Báo cáo nhóm môn: Hệ thống thông tin kế toán - Chủ đề: Báo cáo chu trình doanh thu của công ty vela

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN BÁO CÁO NHÓM Môn: Hệ thống thông tin kế toán Chủ đề: Báo cáo chu trình doanh thu của công ty VELA Thành phố Hồ Chí Minh - 2018 Giới thiệu công ty Giới thiệu sơ lược Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA được thành lập năm 2010 với một phạm vi hoạt động rất rộng trong lĩnh vực BTL ( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán hàng, quản lý nhân sự, phát triển và quản lý sự kiện. Vela sở hữu một đội ngũ tiếp thị trẻ và năng động trên khắp Việt Nam với khả năng tiếp cận tất cả các kênh phân phối như MT( modern trade), GT (general trade) và các kênh khác trên toàn quốc. Mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn Công ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết với khách hàng có thể làm cho thương hiệu sản phẩm của họ trở nên hấp dẫn và thân thiện nhất với các khách hàng mục tiêu. VELA nhìn rõ được tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng và quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường tiềm năng. VELA hiểu được khách hàng quan tâm đến hình ảnh và thương hiệu của mình – họ cũng muốn đo lường và tính toán kết quả trong cùng thời điểm. VELA đặt bản thân vào tình hình của khách hàng để đưa ra những quyết định tốt nhất cho lợi ích của thương hiệu. Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng. Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đến từ mạng lưới tổ chức toàn diện, kĩ năng đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt trong công việc và giao tiếp. Tính minh bạch và chính xác trong việc cung cấp bảng báo giá với mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo các nguyên tắc cơ bản. Các dịch vụ chính Phát triển các hoạt động BTL Tiếp thị nhãn hiệu Bán hàng hóa Tư vấn bán hàng (quản lý và phát triển nhân sự) Khảo sát thị trường Roadshow (tiếp thị lưu động bằng xe đạp, xe máy, xe buýt,..) Tiếp thị mẫu thử Sản xuất và tiếp thị bằng POSM (Point of Sales Material) Quản lý và tổ chức sự kiện Kinh nghiệm Đủ năng lực và chuyên môn trong việc hiểu rõ các nhu cầu và cung cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích của khách hàng. Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp ở Việt Nam VELA đã cung cấp rất nhiều các dự án hoạt động trong khảo sát thị trương, thiết kế băng rôn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point of Sales Material) , tiếp thị, tổ chức sự kiện,... Con người Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo và năng động VELA chọn ra những thành viên được đào tạo tốt nhất và có hiệu quả làm việc cao. Chiến lược của team được tích hợp chặt chẽ với thương hiệu của khách hàng. Tập chung nguồn nhân lực bằng đào tạo thường xuyên. Phân phối Với văn phòng chính ở TPHCM và các chi nhánh ở HN, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả năng thực hiện hiệu quả các hoạt động trên toàn quốc. Những dự án nổi bật của VELA Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA ... Mô tả quy trình doanh thu thực tế của công ty trắc nghiệm hữu hạn VELA Mô tả chu trình doanh thu Khách hàng đặt hàng công ty thông qua bộ phận tiếp nhận khách hàng. Từ đó bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ ghi nhận, kiểm tra thông tin khách hàng và tiến hành làm hợp đồng. Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện. Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí dựa vào đó lập bảng dự trù chi phí. Sau khi thống nhất phương hướng tổ chức sự kiện với khách hàng, các team sẽ lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, hậu cần,.. Trong quá trình tổ chức mọi hoá đơn mua hàng cho dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ được chuyển về cho kế toán, kế toán dựa trên những hóa đơn này để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ bộ phận sự kiện chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng(nếu có). Những hóa đơn này sẽ được lưu giữ ở phòng kế toán. Kết thúc chương trình, kế toán sẽ lập hoá đơn cho khách hàng, chi tiết các hạng mục và gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho khách hàng trả sau. Khách hàng có thể thanh toán ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng, liên 3 gửi về cho kế toán, kế toán nhận phiếu thanh toán kiểm tra và ghi giảm nợ phải thu,lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách hàng chuyển tiền qua ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách hàng hoặc thông báo từ ngân hàng Khách hàng thu sau thì kế toán lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền hạn nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ của khách hàng. Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ quỹ nhận tiền và giấy báo nợ sau đó thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng liên 3 kèm giấy báo nợ gửi về cho kế toán. Kế toán nhận giấy báo nợ kèm phiếu thanh toán tiến hành đối chiếu kiểm tra ghi giảm nợ phải thu lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng. TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ ghi phiếu thanh toán 2 liên, 1 cho khách hàng và 1 cho kế toán để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo. TH2: Khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ có giấy nộp tiền (cash deposit). Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ và thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền này cho kế toán để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo cuối kì. TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài chính sẽ lập khoản dự phòng hoặc Khách hàng quá hạn trả nợ quá lâu, kế toán sẽ ghi nhận xóa bỏ (write-off) khoản phải thu và ghi tăng chi phí. Điểm giống và khác giữa chu trình doanh thu của công ty VELA và chu trình chuẩn Giống: Về cơ bản chu trình doanh thu của công ty VELA đều có 4 bước của quy trình doanh thu chuẩn: (1) nhận đặt hàng, nhận làm dịch vụ (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,theo dõi công nợ, (4) thu tiền. Khác: Tuy nhiên có những điểm khác đó là công ty VELA là công ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chuẩn. Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí để báo giá cho khách hàng. Cũng như thay vì phiếu giao hàng ở đây sẽ là phiếu biên nhận, bàn giao hoàn thành công việc. Ngoài ra,thực tế thì quá trình doanh thu có nhiều phức tạp hơn như việc không thể hoàn thành bước 4 của chu trình là thu tiền vì khách hàng không có khả năng trả nợ. Hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì có vấn đề xảy ra nên không tiếp tục ghi nhận doanh thu như hóa đơn bị trộm cắp hay bị hủy,... trong quá trình xử lí chứng từ có gian lận, sai sót,.. Lý do: Thực tế có những điểm khác chuẩn này là vì yếu tố con người như khách không trả tiền hay nhân viên nội bộ gian lận trong xử lý giấy tờ, ngoài ra còn có các yêu tố ngoại cảnh khách như thiên tai, lũ lụt cháy nổ,.. làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu. Ngoài ra còn vì quy mô và cách thức hoạt động của công ty nên mỗi công ty sẽ đưa ra chu trình doanh thu phù hợp nhất để đảm bảo công ty hoạt động liên tục và hiệu quả. Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu của công ty VELA Kiểm soát rủi ro nội bộ Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ và ghi nhận doanh thu Bộ phận tổ chức sự kiện Hoạt động Yếu kém Rủi ro Thủ tục kiểm soát Hoạt động lập hợp đồng cho khách hàng Không xác nhận thông tin khách hàng - Khách hàng không có khả năng thanh toán (khách hàng mới) - Khách hàng có tiền sử nợ xấu tại công ty (khách hàng cũ) -Thu thập thông tin khách hàng từ các công ty khác - theo dõi công nợ thường xuyên của các khách hàng cũ Không xét duyệt nội dung hợp đồng - Không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng - Có những thỏa thuận không không công bằng cho công ty - thực hiện nhầm một dịch vụ của khách hàng này cho khách hàng khác Xét duyệt nội dung kĩ càng và đưa ra nhưng lý do hợp lý đến khách hàng Hoạt động lập bảng dự trù Không đủ thông tin để đưa ra giá chính xác. - Gây thâm hụt tài chính cho công ty nếu dự trù quá thấp Tìm hiểu thu thập thông tin giá cả thị trường, mời các chuyên gia tài chính Không phân chia nhiệm vụ trong việc lập dự trù - Dự trù cao hơn thực tế nhân viên có thể gian lận Phân chia nhiệm vụ giữa thủ quỹ và nhân viên lập dự phòng Không lưu chứng từ Rủi ro trong kiểm tra đối chiếu Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ tự, tên, ngày Phòng kế toán Hoạt động nhận hóa đơn Nhận thiếu hóa đơn từ nhà cung cấp Thiếu chứng từ đối chiếu ghi nhận chi phí Kiểm tra xác nhận nhận đủ hóa đơn Không kiểm tra hóa đơn - Không phải hóa đơn của công ty - Không đúng số tiền phải trả - Số đúng nội dung, số lượng đã yêu cầu Kiểm