Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản LỜI NÓI ĐẦU Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu , tức là những số liệu và tài liệu thu thập được . Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện dùng và có ích cho viẹec ban hành các quyết định . Ngày nay ngân hàng dữ liệu hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điên tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công .Mối quan tâm hàng đầu của những cán bộ thiết kế hệ thống thông tin quản lý là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ cho nhiều người dùng và nhiều mục đích quản lý.Hệ thống thông tin quản lý thể hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những hệ thống thông tin quản lý và những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế xã hội , đặc biệt cho các tổ chức doanh nghiệp . Các nhà quản lý hiện đại càng ngày càng phải chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc xác định những yêu cầu hệ thông thông tin và trách nhiệm trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt những hệ thống thông tin sao cho chúng trợ giúp tốt nhất những yêu cầu thông tin của nhà quản lý . Hiện nay ở nước ta thực hiện Nghị Định 49/CP của chính phủ tất cả các cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện đưa máy tính vào công tác văn phòng và quản lý .Thế nên sinh viên chuẩn bị đi thực tật làm đề tài chuyên nghành là hết sức thiết thực và cần thiết để qua đây biết được tình hình học tập và ứng dụng trong thực tế ra sao? Cho nên em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế” Đề tài này sẽ giúp cho em hiểu biết hơn vì đây là đề tài thiết thực trong thực tế .Qua đề tài này em sẽ phát triển lên xây dựng đề tài khác khá hơn . Vì đây là đề tài đầu tay về môn chuyên nghành nên chắc hẳn còn nhiều thiếu sót . Em rất mong nhận được lời nhận xét phê bình và gợi ý sửa đổi của Thầy để em rút kinh nghiệm trong những đề tài sau nhất là trong quá trình thực tập. CHƯƠNGI. KHÁI QUÁT NỘI DUNG VÀ SỬ DỤNG NGÔN NGỮ XÂY DỰNG TRƯƠNG TRÌNH NÀY: A.KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 1.Khái quát chung. Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế .Vì vậy việc quản lý hồ sơ và các văn bản đến và đi của trường là một vấn đề rất cấp bách và thiết thực đối với nhà trường nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng. Các hồ sơ quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường làm việc và công tác được nhà trường theo dõi họat động , thu thập các thông tin nhằm xây dựng đào tạo và phát triển chuyên ngành ngày càng tốt hơn, phù hợp, đáp ứng yêu cầu của đất nước cải thiện nâng cao chất lượng đào tạo cử nhân kinh tế với chất lượng cao nhằm xây dựng đất nước văn minh và hiện đại. Nhà trường liên hệ tới các khoa, chuyên ngành của từng sinh viên để nắm bắt được tình hình của sinh viên về việc học tập và liên hệ với gia đình để đào tạo quản lý có hiệu quả,với sự quản lý chặt chẽ như vậy chất lượng sinh viên ra trường ngày càng cao. Các hồ sơ văn bản của Bộ Giáo dục và đào tạo gửi tới nhà trường .Sau đó gửi tới các khoa để phổ biến cho sinh viên biết những quy chế về quá trình đào tạo .Các văn bản hồ sơ của khoa gửi tới Bộ Giáo dục thông qua nhà trường ngoài ra ý kiến đóng góp của sinh viên tới khoa và nhà trường. 2.Tính cấp thiết của đề tài. Trường ta hàng năm đào tạo rất nhiều cử nhân cho nên việc quản lý hồ sơ cuả các sinh viên là rất cần thiết. Những văn bản gửi đến và đi rất nhiều cho nên vấn đề bảo mật và quản lý phải chặt chẽ. Cử nhân Tin Học Kinh Tế được đào tạo những kiến thức cơ bản nhất về tin học sau khi ra trường sinh viên có thể độc lập làm việc cho các trung tâm phần mềm ,các công ty sản xuất, buư điện , ngân hàng Việc quản lý văn bản là công việc cần thiết và cấp bách thiết thực nhằm thúc đẩy chất lượng đào tạo cử nhân phù hợp với thời đại thông tin, nhất là đối với sinh viên khoa tin học quản lý. Đào tạo cho đất nước các cử nhân tin học kinh tế đáp ứng yêu cầu của đất nước xây dựng Xã Hội Chủ Nghĩa