Bài giảng môn Kế toán quản trị

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ I. VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế - tài chính định lượng về tình hình hoạt động của một tổ chức. Vai trò của kế toán được thể hiện ở tính hữu ích của thông tin kế toán cung cấp. Sự phát triển của chuyên ngành kế toán gắn liền với những phát triển về phương pháp thu thập xử lý thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Có thể chia lịch sử kế toán thành ba thời kỳ cơ bản: - Thời kỳ thứ nhất: Là thời kỳ mà công việc kế toán gắn liền với những phương pháp, kỹ thuật thu thập thông tin giản đơn qua việc ghi đơn các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ở giai đoạn này, với quy mô của các tổ chức nhỏ, đơn giản và điều kiện thô sơ của các phương tiện xử lý thông tin kế toán, nhiệm vụ chủ yếu của kế toán là cung cấp thông tin về các tổ chức hoạt động một cách đơn giản. Vì vậy, thông tin ở giai đoạn này cũng chỉ là thống kê tài sản, nguồn vốn, chi phí, thu thập, lợi nhuận ở phạm vi thu hẹp về tình hình, kết quả hoạt động của phường hội, các tổ chức kinh doanh nhỏ. - Thời kỳ thứ hai: Thời kỳ xuất hiện phương pháp ghi sổ kép, là thời kỳ mà quy mô phạm vi của các tổ chức có sự thay đổi đáng kể, liên quan đến quyền lợi kinh tế của nhiều cá nhân, tổ chức không những trong phạm vi một quốc gia mà còn vượt ra khỏi quốc gia, đặc biệt là các tổ chức với mục đích lợi nhuận. Vấn đề được đặt ra ở đây là kế toán cần phải cung cấp thông tin kinh tế tài chính định lượng thể hiện được trách nhiệm vật chất, quan hệ pháp lý về tình hình, kết quả hoạt động của tổ chức để đảm bảo cho việc quản lý giám sát các tổ chức. Chính yêu cầu này các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán lần lượt ra đời và phát triển, các luật lệ về kế toán được ban hành nhằm đảm bảo tốt hơn cho những thông tin kế toán ở các tổ chức, ở các quốc gia. - Thời kỳ thứ ba: Thời kỳ này được xác định là giai đoạn cuối của những năm 1980 đến nay. Đây là thời kỳ phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, sự toàn cầu hoá kinh tế ngày càng nhanh chóng, sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt giữa các doanh nghiệp… Vì vậy, kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin thể hiện mối quan hệ vật chất - pháp lý về tình hình, kết quả hoạt động của các tổ chức mà còn đòi hỏi thông tin phải phục vụ tốt hơn co các công việc dự báo, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Chính nhu cầu thông tin này đã hình thành nên chuyên ngành kế toán quản trị. Từ đó ngành kế toán bắt đầu hình thành nên hai thái cực cơ bản và phát triển nhanh chóng. · Một là cung cấp những thông tin về trách nhiệm vật chất, pháp lý của tổ chức nhằm đảm bảo sự kiểm tra, giám sát của các cá nhân, tổ chức có quyền lợi kinh tế liên quan. · Hai là cung cấp thông tin cho công việc quản trị hoạt động tổ chức của các nhà quản trị như lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Đây chính là nền tảng hình thành nên sự tách rời kế toán thành kế toán tài chính và kế toán quản trị đồng thời với sự phát triển nhanh chóng và hữu ích của kế toán quản trị ở những nước phát triển, ở những doanh nghiệp có quy mô lớn có sự phân cấp, phân quyền trong quản lý. Kế toán quản trị tồn tại và phát triển chính trong môi trường này. Như vậy, bản chất của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính định lượng về tình hình, kết quả hoạt động của một tổ chức cho những người sử dụng thông tin. Kế toán tài chính là một chuyên ngành kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính định lượng gắn liền với trách nhiệm vật chất - pháp lý của một tổ chức. Kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán cung cấp thông tin kinh tế - tài chính định lượng gắn liền với nhu cầu dự báo, đánh giá, kiểm soát và trách nhiệm trong việc điều hành tổ chức hàng ngày của nhà quản trị ở các bộ phận. Sự kết hợp giữa KTQT với kế toán tài chính làm cho quy trình và công việc kế toán ngày một hoàn thiện, phong phú hơn. Tên gọi và nội dung của KTQT ở mỗi thời kỳ và mỗi nước không giống nhau. Trong giai đoạn đầu, KTQT thường được gọi là kế toán chi phí (Mỹ) hay kế toán phân tích (Pháp). Sau này người ta đã thống nhất tên gọi KTQT - với nghĩa chung nhất là xây dựng, kiểm soát, xác định các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp đề ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. 