Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty TNHH Thắng Lợi

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH Thắng Lợi Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 01/03/2013 Người hướng dẫn: GV Phùng Thế Vinh Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Phong Lam Lớp: KT1011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH Thắng Lợi Thời gian thực tập: 07/01/2013 – 01/03/2013 Người hướng dẫn: GV Phùng Thế Vinh Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Phong Lam Lớp: KT1011 Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangi NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... Nha Trang, ngày…..tháng…..năm 2013 Người hướng dẫn Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... TP.HCM, ngày…..tháng…..năm 2013 Ký tên Điểm:………………… Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangiii TRÍCH YẾU Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế, tiếp cận với môi trường làm việc công ty và học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc thực tiễn, trường Đại Học Hoa Sen đã tổ chức đợt thực tập nhận thức trong học kì 12.1B. Tôi được nhận vào thực tập 2 tháng trong công ty TNHH Thắng Lợi. Mặc dù khoảng thời gian thực tập ngắn ngủi nhưng tôi đã phần nào làm quen với hoạt động doanh nghiệp, trau dồi thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, không chỉ riêng lĩnh vực kế toán, mà còn là cách cư xử giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa cấp trên và cấp dưới…Qua đợt thực tập này, tôi đã phần nào mạnh dạn và tự tin hơn. Ngoài ra những kiến thức đã học hỏi được cũng sẽ giúp ích cho các môn học sau này. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangiv MỤC LỤC TRÍCH YẾU .................................................................................................................... III MỤC LỤC ........................................................................................................................ IV LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................. VI DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................................. VII NHẬP ĐỀ ........................................................................................................................... 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP ............................................................................ 2 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ................................................................. 2 2. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ............................................... 2 3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY ..................................................... 3 3.1 Chức năng ........................................................................................................... 3 3.2 Nhiệm vụ ............................................................................................................. 3 4. CHIẾN LƢỢC CÔNG TY .................................................................................... 3 5. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ VÀ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY ..................... 4 5.1 Cơ cấu tổ chức quản lí tại công ty ..................................................................... 4 5.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán: ......................................................................... 7 5.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất tại công ty: ................................................................. 11 NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP ......................................................................... 14 1. GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP ......................................................... 14 2. NHỮNG CÔNG VIỆC TÌM HIỂU VÀ ĐÃ THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP ....................................................................................................... 14 2.1 Công việc văn phòng: ....................................................................................... 14 2.1.1 Photocopy: ........................................................................................................ 14 2.1.2 Scan: .............................................................................................................. 