Báo cáo Nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NGHIÊN CỨU TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP GVHD : THS NGUYỄN VĂN NĂM SVTH : NHÓM 2 Đỗ Thế Cường Nguyễn Nho Cường Lê Hoàng Di Phạm Văn Dọi Nguyễn Khánh Dung Nguyễn Ngọc Duy Trần Nguyễn Thanh Duy Lê Đức Dũng Châu Ngọc Minh Đăng Đinh Viết Điểm Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 2 Lời mở đầu Lời đầu tiên chúng em xin gởi đến thầy THS Nguyễn Văn Năm. Người đã tận tình hướng dẫn chúng em môn học thiết thực Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Doanh Nghiệp, giúp cho chúng em có khả năng phân tích và xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý của một doanh nghiệp. Bài báo cáo môn học này là sự góp nhặt những kiến thức của chúng em tích lũy được trong trình học tập, kham khảo những bài báo cáo đã có của những khóa trước. Tuy còn sơ sài và chưa được hoàn chỉnh như mong muốn nhưng cũng đã thể hiện được phần nào cố gắng của chúng em. Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng việc thiếu sót là điều không thể tránh khỏi. Mong thầy nương tay bỏ qua ! Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 3 MỤC LỤC Contents Lời mở đầu .................................................................................................................................2 MỤC LỤC ...........................................................................................................................................3 DANH SÁCH CÁC T HÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 ........................................................................4 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2................................................................................5 DANH SÁCH HÌNH VẼ: ...................................................................................................................7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ....................................................................................................8 1. Phân tích khái quát các nhiệm vụ các phòng ban: .......................................................................8 2. INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông T in .................................................10 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN .......................................................................12 1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER: .............................14 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: ................................18 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ:...................................26 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: .....................32 5. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ.................................37 KẾT LUẬN .....................................................................................................................................42 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 4 DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 STT Mã SV Lớp SV Họ lót Tên Ngày sinh Chữ ký 1 33101020087 VB13QT002 Đỗ Thế Cường 23/06/1978 2 33101020960 VB13QT002 Nguyễn Nho Cường 29/10/1985 3 1078210517 VB10QT004 Lê Hoàng Di 19/02/1981 4 33101027173 VB13QT002 Phạm Văn Dọi 12/01/1979 5 33101024600 VB13QT002 Nguyễn Khánh Dung 22/09/1985 6 33101023159 VB13QT002 Nguyễn Ngọc Duy 01/08/1984 7 33101020121 VB13QT002 Trần Nguyễn Thanh Duy 11/12/1982 8 33101022817 VB13QT002 Lê Đức Dũng 17/07/1984 9 1088210169 VB11QT002 Châu Ngọc Minh Đăng 04/10/1985 10 33101024275 VB13QT002 Đinh Viết Điểm 10/06/1987 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 5 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2 Ngày 6/8/2010 Các thành viên nhóm 2 tập họp sau giờ học. Cung cấp địa chỉ email để liên lạc. Ngày 10/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên phân công công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 0%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 0%  Ngọc Duy: quản lý dự án 0%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 0%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 0%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 0%  Thanh Duy: NT4HELP 0% Ngày 27/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 60%  Ngọc Duy: quản lý dự án 50%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 80%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 100%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 75%  Thanh Duy: NT4HELP 100% Ngày 30/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 100%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 100%  Ngọc Duy: quản lý dự án 100%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 100%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 100%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 100%  Thanh Duy: NT4HELP 100% Ngày 5/9/2010 Các thành viên trong nhóm đã hoàn thành phần việc được giao đúng như kế hoạch. Thanh Duy:  Bổ sung phần Lời Mở Đầu, Kết Luận.  Tổng hợp các bài làm của các thành viên. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 6  Xây dựng lại thành một báo cáo hoàn chỉnh. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 7 DANH SÁCH HÌNH VẼ: Hinh 1: Trang web intranet để truy cập NT4HELP .......................................................................14 Hinh 2: Quy trình quản lý ticket của NT4HELP ...........................................................................15 Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT4HELP ....................................................................................15 Hinh 4: Mối quan hệ giữa các thực thể. .........................................................................................17 Hinh 5: Mô hình chức năng – Kế toán ...........................................................................................20 Hinh 6: Mối liên hệ giữa các thực thể - Kế toán ...........................................................................23 Hinh 7: Sơ đồ BFD – Vật tư ..........................................................................................................28 Hinh 8: Sơ đồ BFD – Vật tư ..........................................................................................................29 Hinh 9: Mối quan hệ của các thuộc tính – Vật tư ..........................................................................31 Hinh 10: Mối liên hệ của các tập thực thể - Chăm sóc khách hàng. ..............................................34 Hinh 11:Sơ đồ logic – Chăm sóc khách hàng. ...............................................................................34 Hinh 12: Sơ đồ BFD – Chăm sóc khách hàng. ..............................................................................35 Hinh 13: Mô hình DFD- Chăm sóc khách hàng. ...........................................................................36 Hinh 14: Sơ đồ BFD của phòng Nhân Sự. .....................................................................................38 Hinh 15: Mối liên hệ giữa các thực thể..........................................................................................41 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 8 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Mục đích chính cuả đề tài này là phân tích hệ thống thông tin tại doanh nghiệp mà ở đó, công nghệ thông tin được vận dụng để hỗ trợ tất cả các công việc của các phòng ban gồm:  Phòng kế toán.  Phòng vật tư.  Phòng Chăm sóc khách hàng.  Phòng IT.  Phòng nhân sự. Mục tiêu nhằm lấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của tổ chức. Chúng tôi đã phân công các thành viên trong nhóm quan sát chi tiết hệ thống thông tin của tổ chức, cơ quan nơi các bạn đang công tác. Bước đầu, chúng tôi đi vào xây dựng và phân tích Sơ Đồ Chức Năng (BFD – Bussiness Function Diagram) của từng phòng ban. Dựa trên Sơ Đồ BFD đó, chúng tôi sử dụng Sơ Đồ Dòng Dữ Liệu (DFD) để giúp cho người xem có cài nhìn chi tiết hơn trong quá trình phân tích hệ thống thông tin. Làm hiện rõ các thông tin chuyển vận từ một quá trình/ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình/ chức năng khác. Nhằm xác định thông tin cơ sở có ích cho hệ thống, chúng tôi đã tiến hành xác định và phân tích các Thực Thể. Cố gắng xác định các mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng. Trong phần báo cáo này, dòng thông tin giữa các phòng ban bên trong tổ chức không chồng chéo lẫn nhau mà liên hệ đến kho dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống. 1. Phân tích khái quát nhiệm vụ các phòng ban: Quản lý kế toán – tài chính: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng tiên thu-chi trong 1 khoảng thời gian bất kỳ , biết tiền lãi, tiền thuế trong 1 khoảng thời gian bất kỳ. Quản lý vật tư – kho hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng biết được lượng hàng hóa tồn kho, tình trạng hàng hóa trong kho, lượng hàng hóa nhập kho trong thời gian nào đó… Quản lý khách hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng hàng bán ra trong 1 khoảng thời gian bất kỳ , biết những khách hàng nào đã mua hàng trong khoản thười gian bất kỳ… Quản lý IT: chịu trách nhiệm tất cả các thông tin- cơ sở dữ liệu của tất cả các phòng ban, đồng thời giải quyết tất cả các hư hỏng về PC,đường truyền, máy in…. Quản lý nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức doanh nghiệp với người lao động. Các bước tiến hành xây dựng CS DL và chương trình để đưa CNTT vào quản lý: Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 9  Xây dựng lược đồ hệ thống thông tin doanh nghiệp.  Thuê một chuyên gia am hiểu thẩm định lại lược đồ thông tin doanh nghiệp.  Mời công ty CNTT am hiểm các hệ thống quản trị doanh nghiệp thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp.  Công tác cài đặt vận hành thử và bàn giao phải đưa vấn đề huấn luyện nhân viên, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp lên hàng đầu.  Ký hợp đồng bảo trì và hậu mãi đối với hệ thống. Xu thế triển khai áp dụng công tác tin học hóa điều hành quản lý tại doanh nghiệp hiện nay là xây dựng các ứng dụng cho các bộ phận công ty. Thuận lợi:  Nhanh chóng đưa từng ứng dụng cụ thể vào áp dụng tại các phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó.  Việc đảm bảo thông tin cho các chương trình ứng dụng tại từng phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó.  