Báo cáo thực tập nhận thức tại Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI NGÀNH KẾ TOÁN Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt Thời gian thực tập : 07/01/2013 đến 16/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn : Bà Huỳnh Thị Mỹ Lan Sinh viên thực hiện : Bùi Thị Thùy Trang Lớp : KT1011 Tháng 3 năm 2013 ii TRÍCH YẾU Kì thực tập là một quá trình cần thiết và quan trọng trong quá trình đào tạo sinh viên của trƣờng Đại học Hoa Sen. Thông qua quá trình thực tập, sinh viên không chỉ đƣợc tiếp thu thêm kiến thức từ môi trƣờng làm việc, biết chủ động áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào cơ quan, doanh nghiệp mà còn tạo đƣợc những mối quan hệ mới, có thêm kinh nghiệm sống và biết cách làm việc trong một tập thể đa dạng. Trong đợt thực tập, tôi đã đƣợc trực tiếp đến cơ quan, doanh nghiệp và tiến hành làm việc nhƣ một nhân viên thực thụ dƣới sự hỗ trợ và giám sát của anh (chị) tại cơ quan. Cùng với sự giúp đỡ của giáo viên hƣớng dẫn, tôi đã hoàn thành kì thực tập nhận thức của mình một cách trọn vẹn nhất. Trải qua đợt thực tập với những kinh nghiệm đã đƣợc ghi chép và thể hiện lại trong quyển báo cáo này, tôi mong muốn mang lại cho quý thầy cô và các bạn cái nhìn khách quan và rõ ràng hơn về những điều đã đƣợc học, đƣợc làm cũng nhƣ những thuận lợi, khó khăn trong thời gian thực tập của mình. iii LỜI CẢM ƠN Qua bài báo cáo thực tập nhận thức này, tôi xin trận trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Bà Huỳnh Thị Mỹ Lan và toàn bộ nhân viên Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt đã tận tình hƣớng dẫn, tạo điều kiện tốt nhất để tôi làm quen với các công việc trong suốt thời gian thực tập cũng nhƣ thu thập đƣợc những tƣ liệu cần thiết phục vụ cho việc làm báo cáo. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Giáo viên hƣớng dẫn thực tập Cô Lê Thị Bích Thảo đã có những chia sẻ, dặn dò quý báu cũng nhƣ giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành bài báo cáo này. Bài báo cáo thực tập nhận thức này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót do thời gian thực tập không nhiều và kiến thức còn nhiều hạn chế, vì thế tôi rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của tất cả các Thầy Cô và các bạn để bài báo cáo đƣợc hoàn thiện hơn. iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ v NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ vi MỤC LỤC TRÍCH YẾU .............................................................................................................................. ii LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................................... iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ...................................................................... iv NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .............................................................................. v MỤC LỤC ................................................................................................................................ vi 1. Nhập đề .............................................................................................................................. 1 2. Giới thiệu Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt ............................................................... 2 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty ........................................................................................ 2 2.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty ........................................................................... 2 2.3 Các công trình tiêu biểu của công ty .......................................................................... 2 2.4 Cơ cấu tổ chức của công ty ......................................................................................... 6  Sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý ............................................................................. 6  Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban .......................................................... 6 2.5 Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế toán ............................................................................. 8  Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán công ty .................................................................. 8  Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán ................................................................ 