Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên

............................................... 14 2.3.6 Kết quả hoạt động kinh doanh: ......................................................................... 15 3. GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP – PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH ....... 18 Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức vi 3.1. Bộ phận của phòng Tổ chức – Hành chính: ........................................................... 18 3.2. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................................... 18 3.2.1 Chức năng: ........................................................................................................ 18 3.2.2 Nhiệm vụ: ........................................................................................................ 19 4. ĐÔI NÉT VỀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY ................................................ 23 PHẦN II: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP .................................................................. 25 1. CÔNG VIỆC TRỰC TIẾP THỰC HIỆN .................................................................... 25 1.1. In, photocopy, sang chụp tài liệu ........................................................................... 25 1.2. Sắp xếp hồ sơ ....................................................................................................... 26 1.3. Chuyển phát nhanh ................................................................................................ 29 2. CÔNG VIỆC TÌM HIỂU THÊM .................................................................................. 34 2.1. Kiểm tra số liệu .................................................................................................... 34 2.2. Đếm Hóa đơn ....................................................................................................... 34 3. NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC BẢN THÂN .................................................. 35 3.1. Ưu điểm ................................................................................................................. 35 3.2. Khuyết điểm ........................................................................................................... 36 3.3. Khó khăn ................................................................................................................ 36 3.4. Thuận lợi ................................................................................................................ 36 3.5. Kinh nghiệm, bài học đúc kết ............................................................................... 36 3.6. Định hướng sắp tới ................................................................................................. 37 KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. ix Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức vii DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH Hình 1 – Trụ sở chính của Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên Hình 2 – Phần Mềm SAP Hình 3 – Đơn Dự Tuyển Hình 4 – Bảng Kế hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Hình 5 – Thư Mời Nhận Việc Hình 6 – Chương trình Thử Việc Hình 7 – Thư Cảm Ơn Hình 8 – Hóa đơn giá trị gia tăng cho khách mua lẻ Bảng 1 – Tổng hợp nguồn vốn giữa các năm Bảng 2 – Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt được năm 2012 Bảng 3 – Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 – 2011. Sơ đồ 1 – Bộ máy quản lý của công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên Sơ đồ 2 – Tổ chức bộ máy Kế toán. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 1 NHẬP ĐỀ Trong khuôn khổ đợt thực tập nhận thức,tôi muốn tìm hiểu rõ hơn về hoạt động của một công ty, bên cạnh đó cũng muốn áp dụng những lý thuyết đã được học tại trường Đại học Hoa Sen để sử dụng vào thực tiễn.Ngoài ra học được cách đánh giá công việc cần phải đòi hỏi những yếu tố gì mà bản thân cần phải học hỏi thêm. Kết cấu của bài báo cáo có hai phần chính: Giới thiệu về cơ quan thực tập và Nội dung công việc thực tập. Đợt thực tập này cũng đã giúp tôi hoàn thành được những mục tiêu đặt ra:  Mục tiêu 1: Học tập, rèn luyện tác phong và thái độ làm việc như một nhân viên thực thụ của công ty.  Mục tiêu 2: Học hỏi và tiếp thu những kiến thức chuyên môn, đồng thời học hỏi thêm những kiến thức thực tế mà ở trường tôi chưa được tiếp cận.  Mục tiêu 3: Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty, rèn luyện thêm kỹ năng giao tiếp, hòa đồng với các anh chị, các cô, các chú trong công ty. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 2 PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Giới thiệu chung về công ty Tên đầy đủ : Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên Trụ sở chính : 01 Nguyễn Du, Thành phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai Điện thoại : 059 (3) 824 195 Fax : 059 (3) 826 495 Website : bactaynguyen.petrolimex.com.vn Hình 1 – Trụ sở chính của công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên (Nguồn: Cty cung cấp) Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 3 2. Tổng quan về Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: 2.1.1. Giai đoạn từ năm 1976 đến năm 1993: Công ty được thành lập theo quyết định số 150/VT – QĐ ngày 14/2/1976 của Bộ Vật Tư (nay là Bộ Thương Mại) với tên gọi Công ty vật tư tổng hợp Gia Lai – Kon Tum. Công ty có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận và cung ứng các loại vật tư kỹ thuật như: xăng dầu các loại, dầu nhờn, mỡ máy các loại, thiết bị phụ tùng xe máy, săm lốp, bình điện ô tô, hóa chất vật liệu điện và dụng cụ cơ khí với chức năng và nhiệm vụ cụ thể là:  Chức năng: Thực hiện công tác quản lý nhà nước về cung ứng vật tư kỹ thuật trong phạm vi địa phương mình phụ trách. Tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị chủ yếu mà Bộ Vật Tư được nhà nước giao quản lý cho các đơn vị trung ương và địa phương trên địa bàn. Công ty vật tư chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo hai chiều của Bộ Vật Tư và của Tỉnh ủy, Ủy Ban Nhân Dân.  