2. Vai trò của kế toán quản trị đối với công tác quản trị doanh nghiệp Thông tin kế toán cung cấp về bản chất thường là thông tin kinh tế - tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Vai trò thông tin kế toán với nhà quản trị có thể biểu hiện qua những vấn đề cơ bản sau: - Với chức năng lập kế hoạch, nhà quản trị phải thiết lập các loại dự toán, kế hoạch như chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, dự toán ngân sách hoạt động hàng năm… đây chính là tài liệu xác lập các bước thực hiện mục tiêu của tổ chức. Các kế hoạch, dự toán được thực hiện dưới sự điều khiển của trưởng phòng kế toán và sự giúp đỡ của các nhân viên kế toán. Ví dụ thông qua dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung… giúp nhà quản trị tiên liệu, liên kết các nguồn lực, ngăn ngừa và hạn chế những rủi ro trong kinh doanh để đảm bảo lợi nhuận trong kỳ. - Với chức năng tổ chức và điều hành, để thực hiện chức năng này nhà quản trị cần một lượng rất lớn thông tin, đặc biệt là những thông tin phát sinh hằng ngày để kịp thời điều chỉnh, tổ chức hoạt động như thông tin về giá thành ước tính, thông tin về giá bán, thông tin về lợi nhuận… từ các phương án sản xuất kinh doanh. Những thông tin này phải do kế toán đảm trách thu thập hằng ngày hoặc định kỳ. - Với chức năng kiểm tra, khi kế hoạch đã được lập để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch đòi hỏi phải so sánh với thực tế. Kế toán sẽ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin thực tế, thông tin chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch, những thông tin kết hợp giữa thực tế với dự báo để nhà quản trị kịp thời điều chỉnh, đảm bảo tiến độ kế hoạch. - Với chức năng ra quyết định, thông tin kế toán thường là nhân tố chính trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Điều này được thể hiện rất rõ qua bản chất của thông tin kế toán. Nó là nguồn tin mang tính chính xác cao, kịp thời, hữu ích nhất so với thông tin từ những lĩnh vực chuyên ngành khác. Bởi lẽ, nó luôn phản ánh tình hình thực tế theo những tiêu chuẩn, phương pháp quy định mang tính thống nhất cao và đồng thời được thừa nhận khá rộng rãi mà khó có một chuyên ngành nào khác đảm bảo được. II. ĐẶC ĐIỂM VÀ BẢN CHẤT CỦA KTQT Sự cần thiết của KTQT Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh chóng về các vấn đề: - Toàn cầu hoá về kinh tế ngày càng phát triển và lan rộng. - Sự mở rộng đầu tư giao lưu kinh tế giữa các quốc gia. - Sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các công ty trong nước, giữa các công ty ở những quốc gia khác nhau. - Sự tiến bộ nhanh chóng về khoa học kỹ thuật thúc đẩy sự tự động hoá ngày càng toàn diện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. - Sự ra đời ngày càng nhiều các công cụ quản lý, các chuyên ngành khoa học hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý, kế toán. - Sự phát triển về quy mô, ranh giới hoạt động của các tổ chức. Chính điều này và kết hợp với sự tiến bộ trình độ giáo dục, trình độ chuyên môn kế toán đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm thông tin cần phải cung cấp. Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mang tính nguyên tắc mà còn đòi hỏi phải linh hoạt, kịp thời, hữu ích. Đồng thời, thông tin kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới. Như vậy, có thể nói chính môi trường kinh doanh trong giai đoạn hiện nay là cơ sở khách quan cho sự ra đời và phát triển của kế toán quản trị và những nhận thức chủ quan của nhà quản trị trong xu thế hội nhập, cạnh tranh và phát triển tạo nên kế toán quản trị. Kế toán quản trị tồn tại song hành với kế toán tài chính và trở thành một công cụ kinh tế tài chính giúp các nhà quản trị nâng cao khả năng điều hành, quản lý tổ chức một cách có hiệu quả. Bản chất của kế toán quản trị Hiện nay đang tồn tại 2 quan điểm chính về bản chất của KTQT: - Quan điểm thứ nhất cho rằng KTQT là việc ghi chép kế toán nhằm thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin chi tiết, cụ thể, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy KTQT đồng nghĩa với kế toán chi tiết, nó ghi chép và phản ánh mọi số liệu từ bao quát đến cụ thể, cung cấp những thông tin đầy đủ nhất cho các nhà quản lý mà kế toán tài chính chưa làm được. - Quan điểm thứ hai cho rằng KTQT là hệ thống đo lường, thu thập, tổng hợp và xử lý các thông tin nhằm phục vụ cho nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo quan điểm này, KTQT cũng là bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán nhưng có phạm vi rất rộng, các thông tin mà nó thu thập và xử lý không chỉ là những thông tin của kế toán chi tiết mà còn cả thông tin của xây dựng kế hoạch, lập dự toán chi phí, đánh giá sản phẩm, lựa chọn phương án đầu tư, phân tích kết quả kinh doanh của doanh nghiệp... Dù có những điểm khác nhau nhưng tựu chung cả 2 quan điểm trên đều thống nhất rằng: KTQT là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, chi