Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty cổ phần Bảo Minh Bến Thành

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Tên đề án: BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tháng 03/2013 KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Tên đề án: BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty cổ phần Bảo Minh Bến Thành Sinh viên thực hiện : Phó Ngọc Huyền Mi MSSV : 104515 Lớp : TC101 Giảng viên hướng dẫn : Thầy Nguyễn Thanh Nam Ngày nộp báo cáo : 06/03/2013 Tháng 03/2013 Trường Đại Học Hoa Sen 1 Báo cáo thực tập nhận thức NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Họ tên người nhận xét Ký tên Trường Đại Học Hoa Sen 2 Báo cáo thực tập nhận thức NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Họ tên GVHD Ký tên Trường Đại Học Hoa Sen 3 Báo cáo thực tập nhận thức TRÍCH YẾU Sau khi trau dồi kiến thức về khả năng giao tiếp, phương pháp làm việc nhóm, thì sinh viên cần môi trường thực tế để thực hành.Thực tập nhận thức là một trong những cơ hội đặc biệt giúp sinh viên trường Đại học Hoa Sen cọ sát hơn với thực tế tại môi trường làm việc ở công ty. Đây cũng chính là điều kiện tuyệt vời nhất mà nhà trường hỗ trợ cho cộng đồng sinh viên để các bạn có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm chuyên môn về kỹ năng sống và làm việc tại công ty, cách giao tiếp giữa sếp và nhân viên, cách nhìn nhận thực tiễn về những điều không và nên làm trong mối quan hệ đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Thực tập nhận thức - khóa thực tập đầu tiên tạo ra một môi trường lý tưởng để các bạn sinh viên tự hiểu biết công việc, tự tiếp thu kiến thức thực tế và áp dụng những lý thuyết cơ bản đã được học vào trong công việc. Khi được thực tập nhận thức tại Công ty Cổ phần Bảo Minh Bến Thành - một môi trường làm việc khá thân thiện và bổ ích, tôi đã được các anh chị hướng dẫn trong Phòng Kế toán thống kê giúp đỡ và chỉ dẫn được rất nhiều điều. Cách làm việc và giao tiếp của mỗi anh, chị ấy rất khác nhau và tôi cảm thấy đây chính là cơ hội để tự mình nghiệm ra, xem xét, và hoàn thiện lại bản thân hơn, tự bổ sung những thiếu sót những điều mà trong cuộc sống và trong công việc tương lai tôi có thể sẽ gặp phải. Trường Đại Học Hoa Sen 4 Báo cáo thực tập nhận thức LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin gửi lời cám ơn đến: Trường Đại học Hoa Sen, Quý thầy cô khoa Kinh tế - Thương mại: đã tạo điều kiện giúp tôi cũng như giúp các bạn sinh viên khác có được khóa học nhận thức thực tiễn bổ ích này. Cám ơn công ty cổ phần Bảo Minh Bến Thành đã tạo cơ hội việc làm thực tập trong hai tháng qua, giúp tôi trải nghiệm thực tế rất nhiều từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc đợt thực tập nhận thức. Bên cạnh đó, tôi chân thành cám ơn đến thầy Nguyễn Thanh Nam - giảng viên hướng dẫn báo cáo thực tập nhận thức của tôi. Người đã luôn tận tình tiếp nhận và phản hồi lại những thắc mắc về bài báo cáo thực tập trong thời gian qua. Dù rất bận rộn vì công việc, thầy vẫn không quên hồi âm và hướng dẫn dàn bài báo cáo cho tôi một cách chi tiết, cùng với những lời động viên, khích lệ chúc may mắn, tôi vô cùng cám ơn Thầy Thanh Nam và chúc Thầy mỗi ngày luôn thành công trong công việc và có được nhiều điều tốt đẹp trong cuộc sống. Và cuối cùng, tôi không thể nào quên gửi đến lời cám ơn chân thành nhất đến các anh chị trong công ty, cụ thể là Phòng Kế toán thống kê trong khoảng thời gian thực tập. Họ là những người kề vai sát cánh với tôi, hướng dẫn và chỉ bảo những điều mà tôi chưa biết, giúp tôi bổ sung thêm rất nhiều kinh nghiệm thực tế. - Chị Nguyễn Thị Phú Hòa - Trưởng phòng Kế toán thống kê của công ty: Chị đã hỏi thăm và đề xuất những công việc phù hợp cho tôi có thể làm và đưa ra những lời khuyên, dạy bảo tốt nhất. - Chị Vũ Thị Tuyết Mai - người hướng dẫn tận tình nhất trong công ty, chị tạo cơ hội cho tôi tiếp xúc nhiều với công việc văn phòng. Không hề ngại ngần, chị đưa ra những chỉ dẫn, cung cấp cho tôi công việc tốt nhất và những kinh nghiệm sống trong thực tế sau này khi tôi cọ sát với xã hội và cuộc sống. - Anh: Trương Vĩnh San - người luôn vui vẻ, hài hước và cũng là người hướng dẫn tôi sử dụng các thiết bị văn phòng và hỗ trợ khi tôi gặp khó khăn với chúng. Tôi chân thành cám ơn các anh chị trong công ty và gửi lời chúc thành công đến mỗi người cả trong công việc và trong cuộc sống - xã hội. Trường Đại Học Hoa Sen 5 Báo cáo thực tập nhận thức MỤC LỤC TRÍCH YẾU ................................................................................................................................... 