phồn vinh. B.NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH. 1.Khái niệm chung. Với phần mềm quản lý văn bản vào ra của khoa tin học kinh tế là một khối lượng tương đối lớn vì vậy khi xây dựng HTTT cho đề tài nay ngôn ngữ thích hợp cho hướng đối tượng , truy cập một cách nhanh nhất và dễ hiểu nhất, thuận lợi cho việc tìm kiếm, hay theo dõi quá trình học tập của sinh viên đó . Em chọn ngôn ngữ lập Trình Visual Basic 6.0. Đây là ngôn ngữ thông dụng nhất cho việc xây dựng đề tài lập trình hướng đối tượng , giúp cho đề tài sinh động hơn, dễ hiểu hơn, sử dụng dễ hơn. 2.Xây dựng đề tài. Với ngôn ngữ Visual Basic 6.0 , đề tài được xây dựng trên cơ sở HTTT được thiết kế các FORM , với một FORM chính ta có thể truy nhập, tìm kiếm, dữ liệu , thông tin về hồ sơ, văn bản đi và văn bản đến của khoa tất cả những vấn đề về hồ sơ kể cả những văn bản đã sử dụng . Qua đó ta có thể liên hệ dễ dàng hơn giữa các khoa với nhau và liên hệ giữa nhà trường và gia đình, việc liên hệ của Bộ Giáo dục gửi tới nhà trường và thông qua các khoa tới sinh viên để cập nhật những thông tin cần thiết.Như vậy sử dụng ngôn ngữ Visual Basic có thể xây dựng chương trình hoàn thiện hơn so với ngôn ngữ lập trình khác. Với ngôn ngữ này em xây dựng các form nhỏ thông qua một form chính. Từ form chính có thể truy nhập được các thông tin ở các form khác nhờ menu hiện ở trên form chính, ngoài ra có thể nhập thêm hay xoá bỏ một văn bản nào đó do một lý do là chuyển đến hoặc chuyển đi. CHƯƠNGII: QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN A. QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN. Nhiệm vụ chính của thiết kế là : Lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa ra kết qua ra. Công việc quản lý sinh viên là một công việc rất thiết thực trong việc đào tạo quản lý sinh viên . Với đội ngũ sinh viên sau khi ra trường họ có thể phát huy những tài năng vốn có của mình đã học và nghiên cứu trong nhà trường nhờ có sự quản lý chặt chẽ và khoa học của khoa và nhà trường ,đề tài”Xây dựng HTTT quản lý văn bản vào ra cuả khoa tin học kinh tế ” là một đề tài rất cần thiết cho quá trình đào tạo của khoa và trường . Với thời đại thông tin, tin học được phổ cập trên tất cả các ban nghành việc áp dụng tin học vào quá trình quản lý là rất cấp thiết. Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành Đại học kinh tế quốc dân nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế họ đã làm và nghiên cứu góp phần rất lớn cho đất nước , với những kiến thức họ đã được học và nghiên cứu họ là một phần lớn cho việc phát triển kinh tế nước ta từ một nền kinh tế thấp trở thành được như ngày hôm nay. Khoa tin học kinh tế với đào tạo chuyên môn tin học kinh tế ,sinh viên theo học được học những vấn đề về tin học cơ bản nhất sau khi ra trường sinh viên có thể độc lập phát huy, phục vụ cho công việc quản lý ,ngân hàng ,hay viết chương trình phần mềm kinh tế , họ có thể làm việc cho các công ty phần mềm. Nhờ có sự quản lý chặt chẽ và thiết thực cùng với lòng nhiệt tình , tâm huyết giảng dạy của các thầy cô trong khoa và trường sinh viên ra trường với chất lượng ngày càng cao, với trình độ chuyên môn cao cùng với đạo đức phẩm chất tốt. Sinh viên sau khi ra trường với chuyên môn cao nhờ sự chỉ dẫn nghiên cứu của thầy cô và bản thân cố gắng của mình , họ được nghiên cứu những vấn đề mới nhất về tin học cùng với sự rèn luyện đạo đức con người. Sinh viên sau khi ra trường không những có trình độ cao mà họ còn có phẩm chất tốt. Nhờ việc quản lý khoa học của nhà trường và khoa tin học kinh tế, Đề tài “Xây dựng HTTT quản lý văn bản của khoa tin học kinh tế ” là một công việc rất cần thiết.

