Báo cáo Thực tập nhận thức tại ngân hàng TNHH Indovina chi nhánh Tân Bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TÀO ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC TẠI NGÂN HÀNG TNHH INDOVINA CHI NHÁNH TÂN BÌNH (IndovinaBank.Ltd - IVB) GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức SINH VIÊN THỰC HIỆN: Lê Ngọc Bình MSSV: 101507 LỚP: KT1011 Tháng 03 năm 2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Phần dành riêng cho khoa: Ngày nộp báo cáo: Người nhận báo cáo (ký tên & ghi rõ họ tên): __________ ________________________________ Tên cơ quan thực tập Ngân hàng TNHH Indovina Chi nhánh Tân Bình (IndovinaBank.Ltd - IVB) Thời gian thực tập 07/01/2013 đến Người hướng dẫn Chị Phạm Thị Phượng Giảng viên hướng dẫn Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Sinh viên thực tập Lê Ngọc Bình Mã số sinh viên 101507 Lớp KT 1011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT i TRÍCH YẾU Thời gian thực tập nhận thức tuy không lâu (hai tháng) nhưng chính là thời gian để mỗi sinh viên bước đầu tiếp cận với môi trường làm việc chuyên nghiệp, đưa những kiến thức mà mình đã tiếp thu được từ trong ghế nhà trường vào thực tế, qua đó có thể rút ra những kinh nghiệm bổ ích cho công việc trong tương lai. Học kì vừa qua, tôi đã được nhà trường giới thiệu vào thực tập tại Ngân hàng TNHH Indovina Chi nhánh Tân Bình (Indovinabank.Ltd-TBB), tại đây dưới sự chỉ dẫn của người hướng dẫn và nhân viên bộ phận Kế toán tài chính đã giúp tôi hòa nhập vào môi trường doanh nghiệp, hiểu được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế, qua đó có thêm nhiều kinh nghiệm và rèn luyện tác phong làm việc sau này. Tôi đã học thêm được rất nhiều kiến thức về quá trình hoạt động, cơ cấu của một Ngân hàng TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo này, tôi gửi lời cảm ơn đến: Ngân hàng TNHH Indovina Chi nhánh Tân Bình (Indovinabank.Ltd-TBB) Chị Lê Phan Ngọc Vy - nhân viên hành chính chi nhánh Chị Phạm Thị Phượng - nhân viên bộ phận Kế toán tài chính Ngân hàng và các Anh/ Chị đã tạo điều kiện, cung cấp các thông tin tài liệu cần thiết, hỗ trợ cho tôi trong suốt thời gian thực tập. Tôi cũng chân thành gửi lời cảm ơn đến: Phòng Hỗ trợ sinh viên trường Đại học Hoa Sen đã giới thiệu tôi vào thực tập tại Công ty Giảng viên hướng dẫn Hồ Sỹ Tuy Đức đã hướng dẫn tôi về cách thực hiện bài báo cáo, sổ nhật ký và giải đáp tận tình về các thắc mắc của tôi Chân thành cảm ơn! TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT iii NHẬN XÉT CỦA NGÂN HÀNG TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN INDOVINA CHI NHÁNH TÂN BÌNH (INDOVINABANK.Ltd - TBB) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT iv NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT v MỤC LỤC TRÍCH YẾU ..................................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. ii NHẬN XÉT CỦA NGÂN HÀNG TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN INDOVINA CHI NHÁNH TÂN BÌNH ...................................................................................................... iii (INDOVINABANK.Ltd - TBB) ..................................................................................... iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ................................................................................... iv MỤC LỤC ....................................................................................................................... v DANH MỤC HÌNH ẢNH CHỨNG TỪ ....................................................................... viii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................................... ix NHẬP ĐỀ ....................................................................................................................... x NỘI DUNG ..................................................................................................................... 1 I. Tổng quan về Ngân hàng ......................................................................................... 1 1.1 Giới thiệu Ngân hàng.......................................................................................... 1 1.2 Sơ đồ tổ chức Ngân hàng .................................................................................... 2 1.3 Sơ đồ phòng kế toán ........................................................................................... 3 1.4 Dịch vụ cho vay, tín dụng: .................................................................................. 4 1.4.1 Tín dụng cá nhân: ........................................................................................ 4 1.4.2 Tín dụng doanh nghiệp ................................................................................ 6 1.5 Cơ cấu tổ chức chi nhánh IVB: ........................................................................... 