3 LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................................. 4 MỤC LỤC ...................................................................................................................................... 5 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT, HÌNH ẢNH VÀ NGUỒN SƯU TẦM ............................... 7 DẪN NHẬP .................................................................................................................................... 8 Chương 1:Giới thiệu cơ quan thực tập ............................................................................................ 9 I. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Bảo Minh .................... 10 II. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Bảo Minh Bến Thành ................. 11 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Bảo Minh Bến Thành ................ 11 2. Chức năng và hoạt động, hướng phát triển của công ty ................................................. 12 2.1 Đặc điểm hoạt động của công ty............................................................................. 12 2.2 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của công ty ...................................... 12 2.3 Hướng phát triển trong tương lai ........................................................................... 12 2.4 Thuận lợi và khó khăn ............................................................................................. 13 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty ................................................................... 14 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Bảo Minh Bến Thành ................................ 14 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ............................................................... 15 Chương 2: Các công việc thực tập ................................................................................................. 17 I. Mục tiêu thực tập ................................................................................................................... 18 II. Các công việc đã làm ........................................................................................................... 19 1. Sử dụng máy photocopy .................................................................................................. 19 2. Xếp hồ sơ năm cũ theo từng xấp vào thùng thiếc, để lại cọc để lưu hồ sơ năm sau...... 21 3. Đục lỗ hồ sơ và xếp theo thứ tự ...................................................................................... 22 4. Xếp theo thứ tự vào cọc................................................................................................... 23 5. Làm nhãn cho các hồ sơ ................................................................................................. 24 6. Đóng dấu đã thanh toán cho các hồ sơ phòng kế toán đã giải quyết ............................. 25 7. Làm nơ trang trí giỏ quà tặng Tết cho các đối tác ......................................................... 26 Chương 3: Nhận xét và đánh giá .................................................................................................... 27 1. Nhận xét ................................................................................................................................ 28 Trường Đại Học Hoa Sen 6 Báo cáo thực tập nhận thức 2. Thuận lợi và khó khăn ........................................................................................................... 