Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng

ơ chế quản lý nền kinh tế thị trường. Công ty đã sắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức khoa học, hợp lý, hoạt động có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ và chính xác.  Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. Kế toán trưởng P. Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp chi phí giá thành, doanh thu Kế toán nguyên vật liệu hàng hoá Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, CCDC TSCĐ Kế toán xí nghiệp, các đội sản xuất 4.2. Đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty. - Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 - Hệ thống tài khoản sử dụng : áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán… Tổng Công ty hướng dẫn và cụ thể hoá thêm việc mở một số tài khoản kế toán cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp. - Hình thức kế toán áp dụng vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng như việc trang bị máy vi tính vào xử lý thông tin để lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung. - Công ty hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhập dữ liệu máy tính Xử lý tự động theo chương trình Báo cáo tài chính SKT chi tiết SKT tổng hợp 4.3. Một số chỉ tiêu kinh tế Công ty đạt được trong 2 năm gần đây. ĐVT : nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ % Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 100.180.518 102.651.355 2.470.837 2,46 Khoản giảm trừ 1.196.421 258.807 -937.614 -78,36 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 98.981.097 102.392.574 3.408.477 3,44 Giá vốn hàng bán 94.911.774 91.821.925 -3.089.849 -3,25 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.072.323 10.570.621 6.498.295 159,5 Tổng lợi nhuận trước thuế 411.323 1.104.788 693.465 168,59 Nhận xét : Là một doanh nghiệp nhà nước tiền thân là một chi nhánh của Công ty xây dựng và xuất nhập khẩu thuộc Tổng Công ty xây dựng Sông Hồng nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng lớn mạnh, thể hiện qua một số chỉ tiêu chính ở bảng trên. Những chỉ tiêu kinh tế của năm 2003, 2004 đã phản ánh được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, về doanh thu năm 2004 tăng 2,46% so với năm 2003 và các khoản giảm trừ doanh thu năm 2004 cũng đã giảm – 78,36% so với năm 2003 cho thấy công tác bán àng cũng như công tác quản lý của doanh nghiệp đạt tỷ lệ tăng trưởng cao. II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. 1. Tổ chức kế toán hàng hoá, thành phẩm 1.1. Đặc điểm hàng hoá, thành phẩm của Công ty. Hiện nay Công ty thực hiện hai hoạt động chính là : + Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng như công trình nhà điều hành các ban quản lý dự án Gienco I, công trình trại kỹ sư tư vấn MDI Sóc Trăng, biểu tượng nút giao thông cầu Tân Đệ, công trình nhà chung cư Nhạc viện Hà Nội, công trình xây dựng và cải tạo nhà điều hành Công ty 128. + Kinh doanh thương mại các loại hàng hoá như : Chè, đá, lốp, nguyên liệu sơn, máy móc thiết bị. 1.2. Đánh giá thành phẩm hàng hoá ở Công ty. * Đánh giá hàng hoá. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá thực té hàng xuất bán theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Toàn bộ chi phí mua hàng hoá theo dõi trên tài khoản 1562. Khi nào hàng bán ra chi phí mua mới được phân bổ cho hàng xuất bán. Khi đó : Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho = Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho + Chi phí mua phân bổ cho hàng hoá xuất kho * Đánh giá thành phẩm. Thành phẩm của Công ty là các công trình xây lắp nên thường có đặc điểm là có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng dài. Do đó việc đối tượng tính giá thành được kế toán xác định là các công trình hay hạng mục công trình. Kỳ tính giá thành mà Công ty thực hiện là theo từng quý. Song tuỳ thuộc vào thời điểm bàn giao công trình, hạng mục công trình đã được quy định trong hợp đồng mà Công ty có thể thực hiện kỳ tính giá thành sản phẩm khác nhau với những công trình có thời điểm thanh toán và giá thành sản phẩm khác nhau với những công trình có thời điểm thanh toán và giá thành sản phẩm khác nhau với những công trình có thời điểm thanh toán và bàn giao không trùng với kỳ tính giá thành sản phẩm, kế toán vẫn tiến hành tính giá thành vào thời điểm thanh toán. Giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty được tính theo theo các khoản mục : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công - Chi phí sản xuất chung. Cuối quý kế toán thực hiện tập hợp chi phí và tính toán lập bảng giá thành sản phẩm quý 4/2004 (xem phụ lục 7). Giá thành thực tế của thành phẩm xuất bán của Công ty được tính theo phương pháp đích danh. Căn cứ vào giá thành thực tế của từng công trình, hạng mục công trình để xác định trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất bán. Ví dụ đối với công trình để xác dịnh trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất bán. Ví dụ đối với công trình cải tạo trung tâm năng lượng mới giá thành thực tế là 90.000.000 VNĐ. Khi đó giá vốn hàng xuất bán của công trình này là 90.000.000 VNĐ. 2. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.1. Quy trình bán hàng và các loại doanh thu. PGĐ kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch bán hàng và thu tiền hàng. Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế toán hàng hoá sẽ viết phiếu xuất kho, kế toán phụ trách bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT (Mẫu số 01. GTKT – 3LL BK.01-B của Bộ Tài chính ban hành ngày 16/7/1998 theo quyết định số 885/1998/QĐ). Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để giao cho khách theo đúng như số lượng hàng trên phiếu xuất kho. Cuối ngày thủ kho có nhiệm vụ nộp toàn bộ phiếu xuất kho lên phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu. Kế toán hàng hoá công ợ có nhiệm vụ theo dõi và nhập dữ liệu vào máy tính. Mặc dù khi giao hàng, khách hàng thanh toán tiền hàng ngay hay trả chậm nhưng Công ty vẫn hạch toán qua công nợ (TK131). Sau đó làm phiếu thu tiền hàng thông qua thu công nợ (TK 131). Doanh thu bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng bao gồm doanh thu từ bán hàng hoá và doanh thu từ các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp – thành phẩm của Công ty. Trong đó mỗi loại doanh thu lại được mở chi tiết cho từng loại mặt hàng, từng công trình xây dựng : Doanh thu hàng hoá có : doanh thu bán nguyên liệu sơn, doanh thu bán lốp, doanh thu bán đá, doanh thu bán ché xuất khẩu, doanh thu bán chè nội địa. Doanh thu thành phẩm có : doanh thu công trình nhà điều hành các BQLDA CiencoI, doanh thu công trình biểu tượng nút giao thông cầu Tân Đệ, doanh thu công trình chung cư Nhạc viện Hà Nội, doanh thu công trình nhà máy bia Việt Hà, doanh thu công trình xây dựng và cải tạo nhà điều hành Công ty 128. 2.2. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán. Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và toàn bộ hàng hoá, dịch vụ kinh doanh của Công ty để thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng. Vì vậy, Công ty sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng khi xuất bán hàng hoá, thành phẩm. Hoá đơn giá trị gia tăng do kế toán doanh thu hoặc nhân viên phòng kinh doanh lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Liên 1 : Lưu tại quyển gốc Liên 2 : Giao cho khách hàng Liên 3 : Làm căn cứ để thủ kho xuất kho hàng hóa sau đó chuyển cho phòng kế toán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ liên quan khác : nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt sử dụng chứng từ là phiếu thu, nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của ngân hàng và chứng từ kèm theo như phiếu xuất kho. * ) Tài khoản kế toán. Để kế toán doanh thu bán hàng Công ty sử dụng các tài khoản phản ánh doanh thu : TK 5111 và các tài khoản liên quan khác : TK 131, TK 331, TK 3331, TK 111, TK 112. 2.3. Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng. Khi ký được hợp đồng kinh tế hoặc có khách hàng đặt mua hàng hóa phòng kinh doanh sẽ thực hiện hợp đồng hoặc yêu cầu đặt mua của khach hàng. Khi tiến hành giao bán hàng hoá, hoặc khi hoàn thành công trình xây dựng bàn giao cho khách hàng kế toán sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn giá trị gia tăng viết đầy đủ các nội dung : ngày tháng, đơn vị bán hàng, người mua hàng, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng giá thanh toán và có đầy đủ chữ ký. Cuối ngày kế toán tổng hợp các hóa đơn phát sinh cho từng đối tượng khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn và tiến hành cập nhật hóa đơn vào máy. Hiẹn tại, Công ty chỉ mở một tài khoản 5111 và sổ cái tài khoản 5111 – doanh thu bán hàng hoá để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng hoá và doanh thu sản phẩm xây lắp của đơn vị. Do đó toàn bộ các hóa đơn bán hàng hóa và sản phẩm xây lắp để được nhập vào máy tương tự như nhau trên cùng một màn hình nhập liệu, theo cùng một định khoản và số liệu được chuyển vào các sổ như nhau. * Kế toán tổng hợp bán hàng hoá Khi thực hiện hợp đồng đã ký kết hoặc yêu cầu đặt mua của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ xuất kho giao hàng hóa cho khách hàng và viết phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT. Sau đó phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được chuyển về phòng kế toán để hạch toán. Ví dụ : Ngày 16/12/2004 Công ty xuất khẩu chè sang Ba Lan như sau : Chè đen : 14.500 kg Cộng thành tiền 160.784.880đ, thuế suất GTGT 0%, tổng cộng tiền thanh toán 160.784.880đ. Công ty sử dụng hóa đơn GTGT số 0094386 (xem phụ lục 7) Ví dụ : Ngày 16/12/2004 căn cứ vào sổ cái TK 5111 (xem phụ lục 8) Doanh thu xuất khẩu chè sang Ba Lan, số tiền 160.784.880đ Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 131 : 160.784.880 Có TK 5111 : 160.784.880 Kế toán nhập số liệu vào máy ta vào các sổ kế toán : sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái TK 5111 (xem phụ lục 8), sổ cái TK 131 (xem phụ lục 9). Cũng tương tự như nhập bút toán kế toán bán hàng – Doanh thu bán nguyên liệu sơn kế tón vào màn hình nhập dữ liệu để nhập bút toán thuế giá trị gia tăng theo định khoản sau : Nợ TK 131 Có TK 3331 Và đưa số liệu vào các sổ kế toán : sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái TK 3331 (xem phục lục 10), sổ cái TK 131 (xem phụ lục 9). *Kế toán tổng hợp tiêu thụ sản phẩm xây lắp. Khi công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, kế toán viết hóa đơn, giá trị gia tăng xác định doanh thu của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán sử dụng hóa đơn GTGT đó để hạch toán doanh thu bán hàng và nhập vào chương trình kế toán trên máy. Quy trình nhập vào máy cũng tương tự như đối với phần kế toán bán hàng hóa. Kế toán cũng vào màn hình nhập dữ liệu và lần lượt nhập các dữ liệu cần thiết sau đó máy sẽ tự động xử lý số liệu và chuyển vào các sổ kế toán liên quan. 2.4. Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng. Để theo dõi tình hình bán hàng hóa cũng như doanh thu các công trình xây dựng, phần mềm kế toán được thiết kế mở các sổ chi tiết doanh thu. Đối với hàng hoá được mở các sổ chi tiết doanh thu từng mặt hàng : nguyên liệu sơn (xem phụ lục 11), chè, lốp, đá…, với mỗi mặt hàng doanh thu bán trong nước và doanh thu xuất khẩu cũng được mở sổ chi tiết doanh thu riêng : sổ chi tiết doanh thu chè bán trong nước (xem phụ lục 13). Với các công trình xây dựng thì từng công trình cũng được theo dõi riêng (xem phụ lục 14). Doanh thu của tất cả các loại hàng hoá, thành phẩm được tập hợp trên sổ tổng hợp chi tiết doanh thu. 3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. 