8 1.5.1 Phòng Tín dụng Tiếp thị: ............................................................................. 8 1.5.2 Bộ phận Giao dịch Ngân quỹ: ...................................................................... 8 1.5.3 Bộ phận Kế toán: ......................................................................................... 9 1.5.4 Bộ phận Thanh toán quốc tế: ........................................................................ 9 1.5.5 Bộ phận Hành chính Nhân sự:...................................................................... 9 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT vi 1.5.6 Một số phòng ban khác: ............................................................................. 10 1.6 Phân tích SWOT ............................................................................................... 10 II. Công việc thực hiện ............................................................................................... 11 2.1 Photo tài liệu .................................................................................................... 11 2.2 Nhận gửi fax ..................................................................................................... 12 2.3 Sắp xếp hồ sơ ................................................................................................... 12 III. Công việc tự nghiên cứu: ..................................................................................... 13 3.1 Quy trình chấm công: ....................................................................................... 13 3.2 Thời gian làm việc: ........................................................................................... 13 3.3 Làm thêm giờ: .................................................................................................. 13 3.4 Thời gian nghỉ ngơi: ......................................................................................... 14 3.5 Nghỉ phép hàng năm: ........................................................................................ 14 3.6 Quy định riêng đối với nhân viên nữ: ............................................................... 15 3.7 Quy trình trả lương: .......................................................................................... 15 3.7.1 Tổng quát: .................................................................................................. 15 3.7.2 Chuẩn bị phát lương: .................................................................................. 15 3.7.3 Lương ngoài giờ: ....................................................................................... 16 IV. Các công việc quan sát:........................................................................................ 16 4.1 Tuyển dụng nhân sự: ........................................................................................ 16 4.2 Báo cáo thuế: .................................................................................................... 17 4.3 Quy trình mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh ....................... 17 V. Kiến nghị ............................................................................................................... 18 VI. Kinh nghiệm học tập ............................................................................................ 18 6.1 Kĩ năng làm việc............................................................................................... 18 6.2 Kĩ năng chuyên môn ......................................................................................... 18 6.3 Tác phong làm việc .......................................................................................... 19 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT vii KẾT LUẬN ..................................................................................................................... x TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. xi PHỤ LỤC ...................................................................................................................... xii TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT viii DANH MỤC HÌNH ẢNH CHỨNG TỪ Hình 1 - Logo Ngân hàng Indovina.................................................................................. 1 Hình 2 - Sơ đồ tổ chức ..................................................................................................... 2 Hình 3 - Sơ đồ phòng kế toán .......................................................................................... 3 Hình 4 - Máy photocopy ................................................................................................ 11 Hình 5 - Máy fax ........................................................................................................... 