Báo cáo thực tập nhận thức tại Công ty TNHH công nghiệp thông gió Kruger Việt Nam

am đã dành sự quan tâm và giúp đỡ cho tôi trong thời gian thực tập. Đặc biệt chị Nguyễn Thị Kim Hiên, người hướng dẫn và cũng chính là người tiếp nhận tôi vào công ty, luôn tận tình giảng giải và tạo điều kiện để tôi hoàn thành công việc được giao. Chị là người thầy của tôi trong môn học thực tập nhận thức này. Thứ hai, tôi muốn cảm ơn các thầy cô ở trường Đại học Hoa Sen. Những chỉ dẫn, lời khuyên cũng như chia sẻ của thầy Nguyễn Thanh Nam - giảng viên hướng dẫn, giúp tôi hoàn thiện mình hơn khi ở trên công ty và trong quá trình viết báo cáo. Ngoài ra thầy Ngô Hữu Hùng – chủ nhiệm lớp TC101 và các cô ở phòng hỗ trợ sinh viên đã rất nhiệt tình tư vấn trong suốt thời gian chuẩn bị thực tập. Cuối cùng, trong quá trình làm việc tại công ty, tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót, mong anh chị ở công ty Kruger Việt Nam bỏ qua. Trân trọng! Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga iii MỤC LỤC TRÍCH YẾU .................................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................ii MỤC LỤC ..................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH .................................................................... vi DẪN NHẬP ...................................................................................................................vii 1.Giới thiệu sơ lược về công ty thực tập ....................................................................... 1 1.1. Sơ đồ khái quát tổ chức của Tập đoàn thông gió Soler&Palau ...................... 1 1.2. Tập đoàn thông gió Soler&Palau - Soler and Palau Ventilation Group (S&P) ........................................................................................................................... 1 1.3. Công ty cổ phần Kruger châu Á – Kruger Asia Holding Pte Ltd ( công ty mẹ ở Singapore) .......................................................................................................... 2 1.4. Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam – Kruger Ventilation Industries (Vietnam) Co., Ltd ( công ty con tại Việt Nam) ................ 3 1.4.1.Một số thông tin chung .................................................................................... 3 1.4.2. Cơ cấu tổ chức Kruger Việt Nam ................................................................... 4 1.4.2.1. Sơ đồ tổ chức ........................................................................................... 4 1.4.2.1. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận ........................................................... 5 1.4.3. Phương hướng phát triển trong giai đoạn tới của Kruger Việt Nam ............. 6 1.4.4. Tổ chức công tác kế toán ở Kruger Việt Nam ................................................ 6 1.4.4.1. Sơ đồ tổ chức ........................................................................................... 6 1.4.4.2. Chức năng từng bộ phận .......................................................................... 6 1.4.4.3. Chính sách kế toán áp dụng ..................................................................... 7 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga iv 1.4.5. Phân tích ma trận SWOT ................................................................................ 7 1.4.6. Nhận xét về môi trường làm việc ở Kruger Việt Nam .................................... 9 2. Mô tả công việc thực tập .......................................................................................... 10 2.1. Tham gia vào một số công đoạn trong quy trình lập phiếu chi .................... 10 2.1.1. Mục tiêu của việc lập phiếu chi .................................................................... 10 2.1.2. Nội dung của quy trình lập phiếu chi ........................................................... 10 2.1.2.1. Mục đích của quy trình lập phiếu chi ..................................................... 10 2.1.2.2. Quy trình lập phiếu chi ở bộ phận kế toán Kruger Việt Nam ................ 10 2.1.3. Thao tác trực tiếp thực hiện .......................................................................... 15 2.1.3.1. In phiếu chi ............................................................................................. 15 2.1.3.2. Ráp phiếu chi (bằng tiếng Việt) với phiếu Petty Cash ( bằng tiếng Anh) và hóa đơn, chứng từ tương ứng ......................................................................... 16 2.1.3.4. Đóng các phiếu chi thành cuốn theo tháng. ........................................... 16 2.1.4. Kinh nghiệm .................................................................................................. 17 2.2. Đối chiếu số liệu của “Sổ cái chi tiết tài khoản 1331” với “ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” của hồ sơ khai báo thuế .......................... 19 2.2.1. Mục tiêu ........................................................................................................ 19 2.2.2. Thao tác ........................................................................................................ 19 2.2.3. Kinh nghiệm .................................................................................................. 20 2.3. Scan tài liệu ........................................................................................................ 21 2.3.1. Thao tác ........................................................................................................ 21 2.3.2. Kinh nghiệm .................................................................................................. 22 2.4. Photocopy văn bản ............................................................................................ 22 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga v 2.4.1. Thao tác ........................................................................................................ 22 2.4.2. Kinh nghiệm .................................................................................................. 