phí và kết quả kinh doanh phục vụ cho việc điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KTQT là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán và là một công cụ quan trọng không thể thiếu được đối với công tác quản lý của doanh nghiệp; KTQT sử dụng các phương pháp khoa học để thu nhận, phân tích, xử lý và hệ thống hoá các thông tin theo một trình tự dễ hiểu, phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị phục vụ cho việc ra những quyết định quản lý ở tất cả các khâu công việc trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, có thể rút ra nhận xét về những đặc trưng cơ bản của thông tin KTQT như sau: * Thông tin do KTQT cung cấp đặt trọng tâm cho tương lai, nó không chỉ cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra trong quá khứ, mà quan trọng hơn nó tạo cơ sở và sự tin cậy cho những mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra trong tương lai. * Thông tin của KTQT cung cấp, ngoài biểu hiện bằng thước đo giá trị còn sử dụng thước đo thời gian và hiện vật, thông qua đó cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp một cái nhìn đầy đủ nhất, bao quát nhất về hiện trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đề ra những quyết định đúng đắn nhất. III. PHÂN BIỆT GIỮA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Những điểm giống nhau của kế toán quản trị và kế toán tài chính Mặc dù đặc điểm thông tin của kế toán quản trị và kế toán tài chính khác nhau nhưng giữa hai chuyên ngành này có những điểm giống nhau cơ bản sau: - Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều cùng một đối tượng nghiên cứu là các sự kiện kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình, kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. - Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều thể hiện thông tin kinh tế tài chính trong mối quan hệ với trách nhiệm của nhà quản trị ở các phạm vi. - Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều sử dụng cùng thông tin kế toán ban đầu nhưng thiết lập nên những mô hình, kết cấu thông tin đáp ứng cho những nhu cầu quản lý khác nhau. 2. Những điểm khác nhau giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính. Xuất phát từ nguồn gốc hình thành và nhu cầu sử dụng khác nhau nên kế toán quản trị với kế toán tài chính có những điểm khác nhau cơ bản sau: Kế toán quản trị nhấn mạnh đến việc cung cấp thông tin cho những nhà quản trị bên trong doanh nghiệp, tổ chức nhưng kế toán tài chính đặt trọng tâm cung cấp thông tin cho những cá nhân, tổ chức từ bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức có quyền lợi kinh tế liên quan. Kế toán quản trị đặt trọng tâm thông tin cho tương lai nhiều hơn nhưng kế toán tài chính đặt trọng tâm thông tin quá khứ. Thật vậy, phần lớn công việc của kế toán tài chính là hướng đến cung cấp thông tin về những gì đã xảy ra trong quá trình, kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức để giám sát những hành vi, kết quả của tổ chức nhưng ngược lại phần lớn công việc, nhiệm vụ của nhà quản trị phải làm thuộc về kế hoạch, định hướng, do vậy nhu cầu thông tin của kế toán quản trị cũng gắn liền với những yêu cầu này. Ví dụ khi lập kế hoạch nhà quản trị không thể giả định tương lai chỉ là một sự phản ánh đơn giản những gì xảy ra trong quá khứ mà đòi hỏi phải tiên liệu, ước tính nhiều vấn đề liên quan nên cần một lượng thông tin dự báo khoa học. Kế toán quản trị nhấn mạnh đến sự linh hoạt của thông tin nhưng kế toán tài chính chú trọng đến chuẩn mực của thông tin. Thật vậy, số liệu kế toán tài chính bắt buộc phải khách quan và thẩm tra được, do vậy thông tin kế toán tài chính đòi hỏi phải chuẩn hoá. Ngược lại, để thực hiện công việc quản lý doanh nghiệp, nhà quản trị cần những thông tin linh hoạt, đúng nghĩa hơn là nó giúp ích cho việc giải quyết tốt các vấn đề nội bộ, các tình huống quản trị khác nhau. Kế toán quản trị ít chú trọng đến tính chính xác cao của thông tin mà chú trọng đến tính hữu ích của thông tin nhưng ngược lại kế toán tài chính rất chú trọng đến tính chính xác của thông tin. Thông tin kế toán tài chính gắn liền với những trách nhiệm vật chất - pháp lý của những nhà quản trị nên thông tin kế toán tài chính đòi hỏi tính chính xác cao để thể hiện tốt được quan hệ, trách nhiệm giữa những nhà quản trị với những cá nhân, tổ chức có liên quan. Trong khi đó, hoạt động quản trị nhu cầu về tính tốc độ, hữu ích của thông tin được nhấn mạnh hơn. Thông tin đến nhà quản trị càng nhanh, tính hữu ích càng cao thì càng có ý nghĩa. Điều này có nghĩa nhà quản trị cần là thông tin để đánh giá và ước lượng tốt nhất các tình huống hoạt động. Kế toán quản trị chú trọng đến