3.1. Các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng kinh doanh đa dạng các loại sản phẩm nên quản lý chất lượng, số lượng của các loại hàng hoá là rất quan trọng. Công ty đã ngày càng cố gắng nâng cao công tác quản lý chất lượng hàng hoá cũng như chất lượng các công trình để đảm bảo giảm tối thiểu các khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên, các khoản giảm trừ doanh thu không thể loại bỏ hoàn toàn. Hiện nay, tại Công ty vẫn tổ chức kế toán theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. 3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng. * Chứng từ kế toán sử dụng Với khoản chiết khấu thương mại thì phải thể hiện trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng đã thỏa thuận giữa hai bên. Với khoản hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại và hóa đơn (nếu trả lại toàn bộ), bản sao hóa đơn (nếu trả lại một phần). Với khoản giảm giá hàng bán cũng phải có biên bản xác nhận chất lượng lô hàng bị giảm và văn bản đề nghị của người mua giảm giá hàng bán và bản sao hóa đơn. Và một số chứng từ liên quan khác : phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng. * Tài khoản kế toán sử dụng. Công ty mở các tài khoản phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại : Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán Tài khoản 3331 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra. Và một số tài khoản kế toán liên quan khác : TK 131, TK 111, TK 112 3.3. Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, căn cứ vào các chứng từ hợp lý hợp lệ như đã nêu ở trên, kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán : Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 521 – nếu là khoản chiết khấu thương mại, sổ cái tài khoản 531 – nếu là khoản hàng bán bị tra lại, sổ cái tài khoản 532 - nếu là khỏan giảm giá hàng bán và sổ cái tài khoản 3331 – thuế giá trị gia tăng đầu ra. Trong kỳ, Công ty đã phát sinh khoản giảm giá hàng lốp cho Công ty Tân Thành Đô. Căn cứ vào biên bản xác định nguyên nhân do lốp không đúng mẫu trong hợp đồng và đề nghị giảm giá của Công ty Tân Thành Đô đã được giám đốc Công ty phê duyệt và bản sao hóa đơn giá trị gia tăng. Kế toán tiến hành lập dữ liệu vào máy. Ví dụ : số chứng từ 3253 ngày 24/10/2004, xuất giảm hàng lốp cho Công ty Tân Thành Đô căn cứ vào TK 532 (xem phụ lục 15), kế toán định khoản như sau : Nợ TK 532 : Có TK 131 Và đưa vào sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 532 (xem phụ lục 15) và sổ cái tài khoản 131. Tương tự kế toán sẽ nhập liệu và nhập bút toán giảm thuế GTGT đầu ra. 4. Tổ chức kế toán tình hình thanh toán phải thu khách hàng. 4.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau : - Phiếu thu - Giấy báo có - Biên bản đối chiếu công nợ - Và một số chứng từ khác liên quan. * Tài khoản kế toán - TK 131 : Phải thu khách hàng - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Và một số TK liên quan : 331 4.2. Phương pháp kế toán. Khi bán hàng cho khách hàng, dựa vào hóa đơn GTGT kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi nhập hóa đơn, kế toán khai báo đầy đủ, chi tiết tài khoản công nợ đến từng đối tượng khách hàng, mã khách hàng. Dựa vào các dữ liệu được nhập ở màn hình nhập liệu, máy tự động chạy và kết xuất ra các sổ : Nhật ký chung, sổ cái TK 131 và các sổ chi tiết công nợ. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để nhập vào máy. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu (xem phụ lục 16) (lập 3 liên) : liên 1 giữ tại nơi lập, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 thủ quỹ giữ làm căn cứ thu tiền. Ví dụ : Ngày 01/12/2004, căn cứ vào phiếu thu (xem phụ lục 16) số chứng từ 152 nghiệp vụ phát sinh là khách hàng thanh toán tiền nguyên liệu sơn số tiền : 1.756.920đ, kế toán định khoản như sau : Nợ TK 111 Có TK 131 Kế toán nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán trên máy sẽ tự động chuyển sổ liệu vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 131 (xem phụ lục 9), sổ cái tài khoản 1111 (xem phụ lục 17) và sổ chi tiết phải thu của khách hàng (xem phụ lục 18) và sổ tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng. 5. Tổ chức kế toán thuế GTGT. 5.1. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng. Các hóa đơn GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ Các hóa đơn GTGT hàng hoá, thành phẩm bán ra trong kỳ Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra Tờ khai thuế GTGT Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. * Tài khoản kế toán. Sử dụng các tài khoản kế toán 133 và tài khoản 3331 để kế toán thuế GTGT và một số tài khoản kế toán liên quan khác : TK 111, 112. 5.2. Phương pháp kế toán. Hàng hoá dịch vụ của Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Hiện nay Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, với các mức thuế suất GTGT đầu ra là 0%, 5% và 10% ; được xác định như sau : Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào trong kỳ được khấu trừ Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ = Số lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ x Đơn giá bán x Thuế suất thuế GTGT Các chứng từ này được lập cho từng tháng. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ căn cứ trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Thuế GTGT đầu ra căn cứ trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Khi nhận được các hóa đơn GTGT của hàng hoá bán ra và hàng hoá dịch vụ mua vào kế toán nhập liệu vào máy. Máy sẽ xử lý số liệu và đưa vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục) sổ cái TK 133 sổ cái tài khoản 3331 (xem phụ lục 10). Cuối tháng kế toán lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá bán ra, và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào được lập thành 2 bản : 1 bản dành cho hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước, một bản dành cho hàng hoá, dịch vụ mua từ nước ngoài. Căn cứ vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, kế toán lập từ khai thuế GTGT. Kế toán lập thành 3 bộ (mỗi bộ bao gồm một bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và một tờ khai thuế GTGT) gửi cơ quan thuế 2 bản và Công ty giữ lại 1 bản. Công ty kê khai và nộp thuế