12 Hình 6 - Kệ lưu trữ hồ sơ ............................................................................................... 12 Hình 7 - Giấy nộp tiền ................................................................................................... xii Hình 8 - Mẫu 04/HC "Bảng dự toán tổng mức chi tiêu trung bình tháng ....................... xiii Hình 9 - Mẫu 01/HC "Kế hoạch mua sắm tài sản cố định" ............................................ xiv Hình 10 - Mẫu 02/HC "Phiếu đề nghị mua sắm/chi tiêu" ............................................... xv Hình 11 - Mẫu 05/HC Phiếu đề nghị thanh toán............................................................. xv Hình 12 - Mẫu 06/HC "Biên bản giao nhận tài sản" ...................................................... xvi Hình 13 - Mẫu 07/HC "Sổ nhập xuất tồn kho, công cụ lao đọng, vật liệu" .................... xvi Hình 14 - Mẫu 08/HC "Báo cáo tồn kho công cụ lao động, vật liệu" ............................ xvii TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT ix DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT IVB: Ngân hàng liên doanh giữa Ngân hàng Công thương Việt Nam và Ngân hàng Cathay Đài Loan Indovinabank.Ltd – TBB: Ngân hàng trách nhiệm hữu hạn Indovina - Chi nhánh Tân Bình TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT x NHẬP ĐỀ Ngân hàng trách nhiệm hữu hạn Indovina (IVB) là Ngân hàng liên doanh đầu tiên của Việt Nam được thành lập ngày 21 tháng 11 năm 1990 theo Giấy phép của Ủy Ban Nhà Nước về hợp tác và đầu tư số 135/GP sau được thay bằng Giấy phép số 08/NH-GP do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 29 tháng 10 năm 1992. IVB tham gia tích cực vào quá trình phát triển kinh tế của Việt Nam bằng việc cung ứng các dịch vụ ngân hàng đa dạng với chất lượng tốt cho tất cả các thành phần kinh tế trong cả nước. Ngân hàng cung cấp cho khách hàng một cách có hiệu quả 3 nhóm sản phẩm chính: dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp, dịch vụ ngân hàng cho người tiêu dùng và dịch vụ quản lý tài sản. Ngoài ra, với chiến lược phát triển "Bộ máy ngân hàng đi đôi với Bảo hiểm" Ngân hàng đã được mục tiêu cung cấp các dịch vụ tài chính đa dạng và trọn gói cho khách hàng như bảo hiểm, quỹ đầu tư tài chính, chứng khoán, ủy thác, cho vay, nhận tiền gửi và thẻ tín dụng v.v... Các mục tiêu: - Tiếp cận và hòa nhập vào môi trường doanh nghiệp. - Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tạo dựng mối quan hệ tốt với các nhân viên trong phòng. - Sử dụng các kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, kết hợp một cách nhuần nhuyễn giữa học và hành. - Trau dồi, mở rộng kiến thức về kế toán-kiểm toán, qua đó tích lũy kinh nghiệm cho bản thân. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 1 NỘI DUNG I. Tổng quan về Ngân hàng 1.1 Giới thiệu Ngân hàng Tên giao dịch tiếng Việt: Ngân hàng TNHH Indovina Chi nhánh Tân Bình Tên giao dịch tiếng Anh: Indovina Bank Ltd – Tan Binh Branch Tên viết tắt: IVB Loại hình doanh nghiệp: Ngân hàng liên doanh (Việt Nam – Đài Loan) Các Ngân hàng cổ đông: Ngân hàng Cathay United (CUB) và Ngân hàng Công thương Việt Nam (ICBV) Hội sở: 46-48-50 Phạm Hồng Thái, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Địa chỉ chi nhánh TB: 19A Đường Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: (08)62.967.102 Fax: (08)62.967.100 Mã số thuế: 0300733752-009 Website: www.indovinabank.com.vn Hình 1 - Logo Ngân hàng Indovina TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 2 1.2 Sơ đồ tổ chức Ngân hàng Hình 2 - Sơ đồ tổ chức TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 3 1.3 Sơ đồ phòng kế toán Trưởng phòng Phó phòng Kế toán tài chính Kế toán tổng hợp Kế toán phòng quỹ Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán thuế Kế toán tiền Kế toán thanh toán quốc tế Thủ quỹ Hình 3 - Sơ đồ phòng kế toán TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 4 1.4 Dịch vụ cho vay, tín dụng: 1.4.1 Tín dụng cá nhân: Vay trả góp sinh hoạt tiêu dùng: - Hỗ trợ nguồn vốn giúp khách hàng mua sắm vật dụng gia đình, sửa chữa nhà ở, làm kinh tế hộ gia đình, thanh toán học phí, đi du lịch chữa bệnh.. và các nhu cầu thiết yếu khác. Đối tượng: - Cá nhân người Việt Nam. - Có thu nhập ổn định, đảm bảo khá năng trả nợ cho ngân hàng. - Có tài sản thế chấp, cầm cố. Tài sản đảm bảo thuộc sở hữu của chính người vay hoặc được thân nhân có tài sản thế chấp, cầm cố bảo lãnh. - Có mục đích sử dụng vốn phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hợp pháp. Đặc điểm: - Thời gian cho vay: tối đa 84 tháng. - Loại tiền vay: VN Đồng, ngoại tệ. - Hạn mức cho vay: tùy vào nhu cầu của khách hàng. - Lãi suất: theo quy định hiện hành của ngân hàng TNHH Indovina (IVB). - Phương thức trả nợ: + Trả lãi hàng tháng và vốn vào cuối kỳ nếu vay ngắn hạn. + Trả dần (lãi + vốn) hàng tháng. Vay mua nhà, đất, xây dựng sửa chữa nhà: - Hỗ trợ khách hàng có nhu cầu mua nhà, đất để ở hoặc xây dựng, sửa chữa, trang trí nội thất nhà để ở. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 5 - Hồ sơ đơn giản, thủ tục nhanh chóng. - Khách hàng có thể dùng chính nhà /đất mua để làm tài sản bảo đảm cho khoản vay. - Hỗ trợ tư vấn miễn phí về các thủ tục mua bán nhà ở. Đối tượng: - Cá nhân người Việt Nam tuổi từ 18 đến 65. - Có hộ khẩu. - Có thu nhập ổn định, đảm bảo khả năng trả nợ cho ngân hàng. - Có tài sản thế chấp, cầm cố. Tài sản đảm bảo thuộc sở hữu của chính người vay hoặc được thân nhân có tài sản thế chấp, cầm cố bảo lãnh. - Có nhu cầu vay vốn đúng mục đích. Đặc điểm: - Thời gian cho vay: tối đa 15 năm. - Lọai tiền vay: VN Đồng. - Hạn mức cho vay: tùy vào nhu cầu của khách hàng. - Lãi suất: theo quy định hiện hành của IVB. - Phương thức trả nợ: với nhiều lựa chọn: + Trả lãi hàng tháng theo dư nợ giảm dần. + Trả định kỳ theo thỏa thuận về số tiền và kỳ hạn trả giữa khách hàng và ngân hàng. + Trả đều theo hàng tháng, quý, tăng dần theo từng quý và thời hạn khoản vay. Thủ tục vay: - Giấy đề nghị vay vốn. - Danh mục hồ sơ vay vốn: TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 6 + Hồ sơ pháp lý: CMND/Hộ chiếu, Hộ khẩu, Giấy đăng ký kết hôn/Xác nhận độc thân.. của người vay, người hôn phối và bên bảo lãnh (nếu có). + Hồ sơ chứng minh thu nhập: Hợp đồng lao động, Xác nhận lương, Hợp đồng cho thuê nhà, thuê xe, Giấy phép kinh doanh.. của người vay và người cùng trả nợ. + Chứng từ sở hữu tài sản đảm bảo. 1.4.2 Tín dụng doanh nghiệp Hoạt động cho vay là thế mạnh của ngân hàng TNHH Indovina (IVB) nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn của khách hàng trong và ngoài nước. Với đội ngũ nhân viên tín dụng tận tình và chuyên nghiệp, IVB cung ứng các tiện ích tín dụng cho khách hàng thuộc tất cả các thành phần kinh tế theo các tiêu chí sau: Khách hàng vay: - Doanh nghiệp nhà nước. - Công ty trách nhiệm hữu hạn. - Công ty cổ phần. - Công ty 100% vốn nước ngoài. - Công ty liên doanh. - Công ty hợp danh. - Doanh nghiệp tư nhân. - Hợp tác xã. Mục đích vay: - Bổ sung vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh. - Tài trợ dự án đầu tư mới và/hoặc mở rộng quy mô kinh doanh (xây dựng/nâng cấp nhà xưởng, mua thêm máy móc thiết bị và phương tiện vận tải, …). - Tài trợ xuất, nhập khẩu. - Đáp ứng các nhu cầu vay khác của khách hàng mà pháp luật không cấm. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 7 Phương thức cho vay: - Cho vay từng lần. - Cho vay theo hạn mức tín dụng: để bổ sung vốn lưu động. - Tài trợ dự án: tài trợ vốn để thực hiện dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh. - Cho vay hợp vốn: IVB đồng tài trợ các dự án có quy mô lớn của khách hàng cùng với các tổ chức tín dụng khác. - Đáp ứng các nhu cầu vay khác của khách hàng mà pháp luật không cấm. Sản phẩm đặc biệt: Ngoài các tiện ích tín dụng thông thường để đáp ứng nhu cầu vốn của doanh nghiệp, IVB còn cung ứng những dịch vụ tín dụng đặc biệt để đáp ứng tốt nhất nhu cầu vốn của khách hàng. Thủ tục vay: - Hồ sơ vay: Giấy đề nghị vay vốn + Ngắn hạn + Trung và dài hạn - Danh mục hồ sơ vay vốn: + Hồ sơ pháp lý: Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập, Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận mã số thuế, Quyết định bổ nhiệm tổng giám đốc, Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng. + Hợp đồng kinh tế như Hợp đồng cung cấp sản phẩm cho khách hàng, Hợp đồng mua, nhập khẩu nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp, các Hợp đồng liên kết, thỏa thuận hợp tác nếu có + Hồ sơ tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 8 1.5 Cơ cấu tổ chức chi nhánh IVB: 1.5.1 Phòng Tín dụng Tiếp thị: Nhiệm vụ liên quan đến tín dụng tiếp thị: - Lập và thực hiện kế hoạch tiếp thị, tìm kiếm và phát triển cơ sở khách hàng vay, mở tài khoản tại chi nhánh; - Tiếp nhận yêu cầu cấp tín dụng từ khách hàng, tiến hành thẩm định tín dụng khách hàng, thẩm định giá trị tài sản đảm bảo; lập tờ trình tín dụng và đề xuất tín dụng cho người có thẩm quyền phê duyệt; - Thường xuyên theo dõi việc sử dụng vốn vay, theo dõi và cập nhật tình hình tài chính của khách hàng vay vốn tại chi nhánh; kịp thời báo cáo Giám đốc chi nhánh về việc khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích, khách hàng gặp khó khan về tài chính. Nhiệm vụ liên quan đến quản lý tín dụng: - Soạn thảo và đệ trình người có thẩm quyền ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản với khách hàng; - Tiến hành thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản, thực hiện việc đăng ký giao dịch đảm bảo tài sản cầm cố, thế chấp với cơ quan đăng ký giao dịch đảm bảo; - Lập thủ tục giải ngân tiền vay cho khách hàng theo hợp đồng tín dụng đã ký kết, theo dõi thu nợ gốc, lãi khi đến hạn; - Thực hiện công tác báo cáo, thống kê theo quy định của Ngân hàng nhà nước và của IVB. 1.5.2 Bộ phận Giao dịch Ngân quỹ: - Mở tài khoản và thực hiện các giao dịch với tất cả các khách hàng là tổ chức và cá nhân trong nước và nước ngoài bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ. - Thực hiện thu-chi tiền mặt; quản lý quỹ nghiệp vụ bằng Đồng Việt Nam, ngoại tệ và các giấy tờ có giá tại Phòng giao dịch. - Mở tài khoản cho khách hàng sử dụng thẻ ATM; quản lý việc sử dụng và thanh toán thẻ ATM; quản lý quỹ tiền mặt ATM. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 9 - Thực hiện chức năng huy động vốn trong nước và nước ngoài bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ. - Thánh toán séc, thực hiện đổi séc du lịch, ứng tiền mặt thẻ tín dụng quốc tế. - Thực hiện chuyển tiền đến, chuyển tiền đi trong nước, phối hợp với Bộ phận kế toán phòng giao dịch thực hiện việc chuyển tiền diện tử lien ngân hàng thong qua hệ thống thanh toán của ngân hàng Nhà nước bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ. - Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lien quan đến các nghiệp vụ ngân quỹ tại Phòng giao dịch - Sắp xếp, lưu giữ, bảo quản các chứng từ kế toán lien quan đến nghiệp vụ của Bộ phận Giao dịch Ngân Quỹ trong thời hạn lưu trữ do Nhà nước quy định. - Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán, thống kê lien quan đến hoạt động của Bộ phận Giao dịch Ngân Quỹ theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Ngân hàng Nhà nước. 1.5.3 Bộ phận Kế toán: - Thực hiện công tác hạch toán, kế toán, quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình hoạt động, chi phí, các loại vốn, tài sản bảo quản tại Phòng giao dịch; - Phối hợp với Bộ phận Giao dịch và Ngân quỹ Phòng giao dịch thực hiện việc chuyển tiền điện tử liên ngân hàng thong qua hệ thống thanh toán của Ngân hàng Nhà nước bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ; - Đối chiếu số dư tài khoản của Phòng giao dịch tại các ngân hàng đại lý; số dư tài khoản liên chi nhánh; 1.5.4 Bộ phận Thanh toán quốc tế: - Thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tê về tín dụng chứng từ, nhờ thu và chuyển tiền theo chính sách quản lý ngoại hối của nhà nước. - Thực hiện các giao dịch mua bán ngoại tệ đối với khách hàng. 1.5.5 Bộ phận Hành chính Nhân sự: Thực hiện công tác quản trị, hậu cần phục vụ công tác và đời sống của cán bộ, nhân viên Phòng giao dịch; Làm các công việc về hành chính của Phòng giao dịch; TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 10 Làm các công tác về quản lý nhân sự của Phòng giao dịch theo phạm vi được Trưởng Phòng giao dịch giao. 1.5.6 Một số phòng ban khác: công nghệ thông tin, dịch vụ thẻ, kiểm toán nội bộ .v...v... phù hợp với yêu cầu hoạt động cụ thể của từng chi nhánh khi cần thiết. 1.6 Phân tích SWOT Ma trận SWOT là phương pháp đánh giá tổng thể về các yếu tố bên trong và bên ngoài. Sức mạnh hiện tại và những điểm yếu cần khắc phục. Từ cách nhìn tổng thể mà có thể đưa ra những chính sách phù hợp theo từng thời kì khác nhau. Ma trận SWOT bao gồm 4 điểm chính để phân tích: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội của thị trường và những thách thức từ môi trường kinh doanh. Từ 4 điểm nêu trên, lần lượt ta có 4 chính sách phức hợp: SO-ST và WO-WT. Điểm mạnh - Là Ngân hàng liên doanh đầu tiên tại Việt Nam, dễ dàng tiếp cận doanh nghiệp thị trường nước ngoài - Nguồn vốn mạnh đảm bảo cho quá trình phát triển lâu dài - Đầu tư Công nghệ và máy móc hiện đại - Có chiến lược phát triển toàn diện và lâu dài, xây dựng hệ thống chi nhánh trải rộng khắp Việt Nam - Nguồn nhân lực trẻ, nhiều đam mê và nhiệt huyết kết hợp với các nhân sự cấp cao dày dạn kinh nghiệm và chuyên môn cao Cơ hội - Với hai cổ đông chính là Ngân hàng Cathy United Đài Loan và Ngân hàng công thương Việt Nam, với nguồn vốn vững mạnh IVB mở rộng quy mô kinh doanh với nhiều chi nhánh khắp VN - Việt Nam đang trong quá trình hội nhập nên sẽ có nhiều điều kiện để quan hệ hợp tác, liên doanh với nhiều Công ty nước ngoài hơn nữa - Vốn mạnh -> thu hút doanh nghiệp lớn tìm đến TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 11 Điểm yếu - Mức độ nhận biết thương hiệu chưa cao, còn khá xa lạ với khách hàng - Đầu tư cho marketing chưa mạnh, khách hàng chủ yếu là các Doanh nghiệp, công ty - Định vị thương hiệu chưa tốt trong tâm trí người tiêu dùng chưa thu hút được nhiều khách hàng là cá nhân Thách thức - Thị trường tín dụng, cho vay tại Việt Nam khá đa dạng và phong phú -> thách thức về lãi suất, uy tín - Là chi nhánh mới thành lập nên gặp khó trong việc tìm kiếm khách hàng tìm năng - Suy giảm kinh tế và giảm thu nhập cá nhân cho chi tiêu II. Công việc thực hiện 2.1 Photo tài liệu Cách sử dụng máy photo: Bấm nút POWER bên hông trái để mở máy. Đặt tài liệu cần photo vào màn hình chụp, chỉnh lại cho ngay ngắn, nhập số bản copy cần tạo, nhấn phím START Lưu ý : Khi máy ở chế độ photo, nút POWER sẽ có màu xanh lá cây. Phía trước bên phải của mỗi khay giấy đều có đèn báo giấy, khi máy hết giấy đèn báo sáng và màn hình hiện thông báo. Không photo những tài liệu quá nhăn và có đinh ghim. Hình 4 - Máy photocopy TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 12 2.2 Nhận gửi fax Cách sử dụng máy fax khá đơn giản: Để tài liệu úp xuống khay, sau đó nhấc tổ hợp lên hoặc có thể ấn phím [SP-PHONE] và quay số Fax mà bạn cần fax. Sau đó bạn chờ cho đến khi nghe tiếng rít..u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím [START] để gửi Fax đi, hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số. Nhận fax: chuông sẽ reo lên vài lần, sau vài giây fax sẽ được chuyển và tự động in ra Hình 5 - Máy fax 2.3 Sắp xếp hồ sơ Việc lưu trữ chứng từ thì mỗi người sẽ có cách lưu trữ riêng, lưu trữ theo từng nghiệp vụ, hạch toán. Hóa đơn thì được sắp xếp theo năm, quý, tháng hoặc ngày tùy thuộc và số lượng hóa đơn cần hạch toán nhiều hay ít. Đánh số theo thứ tự thời gian hạch toán, ghi rõ ngày tháng năm trong từng kỳ bút toán. Quy trình lưu trữ hồ sơ tại Ngân hàng rất bảo mật nên các chứng từ báo cáo sau khi tổng hợp đều được xếp lên kệ khóa. Hồ sơ của cùng một công ty sẽ được sắp xếp cùng nhau nhằm tạo tiện lợi cho việc tìm kiếm cũng như bao quản. Chứng từ, hồ sơ của từng Hình 6 - Kệ lưu trữ hồ sơ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 13 phòng ban, bộ phận được lưu chuyển theo một thứ tự nhất định để dễ dàng làm việc và đảm bảo các chứng từ được chuyển đến các bô phận có liên quan đúng thời gian. Cảm nhận bản thân: Cách sử dụng máy in, máy fax không quá khó như tôi nghĩ, chỉ cần cẩn thận không nhằm lẫn các mặt giấy cần photo thì mọi thứ sẽ trở nên rất dễ dàng và nhanh chống. Đối với máy fax, thì việc gửi đúng số fax là rất quan trọng, chỉ cần sai lệch một số thì sẽ không gửi được thông tin cần gửi đến nơi cần đến. Môi trường làm việc thật sự rất khác với môi trường học tập, không khí nghiêm túc, ai nấy đều rất bận rộn và chuyên tâm vào công việc của mình. Tuy thực tập ở môi trường không phải chuyên ngành của mình, dù là công việc tuy đơn giản nhưng nó cũng đã giúp tôi nhận biết được môi trường làm việc thật sự là như thế nào và thay đổi tích cực về tư duy, kiến thức và tác phong của mình. III. Công việc tự nghiên cứu: 3.1 Quy trình chấm công: Ngân hàng không sử dụng thẻ quẹt mà bộ phân hành chính sẽ theo dõi trực tiếp giờ đi làm cũng như giờ về của từng nhân viên trong công ty. Sau đó nhân viên hành chính sẽ chấm công bằng phương pháp thủ công, không sử dụng phần mềm hỗ trợ. 3.2 Thời gian làm việc: Không quá 8 giờ trong một ngày từ sáng thứ hai đến chiều thứ sáu, trừ thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ Giờ làm việc bắt đầu từ 8 giờ sáng liên tục đến 16:30 giờ. Từ 11 giờ 30 đến 12 giờ 30 cán bộ nhân viên thay phiên nhau ăn cơm trưa và nghĩ ngơi trong ½ tiếng 3.3 Làm thêm giờ: Là khoảng thời gian phu trội bắt đầu sau giờ lao động chính thức hàng ngày một tiếng, giờ làm them của bảo vệ và lái xe có quy định riêng. Số giờ làm them không được quá 4 giờ trong một ngày, 200 giờ trong một năm Cách tính: TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 14  Vào ngày thường, ít nhất bằng 150% tiền lương công việc đang làm  Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200% tiền lương công việc đang làm  Vào ngày lễ, ngày nghỉ có lương, ít nhất bằng 300% tiền lương công việc đang làm 3.4 Thời gian nghỉ ngơi: Cán bộ nhân viên được nghỉ làm việc hưởng nguyên lương những ngày lễ sau:  Tết dương lịch: 1 ngày (1/1 dương lịch)  Tết âm lịch: 4 ngày (ngày cuối và 3 ngày đầu âm lịch)  Ngày chiến thắng: 1 ngày (30/4)  Ngày quốc tế lao động: 1 ngày (1/5)  Ngày quốc khánh: 1 ngày (2/9) Nếu những ngày nghỉ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần thì cán bộ nhân viên được nghỉ bù vào ngày tiếp theo Ngoài những ngày trên, người nước ngoài làm việc tại Ngân hàng còn được nghỉ thêm các ngày nghỉ dân tọc của họ:  Ngày Tết cổ truyền: một ngày  Ngày quốc khánh: một ngày Cán bộ nhân viên được nghỉ việc riêng vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau:  Bản thân kết hôn: nghỉ ba ngày  Con kết hôn: nghỉ một ngày  Cha mẹ (cả bên chồng và bên vợ) mất, vợ hoặc chồng mất, con mất: nghỉ ba ngày  Tổng số thời gian nghỉ đột xuất hưởng nguyên lương là ba ngày trong một năm không tính ngày thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ và ngày phép 3.5 Nghỉ phép hàng năm: - Tổng số phép hàng năm của cán bộ nhân viên làm việc trong điều kiện bình thường là 12 ngày, nhân viên làm nghề nặng nhọc, độc hại nguy hiểm loại IV như thủ kho, kiểm ngân, thủ quỹ là 14 ngày TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 15 - Phép năm được tăng theo thâm niên làm việc tại Ngân hàng, sau 5 năm công tác được nghỉ them 1 ngày - Phép hằng năm không sử dụng hoặc