Bài tập mã hóa môn hệ thống thông tin kinh tế
TÌNH HUỐNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1. Giới thiệu chung
Các bạn đang công tác tại phòng Kế toán công ty TNHH ABC
Mã số thuế: 0302987465
Điện thoại: 9 320990 Fax: 9 320993
Địa chỉ: 123 Trương Định, Q.03, Tp.HCM
Nhân sự của phòng có 4 người, tất cả đều đáp ứng các điều kiện chuyên môn cho công tác. Hiện tại, công ty đang có dự định tin học hoá công tác kế toán và có thể sử dụng 1 trong các phần mềm kế toán sau MISA-SME, Fast Accounting, Lac Viet AccNet. Giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho phòng kế toán trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán khi chuyển sang hệ thống kế toán tin học, sử dụng, khai thác phần mềm để xử lý số liệu và cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Giả định năm tài chính hiện hành là năm 2005, thời điểm dự kiến chuyển đổi hệ thống là tháng 01/2006. Công ty làm kế toán theo đúng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành.
Bên cạnh các dữ kiện cho sẵn, các bạn có thể đưa thêm các dữ kiện giả định khác phù hợp với yêu cầu của tình huống
2. Mô tả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
2.1. Đặc điểm kinh doanh
Công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý. Công ty làm nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc cho 1 số nhà sản xuất máy tính lớn
Đối tượng kinh doanh của công ty bao gồm các mặt hàng sau:
- Máy tính: Bao gồm các loại máy tính để bàn (desktop) và máy tính xách tay của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác nhau. Mỗi nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm.
- Máy in: Cung cấp các loại máy in từ nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy khác nhau từ 1 nhà sản xuất. (Tham khảo bảng 1-Phụ lục 1)
2.2. Tổ chức quản lý kinh doanh
2.2.1. Bộ máy quản lý
Công ty ABC được tổ chức bao gồm các phòng ban- bộ phận sau:
- Ban Giám Đốc: bao gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó tổng Giám đốc. TGĐ phụ trách chung, 1 PTGĐ phụ trách Kinh doanh, 1 PTGĐ phụ trách Nhân sự- hành chính- Tài chính Kế toán- Kiểm soát.
- Phòng Nhân Sự- Hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính .
- Phòng Kế toán Tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là KTT kiêm trưởng phòng Kế toán Tài chính.
- Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.
- Phòng Bán hàng: Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ .
- Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty.
- Bộ phận điều phối- kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho .
- Ban Kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty.
Mỗi phòng ban, bộ phận đều có trưởng phòng ban - bộ phận. Trưởng phòng ban bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty. (Tham khảo bảng 4-Phụ lục 1)
2.2.2. Mạng lưới kinh doanh
Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua các Siêu thị và bán thông qua các đại lý.
Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp. HCM, Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra), Miền Trung- Tây Nguyên (từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào, trừ khu vực TP.HCM). Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo các tỉnh trong khu vực riêng khu vực TP.HCM chia theo các quận trực thuộc. Mỗi phân vùng có 1 hay nhiều khách hàng, nhà phân phối, đại lý. Mỗi khách hàng, nhà phân phối, đại lý của công ty sẽ do 1 trưởng phân vùng bán hàng theo dõi. (Tham khảo bảng 2-Phụ lục 1)
Kho bãi: Công ty có kho tại Tp. HCM và các khu vực. Khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì sẽ xuất kho của khu vực đó. Ngoài ra, bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện đều phối hàng giữa các kho với nhau tuỳ theo tình hình hàng tồn của từng kho. Kho của công ty vừa phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính, vừa cho thuê khi không sử dụng hết nhu cầu hay cho khách hàng thuê khi cần thiết. (Tham khảo bảng 5-Phụ lục 1)
Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho cty gần nhất. Nếu cần thiết, công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác.
2.2.3. Nhà cung cấp và phương thức nhận hàng
Hàng hoá mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện. Tuỳ theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho mà hàng mua được giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất. Nhà cung cấp của công ty có thể chia làm 2 loại: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài (Tham khảo bảng 3-Phụ lục 1)
2.2.4. Thanh toán cho người mua- người bán
Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó.
Các giao dịch mua, bán hàng hoá có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm qua Ngân hàng với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận Hoá đơn (Tham khảo bảng 6-Phụ lục 1). Chiết khấu thanh toán 2% tổng số tiền thanh toán (sau hoa hồng) nếu thanh toán trong 10 ngày.
2.2.5. Các quy định về hoa hồng- tiền thưởng
+ Đối với khách hàng là nhà phân phối, siêu thị: Thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng
+ Hoa hồng cho đại lý được tính 2% trên giá bán. Tính và thanh toán cho Đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng.