vào cuối mỗi tháng. Căn cứ giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kế toán lập phiếu chi tiền mặt và nhập dữ liệu vào máy. Quy trình nhập phiếu chi tương tự như nhập phiếu thu, TK ghi nợ là TK 3331, TK ghi Có là TK 1111 hoặc TK 1121. Mẫu tờ khai thuế GTGT Mẫu Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (xem phụ lục 20 và 21) Mẫu bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (xem phụ lục 22) 6. Kế toán giá vốn hàng hoá thành phẩm. 6.1. Kế toán giá vốn hàng hoá xuất bán. Bộ phận kinh doanh của Công ty tiến hành tìm kiếm thị trường nhận các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế. Từ đó có kế hoạch thu mua và xuất bản các hàng hoá. khi ký được hợp đồng kinh tế được giám đốc Công ty phê duyệt phòng kinh doanh sẽ tiến hành xuất lô hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khi phòng kế toán nhận được các chứng từ xuất hàng hoá như Phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng kinh tế bộ phận kế toán hàng hoá sẽ hoàn chỉnh chứng từ và nhập số liệu trên phiếu xuất kho vào máy. Khi phiếu xuất kho hàng hoá chuyển về phòng kế toán thường mới chỉ có chỉ tiêu về số lượng. Do đó kế toán phải tính toán giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp mà Công ty áp dụng để hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp bình quân liên hoàn, sau đó mới nhập số liệu vào máy. Chương trình kế toán trên máy sẽ tự động xử lý số liệu đưa vào các sổ liên quan : Sổ nhật ký chung, Sổ cái 156, Sổ cái 632 và các sổ chi tiết liên quan. Ví dụ : Ngày 16/12/2004, Công ty xuất chè xuất khẩu sang Ba Lan với giá vốn hàng xuất bán của lô hàng số tiền là 146.581.000. Căn cứ vào sổ cái TK 632 (xem phụ lục 23), kế toán định khoản : Nợ TK 632 Có TK 156 Kế toán nhập số liệu và các số liệu trên phiếu xuất kho trên sẽ được chuyển đến sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái TK 156 (xem phụ lục 22), sổ cái TK 632 (xem phụ lục 23) và chuyển vào sổ chi tiết hàng hoá, chè xuất khẩu (xem phụ lục 25) và sổ chi tiết giá vốn chè xuất khẩu (xem phụ lục 26) đồng thời số liệu còn được tổng hợp ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn (xem phụ lục 27). 6.2. Kế toán giá vốn thành phẩm xuất bán. Thành phẩm của Công ty là các công trình xây lắp do đó Công ty không sử dụng tài khoản 155 – thành phẩm mà kết chuyển từ tài khoản 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sang tài khoản 632 – giá vốn hàng bán. Cuối quý hoặc khi công trình xây dựng hoàn thành nghiệm thu, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của công trình đó trên tài khoản chi tiết 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và lập bảng tính giá thành để tính giá thành thực tế của từng công trình xây lắp. Căn cứ vào bảng tính giá thành kế toán thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn thành phẩm sang tài khoản 632- giá vốn hàng bán. Cụ thể công trình nhạc viện Hà Nội, khi công trình hoàn thành kế toán tập hợp chi phí trên tài khoản 154 và tính giá thành thực tế của công trình trên bảng tính giá thành và thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn. Ví dụ : Ngày 31/12/2004, kết chuyển mã CT017 chi phí SXKD dở dang công trình Nhà chung cư sang giá vốn số tiền chi phí SXKD dở dang tập hợp được là 11.677.343.607, căn cứ vào sổ cái TK 154 (xem phụ lục 24) kế toán định khoản như sau : Nợ TK 632 Có TK 154 Kế toán nhập dữ liệu và máy sẽ biết xuất số liệu ra các sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 34) sổ cái tài khoản 154 (xem phụ lục 24), sổ cái tài khoản 632 (xem phục lục 23), sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh công trình nhà chung cư nhạc viện Hà Nội (xem phụ lục 28) và sổ chi tiết giá vốn hàng bán công trình nhà chung cư nhạc viện Hà Nội (xem phụ lục 29). 7. Tổ chức kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 7.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn Công ty, bao gồm : - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế phí, lệ phí - Chi phí dự phòng - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác. 7.2. Chứng từ và tài khoản kế toán * Chứng từ kế toán. Để hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng các chứng từ sau : Hóa đơn giá trị gia tăng : tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại dùng cho quản lý doanh nghiệp. Bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng. *) Tài khoản kế toán. Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau để kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp : Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó mở 8 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác. Và các tài khoản kế toán khác liên quan : Tài khoản 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 338,… 7.3. Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhân viên quản lý của Công ty hưởng theo lương thời gian. Cuối tháng dựa vào bảng chấm công và đơn giá lương thời gian đã được phê duyệt, kế toán tính ra lương thời gian đồng thời các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) cho từng nhân viên. Sau đó sẽ căn cứ vào bảng thanh toán lương để nhập dữ liệu vào máy tính. Ví dụ : Số chứng từ 365 ngày 31/12/2004 căn cứ vào sổ cái TK 6421 (xem phụ lục 30) chi may đồng phục cho nhân viên năm 2004 chi phí cho nhân viên quản lý số tiền là 15.000.000đ. Chương trình kế toán trên máy sẽ tự động xử lý số liệu theo định khoản : Nợ TK 6421 Có TK 334 Và chuyển số liệu vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 6421 (xem phụ lục 30), sổ cái tài khoản 334, 3382, 3383, 3384). 8. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng 8.1. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, thành phẩm của Công ty, bao gồm : - Chi phí bán hàng - Chi phí khấu hao TSCĐ ở khâu bán hàng - Chi phí dụng cụ đồ dùng - Chi phí thuê kho, phí thanh toán xuất nhập khẩu qua ngân hàng - Chi phí tiếp khách, chi phí giao dịch bán hàng 8.2. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán * Chứng từ kế toán. Hóa đơn GTGT : tiền cước vận chuyển hàng hoá đem bán, bao bì, tiền thuê kho bãi. Bảng thanh toán lương cho nhân viên bán hàng Bảng trích khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng * Tài khoản kế toán sử dụng : Để kế toán chi phí bán hàng Công ty mở Tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Công ty không mở tài khoản cấp hai đối với tài khoản 641 – chi phí bán hàng mà mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo dõi chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng. Và các tài khoản kế toán khác liên quan : Tài khoản 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 338… 8.3. Kế toán chi phí bán hàng Với mục đích quản lý chi phí bán hàng với từng loại hàng hoá, thành phẩm Công ty quản lý chi phí bán hàng cho từng loại hàng hoá thành phẩm như : chi phí bán hàng của bộ phận lốp. Tuy nhiên đối với những chi phí bán hàng có thể xác định riêng cho từng loại hàng hoá thành phẩm khác nhau như chi phí thanh toán, chi phí vận chuyển riêng từng loại hàng, chi phí bao bì thì được kế toán tập hợp trực tiếp cho từng loại hàng, chi phí bao bì thì được kế toán tập hợp trực tiếp cho từng loại hàng hoá, thành phẩm. Đối với những chi phí không thể xác định riêng dược như chi phí tiền lương của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vận chuyển chung cho nhiều loại hàng hoá kế toán sẽ tính toán và lập bảng phân bổ chi phí bán hàng để phân bổ chi phí bán hàng cho từng loại hàng hoá và được lập cho từng tháng. Đối với mỗi loại chi phí Công ty chọn một tiêu thức phân bổ phù hợp với chi phí vận chuyển phân bổ theo giá trị từng loại hàng hoá, chi phí khấu hao hay chi phí nhân viên bán hàng phân bổ theo doanh thu của từng loại hàng hoá trong tháng đó. Mẫu bảng phân bổ chi phí bán hàng (xem phụ lục 31). Kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh có liên quan đến chi phí bán hàng như : Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc bảng phân bổ chi phí bán hàng để nhập dữ liệu vào máy. Ví dụ : Nhập số chứng từ 27 TGNT ngày 27/12/2004, căn cứ vào sổ cái TK 641 (xem phụ lục 32) phí TTQT tiền chè số tiền là : 78.000đ, kế toán định khoản. Nợ TK 641 Có TK 1111 Và chuyển số liệu vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 641 (xem phụ lục 32), sổ cái tài khoản 1111 (xem phụ lục 17), sổ chi tiết chi phí bán hàng chè (xem phụ lục 33) 9. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng. 9.1. Xác định kết quả bán hàng tại Công ty. Bên cạnh việc phản ánh một cách chính xác các khoản doanh thu bán hàng, giá vốn và các khoản chi phí liên quan phòng kế toán của Công ty cũng rất chú trọng đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Điều này giúp cho việc lập chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh được thuận tiện đồng thời đưa lại cho nhà quản lý một cái nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của Công ty mình trong một khoảng thời gian nhất định. Vào ngày cuối cùng của quý, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và tổng hợp số liệu cuối quý để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả bán hàng của Công ty được xác định như sau : Lợi nhuận thuần (kết quả bán hàng) = Lãi gộp – CPBH – CPQLDN Lãi gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu. 9.2. Tài khoản kế toán sử dụng. Công ty mở các tài khoản kế toán chủ yếu sau để kế toán xác định kết quả bán hàng : Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối Công ty cũng mở sổ cái tài khoản 911 và sổ cái tài khoản 421 để theo dõi kết quả hoạt động bán hàng cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. 9.3. Phương pháp kế toán xác định kết quả bán hàng. Cuối qúy, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang xác định kết quả kinh doanh. Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ cái chi phí bán hàng và sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp số liệu. Ví dụ : Ngày 31/12/2004 kết chuyển doanh thu chè xuất khẩu sang XĐKQ số tiền là 544.796.180đ, căn cứ vào sổ cái TK 911 (xem phụ lục 35) Chương trình kế toán máy sẽ thực hiện xử lý số liệu theo định khoản kế toán : Kết chuyển doanh thu thuần theo định khoản Nợ TK 5111 Có TK 911 Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển, số tiền cũng được chuyển vào các sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 5111 và sổ cái tài koản 911. Tương tự như trên, kế toán lần lượt thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang xác định kết quả. Sau khi nhập dữ liệu chương trình kế toán. Chương trình kế tón trên máy sẽ thực hiện xử lý số liệu theo định khoản kế toán : Kết chuyển doanh thu bán hàng theo định khoản Nợ TK 5111 Có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán theo định khoản Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển chi phí bán hàng theo định khoản Nợ TK 911 Có TK 641 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 642 (lần lượt các TK cấp 2 của TK 642) Và số liệu cũng được chương trình kế toán trên máy chuyển vào các sổ nhật ký chung, sổ cái TK 5111, sổ cái TK 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642 (lần lượt các TK cấp 2 của TK 642), sổ cái TK 911 và các sổ kế toán có liên quan khác. Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. I. Nhận xét về tình hình tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. 1. Ưu điểm về công tác kế toán tại Công ty. Công tác kế toán tại Công ty đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện cho ngày càng phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty và yêu cầu cung cấp thông tin. Công ty đã ứng dụng máy vi tính vào tổ chức công tác kế toán, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng được thực hiện khá đầy đủ, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ sô sách và tài khoản kế toán được sắp xếp rất khoa học, hợp lý và được sử dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và thuận lợi cho việc tổ chức công tác kế toán trên máy. Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Sổ nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản ít cột và phù hợp với đặcđiểm tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính. Trong quá trình hạch toán kế toán, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ và đúng quy định của Bộ tài chính. Nhìn chung Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, đảm bảo yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được mở theo dõi đến từng đối tượng như : về sổ chi tiết doanh thu có sổ chi tiết doanh thu nguyên liệu sơn, sổ chi tiết doanh thu đá, với sổ chi tiết phải thu, phải trả, cũng được mở như vậy. Công việc trên được tự động thực hiện bằng máy vi tính vừa đảm bảo tính chính xác vừa kịp thời hiệu quả tạo điều kiện giảm chi phí về quản lý. 2. Nhược điểm của công tác kế toán bán hàng tại Công ty. Mặc dù đã khá hoàn thiện song công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần hoàn thiện khắc phục. Về công tác kế toán giá vốn hàng bán : Tuy Công ty thực hiện kinh doanh rất đa dạng cả kinh doanh thương mại và thực hiện hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng nhưng kế toán Công ty đã tổ chức mã hoá từng loại hàng hoá, từng công trình từ đó theo dõi tình hình nhập xuất được của từng loại hàng hoá, tiến độ thi công của từng công trình xây dựng nên thực hiện kế toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ sự hỗ trợ của chương trình kế toán trên máy vi tính nên việc xác định giá vốn được tính toán nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng chính xác cho ban lãnh đạo Công ty. Tuy nhiên, hoạt động của Công ty chủ yếu trên hai lĩnh vực kinh doanh là thương mại và xây lắp nhưng Công ty không mở tài khoản cấp hai cho tài khoản giá vốn hàng bán để theo dõi giá vốn hàng hoá xuất bán và giá vốn thành phẩm xuất bán riêng. Như vậy Công ty khó có thể xác định được kết qủa một cách nhanh chóng trên hai lĩnh vực kinh doanh này. Về kế toán doanh thu bán hàng : Mặc dù Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá và thành phẩm khác nhau nhưng kế toán Công ty đã tổ chức kế toán theo dõi được doanh thu của từng mặt hàng, từng công trình đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh thu các công trình xây dựng thường được xác định khi công trình hoàn thành bàn giao viết hoá đơn giá trị gia tăng và khách hàng thanh toán tiền công trình mà chưa được xác định theo quy định mới trong chuẩn mực hợp đồng xây dựng là doanh thu xây dựng được xác định theo tiến độ kế hoạch hoặc theo giá trị khối lượng thực hiện. Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu : Công ty đã mở tài khoản và sổ kế toán theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên về kỹ thuật hạch toán kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kết chuyển ngay sang tài khoản 911 – xác định kết quả để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ là chưa được phù hợp với chế độ. Về kế toán xác định kết quả bán hàng : Kết quả bán hàng của Công ty bao gồm kết quả từ bán hàng hoá và kết quả của hoạt động xây lắp. Đối với kết quả bán hàng của Công ty đã được hạch toán cho từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá và theo từng công trình hạng mục công trình từng công tác xây lắp đã thực hiện hoàn thành bàn giao. Tuy nhiên, với các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp trong kỳ và kết chuyển toàn bộ khi xác định kết quả kinh doanh Công ty không thực hiện phânbổ cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ, nên xác định kết quả hoạt động kinh doanh là chưa thật chính xác và hợp lý, nhất là khi hàng tồn kho cuối kỳ ở Công ty biến động lớn giữa các kỳ với nhau. Mặt khác, các khoản chi phí về quản lý doanh nghiệp cũng chưa được phân bổ cho từng loại hàng, cho từng nhóm hàng, vì thế dẫn đến việc phản ánh không đúng kết quả của từng mạt hàng, việc đưa ra quyết định các phương án kinh doanh là không chính xác. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. Trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, có thể kết quả bán hàng có ảnh hưởng to lớn tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Mặc dù Công ty đã khá hoàn thiện song công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần hoàn thiện khắc phục. Dựa vào quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty thời gian qua với mong muốn để tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phù hợp và hiệu quả hơn, em xin có một số ý kiến đề xuất như sau : Thứ nhất : Về kết toán doanh thu bán hàng. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty rất đa dạng nhưng chủ yếu kinh doanh trên hai lĩnh vực là kinh doanh thương mại các loại hàng hoá và thực hiện xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. Nhưng trong công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng, Công ty chỉ mở một tài khoản cấp hai 5111 để theo dõi toàn bộ doanh thu của Công ty : cả doanh thu bán hàng hoá và doanh thu thành phẩm các công trình xây dựng. Để giúp kế toán nhanh chóng cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về doanh thu bán hàng hoá riêng và doanh thu thành phẩm xây lắp riêng thì Công ty nên mở thêm tài khoản cấp hai 5112 : doanh thu bán thành phẩm, còn tài khoản 5111 chỉ để phản ánh doanh thu bán hàng hoá. Như vậy thì kế toán có thể nhanh chóng xác định được doanh thu trên hai lĩnh vực kinh doanh trên một cách nhanh chóng tại bất kỳ thời điểm nào đảm bảo tính kịp thời của thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Tương ứng với việc mở thêm tài khoản kế toán 5112 – doanh thu bán thành phẩm, Công ty cũng mở thêm sổ cái tài khoản 5112 – Sổ doanh thu bán thành phẩm, và sổ cái tài khoản 5111 – phản ánh doanh thu bán hàng hoá. Thứ hai : Về kế toán giá vốn hàng bán Tại Công ty, kế toán giá vốn hàng bán của toàn bộ hàng hoá và thành phẩm cũng chỉ tập hợp trên tài khoản cấp một – TK 632. Do đó Công ty không thể xác định ngay được giá vốn cũng như kết quả trên hai lĩnh vực kinh doanh là kinh