dẫn o Hệ thống giám sát mạng di động, cố định o Cáp quang o Vệ tinh Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 37 Thiết bị kỹ thuật số: o Máy chụp ảnh, máy quay phim kỹ thuật số o Thẻ nhớ, card reader o Webcam o Camera quan sát o Bluetooth Thiết bị mạng: o Router, Modem ADSL o Hub, Switch o Card mạng o Fax Modem o UTP-Cable-Dụng cụ mạng o Mạng không dây o Mạng băng thông rộng o Hệ thống mạng đa phương tiện o Hệ thống OEM và phụ trợ o Mạng cục bộ, mạng diện rộng Thiết bị văn phòng: o Máy tính PC o Máy tính xách tay o Máy in o Máy chiếu Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 38 o Máy photocopy o Máy quét o Máy chủ o Máy chấm công o Thiết bị Báo cháy Thiết bị gia đình: o Màn hình tinh thể lỏng LCD, Plasma o Các loại Tivi o Đầu DVD & HDD o Hệ thống loa và dàn âm thanh Giải trí điện tử: o Thiết bị chơi game cầm tay o Trò chơi game trực tuyến o Phần mềm và phần cứng hỗ trợ chơi game o Máy nghe nhạc MP3, MP4 các loại Công nghệ thông tin xanh o PC o Máy tính xách tay o Trung tâm dữ liệu 3.2.3 Hoạt động truyền thông:  Đêm gala IT – tiến lên cùng công nghệ  Sử dụng mạng xã hội là kênh chính.  Website: game đấu giá ngược. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 39  Các hoạt động offine: Roadshow, phát bong bóng, phát vé trực tiếp và qua đặt trước  Qua một số diễn đàn về công nghệ: Tinhte, genk, vnzoom  Qua các báo: vnexpress  Qua kênh truyền hình: VTV 3.2.4 Các dịch vụ kèm theo:  Xe bus miễn phí  GIới thiệu khách sạn cho các đối tượng ở xa  Cung cấp địa chỉ bệnh viện, hãng hàng không, tư vấn giá cả, trung tâm thương mại  Ngày hội việc làm tại triễn lãm 3.2.5 Qui trình thực hiện Với nhu cầu cập nhật công nghệ của người tiêu dùng, cùng với khát khao tiếp xúc với đối tượng khách hàng mục tiêu của các tổ chức có sản phẩm công nghệ, IDG đã cho ra đời Hội thảo triễn lãm kỷ nguyên công nghệ số (VCW) từ năm 2006. Năm 2011 là lần thứ 16 VCW diễn ra. IDG triển khai VCW thông qua các nhóm dự án sau đây: 3.2.5.1 Nhóm nội dung: Nhóm nội dung gồm 3 người gồm có trưởng team và 2 thành viên, được sự hỗ trợ từ các chuyên gia là các CEO trong ngành, các vị lãnh đạo có sự hiểu biết nhất định về ngành, các tổ chức tham gia hội thảo – triễn lãm Nhóm nội dung tiến hành những công việc sau:  Nội dung của Hội thảo quốc gia về chính phủ điện tử:  Đối với hội thảo này, nhóm nội dung có sự hỗ trợ từ Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT và bộ Thông tin và Truyền thông. Bên cạnh đó, CEO của các doanh nghiệp tham gia hôi thảo, ban giám đốc công ty cũng tham gia tham mưu nội dung.  Chủ đề của triễn lãm mặt hàng công nghệ 3.2.5.2 Nhóm sales:  Trong VCW, nhóm sales chịu trách nhiệm bán các gian hàng trong triễn lãm, mời các nhà tài trợ không những tham gia gian hàng mà còn tài trợ dưới hình thức: nước uống, áo cho nhân viên trong sự kiện, …  Nhóm sales sẽ nhận nội dung từ nhóm nội dung, các gói tài trợ mong muốn: tài trợ chính, tài trợ kim cương, tài trợ tiệc tối, các đơn vị tham gia và tài trợ thông quan gian hàng, tài trợ nước uống, quà tặng, tài trợ thiết bị viễn thông, internet, tài trợ thẻ đeo, … và tiến hành mời những gói này với các đối tác mục tiêu. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 40  Nhóm sales kiêm nhiệm công việc truyền thông qua facebook 3.2.5.3 Về mặt logistic, công ty IDG có nhân sự chuyên phụ trách công tác này.  Trưởng nhóm hay người phụ trách chính phân chia công việc cho từng người, kiểm soát và giải quyết khi có sự cố xảy ra. Đối với logistic trong VCW, nhóm phải đảm nhận các công việc:  Sắp xếp nơi diễn ra sự kiện: địa điểm, thời gian, các điều kiện hỗ trợ như nhân viên quản lý nơi chốn, bãi giữ xe,…  Liên hệ bên thứ ba trong công tác chuẩn bị, quản lý tron suốt thời gian trước, trong và sau sự kiện  Công tác quản lý tài sản của ban tổ chức tại sự kiện 3.2.6 Như đã đề cập tại công tác của logistic, bên thứ ba tại triễn lãm năm 2011, IDG đã hợp tác với IGS, IDC, MRD để thực hiện những công tác sau:  Cung cấp thông tin liên lạc của các vị quan chức, các đối tượng mục tiêu của tiệc tối cho nhóm sales.  Thực hiện các công tác chuyên biệt của VCW: sắp xếp vé mời, giao vé, diễu hành trên đường (roadshow), gọi điện mời các đơn vị tham gia, lắm ráp banner, backdrop, dựng sân khấu, các booth của công ty… thực hiên các công tác tại địa điểm diễn ra sự kiện.  Nguồn lực khác: thuê một số nhân viên thời vụ và nhân viên thực tập để hỗ trợ truyền thông, logistic, PR. 3.2.7 Các gian hàng tham gia sự kiện  Tham gia VCW, các doanh nghiệp sẽ có 1 gian hàng riêng, tùy theo gói độ tài trợ sẽ có độ lớn của gian hàng tương ứng. Doanh nghiệp tham gia có trách nhiệm dựng booth, thiết kế booth của mình, lắp ráp trong khoảng thời gian quy định của ban tổ chức. Trong quá trình tham gia set up, các thành viên phải liên hệ ban tổ chức để có thẻ ra vào khu triễn lãm.  Năm 2010, số lượng công ty tham gia là 104 (event directory 2010) trong đó Canon là nhà tài trợ chính, gian hàng tại vị trí cửa ra vào chính. Các gian hàng có độ lớn không kém Canon gồm: Samsung, Nikon, Sony, VTC, Panasonic, … Cũng trong năm 2010, các gian hàng sắp xếp theo trình tự lớn nhỏ từ ngoài vào trong. Những nhà tài trợ chính, tài trợ kim cương sở hữu gian hàng tại vị trí thuận lợi nhất – người tham quan sẽ thấy trước nhất, ghé thăm trước nhất. Đi sâu dần vào trong là những gian hàng nhỏ hơn, mặc dù không náo nhiệt bằng những gian hàng phía ngoài, nhưng hầu hết đây là những gian hàng với các sản phẩm chuyên biệt về công nghệ hoặc giải pháp công nghệ như: Apacer, Logitech, BKAV, … Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 41  Năm 2011, với … gian hàng tham gia, trong đó nhà tài trợ Kim Cương Sony có 3 khu để trựng bày, nhà tào trợ vàng Hp có 1 khu để trưng bày sản phẩm. Cũng như năm 2010, gian hàng đi từ ngoài vào trong nhỏ dần về quy mô.  Các hoạt động diễn ra tại gian hàng rất phong phú, các doanh nghiệp đầu tư trong việt thiết kế booth, điển hình như Sony, Hp, Taiwan Excellent. Đồng thời, đội ngũ nhân viên rất thu hút ánh nhìn của khách tham quan bởi vẻ ngoài ưa nhìn và nụ cười luôn thường trực trên môi.  