Báo cáo Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán tài chính tại công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

số liệu tổng hợp 1.1. Thu thập các thông tin về chính sách kế toán áp dụng. Đánh giá mức độ phù hợp của chính sách này. 1.2. Lập trang tổng hợp tài khoản tiền. Tiến hành kiểm tra tổng thể về các tài khoản tiền để đảm bảo không có số dư âm hay số dư lớn bất thường trong quỹ. Trường hợp có số dư âm hay số dư lớn bất thường, trao đổỉ với khách hàng để tìm ra nguyên nhân để và thu thập các bằng chứng để chứng minh cho các giải thích đó. 1.3. Thu thập số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ các khoản tiền mặt (theo cả nguyên tệ và đồng tiền hạch toán) trên sổ kế toán chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu kỳ với số dư chi tiết cuối kỳ năm trước, thực hiện đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và Báo cáo tài chính. Đối chiếu số dư các tài khoản tiền là ngoại tệ với số liệu trên các chỉ tiêu ngoài BCĐKT. Kiểm tra cách trình bày các tài khoản tiền trên BCĐKT. 1.4. So sánh tỷ trọng thanh toán bằng tiền mặt/ tổng số tiền đã chi giữa năm kiểm toán và nâm trước, so với kế hoạch ngân quỹ (nếu có) và lý giải những thay đổi bất thường. Chương trình kiểm toán Tên khách hàng: Niên độ kế toán: Tham chiếu: C1S3 TIỀN Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Người thực hiện Ngày thực hiện 2. Tiền mặt 2.1. Chứng kiến kiểm kê tiền mặt tại quỹ tại thời điểm khóa sổ kế toán hoặc thời điểm kiểm toán cùng với khách hàng. 2.2. Thu thập biên bản kiểm kê quỹ tại ngày khóa sổ kế toán hoặc thời điểm kiểm toán và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Giải thích các khoản chênh lệch nếu có. Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và sổ quỹ. 2.3. Kiểm tra để đảm bảo rằng các chính sách kế toán được áp dụng trên thực tế và nhất quán. 2.4. Đảm bảo các khoản tiền bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá tại thời điểm khóa sổ, kiểm tra xử lý chênh lệch tỷ giá. 2.5. Dựa vào tổng hợp đối ứng tài khoản, số kế toán chi tiết đối chiếu các khoản thu chi tiền từ các TK đối ứng bất thường; kiểm tra chi tiết, xem xét lại các nhật ký quỹ tiền mặt của niên độ để phát hiện ra khoản thu chi không bình thường về giá trị hay diễn giải. 2.6. Chọn mẫu … nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để kiểm tra chứng từ bằng cách đối chiếu các chứng từ với sổ kế toán: Kiểm tra các nghiệp vụ trên sổ kế toán để đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung hạch toán với tài khoản đang hạch toán. Mẫu của PT, PC có phù hợp với quy định hiện hành hay không? Các noọi dung trong phiếu thu phiếu chi có đầy đủ không? PT, PC có được phê duyệt bởi các cấp có có thẩm quyền và được đính kèm các chứng từ gốc (hóa đơn, giấy biên nhận,…) hay không? nội dung trên PT, PC có phù hợp với chứng từ gốc không? Chương trình kiểm toán Tên khách hàng: Niên độ kế toán: Tham chiếu: C1S4 TIỀN Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Người thực hiện Ngày thực hiện Tính liên tục của việc đánh số thứ tự PT, PC có phù hợp với ngày tháng trên chứng từ và ngày tháng ghi sổ hay không? Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc. Sự phù hợp về nội dung, số tiền và thời gian giữa chứng từ gốc và PT, PC. 2.7. Kiểm tra, khẳng định rằng không có công nợ hoặc tài sản được hạch toán ghi nhận không đúng kỳ bằng cách kiểm tra các sổ quỹ của tháng sau ngày khóa sổ bằng cách: Chọn và thu thập chứng từ … nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt phát sinh trước và sau thời điểm khóa sổ kế toán, kiểm tra việc phân chia niên độ kế toán (15 ngày trước, 15 ngày sau thời điểm khóa sổ). 3. Kết luận 3.1. Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. 3.2. Lập trang kết luận kiểm toán dựa trên kết quả công việc đã thực hiện. 3.3. Lập lại thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán viên. Tên khách hàng: Công ty M Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: C1S5 Khoản mục: TK 111 Người thực hiện: ĐTĐH Bước công việc: Nhận xét tổng hợp Ngày thực hiện: 12/1/07 - Có nhiều phiếu chi không định khoản như PC số 30 ngày 2/4; PC số 45 ngày 3/6; PC số 51 ngày 13/11;… - Một số phiếu chi còn có sự tẩy xóa về ngày tháng và số hiệu như: PC số 32 ngày 11/1; PC số 33,35,38,42,43,44,45 ngày 7/8;… - Một số phiéu chi không đủ thủ tục chi (chỉ có phiếu chi) như PC số 13 ngày 2/6; PC số 45 ngày 13/7;… - Trong kỳ đơn vị đang hạch toán vào chi phí một số khoản chi phúc lợi với tổng số tiền là 21.800.000đ như sau: + PC số 8 ngày 1/6: chi tiền mua hoa quả cho các cháu là là con cán bộ công nhân viên trong công ty nhân ngày têt thiếu nhi: Nợ TK 642: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000 + PC số 87 ngày 18/9: chi tiền mua quà cho các cháu là con cán bộ công nhân viên trong công ty nhân ngày tết trung thu: Nợ TK 642: 6.800.000 Có TK 111: 6.800.000 + PC số 12 ngày 3/1: chi ủng hộ cho quỹ vì người nghèo: Nợ TK 642: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 - Một số khoản chi của đơn vị có giá trị trên 100.000đ mà kkhông có hóa đơn tài chính như PC số 56 ngày 10/11; PC số 38 ngày 2/12;… Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Trang 3: Trang nhận xét tổng hợp Tên khách hàng: Công ty M Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu:C1S6 Khoản mục: TK 111 Người thực hiện: ĐTĐH Bước công việc: Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện: 12/1/07 Kiểm tra các khoản ghi Có TK 111: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú Số Ngày PC 05 4/3 Trả tiền mua mực in 642 2.530.000 Số của PC bị sửa PC 13 2/4 Thanh toán tiền mua nhiên liệu cho ôtô 331 1.253.000 PC không định khoản PC 213 14/5 Mua bàn làm việc cho vân phòng 153 133 3.200.000 320.000 Không có tờ trình xin mua … … … Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Trang 4: trang giấy làm việc 2.2.5.2. Tổ chức hồ sơ kiểm toán của Công ty khách hàng N Khách hàng N là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ hoạt động văn hóa nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng cho các cơ quan đoàn thể và các nhu cầu của nhân dân. Hoạt động kinh doanh của Công ty Những luôn tăng đều qua các năm. Qua biểu dưới đây, ta có thể nhận thấy điều đó: Bảng 2.10: Một số chỉ tiêu thể hiện kết quả kinh doanh của Công ty N Đơn vị: triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng doanh thu 48.906 53.329 58.615 2 Chi phí bán hàng 5.313 5.662 6.001 