thông tin kinh tế tài chính ở từng bộ phận trong tổ chức hơn là ở phạm vi toàn tổ chức nhưng kế toán tài chính rất chú trọng đến thông tin ở phạm vi toàn tổ chức, xem tổ chức là một thể thống nhất. Thông tin kế toán quản trị không tuân thủ hay bị ràng buộc bởi những nguyên tắc hay chuẩn mực kế toán chung trong khi đó thông tin kế toán tài chính với mục đích công bố cho các đối tượng ngoài tổ chức nên phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung để các đối tượng có thể đọc, hiểu một cách thống nhất về tình hình tài chính trong kiểm tra, đánh giá. Kế toán quản trị không bị ràng buộc bởi tính pháp lệnh mà chú trọng đến việc tăng cường trách nhiệm quản lý nhưng ngược lại kế toán tài chính chịu sự ràng buộc rất lớn về luật lệ kế toán. Thật vậy, hệ thống kế toán tài chính của bất cứ một quốc gia nào cũng quy định nghiêm ngặt về hình thức, trình tự xử lý, quy trình công việc kế toán tài chính để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý của thông tin. Ngược lại, kế toán quản trị hoàn toàn không chịu sự ràng buộc của bất kỳ một cơ quan chức năng nào. Điều quan tâm của nhà quản trị là thông tin có hữu ích hay không. - Kế toán quản trị sử dụng rất đa dạng đơn vị đo lường. Trong khi đó, kế toán tài chính thường chủ yếu sử dụng thuớc đo tiền tệ. - Kế toán quản trị được mở rộng, liên hệ với nhiều ngành và được tạo thành, chọn lọc từ thành quả của nhiều ngành khoa học kinh tế khác nhau. - Kế toán quản trị thường thiết kế thông tin thành: + Dạng so sánh. + Dạng phương trình toán học + Dạng đồ thị. + Dạng dự báo ước lượng. Trong khi đó kế toán tài chính thường thiết lập thông tin dưới dạng báo cáo thống nhất theo khuôn khổ từng khoản mục, điều khoản nhất định. Có thể tóm tắt sự giống và khác nhau giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính theo bảng sau: Căn cứ phân biệt Kế toán quản trị Kế toán tài chính 1. Mục đích Phục vụ quản trị kinh doanh Phục vụ việc lập báo cáo tài chính 2. Đối tượng phục vụ Nhà quản trị bên trong của tổ chức (doanh nghiệp) Các cá nhân, tổ chức bên trong và bên ngoài của tổ chức nhưng chủ yếu là cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp 3. Đặc điểm thông tin Hướng về tương lai Đặt nhu cầu tối ưu về tính linh hoạt, kịp thời. Biểu hiện bằng giá trị và hiện vật Phản ánh quá khứ khách quan Chủ yếu thể hiện bằng thước đo giá trị 4. Nguyên tắc cung cấp thông tin Không có nguyên tắc bắt buộc mà chủ yếu do nhà quản trị các cấp quyết định Tuân thủ và thống nhất về mặt định tính, định lượng thông tin theo các nguyên tắc, chuẩn mực của chính sách kế toán 5. Phạm vi thông tin Từng bộ phận từng khâu công việc, Toàn doanh nghiệp 6. Kỳ báo cáo Thường xuyên, khi có nhu cầu Đình kỳ (quý, năm) theo quy định chung 7. Mức độ chính xác Chú trọng tính kịp thời, hữu ích của thông tin Đòi hỏi tính chính xác cao 8. Tính pháp lệnh Không có tính chất pháp lệnh Có tính chất pháp lệnh IV. KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. * Các DN đã bước đầu nhận thức được nội dung và vai trò của KTQT. Công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm nói riêng đã dần từng bước hướng vào việc xử lý, hệ thống hoá thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lập dự toán sản xuất kinh doanh, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp. * Hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán đã có sự đổi mới cả về số lượng, nội dung, kết cấu, phương pháp ghi chép, mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán với nhau và với báo cáo kế toán. Phạm vi áp dụng, nội dung và nguyên tắc phản ánh, phương pháp hạch toán kế toán của các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã được xây dựng trên nền tảng các nguyên tắc kế toán phổ biến trên thế giới và phù hợp với đặc điểm riêng của nền kinh tế Vịêt Nam. Hệ thống tài khoản kế toán đã được phân loại có tính khoa học, thể hiện trên các mặt: nội dung kinh tế của tài khoản, công dụng và kết cấu, mức độ phản ánh và mối quan hệ với các chỉ tiêu kinh tế tài chính trong các báo cáo kế toán. * Hệ thống sổ kế toán ngày càng được chú trọng, tạo lập các thông tin kinh tế tài chính một cách liên tục, có hệ thống. Các doanh nghiệp đã nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống sổ kế toán trên cả hai giác độ là kỹ thuật nghiệp vụ kế toán và tính pháp lý để ghi nhận, thiết lập các thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh. * Hệ thống báo cáo kế toán rõ ràng hơn đối với các nhà quản lý doanh nghiệp. Chế độ báo cáo kế toán hiện hành đã quy định một hệ thống báo cáo tài chính phù hợp, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin tài chính của doanh nghiệp. Một số tồn tại: + Các quy