Báo cáo Thực tập chuyên ngành Kế Toán tại công ty TNHH - TM - DV Hồng Như Phúc

hàng nên thường được người bán cho hưởng chiết khấu thanh toán. Kế toán công nợ hạch toán: Nợ TK 331: Tổng số tiền nợ người bán Có TK 111,112: Số tiền thực tế phải trả Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng - Mua hàng với số lượng lớn, được bên bán cho hưởng chiết kháu thương mại. Công ty Hồng Như Phúc đã xây dựng cho mình một hệ thống những mặt hàng chiến lược, số lượng bán thường rất nhiều, chính vì thế công ty hướng chính sách đầu tư đặc biệt cho những mặt hàng này nên thường xuyên mua với số lượng rất lớn và được người bán cho hưởng chiết khấu thương mại. Nếu trên hóa đơn của bên bán ghi theo giá chưa trừ chiết khấu, sau khi đó ghi số chiết khấu thương mại được hưởng thì kế toán công ty sẽ ghi trị giá hàng theo số đã được chiết khấu, tức là: Nợ TK 156: Trị giá hàng hóa đã trừ chiết khấu thương mại Nợ TK 133: Thuế GTGT theo giá hàng đã trừ chiết khấu Có TK 331: Tổng số tiền phải trả người bán theo giá đã trừ CK Nếu trên hóa đơn của bên bán ghi theo giá bán đã trừ chiết khấu thương mại thì giá trị hàng và thuế ghi theo số ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng và tiến hành hạch toán bình thường như mua hàng. * Mua hàng sau đó bán thẳng hoặc gửi đi bán: Cử một nhân viên giao hàng đến chỗ mua hàng để nhận hàng. Trước đó, kế toán trưởng sẽ gọi điện thoại hỏi kế toán bên nhà cung cấp đọc kỹ tên hàng để viết hóa đơn đỏ. Kế toán kho vào phiếu nhập sau đó vào phiếu xuất cùng mặt hàng đó. Nhân viên qua bên nhà cung cấp để nhận hàng và giao cho khách hàng cùng hóa đơn đỏ để nhận tiền hoặc biên nhận công nợ. Kế toán hạch toán cùng lúc hai nghiệp vụ phát sinh, nghiệp vụ phát sinh ở khâu mua được hạch toán như mua hàng bình thường: Nợ TK 156: Tổng giá trị hàng mua Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng mua Có TK 111: Số tiền phải trả bên bán Hoặc Có TK 331: Số tiền phải trả bên bán Như vậy, quá trình mua hàng ở công ty Hồng Như Phúc được hạch toán khá rõ ràng, đơn giản và cụ thể. Mọi chi phí mua hàng không được hạch toán trên một tài khoản riêng mà sau mỗi hợp đồng mua hàng, tùy theo thỏa thuận bên nào chịu chi phí vận chuyển phát sinh khi gửi hàng. Chi phí mua hàng được công ty hạch toán vào tài khoản 642. 2.3. TÌNH HÌNH BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY 2.3.1.Khái niệm: a. Bán hàng: là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nó chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ. b. Chi phí bán hàng: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. 2.3.2. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2.3.3. Nguyên tắc hạch toán Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế. Đối với sản phẩm, hàng háo, dịch vụ chịu thuế TTĐB hoặc thuế XK thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế. Đối với sản phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng vì chất lượng, qui cách, chủng loại bị người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp nhận, hoặc người mua hàng với số lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng phải được theo dõi riêng ở các tài khoản: TK 531, TK 532, TK 521. Cuối kỳ kết chuyển sang bên nợ tài khoản 511. Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và đã nhận tiền hàng, nhưng cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua thì doanh thu của số hàng này vẫn chưa được ghi nhận và số tiền đã thu được xem là khách hàng ứng trước. Nếu hàng hóa dùng để bán cho nội bộ doanh nghiệp thì doanh thu phản ánh vào tài khoản 512 “ doanh thu nội bộ “. 2.3.4.Các phương thức bán hàng Phương thức bán lẻ hàng hóa: là phương thức bán trực tiếp cho khách hàng với số lượng nhỏ mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm: doanh nghiệp dành cho người mua trả tiền hàng trong nhiều kỳ, doanh nghiệp được hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá trả ngay gọi là lãi trả góp. Phương thức bán buôn: là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến rồi bán ra, bao gồm 2 phương thức là: bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn chuyển thẳng. Khách hàng của Hồng Như Phúc cực kỳ đa dạng, đó là tổ chức, cá nhân, là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hàng hóa được mua từ công ty về tiếp tục kinh doanh hoặc đưa vào sản xuất, hoặc có thể sử dụng cho chính bản thân doanh nghiệp, công ty mua. Chính vì vậy, Hồng Như Phúc bán hàng dưới mọi hình thức khác nhau. Công ty bán lẻ hàng hóa thu tiền không tập trung, tức là người bán hàng vừa giao hàng cho người mua, vừa thu tiền trực tiếp. Vì đây là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh hàng hóa nên có quyết định chất lượng và hiệu quả kinh doanh của công ty, là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thực hiện mục tiêu của công ty nên đây là khâu rất chú trọng. Nếu bán hàng được tức là công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường, thỏa mãn, cân bằng cung cầu. Điều này làm cho đồng vốn của công ty luôn thu hồi nhanh, lợi nhuận rõ rệt, cũng chính là sự thể hiện khả năng chiếm lĩnh thị trường của công ty Hồng Như Phúc. Công ty mở mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và khai thác tối đa các phương tiện trung gian có thể được. Khách hàng đến mua hàng tại công ty Hồng Như Phúc rất dễ dàng qua nhiều hình thức: vào website chọn hàng và đặt mua bán hàng qua điện thoại….. 2.3.5. Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán trực tiếp: Quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán sau khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao, thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, sec, hàng hóa…. Phương thức thanh toán chậm trả: Quyền sở hữu về tiền tệ sez được chuyển giao sau một khoản thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, do đó, hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. 2.3.6. Các chứng từ, tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Hồng Như Phúc 2.3.6.1. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty Hồng Như Phúc: hóa đơn này ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác về thông tin của khách hàng cũng như phương thức thanh toán. Các mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất của các hàng bán ra. Nếu có sai sót thì phải lập biên bản hủy hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn. Phiếu xuất kho: mỗi khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lên phiếu xuất trên phần mềm theo số thứ tự cũng như ngày tháng phần mềm tự cập nhật. Để biết rõ chi tiết mặt hàng nào, xuất cho ai? Ngày tháng năm nào? Kế toán sẽ kiểm tra trực tiếp trên phần mềm. Mỗi nghiệp vụ bán hàng thì phiếu xuất kho sẽ làm 3 tờ phiếu. 1 phiếu giao cho khách hàng 1 phiếu có chữ ký của khách mua hàng được giao cho kế toán công nợ. 1 phiếu kế toán kho lưu vào tập hồ sơ của kho. Báo cáo bán hàng : là tổng hợp chi tiết tất cả nghiệp vụ bán hàng trong ngày ở phiếu xuất kho. Bảng báo cáo thể hiện khách hàng thuộc đơn vị nào? Số lượng bán bao nhiêu? Thành tiền? Thuế GTGT hàng bán ra?..... Hợp đồng kinh tế với khách hàng. Phiếu thu: thể hiện tổng số tiền thu của người mua, tỷ giá thực tế lúc thu. 2.3.6.2. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Kế toán sử dụng tài khoản này để theo dõi công nợ phải thu khách hàng của công ty. Kết cấu tài khoản: Nợ 131 Có SDĐK: Số tiền còn phải thu -Số tiền đã thu được từ khách hàng khách hàng đầu kỳ. trong kỳ. - Số tiền phải thu khách hàng -Số tiền giảm giá, hàng bị trả lại, trong kỳ. chiết khấu hàng bán cho khách hàng. SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ. Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kế toán bán hàng dùng tài khoản này để phản ánh và cung cấp dịch vụ trong kỳ hoạt động kinh doanh góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. cuối kỳ, số liệu trên tài khoản này được kết chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu tài khoản 511: Nợ 511 Có -Trị giá hàng bán bị trả lại, -Doanh thu bán hàng hóa, chiết khấu bán hàng, giảm giá cung cấp dịch vụ hàng bán trong kỳ. -Kết chuyển doanh thu thuần. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 511 có 5 tài khoản cấp hai: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản Tài khoản 632: giá vốn hàng bán Công ty dùng tài khoản này để phản ánh giá vốn của hàng hóa đã xuất trong kỳ. Cuối kỳ, số liệu trên tài khoản này cũng được chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Kết cấu tài khoản 632: Nợ 632 Có -Trị giá vốn của hàng bán trong -Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán Kỳ trong kỳ. -Phản ánh khoản chênh lệch do việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. -Trị giá vốn của số hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Kết cấu tài khoản 3331: Nợ 3331 Có Nhà nước -Số tiền thuế GTGT đã nộp cho -Số thuế GTGT hàng bán ra trong kỳ phải nộp cho nhà nước Tài khoản 3331 có hai TK cấp ba: Tài khoản 33311: Thuế GTGT đầu ra Tài khoản 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Tài khoản 641: Chi phí bán hàng Kế toán dùng tài khoản này để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Kết cấu tài khoản 641: Nợ 641 Có Chi phí bán hàng thực tế phát Kết chuyển chi phí bán hàng sinh trong kỳ Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2: TK 6411: Chi phí nhân viên phân xưởng TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác * Trường hợp bán hàng bình thường: Khi nhận đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, kế toán lập phiếu xuất và hóa đơn GTGT, đóng hàng và giao hàng cho khách. Khách hàng thanh toán tiền, kế toán lập phiếu. Dựa vào các chứng từ gốc, kế toán định khoản: Nợ TK 111,112: Tổng số tiền khách hàng phải trả Có TK 5111: Trị giá hàng bán theo giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp Trong trường hợp khách hàng nợ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu khách hàng Có TK 5111: Trị giá hàng bán theo giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa bán ra Có TK 156: Trị giá hàng hóa bán ra Trích dẫn minh họa: Ngày 23/04/2009, bán cho công ty TNHH IDC Sài Gòn ở 244B Huỳnh Văn Bánh,q. Phú Nhuận, 10 hộp mực Ribbon Oki 390/392 với giá bán 46.000đồng/hộp, VAT 10%, giá vốn hàng bán là 42.000đồng/hộp, thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 506.000 Có TK 5111: 460.000 Có TK 33311: 46.000 Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 420.000 Có TK 156: 420.000 2.4. CÁC TRƯỜNG HỢP PHÁT SINH THƯỜNG GẶP TRONG MUA BÁN HÀNG 2.4.1: Hàng mua bị thiếu Trường hợp này là người bán giao hàng không đúng số lượng thỏa thuận, số hàng thực tế nhập thiếu so với số lượng ghi trên hóa đơn. Công ty chờ giao đủ số hàng thiếu và chỉ thanh toán số tiền hàng thực nhận Kế toán hạch toán vào tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý Kế toán ghi sổ giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Trị giá lô hàng thực tế khách hàng đặt mua Có TK 156: Trị giá lô hàng thực tế khách mua Hạch toán doanh thu: Nợ TK 131,111,112: Tổng số tiền khách hàng phải trả Có TK 5111: Tổng số tiền hàng theo giá bán chưa thuế Có TK 33311: Tổng thuế GTGT trên giá bán Hạch toán hàng thiếu chờ xử lý: Nợ TK 1381 : Trị giá hàng bán thiếu chưa có thuế Có TK 156: Trị giá hàng bán thiếu chưa có thuế 2.4.2: Hàng mua phát hiện thừa Trường hợp này là người bán giao hàng dư so với số lượng ghi trên hóa đơn. Công ty giữ hộ rồi trả hàng lại hoặc mua luôn số hàng dư đó. Kế toán hạch toán vào tài khoản 3381- Tài sản thừa chờ giải quyết Kế toán ghi sổ giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Trị giá lô hàng thực tế khách hàng đặt mua Có TK 156: Trị giá lô hàng thực tế khách mua Hạch toán doanh thu Nợ TK 131,111,112: Tổng số tiền khách hàng phải trả Có TK 511: Tổng số tiền hàng theo giá bán chưa thuế Có TK 33311: Tổng thuế GTGT trên giá bán Định khoản hàng thừa: Nợ TK 156: Trị giá hàng thừa theo giá mua xuất kho Có TK 3381: Trị giá hàng thừa theo giá mua xuất kho 2.4.3. Bán hàng có chiết khấu thương mại Khi bán cho những khách hàng mua với số lượng lớn, công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho người mua: Kết chuyển giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Giá vốn hàng xuất