Bài tập nhóm - Quản lý dự án: Dự án xây dựng quán cafe

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP LỚP CAO HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH 2011 BÀI TẬP NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN DỰ ÁN XÂY DỰNG QUÁN CAFE CBGD: TS. NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN NHÓM: 3 TP. HCM, 25.10.2012 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 1 MỤC LỤC I. Giới thiệu dự án và tổ chức dự án: .................................................................................................... 3 1. Giới thiệu dự án: ............................................................................................................................. 3 2. Tổ chức dự án: ................................................................................................................................. 3 II. Xác định dự án : .............................................................................................................................. 4 1. Phạm vi dự án: ................................................................................................................................ 4 2. Thiết lập ưu tiên dự án: .................................................................................................................. 6 3. Xây dựng cấu trúc WBS và mã hóa: ............................................................................................. 8 4. WBS kết hợp OBS và ngân sách lao động trực tiếp: ................................................................... 9 5. Ma trân trách nhiệm: ................................................................................................................... 10 III. Ước tính chi phí dự án: ................................................................................................................. 11 1. Ước tính và phân bổ chi phí ......................................................................................................... 11 2. Chi phí trực tiếp ............................................................................................................................ 11 3. Chi phí quản lý trực tiếp: ............................................................................................................. 13 4. Ước tính gói công việc ................................................................................................................... 15 IV. Lập kế hoạch dự án ....................................................................................................................... 19 1. Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án: ................................................................................... 19 2. Thông tin sơ đồ mạng dự án: ....................................................................................................... 20 3. Sơ đồ mạng dạng AON: ................................................................................................................ 21 4. Điều hòa nguồn lực: ...................................................................................................................... 22 V. ÁP DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT ĐỂ MÔ TẢ DỰ ÁN ...................................................... 27 1. Các bước thực hiện: ...................................................................................................................... 27 2. Kết quả ........................................................................................................................................... 27 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 2 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH STT Họ tên MSHV Công việc Mức độ hoàn thành 1 Đào Vũ Hoàng Nam 11170801 - Lập ppt. 100% Đúng tiến độ 2 Trần Duy Quang 11170825 - Xác định phạm vi – ưu tiên dự án. - Ứng dụng MS project. 