Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty TNHH KCS Việt Nam

ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 1 BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH KCS Việt Nam Thời gian thực tập: 7/1/2013-16/3/2013 Người hướng dẫn: chị Phan Thị Thanh Nhàn GVHD: thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Sinh viên thực hiện: Lê Hoàng Dung MSSV: 101535 Lớp: KT1011 Phần dành riêng cho khoa: Ngày nộp báo cáo: / / Người nộp báo cáo: (ký và ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 2 Trích yếu Tôi vừa hoàn thành đợt thực tập hai tháng tại công ty TNHH KCS Việt Nam. Đây không phải là khoảng thời gian dài nhưng tôi cũng học hỏi thêm được nhiều kiến thức từ môi trường thực tế và những điểm thiếu sót cần bổ sung, học tập thêm. Với những trải nghiệm này giúp tôi hiểu rõ hơn công việc trong tương lai cũng như nghề nghiệp sau khi ra trường. Bên cạnh đó tôi cũng tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm và bài học cho kỳ thực tập tốt nghiệp sau này. Báo cáo này xin đề cập đến các công việc, bài học cũng như kinh nghiệm của tôi tích lũy được trong suốt thời gian hai tháng qua. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 3 Lời cảm ơn Đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô và nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội thực tập tại môi trường làm việc thực tế và học hỏi thêm nhiều điều. Đặc biệt là thầy Hồ Sỹ Tuy Đức đã tận tình hỗ trợ tôi hoàn thành tốt bài báo cáo này. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các chị phòng Accounting Services của công ty TNHH KCS Việt Nam đã giúp đỡ và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập hai tháng qua. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 4 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Xác nhận của cơ quan Tp.HCM, ngày tháng năm 2013 Chữ ký của người hướng dẫn ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 5 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Tp.HCM, ngày tháng năm 2013 Chữ ký của người hướng dẫn ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 6 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Tp.HCM, ngày tháng năm 2013 Chữ ký của người chấm ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 7 Mục lục 1. Tổng quan về công ty KCS và KCS Việt Nam ........................................................................................ 11 1.1. Giới thiệu: ................................................................................................................................... 11 1.1.1. KCS Group ........................................................................................................................... 11 1.1.2. KCS Vietnam ........................................................................................................................ 11 1.2. Thông tin liên hệ: ........................................................................................................................ 11 1.3. Lịch sử thành lập ......................................................................................................................... 12 1.4. Các giải thưởng: .......................................................................................................................... 13 1.5. Cơ cấu tổ chức: ........................................................................................................................... 14 1.6. Số lượng nhân viên: .................................................................................................................... 15 1.7. Mô tả đơn vị thực tập: ................................................................................................................ 15 1.8. Dịch vụ: ....................................................................................................................................... 16 2. Mô tả phòng ban thực tập .................................................................................................................. 17 2.1. Các dịch vụ kế toán ..................................................................................................................... 17 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .................................................................................................... 