bán Ghi nhận doanh thu Nợ TK 131,111,113: Tổng số tiền thu khách hàng Có TK 5111: Tổng số tiền hàng chưa có thuế Có TK 33311: Tổng thuế GTGT trên giá bán hàng hóa Số chiết khấu thương mại dành cho người mua hàng: Nợ Tk 642: Số tiền chiết khấu cho khách hàng chưa có thuế Nợ Tk 3331: Thuế GTGT của số tiền chiết khấu cho khách hàng Có TK 131:Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng 2.4.4. Trường hợp bán hàng công nợ cho khách hàng, khách hàng thanh toán tiền sớm, công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán: Kế toán căn cứ vào các hóa đơn chứng từ bán hàng định khoản số tiền chiết khấu thanh toán cho khách hàng như sau: Nợ TK 111,112: Số tiền thực tế thu của khách hàng Nợ TK 642: Số tiền cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại Có Tk 131: Tổng số nợ khách hàng phải thanh toán 2.4.5. Bán lẻ hàng hóa tại công ty Công ty có một quyển hóa đơn bán lẻ, vào cuối ngày kế toán công nợ sẽ căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng để ghi nhận vào doanh thu bán hàng. Kế toán định khoản: Ghi nhận doanh thu Nợ TK 111: Tổng số tiền bán hàng thu đươc Có TK 5111: Doanh thu bán hàng chưa có thuế Có TK 33311: Thuế GTGT trên giá bán hàng ra Định khoản giá vốn Nợ TK 632: Trị giá hàng bán ra Có TK 156: Trị giá hàng xuất ra Như vậy, hoạt động kinh doanh _ mua bán hàng hóa_ mua bán hàng hóa của công ty Hồng Như Phúc phần nào hoàn thiện theo sự chỉ đạo, theo các nhìn của nhà quản trị công ty. CHƯƠNG 3 TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV HỒNG NHƯ PHÚC 3.1. HỆ THỐNG SỔ SÁCH VÀ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC 3.1.1. Hệ thống sổ sách * Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu, chi - Phiếu báo Có, báo Nợ của Ngân Hàng - Phiếu đề nghị nhập, xuất kho - Phiếu nhập, xuất kho Để góp phần tối đa hóa hiệu quả công việc, công ty áp dụng hình thức kế toán ghi sổ nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên sổ nhật ký sẽ được chuyển sang sổ Cái. Mọi nghiệp vụ kế toán đều được phần mềm máy tính kết chuyển vào nhật ký chung. Tuy nhiên, có một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn nên kế toán công ty đã mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó như nhật ký thu, chi tiền…. Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của nhật ký chung. Song khỏi để trùng lắp, các nghiệp vụ kế toán đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Như thế, trong trường hợp này chúng ta sẽ biết được rằng căn cứ để ghi sổ Cái chính là sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt. Các sổ nhật ký đang được sử dụng cho công tác kế toán của công ty Hồng Như Phúc là: Sổ nhật ký thu tiền: Đây là sổ nhật ký đặc biệt mà kế toán công nợ dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của công ty. NGÀY….THÁNG…..NĂM Tỷ giá: STT Tên Khách Hàng Diễn giải thu Số tiền Kí nhận USD VND Sổ nhật ký chi tiền: kế toán công nợ dùng để ghi chép các nghiệp vụ của công ty. Mẫu sổ được thể hiện cũng tương tự như nhật ký chi. Giám đốc kiểm tra song song trên phần mềm cùng sổ nhật ký này để có thể nắm được quỹ tiền mặt có tại thời điểm hiện tại là bao nhiêu. Nhật ký mua hàng: dùng để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng theo từng lô hàng đã mua theo hình thức trả tiền sau. Cuối ngày, sau khi lên các phiếu nhập mỗi khi nhận được hàng mua, phần mềm tự động chạy kết chuyển báo cáo nhật ký mua hàng. Kế toán kiểm tra các phiếu nhập để kịp thời phát hiện sai sót. Nhật ký bán hàng: Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày đều được phản ánh trong nhật ký này. Sổ nhật ký này dùng để thể hiện bán hàng theo hình thức thu tiền sau. Sổ Cái: là loại sổ kế toán tổng hợp mà phần mềm kết chuyển để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty. Mỗi tài khoản mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Ngày đầu tiên của niên độ kế toán sẽ có số dư đầu kỳ ở dòng đầu tiên trên cột số dư. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán sẽ khóa sổ, có số liệu của tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ đối chiếu với số liệu trên Bảng Cân Đối Số Phát Sinh mà phần mềm kết chuyển cùng với số liệu trên Báo Cáo Tài Chính. Các sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết ghi sổ. “ cho mượn hàng bảo hành “……nhằm kiểm tra một cách chi tiết và chính xác số lượng hàng hóa phòng kỷ thuật mượn để bảo hành cho khách hàng. Nó phục vụ cho yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp. phân tích và kiểm tra của công tác kế toán ở công ty mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng điều kiện này. Sổ phụ ngân hàng Sổ thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Một số loại sổ khác. 3.1.2. Trình tự ghi sổ Hằng ngày, kế toán sẽ căn cứ vào những chứng từ kế toán được nhập vào máy tính để phần mềm kết chuyển, các sổ sách, cũng như các báo cáo liên quan. Cuối tháng, định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký tổng hợp đối chiếu trên sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu tổng hợp chi tiết được kế toán kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái. Mỗi sai sót trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu luôn được điều chỉnh và sửa chửa kịp thời theo đúng phương pháp sửa chửa theo chế độ kế toán. Các bảng tổng hợp sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu sẽ được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán công ty cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu khớp và đúng với số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính ( thực chất là báo cáo tài liệu trên phần mềm ). Tức là số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên bảng Cân Đối Số Phát Sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lập trên các sổ nhật ký cùng kỳ. Kế toán trưởng có nhiệm vụ trực tiếp trong công tác kết chuyển số liệu trên Báo Cáo Tài Chính cũng như chịu trách nhiệm với cơ quan Nhà nước với những số liệu của công ty là luôn trung thực và chính xác. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC Chứng từ gốc Nhập vào máy tính Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Băng cân đối sổ phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu; kiểm tra 3.2. TÌNH HÌNH MUA BÁN HÀNG HÓA THỰC TẾ TẠI CÔNG TY 3.2.1. Tình hình mua hàng hóa tại công ty. Ngày 22/03/ 2008, công ty mua của DNTN Vi tính Mai Thảo 10 con chip Celeron 3.06, đơn giá chưa VAT là 32 USD, 2 hộp Main Shaiship 945/775, đơn giá chưa VAT là 78 USD, thuế VAT 5% chưa thanh toán cho bên bán. Tỷ giá ngoại tệ thực tế là 16.080 đồng/ usd. Hàng hóa nhập kho đủ. Kế toán nhập vào Phiếu nhập kho, chi tiết cho từng loại hàng hóa theo định khoản: Nợ TK 1561: 1.654.000 Nợ TK 1331: 383.000 Có TK 331: 8.037.000 Ngày 25/03/2008, nhập của công ty 100 bộ bàn phím và chuột giá 5USD/bộ, chưa bao gồm VAT 5%, thanh toán bằng tiền mặt. Tỷ giá ngoại tệ thực tế là 17.080 đồng/usd. Hàng nhập đủ, kế toán hạch toán: Nợ TK 1561: 8.540.000 Nợ TK 1331: 427.000 Có TK 1111: 8.067.000 * Trường hợp mua hàng hóa phát sinh thiếu hàng: . Ngày 26/02/2009, mua 1 lô hàng của công ty Ngọc Tuyết, địa chỉ 65 Thích Quảng Đức, P.3, Q. Phú Nhuận, 1 thanh ram SDRam 512/133, trị giá 69USD,3 cái USB KingTon 1GB, đơn giá 9USD, 100 ram giấy photo A4 Indo, trị giá 2USD/ram,1 ổ cứng Samsung 80GB ATA, đơn giá 46,5 USB ,thuế VAT 5%. Tỷ giá thực tế là 17.100. Khi nhân viên giao hàng đến công ty, kế toán kiểm tra và phát hiện thiếu 1 ổ cứng, nhân viên giao hàng xác nhận thiếu, sẽ giao hàng bị thiếu trong điều kiện sớm nhất có thể: Nợ TK 156: 4.759.000 Nợ TK 1331: 237.950 Có TK 331: 4.996..950 Nhân viên giao hàng giao tiếp phần thiếu, kế toán hạch toán: Nợ TK 156: 747.720 Nợ TK 1331: 37. 386 Có TK 331: 785.106 Ngày 25/03/2009, công ty viết giấy giới thiệu cử anh Tùng qua công ty TNHH Hưng Phát ở 112 Lý Thái Tổ, P.10, Q.10, để mua hàng gồm 10 cuốn bìa clear book, đơn giá 50.000đồng, 5 cái bìa cứng kiếng, đơn giá 20.000đồng, 10 cái bìa cặp 12 ngăn thun A4, đơn giá 15.000đồng, VAT 10%. Khi hàng về, công ty phát hiện thiếu 2 bìa cặp 12 ngăn thun A4, anh Tùng phải bồi thường. kế toán định khoản như sau: Nợ TK 156: 720.000 Nợ TK 1331: 75.000 Nợ TK 1388: 30.000 Có TK 331: 825.000 * Trường hợp mua hàng về trước, chứng từ về sau: Ngày 27/03/2009, mua của công ty Viễn Đông ở 56B Trường Sơn,Q. Tân Bình, 1 máy in HP 1020 với giá 127 USD, VAT 5% trên giá mua, tỷ giá thực tế là 15080. Do hàng giao gấp nên bên bán chưa kịp giao hóa đơn và phiếu xuất hàng. Kế toán kho hỏi nhân viên kinh doanh đặt mua hàng và tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 156: 2.042.000 Nợ TK 133: 102.100 Có TK 331: 2.144.100 * Trường hợp mua hàng về nhập kho được giảm giá: Ngày 02/04/2009, mua của công ty cổ phần Thanh Nhã ở 210 Lý Thái Tổ, quận 10, lô hàng gồm 10 nguồn Vennus, đơn giá 8USD, 10 thanh ram Elixer 256/667, đơn giá 17 USD, 8 hộp main TTC 865/775, đơn giá 38.5USD, VAT trên giá mua 5%, tỷ giá thực tế 16050, chưa thanh toán cho bên bán. Về nhập kho phát hiện thấy 1 hộp main bị gãy-chip bị gãy, trả lại cho công ty Thanh Nhã và 10 nguồn đều bị trầy xước nên đề nghị công ty giảm giá 0.5USD/ cái và được chấp nhận. Kế toán định khoản hàng được giảm giá: Nợ TK 331: 84.315 Có TK 156: 80.300 Có TK 1331: 4.015 Kế toán định khoản hàng hóa trả lại: Nợ TK 131: 648.795 Có TK 5111: 617.900 Có TK 3331: 30.895 Nợ TK 131: 617.900 Có TK 156: 617.900 * Mua hàng theo hình thức trả chậm, khi trả tiền sớm cho nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thanh toán. Ngày 05/04/2009, mau 1 lô hàng của công ty Viễn Sơn trị giá 5.250.000đồng, VAT 10%, công nợ 7 ngày. Nhưng do hoạt động kinh doanh hiệu quả, số hàng xuất bán trước thời gian dự kiến, đủ khả năng tài chính, không muốn kéo dài công nợ nên ngày 08/04/2009, công ty tiến hành thanh toán nợ cho bên bán và được công ty Viễn Sơn cho hưởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán. Nợ TK 331: 5.775.000 Có TK 111: 5.717.000 Có TK 711: 58.000 Ngày 15/04/2009, công ty mua 1 lô giấy photo của công ty Viễn Đông, trị giá 12.750.000đồng, VAT 10%. Vì mua hàng với số lượng nhiều nên nhà cung cấp cho công ty hưởng chiết khấu 2%, trên hóa đơn ghi theo giá chưa chiết khấu kế toán hạch toán. Nợ TK 156: 12.495.000 Nợ TK 133: 1.249.500 Có TK 331: 13.744.000 Ngày 23/04/2009, bán cho công ty TNHH IDC Sài Gòn ở 244B Huỳnh Văn Bánh,q. Phú Nhuận, 10 hộp mực Ribbon Oki 390/392 với giá bán 46.000đồng/hộp, VAT 10%, giá vốn hàng bán là 42.000đồng/hộp, thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 506.000 Có TK 5111: 460.000 Có TK 33311: 46.000 Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 420.000 Có TK 156: 420.000 * Hàng mua bị thiếu Ngày 19/04/2009, công ty xuất hàng gửi đi bán cho khách hàng là công ty Phước Hải một số hàng trị giá 1.045.000đồng, giá bán chưa thuế của lô hàng này là 950.000đồng, thuế GTGT 10% trên giá bán, khách hàng thanh toán khi đã nhận được hàng. Bên mua báo đã nhận được hàng nhưng thấy thiếu một số hàng trị giá bán chưa thuế là 150.000đồng và công ty Phước Hải chỉ chấp nhận thanh toán theo số hàng thực nhận. Kế toán hạch toán hàng bán: Nợ Tk 111: 880.000 Có TK 5111: 800.000 Có TK 33311: 80.000 Hạch toán giá vốn hàng bán khách hàng thực nhận: Nợ TK 632: 880.000 Có TK 156: 880.000 Định khoản hàng thiếu: Nợ TK 1381: 150.000 Có TK 156: 150.000 * Hàng mua phát hiện thừa Ngày 05/04/2009, xuất kho bán cho khách là công ty Nhật Tân,1 lô hàng trị giá vốn là 1.450.000đồng, 120 bìa cứng kiếng , đơn giá 19500đồng, VAT 10%, chưa thu tiền. Trị giá vốn xuất kho là 1.920.000đồng.Khi nhận được hàng khách hàng thông báo thừa 30 bìa cứng. Công ty chỉ thanh toán cho lô hàng đã đặt mua, lô hàng thừa công ty giữ hộ. Căn cứ chứng từ kế toán định khoản: Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 1.920.000 Có TK 156: 1.920.000 Định khoản doanh thu: Nợ TK 131: 1.574.000 Có TK 5111: 2.340.000 Có TK 33311: 234.000 Hàng thừa, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 156: 480.000 Có TK 3381: 480.000 Một số chứng từ và sổ sách thực tế tại công ty khi có nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Công ty TNHH Hồng Như Phúc SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 04 năm 2008 TK: 