tra kĩ càng nội dung ghi sổ và hóa đơn Không lưu chứng từ Không có bằng chứng để đối chiếu Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ tự, tên, ngày Hoạt động lập phụ lục hợp đồng Lập không kiểm tra kĩ hóa đơn và thông tin khách hàng - nhầm khách hàng này với khách hàng khách - nhầm hóa đơn của khách hàng này với khách hàng khác Kiểm tra kĩ thông tin khách hàng và hóa đơn Không lưu chứng từ Không có bằng chứng để đối chiếu Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ tự, tên, ngày Hoạt động lập hóa đơn chi tiết cho khách hàng Thiếu chứng từ đầu vào Lập hóa đơn không đầy đủ khoản mục Kiểm tra xác nhận nhận đủ chứng từ Không xác nhận thông tin khách hàng Lập hóa đơn cho sai khách hàng Thu thập tìm hiểu về thông tin khách hàng Hoạt động ghi nhận doanh thu Thiếu chứng từ đầu vào Ghi nhận thiếu doanh thu Kiểm tra xác nhận nhận đủ chứng từ Không xác nhận thông tin khách hàng Ghi nhận doanh thu cho sai khách hàng Thu thập tìm hiểu về thông tin khách hàng Không phân chia nhiệm vụ Gian lận ghi sai số tiền, sai khách hàng, ghi sai niên độ, ghi trung nhau các nghiệp vụ,.. Phân chia người xác nhận và người lập Hoạt động lập giấy báo nợ Thiếu chứng từ đầu vào Ghi sai số tiền phải nhận, ghi sai ngày trả Kiểm tra xác nhận nhận đủ chứng từ Không xác nhận thông tin khách hàng Gửi giấy báo nợ cho sai khách hàng Thu thập tìm hiểu về thông tin khách hàng Hoạt động thu tiền sau từ khách hàng Thủ quỹ Hoạt động Yếu kém Rủi ro Thủ tục kiểm soát Hoạt động thu tiền và hóa đơn chi tiết Không đối chiếu kiểm tra số tiền trong hóa đơn chi tiết và số tiền thực nhận được Thu không đúng số tiền cần nhận từ việc cung cấp dịch vụ Đếm thủ công hay dùng máy kiểm tra số tiền nhận được và đối chiếu với hóa đơn đã được xác nhận Không phân chia nhiệm vụ Tiền thu được bị thủ quỹ biển thủ Phân chia trách nhiệm giữa nhận tiền và nhận hoá đơn Lập hoá đơn thanh toán Thiếu chứng từ đầu vào Rủi ro hóa đơn ghi sai số tiền, sai số lượng, sai khách hàng,... Kiểm tra thu đủ chứng từ đầu vào Không đối chiếu kỹ giữa thông tin khách hàng hóa đơn Kiểm tra đối chiếu kĩ hóa đơn và thông tin khách hàng Không lưu chứng từ Không có bằng chứng đối chiếu Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ tự, tên, ngày Kế toán Kiểm tra, đối chiếu, ghi giảm nợ phải thu - Thiếu chứng từ đầu vào - Không kiểm tra thông tin khách hàng Sai sót trong quá trình ghi nhận: sai số tiền, sai số lượng, sai khách hàng Kiểm tra xác nhận thu đủ chứng từ, thu thập thông tin chi tiết từ khách hàng, theo dõi công nợ thường xuyên Lâp báo cáo phải thu khách hàng Thiếu chứng từ đầu vào Báo cáo ghi sai số liệu và nội dung Kiểm soát nhập liệu Kiểm tra tính đầy đủ Kiểm tra cập nhật đồng thời Gửi báo cáo đến khách hàng Hoạt động thu tiền ngày từ khách hàng Hoạt động thu tiền và hóa đơn chi tiết - Không phân chia nhiệm vụ - Không soát xét thông tin khách hàng, hóa đơn và tiền nhận được Thủ quỹ có thể thu sai số tiền so với dịch vụ đã thực hiện bởi việc vừa thủ quỹ vừa thu tiền vừa lập hóa đơn thanh toán là vi phạm nguyên tắc độc lập dẫn đến họ có thể thu bao nhiêu tùy ý. Ngoài ra hóa đơn chi tiết của khách hàng mang tới chưa chắc đúng, có thể bị làm giả. Cần phải có chữ ký của giám đốc hoặc kế toán trưởng, thủ quỹ trên phiếu thanh toán trước khi đưa cho khách hàng , lưu bộ phận kế toán, lưu tại tại thủ quỹ. Thủ quỹ không được thu tiền khi chưa có chữ ký Hoạt động ghi giảm phải thu Không phân chia nhiệm vụ Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền Chứng từ liên quan CHỨNG TỪ NƠI LẬP NƠI DUYỆT SỬ DỤNG Ở HOẠT ĐỘNG MỤC ĐÍCH Đơn đặt hàng ( Hợp đồng) Bộ phận bán hàng Bộ phận kinh doanh - Hoạt động nhận đơn đặt hàng - Gửi yêu cầu thực hiện dịch vụ - Ghi nhận đơn đặt hàng của khách - Xem xét khả năng thanh toán. - Làm căn cứ để thực hiện các hoạt động của bảng dự trù. Hoá đơn mua hàng Bộ phận tổ chức sự kiện Bộ phận kế toán - Ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng - Kiểm soát các chi phí so với bảng dự trù. - Làm căn cứ để lập hoá đơn bán hàng cho khách. Hoá đơn bán hàng Bộ phận kế toán (nhân viên) Bộ phận kế toán ( KT trưởng) - Thực hiện dịch vụ - Ghi sổ - Để khách hàng làm căn cứ thanh toán công nợ cho công ty. - Làm chứng từ để kê khai và nộp thuế. - Làm căn cứ để ghi nhận doanh thu. Phiếu thu Bộ phận kế toán Thu tiền - Ghi nhận số tiền thực thu từ KH. - Làm căn cứ ghi sổ quỹ, sổ chi tiết liên quan.