doc35 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 30/01/2013 | Lượt xem: 1693 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Lêi nãi ®Çu Mét nhiÖm vô quan träng cña c«ng t¸c qu¶n lý lµ qu¶n lý d÷ liÖu , tøc lµ nh÷ng sè liÖu vµ tµi liÖu thu thËp ®­îc . D÷ liÖu ®­îc coi lµ nguyªn liÖu ®Ó chÕ biÕn thµnh th«ng tin d­íi d¹ng tiÖn dïng vµ cã Ých cho viÑec ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh . Ngµy nay ng©n hµng d÷ liÖu hÖ c¬ së d÷ liÖu dùa trªn m¸y tÝnh ®iªn tö lµ ph­¬ng tiÖn chñ yÕu ®Ó qu¶n lý d÷ liÖu mét c¸ch thµnh c«ng .Mèi quan t©m hµng ®Çu cña nh÷ng c¸n bé thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý lµ thiÕt kÕ c¸c ng©n hµng d÷ liÖu nh»m l­u tr÷ vµ qu¶n lý tËp trung d÷ liÖu trªn c¸c ph­¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö ®Ó phôc vô cho nhiÒu ng­êi dïng vµ nhiÒu môc ®Ých qu¶n lý.HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý thÓ hiªn c¸ch tiÕp cËn cña nhµ qu¶n lý tíi nh÷ng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vµ nh÷ng øng dông cña nã trong c¸c tæ chøc kinh tÕ x· héi , ®Æc biÖt cho c¸c tæ chøc doanh nghiÖp. C¸c nhµ qu¶n lý hiÖn ®¹i cµng ngµy cµng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm nhiÒu h¬n trong viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng yªu cÇu hÖ th«ng th«ng tin vµ tr¸ch nhiÖm trong viÖc ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt nh÷ng hÖ thèng th«ng tin sao cho chóng trî gióp tèt nhÊt nh÷ng yªu cÇu th«ng tin cña nhµ qu¶n lý . HiÖn nay ë n­íc ta thùc hiÖn NghÞ §Þnh 49/CP cña chÝnh phñ tÊt c¶ c¸c c¬ quan xÝ nghiÖp ®Òu ®· vµ ®ang thùc hiÖn ®­a m¸y tÝnh vµo c«ng t¸c v¨n phßng vµ qu¶n lý .ThÕ nªn sinh viªn chuÈn bÞ ®i thùc tËt lµm ®Ò tµi chuyªn nghµnh lµ hÕt søc thiÕt thùc vµ cÇn thiÕt ®Ó qua ®©y biÕt ®­îc t×nh h×nh häc tËp vµ øng dông trong thùc tÕ ra sao? Cho nªn em chän ®Ò tµi “X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸c v¨n b¶n ®Õn vµ ®i cña khoa tin häc kinh tÕ” §Ò tµi nµy sÏ gióp cho em hiÓu biÕt h¬n v× ®©y lµ ®Ò tµi thiÕt thùc trong thùc tÕ .Qua ®Ò tµi nµy em sÏ ph¸t triÓn lªn x©y dùng ®Ò tµi kh¸c kh¸ h¬n . Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o Tr­¬ng v¨n Tó ®· h­íng dÉn em thùc hiªn ®Ò tµi nµy. V× ®©y lµ ®Ò tµi ®Çu tay vÒ m«n chuyªn nghµnh nªn ch¾c h¼n cßn nhiÒu thiÕu sãt . Em rÊt mong nhËn ®­îc lêi nhËn xÐt phª b×nh vµ gîi ý söa ®æi cña ThÇy ®Ó em rót kinh nghiÖm trong nh÷ng ®Ò tµi sau nhÊt lµ trong qu¸ tr×nh thùc tËp. Ch­¬ngI. Kh¸i qu¸t néi dung vµ sö dông ng«n ng÷ x©y dùng tr­¬ng tr×nh nµy: A.Kh¸i niÖm c¬ b¶n. 1.Kh¸i qu¸t chung. Tr¶i qua 45 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh §¹i Häc Kinh TÕ Quèc D©n Hµ Néi ®· ®µo t¹o ra hµng ngh×n cö nh©n kinh tÕ .V× vËy viÖc qu¶n lý hå s¬ vµ c¸c v¨n b¶n ®Õn vµ ®i cña tr­êng lµ mét vÊn ®Ò rÊt cÊp b¸ch vµ thiÕt thùc ®èi víi nhµ tr­êng nãi chung vµ khoa tin häc kinh tÕ nãi riªng. C¸c hå s¬ qu¶n lý sinh viªn sau khi tèt nghiÖp ra tr­êng lµm viÖc vµ c«ng t¸c ®­îc nhµ tr­êng theo dâi häat ®éng , thu thËp c¸c th«ng tin nh»m x©y dùng ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn chuyªn ngµnh ngµy cµng tèt h¬n, phï hîp, ®¸p øng yªu cÇu cña ®Êt n­íc c¶i thiÖn n©ng cao chÊt l­îng ®µo t¹o cö nh©n kinh tÕ víi chÊt l­îng cao nh»m x©y dùng ®Êt n­íc v¨n minh vµ hiÖn ®¹i. Nhµ tr­êng liªn hÖ tíi c¸c khoa, chuyªn ngµnh cña tõng sinh viªn ®Ó n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh cña sinh viªn vÒ viÖc häc tËp vµ liªn hÖ víi gia ®×nh ®Ó ®µo t¹o qu¶n lý cã hiÖu qu¶,víi sù qu¶n lý chÆt chÏ nh­ vËy chÊt l­îng sinh viªn ra tr­êng ngµy cµng cao. C¸c hå s¬ v¨n b¶n cña Bé Gi¸o dôc vµ ®µo t¹o göi tíi nhµ tr­êng .Sau ®ã göi tíi c¸c khoa ®Ó phæ biÕn cho sinh viªn biÕt nh÷ng quy chÕ vÒ qu¸ tr×nh ®µo t¹o .C¸c v¨n b¶n hå s¬ cña khoa göi tíi Bé Gi¸o dôc th«ng qua nhµ tr­êng ngoµi ra ý kiÕn ®ãng gãp cña sinh viªn tíi khoa vµ nhµ tr­êng. 2.TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi. Tr­êng ta hµng n¨m ®µo t¹o rÊt nhiÒu cö nh©n cho nªn viÖc qu¶n lý hå s¬ cu¶ c¸c sinh viªn lµ rÊt cÇn thiÕt. Nh÷ng v¨n b¶n göi ®Õn vµ ®i rÊt nhiÒu cho nªn vÊn ®Ò b¶o mËt vµ qu¶n lý ph¶i chÆt chÏ. Cö nh©n Tin Häc Kinh TÕ ®­îc ®µo t¹o nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n nhÊt vÒ tin häc sau khi ra tr­êng sinh viªn cã thÓ ®éc lËp lµm viÖc cho c¸c trung t©m phÇn mÒm ,c¸c c«ng ty s¶n xuÊt, b­u ®iÖn, ng©n hµng… ViÖc qu¶n lý v¨n b¶n lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt vµ cÊp b¸ch thiÕt thùc nh»m thóc ®Èy chÊt l­îng ®µo t¹o cö nh©n phï hîp víi thêi ®¹i th«ng tin, nhÊt lµ ®èi víi sinh viªn khoa tin häc qu¶n lý. §µo t¹o cho ®Êt n­íc c¸c cö nh©n tin häc kinh tÕ ®¸p øng yªu cÇu cña ®Êt n­íc x©y dùng X· Héi Chñ NghÜa phån vinh. B.Ng«n ng÷ lËp tr×nh. 1.Kh¸i niÖm chung. Víi phÇn mÒm qu¶n lý v¨n b¶n vµo ra cña khoa tin häc kinh tÕ lµ mét khèi l­îng t­¬ng ®èi lín v× vËy khi x©y dùng HTTT cho ®Ò tµi nay ng«n ng÷ thÝch hîp cho h­íng ®èi t­îng , truy cËp mét c¸ch nhanh nhÊt vµ dÔ hiÓu nhÊt, thuËn lîi cho viÖc t×m kiÕm, hay theo dâi qu¸ tr×nh häc tËp cña sinh viªn ®ã . Em chän ng«n ng÷ lËp Tr×nh Visual Basic 6.0. §©y lµ ng«n ng÷ th«ng dông nhÊt cho viÖc x©y dùng ®Ò tµi lËp tr×nh h­íng ®èi t­îng , gióp cho ®Ò tµi sinh ®éng h¬n, dÔ hiÓu h¬n, sö dông dÔ h¬n. 2.X©y dùng ®Ò tµi. Víi ng«n ng÷ Visual Basic 6.0 , ®Ò tµi ®­îc x©y dùng trªn c¬ së HTTT ®­îc thiÕt kÕ c¸c FORM , víi mét FORM chÝnh ta cã thÓ truy nhËp, t×m kiÕm, d÷ liÖu , th«ng tin vÒ hå s¬, v¨n b¶n ®i vµ v¨n b¶n ®Õn cña khoa tÊt c¶ nh÷ng vÊn ®Ò vÒ hå s¬ kÓ c¶ nh÷ng v¨n b¶n ®· sö dông . Qua ®ã ta cã thÓ liªn hÖ dÔ dµng h¬n gi÷a c¸c khoa víi nhau vµ liªn hÖ gi÷a nhµ tr­êng vµ gia ®×nh, viÖc liªn hÖ cña Bé Gi¸o dôc göi tíi nhµ tr­êng vµ th«ng qua c¸c khoa tíi sinh viªn ®Ó cËp nhËt nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt.Nh­ vËy sö dông ng«n ng÷ Visual Basic cã thÓ x©y dùng ch­¬ng tr×nh hoµn thiÖn h¬n so víi ng«n ng÷ lËp tr×nh kh¸c. Víi ng«n ng÷ nµy em x©y dùng c¸c form nhá th«ng qua mét form chÝnh. Tõ form chÝnh cã thÓ truy nhËp ®­îc c¸c th«ng tin ë c¸c form kh¸c nhê menu hiÖn ë trªn form chÝnh, ngoµi ra cã thÓ nhËp thªm hay xo¸ bá mét v¨n b¶n nµo ®ã do mét lý do lµ chuyÓn ®Õn hoÆc chuyÓn ®i. Ch­¬ngII: Qu¸ tr×nh thùc hiÖn A. Qu¸ tr×nh thùc hiÖn. NhiÖm vô chÝnh cña thiÕt kÕ lµ : LËp kÕ ho¹ch, thiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn vµo ra, thiÕt kÕ c¸ch thøc t­¬ng t¸c víi phÇn tin häc ho¸, thiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng, chuÈn bÞ tr×nh bµy b¸o c¸o. ThiÕt kÕ c¸c giao diÖn lµ x¸c ®Þnh HTTT tr×nh bµy th«ng tin nh­ thÕ nµo cho ng­êi sö dông khi nhËp d÷ liÖu vµo hÖ thèng hoÆc ®­a ra kÕt qua ra. C«ng viÖc qu¶n lý sinh viªn lµ mét c«ng viÖc rÊt thiÕt thùc trong viÖc ®µo t¹o qu¶n lý sinh viªn . Víi ®éi ngò sinh viªn sau khi ra tr­êng hä cã thÓ ph¸t huy nh÷ng tµi n¨ng vèn cã cña m×nh ®· häc vµ nghiªn cøu trong nhµ tr­êng nhê cã sù qu¶n lý chÆt chÏ vµ khoa häc cña khoa vµ nhµ tr­êng, ®Ò tµi "X©y dùng HTTT qu¶n lý v¨n b¶n vµo ra cu¶ khoa tin häc kinh tÕ" lµ mét ®Ò tµi rÊt cÇn thiÕt cho qu¸ tr×nh ®µo t¹o cña khoa vµ tr­êng . Víi thêi ®¹i th«ng tin, tin häc ®­îc phæ cËp trªn tÊt c¶ c¸c ban nghµnh viÖc ¸p dông tin häc vµo qu¸ tr×nh qu¶n lý lµ rÊt cÊp thiÕt. Tr¶i qua 45 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh §¹i häc kinh tÕ quèc d©n nãi chung vµ khoa tin häc kinh tÕ nãi riªng ®· ®µo t¹o ra hµng ngh×n cö nh©n kinh tÕ hä ®· lµm vµ nghiªn cøu gãp phÇn rÊt lín cho ®Êt n­íc , víi nh÷ng kiÕn thøc hä ®· ®­îc häc vµ nghiªn cøu hä lµ mét phÇn lín cho viÖc ph¸t triÓn kinh tÕ n­íc ta tõ mét nÒn kinh tÕ thÊp trë thµnh ®­îc nh­ ngµy h«m nay. Khoa tin häc kinh tÕ víi ®µo t¹o chuyªn m«n tin häc kinh tÕ ,sinh viªn theo häc ®­îc häc nh÷ng vÊn ®Ò vÒ tin häc c¬ b¶n nhÊt sau khi ra tr­êng sinh viªn cã thÓ ®éc lËp ph¸t huy, phôc vô cho c«ng viÖc qu¶n lý ,ng©n hµng ,hay viÕt ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kinh tÕ , hä cã thÓ lµm viÖc cho c¸c c«ng ty phÇn mÒm. Nhê cã sù qu¶n lý chÆt chÏ vµ thiÕt thùc cïng víi lßng nhiÖt t×nh, t©m huyÕt gi¶ng d¹y cña c¸c thÇy c« trong khoa vµ tr­êng sinh viªn ra tr­êng víi chÊt l­îng ngµy cµng cao, víi tr×nh ®é chuyªn m«n cao cïng víi ®¹o ®øc phÈm chÊt tèt. Sinh viªn sau khi ra tr­êng víi chuyªn m«n cao nhê sù chØ dÉn nghiªn cøu cña thÇy c« vµ b¶n th©n cè g¾ng cña m×nh , hä ®­îc nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò míi nhÊt vÒ tin häc cïng víi sù rÌn luyÖn ®¹o ®øc con ng­êi. Sinh viªn sau khi ra tr­êng kh«ng nh÷ng cã tr×nh ®é cao mµ hä cßn cã phÈm chÊt tèt. Nhê viÖc qu¶n lý khoa häc cña nhµ tr­êng vµ khoa tin häc kinh tÕ, §Ò tµi “X©y dùng HTTT qu¶n lý v¨n b¶n cña khoa tin häc kinh tÕ ” lµ mét c«ng viÖc rÊt cÇn thiÕt. B. Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ HTTT. Tr­íc hÕt ta ph¶i thiÕt kÕ hÖ thèng ®Ó qu¸ tr×nh thùc hiÖn ph­¬ng ¸n cña m×nh ®­îc tho¶ dông. §¸nh gi¸ yªu cÇu vµ tham kh¶o vÒ giai ®o¹n yªu cÇu do ph©n tÝch tr×nh bµy mét quyÕt ®Þnh sÏ ®­îc ban hµnh tiÕp tôc hay huû bá. Giai ®o¹n nµy còng rÊt quan träng, theo James Mckªn ®· lµm râ tÝnh sèng cßn cña giai ®o¹n nµy b»ng nhËn xÐt:Nh÷ng ng­êi cã thµnh c«ng nhÊt , nghÜa lµ nh÷ng ng­êi t«n träng nhÊt c¸c r»ng buéc vÒ tµi chÝnh, vÒ thêi gian vµ ®­îc ng­êi sö dông hµi lßng nhÊt , còng lµ nh÷ng ng­êi ®· dµnh nhiÒu thêi gian nhÊt cho nh÷ng ho¹t ®éng ph©n tÝch chi tiÕt vµ thiÕt kÕ lo gÝc. I/S¬ §å Chøc N¨ng: Qu¶n lý v¨n b¶n Qu¶n lý hå s¬ LËp lÞch Qu¶n lý n¬i nhËn Vµo c¸c thñ tôc NhËp néi dung Xö lý TÝnh theo lo¹i v¨n b¶n In c¸c b¸o c¸o In v¨n b¶n S¬ ®å chøc n¨ng qu¶n lý v¨n b¶n vµo ra cu¶ khoa tin häc kinh tÕ II/S¬ §å DFD: Ta thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng qu¶n lý v¨n b¶n qua s¬ ®å nµy.S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt , mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng V¨n b¶n Néi dung ®· qua nh©n xÐt KiÓm tra Th«ng t­ sè In ra c¸c v¨n b¶n Phßng ®µo t¹o Gia ®×nh Vµo danh môc V¨n b¶n vµ hå s¬ PhiÕu kiÓm nghiÖm §©y lµ s¬ ®å DFD cña qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ theo dâi v¨n b¶n III. ThiÕt kÕ top down design Thêi ®iÓm NhËn V¨n B¶n Xö lý v¨n b¶n X¾p xÕp v¨n b¶n theo tr×nh tù Thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh Thùc hiÖn kiÓm tra ®Þnh kú NhËn vµ thùc hiÖn Sau khi nhËn v¨n b¶n LËp kÕ ho¹ch Qu¸ tr×nh göi v¨n b¶n X¸c ®Þnh ®iÒu kiÖn v¨n b¶n §· thùc hiÖnvµ xö lý C¸c th«ng b¸o ®­îc göi ®i Tæng hîp vµ th«ng b¸o Thêi gian kiÓm ®Þnh KÕt thóc qu¸ tr×nh göi IV. Ch­¬ng tr×nh. §©y lµ ch­¬ng tr×nh x©y dùng nh»m qu¶n lý v¨n b¶n khoa tin häc kinh tÕ. Khi ta muèn nhËp d÷ liÖu t×m kiÕm v¨n b¶n trî gióp ch­¬ng tr×nh. 2. NhËp d÷ liÖu. 3. KiÓu v¨n b¶n. 4. Ngµy göi. C. Ch­¬ng tr×nh gèc. 1.H­íng dÉn sö dông Private Sub Command1_Click() Unload Me End Sub *Private Sub Form_Load() With Me .Width = 7000 .Height = 5500 .Move (Screen.Width - Me.Width) / 2, (Screen.Height - Me.Height) / 2 - 600, 7000, 5800 Label2.Caption = "Néi dung trî gióp" End With End Sub *Private Sub Form_Resize() If Me.ScaleWidth = 0 Then rtbTroGiup.Width = 0 Else With rtbTroGiup .Height = Me.ScaleHeight - .Top .Width = Me.ScaleWidth - lstTroGiup.Width End With Command1.Top = Me.ScaleHeight - 37 Label2.Left = Me.ScaleWidth - Label2.Width - 5 End If End Sub *Private Sub lstTroGiup_Click() On Error GoTo Loi1 Select Case lstTroGiup.ListIndex Case 0 Label2.Caption = lstTroGiup.List(0) rtbTroGiup.LoadFile "c:\Program Files\Qlvb\Help\Nhapdulieu.rtf", rtfRTF Case 1 Label2.Caption = lstTroGiup.List(1) rtbTroGiup.LoadFile "c:\Program Files\qlvb\Help\Danhmuc.rtf", rtfRTF Case 2 Label2.Caption = lstTroGiup.List(2) rtbTroGiup.LoadFile "c:\Program Files\Qlvb\Help\Timkiem.rtf", rtfRTF Case 3 Label2.Caption = lstTroGiup.List(3) rtbTroGiup.LoadFile "c:\Program Files\Qlvb\Help\Baocao.rtf", rtfRTF Case 4 Label2.Caption = lstTroGiup.List(4) rtbTroGiup.LoadFile "c:\Program Files\Qlvb\Help\Hethong.rtf", rtfRTF End Select Exit Sub Loi1: Select Case lstTroGiup.ListIndex Case 0 MsgBox "Kh«ng më dùoc file C:\Program Files\Qlvb\Help\Nhapdulieu.rtf" Case 1 MsgBox "Kh«ng më dùoc file c:\Program Files\Qlvb\Help\Danhmuc.rtf" Case 2 MsgBox "Kh«ng më dùoc file c:\Program Files\Qlvb\Help\Timkiem.rtf" Case 3 MsgBox "Kh«ng më dùoc file c:\Program Files\Qlvb\Help\Baocao.rtf" Case 4 MsgBox "Kh«ng më dùoc file c:\Program Files\Qlvb\Help\Hethong.rtf" End Select On Error GoTo Loi2 With CommonDialog1 .Filter = "Rtf file(*.rtf)|*.rtf;" .ShowOpen