5 trang |
Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 7966 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài tập mã hóa môn hệ thống thông tin kinh tế, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Đối tượng chi tiết
Nôi dung mô tả
Nội dung quản lý
Phương pháp mã hóa
1. Khách hàng
Tên khách hang, địa chỉ, mã số thuế, nhân viên quản lý,
Theo dõi theo khu vực, theo phân vùng và theo loại khách hàng
Mã gợi nhớ
2. Nhà cung cấp
Tên , địa chỉ,mã số thuế
Địa lý, nhãn hiệu nhà cung cấp
Mã gợi nhớ
3. Hàng hóa
Tên, chủng loại, quy cách ( đơn vị tính), số lượng tồn kho,
Chủng loại, loại ,nhãn hiệu và dòng sản phẩm
Mã gợi nhớ
4. Nhân viên bán hàng
Tên , khu vực hoạt động, khách hàng đang quản lý, lương
Quản lý theo khu vực và viết tắt tên nhân viên
Mã gợi nhớ
5. Ngân hàng
Tên ,loại tài khoản ,số trương mục
Nhãn hiệu ,loại tài khoản
Mã gợi nhớ
6. Cán bộ, nhân viên văn phòng
Tên, chức vụ
Theo phòng ban, chức vụ và số thứ tự nhân viên
Mã gợi nhớ
I . Xác định loại đối tượng theo dõi , các nội dung cần thu thập và phương pháp mã hóa từng loại đối tượng
II. Xây dựng bộ mã cho các đối tượng theo dõi
1. KHÁCH HÀNG
KHU VỰC (THỊ TRƯỜNG) -> 4 KHU VỰC
+ TP HCM ( SNG)+ Miền bắc (MBA)
+ Miền trung và tây nguyên ( MTR)
+ Nam bộ ( NBO)
PHÂN VÙNG (PHÂN KHÚC THỊ TRƯỜNG) HƠN 10 PHÂN VÙNG/KHU VỰC
LOẠI KH (KHOẢNG 3 LOẠI KH)
+ Nhà phân phối cấp 2 ( PP)
+ Hệ thống các siêu thị (ST)
+ Các đại lý ký gửi ĐL
Đối tượng kế toán
Khu vực
Phân vùng
Loại KH
Số TT của KH
xx → chữ
KH :khách hàng
xxx → chữ
MBA : Miền Bắc
TPC : TPHCM
MTR : Miền Trung và Tây Nguyên
NBO : Nam Bộ
xxxx → 1 chữ 3 số
Chữ: T (tỉnh); Q (quận)
Số : Mã số điện thoại hay số thứ tự của quận
…
xx → chữ
PP : Phân phối
ST : Siêu thị
ĐL : Đại lý
xxx → số
001
002
003
004
005
….
Ta có bộ mã cho khách hàng
Stt
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Má số thuế
1
KH-TPC-Q001-ST-001
Chase Mahattan
29 Lê Duẩn, Q.1, TP.HCM
430121280-001
2
KH- TPC-Q003- ST-001
KPMG Việt Nam
115 Võ Văn Tần, Q.3, TP.HCM
430421210-001
3
KH- NBO- T071- ST-001
UOB Việt Nam
17 Lê Duẩn, Cần Thơ
430011144-001
3
KH- MBA-T004- ĐL-001
Anh Tuấn
142 Điện Biên Phủ, Hà nội
437821270-001
4
KH- MTR-T511- PP-001
Công ty Quang Minh
58 Nguyễn Du, Đà Nẵng
0302984527
5
KH- MTR-T038-PP-001
Công ty Thành Công
258 Lê Lợi, Tp Vinh, Nghệ An
0302657481
6
KH-MBA-T004-ĐL-002
Đại Lý Tinh Minh
14 Lò Đúc, Hà Nội
79292740093
7
KH-MTR-T511-ĐL-001
Đại Lý Hoàng Nam
23 Công Lý, Đà Nẵng
89439833903
…
…
……
……………
…………..
2. NHÀ CUNG CẤP :
Loại nhà cung cấp
Trong nước (TN)
Nước ngoài (NN)
Nhãn hiệu nhà cung cấp
Loại đối tượng
Loại nhà cung cấp
Nhãn hiệu nhà cung cấp
xxx → chữ
NCC : Nhà cung cấp
xx → chữ
TN : Trong nước
NN : Nước ngoài
xxxxxxx → chữ
IBMCORP
TOSHIBA
HNGUYEN
MINHHUG
THIETBI
THIMINH
Bảng mã hóa nhà cung cấp :
Mã nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ
Mã số thuế
CC-NN-IBMCORP
IBM Corp
USD
CC-NN-TOSHIBA
TOSHIBA Corp
JAPAN
CC-TN-HNGUYEN
Công ty Hoàng Nguyên
365 Hoàng Văn Thụ, Hà nội
0302324598
CC-TN-MINHHUG
Công Ty Minh Hùng
254 Lý Thái Tổ, Q.10 TP.HCM
0302659874
CC-TN-THIETBI
Công Ty Máy Móc Thiết bị Số 02
123 Trương Định, Đà Nẵng
0302657498
CC-TN-THIMINH
Công Ty TNHH Thiên Minh
125 Trần Hưng Đạo, Cần Thơ
0302287421
3. HÀNG HÓA
Chủng loại sản phẩm
Máy in
Máy tính
Loại sản phẩm ( 2 kiểu dành cho máy tính: Để bàn và Xách tay )
Nhãn hiệu
Dòng sản phẩm ( mỗi nhãn hiệu có khoảng 10 dòng sản phẩm )
Loại đối tượng
Chủng loại
Nhãn hiệu
Dòng sản phẩm
xx → chữ
HH : Hàng hóa
xx → chữ
PR: Máy in
DC : Máy tính để bàn
PC : Máy tính xách tay
xxx → chữ
XRO
HPL
TSB
IBM
COP
NVT
xx → số
01
02
03
04
05
…….