15 2.1.3 Đóng dấu: ...................................................................................................... 15 Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangv 2.2 Công việc Kế Toán: .......................................................................................... 16 2.2.1 Tìm hiểu các loại chứng từ và lập ủy nhiệm chi: ............................................. 16 2.2.2 Sắp xếp giấy báo nợ và giấy báo có: ............................................................... 17 2.2.3 Nhập dữ liệu hóa đơn mua vào, bán ra: .......................................................... 17 2.2.4 Viết hóa đơn thuế GTGT và gửi hóa đơn cho khách hàng: ............................ 20 2.2.5 Làm quen với chương trình thuế: .................................................................... 22 2.2.5 Quy trình nhập, xuất hàng hóa trong kho: ....................................................... 26 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................... 29 Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangvi LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thắng Lợi tôi nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình cùng sự khích lệ của các nhân viên công ty nói chung và các chị trong phòng kế toán nói riêng, qua đó tôi đã mạnh dạn vận dụng các kiến thức đã học vào công việc và hoàn thành tốt đợt thực tập của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn:  Thầy Phùng Thế Vinh – giảng viên phụ trách hướng dẫn tôi trong đợt thực tập nhận thức này.  Ông Trương Đình Chánh.- Giám đốc công ty TNHH Thắng Lợi đã tiếp nhận tôi vào thực tập.  Chị Nguyễn Hoàng Khánh Chi – Kế toán trưởng công ty TNHH Thắng Lợi đã hết lòng giúp đỡ tôi cũng là người trực tiếp hướng dẫn, tạo điều kiện cho tôi tiếp xúc với công việc, cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết để tôi có thể hoàn thành tốt nhất đợt thực tập này. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trangvii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ............................................................................... 4 Hình 2: Sơ đồ bộ máy kế toán ............................................................................................ 8 Hình 3: Sơ đồ hạch toán công ty…………………………………………………………10 Hình 4: Quy trình sản xuất bê tông nhựa………………………………………………...12 Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang1 NHẬP ĐỀ Trong 2 tháng thực tập tại công ty TNHH Thắng Lợi mặc dù kiến thức chuyên ngành đã học chưa sâu và không nhiều công việc được giao thuộc phạm trù kế toán nhưng nhờ những kiến thức đã học ở trường, tôi đã hoàn thành tốt công việc được giao. Do đó nội dung cuốn báo cáo này tóm tắt tất cả những thông tin về công ty tôi thực tập và tất cả những công việc tôi được giao hoàn thành trong đợt thực tập ở công ty này. Ngoài những tiêu chí do nhà trường đề ra nhằm giúp sinh viên thực tập có hiệu quả, trước đợt thực tập tôi còn đề ra những tiêu chí cho bản thân:  Mục tiêu 1: cố gắng hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, hòa nhã, giao tiếp lịch sự với tất cả nhân viên trong công ty.  Mục tiêu 2: Mạnh dạn học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước.  Mục tiêu 3: nhanh nhẹn, năng nổ làm bất cứ công việc nào được giao. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang2 GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thắng Lợi Số giấy phép kinh doanh : 3702000087 cấp ngày 29/11/2000 Mã số thuế : 4200431201 Địa chỉ: 49A Lê Hồng Phong – Nha Trang, Khánh Hòa Điện thoại: 84-58-3501262 Fax: 84-58-3876364 Email: thepthangloi@gmail.com 2. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN  Công ty TNHH Thắng Lợi được thành lập năm 2000, tiền thân là các đội thi công công trình riêng lẻ ra đời từ những năm 1990. Cho đến thời điểm hiện nay, Công ty TNHH Thắng Lợi đã có 20 năm kinh nghiệm trong ngành xây dựng và cung cấp vật liệu xây dựng trong tỉnh cũng như các tỉnh bạn.  Với lực lượng lao động dồi dào, những cán bộ có trình độ đại học đã tăng lên nhiều so với trước đây, đồng thời ban lãnh đạo công ty đã có đường lối đúng đắn phù hợp cơ chế thị trường và không thể không nói đến sự giúp đỡ của các ban ngành ở tỉnh Khánh Hòa.  Tất cả những thành tựu đạt được đã tạo sự phát triển bền vững của công ty trong nền kinh tế thị trường hiện nay và trong tương lai. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang3 3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 3.1 Chức năng  Xây dựng các công trình nhà ở, trong và ngoài tỉnh.  Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.  Tư vấn, thiết kế, giám sát công trình.  Mua bán vật liệu xây dựng. 3.2 Nhiệm vụ  Xây dựng kế hoạch phát triển, đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp  Quản lí và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách và đảm bảo hiệu quả kinh tế, đảm bảo việc bảo tồn và phát triển nguồn vốn.  Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động, phân phối thu nhập hợp lí, chăm lo đời sống cho người lao động, đảm bảo người lao động được tham gia quản lí công ty.  Thực hiện tốt các quy định Nhà Nước về bảo vệ tài nguyên môi trường  Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trước Nhà Nước, khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm mà công ty thực hiện. 4. CHIẾN LƢỢC CÔNG TY  Tuyển dụng nhiều nhân viên giỏi, có kiến thức và hiểu biết rộng trong ngành xây dựng. Qua đó nâng cao chất lượng công trình cũng như tính sáng tạo trong thiết kế.  Hoàn thiện cơ chế tổ chức, đổi mới quản lí kinh doanh, đào tạo phát triển nhân lực theo hướng tiếp cận trình độ quốc tế.  iên doanh liên kết: tìm hiểu kỹ đối tác trong và ngoài nước để liên doanh trong các lĩnh vực sản uất nguyên vật liệu xây dựng, nhằm tạo ra nguyên vật liệu tốt nhất và nguồn cung cấp ổn định phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang4 5. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ VÀ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY 5.1 Cơ cấu tổ chức quản lí tại công ty Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty là một hệ thống tổ chức gồm nhiều bộ phận quản lý khác nhau, được liên kết bởi mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 1: sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Chú thích sơ đồ: : Chỉ đạo HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PGĐ KINH DOANH PGĐ KỸ THUẬT Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Vật tư thiết bị Phòng kỹ thuật thi công Phòng kế hoạch thi công Phòng tổ chức hành chính CÁC ĐỘI THI CÔNG Đội thi công cơ giới Đội thi công công trình 1 Đội thi công công trình 2 Đội thi công công trình 3 Đội thi công công trình 4 Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang5  Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Hội đồng quản trị: à cơ quan quản lí công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật Việt Nam. Phương hướng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Xem ét phương án kinh doanh, huy động vốn, tăng vốn điều lệ. + Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, sắp xếp cán bộ, nhân viên và quyết định quỹ lương của công ty. + Bổ nhiệm các chức danh giám đốc điều hành, các phó giám đốc, kế toán trưởng. + Xem xét, phê chuẩn những nội dung cần sửa đổi và bổ ung điều lệ công ty. + Ban hành giám sát việc thực hiện các định mức, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, mức thu chi tài chính, nội quy của công ty. - Giám đốc: + Do HĐQT công ty tuyển chọn có thể là thành viên HĐQT. + Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. + Lựa chọn và đề nghị HĐQT bổ nhiệm và bãi nhiệm phó giám đốc và kế toán trưởng. + Ký các báo cáo, văn bản hợp đồng, các chứng từ và các văn bản cần thiết khác của công ty theo sự phân cấp của HĐQT. + Được tuyển dụng, kỷ luật, cho thôi việc và nâng bậc lương cho các nhân viên dưới quyền theo sự phân cấp của HĐQT. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang6 + Trình HĐQT các báo cáo về tình hình hoạt động tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trước HĐQT. - Phó giám đốc kinh doanh: + à người giúp giám đốc phụ trách từng khối công việc theo sự uỷ quyền của giám đốc, đồng thời đặt trách nhiệm chỉ đạo phòng tổ chức lao động lao động hành chính. - Phó giám đốc kỹ thuật: + Chịu trách nhiệm trước giám đốc, điều hành trực tiếp việc thi công, giám sát công trình, khối lượng sản phẩm hoàn thành, đồng thời đặc trách chỉ đạo phòng kế toán kinh doanh. - Phòng tài chính kế toán: + Phản ánh giám sát toàn bộ sản xuất kinh doanh tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính, hoạch toán kinh doanh. + Tính toán phản ánh tình hình sử dụng vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tình hình biến động về lao động, tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền vốn. Tính toán đúng đắn các chi phí lưu thông, công tác cung cấp dịch vụ. + Thực hiện tính toán trên chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp và các kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty một cách đầy đủ và chính xác. Cuối tháng tổng hợp quyết toán, cung cấp thông tin kinh tế chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo quản lý sản xuất kinh doanh. - Phòng vật tư thiết bị: + Lập kế hoạch đầu tư thiết bị, mua sắm vật tư. Tiếp nhận, phân phối, quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị cho phù hợp. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang7 + Lập kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị định kì, cung ứng vật tư, thiết bị cho các đơn vị sản xuất. - Phòng kỹ thuật thi công: + Thiết kế bản vẽ. + Tổ chức thi công và nghiệm thu công trình. + Chỉ đạo cho sản xuất và thi công. - Phòng kế hoạch thi công: + Tham gia thầu các công trình + Lập kế hoạch dự toán, hồ sơ cho các công trình - Phòng tổ chức lao động hành chính: + Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có chức năng tham mưu cho giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức, xây dựng các quy định, nội quy thuộc phương diện quản lý hành chính, toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị, vật tư, hàng hóa trong phạm vi toàn công ty. + Bên cạnh đó còn bố trí đào tạo, tuyển dụng cán bộ, công nhân viên trong công ty. + Xây dựng định mức kinh tế, định mức lao động, tuyên truyền các chế độ chính sách. - Các đội thi công: + Từ đội 1 – 4: thi công công trình 5.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán:  Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang8 Hình 2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Thuyết minh sơ đồ: Phòng kế toán của công ty có sáu người trong đó có một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán thanh toán, một thủ quĩ kiêm kế toán ngân hàng và hai kế toán vật tư. Kế toán trưởng: - Cập nhật thông tin kịp thời tính toán và phản ánh đầy đủ kịp thời toàn bộ tài sản, nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Định kỳ báo cáo tình hình tài chính của đơn vị cho cấp trên theo qui định - Phổ biến, hướng dẫn kịp thời cho kế toán viên thi hành chế độ kế toán mới của bộ tài chính ban hành. - Tổ chức lưu trữ bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán theo qui định. - Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán trong công ty. Kế toán tổng hợp: - Hàng tháng thực hiện tổng hợp, kiểm tra, và xử lý chứng từ kế toán của các bộ phận và thực hiện lưu trữ chứng từ. - Hàng tháng thực hiện việc quyết toán và lập báo cáo tài chính. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư thiết bị Kế toán thanh toán Thủ quỹ Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang9 - Tập hợp và quyết toán thuế hàng năm- Hàng tháng lập báo cáo thống kê cho các ban ngành - Xây dựng kế hoạch giá hàng năm. Kế toán vật tư: - Theo dõi việc thực hiện mua bán vật tư thiết bị. - Lập các chứng từ có liên quan. - Hàng tháng thực hiện viêc kiểm tra đối chiếu với phòng vật tư thiết bị và tính thưởng phạt theo định mức. - Hàng tháng quyết toán chi phí của công ty. - Lập bảng kê thuế GTGT đầu vào của vật tư thiết bị được mua. - Lập bảng phân bổ chi phí công cụ dụng cụ hàng tháng của các bộ phận. Kế toán thanh toán: - Lập các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và công nợ. - Theo dõi việc quyết toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và khách hàng. - Kết hợp với kế toán vật tư, tiêu thụ và xác nhận các khoản công nợ của khách hàng - Theo dõi tình hình thanh toán các hợp đồng. - Hàng tháng đối chiếu với ngân hàng, thủ quĩ của công ty và ký xác nhận hai bên. - Thực hiện việc thu chi tiền mặt theo qui định. - Ghi chứng từ vào sổ quĩ, thực hiện việc đối chiếu tiền mặt với kế toán thanh toán. - Làm thủ tục vay tiền. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang10 - ưu trữ hợp đồng vay tiền. Đối với kế toán tổng hợp còn kiêm luôn kế toán tài sản cố định, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào các ch phí hoạt động. Lập dự toán sửa chữa lớn tài sản cố định, phản ánh tình hình nhượng bán thanh lí TSCĐ hiện có, tình hình di chuyển tài sản.  Hình thức kế toán: Hình thức kế toán của công ty là hình thức kế toán máy. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa dựa trên hình thức nhật ký chung Hình 3: Sơ đồ hạch toán tại công ty Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Chứng từ ghi sổ Phần mềm kế toán (nhập vào sổ nhật ký chung) Sổ tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê - Báo cáo tài chính - Làm bản sao dữ liệu Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang11 Giải thích sơ đồ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra sẽ lập bảng tổng hợp chứng từ để lên chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán sẽ nhập vào sổ kế toán máy là sổ nhật ký chung của công ty hoặc số liệu từ chứng từ kế toán có thể nhập luôn vào nhật ký chung. Đồng thời từ nhật ký chung có thể in ra xuất ra các bảng kê chẳng hạn bảng kê bên nợ tài khoản 154 để lập chứng từ ghi sổ kết chuyển từ nợ tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đối với công trình, hạng mục công trình hoàn thành sang nợ tài khoản 632 để ác định giá vốn, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để nhập vào nhật ký chung. Số liệu từ nhật ký chung, cuối kỳ sẽ lên sổ tổng hợp, báo cáo tài chính và làm bản sao dữ liệu. Các chứng từ kế toán cũng được kế toán chi tiết nhập vào sổ chi tiết trên excel, cuối kỳ lên bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ tổng hợp. Phương pháp kế toán tại công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên. 5.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất tại công ty: Tổ chức sản xuất là khâu quan trọng nhằm giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện cân đối, nhịp nhàng và có hiệu quả. Hiện tại hoạt động của công ty bao gồm: Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang12  Bộ phận thi công công trình Hình 4: Quy trình sản xuất bê tông nhựa Giải phóng và giao nhận mặt bằng Điều động nhân lực, xe, máy, thiết bị Mua sắm vật tư thi công Tổ chức thi công Giai đoạn làm móng Đào hố móng Chống sạt đất hố móng Bê tông dầm sàn Nghiệm thu giai đoạn Giai đoạn làm nền Cốt pha đổ trụ Bê tông, chống sàn bê tông Láng chống thấm phần sàn bê tông Nghiệm thu giai đoạn Giai đoạn xây dựng Xây dựng phần thô Hoàn thiện công trình Nghiệm thu giai đoạn Giai đoạn xây dựng Xây dựng phần thô Hoàn thiện công trình Nghiệm thu giai đoạn Lập hồ sơ hoàn công Quyết toán công trình Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang13 Thuyết minh sơ đồ: Sau khi trùng tu công trình, chủ thầu và công ty sản xuất tiến hành ký hợp đồng thi công. Để công trình được thi công, khâu đầu tiên có vai trò và tầm quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ thi công là giải phóng mặt bằng.Tuỳ công trình nhà đầu tư có thể lên thầu tự giải phóng mặt bằng và thi công. Trước khi thi công công trình phải tiến hành huy động nguồn nhân lực và vật lực gồm: công nhân, xe, máy móc thiết bị, mua sắm vật tư… Quá trình thi công công trình nói chung được thực hiện qua ba giai đoạn:  Giai đoạn làm móng: Đào hố móng Chống sạt đất hố móng Bê tông dầm sàn Nghiệm thu giai đoạn  Giai đoạn làm nền: Cốt pha đổ trụ bê tông, chống sàn bê tông Láng chống thấm phần sàn bê tông Nghiệm thu giai đoạn  Giai đoạn xây dựng Xây dựng phần thô Hoàn thiện công trình Nghiệm thu công trình Sau khi hoàn thành công trình công ty tiến hành lập hồ sơ hoàn công và quyết toán công trình. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang14 NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP Tôi được thực tập trong bộ phận kế toán gồm một kế toán trưởng và bốn kế toán viên. Những công việc chính thường làm của bộ phận kế toán chúng tôi bao gồm: - Thực hiện việc Thu - Chi tiền mặt theo phiếu - Cập nhật đầy đủ, chính xác tình hình Thu – Chi tiền mặt vào sổ quỹ - Nhập và xuất hóa đơn, lưu trữ và bảo quản chứng từ - Trả và thu hồi các khoản nợ đến hạn - Tổng hợp tình hình nợ phải thu, nợ phải trả và thông báo đến bộ phận quản lí - Tính toán trên chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp và các kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty một cách đầy đủ và chính xác - Tập hợp số liệu và lập báo cáo tài chính - Khai báo và nộp thuế cho cơ quan thuế - Chi trả lương cho nhân viên của công ty 2. NHỮNG CÔNG VIỆC TÌM HIỂU VÀ ĐÃ THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP 2.1 Công việc văn phòng: Bên cạnh những công việc liên quan với chuyên ngành Kế Toán, phần lớn thời gian thực tập tôi được tiếp xúc với các công việc văn phòng. Công việc mà tôi đã làm bao gồm: 2.1.1 Photocopy: Nếu chỉ photo giấy tờ đơn thuần thì đây là công việc không quá khó khăn, mà có lẽ đa số các sinh viên được tiếp xúc trong suốt thời gian thực tập.Ngay những ngày đầu, tôi đã được các chị hướng dẫn sử dụng các thao tác trên máy photo nên giờ đây đã khá thành thạo các chức năng trên máy. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang15  Các bước sử dụng máy photo: - Khởi động máy - Cho giấy cần photo vào máy (canh chuẩn) - Chọn khổ giấy phù hợp (A4, A3, A5…) - Chọn kiểu photo (1 mặt/ 2 mặt) - Điều chỉnh mức độ đậm nhạt của mực - Chọn chế độ photo tùy thuộc vào bản gốc ( text/ photo/ text+photo) - Chọn số lượng cần photo - Nhấn nút start để chạy máy photo Lƣu ý và rút kinh nghiệm: Công việc tuy đơn giản nhưng nếu không cẩn thận có thể làm rách giấy tờ hoặc photo không được đẹp. Máy photo có chế độ tự photo 2 mặt nhưng chỉ sử dụng được chế độ này khi giấy thẳng và không có nếp gấp nào, vì nếu không sẽ không thể photo được. Mặt khác, nếu không sử dụng chế độ đó thì phải tự lật giấy để photo 2 mặt, nhưng phải lưu ý, lật sai chiều sẽ dẫn đến việc chữ/ hình ảnh bị ngược so với bản gốc. 2.1.2 Scan: Vì máy photocopy ở công ty là loại máy đời mới nên chức năng scan có sẵn trên máy, do đó có thể sử dụng trực tiếp. Các thao tác scan tương tự như khi photo chỉ khác là phải nhập địa chỉ email của người cần scan sau đó chọn scan dạng trắng đen hoặc màu. Cuối cùng nhấn start để máy scan. 2.1.3 Đóng dấu: Công việc tôi thường làm là đóng dấu đỏ lên hóa đơn. Hóa đơn sau khi viết xong cần phải chuyển cho Giám Đốc ký xác nhận, sau đó chuyển lại về phòng kế toán rồi mới được đóng dấu. Mỗi khi đóng dấu phải đóng lên hết ba liên và đảm bảo con dấu phải thật rõ ràng. Theo như các chị trong phòng kế toán hướng dẫn, tôi được biết hóa đơn gồm ba liên: Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang16 Liên 1: màu trắng dùng để lưu (không được xé ra khỏi quyển hóa đơn) Liên 2: màu hồng dùng để giao cho khách hàng iên 3: màu anh để lưu giữ nội bộ Lƣu ý và rút kinh nghiệm: - Khi đóng dấu cần chú ý, đối với những hóa đơn không có khách hàng đến lấy trực tiếp hoặc những hóa đơn phải gửi qua đường bưu điện, thì sử dụng con dấu “bán hàng qua điện thoại” đóng bên phần chữ kí khách hàng. - Hóa đơn dạng giấy than, nếu chồng các hóa đơn lên mà đóng dấu thì con dấu sẽ bị lem qua các hóa đơn liền sau. Do đó khi đóng dấu cần lưu ý đóng theo từng số hóa đơn, đóng dấu liên 3 trước rồi đến liên 2 và cuối cùng là liên 1. Sau đó sắp xếp hóa đơn theo thứ tự để dễ cho việc tìm kiếm. 2.2 Công việc Kế Toán: Bên cạnh những công việc văn phòng kể trên, tôi được hướng dẫn làm một số công việc kế toán đơn giản và tìm hiểu thêm các công việc chuyên môn mà các chị kế toán đang làm. 2.2.1 Tìm hiểu các loại chứng từ và lập ủy nhiệm chi: Các loại chứng từ sử dụng:  Giấy báo nợ: là giấy tờ do Ngân Hàng phát hành, thông báo tình trạng tiền đã được gửi đi thanh toán cho người thụ hưởng, hay nói cách khác là tiền trong tài khoản của công ty bị giảm đi, hoặc ghi nợ một số tiền nhất định theo yêu cầu của công ty.  Giấy báo có: là giấy tờ do Ngân Hàng phát hành, thông báo tình trạng tiền gửi đến tài khoản tiền của công ty, hay nói cách khác là tiền trong tài khoản của công ty tăng lên. Vd: khi khách hàng thanh toán nợ tiền hàng qua chuyển khoản vào tài khoản công ty.  Ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu in sẵn yêu cầu Ngân Hàng chi một khoản tiền tương ứng đến tài khoản Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang17 của người thụ hưởng. Vd: thanh toán tiền cho nhà cung cấp, ứng trước tiền mua hàng…. Cách lập chứng từ: Công ty chỉ lập ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi được lập dựa trên bộ hồ sơ đã được phê duyệt của Giám Đốc bao gồm: giấy đề nghị thanh toán, tờ trình, hóa đơn tương ứng với các khoản tiền trong giấy đề nghị thanh toán. Kế toán lập ủy nhiệm chi thành 2 liên hoặc 3 liên tùy thuộc vào quy định của Ngân Hàng. Sau khi kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, ta đưa ủy nhiệm chi này cho Ngân Hàng để Ngân Hàng dựa theo ủy nhiệm chi này mà thanh toán cho đối tượng, sau đó gửi lại cho công ty 1 bản ủy nhiệm chi kèm theo 1 giấy báo nợ phản ánh đã ghi nợ vào tài khoản của công ty. Kế toán căn cứ vào ủy nhiệm chi và giấy báo nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán. 2.2.2 Sắp xếp giấy báo nợ và giấy báo có: Tôi được giao cho giấy báo nợ và giấy báo có sắp xếp lẫn lộn ngày với nhau. Chị kế toán đưa cho tôi một bảng kê của Ngân Hàng còn gọi là sổ phụ Để thuận tiện hơn, đầu tiên tôi tách giấy báo nợ riêng và giấy báo có riêng. Bên tập giấy báo nợ, tôi xếp thứ tự theo ngày theo thứ tự của sổ phụ để xem có thiếu chứng từ nào không, sau đó ngăn các tháng với nhau bằng giấy khác màu. Cuối cùng, tôi đục lỗ các giấy báo nợ vừa phân ra và đóng lại thành tập. Tôi cũng làm tương tự các bước trên để sắp xếp giấy báo có. 2.2.3 Nhập