8  Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH XD Bách Việt: .......................... 9 3. Quá trình thực tập tại công ty .......................................................................................... 11 3.1 Các công việc đã đƣợc thực hiện .................................................................................. 11 3.1.1 Kiểm tra file Thu Chi Tiền Mặt ......................................................................... 11 3.1.2 Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với Bảng kê thuế ........................................ 13 3.1.3 Các công việc văn phòng ................................................................................... 13 3.2 Các công việc quan sát đƣợc ......................................................................................... 16  Lƣu trữ chứng từ, hóa đơn vào file Thu Chi Tiền Mặt ...................................... 16 4. Kết luận ............................................................................................................................ 18 PHỤ LỤC................................................................................................................................. 19 Phụ lục 1: Giấy phép đăng ký kinh doanh ............................................................................... 19 Phụ lục 2:Báo cáo tài chính ..................................................................................................... 21 Phụ lục 2.1: Bảng Cân Đối Kế Toán.................................................................................... 21 Phụ lục 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. ........................................................... 22 vii Phụ lục 2.3: Lƣu chuyển tiền tệ. .......................................................................................... 23 Phụ lục 2.4: Bản thuyết minh Báo cáo tài chính. ................................................................. 24 Phụ lục 3: Hợp đồng kinh tế. ................................................................................................... 25 Phụ lục 3.1: Hợp đồng thi công ........................................................................................... 25 Phụ lục 3.2: Biên bản nghiệm thu hợp đồng. ....................................................................... 26 Phụ lục 3.3: Thanh lý Hợp đồng. ......................................................................................... 27 Phụ lục 4: Sổ quỹ ..................................................................................................................... 29 Phụ lục 5: Tờ khai thuế. ........................................................................................................... 30 Phụ lục 5.1: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào .................................. 31 Phụ lục 6: Phiếu thu ................................................................................................................ 32 Phụ lục 7: Phiếu chi. ................................................................................................................ 33 Phụ lục 7.1:Thanh toán tiền lƣơng công nhật ...................................................................... 33 Phụ lục 7.2: Thanh toán tiền mua hàng ............................................................................... 35 Phụ lục 7.3:Biển bản xác nhận khối lƣợng ......................................................................... 37 Phụ lục 8: Mẫu Thƣ xác nhận Kiểm toán. ............................................................................... 40 1 1. Nhập đề Trong đợt thực tập nhận thức vừa qua, đƣợc sự đồng ý của Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt, tôi đã hoàn thành đợt thực tập của mình tại quý công ty trong thời gian từ ngày 07/01/2013 đến ngày 16/03/2013. Thông qua đợt thực tập, mục tiêu chính mà trƣờng Đại học Hoa Sen đề ra là nhằm tạo điều kiện cho sinh viên:  Hội nhập vào môi trƣờng thực tế của doanh nghiệp.  Vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn của doanh nghiệp.  Biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại doanh nghiệp. Trải qua hơn 5 học kỳ tại trƣờng, tôi đã tích lũy đƣợc một vốn kiến thức chuyên môn nhất định về ngành kế toán và với cơ hội đƣợc thực tập tại phòng kế toán của công ty, tôi hy vọng sẽ có cách nhìn thực tế hơn về nghề nghiệp mình đang theo học cũng nhƣ thấy đƣợc những khó khăn sẽ gặp phải trong nghề. Vì thế mục tiêu tôi đã đặt ra cho bản thân trong đợt thực tập vừa qua là:  Làm quen với môi trƣờng thực tế, hiểu đƣợc cơ cấu tổ chức, mô hình làm việc của công ty.  