Các phần ứng dụng cho từng bộ phận áp dụng một cách độc lập, tạo ra cảm giác chủ động trong việc không phụ thuộc các phòng ban khác trong công ty Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 10 2. INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông Tin Một xu hướng sử dụng các ứng dụng mạng nội bộ (Intranet) và phần mềm trong các tổ chức thuộc mọi quy mô. Ứng dụng mạng nội bộ phục vụ như là một trang web nội bộ hoặc một cổng cho các nhân viên và những người liên kết với tổ chức. Một ứng dụng mạng nội bộ hoặc một phần mềm mạng nội bộ vì nó có thể được gọi là đôi khi, về cơ bản được triển khai và truy cập thông qua mạng cục bộ. Trước khi nhìn vào các ứng dụng mạng nội bộ, chúng ta hãy cố gắng đầu tiên để hiểu những gì cơ bản là một mạng nội bộ là. Một mạng riêng của máy tính được sử dụng để chia sẻ thông tin hoặc các nguồn lực chủ yếu cấu thành một mạng nội bộ. Các ứng dụng sử dụng giao thức Internet (TCP / IP) và kết nối mạng để hoạt động. ứng dụng Intranet và phần mềm mạng nội bộ khác theo yêu cầu được cài đặt trên các máy tính trung tâm có vai trò như một máy chủ web mạng nội bộ. Các ứng dụng mạng nội bộ sau đó có thể được truy cập từ các máy tính cá nhân khác trong mạng, mà hành động như khách hàng. Tính chất rất quan trọng của Intranet là phải có kế hoạch để bảo vệ thông tin nội bộ, không cho phép những người không được phép truy nhập cơ sở dữ liệu của mình. Có nhiều cách ngǎn chặn như dùng mật khẩu, các biện pháp mã hoá hay bức tường lửa (nhưng bức tường lửa rất khó ngǎn chặn "người nhà"). Một biện pháp bảo vệ hữu hiệu truyền thống là chính sách và hệ thống quyết định cho ai được vào lĩnh vực dữ liệu nào. Lợi ích của Intranet. a/ Lợi ích công nghệ: Do sử dụng công nghệ của Internet nên Intranet kế thừa được các lợi ích sau:  Các máy tính tham gia mạng có thể chia sẻ hay gửi thông tin cho nhau.  Các máy tính tham gia mạng có thể khác kiểu, khác loại.  Các ứng dụng trên Internet như thư điện tử, Web, FTP v.v.. cũng như các phần mềm đã có sẵn và đã được thực tế chứng minh.  Đường nối theo kiểu siêu vǎn bản (Hypertext link) rất dễ dàng cho người sử dụng tra cứu, tìm kiếm hay lấy thông tin trên một diện rất rộng (đến phạm vi toàn cầu).  Kết nối dễ dàng với các cơ sở dữ liệu sẵn có, các vǎn bản đã được soạn thảo trên máy tính. b/ Lợi ích kinh tế:  • Intranet là cơ sở để tiến tới một mô hình cơ quan mới "Cơ quan không giấy tờ công vǎn" (paperless office), có nghĩa các thông tin trao đổi cho nhau chỉ thông qua máy tính không theo đường công vǎn. Hiện tại chúng ta đang làm việc trong môi trường mà hầu như mọi thông tin vǎn bản pháp quy đều được trao đổi bằng giấy tờ công vǎn kéo theo sự chậm trễ, sai lệch và phiền phức của nó. Mô hình cơ quan không giấy tờ công vǎn rất có thể là một cuộc cách mạng, đánh dấu một bước tiến hoá mới trong lịch sử vǎn minh nhân loại vì để thực hiện được nó không chỉ phải hoàn thiện công nghệ, giải pháp mạng, trình Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 11 độ nǎng lực tin học của từng người lao động mà còn phải xoá bỏ được cả một hệ thống làm việc theo kiểu hành chính giấy tờ truyền thống ở quy mô toàn cầu (mặc dù mức độ của các quốc gia có thể khác nhau) để thiết lập một "quan hệ sản xuất" mới trên một phạm vi quốc gia và quốc tế.  • Tǎng nǎng suất lao động, có nghĩa tǎng lợi nhuận kinh doanh vì có thông tin nhanh chóng được cặp nhật và thông báo hàng ngày, giảm đáng kể bộ phận hành chính trung gian cũng như lượng đầu tư khổng lồ cho nó. Cấu trúc mạng Intranet: Từ các định nghĩa chúng ta thấy rằng:  • Intranet là một mạng lưới sử dụng nội bộ, nó có thể là một mạng cục bộ LAN hay có thể là một mạng diện rộng WAN.  • Intranet có thể chỉ dùng để chia sẻ thông tin nội bộ trong một tổ chức bằng các Web nội bộ nhưng cũng có thể nối với các Web ngoài trên Internet để sử dụng những thông tin chung. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 12 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Do hệ thống intranet được xây dựng để sử dụng trong nội bộ công ty TMA nên công ty đã đặt ra các yêu cầu trong quá trình phát triển như sau:  Cần phải sử dụng các công cụ mã nguồn mở và miễn phí để phát triển hệ thống.  Cần phải sử dụng các công cụ nền web để tích hợp dễ dàng các công cụ này vào hệ thống thông tin hiện đại của TMA.  Hệ thống Intranet và các thành phần của nó được xây dựng dựa trên mã nguồn mở và miễn phí. Hệ thống thông tin của công ty được xây dựng dựa trên chuẩn mở và công nghệ, giải pháp mã nguồn mở. Hệ thống Intranet của công ty TMA hỗ trợ các công cụ và chức năng sau:  Quản lý nhân sự  Quản lý thông tin/IT.  Quản lý vật tư, kho bãi.  Quản lý kế toán.  Quản lý chăm sóc khách hàng. Nhu cầu cập nhật và quản lý nội dung: Để cập nhật thông tin cho các trang web trong doanh nghiệp, người ta cần phải thu thập các thông tin tự nhiều nguồn khác nhau. Các thông tin này sau đó sẽ được cập nhật lên website. Với hệ thống thông tin tiến bộ, các thông tin này sẽ được cập nhập trực tiếp lên hệ thống dữ liệu một cách tự động. Ngoài ra, thời gian cập nhật thông tin cũng được giảm đi một cách đáng kể. Bảo mật:  Sử dụng giao thức SSL để bảo mật kết nối.  Hỗ trợ nhiều loại người dùng. Do trong công ty TMA có nhiều nhóm và trong mỗi nhóm có nhiều vị trí công việc khác nhau nên hỗ trợ nhiều loại người dùng khác nhau.  