17 2.3. Chế độ kế toán áp dụng .............................................................................................................. 18 2.3.1. Hệ thống chứng từ sử dụng ................................................................................................ 18 2.3.2. Hệ thống tài khoản sử dụng ................................................................................................ 18 2.3.3. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị ................................................................................. 18 2.3.4. Hệ thống sổ sách kế toán tại đơn vị gồm: ........................................................................... 20 2.3.5. Trình tự ghi sổ ..................................................................................................................... 20 2.3.6. Hệ thống báo cáo kế toán ................................................................................................... 21 2.3.7. Kế toán tiền gửi ngân hàng ................................................................................................. 21 3. Nội dung chi tiết công việc được phân công ....................................................................................... 23 3.1. Công việc tự nghiên cứu: ............................................................................................................ 23 3.1.1. Quy trình thu tiền: .............................................................................................................. 23 3.1.2. Quy trình chi tiền: ............................................................................................................... 23 3.1.3. Quy trình lương: .................................................................................................................. 23 3.1.4. Các quy định: ....................................................................................................................... 24 3.2. Công việc tự quan sát: ................................................................................................................ 24 ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 8 3.2.1. Thời gian làm việc: .............................................................................................................. 24 3.2.2. Đồng phục: .......................................................................................................................... 24 3.2.3. Sai sót: ................................................................................................................................. 24 3.3. Công việc văn phòng ................................................................................................................... 24 3.3.1. Photocopy ........................................................................................................................... 24 3.3.2. Scan ..................................................................................................................................... 25 3.3.3. Gửi thư ................................................................................................................................ 25 3.4. Công việc kế toán ........................................................................................................................ 25 3.4.1. Sắp xếp, lưu hồ sơ, giấy báo ngân hàng, chứng từ gốc: ..................................................... 25 3.4.2. Nhập sổ chi tiết công nợ 33888 (trust account) ................................................................. 25 3.4.3. Lưu sổ nhật ký chứng từ ..................................................................................................... 26 3.4.4. Nhập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm kế toán ............................................................ 26 Nhận xét chung và bài học kinh nghiệm ............................................................................................. 