Hệ thống lại những kiến thức đã đƣợc học qua việc quan sát những công việc thực tế, các quy trình xử lý công việc của công ty. 2 2. Giới thiệu Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty (Nguồn: Giấy phép đăng ký kinh doanh-Phụ lục 1) Logo Công ty Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Bách Việt. Tên giao dịch: BV CO.,LTD. Địa chỉ: Tầng 1, Cao Ốc Saigon Finace Center, Số 9 Đinh Tiên Hoàng, Phƣờng Đa Kao, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh. Giám đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Đức Minh. Giấy phép kinh doanh: 0302869300 Ngày cấp: 27/02/2003 Mã số thuế: 0302869300 Ngày hoạt động: 27/02/2003 Hoạt động chính: Xây dựng dân dụng và công nghiệp. 2.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty (Nguồn: www.bachvietjsc.vn )  Thi công xây dựng các công trình Cao ốc Văn Phòng, Kho Xƣởng, Sân Bãi, Đƣờng, Hệ Thống Cấp Thoát Nƣớc.  San lấp mặt bằng và phân lô theo quy hoạch.  Mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất.  Mua bán và cho thuê máy móc, thiết bị ngành xây dựng. 2.3 Các công trình tiêu biểu của công ty (Nguồn:Brochure Công ty cung cấp)  RICHLAND HILL HOUSING COMPLEX Địa điểm: A745-746 Lê Văn Việt, P.Hiệp Phú, Q9, TPHCM Hạng mục thi công: Diện tích khuôn viên:49.443 m2. Khối A: Văn phòng – DT 31.620 m2. Khối B: Căn hộ & Khu kinh doanh – DT 128.700 m2. Khối C: Căn hộ & Khu thƣơng mại – DT 61.565 m2. Khối E: Nhà trẻ. 3  GOLDEN SQUARE Địa điểm: 211 Nguyễn Chí Thanh, Q. Hải Châu, TP Đà Nẵng. Hạng mục thi công: Khu phức hợp Trung tâm Thƣơng mại, Khách sạn 5sao, Căn hộ cao cấp, Cao ốc văn phòng. Diện tích khuôn viên: 10.644 m2. Diện tích sàn xây dựng: 323.793 m2.  VINAOFFSHORE Fabrication & Engineering LTD Địa điểm: Khu công nghiệp Đông Xuyên, TP Vũng Tàu. Hạng mục thi công: Diện tích nhà xƣởng: 6.000 m2. Thi công hạng mục móng đài cọc, nền xƣởng. Thời gian thi công: 04 tháng.  MITSUBA M-TECH Phase 3 Địa điểm: Khu công nghiệp Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai. Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng: 15.000 m2 Nhà máy hai tầng 10.000 m2 Sàn bê tông cốt thép 5.000 m2 Nhà văn phòng Sân đƣờng và các công trình liên quan. Thời gian thi công: 05 tháng.  FUJI CARBON (Japan) Địa điểm: Khu công nghiệp AMATA, Biên Hòa, Đồng Nai. Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng: 6.000 m2 Nhà máy 2 tầng 3.600 m2 Sàn bê tông cốt thép 1.800 m2 4 Nhà văn phòng Sân đƣờng và các công trình liên quan. Thời gian thi công: 05 tháng.  CAO ỐC HỘI SỞ NGÂN HÀNG ĐÔNG Á Địa điểm: 130 Phan Đăng Lƣu, phƣờng 3, Q.Phú Nhuận, TP HCM Hạng mục thi công Diện tích xây dựng 3.600 m2 Cao ốc 10 tầng + 1tầng hầm Diện tích sàn 360 m2 Thời gian thi công: 07 tháng. (Liên doanh Bách Việt – An Cƣ Đông Á)  N.E.W VIETNAM (Japan) Phase 2 Địa điểm: Khu Công nghiệp AMATA, Biên Hòa – Đồng Nai. Hạng mục thi công: Nhà máy 7.000 m 2 Nhà văn phòng 2tầng 1.230m2 Sân đƣờng và các công trình liên quan. Thời gian thi công: 05 tháng.  SAKAI DENSHI (Japan) SCD-V CO., LTD Địa điểm:Khu công nghiệp Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng 12.800 m2 Nhà máy 2tầng 12.000 m2 Khu xử lý nƣớc thải acid Nhà văn phòng Sân đƣờng và các công trình liên quan. Thời gian thi công:06 tháng  NISSEI DORMITORY Phase 1 Địa điểm: Khu chế xuất Linh Trung 1, Thủ Đức, TPHCM Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng 8.500 m2 5 2 khối nhà 6 tầng Diện tích sàn 850m2 Thời gian thi công: 06 tháng  NISSEI ELECTRIC Phase 3 Địa điểm:khu chế xuất Linh Trung 1, Thủ Đức, TPHCM Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng 7.200m2 Nhà máy 6tầng Diện tích sàn 1.200m2 Thời gian thi công: 05tháng  CAO ỐC TRỤ SỞ ĐÔNG Á BANK CHI NHÁNH BÌNH DƢƠNG Địa điểm:15 Đinh Bộ Lĩnh, TX Thủ Dầu Một, Bình Dƣơng Hạng mục thi công: 2.100m2 gồm: cao ốc 7tầng, 264m2/sàn. Thời gian thi công: 06tháng  MARUHA FACTORY Địa điểm: Khu công nghiệp VSIP II, Bến Cát Bình Dƣơng Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng 5.000m2 Nhà máy 2.500m 2 Nhà văn phòng 2tầng Sân đƣờng và các công trình liên quan. Thời gian thi công: 05tháng.  ONAMBA FACTORY Phase 1 Địa điểm: Khu công nghiệp VSIP II, Bến Cát Bình Dƣơng Hạng mục thi công: Diện tích xây dựng 30.000m2 Nhà máy 5.500m 2 Nhà văn phòng. Sân đƣờng và các công trình liên quan. Thời gian thi công: 06tháng. 