Ghi nhận truy cập: hệ thống intranet ghi nhớ các thao tác trên hệ thống trong phiên làm việc của mình. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 13 Pic1: Cấu trúc Home Page Intranet của công ty TMA. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 14 1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER: Với mục đích lập ra để giải quyết các vấn đề khẩn cấp hoặc liên quan đến các lĩnh vực khác. Theo ngôn ngữ của văn phòng, có thể gọi nôm na là HELP Desk hay NT4HELP. Mọi người nhân viên của công ty sẽ được trợ giúp bởi các bộ phận như:  Bộ phận IT, Telephone service, Kết nối, Email, …: Cho các vấn đề về IT  Bộ phận mua bán, bảo trì, văn phòng phẩm, HR, QMS….: Cho các vấn đề khác. Lợi thế:  Quản lý các ticket một cách có hệ thống. Người quản lý dễ dàng truy cập, theo dõi cách xử lý một sự viêc của các nhân viên HELP DESK.  Nhân viên gặp phải sự cố sẽ được thông báo bằng email để nắm tình hình hiện tại.  Nhân viên có thể thêm địa chỉ email của trưởng nhóm vào trong ticket trong trường hợp ticket liên quan đên cả nhóm. Điều này sẽ giúp cho người trưởng nhóm có thể theo dõi xát sự việc và có những quyết định phù hợp trong từng thời điểm. Hinh 1: T rang web int ranet để t ruy cập NT 4HELP Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 15 Hình 2: Quy trình quản lý t icket của NT 4HELP Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT 4HELP Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 16 Mô tả chi tiết bảng sơ đồ DFD của việc xử lý ticket của phòng NT4HELP: A1: Nhân viên dùng trình duyệt IE hay Firefox để truy câp trang intranet của NT4HELP, tạo 1 ticket. Sau khi ticket được tạo thành công, email thông báo sẽ được gởi đến hộp mail của NT2HELP và hộp mail của chính người nhân viên. Email sẽ chứa nội dung về: Mã ticket (Tự động tạo ra khi nhân viên nhấn vào nút “Hoàn tất” sau khi kết thúc khai báo ticket), tên nhân viên, …. A2: Sau khi nhấn vào nút Hoàn tất, nhân viên sẽ bị chương trình yêu cầu nhập thông số lại lần nữa cho đúng nếu nhân viên bỏ sót thông tin quan trọng hoặc điền giá trị không chấp nhận. B1: Thông tin được lưu vào dữ liệu Ticket. C1: Phòng NT4HELP chính thức kéo dữ liệu về, xem xét và chỉ định nhân viên NT4HELP đảm trách. D1: Nhân viên NT4HELP khảo xát nội dung ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Mã thiết bị. D2: Nhân viên NT4HELP khảo xát nội dung ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Nhân viên. E1: Nhân viên NT4HELP giải quyết ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Mã thiết bị. E2: Nhân viên NT4HELP giải quyết ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Nhân viên F1: Sau khi giải quyết xong, nhân viên NT4HELP báo kết quả cho nhân viên. Yêu cầu nhân viên kiểm tra xem vấn đề đã được giải quyết như yêu cầu hay không. Nêu không có vấn đề, ticket sẽ được đóng. F2: Nhân viên phản hồi rằng vấn đề chưa được giải quyết, yêu cầu nhân viên NT4HELP giúp đỡ. 4/ Liệt kê các tập thực thể và thuộc tính của từng thực thể trong bảng thực thể: Ticket:  Mã số ticket  Mức độ khẩn cấp  Ngày dự định hoàn thành  Tình trạng hư hỏng Nhân viên:  Mã số nhân viên  Tên nhân viên  Phòng/ban:  Chức vụ Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 17  Số điện thoại/Email Thiết bị:  Mã số thiết bị  Tên thiết bị hư hỏng Dòng Thiết bị/Ticket:  Mã số thiết bị  Mã số ticket Hinh 4: Mối quan hệ giữa các thực thể. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 18 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: Tổng quan Ngày nay công nghệ thông tin có tác động mạnh tới các cá nhân, các tổ chức và xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra lợi thế cạnh tranh và làm thay đổi cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Dùng CNTT sẽ giảm đáng kể chi phí trong các quy trình tác nghiệp.Do đó mối quan hệ giữa các nhà cung cấp, khách hàng, các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống các hồ sơ một doanh nghiệp giữ để duy trì hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Điều này bao gồm các quy trình mua, bán hàng, và tài chính khác của doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống thông tin kế toán là để tích lũy dữ liệu và cung cấp cho các nhà sản xuất quyết định (các nhà đầu tư, các chủ nợ, và quản lý) với các thông tin để đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp phân phối hiệu quả của các thông tin cần thiết để thực hiện công tác kế toán và để hỗ trợ việc phân phối các dữ liệu chính xác và thông tin cho người dùng, đặc biệt là những người không quen thuộc với kế toán và báo cáo tài chính đặc thù của mình. Mục đích:  Hiều về chu kỳ phát triển hệ thống và phân tích các ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp  Nắm bắt cách thức tổ chức dữ liệu, tổ chức thu thập dữ liệu trong hệ thống kế toán máy tính.  Nắm bắt quy trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa  Quy trình cách thức đánh giá, lựu chọn kiểm tra phần mềm kế toán trong doanh nghiệp  Nâng cao năng suất công việc. Quản lý thông tin dữ liệu dễ dàng và chính xác  Tạo báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động: bảng lương, báo cáo tài chính, thu chi,… Lợi ích:  Thu thập lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.  Cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.  Hỗ trợ thực hiện các quản lý và hoạt động phát sinh hằng ngày.  Hỗ trợ ra các quyết định quản trị.  Hoạch định và kiểm soát. Tuân thủ luật lệ và quy định  Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.  Kết nối và liên kết giữa các thiết bị máy tính và công nghệ truyền thông Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 19  Tiết kiệm được thời gian  Không phải nhập và lưu dữ liệu nhiều lần  Lưu trữ sổ sách, tài liệu gọn, ít chiếm chỗ.  Kiểm tra quản lí thông tin nhanh và hiệu quả  Gửi thông tin, tài liệu giữa các cá nhân, tổ chức nhanh.  Phối hợp được với các bộ phận khác tốt hơn, tránh sai sót trong việc nhập dữ liệu Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 20 Hinh 5: Mô hình chức năng – Kế toán Quản lý Kế Toán Quản lý hàng hóa Báo cáo hàng hóa (Tổng hợp và chi tiết) Quản lý tiền lương Quản lý thanh toán Quản lý công nợ Cập nhật phiếu N-X Cập nhật danh mục HH Cập nhật phiếu thu chi Cập nhật DS khách hàng Báo cáo doanh thu, công nợ (Tổng hợp và chi tiết) Cập nhật chứng từ T T Cập nhật hợp đồng Báo cáo thanh toán (Tổng hợp và chi tiết) Cập nhật bảng lương Cập nhật phiếu tạm ứng Báo cáo tiền lương (Tổng hợp và chi tiết) Cập nhật bảng chấm công Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 21 1- Cập nhật phiếu nhập – xuất  A1 Nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng  A2 Lưu p hiếu nhập – xuất  A3 Yêu cầu nhập danh mục hàng hóa ( nếu là hàng hóa mới)  A4 Cập nhật danh sách khách hàng ( nếu là khách hàng mới)  A5 Lưu thông tin hàng hóa mới 2- Điều chỉnh phiếu nhập xuất  B1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất ( do nhập sai sót)  B2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại 3- Báo cáo tồn kho  E1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho  E2 Lấy số tồn kho từ danh mục hàng hóa và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất đề xác định tồn kho cuối kỳ  E3 Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho. 4- Cập nhật phiếu thu chi  C1 Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp ( yêu cầu lập phiếu chi)  C2 Khách hàng trả nợ ( y êu cầu lập phiếu thu )  C3 lưu p hiếu thu chi đã lập  C4 Yêu càu cập nhật khách hàng ( nếu là khách hàng mới) 5- Điều chỉnh phiếu thu chi  D1 Ban quản lý y êu cầu điều chỉnh phiếu thu chi  D2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại 6- Báo cáo công nợ  F1 Ban quản lý y êu cầu báo cáo công nợ  F2 Lấy số nơ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập – xuất, tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ.  F3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ 7- Cập nhật chứng từ thanh toán  H1 Ban quản lý y êu cầu thanh toán cho nhà cung cấp .  H2 Cập nhập hợp đồng ( nếu là hợp đồng mới)  H3 lưu thông tin chứng từ thanh toán Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 22 8- Điều chỉnh chứng từ thanh toán  G1 Ban quản lý y êu cầu điều chỉnh chứng từ thanh toán.  G2 Lấy chứng từ thanh toán từ kho lưu ra để điều chỉnh. 9- Báo cáo thanh toán  K1 Kiểm tra phiếu nhập xuất, phiếu thu chi đối chiếu với chứng từ thanh toán và hợp đồng đề tính khoản chi phí đã thanh toán và mặt hàng thanh toán có đúng về số lượng và chất lượng hay không và có trùng khớp với chứng từ thanh toán hay không báo cáo cho quản lý.  K2 Ban quản lý y êu cầu báo cáo tình hình thanh toán cho khách hàng.  K3 Báo cáo tình hình thanh toán cho ban quản lý. 10- Cập nhật lương  O2 Lưu thông tin bảng lương.  O3 Yêu cầu cập nhật phiếu tạm ứng  O1 Yêu cầu cập nhật bảng chấm công  O4 lưu thông tin phiếu tạm ứng  O5 lưu thông tin bảng chấm công 11- Điều chỉnh lương  T1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh Bảng lương ( do nhập sai sót)  T2 Lấy bảng lương cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại. 12- Báo cáo lương  S1 Dựa vào bảng chấm công, phiếu tạm ứng đối chiếu với bảng lương để tính lương cho nhân viên công ty.  F2 Ban quản lý y êu cầu báo cáo tiền lương nhân viên  F3 Gửi ban quản lý báo cáo tiền lương nhân viên Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 23 Hinh 6: Mối liên hệ giữa các thực thể - Kế toán n n n n n Khách hàng Dòng giao nhận Phiếu nhập Nhà cung cấp Hàng hóa Dòng HD mua hàng Nhà CC hàng hóa Hợp đồng mua hàng Giao nhận Hợp đồng bán hàng Dòng Hợp đồng bán hàng Dòng giao nhận Giao nhận Phiếu xuất Phiếu chi Phiếu thu Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 24 Liệt kê các tập thực thể và thuộc tính của từng thực thể trong bảng thực thể: Nhà cung cấp  Mã nhà cung cấp  Hàng hóa  Số lượng Hàng hóa  Hàng hóa  Mã hàng hóa Khách hàng gồm  Mã khách hàng  Tên khách hàng  Địa chỉ  Số điện thoại  Hàng hóa  Số lượng Hợp đồng mua hàng  Mã số hợp đồng  Tên nhà cung cấp  Tên mặt hàng  Số lượng  Ngày hợp đồng Hợp đồng bán hàng  Mã số hợp đồng  Tên người bán  Tên mặt hàng  Số lượng  Ngày hợp đồng Phiếu nhập  Nhà cung cấp  Tên hàng hóa  Số lượng  Tên người nhập  Ngày nhập Phiếu xuất  Nhà cung cấp  Tên hàng hóa  Số lượng  Tên người xuất  Ngày xuất Phiếu thu  Tên hàng hóa  Số lượng  Khách hàng  Nhà cung cấp  Số tiền  Ngày thu Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 25 Phiếu chi  Tên hàng hóa  Số lượng  Khách hàng  Nhà cung cấp  Số tiền  Ngày chi Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 26 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG Hệ thống quản lý vật tư là 1 tập hợp các chương trình phần mềm cung cấp các ứng dụng phù hợp cho công tác quản lý tích hợp các số liệu về vật tư, chứng từ giao nhận của các phòng lien quan, nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và thống nhất xuyên suốt toàn bộ hệ thống của các loại số liệu có liên quan với nhau. Căn cứ trên những số liệu này hệ thống có khả năng cung cấp số liệu chính xác cho các nhà quản trị trực tiếp và từ xa (thông qua Internet). MỤC ĐÍCH:  Để chi p hí phụ tùng tồn kho là thấp nhất.  