29 3. Đánh giá................................................................................................................................ 29 KẾT LUẬN ..................................................................................................................................... 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................................. 31 Trường Đại Học Hoa Sen 7 Báo cáo thực tập nhận thức DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT, HÌNH ẢNH VÀ NGUỒN SƯU TẦM  Chữ cái viết tắt: CTCP : Công ty cổ phần  Danh mục hình ảnh: Danh mục hình ảnh: Hình 1 : Logo Bảo hiểm Bảo Minh Hình 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CTCP Bảo Minh Bến Thành Hình 3 : Phòng giám đốc (Ảnh minh hoạ) Hình 4 : Bảo hiểm tính mạng (Ảnh minh hoạ) Hình 5 : Cấu tạo của máy photocopy Hình 6 : Từng sấp được bỏ vào thùng thiếc Hình 7 : Đồ đục lỗ (Ảnh minh hoạ) Hình 8 : Hồ sơ năm cũ được cột lại theo còng Hình 9 : Các còng hồ sơ sau khi đã được dán nhãn Hình 10 : Con dấu “Đã thanh toán Hình 11 : Các chiếc nơ đã hoàn tất  Nguồn sưu tầm hình ảnh: - Nguồn tự chụp - www.google.com.vn Trường Đại Học Hoa Sen 8 Báo cáo thực tập nhận thức DẪN NHẬP Việc trải nghiệm trong môi trường làm việc thực tế luôn là thử nghiệm quan trọng mà đa số các bạn sinh viên mong muốn được trải qua. Do đó khi vẫn còn ngồi trên giảng đường, các bạn sinh viên nói chung và cũng như chính tôi đều muốn có được một cơ hội thực tế khi làm việc tại một công ty đúng nguyện vọng của mình. Và chính vì thế, trường Đại học Hoa Sen đã tạo cơ hội bằng khóa học “Thực tập nhận thức” để đáp ứng nguyện vọng trên của sinh viên. Công ty mà tôi đã được thực tập trong hai tháng vừa qua - Công ty CP Bảo Minh Bến Thành - đã giúp tôi trải nghiệm không ít về những kinh nghiệm giao tiếp cũng như các công việc hằng ngày trong phòng Kế toán thống kê. Báo cáo thực tập nhận thức của tôi nhằm đạt đến các mục tiêu chính sau:  Giới thiệu tổng quan về công ty, quan sát và nhận xét cách giao tiếp hiệu quả trong công việc giữa sếp và nhân viên, giữa nhân viên và nhân viên, giữa công ty và đối tác, khách hàng.  Biết thêm về các công việc trong văn phòng: như in ấn, photocopy, scan, fax…  Tìm hiểu các công việc chuyên môn của phòng Kế toán thống kê: giải quyết chi bồi thường bảo hiểm, quản lý các số liệu từ các hóa đơn chứng từ,….  Tìm hiểu các loại sản phẩm bảo hiểm của công ty.  Từ đó, đưa ra những nhận xét, đánh giá khách quan về những hoạt động của công ty, về công việc mình thực tập. Tôi hy vọng rằng sau khi trình bày những kinh nghiệm về công việc cũng như cách nhận thức, giao tiếp trong công ty sẽ được quý thầy cô và các bạn sinh viên xem xét và đánh giá tổng quan hơn về cuốn báo cáo này. Trường Đại Học Hoa Sen 9 Báo cáo thực tập nhận thức CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP Trường Đại Học Hoa Sen 10 Báo cáo thực tập nhận thức I. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của CTCP Bảo Minh: - Công ty Bảo hiểm Thành phố Hồ Chí Minh (Bảo Minh) được thành lập theo Quyết định số 1164TC/QĐ/TCCB ngày 28/11/1994 và được cấp phép hoạt động theo Giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số 04TC/GCN ngày 20/12/1994 của Bộ Tài chính với 100% vốn Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính. - Năm 2004, Công ty Bảo hiểm Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành cổ phần hoá và chuyển sang mô hình Tổng công ty cổ phần căn cứ theo các Quyết định số 1691/2004 QĐBTC ngày 03/06/2004 và 2803/QĐBTC ngày 30/08/2004 của Bộ Tài chính.Tổng công ty cổ phần Bảo Minh chính thức đi vào hoạt động kinh doanh theo mô hình Tổng công ty Cổ phần từ ngày 01/10/2004. - Ngành nghề kinh doanh:  Kinh doanh bảo hiểm  Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người  Bảo hiểm tài sản và bảo hiểm thiệt hại  Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường bộ, đường biển, đường sông, đường sắt và đường không  Bảo hiểm thân tàu và trách nhiệm dân sự của chủ tàu  Bảo hiểm trách nhiệm chung  Bảo hiểm hàng không  Bảo hiểm xe cơ giới  Bảo hiểm cháy, nổ  Bảo hiểm nông nghiệp  Các loại hình bảo hiểm phi nhân thọ khác.  