6 2.4 Cơ cấu tổ chức của công ty (Nguồn: www.bachvietjsc.vn)  Sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý  Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban  Giám Đốc:  Là ngƣời đứng đầu và điều hành mọi hoạt động trong công ty.  Chịu trách nhiệm chung về các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty; tổ chức và thực hiện tốt các quyết định của Hội đồng thành viên;  Phòng tổ chức hành chánh:  Thực hiện đúng các chính sách cho ngƣời lao động mà nhà nƣớc đã quy định nhƣ: Tiền lƣơng, tiền thƣởng, luật lao động, mua bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho ngƣời lao động,…  Bộ phận hành chính còn chịu trách nhiệm về việc lƣu trữ, đóng dấu, đánh máy, in ấn, phát hành, bảo quản công văn, chỉ thị đi và đến,… bố trí, sắp xếp nơi làm việc cùng các phƣơng tiện dụng cụ cần thiết cho Lãnh đạo công ty và các phòng ban yêu cầu.  Phòng tài chính kế toán:  Kế toán có chức năng thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. 7  Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho nội bộ công ty: Chủ tịch hội đồng quản trị, ban giám đốc. Cũng nhƣ các cơ quan chức năng khi cần nhƣ: cơ quan thống kê, cơ quan thế, ngân hàng, … theo quy định của pháp luật.  Ghi chép, phản ảnh kịp thời, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ, trung thực và khách quan tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tính toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, kết quả hoạt động kinh doanh, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ của nhà nƣớc.  Thực hiện các chế độ kế toán phù hợp với hoạt động của công ty theo chế độ nhà nƣớc. Lập báo cáo định kỳ, kiểm tra, phân tích thông tin, số liệu kế toán để từ đó tham mƣu cho giám đốc vế yêu cầu quản trị, các quyết định kinh tế tài chính trong công ty.  Phòng kỹ thuật:  Tham mƣu giám đốc về kỹ thuật, tiến độ sản xuất, thi công, chất lƣợng sản phẩm, quản lý kỹ thuật thi công, thiết lập bảng vẽ, khảo sát công trình, tiếp nhận các công trình đã đƣợc ký hợp đồng, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán, lập dự toán, lập hồ sơ nghiệm thu khi hoàn tất công trình.  Phòng Kế Hoạch Vật Tư:  Tham mƣu cho Giám Đốc về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh chung trong toàn công ty.  Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, thực hiện báo cáo theo định kỳ.  Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng mua vật tƣ chính cho các công trình do công ty trực tiếp thi công.  Ban chỉ huy công trình:  Trực tiếp quản lý điều hành các công trình xây lắp do công ty trực tiếp quản lý và thi công theo đúng các qui trình, qui chế hoạt động của Ban quản lý công trình; đảm bảo đúng tiến độ, chất lƣợng kỹ thuật và an toàn vệ sinh lao động. 8 2.5 Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế toán (Nguồn: www.bachvietjsc.vn)  Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán công ty  Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán  Kế toán trưởng:  Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám đốc công ty về các mặt hoạt động tài chính kế toán của công ty.  Phụ trách hƣớng dẫn công tác kế toán nhằm thực hiện chế độ hạch toán, báo cáo kế toán thống nhất trong toàn công ty phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nƣớc.  Kế toán tổng hợp:  Tổng hợp chi phí phát sinh và tính giá thành.  Kiểm tra và lập báo cáo quyết toán toàn công ty.  Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán của các bộ phận trong phòng.  Kế toán ngân hàng, thuế và nộp ngân sách nhà nước:  Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng.  Kiểm tra đối chiếu xác nhận với ngân hàng về số tiền gởi trong tài khoản.  Kiểm tra và lập báo cáo kê khai thuế theo định kỳ.  Kế toán thanh toán: KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THUẾ VÀ NỘP NGÂN SÁCH KẾ TOÁN THANH TÓAN KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN CÔNG TRÌNH THỦ QUỸ 9  Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, xác nhận số liệu giữa sổ sách và quỹ tiền mặt.  Kiểm tra chứng từ hoá đơn và đảm bảo việc thanh toán theo đúng quy định trƣớc khi lập chứng từ thu, chi.  Mở sổ kế toán và sổ theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.  Kế toán công nợ (phải thu, phải trả):  Xác nhận và theo dõi công nợ khách hàng  Kế toán công trình:  Theo dõi, tổng hợp báo cáo số liệu phát sinh tại Công trình thi công lên phòng kế toán công ty.  Thủ quỹ:  Kiểm kê và lập biên bản quỹ tiền mặt hàng tháng, quý, năm.  Đối chiếu các khoản thu chi với bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc công ty.  Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH XD Bách Việt:(Nguồn: Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Phụ lục 2.4)  Niên độ kế toán công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm.  Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là: Đồng Việt nam (VNĐ).  Công ty sử dụng các tài khoản kế toán theo qui định của Nhà nƣớc ban hành (Quyết định số 48/ 2006/ QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính). Tuy nhiên theo yêu cầu quản lý, tài khoản của Công ty đƣợc phân ra thành nhiều tài khoản cấp hai theo qui định của Nhà nƣớc.  Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.  Phƣơng pháp kế toán tài sản cố định: Khấu hao theo đƣờng thẳng.  Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: Kiểm kê.  Phƣơng pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền.  Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.  Phƣơng pháp tính các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán VIỆT NAM. 10  Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, các khoản thuế khác đƣợc thực hiện theo qui định của Nhà nƣớc. 11 3. Quá trình thực tập tại công ty 3.1 Các công việc đã đƣợc thực hiện 3.1.1 Kiểm tra file Thu Chi Tiền Mặt (Phụ lục 4-6-7) a. Kiểm tra, đối chiếu, sắp xếp, bổ sung phiếu thu, phiếu chi  Mô tả công việc: Thời gian đầu biết tôi chƣa quen với cách nhìn phiếu thu, phiếu chi và các hóa đơn nên chị Lan kế toán trƣởng giao nhiệm vụ tôi kiểm tra, đối chiếu phiếu thu, phiếu chi với Sổ quỹ ( Phụ lục 4), đánh dấu các phiếu thu, chi còn sót để kế toán bổ sung, ngoài ra kiểm tra thứ tự lƣu trữ các phiếu thu, phiếu chi có hợp lý và khớp với sổ quỹ hay không. Khi công việc đã thành thạo và thực hiện nhanh hơn, tôi kiểm tra lần lƣợt tất cả các File Thu Chi Tiền Mặt của 12 tháng trong năm 2012. Những file nào chƣa có bản photo sổ quỹ, tôi cần liên hệ với chị Thuyên kế toán, nhờ chị in sổ quỹ của tháng đó rồi kẹp vào file và tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Sau khi kiểm tra, đánh dấu vào sổ quỹ các phiếu thu, chi còn thiếu trong file lƣu trữ, tôi đƣợc giao một file nháp chứa các phiếu thu, chi chƣa bổ sung, lƣu trữ vào file Thu Chi Tiền Mặt. Nhiệm vụ của tôi là bổ sung, sắp xếp các phiếu thu, chi đó vào file Thu Chi Tiền Mặt đúng thứ tự.  Nhận xét: Công việc kiểm tra, đánh dấu trên sổ quỹ thật ra rất đơn giản, nhƣng vấn đề tôi gặp phải trong khi tiến hành công việc là số lƣợng phiếu thu, phiếu chi trong một tháng quá nhiều dẫn đến việc lƣu trữ, sắp xếp, vận chuyển các file khá nặng nhọc. Hơn nữa do chƣa từng tiếp xúc với các mẫu chứng từ nhƣ phiếu thu, chi, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn….trƣớc đó nên việc nhìn và kiểm tra các chứng từ của tôi không xuông sẻ lắm. Ngày đầu tiên, tôi đã mất hơn 2 giờ để làm quen và kiểm tra xong file Thu Chi Tiền Mặt của tháng 12, đến ngày hôm sau, công việc đã quen và thành thạo hơn, tôi dễ dàng kiểm tra xong 11 tháng còn lại một cách nhanh chóng. 12 Tôi sẽ thật sự lúng túng và gặp khó khăn nếu không đƣợc các chị giúp đỡ, nhiệt tình “cầm tay chỉ việc”, hƣớng dẫn các cách để thực hiện công việc dễ dàng, chính xác hơn. Qua việc kiểm tra, đối chiếu phiếu thu, chi, điều làm tôi thích thú nhất đó là đƣợc trực tiếp tiếp xúc, tìm hiểu các chứng từ mà trƣớc đó tôi chƣa có cơ hội.  Kinh nghiệm Tuy công việc đầu tiên này chỉ là kiểm tra rồi đánh dấu, nhƣng qua đó tôi học đƣợc những kĩ năng mới về cách sắp xếp, lƣu trữ chứng từ tại văn phòng. Những công việc trên tƣởng chừng đơn giản nhƣng tôi đã biết cách khéo léo hơn để không bị các thiết bị văn phòng gây trầy xƣớc; cách dùng ghim, kẹp, cặp nhựa…để cố định giấy giúp việc sắp xếp, phân loại dễ dàng và chính xác hơn; cách sử dụng đục lỗ giấy; cách sắp xếp, lƣu trữ tài liệu một cách khoa học để ngƣời khác tiện theo dõi…. b. Kiểm tra hoàn chỉnh phiếu thu, phiếu chi:  Mô tả công việc Sau khi đƣợc làm quen với sổ quỹ và file Thu Chi Tiền Mặt, tôi lại đƣợc chị Lan giao cho kiểm tra file lần nữa, lần này tôi kiểm tra về các chữ ký và hóa đơn của mỗi phiếu thu, phiếu chi. Những phiếu nào thiếu chữ ký của ngƣời nộp tiền, ngƣời nhận tiền,ngƣời lập phiếu, thủ quỹ, kế tóan trƣởng, (giám đốc)… sẽ đƣợc đánh dấu lại trong bản copy sổ quỹ, dán “Sign here” và để tiện theo dõi hơn, tôi sẽ đánh dấu chi tiết ngƣời cần ký trên một file copy sổ quỹ đƣợc lƣu trên máy tính.  