100% Đúng tiến độ 3 Lê Quốc Toản 11170856 - Điều hòa nguồn lực. 100% Đúng tiến độ 4 Nguyễn Minh Huy 11170777 - WBS, OBS, ma trận trách nhiệm. - Xác định chi phí dự án. 100% Đúng tiến độ 5 Ngô Việt Dũng 11170750 - Điều hòa nguồn lực. 100% Đúng tiến độ 6 Nguyễn Thị Hồng Châu 11170742 - WBS, OBS. - Ước tính gói công việc. - Sơ đồ mạng AON. 100% Đúng tiến độ 7 Nguyễn Thị Kim Oanh 11170815 - Xác định chi phí cho dự án. 100% Đúng tiến độ 8 Nguyễn Thị Thùy Trinh 11170864 - WBS, OBS. - Ước tính gói công việc. - Sơ đồ mạng AON. 100% Đúng tiến độ 9 Đổng Văn Hoàng Ân 11170734 - Giới thiệu dự án. - Tổng hợp bài báo cáo. 100% Đúng tiến độ BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 3 I. GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỔ CHỨC DỰ ÁN: 1. Giới thiệu dự án: Nói đến Việt Nam, văn hóa café dường như là một món ăn tinh thần không thể thiếu đối với hầu hết mọi tầng lớp xã hội.Ta có thể dễ dàng nhận thấy từ những vỉa hè, góc phố… đến những quán café sang trọng vào loại bậc nhất có tiếng ở Sài Gòn đều nhộn nhịp với dòng người “nghiện” café này. Quá trình thưởng thức café theo thời gian cũng có nhiều sự thay đổi. Không biết từ lúc nào, café trờ thành thuật hương vị quen thuộc mỗi sáng trước khi đi làm. Rồi theo cuộc sống tấp nập đầy năng động như hiện nay, quán café còn được liệt kê vào những nơi thông thường để bàn bạc việc làm ăn, những nơi tâm tình hội hợp của các bạn trẻ…Tuy nhiên, hiện nay café vẫn chưa thật sự gắn liền với mục tiêu học tập và làm việc cũng chính bởi chưa có nhiều quán mang thiết kế không gian dành cho đối tượng là những người “ham” đọc sách hoặc cần một không gian để tổ chức những buổi học nhóm. Từng một thời là sinh viên, chúng tôi hiểu được mong muốn tìm được một nơi thoải mái, thoáng đãng trong cái nắng gắt để cùng nhau họp nhóm, bàn bạc bài tập được giao, hay có được một nơi yên tĩnh để tập trung học hành, tự do tìm hiểu và tận hưởng những thể loại tiểu thuyết ,sách báo thời sự mà mình quan tâm đã và đang có khuynh hướng phát triển rộng rãi. Xét về mặt bằng chung, hiện tại các quán café tập trung vào “gu”, như nhạc Trịnh, gu café ngon, không gian đẹp trữ tình có thể nói đang mọc lên như “nấm”. Tuy nhiên những quán café “sách” dường như là vùng đất vẫn còn”khá màu mỡ” và hiện tại chỉ tập trung ở các vùng trung tâm cùa thành phố. Việc cần làm là phải tạo một sự khác biệt hướng trực tiếp đến đối tượng sinh viên là những người trực tiếp sử dụng dịch vụ này. Từ những lí do trên, chúng tôi quyết định lập dự án mở một quán café “Sách” nhằm khai phá thị trường đầy tiềm năng này, chú trọng hướng tới khách hàng mục tiêu là các nhóm sinh viên có thói quen đọc sách và những nhóm bạn đang tìm kiếm một nơi lý tưởng để học nhóm và thảo luận về những đề tài mà mình quan tâm. 2. Tổ chức dự án: Giám Đốc Dự Án Nhóm Thiết Kế Nhóm Thi Công Nhóm Mua hàng Nhóm Quản Lí Nhóm Tài Chính-Kế Toán BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 4 II. XÁC ĐỊNH DỰ ÁN : 1. Phạm vi dự án: a. Mục tiêu của dự án  Xây dựng quán Cà Phê Sách phục vụ cho đối tượng chính là học sinh, sinh viên và những đối tượng có nhu cầu:  Đọc sách.  Cần không gian yên tĩnh để học tập, làm việc.  Cần không gian để thảo luận, học nhóm.  Địa điểm: Khu vực Đại Học Quốc Gia – Thủ Đức.  Thời gian thực hiện: 6 tháng : 01/11/2012 – 30/04/2013.  Vốn đầu tư: 3.2 tỷ đồng. b. Các kết quả chuyển giao và yêu cầu kỹ thuật: Quán cà phê đầy đủ tiện nghi, có wifi, dành cho 150 khách, bao gồm: Bảng 1: Bố trí sơ bộ quán cafe STT Tên khu vực Mục đích sử dụng Diện tích Yêucầukỹthuật 1 Phòng Phục vụ cá nhận 125 m2 -Phong cách: yên tĩnh. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 5 đọc sách, tự học hích đọc sách, cần không gian yên tĩnh để học tập, làm việc (chữ “L”: 5x20m + 5x5m) -Máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ -7 kệ sách dọc theo thành tường -26 bàn chữu nhật x 2 khách 2 Phòng học nhóm Phục vụ nhóm cần không gian để thảo luận, họp nhóm 100 m 2 (chữ “L”: 5x15m + 5x5m) -Phong cách: năng động, không quá ồn ào -Máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ -6 bàn chữ nhật x 6 khách -1 bàn chữ nhật x 12 khách 3 Không gian mở Phục vụ cá nhân, nhóm có nhu cầu như trên nhưng thích không gian mở thoáng đãng 225 m 2 (15x15m) -Phong cách: thiên nhiên nhiều cây kiểng, trữ tình, thoáng đãng, nhạc nhẹ, -Hồ nước ngay giữa tạo mỹ quan và giảm tiếng ồn. -1 cầu chữ “Y” bắc ngang hồ nước, dẫn khách từ cửa chính đi vào các khu vực. -Có lót đá cho các lối đi chính. -Không máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ -10 bàn tròn x 5 khách -3 bàn chữ nhật x 2 khách 4 Phòng pha chế Chuẩn bị nước uống và thức ăn theo đặt hàng từ khách 25 m 2 (5x5m) -Thông thoáng, đảm bảo các yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm -Đầy đủ dụng cụ nấu nướng, pha chế - 5 Nhà vệ sinh Phục vụ nhu cầu vệ sinh của khách và nhân viên 25 m 2 (2.5x5m +2.5x5m) -Phong cách: sạch sẽ, thơm mát, có quạt thông gió. -Nhà vệ sinh nam:2 phòng, 2 bồn tiểu đứng, 2 lavabo. -Nhà vệ sinh nữ: 4 phòng, 2 lavabo. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 6 6 Khu vực giữ xe Giữ xe cho khách và nhân viên 200 m 2 (tận dụng vỉa hè 5x20m) -Thông thoáng, rộng rãi, chứa được trung bình 100 xe. c. Mốc thời gian  Tư vấn thiết kế: thống nhất ý tưởng và chọn đơn vị thiết kế, 5 ngày  Thiết kế và duyệt: 15 ngày  Chọn đơn vị thi công: 10 ngày  Thi công: 130 ngày  Hoàn thiện: 20 ngày d. Các yêu cầu kỹ thuật Xem bảng 1 trong phần b 2. Thiết lập ưu tiên dự án: a. Chất lượng: Chất lượng là yêu cầu quan trọng nhất, là điều kiện ràng buộc. b. Chi phí Vốn đầu tư được hoạch định là 3,2 tỷ đồng nhưng có thể chấp nhận mức tăng thêm 30%. c. Thời gian Thời gian hoàn thành dự án ước tính là 6 tháng, có thể tăng thêm để đảm bảo chất lượng công trình. Ma trận ưu tiên của dự án được thể hiện như sau: Bảng 2: Ma trận ưu tiên của dự án Time Performance Cost Constrain X Enhance X Accept X Bản thiết kế quán café : BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 7 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 8 3. Xây dựng cấu trúc WBS và mã hóa: Cấu trúc phân việc là công cụ quản lý dự án quan trọng, là cơ sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát. Xác định có hệ thống các công việc của một dự án thành các công việc nhỏ dần để tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn, xác định tất cả các công việc, phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý. WBS của dự án mở quán café: Bảng 3: Cấu trúc và mã hóa WBS 1.1.Thiết kế: 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh 1.2.Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng 1.2.2. Thi công nền móng 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện 1.3.Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí 1.4.Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 9 4. WBS kết hợp OBS: Bảng 4: WBS kết hợp OBS Mua nguyên liệu Nhân sự Dự án mở quán cafe Nghiên cứu thị trường/ thiết kế sản phẩm Thiết kế - xây dựng Marketing Tổ chức Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách tài chính Nhóm phụ trách quản lý Nhóm phụ trách mua hàng Nhóm phụ trách thi công Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thành Chi phí sẽ được tính toán cụ thể ở bảng 13 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 10 5. Ma trân trách nhiệm: Bảng 5 Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách xây dựng Nhóm mua hàng Nhóm quản lý Nhóm tài chính kế toán Ân Toản Nam Dũng Huy Oanh Quang Châu Trinh 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ S R S 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp R S 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô S R 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước R S 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất R S 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ S R 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh S R 1.2.1. Đấu thầu xây dựng S R S 1.2.2. Kiểm tra thi công nền móng S R S 1.2.3. Kiểm tra thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … S R 1.2.4. Kiểm tra việc hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … S R 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện S R S 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế S R S 1.3.2. Mua dụng và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) S R S 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh S S R S 1.3.4. Mua sách, vật dụng trang trí S R S 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án S R S S 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan S R 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án S R 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án R S BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 11 III. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN: 1. Ước tính và phân bổ chi phí Có nhiều phương pháp để phân bổ và ước tính chi phí. Dựa theo điều kiện cụ thể của dự án và tham khảo từ nhiều dự án xây dựng quán cà phê, nhóm quyết định tiếp cận chi phí từ trên xuống theo phương pháp tỷ lệ . Chi phí của dự án được phân thành 3 loại: Chi phí trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và chi phí quản lý chung & hành chính. Với tỷ lệ phần trăm phân bổ 80-10-10 sẽ được bảng sau: Bảng 6: Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án Tỷ lệ (so với tổng chi phí cho cả dự án) Thành tiền (Triệuđồng) Chi phí cho cả dự án 3000 Chi phí trực tiếp 80% 2400 Chi phí quản lý trực tiếp 10% 300 Chi phí quản lý chung & hành chính 10% 300 Trong đó, chi phí quản lý chung & hành chính được ước tính 10% là dựa trên kinh nghiệm nhóm sẽ không phân tích sâu. Phần tiếp theo sẽ đi vào phân tích chi phí trực tiếp và chí phí quản lý trực tiếp. 2. Chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp cho từng gói công việc cụ thể bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và thiết bị. Dựa vào cấu trúc phân việc đã trình bày ở phần …, dự án này có 4 gói công việc thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành. Gói công việc “hoàn thành” được thực hiện bởi nhóm quản lý dự án nên không phát sinh chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp cho 3 gói còn lại được phân bổ như sau: Bảng 7: Phân bổ chi phí trực tiếp Tỷ lệ (so với tổng chi phí trực tiếp) Thành tiền (Triệu đồng) Chi phí trực tiếp 2400 Chi phí cho thiết kế 10% 240 Chi phí xây dựng 40% 960 Chi phí trang trí nội thất 50% 1200 Chi phí hoàn thành 0% 0 Tổng cộng 2400 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 12 Chi phí trực tiếp cụ thể cho từng công tác của dự án (bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu, thiết bị): Bảng 8: Phân bổ chi phí trực tiếp cho từng công tác Chi phí trực triếp (triệu đồng) Lao động Vật tư Thiết bị % Thành tiền % Thành tiền % Thành tiền Thiết kế: 240 Chi phí cho bản vẽ kiến trúc chính 40% 96 Chi phí cho bản vẽ điện nước 20% 48 Chi phí thiết kế nội thất 20% 48 Chi phí thiết kế bố trí cây xanh 20% 48 Xây dựng: 278.40 441.60 240.000 Chi phí đấu thầu 2.0% 19 Chi phí thi công 15.00% 144 30.0% 288 15.00% 144 Chi phí hoàn thiện 10.00% 96 16.0% 153.6 10.00% 96 Chi phí nghiệm thu 2.0% 19 Trang trí nội thất 14.4 1185.6 Lắp đặt kệ sách, bàn ghế 0.50% 6.0 0.545 654 Lắp đặt dụng cụ nhà bếp 0.10% 1.2 0.099 118.8 0.50% 6.0 0.145 174 Bố trí sách, dụng cụ trang trí 0.10% 1.2 0.199 238.8 Hoàn thành 0 0 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 13 3. Chi phí quản lý trực