Đảm bảo vật tư phụ tùng luôn sẵn có, đáp ứng nhu cầu phục vụ sản xuất của nhà máy .  vật tư phụ tùng luôn luôn tồn kho đáp ứng nhu cầu bảo trì sửa chữa máy , và thời gian dừng máy là thấp nhất.  Chứng minh vật tư phụ tùng được sử dụng đúng. Khối lượng nhập và xuất rõ ràng.  Nắm rõ thông tin nhà cung cấp , giá, quy cách, chất lượng. PHẠM VI ÁP DỤNG:  Tất cả các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất: nguyên vật liệu trưc tiếp tạo ra sản phẩm và nguy en vật liệu phụ cho tùng công đoạn sản xuất.  Tất cả các vật tư phụ tùng dùng cho máy móc thiết bị, tiện nghi cơ sở hạ tầng.  Bộ phận kho MM, kho vật tư phụ tùng.  Bộ phận bảo trì (MA).  Bộ phận mua hàng (PU).  Bộ phận kế toán, các bộ phận liên quan. CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG  Quản lý tích hợp số liệu: Vật tư đặt hàng, Vật tư sản xuất, vật tư phụ tùng thay thế:  Đảm bảo tính ràng buộc chặt chẽ giữa các loại dữ liệu.  Đảm bảo sự nhất quán của dữ liệu xuyên suốt toàn bộ hệ thống.  Lưu trữ lịch sử cập nhật dữ liệu để xác định trách nhiệm của NSD.  Cập nhật thông tin và phát hành chứng từ liên quan tới các công việc trên thực tế vật tư phụ tùng.  Hỗ trợ NSD trong công tác cập nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, tra cứu hướng dẫn sử dụng chương trình thuận tiện Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 27  Phục vụ các yêu cầu đa dạng của nhà cung cấp khi giao hàng trong quá trình xuất nhâp vật tư, phụ tùng.  Cung cấp các loại số liệu cho công tác điều hành và thống kê.  Lập các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý , gồm:  Báo cáo chi tiết và tổng kết các số liệu về xuất nhập hàng, tính đơn giá hàng tồn kho. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 28 Hinh 7: Sơ đồ BFD – Vật t ư Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 29 Hinh 8: Sơ đồ BFD – Vật t ư Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 30 3/ Giải thích sơ đồ dòng dữ l iệu (DFD) 3.1 Cập nhật phiếu N-X kho: A1: Ban quản lý yêu cầu cập nhật lưu chúng từ phaieu61 N-X. A2: Cập nhật phiếu X-N (từ khách hàng, bộ phận sản xuất, p hòng bảo trì khi xuất vật tư. A3: Cập nhất nguồn hàng và t ính chất X-N. A4: Dựa trên phiếu X-N để kiểm kê hàng hóa. A5: Lưu thông tin hàng hóa mới. 3.2 Điều chỉnh phiếu N-X: B1: Ban quản lý yêu cầu điều chính phiếu N-X. B2: lấy p hiếu N-X cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu. 3.3 Cập nhật chứng từ N-X: C1: Ban quản lý yêu cầu cập nhất chứng từ phiếu X-N cua khách hàng, bộ phận sản xuất và bộ phận bảo trì. C2: khách hàng, bộ phận sản xuất và bộ phận bảo trì cung cấp chứng từ để lưu. C3: sử dung phiếu X-N để kiểm kê. C4: Sử dụng phiếu X-N để lưu kho. 3.4 Báo cáo tồn kho: E1: Quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho. E2: Lấy số tồn từ danh mục hàng hóa và tình hình nhâp xuất từ kho, dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định tồn kho cuối kỳ. E3: Gởi ban quản lý báo cáo tồn kho. 3.4 Báo cáo định kỳ và báo cáo quản trị: F1: Ban quản lý yêu cầu báo cáo định kỳ. F2: Tổng kết phiếu xuất nhập báo cáo hàng còn tồn kho. F3: Gởi ban quản lý báo cáo tồn kho. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 31 4/ Sơ đồ logic – mối quan hệ giữa các thuộc tính: Hinh 9: Mối quan hệ của các t huộc tính – Vật tư Liệt kê các tập thực thể và thuộc tính của từng thực thể trong bảng thực thể: Nhà cung cấp :  Mã nhà cung cấp .  Số lượng.  Ngày giao hàng.  Tên khách hàng.  Nhà cung cấp . Nhập kho:  Tên hàng hóa.  Số lượng.  Ngày nhập .  Người nhập. Xuất kho:  Mã số hàng hóa.  Ngày xuất.  Bộ phận.  Số lượng. Báo cáo.:  Mã hàng tồn kho.  Số lượng.  Đơn giá tồn kho. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 32 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: Mục tiêu  Đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin phản hồi cũng như các khiếu nại của khách hàng.  Giúp các phòng ban nắm rõ hơn về các khiếu kiện cũng như thắc mắc của khách hàng.  