Nhận xét Công việc này cũng khá đơn giản, do đã đƣợc làm quen với các phiếu thu, chi trƣớc đó nên tôi kiểm tra dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đây cũng là dịp để tôi có thể tiếp xúc và tìm hiểu kĩ hơn về các chứng từ cũng nhƣ cách lƣu trữ chứng từ, những chứng từ nào là cần thiết cho từng nghiệp vụ. (Phần này sẽ trình bày chi tiết hơn ở mục 3.2)  Kinh nghiệm 13 Trong quá trình thực hiện công việc, khi kiểm tra các chứng từ, có một số vấn đề thắc mắc cần giải đáp nhƣng vì thấy các chị đều bận nên tôi không tiện hỏi, dẫn đến việc kiểm tra sót, dán “Sign here” dƣ…nên sau đó tôi lại phải kiểm tra lại nhiều lần, làm mất thời gian và hiệu quả công việc. Từ đó tôi biết bản thân cần thật cẩn thận hơn, nên mạnh dạn và khéo léo hỏi những vấn đề thắc mắc để tránh sai sót trong công việc, nhất là nghề kế toán viên sau này 3.1.2 Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với Bảng kê thuế (Phụ lục 5.1)  Mô tả công việc: Công việc của tôi là kiểm tra đủ số lƣợng và chi tiết hóa đơn Giá trị gia tăng đƣợc lƣu trữ trong file Hóa Đơn, đối chiếu với Bảng kê thuế. Sau đó sẽ tiếp tục việc kiểm tra chữ ký của Ngƣời mua hàng trong Hóa đơn, nếu thiếu chữ ký, cần đánh dấu lại trong bảng kê đồng thời dán “Sign here” để ngƣời mua hàng bổ sung chữ ký sau, đối với những cá nhân có mặt tại văn phòng, tôi trực tiếp đến trình ký để công việc dễ dàng hơn, tránh gây rối mắt vì lƣợng hóa đơn chƣa ký đƣợc dán “Sign here” khá nhiều, sẽ gây bất tiện trong việc lƣu trữ và theo dõi sau đó.  Nhận xét: Công việc tƣơng tự với việc kiểm tra Phiếu thu và Phiếu chi, vì đã thực hiện trƣớc đó nhiều lần nên tôi hoàn thành công việc khá dễ dàng và nhanh chóng.  Kinh nghiệm: Công việc tạo cơ hội cho tôi tiếp xúc với các Hóa đơn nhiều hơn, đòi hỏi sự cẩn thận khi kiểm tra các số liệu nhƣ ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn, số tiền thanh toán… 3.1.3 Các công việc văn phòng a. Photo, scan, fax tài liệu 14 Đây là những công việc hoàn toàn mới mẻ đối với tôi vì trƣớc đó chƣa từng tiếp xúc với máy photo hay máy in, biết đƣợc điều đó nên các chị kế toán trong phòng đã tạo điều kiện để tôi tìm hiểu và thực hành nhiều hơn qua việc giúp photo các hóa đơn, hợp đồng, scan các tài liệu nhƣ bảng kê thuế… Tôi đã đƣợc chị Thi thƣ ký dành hẳn thời gian để hƣớng dẫn cách sử dụng máy photo, cách photo 1mặt, 2mặt, cách chỉnh màu đậm nhạt, cách thêm giấy khi dùng nháp để photo… và cách xử lý khi máy bị kẹt giấy. Ban đầu, dù đã đƣợc hƣớng dẫn nhƣng khi thực hiện tôi vẫn mắc phải một số khó khăn nhƣ sơ suất không gỡ hết ghim bấm lúc cho giấy chạy vào máy hay do giấy bị mỏng hoặc đang lúc photo thì các anh in bản vẽ..… những lúc máy bị kẹt giấy nhƣ thế tôi đều phải nhờ các anh chị giải quyết giúp. Qua nhiều lần tôi đã thành thạo trong việc sử dụng và xử lý hơn, thao tác cũng nhanh hơn. b. Đánh văn bản – Soạn thư Xác nhận Kiểm toán (Phụ lục 8) Nhiệm vụ của tôi là lấy số liệu từ Bảng cân đối phát sinh công nợ, điền vào Thƣ xác nhận nợ ứng với từng công ty và chính xác theo mục “Số tiền quý vị còn nợ chúng tôi” hay “Số tiền chúng tôi còn nợ quý vị” sau đó chỉnh sửa ngày tháng, kiểm tra cẩn thận tên, địa chỉ công ty và in ra giấy. Ngoài ra tôi còn giúp soạn một số thƣ nhƣ Thƣ xác nhận góp vốn, Thƣ xác nhận hàng hóa gửi giữ hộ, Thƣ xác nhận ngân hàng… Việc đánh văn bản, giúp chị Nga soạn thƣ Xác nhận Kiểm toán (theo mẫu) khá dễ dàng với tôi khi áp dụng những kiến thức, thao tác đã đƣợc học. Công việc đối chiếu, lấy số liệu từ Bảng cân đối phát sinh công nợ cần thật sự chính xác và cẩn thận, tránh nhầm lẫn do số lƣợng thƣ cần soạn khá nhiều. c. Tra cứu Mã số thuế Công việc tôi đƣợc giao đó là tra cứu mã số thuế công nhân đã đƣợc công ty đăng ký trƣớc đó để bổ sung vào hồ sơ. Đƣợc hƣớng dẫn, tôi vào trang web tncnonline.com.vn , chọn “Cá nhân”, nhập số CMND của công nhân, nhập mã xác nhận của web để tra cứu, sau đó lấy thông tin sao chép và nhập vào file văn bản để lƣu lại. 15 Công việc đơn giản nên tôi đã hoàn thành thuận lợi, nhƣng do số lƣợng công nhân cần tra cứu mã số thuế khá nhiều nên phải mất thời gian và cần tập trung cao, tránh việc nhập sai dữ liệu. d. Lập bảng tính đơn giá Khi cần thực hiện những phép tính đơn giản trên Excel nhƣ tính đơn giá vật tƣ, …các chị thƣờng nhờ tôi thực hiện để giúp công việc nhanh hơn. Công việc của tôi là nhập số liệu từ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào file Excel và thực hiện các phép tính đơn giản (Số tiền/khối lƣợng) để tính đơn giá và giúp tổng hợp lại. Công việc này cũng dễ dàng đƣợc tôi hoàn thành tốt vì đã áp dụng những kiến thức căn bản đƣợc học, điều lƣu ý khi thực hiện là phải cẩn thận nhập đúng số liệu và dữ liệu, đôi khi dữ liệu đƣợc lƣu trƣớc đó có đôi chỗ sai sót ví dụ nhƣ mục “Đơn vị tính” có thể bị nhầm lẫn giữa “Thùng” và “Viên” (Gạch) dẫn đến sự bất hợp lý trong đơn giá của vật tƣ, tôi cần đọc, hiểu để phát hiện ra những lỗi đó, hỏi lại kế toán hoặc bộ phận vật tƣ thiết bị và chỉnh sửa cho hợp lý. Trong thời gian thực tập không tránh khỏi những lúc rảnh rỗi, các chị không có việc cần tôi hỗ trợ, những lúc ấy tôi thƣờng chủ động phụ giúp chị Trang thƣ ký làm những công việc văn phòng khác nhƣ dịch hợp đồng bằng tiếng nƣớc ngoài, in-đóng tài liệu, đóng dấu “For Tender”, đóng mộc treo, mộc giáp lai… e. Dịch tài liệu – Hợp đồng Việc dịch hợp đồng tƣơng đối đơn giản vì nhiệm vụ của tôi chỉ là dịch các phần phạm vi công việc, điều khoản và điều kiện hợp đồng, các thỏa thuận hai bên…khi đến các phần nhƣ thông số kỹ thuật, kiến thức về chuyên ngành kĩ thuật-điện tử của tôi không có nên không đáp ứng đƣợc, các từ vựng chuyên ngành nếu dịch theo nghĩa phổ thông sẽ làm sai nghĩa của bản hợp đồng. 16 f. In – đóng tài liệu Tôi vẫn thƣờng xuyên quan sát công viêc này của các anh chị hoặc trƣớc đó ở các tiệm photocopy nên không khó để hình dung ra công việc khi đƣợc các chị nhờ giúp, nhƣng việc gì cũng vậy, chƣa thực hành thì sẽ chƣa biết rõ về nó, lần đầu tiên thực hiện tôi khá lúng túng với dụng cụ bấm kim cỡ lớn của công ty vì lấy nhầm cái bị hỏng và lúc dán keo, do không để ý nên dán cũng không đẹp mắt. Tuy đây chỉ là công việc đơn giản nhƣng nếu không có dịp thực hành nhƣ thế này thì tôi sẽ không có kinh nghiệm và kĩ năng về nó, những quyển tài liệu thứ hai trở đi tôi đã thực hiện thành thạo, nhanh và đẹp mắt hơn. 3.2 Các công việc quan sát đƣợc  Lƣu trữ chứng từ, hóa đơn vào file Thu Chi Tiền Mặt Sau một thời gian tiếp xúc, kiểm tra file Thu Chi Tiền Mặt kết hợp với quan sát công việc hằng ngày của kế toán khi lập Phiếu thu, chi tôi đã hiểu hơn về cách lƣu trữ chứng từ mà công ty đang thực hiện. Chứng từ lƣu trữ cần đƣợc lƣu riêng Phiếu Thu và Phiếu Chi để tiện theo dõi, nên kẹp luôn cả chứng từ gốc vào Phiếu thu, phiếu chi để tránh thất lạc, tùy trƣờng hợp cần thiết cần photo bản copy của các chứng từ gốc kẹp vào làm cơ sở đối chiếu. Hình thức chung khi lƣu trữ đó là phiếu thu/ chi + chứng từ liên quan (nhƣ Bảng kê chi Tiền mặt, Séc, Bảng kê kiêm giấy nộp tiền, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê hàng hóa, dịch vụ, Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ-thiết bị, Phiếu giao nhận, Phiếu nhập kho, Hóa đơn các loại…) Một số cách lƣu trữ Phiếu Thu, Phiếu Chi ứng với các nghiệp vụ kế toán mà tôi quan sát đƣợc nhƣ:  Phiếu thu cho nghiệp vụ “Rút quỹ nhập Tiền mặt” sẽ bao gồm Phiếu thu, Bảng kê chi Tiền mặt và tờ Séc (Phụ lục 6)  Phiếu chi cho nghiệp vụ “Nộp Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng” sẽ bao gồm Phiếu chi, Bảng kê kiêm giấy nộp tiền  Phiếu chi cho nghiệp vụ “Thanh toán tiền lƣơng công nhật, công trình” sẽ bao gồm Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng chấm công (Phụ lục 7.1) 17  Phiếu chi cho nghiệp vụ “ Thanh toán tiền mua hàng” sẽ bao gồm Phiếu chi, Bảng kê hàng hóa, dịch vụ, Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ-thiết bị, Phiếu giao nhận, Phiếu nhập kho, Hóa đơn các loại…. một số trƣờng hợp cần có Bảng kê kiêm giấy nộp tiền nếu Ngƣời nhận tiền không có mặt ở văn phòng để ký tên.(Phụ lục 7.2)  Phiếu chi cho nghiệp vụ “Thanh toán tiền gia công, lắp đặt” sẽ bao gồm Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng báo giá, Bảng khối lƣợng công việc, Bảng quyết toán giá trị, Hóa đơn các loại… Khi kiểm tra Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ, ngoài việc kiểm tra về ngày, tháng, số phiếu, số tài khoản sử dụng, số tiền, tên ngƣời nhận tiền, nộp tiền, nội dung lý do chi….thì cần kiểm tra xem các chứng từ đã đủ chữ ký hay chƣa. Một số lƣu ý khi kiểm tra chữ ký trên chứng từ:  Trên Phiếu thu, Phiếu chi có tất cả 5 mục cần ký đó là: Giám đốc, Kế toán trƣởng, Thủ quỹ, Ngƣời lập phiếu, Ngƣời nộp tiền (hoăc Ngƣời nhận tiền). Trong đó bắt buộc phải có chữ ký của Kế toán trƣởng, Thủ quỹ, Ngƣời lập phiếu và Ngƣời nộp tiền (hoặc Ngƣời nhận tiền). Trƣờng hợp thƣờng xuyên thiếu chữ ký là của Ngƣời nhận tiền (đối với Phiếu chi) có thể do Ngƣời nhận tiền thƣờng xuyên phải đi công trình xa và không có mặt tại văn phòng, nếu không sắp xếp để ngƣời nhận tiền ký tên đƣợc thì cần ghi rõ trong những trƣờng hợp chuyển tiền qua thẻ, cần kẹp vào Phiếu chi Bảng kê kiêm giấy nộp tiền vào tài khoản của ngƣời nhận tiền, trƣờng hợp chuyển tiền chung cho nhiều nghiệp vụ một lần vào một tài khoản, cần photo Bảng kê kiêm giấy nộp tiền chung và chú thích rõ ở cả Phiếu chi lẫn Bảng kê kiêm giấy nộp tiền để tiện theo dõi và kiểm tra sau này.  