Kinh doanh tái bảo hiểm: Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ  Giám định tổn thất: Giám định, điều tra, tính toán, phân bổ tổn thất, đại lý giám định tổn thất, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn - Tiến hành hoạt động đầu tư trong các lĩnh vực sau:  Mua trái phiếu chính phủ  Mua cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp  Kinh doanh bất động sản  Góp vốn vào các doanh nghiệp khác  Cho vay theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng  Gửi tiền tại các tổ chức tín dụng  Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật Trường Đại Học Hoa Sen 11 Báo cáo thực tập nhận thức Địa chỉ: Số 26 Tôn Thất Đạm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 84-(8) 3829 41 80 Fax: 84-(8) 3829 41 85 Email: baominh@baominh.com.vn Website: II. Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Bảo Minh Bến Thành: 1. Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP Bảo Minh Bến Thành: Bảo Minh Bến Thành được thành lập vào năm 2005 theo chiến lược phủ kín địa bàn, mở rộng quy mô và phạm vị hoạt động của Tổng Công ty Cổ Phần Bảo Minh. Trong thời gian qua, được sự ủng hộ mạnh mẽ của khách hàng, Bảo Minh Bến Thành đã phát triển nhanh chóng hệ thống phân phối với 15 phòng kinh doanh, trên 100 CBNV và hàng ngàn đại lý, tổng đại lý góp phần phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Với phương châm “Bảo Minh – Tận tình phục vụ” và mục tiêu “Hiệu quả - Tăng trưởng và đổi mới”, Bảo Minh Bến Thành đã góp phần vào việc đáp ứng nhu cầu bảo hiểm ngày càng đa dạng của người dân và các doanh nghiệp trên địa bàng TP.HCM. Thế mạnh của Bảo Minh Bến Thành là bảo hiểm tài sản, xây dựng lắp đặt, bảo hiểm hàng hải, bảo hiểm xe, bảo hiểm tai nạn và y tế. Ưu điểm của Bảo Minh Bến Thành là tính linh hoạt, khách hàng sẽ được cung cấp các sản phẩm bảo hiểm được thiết kế phù hợp với đặc điểm nghành nghề kinh doanh hoặc tính chất hoạt động chuyên biệt với phạm vi bảo hiểm rộng và chi phí hợp lý nhất. Các chuyên gia bảo hiểm của Bảo Minh Bến Thành sẽ tư vấn cho khách hàng về quản lý rủi ro và các biện pháp hạn chế tổn thất. Bên cạnh đó, khi có tổn thất xảy ra, công tác xử lý, giám định, bồi thường thiệt hại cũng được tiến hành rất nhanh chóng, chính xác, đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Bảo Minh Bến Thành tự hào có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và sáng tạo trong công việc. Sau một thời gian ngắn đi vào hoạt động, công ty đã nhanh chóng vươn lên xếp thứ hai về doanh thu của toàn Bảo Minh. Mục tiêu của Bảo Minh Bến Thành trong thời gian tới là luôn đạt sự tăng trưởng cao, tạo nên những đổi mới trong kinh doanh nhằm nâng cao nhận thức của mọi người về tầm quan trọng của việc tham gia bảo hiểm. Hình 1: Logo bảo hiểm Bảo Minh Trường Đại Học Hoa Sen 12 Báo cáo thực tập nhận thức 2. Chức năng và hoạt động, hướng phát triển của công ty: 2.1 Đặc điểm hoạt động của công ty: Hình thức sở hữu vốn: Vốn cổ phần. Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại, dịch vụ. Phạm vi hoạt động: Kinh doanh bảo hiểm gốc đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ trên toàn quốc và các quốc gia lân cận theo giấy phép kinh doanh của Bảo Minh. 2.2 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của công ty Công ty Bảo Minh Bến Thành hoạt động với hai chứng năng chính là khai thác bảo hiểm và giám định bồi thường bảo hiểm. Nhiệm vụ của công ty là luôn phấn đấu đạt chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty và ban lãnh đạo công ty đưa ra, định hướng phát triển sao cho công ty hoạt động có hiệu quả nhất. Mục tiêu góp phần phát triển ngành bảo hiểm còn khá mới mẻ ở Việt Nam bằng các hệ thống sản phẩm, các giải pháp và dịch vụ bảo hiểm uy tín , chất lượng, mamg lại sự thỏa mãn cao nhất cho khách hàng và cộng đồng. 2.3 Hướng phát triển cho tương lai: Duy trì sự ổn định cơ cấu tổ chức, tăng cường nhân sự đủ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Nâng cao hiệu suất, hiệu quả hoạt động của từng lãnh đạo, từng cá nhân, từng phòng của công ty.Phối hợp có hiệu quả giữa các phòng bộ phận trong công ty, giữa công ty với các ban của Tổng cộng ty. Tăng cường đào tạo, hướng