định mang tính bắt buộc của chế độ chứng từ kế toán còn bị vi phạm: Nhiều hoạt động kinh tế phát sinh nhưng không được ghi chép, phản ánh vào chứng từ kịp thời, chính xác và khách quan; Chứng từ lập không đúng theo mẫu quy định hoặc phản ánh thiếu các nội dung kinh tế phát sinh, không đủ các chữ ký kiểm soát theo quy định. Một số doanh nghiệp chỉ áp dụng hệ thống chứng từ mang tính bắt buộc mà không chú trọng nghiên cứu áp dụng các chứng từ có khả năng đáp ứng riêng cho yêu cầu của công tác quản lý hoạt động kinh doanh, tăng cường hạch toán kinh tế nội bộ, bảo vệ tài sản và lợi ích vật chất của doanh nghiệp. + Hoạt động của bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính; chưa chú trọng nhiều đến việc tổ chức bộ máy để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp cũng như yêu cầu phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh. + Việc phân bổ chi phí trong các doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở mức cung cấp thông tin để tập hợp chi phí, tính giá thành theo yêu cầu lập báo cáo tài chính và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tương ứng. Việc lựa chọn tiêu thức để phân bổ và nội dung chi phí cần phân bổ còn chưa nhất quán, chưa phù hợp. Đặc biệt việc ứng xử chi phí trong mối quan hệ với mức độ hoạt động, công suất máy để lập kế hoạch và phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm ... ít được các doanh nghiệp quan tâm. V. ĐỊNH HƯỚNG ĐỔI MỚI VÀ HOÀN THIỆN KTQT TRONG CÁC DN VIỆT NAM. Nền kinh tế thị trường ở nước ta trong những năm qua đã đặt ra yêu cầu cấp bách là phải đổi mới cơ chế quản lý và hệ thống quản lý kinh tế, trong đó kế toán vừa là công cụ quan trọng để quản lý vốn, tài sản và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; vừa cung cấp những số liệu tin cậy cho Nhà nước trong việc quản lý và điều hành vĩ mô nền kinh tế; kiểm tra, kiểm soát và đánh giá hoạt động kinh doanh của các ngành, các lĩnh vực kinh tế. Chính vì vậy đổi mới và hoàn thiện không ngừng công tác kế toán nói chung, KTQT nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu về nội dung đổi mới kinh tế hiện nay ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết. Việc tổ chức vận dụng KTQT trong các doanh nghiệp cần tập trung vào những vấn đề quan trọng sau: Tổ chức xây dựng thông tin cho KTQT; Xử lý thông tin từ tài liệu sẵn có của kế toán tài chính; Xây dựng mô hình chung KTQT ở doanh nghiệp; Đề xuất các giải pháp phù hợp để vận dụng KTQT. VI. TỔ CHỨC XÂY DỰNG THÔNG TIN CHO KTQT Việc xây dựng các chuẩn mực chung cho từng loại hình doanh nghiệp, bao gồm những nội dung sau: * Xây dựng các chuẩn mực chi phí: Chi phí tiêu chuẩn là công cụ quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị doanh nghiệp nhận được thông tin phản ánh hiệu năng của quá trình hoạt động. Xây dựng chi phí tiêu chuẩn là việc vận dụng các phương pháp kỹ thuật tính toán định lượng các chỉ tiêu nguyên vật liệu, lao động trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm. Căn cứ vào lượng tiêu chuẩn đã xác định với giá của từng đơn vị, ta xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp, đây là hai khoản mục biến động trực tiếp theo khối lượng sản phẩm hoàn thành. * Xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí: Các chi phí trực tiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với các mức độ hoạt động của từng bộ phận. Các chi phí gián tiếp là loại chi phí nhằm phục vụ cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp do đó doanh nghiệp phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp này sao cho hợp lý nhất. Căn cứ phân bổ các chi phí gián tiếp thường là mức độ hoạt động hoặc mức sử dụng dịch vụ được cung cấp...Thông thường căn cứ phân bổ chi phí tốt nhất là dựa vào hoạt động gây ra chi phí, hoạt động phản ánh mối quan hệ nguyên nhân của việc sử dụng với chi phí... VII. XỬ LÝ THÔNG TIN TỪ TÀI LIỆU CỦA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH KTQT phải được kết hợp chặt chẽ với kế toán tài chính trong cùng một bộ máy kế toán của doanh nghiệp, trong cùng một quá trình xử lý thông tin, trên cùng một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Trong quá trình này cần phải quan tâm đến các nội dung sau: * Phân loại chi phí trong hệ thống tài khoản kế toán thành chi phí cố định (định phí) và chi phí biến đổi (biến phí): Quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của KTQT dưới góc độ để kiểm soát và dự toán chi phí là nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả cao nhất. Do đó chi phí trong hệ thống tài khoản được sử dụng trong KTQT phải được phân ra thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Căn cứ để phân