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Trang số Số TTdòng Nợ Có SDĐK 836.672.576 01/04/2008 PC01 01/04/2008 Chi mua khung Pano bê tông 111 2,857,150 02/04/2008 PC02 02/04/2008 Chi mua Ricoh Aficio 112 28,876,080 04/04/2008 PC03 04/04/2008 Chi mua máy in Canon laserjet 3300 331 10,685,400 04/04/2008 PC04 04/04/2008 Chi mua máy Fax 111 1,756,000 05/04/2008 PC05 05/04/2008 Chi mua Mực in 331 20,380,952 06/04/2008 PC06 06/04/2008 Chi mua 100 Ram giấy A4 331 20,070,000 07/04/2008 PC07 07/04/2008 Chi mua 15 cái main 331 30,000,000 08/04/2008 PC08 08/04/2008 Chi mua Rocoh Aficio 2500 le 112 46,619,047 09/04/2008 PC09 09/04/2008 Chi mua 10 mouse logitech 151 10,000,000 15/04/2008 PC10 15/04/2008 Chi mua 100 Case proton 112 761,904,762 29/04/2008 PC11 29/04/2008 Chi mua 3 máy photo Canon 112 742,500,000 Cộng PS 1,675,649,391 SDCK 2.512.321.967 Ngày 29 Tháng 04 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc Công ty TNHH Hồng Như Phúc NHẬT KÝ CHI TIỀN Tháng 04 năm 2008 ĐVT:VND Ngày tháng ghi sổ SH Ngày CT Diễn giải Ghi có TK 111 Ghi nợ các TK Tài khoản khác 133 156 642 Số hiệu Số tiền 01/04/08 PC01 01/04/08 Mua khung Pano Pê tông 2,857,150 2,857,150 01/04/08 01/04/08 Thuế GTGT 142,858 142,858 02/04/08 PC02 02/04/08 Chi mua Ricoh Aficio 28,876,080 28,876,080 02/04/08 02/04/08 Thuế GTGT 1,443,804 1,443,804 04/04/08 PC03 04/04/08 Mua máy in Canon laserjet 3300 10,685,400 10,685,400 04/04/08 04/04/08 Thuế GTGT 534,270 534,270 04/04/08 PC04 04/04/08 Chi mua máy Fax 1,756,000 1,756,000 04/04/08 04/04/08 Thuế GTGT 87,800 87,800 Cộng 46,383,362 2,208,732 44,174,630 Ngày 29 tháng 04 năm 2008 Người lập biểu GIÁM ĐỐC 3.2.2. Tình hình bán hàng hóa tại công ty: Bán hàng có chiết khấu thương mại Ngày 22/04/2009, bán cho công ty Minh Thông 1 lô hàng trị giá vốn 900USD, gồm 200 cái Fan 775, đơn giá 3 USD, 50 bộ Key + Mouse quang Misumi Black, đơn giá bán 9 USD, VAT 5% trên giá bán. Vì mua hàng với số lượng lớn nên công ty cho hưởng chiết khấu thương mại 2% trên giá bán có thuế. Khách hàng công nợ một tuần. Khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi doanh thu chưa trừ chiết khấu thương mại. Tỷ giá 16090đồng Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 632: 14.481.000 Có TK 156: 14.481.000 Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 17.740.225 Có TK 5111: 16.894.500 Có TK 33311: 844.725 Số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK 642: 84.000 Nợ TK 33311: 4.224 Có TK 131: 88.224 Trường hợp bán hàng công nợ cho khách hàng, khách hàng thanh toán tiền sớm, công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán: Ngày 02/05/2009, bán cho công ty Cát Thảo một lô hàng trị giá vốn 567.5 USD. Lô hàng gồm 5 USB king max 2Gb, đơn giá bán 20USD, 5 màn hình 17 inch LG T713 SH, đơn giá 97 USD, thuế giá trị gia tăng 5% trên giá bán, tỷ giá thanh toán 16.085đồng, công nợ 7 ngày. Ngày 04/05/2009, công ty Cát Thảo trả tiền sớm nên công ty cho hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên giá thanh toán. Xuất hàng chuyển cho khách, kế toán ghi nhận: Giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632: 9.128.238 Có TK 156: 9.128.238 Ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 9.880.211 Có TK 5111: 9.409.725 Có TK 33311: 470.486 Khi khách hàng thanh toán sớm, có chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 1121: 9.781.409 Nợ TK 642: 98.802 Có TK 131: 9.880.221 Bán lẻ hàng hóa tại công ty Ngày 08/05/2009, căn cứ vào sổ hóa đơn bán lẻ lập báo cáo bán hàng ngày. Ngày 07/05/2009, trị giá vốn hàng xuất bán lẻ 310.000đồng, doanh thu bán chưa có thuế trong ngày là 415.000đồng, thuế GTGT 10% trên giá bán. Căn cứ báo cáo bán hàng và phiếu thu, kế toán ghi sổ: Giá vốn hàng bán ra trong ngày: Nợ TK 632: 310.000 Có TK 156: 310.000 Ghi nhận doanh thu Nợ TK 111: 456.500 Có TK 5111: 415.000 Có TK 33311: 41.500 Một số chứng từ và sổ sách thực tế tại công ty khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh: lập sổ Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ cái chi tiết các tài khoản 511,632,3331… Công ty TNHH Hồng Như Phúc SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 04 năm 2008 TK :511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Trang số Số TTdòng Nợ Có SDĐK 0 06/04/2008 PT01 06/04/2008 Bán Mực in 111 600,000 07/04/2008 PT02 07/04/2008 Bán khung Pano bê tông 111 309,525 10/04/2008 PT03 10/04/2008 Bán 5 mouse logitech 131 11,142,855 15/04/2008 PT04 15/04/2008 Bán Rocoh Aficio 2500 le 112 60,285,000 16/04/2008 PT05 16/04/2008 Bán Ricoh Aficio 111 15,000,000 20/04/2008 PT06 20/04/2008 Bán máy Photo canon 112 50,025,000 29/04/2009 K/C 29/04/2009 K/c doanh thu bán hàng 911 137,362,380 Cộng PS 137,362,380 137,362,380 SDCK Ngày …. Tháng…… năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc Công ty TNHH Hồng Như Phúc SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 04 năm 2008 TK : 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Trang số Số TTdòng Nợ Có SDĐK 0 29/04/2008 PB 29/04/2008 Phân bổ linh kiện máy trong kỳ 156 110.548.000 29/04/2008 K/C 29/04/2008 K/c sang TK 911 911 110.548.000 Cộng PS 110.548.000 110.548.000 SDCK Ngày …. Tháng…… năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc Công ty TNHH Hồng Như Phúc NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng 04 năm 2009 ĐVT:VND Ngày tháng ghi sổ SH Ngày CT Diễn giải Ghi nợ TK 111 Ghi có các TK Tài khoản khác 333 511 112 Số hiệu Số tiền 06/04/08 PT01 06/04/08 Bán Mực in 600,000 600,000 Thuế GTGT 30000 30,000 07/04/08 PT02 07/04/08 Bán khung Pano bê tông 309525 309,525 Thuế GTGT 15476 15,476 10/04/08 PT03 10/04/08 Bán 5 mouse logitech 11142855 11,142,855 Thuế GTGT 557143 557143 15/04/08 PT04 15/04/08 Bán Rocoh Aficio 2500 le 60285000 60,285,000 Thuế GTGT 3014250 3,014,250 16/04/08 PT05 16/04/08 Bán Ricoh Aficio 15000000 15,000,000 Thuế GTGT 750000 750,000 20/04/08 PT06 20/04/08 Bán máy Photo canon 50025000 50,025,000 Thuế GTGT 2751250 2,751,250 Cộng 144,480,499 4,366,869 137,362,380 Ngày 29 tháng 04 năm 2009 Người lập biểu GIÁM ĐỐC 3.3. CÁC PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CƠ BẢN ĐANG THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vì những mặt hàng của công ty chủ yếu là linh kiện điện tử, linh kiện mực…., do đó việc theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa trên sổ kế toán là hoạt động cần thiết. Kế toán công ty Hồng Như Phúc sử dụng tài khoản 156 để phản ánh tình hình tăng giảm biến động của các loại hàng hóa. Theo cách này, hằng ngày kế toán cung cấp thông tin về hàng hóa tồn kho một cách kịp thời và nhanh chóng nhất cho ban quản trị công ty. Định kỳ, kế toán sẽ kiểm kê hàng hóa để cung cấp chính xác số liệu hàng hóa thực tế tồn trong kho đối chiếu với số liệu trên phần mềm hiện có nhằm phát hiện sai sót. Từ đó quy trách nhiệm cũng như yêu cầu nâng cao tinh thần trách nhiệm của những người được giao nhiệm vụ bảo quản kho hàng hóa. Kịp thời đưa ra biện pháp để khắc phục nhanh chóng hậu quả. Công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Số thuế phải nộp =Thuế GTGT đầu ra phải nộp -Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Căn cứ để tính thuế GTGT là giá tính thuế và thuế suất. Hồng Như Phúc là một công ty tư nhân có trách nhiệm pháp lý trước pháp luật của Nhà nước Việt Nam, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi và luôn luôn chấp hành nghiêm chỉnh theo thông tư số 120/2003/ TT_BTC ngày 12/12/2003 của BỘ TÀI CHÍNH về việc hướng dẫn thi hành nghị định số 158/2003/ NĐ – CP ngày 10/10/2003 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế GTGT và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế GTGT. Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt Nam 3.4. TỔ CHỨC TRANG BỊ CÁC PHƯƠNG TIỆN CÔNG VIỆC PHỤC VỤ CHO CÔNG TÁC KẾ TOÁN Trong điều kiện hiện nay – điều kiện của thời đại thông tin, khi trình độ kỹ thuật phát triển mạnh mẽ đã ứng dụng hầu hết trong mọi lĩnh vực. Việc nghiên cứu, ứng dụng điện toán hóa công tác kế toán đã được công ty quan tâm đầy đủ và đầu tư trang thiết bị máy móc cũng như tổ chức, đào tạo, huấn luyện cán bộ, nhân viên kế toán nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác ghi nhận, phân loại, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách chính xác, nhanh chóng và an toàn. Với đặc thù là một doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng linh kiện mực, điện tử, máy văn phòng nên công tác kế toán cũng như mọi hoạt động khác của công ty cũng được công nghệ hóa. Hoạt động giao dịch thương mại của công ty cũng phần lớn thông qua mạng, điện thoai.Do sổ sách của công ty nhiều, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên nên Giám đốc công ty đã nghiên cứu và lựa chọn sử dụng phần mềm ISACC. Phần mềm này được mua sau ngày thành lập 2 năm. Ưu điểm của phần mềm này là hạch toán được song song hai loại tiền VNĐ và ngoại tệ USD. Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng điện tử theo giá ngoại tệ USD, khi thanh toán sẽ quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế mà ngân hàng công bố. Phần mềm này đòi hỏi cao đối với người sử dụng nó. Kế toán phải biết tổ chức ghi nhận, chỉnh lý, phân loại chứng từ kế toán và hạch toán từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Từ việc thông qua tài liệu kế toán mà phân tích, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty để làm tham mưu đắc lực cho Giám đốc trong việc điều hành và quản lý kinh doanh. 3.5. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY 3.5.1. Tình hình tăng, giảm vốn chủ sở hữu Đến cuối năm 2008, công ty Hồng Như Phúc đang quản lý tài sản trị giá 1.240.382.906 đồng mà chủ yếu là tài sản ngắn hạn chiếm tỉ trọng 100%. Nếu so với đầu năm thì tổng giá trị tài sản đã tăng lên 651.561.581 đồng, trong đó khoản tăng chủ yếu là tiền và hàng tồn kho. Bên cạnh đó tài sản ngắn hạn khác đã giảm đi một lượng không nhỏ. Trong đó, tiền chiếm tỉ trọng 12,4%, các khoản phải thu chiếm tỉ trọng 0,15%, hàng tồn kho chiếm tỉ trọng cao nhất với 92,15% và tài sản ngắn hạn khác giảm đi 4,7%. Nguồn vốn cuối năm 2008 của công ty Hồng Như Phúc là 1.240.382.906 đồng, trong đó nợ phải trả là 706.369.256 đồng, chiếm tỉ trọng 59,95%, vốn chủ sở hữu là 534.013.655 đồng, chiếm tỉ trọng 43,05%. So với đầu năm thì nguồn vốn tăng 651.561.581 đồng. Vốn chủ sở hữu năm 2008 đã bị giảm 45.665.770 đồng. Năm 2008, việc kinh doanh của công ty đã bị thu lỗ nhiều hơn năm 2007 đến 45.655.770 đồng. Đây là điều giám đốc đáng lưu ý. Tuy nhiên, đây là một điều khách quan do công ty thành lập chưa lâu, chi phí phát sinh ban đầu nhiều, quy mô hoạt động kinh doanh còn giới hạn nên lợi nhuận âm cũng là điều không thể tránh khỏi. Thông qua đây, ban giám đốc công ty sẽ rút ra được nhiều hướng đi mới cho công ty ngày càng có những bước đi vững chắc trên thị trường. Nợ phải trả cuối năm 2008 là 706.369.251 đồng, khoản nợ này bao gồm hết các khoản nợ ngắn hạn. So với đầu năm, nợ phải trả tăng lên 697.217.351 đồng, điều này công ty cũng cần phải chú ý để tránh ảnh hưởng đến vốn, chi phí và khả năng tài chính của công ty. 3.5.2. Một số chỉ tiêu đánh giá thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Hồng Như Phúc Bảng phân tích cơ cấu vốn và nguồn vốn, cơ cấu tài sản và nguồn vốn tại công ty Đầu năm Cuối Kỳ Chênh Lệch Chỉ tiêu Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) TÀI SẢN A. Tài sản lưu động & ĐTNH 588.828.325 100 1.240.382.906 100 651.561.581 0 1. Tiền 224.178.021 38,1 305.091.317 24,6 80.913.296 - 13,5 2. Các khoản phải thu 0 0 907.000 0,07 907.000 0,07 3. Hàng tồn kho 327.659.483 55,6 928.097.110 74,8 600.437.627 19,2 B. TSCĐ và ĐTDH 0 0 0 0 0 0 CỘNG TÀI SẢN 588.821.325 100 1.240.382.906 100 651.561.581 0 NGUỒN VỒN A. Nợ phải trả 9.151.900 706.369.251 I. Nợ ngắn hạn 9.151.900 1,55 706.369.251 56,95 697.217.351 55,4 1. Người mua trả tiền trước 0 0 29.719.811 2,4 29.719.811 2,4 2. Phải trả người bán 9.151.900 1,55 9.151.900 0,74 0 - 0,81 3. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 0 0 17.497.540 1,4 17.497.540 1,4  4. Các khoản phải trả, phải nộp khác 0 0 650.000.000 52,4 650.000.000 52,4 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 579.669.425 98,4 534.013.655 43,1 (45.655.770) - 55,3 1. Nguồn vốn kinh doanh 700.000.000 118,9 700.000.000 56,4 0 - 62,5 2. Lãi chưa phân phối (120.330.575) - 20,4 (165.986.345) - 13,4 (45.655.770) 7 Dựa vào bảng số liệu ta rút ra được những kết luận cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty Hồng Như Phúc như sau: * Hệ số thanh toán hiện hành: K Năm 2007: K = = 64,3 Năm 2008: K= = 1,76 Với hệ số K= 1,76, cho ta thấy năm 2008 công ty Hồng Như Phúc cũng là một doanh nghiệp đầy tiềm năng, có khả năng thanh toán rất tốt, khẳng định công ty đang trên đà phát triển mạnh. Hiện tại, Hồng Như Phúc có khả năng thanh toán các khoản nợ của mình dựa vào giá trị tổng tài sản hiện có. Điều này khiến cho các nhà cung cấp có thể yên tâm và tin tưởng thiết lập mối quan hệ đối tác với Hồng Như Phúc và như thế là đã tạo niềm tin cho nhà cung cấp trên tiềm năng sẵn có của công ty. * Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: Năm 2007== - 0,165 Năm 2008 = = - 0,014 Theo con số này, năm 2008 chỉ tiêu này tăng vọt so với năm 2007. Lợi nhuận của công ty trong 2 năm đều bị lỗ, nguyên nhân khiến cho khả năng sinh lời trên doanh thu của năm 2008 tăng hơn so với năm 2007 chính là chỉ tiêu doanh thu thuần tăng cao rõ rệt. Năm 2007, doanh thu công ty chỉ đạt 621.484.487 đồng, nhưng năm 2008 là 3.156.151.736 đồng. Lúc này, công ty đã đẩy mạnh phát triển kinh doanh hàng hóa, thêm nhiều khách hàng mới để từng bước đẩy mạnh doanh thu thuần của công ty. * Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản: Năm 2007 = = - 0,174 Năm 2008 = = - 0,037 Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản của năm 2007 cao hơn so với năm 2008. Do năm 2007 khối lượng hàng tồn kho là 327.659.483đồng thì năm 2008 lên đến 928.097.110. Đặc biệt nhất là khoản phải thu khách hàng năm 2007 giảm làm cho tài sản của công ty tăng lên, không bị ứ đọng vốn, tiền mặt tại quỹ công ty cũng ít hơn năm 2007, nghĩa là đồng vốn đã được đưa vào kinh doanh triệt để, xoay vòng nhanh. Tuy tổng tài sản năm 2008 có tăng so với năm 2007 nhưng cũng đều có ảnh hưởng không tốt cho hoạt động kinh doanh, đều làm cho tiền mặt doanh nghiệp ít đi, không kịp xoay vòng vốn. * Tỷ suất lợi nhuận trên nguồn vốn chủ sở hữu: Năm 2007 = = - 0,178 Năm 2008 = = - 0,085 Ta thấy, tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu của năm 2008 tăng so với năm 2007. Qua đó, nói lên được tiềm năng của công ty và khẳng định công ty đang trên đà phát triển. CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty TNHH TM-DV Hồng Như Phúc, dưới sự dẫn dắt và giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán, kết hợp với những kiến thức được trang bị ở trường đã giúp em có thêm được một số kinh nghiệm trong chuyên môn kế toán. Với trình độ và khả năng hạn hẹp của mình, em xin đưa ra một vài nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nghiệp vụ mua bán hàng tại công ty. Đồng thời em xin đưa ra một số góp ý về các khâu mua bán hàng hóa để góp một phần nhỏ vào công tác kế toán mua bán hàng hóa tại công ty. 4.1. NHẬN XÉT Công ty đã thực hiện đúng nội dung công tác kế toán của chế độ kế toán Việt Nam. Công ty dùng các loại sổ sách và một số chứng từ theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, thực hiện lưu chuyển chứng từ hợp lệ. Công ty Hồng Như Phúc là một công ty TNHH thuộc quy mô vừa và nhỏ, chính vì thế mô hình kế toán tập trung là lựa chọn khả thi,hợp lý và hiệu quả nhất. Công tác quản lý tại công ty khá thuận lợi, sổ sách công ty được tập trung một cách nhanh chóng, tầm kiểm soát của giám đốc được thu gọn, bao quát và tiết kiệm được nhiều chi phí. Qua sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán, công ty thể hiện khá đầy đủ vị trí và công việc của mỗi nhân viên. Mỗi người theo dõi phần hành kế toán riêng của mình và chịu trách nhiệm về việc hạch toán sổ sách của mình. Với việc tổ chức bộ máy kế toán chặt chẽ và cụ thể như vậy sẽ góp phần làm tăng độ tin cậy đối với các sổ sách của công ty. Về hệ thống lương thưởng. Công ty trả lương cho nhân viên kỹ thuật theo mức lương cơ bản thấp và hoa hồng cao với hình thức trả lương như vậy làm nhân viên kỹ thuật mới gặp nhiều khó khăn trong thời gian đầu tiếp cận công việc, dẫn đến nhiều nhân viên nghĩ việc. Vì thế công ty nên điều chỉnh mức lương tính trên doanh số của nhân viên kỹ thuật nhằm tạo điều kiện cho nhân viên có việc làm cũng như không làm gián đoạn đến việc kinh doanh của công ty và tiết kiệm được thời gian, chi phí. 4.2. KIẾN NGHỊ Về hệ thống tài khoản công ty đang áp dụng: Tuy công ty có quy mô vừa và nhỏ nhưng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều, nhịp độ phát triển của công ty ngày càng được cải thiện. Về cơ bản thì hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng tương đối phù hợp và phần nào phản ánh được hoạt động trong công ty. Vấn đề cần thiết là công ty phải từng bước có những thay đổi để hoàn thiện hơn hệ thống tài khoản đang sử dụng, để đáp ứng kịp thời với sự phát triển của công ty. Tài khoản 139 “ dự phòng giảm thu khó đòi “ cũng là một tài khoản cần thiết được đưa vào sử dụng trong công ty. Những công ty mua bán trao đổi dựa vào uy tín trên thị trường, tuy nhiên khoản dự phòng này cũng cần phải lập, thỏa mãn nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Khi trích lập khoản dự phòng, kế toán hạch toán: Nợ TK 642: Số tiền trích dự phòng Có TK 139: Số tiền trích dự phòng Giá cả trên thị trường biến động liên tục, mặt khác hàng tồn kho ở công ty không phải ít nên tài khoản “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ cũng cần được đưa vào hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 632: Số tiền trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 159: Số tiền trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong công ty thường xuyên có những hoạt động đột xuất nên phát sinh rất nhiều khoản tạm ứng: tạm ứng lương, tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng…. Công ty nên dùng thêm tài khoản 141 “ tạm ứng “. Tuy nhiên để tránh sai sót, kế toán nên sử dụng tài khoản này thay vì sử dụng tài khoản 