dẫn CBNV về quản lý, chuyên môn và quy trình thực hiện. Tổ chức thực hiện thí điểm phần mềm quản lý nghiệp vụ theo yêu cầu của Tổng công ty. Xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp, phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Quản lý và điều tiết hợp lý các khoản chi phí trong định mức. Theo sát thị trường, nắm chắc khách hàng, linh hoạt điều chỉnh nhằm ổn định chính sách đối với khách hàng, giữ vững các cam kết đối với khách hàng. Trường Đại Học Hoa Sen 13 Báo cáo thực tập nhận thức 2.4 Thuận lợi và khó khăn của công ty: Thuận lợi Hệ thống và thương hiệu Bảo Minh là điều kiện thuận lợi để BMBT tham gia cạnh tranh trên thị trường. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm theo sát, dồn mọi nguồn lực và tạo điều kiện tối đa cho bộ phận kinh doanh phát huy hết năng lực. BMBT sẽ còn phát triển mạnh mẽ trong tương lai bởi nhờ vào địa thế đóng trên địa bàn trung tâm thành phố, nơi hứa hẹn nhiều thành công lớn. Được Tổng công ty quan tâm và tạo điều kiện tối đa để thực hiện việc triển khai thí điểm phần mềm quản lý nghiệp vụ Polisy/Asia trong đầu năm 2009. Luôn nhận được sự chỉ đạo kịp thời của Ban Điều Hành. Khó khăn: Sự phối hợp giữa các Ban, Tổng công ty với đơn vị, chưa đáp ứng được yêu cầu về thời gian giả quyết, thiếu sự nhịp nhàng. Nhân sự một số phòng còn rất mỏng, thiếu nhân sự có kinh nghiệp, giỏi nghiệp vụ ở vị trí lãnh đạo. Trường Đại Học Hoa Sen 14 Báo cáo thực tập nhận thức 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức CTCP Bảo Minh Bến Thành: Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CTCP Bảo Minh Bến Thành Trường Đại Học Hoa Sen 15 Báo cáo thực tập nhận thức 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:  Ban giám đốc: Là người đứng đầu công ty, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc của Tổng công ty và pháp luật nhà nước. Hình 3: Phòng giám đốc (Ảnh minh hoạ)  Phòng tổng hợp: Có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện các công việc có liên quan đến công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, hành chính, quản trị, tiền lương, thi đua - khen thưởng và công tác tổng hợp trong toàn công ty. Phòng Kế toán thống kê: Đề xuất, tham mưu, quản lý và tổ chức thực hiện công tác hạch toán, kế toán, quản lý tài chính, tài sản cũng như quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh toàn bộ mọi hoạt động trong công ty theo đúng luật pháp và quy định; đồng thời hướng dẫn thực hiện công tác thống kê trong toàn công ty.  Phòng Hàng hải: Quản lý và hướng dẫn các loại hình bảo hiểm liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải trong toàn công ty. Trực tiếp kinh doanh theo phân cấp các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải, các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm khác theo đúng các quy định và phân cấp của công ty.  Phòng tài sản: Quản lý và hướng dẫn các loại hình bảo hiểm liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm tài sản và kỹ thuật trong toàn công ty. Trực tiếp kinh doanh theo phân cấp các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm tài sản và kỹ thuật, các loại hình bảo hiểm khác theo đúng quy định và phân cấp của công ty. Trường Đại Học Hoa Sen 16 Báo cáo thực tập nhận thức  Phòng con người: Quản lý và hướng dẫn các loại hình liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm con người trong toàn công ty. Trực tiếp kinh doanh các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm con người, các loại hình bảo hiểm khác theo đúng quy định và phân cấp của công ty. Hình 4: Bảo hiểm tính mạng (Ảnh minh hoạ)  Phòng Xe cơ giới: Quản lý và hướng dẫn các loại hình bảo hiểm liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới trong toàn công ty. Tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới.Xây dựng và tổ chức thực hiện kinh doanh theo kế hoạch đã được phê duyệt các nghiệp vụ bảo hiểm theo phân cấp của công ty.  