biệt hai loại chi phí này tuỳ thuộc vào sự thay đổi của kết quả hoạt động có liên quan đến việc phát sinh ra chi phí không đổi hoặc biến đổi; mặt khác việc phân chia thành hai loại chi phí như trên còn tuỳ thuộc vào quan điểm và cách sử dụng các loại chi phí của từng nhà quản trị doanh nghiệp. * Thiết kế các chứng từ và sổ sách kế toán: Trước hết doanh nghiệp phải vận dụng hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính ban hành, sau đó doanh nghiệp có thể thiết kế, xử lý các thông tin cần thiết về chứng từ và sổ sách sử dụng theo yêu cầu mục tiêu quản trị riêng của mình. Các doanh nghiệp muốn quản lý, để kiểm soát được các chi phí hoạt động kinh doanh, điều cần thiết đầu tiên là phải xây dựng được các tiêu chuẩn về lượng giá trị của các yếu tố chi phí trong giá thành sản phẩm. * Thiết kế xây dựng các báo cáo kế toán có tính đặc thù của KTQT: Do đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, nên các thông tin được thiết kế trên báo cáo tài chính khác với thông tin được thiết kế trên báo cáo của KTQT. Trong kế toán tài chính, các chi phí thường được phân loại theo đối tượng sử dụng hoặc chức năng của chi phí để làm căn cứ lập báo cáo; ngược lại trong KTQT thì căn cứ lập báo cáo cho KTQT dựa vào chi phí theo kết quả hoạt động hoặc việc có thể kiểm soát được của chi phí. Xây dựng mô hình KTQT trong các doanh nghiệp Căn cứ vào việc tổ chức xây dựng thông tin sử dụng cho KTQT và quá trình vận dụng thực tế KTQT ở một số doanh nghiệp, mô hình chung KTQT DN bao gồm: - Xây dựng bộ máy kế toán doanh nghiệp; - Mối liên hệ cung cấp và sử dụng thông tin giữa kế toán tài chính và KTQT; - Mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT và các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Để có một mô hình KTQT cụ thể và hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào quy mô kinh doanh, trình độ quản lý, đặc điểm kinh doanh của một đơn vị mình để thiết kế xây dựng. VIII. CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC VẬN DỤNG KTQT TRONG DOANH NGHIỆP * Đối với các cơ quan quản lý chức năng: Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến để doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của KTQT trong quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Nhanh chóng xây dựng hệ thống KTQT doanh nghiệp để làm cơ sở pháp lý cho các doanh nghiệp thực hiện; Thống nhất nội dung, chương trình đào tạo KTQT trong các trường đào tạo chuyên ngành về kinh tế; Triển khai xây dựng mô hình KTQT theo ngành nghề kinh doanh. * Đối với doanh nghiệp: Tiếp tục hoàn thiện cơ chế tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp theo những nội dung sau: Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, trình độ quản lý kết hợp với các chính sách kinh tế - tài chính mới của Nhà nước nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp mà trong đó bộ máy kế toán doanh nghiệp là một bộ phận của doanh nghiệp; Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp một cách phù hợp và hiệu quả; Chú trọng đào tạo bồi dưỡng nhân viên KTQT; Xây dựng các chuẩn mực làm tiêu chuẩn đánh giá và kiểm soát các hoạt động nội bộ: Ngoài các chuẩn mực chung về tài chính kế toán được Nhà nước ban hành, doanh nghiệp cần xây dựng các chuẩn mực riêng của mình, thông qua các chuẩn mực này sẽ phản ánh tính thống nhất hành động của từng bộ phận hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp; Tổ chức ứng dụng công nghệ tin học để phân tích xử lý kịp thời các thông tin: Từ đặc điểm của KTQT là hướng đến tương lai có tính linh hoạt và kịp thời giải quyết các công việc diễn ra hàng ngày, do đó cần ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để phân tích và xử lý nhanh các thông tin thu thập được. IX. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp Kế toán quản trị là một công cụ quan trọng đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán quản trị khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò cũng như đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, không phải tất cả các doanh nghiệp đều tiến hành tổ chức công tác kế toán quản trị như nhau, mà tuỳ mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp mà công tác tổ chức kế toán quản trị khác nhau. Tuy nhiên chúng ta có thể khái quát những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp như sau: * Các nhân tố khách quan: - Môi trường kinh doanh: Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, mọi sự thay đổi của môi trường kinh doanh sẽ tác động trực tiếp đến công tác kế toán nói chung và công tác kế toán quản trị nói riêng từ đó việc tổ chức công tác kế toán quản trị của doanh nghiệp cũng phải thay đổi để thích nghi với điều kiện kinh doanh. - Chế độ, thể lệ, quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước. * Các nhân tố thuộc về doanh nghiệp: - Tính chất, loại hình kinh doanh, quy mô phạm vi hoạt động của từng doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán quản trị. Do đặc điểm vận động, tuần hoàn và chu chuyển vốn của từng loại hình kinh doanh khác nhau, đối với doanh nghiệp thương mại chi phí và nhận diện chi phí đơn giản, dễ dàng hơn, đối với doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động diễn ra phức tạp hơn, phong phú hơn. Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng rãi đòi hỏi việc lập báo cáo bộ phận, phân tích báo cáo bộ phận và đánh giá trách nhiệm của bộ phận sẽ phức tạp hơn v.v… - Các đặc điểm của doanh nghiệp về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý kinh doanh, tính chất, loại hình sản xuất sản phẩm và yêu cầu trình độ quản lý và các yếu tố mà nhà quản trị doanh nghiệp phải căn cứ vào để xác định các thông tin cần thu nhập, xử lý và cung cấp, cũng như lựa chọn phương án xây dựng hệ thống kế toán quản trị hợp lý. 2. Nội dung tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp * Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp theo chức năng của kế toán quản trị, bao gồm: Tổ chức thu nhận thông tin: + Thu nhận thông tin thực hiện quá khứ: Bộ phận thông tin này được thu nhận phù hợp với kế toán tài chính, thực chất được thực hiện thông qua kế toán chi tiết, chi tiết hoá các chỉ tiêu kế toán tài chính. Vì vậy khi thực hiện nội dung này đòi hỏi phải tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn mực cơ bản của kế toán. + Thu nhận thông tin tương lai: Kế toán quản trị thu nhận và cung cấp thông tin tương lai bằng cách xây dựng kế hoạch, chi phí, dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, giúp cho khả năng dự đoán tương lai và khả năng điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cho nhà quản trị. Tổ chức phân tích thông tin: + Tổ chức phân tích thông tin quá khứ: Căn cứ vào thông tin quá khứ và thông tin tương lai đã thu nhập được, kế toán tiến hành so sánh phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện dự toán chi phí sản xuất kinh doanh. Thông qua phân tích thông tin quá khứ, có thể xác định được từng nhân tố, nguyên nhân ảnh hưởng, từ đó nhà quản trị đưa ra giải pháp khắc phục những tồn tại, khai thác khả năng tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực DN hiệu quả hơn. + Tổ chức phân tích thông tin tương lai, cung cấp thông tin để tư vấn cho nhà quản trị: Kế toán quản trị đặc biệt quan tâm tới phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, phân tích điểm hoà vốn, phục vụ cho ra các quyết định ngắn hạn... Bên cạnh đó, kế toán quản trị còn cung cấp, phân tích thông tin bằng những phương pháp nhất định để giúp nhà quản trị ra quyết định dài hạn khi lựa chọn dự án đầu tư. Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp theo từng chức năng quản lý như sau: Hoạt động kinh tế Ra quyết định Cung cấp thông tin Thu nhận thông tin Báo cáo cho Nhà quản trị Phân tích số liệu (Thông tin) Chọn lọc và ghi chép số liệu (Tổ chức thu nhận thông tin) Sơ đồ: Tổ chức kế toán quản trị theo chức năng quản lý * Tổ chức kế toán quản trị theo khâu công việc trong quá trình kế toán Nội dung của kế toán quản trị bao gồm các khâu sau: Chứng từ kế toán: Ngoài việc sử dụng những thông tin về những nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành và phản ánh trên chứng từ kế toán của hệ thống chứng từ bắt buộc để thực hiện thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý, kế toán quản trị cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn. Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc, bổ sung, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung kế toán quản trị, thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, phục vụ cho thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho việc đánh giá tình hình thực hiện định mức, kế hoạch và dự toán cũng như phục vụ cho việc lập định mức, kế hoạch và dự toán mới. Tài khoản kế toán: Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành, kế toán quản trị dựa trên cơ sở mục tiêu và yêu cầu quản lý chi tiết từng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4… để chi tiết hoá các tài khoản của kế toán tài chính, từ đó tập hợp, xử lý, phân tích thông tin một cách có hệ thống và khoa học. Sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán, đặc biệt là các sổ chi tiết cần thiết kế mẫu sổ với số lượng, chủng loại, các chỉ tiêu cần phản ánh phù hợp theo yêu cầu quản trị và trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin tại doanh nghiệp, các sổ kế toán cần phản ánh theo nhiều chỉ tiêu phù hợp với yêu cầu quản lý khác nhau để có thông tin hữu ích sử dụng trên báo cáo kế toán quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. Tính giá và lập báo cáo kế toán quản trị: Kế toán quản trị cũng phải tuân thủ những nguyên tắc và trình tự tính giá các đối tượng trong quá trình thu nhận thông tin quá khứ như kế toán tài chính. Tuy nhiên, do mục đích riêng của kế toán quản trị nên nguyên tắc và trình tự tính giá trong những trường hợp đặc biệt mang tính đặc thù, đặc biệt đối với chi phí – giá thành, dưới góc độ dự toán, quản lý và kiểm soát chi phí thì chi phí thường được chia thành biến phí và định phí để phân tích điểm hoà vốn, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, phân tích đánh giá báo cáo thu nhập bộ phận v.v.. đồng thời tuỳ theo yêu cầu và mức độ quản lý để tính giá theo phương pháp định phí toàn bộ, hay theo biến phí, hay theo biến phí có phân bổ định phí hợp lý. Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp trong nội bộ doanh nghiệp, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán nội bộ gồm các báo cáo nhanh, báo cáo đình kỳ, báo cáo đột xuất,… ngoài tổng hợp cân đối số liệu từ các sổ sách kế toán, kế toán quản trị còn sử dụng kỹ thuật thống kê, phương pháp toán v.v… để phân tích các chỉ tiêu thực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp, giúp cho nhà quản trị ra quyết định đúng đắn hiệu quả hơn. Quy trình tổ chức kế toán quản trị theo khâu công việc được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Phân tích Ghi chép Phân loại Tài khoản KTQT Báo cáo KTQT Sổ KTQT Sơ đồ: Tổ chức kế toán quản trị theo khâu công việc 3. Tổ chức bộ máy kế toán Như đã nêu trên giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, hai loại kế toán này cũng có tính độc lập tương đối. Vì vậy, trong quá trình tổ chức bộ máy kế toán cần phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hợp lý nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị. Có thể chọn một trong hai mô hình cụ thể sau đây: a. Mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Theo mô hình này, phòng kế toán của doanh nghiệp bao gồm các bộ phận kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể như: Bộ phận kế toán tài sản cố định và vật tư. Bộ phận kế toán tiền và thanh toán Bộ phận kế toán chi phí và giá thành Bộ phận kế toán nguồn vốn, quỹ Bộ phận kế toán tổng hợp. Tương ứng với mỗi bộ phận kế toán tài chính nói trên bao gồm các phần hành kế toán quản trị. Nhân viên kế toán thực hiện các công việc của kế toán tài chính đồng thời được giao nhiệm vụ của kế toán quản trị. Ưu điểm cơ bản của mô hình kết hợp này là: - Kết hợp chặt chẽ giữa quản lý tổng hợp và quản lý cụ thể theo từng chỉ tiêu. - Việc phân công, phân nhiệm trong phòng kế toán thuận lợi, đơn giản, dễ làm, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ khối lượng công việc của nhân viên kế toán. - Việc thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán và cung cấp số liệu nhanh. - Thuận thiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. Nhược điểm cơ bản của mô hình: - Không tạo điều kiện thuận lợi cho chuyên môn hoá theo hai loại kế toán quản trị và kế toán tài chính từ đó hạn chế quá trình quản lý nội bộ. b. Mô hình tổ chức kế toán tài chính độc lập với tổ chức kế toán quản trị Theo mô hình này, phòng kế toán có bộ phận kế toán quản trị riêng, độc lập với các bộ phận của kế toán tài chính. Mọi công việc của kế toán quản trị đều được thực hiện một cách độc lập và bao gồm: - Mở hệ thống sổ kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với tất cả các chỉ tiêu cần quản lý chi tiết. - Lập dự toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý và theo dõi tình hình thực hiện dự toán đối với từng chỉ tiêu. - Phân loại chi phí, lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ chi phí, tính toán phân bổ chi phí cho từng đối tượng, tính giá thành theo công việc, theo địa điểm hay theo từng sản phẩm cụ thể. - Phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí và cung cấp số liệu, tài liệu cho việc lập dự toán mới, lập báo cáo kế toán quản trị. Mô hình này thường áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống tài khoản khác nhau là hệ thống tài khoản kế toán tài chính và hệ thống tài khoản kế toán quản trị. Ưu điểm của mô hình này là tạo điều kiện cho chuyên môn hoá theo hai loại kế toán tài chính và kế toán quản trị. Nhược điểm của mô hình này: - Giữa quản lý tổng hợp và quản lý cụ thể không có sự kết hợp chặt chẽ. - Việc thu nhận và xử lý thông tin kế toán chậm do phải tăng thêm trong khâu thủ tục luân chuyển chứng từ kế toán