3 Chi phí quản lý 3.353 3.671 4.001 4 Lợi nhuận thuần 1.623 1.849 2.089 5 Nộp ngân sách 640 703 766 6 Thu nhập bình quân (nghìn/tháng) 1.518 1.604 1.694 Ta thấy tổng doanh thu năm 2005 đạt 109.04% so với năm 2004, tăng 9.04%. Đến năm 2006, tổng doanh thu của Công ty N đạt 58.615 triệu đồng, sơ với năm 2005 tăng 9.9%. Như vậy mức tăng doanh thu bình quân vào khoảng 9%. Tuy Công ty N còn gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh, tìm kiếm thị trường nhưng Công ty vẫn cố gắng tăng doanh thu một cách đều đặn, nộp ngân sách năm sau luôn cao hơn năm trước. Để đạt được kết quả này là nhờ vào sự chỉ đạo sáng suốt của ban lãnh đạo, sự đoàn kết, giúp đỡ nhau của mọi thành viên trong Công ty. Từ đó, Công ty luôn hoàn thành tốt, đúng kế hoạch các chỉ tiêu được giao phó và đáp ứng được nhu cầu về vật tư thiết bị vân hóa. Công ty N là khách hàng mới của AASC bắt đầu từ năm 2006 do vậy việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cho công ty N ngoài những điểm chung có nhiều điểm khác với những quy định chung về hồ sơ kiểm toán của AASC. Vì đây là khách hàng mới nên toàn bộ những thông tin, tài liệu thu thập được đều được lưu trữ trong một hồ sơ kiểm toán năm. Nội dung của hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo các chỉ mục tổng hợp đánh ký hiệu như sau: Chỉ mục I: Các thông tin chung về Công ty N Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: Khoản mục: Bảng kê đặc điểm khách hàng Người thực hiện: NTMH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/2/07 Công ty N tập trung kinh doanh chủ yếu vào các lĩnh vực sau: - Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh. - Nhập khẩu ủy thác các mặt hàng theo yêu cầu ủy thác của khách hàng. - Cung cấp trang thiết bị vật tư cho các hoạt động văn hóa nghệ thuật, thông tin cổ động và những hoạt động của các cơ quan tổ chức. - Nhận tư vấn thiết kế và thiết kế các hệ thống âm thanh, hệ thống điện nhẹ, hệ thống chiếu sáng sân khấu, hệ thống kiểm tra báo động, giám sát bằng màn hình. - Cung cấp lắp đặt, chuyển giao công nghệ các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sân khấu, nhà văn hóa, nhà thi đấu, sân vận động, khu thể thao, âm thanh cho các hội trường, các phòng họp, hệ thống thông báo của các nhà ga, sân bay, siêu thị và các nhà máy, xí nghiệp, phòng thu cho đài phát thanh, phòng thu làm chương trình cho băng đĩa, hệ thống camera giám sát, trang âm, báo cháy, an ninh, hệ thống điện dân dụng và công nghiệp. Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: Khoản mục: Các đối tác thường xuyên Người thực hiện: NTMH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/2/07 - Các khách hàng thường xuyên của Công ty N là: + Các đơn vị văn hóa nghệ thuật của Trung ương, địa phương, các ngành quân đội, công an, liên đoàn lao động, các đơn vị hành chính sự nghiệp. + Cục văn hóa thông tin cơ sở, cục nghệ thuật biểu diễn, các sở văn hóa thông tin các tỉnh, các nhà văn hóa quận huyện. + Các đơn vị trong ngành giáo dục đào tạo, các trường đại học, cao đẳng và các trường phổ thông trên toàn quốc. + Ngành thể dục thể thao trang bị hệ thống truyền thanh cho các sân vận động, các nhà thi đấu, khu thể thao, các khu chế xuất, nhà máy xí nghiệp. + Các ban quản lý dự án quốc gia đều coi Công ty N là một đơn vị cung ứng thiết bị có uy tín, nhiều tiềm năng và phong phú chủng loại để đáp ứng mọi loại dự án như: Chương trình kế hoạch hóa gia đình, dự án trang bị cơ sở vật chất cho các xã nghèo và khó khăn ở các vùng xa vùng sâu, những dự án trang bị dùng chung cho các trường trung học cơ sở trong cả nước… + Nhiều nhà thầu trong nước và quốc tế ký hợp đồng với Công ty N làm thầu phụ cho phần hệ thống trang âm, ký hợp đồng mua bán thiết bị phục vụ các công trình họ đã trúng thầu. - Các nhà cung cấp của Công ty N Đối với mặt hàng thiết bị âm thanh,mặt hàng nhập khẩu chủ đạo của Công ty, Công ty chọn nhập khẩu các sản phẩm của hãng TOA (Nhật Bản) là chính. Thiết bị dạy và học ngoại ngữ, thiết bị âm thanh phục vụ hoạt động biểu diễn… được Công ty N nhập khẩu từ Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Malaisia, Hồng Kông… Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: Khoản mục: Cơ cấu tổ chức Người thực hiện: NTMH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/2/07 Sơ đồ 2.7.: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty N Bảng 2.11: Thành viên trong Ban Giám đốc và ngày bổ nhiệm Tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm Đỗ Văn H Giám đốc 5/12/1993 Hà Thành V Phó Giám đốc 3/1/1994 Trần Thu H Kế toán trưởng 5/1/1994 Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng P. Kinh doanh P. Xuất nhập khẩu P. Kỹ thuật P. Kho vận P. Hành chính P. Kế toán Các đại lý Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Các kho hàng Các cửa hàng - Chỉ mục II: Các tài liệu về pháp luật. Kiểm toán viên thu thập Giấy đăng ký kinh doanh do Trọng tài Kinh tế thành phố Hà Nội cấp ngày 2/7/1993, các văn bản áp dụng trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh. - Chỉ mục III: Các tài liệu về kế toán. Hiện nay chính sách kế toán mà Công ty đang áp dụng là Quyết định số 15/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đồng tiền sử dụng trong ghi sổ là đồng Việt Nam (VND). Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối năm đơn vị tiến hành đánh giá lại giá trị của những khoản tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá tại thời điểm ngày 31/12 do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá thực tế đích danh. - Chỉ mục IV: Bao gồm các thông tin sau: Bản giải trình của Ban Giám đốc Công ty N Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính của Công ty N Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của Công ty N - Chỉ mục V: Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ. Trong phần này kiểm toán viên lưu lại các giấy tờ thảo luận giữa kiểm toán viên và Công ty N về các điều chỉnh các sai sót. Phí kiểm toán được thống nhất trong hợp đồng kiểm toán giữa AASC và Công ty N. Sau khi thanh lý hợp đồng kiểm toán thì Công ty N sẽ thanh toán phí kiểm toán cho AASC. Trong phần hồ sơ làm việc cũng bao gồm tất cả các tài khoản của Công ty N và trong mỗi tài khoản cũng được chia ra làm các trang: trang kết luận, trang chương trình kiểm toán, trang tổng hợp và trang giấy làm việc. Có thể lấy tài khoản tiền gửu ngân hàng làm ví dụ về các trang giấy tờ làm việc của Công ty N: Tên khách hàng: Công ty N