Đưa ra những báo cáo và thống kê 1 cách nhanh nhất  Hoạt động theo chuẩn ISO, giúp công ty hoạt động tốt hơn  Đồng thời dựa vào đó mà cải tiến chất lượng các sản p hẩm dịch vụ nhằm hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng. Phạm vi Trong khuôn khổ hệ của phân tích thiết kế hệ thống ứng với muc tiêu trên Phân tích Các loại thực thể 1) KHACH_HANG:  M ỗi thực thể tượng trưng cho một khách hàng của công ty 2) PHIEU_Y_KIEN:  M ỗi thực thể tượng trưng cho một ý kiến của khách hàng 3) LOAI_YKIEN:  M ỗi thực thể tượng trưng cho một loại ý kiến 4) PHONG_BAN:  M ỗi thực thể tượng trưng cho một p hòng ban trong công ty được khách hàng khiếu nại 5) HUONG_XULY:  M ỗi thực thể thể hiện phòng ban nào sẽ xử lý ý kiến đó 6) KETQUA  M ỗi thực thể thể hiện phiếu ý kiến đang được p hòng ban nào thụ lý và kết quả ra sao Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 33 Mô tả thực thể 1.1.1 KHACH_HANG Tên thuộc tính Diễn giải MSKH M ã Khách hàng HoTen Họ và tên khách hàng CMND Số chứng minh nhân dân DIACHI Địa chỉ khách hàng MA_PHIEU_Y_KIEN M ã phiếu ý kiến của khách hàng 1.1.2 PHIEU_Y_KIEN Tên thuộc tính Diễn giải MA_PHIEU_Y_KIEN M ã phiếu ý kiến của khách hàng MA_LOAI_YKIEN M ã loại ý kiến NOIDUNG Nội dung ý kiến 1.1.3 LOAI_YKIEN Tên thuộc tính Diễn giải MA_LOAI_YKIEN M ã loại ý kiến NOIDUNG Nội dung loại ý kiến 1.1.4 HUONG_XULY Tên thuộc tính Diễn giải MA M ã hướng xử lý MA_LOAI_YKIEN M ã loại ý kiến NOIDUNG Nội dung ý kiến MAPHONGBAN M ã phòng ban thụ lý 1.1.5 PHONG_BAN Tên thuộc tính Diễn giải MAPHONGBAN M ã phòng ban TEN Tên p hòng ban 1.1.6 KETQUA Tên thuộc tính Diễn giải MA M ã hướng xử lý MA_PHIEU_Y_KIEN M ã ý kiến KETQUA Kết quả thực hiện MAPHONGBAN M ã phòng ban nào đang thụ lý Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 34 Hinh 10: Mối liên hệ của các tập thực thể - Chăm sóc khách hàng. S ơ đồ logic Hinh 11:Sơ đồ logic – Chăm sóc khách hàng. Mô tả 1. Nh ận thông t in của khách hàng t ừ phiếu t hăm dò ý kiến khách hàng, thùng t hư (phiếu 2. Ghi vào sổ nhật ký t heo dõi thông t in khách hàng, phân loại thông t in khách. 3. Nếu yêu cầu khách hàng nằm t rong phạm vi cho phép của P.CSKH thì P.CSKH t rực t iếp t rả lời cho khách hàng. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 35 4. Nếu yêu cầu có t ính chất phức tạp liên quan đến các quy t rình, nghiệp vụ của Phòng/ Ban t hì P .CSKH sẽ chuyển yêu cầu đến Bộ phận liên quan để xử lý, sau đó Phòng/ban phải xác nhận nội dung phản hồi và chuyển cho Phòng Chăm Sóc Khách Hàng. 5. P.CSKH sẽ t rình nội dung phản hồi khách hàng lên Phó T ổng Giám Đốc phụ t rách xem xét , (nếu nội dung phản hồi không phù hợp t hì chuyển cho các P hòng/ban xem lại) 6. P.CSKH phản hồi lại cho khách hàng. 7. Cuối mỗi tháng P .CSKH t ổng hợp thông t in, phân t ích, v iết báo cáo. 8. Lưu file S ơ đồ chức năng Quản lý CSKH Nhận thôn g tin KH Nhận Ý k iến KH Xử lý ý kiến Phân loại Trả lời KH Hinh 12: Sơ đồ BFD – Chăm sóc khách hàng. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 36 Mô hình DFD Hinh 13: Mô hình DFD- Chăm sóc khách hàng. Cập nhật thông tin khách hàng A1: Kiểm t ra KH Tồn tại chưa A2: Điền thông tin KH A3: Lưu thông tin KH Cập nhật PHIẾU Ý KIẾN B1:Lấy thông tin từ phiếu Ý kiến và cập nhật vào Ý KIẾN mới Xử lý và báo cáo C1: Lấy thông tin ý kiến KH C2: Xử lý và xuất báo cáo Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 37 5. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ I. TỔNG QUAN: Quản trị nhân sự (QTNS) là công tác quản lý con người trong p hạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức doanh nghiệp với người lao động. QTNS chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào doanh nghiệp giúp họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh. II. MỤC TIÊU: Mục tiêu của quản trị nhân sự là nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một lực lượng lao động có hiệu quả . Ðể đạt được mục tiêu này , các nhà quản trị phải biết cách tuyển dụng, phát triển, đánh giá, và duy trì nhân viên của mình. Ðể có được nguồn nhân sự đáp ứng cho chiến lược phát triển, quản trị nhân sự phải nhằm vào thực hiện bốn mục tiêu cơ bản sau đây : 1.1 Mục tiêu xã hội . Doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu và thách đố của xã hội, doanh nghiệp hoạt động vì lợi ích của xã hội chứ không phải chỉ của riêng mình. 1.2 Mục tiêu thuộc về tổ chức. Quản trị nhân sự là tìm cách thích hợp để các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp có được những người làm việc có hiệu quả. Quản trị nhân sự tự nó không phải là cứu cánh; nó chỉ là một phương tiện giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu. 1.3 Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ. Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng, vì thế mỗi bộ phận phòng ban phải đóng góp p hục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp . 1.4 Mục tiêu cá nhân. Nhà quản trị phải giúp nhân viên mình đạt được các mục tiêu cá nhân của họ. Nhà quản trị phải nhận thức rằng nếu lãng quên mục tiêu cá nhân của nhân viên, năng suất lao động sẽ giảm, và nhân viên có thể sẽ rời bỏ doanh nghiệp . Ðể đạt được các mục tiêu trên, cần p hải có các hoạt động quản trị nhân sự cụ thể. Bảng 5.1 dưới đây cho ta thấy các hoạt động cụ thể. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 38 Hinh 14: Sơ đồ BFD của phòng Nhân Sự. III. XÂY DỰNG CÁC TẬP THỰC THỂ TRONG QUẢN LÝ TRONG NHÂN S Ự: Tập thực thể - Thông tin nhân viên: Chứa các thông tin chi t iết về nhân viên. Gồm các thuộc tính: M ã NV, họ tên, bộ p hận, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, số CM ND, điện thoại, địa chỉ, … Nhân viên sau khi tham gia các vòng phỏng vấn của Công ty và đạt kết quả tuy ển dụng sau cùng cần bổ sung đầy đủ các hồ sơ sau:  Lai lịch nhân viên (theo mẫu công ty)  Giấy bảo lãnh (theo mẫu công ty)  Giấy xác nhận hạnh kiểm ( theo mẫu công ty – chỉ áp dụng đối với nhân viên nam)  Giấy xác nhận quá trình làm việc tại Công ty có thời gian làm việc gần đây nhất.  