24 2.5. Nghiên cứu tại nhà ............................................................................................. 25 2.5.1. Purchase Order - Đơn đặt hàng (PO) .......................................................... 25 2.5.2. Bảo lãnh bảo hành ....................................................................................... 26 2.5.2.1. Khái niệm ............................................................................................... 26 2.5.2.2. Mục đích ................................................................................................ 26 2.5.2.3. Một số đặc điểm ..................................................................................... 26 2.5.2.4. Bảo lãnh bảo hành ở Kruger VN ........................................................... 27 2.6. Công việc khác ................................................................................................... 28 3. Nhận xét về bản thân ............................................................................................... 29 3.1. Ưu điểm .............................................................................................................. 29 3.2. Khuyết điểm ....................................................................................................... 29 3.4. Khắc phục ........................................................................................................... 29 KẾT LUẬN ................................................................................................................... 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 31 PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 32 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga vi DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Hình 1: Sơ đồ khái quát tổ chức của Tập đoàn thông gió Soler&Palau .......................... 1 Hình 2: Trụ sở chính của Kruger Việt Nam ..................................................................... 3 Hình 3: Logo Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam .................... 4 Hình 4: Sơ đồ tổ chức của Kruger Việt Nam ................................................................... 5 Hình 5: Sơ đồ bộ máy kế toán .......................................................................................... 6 Hình 6: Phiếu “Payment Application For Approval BEFORE processing payments” . 11 Hình 7: Phiếu Petty Cash ............................................................................................... 13 Hình 8: Phiếu chi ............................................................................................................ 14 Hình 9: Giao diện của phầm mềm A-soft ...................................................................... 15 Hình 10: Hình vẽ mô phỏng bìa ngoài “Sổ phiếu chi” .................................................. 16 Hình 11: Máy photocopy hiệu Toshiba e-studio 45 ....................................................... 23 Hình 12: Trả tất cả chế độ về mặc định ......................................................................... 23 Hình 13: Chọn khay giấy ............................................................................................... 23 Hình 14: Chọn chế độ thu phóng ................................................................................... 24 Hình 15: Chế độ 2 bản gốc 1 mặt ra 1 bản sao 2 mặt .................................................... 24 Hình 16: Bàn phím máy Photocopy ............................................................................... 24 Bảng 1: Tổng hợp các quốc gia có công ty con của Tập đoàn thông gió S&P ................ 2 Bảng 2: Phân tích SWOT ................................................................................................. 8 Bảng 3: Ví dụ nghiệp vụ phát sinh và cách hạch toán vào mục “Nợ” ........................... 18 Bảng 4: Nội dung chính của“ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” ........................................................................................................................................ 19 Bảng 5: Sổ cái chi tiết .................................................................................................... 20 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga v DẪN NHẬP Khi ở giảng đường đại học, được học các môn Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính, tôi đã có niềm yêu thích với nghề kế toán. Vì vậy thực tập nhận thức chính là cơ hội để tôi tìm hiểu và trải nghiệm trong môi trường làm kế toán thực tế. Nơi thực tập của tôi là Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam - một công ty con thuộc Tập đoàn thông gió Soler&Palau có tiếng trên thế giới. Do đó, ngoài mục tiêu tìm hiểu lĩnh vực kế toán tôi còn hy vọng nâng cao kiến thức tiếng anh của bản thân. Trong kỳ thực tập nhận thức này, tôi đã đặt ra cho bản thân những mục tiêu cụ thể là:  Biết cách cư xử, nói chuyện với anh chị trong công ty, nâng cao kỹ năng giao tiếp.  Tìm hiểu công việc của một kế toán viên cũng như cách thức hoạt động của bộ máy kế toán ở công ty.  Đưa bản thân đặt vào hoàn cảnh làm việc của một nhân viên kế toán để xem có hợp với nghề, giúp định hướng cho công việc sau khi ra trường. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 1 1.Giới thiệu sơ lược về công ty thực tập 1.1. Sơ đồ khái quát tổ chức của Tập đoàn thông gió Soler&Palau Hình 1: Sơ đồ khái quát tổ chức của Tập đoàn thông gió Soler&Palau 1.2. Tập đoàn thông gió Soler&Palau - Soler and Palau Ventilation Group (S&P) Năm 1951, Eduard Soler và Josep Palau cùng đến từ Ripoll (Tây Ban Nha), đã hợp tác thành lập nên công ty Soler&Palau (S&P). Từ khi bắt đầu công việc kinh doanh, với khối kiến thức sâu rộng cùng sự nhạy bén, tinh tế của hai ông, S&P luôn thành công trong các dự án xây dựng. Ngày nay, tập đoàn Soler&Palau là một nhà cung cấp hàng đầu thế giới về các giải pháp thông gió hiệu quả cho tòa nhà dân cư và thương mại, cơ sở hạ tầng công nghiệp. Vào năm 2001, S&P vừa tổ chức kỷ niệm 50 năm thành lập. Thành tích ấn … Soler&Palau Ventilation Group Khu vực châu Âu Khu vực châu Á Khu vực châu Đại Dương Indonesia Khu vực châu Phi Khu vực châu Mỹ Kruger Asia Holding Pte Ltd … Kruger Ventilation Industries (Vietnam) Co. Ltd Kruger Ventilation Industries Pte Ltd Kruger Ventilation (Hong Kong) Limited Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 2 tượng và sự phát triển lâu dài với hơn năm mươi năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghiệp thông gió, chính là kết quả của một triết lý đơn giản – phát triển các sản phẩm lưu thông không khí hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, được hỗ trợ bởi kỹ thuật, hệ thống phân phối và dịch vụ chất lượng cao. S&P đã hình thành một mạng lưới các công ty con trên khắp thế giới và đang tiến hành một dự án mở rộng để thâm nhập mạnh mẽ và chiếm lĩnh thị trường châu Á. Châu Mỹ (13 nước) Châu Âu (38 nước) Châu Phi (9 nước) Châu Á (28 nước) Châu Đại Dương (3 nước) Bra-xin, Chi lê Guatemala Honduras Peru, Hoa Kỳ Mexico, Canada Colombia, Bồ Đào Nha, Pháp, Anh, Hà Lan, Bỉ, Đức, Ý, Latvia, Áo, Hy Lạp, Nga, Thụy Sĩ, Thụy Điển… Ai Cập, Kenya, Nam Phi, Morocco, Gana, Tunis, An-giê-ri, Bờ Biển Ngà, Senegal… Việt Nam, Hàn Quốc, Ấn Độ, Singapo, Malaysia, Trung Quốc, Hồng Công, Thái Lan… Úc, New Zeland, NewCaledonia Bảng 1: Tổng hợp các quốc gia có công ty con của Tập đoàn thông gió S&P 1.3. Công ty cổ phần Kruger châu Á – Kruger Asia Holding Pte Ltd ( công ty mẹ ở Singapore) Trong kế hoạch trở thành nhà cung cấp giải pháp thông gió số một thế giới, S&P xác định rằng khu vực châu Á Thái Bình Duơng chính là thị trường tiềm năng nhất. Vì thế năm 1985, tại Singapore, công ty cổ phần Kruger châu Á – Kruger Asia Holding Pte Ltd – một công ty con của tập đoàn Soler & Palau Ventilation được thành lập. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 3 Hiện tại, Kruger Asia Holding Pte Ltd đã thành lập 16 đơn vị kinh doanh trong khu vực. Các công ty con của nó được phân thành 2 loại:  Chức năng kinh doanh và phân phối sản phẩm: ở Úc, Dubai, Hồng Công, Indonesia, Hàn Quốc, Việt Nam.  Chức năng sản xuất và lắp ráp thiết bị : ở Bắc Kinh, Quảng Châu, Đài Bắc, Vũ Hán, Thượng Hải, Ấn Độ, Bắc Ấn Độ, , Malaysia, Philipines, Singapore, Thái Lan 1.4. Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam – Kruger Ventilation Industries (Vietnam) Co., Ltd ( công ty con tại Việt Nam) 1.4.1.Một số thông tin chung - Tên viết bẳng Tiếng Việt: Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam - Tên viết tắt: Kruger Việt Nam (KVN) - Địa chỉ: Lô A13-9 Đường Trung Tâm – Đường Trung Tâm – Khu công nghiệp BourBon An Hòa, xã An Hòa, Trảng Bàng, Tây Ninh. - Số điện thoại: 0663585200 - Email: mktg@krugervn.com - Website: www.krugerfan.com Hình 2: Trụ sở chính của Kruger Việt Nam Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 4 - Lo go: Hình 3: Logo Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam - Mã số thuế: 3900877938 - Thành lập vào ngày 31 tháng 12 năm 2009 - Người đại diện theo pháp luật: Ông Yang Ching-Fu – Tổng giám đốc - Ngành nghề kinh doanh:  Sản xuất, gia công và sửa chữa các thiết bị thông gió  Thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu quạt thông gió và phụ kiện - Chủ sở hữu: Công ty cổ phần Kruger Châu Á (Kruger Asia Holding Pte Ltd) - Vốn điều lệ: 14 tỷ VND Kruger Việt Nam là công ty 100% vốn nước ngoài, có trụ sở chính nằm ở Khu công nghiệp Bourbon An Hòa, thuộc xã An Hòa, Trảng Bàng, Tây Ninh. Ngoài ra còn có các văn phòng đại diện ở Hà Nội và Đà Nẵng. Hoạt động chính của Kruger Việt Nam là nhập khẩu các linh kiện, thiết bị từ công ty Kruger Ventilation Industries Pte Ltd (một công ty con khác ở Singapore) rồi lắp ráp thành sản phẩm hoàn thiện, sau đó bán trực tiếp cho các dự án xây dựng trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam, không qua trung gian hay đại lý. 1.4.2. Cơ cấu tổ chức Kruger Việt Nam 1.4.2.1. Sơ đồ tổ chức Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 5 … Hình 4: Sơ đồ tổ chức của Kruger Việt Nam 1.4.2.1. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận  Tổng giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty, tổ chức phương án kinh doanh và đầu tư của công ty, kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty, chịu trách nhiệm trước công ty mẹ.  Phó tổng giám đốc: Được tổng giám đốc ủy quyền, thay mặt cho tổng giám đốc (Tổng giám đốc ở Singapore, không thường xuyên ở Việt Nam) thực hiện một số vấn đề, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và đứng ra trực tiếp chỉ đạo các bộ phận dưới quyền.  Bộ phận kế toán: Tham mưu cho phó tổng giám đốc, quản lý thu chi tài chính, theo dõi công nợ, kiểm tra thường xuyên các hoạt động kinh tế của các bộ phận, quản lý tiền lương, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho nhà nước.  Bộ phận kinh doanh: Có chức năng tham gia đấu thầu các dự án, đàm phán các hợp đồng kinh doanh, theo dõi thực hiện các hợp đồng đã ký, đảm bảo việc đối ngoại.  Bộ phận kỹ thuật, lắp ráp: Hướng dẫn kỹ thuật và đề ra định mức tiêu hao nguyên phụ liệu trong quá trình lắp ráp. Tham khảo các văn bản Tổng giám đốc Bộ phận kinh doanh Phó tổng giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận kỹ thuật, lắp ráp Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 6 hướng dẫn kỹ thuật lắp ráp quạt từ Singapore gửi về cho những mẫu quạt mới.  Bộ phận xuất nhập khẩu: lo hồ sơ và theo dõi việc nhập khẩu linh kiện, thiết bị cho các đơn đặt hàng. 1.4.3. Phương hướng phát triển trong giai đoạn tới của Kruger Việt Nam  Mở rộng phạm vi bán hàng.  Xây dựng đội ngũ nhân viên trình độ chuyên môn cao và làm việc lâu dài với công ty.  Tiến tới mô hình tự sản xuất và lắp ráp thiết bị tại Việt Nam 1.4.4. Tổ chức công tác kế toán ở Kruger Việt Nam 1.4.4.1. Sơ đồ tổ chức Hình 5: Sơ đồ bộ máy kế toán 1.4.4.2. Chức năng từng bộ phận  Kế toán trưởng: Tổ chức và chiụ trách nhiệm về công tác kế toán của công ty. Hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ và quy định kế toán của nhà nước. Giúp phó tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh tế trong công ty.  Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo tài chính đúng hạn theo qui định cuả nhà nước. Theo dõi và lập sổ sách các loại. Kế toán trưởng Kế toán thuế Kế toán công nợ Kế toán kho Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Thủ kho Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 7  Kế toán thuế: Theo dõi và nhập liệu kịp thời các khoản thuế phải nộp nhà nước và thuế của hàng hóa mua vào.  Kế toán công nợ: Ghi và theo dõi công nợ. Đôn đốc việc thu nợ và thực hiện chi trả các khoản nợ đúng hạn .  Kế toán kho: Phối hợp với thủ kho để theo dõi, lập sổ sách liên quan đến việc xuất, nhập hàng hoá hàng ngày.  Thủ quỹ: Thực hiện thu chi đúng quy trình, lưu và bảo quản chứng từ thu chi. Thường xuyên kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với sổ sách. Chuẩn bị nguồn tiền, chịu trách nhiệm về việc cất giữ tiền mặt của công ty.  Thủ kho: Kiểm kê hàng xuất kho và nhập kho, làm phiếu xuất nhập kịp thời và làm báo cáo đối chiếu số liệu hàng tồn kho với kế toán kho. 1.4.4.3. Chính sách kế toán áp dụng  Chế độ kế toán: QĐ15.  Kỳ kế toán áp dụng: từ 1/1 đến 31/12  Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung  Kể tên các loại sổ kế toán doanh nghiệp đang sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ ngân hàng, sổ quỹ, sổ chi tiết các tài khoản  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên  Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền một lần cuối tháng  Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng  Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: khấu trừ 1.4.5. Phân tích ma trận SWOT Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 8 Điểm mạnh Điểm yếu - Ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp:  20% trong vòng 10 năm tính từ năm đầu tiên có doanh thu.  Miễn thuế 2 năm kể từ khi công ty có thu nhập chịu thuế, giảm 50% số thuế phải nộp trong 4 năm tiếp theo - Thương hiệu được công nhận trên toàn cầu, sản phẩm đạt chuẩn quốc tế - Nhận được sự cam kết đồng hành của vườn công nghiệp Bourbon An Hòa và chính sách ưu đãi của tỉnh Tây Ninh - Nguồn lực tài chính mạnh do có công ty mẹ đỡ đầu và hoạt động hiệu quả. - Đối tác có danh tiếng tốt nên hợp đồng được bảo đảm thực hiện, tạo sự hợp tác lâu dài - Đội ngũ nhân viên có trình độ tiếng Anh, chuyên môn tốt, nhiệt tình, độ tuổi từ 20 – 42 nên sẽ là lực lượng nòng cốt trong tương lai. - Hạ tầng hoàn chỉnh: giao thông thuận lợi, hệ thống điện, cấp nước sạch, xử lý nước thải đạt chuẩn. - Hiện tại, ở Việt Nam chưa có công ty nào có khả năng cạnh tranh về mặt thương hiệu, chất lượng sản phẩm với Kruger. - Số lượng nhân viên chưa đủ để đáp ứng khối lượng công việc trong công ty - Do nằm khá xa khu trung tâm nên khó khăn trong việc gặp gỡ đối tác hay chuyển tài liệu nhanh. - Thiết bị, linh kiện phải nhập khẩu về lắp ráp tại xưởng nên mất nhiều thời gian dẫn đến số lượng hàng tồn kho đôi khi không thể đáp ứng được đơn đặt hàng một cách nhanh nhất. Cơ hội Thách thức - Nhu cầu xây dựng các tòa nhà dân cư, thương mại, khu công nghiệp ngày càng nhiều do chính sách thu hút đầu tư từ nước ngoài của chính phủ. - Việt Nam đang tiến tới công nghiệp hóa, hiện đại hóa nên rất cần các sản phẩm đạt chuẩn quốc tế, có thể đáp ứng các yêu cầu để xây dựng đô thị kiểu mẫu, chất lượng cao. - Tình hình kinh tế Việt Nam đang gặp nhiều khó khăn, bất động sản đóng băng nên nhiều dự án xây dựng chung cư phải tạm dừng, số lượng dự án xây dựng giảm đi đáng kể nên hoạt động kinh doanh của Kruger cũng sẽ chịu tác động không nhỏ. Bảng 2: Phân tích SWOT Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 9 1.4.6. Nhận xét về môi trường làm việc ở Kruger Việt Nam  Cơ sở vật chất: mỗi nhân viên có một góc làm việc riêng, trang bị đầy đủ máy vi tính cho mỗi cá nhân, phòng có lắp máy lạnh, có phòng ăn riêng, nhà vệ sinh sạch sẽ. Thiết bị phục vụ công việc như máy fax, máy in, máy photocopy, máy scan, điện thoại bàn, máy vi tính hoạt động tốt  Không khí làm việc thân thiện, anh chị nhân viên hòa đồng, nhiệt tình. Nhân viên toàn bộ là người Việt Nam. Một số vị trí ở bộ phân bán hàng, kế toán, kỹ thuật, nhập khẩu đòi hỏi phải thông thạo tiếng Anh. Mọi văn bản, giấy tờ đều thể hiện song ngữ Anh – Việt Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 10 2. Mô tả công việc thực tập 2.1. Tham gia vào một số công đoạn trong quy trình lập phiếu chi 2.1.1. Mục tiêu của việc lập phiếu chi Mục tiêu của việc lập phiếu chi là để quản lý việc chi tiền mặt của doanh nghiệp, cụ thể là đã chi những khoản gì, cho ai, vào thời điểm nào, lý do chi. Phiếu chi cũng là bằng chứng nếu có phát sinh tranh chấp. 2.1.2. Nội dung của quy trình lập phiếu chi 2.1.2.1. Mục đích của quy trình lập phiếu chi Quy định các chứng từ cần thiết khi lập phiếu chi nhằm đảm bảo sự chi tiền hợp pháp , những chứng từ yêu cầu thanh toán không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời. Lập phiếu chi theo đúng chế độ kế toán 2.1.2.2. Quy trình lập phiếu chi ở bộ phận kế toán Kruger Việt Nam sơ đồ Bước 1: Đề xuất Với những khỏan chi thông thuờng, xuất hiện đều đặn (như tiền nuớc, tiền điện, tiền văn phòng phẩm…), công ty mẹ bên Singapore thuờng có một định mức cho Kruger Việt Nam. Tuy nhiên với những khỏan chi xuất hiện không thường xuyên, khác biệt nhau như thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng cho một đợt nhập hàng nào đó, tiền mua linh kiện từ các công ty khác trong lãnh thổ Việt Nam, các khoản chi vượt định mức… thì nhân viên công ty bắt buộc phải làm một phiếu đề nghị gửi qua công ty mẹ ở Singapore, tiếng Anh là “Payment Application For Approval BEFORE processing payments”, tạm dịch là “Phiếu đề xuất phê chuẩn chi tiền trước khi thực chi” gửi qua công ty mẹ ở Singapore. Nội dung của phiếu này bao gồm các mục cần chú ý:  Date submitted: ngày gửi phiếu đề xuất Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 11  Description: lý do chi  Payee: họ tên của nhân viên trực tiếp thực hiện khoản chi này hoặc tên của công