1388 như trước đây. Các tài khoản công ty cần bổ sung là tài khoản 515 “ doanh thu hoạt động tài chính “. Những lần công ty mua hàng với số lượng lớn, thanh toán sớm được nhà cung cấp cho hưởng chiết khấu thương mại, thanh toán thì số được hưởng chiết khấu đó công ty nên hạch toán vào tài khoản 515 thay vì hạch toán vào tài khoản 711 “ thu nhập khác “. Khi được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 331: Tổng số nợ phải trả người bán Có TK 111, 112: Số tiền thực tế phải trả Có TK 515: Số tiền chiết khấu được hưởng Trong quá trình mua hàng và bán hàng tại công ty, có những trường hợp khách hàng không vừa lòng với quy cách hàng hóa. Công ty Hồng Như Phúc đã có cách giải quyết rất nhanh chóng và đơn giản, đó là khi có hàng bán bị trả lại thì nhập lại hàng hóa như lúc mình mua hàng, tức là lúc này khách hàng sẽ trở thành nhà cung cấp. Trong trường hợp trả lại hàng tức là hàng hóa không được bán nhưng vẫn tính doanh thu bán hàng và vẫn được ghi nhận. Theo em công ty nên sử dụng tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại “ của Bộ Tài Chính, điều này sẽ phản ánh chính xác nhất doanh thu của công ty. Nếu có hàng bán bị trả lại thì hạch toán vào tài khoản 531, cuối kỳ kết chuyển doanh thu: Nợ TK 531:Trị giá hàng bán bị trả lại Nợ Tk 3331: Thuế GTGT giảm theo trị giá hàng bị trả lại. Có TK 131, 111: Giảm số tiền phải trả cho khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5111: Trị giá hàng bán bị trả lại Có TK 531: Trị giá hàng bán bị trả lại Khi giảm giá hàng bán cho khách cũng cần sử dụng tài khoản theo chế độ quy định: Nợ TK 532: Số tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng Nợ TK 33311: Thuế GTGT giảm theo giá hàng giảm giá Có TK 131: Số tiền giảm cho khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Nợ TK 5111: Tổng số tiền hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Có TK 531: Kết chuyển hàng bán bị trả lại Có TK 532: Giảm giá hàng bán Vì là công ty hoạt động với quy mô chưa lớn nhưng những rủi ro bất thường trong kinh doanh thì không thể tránh khỏi được, công ty mới chỉ sử dụng tài khoản 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp “ cho tất cả mọi nghiệp vụ phát sinh trong công ty, điều này cũng cần phải đổi mới, TK 811 “ chi phí khác “ cũng nên được đưa vào sử dụng. Đặc biệt, là đối với những trường hợp hàng hóa bị thừa, thiếu, cất giữ hộ hàng hóa chưa thể hiện tính chắc chắn. Chúng ta nhập hàng vào kho để dễ quản lý trên một tài khoản riêng là tài khoản 003 “hàng nhận bán hộ, ký gửi “. Về tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ: Nhìn chung, công tác tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ của công ty khá gọn nhẹ. Do quy mô chưa lớn, lại tổ chức kế toán theo mô hình tập trung nên mọi việc bớt phức tạp. Chứng từ gốc về công ty sẽ qua kế toán kho, kế toán công nợ và cuối cùng được tập hợp cho kế toán trưởng để tổng hợp và xử lý. Tất cả, đều theo một chu kì, trình tự nhất định theo từng khâu mua bán hàng hóa cũng như việc thu chi của công ty. Mỗi tháng, phần mềm sẽ kết chuyển sổ sách một lần. Tất cả mọi chứng từ phát sinh trong tháng sẽ được tập hợp theo từng bộ: Phiếu nhập kho để đối chiếu với hóa đơn đầu vào Phiếu xuất kho để đối chiếu với hóa đơn đầu ra Hệ thống sổ sách tại công ty Hồng Như Phúc được quản lý chặt chẽ theo từng bộ phận và định kỳ sẽ được tập hợp để đối chiếu. Số dư trên các tài khoản của sổ cái sẽ được đối chiếu với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Về công tác mua bán hàng hóa tại công ty Hồng Như Phúc: Để có thể tồn tại và phát triển đến ngày hôm nay thì khâu mua bán hàng hóa là một trong những thế mạnh chủ chốt trong công ty. Nhân viên kinh doanh trong công ty rất linh động, có những chiến lược kinh doanh tốt và quan trọng – các anh chị rất quan tâm, cởi mở với khách hàng, hiểu được nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, khách hàng luôn tin tưởng hợp tác lâu dài với công ty, tạo uy tín cho công ty. Tuy nhiên, do chuẩn mực kế toán thay đổi thường xuyên, phần mềm lại được thiết kế sẵn nên có một số hạch toán cũng như việc sử dụng hệ thống tài khoản của công ty còn chưa thỏa đáng lắm. Công ty nên sử dụng thêm các tài khoản trong nghiệp vụ mua bán hàng hóa như đã kiến nghị. * KẾT LUẬN Trong suốt thời gian thành lập và hoạt động, công ty luôn luôn hoàn thành tất cả các chỉ tiêu đề ra, thực hiện tốt, đúng quy định các hoạt động liên doanh, liên kết. Các loại hàng hóa của công ty đạt chất lượng, có uy tín đối với người tiêu dùng. Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trong nền kinh tế đầy cạnh tranh như hiện nay. Nền kinh tế nước ta đang hội nhập với nền kinh tế chung toàn cầu, đòi hỏi phải có sự tồn tại của quy luật giá trị, quy luật cung cầu và quy luật cạnh tranh đó là một yếu tố khách quan. Bên cạnh sự tăng trưởng của công ty thì kế toán đã đóng góp một phần không nhỏ. Với tư cách là một công cụ quản lý sắc bén, là công cụ quan trọng kế toán đã giúp cho doanh nghiệp điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Trong quá trình phát triển, cũng như mọi doanh nghiệp khác, công ty cũng đã có những thuận lợi và khó khăn riêng. Công ty cũng đã trải qua nhiều thăng trầm, nhưng với nổ lực đáng kể công ty đã đứng vững và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế đầy cạnh tranh góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Qua thời gian thực tập tại công ty, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường theo em công tác kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hóa tại công ty Hồng Như Phúc có hiệu quả, đội ngũ kế toán làm việc chính xác và đầy đủ. Thời gian thực tập tại công ty có hạn cùng với kiến thức còn nhiều hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai xót, em rất mong được sự thông cảm và sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô cùng anh chị trong công ty TNHH TM – DV Hồng Như Phúc. Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Thu Hằng, đến anh chị trong công ty Hồng Như Phúc đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập để hoàn thành tập chuyên đề này.