dữ liệu hóa đơn mua vào, bán ra: Đây là công việc tôi làm khá thường xuyên trong suốt đợt thực tập, vì có rất nhiều hóa đơn cần được nhập dữ liệu.Bên cạnh đó, khả năng sử dụng các tổ hợp phím và bàn phím số của tôi còn lúng túng, nên việc nhập dữ liệu khá mất thời gian. o Hóa đơn mua vào: Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang18  Đầu tiên tôi mở biểu mẫu bản kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa dịch vụ mua vào. Đây là mẫu số: 01-2/GTGT ban hành kèm theo thông tư số 28/2011/TT/BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài Chính. Bản kê hiện ra như sau:  Nhập tên công ty ở ô “Người nộp thuế” và mã số thuế của công ty. Sau đó, nhập vào bảng kê dữ liệu của các hóa đơn mua vào. Vì đã được cài đặt sẵn, nên khi nhập số tiền vào ô “doanh số mua chưa có thuế” thì số tiền thuế GTGT tự nhảy ra. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang19  Sau khi nhập hết thông tin vào máy và được tính toán. Bảng phía dưới sẽ hiển thị như sau: Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang20 o Hóa đơn bán ra: Tôi cũng làm tương tự như hóa đơn mua vào. Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra như sau: Lƣu ý: Đối với bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra ở ô “tên người mua” và “mã số thuế người mua” tôi nhập tên khách hàng. Đối với bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào ở ô “tên người bán” và “mã số thuế người bán” tôi nhập tên người/công ty cung cấp. 2.2.4 Viết hóa đơn thuế GTGT và gửi hóa đơn cho khách hàng: Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang21 o Viết hóa đơn thuế GTGT: Công việc này đòi hỏi tôi phải viết thật rõ ràng, cẩn thận. Tôi đã được chị kế toán hướng dẫn cách viết hóa đơn như sau:  Dựa trên bảng kê chi tiết hàng hóa, đầu tiên tôi ghi tên đơn vị mua hàng cùng mã số thuế và địa chỉ của đơn vị  Dòng “hình thức thanh toán” ghi: TM (viết tắt của Tiền Mặt) hoặc CK (viết tắt của Chuyển Khoản nếu khách hàng không thanh toán bằng tiền mặt).  Cột nội dung, ở dòng “hàng hóa, dịch vụ” ghi: tên hàng hóa được bán ra Vd: DNTN Thanh Mai mua hàng hóa của công ty là sắt thì tôi điền “sắt” vào dòng “hàng hóa, dịch vụ”  Cột đơn vị tính ghi cây hoặc kg theo yêu cầu của khách hàng đối với mặt hàng sắt thép.  Cột số lượng: ghi số lượng tổng cộng theo bảng kê  Cột đơn giá: đơn giá bán là giá đã bao gồm thuế GTGT 10%, vì vậy khi viết hóa đơn cột đơn giá phải chia cho 1,1 để ra đơn giá chưa bao gồm thuế.  Cột thành tiền: lấy cột số lượng nhân với đơn giá sẽ ra thành tiền  Dòng cộng tiền hàng: cộng tất cả các dòng thành tiền lại.  Dòng tiền thuế GTGT: lấy cột thành tiền nhân với 10% thuế suất thuế GTGT  Dòng tổng cộng tiền thanh toán: ghi số tiền sau khi đã lấy tiền hàng cộng với tiền thuế GTGT  Ghi số tiền bằng chữ Lƣu ý và kinh nghiệm: - Vì hóa đơn dạng giấy than nên khi viết hóa đơn không được xếp chồng lên hóa đơn khác, vì như vậy sẽ làm lem sang hóa đơn bên dưới, nên phải lấy bìa dày chặn xuống dưới số hóa đơn đang viết. - Sau khi viết xong, từ dòng tiếp theo của cột nội dung đến dòng cuối cùng phải được gạch chéo để tránh trường hợp ghi thêm vào hóa đơn. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang22 - Khi viết số tiền phải canh cho lề phải không còn trống và đối với dòng “số tiền viết bằng chữ” sau khi viết số tiền phải thêm chữ “đồng” nhằm tránh trường hợp ghi thêm số phía sau. - Khi viết số tiền ở các dòng “cộng tiền hàng”, “tiền thuế GTGT”, “tổng cộng tiền thanh toán” phải canh và ghi đều theo thứ tự hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng triệu… - Hóa đơn thuế GTGT là do công ty tự in, trong tháng sau khi kê khai với chi cục thuế số lượng hóa đơn sẽ đặt in và được cục thuế chấp nhận, thì trong quá trình bán hàng của tháng đó nếu có thiếu hóa đơn, công ty cũng không được in thêm. - Số hóa đơn phải liên tục và không được lặp lại. o Gửi hóa đơn cho khách hàng:  Sau khi tôi cùng các chị trong phòng Kế Toán ghi hết tất cả hóa đơn GTGT, chị Kế Toán trưởng đã đưa cho tôi các phiếu gửi và phong bì để tôi ra bưu điện gửi hóa đơn cho khách hàng.  Dựa vào danh sách thông tin khách hàng chị Kế Toán trưởng đưa cho tôi, tôi ghi trên phiếu gửi tất cả thông tin cá nhân bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhận.  