ty, cửa hàng là nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho Kruger  P.O.No: số thứ tự của đơn đặt hàng (nếu có). P.O là viết tắt của “Purchasing Order”  Invoice No: số của hóa đơn (nếu có)  Amount: số tiền đề xuất chi theo từng nghiệp vụ (bằng VND)  Total payments: tổng số tiền đề xuất chi  Approval code: mã duyệt cho “Payment application for approval before processing payments” do Singapore cấp Ví dụ: KVNAPV-12/02/05  KVN: viết tắt của cụm “Kruger Viet Nam”  APV: viết tắt của cụm “Approval”  12/02/05 : năm/tháng/số thứ tự. Ở đây là năm 2012/tháng 2/ số 05 Hình 6: Phiếu “Payment Application For Approval BEFORE processing payments” Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 12 Sau đó, bên Singapore sẽ gửi lại một email xác nhận lại những khoản chi được duyệt. Bước 2: Lập Petty cash. Bộ phận lập phiếu “Payment Application For Approval before processing payments” sẽ lập phiếu “Petty Cash” và trình cho giám đốc và kế toán trưởng ký. Nội dung của phiếu Petty Cash gồm những mục cần chú ý:  Date: ngày chi tiền  Payee: tên nhân viên trực tiếp thực hiện khoản chi hoặc tên của công ty, cửa hàng là nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho Kruger  Voucher No: số thứ tự của Petty Cash. Ví dụ: D081/02/12.  D: ký hiệu bắt buộc  081: số thứ tự của Petty Cash, do người lập Petty Cash đánh  02: tháng  12: viết tắt của năm  Reference: ký hiệu cho những hóa đơn có VAT (nếu có) Ví dụ: G044/02/12 (cách giải thích tương tự Voucher No)  Description: lý do chi, chú ý liệt kê tách biệt với thuế VAT (nếu có)  Amount: số tiền chi bao gồm cả thuế giá trị gia tăng VAT (nếu có) và ghi bằng VND  Payment Approved By:  Chữ ký nhỏ bên phải cụm “Payment Approved By” là của kế toán trưởng.  Chữ ký lớn phía dưới cụm “Payment Approved By” là của phó tổng giám đốc (nếu người nhận tiền làm việc ở trụ sở chính ở Tây Ninh) hoặc Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 13 chữ ký của trưởng văn phòng đại diện (nếu người nhận tiền làm việc ở văn phòng Hà Nội, Đà Nẵng)  Payment received by: chữ ký của nhân viên nhận tiền Hình 7: Phiếu Petty Cash Bước 3: Kiểm tra Nhân viên kế toán kiểm tra xem các chứng từ , giấy tờ có hợp lệ, đầy dủ, chính xác không, có đầy đủ các chữ ký của trưởng bộ phận liên quan chưa. Chúng bao gồm Petty Cash, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng mua bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho Bước 4: Lập phiếu chi Nhân viên kế toán lập phiếu chi dựa trên Petty Cash. Trên phiếu chi có một số nội dung cần chú ý:  Số: ghi theo công thức PCM/tháng/năm/số thứ tự. trong đó:  Tháng: ghi hai chữ số Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 14  Năm: ghi bốn chữ số  Số thứ tự: ghi bốn chữ số, đánh theo thứ tự tăng dần khi nhập vào máy Chú ý: khi ghi “Số” trên phiếu chi, ta cũng đồng thời đánh dấu bằng bút chì lên phiếu petty cash mục tháng và số thứ tự để giúp cho công đoạn ráp phiếu chi và Petty Cash sau này được thuận lợi hơn (phần đánh dấu màu trên hình 8)  Nợ: số tài khoản sẽ được ghi theo đúng nội dung chi ra đối với “Phiếu chi”. Ví dụ: Chi mua xăng cho xe nâng thì ghi “ Nợ” là 6277.  Có: số tài khoản được ghi theo hình thức chi tiền là chuyển khoản hay thành toán bằng tiền mặt đối với “Phiếu Chi”. Ví dụ: thanh toán bằng tiền mặt Việt Nam đồng thì ghi “Có” là 1111. Phiếu chi được in thành hai bản và bổ sung chữ ký của phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, nguời lập phiếu chi Bộ hồ sơ bao gồm phiếu chi, phiếu Petty Cash và hóa đơn, chứng từ đính kèm được chuyển xuống thủ quỹ Hình 8: Phiếu chi Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 15 Bước 5: Thực hiện chi tiền Thủ quỹ dựa trên phiếu Petty Cash và phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền sẽ chi tiền và cho người nhận tiền ký tên. Thủ quỹ cũng đồng thời ký vào phiếu chi Bước 6: Lưu hồ sơ Thủ quỹ giữ lại một bản phiếu chi và chuyển lại hồ sơ cho kế toán để thực hiện việc lưu trữ. 2.1.3. Thao tác trực tiếp thực hiện 2.1.3.1. In phiếu chi Mở phần mềm kế toán (A-Soft), nhấn vào mục “Truy vấn” (ở góc trái màn hình), tiếp theo nhấn vào “Tiền tại quỹ”, sau đó thấy hiện ra ô “Danh mục phiếu thu-chi”. Ta chọn phiếu chi cần in và nhấn nút in. Hình 9: Giao diện của phầm mềm A-soft Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 16 2.1.3.2. Ráp phiếu chi (bằng tiếng Việt) với phiếu Petty Cash ( bằng tiếng Anh) và hóa đơn, chứng từ tương ứng  Căn cứ vào số phiếu chi (in trên phiếu chi) và số được đánh dấu bằng bút chì trên phiếu Petty Cash để khớp hai phiếu này lại  Sau đó, so sánh xem phiếu chi với phiếu petty cash có khớp nhau về họ tên người nhận tiền, lý do chi, số tiền. Trong đó, lý do chi phải coi kỹ số hóa đơn, ngày tháng chi, chính tả của nội dung chi (bằng tiếng anh và tiếng việt) 2.1.3.4. Đóng các phiếu chi thành cuốn theo tháng.  Đục lỗ các loại giấy tờ  Đóng các giấy tờ liên quan thành tập theo tháng, sắp xếp theo thứ tự lớn dần của “Số” phiếu chi  Phiếu petty cash và phiếu chi cùng với hóa đơn, chứng từ… được tập hợp vào một cuốn sổ gọi là “Sổ phiếu chi” , bìa sổ ghi rõ phiếu chi tháng mấy, tử số… đến số… của phiếu chi Hình 10: Hình vẽ mô phỏng bìa ngoài “Sổ phiếu chi” Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 17 2.1.4. Kinh nghiệm  Phiếu “Payment Application For Approval before processing payments” không yêu cầu phải gắn vào “Sổ phiếu chi”  Làm quen với hình thức của phiếu chi, phiếu Petty cash, hóa đơn các loại, hợp đồng mua bán…  Làm quen và dần nhận biết tài khoản hạch toán phù hợp với từng nội dung chi tiền, thể hiện ở mục “Nợ”. Kiến thức được học chỉ đề cập đến TK cấp 1, cụ thể 642, 641… và những ví dụ về nghiệp vụ phát sinh đơn giản, dễ hạch toán. Thế nhưng thực tế, nghiệp vụ kế toán xảy ra trong doanh nghiệp thường rất nhiều, chi tiết, khó phân biệt nên đòi hỏi phải nắm vững kiến thức, không thể làm một cách sơ sài  Một số ví dụ về những nghiệp vụ phát sinh ở công ty và cách hạch toán vào mục “Nợ” Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 Ví dụ nghiệp vụ 632: Giá vốn hàng bán 6323 bảo trì