Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ & may mặc Trương Thanh Minh

n viên và hiện tại  công  ty  đã  có  hơn  100  nhân  viên.Từ khi bắt  đầu  đi  vào  hoạt  động,  công   ty  đã  chú   trọng vào việc nghiên cứu, luôn quan tâm  đến thị hiếu của  người tiêu dùng, phát triển không ngừng về mẫu mã, nguồn nguyên liệu,  đầu   tư  máy  móc,   trang   thiết bị hiện  đại,   làm  đòn  bẫy cho sự phát triển bền vững. Vì là nhà cung cấp vải trực tiếp, nên TTM có lợi thế trong việc chủ động chất liệu, chủ động thời gian giao hàng và giá cả hợp  lý  hơn.  Bên  cạnh  đó,  tất cả các sản phẩm của  TTM  đều  được sản xuất chuyên nghiệp và giám sát sản xuất chặt chẽ, vì thế sản phẩm của  TTM  luôn  đảm bảo về chất  lượng,  độ sắc sảo  và  đồng đều giữa các sản phẩm. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 3 Sản phẩm của   công   ty   đã   có  mặt rộng rãi ở hệ thống các siêu thị Co-op Mart, BigC,  Vinatax…trên  cả nước  và  công  ty  cũng  đã  có  hệ thống các cửa hàng trên các tuyến  đường lớn của Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Công  ty  đang  dần phát triển lớn mạnh và khẳng  định  thương  hiệu của mình. I.2. Xưởng sản xuất và hệ thống các showroom Xưởng sản xuất: 94/2 Nguyễn  Văn  Quá,  Phường  Đông  Hưng  Thuận, TP Hồ Chí Minh. Hệ thống các showroom  Hệ thống cửa hàng tại TP HCM Cửa  hàng  251  Quang  Trung,  Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM Điện thoại: (08) 22183029 Cửa hàng 342 Nguyễn Đình  Chiểu,  Phường 4, Quận 3. TP HCM Điện thoại: (08) 66795760 Cửa hàng 534 Nguyễn  Trãi,  Phường 8, Quận 5, TP HCM Điện thoại : (08) 22480249 Cửa  hàng  404A  Hai  Bà  Trưng,  Phường  Tân  Định, Quận Phú Nhuận, TP HCM Điện thoại : (08) 22480249 Cửa hàng 276A Cách Mạng  Tháng  8,  Phường 10, Quận 3, TP HCM Điện thoại: (08) 22241040  Hệ  thống  cửa  hàng  tại  Hà  Nội Cửa  hàng  25  Đội  Cấn,  Ba  Đình,  Hà  Nội Điện  thoại  :(04) 37228477 Cửa  hàng  25  Đội  Cấn,  Ba  Đình,  Hà  Nội Điện  thoại:  (04)  37228477 Cửa  hàng  130  Phố  Huế,  Hoàn  Kiếm,  Hà  Nội Điện  thoại:  (04)  39430062 Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 4 I.3. Lĩnh  vực kinh doanh a) Ngành nghề kinh doanh May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú) Hoạt  động thiết kế chuyên dụng. Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép. Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh. Sản xuất hàng may sẵn. Sản xuất trang phục dệt  kim,  đan  móc. b) Chức  năng và Nhiệm vụ Kinh  doanh  đúng  ngành  nghề đăng   ký và thực hiện đúng   theo  mục tiêu hoạt động của công ty. Hoàn thành về chất  lượng sản phẩm và các kế hoạch cung cấp hàng hoá do Nhà Nước giao. Hoàn thiện kế hoạch hoạt  động  hàng  năm. Hạch toán và báo cáo thực trạng theo chế độ nhà  nước  qui  định. Hiểu  rõ  và  đáp  ứng  như  cầu của khách hàng. Tạo sự thân thiện trong phong cách sản phẩm, dịch vụ, nhân viên. Ứng dụng công nghệ, chất liệu mới và thiết kế sáng tạo   để gia   tăng   giá   trị khách hàng. II. THỰC TRẠNG HOẠT  ĐỘNG II.1. Khái quát tình hình hoạt  động từ năm  2008  đến nay Ngay từ khi mới thành lập, tình hình kinh tế Việt Nam rơi  vào  khủng hoảng nên gặp rất nhiều  khó  khăn  trong  việc sản xuất kinh doanh, vì thế doanh thu bán hàng còn rất  ít  chưa  tạo  ra  được lợi nhuận. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 5 Năm  2009  kinh  tế toàn cầu có phẩn bình ổn  nên  công  ty  cũng  đi  vào  hoạt  động khá sôi nổi  và  đạt  được doanh thu lớn, tuy nhiên lợi nhuận thu về không  đáng  kể, do còn quá nhiều khoản phải  đầu  tư  vốn và mở rộng chiến  lược kinh doanh. Tuy gặp rất nhiều  khó  khăn  nhưng  công  ty  vẫn  đứng vững và phát triển  đến ngày hôm nay. Hiện nay công ty không còn lo ngại nhiều về các  đối thủ cạnh tranh do sắp tới công ty sẽ tung ra thị trường rất nhiều sản phẩm mới. Vì vậy  đây  cũng  là  cơ   sở để công ty khẳng  định  đẳng cấp  và  đứng vững  trên  thương  trường. II.2. Các nhân tố ảnh  hưởng  đến hoạt  động sản xuất trong thời gian qua - Nhân tố bên trong Trong  giai  đoạn  đầu   tiên,  công   ty  đã  gặp  không   ít   khó  khăn,  nhân  sự chưa  hoàn   chỉnh, chỉ có  15  người, số lượng sản phẩm không  đáp  ứng kịp nhu cầu tiêu thụ của thị trường,  đôi  khi  chất  lượng bị suy giảm, nhiều sản phẩm bị lỗi làm ảnh  hưởng đến doanh thu tiêu thụ của công ty một  cách  đáng  kể mà nguyên nhân chính là do sự thiếu ổn  định nhân  công  lao  động trực tiếp. Thiếu  lao  động lành nghề vì  đa  số nhân  công  đều xuất thân từ các tỉnh, vùng quê nên có sự biến  động mạnh về nguồn lực  lao  động mỗi khi Tết  đến. Một số công nhân mới tay nghề chưa  cao  làm  cho  chất  lượng sản phẩm giảm một cách rõ rệt. Bên cạnh  đó,  nhân  sự của  công  ty  chưa  thật sự am hiểu kinh doanh nên còn không ít  khó  khăn  trong  việc tiếp cận thực hiện chiến  lược kinh doanh, và thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt,   đó   cũng   là   khó   khăn   chung   của các doanh nghiệp trong nước. Nhưng  với sự nổ lực của  mình,  công  ty  đã  từng  bước khắc phục  được những khó khăn  ban  đầu,  công  ty  đã  thực hiện công tác huấn luyện,  đào  tạo  đội  ngũ  nhân  viên   chuyên nghiệp. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 6 - Nhân tố bên ngoài Thị trường cạnh tranh rất khắc nghiệt, khó tìm kiếm  được nguồn tiêu thụ dài lâu, ổn  định. Thị hiếu  người tiêu dùng rất  đa  dạng. Xu  hướng thời trang liên tục thay  đổi: bất kỳ sản phẩm  nào  đưa  ra  thị trường dù ngắn hay dài ngày đều có chu kỳ sống của nó. Tùy vùng miền,  tùy  vào  điều kiện thời tiết, sở thích, lứa tuổi…nên phải liên tục tạo ra nhiều mẫu mới, phù hợp để đáp  ứng cho khách hàng. II.3. Phương  hướng phát triển trong thời gian tới Doanh nghiệp tiếp tục cải tiến  phương  pháp  hoạt  động  kinh  doanh,  đầu  tư  có  hiệu quả vài các ngành nghể, các sản phẩm. Nhằm khẳng  định   thương  hiệu và vị thế trên  thương  trường,  công  ty  đang  cố gắng hoàn thành những  định  hướng  đề ra, cụ thể như  sau: _ Tiếp tục thực hiện   đầy  đủ nghĩa   vụ, chính sách kinh tế pháp luật  đối với nhà nước, chấp hành nghiêm chỉnh  các  quy  định của pháp luật. _ Tổ chức tìm kiếm, mở rộng thị trường phân phối sản phẩm hàng hóa trong cả nước. _ Tiếp tục cộng  tác,  quan  tâm  đến  khách  hàng  để nâng cao chất  lượng sản phẩm, duy trì mở rộng thị phần. _ Huấn luyện   đội   ngũ   nhân   viên   có   trình   độ và kinh nghiệm,   có   đạo   đức nghề nghiệp. _ Lên kế hoạch về những  chương  trình  tri  ân  khách  hàng  để duy trì mối quan hệ giữa công ty với các nhà phân phối  cũng  như  người tiêu dùng. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 7 III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ III.1. Cơ  cấu tổ chức Hình 1:  Sơ  đồ cơ  cấu tổ chức III.2. Chức  năng,  nhiệm vụ của các phòng ban Giám   đốc: Là   người   đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, chịu trách nhiệm  chung  cho  công  ty,  đại diện cho công ty kí kết các hợp đồng kinh tế với  các  đơn  vị bên ngoài. Lập công bố chính sách chất   lượng. Quản lý toàn bộ vốn và tài sản. Miễn nhiệm, bổ nhiệm cách thức tổ chức, phân bố quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận của công ty. Trực tiếp điều hành và quản lý, chịu trách nhiệm và giám sát quá trình sản xuất.  Đưa  ra   các mục tiêu, chiến  lược  để tồn tại và phát triển vững chắc. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 8 Phó  giám  đốc: Giữ vai trò theo dõi các kế hoạch và các tình hình kinh doanh  qua  các  đơn  đặt hàng. Bên cạnh  đó,  Phó  giám  đốc cùng với  giám  đốc bàn bạc thống nhất ra quyết  định,  cũng  như  trực tiếp quản lý các phòng ban trong công ty. Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch và hoàn thành kế hoạch, chỉ tiêu  đề ra. Trực tiếp nhận  đơn  đặt hàng của  các  đại lý, chào hàng và phát triển thị trường.  Tham  mưu  cho  Ban  tổng  giám  đốc về các  chính  sách  ưu  đãi  nhằm giữ chân khách hàng truyền thống. Lập các kế hoạch về chính sách giá cả, chính sách chiết khấu. Viết báo cáo về việc thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng. Phòng cung ứng: Chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu sản xuất, quản lý kho. Phòng thiết kế: Tìm hiểu, nghiên cứu và hiện thực hoá các ý tưởng phát triển sản phẩm mới bằng các thiết kế, bản vẽ, mẫu thử. Kiểm   tra,   đánh   giá,   lập quy chuẩn, xây dựng tiêu chuẩn cho các sản phẩm mới. Phân tích, thử nghiệm   tính   năng,   công   dụng, các yếu tố về kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm mới hoặc sản phẩm dự kiến phát triển mới. Tìm kiếm,  khai  thác  được các công nghệ mới và/hoặc mở rộng mạng lưới gia công. Tìm kiếm và tiếp nhận các công nghệ và thiết bị sản xuất mới (ngoài những công nghệ và thiết bị công  ty  đang  sử dụng) nhằm  đáp  ứng nhu cầu về thiết bị công nghệ để phát triển sản phẩm mới/dự án mới của công ty. Nghiên cứu các ứng dụng về công nghệ mới  đưa vào sản xuất nhằm mục  đích   tiết kiệm chi phí và phát triển sản phẩm mới. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 9 Phòng hành chính nhân sự: Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc  trong  Phòng  để hoàn thành kế hoạch  ngân  sách  năm,  kế hoach công việc của  phòng/ban  đã  được phê duyệt từng thời kỳ. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ  cán  bộ, công nhân viên. Lập và theo dõi mọi vấn đề liên  quan  đến BHXH, BHYT,  KPCĐ. Theo dõi chấm công hàng ngày, lập và tổ chức công tác thi đua  khen  thưởng, kỷ luật  cho  công  nhân  viên.  Tham  mưu  cho  ban  giám  đốc về quản lý, tổ chức nhân sự, hình thành và bổ sung một  đội  ngũ  cán  bộ công nhân  viên  có  đủ trình  độ năng  lực,  tham  mưu  về công tác quản lý hành chính, bảo vệ và  chăm  lo  đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Phòng kế toán: Là bộ phận giám sát các nguồn thu – chi, giúp cho chủ doanh nghiệp vềcông tác tổ chức, quản lí toàn bộ nguồn tài chính của công ty, cân  đối tài sản và nguồn vốn. Trợ lý  cho  giám  đốc về hoạt  động kinh doanh và sử dụng vốn. Chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra các chế độ kế toán  đang  áp  dụng, tính toán giá thành sản phẩm, tham gia xây dựng các kế hoạch và chiến lược doanh, ghi sổ sách, lập chứng từ, báo cáo tình hình hoạt   động của doanh nghiệp, quan hệ với các ngân hàng, theo dõi và thực hiện các nghĩa  vụ đối với nhà  nước. Giao dịch, mua bán với  đối tác, khách hàng. Phòng Marketing: Lập hồ sơ  thị trường và dự báo doanh thu. Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm  năng. Phân khúc thị trường,  xác  định mục  tiêu,  định vị thương  hiệu. Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện   trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng  nhà  hàng,….). Nâng cao dịch vụ chăm  sóc  khách  hàng. Xưởng sản suất: Xưởng có chức  năng  tiếp nhận, quản lý vận hành các thiết bị nhà  máy  để sản xuất sản phẩm theo kế hoạch sản xuất  được  Giám  đốc Công ty phê duyệt. Quản lý tài sản,  phương   tiện, thiết bị, vật   tư  do  công   ty   trang bị phục vụ yêu cầu sản xuất. Tổ chức việc học tập, huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên vận  hành  theo  Quy  định của Công ty. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 10 IV. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN IV.1. Cơ  cấu tổ chức bộ máy kế toán Hình 2: Sơ  đồ tổ chức bộ máy kế toán IV.2. Chức  năng,  nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán   trưởng: Là   người chịu trách nhiệm   trước pháp luật về báo cáo tài chính mà doanh nghiệp lập. Quản lý chung, kiểm tra toàn bộ việc luân chuyển chứng từ kế toán và các hoạt  động  liên  quan  đến tài chính công ty. Phân tích các hoạt  động tài chính kinh doanh của công ty theo số liệu kế toán  để cung cấp giám đốc những thông tin chính xác về tình hình tài chính và sản xuất kinh doanh của công ty. Giải quyết xử lí các khoản thiếu hụt, mất  mát,  hư  hỏng, các khoản khó đòi và thiệt hại khác. Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trực tiếp với kế toán  trưởng về việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các báo cáo tổng hợp. Quản lí, cấp   phát   lưu   hóa   đơn   bán   hàng,   kiểm tra tình hình sử dụng   hóa   đơn,   hạch toán doanh thu. Lập  báo  cáo  tài  chính  cho  cơ  quan  nhà  nước, kiểm tra chứng từ nhập hàng hóa và chứng từ ghi sổ, kiểm  tra  báo  cáo  VAT  đầu  ra  đầu vào, kiểm tra các báo cáo mà nhân viên lập, kiểm tra các chứng từ sổ sách của  các  đại lý. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 11 Kế toán lương   bảo hiểm: Lập bảng tổng hợp   lương,   tính  mức   lương   thanh   toán cho công nhân viên, kiểm tra hợp  đồng  lao  động BHXH, BHYT, quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Kế toán thanh toán công nợ: Theo dõi các khoản vay ngắn hạn, theo dõi lập sổ báo  cáo  thu  chi,  báo  cáo  định kì, các khoản thu chi của từng ngân hàng.Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp, liên hệ trực tiếp bộ phận nhận  hàng  để lấy số liệu. Nhắc nhở thanh  toán  đúng  hạn  cho  đơn  vị ủy  thác  để tránh trễ hẹn, thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán hàng hóa sản suất giá thành: Chịu trách nhiệm xuất nhập kho hàng hoá và quản lý tồn kho chính xác. Lên chứng từ ghi sổ và vào sổ chi tiết hàng hóa xuất – nhập. Hạch toán doanh thu nhập xuất hàng hóa của  đại lí. Cuối tháng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Theo dõi toàn bộ quy trình nhập, xuất tồn kho thành phẩm, bán thành phẩm.  Thường xuyên cập nhật   đối chiếu số liệu với thủ kho  để phản  ánh  đầy  đủ và chính xác số lượng nhập kho. Nhập báo cáo nhập-xuất-tồn hàng hóa. Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm quản lý sổ sách thuế, báo cáo thuế hàng tháng, quý,  năm.   Thủ kho: Tiếp cận kịp thời chính xác các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất của doanh nghiệp.  Lưu  trữ thông tin về tình trạng sử dụng và tình trạng của nguyên liệu. Báo cáo nhập kho cho phòng kế toán. Báo cáo tiến  độ nhập kho cho phòng kinh doanh. V. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN V.1. Niên  độ kế toán Áp dụng từ ngày  01/01  đến ngày 31/12 hằng  năm. Đơn  vị tiền tệ:  VNĐ  (Việt  Nam  đồng), công ty áp dụng tổ chức kế toán độc lập theo hình thứ - . Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 12 V.2. Trình tự ghi sổ kế toán Hình 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Kí – Sổ Cái Giải thích: (1) Hàng ngày, kế toán   căn   cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại  đã  được kiểm  tra  và  được dùng làm  căn  cứ ghi sổ,  trước hết  xác  định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có  để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại)  được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 13 được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…)  phát  sinh  nhiều lần trong một ngày hoặc  định kỳ 1  đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã  ghi  Sổ Nhật ký - Sổ Cái,  được  dùng  để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau  khi  đã  phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái  để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối   tháng.  Căn  cứ vào số phát   sinh  các   tháng   trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu   quý   đến cuối tháng  này.  Căn  cứ vào số dư  đầu  tháng  (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư  cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm   tra,   đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải  đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng  số  tiền  của  cột  phát  sinh  ở  Nhật  ký =  Tổng  số  phát  sinh  Nợ  của   tất  cả  các  Tài  khoản =  Tổng  số  phát  sinh  Có  của  tất  cả  các  Tài  khoản. Tổng  số  dư  Nợ  các  Tài  khoản =  Tổng  số  dư  Có  các  Tài  khoản. (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết  cũng  phải  được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư   cuối tháng của từng   đối tượng.  Căn cứ vào số liệu khoá sổ của  các  đối  tượng lập  “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu  trên  “Bảng tổng hợp chi tiết”   được   đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư   cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái  và  trên  “Bảng tổng hợp chi tiết”  sau  khi   khóa sổ được kiểm  tra,  đối chiếu nếu khớp,  đúng  sẽ được sử dụng  để lập báo cáo tài chính. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 14 V.3. Chế độ kiểm toán Hệ thống sổ kế toán + Sổ nhật ký chung + Sổ Cái + Bảng  cân  đối phát sinh + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ kế toán chi tiết tiền mặt + Sổ tiền gởi ngân hàng + Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá + Sổ chi tiết tài sản + Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết doanh thu – chi phí V.4. Hệ thống báo cáo, chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ bao gồm hai loại: chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn - Chứng từ bắt buộc theo Quyết   định số 48/2006/QĐ-BTC là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ bắt buộc   được áp dụng thống nhất  cho  các   lĩnh  vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. Chứng  từ  bắt  buộc  gồm: Phiếu  thu,  phiếu  chi,  biên  lai  thu  tiền,  hóa  đơn   GTGT,  hóa  đơn  bán  hàng  thông  thường,  phiếu  xuất  kho  kiêm  vận  chuyển  nội  bộ,   phiếu  xuất  kho  hàng  gửi  đại  lý,  hóa  đơn  dịch  vụ  cho  thuê  tài  chính,  bảng  kê  thu   mua  hàng  hoá  mua  vào  không  có  hoá  đơn. - Chứng  từ  hướng  dẫn là  những  chứng  từ  kế  toán  sử  dụng  trong  nội  bộ  đơn  vị.   Nhà  nước  chỉ  hướng  dẫn  các  chỉ  tiêu  đặc  trưng  làm  cơ  sở  để  các  đơn  vị  dựa  trên   đó  mà  vận  dụng  một  cách  thích  hợp  vào  từng  tình  huống  cụ  thể.  Chẳng  hạn  như   Phiếu   xuất   kho,   Phiếu   nhập   kho.Chứng từ về lao   động tiền   lương:   bảng chấm công, bảng  lương…  Chứng từ mua hàng hóa: hợp  đồng kinh tế,  đơn  đặt  hàng… Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 15 PHẦN 2: NỘI DUNG THỰC TẬP I. CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN I.1. Tìm hiểu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.  Phiếu thu Có 2 liên là màu trắng và hồng. Liên trắng ghi nội dung thu của các nghiệp vụ như  bán  hàng,  thu  tiền khách hàng trả nợ và  lưu  lại công ty. Còn liên hồng là bản sao từ liên trắng và  đưa  cho  khách  hàng. Hình 4: Hình minh hoạ mẫu phiếu thu Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 16  Phiếu chi Chỉ có 1 liên trắng. Ghi lại những khoản  công  ty  đã  chi  như  là  tiền vận chuyển hàng hoá, tiền  điện thoại,   điện, mạng, tiền  nước uống...bất kể nghiệp vụ nào công  ty  đã  chi  trả đều phải lập phiếu chi cụ thể và  rõ  ràng.  