If .FileName vbNullString Then rtbTroGiup.LoadFile .FileName, rtfRTF End If End With Loi2: End Sub 2.NhËp d­ liÖu v¨n b¶n Option Explicit Private Sub Form_Load() Dim i As Byte Me.Height = 4100 Me.Width = 5000 For i = 0 To 4 With txtFields(i) .FontName = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxName") .FontItalic = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxItalic") .FontBold = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxBold") .FontSize = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxSize") .ForeColor = GetSetting("QLvb", "Color", "txtboxColor") End With Next cmdUpdate.Enabled = False End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Screen.MousePointer = vbDefault End Sub Private Sub datPrimaryRS_Error(ByVal ErrorNumber As Long, Description As String, ByVal Scode As Long, ByVal Source As String, ByVal HelpFile As String, ByVal HelpContext As Long, fCancelDisplay As Boolean) 'This is where you would put error handling code 'If you want to ignore errors, comment out the next line 'If you want to trap them, add code here to handle them MsgBox "Data error event hit err:" & Description End Sub Private Sub datPrimaryRS_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) 'This will display the current record position for this recordset datPrimaryRS.Caption = "Record: " & CStr(datPrimaryRS.Recordset.AbsolutePosition) End Sub Private Sub cmdAdd_Click() On Error GoTo AddErr datPrimaryRS.Recordset.AddNew txtFields(0).SetFocus cmdAdd.Enabled = False cmdUpdate.Enabled = True Exit Sub AddErr: txtFields(0).SetFocus End Sub Private Sub cmdDelete_Click() On Error GoTo DeleteErr If MsgBox("B¹n cã thùc sù muèn xo¸ kh«ng?", vbYesNo) = vbYes Then With datPrimaryRS.Recordset .Delete .MoveNext If .EOF Then .MoveLast End With End If Exit Sub DeleteErr: MsgBox "Kh«ng thÓ xo¸ mét b¶n ghi rçng !" End Sub Private Sub cmdUpdate_Click() On Error GoTo UpdateErr datPrimaryRS.Recordset.UpdateBatch adAffectAll cmdUpdate.Enabled = False cmdAdd.Enabled = True Exit Sub UpdateErr: Select Case Err.Number Case -2147217887 MsgBox "Gi¸ trÞ L­îng tån ph¶i lµ sè nguyªn d­¬ng", vbOKOnly, "Lçi nhËp" txtFields(2).SetFocus Exit Sub Case -2147467259 MsgBox "Gi¸ trÞ b¹n nhËp vµo tr­êng M· v¨n b¶n lµ bÞ trïng hoÆc tr­êng M· kiÓu hoÆc M· thÓ lo¹i ch­a d­îc nhËp ë môc nhËp KiÓu v¨n b¶n ,ThÓ lo¹i v¨n b¶n ", vbOKOnly, "Lçi nhËp" Exit Sub End Select MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub Private Sub txtFields_KeyDown(Index As Integer, KeyCode As Integer, Shift As Integer) Select Case KeyCode Case vbKeyDown, 13 Select Case Index Case 0 txtFields(1).SetFocus Case 1 txtFields(2).SetFocus Case 2 txtFields(3).SetFocus Case 3 txtFields(4).SetFocus Case 4 txtFields(0).SetFocus End Select Case vbKeyUp, 13 Select Case Index Case 0 txtFields(4).SetFocus Case 1 txtFields(0).SetFocus Case 2 txtFields(1).SetFocus Case 3 txtFields(2).SetFocus Case 4 txtFields(3).SetFocus End Select Case vbKeyPageUp txtFields(0).SetFocus Case vbKeyPageDown txtFields(4).SetFocus End Select End Sub Private Sub txtFields_KeyPress(Index As Integer, KeyAscii As Integer) If Index = 2 Then If ((KeyAscii 58)) And (KeyAscii 13) And KeyAscii vbKeyBack Then MsgBox "Gi¸ trÞ L­îng tån ph¶i lµ sè nguyªn d­¬ng", vbOKOnly, "Lçi nhËp" txtFields(2).SetFocus End If End If End Sub 3.kiÓu v¨n b¶n Option Explicit Private Sub Form_Load() Dim i As Byte Me.Width = 5000 Me.Height = 4000 cmdUpdate.Enabled = False For i = 0 To 3 With txtFields(i) .FontName = GetSetting("Qlvb", "Font", "txtboxName") .FontItalic = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxItalic") .FontBold = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxBold") .FontSize = GetSetting("QLvb", "Font", "txtboxSize") .ForeColor = GetSetting("QLvb", "Color", "txtboxColor") End With Next End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Screen.MousePointer = vbDefault End Sub Private Sub datPrimaryRS_Error(ByVal ErrorNumber As Long, Description