quạt 6324 vé tàu đi bảo trì quạt, phụ cấp đi bảo trì 622: Chi phí nhân công trực tiếp găng tay cho công nhân 641: Chi phí bán hàng 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài cầu đường xe tải đi giao hàng, bảo trì xe tải, phí gởi xe tải, phí giao quạt (cước vận chuyển), phí điện thoại 6418: chi phí bằng tiền khác lương tăng ca đi giao hàng, phụ cấp đi giao hàng, thuê phòng đi giao hàng, dầu xe tải đi giao hàng 6419 nước khoáng xe tải, vá vỏ xe tải, tiếp khách 642: chi phí quản lý doanh nghiệp 6423: chi phí đồ dùng văn phòng văn phòng phẩm 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài phần mềm diệt virus Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 18 6428: chi phí bằng tiền khác xăng xe 7 chỗ, dầu xe 16 chỗ, nước khoáng văn phòng, vé máy bay đi công tác (xe 16 chỗ: xe đưa rước công nhân) 6429 Phí taxi đi công tác , phí đổ rác Bảng 3: Ví dụ nghiệp vụ phát sinh và cách hạch toán vào mục “Nợ”  6419, 6429 không có tên trong “Hệ thống tài khoản kế toán”. Hai tài khoản này được dùng để hạch toán các chi phí phát sinh nhưng không có hóa đơn theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Chẳng hạn hóa đơn bán lẻ, biên lai phí taxi, biên lai phí đổ rác, hóa đơn tiền ăn khi tiếp khách, đây là những mẫu do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho công ty tự ý thiết kế, không có mộc đỏ  Với những chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, khi hạch toán ta đều sử dụng tài khoản cấp 2. Bởi vì những chi phí loại này rất chi li và phải phân loại thành các nhóm tài khoản chi tiết  Lý do chi tiền là xăng xe, nhưng cho xe 16 chỗ ( xe đưa rước ) thì ta hạch toán vào nhóm 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), còn cho xe tải (xe giao hàng) thì chuyển vào nhóm 641(chi phí bán hàng). Vì xe đưa rước nhân viên liên quan đến hoạt động quản lý của công ty còn xe giao hàng liên quan tới việc bán hàng.  Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến xe tải hoặc có mục đích nhằm giao hàng và bán được hàng thì hạch toán vào nhóm 641, tài khoản chi tiết cấp 2 thì tùy từng trường hợp.  6323, 6324 không có tên trong “Hệ thống tài khoản kế toán”. 6323 dùng hạch toán chi phí liên quan đến bảo trì nhưng không có hóa đơn theo quy định của Bộ tài chính. 6324 thì hạch toán các khoản chi liên quan đến bảo trì có hóa đơn hợp lệ hoặc đáp ứng các điều kiện theo quy định. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 19 2.2. Đối chiếu số liệu của “Sổ cái chi tiết tài khoản 1331” với “ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” của hồ sơ khai báo thuế 2.2.1. Mục tiêu Kế toán thuế làm “ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” còn kế toán tổng hợp làm “Sổ cái chi tiết tài khoản 1331”. Đề đảm bảo tính chính xác thì khi chuẩn bị hồ sơ khai báo thuế, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra và đối chiếu số liệu ở hai tư liệu này để phát hiện sai sót, thừa thiếu của thuế giá trị gia tăng đầu vào nhằm có điều chỉnh kịp thời. 2.2.2. Thao tác Công việc đối chiếu số liệu của hai sổ này thường được chị kế toán tổng hợp thực hiện trong giai đoạn cuối của việc chuẩn bị hồ sơ khai báo thuế. Công việc tưởng chừng đơn giản nhưng mất nhiều thời gian. Tôi đã có cơ hội được chị giao việc này và hướng dẫn thao tác làm. Bước 1: Lấy cột Thuế GTGT (10) ở “ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” làm mốc để dò với cột Nợ ở “Sổ cái chi tiết tài khoản 1331” nhằm tìm ra nghiệp vụ tương ứng nhau của hai sổ. STT Hóa đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế Tên người bán MST người bán Mặt hàng bán Giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào chưa có thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú hoặc thời hạn thanh toán chậm Ký hiệu Số Ngày, tháng, năm phát hành (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) Bảng 4: Nội dung chính của“ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 20 Tên đơn vị: Địa chỉ: Số điện thoại: Số fax: SỔ CÁI CHI TIẾT Ngày tháng năm TÀI KHOẢN: 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa/dịch vụ Kỳ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số chứng từ NỢ CÓ Bảng 5: Sổ cái chi tiết Bước 2: So sánh cột Số (3), cột Ngày, tháng, năm phát hành (4) của bảng kê với ngày tháng, số hóa đơn sẽ được đề cập trong cột Diễn giải của sổ cái chi tiết. Bước 3: Đánh dấu những chỗ sai, thừa, thiếu ở cả hai sổ Bước 4: Đưa lại cho kế toán tổng hợp sau khi kiểm tra hết toàn bộ Bước 5: Lập lại các bước trên nhưng thực hiện trên bản mới đã được chỉnh sửa dựa trên kết quả của lần kiểm tra thứ nhất. 2.2.3. Kinh nghiệm Công việc đòi hỏi kiên nhẫn, tỉ mỉ vì có khi chì sai sót rất nhỏ ở số hóa đơn ( thiếu hay thừa 1 chữ số). Quan sát một hồ sơ báo cáo thuế hoàn chỉnh. Hồ sơ này bao gồm: “Tờ khai thuế giá trị gia tăng(GTGT)”, “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra”,”Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào”, ”Bảng phân bố số thuế Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 21 giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ trong kỳ”, “Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”. 2.3. Scan tài liệu 2.3.1. Thao tác Máy scan công ty đang sử dụng là loại HP Scanjet G2410 Một số thao tác thông dụng mà tôi đã thực hiện để scan tài liệu tại công ty. Vì chủ yếu file xuất ra là PDF nên tôi sẽ tập trung vào thao tác liên quan đến nó. Bước 1: Bỏ giấy vào máy Scan, để úp mặt cần scan cho tiếp xúc với màn hình máy. Bước 2: Trên máy vi tính, mở phần mềm “Shortcut to HP Scanjet G2410”. Sau đó hiện ô “ HP Scanjet G2410”. Trong đó bao gồm các lựa chọn  Adobe Acrobat (file xuất ra là PDF)  Microsoft office (file xuất ra là văn bản word)  Microsoft Scanner And Camera wizard Giả sử chọn adobe acrobat, thấy hiện lên ô “Acrobat Scan”. Trong ô này có các lựa chọn  Black and white document (scan trắng đen)  Gray scale document  Color document (scan màu)  Color image  Custom image Giả sử chọn Black and White document, máy bắt đầu Scan Bước 3: Sau khi Scan xong trang đầu tiên, màn hình vi tính hiện lên ô “Arobat Scan”, bao gồm các lựa chọn  Scan is complete (hoàn tất scan)  Scan more page (sheet) (tiếp tục scan) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 22  Scan leverse sites Giả sử chọn scan more page, thay giấy rồi nhấn OK để máy tiếp tục Scan, từ đây chỉ cần nhấn OK (chú ý đổi giấy ) đề scan các trang sau này Bước 4: Khi hoàn tất scan, nhấn chọn “Scan is complete” trong ô “Arobat Scan”. Sau đó nhấn save as để lưu file. 2.3.2. Kinh nghiệm  Máy scan được kết nối với máy chủ nên khi lưu file cần hỏi thư mục cá nhân của anh chị nhân viên có tài liệu được scan. Việc lưu đúng chỗ sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.  