doanh thương mại hàng hoá và hoạt động xây lắp. Vậy Công ty cũng nên mở hai tài khoản cấp hai cho tài khoản 632 : TK 6321 – Giá vốn hàng hoá xuất bán TK 6322 – Giá vốn thành phẩm xuất bán Như vậy sẽ tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán giá vốn cũng như xác định kết qủa một cách nhanh chóng cho từng lĩnh vực kinh doanh. Tương ứng với việc mở hai tài khoản cấp hai : TK 6321 và TK 6322 thì Công ty cũng mở hai sổ cái tài khoản : Sổ cái tài khoản 6321 – Sổ giá vốn hàng hoá xuất bán và sổ cái tài khoản 6322 – Sổ giá vốn thành phẩm xuất bán. Thứ ba : Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Theo quy định hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu : chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp được tính vào doanh thu ghi nhận ban đầu, để xác định doanh thu thuần, làm cơ sở để tính kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Tuy nhiên trong kỹ thuật hạch toán của Công ty khoản giảm trừ doanh thu lại được hạch toán thẳng vào kết quả kinh doanh để xác định kết quả. Với các hạch toán như trên Công ty sẽ không xác định được ngay doanh thu thuần bán hàng hoá thành phẩm trong kỳ và hơn nữa dễ gây hiểu sai tính chất của khoản giảm trừ doanh thu là một khoản chi phí trong kỳ. Do đó để phù hợp với quy định hiện hành cũng như thuận tiện hơn trong công tác quản lý, Công ty nên thay đổi kỹ thuật hạch toán kế toán đối với các khoản giảm trừ doanh thu phù hợp với quy định. Quy trình kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tiến hành theo sơ đồ sau : TK 111, 112, 131… TK 521 TK 511 Chiết khấu TM K/c CKTM TK 531 Hàng bán bị trả lại K/C hàng bán bị trả lại TK 33311 Giảm VAT TK 532 đầu ra Giảm giá hàng bán K/C giảm giá hàng bán TK 333 Thuế xuất khẩu Thuế TTĐB Thuế GTGT PP trực tiếp Khi đó, nghiệp vụ kết chuyển giảm giá hàng bán sẽ phải định khoản theo bút toán là : Nợ TK 5111 Có TK 532 Do đó nghiệp vụ này vào sổ tài khoản 5111 thay vì vào sổ cái tài khoản 911 như doanh nghiệp đã thực hiện va sẽ làm giảm doanh thu bán hàng hoá của Công ty. Thứ tư : Kế toán xác định kết quả kinh doanh Để xác định kết quả kinh doanh cho mỗi loại sản phẩm, trên cơ sở đó nhà quản trị doanh nghiệp có những phương án sản xuất kinh doanh phù hợp, công ty nên thực hiện phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn kho, đồng thời phân bổ các chi phí này cho từng loại sản phẩm tiêu thụ. Ta có thể sử dụng công thức sau : Chi phí quản lý (CPBH) phân bổ cho thành phẩm, hàng hoá tồn cuối kỳ = Chi phí quản lý (CPBH) phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí quản lý (CPBH) được tập hợp trong kỳ x Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ + Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ CPQL (CPBH) phân bổ cho TP, HH xuất bán trong kỳ = CPQL (CPBH) phân bổ cho TP, HH tồn đầu kỳ + CPQL (CPBH) phát sinh trong kỳ - CPQL (CPBH) phân bổ cho TP, HH tồn cuối kỳ Trong đó : - Chi phí QLDN (CPBH) phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ là chi phí phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ trước. - Chi phí QLDN (CPBH) tập hợp trong kỳ (lấy từ sổ cái TK 641, TK 642). - Trị giá vốn TP, HH tồn cuối kỳ (lấy từ số dư sổ cái TK 154, 156) - Trị giá vốn TP, HH xuất trong kỳ (lấy từ sổ cái TK 632). Ví dụ trong quý IV năm 2004 : - Chi phí QLDN tập hợp được trong kỳ là 3.100.672.760đ - Trị giá vốn TP, HH tồn cuối kỳ là : 5.204.691.986đ - Trị giá vốn TP, HH xuất trong kỳ là : 31.913.925.542đ Khi đó xác định được chi phí QLDN phân bổ cho HH, TP tồn cuối kỳ là đ Chi phí QLDN phân bổ cho HH, TP xuất bán trong kỳ là : 3.100.672.760 – 434.769.605 = 2.665.903.155đ Kế toán sẽ hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo hai định khoản kế toán như sau : Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho HH, TP xuất bán trong kỳ là 2.665.903.760đ được kết chuyển để xác định kết quả là và được kế toán theo định khoản : Nợ TK 911 Có TK 642 Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho HH, TP tồn cuối kỳ là 434.769.605đ được chuyển sang tài khoản 1422 – chi phí quản lý chờ kết chuyển để hạch toán vào chi phí của kỳ kế toán sau và được kế toán theo định khoản : Nợ TK 1422 Có TK 642 Thứ năm, kế toán doanh thu xây dựng Theo chuẩn mực 15 – Hợp đồng xây dựng và thông tư số 105/2003/TT-BTC hướng dẫn thực hiện chuẩn mực trên quy định về việc ghi nhận doanh thu xây dựng theo một trong hai trường hợp như sau : Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu và chi phí của hợp đồng xây dựng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định vào ngày lập báo cáo tài chính mà không phụ thuộc vào hóa đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch đã lập hay chưa và số tiền ghi trên hóa đơn là bao nhiêu. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận trong kỳ phản ánh trên hóa đơn đã lập. Tuy nhiên do chuẩn mực trên và thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực trên cũng vừa mới ban hành nên công ty cũng chưa cập nhật cách ghi nhận doanh thu trên. Mà việc ghi nhận doanh thu xây dựng của Công ty vẫn được ghi nhận khi công trình hoàn thành, bàn giao và viết hóa đơn GTGT cho khách hàng. Việc ghi nhận doanh thu như vậy là chưa phù hợp với quy định hiện hành. Song do còn mới mẻ nên Công ty cần nghiên cứu xem xét để áp dụng chuẩn mực mới này vào công tác kế toán của Công ty. Phòng kế toán của Công ty cần nghiên cứu đặc điểm của Công ty mình và từng công trình xây dựng để vận dụng một trong hai cách ghi nhận doanh thu xây dựng theo quy định của chuẩn mực như trên. Khi công trình xây dựng mà trong hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch thì Công ty phải mở thêm tài khoản 337 – Thanh toán hợp đồng xây dựng dở dang để kế toán doanh thu và chi phí hợp đồng xây dựng. Tài khoản 337 – phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch và số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác nhận của hợp đồng xây dựng dở dang. Kết cấu của TK 337 – Thanh toán hợp đồng