Nhiệm vụ: Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch và tổ chức tiếp nhận, thu mua, cung ứng vật tư cho các đối tượng sử dụng trên địa bàn tỉnh, theo chỉ tiêu kế hoạch của Bộ Vật Tư. Tổ chức thu mua các loại vật tư thiết bị cũ để sửa chữa, đáp ứng nhu cầu trong tỉnh theo đúng chế độ nhà nước đã ban hành. Thông qua việc kiểm tra, sử dụng vật tư và căn cứ vào chính sách quản lý vật tư của nhà nước, kiến nghị với Ủy ban nhân dân tỉnh về chủ trương, biện pháp tiết kiệm vật tư, chống đầu cơ tích trữ, lãng phí vật tư. Công ty là đơn vị kinh doanh theo chế độ hạch toán kinh tế, được cấp vốn, được kí các hợp đồng kinh tế, được mở tài khoản tại ngân hàng, được quản lý biên chế cán bộ, nhân viên theo sự phân cấp của Bộ Vật Tư, được trích lập các quỹ theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 4 2.1.2. Giai đoạn từ năm 1993 đến nay: Ngày 1/7/1993 công ty vật tư tổng hợp tỉnh Gia Lai – Kon Tum thuộc Bộ Thương Mại được chuyển thành Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên, trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam theo quyết định số 723/TM – TCCB ngày 28/6/1993 của Bộ Thương Mại. Theo quyết định này công ty có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau: Công ty là doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại ngân hàng, trụ sở giao dịch tại số 01 Nguyễn Du, thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai. Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên có nhiệm vụ chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu phục vụ nhu cầu sản xuất, an ninh quốc phòng và tiêu dùng của nhân dân hai tỉnh Gia Lai và Kon Tum. Ngày 15/4/1994, Bộ Thương Mại có quyết định số 369/TM – TCCB, quyết định về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Công ty đã tiến hành tổ chức lại theo hình thức doanh nghiệp nhà nước. Trong đó, chi nhánh xăng dầu Kon Tum là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kế toán thuộc công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên, có trụ sở đặt tại số 02 Phan Đình Phùng, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum. 2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được xây dựng một cách gọn nhẹ, vừa tinh giảm vừa phát huy được hiệu quả hoạt động kinh doanh. Luôn có sự cân đối giữa lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, phân công đúng người đúng việc, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ quản lý của cán bộ quản lý điều hành. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 5 SƠ ĐỒ 1: BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC TÂY NGUYÊN Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng: Ban giám đốc công ty Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Tài chính Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kỹ thuật xây dựng cơ bản Đội xe công ty Chi nhánh xăng dầu Kon Tum Khối cửa hàng xăng dầu Kho Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên nm PGĐ công ty là GĐ chi nhánh xăng dầu Kon Tum PGĐ công ty phụ trách kinh doanh Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 6 - Ban giám đốc: bao gồm 01 giám đốc Công ty, 01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 01 phó giám đốc trực tiếp làm giám đốc Chi nhánh xăng dầu Kon Tum (đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty). - Các phòng chức năng: bao gồm phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính, phòng tổ chức hành chính, phòng quản lý kỹ thuật. 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: A. Ban giám đốc: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam về việc điều hành các lĩnh vực hoạt động chung của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước. Quyết định phương thức, quy mô kinh doanh, các chính sách kinh doanh ở từng thời điểm cụ thể: cơ chế định giá, quy mô, hình thức đầu tư. B. Phòng tổ chức – hành chính:  Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, văn thư lưu trữ và quản lý hành chính, phối hợp với phòng quản lý kỹ thuật về đào tạo nâng bậc cho công nhân. Tham mưu cho Giám đốc về công tác khen thưởng, kỷ luật, thanh tra bảo vệ quân sự, an toàn vệ sinh lao động.  Nhiệm vụ: Nghiên cứu xây dựng các phương án, mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh và phân cấp quản lý để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc phát huy quyền chủ động và tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nắm chắc diễn biến số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động để đề xuất hoàn thiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xác định mô hình tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, bảo đảm hoạt động hiệu quả. Tổ chức tốt công tác quản lý cán bộ để xây dựng và chỉ đạo các đơn vị thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ đúng theo quy định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và Nhà nước quy định. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 7 Căn cứ vào các quy định Nhà nước, nghiên cứu xây dựng và cụ thể hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh viên chức, nghề công nhân để làm căn cứ và có kế hoạch tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, bố trí, ký kết hợp đồng lao động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong Công ty nhằm nâng cao kiến thức quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Xây dựng các định mức lao động, hoàn thiện tổ chức lao động khoa học, xây dựng các nguyên tắc về cơ chế trả lương, phân phối tiền thưởng, thu nhập của người lao động toàn Công ty. Lựa chọn các phương án xác định đơn giá tiền lương áp dụng cho các đơn vị trong toàn công ty phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng loại hình sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho việc giao kế hoạch tiền lương, thu nhập của các đơn vị và văn phòng Công ty. Tổ chức thực hiện kịp thời các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân nhân viên trong toàn công ty như: nâng lương, nâng bậc, thi đua khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức. Nghiên cứu, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các đơn vị thực hiện tốt công tác an toàn và bảo hộ lao động. Theo dõi, nắm bắt kịp thời tình, diễn biến tư tưởng của cán bộ công nhân viên, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ kinh tế, tổ chức thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra để phát hiện kịp thời và ngăn chặn các vụ tiêu cực có thể xảy ra. Xem xét và giải quyết kịp thời các đơn như khiếu nại của CBCNV trong Công ty theo cấp quản lý. Tổ chức giám sát và theo dõi tình hình thực hiện và chấp hành quy chế của cơ quan. Tổ chức triển khai tốt các quy định về công tác bảo vệ quân sự tại địa phương, xây dựng lực lượng tự vệ và lực lượng dự bị động viên. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ CBCNV, giữ gìn bí mật hồ sơ, tài liệu theo chế độ quy định của Nhà nước, quản lý về công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. C. Phòng kinh doanh:  Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và các dịch vụ khác (nếu có) đúng với quy định của pháp luật hiện hành và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 8  Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn, hàng năm và từng kỳ trong năm, sát với nhu cầu và điều kiện thực tế của thị trường trình giám đốc công ty phê duyệt. Xây dựng kế hoạch dự kiến hàng năm trình giám đốc công ty xem xét và hoàn chỉnh giao cho các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty. Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin thị trường xác định nhu cầu của thị trường từ đó mở rộng thị phần kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Thiết lập mối quan hệ với khách hàng bảo đảm quyền lợi giữa người mua và người bán, soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa với khách hàng trình giám đốc công ty ký, đồng thời tổ chức thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết, khi hợp đồng hết hiệu lực lập biên bản thanh lý hợp đồng. Căn cứ chỉ đạo về giá của Tổng công ty và tính cạnh tranh của thị trường xây dựng giá bán cho từng khu vực, từng khách hàng phải đảm bảo nguyên tắc bán được hàng nhưng kinh doanh phải có lãi. Thực hiện tốt nhiệm vụ điều động hàng hóa từ kho đầu nguồn về kho trung tâm, các cửa hàng xăng dầu, Chi nhánh xăng dầu Kon Tum và giao bán thẳng tới khách hàng. Phối hợp cùng các Phòng nghiệp vụ của Công ty thực hiện công tác kiểm kê định kỳ sáu tháng, một năm. Phân tích thừa thiếu hàng hóa và đưa ra các phương án xử lý trình lãnh đạo công ty xử lý. Hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc công ty lập báo cáo trong lĩnh vực công tác kinh doanh theo quy định. D. Phòng tài chính – kế toán:  Chức năng: Tham mưu cho giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp, lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài sản và sử dụng hợp lý tiền, vốn, vật tư, lao động. Giám sát và kiểm tra bằng đồng tiền về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 9  Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính của Công ty trong năm đảm bảo theo quy định của Nhà nước, của ngành. Lập sổ sách chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị cơ sở, quản lý chặt chẽ các nguồn vốn lưu động và cố định theo kế hoạch được duyệt, tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực hiện công tác hạch toán trong toàn Công ty, phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn của Công ty. Đề xuất phương án tối ưu bảo đảm sử dụng vốn kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, xây dựng mức chi phí tối thiểu cho từng loại hình kinh doanh, tính toán và trích nộp đúng, đủ các khoản thu nộp, các quỹ để lại công ty. Xác định, phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản từng kỳ, đề xuất các biện pháp xử lý các khoản thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, các tài sản phải thanh lý bảo đảm đúng chế độ chính sách. Thường xuyên tổ chức công tác kiểm tra nghiệp vụ và nhắc nhở các đơn vị thực hiện công tác quản lý tài chính tiền tệ theo đúng quy định của Nhà nước. Tổng hợp, báo cáo kết quả hoạt động tài chính theo quy định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. E. Phòng kỹ thuật và xây dựng cơ bản:  Chức năng: Tham mưu cho giám đốc công ty quản lý điều hành toàn bộ công tác quản lý kỹ thuật, kiểm tra xử lý phẩm chất hàng hóa, phòng chống cháy nổ, xây dựng và tổ chức chỉ đạo thực hiện các chương trình đầu tư nâng cấp và hiện đại hóa các thiết bị, máy móc phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh. Phối hợp với phòng tài chính kế toán để kiểm tra, xét duyệt các luận chứng kinh tế kỹ thuật, quyết toán xây dựng công trình.  Nhiệm vụ: Quản lý toàn bộ các trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty về số lượng, giá trị, chủng loại, chế độ hoạt động, quá trình khai thác; các kế hoạch sửa chữa, thay thế, đầu tư mới công nghệ kỹ thuật. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 10 Quản lý các định mức, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật theo phân cấp của Tổng công ty, tổ chức thực hiện, kiểm tra việc áp dụng các tiêu chuẩn quy định kỹ thuật của nhà nước, của ngành và của công ty ban hành. Quản lý công tác kỹ thuật ở trạm tiếp nhận và vận chuyển, kho trung tâm, các cửa hàng xăng dầu, đầu tư cải tiến các trang thiết bị kỹ thuật phòng cháy chữa cháy, ô nhiễm môi trường,… Xây dựng và ban hành định mức tiêu hao nhiên liệu, định mức hao hụt xăng dầu tại kho, các cửa hàng xăng dầu, phương tiện vận tải trên cơ sở định mức của ngành và thực tế ở đơn vị, quản lý tốt công tác chất lượng hàng hóa. Xây dựng kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, xây dựng cơ bản, cải tạo, sữa chữa cơ sở vật chất. Xây dựng các quy hoạch mạng lưới kinh doanh ngắn hạn, dài hạn cho chiến lược phát triển của công ty phù hợp với yêu cầu chiến lược phát triển của ngành. Tổng hợp, báo cáo kết quả quản lý kỹ thuật, đầu tư, xây dựng cơ bản theo quy định của Tổng công ty. F. Đội xe: Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các phương tiện vận tải chuyên dùng, tài sản được giao, đảm bảo an toàn tuyệt đối về người, hàng hóa và phương tiện. Tổ chức vận chuyển xăng dầu từ đầu nguồn về theo kế hoạch vận chuyển của công ty. G. Kho Xăng Dầu: Là đơn vị kho có chức năng tiếp nhận, dự trữ, bảo quản và tổ chức cấp phát theo phiếu xuất kho của công ty cho khách hàng đúng số lượng, đảm bảo chất lượng. Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và lao động hiện có. H. Khối cửa hàng xăng dầu: Hoạt động chủ yếu của các cửa hàng xăng dầu là trực tiếp tổ chức kinh doanh xăng dầu, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hóa dầu, phục vụ cho các yêu cầu của người tiêu dùng có số lượng nhỏ lẻ trên địa bàn đóng chân theo cơ chế điều động hàng của Công ty, là đơn vị hạch toán báo sổ. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 11 K. Chi nhánh xăng dầu Kon Tum:  Chức năng: Thay mặt tổng công ty xăng dầu Việt Nam và công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân trên địa bàn tỉnh Kon Tum. Là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của công ty, chấp hành các nghĩa vụ nộp ngân sách cho tỉnh sở tại, theo mức độ phân cấp quản lý mà Chi nhánh được quyền quản lý và chịu trách nhiệm trên một số lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính kế toán, xây dựng cơ bản, công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng…  Nhiệm vụ: Tổ chức sản xuất kinh doanh đúng mục tiêu, nhiệm vụ được giao, được sử dụng vốn theo ủy quyền của công ty. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê thường xuyên về công ty, chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh của mình. 2.3. Các nguồn lực kinh doanh: 2.3.1. Nguồn nhân lực: Tổng số CBCNV toàn Công ty 356 lao động (trong đó: Khu vực Gia lai 265 người, Khu vực Kon Tum 91 người), trong đó lao động nữ có 70 người (chiếm gần 20%). Vì đặc thù công việc của công ty là nặng nhọc, thời gian nghỉ ngơi không được nhiều cho nên số lượng lao động nữ ít, chủ yếu làm công việc hành chính, tại các cửa hàng thì nhân viên chủ yếu là nam. 2.3.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty gồm có 04 phòng nghiệp vụ, 01 Đội xe vận tải, 01 kho xăng dầu, 44 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên địa bàn hai tỉnh Gia Lai và Kon Tum, 01 cửa hàng Gas- DMN. 2.3.3. Vốn kinh doanh: Nhìn chung, nguồn vốn của công ty tăng liên tục qua các năm: Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 12 Bảng 1: Bảng tổng hợp nguồn vốn qua các năm: Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Nguồn vốn 73.620.826.073 92.860.894.591 120.415.606.659 Nguồn: phòng Kế toán – Tài chính Qua bảng trên ta thấy nguồn vốn của công ty tăng nhanh qua các năm, so với năm 2009 thì năm 2010 nguồn vốn tăng 26%, năm 2011 tăng 63,6%. Đây là nhờ vào hoạt động kinh doanh có hiệu quả của công ty trong thời gian qua. Về chi phí Công ty đã khoán cho các đơn vị trực thuộc theo kế hoạch trong năm như điện, nước, văn phòng phẩm và các khoản tiếp khách giao dịch khác để các đơn vị tự chủ động trong công tác quản lý và giao dịch của mình. Chi phí tiền lương thì Công ty khoán cho các đơn vị trực thuộc là 30 đồng/lít xăng dầu bán ra theo phương thức bán lẻ, đối với dầu nhờn và khí gas được khoán trên tổng doanh thu có nghĩa là bán lẻ hưởng 6% doanh thu, bán buôn 3% doanh thu. Thu nhập của cán bộ công nhân viên trong công ty ngoài lương cơ bản thì cán bộ công nhân viên được hưởng lương kinh doanh, có nghĩa là doanh thu càng lớn và khi kinh doanh có lãi thì thu nhập của người lao động sẽ cao lên, thu nhập bình quân năm 2011 là 4.743.000 đồng. Bảng 2: Kết quả kinh doanh công ty đã đạt được năm 2012: ĐVT: m3; 1000 đồng STT Đơn vị Kế hoạch năm 2012 Ước thực hiện 2012 Đạt tỷ lệ 1 Bán buôn 10 700 14 038 131% 2 Bán qua Đại lý 100 700 93 138 92% 3 Bán tái xuất 24 000 35 359 147% 4 Bán lẻ 101 700 103 350 102% Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 13 5 Lợi nhuận 34 320 000 35 405 921 103% 6 Nộp ngân sách NN 177 993 000 180 000 000 101% Nguồn: phòng Kế toán – Tài chính.  Thuận lợi: Được sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của BCH Đảng ủy - Ban lãnh đạo Công ty nên việc triển khai công tác Đảng, công tác chính trị trong toàn Công ty luôn đạt hiệu quả cao, hàng năm đều hoàn thành vượt mức và toàn diện các chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch được Tập đoàn và Cơ quan quân sự địa phương giao. Kinh tế, xã hội của cả nước nói chung và Tỉnh Gia lai nói riêng trong những năm qua vừa có tốc độ tăng trưởng khá, đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân và người lao động được cải thiện đáng kể, quốc phòng an ninh được giữ vững.  Khó khăn: Cơ sở hoạt động kinh doanh Công ty đóng chân rộng khắp trên địa bàn 02 tỉnh Gia lai và Kon tum, lực lượng lao động phân tán nên công tác giáo dục chính trị tư tưởng theo hình thức tập trung có khó khăn hơn, phải chia làm nhiều đợt để vừa đảm bảo công tác chuyên môn không bị ách tắc vừa truyền đạt đầy đủ Nghị quyết đến CBCNV của Cty. Trong những năm qua tình hình thế giới và khu vực luôn có những diễn biến phức tạp bên cạnh đó bọn phản động hoạt động chống phá, gây rối và lôi kéo người vượt biên trái phép đã ảnh hưởng đến tình hình an ninh chính trị trên địa bàn. 2.3.4 Mặt hàng kinh doanh: Công ty là một đơn vị chuyên doanh xăng dầu: đây là loại hình kinh doanh chủ đạo của công ty, bao gồm các mặt hàng xăng thông dụng, xăng cao cấp, Diezel thông dụng, dầu hỏa…đối với các loại hình kinh doanh này nguồn hàng do Tổng công ty cung cấp và đều nhập về kho cảng Quy Nhơn. Đây là kho có công suất chứa rất lớn đảm bảo cung cấp liên tục cho công ty. Từ cảng Quy Nhơn về kho của công ty khoảng 170km, vận chuyển bằng ô tô xitéc của công ty với năng lực vận tải hơn 300m3/chuyến, do đó nguồn hàng đáp ứng cho thị trường luôn được đảm bảo. Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết công ty có thể huy động phương tiện đi lấy hàng tại kho Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 14 cảng Công ty xăng dầu khu vực V (Đà Nẵng) để duy trì nguồn hàng phục vụ nhu cầu tăng cao bất thường. Từ kho đầu nguồn này công ty sẽ vận chuyển nguyên liệu về các cửa hàng xăng dầu và kho trung tâm Công ty hoặc bán thẳng cho khách hàng. Công ty tổ chức bán hàng thông qua mạng lưới bán lẻ các cửa hàng xăng dầu và đại lý bán hàng cho Công ty. Loại hình kinh doanh dầu mỡ nhờn, gas, bếp gas: công ty lấy hàng của công ty dầu nhờn, công ty gas về bán, các công ty này đều thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, đều được lấy từ kho nguồn tại Bình Định hoặc Đà Nẵng. Gas nhận tại công ty Gas Đà Nẵng, dầu nhờn nhận tại công ty cổ phần hóa dầu Đà Nẵng. Xăng dầu là đối tượng kinh doanh có tính đặc thù nhưng có tính lý hóa riêng, khó bảo quản, lưu giữ, vận chuyển và sử dụng. Chất lượng hàng hóa cũng dễ thay đổi, dễ cháy nổ. Mặt khác, đây là loại tài nguyên khó khai thác, có tính chiến lược chịu ảnh hưởng lớn của tình hình kinh tế chính trị và bị chi phối bởi thị trường dầu lửa thế giới. Do đó, đặc điểm kinh doanh của Công ty vừa mang nét chung của các doanh nghiệp thương mại vừa mang nét riêng của ngành. Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định, có tài khoản bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng. Trong quá trình kinh doanh Công ty hoạt động theo đúng nội dung đăng ký kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. 2.3.5. Thị trường tiêu thụ: Hiện tại công ty đảm bảo chiếm lĩnh từ 80% đến 85% thị phần trên địa bàn. Công ty có 48 cửa hàng bán lẻ xăng dầu, gas, DMN cùng 108 doanh nghiệp đại lý với 131 điểm bán lẻ đã tạo nên hệ thống kinh doanh xăng dầu rộng khắp trên địa bàn các tỉnh Bắc Tây Nguyên. Công ty có khả năng đảm bảo cung ứng hầu như 100% cho khách hàng có nhu cầu sử dụng xăng dầu trực tiếp, ổn định phục vụ các công trình xây dựng cấp nhà nước, phục vụ cho an ninh quốc phòng, cho các nhà máy, các công nông trường… Từ ngày thành lập đến nay Công ty đã bán ra trên 2,2 triệu m3 xăng dầu các loại (trong đó, tái xuất sang Lào và Campuchia 42.000 tấn); 9.500 tấn DMN, 2.200 tấn Gas, 25.000 m3 hơi công nghiệp, 23.000 tấn thép, 21.500 tấn xi măng, 1.500 tấn hóa chất, 8.100 tấn nguyên liệu sản xuất thép, 150 xe vận tải và hàng tỷ đồng tiền phụ tùng Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 15 ô tô, máy kéo, vật liệu điện các loại; Trực tiếp phục vụ các công trình trọng điểm như, thủy điện Ialy, Sê san 3, 3A, Sê san 4, Đakpơsi; Thủy lợi Ayun hạ, Nhà máy ván sợi ép Gia Lai, các Nhà máy chế biến cao su, và làm đường Hồ Chí Minh, đông Trường Sơn, vành đai tuần tra biên giới v.v... Năm năm gần đây (2006-2010) Công ty đã bán ra 865.000 m3 xăng dầu; 4.600 tấn dầu nhờn; 1.500 tấn Gas; doanh thu 9.400 tỷ; lợi nhuận 127 tỷ; nộp NSNN 486 tỷ, tự vận chuyển 405.000m3 XD và 58 triệu m3/km luân chuyển; trong đó, CNXD Kon Tum đã bán ra 218.000m3 XD; 1.800 tấn dầu nhờn; 510 tấn Gas; doanh thu 2.500 tỷ; lợi nhuận 48 tỷ; nộp NSNN 130 tỷ. 2.3.6. Kết quả hoạt động kinh doanh: Sau hơn ¼ thế kỷ phấn đấu không mệt mỏi từ những khó khăn sau bữa đầu thành lập, đến nay công ty đã có trong tay một hệ thống cơ sở vật chất khang trang, hiện đại phù hợp với xu hướng phát triển đủ sức đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Song song với cơ sở vật chất kỹ thuật là việc đầu tư có hiệu quả vào đội ngũ cán bộ công nhân viên. Qua quá trình đào tạo và tự đào tạo đến nay đội ngũ cán bộ công nhân viên đã có bước chuyển biến quan trọng về chất, đặc biệt là lớp trẻ sau này đã hình thành một tập thể năng động, sáng tạo, đủ năng lực chuyên môn kỹ thuật đáp ứng mọi yêu cầu công tác trong thời kỳ mới. Sự đầu tư một cách toàn diện, có chiều sâu như vậy đã tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển mạnh mẽ và ổn định tạo nên thế và lực đưa công ty lên một tầm cao mới. Với mục đích kinh doanh chính là đáp ứng tốt nhất về xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu, góp phần làm bình ổn thị trường trên địa bàn mình phụ trách. Ngoài ra, công ty còn tận dụng phát huy hết điều kiện năng lực sẵn có để phát triển các hoạt động kinh doanh khác. Bằng sự nỗ lực của mình công ty đã đạt được những kết quả nhất định trong sản xuất kinh doanh như: thực hiện đạt và vượt các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Trong kinh doanh, dưới tác động của cơ chế thị trường công ty đã nhanh chóng hoạch định những chiến lược kinh doanh mới, thay đổi cơ chế đảm bảo nguồn và cơ chế định giá cùng với việc mở rộng mạng lưới thay đổi phương thức bán hàng (bán buôn, bán lẻ, bán qua đại lý) đã làm thỏa mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 16 hàng. Mặt khác, công ty còn tăng cường các biện pháp quản lý ở từng công đoạn (tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển cấp phát...) nên đã giảm được hao hụt và giữ được phẩm chất các mặt hàng, đảm bảo uy tín trên thương trường. Bảng 3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 đến năm 2011: STT Tên chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1 Doanh thu về BH & CCDV 313.549.201.175 362.316.307.668 598.225.586.791 2 Các khoản giảm trừ 0 0 0 3 Doanh thu thuần về BH & CCDV 313.549.201.175 362.316.307.668 598.225.586.791 4 Giá vốn hàng bán 303.704.266.292 352.504.243.913 574.974.174.444 5 Lợi nhuận gộp về BH & CCDV 9.844.934.883 9.812.063.755 23.251.412.347 6 Doanh thu hoạt động tài chính 13.568.684 19.464.106 98.110.119 7 Chi phí tài chính Trong đó: chi phí lãi vay 1.851.132 0 2.495.000 0 37.009.301 0 8 Chi phí bán hàng 7.195.103.595 8.085.102.677 15.399.572.470 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 0 0 0 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 2.661.548.840 1.746.596.915 7.912.590.366 11 Thu nhập khác 0 2.666.731 80.458.671 Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 17 12 Chi phí khác 0 0 80.809.000 13 Lợi nhuận khác 0 2.666.731 (350.329) 14 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.661.548.840 1.746.596.915 7.912.590.366 15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 745.233.675 489.047.136 2.215.525.303 16 Lợi nhuận sau thuế TNDN 1.916.315.165 1.257.549.779 5.697.065.063 (Nguồn: phòng Kế toán – Tài chính)  Nhận xét: Qua bảng phân tích ta có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên có chiều hướng rất tốt qua các năm. Vì doanh nghiệp đã mở rộng được thị phần kinh doanh làm cho tổng doanh thu của doanh nghiệp tăng năm 2011 tăng lên 1,9 lần so với năm 2009. Nhờ kinh doanh có hiệu quả nên lợi nhuận của công ty năm 2011 đã tăng 2,97 lần so với năm 2009 mặc dù các khoản chi phí như chi phí tài chính, chi phí bán hàng…đều tăng qua các năm. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 18 3. GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP – PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH. 3.1. Bộ phận của phòng Tổ chức – Hành chính: Phòng Tổ chức – Hành chính có tổ chức như sau: Phòng Tổ chức – Hành chính bao gồm 3 nhóm chính: Bộ phận nghiệp vụ - nơi tôi thực tập chính thức, tổ bảo vệ và tổ lái xe con. Bộ phận nghiệp vụ:  Trưởng phòng : Bà Trần Thị Tuyết.  