Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty TNHH Quảng cáo AN HIỆP PHÁT

.................................................. 23 3.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 25 3.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 25 4. Gọi điện thoại đến khách hàng ............................................................................. 25 4.1 Mô tả công việc .......................................................................................... 25 4.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 26 4.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 26 5. In ấn tài liệu.......................................................................................................... 27 5.1 Mô tả công việc .......................................................................................... 27 5.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 27 5.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 27 6. Fax giấy tờ............................................................................................................ 28 6.1 Mô tả công việc .......................................................................................... 28 6.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 28 6.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 28 7. Sắp xếp, đối chiếu hóa đơn GTGT đầu vào với Bảng kê Hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào ................................................................................................... 28 7.1 Mô tả công việc .......................................................................................... 28 7.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 29 7.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 29 8. Sắp xếp, bấm hợp đồng và đóng dấu giáp lai ...................................................... 29 8.1 Mô tả công việc .......................................................................................... 29 8.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 29 8.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 30 9. Giao quà Tết, báo, hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ liên quan .......................... 30 9.1 Mô tả công việc .......................................................................................... 30 9.2 Nhận xét công việc .................................................................................... 31 9.3 Kinh nghiệm đạt được ............................................................................... 31 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN ............................................... 32 1. Thuận lợi và khó khăn ......................................................................................... 32 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang vii 2. Đánh giá bản thân ................................................................................................ 32 3. Hướng phấn đấu ................................................................................................... 33 KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. xi PHỤ LỤC .......................................................................................................................... xii THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN ............................................................................. xxvi Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang viii DANH MỤC BẢNG BIỂU - HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 đến năm 2011 ............. 12 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy công ty ........................................................................................ 5 Sơ đồ 2: Trìnhtự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung ........................................ 10 Sơ đồ 3: Trình tự công việc của bộ phận Kinh doanh ....................................................... 14 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 ................................................... 9 Hình 2: Bảng theo dõi lịch đăng báo hàng ngày ............................................................... 16 Hình 3: Lịch đăng báo của khách hàng ............................................................................. 17 Hình 4: Lịch đăng báo tuần 3 – tháng 02/2013 ................................................................. 18 Hình 5: Bảng giá màu của báo giấy ................................................................................... 20 Hình 6: Bảng giá màu của tạp chí ..................................................................................... 21 Hình 7: Bảng giá trắng đen của báo giấy .......................................................................... 22 Hình 8: Danh sách khách hàng tổng hợp ........................................................................... 24 Hình 9: Giấy giới thiệu của công ty .................................................................................. xii Hình 10: Phiếu thu ............................................................................................................ xiii Hình 11: Phiếu chi ............................................................................................................ xiv Hình 12: Vận đơn chuyển phát nhanh – liên 1 .................................................................. xv Hình 13: Vận đơn chuyển phát nhanh – liên 2 ................................................................. xvi Hình 14: Vận đơn chuyển phát nhanh – liên 3 ................................................................ xvii Hình 15: Hóa đơn GTGT đầu ra ..................................................................................... xviii Hình 16: Hóa đơn GTGT đầu vào .................................................................................... xix Hình 17: Hợp đồng quảng cáo bên báo ............................................................................. xx Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang ix Hình 18: Hợp đồng quảng cáo của công ty – trang 1 ....................................................... xxi Hình 19: Hợp đồng quảng cáo của công ty – trang 2 ...................................................... xxii Hình 20: Phụ lục hợp đồng quảng cáo ........................................................................... xxiii Hình 21: Bản thanh lý hợp đồng quảng cáo ................................................................... xxiv Hình 22: Biên bản nghiệm thu hợp đồng quảng cáo ....................................................... xxv Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang x DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn GPKD Giấy phép kinh doanh MST Mã số thuế GTGT Giá trị gia tăng TK Tài khoản PR Public Relations - Quan hệ công chúng Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 1 NHẬP ĐỀ Với chương trình đào tạo sát thực tế cùng mục tiêu hình thành nhận thức về nghề nghiệp cho sinh viên, trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên được đi thực tập nhận thức tại các công ty trước khi bắt đầu học các môn chuyên ngành. Điều đó giúp cho sinh viên tiếp cận môi trường làm việc thực tế, có cơ hội quan sát và học hỏi các kinh nghiệm bổ ích, đồng thời giúp sinh viên phần nào không bị bỡ ngỡ khi làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp và năng động. Trong kỳ thực tập này, tôi đã đặt ra các mục tiêu sau để tiếp cận công việc thực tế một cách tốt nhất:  Mục tiêu 1: Tiếp xúc và thích nghi với môi trường làm việc thực tế tại một công ty.  Mục tiêu 2: Thiết lập mối quan hệ với mọi người, nâng cao kĩ năng giao tiếp và biết cách ứng xử trong các mối quan hệ.  Mục tiêu 3: Vận dụng những kiến thức được trang bị ở trường vào các công việc được giao, tìm hiểu về chế độ kế toán của công ty.  Mục tiêu 4: Tích lũy thêm kiến thức, học hỏi kinh nghiệm của các anh chị trong công ty, phát triển kĩ năng mềm. Nội dung báo cáo được chia làm 3 chương như sau:  Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH Quảng cáo An Hiệp Phát và bộ phận thực tập – bộ phận Kinh doanh.  Chương 2: Nội dung các công việc thực tập.  Chương 3: Nhận xét và đánh giá. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP 1. Khái quát về Công ty TNHH Quảng cáo An Hiệp Phát Tên công ty CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO AN HIỆP PHÁT Tên tiếng Anh AN HIEP PHAT ADVERTISING COMPANY LIMITED Logo Số GPKD 0308124865 Mã số thuế 0308124865 Ngày cấp MST 02/04/2009 Giám đốc Trương Thị Hồng Nhung Địa chỉ trụ sở chính 71 Hoa Lan, Phường 2, Quận Phú Nhuận, TP.HCM Địa chỉ chi nhánh 21/20/6 Lê Công Phép, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, TP.HCM Điện thoại (84-8) 3752 8057 – (84-8) 3752 8995 Fax (84-8) 3752 8060 Website www.ahpcommunications.com Email ahpmedia1@gmail.com Vốn điều lệ 10.000.000.000 đồng (Mười tỷ đồng) 2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty được thành lập từ năm 2009 và hoạt động trên phạm vi toàn quốc. Dù mới được thành lập và còn khá non trẻ nhưng công ty đang từng bước phát triển lớn mạnh và Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 3 trở thành công ty chuyên nghiệp về truyền thông, quảng cáo và tiếp thị. Công ty có đội ngũ nhân viên năng động, giàu ý tưởng sáng tạo, linh hoạt và năng động trong mọi công việc. Đến nay, công ty đã có số lượng khách hàng và đối tác ổn định: Các khách hàng của công ty:  Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bất động sản An Gia  Công ty TNHH Một thành viên Tokyo Beauty Việt Nam  Công ty Cổ phần Đầu tư kinh doanh địa ốc Hưng Thịnh  Công ty TNHH SCJ TV SHOPPING  Siêu thị METRO  Công ty Cổ phần thời trang Kowil Việt Nam  Nhà hàng Grand Palace  Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Liên kết Việt  Công ty TNHH Boniva  Viện đào tạo quốc tế Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh  Trường Đại học Bách Khoa… Các đối tác thường xuyên của công ty:  Báo Tuổi Trẻ  Báo Thanh Niên  Báo Người Lao Động  Tạp chí Thời trang trẻ  Tạp chí Bazzar  Báo Mực Tím  Tạp chí Tiếp Thị & Gia Đình Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 4  Thời báo Kinh tế Sài Gòn  Tạp chí Doanh nhân cuối tuần  Báo Phụ nữ Thành phố  Các kênh truyền hình trên toàn quốc và đài phát thanh  Các báo mạng như: 24h.com, zing.vn, vnexpress.net, kenh14.vn, eva.vn, afamily.vn, dantri.com … 3. Lĩnh vực kinh doanh của công ty  Xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng bá thương hiệu  Tố chức sản xuất, biên tập, phát hành báo chí  Sản xuất phim quảng cáo phát sóng truyền hình  Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, họp báo  Quảng cáo sản phẩm trên báo chí, truyền hình  Đại diện truyền thông, quan hệ đối ngoại cho doanh nghiệp  Tổ chức sự kiện (thể thao, ca nhạc), giới thiệu sản phẩm  Viết bài giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, dịch vụ  Kinh doanh thương mại điện tử, mua bán trực tuyến  Chụp ảnh quảng cáo cho sản phẩm tại studio Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 5 4. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty 4.1 Sơ đồ tổ chức Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy công ty 4.2 Chức năng và nhiệm vụ  Giám đốc  Giám đốc là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ trực tiếp điều hành, giám sát chung các hoạt động kinh doanh của công ty.  Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.  Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty, chỉ đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ.  Phó Giám đốc  Phó Giám đốc có nhiệm vụ tương tự như Giám đốc, nhưng Phó Giám đốc còn có nhiệm vụ hỗ trợ các công việc cho Giám đốc.  Làm việc theo sự phân công ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.  