Tham chiếu: C2S1 Niên độ kế toán: 2006 Người thực hiện: CTH Khoản mục: TK 112 Ngày thực hiện: 3/3/07 Kết luận kiểm toán Công việc đã tiến hành Công việc đã thực hiện với phần tiền gửi ngân hàng đã tiến hành theo chương trình kiểm toán từ C2S2 đến C2S3 . Các vấn đề phát sinh và kiến nghị - Các vấn đề phát sinh: Đơn vị đang hạch toán toàn bộ số tiền bảo hiểm cho xe 29L 4562 từ tháng 8/2006 đến tháng 7/2007 với số tiền là 12.000.000 Một số khoản thanh toán tiền điện cho Công ty nhưng không kèm hóa đơn tiền điện (chỉ có bảng kê chi tiết). Đơn vị mua tài sản phục vụ cho công tác quản lý đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ vào ngày 1/9 nhưng đơn vị lại hạch toán vào công cụ, dụng cụ với số tiền là: 12.090.000đ Đơn vị chưa thực hiện đánh giá lại các khoản tiền có gốc ngoại tệ tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. - Kiến nghị: Đề nghị đơn vị bổ sung hóa tiền điện vào chứng từ thanh toán. Đề nghị đơn vị hạch toán đúng kỳ chi phí phát sinh, điều chỉnh theo bút toán: Nợ TK 242: 7.000.000 Có TK 642: 7.000.000 Đề nghị đơn vị hạch toán tăng TSCĐ và trích khấu hao cho tài sản này theo bút toán: Nợ TK 211: 12.090.000 Nợ TK 153: 12.090.000 Nợ TK 642: 806.000 Có TK 214: 806.000 Đề nghị đơn vị đánh giá lại các khoản tiền có gốc ngoại tệ theo các bút toán sau: Nợ TK 112: 55.072.491 Có TK 515: 55.072.491 Dựa vào kết quả công việc, theo ý kiến chúng tôi, cơ sở dẫn liệu cho phần Tiền gửi ngân hàng là thích hợp trên các khía cạnh trọng yếu và tổng số dư theo điều chỉnh là 3.393.265.617 là trung thực theo đúng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và lập nhất quán với các năm trước. Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Trang 1: Trang kết luận Trang 2: Trang chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu:C2S2 TIỀN Mục tiêu: Đối chiếu số liệu ngân hàng với số dư tiền gửi ngân hàng trong sổ kế toán và các yếu tố dưa ra đối chiếu phải được giải thích (tính hữu hiệu, tính chính xác, giá trị, tính sở hữu, cách trình bày). Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Người thực hiện Ngày thực hiện Tiền gửi ngân hàng 1.Thu thập các xác nhận số dư TGNH (sổ phụ ngân hàng hoặc xác nhận của ngân hàng) tại thời điểm kêt thúc niên độ. Nếu chưa có xác nhận thì gửi thư yêu cầu ngân hàng xác nhận. Đối chiếu số liệu xác nhận của ngân hàng với số liệu trên sổ kế toán. Đối chiếu tổng phát sinh trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng và tổng số phát sinh trên sổ phụ ngân hàng của tài khoản đó để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch qua TK tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp đều được ghi nhận đầy đủ trong sổ kế toán. 2. Thu thập hoặc lập, kiểm tra bảng đối chiếu các TK ngân hàng. Giải thích nguyên nhân chênh lệch và thu thập các bằng chứng chứng minh cho các giải thích đó. 3. Kiểm tra để đảm bảo rằng các chính sách kế toán được áp dụng trên thực tế và nhất quán. Đảm bảo rằng các khoản tiền ngoại tệ được đánh giá theo đúng tỷ giá quy định tại thời điểm khóa sổ kế toán; kiểm tra cách xử lý chênh lệch tỷ giá. 4. Dựa vào tổng hợp đối ứng tài khoản, sổ kế toán chi tiết đối chiếu các khoản thu tiền, chi tiền từ các TK đối ứng bất thường. Kiểm tra chi tiết, xem xét lại các sổ chi tiết số của niên độ để phát hiện ra những khoản tiền thu chi không bình thường về giá trị hay nội dung. ` Chương trình kiểm toán Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: C2S3 Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Người thực hiện Ngày thực hiện 5. Chọn mẫu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để kiểm tra chứng từ bằng cách đối chiếu các chứng với sổ kế toán: Kiểm tra các nghiệp vụ trên sổ kế toán để đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung hạch toán với tài khoản đang hạch toán. Các ủy nhiệm thu, chi, séc… có được đính kêm theo các chứng từ gốc chứng minh (hợp đồng, hóa đơn, giấy biên nhận, đề nghị thanh toán,…) hay không? sự phù hợp giữa nội dung trên UNC, UNT, séc với nội dung trên chứng từ gốc. Các chứng từ gốc đính kèm có hợp pháp hợp lệ hay không? Có đảm bảo sự phê duyệt của các cấp hay không? Giữa chứng từ gốc và UNC, UNT, séc đã có sự phù hợp, logic về số tiền phát sinh,ngày, lý do phát sinh… hay chưa. 6. Kiểm tra khẳng định rằng không có công nợ hoặc tài sản được hạch toán không đúng kỳ bằng cách kiêm tra các sổ phụ ngân hàng của tháng sau ngày khóa sổ. Chon và kiểm tra giao dịch trước và sau thời điểm khóa sổ kế toán, kiểm tra việc chia cắt niên độ kế toán. 7. Kết luận Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. Lập trang kết luận kiểm toán dựa trên kết quả công việc đã thực hiện. Lập lại thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán viên. Trang 3: Trang tổng hợp Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: C2S4 Khoản mục: TK 112 Người thực hiện: CTH Bước công việc: Tổng hợp nhận xét Ngày thực hiện: 3/3/07 - Một số khoản thanh toán tiền điện cho đơn vị không kèm hóa đơn mà chỉ có bảng kê như: UNC số 1102 ngày 12/8; UNC số 1324 ngày 4/9 - Đơn vị đang hạch toán vào chi phí quản lý số tiền bảo hiểm cho xe 29L 4562 từ tháng 8/2006 đến tháng 7/2007 với tổng số tiền là: 12.000.000 (UNC số 1523 ngày 10/10) Nợ TK 642: 12.000.000 Có TK 112: 12.000.000 - Trong kỳ đơn vị có mua một tài sản đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ nhưng đơn vị lại hạch toán vào công cụ dụng cụ (UNC số 938 ngày 12/6): Nợ TK 153: 12.090.000 Nợ TK 133: 1.209.000 Có TK 112: 13.299.000 - Cuối kỳ đơn vị chưa thực hiện đánh giá lại các khoản tiền có gốc ngoại tệ theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày 31/12. Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: C2S5 Khoản mục: TK 112 Người thực hiện: CTH Bước công việc: Chi tiết số dư cuối năm Ngày thực hiện: 3/3/07 STT Ngân hàng Số dư cuối năm Ghi chú Nguyên tệ VND TGNH = VNĐ 1 Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín 16.859.461 Ag 2 Ngân hàng Đầu tư và phát triển 2.836.748.308 Df 3 Ngân hàng Ngoại thương 20.542.041 Ag 4 Ngân hàng Công thương 464.043.316 Ag TGNH = USD 1 Ngân hàng Ngoại thương 52.442,13 791.613.952 Ag 2 Ngân hàng Công thương 31.210,21 499.363.360 Ag Ag: Khớp với xác nhận số dư của ngân hàng Df: chênh lệch so với xác nhận số dư của ngân hàng Số dư ngân hàng: 3.026.073.793 Chênh lệch: 189.325.485 Nguyên nhân: đơn vị đã ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng và tăng ký cược, ký quỹ nhưng ngân hàng chưa ghi nhận bút toán này. Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Trang 4: Trang giấy làm việc Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiêu:C2S6 Khoản mục: TK 112 Người thực hiện:CTH Bước công việc: Đánh giá lại các khoản TGNH= USD cuối năm Ngày thực hiện: 3/3/07 STT Ngân hàng Nguyên tệ Quy đổi VNĐ Tỷ giá bq liên ngân hàng Số kiểm toán Chênh lệch 1 Ngân hàng Ngoại thương 52.442,13 791.613.952 16.091 843.846.314 52.232.362 2 Ngân hàng Công thương 31.210,21 499.363.360 16.091 502.203.489 2.840.129 Tổng 55.072.491 Người kiểm tra: Ngày kiểm tra: Tên khách hàng: Công ty N Niên độ kế toán: 2006 Tham chiếu: C2S7 Khoản mục: TK 112 Người thực hiện: CTH Bước công việc: Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện: 3/3/07 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú Số Ngày UNC 938 12/6 Mua tài sản phục vụ cho công tác quản lý 153 133 12.090.000 1.209.000 Chuyển sang 211 UNC 1523 10/10 Thanh toán tiền bảo hiểm cho ô tô 29L 4562 từ tháng 8/2006 đến tháng 7/2007 642 12.000.000 Chia cắt niên độ UNC 1102 12/8 Thanh toán tiền điện cho Công ty 642 12.300.000 Không có hóa đơn đính kèm … … Người kiểm tra: Ngày kiểm tra:  2.2.5.3. Một số nhận xét về tổ chức hồ sơ kiểm toán của hai khách hàng của AASC Trên đây là hồ sơ kiểm toán của hai công ty khách hàng của AASC. Công ty M là khách hàng thường xuyên của AASC, hồ sơ kiểm toán của Công ty được lập theo đúng mẫu chuẩn hồ sơ kiểm toán của AASC. Về mặt hình thức hồ sơ của Công ty M bao gồm cả hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm. Trong phần hồ sơ kiểm toán thường trực của Công ty M có đầy đủ các thông tin được kiểm toán viên cập nhật qua các năm về: đặc điểm hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức chung, ban giám đốc,quá trình phát triển, giấy đăng kỳ kinh doanh, điều lệ hoạt động, quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, hợp đồng lao động, quy chế quản lý sử dụng và phân phối quỹ lương, quy chế tài chính của đơn vị, chính sách kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ, chế độ, nguyên tắc kế toán mà đơn vị đang áp dụng, các hợp đồng có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Trong hồ sơ kiểm toán năm của Công ty M cũng được chia làm hai phần là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc. Hồ sơ tổng hợp của Công ty M lưu giữ những thông tin liên quan trực tiếp đến năm kiểm toán hiện hành như: bản giải trình của ban giám đốc, báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính của Công ty M, báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Đồng thời hồ sơ kiểm toán tổng hợp cũng lưu giữ những thảo luận giữa kiểm toán viên và Công ty M, các sự kiện đặc biệt phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước và những vấn đề năm nay chưa được giải quyết. Đối với hồ sơ làm việc của Công ty M, hồ sơ lưu giữ tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên về tất cả các tài khoản của Công ty M. Hồ sơ kiểm toán của Công ty M được lập theo đúng hồ sơ mẫu của AASC. Đối với hồ sơ kiểm toán của Công ty N, do đây là một khách hàng mới của AASC nên toàn bộ những tài liệu kiểm toán viên thu được đều được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán năm. Đây là năm đầu tiên AASC kiểm toán Công ty N nên hồ sơ kiểm toán cũng còn một số chỉ mục chưa có chẳng hạn như: các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước, các tài liệu về nhân sự. Những tài liệu kiểm toán viên thu thập được về Công ty N được lưu trong hồ sơ năm như: bảng kê đặc điểm công ty, môi trường kinh doanh, các đối tác thường xuyên, sơ đồ bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, chính sách kế toán và các nguyên tắc kế toán được áp dụng trong Công ty N. Cũng giống như Công ty M, trong phần hồ sơ làm việc thì các giấy tờ làm việc được sắp xếp theo từng tài khoản và theo thứ tự chuẩn của AASC là: Trang kết luận, trang chương trình kiểm toán, trang tổng hợp và trang giấy làm việc. Như vậy hồ sơ kiểm toán của Công ty N có điểm giống hồ sơ chuẩn của AASC và có những điểm khác do đặc điểm riêng của Công ty N. Xét về tác dụng của hồ sơ kiểm toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC thì cả hồ sơ của Công ty M và hồ sơ của Công ty N đều được ứng dụng trong giai đoạn thực hành kiểm toán và giai đoạn kết thúc kiểm toán. Trong giai đoạn thực hành kiểm toán, kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ, sau đó đánh giá các bằng chứng kiểm toán thu thập được. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, dựa vào các bằng chứng kiểm toán thu được kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình. Tuy nhiên hồ sơ kiểm toán của Công ty M còn có tác dụng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Như vậy, hồ sơ kiểm toán của Công ty M được tổ chức thành hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm còn hồ sơ kiểm toán của Công ty N thì chỉ được tổ chức chung trong hồ sơ kiểm toán năm. Cũng giống Công ty M, trong hồ sơ kiểm toán năm của Công ty N về mặt hình thức cũng được chia làm hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc. Tuy nhiên trong hồ sơ tổng hợp của Công ty N vừa bao gồm những thông tin tổng quan về Công ty N như trong hồ sơ chung vừa lại không thể có được một số thông tin khác giống như trong hồ sơ của Công ty M. Trong hồ sơ làm việc, cả Công ty M và Công ty N đều được tổ chức theo các tài khoản phát sinh của các khách hàng này. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TẠI AASC. 3.1. Nhận xét về công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC 3.1.1. Những ưu điểm của hồ sơ kiểm toán của AASC Trong suốt thời gian 15 năm từ ngày thành lập, AASC luôn phát huy tiềm lực của mình và luôn đặc biệt quan tâm đến chất lượng các dịch vụ mình cung cấp. Chính điều đó đã nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, và AASC luôn là một trong hai công ty kiểm toán đầu ngành của kiểm toán Việt Nam. Vấn đề đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú ý. Với hồ sơ kiểm toán, Công ty đã xây dựng cho mình hệ thống hồ sơ chuẩn từ năm 2002. Đó là mô hình hồ sơ kiểm toán của Tây Âu có sửa đổi theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của Công ty. Tuy đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán nhưng thực tế cho thấy vẫn còn một số hạn chế yêu cầu Công ty cần nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp và giúp cho công tác kiểm toán ngày càng tốt hơn. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu là mô hình hồ sơ kiểm toán gắn liền với phương pháp kiểm toán thủ công. Qua nghiên cứu có thể kết luận rằng chính phương pháp thủ công này đã đem lại cho mô hình hồ sơ kiểm toán này những ưu nhược điểm riêng: Ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán tại AASC. Thứ nhất, công tác kiểm toán của Công ty đa số được thực hiện bằng phương pháp thủ công nên yêu cầu về trang thiết bị (trong đó hồ sơ kiểm toán) là không quá lớn. Kiểm toán viên có thể tự mình hoàn thiện giấy tờ làm việc mà không cần sự trợ giúp của hệ thống máy tính. Chi phí cho trang thiết bị phục vụ kiểm toán vì thế mà thấp dẫn đến chi phí cho cuộc kiểm toán cũng thấp. Thứ hai, trong mô hình hồ sơ này, tính chủ động của kiểm toán viên được phát huy cao độ. Tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán khác nhau mà kiểm toán viên có thể đưa ra những thủ tục kiểm toán sao cho phù hợp nhất. Các giấy tờ làm việc trong hồ sơ được lập một cách linh động phụ thuộc nhiều vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm của khách hàng. Hồ sơ kiểm toán không nhất thiết phải đầy đủ như trong hồ sơ mẫu đã quy định. Tài liệu nào không cần thiết thì không nhất thiết phải thu thập. Điều này đã tiết kiệm được thời gian và công sức của kiểm toán viên. Khi kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ cao, có sự am hiểu sâu sắc đối với khách hàng thì kiểm toán viên có thể đưa ra những phán xét mang tính nghề nghiệp hết sức nhanh chóng và chính xác. Thứ ba, phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm. Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm toán viên đã có được những am hiểu nhất định về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của ban giám đốc công ty khách hàng, về những yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của khách hàng, về chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy kiểm toán viên có thể đưa ra những nhận xét đánh giá về rủi ro kiểm toán mà không cần quá nhiều thủ tục kiểm toán. Từ đó giảm thiểu được thời gian, chi phí cuả cuộc kiểm toán mà hiệu quả không bị giảm sút. Thứ tư, kết cấu hồ sơ kiểm toán của AASC rất khoa học, tiện lợi cho việc tra cứu. Việc sắp xếp từ chỉ mục chi tiết đến tổng hợp, đánh số tham chiếu cụ thể làm cho người sử dụng hồ sơ có thể dễ dàng tra cứu giấy tờ từ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại. Thứ năm, hồ sơ chuẩn của AASC được lập dựa trên hồ sơ kiểm toán theo mô hình ở Tây Âu, có sự đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm kiểm toán lâu năm nên vừa mang tính khoa học vừa mang tính trung thực. Hồ sơ chuẩn được sử dụng hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán với các quy định về lập, lưu trữ và sắp xếp giấy tờ làm việc. Thông qua hệ thống hồ sơ kiểm toán, người kiểm tra có thể kiểm soát được toàn bộ các công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán. Thứ sáu, trong điều kiện nước ta hiện nay nói chung và trong điều kiện của AASC hiện nay nói riêng thì việc tổ chức hồ sơ kiểm toán theo mô hình này là hoàn toàn phù hợp. Với cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ trình độ khoa học công nghệ còn chưa cao thì tổ chức hồ sơ như thế này tiện lợi hơn. Không yêu cầu cao về chi phí lưu giữ bảo quản. 3.1.2. Một số hạn chế của mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán của AASC Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số nhược điểm sau: Trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC cũng đã thể hiện rất nhiều hạn chế. Nhất là khi mô hình kiểm toán Bắc Mỹ mà đại diện là hồ sơ kiểm toán AS/2 ra đời và thể hiện nhiều ưu việt hơn hẳn bởi AS/2 có đưa ra mẫu hồ sơ kiểm toán chuẩn với giấy tờ làm việc được xây dựng theo mẫu thống nhất đi tới từng chỉ mục cụ thể và được đánh số theo chỉ mục đó. Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên có sự trợ giúp của phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Khi thông tin được đưa vào giấy tờ làm việc này thì lập tức thông tin đó sẽ được xử lý, lọc và chuyển đến các giấy tờ làm việc khác có liên quan theo một cơ chế tự động trong máy vi tính. So sánh hai mô hình này, ta càng thấy rõ những hạn chế của mô hình hồ sơ kiểm toán năm ở Tây ÂU. Thứ nhất, mô hình kiểm toán AASC sử dụng phương pháp thủ công trong việc lập các giấy tờ làm việc, do vậy công việc ghi chép tính toán của kiểm toán viên rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức mà độ chính xác không cao. Ví dụ như một công ty khách hàng lớn, có nhiều chi nhánh khác nhau thì việc phân loại, sắp xếp sẽ không được nhanh chóng dễ dàng. Trong khi đó thì các giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2 có độ chính xác cao mà lại nhanh chóng. Giấy tờ làm việc được hình thành trên máy vi tính và tuân theo những mẫu thiết kế sẵn nên nhanh chóng thuận tiện. Thứ hai, giấy tờ làm việc được lập theo phương pháp thủ công nên sau khi lập giữa các giấy tờ không có mối liên hệ chặt chẽ. Sự liên kết giữa các giấy tờ này chỉ là sự liên kết từ giấy tờ tổng hợp đến giấy tờ làm việc chi tiết và ngược lại. Nhược điểm là thông tin giữa các chỉ mục không gắn bó chặt chẽ với nhau, không hình thành nên đường đi của thông tin xuyên suốt trong hồ sơ. Khi muốn đưa các thông tin liên quan với nhau, kiểm toán viên lại phải tìm kiếm thông tin trên các giấy tờ làm việc khác để ghi chép vào. Điều này khiến các thông tin bị lặp lại nhiều lần trong hồ sơ kiểm toán khiến kiểm toán viên phải mất thêm thời gian, công sức cũng như vật chất để hình thành nên giấy tờ làm việc. Còn với mô hình AS/2 việc liên kết giấy tờ trong hồ sơ rất chặt chẽ. Việc thiết lập giấy tờ làm việc được vi tính hoá giúp cho luồng số liệu chạy tự động nên liên kết chặt chẽ giữa các phần, các chỉ mục của hồ sơ. Khi kiểm toán viên sử dụng phần mềm, máy tính sẽ yêu cầu điền lần lượt vào các giấy tờ làm việc mà không được bỏ qua. Điều này giúp các kiểm toán viên không bỏ sót giấy tờ làm việc. Thứ ba, hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành được lưu trữ ngay tại phòng làm việc của nhóm kiểm toán viên đã thực hiện cuộc kiểm toán đó. Hồ sơ kiểm toán được tổ chức chỉ dưới dạng giấy tờ làm việc mà không lưu giữ trên các đĩa mềm. Như vậy, hồ sơ sẽ dễ bị hư hỏng, mất mát, thất lạc, việc lưu trữ chiếm nhiều diện tích và bất tiện khi phải mang theo bởi kích thước các hồ sơ thường lớn và rất cồng kềnh. Cũng với ví dụ ở trên, với một công ty có nhiều chi nhánh, hoặc nhiều cửa hàng, hồ sơ kiểm toán có thể lên tới 6 file sẽ gây nhiều khó khăn trong việc vận chuyển. Trong khi đó việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong mô hình AS/2 được thực hiện bằng cả 2 cách là trên giấy tờ làm việc và trên đĩa mềm. Việc lưu giữ như vậy có độ an toàn cao hơn. Đặc biệt là lưu giữ bằng địa mềm thì gọn nhẹ, thuận tiện cho tra cứu. Theo mô hình AS/2, các hồ sơ được vi tính hoá, các máy tính được nối mạng với nhau nên việc trao đổi thông tin bằng thư điện tử về các bước công việc rất thuận tiện cho việc kiểm soát của các cấp quản lý đối với tiến độ của kiểm toán. Thứ tư, do hồ sơ kiểm toán được lập một cách thủ công nên công tác kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng xét đoán của kiểm toán viên. Đây là ưu điểm vì nó tăng khả năng hoạt động độc lập của kiểm toán viên, rút ngắn thời gian cho cuộc kiểm toán nhưng hậu quả là rủi ro kiểm toán trong trường hợp này tương đối cao, nhất là với những khách hàng mới, khách hàng lớn. Ví dụ, với những khách hàng lớn, lượng thông tin thu thập đòi hỏi tương đối nhiều thì việc lưu trữ thủ công rất dễ dẫn tới tình trạng bị bỏ sót giấy tờ làm việc. Việc tự động hoá bằng phần mềm AS/2 sẽ khắc phục được vấn đề này do phần mềm sẽ tự động yêu cầu kiểm toán viên nhập các giấy tờ làm việc mà không được bỏ qua. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC Yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, hội nhập quốc tế đối với công tác kế toán, kiểm toán: Như chúng ta đã biết, toàn cầu hoá và xu thể hội nhập đã làm thay đổi căn bản những diễn biến trong nền kinh tế thế giới. Ngày nay, thương mại dịch vụ đã trở thành một ngành kinh tế quan trọng và chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giao dịch thương mại toàn cầu. Vấn đề tự do hóa thương mại dịch vụ đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của các quốc gia đặc biệt là các nước đang phát triển. Trong các vòng đàm phán song phương và đa phương các ngành dịch vụ quan trọng như vận tải, tài chính, thông tin, môi trường,….. luôn được đưa ra thảo luận. Mở cửa dịch vụ tài chính luôn được coi là vấn đề quan trọng nhất. Phần lớn các quốc gia trong đó có Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều sức ép từ các nước phát triển, yêu cầu mở cửa ngành dịch vụ tài chính cho cạnh tranh nước ngoài. Tuy nhiên, việc mở cửa ngành dịch vụ tài chính là vấn đề rất nhạy cảm, các quốc gia đều phải có các bước đi thận trọng. Đây là một trong những lý do giải thích cho thực tế là các nước đang phát triển thời gian qua đã rất dè dặt trong việc mở cửa dịch vụ tài chính. Hội nhập kinh tế nói chung và hội nhập về dịch vụ tài chính nói riêng là xu thế tất yếu, là yêu cầu khách quan trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện tại và Việt Nam không thể đứng ngoài xu thế này. Trong xu thế toàn cầu hóa, tiến trình mở cửa nền kinh tế của Việt Nam cũng cho thấy quá trình tự do hóa không chỉ dừng lại ở quan hệ giao dịch thương mại hàng hóa mà còn mở rộng đối với quan hệ cung cấp dịch vụ. Trong hiệp định thương mại Việt - Mỹ, Việt Nam đã cam kết mở cửa 55 trong số 155 phân ngành dịch vụ khác nhau trong đó có dịch vụ kế toán và kiểm toán trên cơ sở hoạt động về dịch vụ của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong khuôn khổ ASEAN, năm 1995 các nước ASEAN đã ký kết hiệp định về hợp tác dịch vụ ASEAN. Trên cơ sở các lộ trình định hướng mở cửa thị trường về dịch vụ tài chính và dịch vụ hỗ trợ kinh doanh được các Chính phủ thông qua Bộ Tài chính đã xây dựng các cam kết về dịch vụ kế toán, kiểm toán của Việt Nam với các nước ASEAN. Mức cam kết được xây dựng trên cơ sở cơ chế hiện hành, lấy Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam làm cam kết sàn. Yêu cầu của bản thân vấn đề tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong sự nghiệp đổi mới: Kiểm toán độc lập là một loại hình dịch vụ rất mới mẻ nhưng lại có tốc độ phát triển rất nhanh. Trong xu thế của tiến trình hội nhập và toàn cầu hóa chúng ta cần phải đổi mới một cách toàn diện và nhanh chóng công tác kế toán và kiểm toán nhằm đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng, tạo thế cạnh tranh cho các ngành dịch vụ nói chung và kiểm toán nói riêng. Hồ sơ kiểm toán có vai trò quan trọng trong công tác kiểm toán. Nó là nguồn chứa đựng thông tin cần thiết của mỗi cuộc kiểm toán. Thông qua hồ sơ kiểm toán chúng ta có thể đánh giá được công nghệ kiểm toán. Do đó các công ty kiểm toán cần hoàn thiện hồ sơ kiểm toán sao cho việc sử dụng các thông tin đã thu thập được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán có hiệu quả hơn. Công việc này yêu cầu các công ty kiểm toán phải có một mô hình hồ sơ kiểm toán được xây dựng phù hợp với điều kiện thực tế, các thông tin phải được sắp xếp khoa học dễ tra cứu và xử lý. Đây là một vấn đề phức tạp vì hồ sơ kiểm toán được hình thành dựa vào công nghệ kiểm toán của từng công ty. Nếu công nghệ kiểm toán được thực hiện thủ công thì hồ sơ kiểm toán cũng được lập thủ công trong suốt quá trình làm việc của đoàn kiểm toán. Như vậy muốn đổi mới hồ sơ kiểm toán thì việc cần làm đầu tiên là đổi mới công nghệ kiểm toán. Hiện nay do yêu cầu phát triển của nền kinh tế nên ngành kiểm toán phát triển rất nhanh. Tuy nhiên, ngay trong ngành dịch vụ này cũng có sự cạnh tranh rất lớn. Nếu công ty nào có khả năng cung cấp cho khách hàng dịch vụ có chất lượng tốt thì công ty đó sẽ được lựa chọn. Chính vì vậy bản thân công tác kiểm toán cần được đổi mới trong từng khâu từ việc thu thập các thông tin cho đến việc xử lý các thông tin đó sao cho kiểm toán viên có thể đưa ra được ý kiến chính xác nhất về tình hình tài chính của khách hàng. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC Với những ưu điểm và tồn tại nêu trên của mô hình hồ sơ kiểm toán đang được áp dụng tại AASC, Công ty cần có những giải pháp nâng cao mức độ hoàn thiện của mô hình hồ sơ kiểm toán sao cho phù hợp với môi trường làm việc mang tính chất đặc thù của Công ty. Hiện nay Công ty cần cố gắng hiện đại hóa hệ thống các trang thiết bị đặc biệt là hệ thống máy vi tính. Mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang sử dụng đã gây ra nhiều trở ngại khi tiến hành cho các công ty khách hàng có quy mô lớn vì khốí lượng công việc rất lượng, lượng thông tin thu thập nhiều nên rất dễ gặp sai sót trong việc lưu trữ các tài liệu. Do đó Công ty cần có những thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu mới đặt ra. Qua quá trình tìm hiểu thực tế ở AASC em có một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán như sau: 3.3.1. Đối với việc sắp xếp hồ sơ kiểm toán Để tiện cho việc sử dụng và tra cứu các hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp và đánh số một cách khoa học và theo một trật tự hệ thống nhất định. Thông thường, người ta sắp xếp bắt đầu từ những hồ sơ, tư liệu với thông tin tổng quát nhất, như: các hồ sơ kiểm toán chung, rồi đến các hồ sơ kiểm toán năm và kết thúc là báo cáo kiểm toán. Trong phần hồ sơ kiểm toán năm cần phải được sắp xếp sao cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngược về bảng cân đối kế toán cũng như các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh… Tại AASC, hồ sơ kiểm toán cũng được sắp xếp bắt đầu từ những tài liệu hồ sơ với thông tin tổng quát nhất như: bắt đầu từ hồ sơ kiểm toán thường trực, rồi đến hồ sơ kiểm toán năm. Trong hồ sơ kiểm toán năm lại bắt đầu từ các hồ sơ tổng hợp rồi đến hồ sơ làm việc. Tuy nhiên việc sắp xếp trong hồ sơ năm còn một số hạn chế sau: Các giấy tờ làm việc của Công ty được liên kết chặt chẽ theo quan hệ dọc, tức là các giấy tờ làm việc của một khoản mục nào đó có mối liên hệ chặt chẽ theo chiều dọc từ báo cáo đến bảng cân đối tài khoản, rồi đến bảng kê bút toán điều chỉnh và cuối cùng là các giấy tờ làm việc chi tiết cho phần này. Theo quan hệ dọc này, hồ sơ kiểm toán của AASC được đánh tham chiếu tương ứng, đó là tham chiếu dọc. Mỗi kết luận kiểm toán của một tài khoản hay khoản mục trên báo cáo tài chính được ký hiệu bằng một chữ cái. Các giấy tờ làm việc chi tiết liên quan đến kết luận kiểm toán được xếp ngang sau trang kết luận và được đánh tham chiếu bằng cách thêm vào sau tham chiếu của trang kết luận một con số. Tương tự như thế nếu có các bảng chi tiết hơn nữa thì lại được sắp xếp sau các bảng chi tiết trên và được đánh số bằng cách thêm số vào ngay sau ký hiệu của các bảng chi tiết trên. Tuy nhiên mỗi một khoản mục trên báo cáo tài chính đều không đứng riêng rẽ mà nó đều mang trong mình những mối liên hệ theo những hướng khác nhau: giữa khoản mục này với khoản mục khác có liên quan, giữa số tiền ghi trên khoản mục với số dư hoặc số phát sinh của các tài khoản tương ứng,… Hồ sơ kiểm toán của AASC chưa phản ánh được những mối quan hệ này. Đây là những mối quan hệ ngang thể hiện mối liên hệ chặt chẽ giữa các thông tin tài chính trên báo cáo tài chính. Để khắc phục nhược điểm này Công ty cần thiết kế một bộ tham chiếu chéo khoa học áp dụng phù hợp với điều kiện của Công ty. Tham chiếu chéo thể hiện việc liên kết chặt chẽ giữa các phần hành kiểm toán với nhau, giúp các kiểm toán viên có thể trao đổi lẫn nhau và giảm nhẹ công việc kiểm toán mà vẫn đạt được hiệu quả. 3.3.2. Tổ chức bảo quản và lưu trữ hồ sơ Hồ sơ kiểm toán là toàn bộ những tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán đã được thực hiện, là cơ sở cho những kết luận và báo cáo kiểm toán, do đó cần được lưu trữ và bảo quản theo quy định. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán để đảm bảo yêu cầu về mặt nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ trong một thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nước quy định riêng cho tổ chức nghề nghiệp. Việc tổ chức lưu trữ bảo quản và sắp xếp hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm rằng hồ kiểm toán được sắp xếp lưu trữ một cách thuận lợi khoa học theo một trật tự dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu giữ quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của công ty. Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được bảo quản và lưu giữ tại các phòng nghiệp vụ, nơi lập các hồ sơ kiểm toán. Trong mỗi năm mỗi phòng này đều thực hiện kiểm toán cho một số lượng khách hàng rất lớn. Mặt khác hồ sơ kiểm toán của nhiều năm cũng được lưu trữ tại đây nên số lượng hồ sơ kiểm toán là rất lớn. Mỗi khi cần sử dụng các hồ sơ này, kiểm toán viên tốn rất nhiều công sức và thời gian để tìm kiếm chúng. Trước vấn đề đó, mỗi phòng nghiệp vụ của Công ty cần thiết kế một phương án lưu trữ hồ sơ hợp lý và hiệu quả hơn. Trước hết, hồ sơ kiểm toán có thể được sắp xếp theo năm hình thành nên hồ sơ đó. Tất cả các hồ sơ được lập cùng một năm được xếp ở một khu vực. Sau đó, trong khu vực của năm này, hồ sơ kiểm toán lại được sắp xếp theo vần chữ cái của tên đơn vị khách hàng và được đánh số. Các thông tin này lại được lưu vào một danh sách có thể trên giấy hoặc trong máy vi tính. Khi cần tìm hồ sơ nào thì kiểm toán viên chỉ cần tra cứu các thông tin như tên khách hàng hoặc số thứ tự và tìm kiếm hồ sơ kiểm toán một cách dễ dàng. 3.3.3. Một số phương hướng khác nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC Thứ nhất, Công ty cần cố gắng hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị đặc biệt là hệ thống máy vi tính và phần mềm kiểm toán AS/2. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được lưu trữ trên giấy, trên phim ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kể phương tiện nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Mặt khác đây cũng là những tài liệu quan trọng, là bằng chứng chứng minh cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng chuẩn mực và pháp luật. Hiện nay ở AASC hệ thống máy vi tính đã được trang bị tuy nhiên số lượng máy còn thiếu và chất lượng máy không cao. Bên cạnh đó Công ty cũng không sử dụng một phần mềm kiểm toán nào để quản lý hồ sơ kiểm toán nên việc lưu trữ chỉ được thực hiện trên giấy làm việc. Khi Công ty tiến hành kiểm toán cho các công ty khách hàng lớn thì khối lượng công việc nhiều và thông tin lớn nếu tiến hành bằng tay thì gặp rất nhiều khó khăn trong việc vận chuyển hồ sơ kiểm toán và lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm. Cùng với việc lưu trữ khó khăn thì việc kiểm tra soát xét cũng gặp khó khăn. Do đó Công ty cần có những đổi mới sao cho phù hợp với những đòi hỏi này. Hiện tại AASC là thành viên của hãng INPACT - một hãng kế toán kiểm toán có mạng lưới trên toàn thế giới nên việc chuyển giao công nghệ kiểm toán là hoàn toàn có thể thực hiện được. Thứ hai, để chuẩn bị cho việc thay đổi mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán và thực hiện phương pháp kiểm toán hiện đại thì ngay từ bây giờ Công ty nên mở những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán cũng như các kỹ năng bổ trợ để giúp kiểm toán viên phát huy được toàn bộ năng lực của mình, theo