tiếp: Chi phí quản lý trực tiếp là chi phí cho nhóm quản lý dự án trong suốt thời gian xây dựng dự án. Nhóm dự án phụ trách quản lý các gói công việc được nêu trong WBS bao gồm: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành. Theo kinh nghiệm , chi phí quản lý trực tiếp được ước tính chiếm khoảng 10% tổng chi phí đầu tư cho dự án. Chi phí quản lý trực tiếp được phân bổ cho các nhóm phụ trách được nêu trong bảng ma trận trách nhiệm. Kết quả phân bổ như sau: Bảng 9: Chi phí quản lý Tổng chi phí quản lý trực tiếp 300 Nhóm phụ trách thiết kế 20% 60 Nhóm phụ trách thi công 30% 90 Nhóm phụ trách mua hàng 20% 60 Nhóm phụ trách quản lý 25% 75 Nhóm phụ trách tài chính 5% 15 Tùy theo tính chất của từng gói công việc thì chi phí cho nhân viên phụ trách hỗ trợ chủ yếu từ 1- 2 triệu, riêng nhóm phụ trách thi công hỗ trợ có mức chi phí cao hơn là 3 triệu . Nhóm phụ trách chính khoảng từ 9- 10 triệu. Đặc biệt, nhóm phụ trách thi công chính phải trực tiếp có mặt tại công trường xây dựng thường xuyên nên có mức chi phí cao hơn là 15 triệu. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 14 Bảng 10: Phân bổ chi phí quản lý trực tiếp cho từng nhóm và từng công tác BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 15 4. Ước tính gói công việc Sau khi ước tính được chi phí trực tiếp cho từng gói công việc, việc ước tính chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói công việc cũng rất quan trọng. Việc ước tính chi phí cụ thể cho từng gói công việc giúp nhà quản lý dự án kiểm soát chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói. Ước tính chi phí cụ thể theo từng ngày của gói công việc “trang trí nội thất” được trình bày sau đây là một ví dụ minh họa cho ý kiến trên. Gói công việc “ trang trí nội thất” được thực hiện trong 20 ngày với tổng chi phí 1.200 triệu (bảng 7) được ước tính chi tiết như sau: BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 16 Bảng 11: Ước tính cho một gói công việc: trang trí nội thất theo thời gian BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 17 Phương pháp chia từng phần để phân bổ chi phí dự án thiết kế - xây dựng theo WBS: Bảng 12: Tóm tắt cách phân bổ chi phí cho dự án Từ các sơ sở tính toán trên đây, ta điền đầy thông tin trên bảng 4 WBS kết hợp OBS và ngân sách lao động trực tiếp như sau : BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 18 Bảng 13: WBS kết hợp OBS và phân bổ chi phí quản lý trực tiếp Mua nguyên liệu Nhân sự Dự án mở quán cafe Nghiên cứu thị trường/ thiết kế sản phẩm Thiết kế - xây dựng Marketing Tổ chức Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách tài chính Nhóm phụ trách quản lý Nhóm phụ trách mua hàng Nhóm phụ trách thi công Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thành 1.1.2. = 9.5 tr 1.1.3. = 9.5 tr 1.1.4. = 9.5 tr 1.1.5. = 9.5 tr 1.1.1. = 2 triệu 1.1.3. = 2 triệu 1.1.4. = 2 triệu 1.1.5. = 2 triệu 1.1.6. = 2 triệu 1.1.7. = 2 triệu 1.2.5. = 2 triệu 1.3.3. = 2 triệu 1.3.4. = 2 triệu 1.4.1. = 2 triệu 1.4.3. = 2 triệu 1.2.2. = 16 tr 1.2.3. = 16 tr 1.2.5. = 16 tr 1.2.1. = 2 tr 1.2.2. = 3 tr 1.2.3. = 3 tr 1.2.4. = 3 tr 1.2.5. = 2 tr 1.3.1. = 3 tr 1.3.2. = 3 tr 1.3.3. = 3 tr 1.4.1. = 16 tr 1.4.1. = 2 tr 1.4.2. = 2 tr 1.1.6. = 10 tr 1.1.7. = 10 tr 1.3.1. = 10 tr 1.3.2. = 10 tr 1.3.3. = 10 tr 1.3.4. = 10 tr 1.1.1.= 13 tr 1.1.1. = 2 tr 1.2.1. = 13 tr 1.2.4. = 13 tr 1.2.2. = 2 tr 1.4.3. = 13 tr 1.4.5. = 13 tr 1.4.1. = 2 tr 1.4.4. = 2 tr 1.4.5. = 2 tr 1.1.2. = 1 tr 1.2.1. = 1tr 1.3.1. = 1.5 tr 1.3.2. = 1.5 tr 1.3.3. = 1.5 tr 1.3.4. = 1.5 tr 1.4.2. = 3 tr 1.4.4. = 4 tr BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 19 IV. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1. Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án: - Cung cấp cơ sở để có thể lập tiến độ về nhân lực và thiết bị. - Gia tăng giao tiếp giữa các thành viên của dự án. - Cung cấp một ước tính về thời gian dự án. - Cung cấp cơ sở cho lập dự trù dòng tiền. - Xác định các công tác găng. - Làm nổi bật các công tác găng mà chúng không thể bị chậm trễ. - Giúp nhà quản lý và nhân viên dự án có thể thực hiện theo kế hoạch. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 20 2. Thông tin sơ đồ mạng dự án: Bảng 14: Ràng buộc của các công tác và thời gian thực hiện Công tác Công tác trước Thời gian thực hiện dự án 1.1. Thiết kế: 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 1 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 4 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 5 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 4 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 5 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 4 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 5 1.2. Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng H E 10 1.2.2. Thi công nền móng I H 15 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … J D, I, G 55 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … K J 20 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 10 1.3. Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L,F 5 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 10 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh O L 5 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M,N,O 9 1.4. Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. Q P 5 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. R Q 5 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R 4 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án T S 3 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án. U T 3 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 21 3. Sơ đồ mạng dạng AON: Từ thông tin sơ đồ mạng dự án, ta có sơ đồ AON như sau. Bảng 15: Sơ đồ mạng AON Dựa vào sơ đồ mạng AON như trên ta có: - Công tác Găng là:A,B,C,D,E,H,I,J,K,L,N,P,Q,R,S,T,U - Công tác không Găng là: D, F,G,M,O - Tổng thời gian thực hiện dự án dựa trên sơ đồ AON là 164 ngày. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 22 4. Điều hòa nguồn lực: Dựa vào sơ đồ mạng dự án và ma trận trách nhiệm, ta có bảng phân công nguồn lực cho nhóm quản lý dự án như sau: Bảng 16: Bảng mô tả nguồn lực Công tác Công tác trước Thời gian thực hiện dự án Công lao động / ngày Người phụ trách 1.1. Thiết kế: 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 1 3 Ân – Quang – Châu 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 4 2 Toản – Trinh 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 5 2 Ân – Toản 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 4 2 Ân – Toản 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 5 2 Ân – Toản 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 4 2 Ân – Oanh 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 5 2 Ân – Oanh 1.2. Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng H E 10 3 Nam – Quang - Trinh 1.2.2. Thi công nền móng I H 15 3 Nam – Dũng – Châu 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … J D, I, G 55 2 Nam – Dũng 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … K J 20 2 Dũng – Châu 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 10 3 Toản – Nam – Dũng 1.3. Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L,F 5 3 Dũng – Huy – Trinh 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 10 3 Dũng – Huy – Trinh 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh O L 5 4 Dũng – Huy – Trinh – Toản 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M,N,O 9 3 Toản – Oanh – Trinh 1.4. Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. Q P 5 4 Ân – Nam – Dũng 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. R Q 5 2 Dũng – Trinh BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 23 - Gói công việc thiết kế được chính nhóm quản lý dự án thực hiện và liên hệ, đặt hàng với nhà thiết kế để lên được tổng thể mặt bằng, vị trí và cách thức hoạt động của dự án. Nhân lực sử dụng cho dự án từ nguồn nhân lực của nhóm phụ trách thiết kế, nhóm quản lý, nhóm tài chính kể toán và nhóm mua hàng. - Gói công việc xây dựng do được tổ chức đấu thầu từ các nhà thầu xây dựng bên ngoài, nên về nhân công lao động cho việc thi công công trình và hoàn thiện sẽ nằm trong gói thầu đã được thỏa thuận và lựa chọn. Nhà thầu phải có trách nhiệm thực hiện và hoàn thành theo những yêu cầu mà nhóm dự án đã đề ra theo bản hợp đồng đã được ký.  Việc tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu được nhóm quản lý trực tiếp thực hiện.  Nhóm phụ trách xây dựng có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quá trình thi công để đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời giám sát việc mua vật tư nguyên vật liệu, theo dõi biến động giá của vật tư công trình, tránh hiện tượng làm ăn trái phép đối với dự án công trình. Bên cạnh đó, nhóm phụ trách dự án phải theo sát công trình để đảm bảo sự thay đổi kịp thời đối với những thay đổi hoặc sự cố ngoài ý muốn, nhằm giảm thiểu thiệt hại, chi phí đầu tư cho dự án. Cuối cùng sẽ đánh giá nghiệm thu khi công trình xây dựng được hoàn thành.  Nhóm kế toán tài chính sẽ dựa vào các hóa đơn chứng từ thu nhận từ nhóm phụ trách dự án sẽ thu chi kịp thời và tổng hợp lại nhằm đánh giá quá trình thi công xây dựng có bị trễ tiến độ, hay chi phí cho việc thi công có vượt quá chi phí dự toán ban đầu hay không. Sau khi công trình kết thúc, nhóm kế toán tài chính dựa vào kết quả nghiệm thu từ nhóm phụ trách xây dựng sẽ thực hiện công tác thanh toán chi phí cho nhà thầu. - Gói công việc trang trí nội thất:  Công tác mua các vật dụng pha chế, bàn ghế, trang trí được nhóm mua hàng trực tiếp nghiên cứu thị trường và liên hệ mua hàng với các nhà cung cấp. Công tác mua hàng bao gồm việc đặt hàng và nhân công hỗ trợ cho việc bố trí, lắp đặt các vật dụng theo bản vẽ thiết kế đã được thực hiện.  Nhóm phụ trách xây dựng có nhiệm vụ hỗ trợ việc bố trí, sắp đặt theo bản vẽ thiết kế, đồng thời sữa chữa kịp thời những chi tiết cần thay đổi.  Nhóm kế toán tài chính thu hóa đơn chứng từ và chi các ngân sách hỗ trợ cho việc thực hiện. - Gói công việc hoàn thành: thực hiện các công việc kiểm tra, nghiệm thu, thanh lý, …các công tác của dự án. Gói công việc cần sự đóng góp nhân lực từ các đại diện của tất cả các nhóm quản lý dự án phụ trách liên quan. 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R 4 2 Toản – Quang 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án T S 3 2 Châu – Trinh 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án. U T 3 2 Quang – Trinh BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 24 Bảng 17: Bảng phân công lao động nhóm dự án và đơn vị thi công Công tác Thời gian thực hiện dự án Giám sát nhóm dự án Giám sát/Đại diện đơn vị nhà thầu Nhân công lao động / ngày Đơn vị phụ trách 1.2. Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng H 10 3 5 0 1.2.2. Thi công nền móng I 15 3 1 10 Công ty xây dựng A 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … J 55 2 1 5 Công ty xây dựng A 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … K 20 2 1 5 Công ty xây dựng A 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L 10 3 1 2 Công ty xây dựng A 1.3. Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M 5 3 1 4 Công ty TNHH B 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N 10 3 1 2 Công ty TNHH C 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh O 5 4 1 5 Công ty TNHH D 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P 9 3 1 2 Công ty TNHH E 1.4. Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. Q 5 4 1 0 Công ty A,B,C,D,E 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. R 5 2 1 0 Công ty A,B,C,D,E 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S 4 2 1 0 Công ty A,B,C,D,E BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 25 - Biểu đồ công lao động: Do nhân công lao động thực hiện được giao cho đơn vị nhà thầu thi công, do đó dự án chỉ thể hiện biểu đồ công lao động cho nhóm quản lý dự án, có nhiệm vụ giám sát việc thực hiện đối với những công tác có sự thực hiện của các đơn vị bên ngoài: H,I,J,K,L,M,N,O,P,Q,R,S.  Xác định số công lao động cho các công tác Gant: A,B,C,D,E,H,I,J,K,L,N,P,Q,R,S,T,U.  Xác định số công lao động cho các công tác không Gant: D,F,G,M,O. Bảng 18: Biểu đồ nguồn lực  Số lao động sử dụng thấp nhất: 2 người Số lao động sử dụng cao nhất: 10 người BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 26  Chênh lệch nguồn lực giữa các thời gian trong dự án là: 8 người Nguồn lực tối đa của nhóm quản lý dự án là: 9 người  dự án bị giới hạn bởi nguồn lực có sẵn.  Cần phải phân bổ nguồn lực lại cho phù hợp với nguồn lực có sẵn - Điều hòa nguồn lực: - Dịch chuyển nguồn lực các công tác không Gant: + Dịch chuyển công tác F sau công tác G để giảm nguồn lực từ 7 người  5 người. (do công tác F và G là 2 công tác không Gant) + Dịch chuyển công tác O sau công tác m để giảm nguồn lực từ 10 người  7 người (do công tác M và O là 2 công tác không Gant, công tác P là công tác Gant và chỉ được thực hiện sau khi công tác O hoàn thành nên không thể dịch chuyển công tác O ra phía sau được nữa). Bảng 19: Biểu đồ nguồn lực sau khi điều hòa  Số lao động sử dụng thấp nhất: 2 người Số lao động sử dụng cao nhất: 7 người  Chênh lệch nguồn lực giữa các thời gian trong dự án là: 5 người Nguồn lực tối đa của nhóm quản lý dự án là: 9 người  Phân bổ nguồn lực như trên là phù hợp. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 27 V. ÁP DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT ĐỂ MÔ TẢ DỰ ÁN 1. Các bước thực hiện:  Bước 1: đặt tên file  Bước 2: thiết lập thời gian bắt đầu dự án  Bước 3: thiết lập thời gian làm việc  Bước 4: thiết lập nhân sự (tên, bộ phận, lương)  Bước 4: thiết lập công tác (tên, thời gian, công tác trước, nhân sự thực hiện)  Bước 5: thể hiện sơ đồ thanh ngang – Gantt  Bước 6: kiểm tra tính hợp lý trong phân bổ nguồn lực (Resource Usage, Resource Sheet)  Bước 7: thực hiện điều hòa nguồn lực theo ràng buộc “chỉ điều chỉnh các công tác không Gantt”  Bước 8: thực hiện điều hòa nguồn lực theo lựa chọn “cho phép phân bổ lại nguồn lực cho từng công tác” 2. Kết quả a. Sơ đồ Gantt khi chưa điều hòa nguồn lực  Sơ đồ Gantt : Bảng 20 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 28 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 29  Trạng thái phân bổ nguồn lực Bảng 21: Trạng thái phân bổ nguồn lực  Chú thích Nhân sự bị quá tải: Ân, Toản, Trinh, Oanh, Dũng, Huy b. Sơ đồ Gantt sau khi điều hòa nguồn lực theo ràng buộc “chỉ điều chỉnh các công tác không Gantt”  Sơ đồ Gantt : Bảng 22 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 30 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 31  Trạng thái phân bổ nguồn lực Bảng 23: Trạng thái phân bổ nguồn lực  Chú thích Thời gian hoàn thành dự án được đảm bảo nhưng vẫn còn tình trạng quá tải ở một số nhân sự. Cụ thể là: Trinh, Dũng, Huy. c. Sơ đồ Gantt sau khi điều hòa nguồn lực theo lựa chọn “cho phép phân bổ lại nguồn lực cho từng công tác”  Sơ đồ Gantt : Bảng 24 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 32  BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 33 Trạng thái phân bổ nguồn lực Bảng 25: Trạng thái phân bổ nguồn lực  Chú thích Không còn tình trạng quá tải nhưng thời gian hoàn thành dự án bị kéo dài thêm 13 ngày. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 34 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................