Các hoạt động tại gian hàng: giới thiệu sản phẩm mới, tạo nhiều cơ hội để khách tham quan bỏ nhiều thời gian trải nghiệm các sản phẩm tại gian hàng như: cho dùng thử, trưng bày mẫu vật, thực hiện thao tác sử dụng tại chỗ kèm với kết quả đạt được (Hp cho rửa hình tại chỗ). Bên cạnh đó, tạo cơ hội để khách tham quan nhớ nhiều hơn các sản phẩm của mình thông qua các trò chơi nhỏ, cho khách hàng chạm, cầm, giữ sản phẩm, trình diễn với nó như gian hàng Sony với dòng máy tính C. Sử dụng người có ảnh hưởng, cụ thể tại gian hàng Sony, những người mẫu có tiếng ở Việt Nam trình diễn với dòng máy ảnh …. 3.2.8 Khách tham quan  Đối tượng tham gia: o Người tiêu dùng: hướng đến sản phẩm điện tử phục vụ nhu cầu phổ thông o Doanh nghiệp: hướng đến những gói sản phẩm lớn, giải pháp CNTT  Khách có vé tham gia: khác đưa vé ở khu kiểm soát và nhận 1 sticker để ra vào khu triễn lãm  Khách không có vé: đăng ký đầy đủ thông tin tại quầy đăng ký  Số lượng tham gia: o Năm 2010:250.000 lượt khách tham quan (nguồn: báo mới) o Năm 2011: 237.000 lượt khách tham quan (nguồn: ban tổ chức) 3.2.9 Rủi ro của các khâu: 3.2.10 Nội dung:  Công nghệ có thể chưa có ở Việt Nam, hoặc không được tiếp nhận tại thị trường do nhiều lý do về quốc gia, con người. Hoặc cũng có thể doanh nghiệp hiện có mặt tại VN chưa triển khai công nghệ này.  Nội dung này mang tính lý tưởng, thuộc chiến lược của những bộ phận cấp cao trong công ty, nội dung không hấp dẫn  Sự khó khăn của nền kinh tế dẫn đến các doanh nghiệp rút khỏi các gian hàng đã tham gia  Nội dung không mang tính đột phá so với năm 2010. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 42 3.2.11 Sales – Marketing:  Các gói chào mời không hấp dẫn do: chi phí cao, kinh tế trở nên khó khăn  Hấp dẫn nhưng tình trạng tài chính của doanh nghiệp không cho phép  Không sales đủ doanh số  Tân Hiệp Phát rút tài trợ nước uống  Samsung rút tài trợ chính  Các chương trình truyền thông nhiều nhưng chỉ một số đối tượng quan tâm và chủ yếu để lấy quà  Bị nhiễu thông tin từ nhiều bên 3.2.12 Logictic:  SECC từ chối hợp đồng hoặc các khu vực của SECC không đáp ứng như kế hoạch  Thiếu sót, hư, mất, không phù hợp  Nơi giữ xe không đáp ứng được khối lượng xe  Thiếu sót, hư, mất: bảng số hiệu của hội thảo chính phủ điện tử. 3.2.13 Bên thứ 3:  Cung cấp thông tin: sai thông tin, không đúng đối tượng mục tiêu  Công tác khác: o Thiếu hụt số lượng vé mời o Giao sai địa chỉ, tìm địa chỉ không có  Quá trình set up: dùng các công cụ như: máy khoan, búa, đinh, cầu thang tăng mức độ nguy hiểm cho người và vật, như là: trong quá trình lắp ráp cổng chào, đã làm rớt tấm banner chương trình, rách.  