kịp sự đổi mới. Nhân tố con người có vai trò quyết định đặc biệt là trong lĩnh vực kiểm toán. Do vậy việc đào tạo con người không chỉ là giải pháp trước mắt mà nó còn là định hướng chiến lược để phát triển Công ty về lâu dài. Trong những năm qua AASC đã hợp tác nghiệp vụ với một số hãng kiểm toán quốc tế như KPMG, E&Y,…. Đây là cơ hội tốt để các nhân viên của AASC có thể học tập kinh nghiệm từ những công ty kiểm toán quốc tế nên Công ty nên phát huy những hợp tác này. Hằng năm AASC có tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán nhằm nâng cao trình độ năng lực chuyên môn cho nhân viên của mình. Bên cạnh việc tự đào tạo, Công ty có thể cử những cán bộ có khả năng theo học các chứng chỉ kiểm toán quốc tế như ACCA, … Thứ ba, hiện nay với những khách hàng lâu năm việc lữu trữ hồ sơ mới chỉ được thực hiện ở hồ sơ kiểm toán năm và hồ sơ kiểm toán thường trực. Theo quy định kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán để đảm bảo cho yêu cầu về mặt nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ trong một thời gian đủ dài để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung về bảo quản lưu trữ hồ sơ do Nhà nước quy định riêng cho tổ chức nghề nghiệp. Việc tổ chức sắp xếp, lưu trữ hồ sơ phải khoa học theo một trật tự dễ lấy dễ tra cứu tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra soát xét. Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán mới chỉ dừng lại ở việc lưu trữ các thông tin về một công ty khách hàng. Với những khách hàng lâu năm Công ty nên có thêm một bộ hồ sơ phụ được lưu theo nhóm khách hàng. Chẳng hạn như Công ty đang có những khách hàng truyền thống như Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam. Ngoài hai bộ hồ sơ nói trên Công ty nên có thêm một bộ hồ sơ phụ tức là sẽ có thêm một bộ hồ sơ chung cho nhóm khách hàng Bưu điện. Trong bộ hồ sơ phụ này lưu các thông tin chung về ngành bưu điện như các chỉ tiêu tài chính, các văn bản pháp quy về thuế, các chế độ chính sách, các thông tin về môi trường kinh doanh,…Hồ sơ này sẽ rất cần thiết khi kiểm toán viên thực hiện phân tích các chỉ số khi đó sẽ có sự so sánh giữa các chỉ số của một bưu điện với các chỉ số chung của cả ngành, từ đó kiểm toán viên sẽ có thể nhận thấy những bất thường trong quá trình phân tích. Đây là một số phân tích và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán áp dụng tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) với mong muốn đóng góp những ý kiến nhỏ bé của mình để hoàn thiện hơn nữa mô hình hồ sơ kiểm toán tại Công ty. KẾT LUẬN Hoạt động kiểm toán là một loại hình dịch vụ mới mẻ ở Việt Nam, ra đời cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế. Tuy mới ra đời nhưng kiểm toán ở Việt Nam đã phát triển rất nhanh chóng, đóng góp to lớn vào sự phát triển của đất nước. Trong điều kiện hiện tại khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hóa đang tạo ra cơ hội cho kiểm toán nước ngoài được tự do cạnh tranh với kiểm toán trong nước thì kiểm toán trong nước đang đứng trước rất nhiều khó khăn. Để có thể tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực từ phía các công ty kiểm toán. Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) cũng phải thay đổi cho phù hợp với yêu cầu mới, để nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp. Qua nghiên cứu hồ sơ kiểm toán tại AASC cho thấy mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp với chuẩn mực kiểm toán quốc tế, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty. Công việc kiểm toán từ khi có thư mời kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán được thể hiện đầy đủ trong hệ thống hồ sơ kiểm toán. Mỗi chỉ mục, mỗi giấy tờ làm việc được đánh số, phân loại một cách chi tiết có hệ thống tham chiếu làm cho hồ sơ thực sự rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh những ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán này thì hồ sơ kiểm toán của AASC vẫn còn một số hạn chế như là việc liên kết các giấy tờ làm việc chưa thực sự chặt chẽ, mô hình kiểm toán vẫn chưa được vi tính hóa nên còn phải thực hiện thủ công gây khó khăn cho công tác soát xét báo cáo. Với nội dung của khóa luận lớn thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý, đánh giá của các thầy cô. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Đồng chủ biên: GS.TS. Nguyễn Quang Quynh TS. Ngô Trí Tuệ Giáo trình kiểm toán tài chính NXB Đại học Kinh tế quốc dân – Tháng 5/2006 2. Chủ biên: GS.TS. Nguyễn Quang Quynh Giáo trình Lý thuyết kiểm toán NXB Tài chính – Tháng 1/2001 3. Đồng chủ biên: Vương Đình Huệ Đào Xuân Tiên Giáo trình Kiểm toán NXB Tài chính – 1996 Bộ Tài chính - Vụ Chế độ Kế toán và Kiểm toán Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam NXB Tài chính – Hà Nội - 2006 Chuẩn mực kiểm toán quốc tế NXB Thống kê – Tháng 2/2002 Hồ sơ kiểm toán mẫu AASC Tài liệu nội bộ Sổ tay kiểm toán viên AASC Tài liệu nội bộ MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG 1. SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy Công ty AASC 33 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: 34 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ liên kết các giấy tờ làm việc trong chỉ mục V: 46 Sơ đồ 2.4: Quy trình tổ chức sản xuất tại Công ty M 68 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty M 69 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty M 71 Sơ đồ 2.7.: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty N 82 2. BẢNG Bảng 1.1.: Bảng hệ thống tham chiếu mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu 21 Bảng 1.2.: Các giấy tờ làm việc trong mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu 22 Bảng 1.3. : Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán 24 Bảng 2.1: Tổng hợp về tình hình kinh doanh của Công ty 29 Bảng 2.2: Ký hiệu tham chiếu các phần hành ở AASC như sau: 56 Bảng 2.3: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty M 67 Bảng 2.4: Các thành viên trong HĐQT của Công ty M 69 Bảng 2.5: Các thành viên trong Ban Giám đốc của Công ty M 70 Bảng 2.6: Một số chỉ tiêu thể hiện kết quả kinh doanh của Công ty N 79 Bảng 2.7: Thành viên trong Ban Giám đốc và ngày bổ nhiệm 82 Danh mục các chữ viết tắt Viết tắt Viết đầy đủ BCĐKT: Bảng cân đối kế toán BGĐ: Ban Giám đốc Bq: Bình quân GTGT: Giá trị gia tăng KTV: Kiểm toán viên NVL: Nguyên vật liệu STT: Số thứ tự PC: Phiếu chi PT: Phiếu thu TGNH: Tiền gửi ngân hàng TK: Tài khoản TP: Thành phố