Đặt giấy theo chiều nào cũng được miễn là mặt giấy cần scan tiếp xúc với màn hình máy. Khi máy xuất ra file PDF hay word thì nó sẽ tự động điều chỉnh hướng giấy theo chiều thích hợp.  Nếu scan nhiều giấy hai mặt thì cần tập trung để tránh scan thiếu hoặc thừa, đỡ mất thời gian phải chỉnh sửa sau này.  Lúc scan để giấy ngay ngắn, phải bỏ giấy trước khi nhấn OK để máy Scan  Nếu scan nhiều giấy để sau đó nén thành một file gửi mail thì nên scan đen trắng (chọn Black and white document). File nén không nặng nên dễ dàng gửi qua mail hơn. 2.4. Photocopy văn bản 2.4.1. Thao tác Máy photocopy công ty đang sử dụng là loại Toshiba e-studio 45 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 23 Hình 11: Máy photocopy hiệu Toshiba e-studio 45 Một số thao tác photocopy thông dụng mà tôi đã thực hiện tại công ty: Bước 1: Đặt úp bản gốc lên mặt kính hoặc đặt ngửa bản gốc lên khay kéo bản gốc (DADF). Nhấn nút Function Clear để trả tất cả chế độ về mặc định. Hình 12: Trả tất cả chế độ về mặc định Bước 2: Chọn khay giấy cho bản copy (thường là khổ A4 hoặc A3). Hình 13: Chọn khay giấy Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 24 Bước 3: Chọn chế độ thu phóng để thu nhỏ hoặc phóng to bản copy so với bản gốc. Các tỷ lệ do máy mặc định là 25%, 50%, 100%, 200%...hoặc có thể thiết lập một tỷ lệ thu phóng tùy ý. Hình 14: Chọn chế độ thu phóng Bước 4: Chọn chế độ photocopy đảo mặt. Trong menu của máy có các lựa chọn như bản gốc 1 mặt ra bản sao 1 mặt, 2 bản gốc 1 mặt ra 1 bản sao 2 mặt (thường dùng để photo sách), bản gốc 2 mặt ra bản sao 2 mặt… Hình 15: Chế độ 2 bản gốc 1 mặt ra 1 bản sao 2 mặt Bước 5: Chọn số bản photocopy. Sử dụng bàn phím số để thiết lập số bản cần photocopy. Bước 6: Nhấn phím Start để bắt đầu photocopy văn bản. Hình 16: Bàn phím máy Photocopy 2.4.2. Kinh nghiệm Một số kinh nghiệm ở các bước mà tôi rút ra được khi trực tiếp làm hoặc được chị hướng dẫn dặn dò: Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 25  Bước 1: Nếu photocopy ít (chỉ từ 1 đến 2 tờ) thì nên đặt úp bản gốc lên mặt kính, vì khi đặt ngửa bản gốc lên khay kéo có thể khiến giấy bị kẹt trong lúc máy hoạt động.  Bước 3: Thông thường văn bản copy giữ nguyên tỷ lệ so với văn bản gốc nên có thể bỏ qua bước chế độ thu phóng  Bước 4: Nếu chỉ photocopy một mặt thì bỏ qua bước thiết lập chế độ photocopy đảo mặt  Bước 5: Nếu chỉ photo một bản thì có thể bỏ qua bước số bản photocopy 2.5. Nghiên cứu tại nhà Qua quá trình làm việc tại công ty, tôi đã được tiếp xúc với các loại tài liệu đa dạng. Trong đó, “Purchase Order” và khái niệm “Bảo lãnh bảo hành” là những kiến thức tôi chưa biết trước đây. Vì vậy, khoảng thời gian ở nhà, tôi đã tìm hiểu và nắm được một số thông tin về chúng. 2.5.1. Purchase Order - Đơn đặt hàng (PO)  Là một loại giấy tờ do bên mua gửi cho bên bán. Nội dung của PO nhất thiết phải có các mục  Bên bán: trong mục này phải đề cập đến tên và địa chỉ công ty bán, họ tên nhân viên trực tiếp giao dịch với bên mua, số điện thoại, số fax, email  Bên mua: cũng bao gồm tên và địa chỉ công ty mua, họ tên người trực tiếp giao dịch với bên bán, số điện thoại, số fax, email  Phương thức thanh toán, ngày giao hàng  Mã sản phẩm, miêu tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền. tổng số tiền thanh toán  Chữ ký người có thẩm quyền và mộc đỏ của công ty mua Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 26  Hai loại giấy tờ trong giao dịch mua bán thường gặp là hợp đồng mua bán và sau đó là đơn đặt hàng. Trong nhiều trường hợp không có hợp đồng mua bán thì đơn đặt hàng vẫn được xem là đủ tính chất pháp lý như hợp đồng nếu đơn đặt hàng được gửi đến một bên xác định, có thông tin chính xác và được chấp nhận. Nhưng lúc này bên mua chỉ nên gửi PO sau khi đã nhận Officer quotation từ bên bán (quy định giá cả, điều khoản thanh toán, vận chuyển và giao hàng, thời hạn thanh toán…) để tránh việc tranh cãi về sau1. 2.5.2. Bảo lãnh bảo hành 2.5.2.1. Khái niệm2 Là một quá trình mà ngân hàng cam kết với chủ thầu/ Người mua (người thụ hưởng) trong trường hợp nhà thầu/ người bán vi phạm hợp đồng về chất lượng sản phẩm mà không bồi thường hoặc không bồi thường đủ thì ngân hàng sẽ trả thay trong phạm vi số tiền và thời hạn bảo lãnh. 2.5.2.2. Mục đích3 Bảo lãnh này nhằm bảo đảm nhà thầu/ Người bán sẽ sửa chữa những hỏng hóc phát sinh sau khi giao hàng, bàn giao công trình hoặc bồi thường do hàng hoá thiếu hụt, phẩm chất kém. 2.5.2.3. Một số đặc điểm4 Muốn được ngân hàng thực hiện dịch vụ bảo lãnh bào hành thì công ty bán hàng phải ký quỹ một khoản tương đương với bao nhiêu % giá trị được bảo lãnh và phải trả phí bảo lãnh. Thủ tục và mẫu biểu thường gồm : Toàn bộ giấy tờ pháp nhân của doanh nghiệp (Đăng ký kinh doanh, đăng ký MST,...), hợp đồng liên quan đến dịch vụ bảo 1 Tham khảo 2 Nguồn: 3 Nguồn: 4 Nguồn: Tổng hợp từ Internet Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 27 lãnh, đề nghị bảo lãnh, hợp đồng bảo lãnh, Biên bản thanh lý/nghiệm thu/bàn giao và đưa vào sử dụng,... (nếu có) Thư bảo lãnh có ghi rõ thời hạn hiệu lực của thư, nếu hết thời hạn thì thư bảo lãnh sẽ vô hiệu. Nếu trong thời hạn hiệu lực của thư bảo lãnh mà không có sự kiện bảo lãnh xảy ra thì khi hết hạn bảo lãnh, ngân hàng sẽ trả lại tiền ký quỹ cho công ty bán hàng. Một số điểm chú ý trong thư bảo lãnh  Loại tiền: VND hoặc ngoại tệ.  