Để lưu  lại làm hồ sơ   và cuối tháng báo cáo chi tiết  cho  giám  đốc. Hình 5: Hình minh hoạ mẫu phiếu chi  Phiếu nhập kho Có hai liên trắng   và   xanh   dương.   Liên   trắng   cũng   là   liên   chính   để ghi các nghiệp vụ phát sinh nhập hay xuất  kho  đi  nơi  khác.  Còn  liên  xanh  dương  là  bản sao của liên trắng,   tách   ra  đưa   cho  nguời vận chuyển  hàng  đến  nơi   cần xuất hoặc nhập  và  giao  cho  khách  hàng  (  người nhận hàng). Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 17 Hình 6: Hình minh hoạ mẫu nhập kho  Phiếu xuất kho Khi có nghiệp vụ phát sinh: chuyển hàng hoá từ văn  phòng  đại diện  đến  nơi   khác, giao cho khách hàng thì phải lập phiếu xuất kho. Vận chuyển hàng hoá lên  xe,  sau  đó  kiểm tra hàng lại một lần nữa, kiểm  tra  kĩ  số luợng  có  đúng  với trong nội dung hàng sẽ xuất đi.   Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 18 Nếu kiểm  kê  đúng  hết  thì  đưa  cho  người vận chuyển hàng kí tên xác nhận  đã   nhận  đủ hàng, ở phần  “Người  giao”  (trên   liên   trắng). Giám  Đốc kí xác nhận, sau   đó   thì tách liên xanh (bản   sao)   đưa   cho   người vận chuyển   để giao cho khách hàng. Hình 7: Hình minh hoạ mẫu phiếu xuất kho I.2. Nhập  hóa  đơn  GTGT  đầu  ra,  đầu vào Có lẽ trong suốt quá trình thực tập,  đây  là  công  việc  mà  tôi  được tiếp cận nhiều nhất. Với những  hóa  đơn  GTGT  mua  vào  và  bán  ra,  tôi  được  hướng dẫn cách nhập liệu những chi tiết  trên  hóa  đơn  vào  phần mềm excel. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 19 Trước tiên tôi quan sát và ghi chú lại, trình tự nhập liệu  các  hóa  đơn  GTGT  vào excel. Những nội dung quan trọng mà tôi cần phải nhập dựa   trên  hóa  đơn   là: ngày  tháng  năm, số chứng từ, mã chứng từ, ký hiệu  hóa  đơn,  số hóa  đơn,   tên đơn   vị bán hoặc tên khách hàng, mã số thuế,   tên   hàng   hóa,   đơn   vị tính, số lượng,  đơn  giá  và  thuế suất… Công việc  dường  như  có  vẻ khá  đơn  giản, chỉ cần dựa vào thông tin sẵn có trên hóa  đơn  rồi nhập vào phần mềm, tuy vậy  nhưng  nó  đòi  hỏi tính tập trung và cả sự nhẫn nại vì có cả hàng  trăm  hóa  đơn  mua vào và bán ra với nội dung và toàn bộ thông tin khác nhau nên phải hết sức cẩn thận  để tránh nhầm lẫn,  sai  sót,  đặc biệt quan trọng nhất phải chú ý vào cột doanh số chưa  có   thuế GTGT và cột Thuế GTGT vì nó ảnh  hưởng  đến báo cáo thuế và báo cáo tài chính… Hình 8: Hình minh họa bảng  kê  hóa  đơn,  chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 20 Hình 9: Hình minh họa bảng  kê  hóa  đơn,  chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra Bài học kinh nghiệm: Đối với việc nhập liệu bảng  kê  hóa  đơn  GTGT  bán  ra   có lẽ đơn  giản  hơn  vì  chỉ cần dựa vào sổ hóa  đơn  đã  được sắp xếp sẵn trình tự ngày tháng, số hóa  đơn…nên  chỉ cần nhập chính xác những thông tin còn lại. Một  lưu  ý  nhỏ khi nhập  hóa  đơn  bán  ra  là  có  những  hóa  đơn  bị hủy, cần phải lưu  ý  để tránh nhập  dư.  Còn đối với bảng  kê  hóa  đơn  GTGT  mua  vào  thì  phức tạp  hơn,  vì  có  rất nhiều loại  hóa  đơn  với nội dung và cách thức trình bày khác nhau,  đòi  hỏi phải   lưu  ý   thật kỹ những   thông   tin   trên  hóa  đơn  để nhập chính xác. Tuy  đã  hết sức cẩn thận  nhưng  tôi  vẫn không thể tránh được những sai sót nhỏ khi nhập liệu.  Khi  đọc  1  hóa  đơn  GTGT  mua   vào,   điều  đầu tiên mà tôi quan sát là ngày tháng lập  hóa  đơn  để có thể insert  row  theo  đúng  thứ tự của bảng  kê,  sau  đó  là  nhập các dữ liệu cần thiết khác. Sau khi nhập xong, cần phải kiểm tra thêm lần nữa rồi sắp xếp tờ hóa  đơn  đó   theo   thứ tự tương  ứng  như   trong bảng kê. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 21 I.3. Tìm hiểu cách viết  hóa  đơn  vào  sổ và  cách  điều chỉnh  hóa  đơn Vì  đây   là   công   việc  đòi  hỏi sự cẩn thận và chính xác, viết  hóa  đơn   trực tiếp bằng tay vào sổ hóa  đơn  nên  công  việc chính của tôi là quan sát và học hỏi. Dựa vào những  đơn  đặt hàng của  đối tác, khách hàng, hệ thống các siêu thị, chi nhánh cửa  hàng,  đại lý phân phối…sẽ viết thông tin trực tiếp vào sổ hóa  đơn.   Sổ hóa  đơn  bao  gồm  50  hóa  đơn,  trong  đó  có  3  liên,  1  liên  màu  trắng  để viết thông tin trực tiếp và  được   lưu   tại sổ hóa  đơn, liên 2 màu hồng  để đưa  cho   khách  hàng,  và  liên  3  màu  xanh  để lưu  lại trong công  ty  và  liên  2  liên  3  được đóng  sẵn con dấu tên của  giám  đốc, khi viết  hóa  đơn  xong  sẽ được chuyển lên cho  giám  đốc kí duyệt. Đầu   tiên   là   ghi  hóa  đơn   theo  đúng  ngày  mà   đối   tác  đặt hàng. Tiếp theo viết thông tin cần thiết  như   tên  khách  hàng,   tên  đơn  vị, mã số thuế,  địa chỉ, hình thức  thanh  toán.  Sau  đó,  viết  tên  hàng  hóa,  đơn  vị tính, số lượng,  đơn  giá,  thành   tiền, thuế suất, tổng cộng tiền  thanh  toán… Một  lưu  ý  nhỏ là những mặt hàng cùng loại phải được viết liền với nhau theo thứ tự mã  tăng  dần  để tiện cho việc thống kê hàng hóa. Viết  hóa  đơn  phải rõ ràng,  không  được chỉnh sửa, gạch xoá. Nếu  như  viết sai, thì gắp cả 3 liên của hóa  đơn  đó  lại, viết  sang  hóa  đơn  khác.  Trường hợp nếu muốn hủy  hóa  đơn  đã   được  giám  đốc kí duyệt,   và   liên  2  đã  đưa  cho  khách  hàng…thì  phải lập biên bản hủy và thu hồi  hóa  đơn  có  chữ ký  và  đóng  mọc của cả 2 bên nhận và bên giao  hóa  đơn.   Bài học kinh nghiệm: Qua công việc  này  đã  giúp  tôi  biết  được cách thức viết hóa  đơn,  cách  lưu  trữ và  giao  hóa  đơn.  Rèn  luyện tính cẩn thận  để viết  hóa  đơn   cho  chính  xác.  Qua  đó,  tôi  cũng  biết cách xử lý  khi  hóa  đơn  bị sai sót. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 22 II.4. Thống kê số lượng hàng hóa bán ra Dựa vào cuốn  hóa  đơn  GTGT  hàng  hóa  bán  ra,  tôi  được giao nhiệm vụ thống kê số lượng của từng loại   hàng   hóa   trên   1   hóa   đơn   rồi nhập vào phần mềm excel  để tính tổng. Bài học kinh nghiệm: Tuy công việc có vẻ khá  đơn  giản  nhưng  trong  lúc  làm   việc không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn vì có rất nhiều mặt hàng khác nhau, với số lượng  đặt hàng khá lớn, do vậy phải cẩn thận trong lúc tính toán và nhập liệu. II.5. Lập bảng thống kê số tiền mua NVL, vải, hàng gia công theo từng  hóa  đơn  mua  vào. Hình 10: hình minh họa bảng thống kê số tiền mua Vải, hàng gia công, NVL khác. Dựa  vào  hoa  đơn  của từng tháng, nhiệm vụ của tôi là lọc ra những  hóa  đơn  mua   vải, hàng may gia công, và nguyên vật liệu  khác  như  dây   thun,   chỉ, nút, bao nilon, giấy nhiệt, thẻ bài…và  sau  đó  nhập vào bảng theo thứ tự số hóa  đơn,  số lượng,  đơn  giá,  thành  tiền. Bài học kinh nghiệm: Trong một xấp   hóa   đơn   của từng tháng bao gồm rất nhiều loại  hóa  đơn.  Tôi  phải cẩn thận lọc ra những  hóa  đơn   theo  yêu  cầu và nhập vào bảng. Công việc  tuy  không  quá  khó  nhưng  nó  đòi  hỏi sự tập trung vì những  hóa  đơn  có  vẻ tương  đồng nhau, nếu  lơ  là  sẽ rất dễ dẫn  đến việc nhập thiếu hoặc  sai  hóa  đơn.   Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 23 II. CÔNG VIỆC  VĂN  PHÒNG II.1. Sắp xếp  hóa  đơn, chứng từ Mỗi lần nhập hàng cho hệ thống siêu thị Coop  Mart,  BigC,  Vinatex,  Thương  xá   Tax,  công  ty  đều phải xuất  hóa  đơn  đỏ cho các siêu thị và  lưu  giữ lại  hóa  đơn   xanh.  Sau  đó,  sắp xếp lại  các  hóa  đơn  xanh  theo  thứ tự số hóa  đơn  tăng  dần  để tiện cho việc nhập  hóa  đơn  và  kiểm tra. Sắp xếp những giấy báo nợ, giấy báo có hay phiếu thu phí dịch vụ VND của công ty, phân loại theo từng tháng, rồi xếp theo thứ tự ngày từ nhỏ đến lớn, sau đó  bấm lại thành từng tháng, riêng từ loại báo nợ, báo có và thu phí dịch vụ. Và lưu  lại trong bộ hồ sơ  của công ty, cất vào tủ. Bài học kinh nghiệm: sắp xếp   hóa   đơn   đòi  hỏi phải cẩn thận, chính xác về ngày tháng, thứ tự số hóa  đơn.  Như  vậy sẽ dễ dàng và thuận tiện cho việc nhập dữ liệu,  lưu  trữ.Khi cần tìm lại những  hóa  đơn,  chứng từ cần thiết sẽ dễ dàng tìm thấy, không bị mất nhiều thời gian. II.2. Soạn thảo  văn  bản Với những kỹ năng  đã  được học trong môn Tin học  Đại  cương  về soạn thảo văn  bản, tôi có thể giúp các chị nhân  viên  đánh  máy  văn  bản một cách nhanh chóng và chính xác.Những  văn  bản, quyết  định của  Ban  Giám  Đốc luôn có mẫu sẵn.Vì thế, việc soạn thảo  văn  bản trở nên khá dễ dàng. Bài học kinh nghiệm:tôi học  được là sau khi  đánh  văn  bản, phải kiểm tra lại toàn bộ xem có sai lỗi chính tả hay không, có sai sót trong câu chữ hay không để kịp thời chỉnh sửa. II.3. In hợp  đồng cho nhân viên thời vụ Trên  máy  tính  đã  có  sẵn bản mẫu hợp  đồng cho các nhân viên thời vụ, chỉ cần chỉnh sửa lại một số thông tin chi tiết cho phù hợp, sau khi hoàn tất, bấm print chọn toàn bộ muốn in rồi nhấn ok. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 24 Bài học kinh nghiệm:  Trước khi in, phải kiểm tra lại nội dung bản hợp  đồng đã  chính  xác  chưa,  tổng cộng có bao nhiêu trang. Sau khi in phải  đếm toàn bộ số trang cần  in  để tránh tình trạng  dư  hoặc thiếu. II.4. Viết hợp  đồng cho nhân viên thời vụ Các hợp   đồng   đã   in   ra,   điền tên nhân viên, mức   lương   đã   thỏa thuận, ngày tháng  năm  làm  hợp  đồng.Dựa vào CMND (bản  sao),  điền  đầy  đủ thông tin của nhân  viên.  Trường hợp  nhân  viên  đó  không  có  giấy CMND ( bản sao) trong hồ sơ  lưu  giữ của công ty thì tạm thời cất giữ hợp  đồng  đó  và  sau  đó  liên  lạc với họ đề nghị cung cấp bổ sung  đầy  đủ giấy tờ cần thiết.  Khi  đã  hoàn  tất việc ghi giấy tờ thì  đưa  nhân  viên  ký  tên  và  gửi lên cho  Giám  Đốc  ký  và  đóng  dấu. Bài học kinh nghiệm: Khi viết thông tin của nhân viên thì phải viết cẩn thận, rõ ràng và chính xác. Mức   lương   của nhân viên phải   đúng   với bản báo cáo lương  của  nhân   viên.  Tránh   sai   sót  để không phải   in  hóa  đơn   khác,   lãng  phí   giấy và mất thời gian. II.5. Nhận fax – Gửi fax - Nhận fax: Máy fax của  công  ty  đã  được chỉnh ở chế độ tự nhận  fax,  sau  khi  đã   nhận xong thì phân loại  đó  là  đơn  đặt hàng của từng siêu thị hay  là  văn  bản cần giải quyết gấp.  Sau  đó  chuyển về phòng ban có liên quan để giải quyết. - Sau khi kiểm tra tất cả thông tin, nội  dung  đã  đầy  đủ, số liệu  đúng  thì  lấy sổ lưu   số fax của doanh nghiệp,  cho  văn  bản vào máy fax, bấm số fax,  đợi tín hiệu của người nhận thì bấm nút fax. Bài học kinh nghiệm: Nhận  được fax phải  xem  kĩ  nếu như  không  rõ  nội dung phải gọi  điện thoại  để yêu cầu  bên  đối tác fax lại. Nếu  đó  là  đơn  đặt hàng thì phải    lưu  ý  kỹ ngày giao hàng của  bên  đối tác yêu cầu  để tránh tình trạng giao hàng trễ. Trước khi fax phải kiểm tra xem máy có còn phim, còn giấy không. Khi fax phải  để giấy ngay ngắn  để trành tình trạng kẹt giấy.  Không  được giựt mạnh khi giấy  đang  chạy ra ngoài. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 25 II.6. Trực điện thoại Sau  khi  quan  sát  và  được sự hướng dẫn của chị nhân viên phụ trách công việc trực  điện thoại,  tôi  đã  được thực hành bằng việc nghe điện thoại, ghi nhận các thông   tin   và   hướng dẫn khách hàng liên hệ trực tiếp số điện thoại của các Phòng,   Ban  Đội chuyên môn nghiệp vụ hoặc ghi nhận những phản ánh của nhân dân vào sổ để tiện việc  trình  Ban  Giám  Đốc xử lý. Các kiến thức  đã  học trong môn Kỹ năng  giao  tiếp  đã  giúp  ích  cho  tôi  rất nhiều trong công việc này. Bài học kinh nghiệm:luôn phải có giấy, bút bên cạnh phục vụ cho việc tóm gọn lại  thông  tin  để ghi vào sổ.Nhanh chóng ghi lại chi tiết, cẩn thận  các  đơn   đặt hàng của khách hàng, siêu thị, nhân viên cửa  hàng,  các  đại lý bản lẻ để soạn hàng  đúng  yêu  cầu, tránh tình trạng nhập sai mẫu mã, màu sắc. II.7. Gửi mail cho khách hàng Email trở thành một công cụ nhanh chóng, hữu hiệu  và  được sử dụng rộng rãi nhất  để kết nối với mọi  người,  đặc biệt trong công việc, email thật tiện lợi, cho phép chúng ta kết nối với nhiều  đối   tác,  khách  hàng  cũng  như  cho  phép  mọi người reply một cách nhanh chóng. Tôi đã   tích   lũy  được cho mình cách gửi email cho khách hàng một cách chuyên nghiệp. Khi gửi email cho khách hàng, phải có chủ đề rõ  ràng,  văn  phong  phù  hợp với từng  đối  tượng khách hàng, lời chào phải  đúng  mực.  