Phó phòng : Ông Trịnh Xuân Đoài.  Chuyên viên : Chị Võ Thị Như Mai  Nhân viên Văn thư : Bà Dương Thị Bích Vân  Thử việc : Anh Nguyễn Hồ Anh Tuấn Tổ bảo vệ : bao gồm 3 người. Tổ lái xe con: bao gồm 3 người 3.2. Chức năng và nhiệm vụ: 3.2.1 Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý, điều hành việc thực hiện công tác Tổ chức - Cán bộ, Lao động - Tiền lương, đào tạo, xuất - nhập cảnh, chính sách xã hội, thi đua - khen thưởng, công tác hành chính quản trị, công tác quân sự địa phương và công tác thanh tra - pháp chế Công ty. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 19 3.2.2 Nhiệm vụ:  Công tác Tổ chức – Cán bộ. Tham gia xây dựng và rà soát, kiện toàn mô hình tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh và chức năng kinh doanh của Công ty phù hợp với từng giai đoạn phát triển và tổ chức thực hiện; Chủ trì và tham gia thực hiện các thủ tục liên quan đến công tác tổ chức bộ máy (Thành lập, chia tách, sát nhập, hợp nhất, giải thể, đổi tên,…) và bổ sung chức năng kinh doanh của Công ty; Thực hiện quản lý công tác cán bộ; tham gia xây dựng quy hoạch cán bộ; thẩm định và hướng dẫn, kiểm tra Chi nhánh trong việc xây dựng và thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; Tham gia xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện quy trình đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, nghỉ hưu đối với cán bộ thuộc diện Công ty quản lý; tham gia hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện của Chi nhánh về công tác này; Nghiên cứu, đề xuất và làm thường trực trong công tác xử lý kỷ luật cán bộ thuộc diện Công ty quản lý và CBCNV lao động thuộc Công ty theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước về xử lý kỷ luật; hướng dẫn, tư vấn và kiểm tra việc thực hiện công tác này tại Chi nhánh xăng dầu Kon tum; Tham gia rà soát, đánh giá thực trạng tình hình chính trị nội bộ trong Công ty theo đúng quy định của pháp luật; Chủ trì việc thực hiện xây dựng các quy chế, quy định về công tác quản lý của Công ty, thẩm định các văn bản quản lý bảo đảm cho quy chế, quy định quản lý của Công ty được thực hiện. Tổ chức thường xuyên việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành nội quy, quy chế, quy định quản lý tại các đơn vị cơ sở trực thuộc. Trực tiếp quản lý và lưu giữ hồ sơ nhân sự của cán bộ công nhân viên lao động trong toàn Công ty (Kể cả hồ sơ gốc và hồ sơ điện tử); Thực hiện quản lý công tác xuất cảnh, nhập cảnh trong Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành; Tổ chức theo dõi các quyết định thành lập các Ban, Hội đồng, Tổ công tác của Công ty và soạn thảo các quyết định thành lập các tổ chức trên có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng; Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 20 Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu trong Công ty theo đúng quy định của pháp luật.  Công tác Lao động – Tiền lương. Xây dựng kế hoạch hàng năm của Công ty về lao động, tiền lương trình Tập đoàn phê duyệt để tổ chức thực hiện; Xây dựng và hoàn thiện quy chế, quy định về công tác quản lý lao động, tiền lương, định mức lao động, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ viên chức, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân để thực hiện thống nhất trong toàn Công ty; Tổ chức triển khai thực hiện bộ luật lao động: các chính sách lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bồi dưỡng hiện vật độc hại, trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân cho người lao động theo quy định hiện hành; Theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện Bộ luật lao động: Công tác quản lý lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bồi dưỡng hiện vật độc hại, trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân cho người lao động tại Chi nhánh xăng dầu Kon tum; Theo dõi, tính toán, kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cán bộ công nhân viên tại Công ty.  Công tác Đào tạo Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty về công tác đào tạo và tổ chức thực hiện; Sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện quy chế, quy định về quản lý công tác đào tạo để thực hiện thống nhất trong toàn Công ty.  Công tác Thi đua - Khen Thưởng Tổng hợp, quản lý và tổ chức triển khai thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong toàn Công ty; Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Công ty.  Công tác Quân sự - Quốc phòng Thực hiện công tác quân sự - quốc phòng tại Công ty; Tổ chức và triển khai thực hiện công tác xây dựng lực lượng bảo vệ kinh tế trong toàn Công ty; Tổng hợp và thống kê báo cáo công tác bảo vệ, quân sự - quốc phòng theo yêu cầu của cơ quan chức năng.  Công tác Thanh Tra - Pháp chế Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 21 Xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra, kiểm tra hàng năm trình Giám đốc Công ty phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện; Quản lý công tác khiếu nại, tố cáo; trực tiếp giúp Giám đốc Công ty thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân và xem xét giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo đúng trình tự quy định của Pháp luật; Thường trực Ban chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ của Công ty.  Công tác Tổng hợp – Đối ngoại Tổng hợp chung tình hình hoạt động của Công ty, của các đơn vị cơ sở trực thuộc, đặc biệt là khối cửa hàng xăng dầu; đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành của Lãnh đạo Công ty; Lập kế hoạch công tác và tổ chức chương trình làm việc của Lãnh đạo Công ty; Báo cáo tổng hợp và theo dõi việc thực hiện; thông báo kết luận Hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo Công ty; Làm đầu mối thực hiện công tác đối ngoại của Công ty với các cơ quan Trung ương và địa phương theo quy định pháp luật hiện hành.  Công tác Chính sách – Xã hội. Theo dõi, thực hiện chính sách xã hội trong Công ty; tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến chính sách đối với thương binh, gia đình liệt sỹ,… tại Công ty; Làm đầu mối tiếp nhận thông tin và tổ chức thực hiện các thủ tục liên quan đến công tác xã hội và từ thiện; thăm hỏi ốm đau, việc hiếu trong Công ty (Kể cả cán bộ viên chức lao động đã nghỉ hưu tại Công ty và các trường hợp đối ngoại).  