28 ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 9 Danh mục bảng biểu Bảng 1: Lich sử công ty KCS Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức KCS Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Hình 1: Công ty KCS Việt Nam Hình 2: Phần mềm kế toán AccNet 9 ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 10 NHẬP ĐỀ Phạm vi, giới hạn của báo cáo: Với chương trình đào tạo sát với thực tiễn, trường Đại học Hoa Sen luôn chú trọng giảng dạy cho sinh viên nắm chắc cả hai phương diện: lý thuyết và thực hành, áp dụng đúng đắn vài môi trường thực tế. Trường đã tạo điều kiện cho sinh viên sau khi học xong năm thứ hai đủ những kiến thức nền tảng được đi thực tập nhận thức tại công ty, tiếp cận và làm quen với môi trường làm việc thực tế, quan sát và học hỏi các kinh nghiệm quý báu, giúp cho sinh viên phần nào không bỡ ngỡ khi làm việc tại công ty trong tương lai. Mục tiêu của đợt thực tập  Mục tiêu 1: làm quen với môi trường làm việc thực tế tại môt công ty, thiết lập mối quan hệ với mọi người  Mục tiêu 2: vận dụng những kiến thức đã học vào môi trường làm việc tại công ty, đồng thời tìm ra các thiếu sót của bản than để khắc phục.  Mục tiêu 3: tích lũy thêm kiến thức thực tiễn, kinh nghiệm, phát triển kỹ năng mềm. Kết cấu báo cáo:  Phần 1: Giới thiệu tập đoàn KCS và công ty TNHH KCS Việt Nam  Phần 2: Bộ phận thực tập  Phần 3: Các công việc thực tập  Phần 4: Nhận xét – kết luận. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 11 1. Tổng quan về tập đoàn KCS và công ty TNHH KCS Việt Nam 1.1. Giới thiệu: 1.1.1. KCS Group KCS là một tập đoàn dịch vụ hàng đầu châu Á. Chuyên về các dịch vụ như Tư vấn và quản lý tài sản cá nhân, Dich vụ chuyên gia cho công ty niêm yết, Thư ký doanh nghiệp, Chi trả lương, Quản trị thuế, Dịch vụ cho thuê nhân viên tài chính, Kế toán doanh nghiệp, Thành lập doanh nghiệp. Tập đoàn hiện có 13 chi nhánh tại Hong Kong, Singapore, Thượng Hải, Bắc Kinh, Thâm Quyến, Quảng Châu, Thành Đô, Thiên Tân, Đài Bắc, Jakarta, Sydney, thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội. 1.1.2. KCS Vietnam Tháng 6 năm 2010, KCS Việt Nam mua lại bộ phần dịch vụ và quản lý lương từ Navigos group, chính thức gia nhập thị trường Việt Nam với 2 văn phòng tại Hồ Chí Minh và Hà Nội. Với chất lượng thực hiện các dịch vụ được duy trì các tiêu chuẩn mà khách hàng mong đợi từ Navigos group với việc tuân thủ một cách linh hoạt các giá trị cốt lõi. Lĩnh vực hoạt động tại Việt Nam sẽ tập trung chủ yếu vào: dịch vụ Kế toán & báo cáo tài chính, dịch vụ quản lý và chi trả lương cho các doanh nghiệp, dich vụ tư vấn nhân sự và dịch vụ thư ký doanh nghiệp. 1.2. Thông tin liên hệ: ịa chỉ: 65 Lê Lợi Q1 TP HCM (Saigon Cetre) iện thoại:08.3915.3533 Fax : 08.3915.3513 Website: www.kcs.com ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 12 1.3. Lịch sử thành lập 1964 Thành lập bộ phận dịch vụ kế toán doanh nghiệp của KPMG Hong Kong 7/2003 Tách ra từ KPMG Hong Kong 4/2004 Mua lại Bộ phận dịch vụ kế toán doanh nghiệp của Grant Thornton Hong Kong 9/2004 Thành lập công ty con tại Singapore (KCS Singapore) 5/2005 Thành lập công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn ở Thượng Hải, KCS quản lý và tư vấn Thượng Hải (KCS Thượng Hải) 9/2005 Thiết lập các chi nhánh Bắc Kinh của KCS Thượng hải 1/2006 Thiết lập các chi nhánh Thâm Quyến của KCS Thượng Hải 2/2006 Thành lập PT. KC Dịch vụ In-đô-nê-xi-a ở Jakarta và mua lại bộ phận kế toán và dịch vụ quản lý lương của Ernst & Young Jakarta 8/2007 Thành lập tại Sydney Australia 11/2008 Thiết lập chi nhánh Quảng Châu của KCS Thượng Hải 12/2008 KCS Trust Limited, một công ty con của Tập đoàn KCS, đã giành được giấy phép BVI Trust tại British Virgin Islands (BVI ") 12/2009 Thiết lập các chi nhánh Thành Đô của KCS Thượng Hải 6/2010 Mua lại các dịch vụ quản lý lương tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội từ Navigos Group 1/2011 Công ty KCS ở Trung Quốc đổi tên thành KCS Management & Consultancy (China) Co., Ltd. 3/2011 KCS mua lại việc kinh doanh của International Fiduciary Services Pte Ltd (IFS) tại Singapore 1/2012 Thiết lập chi nhánh Thiên Tân của KCS Trung Quốc 3/2012 Thiết lập văn phòng Đài Bắc Bảng 1 :Lịch sử tập đoàn KCS ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 13 1.4. Các giải thưởng: CARING COMPANY- Giải thưởng của Hội đồng dịch vụ xã hội Hồng Kong trao cho các doanh nghiệp có đóng góp tích cực cho xã hội. Recognised Employer Partner- Knowledge Level of CPA Australia- được công nhận là đối tác tuyển dụng của CPA Manpower Developer 1st (Grand Prize)- giải thưởng được trao bởi Hong Kong’s Employees Retraining Board chứng minh những thành tích xuất sắc trong đào tạo nhân lực và phát triển. Approved Employer of ACCA- Nhà tuyển dụng được chấp thuận bởi ACCA- Hiệp hội kế toán công chứng Anh- cho sự phát triển chuyên viên tại cấp độ vàng. Registration as an Authorised Employer –được chấp thuận là nhà tuyển dụng ủy quyền của Viện Kế toán viên công chứng Hồng Kông. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 14 1.5. ơ cấu tổ chức: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH KCS Việt Nam Ban quản lí: Ban quản lí có chức năng điều hành cả công ty. Bộ phận hăm sóc khách hàng và Phát triển kinh doanh: Tổ chức các công việc trong công ty nhằm phục vụ tốt cho khách hàng và nhân viên trong công ty. Điều hành và quản lí máy móc, các dụng cụ văn phòng phẩm, thẻ taxi của công ty. Quản lí, làm phiếu chi trả các hóa đơn tiền cước điện thoại, Internet, điện nước, phí gửi xe… để phòng kế toán chi trả. Tổ chức các hội nghị, các sự kiện cho công ty Sắp xếp các chuyến đi công tác, lịch làm việc cho ban quản lí Quản lí và điều hành, vận dụng hệ thống CRM Quản lí các mối quan hệ và hợp đồng với khách hàng Bộ phận Nhân sự: Quản lí các vấn đề về nhân sự liên quan trực tiếp đến nhân viên trong công ty. Bộ phận Dịch vụ chi trả lương: Bộ phận này tiếp nhận và thực hiện các hợp đồng về dịch vụ trả lương đã được kí kết với các khách hàng. Giải quyết các vấn đề về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên công ty khách hàng. ỐC Bộ phận Dịch vụ Chi trả lương Bộ phận Tài chính và Dịch vụ Kế toán Bộ phận Phát triển Kinh doanh và Chăm sóc Khách hàng Bộ phận Nhân sự Bộ phận Dịch vụ Hành chính ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 15 Bộ phận Dịch vụ Hành chính: Chuyên cung cấp dịch vụ về các thủ tục hành chính trong việc thành lập doanh nghiệp từ những bước đầu tiên. Hỗ trợ khách hàng về các thủ tục liên quan đến pháp luật tại nơi doanh nghiệp thành lập và hoạt động. Bộ phận Tài chính và Dịch vụ Kế toán: Quản lí các thu chi của công ty Thực hiện các công việc theo hợp đồng về dịch vụ kế toán với khách hàng. 1.6. Số lượng nhân viên: 41 người có cả thực tập viên 1.7. Mô tả đơn vị thực tập: Địa chỉ: Lầu 6, Saigon Centre. 65 Lê Lợi, quận 1, Tp.HCM. Công ty được chia làm 3 phòng làm việc và 3 phòng họp. Phòng làm việc 1: là phòng dành riêng cho Giám đốc. Phòng làm việc 2: dành cho bộ phận tài chính và dịch vụ kế toán Phòng làm việc 3: dành cho các bộ phận như Operations and Human Resources, Payroll Solutions, Client Service. Mỗi bàn làm việc của từng nhân viên sẽ được cấp một máy tính, một điện thoại và những văn phòng phẩm cần thiết khi làm việc như bút, thước, băng keo… Ngoài ra, công ty cũng cung cấp những thiết bị văn phòng cần thiết như máy fax, máy scan, máy photocopy, máy in để phục vụ cho công việc của công ty. Cách bố trí giữa các bộ phận rất hợp lý và chặt chẽ, tạo một môi trường làm việc gần gũi, thân thiện và thoải mái. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 16 Hình 1: công ty TNHH KCS Việt Nam 1.8. Dịch vụ: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh sẵn sàng cung cấp cho mọi khách hàng những lời khuyên hữu ích và những phương pháp giải quyết vấn đề tốt nhất về các lĩnh vực sau:  Các dịch vụ về kế toán và báo cáo tài chính.  Tư vấn các giải pháp về kế toán tài chính và thành lập bộ máy tài chính  Quản lý, chi trả lương vả những giải pháp về tiền lương.  Các thủ tục thành lập và dịch vụ thư kí doanh nghiệp.  Tư vấn về nhân sự. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 17 2. Mô tả phòng ban thực tập 2.1. Các dịch vụ kế toán  Lập sổ sách kế toán  Lập Báo cáo tài chính  Cho thuê kế toán trưởng  Báo cáo thuế theo quy định  Audit Review/ Kiểm tra kế toán  Audit Preparation  Hộ trợ công tác kế toán hành chính  Lập các Báo cáo kế toán quản trị  Hổ trợ trong các cuộc Kiểm toán thuế 2.2. ơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Accounting service: thực hiện các dịch vụ kế toán theo từng khách hàng Manager accountant Supervisor accountant Senior accountant Accountant ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 18 2.3. Chế độ kế toán áp dụng 2.3.1. Hệ thống chứng từ sử dụng Mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ gốc, chứng từ gốc phải được lập một lần và phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ gốc gồm: Các chứng từ liên quan đến các tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền Bảng kê chứng từ 2.3.2. Hệ thống tài khoản sử dụng  Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/02/2006 của Bộ Tài Chính  Ngoài ra, công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết được thiết kế phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh để thuận tiện quản lý và hạch toán. Ví dụ: tài khoản 112 có cấp 2 là 1121- TGNH VND, 1122- TGNH-USD. 2.3.3. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ. Do việc sử dụng phần mềm nên kế toán không phải thực hiện việc ghi sổ. Trong quá trình nhập dữ liệu và định khoản nghiệp vụ phát sinh, phần mềm sẽ tự động ghi sổ chi tiết. Hàng tháng kế toán tiến hành truy vấn vào phần mềm để kiểm tra từng loại sổ chi tiết mà kế toán được giao theo dõi. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 19 Phần mềm AccNet 9 Hình 2: Phần mềm kế toán AccNet 9 Phần mềm kế toán doanh nghiệpAccNet9 - “Giải pháp quản lý tài chính và chuỗi cung ứng” của công ty cổ phần tin học Lac Việt. AccNet9 không chỉ là hệ thống kế toán và báo cáo thuế mà là một hệ quản trị doanh nghiệp tương đối toàn diện, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của toàn công ty, chi tiết đến từng nhóm ngành sản xuất, từng lĩnh vực kinh doanh, đến từng phòng ban bộ phận để nhận diện những khu vực kinh doanh hiệu quả hay yếu kém. Điều này giúp các nhà quản trị quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh, mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Ngoài ra, với AccNet9, các báo cáo tài chính, doanh thu, chi phí luôn sẵn sàng, các báo cáo phân tích đa chiều cho phép người sử dụng phân tích hiệu quả kinh doanh từng khu vực, ngành nghề, so sánh giữa cách lĩnh vực kinh doanh khác nhau, nhận diện chi phí dựa trên phân tích tỉ lệ phí… Các chỉ số tài chính như ROE, ROA…được chương trình tính toán sẵn, nhà quản trị có thể nhanh chóng kiểm tra tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 20 Phân quyền và kiểm soát nhập liệu AccNet9 có hệ thống phân quyền, phân cấp rất chặt chẽ, tự động thiết lập chế độ xét duyệt cho từng loại nghiệp vụ và từng nhóm người dùng khác nhau: Kế toán trưởng hoặc các Giám đốc tài chính có thể kiểm soát được số liệu của các đơn vị cấp dưới, còn kế toán đơn vị cấp dưới chỉ theo dõi được số liệu của đơn vị mình. Số liệu còn được mã hóa và lưu giữ định kỳ vào các bộ nhớ cố định cũng như di động. Linh hoạt, dễ sử dụng AccNet 9 rất linh hoạt, cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn các phân hệ theo yêu cầu đặc thù riêng của mình. Ngoài những phân hệ cơ bản: Phân hệ thông tin lãnh đạo; Phân hệ tiền tệ/ ngân sách; Phân hệ mua hàng; Phân hệ bán hàng; Phân hệ quản lý tồn kho; Phân tích chi phí và Kế toán tổng hợp…khách hàng lựa chọn thêm các phân hệ khác như: Hệ tài sản cố định; Hệ quản lý sản xuất - tính giá thành; Hệ tính lương/chấm công; Hệ phân tích tài chính; Hệ phân tích báo cáo quản trị; Cổng thông tin doanh nghiệp…nhằm đáp ứng tối đa khả năng ứng dụng của phần mềm AccNet9 vào đặc thù quản lý từng doanh nghiệp. 2.3.4. Hệ thống sổ sách kế toán tại đơn vị gồm: Chứng từ ghi sổ, bảng kê chi tiết, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng cân đối phát sinh, các loại sổ và thẻ chi tiết. 2.3.5. Trình tự ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Đồng thời làm căn cứ để lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm báo tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có của tất cả tài khoản phải bằng nhau và bằng tổn số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có của tất cả tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 21 2.3.6. Hệ thống báo cáo kế toán Đơn vị áp dụng hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ (theo kỳ lập báo cáo, khoảng 6 tháng theo yêu cầu của công ty mẹ) dạng đầy đủ theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính  Bảng cân đối kế toán  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ  Bảng thuyết minh báo cáo tài chính 2.3.7. Kế toán tiền gửi ngân hàng Nguyên tắc quản lý Tiền gửi ngân hàng (TGNH) ở công ty là giá trị của các loại vốn bằng tiền mà công ty đã gửi tại các ngân hàng. Trong công tác quản lý TGNH, kế