Bộ phận Kinh doanh Giám đốc Phó Giám đốc Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kế toán Bộ phận Hành chính Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 6  Giúp Ban Giám đốc hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh, mục tiêu cần đạt của công ty trong từng thời kỳ.  Chủ động tìm kiếm khách hàng để phát triển, từng bước mở rộng thị trường.  Chủ động đàm phán, trao đổi thông tin với khách hàng trong quá trình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của công ty.  Theo dõi tình hình biến động về nhu cầu của thị trường, giá cả của các báo, đề ra các phương án kinh doanh phù hợp.  Bộ phận Kế toán  Chấp hành và thực hiện công tác kế toán của công ty theo đúng quy định của pháp luật, tuân thủ nghiêm chỉnh các pháp lệnh về chế độ kế toán, thể lệ của Nhà nước.  Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, thống kê tại đơn vị.  Có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản và giữ gìn hồ sơ, chứng từ, số liệu kế toán của công ty. Theo dõi công nợ rõ ràng, thanh toán đúng các khoản nợ và các khoản phải nộp.  Quyết toán kết quả kinh doanh theo năm. Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho Ban Giám đốc để ra quyết định quản lý. Lập báo cáo kế toán đầy đủ nhằm giúp Ban Giám đốc nắm được tình hình của công ty, nhằm phục vụ tốt công tác quản lý.  Bộ phận Hành chính  Thực hiện công tác tuyển dụng lao động, phân công bố trí, nâng cao chuyên môn cho nhân viên. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích nhân viên làm việc.  Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh, giấy tờ, thủ tục liên quan đến hoạt động của công ty.  Xây dựng bộ máy tổ chức phù hợp với sự phát triển theo từng giai đoạn, xây dựng các văn bản về nội quy và quy chế làm việc. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 7  Chuyển giao công văn, tài liệu, báo cáo đến các bộ phận liên quan, tiếp nhận các công văn đi và đến.  Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản công ty. 5. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 5.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Bộ phận kế toán của công ty thực hiện công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích, đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh, đồng thời kiểm tra công tác kế toán trong công ty. Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.  Phương pháp tính thuế GTGT khấu trừ 10% cho tất cả các hàng hóa – dịch vụ.  Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12.  Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam.  Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): khấu hao được ghi theo phương pháp đường thẳng. 5.2 Chế độ kế toán áp dụng Hệ thống chứng từ sử dụng Mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ gốc, chứng từ gốc được lập phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ gốc gồm:  Các chứng từ liên quan đến tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, hóa đơn GTGT Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 8  Bảng tính lương  Bảng kê chứng từ Hệ thống tài khoản sử dụng Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các tài khoản được sử dụng thường xuyên tại công ty: TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi Ngân hàng TK 131 Phải thu của khách hàng TK 331 Phải trả cho người bán TK 338 Phải trả, phải nộp khác TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chi phí quản lý kinh doanh Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung, do đó kế toán không phải thực hiện việc ghi sổ. Công ty sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8.  Phần mềm SAS INNOVA 6.8 Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp SAS INNOVA 6.8 là một phiên bản của Công ty SIS Việt Nam, được thiết kế theo quy định mới nhất của Bộ Tài Chính. Phiên bản mới này đã giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có được số liệu cập nhật Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 9 tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định. SAS INNOVA 6. 8 được thiết kế là một hệ thống với nhiều module, ví dụ như module kế toán vốn bằng tiền, module phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, module quản lý kho, hàng hóa vật tư…Với phần mềm này, người sử dụng chỉ cần nhập các số liệu đầu vào phát sinh, chương trình sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, phân tích tài chính, sản xuất kinh doanh.  Trình tự ghi sổ 1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. 2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Hình 1: Giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 10 Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.  Sơ đồ ghi sổ Mặc dù công việc của nhân viên kế toán hiện nay đã nhẹ nhàng hơn với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, nhưng rất cần thiết để hiểu về quy trình ghi sổ của kế toán. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2: Trìnhtự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Hệ thống sổ sách tại đơn vị Sổ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 11 Hệ thống sổ sách tại công ty gồm: chứng từ ghi sổ, bảng kê chi tiết, sổ cái, bảng cân đối phát sinh, sổ chi tiết. Hệ thống báo cáo kế toán Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính năm theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài Chính gồm:  Bảng cân đối kế toán.  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.  Thuyết minh báo cáo tài chính. 6. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Công ty duy trì hoạt động ổn định qua các năm và đang từng bước phát triển, có khả năng cạnh tranh với các công ty khác trên cả nước. Số liệu trong Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty do bộ phận Kế toán cung cấp. Đơn vị : Đồng STT Chỉ Tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1 Doanh thu bán và cung cấp dịch vụ 5.545.775.354 20.077.098.066 14.072.391.044 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 3 Doanh thu thuần về cung cấp dịch vụ 5.545.775.354 20.077.098.066 14.072.391.044 4 Giá vốn quảng cáo 5.604.926.157 18.787.821.031 12.564.039.094 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 12 5 Lợi nhuận công ty (59.150.803) 1.289.277.035 1.508.351.950 6 Doanh thu tài chính 4.091.999 28.217.063 5.541.261 7 Chi phí tài chính 0 10.417.200 0 8 Chi phí quảng cáo 5.604.926.157 18.787.821.031 12.564.039.094 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 115.004.633 1.139.362.864 1.355.530.796 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (170.063.437) 167.714.034 158.362.415 11 Thu nhập khác 0 0 0 12 Chi phí khác 0 0 13.119.477 13 Lợi nhuận khác 0 0 13.119.477) 14 Tổng lợi nhuận trước thuế (170.063.437) 167.714.034 145.242.938 15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 0 0 27.713.423 16 Lợi nhuận sau thuế (170.063.437) 167.714.034 117.529.515 Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 đến năm 2011 7. Phương hướng phát triển trong tương lai Mỗi ngày có đến hàng trăm thương hiệu, sản phẩm được quảng cáo rộng rãi trên thị trường. Để nhận được sự quan tâm của cộng đồng, sản phẩm trước tiên phải ấn tượng, đặc biệt, chiến lược quảng cáo phải tạo ra sự mong muốn được sử dụng của người tiêu dùng. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 13 Một số thương hiệu, sản phẩm được ưa chuộng nhờ chiến dịch tiếp thị và truyền thông thực hiện theo hướng độc đáo, nhắc người tiêu dung nhớ đến và có nhu cầu (hoặc thói quen) sử dụng sản phẩm. Trong đó, PR giữ vai trò quan trọng trong chiến lược marketing và kinh doanh của doanh nghiệp. Sức ảnh hưởng của chương trình PR góp phần quyết định trực tiếp đến sự thành bại của chiến dịch tung sản phẩm mới. Công ty luôn hướng đến mục tiêu đề ra những chương trình tiếp thị truyền thông độc đáo, nội dung đa dạng và hình thức xử lý thông tin chuyên nghiệp. Vì vậy thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được quảng bá rộng rãi trên các phương tiện truyền thông một cách hợp lý, ấn tượng dưới góc nhìn của người tiêu dùng. Chính sách chất lượng của công ty là đáp ứng mọi nhu cầu về dịch vụ, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng luôn được đáp ứng. 8. Nhiệm vụ của công ty  Tổ chức kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí, mở rộng quy mô theo khả năng, đóng thuế đúng thời gian cam kết, tuân thủ các quy định pháp luật do Nhà nước ban hành và các chính sách quản lý kinh tế, tài chính của Bộ Tài Chính.  Quản lý, sử dụng và phát triển nguồn vốn theo đúng quy định của Nhà nước, tự chịu trách nhiệm về tài chính và sự trung thực đối với báo cáo tài chính của công ty.  Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ đúng luật lao động. 9. Mô tả bộ phận thực tập – bộ phận Kinh doanh Trưởng nhóm Kinh doanh: Chị Trịnh Thị Thanh Thúy Trong môi trường cạnh tranh đang diễn ra rất gay gắt, ở vị trí hiện tại của công ty, do công ty còn khá mới và quy mô nhỏ, để khách hàng có thể biết đến mình, công ty đã đẩy mạnh nhiều chính sách khác nhau; nhưng một bộ phận không thể thiếu đó là bộ phận Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 14 Kinh doanh. Chính vì thế mà bộ phận Kinh doanh đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Không chỉ mang lại cho công ty nguồn khách hàng tiềm năng, bộ phận này còn góp phần vào việc xây dựng thương hiệu, tạo dấu ấn về công ty trong lòng khách hàng. Các công việc chính của bộ phận Kinh doanh: Sơ đồ 3: Trình tự công việc của bộ phận Kinh doanh Tìm kiếm khách hàng Phạm vi tìm kiếm rất rộng và đa dạng, có thể tìm khách hàng trên những trang quảng cáo, trang giới thiệu về sản phẩm, trang đăng thông tin tuyển dụng – tuyển sinh của các báo giấy như báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên, Người Lao động, Hoa học trò… và các tạp chí như Tiếp thị & Gia đình, Thời trang trẻ, Nhịp cầu đầu tư,…Bên cạnh báo và tạp chí, còn có thể tìm khách hàng trên nhiều trang mạng như vnexpress.net, 24h.com, kenh14.vn,…ở các logo chạy quảng cáo, những chuyên mục, bài viết giới thiệu về doanh nghiệp… Thông tin về khách hàng gồm: tên công ty, số điện thoại, mặt hàng công ty kinh doanh. Để thuận tiện cho việc lưu trữ thông tin khách hàng, cần lập Danh sách khách hàng có các nội dung chính trên phần mềm Excel. Việc lập danh sách sẽ giúp việc tìm kiếm tránh bị trùng lặp, thiếu sót. Số điện thoại của công ty được thể hiện trong mục liên hệ trên trang chủ công ty và trên trang quảng cáo. Song song với việc tìm kiếm là phân loại khách hàng theo các nhóm như: ngân hàng, dịch vụ lữ hành, trường học, bệnh viện, các công ty về thực phẩm, vật liệu xây Tìm kiếm khách hàng Liên hệ với khách hàng Gặp khách hàng Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 15 dựng, đồ nội thất, dụng cụ thể thao, dược phẩm… trong đó việc xác định khách hàng tiềm năng là rất cần thiết. Liên hệ với khách hàng Dựa vào số điện thoại đã có của công ty, bộ phận Kinh doanh sẽ chủ động liên hệ với khách hàng. Trước khi gọi điện thoại, cần xác định thời điểm thích hợp cho cuộc gọi, chuẩn bị đẩy đủ thông tin về khách hàng, giấy bút để ghi thông tin khách hàng yêu cầu. Khi gọi đến công ty, trước tiên phải giới thiệu mình gọi đến từ đâu, sau đó yêu cầu họ chuyển máy đến Phòng Marketing hay bộ phận quảng cáo của công ty. Sau khi được nối máy đến bộ phận cần gặp, giới thiệu lại một lần nữa với khách hàng, hỏi họ về nhu cầu quảng cáo trong thời gian tới và nói rõ chính sách của công ty. Nếu khách hàng có nhu cầu, phải ghi chép đầy đủ thông tin khách hàng cần và email của khách hàng để thuận tiện liên lạc. Trong quá trình nói chuyện, luôn giữ giọng nói nhỏ nhẹ, thái độ vui vẻ và nói lời cảm ơn khách hàng dù công ty của họ có nhu cầu hay không. Thông thường, bộ phận Kinh doanh sẽ gửi cho khách hàng Bảng giá quảng cáo mới nhất. Gặp khách hàng Khách hàng sẽ liên lạc lại nếu họ có nhu cầu thật sự, lúc đó bộ phận Kinh doanh sẽ hẹn gặp khách hàng để cung cấp những thông tin cụ thể hơn và giải đáp những thắc mắc một cách chi tiết hơn cho khách hàng. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 16 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. Lập và bổ sung Lịch đăng báo hàng tuần 1.1 Mô tả công việc Cuối tuần, dựa vào Bảng theo dõi chi tiết lịch đăng báo hàng ngày của chị Nguyệt và Lịch đăng báo do chị Thúy cung cấp. Đọc, tổng hợp và trình bày các thông tin đó vào một tập tin Excel với tên là Lịch đăng báo tháng 1 và 2/2013. Trong tập tin này, mỗi sheet là là một tuần và được ghi rõ từng tuần của tháng, ví dụ như Tuần 2 T1 để thuận tiện cho chị Hằng và chị Nhung khi theo dõi lịch đăng báo của khách hàng cũng như hoạt động của công ty vào cuối mỗi tháng. Hình 2: Bảng theo dõi lịch đăng báo hàng ngày Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 17 Hình 3: Lịch đăng báo của khách hàng Các tiêu đề phải được trình bày rõ ràng, hợp lý, nhập đúng ngày tháng, tên khách hàng và nội dung đăng báo của từng khách hàng. Sau khi hoàn chỉnh Lịch đăng báo, cần kiểm tra lại dữ liệu đã nhập để tránh sai sót trước khi in và gửi cho chị Hằng. Do lịch đăng báo thay đổi hàng ngày, song song với việc lập và trình bày, phải chủ động cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác khi khách hàng bổ sung hay hủy lịch. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 18 Hình 4: Lịch đăng báo tuần 3 – tháng 02/2013 1.2 Nhận xét công việc Khách hàng đăng quảng cáo rải rác các ngày trong tuần trên nhiều báo với nội dung khác nhau. Do đó nếu không cẩn thận xem kĩ ngày tháng, nội dung trên tập tin các chị đã gửi rất dễ nhập sai dữ liệu. Lần đầu tiên khi thực hiện công việc, nhập dữ liệu chậm làm mất nhiều thời gian, nhập sai dữ liệu và trình bày chưa hợp lý do thời gian đầu chưa quen. Rút kinh nghiệm từ Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 19 lần đầu, những lần sau đã thực hiện công việc tốt hơn và không tốn nhiều thời gian như trước. 1.3 Kinh nghiệm đạt được Những nội dung quan trọng phải in đậm chữ, tô màu để làm nổi bật thông tin, ví dụ khi bổ sung lịch mới của khách hàng, tô đậm nội dung đó màu đỏ vào Lịch đăng trong tuần; tô màu xám thông tin khi khách hàng thông báo huỷ lịch. Nếu thông tin bổ sung và lịch huỷ quá nhiều, copy tuần đó sang một sheet mới có các nội dung đã bổ sung để khi in ra chị Nhung tiện theo dõi, quá nhiều thông tin sẽ khiến người xem bị rối mắt. Chú ý trong quá trình thực hiện phải luôn ấn nút lưu để dữ liệu không bị mất do sự cố bất ngờ xảy ra. Chủ động hỏi các chị về sự thay đổi lịch đăng báo, cần hỏi kĩ những thông tin chưa nắm rõ trước khi cập nhật. 2. Lập Bảng báo giá 2.1 Mô tả công việc Dựa vào bảng giá quảng cáo của các báo, tạp chí và Bảng báo giá mẫu năm 2012 của công ty được chị Thuý cung cấp, thực hiện lập Bảng báo giá năm 2013 để bộ phận Kinh doanh gửi khách hàng và sử dụng trong nội bộ công ty. Nội dung chính bao gồm: tên báo, kích thước, giá đã có thuế giá trị gia tăng. Nếu giá do các báo, tạp chí đưa ra chưa có thuế giá trị gia tăng, phải tính thêm thuế giá trị gia tăng trước khi nhập số liệu. Những báo, tạp chí chưa cập nhật giá quảng cáo mới đánh dấu bằng màu khác để bổ sung sau. Bảng giá gửi khách hàng là bảng giá cập nhật đơn giá màu của trang quảng cáo, bảng giá sử dụng nội bộ bổ sung thêm giá trắng đen của trang quảng cáo và các mục khác như bài PR sản phẩm, thông tin tuyển sinh – tuyển dụng... Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 20 Trong Bảng giá, phải sắp xếp báo và tạp chí thành hai phần riêng biệt giúp việc theo dõi được dễ dàng. Cần kiểm tra và tính toán lại giá không để xảy ra sai sót khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Sau đó trình bày Bảng báo giá bằng cách tô màu chữ, đóng khung, căn chỉnh hợp lý nhằm gây ấn tượng và cuốn hút người xem. Hình 5: Bảng giá màu của báo giấy Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 21 Hình 6: Bảng giá màu của tạp chí Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 22 Hình 7: Bảng giá trắng đen của báo giấy 2.2 Nhận xét công việc Công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ trong quá trình thực hiện vì thông tin và số liệu của báo và tạp chí rất nhiều, do đó nếu không đọc kĩ thông tin sẽ dẫn đến tính toán không chính xác và nhập sai số liệu. Có trường hợp cùng một loại báo, tạp chí nhưng có sự khác nhau về giá cả nên mất nhiều thời gian đối chiếu và kiểm tra. Vì Bảng báo giá Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 23 mới rất quan trọng nên phải tập trung và hoàn thành đúng thời gian để tránh ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty. 2.3 Kinh nghiệm đạt được Biết được những đối tác của công ty, cách trình bày trang quảng cáo trên báo và tạp chí. Giá quảng cáo, đăng tin của báo và tạp chí khác nhau tuỳ thuộc vào kích thước, màu sắc và loại báo, tạp chí. Vận dụng vốn tiếng Anh đọc nội dung bảng giá của một vài tạp chí tiếng Anh. Sử dụng tốt những chức năng của phần mềm Excel. Khi tính toán cũng như nhập số liệu phải hết sức tập trung và cẩn thận. Phải ấn nút lưu trong suốt quá trình làm việc để tránh mất dữ liệu và mất thời gian làm lại từ đầu. Chủ động hỏi chị Thuý những thắc mắc, nội dung chưa hiểu rõ, khi chị giải đáp chú ý lắng nghe để thực hiện tốt công việc được giao. 3. Tổng hợp Danh sách khác hàng 3.1 Mô tả công việc Hàng ngày ba bạn Linh, Vĩnh và Phú sẽ gửi Danh sách khách hàng sau khi tìm thông tin về khách hàng. Căn cứ vào thông tin đó, lập một tập tin Excel gồm các nội dung: tên khách hàng, số điện thoại và email. Mục email chỉ nhập các email mà ba bạn đã gửi Bảng giá quảng cáo cho khách hàng. Khách hàng cập nhật ngày nào phải nhập vào đúng ngày đó. Tiếp theo, gửi Danh sách khách hàng tổng hợp qua email để chị Thuý kiểm tra, theo dõi thông tin khách hàng. Bên cạnh đó, chú ý tô chữ đậm tên khách hàng màu đỏ do các bạn kiếm bị trùng và các khách hàng không được gọi đến. Sau đó, gửi Danh sách này đến các bạn giúp các bạn nắm được tình hình khách hàng của nhau. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 24 Hình 8: Danh sách khách hàng tổng hợp Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 25 3.2 Nhận xét công việc Công việc khá đơn giản nhưng phải kĩ càng khi nhập dữ liệu vì số lượng khách hàng của mỗi bạn tương đối nhiều, đặc biệt là số điện thoại công ty. Sử dụng các thao tác trong Excel giúp việc tổng hợp nhanh gọn, không mất quá nhiều thời gian. Thông tin các bạn đưa vào có thể chưa đúng, số điện thoại không chính xác nên chủ động hỏi lại trước khi nhập vào. 3.3 Kinh nghiệm đạt được Biết cách trình bày Danh sác khách hàng đẹp mắt, làm nổi bật các nội dung quan trọng. Hơn thế nữa, tôi còn rèn được tính cẩn thận, sự chính xác, nhanh nhẹn trong quá trình làm việc, đồng thời luôn thực hiện việc lưu dữ liệu. Khi các bạn cần thông tin, tôi có thể tìm thấy một cách nhanh chóng. 4. Gọi điện thoại đến khách hàng 4.1 Mô tả công việc Công việc tiếp theo không kém phần quan trọng sau khi đã tổng hợp Danh sách khách hàng là liên lạc với khách hàng. Thêm vào đó, việc chuẩn bị giấy bút, các tài liệu liên quan và những ý chính cần trao đổi trước khi liên hệ rất cần thiết. Trước tiên, phải xác định thời gian thích hợp cho cuộc gọi: buổi sáng từ 9h30 đến 11h, buổi chiều từ 2h30 đến 4h30. Ngoài khoảng thời gian trên sẽ không gặp được khách hàng, họ sẽ hẹn gọi lại sau. Khi gọi đến công ty, có thể gặp bộ phận Tiếp tân hoặc trực tiếp phòng Marketing, bộ phận Truyền thông. Phải xưng danh và cơ quan để họ biết mình gọi đến từ công ty nào. Nếu gặp tiếp tân thì yêu cầu nối máy tới phòng Marketing, có trường hợp tiếp tân cung cấp số điện thoại phòng Marketing và mình chủ động gọi đến. Khi đã kết nối được với phòng Marketing, giới thiệu mình gọi đến từ cơ quan nào, đồng thời giới thiệu về dịch vụ và chính sách ưu đãi của công ty, yêu cầu khách hàng cung cấp địa chỉ email để gửi Bảng giá quảng cáo cho họ tham khảo. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 26 4.2 Nhận xét công việc Đây là bước quan trọng giới thiệu công ty đến khách hàng. Không phải lúc nào gọi cũng gặp được người cần liên lạc, do đó phải kiên nhẫn trong quá trình thực hiện công việc. Danh sách khách hàng gồm rất nhiều công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau trên khắp cả nước, ưu tiên gọi trước cho các công ty ở miền Nam, kế tiếp là miền Trung và cuối cùng là miền Bắc. Lần đầu chưa quen việc, không tự tin khi gọi điện, lo sợ về những thông tin khách hàng hỏi mà mình không biết trả lời và không biết cách xử lý tình huống hợp lý. Sau vài lần đã cảm thấy tự tin hơn, thông tin nào chưa rõ sẽ hẹn trả lời khách hàng qua email. 4.3 Kinh nghiệm đạt được Điều chỉnh giọng nói nhỏ nhẹ nhưng rõ ràng, tạo cảm giác thoải mái cho người nghe. Thêm vào đó, luôn giữ thái độ hoà nhã, nghiêm túc và cảm ơn họ trong bất kì trường hợp nào. Có những người nói chuyện không rõ ràng, bất lịch sự, điều đó thật sự gây khó chịu nhưng phải bình tĩnh, làm chủ bản thân và chấm dứt cuộc gọi một cách lịch sự. Nếu người nhận cuộc gọi nói quá nhỏ hay quá nhanh, tôi sẽ yêu cầu họ nói rõ hơn hay chậm lại. Chú ý không cắt ngang khi khách hàng đang nói vì điều đó tạo ấn tượng ban đầu không tốt về phong cách làm việc của mình và công ty. Cần sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe để đạt hiệu quả trong giao tiếp. Khi liên lạc với khách hàng, tay trái cầm điện thoại, tay phải cầm bút viết để ghi lại thông tin quan trọng như số điện thoại, địa chỉ email, nội dung khách hàng muốn xem… sau đó đọc lại để kiểm tra và thông báo cho người nhận điều sẽ diễn ra sau cuộc gọi. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 27 5. In ấn tài liệu 5.1 Mô tả công việc Việc đầu tiên là chuẩn bị tài liệu cần in, tiếp theo sử dụng chức năng Print preview để xem trang in và thực hiện căn chỉnh để nội dung được thể hiện đầy đủ trên trang in, riêng đối với tập tin PDF thì không cần làm công việc trên. Sau đó đặt giấy vào khay giấy ngay ngắn, lưu ý không đặt giấy bị lệch. Tuỳ nội dung in ấn mà sử dụng loại giấy cho phù hợp. Cuối cùng, thực hiện thao tác trong mục Print như chọn in toàn bộ, vài trang hay trang hiện tại, số lượng bản in ra… theo yêu cầu của các chị trong công ty. 5.2 Nhận xét công việc Song song với việc photocopy, in ấn tài liệu cũng là một kĩ năng cần thiết đối với nhân viên văn phòng. Do các thao tác được thiết lập và thể hiện đầy đủ trên màn hình máy tính nên công việc trở nên dễ dàng và nhanh gọn hơn. 5.3 Kinh nghiệm đạt được Không lấy những tờ giấy bị nhăn hay tờ giấy đã sử dụng hết cả hai mặt. Đối với các tờ giấy chỉ mới dùng một mặt có thể tận dụng mặt còn lại để sử dụng tiếp và làm giấy nháp. Kiểm tra loại giấy và lượng giấy trong khay khi in một số lượng lớn tài liệu; tháo các kẹp, ghim trên giấy đã sử dụng một mặt trước khi đặt vào khay. Trường hợp máy bị kẹt giấy thì phải gỡ giấy kẹt rồi thực hiện lại thao tác in. Khi máy bị trục trặc, hư hỏng cần báo với các chị để các chị xử lý. Thông thường, sử dụng giấy dày hai mặt khi in hợp đồng, bảng kê quảng cáo, phụ lục hợp đồng, bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu khác; giấy một mặt được dùng khi in lịch đăng báo, bảng giá quảng cáo… Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 28 6. Fax giấy tờ 6.1 Mô tả công việc Trước tiên, đặt mặt giấy có nội dung vào chỗ đặt giấy. Sau đó bấm số fax của nơi cần gửi đến và ấn nút bắt đầu fax. Máy fax của công ty sẽ kết nối với máy fax của khách hàng hay đối tác khi tiến hành fax nội dung. Khi hai bên kết nối với nhau, máy sẽ hiển thị là đã thực hiện thành công. Trường hợp bên kia không kết nối hay bấm sai số, máy sẽ thông báo là không trả lời và tự động in nội dung fax trên một tờ giấy khác với kích thước nhỏ hơn. Lúc đó báo các chị để các chị liên lạc với nơi nhận fax và thực hiện lại thao tác fax. 6.2 Nhận xét công việc Công việc khá đơn giản và được thực hiện nhanh chóng. Đa số giấy tờ fax đi là Bảng kê quảng cáo gửi cho khách hàng để khách hàng kiểm tra lịch đăng báo đã chính xác chưa, đồng thời xem xét có sự thay đổi nào không. 