Công tác Hành chính – Quản trị. Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật hiện hành; Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật; đảm bảo vệc ban hành văn bản đúng thể thức và thủ tục quy định; Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ,… của Công ty; Tổ chức bố trí nơi ăn, nghỉ cho khách đến công tác, làm việc với Công ty; Thực hiện mua báo chí và các ấn phẩm cần thiết khác phục vụ Công ty; Tổ chức quản lý và lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị văn phòng, hệ thống điện, nước và các cơ sở vật chất kỹ thuật khác đảm bảo điều kiện làm việc của Công ty; Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 22 Thực hiện công tác quản lý, điều hành xe ô tô phục vụ công tác của cán bộ công nhân viên làm việc tại văn phòng Công ty. Tổ chức thực hiện công tác thường trực bảo vệ văn phòng Công ty; công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai và công tác vệ sinh môi trường tại khu vực văn phòng Công ty. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 23 4. ĐÔI NÉT VỀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Tổ chức nhân sự của bộ phận kế toán:  Kế toán trưởng của công ty : Võ Thị Mộng Loan  Kế toán tổng hợp : - Võ Duy Tuấn - Hồng Thị Kim Nhung - Võ Thị Thu Hà  Thủ quỹ : Mạc Thị Anh Trâm  Kế toán Ngân hàng: Huỳnh Viết Cường  Kế toán thanh toán quỹ tiền mặt: Phan Thị Thúy.  Kế toán TSCĐ kho nội bộ : Nguyễn Thị Xuân  Kế toán chi phí : Nguyễn Thị Tân Phương  Kế toán bán hàng : Cao Hải Yến SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP ( Phó phòng kế toán) Kế toán thanh toán quỹ tiền mặt Kế toán ngân hàng kho hàng Kế toán TSCĐ kho nội bộ Kế toán chi phí Kế toán hàng bán Thủ quỹ Kế toán các cửa hàng Kế toán Tổng kho Kế toán Đội xe Kế toán chi Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 24 Phần mềm Kế toán mà công ty sử dụng: SAP Hình 2: PHẦN MỀM SAP Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 25 PHẦN II: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. CÔNG VIỆC TRỰC TIẾP THỰC HIỆN 1.1. In, photocopy, sang chụp tài liệu Đây là công việc tôi được giao làm nhiều nhất trong thời gian thực tập. Các tài liệu như các hồ sơ cần thiết khi đăng ký xin thử việc vào công ty, hoặc các chứng từ cần phải sao in hai bản, ví dụ: thư mời nhận việc, thư cảm ơn… Nhận xét: + Trước khi in hoặc photocopy, phải kiểm tra trong máy còn giấy hay không, là loại giấy trắng hai mặt hay là giấy đã dùng một mặt rồi. Vì trong tất cả các hồ sơ đều phải sử dụng giấy trắng hai mặt. Giấy đã dùng một mặt chỉ sử dụng cho các văn bản cá nhân hoặc nội bộ trong nhóm để tiết kiệm chi phí. + Phải kiểm tra kỹ thông tin ghi trong các tài liệu trước khi bấm lệnh “In” để tránh lãng phí. + Trong quá trình in và photocopy, tôi đã được tiếp xúc với nhiều loại giấy tờ của công như: đơn dự tuyển, bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự , chương trình thử việc... Nhờ vậy mà tôi đã được biết các loại giấy tờ đó bao gồm những nội dung gì. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 26 1.2. Sắp xếp hồ sơ: Đây là công việc mà tôi cũng được tiếp xúc nhiều nhất trong quá trình thực tập Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 27 Hình 3: ĐƠN DỰ TUYỂN VÀO CÔNG TY. (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp) Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 28 Công việc của tôi là sắp xếp theo thứ tự ngày nộp đơn vào công ty của người đăng kí dự tuyển. Sau khi đã tiếp nhận đầy đủ một số lượng đơn dự tuyển cần thiết thì Bộ phận nghiệp vụ sẽ sắp xếp ngày cụ thể để trực tiếp phỏng vấn những ứng cử viên dự tuyển. Lúc này thì người dự tuyển sẽ được gọi điện thoại trực tiếp để nhận ngày và giờ để đến phỏng vấn. Khi kết thúc phần phỏng vấn, các lãnh đạo của công ty sẽ họp bàn và đưa ra quyết định sẽ tuyển ai và vào chức vụ gì dựa vào Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 29 Hình 4: Bảng KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp) 1.3. Chuyển phát nhanh: Sau khi quyết định sẽ tuyển dụng nhân viên nào và vào vị trí nào thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ gửi cho ứng cử viên đó THƯ MỜI NHẬN VIỆC và CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC. Còn đối với những ứng cử viên không được chọn sẽ nhận được THƯ CẢM ƠN của công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên. Công việc của tôi đó là sắp xếp các lá thư đó vào phong bì và ghi đúng họ tên và địa chỉ của người được nhận. Sau đó mang xuống phòng Văn thư đóng dấu để chuyển ra bưu điện. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 30 Hình 5: THƯ MỜI NHẬN VIỆC (Nguồn : Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp) Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 31 Hình 6: CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp) Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 32 Hình 7: THƯ CẢM ƠN (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp) Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 33  Nhận xét về công việc: Cần phải hết sức cẩn thận trọng việc gi họ và tên của người được nhận. Chỉ cần một chút nhầm lẫn hoặc sai sót sẽ ảnh hưởng đến lúc gửi, chậm trễ thời gian đã đề ra của công ty. Qua đây cũng biết thêm được các công đoạn khi muốn xin vào thực tập ở một cơ quan thì phải làm những gì và như thế nào. Tự rút kinh nghiệm cho bản thân cần phải làm hồ sơ kĩ lưỡng và cẩn thận trong mọi giấy tờ Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 34 2. CÔNG VIỆC TÌM HIỂU THÊM Ngoài những công việc ở phòng Tổ chức – Hành chính, tôi cũng được xuống phòng Kế toán – Tài chính để tìm hiểu một số việc. 2.1. Kiểm tra số liệu: Vì vào thời gian cuối năm, mọi sổ sách chứng từ của phòng Kế toán – Tài chính cần phải đối chiếu rất nhiều, đối với một sinh viên kiến tập như tôi thì được giao cho nhiệm vụ kiểm tra số liệu. Công việc như sau: - Tôi sẽ được nhận 1 bảng thông tin số liệu của chi nhánh Kon – Tum và 1 bảng số liệu của phòng Kế toán đã kiểm tra và tính lại. Công việc của tôi là đối chiếu số liệu của hai bên có khớp với nhau chưa. Nếu chưa khớp thì tick lại để báo lại với kế toán để họ đối chiếu kiểm tra và kịp thời giải quyết. 