Bảng mã hóa cho hàng hóa
Mã Hàng hóa
Tên hàng hóa
Quy cách
HH-PR-XRO-01
XEROX 300
Cái
HH-PR-HPL-01
HP LASER 5L
Cái
HH-DC-TSB-01
TOSHIBA DESKPRO
Bộ
HH-DC-COP-01
COMPAQ DESKPRO
Bộ
HH-DC-IBM-01
IBM DESKPRO
Bộ
HH-PC-IBM-01
IBM THINKPAD R32
Bộ
HH-PC-IBM-02
IBM THINK PAD T30
Bộ
HH-PC-NVT-01
NETVISTA A22P
Bộ
…………….
………
4. NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
Khu vực bán hàng (4 khu vực)
SỐ NHÂN VIÊN ( >10 )
Đối tượng kế toán
Khu vực hoạt động
Đối tượng cụ thể
xx → chữ
TP : Trưởng phòng
NV : Nhân viên
xx → chữ
HC : TPHCM
CT : Cần Thơ
DN : Đà Nẵng
HN : Hà Nội
xxx → chữ(viết tát tên nhân viên bán hàng)
LTH : Lê Thanh Hải
NMN : Nguyễn Minh Nhiên
…
Bảng mã hóa cho nhân viên bán hàng :
Stt
Mã nhân viên bán hàng
Chức vụ
Khu vực hoạt động
Họ tên nhân viên
1
TP-HC-NQT
Trưởng phòng
TP Hồ Chí Minh
Nguyễn Quốc Tuấn
2
NV-HC-LTH
Nhân viên
TP Hồ Chí Minh
Lê Thanh Hải
3
NV-HC-LHN
Nhân viên
TP Hồ Chí Minh
Lê Hoài Nam
4
NV-CT-NMN
Nhân viên
TP. Cần Thơ
Nguyễn Minh Nhiên
5
NV-HN-PHT
Nhân viên
Hà Nội
Phạm Hoài Thanh
6
NV-DN-DHN
Nhân viên
Đà Nẵng
Đỗ Hậu Nghĩa
7
NV-NA-VTT
Nhân viên
Nghệ An
Văn Thành Tôn
…
…
……
……………
…………..
5. NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
Phòng ban
Chức vụ
Họ tên nhân viên
Đối tượng kế toán
Phòng ban
Chức danh
Đối tượng chi tiết
xx → chữ
NP : Nhân viên văn phòng
xxx → chữ
PKT: Phòng kế toán
PMH: Phòng mua hàng
BGD: Ban Giám Đốc
xx → chữ
TP: Trưởng phòng
NV: Nhân viên
GD: Giám Đốc
PG: Phó Giám Đốc
xxx → số
số thứ tự nhân viên
001
002
…
Bảng mã hóa cán bộ, công nhân viên văn phòng :
Mã CB-CNV văn phòng
Chức vụ
Họ và tên CB-CNV
NP-BGD-GD-001
Giám Đốc
Hồ Văn Nghiêm
NP-BGD-PGD-001
Phó Giám Đốc
Vũ Bá Khôi
NP-PKT-TP-001
Kế Toán Trưởng
Lưu Thị Hoa
NP-PKT-NV-001
Kế Toán
Nguyễn Thị Tuyết
NP-PKT-NV-002
Kế Toán
Nguyễn Thị Thu
NP-PKT-NV-003
Kế Toán
Huỳnh Thị Nhung
NP-PMH-TP-001
Trưởng phòng mua hàng
Nguyễn Hoàng Anh
NP-PMH-NV-001
Nhân viên phòng mua hàng
Lê Thị Bích Huyền
NP-PMH-NV-002
Nhân viên phòng mua hàng
Võ Quốc Dũng
6 . NGÂN HÀNG
Nhãn hiệu (khoảng 10 )
Loại tài khoản (khoảng 2 loại )
Loại đối tượng
Nhãn hiệu
Loại tài khoản
xx → chữ
NH
xxx → chữ
STB
UOB
…….
xxx → chữ
VND
USD
Bảng mã hóa đối tượng ngân hàng :
Mã ngân hàng
Tên ngân hàng
Loại tài khoản
Số trương mục
NH-STB-VND
Sài Gòn Thương Tín
VND
1234.40.80.18.0012
NH-STB-USB
Sài Gòn Thương Tín
USD
1234.40.80.18.0013
NH-UOB-VND
UOB việt Nam
VND
4321.37.40.19.0001
NH-UOB-USD
UOB Việt Nam
USD
4321.37.40.19.0002
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- BT mã hóa môn hệ thống thông tin kinh tế.doc