Đối với Phiếu giao nhận (công ty mua hàng), chữ ký quan trọng không thể thiếu đó là chữ ký của Đại diện bên mua (đại diện mua hàng của công ty)  Phiếu yêu cầu vật tƣ thiết bị có 3 mục cần ký là: Ngƣời yêu cầu, Chỉ huy trƣởng (công trình) và Ban Giám đốc. Chữ ký bắt buộc là của Ngƣời yêu cầu và Chỉ huy trƣởng, trong một số trƣờng hợp Chỉ huy trƣởng công trình đủ quyền hạn quyết định thì không cần chữ ký của Ban Giám đốc công ty. 18  Trƣờng hợp có trên một phiếu yêu cầu vật tƣ thiết bị, cần có Biên bản xác nhận khối lƣợng, ghi đầy đủ và chi tiết từng loại, số lƣợng, khối lƣợng vật tƣ. Những số liệu này sẽ dùng làm cơ sở xuất hóa đơn và thanh toán giữa hai bên bán và mua.(Phụ lục 7.3) 4. Kết luận Thực tập nhận thức là một trải nghiệm thật sự thú vị và đáng quý mà trƣờng Đại học Hoa Sen đã mang đến cho tôi. Nhờ sự hỗ trợ của công ty mà tôi có đƣợc cơ hội quý báu đƣợc tham gia làm việc và học hỏi đƣợc rất nhiều kinh nghiệm văn phòng cũng nhƣ chuyên môn. Trải qua đợt thực tập, tôi đã hoàn thành việc ghi chép cuốn báo cáo này với việc tổng kết mức độ hoàn thành các mục tiêu ban đầu đề ra. Tôi đã hoàn thành khá tốt mục tiêu đề ra của bản thân trong đợt thực tập, vận dụng đƣợc những kiến thức, kĩ năng giao tiếp, kĩ năng tin học vào công việc giúp tôi có thể hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, học hỏi cách ứng xử và hòa nhập tốt vào môi trƣờng doanh nghiệp. Bên cạnh đó tôi còn tích lũy đƣợc khá nhiều kinh nghiệm làm việc văn phòng và những kĩ năng hữu ích cho công việc tƣơng lai sau này. Trong quá trình thực tập và thực hiện báo cáo, chắc chắn sẽ không tránh khỏi sai sót. Tôi kính mong nhận đƣợc sự góp ý, nhận xét, đóng góp từ ngƣời hƣớng dẫn thực tập và Hội đồng chấm báo cáo để bản thân rút ra thêm kinh nghiệm cho cơ hội thực tập tốt nghiệp sắp tới đƣợc hoàn thiện hơn. 19 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Giấy phép đăng ký kinh doanh 20 21 Phụ lục 2:Báo cáo tài chính Phụ lục 2.1: Bảng Cân Đối Kế Toán 22 Phụ lục 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 23 Phụ lục 2.3: Lƣu chuyển tiền tệ. 24 Phụ lục 2.4: Bản thuyết minh Báo cáo tài chính. 25 Phụ lục 3: Hợp đồng kinh tế. Phụ lục 3.1: Hợp đồng thi công 26 Phụ lục 3.2: Biên bản nghiệm thu hợp đồng. 27 Phụ lục 3.3: Thanh lý Hợp đồng. 28 29 Phụ lục 4: Sổ quỹ 30 Phụ lục 5: Tờ khai thuế. 31 Phụ lục 5.1: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào 32 Phụ lục 6: Phiếu thu (Phiếu thu + Bảng kê chi tiền mặt + Séc) 33 Phụ lục 7: Phiếu chi. Phụ lục 7.1:Thanh toán tiền lƣơng công nhật (Phiếu chi + Giấy đề nghị thanh toán + Bảng chấm công công nhật + Bảng chấm công ngoài giờ công nhật) 34 35 Phụ lục 7.2: Thanh toán tiền mua hàng (Phiếu chi + Giấy đề nghị thanh toán + Hóa đơn GTGT) 36 37 Phụ lục 7.3:Biển bản xác nhận khối lƣợng (Biên bản xác nhận khối lƣợng + Phiếu yêu cầu vật tƣ thiết bị + Phiếu giao nhận) 38 39 40 Phụ lục 8: Mẫu Thƣ xác nhận Kiểm toán. Ngày 15 tháng 01 năm 2013 Đơn vị: Địa Chỉ: Kính gửi: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VIỆT NHẬT THƢ XÁC NHẬN Kính thƣa Quý vị, Hiện nay, các Kiểm toán viên của Công ty TNHH Kiểm toán & Tƣ vấn Chuẩn Việt - đang tiến hành công tác kiểm toán Báo cáo tài chính thƣờng niên của chúng tôi. Báo cáo của chúng tôi đã phản ánh số dƣ liên quan đến tài khoản của Quý vị tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2012 nhƣ sau: Số tiền Quý vị còn nợ chúng tôi : _____________291.225.000 Số tiền chúng tôi còn nợ Quý vị : _______________________ Nhằm mục đích phục vụ cho kiểm toán, xin Quý vị vui lòng ký xác nhận tính chính xác của số liệu nêu trên vào phần cuối của trang này và gửi thƣ này đến các Kiểm toán viên của chúng tôi trƣớc ngày 25 tháng 01 năm 2013 theo địa chỉ sau: Văn phòng Công ty TNHH Kiểm toán & Tƣ vấn Chuẩn Việt - Ông : NGUYỄN THANH HỒNG Địa chỉ : 321BC Đào Duy Anh, phƣờng 9, Quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại : +84-(8) 3 999 00 91 Fax : +84-(8) 3 999 00 90 41 Thư này không phải là một yêu cầu thanh toán. Nếu Quý vị không đồng ý với số dƣ nêu trên, xin vui lòng thông báo trực tiếp cho Kiểm toán viên Công ty TNHH Kiểm toán & Tƣ vấn Chuẩn Việt - - đầy đủ chi tiết về khoản chênh lệch đã nêu trong thƣ này. Trân trọng. __________________ (Họ và tên - Chức vụ) Phần xác nhận của: Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Việt Nhật Xác nhận số dƣ trên là đúng ; không đúng __________________ Họ tên - Chức vụ Ngày ___ tháng ___ năm _____