không sử dụng hết không được thanh toán bằng tiền 3.6 Quy định riêng đối với nhân viên nữ: - Cán bộ nhân viên nữ trong thời gian hành kinh, hoặc đang trong thời kì mang thai được nghỉ mỗi ngày 30 phút vẫn hưởng lương, riêng đối với nhân viên nữ là kế toán, ngân quỹ sẽ được nghỉ mỗi ngày 60 phút vẫn hưởng lương - Trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được nghỉ mỗi ngày 60 phút trong thời gian làm việc vẫn hưởng đủ lương - Trong thời gian thai sản cán bộ nữ đã đóng bảo hiểm xã hội được trợ cấp bảo hiểm xã hội bằng 100% tiền lương và được trợ cấp thêm một tháng lương từ Bảo hiểm xã hội 3.7 Quy trình trả lương: 3.7.1 Tổng quát: Sau khi bộ phận hành chính chấm công cho từng nhân viên theo bảng chấm công đã lập. Cuối tháng nhân viên hành chính sẽ tổng hợp và tính lương sau đó chuyển sang bộ phận kế toán để hạch toán các bút toán và chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên. Việc thanh toán lương tùy thuộc vào những điều khoản nêu trong hợp đồng lao động. Lương sẽ được ứng trước nữa tháng, làm hai lần, tức là vào ngày 1 và 16 mỗi tháng. 3.7.2 Chuẩn bị phát lương: Thủ tục: Phòng hành chính – nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị và phát lương đúng thời hạn cho toàn bộ nhân viên IVB Phương pháp tính lương: Lương hàng tháng: Tổng lương trừ các khoản: - Vắng mặt/ đi trể - Thuế thu nhập cá nhân - BHXH, BHYT, Công đoàn, BHTN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 16 3.7.3 Lương ngoài giờ: - Thủ tục: thời hạn cuối cùng nộp phiếu báo giờ phụ trội là ngày 28 hàng tháng. Nếu ngày 28 rơi vào ngày chủ nhật hay ngày nghỉ lễ, phiếu tính giờ phụ trội phải được nộp ngay vào ngày làm việc tiếp theo. Các phiếu báo giờ phụ trội nộp sau ngày quy định sẽ được tính vào kỳ lương sau - Cách tính: Lương làm giờ phụ trội (overtime pay) được tính theo công thức sau: Overtime pay = Lương cơ bản tháng x Số giờ phụ trội x Hệ số phụ trội (số ngày làm việc/ tháng) x (8 giờ / ngày) Trong đó hệ số phụ trội là: - 1.5 đối với ngày làm việc thông thường - 2.0 đối với ngày nghỉ hàng tuần, - 3.0 đối với ngày lễ IV. Các công việc quan sát: 4.1 Tuyển dụng nhân sự: Nguyên tắc: tùy theo khối lượng công việc và yêu cầu tang trưởng hoạt động, các trưởng phòng và các Giám đốc chi nhánh sẽ đề nghị Ban điều hành ( thông qua trưởng phòng hành chính nhân sự) cho tuyển dụng thêm nhân sự. Sau khi được chấp thuận công tác tuyển dụng sẽ được thực hiện theo các trình tự sau: - Thông báo tuyển dụng công khai, nhận đơn xin việc. - Thẩm tra sơ bộ. - Bài kiểm tra trình độ chuyên môn. - Phỏng vấn chọn lọc. - Kiểm tra sức khỏe. - Điều tra lý lịch. - Thông báo chấp nhận đơn xin việc. - Hoàn tất hồ sơ. - Bố trí công việc. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 17 Lưu ý: các bài kiểm tra tuyển dụng sẽ khác nhau cho từng vị trí tuyển dụng. Ngân hàng chỉ xem xét các ứng viên không quá 45 tuổi cho các vị trí từ chức vụ Phó trưởng phòng trở lên và không quá 35 tuổi cho các vị trí dưới Phóng trưởng phòng. 4.2 Báo cáo thuế: Nhân viên kế toán sử dụng phần mềm kê khai thuế 3.1.3, đối với phần mềm này bạn chỉ cần nhập số liệu trực tiếp vào phần mềm. Công việc nhập số liệu nhìn có vẻ là công việc khá đơn giản và nhẹ nhàng, nhưng theo tôi thấy thì công việc này rất cần đến sự kiên trì và phải thật cẩn thận, phần mềm này giúp nhân viên kế toán tiết kiệm được khá nhiều thời gian vì trong quá trình nhập số liệu bạn có sai sót thì hệ thống sẽ báo lỗi ngay, bạn có thể kịp thời phát hiện và sửa lỗi. Do số liệu cần được bảo mật nên tôi chỉ được xem phần mềm chứ không được trự tiếp thực hành kê khai. Dù vậy nhưng tôi cũng đã hiểu được phần nào quy trình kê khai thuế của một ngân hàng. Sau khi đã hoàn thành báo cáo thuế thì nhân viên kế toán sẽ là người trực tiếp đi nộp thuế. 4.3 Quy trình mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh Các đơn vị của IVB khi có nhu cầu mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh thì phải thực hiện theo đúng quy trình sau: - Gửi đề nghị mua sắm/ chi tiêu (theo Mẫu 02/HC) về phòng hành chính phê duyệt - Sau đó phòng hành chính sẽ gửi các bảng báo giá cho phòng Kế toán để kiểm tra tính xác thực của bảng chào giá. - Sau khi thống nhất chọn được nhà cung cấp, Phòng hành chính lập tờ trình đề nghị phê duyệt mua sắm/ chi tiêu (theo Mẫu 03/HC). - Duyệt mua tài sản: phòng hành chính theo dõi nhận hàng từ nhà cung cấp, lập phiếu đề nghị thanh toán (theo Mẫu 05/HC). - Bàn giao tài sản đã mua cho các phòng ban sử dụng (theo Mẫu 06/HC). Quy trình mua sắm khá nghiêm ngặt, việc mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh giúp tiết kiệm ngân sách hơn so với việc mua sắm tài sản theo hình thức chỉ định nhà cung cấp. Thông qua cạnh tranh chào giá thì sẽ dễ dàng tìm được nhà cung cấp với giá cả và chất lượng hợp lý hơn là phương pháp thông thường. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 18 V. Kiến nghị Vì là chi nhánh mới nên những hoạt động về Marketing, PR cũng như việc khẳng định thương hiệu là việc làm rất quan trọng, vì thế nên được ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch chiến lược hiện nay của Ngân hàng. VI. Kinh nghiệm học tập 6.1 Kỹ năng làm việc Đối với công việc kế toán thì yếu tố quan trọng hàng đầu là cẩn thận và phải đảm bảo chính xác tối đa khi tính toán, nhập số liệu và lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Đối với nhân viên hành chính, giao dịch viên và nhân viên bộ phận nhân sự thì kĩ năng giao tiếp chính là chìa khóa dẫn đến thành công trong công việc. Giao tiếp tốt giúp bạn mở rộng mối quan hệ mới và giữ vững mối quan hệ sẵn có với cả khách hàng và đồng nghiệp. Để một cuộc nói chuyện thực sự có hiệu quả: - Bạn cần cân nhắc kỹ trước khi nói, lựa chọn những thông tin cần thiết nhất để tránh mất thời gian của khách hàng (có thể ghi sẵn ra giấy nếu cần thiết). - Chọn thời điểm thích hợp (tuyệt đối không nên làm phiền khi khách hàng đang giao dịch hoặc nói chuyện điện thoại). - Lắng nghe những phản hồi từ khách hàng để trao đổi thông tin và tạo mối quan hệ bền vững hơn. - Tự tin giúp bạn có thể nói chuyện lưu loát hơn, tạo sự tin tưởng ở khách hàng. 6.2 Kỹ năng chuyên môn Tôi được phân công thực tập ở phòng Kế toán tài chính, đúng với chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán của mình, dù không được thực hành trực tiếp trên các báo cáo tại Ngân hàng (do quy định bảo mật tài liệu của Ngân hàng) nhưng thông qua việc quan sát quá trình làm việc của nhân viên bộ phận kế toán trên các biểu mẫu chứng từ (kê khai thuế) và qua quan sát, tiếp xúc với các giao dịch viên, nhân viên hành chính và nhân sự tại ngân hàng tôi đã học hỏi được rất nhiều điều mới. Hiểu được những từ ngữ chuyên ngành liên quan đến quy trình kế toán – kiểm toán, sự phân bổ công việc cũng như cách thức xử lý những sai sót trong in ấn, lưu trữ, hạch toán chứng từ một cách chuyên nghiệp mà qua những lý thuyết trên sách vở đã biết nhưng chưa được tiếp xúc thực tế. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT 19 6.3 Tác phong làm việc - Cách ăn mặc: tôi là nhân viên thực tập nên không cần mặc đồng phục, trang phục chính là áo sơmi trắng và quần tây sao cho đảm bảo lịch sự, gọn gàng. - Giờ giấc: tuân thủ đúng giờ giấc làm việc của Ngân hàng. Khi nhận công việc, phải đảm bảo hoàn thành trước hoặc đúng hạn. - Cách ứng xử: nói chuyện với mọi người nhẹ nhàng, từ tốn và biết cách kiềm chế cảm xúc khi nhận được những lời chỉ trích hay phê bình, cần phải cẩn thận xem xét lại bản thân và sửa chữa, tìm cách khắc phục nhanh nhất. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT x KẾT LUẬN Trải qua 2 tháng thực tập ở Ngân hàng, tuy không trực tiếp thực hiện những công việc chuyên môn trong ngành học của mình. Nhưng với sự giúp đỡ từ các anh chị trong Ngân hàng, tôi đã cố gắng hoàn thành tốt các việc đã giao và đạt mục tiêu đề ra ban đầu: - Tiếp cận và hòa nhập vào môi trường doanh nghiệp. - Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tạo dựng mối quan hệ tốt với các nhân viên trong phòng. - Sử dụng các kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, kết hợp một cách nhuần nhuyễn giữa học và hành. - Trau dồi, mở rộng kiến thức về chuyên ngành Kế toán đang theo học, qua đó tích lũy kinh nghiệm cho bản thân. Hai tháng thực tập là quãng thời gian quý báu giúp tôi có cái nhìn tổng quan hơn về môi trường làm việc đồng thời có thể tích lũy kinh nghiệm và tạo dựng mối quan hệ cho công việc sau này. Do hạn chế về thời gian và kiến thức, tôi vẫn chưa hoàn thành một cách tốt nhất bài báo cáo, rất mong nhận được góp ý kiến từ thầy cô hướng dẫn và Ngân hàng để tôi có thể nhận ra những sai sót của mình và hoàn thiện hơn trong những bài báo cáo sau. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xi TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Internet: - Wikipedia, bách khoa toàn thư mở - : website của IVB - Tài liệu sách báo TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xii PHỤ LỤC  Một số biểu mẫu chứng từ: Hình 7 - Giấy nộp tiền TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xiii Hình 8 - Mẫu 04/HC "Bảng dự toán tổng mức chi tiêu trung bình tháng TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xiv Hình 9 - Mẫu 01/HC "Kế hoạch mua sắm tài sản cố định" TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xv Hình 10 - Mẫu 02/HC "Phiếu đề nghị mua sắm/chi tiêu" Hình 11 - Mẫu 05/HC Phiếu đề nghị thanh toán TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xvi Hình 12 - Mẫu 06/HC "Biên bản giao nhận tài sản" Hình 13 - Mẫu 07/HC "Sổ nhập xuất tồn kho, công cụ lao đọng, vật liệu" TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN BÁO CÁO TTNT xvii Hình 14 - Mẫu 08/HC "Báo cáo tồn kho công cụ lao động, vật liệu"