6.3 Kinh nghiệm đạt được Biết cách sử dụng máy fax để gửi thông tin, đây cũng là một kỹ năng không thể thiếu bên cạnh việc in ấn và sử dụng máy photocopy. Cần nhớ và bấm đúng số fax bên nhận để hoàn thành công việc tốt nhất. Nếu máy fax có vấn đề phải báo ngay cho các chị để kịp thời xử lý. 7. Sắp xếp, đối chiếu hóa đơn GTGT đầu vào với Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào 7.1 Mô tả công việc Hóa đơn GTGT đầu vào được tổng hợp theo từng tháng, theo số ngày từ nhỏ đến lớn. Chị kế toán căn cứ vào hóa đơn để lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào. Sau đó tôi kiểm tra, đối chiếu thông tin trên Bảng kê với hóa đơn GTGT, nếu có sai sót phải báo ngay để chị chỉnh sửa kịp thời. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 29 7.2 Nhận xét công việc Công việc đơn giản nhưng đòi hỏi tính cẩn thận. Hóa đơn này là liên 2 chủ yếu của các báo và công ty truyền thông gửi công ty. Xem kĩ ngày tháng, số hóa đơn, tên báo và công ty truyền thông, mã số thuế, mặt hàng, số tiền chưa có thuế GTGT và thuế GTGT. 7.3 Kinh nghiệm đạt được Biết Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào có các nội dung chính sau: ký hiệu số hóa đơn; số hóa đơn; ngày, tháng, năm phát hành; tên người bán; mã số thuế người bán; mặt hàng; giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào chưa thuế; thuế suất và thuế GTGT. Bảng kê này được đính kèm theo Tờ kê khai thuế giá trị gia tăng của công ty. 8. Sắp xếp, bấm hợp đồng và đóng dấu giáp lai 8.1 Mô tả công việc Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên, ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng Hóa, cung cấp dịch vụ và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch. Hợp đồng được đánh số trang và in một mặt trên giấy dày. Hợp đồng sẽ được sắp xếp ngay ngắn theo số thứ tự trang sau khi in, rồi bấm ghim thành từng bộ. Tiếp theo, tôi chuyển hợp đồng đến Giám đốc, chị Nhung sẽ duyệt và kí tên. Việc cuối cùng để có một hợp đồng hoàn chỉnh gửi khách hàng là dùng dấu mộc tròn của công ty để đóng dấu giáp lai và đóng dấu vào chỗ có chữ kí của Giám đốc. 8.2 Nhận xét công việc Đối với hợp đồng phải cẩn thận khi sắp xếp và bấm ghim, tránh làm nhăn và rách giấy. Khi sử dụng dấu mộc tròn, phải ấn mạnh để mực trên con dấu thể hiện rõ trên mặt giấy. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 30 Do chưa có kinh nghiệm nên lần đầu thực hiện, đóng dấu giáp lai bị mờ và lệch mép giấy. Khi đóng dấu mộc vào chữ kí Giám đốc, vì đặt con dấu không đúng vị trí nên bị lệch xuống dưới. Sau vài lần đã thực hiện tốt và không mất nhiều thời gian như lần đầu tiên. 8.3 Kinh nghiệm đạt được Hợp đồng của công ty được lập căn cứ theo Bộ Luật Thươmg Mại 14/06/2005, bao gồm các nội dung chính: thông tin công ty và khách hàng, nội dung quảng cáo, số tiền (viết bằng chữ và bằng số), các điều khoản và nghĩa vụ của hai bên thực hiện sau khi đã kí kết Hợp đồng. Hiểu đóng dấu giáp lai là dùng con dấu của công ty đóng vào lề bên phải của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ hồ sơ nhằm đảm bảo tính chân thực, sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ hồ sơ, tránh bị thay thế các trang nội dung. 9. Giao quà Tết, báo, hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ liên quan 9.1 Mô tả công việc  Giao quà Tết Tặng quà Tết cho khách hàng là một trong những cách chăm sóc và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng. Đầu tiên, cắt nhãn được in bằng giấy màu có lời chúc mừng, tên công ty khách hàng và tên người đại diện đặt quảng cáo, tất cả nội dung trên đều ghi in hoa. Bấm nhãn và danh thiếp của chị Nhung vào phần quà. Khi đến nơi, gặp trực tiếp người đại diện chúc mừng năm mới và giao quà tận tay.  Giao báo, hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ liên quan Hợp đồng, hóa đơn là những tài liệu quan trọng cần chuẩn bị trước khi đi giao. Ghi tên và số điện thoại người nhận, địa chỉ công ty khách hàng, nội dung gửi. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin khách hàng, xếp báo, hợp đồng và hóa đơn gọn gàng, tránh làm Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 31 nhăn, làm rách các chừng từ; rồi bấm ghim bao thư để tài liệu không bị thất lạc. Khi đến công ty khách hàng, gửi bao thư cho bộ phận Tiếp tân hoặc gặp trực tiếp người nhận, đồng thời đưa Bảng giao nhận chứng từ để họ kí xác nhận. 9.2 Nhận xét công việc Do không biết đường đi đến công ty khách hàng, dựa vào địa chỉ các chị cung cấp, tự tìm đường đi thông qua các trang web. Bên cạnh đó, cần chủ động hỏi và nghe hướng dẫn của các chị, cũng như người đi đường. Cùng một lúc đi giao ở nhiều nơi, biết sắp xếp trình tự các nơi cần đến để thuận tiên đường đi và tiết kiệm thời gian, tránh việc giao trễ ảnh hưởng đến công ty. 9.3 Kinh nghiệm đạt được Khi giao quà, cần đi hai người để giữ quà cẩn thận, tránh bị rách. Trong trường hợp quà bị rách khi đi đường, khi gặp người nhận phải xin lỗi khách hàng về sự cố. Chào hỏi lễ phép, thái độ lịch sự, vui vẻ, nói chuyện nhỏ nhẹ với khách hàng. Tuyệt đối không giao quà, báo, hợp đồng, hóa đơn cho bảo vệ. Giao báo cho khách hàng để họ kiểm tra nội dung bài đăng do công ty mình thực hiện có đúng như cam kết trong hợp đồng. Hơn thế nữa, tôi còn biết thêm nhiều tuyến đường mới. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 32 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN 1. Thuận lợi và khó khăn  Thuận lợi Nhà trường đã trang bị cho tôi vốn kiến thức và các kĩ năng cần thiết, do đó tôi có thể thực hiện tốt công việc được giao. Công ty và các chị đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất để tôi hoàn thành công việc thực tập của mình:  Môi trường làm việc tiện nghi, đầy đủ các trang thiết bị.  