Và  tôi  thường gửi  mail  cho  khách  hàng  để quảng cáo về những mẫu mới ra, có kèm theo hình ảnh, chất liệu, giá tiền… Bài học kinh nghiệm: Hiện nay, email không còn xa lạ gì với mọi  người,  đặc biệt là những  sinh  viên  như  tôi.  Tuy  nhiên  cách  gửi  mail  cho  khách  hàng  như   thế nào là chuyên nghiệp, lịch sự nhất thì tôi cần phải học hỏi nhiều. Tôi  cũng   rút cho mình một kinh nghiệm là khi gửi  file  đính  kèm,  cách  tốt nhất là chỉ gửi file không có 100Kb và nên giữ những  thông  điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, nhưng   vẫn lịch sự để gửi   đi   thật   nhanh   chóng,   điều   đó   đồng   nghĩa   với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh,   văn   bản phức tạp.  Đặc biệt, trong Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 26 điều kiện ngày nay, có thể upload những  file  đó   lên   internet  qua  những trang chia sẻ như  Google  Docs, facebook.…  và   gửi link cho họ thay   vì   đính   kèm   trong   email.   Cách   làm   này   đơn   giản và thể hiện sự chuyên nghiệp   hơn   rất nhiều. II.8. In mã vạch của sản phẫm. Mỗi sản phẩm, mẫu mã ứng với một có mã vạch sẵn  có  trong  máy  tính.Trước khi cho sản phẩm vào trong bao bì, cần phải in mã vạch và số tiền  tương  ứng với mỗi  mã  để dán lên thẻ bài của sản phẩm.Thống kê tất cả những mẫu mã chưa  dán  giá  tiền,  sau  đó  in  ra  đúng  số lượng  đã thống kê. Bài học kinh nghiệm: Vì có rất nhiều mẫu mã, giá tiền khác nhau nên việc in mã vạch  cũng  rất quan trọng. Mỗi mã số ứng 1 một số tiền khác nhau, khi in phải chọn  đúng  mã  cần thiết  để tránh sai sót trong khi dán mã vạch lên thẻ bài của sản phẩm. Hình 11: hình minh họa cách in mã vạch cho sản phẩm Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 27 III. CÔNG VIỆC KHÁC III.1. Chuẩn bị hàng hóa theo mẫu,  size  để giao hàng. Bước  đầu tiên là tôi phải dán mã vạch và giá tiền lên thẻ bài của công ty.Kiểm tra xem mã vạch có khớp với mã của hàng hóa không. Tiếp theo là xếp hàng hóa  và  cho  vào  bao  bì  đóng  gói  lại.  Sau  đó  sắp xếp các mẫu theo mã số hiệu và theo  size  để tiện cho việc soạn hàng hóa cần thiết. Bài học kinh nghiệm: Công việc  này  tuy  đơn  giản  nhưng  nó  cũng  rèn   luyện cho  tôi  có  được sự tỷ mỹ, nhẫn nại  và  đôi  lúc  cần một  chút  khéo  léo  để không làm rách bao bì hoặc dán mã vạch bị lệch, bị ngược… III.2. Đếm số lượng hàng bị trả về. Với một số mẫu  hàng  không  bán  được ở các siêu thị, sẽ bị trả về. Và lúc này, nhiệm vụ của tôi là phụ chị quản lý kho soạn lại hàng hóa, sắp xếp theo mẫu mã, size, tháo bao bì và gỡ bỏ mã vạch có in sẵn giá, thống kê lại số lượng và đem  cất giữ vào kho. Bài học kinh nghiệm:quacông việc này, tuy không liên quan nhiều  đến chuyên môn  nhưng  tôi  cũng  phần nào hiểu  được sự vất vả của một  người quản lý kho cũng  như  sự khó  khăn  trong  công  việc kinh doanh của  công  ty.  Khi  có  đơn  đặt hàng của  đối tác, công ty phải gấp rút sản xuất hàng hóa một cách nhanh chóng nhưng  vẫn  đảm bảo tiêu chuẩn  để kịp  giao  cho  đúng  với thời hạn  trong  đơn  đặt hàng.  Trước  khi  giao  hàng,  người quản lý kho phải rất vất vả để kịp soạn hàng theo  đúng  mẫu mã, số lượng của  đơn  đặt hàng vì một  đơn đặt có rất nhiều mẫu mã, số lượng, size khác nhau. Tuy vậy, số hàng hóa ấy vẫn có thể sẽ bị trả về nếu  như  tại siêu thị hoặc cửa  hàng,  đại lý bán lẻ không tiêu thụ được. III.3. Đo  áo  để làm khuy, khâu nút. Thời gian tôi thực tập là nhằm vào dịp cuối  năm  vì  thế nên có rất nhiều  đơn  đặt hàng gửi  đến  cho  công   ty,   tuy  đã   tăng  ca   làm   việc ở xưởng sản xuất và các công  nhân  may  đã  làm  việc rất khẩn  trương  nhưng  vẫn không đảm bào sẽ kịp Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 28 giao  hàng  đúng   thời hạn  cho  đối tác. Vì thế mọi  người ở bộ phận  khác  cũng   phải dành một ít thời gian của  mình  để hỗ trợ cho  nhà  xưởng những công việc nhỏ như  làm  khuy  áo,  khâu  nút,  kiểm tra sản phẩm.  Và  tôi  cũng  không  ngoại lệ, mặc   dù   đây   là   công   việc không thuộc trách nhiệm của tôi nhưng   tôi   vẫn cố gắng hỗ trợ các anh chị công nhân may của  công  ty  để sớm hoàn thành kịp tiến độ làm việc. Bài học kinh nghiệm: có thể nói  đây  là  lần  đầu tiên tôi làm những công việc liên quan tới  may   vá,   trong  đợt thực tập này, ngoài những kiến thức chuyên môn  mà  tôi  được  lĩnh  hội,  tôi  còn  có  cơ  hội rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ của mình trong những công việc  đòi  hỏi sự khéo  tay  như  thế này.  Đây  có  lẽ cũng  là   một trải nghiệm thật sự thú vị của tôi. III.4. Dọn kho Vào những ngày cuối  năm,  chị quản lý kho phải rất vất vả trong việc soạn hàng hóa  để giao  cho  khách  hàng  cũng  như  việc kiểm kê những mẫu hàng bị trả về, vì thế nên việc dọn   kho   cũng   là  một cả một vấn   đề với chị ấy.Vì thế trong những lúc rãnh rỗi,  tôi  thường giúp chị sắp xếp hàng hóa một  cách  ngăn  nấp  để tiện cho việc soạn hàng sau này. Bài học kinh nghiệm: Vì sức khỏe của tôi không tốt, tôi không thể thích nghi được   trong  môi   trường nhiều bụi  nên  đây   là   công   việc  mà   tôi   không   thường xuyên làm. III.5. Bán hàng Tôi có một vài lần  được tiếp cận với công việc bán hàng tại các chi nhánh cửa hàng của công ty. Công việc của tôi là giới thiệu cho khách hàng những mẫu mã mới ra, về chất liệu vải, về xu  hướng thời  trang  năm  nay,  về kiểu  dáng…và   tư  vấn  cho  khách  để họ có thể lựa chọn những trang phục phù hợp với từng  đối tượng khách hàng. Bài học kinh nghiệm: Nhờ vào những kiến thức  mà  tôi  đã  học  được trong môn kỹ năng  giao  tiếp, tôi có thể dễ dàng tiếp cận với  khách  hàng  để trao  đổi  cũng   Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 29 như  tư  vấn cho họ có  được sự chọn lựa thích hợp nhất.  Đây  là  công  việc không quá  khó  khăn  với  tôi,  tuy  nhiên,  cái  khó  khăn  nhất của tôi là phải tiếp xúc với những khách hàng có sử dụng thuốc lá. IV. QUY CHẾ - QUY TRÌNH IV.1. Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ thiết bị Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ, thiết bị liên quan trực tiếp tới hai phòng ban: phòng Cung ứng và phòng Kế Toán. Quy trình diễn  ra  như  sau: Hình  12:  Sơ  đồ quy trình mua mới tài sản dụng cụ thiết bị Giải thích: 1) Nhận yêu cầu từ các phòng, ban có nhu cần cần mua thiết bị, tài sản mới. Yêu cầu  này  được  trưởng phòng của  phòng,  ban  đó  đề xuất.  Có  hai  trường hợp: Mua thiết bị, tài sản mới  khi  phòng,  ban  đó  chưa  có.  Trong   trường hợp này sẽ được giải quyết trực tiếp theo tiến trình mẫu. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 30 Mua thiết bị, tài sản mới sau khi có xảy ra tình trạng   hư   hỏng. Trong trường hợp  này,    trưởng phòng của phòng, ban cần phải báo cáo thêm về tờ tình trạng, thông qua tờ trình về việc duyệt  điều kiện kỹ thuật. 2) Sau khi nhận  được biên bản yêu cầu mua sắm thiết bị, tài sản mới từ các phòng ban,   trưởng phòng Cung ứng tiếp nhận và xem xét. Nếu  được thông qua, nhân viên mua sắm của phòng sẽ tổng hợp  các  công  ty  liên  quan  để gửi  thư  mời chào giá hoặc  đấu thầu. 3) Nhân viên mua sắm sẽ tổng kết thông tin thiết bị, tài sản cần  được mua và làm báo  cáo   lên   trưởng  phòng.  Trưởng phòng sẽ chọn  sơ   lược và báo cáo cho ban Giám  Đốc  để ra quyết  định cuối cùng về nhà sản xuất  được chọn. 4) Sau khi nhận  được quyết  định mua sắm từ ban  Giám  Đốc, nhân viên mua sắm sẽ tiến hành liên lạc với nhà sản xuất  và  đặt hàng. 5) Khi thiết bị, tài sản   được   giao   đến,   đại diện phòng Cung ứng hoặc   đại diện phòng có liên quan mua thiết bị cùng  đại diện nhà sản xuất sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng, lập biên bản kiếm tra và tiến  hành  công  đoạn nhập kho dụng cụ, thiết bị. 6) Toàn bộ hồ sơ,  giấy tờ và tài liệu  tài  liên  quan  được chuyển về phòng Kế Toán đề kiểm tra và thông qua. Nếu tất cả giấy tờ đầy  đủ và hợp lệ, phòng Kế Toán sẽ thông qua và duyệt  để trích tiền. Các giấy tờ bao gồm Tờ trình của phòng ban yêu cầu mua sắm thiết bị, tài sản. Bảng báo giá của nhà cung cấp  được chọn. Tờ trình về bản báo giá của phòng Cung ứng. Hoá  đơn  mua  hàng. Biên bản kiểm nhận. Phiếu nhập kho. Giấy  đề nghị chuyển khoản. 7) Phòng ban yêu cầu mua sắm tiến hành kiểm tra và nhận thiết bị. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 31 IV.2. Quy trình bán hàng Hình  13:  Sơ  đồ quy trình bán hàng Giải thích: 1) Bộ phận  kinh  doanh  thăm  dò,  tìm  kiếm và phát hiện ra những khách hàng triển vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm  năng  của mình. Nhân viên bán hàng có thể gửi  thư,  gửi mail hoặc gọi  điện trực tiếp  trước khi quyết định tiếp cận. Bộ phận kinh doanh tìm hiểu  đầy  đủ thông tin của khách hàng trước khi quyết  định tiếp cận. 2) Sau khi giới thiệu hàng hóa, nếu  khách  hàng/  đơn  vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm, công ty tiến hành ký hợp  đồng bán hàng gồm có những nội  dung  như   sau: - Tên,  địa  chỉ,  điện  thoại,  mã  số  thuế,  tài  khoản  ngân  hàng,  người  đại  diện   cho  đơn  vị  bán. - Tên,  địa  chỉ,  điện  thoại,  mã  số  thuế,  tài  khoản  ngân  hàng,  người  đại  diện   cho  đơn  vị  mua. - Danh  mục  các  mặt  hàng  hai  bên  thỏa  thuận  mua  bán. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 32 - Tên/địa   chỉ   đơn   vị   bán,   tên   sản   phấm,   quy   cách   sản   phẩm,   số   lượng,   NSX – HSD,  Số  lô,  đơn  giá,  thành  tiền. - Chất  lượng  hàng  hóa. - Phương  thức  thanh  toán. - Phương  thức  giải  quyết  khiếu  nại,  khiếu  kiện. 3) Nhận  đơn  đặt hàng - Trực  tiếp:  Nhân  viên  kinh  doanh  nhận  đơn  hàng  trực  tiếp  từ  khách  hàng - Gián  tiếp:  Phòng  kinh  doanh  nhận  đặt  hàng  từ  điện  thoại,  fax… Phòng  kinh  doanh  sẽ  kiểm   tra  đơn  đặt  hàng  có  đầy  đủ  chữ  ký  phê  duyệt  của   người  có  thẩm  quyền  bên  phía  bán  hàng.  Trong  đơn  hàng  phải  ghi  đầy  đủ  các   thông   tin:  Tên/địa   chỉ  đơn  vị  bán,   tên   sản  phấm,  quy  cách   sản  phẩm,  NSX   – HSD,   số   lượng,   thời  gian   giao  nhận  vận  chuyển,  địa  điểm  giao  nhận   và  hình   thức   thanh   toán. Kiểm   tra   các   yêu   cầu   trên   đơn   đặt   hàng   đã   đầy   đủ,   rõ   ràng   chưa.  Kiểm  tra  khả  năng  đáp  ứng  yêu  cầu  khách  hàng  của  xưởng  sản  xuất. 4) Làm thủ tục gửi giấy xuất kho Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận  đơn  đặt  hàng,  và  sau  đó  nhân  viên  bán  hàng   sẽ làm thủ tục, gửi giấy xuất kho về phòng cung ứng. 5) Xuất kho Tại phòng cung ứng, quản lý kho sẽ xét duyệt  đơn  đặt hàng và tiến hàng xuất hàng hóa. 6) Xuất  hóa  đơn. Sau  khi  ký  hợp  đồng  phòng  kinh  doanh  xuất  hóa  đơn.  Nội  dung  hóa  đơn  phải   đầy  thông  tin. - Tên,  địa  chỉ,  điện  thoại,  fax,  mã  số  thuế  (  nếu  có),  tài  khoản  ngân  hàng  (nếu   có),  cơ  sở  đặt  hàng,  tên  người  đặt  hàng,  phương  thức  thanh  toán. - Tên   sản  phấm,  quy  cách   sản  phẩm,   số   lượng,  NSX – HSD,   Số   lô,   đơn  giá,   thành  tiền. - Hóa  đơn  phải  có  đầy  đủ  chữ  ký  người  viết  hóa  đơn,  phụ  trách  đơn  vị  ký  và   đóng  dấu. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 33 7) Giao nhận vận chuyển hàng hóa Người giao nhận hoặc  đơn   vị được uy quyền giao nhận phải  được thực hiện việc yêu cầu  cơ  sở mua ký nhận hóa  đơn  chứng từ theo  quy  định.  Trường hợp khách hàng thanh toán ngay phải nộp tiền  đầy  đủ và kịp thời về phòng kế toán hành chính. 8) Khách hàng thanh toán Khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp theo hình thức  đã  kí  nhận trong hợp đồng và phải  đúng  thời hạn quy  định. Khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm  3  liên,  1  liên  lưu  ở bộ phận tài chính kế toán,  1  liên  lưu  ở thủ quỹ để xem lệnh thu tiền, 1 liên giao cho  khách  hàng  để thay cho giấy biên nhận  đã  nhận tiền. Phiếu  thu  được  đánh   số thứ tự trước khi sử dụng  và  đóng  dấu  đã  thanh  toán.   IV.3. Quy trình sản xuất sản phẩm Hình 14: Quy trình sản xuất sản phẩm Giải thích: 1) Phòng thiết kế sẽ tạo mẫu,  may...đưa  lên  ban  giám  đốc xét duyệt. 