As String, ByVal Scode As Long, ByVal Source As String, ByVal HelpFile As String, ByVal HelpContext As Long, fCancelDisplay As Boolean) 'This is where you would put error handling code 'If you want to ignore errors, comment out the next line 'If you want to trap them, add code here to handle them MsgBox "Data error event hit err:" & Description End Sub Private Sub datPrimaryRS_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) 'This will display the current record position for this recordset datPrimaryRS.Caption = "Record: " & CStr(datPrimaryRS.Recordset.AbsolutePosition) End Sub Private Sub cmdAdd_Click() On Error GoTo AddErr txtFields(0).SetFocus cmdAdd.Enabled = False cmdUpdate.Enabled = True datPrimaryRS.Recordset.AddNew Exit Sub AddErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdDelete_Click() On Error GoTo DeleteErr If MsgBox("B¹n cã thùc sù muèn xo¸ kh«ng?", vbYesNo) = vbYes Then With datPrimaryRS.Recordset .Delete .MoveNext If .EOF Then .MoveLast End With End If Exit Sub DeleteErr: MsgBox "Kh«ng thÓ xo¸ mét dßng rçng !", vbOKOnly, "Lçi nhËp" End Sub Private Sub cmdUpdate_Click() On Error GoTo UpdateErr cmdUpdate.Enabled = False cmdAdd.Enabled = True datPrimaryRS.Recordset.UpdateBatch adAffectAll Exit Sub UpdateErr: If txtFields(0).Text vbNullString Then MsgBox "Gi¸ trÞ nµy ®· ®­îc nhËp råi !", vbOKOnly, "Lçi nhËp" Else MsgBox "Tr­êng M· thÓ lo¹i kh«ng thÓ rçng !", vbOKOnly, "Lçi nhËp" txtFields(0).SetFocus End If End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub Private Sub txtFields_KeyDown(Index As Integer, KeyCode As Integer, Shift As Integer) Select Case KeyCode Case vbKeyDown, 13 Select Case Index Case 0 txtFields(1).SetFocus Case 1 txtFields(2).SetFocus Case 2 txtFields(3).SetFocus Case 3 txtFields(0).SetFocus End Select Case vbKeyUp Select Case Index Case 0 txtFields(3).SetFocus Case 1 txtFields(0).SetFocus Case 2 txtFields(1).SetFocus Case 3 txtFields(2).SetFocus End Select Case vbKeyPageUp txtFields(0).SetFocus Case vbKeyPageDown txtFields(3).SetFocus End Select End Sub Private Sub txtFields_KeyPress(Index As Integer, KeyAscii As Integer) Select Case Index Case 2 If ((KeyAscii 58)) And (KeyAscii 13) And KeyAscii vbKeyBack Then MsgBox “ ph¶i lµ sè nguyªn d­¬ng", vbOKOnly, "Lçi nhËp" txtFields(2).SetFocus End If Case 3 If ((KeyAscii 58)) And (KeyAscii 13) And KeyAscii vbKeyBack Then MsgBox " ph¶i lµ sè nguyªn d­¬ng", vbOKOnly, "Lçi nhËp" End If End Select End Sub 4.ngµygöi Option Explicit Dim WithEvents adoPrimaryRs As Recordset Dim mbDataChanged As Boolean Private Sub TimCuThe() On Error GoTo errNhap Dim db As Connection Set db = New Connection db.CursorLocation = adUseClient db.Open "PROVIDER=Microsoft.Jet.OLEDB.3.51;Data Source=C:\Program Files\Qlvb\QLVB1.mdb;" Set adoPrimaryRs = New Recordset adoPrimaryRs.Open "select Mavb,Tenvb,TenKieu,TenTheLoai,SoLuong as[SL Di],Ngaygui,adLockOptimistic" Set grdDataGrid.DataSource = adoPrimaryRs mbDataChanged = False Exit Sub errNhap: If txtInput.Text = vbNullString Then MsgBox "B¹n ph¶i nhËp mét gi¸ trÞ vµo « trªn" Else MsgBox "Gi¸ trÞ b¹n nhËp vµo lµ kh«ng ®óng" End If txtInput.SetFocus End Sub Private Sub cmdTk_Click() If txtInput.Visible = True Then Call TimCuThe Else If txtNd.Visible = True Or txtNc.Visible = True Then Call TimTheoKTG Else MsgBox "B¹n ph¶i chän mét c¸ch t×m kiÕm" & Chr(13) & "Theo Ngµy cô thÓ hoÆc theo Kho¶ng thêi gian" End If End If End Sub Private Sub cmdTm_Click() Dim i As Integer For i = 1 To 2 txtInput.Visible = True txtNc.Visible = True txtNd.Visible = True lblInput.Visible = True lblNd.Visible = True lblNc.Visible = True txtInput.Text = vbNullString txtNd.Text = vbNullString txtNc.Text = vbNullString Next Call Form_Load End Sub Private Sub Form_Load() Call Form_Resize End Sub Private Sub Form_Resize() On Error Resume Next 'This will resize the grid when the form is resized grdDataGrid.Width = Me.ScaleWidth grdDataGrid.Height = Me.ScaleHeight - picButtons.Height - picStatBox.Height - 3300 lblStatus.Width = Me.Width - 1500 cmdNext.Left = lblStatus.Width + 700 cmdLast.Left = cmdNext.Left + 340 End Sub Private Sub Form_KeyDown(KeyCode As Integer, Shift As Integer) Select Case KeyCode Case vbKeyEscape cmdClose_Click Case vbKeyEnd cmdLast_Click Case vbKeyHome cmdFirst_Click Case vbKeyUp, vbKeyPageUp If Shift = vbCtrlMask Then cmdFirst_Click Else cmdPrevious_Click End If Case vbKeyDown, vbKeyPageDown If Shift = vbCtrlMask Then cmdLast_Click Else cmdNext_Click End If End Select End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Screen.MousePointer = vbDefault End Sub Private Sub adoPrimaryRS_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) 'This will display the current record position for this recordset lblStatus.Caption = "Record: " & CStr(adoPrimaryRs.AbsolutePosition) End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub Private Sub cmdFirst_Click() On Error GoTo GoFirstError adoPrimaryRs.MoveFirst mbDataChanged = False Exit Sub GoFirstError: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdLast_Click() On Error GoTo GoLastError adoPrimaryRs.MoveLast mbDataChanged = False Exit Sub GoLastError: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdNext_Click() On Error GoTo GoNextError If Not adoPrimaryRs.EOF Then adoPrimaryRs.MoveNext If adoPrimaryRs.EOF And adoPrimaryRs.RecordCount > 0 Then Beep 'moved off the end so go back adoPrimaryRs.MoveLast End If 'show the current record mbDataChanged = False Exit Sub GoNextError: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdPrevious_Click() On Error GoTo GoPrevError If Not adoPrimaryRs.BOF Then adoPrimaryRs.MovePrevious If adoPrimaryRs.BOF And adoPrimaryRs.RecordCount > 0 Then Beep 'moved off the end so go back adoPrimaryRs.MoveFirst End If 'show the current record mbDataChanged = False Exit Sub GoPrevError: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub SetButtons(bVal As Boolean) cmdClose.Visible = bVal cmdNext.Enabled = bVal cmdFirst.Enabled = bVal cmdLast.Enabled = bVal cmdPrevious.Enabled = bVal End Sub Private Sub grdDataGrid_Click() End Sub Private Sub txtInput_Change() lblNd.Visible = False lblNc.Visible = False txtNc.Visible = False txtNd.Visible = False End Sub Private Sub txtInput_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Call TimCuThe End If End Sub Private Sub txtNc_Change() lblInput.Visible = False txtInput.Visible = False End Sub Private Sub txtNc_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Call TimTheoKTG End If End Sub Private Sub txtNd_Change() lblInput.Visible = False txtInput.Visible = False End Sub Sub TimTheoKTG() On Error GoTo errNhap Dim db As Connection Set db = New Connection db.CursorLocation = adUseClient db.Open "PROVIDER=Microsoft.Jet.OLEDB.3.51;Data Source=C:\Program Files\Qlvb\QLVB1.mdb;" Set adoPrimaryRs = New Recordset adoPrimaryRs.Open "select Mavb,Tenvb,TenKieu,TenTheLoai,SoLuong,Ngaygui,oder by NgayBan,MaBd", db, adOpenStatic, adLockOptimistic Set grdDataGrid.DataSource = adoPrimaryRs mbDataChanged = False Exit Sub errNhap: If txtNd.Text = vbNullString Then MsgBox "B¹n ph¶i nhËp mét gi¸ trÞ vµo « 'Ngµy ®Çu'" Else If txtNc.Text = vbNullString Then MsgBox "B¹n ph¶i nhËp mét gi¸ trÞ vµo « 'Ngµy cuèi'" Else MsgBox "Gi¸ trÞ b¹n nhËp vµo lµ kh«ng ®óng" End If End If txtNd.SetFocus End Sub Private Sub txtNd_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then txtNc.SetFocus End If End Sub KÕt luËn. Trong nh÷ng n¨m võa qua, c«ng nghÖ th«ng tin ®ang ph¸t triÓn hÕt søc s«i ®éng ë ViÖt Nam. Hoµ m×nh vµo kh«ng khÝ chung ®ã, nghµnh tin häc qu¶n lý ®· vµ ®ang ®­îc nhµ n­íc ®Çu t­ rÊt tÝch cùc, thu ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng kÓ. Th«ng qua t¸c dông qu¶n lý mét c¸ch nhanh chãng kÞp thêi vµ chÆt chÏ, t¹o tin t­ëng cho c¸c chñ doanh nghiÖp.T¹o tiÒn ®Ò trong c«ng cuéc x©y dùng, ®æi míi ®Êt n­íc.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docXây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản.doc