Thời gian bảo lãnh: Căn cứ vào thời hạn thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh của khách hàng với bên nhận bảo lãnh, trừ trường hợp có các thỏa thuận hoặc cam kết khác.  Mức bảo lãnh: không vượt quá trị giá tài sản đảm bảo/ký quỹ  Phí: Theo biểu phí quy định hiện hành của từng ngân hàng 2.5.2.4. Bảo lãnh bảo hành ở Kruger VN Sau khi tìm hiểu về bảo lãnh bảo hành qua các thông tin trên mạng, tôi áp dụng chúng vào thực tế ở công ty và rút ra được một số điều:  Quy trình tạo hồ sơ bảo lãnh bảo hành cơ bản ở Kruger Việt Nam là: Bước 1: công ty lập một “Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn” với ngân hàng. Bước 2: công ty lập một “ Hợp đồng cầm cố giấy tờ có giá” với ngân hàng. Giấy tờ có giá ở đây chính là hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn Bước 3: công ty gửi “Giấy đề nghị bảo lãnh” tới ngân hàng. Bước 4: công ty và ngân hàng sẽ cùng lập một “Hợp đồng bảo lãnh”. Trong hợp đồng có các mục: Bên bảo lãnh, bên được bảo lãnh, số tiền bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, phí bảo lãnh, mục đích, phạm vi, đối tượng bảo lãnh, hình thức bảo lãnh, bảo đảm cho nghĩa vụ bảo lãnh… Bước 5: Ngân hàng phát hành “Thư bảo lãnh”, gửi đến đối tác mua quạt. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 28  Kruger Việt Nam chuyên cung cấp các loại quạt thông gió cho các công trình xây dựng và do đó phải có bảo lãnh bảo hành cho đối tác mua quạt. Vì giá trị của mặt hàng tương đối lớn nên việc có bảo lãnh bảo hành là bắt buộc và cũng để tạo niềm tin cho người mua.  Kruger Việt Nam luôn thực hiện đúng nghỉã vụ bảo hành, sữa chữa cho khách hàng khi có bất kỳ sự cố nào. Khoản chi phí cho những đợt bảo hành như chi bảo trì quạt, phụ cấp cho nhân viên đi bảo trì, vé tàu đi bảo trì được hạch toán vào nhóm tài khoản 632, tài khoản cấp 2 để ghi “Nợ” trên phiếu chi thì tùy trường hợp. Do vậy, hầu hết khi hết hạn bảo lãnh, công ty sẽ nhận lại toàn bộ tiền gửi có kỳ hạn trước đó. 2.6. Công việc khác  Làm quen hình thức, nội dung của các hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền, giấy báo có, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, tờ khai hàng hóa nhập khẩu…  Nghiên cứu phần “Bố cục biểu thuế thuế xuất khẩu nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu” trong cuốn “Thuế 2010”. Qua mục thuế suất thuế ưu đãi đặc biệt, tôi nhận thấy công ty áp dụng được loại thuế suất CEPT/AFTA 5 cho hàng nhập khẩu từ Singapore.  Tính toán phần trăm của chi phí vận chuyển hàng trong doanh thu, nếu phần trăm này lớn hơn 5% thì công ty sẽ có biện pháp làm việc với bên vận chuyển để có lợi hơn trong những hợp đồng sau này 5 Common Effective Preferential Tariff sheme / ASEAN free trade area Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 29 3. Nhận xét về bản thân 3.1. Ưu điểm  Nhiệt tình, tinh thần ham học, làm mọi công việc được giao.  Kiên nhẫn, tỉ mỉ, chịu khó khi được giao công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.  Các môn học Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính 1, 2 giúp tôi có một số kiến thức cơ bản về số hiệu các tài khoản, các yêu cầu khi lập chứng từ kế toán, về thuế giá trị giá tăng.  Có nền tảng tiếng anh tương đối để đọc hiều các tài liệu của công ty. 3.2. Khuyết điểm  Khả năng thích ứng, hội nhập với môi trường mới còn tương đối. Tốc độ làm việc chưa nhanh.  Chưa chủ động bắt chuyện với mọi người  Kiến thức còn thiếu hụt, tuy đã được học qua nhưng không nhớ hoặc chưa biết, nên không tiếp thu nhanh hay không hiểu khi được các anh chị nhân viên giảng giải nghiệp vụ.  Kiến thức về thuật ngữ tiếng anh chuyên ngành còn ít. 3.4. Khắc phục  Sử dụng công cụ tra cứu, các diễn đàn kế toán để tìm hiểu vấn đề chưa biết  Quan tâm tới những kiến thức không thuộc lĩnh vực kế toán nhưng có liên quan đến hoạt động của công ty, coi đó là những tri thức quý báu mà không thể tìm thấy trên sách vở  Cải thiện kiến thức tiếng anh chuyên ngành kinh tế  Chuẩn bị tâm lý, tác phong sẵn sàng cho một ngày làm việc tại công ty.  Chủ động giúp anh chị nhân viên những việc đơn giản như scan, photocopy.  Luôn tỏ thái độ hòa nhã, niềm nở, lễ phép. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 30 KẾT LUẬN Những trải nghiệm trong đợt thực tập nhận thức thật sự rất quý báu với một sinh viên năm ba như tôi. Vì nhờ nó mà tôi nhận thấy mình thiếu gì và cần phải làm gì. Tìm được một nghề nghiệp để gắn bó thật không dể dàng gì. Chính thực tập là cơ hội để tôi tìm hiểu và suy ngẫm về con đường mình sẽ đi sau khi ra trường. Sau thời gian làm việc tại công ty, các kết quả mà tôi đã đạt được là:  Biết cách giao tiếp, cư xử với anh chị đồng nghiệp trong môi trường công ty, cải thiện kỹ năng tạo dựng mối quan hệ.  Hiểu được cách thức hoạt động của bộ máy kế toán ở công ty. Bổ sung một lượng lớn kiến thức kế toán như quy trình lập phiếu chi, nội dung của báo cáo thuế, bảo lãnh bảo hành, hình thức các loại hóa đơn tài chính, chứng từ, sổ sách kế toán…  Nắm được đặc điểm công việc của một kế toán viên. Phần nào thấy được những khó khăn, thuận lợi của nghể kế toán. Xác định mục tiêu mới cho năm học tiếp theo tại trường là nâng cao kiến thức tiếng anh chuyên ngành kinh tế. Bài báo cáo là đúc kết của tôi sau bảy tuần làm việc ở công ty Kruger Việt Nam. Tuy thời gian tại công ty ngắn nhưng các kết quả tôi có được đã hoàn thành hầu hết những mục tiêu tôi đặt ra trước đây. Quan trọng hơn cả là tôi không còn thấy sợ hãi, ngại ngùng và có phần tự tin, mạnh dạn khi bước vào môi trường doanh nghiệp. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cáo thực tập nhận thức mẫu của Đại học Hoa Sen. 2. Đại học Kinh Tế Quốc Dân (2010), Phân loại và nội dung các loại hình bảo lãnh ngân hàng, hinh-bao-lanh-ngan-hang.html, truy cập ngày 28 tháng 2 năm 2013. 3. Đề cương môn học thực tập nhận thức Đại học Hoa Sen 4. Điều lệ Công ty TNHH Công Nghiệp Thông Gió Kruger Việt Nam 5. Ngân hàng ACB (2013), Phát hành thư bảo lãnh trong nước, truy cập ngày 28 tháng 2 năm 2013. 6. www. ttvnol.com 7. www.krugerfan.com 8. www.solerpalau-usa.com Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 32 PHỤ LỤC