2) Phòng cung ứng sẽ nhập kho nguyên vật liệu Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 34 3) Nguyên vật liệu  đưa  lên  phòng  cắt. Sau khi trải vải, công nhân tiến  hành  giát  sơ   đồ sao cho tiết kiệm   được nguyên liệu   nhưng   phải   đảm bào chất   lượng sản phẩm. 4) Công  đoạn may: Các sản phẩm cắt  được  đưa  lên  xưởng  may  để ghép thành sản phẩm hoàn chỉnh. 5) Sau khi may, tại  xưởng sản xuất, các thành phẩm tiếp tục  được làm sạch, làm trắng, là thẳng. Quản  lý  xưởng kiểm tra chất  lượng sản phẩm và tiến hành gắn thẻ bài, mã vạch  và  đóng  gói  sản phẩm. 6) Công  đoạn nhập kho: Khi sản phẩm  được hoàn thành sẽ được  đưa  vào  kho, sắp xếp trên kệ ứng với ngày tháng, mẫu mã, size...Thủ kho sẽ trực tiếp kiểm tra hàng hóa và làm phiếu nhập kho. V. KINH NGHIỆM BẢN THÂN V.1. Những  điều  đã  học hỏi trong thời gian thực tập Trong thời gian thực tập tại  Công  ty  TNHH  Thương  Mại Dịch Vụ và May Mặc TRƯƠNG  THANH  MINH,  tôi  được học hỏi và hiểu biết thêm rất nhiều kiến thức mà có lẽ tôi sẽ không tìm thấy từ sách vở.Tôi  đã  được ứng dụng những lý thuyết  đã  học ở nhà  trường vào thực tiễn. Từ những kiến thức  cơ  bản  như  kỹ năng   giao   tiếp với khách hàng, tin học   văn   phòng   cho   đến những kiến thức chuyên ngành kế toán  mà  tôi  đang  theo  học. Hầu  như    tất cả các công việc  mà  tôi  được trãi nghiệm tại  đây,  đều giúp tôi học được tính cẩn thận và tỉ mỉ trong từng thao tác. Những việc ấy  tuy  đơn  giản và rất dễ thành thạo sau vài lần thực  hành  nhưng  đều  đòi  hỏi cẩn thận và chính xác cao. Nếu sai sót sẽ mất khá nhiều thời  gian  để kiểm tra lại.Hai tháng qua, với những công việc  được   giao   cũng  như  những   thông   tin   tôi  đã  quan   sát  và   thu   thập  được,  tôi  đã  quen  thuộc và sử dụng thành thạo các thiết bị văn  phòng  chủ yếu   như  máy   photocopy,  máy   fax,  máy   in…  Bên   cạnh   đó,   những công việc hằng ngày hỗ trợ các chị nhân viên kế toán  cũng  như  các  anh  chị nhà  xưởng Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 35 cũng  đem  lại cho tôi những trải nghiệm hoàn toàn mới mẻ với những công việc mà có lẽ tôi sẽ gặp trong công việc và trong cuộc sống  tương  lai  của mình. Không chỉ những kiến thức trong quá trình làm việc.Bên cạnh  đó  còn  học hỏi nhiều  hơn  trong  cách  ứng xử với cấp  trên,  các  đồng nghiệp, cộng sự. Làm quen với  môi  trường làm việc thực sự bên ngoài xã hội. Phải  đúng  giờ, có kỉ cương   nề nếp, không tự ý nghỉ việc hoặc bỏ về giữa chừng trong giờ làm việc. Môi truờng làm việc thực sự không giống  như  ngồi trên ghế nhà  trường. Trong giờ làm việc  không  được nói chuyện  điện thoại riêng quá lâu, không tự ý dùng  điện thoại của công ty làm việc riêng, không sử dụng máy tính của công ty làm việc khác. Khi làm việc không tốt hoặc làm sai thì phải chấp nhận bị khiển trách và tự điều chỉnh tốt  hơn,  lấy  đó  làm  bài  học kinh nghiệm,  để lần sau không làm sai và  làm  guơng  cho  bản  thân  trong  tương  lai. V.2. Định  hướng  cho  tương  lai Có lẽ khó  khăn  đầu tiên mà không chỉ tôi mà hầu hết các sinh viên thực tập  đầu gặp phải  đó  là  việc phải thích nghi với  môi  trường làm việc mới,  nơi  mà  đòi  hỏi sinh viên phải áp dụng kiến thức  đã  học  vào  môi   trường thực tiễn, công việc đôi  khi  có  một số khác biệt so với những lý thuyết trên sách vở.Sau  đợt thực tập  này,  tôi  đã  dần  làm  quen  được với  môi  trường làm việc công ty. Nếu tôi có thể sắp xếp thời gian hợp lý, nhất  định tôi sẽ tìm cho mình những  cơ  hội làm việc tại những  công  ty  có  môi  trường chuyên nghiệp hơn  để có thể tự tin  hơn   nữa, mở rộng mối quan hệ bằng những  kĩ  năng  mà  tôi  đã  tiếp  thu  được trong trường học và trãi nghiệm  trong  đợt thực tập. Về vấn  đề chuyên môn, mặc  dù  đã  được học một số môn  chuyên  ngành  như   nguyên lý kế toán, kế toán tài chính 1-2, Thuế…  nhưng  cũng  chưa  có  nhiều kinh nghiệm  để áp dụng vào thực tế và  chưa  đủ kiến thức chuyên ngành  để có thể hiểu rõ các công việc ở bộ phận kế toán. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 36 Tôi  chưa  được  có  cơ  hội tiếp cận trực tiếp với  cách  định khoản các nghiệp vụ của  công  ty  nên  đây  có  lẽ là một thiếu sót lớn nhất  trong  đợt thực tập nhận thức này. Qua  đó,  tôi  tự thấy mình phải trang bị kỹ hơn,  nắm vững  hơn  những kiến thức chuyên ngành, tham gia những lớp học nghiệp vụ khác   để có thể khắc phục  được những khuyến  điểm trong lần thực tập này. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 37 KẾT LUẬN Quá trình thực tập nhận thức thực sự có  ý   nghĩa   lớn  đối với bản thân sinh viên chúng  tôi,  đây  là  hành  trang  cần thiết  để chúng tôi chuẩn bị cho công việc sau này. Dù chỉ làm việc có tám tuần  nhưng  tôi có thể biết  được hoạt  động làm việc trong một  công  ty  là  như  thế nào,mang lại cho tôi nhiều kinh nghiệm quý báu dù chỉ là quan  sát  hay  được trực tiếp thực hiện. Với những mục  tiêu  tôi  đề ra  ban  đầu,  tôi  đánh  giá  bản  thân  mình  như  sau: Mục tiêu 1: Tôi có thể hòa nhập nhanh chóng với  môi  trường làm việc thực tiễn. Học tập, rèn luyện   tác   phong   và   thái   độ làm việc   như   một nhân viên thực thụ. Thêm  vào  đó  là  nhờ có sự quan  tâm,  giúp  đỡ và  hướng dẫn tận tình của tất cả mọi người  trong  các  phòng  nơi  tôi  thực tập  đã  giúp  tôi  đạt  được mục tiêu này Mục tiêu 2: Củng cố lại kiến thức chuyên môn, vận dụng những kiến thức  căn   bản  đã  học vào công việc thực tiễn tại doanh nghiệp. Nhờ được học những kiến thức  chuyên  môn  cơ  bản tại  nhà   trường  mà   tôi  đã  có   thể hoàn thành khá tốt các công việc  được giao. Mục tiêu 3: Trau dồi kỹ năng  giao  tiếp, sự tự tin, tác phong làm việc, linh hoạt trong cách xử lý vấn  đề. Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Website: 2. Hướng dẫn viết báo cáo theo chuẩn ISO-5966 Trường  Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 39 PHỤ LỤC 1. Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi. 2. Biên bản  điều chỉnh  hóa  đơn. 3. Đơn  đặt hàng. 4. Hóa  đơn  GTGT  bán  ra. 5. Hóa  đơn  GTGT  mua  vào. 6. Hợp  đồng cho nhân viên thời vụ.