Phòng Bồi thường: Có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc công ty các vấn đề liên quan đến công tác xử lý tại nạn, giám định tổn thất, giải quyết bồi thường và giải quyết các quyền lợi liên quan đến bảo hiểm, thực hiện công việc đòi hỏi người thứ ba và thanh lý tài sản đã thu hồi trong toàn công ty theo đúng các quy định về bồi thường và phân cấp của Tổng công ty.  Các phòng khai thác: Trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm theo đúng các quy định và hướng dẫn. Trường Đại Học Hoa Sen 17 Báo cáo thực tập nhận thức CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG VIỆC THỰC TẬP Trường Đại Học Hoa Sen 18 Báo cáo thực tập nhận thức I. Mục tiêu thực tập: Trước khi thực tập tại công ty, tôi đã đề ra những mục tiêu thực tập chính như sau:  Mục tiêu 1: Biết thêm được các thao tác làm việc trên máy tính: gõ văn bản, nhập lệnh chi, soạn thảo tờ khai điện tử và khai báo hải quan,… cùng với các công việc văn phòng như photocopy, scan, fax,… Đây chính là công việc cơ bản không thể thiếu của một nhân viên văn phòng tương lai.  Mục tiêu 2: Cố gắng tạo mối quan hệ tốt với nhân viên trong công ty, đặc biệt là các anh chị trong phòng Kế toán thống kê, làm tiền đề kinh nghiệm giao tiếp với mọi người trong công việc tương lai sau khi ra trường.  Mục tiêu 3: Tập ghi chép những công việc thường ngày tại công ty cũng là thói quen tốt, giúp tôi có thể tổng hợp lại các thông tin một cách chi tiết hơn từ những ghi chép đó.  Mục tiêu 4: Tự tìm hiểu các loại sản phẩm bảo hiểm của công ty. Từ những mục tiêu cụ thể trên, tôi đã có một sự chuẩn bị tốt hơn khi bắt đầu thực tập, khiến tôi không cảm thấy bỡ ngỡ khi bước vào công ty mà thay vào đó là tự bản thân chủ động chào hỏi và tiến hành những trải nghiệm công việc thực tế tại công ty. Trường Đại Học Hoa Sen 19 Báo cáo thực tập nhận thức II. Các công việc đã làm: Những công việc hỗ trợ cần thiết trong phòng làm việc mà tôi đã được các anh, chị hướng dẫn tin tưởng giao cho bao gồm: việc photo tài liệu, scan, in ấn, fax chứng từ,… 1. Sử dụng máy photocopy: Một trong những thao tác công việc văn phòng cơ bản và quan trọng nhất của một người nhân viên thì việc photo tài liệu là bước căn bản nhất. Công ty hiện trang bị cho mỗi tầng một máy photo và nhân viên trong công ty đều có thể sử dụng bất kỳ các máy này.  Cách thực hiện: Nắp trên và bộ phận tự nạp bản gốc Kính để bản gốc Khay giấyra Bàn điều khiển Cửa trước Khay giấy trắng Công tắc chính (khởi động và tắt) Công tắc phụ Hình 5: Cấu tạo của máy photocopy Trường Đại Học Hoa Sen 20 Báo cáo thực tập nhận thức - Cách 1: Đặt bản gốc lên mặt kính: mặt giấy cần photo úp xuống mặt kính. (Cách này thường sử dụng khi tệp giấy dầy, không thể tháo kim hoặc chỉ cần photo một tờ). - Cách 2: Đặt tệp giấy vào bộ phận tự động nạp bản gốc: mặt giấy cần photo ngửa lên, sao cho tệp giấy nằm giữa hai miếng chặn giấy. Chú ý: cần vuốt thẳng góc giấy, tránh những nếp nhăn, nếp gấp trên giấy, nếu không sẽ dễ gây hiện tượng kẹt giấy. (Cách này thường sử dụng khi muốn photo một tệp giấy dầy dễ tháo kim).  Đừng quên kiểm tra xem khay giấy trắng dùng để photo trong khay giấy của máy đã có sẵn chưa, nếu chưa có thì đặt giấy trắng vào khay A4.  Nhấn trên bàn phím số bản cần photo (phím số 1, 2, 3, 4…) và mặc định kiểu photo (một mặt hay hai mặt).  Cuối cùng là nhấn phím Start để bắt đầu photo.  Khó khăn ban đầu: - Không kiểm tra giấy trắng trước khi photo, làm chậm tiến trình photo. - Khi in thành hai mặt thì lại in thành một mặt, sau đó đặt tờ giấy một mặt đó vào khay giấy mới để in tiếp vào mặt sau thì tôi lại in sai vị trí của mặt sau. - Quên tháo kim bấm khi sử dụng chế độ tự động nạp bản gốc và dẫn đến máy bị kẹt giấy. - Đặt tài liệu sai hướng máy. - Khi photo xong, quên mang bản gốc lên phòng mà để lại trong máy in.  Kinh nghiệm: - Trước khi scan, kiểm tra xem cổng USB đã cắm vào máy chưa. - Đôi khi cổng USB không kết nối được với máy tính, phải khởi động lại máy tính hoặc máy scan ngay để tránh mất thời gian.  