Đơn xin việc, SYLL, giấy khám sức khỏe, hình 3x4  CMND, hộ khẩu, bằng cấp photo công chứng trong vòng 03 tháng Nhân viên mới phải bổ sung hồ sơ đầy đủ trước khi chính thức đến nhận việc tại Công ty. Đối với một số trường hợp đặc biệt, nhân viên có thời hạn bổ sung gia hạn thêm 01 tuần sau khi nhận việc. Nhân viên mới ngày đầu t iên đến nhận việc sẽ được nhận thẻ nhân viên và thẻ từ chấm công và được bố trí vị trí làm việc tại văn phòng. Dưới sự hướng dẫn của nhân viên Nhân sự, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với các nhân viên khác trong cùng bộ phận và các Trưởng bộ phận và nhân viên toàn Công ty . Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 39 Nhân viên mới sẽ phải tham gia một khóa huấn luyện nhân sự để nắm bắt được những yêu cầu cơ bản trong quá trình làm việc tại công ty . Tập thực thể - Chuyên cần: Chứa các thông tin chi t iết về quá trình chuyên cần của các nhân viên Các thuộc tính: Mã NV, họ tên, bộ phận, số phút đi trễ, số giờ tăng ca, số ngày nghỉ phép (Nghỉ không lương, Nghỉ trừ phép năm), số lần không bấm thẻ, … 1. Thời gian làm việc, nghỉ ngơi: Từ thứ hai đến thứ sáu: Sáng từ 08:00 đến 12:00; Chiều từ 13:00 đến 17:00 Thứ bảy từ 08:00 đến 12:00 Nhân viên đi làm trước 8h:00 sáng và sau 17h:00, thứ 7 từ 12h:00 trở đi, Chủ Nhật và các ngày Lễ sẽ được tính tăng ca theo qui định. Nhân viên có nhu cầu xin nghỉ phép phải điền “Biểu xin nghỉ phép” có chữ ký xét duyệt của:  Giám đốc Bộ phận nếu thời gian nghỉ dưới 03 ngày  Giám đốc bộ phận, Giám đốc Nhân sự và Tổng Giám đốc nếu thời gian nghỉ từ 03 ngày trở lên 2. Chấm công: Nhân viên ra vào ca p hải quét thẻ chấm công đầy đủ và không được nhờ người khác.Nhân viên đi công tác vẫn phải quét thẻ buổi sáng. Trong trường hợp khẩn cấp , đi công tác sớm hoặc đi qua đêm thì khi về p hải quét thẻ để đảm bảo công tác chấm công. Mỗi cuối tháng tất cả nhân viên phải theo dõi Bảng thông báo Công ty để tiến hành bổ sung các chứng từ giải trình cho việc chuyên cần t rong tháng Tập thực thể - Lương: Chứa các thông tin về Lương. Các thuộc tính: Mã NV, họ tên NV, lương cơ bản, lương chức vụ, lương hiệu quả, hoa hồng, tăng ca Cơ cấu lương được phân loại như sau:  Lương căn bản: căn cứ vào vị trí, mức độ quan trọng của công việc mà Công sắp xếp mức lương căn bản.  Lương chức vụ: là hình thức động viên nhân viên và cổ vũ họ làm việc chuyên nghiệp hơn  Lương hiệu quả: căn cứ vào mức độ hiệu quả trong công việc để xác định hệ số hàng tháng  Hoa hồng: chia theo qui tắc làm càng hiệu quả hưởng càng nhiều Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 40 Tùy theo từng vị t rí công việc mà các nhân viên sẽ có các phần khác nhau trong tổng lương, không nhất thiết phải có đầy đủ các thành phần trên. Tiền lương sẽ được điều chỉnh khi: vị trí làm việc thay đổi, nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc, theo qui định của pháp luật Việt Nam hoặc căn cứ theo tình hình kinh doanh của Công ty . Tập thực thể - Phúc lợi: Chứa các thông tin về Phúc lợi. Các thuộc tính: Mã NV, tên NV, Lương cơ bản, số tiền NV p hải đóng BHTN, BHYT, BHTN, số tiền được hưởng khi thai sản, số t iền được hưởng khi bệnh tật ốm đau, tiền trợ cấp thôi việc. Bảo hiểm: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, nhân viên sau khi ky HĐLĐ với Công ty sẽ được tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp với tỷ lệ sau (căn cứ trên lương căn bản):  Bảo hiểm xã hội: Công ty trả 16%, nhân viên trả 6%  Bảo hiểm y tế: Công ty trả 3.5%, nhân viên trả 1.5%  Bảo hiểm thất nghiệp : Công ty trả 1%, nhân viên trả 1%  Trợ cấp thai sản: 75% Lương cơ bản  Trợ cấp bệnh tật: 75 – 100% Lương cơ bản (Tùy tình hình thực tế)  Trợ cấp thôi việc: Đương sự được trợ cấp mỗi năm nữa tháng Lương cơ bản theo Hợp đồng lao động.  Theo qui định, nhân viên sẽ phải tự trả thuế Thu nhập cá nhân căn cứ trên tổng thu nhập hàng tháng. Tập thực thể - Tổ chức phòng ban: Theo dõi nhân viên thuộc p hòng ban nào và chịu sử quản lý của những ai. Các thuộc tính: Phòng Nhân sự, P. Kinh doanh, P. Marketing, P. Kế toán, P. Thương vụ, P. Bảo hành, T rưởng p hòng, Số lượng người trong phòng Tập thực thể - Bảng nội quy công ty: Chứa các thông tin chi tiết về Nội quy trong Công ty. Các thuộc tính: Điều lệ Công ty , Phạm vi áp dụng. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 41 Hinh 15: Mối liên hệ giữa các thực thể. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 42 KẾT LUẬN Qua đề tài này, chúng tôi có thêm được nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong việc phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin cho một doanh nghiệp kinh doanh. Thêm vào đó, chúng tôi còn có cơ hội nâng cao khả năng quan sát và phân tích những hệ thống thông tin ngay trong phòng ban làm việc của mình. Điều nãy sẽ giúp chúng tôi trong việc góp ý, xây dựng hệ thống thông tin của p hòng ban được tốt hơn. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 43 Tài liệu tham khảo: THS. Nguyễn Văn Năm , Tổ chức hệ thống thông tin doanh nghiệp, Tp Hồ Chí Minh-2008 Đinh Thế Hiển , Phân tích thiết kể hệ thống thông tin quản lý , 2005 Dương Quang Thiện , Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản trị xí nghiệp , NXB Tổng hợp TP.HCM 2005