Phần nội dung tôi ghi tên công ty sau đó ghi số hóa đơn. Vd: khách hàng mua sắt của công ty có số hóa đơn là 002776 thì tôi sẽ ghi là Công ty TNHH Thắng Lợi, HĐ: 002776  Tiếp theo chị Kế Toán trưởng ký tên xác nhận  Cuối cùng điền thông tin lên phong bì như đã ghi trên phiếu gửi và bấm chung phiếu gửi cùng với phong bì, rồi đưa ra bưu điện gửi. 2.2.5 Làm quen với chương trình thuế: Công ty mà tôi thực tập hiện sử dụng chương trình thuế Hỗ trợ kê khai (HTKK 3.1.5).Tôi chỉ được hướng dẫn và tìm hiểu sơ về chương trình thuế này vì nó khá phức tạp và còn nhiều vấn đề tôi chưa nắm được. Sau đây là các bước chạy chương trình thuế: - Đầu tiên nhấp vào biểu tượng chương trình trên màn hình desktop để khởi động. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang23 - Chọn MST (mã số thuế) công ty rồi nhấp “Đồng ý” Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang24 - Chọn mục “Thuế GTGT”, tại mục này chọn “tờ khai GTGT khấu trừ” (01/GTGT) - Nhập tháng và năm cần kê khai, cùng lúc chọn phụ lục kê khai gồm :  PL 01-1/GTGT  PL 01-2/GTGT Rồi nhấp “Đồng ý” Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang25 - Ở mục PL 01-1/GTGT  Chọn tải bảng kê  Chọn đường dẫn đã kê khai tải dữ liệu Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang26 - Tờ khai chương trình sẽ tự nhảy như hình dưới đây: - Sau khi kiểm tra kỹ số liệu chính xác, nhấp chọn “Ghi” Ta cũng làm tương tự cho bảng PL 01-2/GTGT 2.2.5 Quy trình nhập, xuất hàng hóa trong kho:  Khi nhập kho nguyên vật liệu, thủ kho căn cứ dựa trên số lượng thực nhập và đối chiếu với chứng từ gốc của bên giao hàng, sau đó ác định hàng nhập có đủ quy cách, chất lượng và số lượng như trên chứng từ gốc hay không. Nếu không có gì sai sót, thủ kho làm thủ tục nhập kho và ghi vào sổ sách theo dõi của từng mặt hàng rồi chuyển chứng từ gốc lên phòng kế toán của công ty.  Sau khi công ty ra phiếu nhập kho, thống kê kho sẽ dựa trên phiếu đó để nhập dữ liệu vào phần mềm. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang27  Căn cứ vào lệnh cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho công trình của phòng kỹ thuật thi công mà thống kê kho sẽ lập phiếu xuất kho và xuất vật liệu theo yêu cầu, đồng thời ghi vào sổ sách những mặt hàng đã uất.  Sau khi phòng kế hoạch thi công hoàn thành kế hoạch dự toán và gửi cho phòng tổ chức lao động hành chính. Phòng tổ chức lao động hành chính phê duyệt và giao cho phòng tài chính – kế toán xuất hóa đơn giá trị gia tăng để xuất hàng hóa. Lưu ý: chỉ khi có hóa đơn thì thủ kho mới xuất hàng ra khỏi kho. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang28 KẾT LUẬN Đợt thực tập nhận thức vừa qua của tôi tại công ty TNHH Thắng Lợi là một đợt rèn luyện có ý nghĩa vô cùng quan trọng, Kết thúc đợt thực tập này, đối chiếu với những mục tiêu đã đề ra ban đầu, tôi nhận thấy như sau:  Mục tiêu 1: cố gắng hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, hòa nhã, giao tiếp lịch sự với tất cả nhân viên trong công ty. Vì lần đầu tiên bước vào một môi trường mới mẻ, cùng với tác phong làm việc chuyên nghiệp, nên việc cố gắng hòa nhập với môi trường thực tiễn, học hỏi, rèn luyện tác phong làm việc của một nhân viên thực thụ chính là mục tiêu tiên quyết mà tôi phải cố gắng đạt được. Thêm vào đó là sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng ban nơi tôi thực tập đã mang lại cho tôi sự tự tin và nhanh chóng hòa nhập, làm quen với công việc.  Mục tiêu 2: Mạnh dạn học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước. Chính vì sự mạnh dạn này mà tôi đã học được nhiều điều từ các anh chị nhân viên, đặc biệt là các vấn đề về nghiệp vụ. Qua đó, không những tạo cơ hội cho tôi củng cố lại kiến thức đã được học ở trường, mà còn mở rộng thêm, giúp tôi hiểu sâu hơn các vấn đề chuyên môn.  Mục tiêu 3: nhanh nhẹn, năng nổ làm bất cứ công việc nào được giao, do đó tạo ấn tượng tốt và mối quan hệ tốt đối với mọi người trong công ty. Hơn nữa còn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, cách ứng xử đối với những người lớn là những người đi trước. Sau bảy tuần thực tập tại công ty TNHH Thắng Lợi, tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, tôi đã tạo ra cho mình sự tự tin, nhanh nhẹn, năng học hỏi trong công việc. Sau đợt thực tập này, tôi nhận thấy những kiến thức nào còn thiếu và những kiến thức nào đã học được mà qua đó cố gắng trau dồi thêm trong các môn học tiếp theo tại trường, và cũng giúp ích cho công việc sau này. Trường Đại Học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức Trang29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tìm hiểu phần mềm kê khai thuế tại 2. 3. Tài liệu hướng dẫn báo cáo thực tập nhận thức 4. Tìm hiểu thêm về hóa đơn thuế GTGT