toán phải mở sổ chi tiết cụ thể theo dõi tiền gửi ở các ngân hàng và chi nhánh khác nhau, mỗi ngân hàng lại theo dõi chi tiết từng loại tiền khác nhau. Các khoản tiền gừi tại ngân hàng của công ty bao gồm: tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ (đồng đô la Mỹ - USD, hay đồng tiền EURO...) Mọi khoản tiền gửi vào, rút ra tại ngân hàng đều theo qui định của ngân hàng. Kế toán phải căn cứ vào Giấy báo nợ, Giấy báo có, Giấy nộp tiền và các bảng sao kê ngân hàng kèm các chứng từ gốc như: Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, séc tiền mặt... để phản ánh tình hình tăng giảm của TGNH vào sổ chi tiết theo từng nghiệp vụ tương ứng. Khi nhận chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đồi chiếu với những chứng từ gốc kèm theo. Nếu phát hiện có sự chênh lệch, đơn vị phải thông báo để điều chỉnh kịp thời. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 22 Chứng từ sử dụng, cách lập chứng từ Chứng từ sử dụng - Giấy báo nợ: là giấy tờ do ngân hàng phát hành, thông báo tình trạng tiền đã đƣợc gửi đi thanh toán, hay nói cách khác là tiền trong tài khoản giảm, hoặc ghi nợ một số tiền nhất định theo yêu cầu của công ty. - Giấy báo có: là giấy tờ do ngân hàng phát hành, thông báo tình trạng tiền gửi đến tài khoản tiền của công ty , hay nói cách khác là tiền trong tài khoản tăng. Ví dụ: khi khách hàng thanh toán nợ qua chuyển khoản, nộp tiền vào tài khoản... - Ủy nhiệm chi: là giấy ủy nhiệm của đơn vị gửi tiền phát hành theo mẫu in sẵn yêu cầu ngân hàng chi một khoản tiền tương ứng đến tài khoản của đối tƣợng thanh toán hay thụ hưởng. Ví dụ: thanh toán tiền điện, thành toán tiền cho nhà cung cấp, ứng trước tiền mua hàng... - Giấy nộp tiền: là giấy nộp tiền do ngân hàng gửi đến công ty khi nộp tiền vào tài khoản hoặc doanh thu hàng ngày của các của hàng bán sĩ lẻ nộp về cho công ty. - Giấy nộp tiền vào ngân sách. - Lệch chuyển tiền ra nước ngoài. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tinh hình tăng giảm nguồn tiền gửi ngân hàng, kế toán ngân hàng sử dụng tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng. TK 112 đươc chia thành 3 tài khoản cấp 2 là: TK 1121 - tiền đồng Việt Nam, TK 1122 - tiền ngoại tệ. Tại công ty, TK cấp 2 1121 và 1122 bao gồm nhiều tài khoản con tương ứng với từng ngân hàng khác nhau. Ví dụ: TK 11226 – USD tại ngân hàng HSBC, 112115- VND của ngân hàng HSBC... Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn sử dụng các tài khoản đối ứng như TK 131 - Phải thu khách hàng, TK 331 - Phải trả người bán,... ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 23 3. Nội dung chi tiết công việc được phân công 3.1. Công việc tự nghiên cứu: 3.1.1. Quy trình thu tiền: Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên ghi nhận bằng web nội bộ của công ty, xuất Fee Note và hóa đơn Hóa đơn gồm 3 liên, liên đỏ sẽ gửi cho khách hàng, yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản. Khi nhận được giấy báo ngân hàng nhận được tiền từ khách hàng, kế toán viên sử dụng web nội bộ báo rằng hóa đơn này đã trả. Liên trắng và liên xanh lưu vào sổ, liên xanh thì được lưu chung với Fee Note được in ra từ web nội bộ. 3.1.2. Quy trình chi tiền: Khi mua hàng, cần có hóa đơn, giấy giao hàng từ nhà cung cấp, kế toán viên dựa vào hóa đơn lập lệnh chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng cho nhà cung cấp, hoặc trả bằng tiền mặt từ quỹ. Đối với ứng tiền, thì cần có xác nhận của giám đốc có thể bằng mail nếu giám đôc đi công tác, và giấy đề nghị tạm ứng, kế toán viên sẽ dựa vào đó chuyển khoản, lập phiếu chi. Hồ sơ gồm: Phiếu chi in ra từ phần mềm Xác nhận của ngân hàng: như giấy báo nợ… Payment request Hóa đơn VAT Cùng với các chứng từ liên quan nếu có 3.1.3. Quy trình lương: Gần cuối tháng, kế toán trưởng chuyển tiền qua cho phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ dựa vào bảng lương của nhân viên làm lệnh chuyển khoản cho nhân viên Nhân viên sẽ nhận được tiền vào ngày 30-31 hàng tháng ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 24 3.1.4. ác quy định: Do tính cạnh tranh trong ngành, công ty có quy định về việc bảo mật thong tin và số liệu giao dịch với khách hàng. Người ngoài không được vào phòng làm việc của nhân viên Hồ sơ muốn lấy phải được sự cho phép của cấp trên 3.2. Công việc tự quan sát: 3.2.1. Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu Thời gian làm việc linh động từ 8 giờ sang đến 6 giờ chiều 3.2.2. ồng phục: Nhân viên ăn mặc lich sự, quần áo công sở Không được mặc các loại quần áo, đeo túi xách bằng jean Chưa có đồng phục 3.2.3. Sai sót: Khi phát hiện có sai sót trong lưu chứng từ hoặc các phiếu thu/ chi, nhật ký, thì kế toán viên đăng nhập vào phần mềm chỉnh sửa lại, cập nhật, in ra rồi lưu lại vào sổ cho đúng 3.3. Công việc văn phòng 3.3.1. Photocopy Đây là công việc mà hầu hết sinh viên đều biết đến sau thời gian thực tập. Tuy từng nhìn thấy rất nhiều công việc này ở các tiệm photo nhưng cũng không biết được cụ thể các thao tác sử dụng. Sau khi được các chị trong công ty hướng dẫn sử dụng, giờ tôi có thể thao tác thành thạo các chức năng của máy photo. Lưu ý vá rút kinh nghiệm: Cần phải tùy theo loại giấy tờ, chứng từ khác nhau mà photo 2 mặt hay 1 mặt. Photo 2 mặt tiết kiệm giấy nhưng đôi khi rất khó đọc, dễ in sai chiều. Khi photo các giấy tờ có kẹp đóng thành quyển cần phải mở ra, tránh lúc photo làm mất chữ ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 25 3.3.2. Scan Máy scan thì không thông dụng như máy photo nên khó thấy ngoài đời thường. Sau khi được hướng dẫn thì tôi cũng có thể sử dụng thành thạo máy scan. Kinh nghiệm: Scan một mặt thường dành cho những giấy tờ mỏng như hóa đơn, chứng từ dễ rách hoặc những tờ giấy quá dày mà khi máy scan nuốt vào sẽ dễ bị kẹt giấy. Lưu ý: Scan tự động khá tiện lợi đối với những giấy tờ nhiều trang,máy tự động scan 2 mặt, không cần add pages liên tục. Khi scan, nếu là chứng từ hóa đơn gốc thì phải scan từng tờ tránh để kẹt giấy, rách hóa đơn. Bên cạnh đó, đối với những giấy tờ chỉ có một mặt máy scan lại scan luôn mặt trắng thì ta cần phải vào chương trình xóa trang trắng bằng nút “delete spage” trước khi kết thúc bằng nút “finish’ để cho ra file scan đẹp mắt hơn. 3.3.3. Gửi thư Gửi hóa đơn VAT cho khách hàng để yêu cầu thanh toán Xếp hóa đơn làm 3, ngay ngắn bỏ vào bao thư của KCS, đem ra quầy tiếp tân, phải viết số hóa đơn gửi trong thư lên bìa thư và sổ gửi thư của KCS để dễ dàng kiểm tra. Lưu ý: gửi phải đúng tên công ty, địa chỉ, và người nhận của công ty đó. Gửi thư dưới dạng báo phát. 3.4. Công việc kế toán 3.4.1. Sắp xếp, lưu hồ sơ, giấy báo ngân hàng, chứng từ gốc: Giấy báo có của ngân hàng, tức là tài khoản tiển gửi ngân hàng tăng kẹp chung với phiếu thu Giấy báo nợ của ngân hàng, tức là tài khoản giảm, kẹp chung với phiếu chi Lưu ý: sắp xếp lưu hồ sơ thì 1 bộ gồm các giấy như: phiếu thu/chi, giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng, giấy báo có/nợ của ngân hàng, các giấy tờ liên quan khác Trước khi lưu phải xem kỹ ngày tháng, số tiền, tên khách hàng, lý do thu/chi 3.4.2. Nhập sổ chi tiết công nợ 33888 (trust account) Dựa vào giấy báo ngân hàng của từng công ty, phân loại ra phí, lãi, thu vào hoặc chi ra Sau đó nhập vào phần mềm phiếu thu, phiếu chi Tài khoản ngân hàng là: ANZ: USD 11223 ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 26 VND 11213 HSBC: USD 11228 VND 11217 Tài khoản đối ứng là 33888 Lưu ý: nhập đúng số tiền, số tài khoản, tên khách hàng, nếu là tài khoản USD thì phải thêm chi tiết công nợ USD 3.4.3. Lưu sổ nhật ký chứng từ Xuất phiếu nhật ký chứng từ từ phần mềm ra, lưu hồ sơ gồm các hóa đơn VAT, phiếu nhật ký chứng từ Phiếu nhật ký chứng từ thì bao gồm: Tài khoản là các tài khoản chi phí: 632,642… Tài khoản đối ứng là tài khoản phải trả người bán 331 và thuế GTGT được khấu trừ 1331 Chứng từ kế toán thể hiện các thông tin như:  Mục phí, trung tâm chi phí  Đối tượng, diễn giải  Chữ ký của người lập phiếu  Kiểm tra và ký tên của kế toán trưởng 3.4.4. Nhập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm kế toán Phiếu thu: dựa trên Fee note và giấy báo cáo của ngân hàng, lập phiếu thu bằng phần mềm gồm các mục như: Số phiếu: RVA0113001 với RVA là phiếu thu từ tài khoản ngân hàng ANZ, 0113 là tháng 1/2013, 3 số cuối là số phiếu thu được lập theo thứ tự liên tục. Tương tự của ngân hàng HSBC là RVH0113001 Số lô: được đặt ra theo thứ tự liên tục từng tháng Ngày hóa đơn: ngày ghi trên hóa đơn Số tài khoản: ví dụ: TK trust account của ngân hàng ANZ USD: 11223 ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 27 VND: 11213 TK trust account của ngân hàng HSBC USD: 11228 VND 11217 Tài khoản đối ứng là các tài khoản phải thu: 1311 Tên khách hàng: phần mềm có mã số riêng cho từng khách hàng Ví dụ: VN-000001- công ty A Lý do thu: cũng được đặt riêng theo mã số như T09 là thu ứng trước lương, thuế, BH từ khách hàng. Sau đó in hóa đơn giá trị gia tăng Gồm 3 liên: Liên 1 (trắng): lưu sổ “original invoice” Liên 2 (đỏ ) gửi cho khách hàng yêu cầu chuyển tiền Liên 3 (xanh): lưu sổ “fee note” lưu chung với fee note Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn thì chuyển khoản qua các tài khoản của công ty. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiền sẽ bấm lệnh “paid” bằng mạng nội bộ của công ty để xác nhận hóa đơn này đã trả rồi Phiếu chi: dựa trên Debit note, giấy đề nghị thanh toán, hoặc giấy yêu cầu tạm ứng phải có chữ ký của người lập phiếu và người xác nhận là trưởng phòng hoặc Director Country Cách lập cũng tương tự như phiếu thu, lập bằng phần mềm Số phiếu: PVA là của ngân hàng ANZ PVH là của ngân hàng HSBC Sau khi chuyển tền trả cho người bán, hóa đơn sẽ được gửi về phòng kế toán lưu vào sổ “Payment voucher” Tài khoản ngân hàng thì tương tự như phiếu thu Tài khoản đối ứng là các tài khoản phải trả: 33888, 331 Nhà cung cấp cũng có từng mã số riêng cho mỗi nhà cung cấp Lý do chi cũng tương tự như lý do thu ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 28 Ví dụ: C14: chi hộ khách hàng Đặc biệt phải có số chi tiết của hóa đơn chi, mục phí, và trung tâm chi phí Trên phiếu thu và chi sẽ có các mục như: Tên khách hàng Số tiền nguyên tệ Số tiền Tên tài khoản Phải có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng trên phiếu thu/ chi Để lưu sổ thì cần có các chứng từ như: phiếu thu/ chi, lệnh chuyển tiền hoặc phiếu yêu cầu thanh toán, hóa đơn VAT cùng các chứng từ liên quan khác. Nhận xét chung và bài học kinh nghiệm Công việc của một kế toán dù ở vị trí nào đều đòi hỏi sự hiểu biết sâu về lĩnh vực chuyên môn. Ví dụ Các nghiệp vụ liên quan đến chênh lệch tỷ giá đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các qui định liên quan và luôn cập nhật tình hình biến động tỷ giá hàng ngày. Các nghiệp vụ liên quan đến nhóm tài khoản chi phí đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các qui định của công ty về quản lý chi phí của khách hàng. Dựa trên các quy định đó, kế toán mở tài khoản chi tiết của các tài khoản 627 - Chi phí phân xưởng, 641 - Chi phí bán hàng, 642 - Chi phí quản lý một cách hợp lý nhất. Bên cạnh đó, các công việc nhập liệu tưởng chừng như rất đơn giản này đòi hỏi nhân viên kế toán phải thật sự cẩn thận và tỉ mĩ trong từng khâu một, hay nói cách khác, viêc kiểm tra trước và sau khi nhập liệu hay định khoản là hết sức quan trọng và cần thiết - điều mà bản thân tôi tin rằng mình cần phải cải thiện nhiều thêm, nhất là về mặt kiên nhẫn. Công việc kiểm tra chứng từ vào cuối tháng. Hàng tháng, kế toán ngân hàng sẽ phải kiểm tra và sắp xếp lại các hóa đơn gốc như hóa đơn tiền điện, hóa đơn phí chuyển tiền ... theo đúng thứ tự đã nhập liệu trên phần mềm để tiện việc tìm kiếm sau này. Đây là một công việc thật sự đòi hỏi tính kiên trì và tỉ mĩ cao vì rất đễ xảy ra sai sót do số tiền, mã số thuế, số phiếu hóa đơn rất dễ nhầm lẫn. Mặt khác, do yêu cầu của công việc là phải dùng Excel và phần mềm kế toán dưới áp lực về thời gian và số công việc phải xử lý nên việc sử dụng các tổ hợp phím nóng thay cho chuột là cần thiết. Mặc dù bản thân tôi đã có những hiểu biết nhất ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 29 định và 1 quãng thời gian dài thực hành trên Excel, tuy nhiên tôi cần cải thiện hơn nữa việc tận dụng tối đa các tổ hợp phím nóng nhằm rút ngắn thời gian. Ví dụ Trong Excel Ctrl + F : tìm kiếm và thay thế F2: mở công thức trong ô để thay đổi Trong phần mềm ACCnet F3: tìm kiếm Tab: chuyển qua mục khác Qua thời gian thực tập, tôi học được nhiều điều, từ việc làm quen voi môi trường làm việc ở công ty, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, biết lắng nghe và tiếp thu sự chỉ dẫn của các anh chị để hoàng thành công việc, học và tập được sự cần thận khi làm việc. ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu hướng dẫn báo cáo thực tập 2. www.kcs.com 3. www.google.com.vn ĐẠI HỌC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 31 PHỤ LỤC