2.2. Đếm Hóa đơn: Mỗi ngày phòng kế toán phải nhận một lượng hóa đơn lớn từ các cửa hàng bán đem về.Vì vậy việc kiểm tra số lượng hóa đơn để so với bản kê là vô cùng quan trọng Công việc như sau: Tôi được nhận từng xấp hóa đơn của từng cửa hàng. Vừa đếm hóa đơn xem đã đủ số lượng hay chưa và kiểm tra xem hóa đơn đó có đúng với bản kê của cửa hàng hay không. Đa số thì tùy vào từng cửa hàng sẽ có bán thêm các loại Diezel hoặc Gas, thì những hóa đơn đó sẽ được tách ra riêng để tiện kiểm tra. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 35 Hình 8: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG CHO KHÁCH MUA LẺ (Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính cung cấp). 3. NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC BẢN THÂN 3.1. Ưu điểm - Nắm bắt công việc khá nhanh, hoàn thành và giao đúng thời hạn; chủ động yêu cầu người hướng dẫn giao thêm nếu hoàn thành công việc sớm. - Nhanh chóng hòa đồng với các anh chị nhân viên trong cùng một bộ phận và các anh chị ở các bộ phận khác. - Luôn đúng giờ, đảm bảo kỷ luật lao động, có thái độ tích cực với công việc được giao. - Hoàn thành khoảng 90% tất cả các mục tiêu đề ra vào đầu đợt thực tập. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 36 3.2. Khuyết điểm - Chưa được tiếp xúc sâu sát tới bộ phận kế toán-chuyên môn của mình. 3.3. Khó khăn - Được nhận thực tập ở một bộ phận không liên quan nhiều đến chuyên ngành kế toán do thực tập đúng thời điểm phòng Kế toán – tài chính phải tổng kết hạch toán cuối năm, bên cạnh đó số lượng người xin thực tập vào phòng khá đông nên cũng khó để được nhận vào thực tập. - Chưa biết nhiều từ ngữ chuyên môn trong lĩnh vực dịch vụ mà tôi đang thực hiện. 3.4. Thuận lợi - Ngoài các công việc in ấn, phô-tô bình thường thì tôi đã được giao một số công việc quan trọng như một nhân viên thực thụ vẫn thường làm. - Nhanh chóng làm quen với công việc, linh hoạt và thân thiện giúp tôi làm quen được với các anh chị trong công ty và nhận được nhiều thiện cảm của các bác làm việc lâu năm nên đôi khi cũng được mọi người giúp đỡ rất nhiệt tình. 3.5. Kinh nghiệm, bài học đúc kết Tôi cảm thấy khi làm việc tại một công ty với thành phần nhân lực vừa có những người làm việc lâu năm và những người mới vào nghề, nhưng hoạt động của công ty vẫn rất ổn định. Những người trẻ thì luôn biết lắng nghe trao dồi những kinh nghiệm của những người làm lâu năm, còn các bác rất nhiệt tình truyền lại những gì mình đã làm được cho các anh chị. Một môi trường làm việc hết sức chuyên nghiệp. Mặc dù không được làm việc trực tiếp tại bộ phận kế toán nhưng đoi khi tôi vẫn được xuống phòng kế toán để giúp các anh chị làm môt số công việc lặt vặt. Tuy không nhiều nhưng nó giúp tôi tự nhắc nhở bản thân phải cẩn thận đối với từng con số - phương châm nghề nghiệp của bản thân đối với công việc liên quan đến các con số này. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 37 Tôi đã biết được những quy trình cơ bản của việc tổ chức tuyển nhân sự và nguồn nhân lực của công ty, những kinh nghiệm tự rút ra cho bản thân khi bước vào một môi trường thực tế, làm việc chuyên nghiệp thì thái độ và cách làm việc của mình phải như thế nào để nhận được thiện cảm từ mọi người. 3.6. Định hướng sắp tới Trong đợt thực tập này tôi chưa được làm quen với một số công việc kế toán như ghi các loại sổ kế toán, tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp... Vì vậy, trong thời gian tới tôi sẽ phải học thêm để rèn luyện thêm những kỹ năng này. Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 38 KẾT LUẬN Qua gần 2 tháng được thực tập nhận thức tại công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên, tôi nhận thấy đây là một khoảng thời gian giúp tôi rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng. Đối chiếu với những mục tiêu mà tôi đã đề ra trước khi tập huấn, tôi nhận thấy như sau:  Mục tiêu 1: Cố gắng hòa nhập nhanh chóng với mô hình làm việc thực tiễn. Học tập, rèn luyện tác phong và thái độ làm việc như một nhân viên thực thụ của công ty. Do có sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các anh chị trong bộ phận mà tôi thực tập đã giúp tôi đạt được mục tiêu này ở mức 90%  Mục tiêu 2: Củng cố những kiến thức chuyên môn, đồng thời học hỏi thêm những kiến thức thực tế mà ở trưởng tôi chưa được tiếp cận. Việc vận dụng những kỹ năng mềm, khả năng tiếng Anh cũng như những kiến thức cơ bản tại nhà trường nên mục tiêu này tôi đạt 90%. Đồng thời học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tế mà nhà trường chưa giảng dạy, tôi nhận thấy mình đạt 80%.  Mục tiêu 3: Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty, rèn luyện thêm kỹ năng giao tiếp. Nhờ hoàn thành khá tốt các công việc được giao và luôn chan hòa với các anh chị trong công ty nên bản thân tôi đánh giá mục tiêu này mình đạt 95%. Mặc dù không được thực tập trực tiếp tại bộ phận đúng với chuyên ngành của mình nhưng tôi đã cố gắng vận dụng tất cả những kiến thức, kỹ năng đã học tại trường để áp dụng vào thực tế vào công ty. Tại Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên, tôi đã được tiếp thu và biết những kỹ năng sau: - Kỹ năng tự phân chia thời gian và công việc để có thể hoàn thành công việc nhanh nhất và có hiệu quả nhất - Kỹ năng đối soát số liệu giữa các bản kê. - Nâng cao kỹ năng giao tiếp, biết cách ứng xử giữa những anh chị trẻ và các bác lớn tuổi trong công ty. - Học hỏi thêm kỹ năng xử lý tình huống trong công việc. Ngoài ra, tôi cũng đã chủ động liên lạc, tìm hiểu những thông tin ở bộ phận kế toán để bổ sung thêm cho vốn kiến thức của mình. Có thể nói khoảng thời gian được thực tập tại Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên,. đã cho tôi rất nhiều kinh nghiệm quý Trường Đại học Hoa Sen KT1011 Báo cáo thực tập nhận thức 39 báu, dù thời gian không dài nhưng đã góp phần trang bị cho tôi hành trang để tôi tự tin hơn trong công tác thực tiễn sau này. Trường Đại học Hoa Sen KT1012 Báo cáo thực tập nhận thức Trang | ix TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quy định Chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính của công ty. 2. Website: bactaynguyen.petrolimex.com.vn