xây dựng dở dang Bên Nợ : Phản ánh số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng dở dang. Bên Có : Phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang. Số dư bên Nợ : Phản ánh số tiền chênh lệch giữa số tiền phải thu lớn hơn số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang. Số dư bên Có : Phản ánh số tiền chênh lệch giữa số tiền phải thu nhỏ hơn số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang. Phương pháp hạch toán kế toán theo sơ đồ sau : TK 511 TK 337 TK 131 TK 111, 112 Ghi doanh thu tương ứng với Số tiền khách hàng phần công việc hoàn thành do phải thanh toán cho nhà Khi được khách hàng nhà thầu tự xác định trong từng thầu theo tiến độ KH ứng trước hoặc thanh kỳ kế toán đã ghi trong hợp đồng toán tiền TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Tuy nhiên doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu của hợp đồng xây dựng theo tiến độ kế hoạch khi doanh nghiệp có thể lập các ước tính về doanh thu hợp đồng xây dựng một cách đáng tin cậy. Khi đó trong hợp đồng phải thỏa thuận các điều khoản sau : +) Trách nhiệm pháp lý của mỗi bên đối với tài sản được xây dựng +) Các điều kiện để thay đổi giá trị hợp đồng +) Phương thức và thời hạn thanh toán. Khi công trình xây dựng mà trong hợp đồng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối ượng thực hiện, được khách hàng xác nhận thì Công ty phải căn cứ vào phương pháp tính toán thích hợp để xác định giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ. Tuy theo hợp đồng có thể chọn một trong ba phương pháp sau : *) Tỷ lệ phần trăm (%) giữa chi phí đã phát sinh của phần công việc đã hoàn thành tại một thời điểm so với tổng chi phí dự toán của hợp đồng *) Đánh giá phần công việc đã hoàn thành *) Tỷ lệ phần trăm (%) giữa khối lượng xây lắp đã hoàn thành so với tổng khối lượng xây lắp phải hoàn thành của hợp đồng. Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn gửi cho khách hàng đòi tiền và phản ánh doanh thu và nợ phải thu trong kỳ tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận. Phương pháp hạch toán kế toán theo sơ đồ sau : TK 511 TK 131 TK 111, 112 Ghi doanh thu tương ứng với phần Khi được khách hàng ứng công việc đã hoàn thành được khách trước hoặc thanh toán tiền hàng xác nhận trong kỳ kế toán TK3331 Thuế GTGT đầu ra Đối với các khoản thu thanh lý máy móc, thiết bị khi công kết thúc hợp đồng xây dựng được kế toán theo sơ đồ sau : TK 211 TK 154 TK 111, 112, 131 Nguyên giá ghi giảm TSCĐ Giá trị Giá bán chưa thu thanh lý khi thanh lý còn lại có thuế GTGT máy móc, thiết bị, thi công TK 214 TK 3331 Giá trị Thuế hao mòn GTGT đầu ra TK 111, 112, 331… Chi phí thanh lý TSCĐ (nếu có) TK 133 Kết luận Hiện nay10, vấn đề tiêu thụ sản phẩm có vai trò quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công cụ quan trọng giúp cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp nghiên cứu vận dụng và hoàn thiện để góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác bán hàng nói riêng cũng như góp phần tối đa hóa lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp nói chung. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Qua qúa trình học tập, nghiên cứu và thực tập tại phòng kế toán của Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng tôi đã được tìm hiểu thực tế về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và đặc biệt đi sâu tìm hiểu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty. Qua quá trình tìm hiểu đi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty. Do hạn chế về hiểu biết và kinh nghiệm thực tế nên sẽ không tránh khỏi những sai sót khi hoàn thành luận văn, em mong muốn có được sự góp ý của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán Công ty để bài luận văn hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo GS. TS Lương Trọng Yêm và các bán bộ phòng tài chính kế toán Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng để tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Mục lục Lời nói đầu Từ năm 1986 đến nay, nhờ áp dụng chính sách đổi mới, nền kinh tế nước ta đã có nhiều đổi. Nền kinh tế Việt Nam đã chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Chính vì vậy nền kinh tế đã trở nên năng động hơn, thúc đẩy quá trình sản xuất xã hội phát triển tạo ra nhiều cơ hội cho các thành phần kinh tế. Tuy nhiên, song song với việc tạo ra cơ hội thì nó cũng khiến cho các doanh nghiệp phải đối mặt với những thcs thức mới. Cơ chế quản lý mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự vận động để tồn tại bằng chính thực lực của mình. Các doanh nghiệp được độc lập về kinh tế, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường thì doanh nghiệp phải mở rộng thị trường, giữ khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn và chính xác kết quả kinh doanh nói chung và kết quả bán hành nói riêng cũng rất quan trọng. Do vậy, bên cạnh các biện pháp quản lý chung, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết, giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng, cùng với sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng Tài chính – Kế toán của Công ty và những kiến thức đã được trang bị ở trường em nhận thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng đối với sự hoạt động và phát triển của Công ty. Vì vậy, em đã chọn đề tài : “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng”. Nội dung luận văn gồm 3 chương : Chương I : Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng ở doanh nghiệp. Chương II : Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. Chương III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. Do còn nhiều hạn chế cũng như thực tiễn, nên không tránh khỏi những sai sót trong bài luận văn này. Em rất mong được sự góp ý tận tình và sự giúp đỡ của thầy giáo GS. TS Lương Trọng Yêm và các cán bộ công tác tại Công ty đề bài luận văn hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Lương Trọng Yêm đã giúp em hoàn thành luận văn này.