Kết quả đạt được: - Photo thuần thục nhiều loại chứng từ. - Giúp các anh chị trong phòng tiết kiệm thời gian vào công việc photo. Trường Đại Học Hoa Sen 21 Báo cáo thực tập nhận thức 2. Xếp hồ sơ năm cũ theo thứ tự theo từng sấp vào thùng thiếc, lấy lại cọc lưu hồ sơ năm sau:  Cách thực hiện: - Tháo các hồ sơ năm 2012 nằm trong các còng ra. - Giữ nguyên thứ tự đã được sắp xếp, cột dây nilon cho mỗi sấp lấy từ mỗi còng. - Bỏ vào thùng thiếc theo quy luật: số thứ tự nhãn nhỏ ở dưới cùng, bên trái và theo thứ tự cho đến còng thứ 10. - Cuối cùng dán nhãn ngoài thùng thiếc bao gồm các nội dung: suất xứ chứng từ (Phòng Kế toán thống kê), loại chứng từ, từ còng số mấy đến số mấy, số thứ tự chứng từ từ bao nhiêu đến bao nhiêu, năm. Hình 6: Từng sấp được bỏ vào thùng thiếc  Khó khăn ban đầu: - Chứng từ được lưu trữ một thời gian dài nên rất bụi bặm. - Cột dây cho từng sấp không chặt. - Xếp vào thùng thiếc không được gọn gàng như các anh chị đi trước đã làm. - Vận chuyển các thùng về đúng nơi quy định hơi khó khăn.  Kinh nghiệm: - Nên xếp các chứng lại ngay ngắn để bỏ vào thùng thiếc được dễ dàng. - Cột dây từng xấp, theo thứ tự rồi bỏ lần lượt vào thùng thiếc luôn, không để tình trạng thiếu chứng từ.  Kết quả đạt được: - Lưu trữ được tất cả chứng từ 2012 vào các thùng thiếc. - Xếp lại các còng trống vào kệ, chờ lưu trữ cho năm 2013. Trường Đại Học Hoa Sen 22 Báo cáo thực tập nhận thức 3. Đục lỗ hồ sơ và xếp theo thứ tự: Các chứng từ sau khi được các anh chị kế toán viên trong phòng xem xét và xử lý, trình ký có đủ 4 chữ ký, sẽ được bấm lỗ và xếp theo thứ tự. Hình 7: Đồ đục lỗ (Ảnh minh hoạ)  Cách thực hiện: - Lấy từng xấp nhỏ để bấm lỗ. - Canh cho 2 lỗ nằm giữa 1 cạnh của tờ chứng từ ( khổ A4). - Bấm lỗ xong thì xếp theo thứ tự các chứng từ đó: số chứng từ nhỏ đứng trước, số chứng từ lớn đứng sau.  Khó khăn ban đầu: - Dụng cụ bấm lỗ đã lâu nên không bén, chỉ có thể bấm từng xấp mỏng, gây mất thời gian. - Có các xấp chứng từ dày, phải gỡ kim ra để bấm lỗ, rồi bấm giấy lại. - Do có quá nhiều giấy tờ nên xếp thứ tự lâu, dễ nhìn nhầm số thứ tự chứng từ dẫn đến việc xếp thứ tự sai.  Kinh nghiệm: - Lấy từng xấp chừng từ mỏng để bấm lỗ cho dễ và tránh hư hại dụng cụ bấm lỗ. - Bấm được một xấp dày thì phải đi đổ các lỗ giấy chứa trong dụng cụ bấm lỗ để không chắn ngay dao bấm lỗ. - Vì nhiều thứ tự nên chia ra nhiều hàng chứng từ theo hàng chục (ví dụ: chứng từ có hàng ngàn là 1, 2, 3...) rồi xếp theo như vậy, tương tự cho các trăm, chục, đơn vị, tuy hơi mắc công nhưng tránh nhầm lẫn thứ tự của chứng từ. Trường Đại Học Hoa Sen 23 Báo cáo thực tập nhận thức 4. Xếp Chứng từ vào còng theo thứ tự: Các chứng từ đã được bấm lỗ và xếp theo thứ tự sẽ được bỏ vào còng. Hình 8: Hồ sơ năm cũ được cột lại theo còng  Lưu ý: - Mỗi còng chỉ chứa 50 chứng từ ( ví dụ: còng 1 năm 2013 chứa các số chứng từ 1 đến 50, còng 2 năm 2013 chứa các số chứng từ từ 51 đến 100,…).  Khó khăn ban đầu: - Do có các xấp chứng từ rất dày nên việc đóng các còng rất khó. - Đôi khi còn nhầm lẫn các số thứ tự  Kinh nghiệm: Xếp và kiểm tra kỹ các số thứ tự từ lúc bấm lỗ các chứng từ xong. Trường Đại Học Hoa Sen 24 Báo cáo thực tập nhận thức 5. Làm nhãn cho các cọc hồ sơ: Các còng hồ sơ cũ lấy từ năm 2012 sẽ được làm nhãn mới để lưu trữ chứng từ 2013.  Cách thực hiện: - Trình bày trên Word các nhãn , mỗi nhãn phải bao gồm đủ các nội dung:  Nơi lưu trữ chứng từ (phòng Kế toán thống kê ).  Loại chứng từ.  Số thứ tự còng.  Số thứ tự các chứng từ chứa bên trong (ví dụ: 150).  Năm.  1 trang A4 làm được 4 nhãn.  In và cắt rời từng nhãn.  Dán vào mảnh giấy trắng vừa kích cỡ với gáy của còng.  Mở rộng còng và nhét nhãn vào. Hình 9: Các còng hồ sơ sau khi đã được dán nhãn  Khó khăn ban đầu: - Công việc này không có khó khăn vì chỉ cần làm theo mẫu có sẵn của phòng Kế toán thống kê.  Kinh nghiệm: - Có thể tận dụng các giấy nháp đã dùng một mặt để làm nền trắng cho nhãn. - Lúc dán các nhãn vừa in xong vào mảnh giấy trắng, lưu ý dán 1 mép của nhãn để dễ tháo gỡ, có thể tận dụng mảnh giấy trắng đó cho năm tiếp theo.  Kết quả đạt được: - Hoàn tất nhanh chóng việc làm nhãn cho các còng còn thiếu nhãn. Trường Đại Học Hoa Sen 25 Báo cáo thực tập nhận thức 6. Đóng dấu “Đã Thanh Toán” cho các hồ sơ đã được công ty thanh toán bảo hiểm: Các hồ sơ bồi thường sau khi được kế toán viên xem xét và giải quyết sẽ được đóng dấu “Đã thanh toán”. Hình 10: Con dấu “Đã thanh toán”  Lưu ý: - Vì đóng dấu nhiều nên con dấu nhanh bị hết mực. - Khi châm mực cần cần thận để không bị day mực ra tay. - Sau khi châm mực phải để cho mực ngấm vào con dấu rồi hãy đẩy ngay mực vào trong,nếu không mực sẽ không ngấm đền, dẫn đến việc đóng dấu bị thiếu hoặc mờ nội dung.  