Lượng ticker dán lên khách tham dự thiếu khiến xảy ra sự cố người tham dự. 3.2.14 Gian hàng tham gia sự kiện  Không tham gia trong chương trình mặc dù co đăng ký gian hàng: gian hàng của bên Hàn Quốc  Kích thước, trang trì không đảm bảo như hợp đồng  Quá trình lắp ráp sơ sài, gây nguy hiểm cho nhân viên, khách hàng  Mở nhạc vượt quá quy định cho phép, hoạt động tại gian hàng không lành mạnh, khó kiểm soát: Sony trình diễn thời trang, HP tổ chức nhảy, Samsung giới thiệu chương trình khuyến mãi, thế giới số 24h khai trương và giới thiệu chương trình khuyến mãi  Xảy ra một số hư hỏng trong quá trình diễn ra nên phải sửa chữa: Asus Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 43 3.2.15 Khách tham quan:  Quên đem theo vé nên phải đăng ký lại  Không đồng ý cung cấp thông tin khi đăng ký vé tại chỗ  Gây mất trật tư an ninh khi tập trung tại một số gian hàng lớn như Sony, HP, HTC, Thế giới số 24h  Một số người vì muốn nhận được quà nên đã đăng ký rất nhiều vé của mình một lúc.  Số người tham dự không như dự kiến 3.2.16 Báo chí:  Một số bên báo chí không được mời đến nhưng vẫn đến để nhận “phí”  Mức độ đưa tin không nhiều  Một số dư luận không tốt nói về chương trình: chê, phê phán .v.v. 3.2.17 Lý do khách quan:  Thời điểm tổ chức giữa hè nên một lượng lớn đối tượng sinh viên về quê nên không thể tham gia  Khu vực tổ chức khá xa với trung tâm  Chương trình tổ chức từ 9h – 18h30, kết thúc khá sớm nên một số người tham dự không thể tham gia. 4. Giải pháp phòng ngừa, hạn chế  Các hoạt động hội chợ triễn lãm nói riêng, M.I.C.E nói chung thì nên tổ chức vào những ngày cuối tuần và thời gian tổ chức nên vào những tháng trong quý 4.  Đưa ra các gói gian hàng và các dịch vụ đi kèm cụ thể và thống nhất để tránh những sự cố giữa hợp đồng hai bên.  Cải thiện các giải pháp truyền thông hấp dẫn để thu hút người tham dự: sử dụng các hội nhóm để gây sức ảnh hưởng, đại sứ, các kênh và công cụ mới …  Các chính sách và quy định cho các gian hàng cụ thể hơn để tránh xảy ra sự cố hoặc các vi phạm không đáng có.  Lên danh sách báo chí cụ thể tránh những trường hợp “không mời mà đến”, xử lý các trường hợp này nên nhẹ nhàng, xin thông tin liên hệ, nếu cần thì có thể châm trước phòng ngừa thêm một số phí thêm cho họ để lấy mối quan hệ.  Lên danh sách đồ đặc và vị trí lưu giữ để tránh thất lạc và mất mát.  Kiểm soát dư luận để tránh các thông tin bất lợi.  Với bên thứ 3 thì yêu cầu trong hợp đồng những điều khoản chặt chẽ tránh xảy ra một số trường hợp không đáng có. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 44 5. Hạn chế của đề tài:  Đề tài chỉ đề cập nhiều về hội chợ triễn lãm nhưng hội chợ, triễn lãm thường chỉ nằm trong khuôn khổ của một Event M.I.C.E.  Quy trình thực hiện sự kiện đưa ra chưa cụ thể và đầy đủ  Một số thông tin thiếu sót và đưa ra lập luận chưa khách quan  Chỉ đưa ra một trường hợp thực tế để phân tích.  Đề tài khá rời rạc, chưa xuyên suốt và thống nhất. Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 45 LỜI CẢM ƠN Xin chân thành cảm ơn đơn vị IDG đã hỗ trợ, cung cấp các thông tin, số liệu, hình ảnh cần thiết để nhóm có thể hoàn thành bài Tiểu luận của mình một cách tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân đã giúp nhóm có cơ hội tiếp cận với đề tài hấp dẫn này. Bài tiểu luận này vẫn còn một số điểm chưa hoàn chỉnh, nên Nhóm rất mong nhận được nhưng ý kiền đóng góp của Cô.