Các chị giao nhiều công việc khác nhau, tạo cho tôi sự hào hứng và niềm say mê trong quá trình thực tập.  Người hướng dẫn và các chị nhân viên trong công ty rất thân thiện, nhiệt tình giúp đỡ, những thắc mắc của tôi được giải đáp rõ ràng và hướng dẫn tôi kĩ lưỡng trong từng công việc.  Khó khăn Vì đây là lần đầu tiên đi thực tập nên tôi cũng gặp không ít khó khăn:  Công ty ở vị trí khá xa và tuyến đường đến công ty rất đông xe nên gặp khó khăn trong việc đi lại.  Không gian làm việc hơi nhỏ, không thuận tiện khi ra vào.  Chưa quen giờ giấc làm việc nên cảm thấy mệt sau giờ nghỉ trưa. 2. Đánh giá bản thân  Ưu điểm Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 33  Chủ động trò chuyện với các chị, tạo không khí vui vẻ, thoải mái và giúp mọi người gần gũi nhau.  Chịu trách nhiệm với công việc được phân công, chu đáo, cẩn thận và kĩ lưỡng. Học cách quan sát, tìm hiểu về công việc của các bộ phận trong công ty.  Khi có thắc mắc trong công việc, tích cực hỏi chị hướng dẫn và các chị nhân viên, nhờ họ hướng dẫn, chỉ bảo để thực hiện tốt công việc. Trong quá trình làm việc, khi có thiếu sót được các chị nhắc nhở, tự giác bổ sung, sửa sai và ghi nhớ lỗi sai để tránh lặp lại.  Khuyết điểm  Không tự tin khi gọi điện cho khách hàng, bối rối khi khác hàng hỏi nhiều về thông tin bảng giá.  Trong quá trình nhập dữ liệu còn xảy ra sai sót do không tập trung và cẩn thận.  Vì chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc nên trình tự thực hiện công việc chưa được hợp lý, đôi khi tốn nhiều thời gian. 3. Hướng phấn đấu Qua quá trình làm việc tại bộ phận Kinh doanh, tôi mở rộng thêm sự hiểu biết của mình về hoạt động của công ty. Tôi nhận thấy mình cần năng động hơn nữa trong công việc. Đồng thời phải phấn đấu và nỗ lực học tập, linh hoạt vận dụng những lý thuyết đã được học vào thực tế. Bên cạnh đó, tôi còn tiếp thu và chọn lọc những ý kiến đóng góp của các chị trong công ty, xem những ý kiến đó là bài học quý giá cho bản thân và nghề nghiệp tương lai. Không chỉ tích lũy kinh nghiệm, tôi sẽ cố gắng phát huy năng lực của mình, thử thách bản thân và nghiên cứu thêm các lĩnh vực khác, tìm cách khắc phục những khuyết điểm để hoàn thiện mình hơn. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang 34 KẾT LUẬN Từ khi bắt đầu quá trình thực tập đến khi hoàn thành trong thời gian gần 2 tháng tại bộ phận Kinh doanh, tôi đúc kết được kinh nghiệm quý giá cho bản thân, đó là học phải đi đôi với hành. Tôi có cơ hội áp dụng những lý thuyết được học ở trường để thực hiện công việc được giao. Không chỉ là cơ hội, đây còn là một thời điểm tốt giúp tôi mở mang sự hiểu biết, học hỏi kinh nghiệm thực tế, rèn luyện kỹ năng làm việc về đạo đức, tác phong tại công ty. Đó cũng chính là nền tảng giúp tôi tự tin hơn, không còn bỡ ngỡ khi va chạm với công việc sau này. Dưới sự chỉ dẫn tận tình của các chị trong công ty, tôi thấy được tầm quan trọng của bộ phận Kinh doanh, những công việc đòi hỏi sự nhạy bén, linh hoạt và năng động. Hơn thế nữa, qua đợt thực tập nhận thức này, tôi đạt được những mục tiêu đã đề ra trước đó:  Thích nghi tốt và hòa nhập nhanh vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.  Trau dồi kỹ năng giao tiếp, cách ứng xử trong các mối quan hệ tại công ty.  Vận dụng những kiến thức được trang bị ở trường vào công việc thực tập.  Học hỏi kinh nghiệm, lắng nghe ý kiến đóng góp từ các chị trong công ty. Với sự hướng dẫn và giải đáp thắc mắc của thầy Lê Duy Ngọc trong thời gian thực tập, sự giúp đỡ nhiệt tình của các chị, cùng với sự nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành Báo cáo thực tập nhận thức. Cuốn báo cáo có thể còn nhiều sai sót do những hạn chế của bản thân và thời gian tiếp cận công việc để hoàn thành báo cáo tương đối ngắn. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để tôi thấy được thiếu sót và rút kinh nghiệm cho kì thực tập tốt nghiệp sắp tới. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xi TÀI LIỆU THAM KHẢO Website: www.ahpcommunications.com Tài liệu khác:  Các tài liệu do công ty cung cấp.  Các báo cáo thực tập nhận thức của các bạn và anh chị sinh viên khóa trước.  Tài liệu tổng hợp kỹ năng giao tiếp. Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xii PHỤ LỤC Các mẫu chứng từ do công ty cung cấp: Hình 9: Giấy giới thiệu của công ty Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xiii Hình 10: Phiếu thu Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xiv Hình 11: Phiếu chi Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xv Hình 12: Vận đơn chuyển phát nhanh – liên 1 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xvi Hình 13: Vận đơn chuyển phát nhanh – liên 2 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xvii Hình 14: Vận đơn chuyển phát nhanh – liên 3 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xviii Hình 15: Hóa đơn GTGT đầu ra Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xix Hình 16: Hóa đơn GTGT đầu vào Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xx Hình 17: Hợp đồng quảng cáo bên báo Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xxi Hình 18: Hợp đồng quảng cáo của công ty – trang 1 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xxii Hình 19: Hợp đồng quảng cáo của công ty – trang 2 Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xxiii Hình 20: Phụ lục hợp đồng quảng cáo Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xxiv Hình 21: Bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xxv Hình 22: Biên bản nghiệm thu hợp đồng quảng cáo Trường Đại học Hoa Sen BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Trang xxvi THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN Họ và tên : Hồ Thị Bích Ngọc Lớp : KT1011 Mã số sinh viên : 101564 Ngành : Kế toán Số điện thoại : 0938 088 392 Email : ngoc.htb1564@sinhvien.hoasen.edu.vn