Khó khăn ban đầu: - Con dấu rất mau hết mực. - Châm mực rất khó, dễ dính mực ra tay. - Trong khi đóng dấu, ngón tay lật giấy nhanh nên hay bị giấy chém tay. Trường Đại Học Hoa Sen 26 Báo cáo thực tập nhận thức 7. Làm nơ để trang trí giỏ quà tặng Tết cho các đối tác: Dịp Tết đến là cơ hội để công ty thể hiện mối quan tâm và tấm lòng đến khách hàng và đối tác.Từ suy nghĩ đó mà các giỏ quà được chuẩn bị rất công phu, kể cả chiếc nơ.Tôi được giao làm các chiếc nơ đó. Hình 11: Các chiếc nơ đã hoàn tất Trên đây là những công việc chính mà tôi làm trong 2 tháng thực tập tại công ty. Ngoài ra còn tôi còn tiếp xúc với các công việc như: nhập dữ liệu vào hệ thống, đóng thùng các hồ sơ bồi thường đã giải quyết, lập ủy nhiệm chi theo mẫu có sẵn, tìm hiểu các loại sản phẩm bảo hiểm của công ty. Trường Đại Học Hoa Sen 27 Báo cáo thực tập nhận thức CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ Trường Đại Học Hoa Sen 28 Báo cáo thực tập nhận thức I. Nhận xét: Qua 2 tháng thực tập tại phòng Kế toán thống kê công ty cổ phần Bảo hiểm Bảo Minh Bến Thành, tôi có một vài nhận xét sau:  Trường Đại Học Hoa Sen là nơi đã đào tạo về các kỹ năng mềm như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm,… nên đã phần nào giúp tôi không khỏi phải quá bỡ ngỡ khi vào làm việc tại một môi trường làm việc thực tế.  Công ty cổ phần Bảo hiểm Bảo Minh Bến Thành là một môi trường làm việc tuyệt vời với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, đầy năng lực; ban lãnh đạo luôn quan tâm theo sát về việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn và nâng cao đời sống cho toàn thể nhân viên.  Môi trường văn phòng luôn rất khẩn trương, chuyên nghiệp, đúng theo những khuôn mẫu. Trường Đại Học Hoa Sen 29 Báo cáo thực tập nhận thức II. Thuận lợi và khó khăn:  Thuận lợi:  Được các anh chị trong phòng giúp đỡ hết sức nhiệt tình, chỉ bảo cho các công việc còn mới.  Công ty gần nhà, thuận lợi cho việc đi làm.  Môi trường làm việc thân thiện, giúp tạo cho tôi tâm lý thoải mái khi đến thực tập.  Khó khăn:  Khả năng tiếp thu còn thấp nên đôi khi phải làm phiền các anh chị khi hỏi lại vấn đề đó.  Đôi khi giao tiếp còn gượng gạo. III. Đánh giá: 2 tháng thực tập vừa qua thật sự là cơ hội quý báu để tôi trải nghiệm thực tế và hoàn thiện bản thân mình hơn, thêm nữa là đạt được các mục tiêu do mình đã đề ra :  Mục tiêu 1: Biết thêm các công việc văn phòng đơn giản.  Mục tiêu 2: Có thêm kinh nghiệm trong giao tiếp.  Mục tiêu 3: Hình thành thói quen quan sát và ghi chép các công việc tại công ty.  Mục tiêu 4: Hiểu về các loại bảo hiểm của công ty. Trường Đại Học Hoa Sen 30 Báo cáo thực tập nhận thức KẾT LUẬN Sau thời gian 2 tháng đi thực tập nhận thức tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Minh nhằm tìm hiểu cách thức làm việc, giao tiếp công sở nói chung cũng như nghiên cứu các loại sản phẩm bảo hiểm của công ty đã cho tôi nhiều kiến thức mới vô cùng bổ ích và thú vị. Tuy chỉ là chuyến đi thực tập nhận thức sau 2 năm học nhưng tôi đã được các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán thống kê của Công ty tận tình tiếp nhận và hướng dẫn tôi một cách tốt nhất để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này. Ở nước ta, lĩnh vực bảo hiểm còn khá mới và đầy tiềm năng khai thác.Chính bởi lẻ đó, tôi mong rằng công ty sẽ tiếp tục phát triển vững mạnh và ngày càng đi lên, hòa nhập bước đi của mình với nhịp độ kinh tế phát triển chung của đất nước; vững tin đương đầu với những khó khăn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gắt gao như ngày nay. Trường Đại Học Hoa Sen 31 Báo cáo thực tập nhận thức TÀI LIỆU THAM KHẢO  Tài liệu trên Internet.  Website của công ty:   Tư liệu của công ty.  Báo cáo thường niên.  Kỷ yếu 15 năm hình thành và phát triển.  Các loại hồ sơ, chứng tứ.  Báo cáo thực tập của anh, chị đi trước.